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TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA-GERAL DE CONTROLE EXTERNO NÚCLEO DE FISCALIZAÇÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Fls.: 133 Proc.: 23958/13 _______ Rubrica AUDITORIA OPERACIONAL Verificar a eficácia e a eficiência dos desembolsos realizados pela Terracap com tecnologia da informação e comunicação TIC no ano de 2007 Imagens da infraestrutura de TI da Terracap em Maio/2007 Brasília 2014 e-DOC 984488FF Proc 23958/2013

AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Page 1: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA-GERAL DE CONTROLE EXTERNO NUacuteCLEO DE FISCALIZACcedilAtildeO DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO

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Proc 2395813

_______ Rubrica

AUDITORIA OPERACIONAL

Verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC no ano de 2007

Imagens da infraestrutura de TI da Terracap em Maio2007

Brasiacutelia 2014

e-DOC 984488FFProc 239582013

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_______ Rubrica

Sinopse

No bojo do Processo nordm 1507613 verificou-se por meio da anaacutelise

da execuccedilatildeo orccedilamentaacuteria e financeira da Companhia (tabela abaixo) crescimento

significativo nas despesas com serviccedilos de TIC de 2010 a 2012

TERRACAP - EXECUCcedilAtildeO ORCcedilAMENTAacuteRIA E FINANCEIRA - 20102012

ELEMENTO DA DESPESA

VALORES PAGOS

Total

2010 2011 2012 TOTAL

339037 - LOCACcedilAtildeO DE MAtildeO DE OBRA R$ 422946378 R$ 495180691 R$ 592413604 R$ 1510540673 5745

339035 - SERVICcedilOS DE CONSULTORIA R$ 000 R$ 31184800 R$ 96703941 R$ 127888741 486

339092 - DESPESAS DE EXERCIacuteCIOS ANTERIORES R$ 2850000 R$ 247517 R$ 209519480 R$ 212616997 809

339039 - OUTROS SERVICcedilOS DE TERCEIROS - PESSOA JURIacuteDICA R$ 318450434 R$ 303241748 R$ 156544709 R$ 778236891 2960

TOTAIS R$ 744246812 R$ 829854756 R$ 1055181734 R$ 2629283302 10000

CRESCIMENTO ANUAL DA DESPESA COM SERVICcedilOS DE TI - 1150 2715

Obs Informaccedilotildees extraiacutedas do relatoacuterio Execuccedilatildeo Orccedilamentaacuteria e Financeira por Periacuteodo disponiacutevel no siacutetio da jurisdicionada em 25042013 agraves 11h29 (fls 2325) Foram registrados apenas os valores de serviccedilos de TI (funccedilotildees programaacuteticas 2312601001471007 e 23126600425570012) vez que os investimentos em TI (aquisiccedilatildeo de bens) natildeo estatildeo detalhados no aduzido relatoacuterio

Dessas despesas 5745 foram classificadas como locaccedilatildeo de matildeo

de obra que remete ao pagamento por homem-hora situaccedilatildeo que deveria ser

exceccedilatildeo e natildeo regra consoante art 14 sect 1ordm da IN 042008 ndash SLTI-MPOG1

recepcionada pelo Decreto nordm 3221810

Por conta desses fatos o Plenaacuterio com vistas a melhor avaliar os

resultados relativos agrave TIC da Companhia determinou mediante item V da Decisatildeo

nordm 190413 (fl 1) que o NFTI realizasse ldquoauditoria operacional em autos apartados

para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap a

partir de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo devendo ser autuado

1 sect 1ordm A afericcedilatildeo de esforccedilo por meio da meacutetrica homens-hora apenas poderaacute ser utilizada mediante justificativa e sempre

vinculada agrave entrega de produtos de acordo com prazos e qualidade previamente definidos

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um processo especifico para cada exerciacutecio financeiro para identificaccedilatildeo de

eventuais responsaacuteveisrdquo

O que o Tribunal buscou avaliar

Assim o TCDF verificou neste feito se a Terracap alcanccedilou os objetivos

pretendidos (eficaacutecia) com os investimentos em tecnologia da informaccedilatildeo realizados

em 2007 bem como se o volume de recursos aplicados foi compatiacutevel com esses

resultados (eficiecircncia)

Para tanto foram propostas 4 (quatro) questotildees de auditoria

1 Haacute planejamento institucional e de TIC

2 A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

3 O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

4 Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

O que o Tribunal constatou

Verificou-se que o setor de informaacutetica da Terracap estava se reestruturando

em 2007 vez que de 2001 a fevereiro de 2007 todos os serviccedilos eram prestados

pela Codeplan

Assim o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo natildeo era

formalizado e alguns investimentos significativos natildeo foram precedidos de estudos

adequados

Constatou-se escassez de pessoal especializado em TI elevando o risco de

dependecircncia de colaboradores terceirizados e podendo comprometer atividades

estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

Ademais a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a

implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de

informaacutetica

Apesar de haver disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais o

parque computacional (equipamentos servidores e rede loacutegicaeleacutetrica) estava sendo

reconstruiacutedo

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Muito embora as despesas de TI da Terracap terem sido inferiores agraves de

outras instituiccedilotildees governamentais de mesma esfera a ausecircncia de estudos

adequados pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de softwares desnecessaacuterios

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

Quais foram as recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees formuladas

Entre as recomendaccedilotildees propostas agrave Terracap destacam-se implementar

diversos processos de trabalho baseados em boas praacuteticas de gestatildeo de TI

capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em

TI estabelecer poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas

atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da

empresa

Quais os benefiacutecios esperados com a atuaccedilatildeo do Tribunal

Espera-se que com a adoccedilatildeo das medidas propostas pelo Tribunal a

jurisdicionada aperfeiccediloe o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees reduza

a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades chave para o sucesso

da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo com o sucesso dos

investimentos em TI construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as

necessidades da empresa minimizando os riscos de insucesso mantenha soluccedilotildees

tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio capazes de apoiar os objetivos

estrateacutegicos e operacionais da organizaccedilatildeo reduza os riscos associados a maus

fornecedores e assegure preccedilos competitivos para suas soluccedilotildees mantenha em

funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da ocorrecircncia de eventos

que causem interrupccedilatildeo significativa na infraestrutura de TI mantenha os serviccedilos

de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos eficiente e otimizado acompanhe o

desempenho e a conformidade dos processos de trabalho com foco nos objetivos da

organizaccedilatildeo

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

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RELATOacuteRIO FINAL DE AUDITORIA

Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113

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RESUMO

A presente auditoria operacional foi realizada no acircmbito da Terracap ndash Companhia Imobiliaacuteria do Distrito Federal com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo Foram aplicadas as seguintes teacutecnicas de auditoria exame documental entrevistas periacutecias em registros eletrocircnicos de equipamentos servidores e de sistemas de informaccedilatildeo Os trabalhos desenvolvidos resultaram nos seguintes achados 1 - Planejamento de TI incipiente 2 - Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a jurisdicionada 3 - Estrutura organizacional inadequada 4 - Parque computacional em reconstruccedilatildeo 5 - Despesas com TIC insuficientes Pelas falhas identificadas foram propostas recomendaccedilotildees tendentes a reverter os achados suas causas e efeitos

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Sumaacuterio

1 Introduccedilatildeo 140 11 Apresentaccedilatildeo 140 12 Identificaccedilatildeo do Objeto 140 13 Contextualizaccedilatildeo 143 14 Objetivos 144

141 Objetivo Geral 144 142 Objetivos Especiacuteficos 144

15 Escopo 144 16 Montante Fiscalizado 145 17 Metodologia 146 18 Criteacuterios de auditoria 146

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno 146

2 Resultados da Auditoria 147 21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC 147

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente 147 22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada 154

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a jurisdicionada 154 222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada 158

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado 167 231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo 167

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios 173 241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes 173

3 Conclusatildeo 176

4 Consideraccedilotildees Finais 177

5 Proposiccedilotildees 178

ANEXO I ndash PLANO DE ACcedilAtildeO 180

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_______ Rubrica

1 Introduccedilatildeo

11 Apresentaccedilatildeo

Trata-se de auditoria operacional realizada na Terracap ndash

Companhia Imobiliaacuteria do Distrito Federal em cumprimento ao item V da Decisatildeo nordm

190413 (fl 1)

2 A execuccedilatildeo da presente auditoria compreendeu o periacuteodo de

29102013 a 020420142

12 Identificaccedilatildeo do Objeto

3 O objeto da auditoria foi verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap com tecnologia da informaccedilatildeo e

comunicaccedilatildeo ndash TIC no ano de 2007

4 Ao tempo do exerciacutecio sob exame a jurisdicionada era regida3 pela

Lei nordm 5861 de 12 de dezembro de 1972 por seu Estatuto Social por seu

Regimento Interno e subsidiariamente pela legislaccedilatildeo aplicaacutevel agraves sociedades por

accedilotildees

5 As competecircncias da Terracap consoante seu regimento interno

entatildeo vigente eram as seguintes

a) executar as atividades imobiliaacuterias de interesse do Distrito Federal objeto de

utilizaccedilatildeo aquisiccedilatildeo administraccedilatildeo disposiccedilatildeo incorporaccedilatildeo oneraccedilatildeo ou

alienaccedilatildeo de bens

b) exercer nos termos do Decreto nordm 1806197 a funccedilatildeo de Agecircncia de

Desenvolvimento do Distrito Federal na operacionalizaccedilatildeo e implementaccedilatildeo

de programas e projetos de fomento e apoio ao desenvolvimento econocircmico

e social do Distrito Federal

c) realizar obras e serviccedilos de urbanizaccedilatildeo infraestrutura obras viaacuterias e outras

2 Aleacutem do prazo necessaacuterio ao atendimento das notas de auditoria por parte da Terracap eventual

atraso na execuccedilatildeo desta auditoria decorre do quadro de pessoal (5 Auditores de Controle Externo) e dos diversos exames realizados (39 processos instruiacutedos durante a execuccedilatildeo da presente auditoria) pelo NFTI que inviabilizam a dedicaccedilatildeo exclusiva dos auditores designados

3 A Lei Distrital nordm 45862011 ampliou o rol de competecircncias da Companhia

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no Plano Piloto e nas Regiotildees Administrativas atraveacutes de convecircnios e

contratos desde que essas obras e serviccedilos estejam vinculados agraves suas

finalidades essenciais

d) promover as desapropriaccedilotildees autorizadas e incorporar ao seu domiacutenio os

bens desapropriados ou destinados pela Uniatildeo Distrito Federal ou Estado de

Goiaacutes na aacuterea prevista no art1ordm da Lei 2874 de 19 de setembro de 1956

6 Releva notar que conforme organograma agrave fl 41 do Anexo I em

2007 a Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica (CODIN) da Terracap era vinculada agrave

Presidecircncia e possuiacutea duas divisotildees de sistemas (DIDES) e de suporte (DISUP)

7 As competecircncias das unidades responsaacuteveis pela TIC na

Companhia estatildeo definidas nos arts 23 a 25 do Regimento Interno (fls 1516 do

Anexo I) dentre as quais se destacam

a) Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

i) Planejar coordenar e controlar as atividades da Divisatildeo de Sistemas e

Divisatildeo de Suporte compatibilizando integrando e consolidando os

sistemas corporativos de informaccedilatildeo

ii) Assegurar o controle de qualidade a confiabilidade e a seguranccedila dos

dados e informaccedilotildees processadas

iii) Manter atualizado o gerenciamento do conhecimento as teacutecnicas de

tratamento processamento e operaccedilatildeo dos sistemas de informaccedilotildees e

dos equipamentos compartilhando estas atividades com todos os

usuaacuterios das Unidades Orgacircnicas da Empresa

b) Divisatildeo de Sistemas

i) Definir a estrateacutegia de desenvolvimento de projetos e sistemas avaliando

e controlando suas fases no que se refere agrave anaacutelise programaccedilatildeo e

documentaccedilatildeo

ii) Supervisionar a implantaccedilatildeo dos sistemas fazendo o controle de

qualidade e utilizar teacutecnicos adequados atestando o projeto final

iii) Acompanhar a implantaccedilatildeo dos sistemas em todas as suas fases junto agrave

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Divisatildeo de Suporte procedendo agrave manutenccedilatildeo dos mesmos

iv) Manter atualizada a documentaccedilatildeo dos sistemas

v) Verificar e validar a real necessidade de aquisiccedilatildeo de sistemas

c) Divisatildeo de Suporte

i) Sugerir atualizaccedilatildeo de aplicativos

ii) Avaliar o desempenho do parque de equipamentos instalado

iii) Instalar e configurar programas sistemas e aplicativos

iv) Controlar e instalar as licenccedilas de softwares

v) Verificar a real necessidade de aquisiccedilatildeo de novos equipamentos

vi) Dar manutenccedilatildeo nos equipamentos periodicamente

vii) Promover o suporte teacutecnico junto aos usuaacuterios

viii) Gerenciar a estrutura e operacionalizaccedilatildeo da rede loacutegica

ix) Verificar a comunicaccedilatildeo e a transmissatildeo de dados na rede

x) Controlar e efetuar coacutepias de seguranccedila de dados

xi) Buscar e sugerir novas tecnologias de equipamentos

xii) Controlar recursos de rede

8 Com relaccedilatildeo ao objeto da auditoria informa-se o rol de gestores

envolvidos na coordenaccedilatildeo de TIC (fl 18)

CPF Nome Cargo Periacuteodo

027463793-68 Antocircnio Raimundo Gomes Silva Filho

Presidente 02012007 a 23102010

155541126-68 Elme Terezinha Ribeiro Tanus Diretora de Rec Humanos Adm e Financcedilas

08012007 a 07062010

042399201-59 Geraldo Rodrigues Soares Chefe da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

02012007 a 01112007

635720791-87 Clayton Carneiro de Franccedila Chefe da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

02112007 a 01042008

398240801-63 Joseacute Osmar Madeiros Moiseacutes Chefe da Divisatildeo de Suporte 12022007 a 01112007

368767471-15 Nilceacuteia Rezende Moura Chefe da Divisatildeo de Sistemas

12022007 a 01082008

9 O detalhamento dos recursos materiais e humanos envolvidos na

gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC da empresa no exerciacutecio de 2007 pode ser verificado agraves

fls 6470 e 1517v respectivamente

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Fls 143

Proc 2395813

_______ Rubrica

13 Contextualizaccedilatildeo

10 No bojo do Processo nordm 1507613 verificou-se por meio da anaacutelise

da execuccedilatildeo orccedilamentaacuteria e financeira da Companhia (tabela abaixo) crescimento

significativo nas despesas com serviccedilos de TIC de 2010 a 2012

TERRACAP - EXECUCcedilAtildeO ORCcedilAMENTAacuteRIA E FINANCEIRA - 20102012

ELEMENTO DA DESPESA

VALORES PAGOS

Total

2010 2011 2012 TOTAL

339037 - LOCACcedilAtildeO DE MAtildeO DE OBRA R$ 422946378 R$ 495180691 R$ 592413604 R$ 1510540673 5745

339035 - SERVICcedilOS DE CONSULTORIA R$ 000 R$ 31184800 R$ 96703941 R$ 127888741 486

339092 - DESPESAS DE EXERCIacuteCIOS ANTERIORES R$ 2850000 R$ 247517 R$ 209519480 R$ 212616997 809

339039 - OUTROS SERVICcedilOS DE TERCEIROS - PESSOA JURIacuteDICA R$ 318450434 R$ 303241748 R$ 156544709 R$ 778236891 2960

TOTAIS R$ 744246812 R$ 829854756 R$ 1055181734 R$ 2629283302 10000

CRESCIMENTO ANUAL DA DESPESA COM SERVICcedilOS DE TI - 1150 2715

Obs Informaccedilotildees extraiacutedas do relatoacuterio Execuccedilatildeo Orccedilamentaacuteria e Financeira por Periacuteodo disponiacutevel no siacutetio da jurisdicionada em 25042013 agraves 11h29 (fls 2325) Foram registrados apenas os valores de serviccedilos de TI (funccedilotildees programaacuteticas 2312601001471007 e 23126600425570012) vez que os investimentos em TI (aquisiccedilatildeo de bens) natildeo estatildeo detalhados no aduzido relatoacuterio

11 Dessas despesas 5745 foram classificadas como locaccedilatildeo de matildeo

de obra que remete ao pagamento por homem-hora situaccedilatildeo que deveria ser

exceccedilatildeo e natildeo regra consoante art 14 sect 1ordm da IN 042008 ndash SLTI-MPOG4

recepcionada pelo Decreto nordm 3221810

12 Por conta desses fatos o Plenaacuterio com vistas a melhor avaliar os

resultados relativos agrave TIC da Companhia determinou mediante item V da Decisatildeo

nordm 190413 (fl 1) que o NFTI realizasse ldquoauditoria operacional em autos apartados

para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap a

partir de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo devendo ser autuado

um processo especifico para cada exerciacutecio financeiro para identificaccedilatildeo de

eventuais responsaacuteveisrdquo

13 Por se tratar de exame do mesmo objeto em exerciacutecios distintos a

4 sect 1ordm A afericcedilatildeo de esforccedilo por meio da meacutetrica homens-hora apenas poderaacute ser utilizada mediante justificativa e sempre

vinculada agrave entrega de produtos de acordo com prazos e qualidade previamente definidos

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 144

Proc 2395813

_______ Rubrica

Decisatildeo nordm 51362013 (fl 39) autorizou que o presente Plano de Auditoria e a

correspondente Matriz de Planejamento sejam utilizados para as auditorias relativas

aos anos de 2008 a 2012

14 Releva mencionar que natildeo foram examinadas questotildees jaacute

abordadas nos Processos nordms 12829075 28407076 30665077 e 34920078

38534079

14 Objetivos

141 Objetivo Geral

15 Verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela

Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo

142 Objetivos Especiacuteficos

16 As questotildees de auditoria aplicadas com relaccedilatildeo ao exerciacutecio de

2007 foram as seguintes

1 Haacute planejamento institucional e de TIC

2 A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

3 O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

4 Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

15 Escopo

17 Para responder as questotildees acima indicadas na presente auditoria

foram verificados

a o planejamento institucional

b o planejamento de TIC

5 Exame da legalidade de contrataccedilatildeo emergencial mediante dispensa de procedimento licitatoacuterio com fulcro no inciso IV ao

art 24 da Lei ndeg 866693 realizada pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia ndash TERRACAP para locaccedilatildeo de equipamentos manutenccedilatildeo e softwares bem como para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos especializados aplicados agrave tecnologia e gestatildeo da informaccedilatildeo fls 0203 ndash Processo TERRACAP ndeg 1110002212007

6 Representaccedilatildeo nordm 192007 - GPCF Contrato de Concessatildeo de Direito Real de Uso com opccedilatildeo de compra nordm 8872000 entre

TERRACAP e CTIS Informaacutetica objeto do PRO-DF II

7 Consulta formulada pelo Presidente da TERRACAP sobre contrataccedilatildeo emergencial de serviccedilos de informaacutetica

8 Contrataccedilatildeo promovida pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia que resultou no Contrato NutraProju nordm 14707 para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de uso perpeacutetuas do software ORACLE objetivando atender as necessidades daquela Companhia para os ambientes de produccedilatildeo homologaccedilatildeo e desenvolvimento bem como a contrataccedilatildeo de serviccedilos de manutenccedilatildeo e suporte teacutecnico

9 Edital do Pregatildeo Eletrocircnico nordm 06012007 ndash CECOMSUPRISEPLAG de interesse da Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia

(Terracap) a ser realizado pela Central de Compras da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestatildeo (CECOMSEPLAG) que tem por objeto a contrataccedilatildeo de empresa especializada para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos em informaacutetica para fornecimento de soluccedilatildeo global incluindo equipamentos e softwares na forma de locaccedilatildeo

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Fls 145

Proc 2395813

_______ Rubrica

c o planejamento das aquisiccedilotildees de TIC

d o pessoal envolvido

e os processos de trabalho utilizados

f os equipamentos servidores de rede disponiacuteveis

g os equipamentos disponiacuteveis para os usuaacuterios finais

h a percepccedilatildeo da clientela de TIC sobre os serviccedilos prestados

i os indicadores de desempenho do setor de TIC

18 Todas essas informaccedilotildees foram avaliadas com relaccedilatildeo ao periacuteodo

compreendido entre 01012007 e 31122007

16 Montante Fiscalizado

19 Mediante Nota de Auditoria nordm 01239582013 (fl 6) solicitou-se

detalhamento das despesas com TIC no exerciacutecio de 2007 Com base nas

informaccedilotildees apresentadas (fls 4280 do Anexo I) consolidadas na planilha agrave fl 10 o

montante pago a terceiros totaliza R$ 532516051 conforme quadro de credores

abaixo

Credor Valor Pago (Bruto)

030436310001-86 LINKNET TECNOLOGIA E TELECOMUNICACOES LTDA R$ 93385800

016447310001-32 CTIS TECNOLOGIA SA R$ 184115121

367653780001-23 MEMORA PROCESSOS INOVADORES LTDA R$ 254295130

249369730001-03 LINK DATA INFORMATICA E SERVICOS LTDA R$ 720000

Total R$ 532516051

20 Aleacutem dessas despesas o quadro proacuteprio da Terracap envolvido

diretamente com gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC no exerciacutecio de 2007 variou de 4 a 14

funcionaacuterios (fls 1517v) e custou R$ 169245038 (fl 17v)

21 Assim o montante fiscalizado eacute equivalente a R$ 70176018810

10

R$ 532516051 + R$ 169245038

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_______ Rubrica

17 Metodologia

22 Os procedimentos e teacutecnicas utilizados na execuccedilatildeo da presente

auditoria encontram-se registrados na Matriz de Planejamento de fls 1113

merecendo destaque exame documental entrevistas periacutecias em registros

eletrocircnicos de equipamentos servidores e de sistemas de informaccedilatildeo

23 Foram visitadas as instalaccedilotildees da aacuterea de TI da Terracap11 e

entrevistados os Srs Geraldo Rodrigues Soares e Alexandre Pedrosa Pinheiro

respectivamente anterior e atual Coordenadores de Informaacutetica da Terracap e o Sr

Clayton Carneiro de Franccedila responsaacutevel por grande parte das informaccedilotildees

constantes do Anexo 2

18 Criteacuterios de auditoria

24 Os criteacuterios de regularidade utilizados na presente auditoria foram

extraiacutedos da Constituiccedilatildeo Federal do Decreto-Lei nordm 20067 da Lei Orgacircnica do DF

da Lei de Licitaccedilotildees (866693) e da Lei de Software (960998)

25 Os criteacuterios operacionais foram baseados nas normas ISOIEC

385002009 (Governanccedila de TI) ISOIEC 20000-12005 (gerenciamento de serviccedilos

de TI) nas boas praacuteticas preconizadas pelo COBIT 41 publicado em maio de 2007

e em indicadores de desempenho do setor de TI relativos ao exerciacutecio de 2007

disponiacuteveis em pesquisas de consultorias especializadas

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno

26 A avaliaccedilatildeo do controle interno fls 79 foi realizada com relaccedilatildeo agrave

Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap por forccedila da especificidade do objeto da

auditoria

27 Destaca-se que de 2001 a 2006 consoante responsaacutevel pelas

informaccedilotildees prestadas Sr Clayton Carneiro Franccedila a TIC da empresa era gerida e

operada pela CODEPLAN e que somente em abril de 2007 tais atribuiccedilotildees

retornaram para o corpo teacutecnico da jurisdicionada Essa descontinuidade contribuiu

para a fraca avaliaccedilatildeo dos controles internos implantados

11

O setor de TI da Terracap funciona no 4ordm Andar do Edficio Sede Terra 1 SAM Bloco F Asa NorteDF CEP 70620-000

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_______ Rubrica

2 Resultados da Auditoria

21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC

Em 2007 havia planejamento institucional que tratou de TIC mas natildeo havia

planejamento especiacutefico para o setor

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente

Criteacuterio

28 A funccedilatildeo administrativa de planejamento eacute dever juriacutedico

estabelecido no princiacutepio da eficiecircncia estabelecido no art 37 caput da

Constituiccedilatildeo Federal pois dele eacute pressuposto e nos artigos 6ordm I 7ordm e 10 sect7ordm do

Decreto-Lei nordm 200196712 que a eleva agrave condiccedilatildeo de princiacutepio da Administraccedilatildeo

Puacuteblica

29 Ademais o princiacutepio 2 ndash Estrateacutegia - da norma ABNT NBR ISOIEC

385002009 que trata da governanccedila corporativa de tecnologia da informaccedilatildeo e o

domiacutenio Planejar e Organizar (PO) - do COBIT 4113 estabelecem como boa praacutetica

de gestatildeo de TI a execuccedilatildeo de diversos processos relacionados ao planejamento

12

ldquoArt 6ordm As atividades da Administraccedilatildeo Federal obedeceratildeo aos seguintes princiacutepios

fundamentais I - Planejamento Art 7ordm A accedilatildeo governamental obedeceraacute a planejamento que vise a promover o desenvolvimento econocircmico-social do Paiacutes e a seguranccedila nacional norteando-se segundo planos e programas elaborados na forma do Tiacutetulo III e compreenderaacute a elaboraccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos seguintes instrumentos baacutesicos a) plano geral de govecircrno b) programas gerais setoriais e regionais de duraccedilatildeo plurianual c) orccedilamento-programa anual d) programaccedilatildeo financeira de desembocirclso Art 10 A execuccedilatildeo das atividades da Administraccedilatildeo Federal deveraacute ser amplamente descentralizada sect 7ordm Para melhor desincumbir-se das tarefas de planejamento coordenaccedilatildeo supervisatildeo e controcircle e com o objetivo de impedir o crescimento desmesurado da maacutequina administrativa a Administraccedilatildeo procuraraacute desobrigar-se da realizaccedilatildeo material de tarefas executivas recorrendo sempre que possiacutevel agrave execuccedilatildeo indireta mediante contrato desde que exista na aacuterea iniciativa privada suficientemente desenvolvida e capacitada a desempenhar os encargos de execuccedilatildeordquo

13 Control Objectives for Information Technology ndash Objetivos de Controle para a Tecnologia da

Informaccedilatildeo ndash contempla boas praacuteticas de planejamento gestatildeo e contrataccedilatildeo de tecnologia da informaccedilatildeo A versatildeo 41 eacute organizada em 4 domiacutenios Planejar e Organizar (PO) Adquirir e Implementar (AI) Entregar e Suportar (DS) Monitorar e Avaliar (ME)

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_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

30 O Anexo II (cd juntado aos autos) apresentado em atenccedilatildeo agrave

solicitaccedilatildeo de informaccedilotildees da Nota de Auditoria nordm 02239582013 (fls 4040v)

contempla as diversas contrataccedilotildees realizadas no exerciacutecio de 200714 resumidas no

quadro abaixo

31 Ademais o Anexo II conteacutem a digitalizaccedilatildeo de diversos documentos

apresentados pela jurisdicionada como evidecircncias de planejamento15 No entanto

14

Observa-se que os valores contratados satildeo superiores aos valores constantes das autorizaccedilotildees de pagamento resumidas no sect 19

15 Visando reduzir o volume de papeacuteis dos autos seratildeo impressos apenas os documentos

efetivamente mencionados no presente relatoacuterio

Descriccedilatildeo Contratada Processo Ajuste Data Vigecircncia Valor Total

Oracle (licenccedilas e suporte)MEMORA Processos

Inovadores Ltda11100130807

Contrato nordm

147200720092007 12 meses 254295130R$ 3701

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100262207

Contrato nordm

154200708102007 6 meses 136456747R$ 1986

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100073607

Contrato nordm

44200709042007 6 meses 128714190R$ 1873

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100074307

Contrato nordm

45200709042007 6 meses 84561000R$ 1231

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100262507

Contrato nordm

155200708102007 6 meses 63603040R$ 926

Software de Gestatildeo AsiWeb

(compras almoxarifado

patrimocircnio mobiliaacuterio)

LINK DATA - Informaacutetica e

Serviccedilos Ltda11100063807

Contrato nordm

189200713112007 12 meses 11520000R$ 168

Catracas (controle ponto e

frequecircncia 1000 funcionaacuterios)NEOKOROS BRASIL LTDA 11100209407

NFs 472 471

96605112007 - 1584110R$ 023

Manutenccedilatildeo de No-Break

Leistung Comeacutercio e

Serviccedilos de Sistemas de

Energia Ltda

11100195107Contrato nordm

216200731122007 5 meses 1572500R$ 023

Antiviacuterus (600 licenccedilas) PSN Security 11100101907 NF 235 06072007 12 meses 1560000R$ 023

Antispyware (600 licenccedilas) PSN Security 11100191207 NF 290 31102007 12 meses 1530000R$ 022

Dicionaacuterio Eletrocircnico (100

usuaacuterios)EDITORA OBJETIVA LTDA 11100101707 NE 48907 10082007 643500R$ 009

Projetor e Tela World Computer Ltda 11100286007PCM

219200715012008 - 616900R$ 009

Corel Draw (2 licenccedilas)HORA H TREIN E INF

LTDA11100197807 NE 35107 01062007 - 206800R$ 003

Raacutedios comunicadores para

teacutecnicos (8)

Util - Utilidades para o Lar

Ltda11100097807 NE 35207 16062007 - 151200R$ 002

Livro Oracle Livraria da Rodoviaacuteria 11100079007 PCM 752007 08052007 - 16700R$ 000

Total 687031817R$

Aquisiccedilotildees de Bens e Contrataccedilotildees de Serviccedilos de TI - Terracap - 2007

O planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo era formalizado Algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos adequados

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_______ Rubrica

ao se cotejar a documentaccedilatildeo apresentada com os paradigmas de maturidade16

descritos no COBIT 41 verifica-se que em 2007 o planejamento de TI da Terracap

ainda era incipiente

Fonte Control Objectives for Information and related Technology ndash COBIT 41 p 22

16 Niacutevel 0 Inexistente ndash Completa falta de um processo reconhecido A empresa nem mesmo

reconheceu que existe uma questatildeo a ser trabalhada Niacutevel 1 Inicial Ad hoc ndash Existem evidecircncias que a empresa reconheceu que existem questotildees e que precisam ser trabalhadas No entanto natildeo existe processo padronizado ao contraacuterio existem enfoques Ad Hoc que tendem a ser aplicados individualmente ou caso-a-caso O enfoque geral de gerenciamento eacute desorganizado Niacutevel 2 Repetiacutevel poreacutem Intuitivo ndash Os processos evoluiacuteram para um estaacutegio onde procedimentos similares satildeo seguidos por diferentes pessoas fazendo a mesma tarefa Natildeo existe um treinamento formal ou uma comunicaccedilatildeo dos procedimentos padronizados e a responsabilidade eacute deixada com o indiviacuteduo Haacute um alto grau de confianccedila no conhecimento dos indiviacuteduos e consequentemente erros podem ocorrer Niacutevel 3 Processo Definido ndash Procedimentos foram padronizados documentados e comunicados atraveacutes de treinamento Eacute mandatoacuterio que esses processos sejam seguidos no entanto possivelmente desvios natildeo seratildeo detectados Os procedimentos natildeo satildeo sofisticados mas existe a formalizaccedilatildeo das praacuteticas existentes Niacutevel 4 Gerenciado e Mensuraacutevel ndash A gerecircncia monitora e mede a aderecircncia aos procedimentos e adota accedilotildees onde os processos parecem natildeo estar funcionando muito bem Os processos estatildeo debaixo de um constante aprimoramento e fornecem boas praacuteticas Automaccedilatildeo e ferramentas satildeo utilizadas de uma maneira limitada ou fragmentada Niacutevel 5 Otimizado ndash Os processos foram refinados a um niacutevel de boas praacuteticas baseado no resultado de um contiacutenuo aprimoramento e modelagem da maturidade como outras organizaccedilotildees TI eacute utilizada como um caminho integrado para automatizar o fluxo de trabalho provendo ferramentas para aprimorar a qualidade e efetividade tornando a organizaccedilatildeo raacutepida em adaptar-se

OBJETIVOS DE NEGOacuteCIO E

DA GOVERNANCcedilA

Efetividade

Aplicaccedilotildees

Informaccedilatildeo

Infraestrutura

Pessoas

ENTREGA

E

SUPORTE

MONITORAR

E

AVALIAR

ADQUIRIR

E

IMPLEMENTAR

INFORMACcedilAtildeO

RECURSOS DE TI

C O B I TF R A M E W O R K

Eficiecircncia

Confidenciabilidade

Integridade

Disponibilidade

Conformidade

DS1 Definir e gerenciar os niacuteveis de

serviccedilos

DS2 Gerenciar os serviccedilos de terceiros

DS3 Gerenciar a capacidade e

desempenho

DS4 Garantir a continuidade dos serviccedilos

DS5 Garantir a seguranccedila dos sistemas

DS6 Identificar e alocar os custos

DS7 Educar e treinar os usuaacuterios

DS8 Gerenciar os incidentes e atendimento

a serviccedilos

DS9 Gerenciar as configuraccedilotildees e

mudanccedilas

DS10 Gerenciar os problemas

DS11 Gerenciar os dados

DS12 Gerenciar o ambiente fiacutesico

DS13 Gerenciar as operaccedilotildees

ME1 Monitorar e avaliar o desempenho

da TI

ME2 Monitorar e avaliar os controles

internos

ME3 Garantir conformidade com os

requisitos externos de regulaccedilatildeo e

leis

ME4 Disponibilizar a governanccedila de TI

PO1 Definir um plano estrateacutegico de TI

PO2 Definir a arquitetura de informaccedilatildeo

PO3 Determinar a direccedilatildeo tecnoloacutegica

PO4 Definir os processos organizaccedilatildeo e

relacionamentos da TI

PO5 Gerenciar os investimentos em TI

PO6 Comunicar os objetivos e direccedilotildees

gerenciais

PO7 Gerenciar os recursos humanos de

TI

PO8 Gerenciar a qualidade

PO9 Avaliar e gerenciar os riscos de TI

PO10 Gerenciar projetos

AI1 Identificar soluccedilotildees automatizadas

AI2 Adquirir e manter software de

aplicaccedilatildeo

AI3 Adquirir e manter infra-estrutura de

tecnologia

AI4 Habilitar a operaccedilatildeo e uso

AI5 Proporcionar recursos de TI

AI6 Gerenciar mudanccedilas

AI7 Instalar e validar as soluccedilotildees e

modificaccedilotildees

PLANEJAR E

ORGANIZAR

Confiabilidade

Framework COBIT

2007 IT Governance Institute All rights reserved wwwitgiorg

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Fls 150

Proc 2395813

_______ Rubrica

32 Nesse sentido analisa-se cada um dos processos do domiacutenio

Planejar e Organizar (PO) do COBIT 41 frente ao encontrado durante a auditoria

PO1 - Planejamento estrateacutegico de TI - a empresa natildeo possuiacutea plano

estrateacutegico de TI somente um plano geral da empresa

PO2 - Definir a arquitetura da Informaccedilatildeo ndash para os sistemas de

informaccedilatildeo eacute necessaacuterio a criaccedilatildeo e constante atualizaccedilatildeo do modelo de

informaccedilatildeo do negoacutecio bem como a definiccedilatildeo de sistemas apropriados

para otimizar o uso dessa informaccedilatildeo O Despacho nordm 0052007ndashCODIN17

relaciona vaacuterias dificuldades e sugere que as accedilotildees tomadas levaratildeo a

otimizaccedilatildeo confiabilidade e seguranccedila dos sistemas

PO3 - Determinar as diretrizes da tecnologia - trata do direcionamento

tecnoloacutegico adotado pelos responsaacuteveis para suportar o negoacutecio Nesse

aspecto o setor de TI da empresa mostrou-se conforme documentos do

Anexo II capaz de suprir as necessidades baacutesicas para manutenccedilatildeo dos

sistemas de informaccedilatildeo da organizaccedilatildeo

PO4 - Definiccedilatildeo de processos organizaccedilatildeo e relacionamentos de TI ndash a

documentaccedilatildeo apresentada natildeo evidencia a existecircncia de comitecircs

estrateacutegicos aglutinando executivos da aacuterea de negoacutecio e de TI no

entanto haacute indiacutecios de planejamento voltado agrave manutenccedilatildeo e

desenvolvimento de sistemas ao negoacutecio e de apreciaccedilatildeo das

contrataccedilotildees relevantes de TI pela Diretoria Colegiada da Terracap

PO5 - Gerenciamento do investimento em TI ndash trata de estabelecer e

manter estrutura que contemple custos benefiacutecios prioridades

orccedilamentaacuterias mantendo com as partes interessadas diaacutelogo para

otimizaccedilatildeo dos recursos de TI Os documentos do Anexo II evidenciam

que a estrutura de TI era precaacuteria mas buscava atender na medida do

possiacutevel as necessidades de investimento da aacuterea de negoacutecio No

entanto natildeo haacute evidecircncias de que contrataccedilatildeo significativa como o

17

Anexo II Dsp005proc111001821-2006doc

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_______ Rubrica

licenciamento do software Oracle (ver quadro do sect 30) tenha sido

precedida de estudo adequado para o dimensionamento da soluccedilatildeo

PO6 - Comunicar metas e diretrizes gerenciais - eacute a divulgaccedilatildeo da poliacutetica

adotada e desenvolvimento de estrutura corporativa Nesse aspecto a

maior parte das comunicaccedilotildees era realizada para informar da resoluccedilatildeo de

problemas dos usuaacuterios agraves unidades demandantes18

PO7 - Gerenciamento de recursos humanos - adquirir manter e motivar a

forccedila de trabalho competente para criar serviccedilos de TI para o negoacutecio Tal

processo era de difiacutecil implementaccedilatildeo no exerciacutecio visto que a matildeo de

obra presente era em grande parte terceirizada e quanto aos servidores

da casa muitos eram ocupantes de cargos de livre nomeaccedilatildeo o que

caracteriza um quadro de alta rotatividade

PO8 - Gerenciamento da qualidade ndash a documentaccedilatildeo apresentada natildeo

registra a existecircncia de indicadores de qualidade mas no Memorando

nordm 782007-CODIN haacute indiacutecios da gestatildeo de qualidade ao solicitar linha

telefocircnica exclusiva para o controle de qualidade que ateacute entatildeo era

compartilhada com o setor de logiacutestica

PO9 - Avaliaccedilatildeo e gerenciamento de riscos ndash contempla estrateacutegias de

mitigaccedilatildeo e riscos residuais os impactos em potencial nos objetivos da

empresa causado por um evento natildeo planejado deve ser identificado

analisado e avaliado O relatoacuterio da CODIN ndash 2007 identificou diversos

riscos emergenciais quanto a estrutura de TI O Despacho 732007ndash

CODIN19 informa sobre relatoacuterio de auditoria independente que indica

vulnerabilidades no sistema SGH2000

PO10 - Gerenciamento de projetos - trata de estabelecer programa e

estrutura de gestatildeo de projeto para o gerenciamento de todos os projetos

de TI que deve incluir um plano mestre atribuiccedilatildeo de recursos definiccedilatildeo

de resultados a serem entregues aprovaccedilatildeo de usuaacuterios uma divisatildeo por

18

Anexo II - item 21

19 Anexo II Dsp073-Resp Corregedoria SGH 2000doc

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Fls 152

Proc 2395813

_______ Rubrica

fases de entrega garantia de qualidade um plano de teste formal e uma

revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo para assegurar a gestatildeo de risco do projeto e

entrega de valor ao negoacutecio A documentaccedilatildeo apresentada tratou do tema

informando a existecircncia de trecircs processos formalizados gestatildeo de

configuraccedilatildeo versionamento e gestatildeo de demandas e serviccedilos

planejamento de contrataccedilatildeo20

Causas

33 Entre 2001 e fevereiro de 2007 o gerenciamento dos sistemas

informatizados era de responsabilidade da Companhia de Planejamento do DF ndash

Codeplan21 e regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 200722

Assim a unidade de TI da jurisdicionada estava se estruturando durante o exerciacutecio

analisado sendo razoaacutevel tolerar falhas de planejamento

20

Anexo II PROCESSOS IMPLANTADOS EM 2007 E SEUS RESPONSAacuteVEISdocx

21 DESPACHO DO GOVERNADOR (DODF 2112014 paacuteg 3) Em 20 de janeiro de 2014

Referecircncia Processo 0170000632007 Interessado COMPANHIA IMOBILIAacuteRIA DE BRASIacuteLIA ndash TERRACAP Assunto APURACcedilAtildeO DE FATOS DECORRENTES DE CONTRATO FIRMADO ENTRE A TERRACAP E A CODEPLAN Acolho o entendimento exposto pelo Consultor Juriacutedico do Distrito Federal adotando suas consideraccedilotildees e fundamentos como razatildeo de decidir para instaurar Tomada de Contas Especial destinada a apurar os fatos objeto deste processo identificar eventuais responsaacuteveis por dano ao eraacuterio com sua quantificaccedilatildeo constituindo Comissatildeo especiacutefica designando ainda seus componentes a quem caberaacute a responsabilidade por executar processar instruir e relatar os trabalhos destinados agrave referida Tomada de Contas Especial Publique-se na forma de Decreto 22 Segundo o despacho nordm 62007ndashCODINPRESI (Anexo2Item 2 - Evidecircncias de Planejamento1-

Documentos Planejamento 2007DespachoDsp006corregedoriadoc) diversos problemas foram enfrentados nessa transiccedilatildeo como

empecilhos no recebimento dos programas fontes que natildeo estavam em domiacutenio da Codeplan e sim da Empresa Sapiens terceirizada pela Codeplan para prestar serviccedilos agrave Terracap

demora no atendimento as solicitaccedilotildees para liberar o acesso aos bancos de dados e entrega dos programas fontes de propriedade da Terracap

constataccedilotildees de anormalidades nos acessos as bases de dados sem exposiccedilatildeo dos motivos agrave Terracap

Bloqueio do acesso ao Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria ndash SGH2000 no periacuteodo de 01032007 a 02032007

Baixa qualidade de atendimento decorrente das poucas manutenccedilotildees evolutivas e inovaccedilotildees nos sistemas

implantaccedilatildeo do Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria -SGH2000 em 2005 por sugestatildeo da contratada em substituiccedilatildeo ao sistema da Terracap que mantinha e permaneceu mantendo em 2007 a carteira de cobranccedila de aproximadamente R$ 700 milhotildees

O Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria - SGH2000 de propriedade da firma ELOacuteGICA de Recife foi implantado na Terracap com assistecircncia pela Empresa SAPIENS sem nenhum viacutenculo legal com a Terracap que mantinha em seu poder todos os programas fontes da Terracap tanto do SGH2000 como de todos os sistemas de propriedade da Terracap

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Fls 153

Proc 2395813

_______ Rubrica

Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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Fls 154

Proc 2395813

_______ Rubrica

22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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Proc 2395813

_______ Rubrica

50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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Proc 2395813

_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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Proc 2395813

_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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Fls 167

Proc 2395813

_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

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_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 2: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Sinopse

No bojo do Processo nordm 1507613 verificou-se por meio da anaacutelise

da execuccedilatildeo orccedilamentaacuteria e financeira da Companhia (tabela abaixo) crescimento

significativo nas despesas com serviccedilos de TIC de 2010 a 2012

TERRACAP - EXECUCcedilAtildeO ORCcedilAMENTAacuteRIA E FINANCEIRA - 20102012

ELEMENTO DA DESPESA

VALORES PAGOS

Total

2010 2011 2012 TOTAL

339037 - LOCACcedilAtildeO DE MAtildeO DE OBRA R$ 422946378 R$ 495180691 R$ 592413604 R$ 1510540673 5745

339035 - SERVICcedilOS DE CONSULTORIA R$ 000 R$ 31184800 R$ 96703941 R$ 127888741 486

339092 - DESPESAS DE EXERCIacuteCIOS ANTERIORES R$ 2850000 R$ 247517 R$ 209519480 R$ 212616997 809

339039 - OUTROS SERVICcedilOS DE TERCEIROS - PESSOA JURIacuteDICA R$ 318450434 R$ 303241748 R$ 156544709 R$ 778236891 2960

TOTAIS R$ 744246812 R$ 829854756 R$ 1055181734 R$ 2629283302 10000

CRESCIMENTO ANUAL DA DESPESA COM SERVICcedilOS DE TI - 1150 2715

Obs Informaccedilotildees extraiacutedas do relatoacuterio Execuccedilatildeo Orccedilamentaacuteria e Financeira por Periacuteodo disponiacutevel no siacutetio da jurisdicionada em 25042013 agraves 11h29 (fls 2325) Foram registrados apenas os valores de serviccedilos de TI (funccedilotildees programaacuteticas 2312601001471007 e 23126600425570012) vez que os investimentos em TI (aquisiccedilatildeo de bens) natildeo estatildeo detalhados no aduzido relatoacuterio

Dessas despesas 5745 foram classificadas como locaccedilatildeo de matildeo

de obra que remete ao pagamento por homem-hora situaccedilatildeo que deveria ser

exceccedilatildeo e natildeo regra consoante art 14 sect 1ordm da IN 042008 ndash SLTI-MPOG1

recepcionada pelo Decreto nordm 3221810

Por conta desses fatos o Plenaacuterio com vistas a melhor avaliar os

resultados relativos agrave TIC da Companhia determinou mediante item V da Decisatildeo

nordm 190413 (fl 1) que o NFTI realizasse ldquoauditoria operacional em autos apartados

para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap a

partir de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo devendo ser autuado

1 sect 1ordm A afericcedilatildeo de esforccedilo por meio da meacutetrica homens-hora apenas poderaacute ser utilizada mediante justificativa e sempre

vinculada agrave entrega de produtos de acordo com prazos e qualidade previamente definidos

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

um processo especifico para cada exerciacutecio financeiro para identificaccedilatildeo de

eventuais responsaacuteveisrdquo

O que o Tribunal buscou avaliar

Assim o TCDF verificou neste feito se a Terracap alcanccedilou os objetivos

pretendidos (eficaacutecia) com os investimentos em tecnologia da informaccedilatildeo realizados

em 2007 bem como se o volume de recursos aplicados foi compatiacutevel com esses

resultados (eficiecircncia)

Para tanto foram propostas 4 (quatro) questotildees de auditoria

1 Haacute planejamento institucional e de TIC

2 A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

3 O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

4 Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

O que o Tribunal constatou

Verificou-se que o setor de informaacutetica da Terracap estava se reestruturando

em 2007 vez que de 2001 a fevereiro de 2007 todos os serviccedilos eram prestados

pela Codeplan

Assim o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo natildeo era

formalizado e alguns investimentos significativos natildeo foram precedidos de estudos

adequados

Constatou-se escassez de pessoal especializado em TI elevando o risco de

dependecircncia de colaboradores terceirizados e podendo comprometer atividades

estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

Ademais a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a

implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de

informaacutetica

Apesar de haver disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais o

parque computacional (equipamentos servidores e rede loacutegicaeleacutetrica) estava sendo

reconstruiacutedo

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Muito embora as despesas de TI da Terracap terem sido inferiores agraves de

outras instituiccedilotildees governamentais de mesma esfera a ausecircncia de estudos

adequados pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de softwares desnecessaacuterios

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

Quais foram as recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees formuladas

Entre as recomendaccedilotildees propostas agrave Terracap destacam-se implementar

diversos processos de trabalho baseados em boas praacuteticas de gestatildeo de TI

capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em

TI estabelecer poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas

atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da

empresa

Quais os benefiacutecios esperados com a atuaccedilatildeo do Tribunal

Espera-se que com a adoccedilatildeo das medidas propostas pelo Tribunal a

jurisdicionada aperfeiccediloe o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees reduza

a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades chave para o sucesso

da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo com o sucesso dos

investimentos em TI construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as

necessidades da empresa minimizando os riscos de insucesso mantenha soluccedilotildees

tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio capazes de apoiar os objetivos

estrateacutegicos e operacionais da organizaccedilatildeo reduza os riscos associados a maus

fornecedores e assegure preccedilos competitivos para suas soluccedilotildees mantenha em

funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da ocorrecircncia de eventos

que causem interrupccedilatildeo significativa na infraestrutura de TI mantenha os serviccedilos

de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos eficiente e otimizado acompanhe o

desempenho e a conformidade dos processos de trabalho com foco nos objetivos da

organizaccedilatildeo

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

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_______ Rubrica

RELATOacuteRIO FINAL DE AUDITORIA

Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113

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RESUMO

A presente auditoria operacional foi realizada no acircmbito da Terracap ndash Companhia Imobiliaacuteria do Distrito Federal com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo Foram aplicadas as seguintes teacutecnicas de auditoria exame documental entrevistas periacutecias em registros eletrocircnicos de equipamentos servidores e de sistemas de informaccedilatildeo Os trabalhos desenvolvidos resultaram nos seguintes achados 1 - Planejamento de TI incipiente 2 - Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a jurisdicionada 3 - Estrutura organizacional inadequada 4 - Parque computacional em reconstruccedilatildeo 5 - Despesas com TIC insuficientes Pelas falhas identificadas foram propostas recomendaccedilotildees tendentes a reverter os achados suas causas e efeitos

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Proc 2395813

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Sumaacuterio

1 Introduccedilatildeo 140 11 Apresentaccedilatildeo 140 12 Identificaccedilatildeo do Objeto 140 13 Contextualizaccedilatildeo 143 14 Objetivos 144

141 Objetivo Geral 144 142 Objetivos Especiacuteficos 144

15 Escopo 144 16 Montante Fiscalizado 145 17 Metodologia 146 18 Criteacuterios de auditoria 146

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno 146

2 Resultados da Auditoria 147 21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC 147

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente 147 22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada 154

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a jurisdicionada 154 222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada 158

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado 167 231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo 167

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios 173 241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes 173

3 Conclusatildeo 176

4 Consideraccedilotildees Finais 177

5 Proposiccedilotildees 178

ANEXO I ndash PLANO DE ACcedilAtildeO 180

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_______ Rubrica

1 Introduccedilatildeo

11 Apresentaccedilatildeo

Trata-se de auditoria operacional realizada na Terracap ndash

Companhia Imobiliaacuteria do Distrito Federal em cumprimento ao item V da Decisatildeo nordm

190413 (fl 1)

2 A execuccedilatildeo da presente auditoria compreendeu o periacuteodo de

29102013 a 020420142

12 Identificaccedilatildeo do Objeto

3 O objeto da auditoria foi verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap com tecnologia da informaccedilatildeo e

comunicaccedilatildeo ndash TIC no ano de 2007

4 Ao tempo do exerciacutecio sob exame a jurisdicionada era regida3 pela

Lei nordm 5861 de 12 de dezembro de 1972 por seu Estatuto Social por seu

Regimento Interno e subsidiariamente pela legislaccedilatildeo aplicaacutevel agraves sociedades por

accedilotildees

5 As competecircncias da Terracap consoante seu regimento interno

entatildeo vigente eram as seguintes

a) executar as atividades imobiliaacuterias de interesse do Distrito Federal objeto de

utilizaccedilatildeo aquisiccedilatildeo administraccedilatildeo disposiccedilatildeo incorporaccedilatildeo oneraccedilatildeo ou

alienaccedilatildeo de bens

b) exercer nos termos do Decreto nordm 1806197 a funccedilatildeo de Agecircncia de

Desenvolvimento do Distrito Federal na operacionalizaccedilatildeo e implementaccedilatildeo

de programas e projetos de fomento e apoio ao desenvolvimento econocircmico

e social do Distrito Federal

c) realizar obras e serviccedilos de urbanizaccedilatildeo infraestrutura obras viaacuterias e outras

2 Aleacutem do prazo necessaacuterio ao atendimento das notas de auditoria por parte da Terracap eventual

atraso na execuccedilatildeo desta auditoria decorre do quadro de pessoal (5 Auditores de Controle Externo) e dos diversos exames realizados (39 processos instruiacutedos durante a execuccedilatildeo da presente auditoria) pelo NFTI que inviabilizam a dedicaccedilatildeo exclusiva dos auditores designados

3 A Lei Distrital nordm 45862011 ampliou o rol de competecircncias da Companhia

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Fls 141

Proc 2395813

_______ Rubrica

no Plano Piloto e nas Regiotildees Administrativas atraveacutes de convecircnios e

contratos desde que essas obras e serviccedilos estejam vinculados agraves suas

finalidades essenciais

d) promover as desapropriaccedilotildees autorizadas e incorporar ao seu domiacutenio os

bens desapropriados ou destinados pela Uniatildeo Distrito Federal ou Estado de

Goiaacutes na aacuterea prevista no art1ordm da Lei 2874 de 19 de setembro de 1956

6 Releva notar que conforme organograma agrave fl 41 do Anexo I em

2007 a Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica (CODIN) da Terracap era vinculada agrave

Presidecircncia e possuiacutea duas divisotildees de sistemas (DIDES) e de suporte (DISUP)

7 As competecircncias das unidades responsaacuteveis pela TIC na

Companhia estatildeo definidas nos arts 23 a 25 do Regimento Interno (fls 1516 do

Anexo I) dentre as quais se destacam

a) Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

i) Planejar coordenar e controlar as atividades da Divisatildeo de Sistemas e

Divisatildeo de Suporte compatibilizando integrando e consolidando os

sistemas corporativos de informaccedilatildeo

ii) Assegurar o controle de qualidade a confiabilidade e a seguranccedila dos

dados e informaccedilotildees processadas

iii) Manter atualizado o gerenciamento do conhecimento as teacutecnicas de

tratamento processamento e operaccedilatildeo dos sistemas de informaccedilotildees e

dos equipamentos compartilhando estas atividades com todos os

usuaacuterios das Unidades Orgacircnicas da Empresa

b) Divisatildeo de Sistemas

i) Definir a estrateacutegia de desenvolvimento de projetos e sistemas avaliando

e controlando suas fases no que se refere agrave anaacutelise programaccedilatildeo e

documentaccedilatildeo

ii) Supervisionar a implantaccedilatildeo dos sistemas fazendo o controle de

qualidade e utilizar teacutecnicos adequados atestando o projeto final

iii) Acompanhar a implantaccedilatildeo dos sistemas em todas as suas fases junto agrave

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Fls 142

Proc 2395813

_______ Rubrica

Divisatildeo de Suporte procedendo agrave manutenccedilatildeo dos mesmos

iv) Manter atualizada a documentaccedilatildeo dos sistemas

v) Verificar e validar a real necessidade de aquisiccedilatildeo de sistemas

c) Divisatildeo de Suporte

i) Sugerir atualizaccedilatildeo de aplicativos

ii) Avaliar o desempenho do parque de equipamentos instalado

iii) Instalar e configurar programas sistemas e aplicativos

iv) Controlar e instalar as licenccedilas de softwares

v) Verificar a real necessidade de aquisiccedilatildeo de novos equipamentos

vi) Dar manutenccedilatildeo nos equipamentos periodicamente

vii) Promover o suporte teacutecnico junto aos usuaacuterios

viii) Gerenciar a estrutura e operacionalizaccedilatildeo da rede loacutegica

ix) Verificar a comunicaccedilatildeo e a transmissatildeo de dados na rede

x) Controlar e efetuar coacutepias de seguranccedila de dados

xi) Buscar e sugerir novas tecnologias de equipamentos

xii) Controlar recursos de rede

8 Com relaccedilatildeo ao objeto da auditoria informa-se o rol de gestores

envolvidos na coordenaccedilatildeo de TIC (fl 18)

CPF Nome Cargo Periacuteodo

027463793-68 Antocircnio Raimundo Gomes Silva Filho

Presidente 02012007 a 23102010

155541126-68 Elme Terezinha Ribeiro Tanus Diretora de Rec Humanos Adm e Financcedilas

08012007 a 07062010

042399201-59 Geraldo Rodrigues Soares Chefe da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

02012007 a 01112007

635720791-87 Clayton Carneiro de Franccedila Chefe da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

02112007 a 01042008

398240801-63 Joseacute Osmar Madeiros Moiseacutes Chefe da Divisatildeo de Suporte 12022007 a 01112007

368767471-15 Nilceacuteia Rezende Moura Chefe da Divisatildeo de Sistemas

12022007 a 01082008

9 O detalhamento dos recursos materiais e humanos envolvidos na

gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC da empresa no exerciacutecio de 2007 pode ser verificado agraves

fls 6470 e 1517v respectivamente

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Fls 143

Proc 2395813

_______ Rubrica

13 Contextualizaccedilatildeo

10 No bojo do Processo nordm 1507613 verificou-se por meio da anaacutelise

da execuccedilatildeo orccedilamentaacuteria e financeira da Companhia (tabela abaixo) crescimento

significativo nas despesas com serviccedilos de TIC de 2010 a 2012

TERRACAP - EXECUCcedilAtildeO ORCcedilAMENTAacuteRIA E FINANCEIRA - 20102012

ELEMENTO DA DESPESA

VALORES PAGOS

Total

2010 2011 2012 TOTAL

339037 - LOCACcedilAtildeO DE MAtildeO DE OBRA R$ 422946378 R$ 495180691 R$ 592413604 R$ 1510540673 5745

339035 - SERVICcedilOS DE CONSULTORIA R$ 000 R$ 31184800 R$ 96703941 R$ 127888741 486

339092 - DESPESAS DE EXERCIacuteCIOS ANTERIORES R$ 2850000 R$ 247517 R$ 209519480 R$ 212616997 809

339039 - OUTROS SERVICcedilOS DE TERCEIROS - PESSOA JURIacuteDICA R$ 318450434 R$ 303241748 R$ 156544709 R$ 778236891 2960

TOTAIS R$ 744246812 R$ 829854756 R$ 1055181734 R$ 2629283302 10000

CRESCIMENTO ANUAL DA DESPESA COM SERVICcedilOS DE TI - 1150 2715

Obs Informaccedilotildees extraiacutedas do relatoacuterio Execuccedilatildeo Orccedilamentaacuteria e Financeira por Periacuteodo disponiacutevel no siacutetio da jurisdicionada em 25042013 agraves 11h29 (fls 2325) Foram registrados apenas os valores de serviccedilos de TI (funccedilotildees programaacuteticas 2312601001471007 e 23126600425570012) vez que os investimentos em TI (aquisiccedilatildeo de bens) natildeo estatildeo detalhados no aduzido relatoacuterio

11 Dessas despesas 5745 foram classificadas como locaccedilatildeo de matildeo

de obra que remete ao pagamento por homem-hora situaccedilatildeo que deveria ser

exceccedilatildeo e natildeo regra consoante art 14 sect 1ordm da IN 042008 ndash SLTI-MPOG4

recepcionada pelo Decreto nordm 3221810

12 Por conta desses fatos o Plenaacuterio com vistas a melhor avaliar os

resultados relativos agrave TIC da Companhia determinou mediante item V da Decisatildeo

nordm 190413 (fl 1) que o NFTI realizasse ldquoauditoria operacional em autos apartados

para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap a

partir de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo devendo ser autuado

um processo especifico para cada exerciacutecio financeiro para identificaccedilatildeo de

eventuais responsaacuteveisrdquo

13 Por se tratar de exame do mesmo objeto em exerciacutecios distintos a

4 sect 1ordm A afericcedilatildeo de esforccedilo por meio da meacutetrica homens-hora apenas poderaacute ser utilizada mediante justificativa e sempre

vinculada agrave entrega de produtos de acordo com prazos e qualidade previamente definidos

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Fls 144

Proc 2395813

_______ Rubrica

Decisatildeo nordm 51362013 (fl 39) autorizou que o presente Plano de Auditoria e a

correspondente Matriz de Planejamento sejam utilizados para as auditorias relativas

aos anos de 2008 a 2012

14 Releva mencionar que natildeo foram examinadas questotildees jaacute

abordadas nos Processos nordms 12829075 28407076 30665077 e 34920078

38534079

14 Objetivos

141 Objetivo Geral

15 Verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela

Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo

142 Objetivos Especiacuteficos

16 As questotildees de auditoria aplicadas com relaccedilatildeo ao exerciacutecio de

2007 foram as seguintes

1 Haacute planejamento institucional e de TIC

2 A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

3 O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

4 Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

15 Escopo

17 Para responder as questotildees acima indicadas na presente auditoria

foram verificados

a o planejamento institucional

b o planejamento de TIC

5 Exame da legalidade de contrataccedilatildeo emergencial mediante dispensa de procedimento licitatoacuterio com fulcro no inciso IV ao

art 24 da Lei ndeg 866693 realizada pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia ndash TERRACAP para locaccedilatildeo de equipamentos manutenccedilatildeo e softwares bem como para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos especializados aplicados agrave tecnologia e gestatildeo da informaccedilatildeo fls 0203 ndash Processo TERRACAP ndeg 1110002212007

6 Representaccedilatildeo nordm 192007 - GPCF Contrato de Concessatildeo de Direito Real de Uso com opccedilatildeo de compra nordm 8872000 entre

TERRACAP e CTIS Informaacutetica objeto do PRO-DF II

7 Consulta formulada pelo Presidente da TERRACAP sobre contrataccedilatildeo emergencial de serviccedilos de informaacutetica

8 Contrataccedilatildeo promovida pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia que resultou no Contrato NutraProju nordm 14707 para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de uso perpeacutetuas do software ORACLE objetivando atender as necessidades daquela Companhia para os ambientes de produccedilatildeo homologaccedilatildeo e desenvolvimento bem como a contrataccedilatildeo de serviccedilos de manutenccedilatildeo e suporte teacutecnico

9 Edital do Pregatildeo Eletrocircnico nordm 06012007 ndash CECOMSUPRISEPLAG de interesse da Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia

(Terracap) a ser realizado pela Central de Compras da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestatildeo (CECOMSEPLAG) que tem por objeto a contrataccedilatildeo de empresa especializada para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos em informaacutetica para fornecimento de soluccedilatildeo global incluindo equipamentos e softwares na forma de locaccedilatildeo

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Fls 145

Proc 2395813

_______ Rubrica

c o planejamento das aquisiccedilotildees de TIC

d o pessoal envolvido

e os processos de trabalho utilizados

f os equipamentos servidores de rede disponiacuteveis

g os equipamentos disponiacuteveis para os usuaacuterios finais

h a percepccedilatildeo da clientela de TIC sobre os serviccedilos prestados

i os indicadores de desempenho do setor de TIC

18 Todas essas informaccedilotildees foram avaliadas com relaccedilatildeo ao periacuteodo

compreendido entre 01012007 e 31122007

16 Montante Fiscalizado

19 Mediante Nota de Auditoria nordm 01239582013 (fl 6) solicitou-se

detalhamento das despesas com TIC no exerciacutecio de 2007 Com base nas

informaccedilotildees apresentadas (fls 4280 do Anexo I) consolidadas na planilha agrave fl 10 o

montante pago a terceiros totaliza R$ 532516051 conforme quadro de credores

abaixo

Credor Valor Pago (Bruto)

030436310001-86 LINKNET TECNOLOGIA E TELECOMUNICACOES LTDA R$ 93385800

016447310001-32 CTIS TECNOLOGIA SA R$ 184115121

367653780001-23 MEMORA PROCESSOS INOVADORES LTDA R$ 254295130

249369730001-03 LINK DATA INFORMATICA E SERVICOS LTDA R$ 720000

Total R$ 532516051

20 Aleacutem dessas despesas o quadro proacuteprio da Terracap envolvido

diretamente com gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC no exerciacutecio de 2007 variou de 4 a 14

funcionaacuterios (fls 1517v) e custou R$ 169245038 (fl 17v)

21 Assim o montante fiscalizado eacute equivalente a R$ 70176018810

10

R$ 532516051 + R$ 169245038

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Fls 146

Proc 2395813

_______ Rubrica

17 Metodologia

22 Os procedimentos e teacutecnicas utilizados na execuccedilatildeo da presente

auditoria encontram-se registrados na Matriz de Planejamento de fls 1113

merecendo destaque exame documental entrevistas periacutecias em registros

eletrocircnicos de equipamentos servidores e de sistemas de informaccedilatildeo

23 Foram visitadas as instalaccedilotildees da aacuterea de TI da Terracap11 e

entrevistados os Srs Geraldo Rodrigues Soares e Alexandre Pedrosa Pinheiro

respectivamente anterior e atual Coordenadores de Informaacutetica da Terracap e o Sr

Clayton Carneiro de Franccedila responsaacutevel por grande parte das informaccedilotildees

constantes do Anexo 2

18 Criteacuterios de auditoria

24 Os criteacuterios de regularidade utilizados na presente auditoria foram

extraiacutedos da Constituiccedilatildeo Federal do Decreto-Lei nordm 20067 da Lei Orgacircnica do DF

da Lei de Licitaccedilotildees (866693) e da Lei de Software (960998)

25 Os criteacuterios operacionais foram baseados nas normas ISOIEC

385002009 (Governanccedila de TI) ISOIEC 20000-12005 (gerenciamento de serviccedilos

de TI) nas boas praacuteticas preconizadas pelo COBIT 41 publicado em maio de 2007

e em indicadores de desempenho do setor de TI relativos ao exerciacutecio de 2007

disponiacuteveis em pesquisas de consultorias especializadas

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno

26 A avaliaccedilatildeo do controle interno fls 79 foi realizada com relaccedilatildeo agrave

Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap por forccedila da especificidade do objeto da

auditoria

27 Destaca-se que de 2001 a 2006 consoante responsaacutevel pelas

informaccedilotildees prestadas Sr Clayton Carneiro Franccedila a TIC da empresa era gerida e

operada pela CODEPLAN e que somente em abril de 2007 tais atribuiccedilotildees

retornaram para o corpo teacutecnico da jurisdicionada Essa descontinuidade contribuiu

para a fraca avaliaccedilatildeo dos controles internos implantados

11

O setor de TI da Terracap funciona no 4ordm Andar do Edficio Sede Terra 1 SAM Bloco F Asa NorteDF CEP 70620-000

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Fls 147

Proc 2395813

_______ Rubrica

2 Resultados da Auditoria

21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC

Em 2007 havia planejamento institucional que tratou de TIC mas natildeo havia

planejamento especiacutefico para o setor

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente

Criteacuterio

28 A funccedilatildeo administrativa de planejamento eacute dever juriacutedico

estabelecido no princiacutepio da eficiecircncia estabelecido no art 37 caput da

Constituiccedilatildeo Federal pois dele eacute pressuposto e nos artigos 6ordm I 7ordm e 10 sect7ordm do

Decreto-Lei nordm 200196712 que a eleva agrave condiccedilatildeo de princiacutepio da Administraccedilatildeo

Puacuteblica

29 Ademais o princiacutepio 2 ndash Estrateacutegia - da norma ABNT NBR ISOIEC

385002009 que trata da governanccedila corporativa de tecnologia da informaccedilatildeo e o

domiacutenio Planejar e Organizar (PO) - do COBIT 4113 estabelecem como boa praacutetica

de gestatildeo de TI a execuccedilatildeo de diversos processos relacionados ao planejamento

12

ldquoArt 6ordm As atividades da Administraccedilatildeo Federal obedeceratildeo aos seguintes princiacutepios

fundamentais I - Planejamento Art 7ordm A accedilatildeo governamental obedeceraacute a planejamento que vise a promover o desenvolvimento econocircmico-social do Paiacutes e a seguranccedila nacional norteando-se segundo planos e programas elaborados na forma do Tiacutetulo III e compreenderaacute a elaboraccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos seguintes instrumentos baacutesicos a) plano geral de govecircrno b) programas gerais setoriais e regionais de duraccedilatildeo plurianual c) orccedilamento-programa anual d) programaccedilatildeo financeira de desembocirclso Art 10 A execuccedilatildeo das atividades da Administraccedilatildeo Federal deveraacute ser amplamente descentralizada sect 7ordm Para melhor desincumbir-se das tarefas de planejamento coordenaccedilatildeo supervisatildeo e controcircle e com o objetivo de impedir o crescimento desmesurado da maacutequina administrativa a Administraccedilatildeo procuraraacute desobrigar-se da realizaccedilatildeo material de tarefas executivas recorrendo sempre que possiacutevel agrave execuccedilatildeo indireta mediante contrato desde que exista na aacuterea iniciativa privada suficientemente desenvolvida e capacitada a desempenhar os encargos de execuccedilatildeordquo

13 Control Objectives for Information Technology ndash Objetivos de Controle para a Tecnologia da

Informaccedilatildeo ndash contempla boas praacuteticas de planejamento gestatildeo e contrataccedilatildeo de tecnologia da informaccedilatildeo A versatildeo 41 eacute organizada em 4 domiacutenios Planejar e Organizar (PO) Adquirir e Implementar (AI) Entregar e Suportar (DS) Monitorar e Avaliar (ME)

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Fls 148

Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

30 O Anexo II (cd juntado aos autos) apresentado em atenccedilatildeo agrave

solicitaccedilatildeo de informaccedilotildees da Nota de Auditoria nordm 02239582013 (fls 4040v)

contempla as diversas contrataccedilotildees realizadas no exerciacutecio de 200714 resumidas no

quadro abaixo

31 Ademais o Anexo II conteacutem a digitalizaccedilatildeo de diversos documentos

apresentados pela jurisdicionada como evidecircncias de planejamento15 No entanto

14

Observa-se que os valores contratados satildeo superiores aos valores constantes das autorizaccedilotildees de pagamento resumidas no sect 19

15 Visando reduzir o volume de papeacuteis dos autos seratildeo impressos apenas os documentos

efetivamente mencionados no presente relatoacuterio

Descriccedilatildeo Contratada Processo Ajuste Data Vigecircncia Valor Total

Oracle (licenccedilas e suporte)MEMORA Processos

Inovadores Ltda11100130807

Contrato nordm

147200720092007 12 meses 254295130R$ 3701

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100262207

Contrato nordm

154200708102007 6 meses 136456747R$ 1986

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100073607

Contrato nordm

44200709042007 6 meses 128714190R$ 1873

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100074307

Contrato nordm

45200709042007 6 meses 84561000R$ 1231

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100262507

Contrato nordm

155200708102007 6 meses 63603040R$ 926

Software de Gestatildeo AsiWeb

(compras almoxarifado

patrimocircnio mobiliaacuterio)

LINK DATA - Informaacutetica e

Serviccedilos Ltda11100063807

Contrato nordm

189200713112007 12 meses 11520000R$ 168

Catracas (controle ponto e

frequecircncia 1000 funcionaacuterios)NEOKOROS BRASIL LTDA 11100209407

NFs 472 471

96605112007 - 1584110R$ 023

Manutenccedilatildeo de No-Break

Leistung Comeacutercio e

Serviccedilos de Sistemas de

Energia Ltda

11100195107Contrato nordm

216200731122007 5 meses 1572500R$ 023

Antiviacuterus (600 licenccedilas) PSN Security 11100101907 NF 235 06072007 12 meses 1560000R$ 023

Antispyware (600 licenccedilas) PSN Security 11100191207 NF 290 31102007 12 meses 1530000R$ 022

Dicionaacuterio Eletrocircnico (100

usuaacuterios)EDITORA OBJETIVA LTDA 11100101707 NE 48907 10082007 643500R$ 009

Projetor e Tela World Computer Ltda 11100286007PCM

219200715012008 - 616900R$ 009

Corel Draw (2 licenccedilas)HORA H TREIN E INF

LTDA11100197807 NE 35107 01062007 - 206800R$ 003

Raacutedios comunicadores para

teacutecnicos (8)

Util - Utilidades para o Lar

Ltda11100097807 NE 35207 16062007 - 151200R$ 002

Livro Oracle Livraria da Rodoviaacuteria 11100079007 PCM 752007 08052007 - 16700R$ 000

Total 687031817R$

Aquisiccedilotildees de Bens e Contrataccedilotildees de Serviccedilos de TI - Terracap - 2007

O planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo era formalizado Algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos adequados

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_______ Rubrica

ao se cotejar a documentaccedilatildeo apresentada com os paradigmas de maturidade16

descritos no COBIT 41 verifica-se que em 2007 o planejamento de TI da Terracap

ainda era incipiente

Fonte Control Objectives for Information and related Technology ndash COBIT 41 p 22

16 Niacutevel 0 Inexistente ndash Completa falta de um processo reconhecido A empresa nem mesmo

reconheceu que existe uma questatildeo a ser trabalhada Niacutevel 1 Inicial Ad hoc ndash Existem evidecircncias que a empresa reconheceu que existem questotildees e que precisam ser trabalhadas No entanto natildeo existe processo padronizado ao contraacuterio existem enfoques Ad Hoc que tendem a ser aplicados individualmente ou caso-a-caso O enfoque geral de gerenciamento eacute desorganizado Niacutevel 2 Repetiacutevel poreacutem Intuitivo ndash Os processos evoluiacuteram para um estaacutegio onde procedimentos similares satildeo seguidos por diferentes pessoas fazendo a mesma tarefa Natildeo existe um treinamento formal ou uma comunicaccedilatildeo dos procedimentos padronizados e a responsabilidade eacute deixada com o indiviacuteduo Haacute um alto grau de confianccedila no conhecimento dos indiviacuteduos e consequentemente erros podem ocorrer Niacutevel 3 Processo Definido ndash Procedimentos foram padronizados documentados e comunicados atraveacutes de treinamento Eacute mandatoacuterio que esses processos sejam seguidos no entanto possivelmente desvios natildeo seratildeo detectados Os procedimentos natildeo satildeo sofisticados mas existe a formalizaccedilatildeo das praacuteticas existentes Niacutevel 4 Gerenciado e Mensuraacutevel ndash A gerecircncia monitora e mede a aderecircncia aos procedimentos e adota accedilotildees onde os processos parecem natildeo estar funcionando muito bem Os processos estatildeo debaixo de um constante aprimoramento e fornecem boas praacuteticas Automaccedilatildeo e ferramentas satildeo utilizadas de uma maneira limitada ou fragmentada Niacutevel 5 Otimizado ndash Os processos foram refinados a um niacutevel de boas praacuteticas baseado no resultado de um contiacutenuo aprimoramento e modelagem da maturidade como outras organizaccedilotildees TI eacute utilizada como um caminho integrado para automatizar o fluxo de trabalho provendo ferramentas para aprimorar a qualidade e efetividade tornando a organizaccedilatildeo raacutepida em adaptar-se

OBJETIVOS DE NEGOacuteCIO E

DA GOVERNANCcedilA

Efetividade

Aplicaccedilotildees

Informaccedilatildeo

Infraestrutura

Pessoas

ENTREGA

E

SUPORTE

MONITORAR

E

AVALIAR

ADQUIRIR

E

IMPLEMENTAR

INFORMACcedilAtildeO

RECURSOS DE TI

C O B I TF R A M E W O R K

Eficiecircncia

Confidenciabilidade

Integridade

Disponibilidade

Conformidade

DS1 Definir e gerenciar os niacuteveis de

serviccedilos

DS2 Gerenciar os serviccedilos de terceiros

DS3 Gerenciar a capacidade e

desempenho

DS4 Garantir a continuidade dos serviccedilos

DS5 Garantir a seguranccedila dos sistemas

DS6 Identificar e alocar os custos

DS7 Educar e treinar os usuaacuterios

DS8 Gerenciar os incidentes e atendimento

a serviccedilos

DS9 Gerenciar as configuraccedilotildees e

mudanccedilas

DS10 Gerenciar os problemas

DS11 Gerenciar os dados

DS12 Gerenciar o ambiente fiacutesico

DS13 Gerenciar as operaccedilotildees

ME1 Monitorar e avaliar o desempenho

da TI

ME2 Monitorar e avaliar os controles

internos

ME3 Garantir conformidade com os

requisitos externos de regulaccedilatildeo e

leis

ME4 Disponibilizar a governanccedila de TI

PO1 Definir um plano estrateacutegico de TI

PO2 Definir a arquitetura de informaccedilatildeo

PO3 Determinar a direccedilatildeo tecnoloacutegica

PO4 Definir os processos organizaccedilatildeo e

relacionamentos da TI

PO5 Gerenciar os investimentos em TI

PO6 Comunicar os objetivos e direccedilotildees

gerenciais

PO7 Gerenciar os recursos humanos de

TI

PO8 Gerenciar a qualidade

PO9 Avaliar e gerenciar os riscos de TI

PO10 Gerenciar projetos

AI1 Identificar soluccedilotildees automatizadas

AI2 Adquirir e manter software de

aplicaccedilatildeo

AI3 Adquirir e manter infra-estrutura de

tecnologia

AI4 Habilitar a operaccedilatildeo e uso

AI5 Proporcionar recursos de TI

AI6 Gerenciar mudanccedilas

AI7 Instalar e validar as soluccedilotildees e

modificaccedilotildees

PLANEJAR E

ORGANIZAR

Confiabilidade

Framework COBIT

2007 IT Governance Institute All rights reserved wwwitgiorg

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Fls 150

Proc 2395813

_______ Rubrica

32 Nesse sentido analisa-se cada um dos processos do domiacutenio

Planejar e Organizar (PO) do COBIT 41 frente ao encontrado durante a auditoria

PO1 - Planejamento estrateacutegico de TI - a empresa natildeo possuiacutea plano

estrateacutegico de TI somente um plano geral da empresa

PO2 - Definir a arquitetura da Informaccedilatildeo ndash para os sistemas de

informaccedilatildeo eacute necessaacuterio a criaccedilatildeo e constante atualizaccedilatildeo do modelo de

informaccedilatildeo do negoacutecio bem como a definiccedilatildeo de sistemas apropriados

para otimizar o uso dessa informaccedilatildeo O Despacho nordm 0052007ndashCODIN17

relaciona vaacuterias dificuldades e sugere que as accedilotildees tomadas levaratildeo a

otimizaccedilatildeo confiabilidade e seguranccedila dos sistemas

PO3 - Determinar as diretrizes da tecnologia - trata do direcionamento

tecnoloacutegico adotado pelos responsaacuteveis para suportar o negoacutecio Nesse

aspecto o setor de TI da empresa mostrou-se conforme documentos do

Anexo II capaz de suprir as necessidades baacutesicas para manutenccedilatildeo dos

sistemas de informaccedilatildeo da organizaccedilatildeo

PO4 - Definiccedilatildeo de processos organizaccedilatildeo e relacionamentos de TI ndash a

documentaccedilatildeo apresentada natildeo evidencia a existecircncia de comitecircs

estrateacutegicos aglutinando executivos da aacuterea de negoacutecio e de TI no

entanto haacute indiacutecios de planejamento voltado agrave manutenccedilatildeo e

desenvolvimento de sistemas ao negoacutecio e de apreciaccedilatildeo das

contrataccedilotildees relevantes de TI pela Diretoria Colegiada da Terracap

PO5 - Gerenciamento do investimento em TI ndash trata de estabelecer e

manter estrutura que contemple custos benefiacutecios prioridades

orccedilamentaacuterias mantendo com as partes interessadas diaacutelogo para

otimizaccedilatildeo dos recursos de TI Os documentos do Anexo II evidenciam

que a estrutura de TI era precaacuteria mas buscava atender na medida do

possiacutevel as necessidades de investimento da aacuterea de negoacutecio No

entanto natildeo haacute evidecircncias de que contrataccedilatildeo significativa como o

17

Anexo II Dsp005proc111001821-2006doc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 151

Proc 2395813

_______ Rubrica

licenciamento do software Oracle (ver quadro do sect 30) tenha sido

precedida de estudo adequado para o dimensionamento da soluccedilatildeo

PO6 - Comunicar metas e diretrizes gerenciais - eacute a divulgaccedilatildeo da poliacutetica

adotada e desenvolvimento de estrutura corporativa Nesse aspecto a

maior parte das comunicaccedilotildees era realizada para informar da resoluccedilatildeo de

problemas dos usuaacuterios agraves unidades demandantes18

PO7 - Gerenciamento de recursos humanos - adquirir manter e motivar a

forccedila de trabalho competente para criar serviccedilos de TI para o negoacutecio Tal

processo era de difiacutecil implementaccedilatildeo no exerciacutecio visto que a matildeo de

obra presente era em grande parte terceirizada e quanto aos servidores

da casa muitos eram ocupantes de cargos de livre nomeaccedilatildeo o que

caracteriza um quadro de alta rotatividade

PO8 - Gerenciamento da qualidade ndash a documentaccedilatildeo apresentada natildeo

registra a existecircncia de indicadores de qualidade mas no Memorando

nordm 782007-CODIN haacute indiacutecios da gestatildeo de qualidade ao solicitar linha

telefocircnica exclusiva para o controle de qualidade que ateacute entatildeo era

compartilhada com o setor de logiacutestica

PO9 - Avaliaccedilatildeo e gerenciamento de riscos ndash contempla estrateacutegias de

mitigaccedilatildeo e riscos residuais os impactos em potencial nos objetivos da

empresa causado por um evento natildeo planejado deve ser identificado

analisado e avaliado O relatoacuterio da CODIN ndash 2007 identificou diversos

riscos emergenciais quanto a estrutura de TI O Despacho 732007ndash

CODIN19 informa sobre relatoacuterio de auditoria independente que indica

vulnerabilidades no sistema SGH2000

PO10 - Gerenciamento de projetos - trata de estabelecer programa e

estrutura de gestatildeo de projeto para o gerenciamento de todos os projetos

de TI que deve incluir um plano mestre atribuiccedilatildeo de recursos definiccedilatildeo

de resultados a serem entregues aprovaccedilatildeo de usuaacuterios uma divisatildeo por

18

Anexo II - item 21

19 Anexo II Dsp073-Resp Corregedoria SGH 2000doc

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_______ Rubrica

fases de entrega garantia de qualidade um plano de teste formal e uma

revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo para assegurar a gestatildeo de risco do projeto e

entrega de valor ao negoacutecio A documentaccedilatildeo apresentada tratou do tema

informando a existecircncia de trecircs processos formalizados gestatildeo de

configuraccedilatildeo versionamento e gestatildeo de demandas e serviccedilos

planejamento de contrataccedilatildeo20

Causas

33 Entre 2001 e fevereiro de 2007 o gerenciamento dos sistemas

informatizados era de responsabilidade da Companhia de Planejamento do DF ndash

Codeplan21 e regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 200722

Assim a unidade de TI da jurisdicionada estava se estruturando durante o exerciacutecio

analisado sendo razoaacutevel tolerar falhas de planejamento

20

Anexo II PROCESSOS IMPLANTADOS EM 2007 E SEUS RESPONSAacuteVEISdocx

21 DESPACHO DO GOVERNADOR (DODF 2112014 paacuteg 3) Em 20 de janeiro de 2014

Referecircncia Processo 0170000632007 Interessado COMPANHIA IMOBILIAacuteRIA DE BRASIacuteLIA ndash TERRACAP Assunto APURACcedilAtildeO DE FATOS DECORRENTES DE CONTRATO FIRMADO ENTRE A TERRACAP E A CODEPLAN Acolho o entendimento exposto pelo Consultor Juriacutedico do Distrito Federal adotando suas consideraccedilotildees e fundamentos como razatildeo de decidir para instaurar Tomada de Contas Especial destinada a apurar os fatos objeto deste processo identificar eventuais responsaacuteveis por dano ao eraacuterio com sua quantificaccedilatildeo constituindo Comissatildeo especiacutefica designando ainda seus componentes a quem caberaacute a responsabilidade por executar processar instruir e relatar os trabalhos destinados agrave referida Tomada de Contas Especial Publique-se na forma de Decreto 22 Segundo o despacho nordm 62007ndashCODINPRESI (Anexo2Item 2 - Evidecircncias de Planejamento1-

Documentos Planejamento 2007DespachoDsp006corregedoriadoc) diversos problemas foram enfrentados nessa transiccedilatildeo como

empecilhos no recebimento dos programas fontes que natildeo estavam em domiacutenio da Codeplan e sim da Empresa Sapiens terceirizada pela Codeplan para prestar serviccedilos agrave Terracap

demora no atendimento as solicitaccedilotildees para liberar o acesso aos bancos de dados e entrega dos programas fontes de propriedade da Terracap

constataccedilotildees de anormalidades nos acessos as bases de dados sem exposiccedilatildeo dos motivos agrave Terracap

Bloqueio do acesso ao Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria ndash SGH2000 no periacuteodo de 01032007 a 02032007

Baixa qualidade de atendimento decorrente das poucas manutenccedilotildees evolutivas e inovaccedilotildees nos sistemas

implantaccedilatildeo do Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria -SGH2000 em 2005 por sugestatildeo da contratada em substituiccedilatildeo ao sistema da Terracap que mantinha e permaneceu mantendo em 2007 a carteira de cobranccedila de aproximadamente R$ 700 milhotildees

O Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria - SGH2000 de propriedade da firma ELOacuteGICA de Recife foi implantado na Terracap com assistecircncia pela Empresa SAPIENS sem nenhum viacutenculo legal com a Terracap que mantinha em seu poder todos os programas fontes da Terracap tanto do SGH2000 como de todos os sistemas de propriedade da Terracap

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_______ Rubrica

Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

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para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

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_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Fls 176

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

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SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 3: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 135

Proc 2395813

_______ Rubrica

um processo especifico para cada exerciacutecio financeiro para identificaccedilatildeo de

eventuais responsaacuteveisrdquo

O que o Tribunal buscou avaliar

Assim o TCDF verificou neste feito se a Terracap alcanccedilou os objetivos

pretendidos (eficaacutecia) com os investimentos em tecnologia da informaccedilatildeo realizados

em 2007 bem como se o volume de recursos aplicados foi compatiacutevel com esses

resultados (eficiecircncia)

Para tanto foram propostas 4 (quatro) questotildees de auditoria

1 Haacute planejamento institucional e de TIC

2 A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

3 O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

4 Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

O que o Tribunal constatou

Verificou-se que o setor de informaacutetica da Terracap estava se reestruturando

em 2007 vez que de 2001 a fevereiro de 2007 todos os serviccedilos eram prestados

pela Codeplan

Assim o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo natildeo era

formalizado e alguns investimentos significativos natildeo foram precedidos de estudos

adequados

Constatou-se escassez de pessoal especializado em TI elevando o risco de

dependecircncia de colaboradores terceirizados e podendo comprometer atividades

estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

Ademais a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a

implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de

informaacutetica

Apesar de haver disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais o

parque computacional (equipamentos servidores e rede loacutegicaeleacutetrica) estava sendo

reconstruiacutedo

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Fls 136

Proc 2395813

_______ Rubrica

Muito embora as despesas de TI da Terracap terem sido inferiores agraves de

outras instituiccedilotildees governamentais de mesma esfera a ausecircncia de estudos

adequados pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de softwares desnecessaacuterios

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

Quais foram as recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees formuladas

Entre as recomendaccedilotildees propostas agrave Terracap destacam-se implementar

diversos processos de trabalho baseados em boas praacuteticas de gestatildeo de TI

capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em

TI estabelecer poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas

atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da

empresa

Quais os benefiacutecios esperados com a atuaccedilatildeo do Tribunal

Espera-se que com a adoccedilatildeo das medidas propostas pelo Tribunal a

jurisdicionada aperfeiccediloe o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees reduza

a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades chave para o sucesso

da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo com o sucesso dos

investimentos em TI construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as

necessidades da empresa minimizando os riscos de insucesso mantenha soluccedilotildees

tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio capazes de apoiar os objetivos

estrateacutegicos e operacionais da organizaccedilatildeo reduza os riscos associados a maus

fornecedores e assegure preccedilos competitivos para suas soluccedilotildees mantenha em

funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da ocorrecircncia de eventos

que causem interrupccedilatildeo significativa na infraestrutura de TI mantenha os serviccedilos

de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos eficiente e otimizado acompanhe o

desempenho e a conformidade dos processos de trabalho com foco nos objetivos da

organizaccedilatildeo

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

RELATOacuteRIO FINAL DE AUDITORIA

Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113

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Proc 2395813

_______ Rubrica

RESUMO

A presente auditoria operacional foi realizada no acircmbito da Terracap ndash Companhia Imobiliaacuteria do Distrito Federal com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo Foram aplicadas as seguintes teacutecnicas de auditoria exame documental entrevistas periacutecias em registros eletrocircnicos de equipamentos servidores e de sistemas de informaccedilatildeo Os trabalhos desenvolvidos resultaram nos seguintes achados 1 - Planejamento de TI incipiente 2 - Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a jurisdicionada 3 - Estrutura organizacional inadequada 4 - Parque computacional em reconstruccedilatildeo 5 - Despesas com TIC insuficientes Pelas falhas identificadas foram propostas recomendaccedilotildees tendentes a reverter os achados suas causas e efeitos

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Fls 139

Proc 2395813

_______ Rubrica

Sumaacuterio

1 Introduccedilatildeo 140 11 Apresentaccedilatildeo 140 12 Identificaccedilatildeo do Objeto 140 13 Contextualizaccedilatildeo 143 14 Objetivos 144

141 Objetivo Geral 144 142 Objetivos Especiacuteficos 144

15 Escopo 144 16 Montante Fiscalizado 145 17 Metodologia 146 18 Criteacuterios de auditoria 146

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno 146

2 Resultados da Auditoria 147 21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC 147

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente 147 22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada 154

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a jurisdicionada 154 222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada 158

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado 167 231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo 167

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios 173 241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes 173

3 Conclusatildeo 176

4 Consideraccedilotildees Finais 177

5 Proposiccedilotildees 178

ANEXO I ndash PLANO DE ACcedilAtildeO 180

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Fls 140

Proc 2395813

_______ Rubrica

1 Introduccedilatildeo

11 Apresentaccedilatildeo

Trata-se de auditoria operacional realizada na Terracap ndash

Companhia Imobiliaacuteria do Distrito Federal em cumprimento ao item V da Decisatildeo nordm

190413 (fl 1)

2 A execuccedilatildeo da presente auditoria compreendeu o periacuteodo de

29102013 a 020420142

12 Identificaccedilatildeo do Objeto

3 O objeto da auditoria foi verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap com tecnologia da informaccedilatildeo e

comunicaccedilatildeo ndash TIC no ano de 2007

4 Ao tempo do exerciacutecio sob exame a jurisdicionada era regida3 pela

Lei nordm 5861 de 12 de dezembro de 1972 por seu Estatuto Social por seu

Regimento Interno e subsidiariamente pela legislaccedilatildeo aplicaacutevel agraves sociedades por

accedilotildees

5 As competecircncias da Terracap consoante seu regimento interno

entatildeo vigente eram as seguintes

a) executar as atividades imobiliaacuterias de interesse do Distrito Federal objeto de

utilizaccedilatildeo aquisiccedilatildeo administraccedilatildeo disposiccedilatildeo incorporaccedilatildeo oneraccedilatildeo ou

alienaccedilatildeo de bens

b) exercer nos termos do Decreto nordm 1806197 a funccedilatildeo de Agecircncia de

Desenvolvimento do Distrito Federal na operacionalizaccedilatildeo e implementaccedilatildeo

de programas e projetos de fomento e apoio ao desenvolvimento econocircmico

e social do Distrito Federal

c) realizar obras e serviccedilos de urbanizaccedilatildeo infraestrutura obras viaacuterias e outras

2 Aleacutem do prazo necessaacuterio ao atendimento das notas de auditoria por parte da Terracap eventual

atraso na execuccedilatildeo desta auditoria decorre do quadro de pessoal (5 Auditores de Controle Externo) e dos diversos exames realizados (39 processos instruiacutedos durante a execuccedilatildeo da presente auditoria) pelo NFTI que inviabilizam a dedicaccedilatildeo exclusiva dos auditores designados

3 A Lei Distrital nordm 45862011 ampliou o rol de competecircncias da Companhia

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Fls 141

Proc 2395813

_______ Rubrica

no Plano Piloto e nas Regiotildees Administrativas atraveacutes de convecircnios e

contratos desde que essas obras e serviccedilos estejam vinculados agraves suas

finalidades essenciais

d) promover as desapropriaccedilotildees autorizadas e incorporar ao seu domiacutenio os

bens desapropriados ou destinados pela Uniatildeo Distrito Federal ou Estado de

Goiaacutes na aacuterea prevista no art1ordm da Lei 2874 de 19 de setembro de 1956

6 Releva notar que conforme organograma agrave fl 41 do Anexo I em

2007 a Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica (CODIN) da Terracap era vinculada agrave

Presidecircncia e possuiacutea duas divisotildees de sistemas (DIDES) e de suporte (DISUP)

7 As competecircncias das unidades responsaacuteveis pela TIC na

Companhia estatildeo definidas nos arts 23 a 25 do Regimento Interno (fls 1516 do

Anexo I) dentre as quais se destacam

a) Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

i) Planejar coordenar e controlar as atividades da Divisatildeo de Sistemas e

Divisatildeo de Suporte compatibilizando integrando e consolidando os

sistemas corporativos de informaccedilatildeo

ii) Assegurar o controle de qualidade a confiabilidade e a seguranccedila dos

dados e informaccedilotildees processadas

iii) Manter atualizado o gerenciamento do conhecimento as teacutecnicas de

tratamento processamento e operaccedilatildeo dos sistemas de informaccedilotildees e

dos equipamentos compartilhando estas atividades com todos os

usuaacuterios das Unidades Orgacircnicas da Empresa

b) Divisatildeo de Sistemas

i) Definir a estrateacutegia de desenvolvimento de projetos e sistemas avaliando

e controlando suas fases no que se refere agrave anaacutelise programaccedilatildeo e

documentaccedilatildeo

ii) Supervisionar a implantaccedilatildeo dos sistemas fazendo o controle de

qualidade e utilizar teacutecnicos adequados atestando o projeto final

iii) Acompanhar a implantaccedilatildeo dos sistemas em todas as suas fases junto agrave

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Fls 142

Proc 2395813

_______ Rubrica

Divisatildeo de Suporte procedendo agrave manutenccedilatildeo dos mesmos

iv) Manter atualizada a documentaccedilatildeo dos sistemas

v) Verificar e validar a real necessidade de aquisiccedilatildeo de sistemas

c) Divisatildeo de Suporte

i) Sugerir atualizaccedilatildeo de aplicativos

ii) Avaliar o desempenho do parque de equipamentos instalado

iii) Instalar e configurar programas sistemas e aplicativos

iv) Controlar e instalar as licenccedilas de softwares

v) Verificar a real necessidade de aquisiccedilatildeo de novos equipamentos

vi) Dar manutenccedilatildeo nos equipamentos periodicamente

vii) Promover o suporte teacutecnico junto aos usuaacuterios

viii) Gerenciar a estrutura e operacionalizaccedilatildeo da rede loacutegica

ix) Verificar a comunicaccedilatildeo e a transmissatildeo de dados na rede

x) Controlar e efetuar coacutepias de seguranccedila de dados

xi) Buscar e sugerir novas tecnologias de equipamentos

xii) Controlar recursos de rede

8 Com relaccedilatildeo ao objeto da auditoria informa-se o rol de gestores

envolvidos na coordenaccedilatildeo de TIC (fl 18)

CPF Nome Cargo Periacuteodo

027463793-68 Antocircnio Raimundo Gomes Silva Filho

Presidente 02012007 a 23102010

155541126-68 Elme Terezinha Ribeiro Tanus Diretora de Rec Humanos Adm e Financcedilas

08012007 a 07062010

042399201-59 Geraldo Rodrigues Soares Chefe da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

02012007 a 01112007

635720791-87 Clayton Carneiro de Franccedila Chefe da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

02112007 a 01042008

398240801-63 Joseacute Osmar Madeiros Moiseacutes Chefe da Divisatildeo de Suporte 12022007 a 01112007

368767471-15 Nilceacuteia Rezende Moura Chefe da Divisatildeo de Sistemas

12022007 a 01082008

9 O detalhamento dos recursos materiais e humanos envolvidos na

gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC da empresa no exerciacutecio de 2007 pode ser verificado agraves

fls 6470 e 1517v respectivamente

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Fls 143

Proc 2395813

_______ Rubrica

13 Contextualizaccedilatildeo

10 No bojo do Processo nordm 1507613 verificou-se por meio da anaacutelise

da execuccedilatildeo orccedilamentaacuteria e financeira da Companhia (tabela abaixo) crescimento

significativo nas despesas com serviccedilos de TIC de 2010 a 2012

TERRACAP - EXECUCcedilAtildeO ORCcedilAMENTAacuteRIA E FINANCEIRA - 20102012

ELEMENTO DA DESPESA

VALORES PAGOS

Total

2010 2011 2012 TOTAL

339037 - LOCACcedilAtildeO DE MAtildeO DE OBRA R$ 422946378 R$ 495180691 R$ 592413604 R$ 1510540673 5745

339035 - SERVICcedilOS DE CONSULTORIA R$ 000 R$ 31184800 R$ 96703941 R$ 127888741 486

339092 - DESPESAS DE EXERCIacuteCIOS ANTERIORES R$ 2850000 R$ 247517 R$ 209519480 R$ 212616997 809

339039 - OUTROS SERVICcedilOS DE TERCEIROS - PESSOA JURIacuteDICA R$ 318450434 R$ 303241748 R$ 156544709 R$ 778236891 2960

TOTAIS R$ 744246812 R$ 829854756 R$ 1055181734 R$ 2629283302 10000

CRESCIMENTO ANUAL DA DESPESA COM SERVICcedilOS DE TI - 1150 2715

Obs Informaccedilotildees extraiacutedas do relatoacuterio Execuccedilatildeo Orccedilamentaacuteria e Financeira por Periacuteodo disponiacutevel no siacutetio da jurisdicionada em 25042013 agraves 11h29 (fls 2325) Foram registrados apenas os valores de serviccedilos de TI (funccedilotildees programaacuteticas 2312601001471007 e 23126600425570012) vez que os investimentos em TI (aquisiccedilatildeo de bens) natildeo estatildeo detalhados no aduzido relatoacuterio

11 Dessas despesas 5745 foram classificadas como locaccedilatildeo de matildeo

de obra que remete ao pagamento por homem-hora situaccedilatildeo que deveria ser

exceccedilatildeo e natildeo regra consoante art 14 sect 1ordm da IN 042008 ndash SLTI-MPOG4

recepcionada pelo Decreto nordm 3221810

12 Por conta desses fatos o Plenaacuterio com vistas a melhor avaliar os

resultados relativos agrave TIC da Companhia determinou mediante item V da Decisatildeo

nordm 190413 (fl 1) que o NFTI realizasse ldquoauditoria operacional em autos apartados

para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap a

partir de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo devendo ser autuado

um processo especifico para cada exerciacutecio financeiro para identificaccedilatildeo de

eventuais responsaacuteveisrdquo

13 Por se tratar de exame do mesmo objeto em exerciacutecios distintos a

4 sect 1ordm A afericcedilatildeo de esforccedilo por meio da meacutetrica homens-hora apenas poderaacute ser utilizada mediante justificativa e sempre

vinculada agrave entrega de produtos de acordo com prazos e qualidade previamente definidos

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Fls 144

Proc 2395813

_______ Rubrica

Decisatildeo nordm 51362013 (fl 39) autorizou que o presente Plano de Auditoria e a

correspondente Matriz de Planejamento sejam utilizados para as auditorias relativas

aos anos de 2008 a 2012

14 Releva mencionar que natildeo foram examinadas questotildees jaacute

abordadas nos Processos nordms 12829075 28407076 30665077 e 34920078

38534079

14 Objetivos

141 Objetivo Geral

15 Verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela

Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo

142 Objetivos Especiacuteficos

16 As questotildees de auditoria aplicadas com relaccedilatildeo ao exerciacutecio de

2007 foram as seguintes

1 Haacute planejamento institucional e de TIC

2 A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

3 O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

4 Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

15 Escopo

17 Para responder as questotildees acima indicadas na presente auditoria

foram verificados

a o planejamento institucional

b o planejamento de TIC

5 Exame da legalidade de contrataccedilatildeo emergencial mediante dispensa de procedimento licitatoacuterio com fulcro no inciso IV ao

art 24 da Lei ndeg 866693 realizada pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia ndash TERRACAP para locaccedilatildeo de equipamentos manutenccedilatildeo e softwares bem como para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos especializados aplicados agrave tecnologia e gestatildeo da informaccedilatildeo fls 0203 ndash Processo TERRACAP ndeg 1110002212007

6 Representaccedilatildeo nordm 192007 - GPCF Contrato de Concessatildeo de Direito Real de Uso com opccedilatildeo de compra nordm 8872000 entre

TERRACAP e CTIS Informaacutetica objeto do PRO-DF II

7 Consulta formulada pelo Presidente da TERRACAP sobre contrataccedilatildeo emergencial de serviccedilos de informaacutetica

8 Contrataccedilatildeo promovida pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia que resultou no Contrato NutraProju nordm 14707 para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de uso perpeacutetuas do software ORACLE objetivando atender as necessidades daquela Companhia para os ambientes de produccedilatildeo homologaccedilatildeo e desenvolvimento bem como a contrataccedilatildeo de serviccedilos de manutenccedilatildeo e suporte teacutecnico

9 Edital do Pregatildeo Eletrocircnico nordm 06012007 ndash CECOMSUPRISEPLAG de interesse da Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia

(Terracap) a ser realizado pela Central de Compras da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestatildeo (CECOMSEPLAG) que tem por objeto a contrataccedilatildeo de empresa especializada para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos em informaacutetica para fornecimento de soluccedilatildeo global incluindo equipamentos e softwares na forma de locaccedilatildeo

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Fls 145

Proc 2395813

_______ Rubrica

c o planejamento das aquisiccedilotildees de TIC

d o pessoal envolvido

e os processos de trabalho utilizados

f os equipamentos servidores de rede disponiacuteveis

g os equipamentos disponiacuteveis para os usuaacuterios finais

h a percepccedilatildeo da clientela de TIC sobre os serviccedilos prestados

i os indicadores de desempenho do setor de TIC

18 Todas essas informaccedilotildees foram avaliadas com relaccedilatildeo ao periacuteodo

compreendido entre 01012007 e 31122007

16 Montante Fiscalizado

19 Mediante Nota de Auditoria nordm 01239582013 (fl 6) solicitou-se

detalhamento das despesas com TIC no exerciacutecio de 2007 Com base nas

informaccedilotildees apresentadas (fls 4280 do Anexo I) consolidadas na planilha agrave fl 10 o

montante pago a terceiros totaliza R$ 532516051 conforme quadro de credores

abaixo

Credor Valor Pago (Bruto)

030436310001-86 LINKNET TECNOLOGIA E TELECOMUNICACOES LTDA R$ 93385800

016447310001-32 CTIS TECNOLOGIA SA R$ 184115121

367653780001-23 MEMORA PROCESSOS INOVADORES LTDA R$ 254295130

249369730001-03 LINK DATA INFORMATICA E SERVICOS LTDA R$ 720000

Total R$ 532516051

20 Aleacutem dessas despesas o quadro proacuteprio da Terracap envolvido

diretamente com gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC no exerciacutecio de 2007 variou de 4 a 14

funcionaacuterios (fls 1517v) e custou R$ 169245038 (fl 17v)

21 Assim o montante fiscalizado eacute equivalente a R$ 70176018810

10

R$ 532516051 + R$ 169245038

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Fls 146

Proc 2395813

_______ Rubrica

17 Metodologia

22 Os procedimentos e teacutecnicas utilizados na execuccedilatildeo da presente

auditoria encontram-se registrados na Matriz de Planejamento de fls 1113

merecendo destaque exame documental entrevistas periacutecias em registros

eletrocircnicos de equipamentos servidores e de sistemas de informaccedilatildeo

23 Foram visitadas as instalaccedilotildees da aacuterea de TI da Terracap11 e

entrevistados os Srs Geraldo Rodrigues Soares e Alexandre Pedrosa Pinheiro

respectivamente anterior e atual Coordenadores de Informaacutetica da Terracap e o Sr

Clayton Carneiro de Franccedila responsaacutevel por grande parte das informaccedilotildees

constantes do Anexo 2

18 Criteacuterios de auditoria

24 Os criteacuterios de regularidade utilizados na presente auditoria foram

extraiacutedos da Constituiccedilatildeo Federal do Decreto-Lei nordm 20067 da Lei Orgacircnica do DF

da Lei de Licitaccedilotildees (866693) e da Lei de Software (960998)

25 Os criteacuterios operacionais foram baseados nas normas ISOIEC

385002009 (Governanccedila de TI) ISOIEC 20000-12005 (gerenciamento de serviccedilos

de TI) nas boas praacuteticas preconizadas pelo COBIT 41 publicado em maio de 2007

e em indicadores de desempenho do setor de TI relativos ao exerciacutecio de 2007

disponiacuteveis em pesquisas de consultorias especializadas

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno

26 A avaliaccedilatildeo do controle interno fls 79 foi realizada com relaccedilatildeo agrave

Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap por forccedila da especificidade do objeto da

auditoria

27 Destaca-se que de 2001 a 2006 consoante responsaacutevel pelas

informaccedilotildees prestadas Sr Clayton Carneiro Franccedila a TIC da empresa era gerida e

operada pela CODEPLAN e que somente em abril de 2007 tais atribuiccedilotildees

retornaram para o corpo teacutecnico da jurisdicionada Essa descontinuidade contribuiu

para a fraca avaliaccedilatildeo dos controles internos implantados

11

O setor de TI da Terracap funciona no 4ordm Andar do Edficio Sede Terra 1 SAM Bloco F Asa NorteDF CEP 70620-000

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Fls 147

Proc 2395813

_______ Rubrica

2 Resultados da Auditoria

21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC

Em 2007 havia planejamento institucional que tratou de TIC mas natildeo havia

planejamento especiacutefico para o setor

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente

Criteacuterio

28 A funccedilatildeo administrativa de planejamento eacute dever juriacutedico

estabelecido no princiacutepio da eficiecircncia estabelecido no art 37 caput da

Constituiccedilatildeo Federal pois dele eacute pressuposto e nos artigos 6ordm I 7ordm e 10 sect7ordm do

Decreto-Lei nordm 200196712 que a eleva agrave condiccedilatildeo de princiacutepio da Administraccedilatildeo

Puacuteblica

29 Ademais o princiacutepio 2 ndash Estrateacutegia - da norma ABNT NBR ISOIEC

385002009 que trata da governanccedila corporativa de tecnologia da informaccedilatildeo e o

domiacutenio Planejar e Organizar (PO) - do COBIT 4113 estabelecem como boa praacutetica

de gestatildeo de TI a execuccedilatildeo de diversos processos relacionados ao planejamento

12

ldquoArt 6ordm As atividades da Administraccedilatildeo Federal obedeceratildeo aos seguintes princiacutepios

fundamentais I - Planejamento Art 7ordm A accedilatildeo governamental obedeceraacute a planejamento que vise a promover o desenvolvimento econocircmico-social do Paiacutes e a seguranccedila nacional norteando-se segundo planos e programas elaborados na forma do Tiacutetulo III e compreenderaacute a elaboraccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos seguintes instrumentos baacutesicos a) plano geral de govecircrno b) programas gerais setoriais e regionais de duraccedilatildeo plurianual c) orccedilamento-programa anual d) programaccedilatildeo financeira de desembocirclso Art 10 A execuccedilatildeo das atividades da Administraccedilatildeo Federal deveraacute ser amplamente descentralizada sect 7ordm Para melhor desincumbir-se das tarefas de planejamento coordenaccedilatildeo supervisatildeo e controcircle e com o objetivo de impedir o crescimento desmesurado da maacutequina administrativa a Administraccedilatildeo procuraraacute desobrigar-se da realizaccedilatildeo material de tarefas executivas recorrendo sempre que possiacutevel agrave execuccedilatildeo indireta mediante contrato desde que exista na aacuterea iniciativa privada suficientemente desenvolvida e capacitada a desempenhar os encargos de execuccedilatildeordquo

13 Control Objectives for Information Technology ndash Objetivos de Controle para a Tecnologia da

Informaccedilatildeo ndash contempla boas praacuteticas de planejamento gestatildeo e contrataccedilatildeo de tecnologia da informaccedilatildeo A versatildeo 41 eacute organizada em 4 domiacutenios Planejar e Organizar (PO) Adquirir e Implementar (AI) Entregar e Suportar (DS) Monitorar e Avaliar (ME)

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Fls 148

Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

30 O Anexo II (cd juntado aos autos) apresentado em atenccedilatildeo agrave

solicitaccedilatildeo de informaccedilotildees da Nota de Auditoria nordm 02239582013 (fls 4040v)

contempla as diversas contrataccedilotildees realizadas no exerciacutecio de 200714 resumidas no

quadro abaixo

31 Ademais o Anexo II conteacutem a digitalizaccedilatildeo de diversos documentos

apresentados pela jurisdicionada como evidecircncias de planejamento15 No entanto

14

Observa-se que os valores contratados satildeo superiores aos valores constantes das autorizaccedilotildees de pagamento resumidas no sect 19

15 Visando reduzir o volume de papeacuteis dos autos seratildeo impressos apenas os documentos

efetivamente mencionados no presente relatoacuterio

Descriccedilatildeo Contratada Processo Ajuste Data Vigecircncia Valor Total

Oracle (licenccedilas e suporte)MEMORA Processos

Inovadores Ltda11100130807

Contrato nordm

147200720092007 12 meses 254295130R$ 3701

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100262207

Contrato nordm

154200708102007 6 meses 136456747R$ 1986

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100073607

Contrato nordm

44200709042007 6 meses 128714190R$ 1873

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100074307

Contrato nordm

45200709042007 6 meses 84561000R$ 1231

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100262507

Contrato nordm

155200708102007 6 meses 63603040R$ 926

Software de Gestatildeo AsiWeb

(compras almoxarifado

patrimocircnio mobiliaacuterio)

LINK DATA - Informaacutetica e

Serviccedilos Ltda11100063807

Contrato nordm

189200713112007 12 meses 11520000R$ 168

Catracas (controle ponto e

frequecircncia 1000 funcionaacuterios)NEOKOROS BRASIL LTDA 11100209407

NFs 472 471

96605112007 - 1584110R$ 023

Manutenccedilatildeo de No-Break

Leistung Comeacutercio e

Serviccedilos de Sistemas de

Energia Ltda

11100195107Contrato nordm

216200731122007 5 meses 1572500R$ 023

Antiviacuterus (600 licenccedilas) PSN Security 11100101907 NF 235 06072007 12 meses 1560000R$ 023

Antispyware (600 licenccedilas) PSN Security 11100191207 NF 290 31102007 12 meses 1530000R$ 022

Dicionaacuterio Eletrocircnico (100

usuaacuterios)EDITORA OBJETIVA LTDA 11100101707 NE 48907 10082007 643500R$ 009

Projetor e Tela World Computer Ltda 11100286007PCM

219200715012008 - 616900R$ 009

Corel Draw (2 licenccedilas)HORA H TREIN E INF

LTDA11100197807 NE 35107 01062007 - 206800R$ 003

Raacutedios comunicadores para

teacutecnicos (8)

Util - Utilidades para o Lar

Ltda11100097807 NE 35207 16062007 - 151200R$ 002

Livro Oracle Livraria da Rodoviaacuteria 11100079007 PCM 752007 08052007 - 16700R$ 000

Total 687031817R$

Aquisiccedilotildees de Bens e Contrataccedilotildees de Serviccedilos de TI - Terracap - 2007

O planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo era formalizado Algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos adequados

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 149

Proc 2395813

_______ Rubrica

ao se cotejar a documentaccedilatildeo apresentada com os paradigmas de maturidade16

descritos no COBIT 41 verifica-se que em 2007 o planejamento de TI da Terracap

ainda era incipiente

Fonte Control Objectives for Information and related Technology ndash COBIT 41 p 22

16 Niacutevel 0 Inexistente ndash Completa falta de um processo reconhecido A empresa nem mesmo

reconheceu que existe uma questatildeo a ser trabalhada Niacutevel 1 Inicial Ad hoc ndash Existem evidecircncias que a empresa reconheceu que existem questotildees e que precisam ser trabalhadas No entanto natildeo existe processo padronizado ao contraacuterio existem enfoques Ad Hoc que tendem a ser aplicados individualmente ou caso-a-caso O enfoque geral de gerenciamento eacute desorganizado Niacutevel 2 Repetiacutevel poreacutem Intuitivo ndash Os processos evoluiacuteram para um estaacutegio onde procedimentos similares satildeo seguidos por diferentes pessoas fazendo a mesma tarefa Natildeo existe um treinamento formal ou uma comunicaccedilatildeo dos procedimentos padronizados e a responsabilidade eacute deixada com o indiviacuteduo Haacute um alto grau de confianccedila no conhecimento dos indiviacuteduos e consequentemente erros podem ocorrer Niacutevel 3 Processo Definido ndash Procedimentos foram padronizados documentados e comunicados atraveacutes de treinamento Eacute mandatoacuterio que esses processos sejam seguidos no entanto possivelmente desvios natildeo seratildeo detectados Os procedimentos natildeo satildeo sofisticados mas existe a formalizaccedilatildeo das praacuteticas existentes Niacutevel 4 Gerenciado e Mensuraacutevel ndash A gerecircncia monitora e mede a aderecircncia aos procedimentos e adota accedilotildees onde os processos parecem natildeo estar funcionando muito bem Os processos estatildeo debaixo de um constante aprimoramento e fornecem boas praacuteticas Automaccedilatildeo e ferramentas satildeo utilizadas de uma maneira limitada ou fragmentada Niacutevel 5 Otimizado ndash Os processos foram refinados a um niacutevel de boas praacuteticas baseado no resultado de um contiacutenuo aprimoramento e modelagem da maturidade como outras organizaccedilotildees TI eacute utilizada como um caminho integrado para automatizar o fluxo de trabalho provendo ferramentas para aprimorar a qualidade e efetividade tornando a organizaccedilatildeo raacutepida em adaptar-se

OBJETIVOS DE NEGOacuteCIO E

DA GOVERNANCcedilA

Efetividade

Aplicaccedilotildees

Informaccedilatildeo

Infraestrutura

Pessoas

ENTREGA

E

SUPORTE

MONITORAR

E

AVALIAR

ADQUIRIR

E

IMPLEMENTAR

INFORMACcedilAtildeO

RECURSOS DE TI

C O B I TF R A M E W O R K

Eficiecircncia

Confidenciabilidade

Integridade

Disponibilidade

Conformidade

DS1 Definir e gerenciar os niacuteveis de

serviccedilos

DS2 Gerenciar os serviccedilos de terceiros

DS3 Gerenciar a capacidade e

desempenho

DS4 Garantir a continuidade dos serviccedilos

DS5 Garantir a seguranccedila dos sistemas

DS6 Identificar e alocar os custos

DS7 Educar e treinar os usuaacuterios

DS8 Gerenciar os incidentes e atendimento

a serviccedilos

DS9 Gerenciar as configuraccedilotildees e

mudanccedilas

DS10 Gerenciar os problemas

DS11 Gerenciar os dados

DS12 Gerenciar o ambiente fiacutesico

DS13 Gerenciar as operaccedilotildees

ME1 Monitorar e avaliar o desempenho

da TI

ME2 Monitorar e avaliar os controles

internos

ME3 Garantir conformidade com os

requisitos externos de regulaccedilatildeo e

leis

ME4 Disponibilizar a governanccedila de TI

PO1 Definir um plano estrateacutegico de TI

PO2 Definir a arquitetura de informaccedilatildeo

PO3 Determinar a direccedilatildeo tecnoloacutegica

PO4 Definir os processos organizaccedilatildeo e

relacionamentos da TI

PO5 Gerenciar os investimentos em TI

PO6 Comunicar os objetivos e direccedilotildees

gerenciais

PO7 Gerenciar os recursos humanos de

TI

PO8 Gerenciar a qualidade

PO9 Avaliar e gerenciar os riscos de TI

PO10 Gerenciar projetos

AI1 Identificar soluccedilotildees automatizadas

AI2 Adquirir e manter software de

aplicaccedilatildeo

AI3 Adquirir e manter infra-estrutura de

tecnologia

AI4 Habilitar a operaccedilatildeo e uso

AI5 Proporcionar recursos de TI

AI6 Gerenciar mudanccedilas

AI7 Instalar e validar as soluccedilotildees e

modificaccedilotildees

PLANEJAR E

ORGANIZAR

Confiabilidade

Framework COBIT

2007 IT Governance Institute All rights reserved wwwitgiorg

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 150

Proc 2395813

_______ Rubrica

32 Nesse sentido analisa-se cada um dos processos do domiacutenio

Planejar e Organizar (PO) do COBIT 41 frente ao encontrado durante a auditoria

PO1 - Planejamento estrateacutegico de TI - a empresa natildeo possuiacutea plano

estrateacutegico de TI somente um plano geral da empresa

PO2 - Definir a arquitetura da Informaccedilatildeo ndash para os sistemas de

informaccedilatildeo eacute necessaacuterio a criaccedilatildeo e constante atualizaccedilatildeo do modelo de

informaccedilatildeo do negoacutecio bem como a definiccedilatildeo de sistemas apropriados

para otimizar o uso dessa informaccedilatildeo O Despacho nordm 0052007ndashCODIN17

relaciona vaacuterias dificuldades e sugere que as accedilotildees tomadas levaratildeo a

otimizaccedilatildeo confiabilidade e seguranccedila dos sistemas

PO3 - Determinar as diretrizes da tecnologia - trata do direcionamento

tecnoloacutegico adotado pelos responsaacuteveis para suportar o negoacutecio Nesse

aspecto o setor de TI da empresa mostrou-se conforme documentos do

Anexo II capaz de suprir as necessidades baacutesicas para manutenccedilatildeo dos

sistemas de informaccedilatildeo da organizaccedilatildeo

PO4 - Definiccedilatildeo de processos organizaccedilatildeo e relacionamentos de TI ndash a

documentaccedilatildeo apresentada natildeo evidencia a existecircncia de comitecircs

estrateacutegicos aglutinando executivos da aacuterea de negoacutecio e de TI no

entanto haacute indiacutecios de planejamento voltado agrave manutenccedilatildeo e

desenvolvimento de sistemas ao negoacutecio e de apreciaccedilatildeo das

contrataccedilotildees relevantes de TI pela Diretoria Colegiada da Terracap

PO5 - Gerenciamento do investimento em TI ndash trata de estabelecer e

manter estrutura que contemple custos benefiacutecios prioridades

orccedilamentaacuterias mantendo com as partes interessadas diaacutelogo para

otimizaccedilatildeo dos recursos de TI Os documentos do Anexo II evidenciam

que a estrutura de TI era precaacuteria mas buscava atender na medida do

possiacutevel as necessidades de investimento da aacuterea de negoacutecio No

entanto natildeo haacute evidecircncias de que contrataccedilatildeo significativa como o

17

Anexo II Dsp005proc111001821-2006doc

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_______ Rubrica

licenciamento do software Oracle (ver quadro do sect 30) tenha sido

precedida de estudo adequado para o dimensionamento da soluccedilatildeo

PO6 - Comunicar metas e diretrizes gerenciais - eacute a divulgaccedilatildeo da poliacutetica

adotada e desenvolvimento de estrutura corporativa Nesse aspecto a

maior parte das comunicaccedilotildees era realizada para informar da resoluccedilatildeo de

problemas dos usuaacuterios agraves unidades demandantes18

PO7 - Gerenciamento de recursos humanos - adquirir manter e motivar a

forccedila de trabalho competente para criar serviccedilos de TI para o negoacutecio Tal

processo era de difiacutecil implementaccedilatildeo no exerciacutecio visto que a matildeo de

obra presente era em grande parte terceirizada e quanto aos servidores

da casa muitos eram ocupantes de cargos de livre nomeaccedilatildeo o que

caracteriza um quadro de alta rotatividade

PO8 - Gerenciamento da qualidade ndash a documentaccedilatildeo apresentada natildeo

registra a existecircncia de indicadores de qualidade mas no Memorando

nordm 782007-CODIN haacute indiacutecios da gestatildeo de qualidade ao solicitar linha

telefocircnica exclusiva para o controle de qualidade que ateacute entatildeo era

compartilhada com o setor de logiacutestica

PO9 - Avaliaccedilatildeo e gerenciamento de riscos ndash contempla estrateacutegias de

mitigaccedilatildeo e riscos residuais os impactos em potencial nos objetivos da

empresa causado por um evento natildeo planejado deve ser identificado

analisado e avaliado O relatoacuterio da CODIN ndash 2007 identificou diversos

riscos emergenciais quanto a estrutura de TI O Despacho 732007ndash

CODIN19 informa sobre relatoacuterio de auditoria independente que indica

vulnerabilidades no sistema SGH2000

PO10 - Gerenciamento de projetos - trata de estabelecer programa e

estrutura de gestatildeo de projeto para o gerenciamento de todos os projetos

de TI que deve incluir um plano mestre atribuiccedilatildeo de recursos definiccedilatildeo

de resultados a serem entregues aprovaccedilatildeo de usuaacuterios uma divisatildeo por

18

Anexo II - item 21

19 Anexo II Dsp073-Resp Corregedoria SGH 2000doc

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_______ Rubrica

fases de entrega garantia de qualidade um plano de teste formal e uma

revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo para assegurar a gestatildeo de risco do projeto e

entrega de valor ao negoacutecio A documentaccedilatildeo apresentada tratou do tema

informando a existecircncia de trecircs processos formalizados gestatildeo de

configuraccedilatildeo versionamento e gestatildeo de demandas e serviccedilos

planejamento de contrataccedilatildeo20

Causas

33 Entre 2001 e fevereiro de 2007 o gerenciamento dos sistemas

informatizados era de responsabilidade da Companhia de Planejamento do DF ndash

Codeplan21 e regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 200722

Assim a unidade de TI da jurisdicionada estava se estruturando durante o exerciacutecio

analisado sendo razoaacutevel tolerar falhas de planejamento

20

Anexo II PROCESSOS IMPLANTADOS EM 2007 E SEUS RESPONSAacuteVEISdocx

21 DESPACHO DO GOVERNADOR (DODF 2112014 paacuteg 3) Em 20 de janeiro de 2014

Referecircncia Processo 0170000632007 Interessado COMPANHIA IMOBILIAacuteRIA DE BRASIacuteLIA ndash TERRACAP Assunto APURACcedilAtildeO DE FATOS DECORRENTES DE CONTRATO FIRMADO ENTRE A TERRACAP E A CODEPLAN Acolho o entendimento exposto pelo Consultor Juriacutedico do Distrito Federal adotando suas consideraccedilotildees e fundamentos como razatildeo de decidir para instaurar Tomada de Contas Especial destinada a apurar os fatos objeto deste processo identificar eventuais responsaacuteveis por dano ao eraacuterio com sua quantificaccedilatildeo constituindo Comissatildeo especiacutefica designando ainda seus componentes a quem caberaacute a responsabilidade por executar processar instruir e relatar os trabalhos destinados agrave referida Tomada de Contas Especial Publique-se na forma de Decreto 22 Segundo o despacho nordm 62007ndashCODINPRESI (Anexo2Item 2 - Evidecircncias de Planejamento1-

Documentos Planejamento 2007DespachoDsp006corregedoriadoc) diversos problemas foram enfrentados nessa transiccedilatildeo como

empecilhos no recebimento dos programas fontes que natildeo estavam em domiacutenio da Codeplan e sim da Empresa Sapiens terceirizada pela Codeplan para prestar serviccedilos agrave Terracap

demora no atendimento as solicitaccedilotildees para liberar o acesso aos bancos de dados e entrega dos programas fontes de propriedade da Terracap

constataccedilotildees de anormalidades nos acessos as bases de dados sem exposiccedilatildeo dos motivos agrave Terracap

Bloqueio do acesso ao Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria ndash SGH2000 no periacuteodo de 01032007 a 02032007

Baixa qualidade de atendimento decorrente das poucas manutenccedilotildees evolutivas e inovaccedilotildees nos sistemas

implantaccedilatildeo do Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria -SGH2000 em 2005 por sugestatildeo da contratada em substituiccedilatildeo ao sistema da Terracap que mantinha e permaneceu mantendo em 2007 a carteira de cobranccedila de aproximadamente R$ 700 milhotildees

O Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria - SGH2000 de propriedade da firma ELOacuteGICA de Recife foi implantado na Terracap com assistecircncia pela Empresa SAPIENS sem nenhum viacutenculo legal com a Terracap que mantinha em seu poder todos os programas fontes da Terracap tanto do SGH2000 como de todos os sistemas de propriedade da Terracap

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

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_______ Rubrica

para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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_______ Rubrica

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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Proc 2395813

_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

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_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

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88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Fls 176

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 4: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 136

Proc 2395813

_______ Rubrica

Muito embora as despesas de TI da Terracap terem sido inferiores agraves de

outras instituiccedilotildees governamentais de mesma esfera a ausecircncia de estudos

adequados pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de softwares desnecessaacuterios

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

Quais foram as recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees formuladas

Entre as recomendaccedilotildees propostas agrave Terracap destacam-se implementar

diversos processos de trabalho baseados em boas praacuteticas de gestatildeo de TI

capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em

TI estabelecer poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas

atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da

empresa

Quais os benefiacutecios esperados com a atuaccedilatildeo do Tribunal

Espera-se que com a adoccedilatildeo das medidas propostas pelo Tribunal a

jurisdicionada aperfeiccediloe o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees reduza

a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades chave para o sucesso

da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo com o sucesso dos

investimentos em TI construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as

necessidades da empresa minimizando os riscos de insucesso mantenha soluccedilotildees

tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio capazes de apoiar os objetivos

estrateacutegicos e operacionais da organizaccedilatildeo reduza os riscos associados a maus

fornecedores e assegure preccedilos competitivos para suas soluccedilotildees mantenha em

funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da ocorrecircncia de eventos

que causem interrupccedilatildeo significativa na infraestrutura de TI mantenha os serviccedilos

de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos eficiente e otimizado acompanhe o

desempenho e a conformidade dos processos de trabalho com foco nos objetivos da

organizaccedilatildeo

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

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Fls 137

Proc 2395813

_______ Rubrica

RELATOacuteRIO FINAL DE AUDITORIA

Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113

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Proc 2395813

_______ Rubrica

RESUMO

A presente auditoria operacional foi realizada no acircmbito da Terracap ndash Companhia Imobiliaacuteria do Distrito Federal com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo Foram aplicadas as seguintes teacutecnicas de auditoria exame documental entrevistas periacutecias em registros eletrocircnicos de equipamentos servidores e de sistemas de informaccedilatildeo Os trabalhos desenvolvidos resultaram nos seguintes achados 1 - Planejamento de TI incipiente 2 - Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a jurisdicionada 3 - Estrutura organizacional inadequada 4 - Parque computacional em reconstruccedilatildeo 5 - Despesas com TIC insuficientes Pelas falhas identificadas foram propostas recomendaccedilotildees tendentes a reverter os achados suas causas e efeitos

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Fls 139

Proc 2395813

_______ Rubrica

Sumaacuterio

1 Introduccedilatildeo 140 11 Apresentaccedilatildeo 140 12 Identificaccedilatildeo do Objeto 140 13 Contextualizaccedilatildeo 143 14 Objetivos 144

141 Objetivo Geral 144 142 Objetivos Especiacuteficos 144

15 Escopo 144 16 Montante Fiscalizado 145 17 Metodologia 146 18 Criteacuterios de auditoria 146

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno 146

2 Resultados da Auditoria 147 21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC 147

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente 147 22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada 154

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a jurisdicionada 154 222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada 158

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado 167 231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo 167

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios 173 241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes 173

3 Conclusatildeo 176

4 Consideraccedilotildees Finais 177

5 Proposiccedilotildees 178

ANEXO I ndash PLANO DE ACcedilAtildeO 180

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Fls 140

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_______ Rubrica

1 Introduccedilatildeo

11 Apresentaccedilatildeo

Trata-se de auditoria operacional realizada na Terracap ndash

Companhia Imobiliaacuteria do Distrito Federal em cumprimento ao item V da Decisatildeo nordm

190413 (fl 1)

2 A execuccedilatildeo da presente auditoria compreendeu o periacuteodo de

29102013 a 020420142

12 Identificaccedilatildeo do Objeto

3 O objeto da auditoria foi verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap com tecnologia da informaccedilatildeo e

comunicaccedilatildeo ndash TIC no ano de 2007

4 Ao tempo do exerciacutecio sob exame a jurisdicionada era regida3 pela

Lei nordm 5861 de 12 de dezembro de 1972 por seu Estatuto Social por seu

Regimento Interno e subsidiariamente pela legislaccedilatildeo aplicaacutevel agraves sociedades por

accedilotildees

5 As competecircncias da Terracap consoante seu regimento interno

entatildeo vigente eram as seguintes

a) executar as atividades imobiliaacuterias de interesse do Distrito Federal objeto de

utilizaccedilatildeo aquisiccedilatildeo administraccedilatildeo disposiccedilatildeo incorporaccedilatildeo oneraccedilatildeo ou

alienaccedilatildeo de bens

b) exercer nos termos do Decreto nordm 1806197 a funccedilatildeo de Agecircncia de

Desenvolvimento do Distrito Federal na operacionalizaccedilatildeo e implementaccedilatildeo

de programas e projetos de fomento e apoio ao desenvolvimento econocircmico

e social do Distrito Federal

c) realizar obras e serviccedilos de urbanizaccedilatildeo infraestrutura obras viaacuterias e outras

2 Aleacutem do prazo necessaacuterio ao atendimento das notas de auditoria por parte da Terracap eventual

atraso na execuccedilatildeo desta auditoria decorre do quadro de pessoal (5 Auditores de Controle Externo) e dos diversos exames realizados (39 processos instruiacutedos durante a execuccedilatildeo da presente auditoria) pelo NFTI que inviabilizam a dedicaccedilatildeo exclusiva dos auditores designados

3 A Lei Distrital nordm 45862011 ampliou o rol de competecircncias da Companhia

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Fls 141

Proc 2395813

_______ Rubrica

no Plano Piloto e nas Regiotildees Administrativas atraveacutes de convecircnios e

contratos desde que essas obras e serviccedilos estejam vinculados agraves suas

finalidades essenciais

d) promover as desapropriaccedilotildees autorizadas e incorporar ao seu domiacutenio os

bens desapropriados ou destinados pela Uniatildeo Distrito Federal ou Estado de

Goiaacutes na aacuterea prevista no art1ordm da Lei 2874 de 19 de setembro de 1956

6 Releva notar que conforme organograma agrave fl 41 do Anexo I em

2007 a Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica (CODIN) da Terracap era vinculada agrave

Presidecircncia e possuiacutea duas divisotildees de sistemas (DIDES) e de suporte (DISUP)

7 As competecircncias das unidades responsaacuteveis pela TIC na

Companhia estatildeo definidas nos arts 23 a 25 do Regimento Interno (fls 1516 do

Anexo I) dentre as quais se destacam

a) Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

i) Planejar coordenar e controlar as atividades da Divisatildeo de Sistemas e

Divisatildeo de Suporte compatibilizando integrando e consolidando os

sistemas corporativos de informaccedilatildeo

ii) Assegurar o controle de qualidade a confiabilidade e a seguranccedila dos

dados e informaccedilotildees processadas

iii) Manter atualizado o gerenciamento do conhecimento as teacutecnicas de

tratamento processamento e operaccedilatildeo dos sistemas de informaccedilotildees e

dos equipamentos compartilhando estas atividades com todos os

usuaacuterios das Unidades Orgacircnicas da Empresa

b) Divisatildeo de Sistemas

i) Definir a estrateacutegia de desenvolvimento de projetos e sistemas avaliando

e controlando suas fases no que se refere agrave anaacutelise programaccedilatildeo e

documentaccedilatildeo

ii) Supervisionar a implantaccedilatildeo dos sistemas fazendo o controle de

qualidade e utilizar teacutecnicos adequados atestando o projeto final

iii) Acompanhar a implantaccedilatildeo dos sistemas em todas as suas fases junto agrave

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Fls 142

Proc 2395813

_______ Rubrica

Divisatildeo de Suporte procedendo agrave manutenccedilatildeo dos mesmos

iv) Manter atualizada a documentaccedilatildeo dos sistemas

v) Verificar e validar a real necessidade de aquisiccedilatildeo de sistemas

c) Divisatildeo de Suporte

i) Sugerir atualizaccedilatildeo de aplicativos

ii) Avaliar o desempenho do parque de equipamentos instalado

iii) Instalar e configurar programas sistemas e aplicativos

iv) Controlar e instalar as licenccedilas de softwares

v) Verificar a real necessidade de aquisiccedilatildeo de novos equipamentos

vi) Dar manutenccedilatildeo nos equipamentos periodicamente

vii) Promover o suporte teacutecnico junto aos usuaacuterios

viii) Gerenciar a estrutura e operacionalizaccedilatildeo da rede loacutegica

ix) Verificar a comunicaccedilatildeo e a transmissatildeo de dados na rede

x) Controlar e efetuar coacutepias de seguranccedila de dados

xi) Buscar e sugerir novas tecnologias de equipamentos

xii) Controlar recursos de rede

8 Com relaccedilatildeo ao objeto da auditoria informa-se o rol de gestores

envolvidos na coordenaccedilatildeo de TIC (fl 18)

CPF Nome Cargo Periacuteodo

027463793-68 Antocircnio Raimundo Gomes Silva Filho

Presidente 02012007 a 23102010

155541126-68 Elme Terezinha Ribeiro Tanus Diretora de Rec Humanos Adm e Financcedilas

08012007 a 07062010

042399201-59 Geraldo Rodrigues Soares Chefe da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

02012007 a 01112007

635720791-87 Clayton Carneiro de Franccedila Chefe da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

02112007 a 01042008

398240801-63 Joseacute Osmar Madeiros Moiseacutes Chefe da Divisatildeo de Suporte 12022007 a 01112007

368767471-15 Nilceacuteia Rezende Moura Chefe da Divisatildeo de Sistemas

12022007 a 01082008

9 O detalhamento dos recursos materiais e humanos envolvidos na

gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC da empresa no exerciacutecio de 2007 pode ser verificado agraves

fls 6470 e 1517v respectivamente

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Fls 143

Proc 2395813

_______ Rubrica

13 Contextualizaccedilatildeo

10 No bojo do Processo nordm 1507613 verificou-se por meio da anaacutelise

da execuccedilatildeo orccedilamentaacuteria e financeira da Companhia (tabela abaixo) crescimento

significativo nas despesas com serviccedilos de TIC de 2010 a 2012

TERRACAP - EXECUCcedilAtildeO ORCcedilAMENTAacuteRIA E FINANCEIRA - 20102012

ELEMENTO DA DESPESA

VALORES PAGOS

Total

2010 2011 2012 TOTAL

339037 - LOCACcedilAtildeO DE MAtildeO DE OBRA R$ 422946378 R$ 495180691 R$ 592413604 R$ 1510540673 5745

339035 - SERVICcedilOS DE CONSULTORIA R$ 000 R$ 31184800 R$ 96703941 R$ 127888741 486

339092 - DESPESAS DE EXERCIacuteCIOS ANTERIORES R$ 2850000 R$ 247517 R$ 209519480 R$ 212616997 809

339039 - OUTROS SERVICcedilOS DE TERCEIROS - PESSOA JURIacuteDICA R$ 318450434 R$ 303241748 R$ 156544709 R$ 778236891 2960

TOTAIS R$ 744246812 R$ 829854756 R$ 1055181734 R$ 2629283302 10000

CRESCIMENTO ANUAL DA DESPESA COM SERVICcedilOS DE TI - 1150 2715

Obs Informaccedilotildees extraiacutedas do relatoacuterio Execuccedilatildeo Orccedilamentaacuteria e Financeira por Periacuteodo disponiacutevel no siacutetio da jurisdicionada em 25042013 agraves 11h29 (fls 2325) Foram registrados apenas os valores de serviccedilos de TI (funccedilotildees programaacuteticas 2312601001471007 e 23126600425570012) vez que os investimentos em TI (aquisiccedilatildeo de bens) natildeo estatildeo detalhados no aduzido relatoacuterio

11 Dessas despesas 5745 foram classificadas como locaccedilatildeo de matildeo

de obra que remete ao pagamento por homem-hora situaccedilatildeo que deveria ser

exceccedilatildeo e natildeo regra consoante art 14 sect 1ordm da IN 042008 ndash SLTI-MPOG4

recepcionada pelo Decreto nordm 3221810

12 Por conta desses fatos o Plenaacuterio com vistas a melhor avaliar os

resultados relativos agrave TIC da Companhia determinou mediante item V da Decisatildeo

nordm 190413 (fl 1) que o NFTI realizasse ldquoauditoria operacional em autos apartados

para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap a

partir de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo devendo ser autuado

um processo especifico para cada exerciacutecio financeiro para identificaccedilatildeo de

eventuais responsaacuteveisrdquo

13 Por se tratar de exame do mesmo objeto em exerciacutecios distintos a

4 sect 1ordm A afericcedilatildeo de esforccedilo por meio da meacutetrica homens-hora apenas poderaacute ser utilizada mediante justificativa e sempre

vinculada agrave entrega de produtos de acordo com prazos e qualidade previamente definidos

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Fls 144

Proc 2395813

_______ Rubrica

Decisatildeo nordm 51362013 (fl 39) autorizou que o presente Plano de Auditoria e a

correspondente Matriz de Planejamento sejam utilizados para as auditorias relativas

aos anos de 2008 a 2012

14 Releva mencionar que natildeo foram examinadas questotildees jaacute

abordadas nos Processos nordms 12829075 28407076 30665077 e 34920078

38534079

14 Objetivos

141 Objetivo Geral

15 Verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela

Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo

142 Objetivos Especiacuteficos

16 As questotildees de auditoria aplicadas com relaccedilatildeo ao exerciacutecio de

2007 foram as seguintes

1 Haacute planejamento institucional e de TIC

2 A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

3 O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

4 Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

15 Escopo

17 Para responder as questotildees acima indicadas na presente auditoria

foram verificados

a o planejamento institucional

b o planejamento de TIC

5 Exame da legalidade de contrataccedilatildeo emergencial mediante dispensa de procedimento licitatoacuterio com fulcro no inciso IV ao

art 24 da Lei ndeg 866693 realizada pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia ndash TERRACAP para locaccedilatildeo de equipamentos manutenccedilatildeo e softwares bem como para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos especializados aplicados agrave tecnologia e gestatildeo da informaccedilatildeo fls 0203 ndash Processo TERRACAP ndeg 1110002212007

6 Representaccedilatildeo nordm 192007 - GPCF Contrato de Concessatildeo de Direito Real de Uso com opccedilatildeo de compra nordm 8872000 entre

TERRACAP e CTIS Informaacutetica objeto do PRO-DF II

7 Consulta formulada pelo Presidente da TERRACAP sobre contrataccedilatildeo emergencial de serviccedilos de informaacutetica

8 Contrataccedilatildeo promovida pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia que resultou no Contrato NutraProju nordm 14707 para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de uso perpeacutetuas do software ORACLE objetivando atender as necessidades daquela Companhia para os ambientes de produccedilatildeo homologaccedilatildeo e desenvolvimento bem como a contrataccedilatildeo de serviccedilos de manutenccedilatildeo e suporte teacutecnico

9 Edital do Pregatildeo Eletrocircnico nordm 06012007 ndash CECOMSUPRISEPLAG de interesse da Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia

(Terracap) a ser realizado pela Central de Compras da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestatildeo (CECOMSEPLAG) que tem por objeto a contrataccedilatildeo de empresa especializada para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos em informaacutetica para fornecimento de soluccedilatildeo global incluindo equipamentos e softwares na forma de locaccedilatildeo

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Fls 145

Proc 2395813

_______ Rubrica

c o planejamento das aquisiccedilotildees de TIC

d o pessoal envolvido

e os processos de trabalho utilizados

f os equipamentos servidores de rede disponiacuteveis

g os equipamentos disponiacuteveis para os usuaacuterios finais

h a percepccedilatildeo da clientela de TIC sobre os serviccedilos prestados

i os indicadores de desempenho do setor de TIC

18 Todas essas informaccedilotildees foram avaliadas com relaccedilatildeo ao periacuteodo

compreendido entre 01012007 e 31122007

16 Montante Fiscalizado

19 Mediante Nota de Auditoria nordm 01239582013 (fl 6) solicitou-se

detalhamento das despesas com TIC no exerciacutecio de 2007 Com base nas

informaccedilotildees apresentadas (fls 4280 do Anexo I) consolidadas na planilha agrave fl 10 o

montante pago a terceiros totaliza R$ 532516051 conforme quadro de credores

abaixo

Credor Valor Pago (Bruto)

030436310001-86 LINKNET TECNOLOGIA E TELECOMUNICACOES LTDA R$ 93385800

016447310001-32 CTIS TECNOLOGIA SA R$ 184115121

367653780001-23 MEMORA PROCESSOS INOVADORES LTDA R$ 254295130

249369730001-03 LINK DATA INFORMATICA E SERVICOS LTDA R$ 720000

Total R$ 532516051

20 Aleacutem dessas despesas o quadro proacuteprio da Terracap envolvido

diretamente com gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC no exerciacutecio de 2007 variou de 4 a 14

funcionaacuterios (fls 1517v) e custou R$ 169245038 (fl 17v)

21 Assim o montante fiscalizado eacute equivalente a R$ 70176018810

10

R$ 532516051 + R$ 169245038

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Fls 146

Proc 2395813

_______ Rubrica

17 Metodologia

22 Os procedimentos e teacutecnicas utilizados na execuccedilatildeo da presente

auditoria encontram-se registrados na Matriz de Planejamento de fls 1113

merecendo destaque exame documental entrevistas periacutecias em registros

eletrocircnicos de equipamentos servidores e de sistemas de informaccedilatildeo

23 Foram visitadas as instalaccedilotildees da aacuterea de TI da Terracap11 e

entrevistados os Srs Geraldo Rodrigues Soares e Alexandre Pedrosa Pinheiro

respectivamente anterior e atual Coordenadores de Informaacutetica da Terracap e o Sr

Clayton Carneiro de Franccedila responsaacutevel por grande parte das informaccedilotildees

constantes do Anexo 2

18 Criteacuterios de auditoria

24 Os criteacuterios de regularidade utilizados na presente auditoria foram

extraiacutedos da Constituiccedilatildeo Federal do Decreto-Lei nordm 20067 da Lei Orgacircnica do DF

da Lei de Licitaccedilotildees (866693) e da Lei de Software (960998)

25 Os criteacuterios operacionais foram baseados nas normas ISOIEC

385002009 (Governanccedila de TI) ISOIEC 20000-12005 (gerenciamento de serviccedilos

de TI) nas boas praacuteticas preconizadas pelo COBIT 41 publicado em maio de 2007

e em indicadores de desempenho do setor de TI relativos ao exerciacutecio de 2007

disponiacuteveis em pesquisas de consultorias especializadas

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno

26 A avaliaccedilatildeo do controle interno fls 79 foi realizada com relaccedilatildeo agrave

Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap por forccedila da especificidade do objeto da

auditoria

27 Destaca-se que de 2001 a 2006 consoante responsaacutevel pelas

informaccedilotildees prestadas Sr Clayton Carneiro Franccedila a TIC da empresa era gerida e

operada pela CODEPLAN e que somente em abril de 2007 tais atribuiccedilotildees

retornaram para o corpo teacutecnico da jurisdicionada Essa descontinuidade contribuiu

para a fraca avaliaccedilatildeo dos controles internos implantados

11

O setor de TI da Terracap funciona no 4ordm Andar do Edficio Sede Terra 1 SAM Bloco F Asa NorteDF CEP 70620-000

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Fls 147

Proc 2395813

_______ Rubrica

2 Resultados da Auditoria

21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC

Em 2007 havia planejamento institucional que tratou de TIC mas natildeo havia

planejamento especiacutefico para o setor

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente

Criteacuterio

28 A funccedilatildeo administrativa de planejamento eacute dever juriacutedico

estabelecido no princiacutepio da eficiecircncia estabelecido no art 37 caput da

Constituiccedilatildeo Federal pois dele eacute pressuposto e nos artigos 6ordm I 7ordm e 10 sect7ordm do

Decreto-Lei nordm 200196712 que a eleva agrave condiccedilatildeo de princiacutepio da Administraccedilatildeo

Puacuteblica

29 Ademais o princiacutepio 2 ndash Estrateacutegia - da norma ABNT NBR ISOIEC

385002009 que trata da governanccedila corporativa de tecnologia da informaccedilatildeo e o

domiacutenio Planejar e Organizar (PO) - do COBIT 4113 estabelecem como boa praacutetica

de gestatildeo de TI a execuccedilatildeo de diversos processos relacionados ao planejamento

12

ldquoArt 6ordm As atividades da Administraccedilatildeo Federal obedeceratildeo aos seguintes princiacutepios

fundamentais I - Planejamento Art 7ordm A accedilatildeo governamental obedeceraacute a planejamento que vise a promover o desenvolvimento econocircmico-social do Paiacutes e a seguranccedila nacional norteando-se segundo planos e programas elaborados na forma do Tiacutetulo III e compreenderaacute a elaboraccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos seguintes instrumentos baacutesicos a) plano geral de govecircrno b) programas gerais setoriais e regionais de duraccedilatildeo plurianual c) orccedilamento-programa anual d) programaccedilatildeo financeira de desembocirclso Art 10 A execuccedilatildeo das atividades da Administraccedilatildeo Federal deveraacute ser amplamente descentralizada sect 7ordm Para melhor desincumbir-se das tarefas de planejamento coordenaccedilatildeo supervisatildeo e controcircle e com o objetivo de impedir o crescimento desmesurado da maacutequina administrativa a Administraccedilatildeo procuraraacute desobrigar-se da realizaccedilatildeo material de tarefas executivas recorrendo sempre que possiacutevel agrave execuccedilatildeo indireta mediante contrato desde que exista na aacuterea iniciativa privada suficientemente desenvolvida e capacitada a desempenhar os encargos de execuccedilatildeordquo

13 Control Objectives for Information Technology ndash Objetivos de Controle para a Tecnologia da

Informaccedilatildeo ndash contempla boas praacuteticas de planejamento gestatildeo e contrataccedilatildeo de tecnologia da informaccedilatildeo A versatildeo 41 eacute organizada em 4 domiacutenios Planejar e Organizar (PO) Adquirir e Implementar (AI) Entregar e Suportar (DS) Monitorar e Avaliar (ME)

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Fls 148

Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

30 O Anexo II (cd juntado aos autos) apresentado em atenccedilatildeo agrave

solicitaccedilatildeo de informaccedilotildees da Nota de Auditoria nordm 02239582013 (fls 4040v)

contempla as diversas contrataccedilotildees realizadas no exerciacutecio de 200714 resumidas no

quadro abaixo

31 Ademais o Anexo II conteacutem a digitalizaccedilatildeo de diversos documentos

apresentados pela jurisdicionada como evidecircncias de planejamento15 No entanto

14

Observa-se que os valores contratados satildeo superiores aos valores constantes das autorizaccedilotildees de pagamento resumidas no sect 19

15 Visando reduzir o volume de papeacuteis dos autos seratildeo impressos apenas os documentos

efetivamente mencionados no presente relatoacuterio

Descriccedilatildeo Contratada Processo Ajuste Data Vigecircncia Valor Total

Oracle (licenccedilas e suporte)MEMORA Processos

Inovadores Ltda11100130807

Contrato nordm

147200720092007 12 meses 254295130R$ 3701

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100262207

Contrato nordm

154200708102007 6 meses 136456747R$ 1986

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100073607

Contrato nordm

44200709042007 6 meses 128714190R$ 1873

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100074307

Contrato nordm

45200709042007 6 meses 84561000R$ 1231

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100262507

Contrato nordm

155200708102007 6 meses 63603040R$ 926

Software de Gestatildeo AsiWeb

(compras almoxarifado

patrimocircnio mobiliaacuterio)

LINK DATA - Informaacutetica e

Serviccedilos Ltda11100063807

Contrato nordm

189200713112007 12 meses 11520000R$ 168

Catracas (controle ponto e

frequecircncia 1000 funcionaacuterios)NEOKOROS BRASIL LTDA 11100209407

NFs 472 471

96605112007 - 1584110R$ 023

Manutenccedilatildeo de No-Break

Leistung Comeacutercio e

Serviccedilos de Sistemas de

Energia Ltda

11100195107Contrato nordm

216200731122007 5 meses 1572500R$ 023

Antiviacuterus (600 licenccedilas) PSN Security 11100101907 NF 235 06072007 12 meses 1560000R$ 023

Antispyware (600 licenccedilas) PSN Security 11100191207 NF 290 31102007 12 meses 1530000R$ 022

Dicionaacuterio Eletrocircnico (100

usuaacuterios)EDITORA OBJETIVA LTDA 11100101707 NE 48907 10082007 643500R$ 009

Projetor e Tela World Computer Ltda 11100286007PCM

219200715012008 - 616900R$ 009

Corel Draw (2 licenccedilas)HORA H TREIN E INF

LTDA11100197807 NE 35107 01062007 - 206800R$ 003

Raacutedios comunicadores para

teacutecnicos (8)

Util - Utilidades para o Lar

Ltda11100097807 NE 35207 16062007 - 151200R$ 002

Livro Oracle Livraria da Rodoviaacuteria 11100079007 PCM 752007 08052007 - 16700R$ 000

Total 687031817R$

Aquisiccedilotildees de Bens e Contrataccedilotildees de Serviccedilos de TI - Terracap - 2007

O planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo era formalizado Algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos adequados

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Fls 149

Proc 2395813

_______ Rubrica

ao se cotejar a documentaccedilatildeo apresentada com os paradigmas de maturidade16

descritos no COBIT 41 verifica-se que em 2007 o planejamento de TI da Terracap

ainda era incipiente

Fonte Control Objectives for Information and related Technology ndash COBIT 41 p 22

16 Niacutevel 0 Inexistente ndash Completa falta de um processo reconhecido A empresa nem mesmo

reconheceu que existe uma questatildeo a ser trabalhada Niacutevel 1 Inicial Ad hoc ndash Existem evidecircncias que a empresa reconheceu que existem questotildees e que precisam ser trabalhadas No entanto natildeo existe processo padronizado ao contraacuterio existem enfoques Ad Hoc que tendem a ser aplicados individualmente ou caso-a-caso O enfoque geral de gerenciamento eacute desorganizado Niacutevel 2 Repetiacutevel poreacutem Intuitivo ndash Os processos evoluiacuteram para um estaacutegio onde procedimentos similares satildeo seguidos por diferentes pessoas fazendo a mesma tarefa Natildeo existe um treinamento formal ou uma comunicaccedilatildeo dos procedimentos padronizados e a responsabilidade eacute deixada com o indiviacuteduo Haacute um alto grau de confianccedila no conhecimento dos indiviacuteduos e consequentemente erros podem ocorrer Niacutevel 3 Processo Definido ndash Procedimentos foram padronizados documentados e comunicados atraveacutes de treinamento Eacute mandatoacuterio que esses processos sejam seguidos no entanto possivelmente desvios natildeo seratildeo detectados Os procedimentos natildeo satildeo sofisticados mas existe a formalizaccedilatildeo das praacuteticas existentes Niacutevel 4 Gerenciado e Mensuraacutevel ndash A gerecircncia monitora e mede a aderecircncia aos procedimentos e adota accedilotildees onde os processos parecem natildeo estar funcionando muito bem Os processos estatildeo debaixo de um constante aprimoramento e fornecem boas praacuteticas Automaccedilatildeo e ferramentas satildeo utilizadas de uma maneira limitada ou fragmentada Niacutevel 5 Otimizado ndash Os processos foram refinados a um niacutevel de boas praacuteticas baseado no resultado de um contiacutenuo aprimoramento e modelagem da maturidade como outras organizaccedilotildees TI eacute utilizada como um caminho integrado para automatizar o fluxo de trabalho provendo ferramentas para aprimorar a qualidade e efetividade tornando a organizaccedilatildeo raacutepida em adaptar-se

OBJETIVOS DE NEGOacuteCIO E

DA GOVERNANCcedilA

Efetividade

Aplicaccedilotildees

Informaccedilatildeo

Infraestrutura

Pessoas

ENTREGA

E

SUPORTE

MONITORAR

E

AVALIAR

ADQUIRIR

E

IMPLEMENTAR

INFORMACcedilAtildeO

RECURSOS DE TI

C O B I TF R A M E W O R K

Eficiecircncia

Confidenciabilidade

Integridade

Disponibilidade

Conformidade

DS1 Definir e gerenciar os niacuteveis de

serviccedilos

DS2 Gerenciar os serviccedilos de terceiros

DS3 Gerenciar a capacidade e

desempenho

DS4 Garantir a continuidade dos serviccedilos

DS5 Garantir a seguranccedila dos sistemas

DS6 Identificar e alocar os custos

DS7 Educar e treinar os usuaacuterios

DS8 Gerenciar os incidentes e atendimento

a serviccedilos

DS9 Gerenciar as configuraccedilotildees e

mudanccedilas

DS10 Gerenciar os problemas

DS11 Gerenciar os dados

DS12 Gerenciar o ambiente fiacutesico

DS13 Gerenciar as operaccedilotildees

ME1 Monitorar e avaliar o desempenho

da TI

ME2 Monitorar e avaliar os controles

internos

ME3 Garantir conformidade com os

requisitos externos de regulaccedilatildeo e

leis

ME4 Disponibilizar a governanccedila de TI

PO1 Definir um plano estrateacutegico de TI

PO2 Definir a arquitetura de informaccedilatildeo

PO3 Determinar a direccedilatildeo tecnoloacutegica

PO4 Definir os processos organizaccedilatildeo e

relacionamentos da TI

PO5 Gerenciar os investimentos em TI

PO6 Comunicar os objetivos e direccedilotildees

gerenciais

PO7 Gerenciar os recursos humanos de

TI

PO8 Gerenciar a qualidade

PO9 Avaliar e gerenciar os riscos de TI

PO10 Gerenciar projetos

AI1 Identificar soluccedilotildees automatizadas

AI2 Adquirir e manter software de

aplicaccedilatildeo

AI3 Adquirir e manter infra-estrutura de

tecnologia

AI4 Habilitar a operaccedilatildeo e uso

AI5 Proporcionar recursos de TI

AI6 Gerenciar mudanccedilas

AI7 Instalar e validar as soluccedilotildees e

modificaccedilotildees

PLANEJAR E

ORGANIZAR

Confiabilidade

Framework COBIT

2007 IT Governance Institute All rights reserved wwwitgiorg

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Fls 150

Proc 2395813

_______ Rubrica

32 Nesse sentido analisa-se cada um dos processos do domiacutenio

Planejar e Organizar (PO) do COBIT 41 frente ao encontrado durante a auditoria

PO1 - Planejamento estrateacutegico de TI - a empresa natildeo possuiacutea plano

estrateacutegico de TI somente um plano geral da empresa

PO2 - Definir a arquitetura da Informaccedilatildeo ndash para os sistemas de

informaccedilatildeo eacute necessaacuterio a criaccedilatildeo e constante atualizaccedilatildeo do modelo de

informaccedilatildeo do negoacutecio bem como a definiccedilatildeo de sistemas apropriados

para otimizar o uso dessa informaccedilatildeo O Despacho nordm 0052007ndashCODIN17

relaciona vaacuterias dificuldades e sugere que as accedilotildees tomadas levaratildeo a

otimizaccedilatildeo confiabilidade e seguranccedila dos sistemas

PO3 - Determinar as diretrizes da tecnologia - trata do direcionamento

tecnoloacutegico adotado pelos responsaacuteveis para suportar o negoacutecio Nesse

aspecto o setor de TI da empresa mostrou-se conforme documentos do

Anexo II capaz de suprir as necessidades baacutesicas para manutenccedilatildeo dos

sistemas de informaccedilatildeo da organizaccedilatildeo

PO4 - Definiccedilatildeo de processos organizaccedilatildeo e relacionamentos de TI ndash a

documentaccedilatildeo apresentada natildeo evidencia a existecircncia de comitecircs

estrateacutegicos aglutinando executivos da aacuterea de negoacutecio e de TI no

entanto haacute indiacutecios de planejamento voltado agrave manutenccedilatildeo e

desenvolvimento de sistemas ao negoacutecio e de apreciaccedilatildeo das

contrataccedilotildees relevantes de TI pela Diretoria Colegiada da Terracap

PO5 - Gerenciamento do investimento em TI ndash trata de estabelecer e

manter estrutura que contemple custos benefiacutecios prioridades

orccedilamentaacuterias mantendo com as partes interessadas diaacutelogo para

otimizaccedilatildeo dos recursos de TI Os documentos do Anexo II evidenciam

que a estrutura de TI era precaacuteria mas buscava atender na medida do

possiacutevel as necessidades de investimento da aacuterea de negoacutecio No

entanto natildeo haacute evidecircncias de que contrataccedilatildeo significativa como o

17

Anexo II Dsp005proc111001821-2006doc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

licenciamento do software Oracle (ver quadro do sect 30) tenha sido

precedida de estudo adequado para o dimensionamento da soluccedilatildeo

PO6 - Comunicar metas e diretrizes gerenciais - eacute a divulgaccedilatildeo da poliacutetica

adotada e desenvolvimento de estrutura corporativa Nesse aspecto a

maior parte das comunicaccedilotildees era realizada para informar da resoluccedilatildeo de

problemas dos usuaacuterios agraves unidades demandantes18

PO7 - Gerenciamento de recursos humanos - adquirir manter e motivar a

forccedila de trabalho competente para criar serviccedilos de TI para o negoacutecio Tal

processo era de difiacutecil implementaccedilatildeo no exerciacutecio visto que a matildeo de

obra presente era em grande parte terceirizada e quanto aos servidores

da casa muitos eram ocupantes de cargos de livre nomeaccedilatildeo o que

caracteriza um quadro de alta rotatividade

PO8 - Gerenciamento da qualidade ndash a documentaccedilatildeo apresentada natildeo

registra a existecircncia de indicadores de qualidade mas no Memorando

nordm 782007-CODIN haacute indiacutecios da gestatildeo de qualidade ao solicitar linha

telefocircnica exclusiva para o controle de qualidade que ateacute entatildeo era

compartilhada com o setor de logiacutestica

PO9 - Avaliaccedilatildeo e gerenciamento de riscos ndash contempla estrateacutegias de

mitigaccedilatildeo e riscos residuais os impactos em potencial nos objetivos da

empresa causado por um evento natildeo planejado deve ser identificado

analisado e avaliado O relatoacuterio da CODIN ndash 2007 identificou diversos

riscos emergenciais quanto a estrutura de TI O Despacho 732007ndash

CODIN19 informa sobre relatoacuterio de auditoria independente que indica

vulnerabilidades no sistema SGH2000

PO10 - Gerenciamento de projetos - trata de estabelecer programa e

estrutura de gestatildeo de projeto para o gerenciamento de todos os projetos

de TI que deve incluir um plano mestre atribuiccedilatildeo de recursos definiccedilatildeo

de resultados a serem entregues aprovaccedilatildeo de usuaacuterios uma divisatildeo por

18

Anexo II - item 21

19 Anexo II Dsp073-Resp Corregedoria SGH 2000doc

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_______ Rubrica

fases de entrega garantia de qualidade um plano de teste formal e uma

revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo para assegurar a gestatildeo de risco do projeto e

entrega de valor ao negoacutecio A documentaccedilatildeo apresentada tratou do tema

informando a existecircncia de trecircs processos formalizados gestatildeo de

configuraccedilatildeo versionamento e gestatildeo de demandas e serviccedilos

planejamento de contrataccedilatildeo20

Causas

33 Entre 2001 e fevereiro de 2007 o gerenciamento dos sistemas

informatizados era de responsabilidade da Companhia de Planejamento do DF ndash

Codeplan21 e regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 200722

Assim a unidade de TI da jurisdicionada estava se estruturando durante o exerciacutecio

analisado sendo razoaacutevel tolerar falhas de planejamento

20

Anexo II PROCESSOS IMPLANTADOS EM 2007 E SEUS RESPONSAacuteVEISdocx

21 DESPACHO DO GOVERNADOR (DODF 2112014 paacuteg 3) Em 20 de janeiro de 2014

Referecircncia Processo 0170000632007 Interessado COMPANHIA IMOBILIAacuteRIA DE BRASIacuteLIA ndash TERRACAP Assunto APURACcedilAtildeO DE FATOS DECORRENTES DE CONTRATO FIRMADO ENTRE A TERRACAP E A CODEPLAN Acolho o entendimento exposto pelo Consultor Juriacutedico do Distrito Federal adotando suas consideraccedilotildees e fundamentos como razatildeo de decidir para instaurar Tomada de Contas Especial destinada a apurar os fatos objeto deste processo identificar eventuais responsaacuteveis por dano ao eraacuterio com sua quantificaccedilatildeo constituindo Comissatildeo especiacutefica designando ainda seus componentes a quem caberaacute a responsabilidade por executar processar instruir e relatar os trabalhos destinados agrave referida Tomada de Contas Especial Publique-se na forma de Decreto 22 Segundo o despacho nordm 62007ndashCODINPRESI (Anexo2Item 2 - Evidecircncias de Planejamento1-

Documentos Planejamento 2007DespachoDsp006corregedoriadoc) diversos problemas foram enfrentados nessa transiccedilatildeo como

empecilhos no recebimento dos programas fontes que natildeo estavam em domiacutenio da Codeplan e sim da Empresa Sapiens terceirizada pela Codeplan para prestar serviccedilos agrave Terracap

demora no atendimento as solicitaccedilotildees para liberar o acesso aos bancos de dados e entrega dos programas fontes de propriedade da Terracap

constataccedilotildees de anormalidades nos acessos as bases de dados sem exposiccedilatildeo dos motivos agrave Terracap

Bloqueio do acesso ao Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria ndash SGH2000 no periacuteodo de 01032007 a 02032007

Baixa qualidade de atendimento decorrente das poucas manutenccedilotildees evolutivas e inovaccedilotildees nos sistemas

implantaccedilatildeo do Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria -SGH2000 em 2005 por sugestatildeo da contratada em substituiccedilatildeo ao sistema da Terracap que mantinha e permaneceu mantendo em 2007 a carteira de cobranccedila de aproximadamente R$ 700 milhotildees

O Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria - SGH2000 de propriedade da firma ELOacuteGICA de Recife foi implantado na Terracap com assistecircncia pela Empresa SAPIENS sem nenhum viacutenculo legal com a Terracap que mantinha em seu poder todos os programas fontes da Terracap tanto do SGH2000 como de todos os sistemas de propriedade da Terracap

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

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_______ Rubrica

para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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_______ Rubrica

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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_______ Rubrica

50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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Proc 2395813

_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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Fls 160

Proc 2395813

_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Proc 2395813

_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Fls 176

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

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_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

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TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 5: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 137

Proc 2395813

_______ Rubrica

RELATOacuteRIO FINAL DE AUDITORIA

Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113

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Fls 138

Proc 2395813

_______ Rubrica

RESUMO

A presente auditoria operacional foi realizada no acircmbito da Terracap ndash Companhia Imobiliaacuteria do Distrito Federal com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo Foram aplicadas as seguintes teacutecnicas de auditoria exame documental entrevistas periacutecias em registros eletrocircnicos de equipamentos servidores e de sistemas de informaccedilatildeo Os trabalhos desenvolvidos resultaram nos seguintes achados 1 - Planejamento de TI incipiente 2 - Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a jurisdicionada 3 - Estrutura organizacional inadequada 4 - Parque computacional em reconstruccedilatildeo 5 - Despesas com TIC insuficientes Pelas falhas identificadas foram propostas recomendaccedilotildees tendentes a reverter os achados suas causas e efeitos

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Fls 139

Proc 2395813

_______ Rubrica

Sumaacuterio

1 Introduccedilatildeo 140 11 Apresentaccedilatildeo 140 12 Identificaccedilatildeo do Objeto 140 13 Contextualizaccedilatildeo 143 14 Objetivos 144

141 Objetivo Geral 144 142 Objetivos Especiacuteficos 144

15 Escopo 144 16 Montante Fiscalizado 145 17 Metodologia 146 18 Criteacuterios de auditoria 146

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno 146

2 Resultados da Auditoria 147 21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC 147

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente 147 22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada 154

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a jurisdicionada 154 222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada 158

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado 167 231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo 167

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios 173 241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes 173

3 Conclusatildeo 176

4 Consideraccedilotildees Finais 177

5 Proposiccedilotildees 178

ANEXO I ndash PLANO DE ACcedilAtildeO 180

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Fls 140

Proc 2395813

_______ Rubrica

1 Introduccedilatildeo

11 Apresentaccedilatildeo

Trata-se de auditoria operacional realizada na Terracap ndash

Companhia Imobiliaacuteria do Distrito Federal em cumprimento ao item V da Decisatildeo nordm

190413 (fl 1)

2 A execuccedilatildeo da presente auditoria compreendeu o periacuteodo de

29102013 a 020420142

12 Identificaccedilatildeo do Objeto

3 O objeto da auditoria foi verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap com tecnologia da informaccedilatildeo e

comunicaccedilatildeo ndash TIC no ano de 2007

4 Ao tempo do exerciacutecio sob exame a jurisdicionada era regida3 pela

Lei nordm 5861 de 12 de dezembro de 1972 por seu Estatuto Social por seu

Regimento Interno e subsidiariamente pela legislaccedilatildeo aplicaacutevel agraves sociedades por

accedilotildees

5 As competecircncias da Terracap consoante seu regimento interno

entatildeo vigente eram as seguintes

a) executar as atividades imobiliaacuterias de interesse do Distrito Federal objeto de

utilizaccedilatildeo aquisiccedilatildeo administraccedilatildeo disposiccedilatildeo incorporaccedilatildeo oneraccedilatildeo ou

alienaccedilatildeo de bens

b) exercer nos termos do Decreto nordm 1806197 a funccedilatildeo de Agecircncia de

Desenvolvimento do Distrito Federal na operacionalizaccedilatildeo e implementaccedilatildeo

de programas e projetos de fomento e apoio ao desenvolvimento econocircmico

e social do Distrito Federal

c) realizar obras e serviccedilos de urbanizaccedilatildeo infraestrutura obras viaacuterias e outras

2 Aleacutem do prazo necessaacuterio ao atendimento das notas de auditoria por parte da Terracap eventual

atraso na execuccedilatildeo desta auditoria decorre do quadro de pessoal (5 Auditores de Controle Externo) e dos diversos exames realizados (39 processos instruiacutedos durante a execuccedilatildeo da presente auditoria) pelo NFTI que inviabilizam a dedicaccedilatildeo exclusiva dos auditores designados

3 A Lei Distrital nordm 45862011 ampliou o rol de competecircncias da Companhia

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Fls 141

Proc 2395813

_______ Rubrica

no Plano Piloto e nas Regiotildees Administrativas atraveacutes de convecircnios e

contratos desde que essas obras e serviccedilos estejam vinculados agraves suas

finalidades essenciais

d) promover as desapropriaccedilotildees autorizadas e incorporar ao seu domiacutenio os

bens desapropriados ou destinados pela Uniatildeo Distrito Federal ou Estado de

Goiaacutes na aacuterea prevista no art1ordm da Lei 2874 de 19 de setembro de 1956

6 Releva notar que conforme organograma agrave fl 41 do Anexo I em

2007 a Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica (CODIN) da Terracap era vinculada agrave

Presidecircncia e possuiacutea duas divisotildees de sistemas (DIDES) e de suporte (DISUP)

7 As competecircncias das unidades responsaacuteveis pela TIC na

Companhia estatildeo definidas nos arts 23 a 25 do Regimento Interno (fls 1516 do

Anexo I) dentre as quais se destacam

a) Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

i) Planejar coordenar e controlar as atividades da Divisatildeo de Sistemas e

Divisatildeo de Suporte compatibilizando integrando e consolidando os

sistemas corporativos de informaccedilatildeo

ii) Assegurar o controle de qualidade a confiabilidade e a seguranccedila dos

dados e informaccedilotildees processadas

iii) Manter atualizado o gerenciamento do conhecimento as teacutecnicas de

tratamento processamento e operaccedilatildeo dos sistemas de informaccedilotildees e

dos equipamentos compartilhando estas atividades com todos os

usuaacuterios das Unidades Orgacircnicas da Empresa

b) Divisatildeo de Sistemas

i) Definir a estrateacutegia de desenvolvimento de projetos e sistemas avaliando

e controlando suas fases no que se refere agrave anaacutelise programaccedilatildeo e

documentaccedilatildeo

ii) Supervisionar a implantaccedilatildeo dos sistemas fazendo o controle de

qualidade e utilizar teacutecnicos adequados atestando o projeto final

iii) Acompanhar a implantaccedilatildeo dos sistemas em todas as suas fases junto agrave

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Fls 142

Proc 2395813

_______ Rubrica

Divisatildeo de Suporte procedendo agrave manutenccedilatildeo dos mesmos

iv) Manter atualizada a documentaccedilatildeo dos sistemas

v) Verificar e validar a real necessidade de aquisiccedilatildeo de sistemas

c) Divisatildeo de Suporte

i) Sugerir atualizaccedilatildeo de aplicativos

ii) Avaliar o desempenho do parque de equipamentos instalado

iii) Instalar e configurar programas sistemas e aplicativos

iv) Controlar e instalar as licenccedilas de softwares

v) Verificar a real necessidade de aquisiccedilatildeo de novos equipamentos

vi) Dar manutenccedilatildeo nos equipamentos periodicamente

vii) Promover o suporte teacutecnico junto aos usuaacuterios

viii) Gerenciar a estrutura e operacionalizaccedilatildeo da rede loacutegica

ix) Verificar a comunicaccedilatildeo e a transmissatildeo de dados na rede

x) Controlar e efetuar coacutepias de seguranccedila de dados

xi) Buscar e sugerir novas tecnologias de equipamentos

xii) Controlar recursos de rede

8 Com relaccedilatildeo ao objeto da auditoria informa-se o rol de gestores

envolvidos na coordenaccedilatildeo de TIC (fl 18)

CPF Nome Cargo Periacuteodo

027463793-68 Antocircnio Raimundo Gomes Silva Filho

Presidente 02012007 a 23102010

155541126-68 Elme Terezinha Ribeiro Tanus Diretora de Rec Humanos Adm e Financcedilas

08012007 a 07062010

042399201-59 Geraldo Rodrigues Soares Chefe da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

02012007 a 01112007

635720791-87 Clayton Carneiro de Franccedila Chefe da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

02112007 a 01042008

398240801-63 Joseacute Osmar Madeiros Moiseacutes Chefe da Divisatildeo de Suporte 12022007 a 01112007

368767471-15 Nilceacuteia Rezende Moura Chefe da Divisatildeo de Sistemas

12022007 a 01082008

9 O detalhamento dos recursos materiais e humanos envolvidos na

gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC da empresa no exerciacutecio de 2007 pode ser verificado agraves

fls 6470 e 1517v respectivamente

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Fls 143

Proc 2395813

_______ Rubrica

13 Contextualizaccedilatildeo

10 No bojo do Processo nordm 1507613 verificou-se por meio da anaacutelise

da execuccedilatildeo orccedilamentaacuteria e financeira da Companhia (tabela abaixo) crescimento

significativo nas despesas com serviccedilos de TIC de 2010 a 2012

TERRACAP - EXECUCcedilAtildeO ORCcedilAMENTAacuteRIA E FINANCEIRA - 20102012

ELEMENTO DA DESPESA

VALORES PAGOS

Total

2010 2011 2012 TOTAL

339037 - LOCACcedilAtildeO DE MAtildeO DE OBRA R$ 422946378 R$ 495180691 R$ 592413604 R$ 1510540673 5745

339035 - SERVICcedilOS DE CONSULTORIA R$ 000 R$ 31184800 R$ 96703941 R$ 127888741 486

339092 - DESPESAS DE EXERCIacuteCIOS ANTERIORES R$ 2850000 R$ 247517 R$ 209519480 R$ 212616997 809

339039 - OUTROS SERVICcedilOS DE TERCEIROS - PESSOA JURIacuteDICA R$ 318450434 R$ 303241748 R$ 156544709 R$ 778236891 2960

TOTAIS R$ 744246812 R$ 829854756 R$ 1055181734 R$ 2629283302 10000

CRESCIMENTO ANUAL DA DESPESA COM SERVICcedilOS DE TI - 1150 2715

Obs Informaccedilotildees extraiacutedas do relatoacuterio Execuccedilatildeo Orccedilamentaacuteria e Financeira por Periacuteodo disponiacutevel no siacutetio da jurisdicionada em 25042013 agraves 11h29 (fls 2325) Foram registrados apenas os valores de serviccedilos de TI (funccedilotildees programaacuteticas 2312601001471007 e 23126600425570012) vez que os investimentos em TI (aquisiccedilatildeo de bens) natildeo estatildeo detalhados no aduzido relatoacuterio

11 Dessas despesas 5745 foram classificadas como locaccedilatildeo de matildeo

de obra que remete ao pagamento por homem-hora situaccedilatildeo que deveria ser

exceccedilatildeo e natildeo regra consoante art 14 sect 1ordm da IN 042008 ndash SLTI-MPOG4

recepcionada pelo Decreto nordm 3221810

12 Por conta desses fatos o Plenaacuterio com vistas a melhor avaliar os

resultados relativos agrave TIC da Companhia determinou mediante item V da Decisatildeo

nordm 190413 (fl 1) que o NFTI realizasse ldquoauditoria operacional em autos apartados

para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap a

partir de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo devendo ser autuado

um processo especifico para cada exerciacutecio financeiro para identificaccedilatildeo de

eventuais responsaacuteveisrdquo

13 Por se tratar de exame do mesmo objeto em exerciacutecios distintos a

4 sect 1ordm A afericcedilatildeo de esforccedilo por meio da meacutetrica homens-hora apenas poderaacute ser utilizada mediante justificativa e sempre

vinculada agrave entrega de produtos de acordo com prazos e qualidade previamente definidos

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Fls 144

Proc 2395813

_______ Rubrica

Decisatildeo nordm 51362013 (fl 39) autorizou que o presente Plano de Auditoria e a

correspondente Matriz de Planejamento sejam utilizados para as auditorias relativas

aos anos de 2008 a 2012

14 Releva mencionar que natildeo foram examinadas questotildees jaacute

abordadas nos Processos nordms 12829075 28407076 30665077 e 34920078

38534079

14 Objetivos

141 Objetivo Geral

15 Verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela

Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo

142 Objetivos Especiacuteficos

16 As questotildees de auditoria aplicadas com relaccedilatildeo ao exerciacutecio de

2007 foram as seguintes

1 Haacute planejamento institucional e de TIC

2 A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

3 O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

4 Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

15 Escopo

17 Para responder as questotildees acima indicadas na presente auditoria

foram verificados

a o planejamento institucional

b o planejamento de TIC

5 Exame da legalidade de contrataccedilatildeo emergencial mediante dispensa de procedimento licitatoacuterio com fulcro no inciso IV ao

art 24 da Lei ndeg 866693 realizada pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia ndash TERRACAP para locaccedilatildeo de equipamentos manutenccedilatildeo e softwares bem como para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos especializados aplicados agrave tecnologia e gestatildeo da informaccedilatildeo fls 0203 ndash Processo TERRACAP ndeg 1110002212007

6 Representaccedilatildeo nordm 192007 - GPCF Contrato de Concessatildeo de Direito Real de Uso com opccedilatildeo de compra nordm 8872000 entre

TERRACAP e CTIS Informaacutetica objeto do PRO-DF II

7 Consulta formulada pelo Presidente da TERRACAP sobre contrataccedilatildeo emergencial de serviccedilos de informaacutetica

8 Contrataccedilatildeo promovida pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia que resultou no Contrato NutraProju nordm 14707 para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de uso perpeacutetuas do software ORACLE objetivando atender as necessidades daquela Companhia para os ambientes de produccedilatildeo homologaccedilatildeo e desenvolvimento bem como a contrataccedilatildeo de serviccedilos de manutenccedilatildeo e suporte teacutecnico

9 Edital do Pregatildeo Eletrocircnico nordm 06012007 ndash CECOMSUPRISEPLAG de interesse da Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia

(Terracap) a ser realizado pela Central de Compras da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestatildeo (CECOMSEPLAG) que tem por objeto a contrataccedilatildeo de empresa especializada para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos em informaacutetica para fornecimento de soluccedilatildeo global incluindo equipamentos e softwares na forma de locaccedilatildeo

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Fls 145

Proc 2395813

_______ Rubrica

c o planejamento das aquisiccedilotildees de TIC

d o pessoal envolvido

e os processos de trabalho utilizados

f os equipamentos servidores de rede disponiacuteveis

g os equipamentos disponiacuteveis para os usuaacuterios finais

h a percepccedilatildeo da clientela de TIC sobre os serviccedilos prestados

i os indicadores de desempenho do setor de TIC

18 Todas essas informaccedilotildees foram avaliadas com relaccedilatildeo ao periacuteodo

compreendido entre 01012007 e 31122007

16 Montante Fiscalizado

19 Mediante Nota de Auditoria nordm 01239582013 (fl 6) solicitou-se

detalhamento das despesas com TIC no exerciacutecio de 2007 Com base nas

informaccedilotildees apresentadas (fls 4280 do Anexo I) consolidadas na planilha agrave fl 10 o

montante pago a terceiros totaliza R$ 532516051 conforme quadro de credores

abaixo

Credor Valor Pago (Bruto)

030436310001-86 LINKNET TECNOLOGIA E TELECOMUNICACOES LTDA R$ 93385800

016447310001-32 CTIS TECNOLOGIA SA R$ 184115121

367653780001-23 MEMORA PROCESSOS INOVADORES LTDA R$ 254295130

249369730001-03 LINK DATA INFORMATICA E SERVICOS LTDA R$ 720000

Total R$ 532516051

20 Aleacutem dessas despesas o quadro proacuteprio da Terracap envolvido

diretamente com gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC no exerciacutecio de 2007 variou de 4 a 14

funcionaacuterios (fls 1517v) e custou R$ 169245038 (fl 17v)

21 Assim o montante fiscalizado eacute equivalente a R$ 70176018810

10

R$ 532516051 + R$ 169245038

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Fls 146

Proc 2395813

_______ Rubrica

17 Metodologia

22 Os procedimentos e teacutecnicas utilizados na execuccedilatildeo da presente

auditoria encontram-se registrados na Matriz de Planejamento de fls 1113

merecendo destaque exame documental entrevistas periacutecias em registros

eletrocircnicos de equipamentos servidores e de sistemas de informaccedilatildeo

23 Foram visitadas as instalaccedilotildees da aacuterea de TI da Terracap11 e

entrevistados os Srs Geraldo Rodrigues Soares e Alexandre Pedrosa Pinheiro

respectivamente anterior e atual Coordenadores de Informaacutetica da Terracap e o Sr

Clayton Carneiro de Franccedila responsaacutevel por grande parte das informaccedilotildees

constantes do Anexo 2

18 Criteacuterios de auditoria

24 Os criteacuterios de regularidade utilizados na presente auditoria foram

extraiacutedos da Constituiccedilatildeo Federal do Decreto-Lei nordm 20067 da Lei Orgacircnica do DF

da Lei de Licitaccedilotildees (866693) e da Lei de Software (960998)

25 Os criteacuterios operacionais foram baseados nas normas ISOIEC

385002009 (Governanccedila de TI) ISOIEC 20000-12005 (gerenciamento de serviccedilos

de TI) nas boas praacuteticas preconizadas pelo COBIT 41 publicado em maio de 2007

e em indicadores de desempenho do setor de TI relativos ao exerciacutecio de 2007

disponiacuteveis em pesquisas de consultorias especializadas

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno

26 A avaliaccedilatildeo do controle interno fls 79 foi realizada com relaccedilatildeo agrave

Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap por forccedila da especificidade do objeto da

auditoria

27 Destaca-se que de 2001 a 2006 consoante responsaacutevel pelas

informaccedilotildees prestadas Sr Clayton Carneiro Franccedila a TIC da empresa era gerida e

operada pela CODEPLAN e que somente em abril de 2007 tais atribuiccedilotildees

retornaram para o corpo teacutecnico da jurisdicionada Essa descontinuidade contribuiu

para a fraca avaliaccedilatildeo dos controles internos implantados

11

O setor de TI da Terracap funciona no 4ordm Andar do Edficio Sede Terra 1 SAM Bloco F Asa NorteDF CEP 70620-000

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_______ Rubrica

2 Resultados da Auditoria

21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC

Em 2007 havia planejamento institucional que tratou de TIC mas natildeo havia

planejamento especiacutefico para o setor

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente

Criteacuterio

28 A funccedilatildeo administrativa de planejamento eacute dever juriacutedico

estabelecido no princiacutepio da eficiecircncia estabelecido no art 37 caput da

Constituiccedilatildeo Federal pois dele eacute pressuposto e nos artigos 6ordm I 7ordm e 10 sect7ordm do

Decreto-Lei nordm 200196712 que a eleva agrave condiccedilatildeo de princiacutepio da Administraccedilatildeo

Puacuteblica

29 Ademais o princiacutepio 2 ndash Estrateacutegia - da norma ABNT NBR ISOIEC

385002009 que trata da governanccedila corporativa de tecnologia da informaccedilatildeo e o

domiacutenio Planejar e Organizar (PO) - do COBIT 4113 estabelecem como boa praacutetica

de gestatildeo de TI a execuccedilatildeo de diversos processos relacionados ao planejamento

12

ldquoArt 6ordm As atividades da Administraccedilatildeo Federal obedeceratildeo aos seguintes princiacutepios

fundamentais I - Planejamento Art 7ordm A accedilatildeo governamental obedeceraacute a planejamento que vise a promover o desenvolvimento econocircmico-social do Paiacutes e a seguranccedila nacional norteando-se segundo planos e programas elaborados na forma do Tiacutetulo III e compreenderaacute a elaboraccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos seguintes instrumentos baacutesicos a) plano geral de govecircrno b) programas gerais setoriais e regionais de duraccedilatildeo plurianual c) orccedilamento-programa anual d) programaccedilatildeo financeira de desembocirclso Art 10 A execuccedilatildeo das atividades da Administraccedilatildeo Federal deveraacute ser amplamente descentralizada sect 7ordm Para melhor desincumbir-se das tarefas de planejamento coordenaccedilatildeo supervisatildeo e controcircle e com o objetivo de impedir o crescimento desmesurado da maacutequina administrativa a Administraccedilatildeo procuraraacute desobrigar-se da realizaccedilatildeo material de tarefas executivas recorrendo sempre que possiacutevel agrave execuccedilatildeo indireta mediante contrato desde que exista na aacuterea iniciativa privada suficientemente desenvolvida e capacitada a desempenhar os encargos de execuccedilatildeordquo

13 Control Objectives for Information Technology ndash Objetivos de Controle para a Tecnologia da

Informaccedilatildeo ndash contempla boas praacuteticas de planejamento gestatildeo e contrataccedilatildeo de tecnologia da informaccedilatildeo A versatildeo 41 eacute organizada em 4 domiacutenios Planejar e Organizar (PO) Adquirir e Implementar (AI) Entregar e Suportar (DS) Monitorar e Avaliar (ME)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

30 O Anexo II (cd juntado aos autos) apresentado em atenccedilatildeo agrave

solicitaccedilatildeo de informaccedilotildees da Nota de Auditoria nordm 02239582013 (fls 4040v)

contempla as diversas contrataccedilotildees realizadas no exerciacutecio de 200714 resumidas no

quadro abaixo

31 Ademais o Anexo II conteacutem a digitalizaccedilatildeo de diversos documentos

apresentados pela jurisdicionada como evidecircncias de planejamento15 No entanto

14

Observa-se que os valores contratados satildeo superiores aos valores constantes das autorizaccedilotildees de pagamento resumidas no sect 19

15 Visando reduzir o volume de papeacuteis dos autos seratildeo impressos apenas os documentos

efetivamente mencionados no presente relatoacuterio

Descriccedilatildeo Contratada Processo Ajuste Data Vigecircncia Valor Total

Oracle (licenccedilas e suporte)MEMORA Processos

Inovadores Ltda11100130807

Contrato nordm

147200720092007 12 meses 254295130R$ 3701

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100262207

Contrato nordm

154200708102007 6 meses 136456747R$ 1986

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100073607

Contrato nordm

44200709042007 6 meses 128714190R$ 1873

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100074307

Contrato nordm

45200709042007 6 meses 84561000R$ 1231

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100262507

Contrato nordm

155200708102007 6 meses 63603040R$ 926

Software de Gestatildeo AsiWeb

(compras almoxarifado

patrimocircnio mobiliaacuterio)

LINK DATA - Informaacutetica e

Serviccedilos Ltda11100063807

Contrato nordm

189200713112007 12 meses 11520000R$ 168

Catracas (controle ponto e

frequecircncia 1000 funcionaacuterios)NEOKOROS BRASIL LTDA 11100209407

NFs 472 471

96605112007 - 1584110R$ 023

Manutenccedilatildeo de No-Break

Leistung Comeacutercio e

Serviccedilos de Sistemas de

Energia Ltda

11100195107Contrato nordm

216200731122007 5 meses 1572500R$ 023

Antiviacuterus (600 licenccedilas) PSN Security 11100101907 NF 235 06072007 12 meses 1560000R$ 023

Antispyware (600 licenccedilas) PSN Security 11100191207 NF 290 31102007 12 meses 1530000R$ 022

Dicionaacuterio Eletrocircnico (100

usuaacuterios)EDITORA OBJETIVA LTDA 11100101707 NE 48907 10082007 643500R$ 009

Projetor e Tela World Computer Ltda 11100286007PCM

219200715012008 - 616900R$ 009

Corel Draw (2 licenccedilas)HORA H TREIN E INF

LTDA11100197807 NE 35107 01062007 - 206800R$ 003

Raacutedios comunicadores para

teacutecnicos (8)

Util - Utilidades para o Lar

Ltda11100097807 NE 35207 16062007 - 151200R$ 002

Livro Oracle Livraria da Rodoviaacuteria 11100079007 PCM 752007 08052007 - 16700R$ 000

Total 687031817R$

Aquisiccedilotildees de Bens e Contrataccedilotildees de Serviccedilos de TI - Terracap - 2007

O planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo era formalizado Algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos adequados

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Fls 149

Proc 2395813

_______ Rubrica

ao se cotejar a documentaccedilatildeo apresentada com os paradigmas de maturidade16

descritos no COBIT 41 verifica-se que em 2007 o planejamento de TI da Terracap

ainda era incipiente

Fonte Control Objectives for Information and related Technology ndash COBIT 41 p 22

16 Niacutevel 0 Inexistente ndash Completa falta de um processo reconhecido A empresa nem mesmo

reconheceu que existe uma questatildeo a ser trabalhada Niacutevel 1 Inicial Ad hoc ndash Existem evidecircncias que a empresa reconheceu que existem questotildees e que precisam ser trabalhadas No entanto natildeo existe processo padronizado ao contraacuterio existem enfoques Ad Hoc que tendem a ser aplicados individualmente ou caso-a-caso O enfoque geral de gerenciamento eacute desorganizado Niacutevel 2 Repetiacutevel poreacutem Intuitivo ndash Os processos evoluiacuteram para um estaacutegio onde procedimentos similares satildeo seguidos por diferentes pessoas fazendo a mesma tarefa Natildeo existe um treinamento formal ou uma comunicaccedilatildeo dos procedimentos padronizados e a responsabilidade eacute deixada com o indiviacuteduo Haacute um alto grau de confianccedila no conhecimento dos indiviacuteduos e consequentemente erros podem ocorrer Niacutevel 3 Processo Definido ndash Procedimentos foram padronizados documentados e comunicados atraveacutes de treinamento Eacute mandatoacuterio que esses processos sejam seguidos no entanto possivelmente desvios natildeo seratildeo detectados Os procedimentos natildeo satildeo sofisticados mas existe a formalizaccedilatildeo das praacuteticas existentes Niacutevel 4 Gerenciado e Mensuraacutevel ndash A gerecircncia monitora e mede a aderecircncia aos procedimentos e adota accedilotildees onde os processos parecem natildeo estar funcionando muito bem Os processos estatildeo debaixo de um constante aprimoramento e fornecem boas praacuteticas Automaccedilatildeo e ferramentas satildeo utilizadas de uma maneira limitada ou fragmentada Niacutevel 5 Otimizado ndash Os processos foram refinados a um niacutevel de boas praacuteticas baseado no resultado de um contiacutenuo aprimoramento e modelagem da maturidade como outras organizaccedilotildees TI eacute utilizada como um caminho integrado para automatizar o fluxo de trabalho provendo ferramentas para aprimorar a qualidade e efetividade tornando a organizaccedilatildeo raacutepida em adaptar-se

OBJETIVOS DE NEGOacuteCIO E

DA GOVERNANCcedilA

Efetividade

Aplicaccedilotildees

Informaccedilatildeo

Infraestrutura

Pessoas

ENTREGA

E

SUPORTE

MONITORAR

E

AVALIAR

ADQUIRIR

E

IMPLEMENTAR

INFORMACcedilAtildeO

RECURSOS DE TI

C O B I TF R A M E W O R K

Eficiecircncia

Confidenciabilidade

Integridade

Disponibilidade

Conformidade

DS1 Definir e gerenciar os niacuteveis de

serviccedilos

DS2 Gerenciar os serviccedilos de terceiros

DS3 Gerenciar a capacidade e

desempenho

DS4 Garantir a continuidade dos serviccedilos

DS5 Garantir a seguranccedila dos sistemas

DS6 Identificar e alocar os custos

DS7 Educar e treinar os usuaacuterios

DS8 Gerenciar os incidentes e atendimento

a serviccedilos

DS9 Gerenciar as configuraccedilotildees e

mudanccedilas

DS10 Gerenciar os problemas

DS11 Gerenciar os dados

DS12 Gerenciar o ambiente fiacutesico

DS13 Gerenciar as operaccedilotildees

ME1 Monitorar e avaliar o desempenho

da TI

ME2 Monitorar e avaliar os controles

internos

ME3 Garantir conformidade com os

requisitos externos de regulaccedilatildeo e

leis

ME4 Disponibilizar a governanccedila de TI

PO1 Definir um plano estrateacutegico de TI

PO2 Definir a arquitetura de informaccedilatildeo

PO3 Determinar a direccedilatildeo tecnoloacutegica

PO4 Definir os processos organizaccedilatildeo e

relacionamentos da TI

PO5 Gerenciar os investimentos em TI

PO6 Comunicar os objetivos e direccedilotildees

gerenciais

PO7 Gerenciar os recursos humanos de

TI

PO8 Gerenciar a qualidade

PO9 Avaliar e gerenciar os riscos de TI

PO10 Gerenciar projetos

AI1 Identificar soluccedilotildees automatizadas

AI2 Adquirir e manter software de

aplicaccedilatildeo

AI3 Adquirir e manter infra-estrutura de

tecnologia

AI4 Habilitar a operaccedilatildeo e uso

AI5 Proporcionar recursos de TI

AI6 Gerenciar mudanccedilas

AI7 Instalar e validar as soluccedilotildees e

modificaccedilotildees

PLANEJAR E

ORGANIZAR

Confiabilidade

Framework COBIT

2007 IT Governance Institute All rights reserved wwwitgiorg

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Fls 150

Proc 2395813

_______ Rubrica

32 Nesse sentido analisa-se cada um dos processos do domiacutenio

Planejar e Organizar (PO) do COBIT 41 frente ao encontrado durante a auditoria

PO1 - Planejamento estrateacutegico de TI - a empresa natildeo possuiacutea plano

estrateacutegico de TI somente um plano geral da empresa

PO2 - Definir a arquitetura da Informaccedilatildeo ndash para os sistemas de

informaccedilatildeo eacute necessaacuterio a criaccedilatildeo e constante atualizaccedilatildeo do modelo de

informaccedilatildeo do negoacutecio bem como a definiccedilatildeo de sistemas apropriados

para otimizar o uso dessa informaccedilatildeo O Despacho nordm 0052007ndashCODIN17

relaciona vaacuterias dificuldades e sugere que as accedilotildees tomadas levaratildeo a

otimizaccedilatildeo confiabilidade e seguranccedila dos sistemas

PO3 - Determinar as diretrizes da tecnologia - trata do direcionamento

tecnoloacutegico adotado pelos responsaacuteveis para suportar o negoacutecio Nesse

aspecto o setor de TI da empresa mostrou-se conforme documentos do

Anexo II capaz de suprir as necessidades baacutesicas para manutenccedilatildeo dos

sistemas de informaccedilatildeo da organizaccedilatildeo

PO4 - Definiccedilatildeo de processos organizaccedilatildeo e relacionamentos de TI ndash a

documentaccedilatildeo apresentada natildeo evidencia a existecircncia de comitecircs

estrateacutegicos aglutinando executivos da aacuterea de negoacutecio e de TI no

entanto haacute indiacutecios de planejamento voltado agrave manutenccedilatildeo e

desenvolvimento de sistemas ao negoacutecio e de apreciaccedilatildeo das

contrataccedilotildees relevantes de TI pela Diretoria Colegiada da Terracap

PO5 - Gerenciamento do investimento em TI ndash trata de estabelecer e

manter estrutura que contemple custos benefiacutecios prioridades

orccedilamentaacuterias mantendo com as partes interessadas diaacutelogo para

otimizaccedilatildeo dos recursos de TI Os documentos do Anexo II evidenciam

que a estrutura de TI era precaacuteria mas buscava atender na medida do

possiacutevel as necessidades de investimento da aacuterea de negoacutecio No

entanto natildeo haacute evidecircncias de que contrataccedilatildeo significativa como o

17

Anexo II Dsp005proc111001821-2006doc

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_______ Rubrica

licenciamento do software Oracle (ver quadro do sect 30) tenha sido

precedida de estudo adequado para o dimensionamento da soluccedilatildeo

PO6 - Comunicar metas e diretrizes gerenciais - eacute a divulgaccedilatildeo da poliacutetica

adotada e desenvolvimento de estrutura corporativa Nesse aspecto a

maior parte das comunicaccedilotildees era realizada para informar da resoluccedilatildeo de

problemas dos usuaacuterios agraves unidades demandantes18

PO7 - Gerenciamento de recursos humanos - adquirir manter e motivar a

forccedila de trabalho competente para criar serviccedilos de TI para o negoacutecio Tal

processo era de difiacutecil implementaccedilatildeo no exerciacutecio visto que a matildeo de

obra presente era em grande parte terceirizada e quanto aos servidores

da casa muitos eram ocupantes de cargos de livre nomeaccedilatildeo o que

caracteriza um quadro de alta rotatividade

PO8 - Gerenciamento da qualidade ndash a documentaccedilatildeo apresentada natildeo

registra a existecircncia de indicadores de qualidade mas no Memorando

nordm 782007-CODIN haacute indiacutecios da gestatildeo de qualidade ao solicitar linha

telefocircnica exclusiva para o controle de qualidade que ateacute entatildeo era

compartilhada com o setor de logiacutestica

PO9 - Avaliaccedilatildeo e gerenciamento de riscos ndash contempla estrateacutegias de

mitigaccedilatildeo e riscos residuais os impactos em potencial nos objetivos da

empresa causado por um evento natildeo planejado deve ser identificado

analisado e avaliado O relatoacuterio da CODIN ndash 2007 identificou diversos

riscos emergenciais quanto a estrutura de TI O Despacho 732007ndash

CODIN19 informa sobre relatoacuterio de auditoria independente que indica

vulnerabilidades no sistema SGH2000

PO10 - Gerenciamento de projetos - trata de estabelecer programa e

estrutura de gestatildeo de projeto para o gerenciamento de todos os projetos

de TI que deve incluir um plano mestre atribuiccedilatildeo de recursos definiccedilatildeo

de resultados a serem entregues aprovaccedilatildeo de usuaacuterios uma divisatildeo por

18

Anexo II - item 21

19 Anexo II Dsp073-Resp Corregedoria SGH 2000doc

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_______ Rubrica

fases de entrega garantia de qualidade um plano de teste formal e uma

revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo para assegurar a gestatildeo de risco do projeto e

entrega de valor ao negoacutecio A documentaccedilatildeo apresentada tratou do tema

informando a existecircncia de trecircs processos formalizados gestatildeo de

configuraccedilatildeo versionamento e gestatildeo de demandas e serviccedilos

planejamento de contrataccedilatildeo20

Causas

33 Entre 2001 e fevereiro de 2007 o gerenciamento dos sistemas

informatizados era de responsabilidade da Companhia de Planejamento do DF ndash

Codeplan21 e regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 200722

Assim a unidade de TI da jurisdicionada estava se estruturando durante o exerciacutecio

analisado sendo razoaacutevel tolerar falhas de planejamento

20

Anexo II PROCESSOS IMPLANTADOS EM 2007 E SEUS RESPONSAacuteVEISdocx

21 DESPACHO DO GOVERNADOR (DODF 2112014 paacuteg 3) Em 20 de janeiro de 2014

Referecircncia Processo 0170000632007 Interessado COMPANHIA IMOBILIAacuteRIA DE BRASIacuteLIA ndash TERRACAP Assunto APURACcedilAtildeO DE FATOS DECORRENTES DE CONTRATO FIRMADO ENTRE A TERRACAP E A CODEPLAN Acolho o entendimento exposto pelo Consultor Juriacutedico do Distrito Federal adotando suas consideraccedilotildees e fundamentos como razatildeo de decidir para instaurar Tomada de Contas Especial destinada a apurar os fatos objeto deste processo identificar eventuais responsaacuteveis por dano ao eraacuterio com sua quantificaccedilatildeo constituindo Comissatildeo especiacutefica designando ainda seus componentes a quem caberaacute a responsabilidade por executar processar instruir e relatar os trabalhos destinados agrave referida Tomada de Contas Especial Publique-se na forma de Decreto 22 Segundo o despacho nordm 62007ndashCODINPRESI (Anexo2Item 2 - Evidecircncias de Planejamento1-

Documentos Planejamento 2007DespachoDsp006corregedoriadoc) diversos problemas foram enfrentados nessa transiccedilatildeo como

empecilhos no recebimento dos programas fontes que natildeo estavam em domiacutenio da Codeplan e sim da Empresa Sapiens terceirizada pela Codeplan para prestar serviccedilos agrave Terracap

demora no atendimento as solicitaccedilotildees para liberar o acesso aos bancos de dados e entrega dos programas fontes de propriedade da Terracap

constataccedilotildees de anormalidades nos acessos as bases de dados sem exposiccedilatildeo dos motivos agrave Terracap

Bloqueio do acesso ao Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria ndash SGH2000 no periacuteodo de 01032007 a 02032007

Baixa qualidade de atendimento decorrente das poucas manutenccedilotildees evolutivas e inovaccedilotildees nos sistemas

implantaccedilatildeo do Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria -SGH2000 em 2005 por sugestatildeo da contratada em substituiccedilatildeo ao sistema da Terracap que mantinha e permaneceu mantendo em 2007 a carteira de cobranccedila de aproximadamente R$ 700 milhotildees

O Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria - SGH2000 de propriedade da firma ELOacuteGICA de Recife foi implantado na Terracap com assistecircncia pela Empresa SAPIENS sem nenhum viacutenculo legal com a Terracap que mantinha em seu poder todos os programas fontes da Terracap tanto do SGH2000 como de todos os sistemas de propriedade da Terracap

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

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_______ Rubrica

para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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_______ Rubrica

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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Proc 2395813

_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

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_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

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88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Fls 176

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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Fls 179

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_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

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TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 6: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 138

Proc 2395813

_______ Rubrica

RESUMO

A presente auditoria operacional foi realizada no acircmbito da Terracap ndash Companhia Imobiliaacuteria do Distrito Federal com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo Foram aplicadas as seguintes teacutecnicas de auditoria exame documental entrevistas periacutecias em registros eletrocircnicos de equipamentos servidores e de sistemas de informaccedilatildeo Os trabalhos desenvolvidos resultaram nos seguintes achados 1 - Planejamento de TI incipiente 2 - Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a jurisdicionada 3 - Estrutura organizacional inadequada 4 - Parque computacional em reconstruccedilatildeo 5 - Despesas com TIC insuficientes Pelas falhas identificadas foram propostas recomendaccedilotildees tendentes a reverter os achados suas causas e efeitos

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Fls 139

Proc 2395813

_______ Rubrica

Sumaacuterio

1 Introduccedilatildeo 140 11 Apresentaccedilatildeo 140 12 Identificaccedilatildeo do Objeto 140 13 Contextualizaccedilatildeo 143 14 Objetivos 144

141 Objetivo Geral 144 142 Objetivos Especiacuteficos 144

15 Escopo 144 16 Montante Fiscalizado 145 17 Metodologia 146 18 Criteacuterios de auditoria 146

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno 146

2 Resultados da Auditoria 147 21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC 147

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente 147 22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada 154

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a jurisdicionada 154 222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada 158

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado 167 231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo 167

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios 173 241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes 173

3 Conclusatildeo 176

4 Consideraccedilotildees Finais 177

5 Proposiccedilotildees 178

ANEXO I ndash PLANO DE ACcedilAtildeO 180

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Fls 140

Proc 2395813

_______ Rubrica

1 Introduccedilatildeo

11 Apresentaccedilatildeo

Trata-se de auditoria operacional realizada na Terracap ndash

Companhia Imobiliaacuteria do Distrito Federal em cumprimento ao item V da Decisatildeo nordm

190413 (fl 1)

2 A execuccedilatildeo da presente auditoria compreendeu o periacuteodo de

29102013 a 020420142

12 Identificaccedilatildeo do Objeto

3 O objeto da auditoria foi verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap com tecnologia da informaccedilatildeo e

comunicaccedilatildeo ndash TIC no ano de 2007

4 Ao tempo do exerciacutecio sob exame a jurisdicionada era regida3 pela

Lei nordm 5861 de 12 de dezembro de 1972 por seu Estatuto Social por seu

Regimento Interno e subsidiariamente pela legislaccedilatildeo aplicaacutevel agraves sociedades por

accedilotildees

5 As competecircncias da Terracap consoante seu regimento interno

entatildeo vigente eram as seguintes

a) executar as atividades imobiliaacuterias de interesse do Distrito Federal objeto de

utilizaccedilatildeo aquisiccedilatildeo administraccedilatildeo disposiccedilatildeo incorporaccedilatildeo oneraccedilatildeo ou

alienaccedilatildeo de bens

b) exercer nos termos do Decreto nordm 1806197 a funccedilatildeo de Agecircncia de

Desenvolvimento do Distrito Federal na operacionalizaccedilatildeo e implementaccedilatildeo

de programas e projetos de fomento e apoio ao desenvolvimento econocircmico

e social do Distrito Federal

c) realizar obras e serviccedilos de urbanizaccedilatildeo infraestrutura obras viaacuterias e outras

2 Aleacutem do prazo necessaacuterio ao atendimento das notas de auditoria por parte da Terracap eventual

atraso na execuccedilatildeo desta auditoria decorre do quadro de pessoal (5 Auditores de Controle Externo) e dos diversos exames realizados (39 processos instruiacutedos durante a execuccedilatildeo da presente auditoria) pelo NFTI que inviabilizam a dedicaccedilatildeo exclusiva dos auditores designados

3 A Lei Distrital nordm 45862011 ampliou o rol de competecircncias da Companhia

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Fls 141

Proc 2395813

_______ Rubrica

no Plano Piloto e nas Regiotildees Administrativas atraveacutes de convecircnios e

contratos desde que essas obras e serviccedilos estejam vinculados agraves suas

finalidades essenciais

d) promover as desapropriaccedilotildees autorizadas e incorporar ao seu domiacutenio os

bens desapropriados ou destinados pela Uniatildeo Distrito Federal ou Estado de

Goiaacutes na aacuterea prevista no art1ordm da Lei 2874 de 19 de setembro de 1956

6 Releva notar que conforme organograma agrave fl 41 do Anexo I em

2007 a Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica (CODIN) da Terracap era vinculada agrave

Presidecircncia e possuiacutea duas divisotildees de sistemas (DIDES) e de suporte (DISUP)

7 As competecircncias das unidades responsaacuteveis pela TIC na

Companhia estatildeo definidas nos arts 23 a 25 do Regimento Interno (fls 1516 do

Anexo I) dentre as quais se destacam

a) Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

i) Planejar coordenar e controlar as atividades da Divisatildeo de Sistemas e

Divisatildeo de Suporte compatibilizando integrando e consolidando os

sistemas corporativos de informaccedilatildeo

ii) Assegurar o controle de qualidade a confiabilidade e a seguranccedila dos

dados e informaccedilotildees processadas

iii) Manter atualizado o gerenciamento do conhecimento as teacutecnicas de

tratamento processamento e operaccedilatildeo dos sistemas de informaccedilotildees e

dos equipamentos compartilhando estas atividades com todos os

usuaacuterios das Unidades Orgacircnicas da Empresa

b) Divisatildeo de Sistemas

i) Definir a estrateacutegia de desenvolvimento de projetos e sistemas avaliando

e controlando suas fases no que se refere agrave anaacutelise programaccedilatildeo e

documentaccedilatildeo

ii) Supervisionar a implantaccedilatildeo dos sistemas fazendo o controle de

qualidade e utilizar teacutecnicos adequados atestando o projeto final

iii) Acompanhar a implantaccedilatildeo dos sistemas em todas as suas fases junto agrave

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Fls 142

Proc 2395813

_______ Rubrica

Divisatildeo de Suporte procedendo agrave manutenccedilatildeo dos mesmos

iv) Manter atualizada a documentaccedilatildeo dos sistemas

v) Verificar e validar a real necessidade de aquisiccedilatildeo de sistemas

c) Divisatildeo de Suporte

i) Sugerir atualizaccedilatildeo de aplicativos

ii) Avaliar o desempenho do parque de equipamentos instalado

iii) Instalar e configurar programas sistemas e aplicativos

iv) Controlar e instalar as licenccedilas de softwares

v) Verificar a real necessidade de aquisiccedilatildeo de novos equipamentos

vi) Dar manutenccedilatildeo nos equipamentos periodicamente

vii) Promover o suporte teacutecnico junto aos usuaacuterios

viii) Gerenciar a estrutura e operacionalizaccedilatildeo da rede loacutegica

ix) Verificar a comunicaccedilatildeo e a transmissatildeo de dados na rede

x) Controlar e efetuar coacutepias de seguranccedila de dados

xi) Buscar e sugerir novas tecnologias de equipamentos

xii) Controlar recursos de rede

8 Com relaccedilatildeo ao objeto da auditoria informa-se o rol de gestores

envolvidos na coordenaccedilatildeo de TIC (fl 18)

CPF Nome Cargo Periacuteodo

027463793-68 Antocircnio Raimundo Gomes Silva Filho

Presidente 02012007 a 23102010

155541126-68 Elme Terezinha Ribeiro Tanus Diretora de Rec Humanos Adm e Financcedilas

08012007 a 07062010

042399201-59 Geraldo Rodrigues Soares Chefe da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

02012007 a 01112007

635720791-87 Clayton Carneiro de Franccedila Chefe da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

02112007 a 01042008

398240801-63 Joseacute Osmar Madeiros Moiseacutes Chefe da Divisatildeo de Suporte 12022007 a 01112007

368767471-15 Nilceacuteia Rezende Moura Chefe da Divisatildeo de Sistemas

12022007 a 01082008

9 O detalhamento dos recursos materiais e humanos envolvidos na

gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC da empresa no exerciacutecio de 2007 pode ser verificado agraves

fls 6470 e 1517v respectivamente

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Fls 143

Proc 2395813

_______ Rubrica

13 Contextualizaccedilatildeo

10 No bojo do Processo nordm 1507613 verificou-se por meio da anaacutelise

da execuccedilatildeo orccedilamentaacuteria e financeira da Companhia (tabela abaixo) crescimento

significativo nas despesas com serviccedilos de TIC de 2010 a 2012

TERRACAP - EXECUCcedilAtildeO ORCcedilAMENTAacuteRIA E FINANCEIRA - 20102012

ELEMENTO DA DESPESA

VALORES PAGOS

Total

2010 2011 2012 TOTAL

339037 - LOCACcedilAtildeO DE MAtildeO DE OBRA R$ 422946378 R$ 495180691 R$ 592413604 R$ 1510540673 5745

339035 - SERVICcedilOS DE CONSULTORIA R$ 000 R$ 31184800 R$ 96703941 R$ 127888741 486

339092 - DESPESAS DE EXERCIacuteCIOS ANTERIORES R$ 2850000 R$ 247517 R$ 209519480 R$ 212616997 809

339039 - OUTROS SERVICcedilOS DE TERCEIROS - PESSOA JURIacuteDICA R$ 318450434 R$ 303241748 R$ 156544709 R$ 778236891 2960

TOTAIS R$ 744246812 R$ 829854756 R$ 1055181734 R$ 2629283302 10000

CRESCIMENTO ANUAL DA DESPESA COM SERVICcedilOS DE TI - 1150 2715

Obs Informaccedilotildees extraiacutedas do relatoacuterio Execuccedilatildeo Orccedilamentaacuteria e Financeira por Periacuteodo disponiacutevel no siacutetio da jurisdicionada em 25042013 agraves 11h29 (fls 2325) Foram registrados apenas os valores de serviccedilos de TI (funccedilotildees programaacuteticas 2312601001471007 e 23126600425570012) vez que os investimentos em TI (aquisiccedilatildeo de bens) natildeo estatildeo detalhados no aduzido relatoacuterio

11 Dessas despesas 5745 foram classificadas como locaccedilatildeo de matildeo

de obra que remete ao pagamento por homem-hora situaccedilatildeo que deveria ser

exceccedilatildeo e natildeo regra consoante art 14 sect 1ordm da IN 042008 ndash SLTI-MPOG4

recepcionada pelo Decreto nordm 3221810

12 Por conta desses fatos o Plenaacuterio com vistas a melhor avaliar os

resultados relativos agrave TIC da Companhia determinou mediante item V da Decisatildeo

nordm 190413 (fl 1) que o NFTI realizasse ldquoauditoria operacional em autos apartados

para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap a

partir de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo devendo ser autuado

um processo especifico para cada exerciacutecio financeiro para identificaccedilatildeo de

eventuais responsaacuteveisrdquo

13 Por se tratar de exame do mesmo objeto em exerciacutecios distintos a

4 sect 1ordm A afericcedilatildeo de esforccedilo por meio da meacutetrica homens-hora apenas poderaacute ser utilizada mediante justificativa e sempre

vinculada agrave entrega de produtos de acordo com prazos e qualidade previamente definidos

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Fls 144

Proc 2395813

_______ Rubrica

Decisatildeo nordm 51362013 (fl 39) autorizou que o presente Plano de Auditoria e a

correspondente Matriz de Planejamento sejam utilizados para as auditorias relativas

aos anos de 2008 a 2012

14 Releva mencionar que natildeo foram examinadas questotildees jaacute

abordadas nos Processos nordms 12829075 28407076 30665077 e 34920078

38534079

14 Objetivos

141 Objetivo Geral

15 Verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela

Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo

142 Objetivos Especiacuteficos

16 As questotildees de auditoria aplicadas com relaccedilatildeo ao exerciacutecio de

2007 foram as seguintes

1 Haacute planejamento institucional e de TIC

2 A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

3 O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

4 Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

15 Escopo

17 Para responder as questotildees acima indicadas na presente auditoria

foram verificados

a o planejamento institucional

b o planejamento de TIC

5 Exame da legalidade de contrataccedilatildeo emergencial mediante dispensa de procedimento licitatoacuterio com fulcro no inciso IV ao

art 24 da Lei ndeg 866693 realizada pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia ndash TERRACAP para locaccedilatildeo de equipamentos manutenccedilatildeo e softwares bem como para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos especializados aplicados agrave tecnologia e gestatildeo da informaccedilatildeo fls 0203 ndash Processo TERRACAP ndeg 1110002212007

6 Representaccedilatildeo nordm 192007 - GPCF Contrato de Concessatildeo de Direito Real de Uso com opccedilatildeo de compra nordm 8872000 entre

TERRACAP e CTIS Informaacutetica objeto do PRO-DF II

7 Consulta formulada pelo Presidente da TERRACAP sobre contrataccedilatildeo emergencial de serviccedilos de informaacutetica

8 Contrataccedilatildeo promovida pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia que resultou no Contrato NutraProju nordm 14707 para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de uso perpeacutetuas do software ORACLE objetivando atender as necessidades daquela Companhia para os ambientes de produccedilatildeo homologaccedilatildeo e desenvolvimento bem como a contrataccedilatildeo de serviccedilos de manutenccedilatildeo e suporte teacutecnico

9 Edital do Pregatildeo Eletrocircnico nordm 06012007 ndash CECOMSUPRISEPLAG de interesse da Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia

(Terracap) a ser realizado pela Central de Compras da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestatildeo (CECOMSEPLAG) que tem por objeto a contrataccedilatildeo de empresa especializada para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos em informaacutetica para fornecimento de soluccedilatildeo global incluindo equipamentos e softwares na forma de locaccedilatildeo

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Fls 145

Proc 2395813

_______ Rubrica

c o planejamento das aquisiccedilotildees de TIC

d o pessoal envolvido

e os processos de trabalho utilizados

f os equipamentos servidores de rede disponiacuteveis

g os equipamentos disponiacuteveis para os usuaacuterios finais

h a percepccedilatildeo da clientela de TIC sobre os serviccedilos prestados

i os indicadores de desempenho do setor de TIC

18 Todas essas informaccedilotildees foram avaliadas com relaccedilatildeo ao periacuteodo

compreendido entre 01012007 e 31122007

16 Montante Fiscalizado

19 Mediante Nota de Auditoria nordm 01239582013 (fl 6) solicitou-se

detalhamento das despesas com TIC no exerciacutecio de 2007 Com base nas

informaccedilotildees apresentadas (fls 4280 do Anexo I) consolidadas na planilha agrave fl 10 o

montante pago a terceiros totaliza R$ 532516051 conforme quadro de credores

abaixo

Credor Valor Pago (Bruto)

030436310001-86 LINKNET TECNOLOGIA E TELECOMUNICACOES LTDA R$ 93385800

016447310001-32 CTIS TECNOLOGIA SA R$ 184115121

367653780001-23 MEMORA PROCESSOS INOVADORES LTDA R$ 254295130

249369730001-03 LINK DATA INFORMATICA E SERVICOS LTDA R$ 720000

Total R$ 532516051

20 Aleacutem dessas despesas o quadro proacuteprio da Terracap envolvido

diretamente com gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC no exerciacutecio de 2007 variou de 4 a 14

funcionaacuterios (fls 1517v) e custou R$ 169245038 (fl 17v)

21 Assim o montante fiscalizado eacute equivalente a R$ 70176018810

10

R$ 532516051 + R$ 169245038

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Fls 146

Proc 2395813

_______ Rubrica

17 Metodologia

22 Os procedimentos e teacutecnicas utilizados na execuccedilatildeo da presente

auditoria encontram-se registrados na Matriz de Planejamento de fls 1113

merecendo destaque exame documental entrevistas periacutecias em registros

eletrocircnicos de equipamentos servidores e de sistemas de informaccedilatildeo

23 Foram visitadas as instalaccedilotildees da aacuterea de TI da Terracap11 e

entrevistados os Srs Geraldo Rodrigues Soares e Alexandre Pedrosa Pinheiro

respectivamente anterior e atual Coordenadores de Informaacutetica da Terracap e o Sr

Clayton Carneiro de Franccedila responsaacutevel por grande parte das informaccedilotildees

constantes do Anexo 2

18 Criteacuterios de auditoria

24 Os criteacuterios de regularidade utilizados na presente auditoria foram

extraiacutedos da Constituiccedilatildeo Federal do Decreto-Lei nordm 20067 da Lei Orgacircnica do DF

da Lei de Licitaccedilotildees (866693) e da Lei de Software (960998)

25 Os criteacuterios operacionais foram baseados nas normas ISOIEC

385002009 (Governanccedila de TI) ISOIEC 20000-12005 (gerenciamento de serviccedilos

de TI) nas boas praacuteticas preconizadas pelo COBIT 41 publicado em maio de 2007

e em indicadores de desempenho do setor de TI relativos ao exerciacutecio de 2007

disponiacuteveis em pesquisas de consultorias especializadas

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno

26 A avaliaccedilatildeo do controle interno fls 79 foi realizada com relaccedilatildeo agrave

Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap por forccedila da especificidade do objeto da

auditoria

27 Destaca-se que de 2001 a 2006 consoante responsaacutevel pelas

informaccedilotildees prestadas Sr Clayton Carneiro Franccedila a TIC da empresa era gerida e

operada pela CODEPLAN e que somente em abril de 2007 tais atribuiccedilotildees

retornaram para o corpo teacutecnico da jurisdicionada Essa descontinuidade contribuiu

para a fraca avaliaccedilatildeo dos controles internos implantados

11

O setor de TI da Terracap funciona no 4ordm Andar do Edficio Sede Terra 1 SAM Bloco F Asa NorteDF CEP 70620-000

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Fls 147

Proc 2395813

_______ Rubrica

2 Resultados da Auditoria

21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC

Em 2007 havia planejamento institucional que tratou de TIC mas natildeo havia

planejamento especiacutefico para o setor

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente

Criteacuterio

28 A funccedilatildeo administrativa de planejamento eacute dever juriacutedico

estabelecido no princiacutepio da eficiecircncia estabelecido no art 37 caput da

Constituiccedilatildeo Federal pois dele eacute pressuposto e nos artigos 6ordm I 7ordm e 10 sect7ordm do

Decreto-Lei nordm 200196712 que a eleva agrave condiccedilatildeo de princiacutepio da Administraccedilatildeo

Puacuteblica

29 Ademais o princiacutepio 2 ndash Estrateacutegia - da norma ABNT NBR ISOIEC

385002009 que trata da governanccedila corporativa de tecnologia da informaccedilatildeo e o

domiacutenio Planejar e Organizar (PO) - do COBIT 4113 estabelecem como boa praacutetica

de gestatildeo de TI a execuccedilatildeo de diversos processos relacionados ao planejamento

12

ldquoArt 6ordm As atividades da Administraccedilatildeo Federal obedeceratildeo aos seguintes princiacutepios

fundamentais I - Planejamento Art 7ordm A accedilatildeo governamental obedeceraacute a planejamento que vise a promover o desenvolvimento econocircmico-social do Paiacutes e a seguranccedila nacional norteando-se segundo planos e programas elaborados na forma do Tiacutetulo III e compreenderaacute a elaboraccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos seguintes instrumentos baacutesicos a) plano geral de govecircrno b) programas gerais setoriais e regionais de duraccedilatildeo plurianual c) orccedilamento-programa anual d) programaccedilatildeo financeira de desembocirclso Art 10 A execuccedilatildeo das atividades da Administraccedilatildeo Federal deveraacute ser amplamente descentralizada sect 7ordm Para melhor desincumbir-se das tarefas de planejamento coordenaccedilatildeo supervisatildeo e controcircle e com o objetivo de impedir o crescimento desmesurado da maacutequina administrativa a Administraccedilatildeo procuraraacute desobrigar-se da realizaccedilatildeo material de tarefas executivas recorrendo sempre que possiacutevel agrave execuccedilatildeo indireta mediante contrato desde que exista na aacuterea iniciativa privada suficientemente desenvolvida e capacitada a desempenhar os encargos de execuccedilatildeordquo

13 Control Objectives for Information Technology ndash Objetivos de Controle para a Tecnologia da

Informaccedilatildeo ndash contempla boas praacuteticas de planejamento gestatildeo e contrataccedilatildeo de tecnologia da informaccedilatildeo A versatildeo 41 eacute organizada em 4 domiacutenios Planejar e Organizar (PO) Adquirir e Implementar (AI) Entregar e Suportar (DS) Monitorar e Avaliar (ME)

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Fls 148

Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

30 O Anexo II (cd juntado aos autos) apresentado em atenccedilatildeo agrave

solicitaccedilatildeo de informaccedilotildees da Nota de Auditoria nordm 02239582013 (fls 4040v)

contempla as diversas contrataccedilotildees realizadas no exerciacutecio de 200714 resumidas no

quadro abaixo

31 Ademais o Anexo II conteacutem a digitalizaccedilatildeo de diversos documentos

apresentados pela jurisdicionada como evidecircncias de planejamento15 No entanto

14

Observa-se que os valores contratados satildeo superiores aos valores constantes das autorizaccedilotildees de pagamento resumidas no sect 19

15 Visando reduzir o volume de papeacuteis dos autos seratildeo impressos apenas os documentos

efetivamente mencionados no presente relatoacuterio

Descriccedilatildeo Contratada Processo Ajuste Data Vigecircncia Valor Total

Oracle (licenccedilas e suporte)MEMORA Processos

Inovadores Ltda11100130807

Contrato nordm

147200720092007 12 meses 254295130R$ 3701

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100262207

Contrato nordm

154200708102007 6 meses 136456747R$ 1986

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100073607

Contrato nordm

44200709042007 6 meses 128714190R$ 1873

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100074307

Contrato nordm

45200709042007 6 meses 84561000R$ 1231

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100262507

Contrato nordm

155200708102007 6 meses 63603040R$ 926

Software de Gestatildeo AsiWeb

(compras almoxarifado

patrimocircnio mobiliaacuterio)

LINK DATA - Informaacutetica e

Serviccedilos Ltda11100063807

Contrato nordm

189200713112007 12 meses 11520000R$ 168

Catracas (controle ponto e

frequecircncia 1000 funcionaacuterios)NEOKOROS BRASIL LTDA 11100209407

NFs 472 471

96605112007 - 1584110R$ 023

Manutenccedilatildeo de No-Break

Leistung Comeacutercio e

Serviccedilos de Sistemas de

Energia Ltda

11100195107Contrato nordm

216200731122007 5 meses 1572500R$ 023

Antiviacuterus (600 licenccedilas) PSN Security 11100101907 NF 235 06072007 12 meses 1560000R$ 023

Antispyware (600 licenccedilas) PSN Security 11100191207 NF 290 31102007 12 meses 1530000R$ 022

Dicionaacuterio Eletrocircnico (100

usuaacuterios)EDITORA OBJETIVA LTDA 11100101707 NE 48907 10082007 643500R$ 009

Projetor e Tela World Computer Ltda 11100286007PCM

219200715012008 - 616900R$ 009

Corel Draw (2 licenccedilas)HORA H TREIN E INF

LTDA11100197807 NE 35107 01062007 - 206800R$ 003

Raacutedios comunicadores para

teacutecnicos (8)

Util - Utilidades para o Lar

Ltda11100097807 NE 35207 16062007 - 151200R$ 002

Livro Oracle Livraria da Rodoviaacuteria 11100079007 PCM 752007 08052007 - 16700R$ 000

Total 687031817R$

Aquisiccedilotildees de Bens e Contrataccedilotildees de Serviccedilos de TI - Terracap - 2007

O planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo era formalizado Algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos adequados

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 149

Proc 2395813

_______ Rubrica

ao se cotejar a documentaccedilatildeo apresentada com os paradigmas de maturidade16

descritos no COBIT 41 verifica-se que em 2007 o planejamento de TI da Terracap

ainda era incipiente

Fonte Control Objectives for Information and related Technology ndash COBIT 41 p 22

16 Niacutevel 0 Inexistente ndash Completa falta de um processo reconhecido A empresa nem mesmo

reconheceu que existe uma questatildeo a ser trabalhada Niacutevel 1 Inicial Ad hoc ndash Existem evidecircncias que a empresa reconheceu que existem questotildees e que precisam ser trabalhadas No entanto natildeo existe processo padronizado ao contraacuterio existem enfoques Ad Hoc que tendem a ser aplicados individualmente ou caso-a-caso O enfoque geral de gerenciamento eacute desorganizado Niacutevel 2 Repetiacutevel poreacutem Intuitivo ndash Os processos evoluiacuteram para um estaacutegio onde procedimentos similares satildeo seguidos por diferentes pessoas fazendo a mesma tarefa Natildeo existe um treinamento formal ou uma comunicaccedilatildeo dos procedimentos padronizados e a responsabilidade eacute deixada com o indiviacuteduo Haacute um alto grau de confianccedila no conhecimento dos indiviacuteduos e consequentemente erros podem ocorrer Niacutevel 3 Processo Definido ndash Procedimentos foram padronizados documentados e comunicados atraveacutes de treinamento Eacute mandatoacuterio que esses processos sejam seguidos no entanto possivelmente desvios natildeo seratildeo detectados Os procedimentos natildeo satildeo sofisticados mas existe a formalizaccedilatildeo das praacuteticas existentes Niacutevel 4 Gerenciado e Mensuraacutevel ndash A gerecircncia monitora e mede a aderecircncia aos procedimentos e adota accedilotildees onde os processos parecem natildeo estar funcionando muito bem Os processos estatildeo debaixo de um constante aprimoramento e fornecem boas praacuteticas Automaccedilatildeo e ferramentas satildeo utilizadas de uma maneira limitada ou fragmentada Niacutevel 5 Otimizado ndash Os processos foram refinados a um niacutevel de boas praacuteticas baseado no resultado de um contiacutenuo aprimoramento e modelagem da maturidade como outras organizaccedilotildees TI eacute utilizada como um caminho integrado para automatizar o fluxo de trabalho provendo ferramentas para aprimorar a qualidade e efetividade tornando a organizaccedilatildeo raacutepida em adaptar-se

OBJETIVOS DE NEGOacuteCIO E

DA GOVERNANCcedilA

Efetividade

Aplicaccedilotildees

Informaccedilatildeo

Infraestrutura

Pessoas

ENTREGA

E

SUPORTE

MONITORAR

E

AVALIAR

ADQUIRIR

E

IMPLEMENTAR

INFORMACcedilAtildeO

RECURSOS DE TI

C O B I TF R A M E W O R K

Eficiecircncia

Confidenciabilidade

Integridade

Disponibilidade

Conformidade

DS1 Definir e gerenciar os niacuteveis de

serviccedilos

DS2 Gerenciar os serviccedilos de terceiros

DS3 Gerenciar a capacidade e

desempenho

DS4 Garantir a continuidade dos serviccedilos

DS5 Garantir a seguranccedila dos sistemas

DS6 Identificar e alocar os custos

DS7 Educar e treinar os usuaacuterios

DS8 Gerenciar os incidentes e atendimento

a serviccedilos

DS9 Gerenciar as configuraccedilotildees e

mudanccedilas

DS10 Gerenciar os problemas

DS11 Gerenciar os dados

DS12 Gerenciar o ambiente fiacutesico

DS13 Gerenciar as operaccedilotildees

ME1 Monitorar e avaliar o desempenho

da TI

ME2 Monitorar e avaliar os controles

internos

ME3 Garantir conformidade com os

requisitos externos de regulaccedilatildeo e

leis

ME4 Disponibilizar a governanccedila de TI

PO1 Definir um plano estrateacutegico de TI

PO2 Definir a arquitetura de informaccedilatildeo

PO3 Determinar a direccedilatildeo tecnoloacutegica

PO4 Definir os processos organizaccedilatildeo e

relacionamentos da TI

PO5 Gerenciar os investimentos em TI

PO6 Comunicar os objetivos e direccedilotildees

gerenciais

PO7 Gerenciar os recursos humanos de

TI

PO8 Gerenciar a qualidade

PO9 Avaliar e gerenciar os riscos de TI

PO10 Gerenciar projetos

AI1 Identificar soluccedilotildees automatizadas

AI2 Adquirir e manter software de

aplicaccedilatildeo

AI3 Adquirir e manter infra-estrutura de

tecnologia

AI4 Habilitar a operaccedilatildeo e uso

AI5 Proporcionar recursos de TI

AI6 Gerenciar mudanccedilas

AI7 Instalar e validar as soluccedilotildees e

modificaccedilotildees

PLANEJAR E

ORGANIZAR

Confiabilidade

Framework COBIT

2007 IT Governance Institute All rights reserved wwwitgiorg

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 150

Proc 2395813

_______ Rubrica

32 Nesse sentido analisa-se cada um dos processos do domiacutenio

Planejar e Organizar (PO) do COBIT 41 frente ao encontrado durante a auditoria

PO1 - Planejamento estrateacutegico de TI - a empresa natildeo possuiacutea plano

estrateacutegico de TI somente um plano geral da empresa

PO2 - Definir a arquitetura da Informaccedilatildeo ndash para os sistemas de

informaccedilatildeo eacute necessaacuterio a criaccedilatildeo e constante atualizaccedilatildeo do modelo de

informaccedilatildeo do negoacutecio bem como a definiccedilatildeo de sistemas apropriados

para otimizar o uso dessa informaccedilatildeo O Despacho nordm 0052007ndashCODIN17

relaciona vaacuterias dificuldades e sugere que as accedilotildees tomadas levaratildeo a

otimizaccedilatildeo confiabilidade e seguranccedila dos sistemas

PO3 - Determinar as diretrizes da tecnologia - trata do direcionamento

tecnoloacutegico adotado pelos responsaacuteveis para suportar o negoacutecio Nesse

aspecto o setor de TI da empresa mostrou-se conforme documentos do

Anexo II capaz de suprir as necessidades baacutesicas para manutenccedilatildeo dos

sistemas de informaccedilatildeo da organizaccedilatildeo

PO4 - Definiccedilatildeo de processos organizaccedilatildeo e relacionamentos de TI ndash a

documentaccedilatildeo apresentada natildeo evidencia a existecircncia de comitecircs

estrateacutegicos aglutinando executivos da aacuterea de negoacutecio e de TI no

entanto haacute indiacutecios de planejamento voltado agrave manutenccedilatildeo e

desenvolvimento de sistemas ao negoacutecio e de apreciaccedilatildeo das

contrataccedilotildees relevantes de TI pela Diretoria Colegiada da Terracap

PO5 - Gerenciamento do investimento em TI ndash trata de estabelecer e

manter estrutura que contemple custos benefiacutecios prioridades

orccedilamentaacuterias mantendo com as partes interessadas diaacutelogo para

otimizaccedilatildeo dos recursos de TI Os documentos do Anexo II evidenciam

que a estrutura de TI era precaacuteria mas buscava atender na medida do

possiacutevel as necessidades de investimento da aacuterea de negoacutecio No

entanto natildeo haacute evidecircncias de que contrataccedilatildeo significativa como o

17

Anexo II Dsp005proc111001821-2006doc

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licenciamento do software Oracle (ver quadro do sect 30) tenha sido

precedida de estudo adequado para o dimensionamento da soluccedilatildeo

PO6 - Comunicar metas e diretrizes gerenciais - eacute a divulgaccedilatildeo da poliacutetica

adotada e desenvolvimento de estrutura corporativa Nesse aspecto a

maior parte das comunicaccedilotildees era realizada para informar da resoluccedilatildeo de

problemas dos usuaacuterios agraves unidades demandantes18

PO7 - Gerenciamento de recursos humanos - adquirir manter e motivar a

forccedila de trabalho competente para criar serviccedilos de TI para o negoacutecio Tal

processo era de difiacutecil implementaccedilatildeo no exerciacutecio visto que a matildeo de

obra presente era em grande parte terceirizada e quanto aos servidores

da casa muitos eram ocupantes de cargos de livre nomeaccedilatildeo o que

caracteriza um quadro de alta rotatividade

PO8 - Gerenciamento da qualidade ndash a documentaccedilatildeo apresentada natildeo

registra a existecircncia de indicadores de qualidade mas no Memorando

nordm 782007-CODIN haacute indiacutecios da gestatildeo de qualidade ao solicitar linha

telefocircnica exclusiva para o controle de qualidade que ateacute entatildeo era

compartilhada com o setor de logiacutestica

PO9 - Avaliaccedilatildeo e gerenciamento de riscos ndash contempla estrateacutegias de

mitigaccedilatildeo e riscos residuais os impactos em potencial nos objetivos da

empresa causado por um evento natildeo planejado deve ser identificado

analisado e avaliado O relatoacuterio da CODIN ndash 2007 identificou diversos

riscos emergenciais quanto a estrutura de TI O Despacho 732007ndash

CODIN19 informa sobre relatoacuterio de auditoria independente que indica

vulnerabilidades no sistema SGH2000

PO10 - Gerenciamento de projetos - trata de estabelecer programa e

estrutura de gestatildeo de projeto para o gerenciamento de todos os projetos

de TI que deve incluir um plano mestre atribuiccedilatildeo de recursos definiccedilatildeo

de resultados a serem entregues aprovaccedilatildeo de usuaacuterios uma divisatildeo por

18

Anexo II - item 21

19 Anexo II Dsp073-Resp Corregedoria SGH 2000doc

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fases de entrega garantia de qualidade um plano de teste formal e uma

revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo para assegurar a gestatildeo de risco do projeto e

entrega de valor ao negoacutecio A documentaccedilatildeo apresentada tratou do tema

informando a existecircncia de trecircs processos formalizados gestatildeo de

configuraccedilatildeo versionamento e gestatildeo de demandas e serviccedilos

planejamento de contrataccedilatildeo20

Causas

33 Entre 2001 e fevereiro de 2007 o gerenciamento dos sistemas

informatizados era de responsabilidade da Companhia de Planejamento do DF ndash

Codeplan21 e regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 200722

Assim a unidade de TI da jurisdicionada estava se estruturando durante o exerciacutecio

analisado sendo razoaacutevel tolerar falhas de planejamento

20

Anexo II PROCESSOS IMPLANTADOS EM 2007 E SEUS RESPONSAacuteVEISdocx

21 DESPACHO DO GOVERNADOR (DODF 2112014 paacuteg 3) Em 20 de janeiro de 2014

Referecircncia Processo 0170000632007 Interessado COMPANHIA IMOBILIAacuteRIA DE BRASIacuteLIA ndash TERRACAP Assunto APURACcedilAtildeO DE FATOS DECORRENTES DE CONTRATO FIRMADO ENTRE A TERRACAP E A CODEPLAN Acolho o entendimento exposto pelo Consultor Juriacutedico do Distrito Federal adotando suas consideraccedilotildees e fundamentos como razatildeo de decidir para instaurar Tomada de Contas Especial destinada a apurar os fatos objeto deste processo identificar eventuais responsaacuteveis por dano ao eraacuterio com sua quantificaccedilatildeo constituindo Comissatildeo especiacutefica designando ainda seus componentes a quem caberaacute a responsabilidade por executar processar instruir e relatar os trabalhos destinados agrave referida Tomada de Contas Especial Publique-se na forma de Decreto 22 Segundo o despacho nordm 62007ndashCODINPRESI (Anexo2Item 2 - Evidecircncias de Planejamento1-

Documentos Planejamento 2007DespachoDsp006corregedoriadoc) diversos problemas foram enfrentados nessa transiccedilatildeo como

empecilhos no recebimento dos programas fontes que natildeo estavam em domiacutenio da Codeplan e sim da Empresa Sapiens terceirizada pela Codeplan para prestar serviccedilos agrave Terracap

demora no atendimento as solicitaccedilotildees para liberar o acesso aos bancos de dados e entrega dos programas fontes de propriedade da Terracap

constataccedilotildees de anormalidades nos acessos as bases de dados sem exposiccedilatildeo dos motivos agrave Terracap

Bloqueio do acesso ao Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria ndash SGH2000 no periacuteodo de 01032007 a 02032007

Baixa qualidade de atendimento decorrente das poucas manutenccedilotildees evolutivas e inovaccedilotildees nos sistemas

implantaccedilatildeo do Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria -SGH2000 em 2005 por sugestatildeo da contratada em substituiccedilatildeo ao sistema da Terracap que mantinha e permaneceu mantendo em 2007 a carteira de cobranccedila de aproximadamente R$ 700 milhotildees

O Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria - SGH2000 de propriedade da firma ELOacuteGICA de Recife foi implantado na Terracap com assistecircncia pela Empresa SAPIENS sem nenhum viacutenculo legal com a Terracap que mantinha em seu poder todos os programas fontes da Terracap tanto do SGH2000 como de todos os sistemas de propriedade da Terracap

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_______ Rubrica

Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

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para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Fls 176

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

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TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 7: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 139

Proc 2395813

_______ Rubrica

Sumaacuterio

1 Introduccedilatildeo 140 11 Apresentaccedilatildeo 140 12 Identificaccedilatildeo do Objeto 140 13 Contextualizaccedilatildeo 143 14 Objetivos 144

141 Objetivo Geral 144 142 Objetivos Especiacuteficos 144

15 Escopo 144 16 Montante Fiscalizado 145 17 Metodologia 146 18 Criteacuterios de auditoria 146

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno 146

2 Resultados da Auditoria 147 21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC 147

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente 147 22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada 154

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a jurisdicionada 154 222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada 158

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado 167 231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo 167

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios 173 241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes 173

3 Conclusatildeo 176

4 Consideraccedilotildees Finais 177

5 Proposiccedilotildees 178

ANEXO I ndash PLANO DE ACcedilAtildeO 180

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Fls 140

Proc 2395813

_______ Rubrica

1 Introduccedilatildeo

11 Apresentaccedilatildeo

Trata-se de auditoria operacional realizada na Terracap ndash

Companhia Imobiliaacuteria do Distrito Federal em cumprimento ao item V da Decisatildeo nordm

190413 (fl 1)

2 A execuccedilatildeo da presente auditoria compreendeu o periacuteodo de

29102013 a 020420142

12 Identificaccedilatildeo do Objeto

3 O objeto da auditoria foi verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap com tecnologia da informaccedilatildeo e

comunicaccedilatildeo ndash TIC no ano de 2007

4 Ao tempo do exerciacutecio sob exame a jurisdicionada era regida3 pela

Lei nordm 5861 de 12 de dezembro de 1972 por seu Estatuto Social por seu

Regimento Interno e subsidiariamente pela legislaccedilatildeo aplicaacutevel agraves sociedades por

accedilotildees

5 As competecircncias da Terracap consoante seu regimento interno

entatildeo vigente eram as seguintes

a) executar as atividades imobiliaacuterias de interesse do Distrito Federal objeto de

utilizaccedilatildeo aquisiccedilatildeo administraccedilatildeo disposiccedilatildeo incorporaccedilatildeo oneraccedilatildeo ou

alienaccedilatildeo de bens

b) exercer nos termos do Decreto nordm 1806197 a funccedilatildeo de Agecircncia de

Desenvolvimento do Distrito Federal na operacionalizaccedilatildeo e implementaccedilatildeo

de programas e projetos de fomento e apoio ao desenvolvimento econocircmico

e social do Distrito Federal

c) realizar obras e serviccedilos de urbanizaccedilatildeo infraestrutura obras viaacuterias e outras

2 Aleacutem do prazo necessaacuterio ao atendimento das notas de auditoria por parte da Terracap eventual

atraso na execuccedilatildeo desta auditoria decorre do quadro de pessoal (5 Auditores de Controle Externo) e dos diversos exames realizados (39 processos instruiacutedos durante a execuccedilatildeo da presente auditoria) pelo NFTI que inviabilizam a dedicaccedilatildeo exclusiva dos auditores designados

3 A Lei Distrital nordm 45862011 ampliou o rol de competecircncias da Companhia

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Fls 141

Proc 2395813

_______ Rubrica

no Plano Piloto e nas Regiotildees Administrativas atraveacutes de convecircnios e

contratos desde que essas obras e serviccedilos estejam vinculados agraves suas

finalidades essenciais

d) promover as desapropriaccedilotildees autorizadas e incorporar ao seu domiacutenio os

bens desapropriados ou destinados pela Uniatildeo Distrito Federal ou Estado de

Goiaacutes na aacuterea prevista no art1ordm da Lei 2874 de 19 de setembro de 1956

6 Releva notar que conforme organograma agrave fl 41 do Anexo I em

2007 a Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica (CODIN) da Terracap era vinculada agrave

Presidecircncia e possuiacutea duas divisotildees de sistemas (DIDES) e de suporte (DISUP)

7 As competecircncias das unidades responsaacuteveis pela TIC na

Companhia estatildeo definidas nos arts 23 a 25 do Regimento Interno (fls 1516 do

Anexo I) dentre as quais se destacam

a) Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

i) Planejar coordenar e controlar as atividades da Divisatildeo de Sistemas e

Divisatildeo de Suporte compatibilizando integrando e consolidando os

sistemas corporativos de informaccedilatildeo

ii) Assegurar o controle de qualidade a confiabilidade e a seguranccedila dos

dados e informaccedilotildees processadas

iii) Manter atualizado o gerenciamento do conhecimento as teacutecnicas de

tratamento processamento e operaccedilatildeo dos sistemas de informaccedilotildees e

dos equipamentos compartilhando estas atividades com todos os

usuaacuterios das Unidades Orgacircnicas da Empresa

b) Divisatildeo de Sistemas

i) Definir a estrateacutegia de desenvolvimento de projetos e sistemas avaliando

e controlando suas fases no que se refere agrave anaacutelise programaccedilatildeo e

documentaccedilatildeo

ii) Supervisionar a implantaccedilatildeo dos sistemas fazendo o controle de

qualidade e utilizar teacutecnicos adequados atestando o projeto final

iii) Acompanhar a implantaccedilatildeo dos sistemas em todas as suas fases junto agrave

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 142

Proc 2395813

_______ Rubrica

Divisatildeo de Suporte procedendo agrave manutenccedilatildeo dos mesmos

iv) Manter atualizada a documentaccedilatildeo dos sistemas

v) Verificar e validar a real necessidade de aquisiccedilatildeo de sistemas

c) Divisatildeo de Suporte

i) Sugerir atualizaccedilatildeo de aplicativos

ii) Avaliar o desempenho do parque de equipamentos instalado

iii) Instalar e configurar programas sistemas e aplicativos

iv) Controlar e instalar as licenccedilas de softwares

v) Verificar a real necessidade de aquisiccedilatildeo de novos equipamentos

vi) Dar manutenccedilatildeo nos equipamentos periodicamente

vii) Promover o suporte teacutecnico junto aos usuaacuterios

viii) Gerenciar a estrutura e operacionalizaccedilatildeo da rede loacutegica

ix) Verificar a comunicaccedilatildeo e a transmissatildeo de dados na rede

x) Controlar e efetuar coacutepias de seguranccedila de dados

xi) Buscar e sugerir novas tecnologias de equipamentos

xii) Controlar recursos de rede

8 Com relaccedilatildeo ao objeto da auditoria informa-se o rol de gestores

envolvidos na coordenaccedilatildeo de TIC (fl 18)

CPF Nome Cargo Periacuteodo

027463793-68 Antocircnio Raimundo Gomes Silva Filho

Presidente 02012007 a 23102010

155541126-68 Elme Terezinha Ribeiro Tanus Diretora de Rec Humanos Adm e Financcedilas

08012007 a 07062010

042399201-59 Geraldo Rodrigues Soares Chefe da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

02012007 a 01112007

635720791-87 Clayton Carneiro de Franccedila Chefe da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

02112007 a 01042008

398240801-63 Joseacute Osmar Madeiros Moiseacutes Chefe da Divisatildeo de Suporte 12022007 a 01112007

368767471-15 Nilceacuteia Rezende Moura Chefe da Divisatildeo de Sistemas

12022007 a 01082008

9 O detalhamento dos recursos materiais e humanos envolvidos na

gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC da empresa no exerciacutecio de 2007 pode ser verificado agraves

fls 6470 e 1517v respectivamente

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 143

Proc 2395813

_______ Rubrica

13 Contextualizaccedilatildeo

10 No bojo do Processo nordm 1507613 verificou-se por meio da anaacutelise

da execuccedilatildeo orccedilamentaacuteria e financeira da Companhia (tabela abaixo) crescimento

significativo nas despesas com serviccedilos de TIC de 2010 a 2012

TERRACAP - EXECUCcedilAtildeO ORCcedilAMENTAacuteRIA E FINANCEIRA - 20102012

ELEMENTO DA DESPESA

VALORES PAGOS

Total

2010 2011 2012 TOTAL

339037 - LOCACcedilAtildeO DE MAtildeO DE OBRA R$ 422946378 R$ 495180691 R$ 592413604 R$ 1510540673 5745

339035 - SERVICcedilOS DE CONSULTORIA R$ 000 R$ 31184800 R$ 96703941 R$ 127888741 486

339092 - DESPESAS DE EXERCIacuteCIOS ANTERIORES R$ 2850000 R$ 247517 R$ 209519480 R$ 212616997 809

339039 - OUTROS SERVICcedilOS DE TERCEIROS - PESSOA JURIacuteDICA R$ 318450434 R$ 303241748 R$ 156544709 R$ 778236891 2960

TOTAIS R$ 744246812 R$ 829854756 R$ 1055181734 R$ 2629283302 10000

CRESCIMENTO ANUAL DA DESPESA COM SERVICcedilOS DE TI - 1150 2715

Obs Informaccedilotildees extraiacutedas do relatoacuterio Execuccedilatildeo Orccedilamentaacuteria e Financeira por Periacuteodo disponiacutevel no siacutetio da jurisdicionada em 25042013 agraves 11h29 (fls 2325) Foram registrados apenas os valores de serviccedilos de TI (funccedilotildees programaacuteticas 2312601001471007 e 23126600425570012) vez que os investimentos em TI (aquisiccedilatildeo de bens) natildeo estatildeo detalhados no aduzido relatoacuterio

11 Dessas despesas 5745 foram classificadas como locaccedilatildeo de matildeo

de obra que remete ao pagamento por homem-hora situaccedilatildeo que deveria ser

exceccedilatildeo e natildeo regra consoante art 14 sect 1ordm da IN 042008 ndash SLTI-MPOG4

recepcionada pelo Decreto nordm 3221810

12 Por conta desses fatos o Plenaacuterio com vistas a melhor avaliar os

resultados relativos agrave TIC da Companhia determinou mediante item V da Decisatildeo

nordm 190413 (fl 1) que o NFTI realizasse ldquoauditoria operacional em autos apartados

para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap a

partir de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo devendo ser autuado

um processo especifico para cada exerciacutecio financeiro para identificaccedilatildeo de

eventuais responsaacuteveisrdquo

13 Por se tratar de exame do mesmo objeto em exerciacutecios distintos a

4 sect 1ordm A afericcedilatildeo de esforccedilo por meio da meacutetrica homens-hora apenas poderaacute ser utilizada mediante justificativa e sempre

vinculada agrave entrega de produtos de acordo com prazos e qualidade previamente definidos

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Fls 144

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_______ Rubrica

Decisatildeo nordm 51362013 (fl 39) autorizou que o presente Plano de Auditoria e a

correspondente Matriz de Planejamento sejam utilizados para as auditorias relativas

aos anos de 2008 a 2012

14 Releva mencionar que natildeo foram examinadas questotildees jaacute

abordadas nos Processos nordms 12829075 28407076 30665077 e 34920078

38534079

14 Objetivos

141 Objetivo Geral

15 Verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela

Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo

142 Objetivos Especiacuteficos

16 As questotildees de auditoria aplicadas com relaccedilatildeo ao exerciacutecio de

2007 foram as seguintes

1 Haacute planejamento institucional e de TIC

2 A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

3 O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

4 Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

15 Escopo

17 Para responder as questotildees acima indicadas na presente auditoria

foram verificados

a o planejamento institucional

b o planejamento de TIC

5 Exame da legalidade de contrataccedilatildeo emergencial mediante dispensa de procedimento licitatoacuterio com fulcro no inciso IV ao

art 24 da Lei ndeg 866693 realizada pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia ndash TERRACAP para locaccedilatildeo de equipamentos manutenccedilatildeo e softwares bem como para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos especializados aplicados agrave tecnologia e gestatildeo da informaccedilatildeo fls 0203 ndash Processo TERRACAP ndeg 1110002212007

6 Representaccedilatildeo nordm 192007 - GPCF Contrato de Concessatildeo de Direito Real de Uso com opccedilatildeo de compra nordm 8872000 entre

TERRACAP e CTIS Informaacutetica objeto do PRO-DF II

7 Consulta formulada pelo Presidente da TERRACAP sobre contrataccedilatildeo emergencial de serviccedilos de informaacutetica

8 Contrataccedilatildeo promovida pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia que resultou no Contrato NutraProju nordm 14707 para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de uso perpeacutetuas do software ORACLE objetivando atender as necessidades daquela Companhia para os ambientes de produccedilatildeo homologaccedilatildeo e desenvolvimento bem como a contrataccedilatildeo de serviccedilos de manutenccedilatildeo e suporte teacutecnico

9 Edital do Pregatildeo Eletrocircnico nordm 06012007 ndash CECOMSUPRISEPLAG de interesse da Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia

(Terracap) a ser realizado pela Central de Compras da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestatildeo (CECOMSEPLAG) que tem por objeto a contrataccedilatildeo de empresa especializada para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos em informaacutetica para fornecimento de soluccedilatildeo global incluindo equipamentos e softwares na forma de locaccedilatildeo

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Fls 145

Proc 2395813

_______ Rubrica

c o planejamento das aquisiccedilotildees de TIC

d o pessoal envolvido

e os processos de trabalho utilizados

f os equipamentos servidores de rede disponiacuteveis

g os equipamentos disponiacuteveis para os usuaacuterios finais

h a percepccedilatildeo da clientela de TIC sobre os serviccedilos prestados

i os indicadores de desempenho do setor de TIC

18 Todas essas informaccedilotildees foram avaliadas com relaccedilatildeo ao periacuteodo

compreendido entre 01012007 e 31122007

16 Montante Fiscalizado

19 Mediante Nota de Auditoria nordm 01239582013 (fl 6) solicitou-se

detalhamento das despesas com TIC no exerciacutecio de 2007 Com base nas

informaccedilotildees apresentadas (fls 4280 do Anexo I) consolidadas na planilha agrave fl 10 o

montante pago a terceiros totaliza R$ 532516051 conforme quadro de credores

abaixo

Credor Valor Pago (Bruto)

030436310001-86 LINKNET TECNOLOGIA E TELECOMUNICACOES LTDA R$ 93385800

016447310001-32 CTIS TECNOLOGIA SA R$ 184115121

367653780001-23 MEMORA PROCESSOS INOVADORES LTDA R$ 254295130

249369730001-03 LINK DATA INFORMATICA E SERVICOS LTDA R$ 720000

Total R$ 532516051

20 Aleacutem dessas despesas o quadro proacuteprio da Terracap envolvido

diretamente com gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC no exerciacutecio de 2007 variou de 4 a 14

funcionaacuterios (fls 1517v) e custou R$ 169245038 (fl 17v)

21 Assim o montante fiscalizado eacute equivalente a R$ 70176018810

10

R$ 532516051 + R$ 169245038

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Fls 146

Proc 2395813

_______ Rubrica

17 Metodologia

22 Os procedimentos e teacutecnicas utilizados na execuccedilatildeo da presente

auditoria encontram-se registrados na Matriz de Planejamento de fls 1113

merecendo destaque exame documental entrevistas periacutecias em registros

eletrocircnicos de equipamentos servidores e de sistemas de informaccedilatildeo

23 Foram visitadas as instalaccedilotildees da aacuterea de TI da Terracap11 e

entrevistados os Srs Geraldo Rodrigues Soares e Alexandre Pedrosa Pinheiro

respectivamente anterior e atual Coordenadores de Informaacutetica da Terracap e o Sr

Clayton Carneiro de Franccedila responsaacutevel por grande parte das informaccedilotildees

constantes do Anexo 2

18 Criteacuterios de auditoria

24 Os criteacuterios de regularidade utilizados na presente auditoria foram

extraiacutedos da Constituiccedilatildeo Federal do Decreto-Lei nordm 20067 da Lei Orgacircnica do DF

da Lei de Licitaccedilotildees (866693) e da Lei de Software (960998)

25 Os criteacuterios operacionais foram baseados nas normas ISOIEC

385002009 (Governanccedila de TI) ISOIEC 20000-12005 (gerenciamento de serviccedilos

de TI) nas boas praacuteticas preconizadas pelo COBIT 41 publicado em maio de 2007

e em indicadores de desempenho do setor de TI relativos ao exerciacutecio de 2007

disponiacuteveis em pesquisas de consultorias especializadas

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno

26 A avaliaccedilatildeo do controle interno fls 79 foi realizada com relaccedilatildeo agrave

Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap por forccedila da especificidade do objeto da

auditoria

27 Destaca-se que de 2001 a 2006 consoante responsaacutevel pelas

informaccedilotildees prestadas Sr Clayton Carneiro Franccedila a TIC da empresa era gerida e

operada pela CODEPLAN e que somente em abril de 2007 tais atribuiccedilotildees

retornaram para o corpo teacutecnico da jurisdicionada Essa descontinuidade contribuiu

para a fraca avaliaccedilatildeo dos controles internos implantados

11

O setor de TI da Terracap funciona no 4ordm Andar do Edficio Sede Terra 1 SAM Bloco F Asa NorteDF CEP 70620-000

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Fls 147

Proc 2395813

_______ Rubrica

2 Resultados da Auditoria

21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC

Em 2007 havia planejamento institucional que tratou de TIC mas natildeo havia

planejamento especiacutefico para o setor

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente

Criteacuterio

28 A funccedilatildeo administrativa de planejamento eacute dever juriacutedico

estabelecido no princiacutepio da eficiecircncia estabelecido no art 37 caput da

Constituiccedilatildeo Federal pois dele eacute pressuposto e nos artigos 6ordm I 7ordm e 10 sect7ordm do

Decreto-Lei nordm 200196712 que a eleva agrave condiccedilatildeo de princiacutepio da Administraccedilatildeo

Puacuteblica

29 Ademais o princiacutepio 2 ndash Estrateacutegia - da norma ABNT NBR ISOIEC

385002009 que trata da governanccedila corporativa de tecnologia da informaccedilatildeo e o

domiacutenio Planejar e Organizar (PO) - do COBIT 4113 estabelecem como boa praacutetica

de gestatildeo de TI a execuccedilatildeo de diversos processos relacionados ao planejamento

12

ldquoArt 6ordm As atividades da Administraccedilatildeo Federal obedeceratildeo aos seguintes princiacutepios

fundamentais I - Planejamento Art 7ordm A accedilatildeo governamental obedeceraacute a planejamento que vise a promover o desenvolvimento econocircmico-social do Paiacutes e a seguranccedila nacional norteando-se segundo planos e programas elaborados na forma do Tiacutetulo III e compreenderaacute a elaboraccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos seguintes instrumentos baacutesicos a) plano geral de govecircrno b) programas gerais setoriais e regionais de duraccedilatildeo plurianual c) orccedilamento-programa anual d) programaccedilatildeo financeira de desembocirclso Art 10 A execuccedilatildeo das atividades da Administraccedilatildeo Federal deveraacute ser amplamente descentralizada sect 7ordm Para melhor desincumbir-se das tarefas de planejamento coordenaccedilatildeo supervisatildeo e controcircle e com o objetivo de impedir o crescimento desmesurado da maacutequina administrativa a Administraccedilatildeo procuraraacute desobrigar-se da realizaccedilatildeo material de tarefas executivas recorrendo sempre que possiacutevel agrave execuccedilatildeo indireta mediante contrato desde que exista na aacuterea iniciativa privada suficientemente desenvolvida e capacitada a desempenhar os encargos de execuccedilatildeordquo

13 Control Objectives for Information Technology ndash Objetivos de Controle para a Tecnologia da

Informaccedilatildeo ndash contempla boas praacuteticas de planejamento gestatildeo e contrataccedilatildeo de tecnologia da informaccedilatildeo A versatildeo 41 eacute organizada em 4 domiacutenios Planejar e Organizar (PO) Adquirir e Implementar (AI) Entregar e Suportar (DS) Monitorar e Avaliar (ME)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

30 O Anexo II (cd juntado aos autos) apresentado em atenccedilatildeo agrave

solicitaccedilatildeo de informaccedilotildees da Nota de Auditoria nordm 02239582013 (fls 4040v)

contempla as diversas contrataccedilotildees realizadas no exerciacutecio de 200714 resumidas no

quadro abaixo

31 Ademais o Anexo II conteacutem a digitalizaccedilatildeo de diversos documentos

apresentados pela jurisdicionada como evidecircncias de planejamento15 No entanto

14

Observa-se que os valores contratados satildeo superiores aos valores constantes das autorizaccedilotildees de pagamento resumidas no sect 19

15 Visando reduzir o volume de papeacuteis dos autos seratildeo impressos apenas os documentos

efetivamente mencionados no presente relatoacuterio

Descriccedilatildeo Contratada Processo Ajuste Data Vigecircncia Valor Total

Oracle (licenccedilas e suporte)MEMORA Processos

Inovadores Ltda11100130807

Contrato nordm

147200720092007 12 meses 254295130R$ 3701

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100262207

Contrato nordm

154200708102007 6 meses 136456747R$ 1986

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100073607

Contrato nordm

44200709042007 6 meses 128714190R$ 1873

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100074307

Contrato nordm

45200709042007 6 meses 84561000R$ 1231

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100262507

Contrato nordm

155200708102007 6 meses 63603040R$ 926

Software de Gestatildeo AsiWeb

(compras almoxarifado

patrimocircnio mobiliaacuterio)

LINK DATA - Informaacutetica e

Serviccedilos Ltda11100063807

Contrato nordm

189200713112007 12 meses 11520000R$ 168

Catracas (controle ponto e

frequecircncia 1000 funcionaacuterios)NEOKOROS BRASIL LTDA 11100209407

NFs 472 471

96605112007 - 1584110R$ 023

Manutenccedilatildeo de No-Break

Leistung Comeacutercio e

Serviccedilos de Sistemas de

Energia Ltda

11100195107Contrato nordm

216200731122007 5 meses 1572500R$ 023

Antiviacuterus (600 licenccedilas) PSN Security 11100101907 NF 235 06072007 12 meses 1560000R$ 023

Antispyware (600 licenccedilas) PSN Security 11100191207 NF 290 31102007 12 meses 1530000R$ 022

Dicionaacuterio Eletrocircnico (100

usuaacuterios)EDITORA OBJETIVA LTDA 11100101707 NE 48907 10082007 643500R$ 009

Projetor e Tela World Computer Ltda 11100286007PCM

219200715012008 - 616900R$ 009

Corel Draw (2 licenccedilas)HORA H TREIN E INF

LTDA11100197807 NE 35107 01062007 - 206800R$ 003

Raacutedios comunicadores para

teacutecnicos (8)

Util - Utilidades para o Lar

Ltda11100097807 NE 35207 16062007 - 151200R$ 002

Livro Oracle Livraria da Rodoviaacuteria 11100079007 PCM 752007 08052007 - 16700R$ 000

Total 687031817R$

Aquisiccedilotildees de Bens e Contrataccedilotildees de Serviccedilos de TI - Terracap - 2007

O planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo era formalizado Algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos adequados

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_______ Rubrica

ao se cotejar a documentaccedilatildeo apresentada com os paradigmas de maturidade16

descritos no COBIT 41 verifica-se que em 2007 o planejamento de TI da Terracap

ainda era incipiente

Fonte Control Objectives for Information and related Technology ndash COBIT 41 p 22

16 Niacutevel 0 Inexistente ndash Completa falta de um processo reconhecido A empresa nem mesmo

reconheceu que existe uma questatildeo a ser trabalhada Niacutevel 1 Inicial Ad hoc ndash Existem evidecircncias que a empresa reconheceu que existem questotildees e que precisam ser trabalhadas No entanto natildeo existe processo padronizado ao contraacuterio existem enfoques Ad Hoc que tendem a ser aplicados individualmente ou caso-a-caso O enfoque geral de gerenciamento eacute desorganizado Niacutevel 2 Repetiacutevel poreacutem Intuitivo ndash Os processos evoluiacuteram para um estaacutegio onde procedimentos similares satildeo seguidos por diferentes pessoas fazendo a mesma tarefa Natildeo existe um treinamento formal ou uma comunicaccedilatildeo dos procedimentos padronizados e a responsabilidade eacute deixada com o indiviacuteduo Haacute um alto grau de confianccedila no conhecimento dos indiviacuteduos e consequentemente erros podem ocorrer Niacutevel 3 Processo Definido ndash Procedimentos foram padronizados documentados e comunicados atraveacutes de treinamento Eacute mandatoacuterio que esses processos sejam seguidos no entanto possivelmente desvios natildeo seratildeo detectados Os procedimentos natildeo satildeo sofisticados mas existe a formalizaccedilatildeo das praacuteticas existentes Niacutevel 4 Gerenciado e Mensuraacutevel ndash A gerecircncia monitora e mede a aderecircncia aos procedimentos e adota accedilotildees onde os processos parecem natildeo estar funcionando muito bem Os processos estatildeo debaixo de um constante aprimoramento e fornecem boas praacuteticas Automaccedilatildeo e ferramentas satildeo utilizadas de uma maneira limitada ou fragmentada Niacutevel 5 Otimizado ndash Os processos foram refinados a um niacutevel de boas praacuteticas baseado no resultado de um contiacutenuo aprimoramento e modelagem da maturidade como outras organizaccedilotildees TI eacute utilizada como um caminho integrado para automatizar o fluxo de trabalho provendo ferramentas para aprimorar a qualidade e efetividade tornando a organizaccedilatildeo raacutepida em adaptar-se

OBJETIVOS DE NEGOacuteCIO E

DA GOVERNANCcedilA

Efetividade

Aplicaccedilotildees

Informaccedilatildeo

Infraestrutura

Pessoas

ENTREGA

E

SUPORTE

MONITORAR

E

AVALIAR

ADQUIRIR

E

IMPLEMENTAR

INFORMACcedilAtildeO

RECURSOS DE TI

C O B I TF R A M E W O R K

Eficiecircncia

Confidenciabilidade

Integridade

Disponibilidade

Conformidade

DS1 Definir e gerenciar os niacuteveis de

serviccedilos

DS2 Gerenciar os serviccedilos de terceiros

DS3 Gerenciar a capacidade e

desempenho

DS4 Garantir a continuidade dos serviccedilos

DS5 Garantir a seguranccedila dos sistemas

DS6 Identificar e alocar os custos

DS7 Educar e treinar os usuaacuterios

DS8 Gerenciar os incidentes e atendimento

a serviccedilos

DS9 Gerenciar as configuraccedilotildees e

mudanccedilas

DS10 Gerenciar os problemas

DS11 Gerenciar os dados

DS12 Gerenciar o ambiente fiacutesico

DS13 Gerenciar as operaccedilotildees

ME1 Monitorar e avaliar o desempenho

da TI

ME2 Monitorar e avaliar os controles

internos

ME3 Garantir conformidade com os

requisitos externos de regulaccedilatildeo e

leis

ME4 Disponibilizar a governanccedila de TI

PO1 Definir um plano estrateacutegico de TI

PO2 Definir a arquitetura de informaccedilatildeo

PO3 Determinar a direccedilatildeo tecnoloacutegica

PO4 Definir os processos organizaccedilatildeo e

relacionamentos da TI

PO5 Gerenciar os investimentos em TI

PO6 Comunicar os objetivos e direccedilotildees

gerenciais

PO7 Gerenciar os recursos humanos de

TI

PO8 Gerenciar a qualidade

PO9 Avaliar e gerenciar os riscos de TI

PO10 Gerenciar projetos

AI1 Identificar soluccedilotildees automatizadas

AI2 Adquirir e manter software de

aplicaccedilatildeo

AI3 Adquirir e manter infra-estrutura de

tecnologia

AI4 Habilitar a operaccedilatildeo e uso

AI5 Proporcionar recursos de TI

AI6 Gerenciar mudanccedilas

AI7 Instalar e validar as soluccedilotildees e

modificaccedilotildees

PLANEJAR E

ORGANIZAR

Confiabilidade

Framework COBIT

2007 IT Governance Institute All rights reserved wwwitgiorg

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Proc 2395813

_______ Rubrica

32 Nesse sentido analisa-se cada um dos processos do domiacutenio

Planejar e Organizar (PO) do COBIT 41 frente ao encontrado durante a auditoria

PO1 - Planejamento estrateacutegico de TI - a empresa natildeo possuiacutea plano

estrateacutegico de TI somente um plano geral da empresa

PO2 - Definir a arquitetura da Informaccedilatildeo ndash para os sistemas de

informaccedilatildeo eacute necessaacuterio a criaccedilatildeo e constante atualizaccedilatildeo do modelo de

informaccedilatildeo do negoacutecio bem como a definiccedilatildeo de sistemas apropriados

para otimizar o uso dessa informaccedilatildeo O Despacho nordm 0052007ndashCODIN17

relaciona vaacuterias dificuldades e sugere que as accedilotildees tomadas levaratildeo a

otimizaccedilatildeo confiabilidade e seguranccedila dos sistemas

PO3 - Determinar as diretrizes da tecnologia - trata do direcionamento

tecnoloacutegico adotado pelos responsaacuteveis para suportar o negoacutecio Nesse

aspecto o setor de TI da empresa mostrou-se conforme documentos do

Anexo II capaz de suprir as necessidades baacutesicas para manutenccedilatildeo dos

sistemas de informaccedilatildeo da organizaccedilatildeo

PO4 - Definiccedilatildeo de processos organizaccedilatildeo e relacionamentos de TI ndash a

documentaccedilatildeo apresentada natildeo evidencia a existecircncia de comitecircs

estrateacutegicos aglutinando executivos da aacuterea de negoacutecio e de TI no

entanto haacute indiacutecios de planejamento voltado agrave manutenccedilatildeo e

desenvolvimento de sistemas ao negoacutecio e de apreciaccedilatildeo das

contrataccedilotildees relevantes de TI pela Diretoria Colegiada da Terracap

PO5 - Gerenciamento do investimento em TI ndash trata de estabelecer e

manter estrutura que contemple custos benefiacutecios prioridades

orccedilamentaacuterias mantendo com as partes interessadas diaacutelogo para

otimizaccedilatildeo dos recursos de TI Os documentos do Anexo II evidenciam

que a estrutura de TI era precaacuteria mas buscava atender na medida do

possiacutevel as necessidades de investimento da aacuterea de negoacutecio No

entanto natildeo haacute evidecircncias de que contrataccedilatildeo significativa como o

17

Anexo II Dsp005proc111001821-2006doc

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_______ Rubrica

licenciamento do software Oracle (ver quadro do sect 30) tenha sido

precedida de estudo adequado para o dimensionamento da soluccedilatildeo

PO6 - Comunicar metas e diretrizes gerenciais - eacute a divulgaccedilatildeo da poliacutetica

adotada e desenvolvimento de estrutura corporativa Nesse aspecto a

maior parte das comunicaccedilotildees era realizada para informar da resoluccedilatildeo de

problemas dos usuaacuterios agraves unidades demandantes18

PO7 - Gerenciamento de recursos humanos - adquirir manter e motivar a

forccedila de trabalho competente para criar serviccedilos de TI para o negoacutecio Tal

processo era de difiacutecil implementaccedilatildeo no exerciacutecio visto que a matildeo de

obra presente era em grande parte terceirizada e quanto aos servidores

da casa muitos eram ocupantes de cargos de livre nomeaccedilatildeo o que

caracteriza um quadro de alta rotatividade

PO8 - Gerenciamento da qualidade ndash a documentaccedilatildeo apresentada natildeo

registra a existecircncia de indicadores de qualidade mas no Memorando

nordm 782007-CODIN haacute indiacutecios da gestatildeo de qualidade ao solicitar linha

telefocircnica exclusiva para o controle de qualidade que ateacute entatildeo era

compartilhada com o setor de logiacutestica

PO9 - Avaliaccedilatildeo e gerenciamento de riscos ndash contempla estrateacutegias de

mitigaccedilatildeo e riscos residuais os impactos em potencial nos objetivos da

empresa causado por um evento natildeo planejado deve ser identificado

analisado e avaliado O relatoacuterio da CODIN ndash 2007 identificou diversos

riscos emergenciais quanto a estrutura de TI O Despacho 732007ndash

CODIN19 informa sobre relatoacuterio de auditoria independente que indica

vulnerabilidades no sistema SGH2000

PO10 - Gerenciamento de projetos - trata de estabelecer programa e

estrutura de gestatildeo de projeto para o gerenciamento de todos os projetos

de TI que deve incluir um plano mestre atribuiccedilatildeo de recursos definiccedilatildeo

de resultados a serem entregues aprovaccedilatildeo de usuaacuterios uma divisatildeo por

18

Anexo II - item 21

19 Anexo II Dsp073-Resp Corregedoria SGH 2000doc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

fases de entrega garantia de qualidade um plano de teste formal e uma

revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo para assegurar a gestatildeo de risco do projeto e

entrega de valor ao negoacutecio A documentaccedilatildeo apresentada tratou do tema

informando a existecircncia de trecircs processos formalizados gestatildeo de

configuraccedilatildeo versionamento e gestatildeo de demandas e serviccedilos

planejamento de contrataccedilatildeo20

Causas

33 Entre 2001 e fevereiro de 2007 o gerenciamento dos sistemas

informatizados era de responsabilidade da Companhia de Planejamento do DF ndash

Codeplan21 e regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 200722

Assim a unidade de TI da jurisdicionada estava se estruturando durante o exerciacutecio

analisado sendo razoaacutevel tolerar falhas de planejamento

20

Anexo II PROCESSOS IMPLANTADOS EM 2007 E SEUS RESPONSAacuteVEISdocx

21 DESPACHO DO GOVERNADOR (DODF 2112014 paacuteg 3) Em 20 de janeiro de 2014

Referecircncia Processo 0170000632007 Interessado COMPANHIA IMOBILIAacuteRIA DE BRASIacuteLIA ndash TERRACAP Assunto APURACcedilAtildeO DE FATOS DECORRENTES DE CONTRATO FIRMADO ENTRE A TERRACAP E A CODEPLAN Acolho o entendimento exposto pelo Consultor Juriacutedico do Distrito Federal adotando suas consideraccedilotildees e fundamentos como razatildeo de decidir para instaurar Tomada de Contas Especial destinada a apurar os fatos objeto deste processo identificar eventuais responsaacuteveis por dano ao eraacuterio com sua quantificaccedilatildeo constituindo Comissatildeo especiacutefica designando ainda seus componentes a quem caberaacute a responsabilidade por executar processar instruir e relatar os trabalhos destinados agrave referida Tomada de Contas Especial Publique-se na forma de Decreto 22 Segundo o despacho nordm 62007ndashCODINPRESI (Anexo2Item 2 - Evidecircncias de Planejamento1-

Documentos Planejamento 2007DespachoDsp006corregedoriadoc) diversos problemas foram enfrentados nessa transiccedilatildeo como

empecilhos no recebimento dos programas fontes que natildeo estavam em domiacutenio da Codeplan e sim da Empresa Sapiens terceirizada pela Codeplan para prestar serviccedilos agrave Terracap

demora no atendimento as solicitaccedilotildees para liberar o acesso aos bancos de dados e entrega dos programas fontes de propriedade da Terracap

constataccedilotildees de anormalidades nos acessos as bases de dados sem exposiccedilatildeo dos motivos agrave Terracap

Bloqueio do acesso ao Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria ndash SGH2000 no periacuteodo de 01032007 a 02032007

Baixa qualidade de atendimento decorrente das poucas manutenccedilotildees evolutivas e inovaccedilotildees nos sistemas

implantaccedilatildeo do Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria -SGH2000 em 2005 por sugestatildeo da contratada em substituiccedilatildeo ao sistema da Terracap que mantinha e permaneceu mantendo em 2007 a carteira de cobranccedila de aproximadamente R$ 700 milhotildees

O Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria - SGH2000 de propriedade da firma ELOacuteGICA de Recife foi implantado na Terracap com assistecircncia pela Empresa SAPIENS sem nenhum viacutenculo legal com a Terracap que mantinha em seu poder todos os programas fontes da Terracap tanto do SGH2000 como de todos os sistemas de propriedade da Terracap

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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Fls 154

Proc 2395813

_______ Rubrica

22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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_______ Rubrica

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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Proc 2395813

_______ Rubrica

50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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Proc 2395813

_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

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_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

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_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 8: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 140

Proc 2395813

_______ Rubrica

1 Introduccedilatildeo

11 Apresentaccedilatildeo

Trata-se de auditoria operacional realizada na Terracap ndash

Companhia Imobiliaacuteria do Distrito Federal em cumprimento ao item V da Decisatildeo nordm

190413 (fl 1)

2 A execuccedilatildeo da presente auditoria compreendeu o periacuteodo de

29102013 a 020420142

12 Identificaccedilatildeo do Objeto

3 O objeto da auditoria foi verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap com tecnologia da informaccedilatildeo e

comunicaccedilatildeo ndash TIC no ano de 2007

4 Ao tempo do exerciacutecio sob exame a jurisdicionada era regida3 pela

Lei nordm 5861 de 12 de dezembro de 1972 por seu Estatuto Social por seu

Regimento Interno e subsidiariamente pela legislaccedilatildeo aplicaacutevel agraves sociedades por

accedilotildees

5 As competecircncias da Terracap consoante seu regimento interno

entatildeo vigente eram as seguintes

a) executar as atividades imobiliaacuterias de interesse do Distrito Federal objeto de

utilizaccedilatildeo aquisiccedilatildeo administraccedilatildeo disposiccedilatildeo incorporaccedilatildeo oneraccedilatildeo ou

alienaccedilatildeo de bens

b) exercer nos termos do Decreto nordm 1806197 a funccedilatildeo de Agecircncia de

Desenvolvimento do Distrito Federal na operacionalizaccedilatildeo e implementaccedilatildeo

de programas e projetos de fomento e apoio ao desenvolvimento econocircmico

e social do Distrito Federal

c) realizar obras e serviccedilos de urbanizaccedilatildeo infraestrutura obras viaacuterias e outras

2 Aleacutem do prazo necessaacuterio ao atendimento das notas de auditoria por parte da Terracap eventual

atraso na execuccedilatildeo desta auditoria decorre do quadro de pessoal (5 Auditores de Controle Externo) e dos diversos exames realizados (39 processos instruiacutedos durante a execuccedilatildeo da presente auditoria) pelo NFTI que inviabilizam a dedicaccedilatildeo exclusiva dos auditores designados

3 A Lei Distrital nordm 45862011 ampliou o rol de competecircncias da Companhia

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 141

Proc 2395813

_______ Rubrica

no Plano Piloto e nas Regiotildees Administrativas atraveacutes de convecircnios e

contratos desde que essas obras e serviccedilos estejam vinculados agraves suas

finalidades essenciais

d) promover as desapropriaccedilotildees autorizadas e incorporar ao seu domiacutenio os

bens desapropriados ou destinados pela Uniatildeo Distrito Federal ou Estado de

Goiaacutes na aacuterea prevista no art1ordm da Lei 2874 de 19 de setembro de 1956

6 Releva notar que conforme organograma agrave fl 41 do Anexo I em

2007 a Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica (CODIN) da Terracap era vinculada agrave

Presidecircncia e possuiacutea duas divisotildees de sistemas (DIDES) e de suporte (DISUP)

7 As competecircncias das unidades responsaacuteveis pela TIC na

Companhia estatildeo definidas nos arts 23 a 25 do Regimento Interno (fls 1516 do

Anexo I) dentre as quais se destacam

a) Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

i) Planejar coordenar e controlar as atividades da Divisatildeo de Sistemas e

Divisatildeo de Suporte compatibilizando integrando e consolidando os

sistemas corporativos de informaccedilatildeo

ii) Assegurar o controle de qualidade a confiabilidade e a seguranccedila dos

dados e informaccedilotildees processadas

iii) Manter atualizado o gerenciamento do conhecimento as teacutecnicas de

tratamento processamento e operaccedilatildeo dos sistemas de informaccedilotildees e

dos equipamentos compartilhando estas atividades com todos os

usuaacuterios das Unidades Orgacircnicas da Empresa

b) Divisatildeo de Sistemas

i) Definir a estrateacutegia de desenvolvimento de projetos e sistemas avaliando

e controlando suas fases no que se refere agrave anaacutelise programaccedilatildeo e

documentaccedilatildeo

ii) Supervisionar a implantaccedilatildeo dos sistemas fazendo o controle de

qualidade e utilizar teacutecnicos adequados atestando o projeto final

iii) Acompanhar a implantaccedilatildeo dos sistemas em todas as suas fases junto agrave

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 142

Proc 2395813

_______ Rubrica

Divisatildeo de Suporte procedendo agrave manutenccedilatildeo dos mesmos

iv) Manter atualizada a documentaccedilatildeo dos sistemas

v) Verificar e validar a real necessidade de aquisiccedilatildeo de sistemas

c) Divisatildeo de Suporte

i) Sugerir atualizaccedilatildeo de aplicativos

ii) Avaliar o desempenho do parque de equipamentos instalado

iii) Instalar e configurar programas sistemas e aplicativos

iv) Controlar e instalar as licenccedilas de softwares

v) Verificar a real necessidade de aquisiccedilatildeo de novos equipamentos

vi) Dar manutenccedilatildeo nos equipamentos periodicamente

vii) Promover o suporte teacutecnico junto aos usuaacuterios

viii) Gerenciar a estrutura e operacionalizaccedilatildeo da rede loacutegica

ix) Verificar a comunicaccedilatildeo e a transmissatildeo de dados na rede

x) Controlar e efetuar coacutepias de seguranccedila de dados

xi) Buscar e sugerir novas tecnologias de equipamentos

xii) Controlar recursos de rede

8 Com relaccedilatildeo ao objeto da auditoria informa-se o rol de gestores

envolvidos na coordenaccedilatildeo de TIC (fl 18)

CPF Nome Cargo Periacuteodo

027463793-68 Antocircnio Raimundo Gomes Silva Filho

Presidente 02012007 a 23102010

155541126-68 Elme Terezinha Ribeiro Tanus Diretora de Rec Humanos Adm e Financcedilas

08012007 a 07062010

042399201-59 Geraldo Rodrigues Soares Chefe da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

02012007 a 01112007

635720791-87 Clayton Carneiro de Franccedila Chefe da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

02112007 a 01042008

398240801-63 Joseacute Osmar Madeiros Moiseacutes Chefe da Divisatildeo de Suporte 12022007 a 01112007

368767471-15 Nilceacuteia Rezende Moura Chefe da Divisatildeo de Sistemas

12022007 a 01082008

9 O detalhamento dos recursos materiais e humanos envolvidos na

gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC da empresa no exerciacutecio de 2007 pode ser verificado agraves

fls 6470 e 1517v respectivamente

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Fls 143

Proc 2395813

_______ Rubrica

13 Contextualizaccedilatildeo

10 No bojo do Processo nordm 1507613 verificou-se por meio da anaacutelise

da execuccedilatildeo orccedilamentaacuteria e financeira da Companhia (tabela abaixo) crescimento

significativo nas despesas com serviccedilos de TIC de 2010 a 2012

TERRACAP - EXECUCcedilAtildeO ORCcedilAMENTAacuteRIA E FINANCEIRA - 20102012

ELEMENTO DA DESPESA

VALORES PAGOS

Total

2010 2011 2012 TOTAL

339037 - LOCACcedilAtildeO DE MAtildeO DE OBRA R$ 422946378 R$ 495180691 R$ 592413604 R$ 1510540673 5745

339035 - SERVICcedilOS DE CONSULTORIA R$ 000 R$ 31184800 R$ 96703941 R$ 127888741 486

339092 - DESPESAS DE EXERCIacuteCIOS ANTERIORES R$ 2850000 R$ 247517 R$ 209519480 R$ 212616997 809

339039 - OUTROS SERVICcedilOS DE TERCEIROS - PESSOA JURIacuteDICA R$ 318450434 R$ 303241748 R$ 156544709 R$ 778236891 2960

TOTAIS R$ 744246812 R$ 829854756 R$ 1055181734 R$ 2629283302 10000

CRESCIMENTO ANUAL DA DESPESA COM SERVICcedilOS DE TI - 1150 2715

Obs Informaccedilotildees extraiacutedas do relatoacuterio Execuccedilatildeo Orccedilamentaacuteria e Financeira por Periacuteodo disponiacutevel no siacutetio da jurisdicionada em 25042013 agraves 11h29 (fls 2325) Foram registrados apenas os valores de serviccedilos de TI (funccedilotildees programaacuteticas 2312601001471007 e 23126600425570012) vez que os investimentos em TI (aquisiccedilatildeo de bens) natildeo estatildeo detalhados no aduzido relatoacuterio

11 Dessas despesas 5745 foram classificadas como locaccedilatildeo de matildeo

de obra que remete ao pagamento por homem-hora situaccedilatildeo que deveria ser

exceccedilatildeo e natildeo regra consoante art 14 sect 1ordm da IN 042008 ndash SLTI-MPOG4

recepcionada pelo Decreto nordm 3221810

12 Por conta desses fatos o Plenaacuterio com vistas a melhor avaliar os

resultados relativos agrave TIC da Companhia determinou mediante item V da Decisatildeo

nordm 190413 (fl 1) que o NFTI realizasse ldquoauditoria operacional em autos apartados

para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap a

partir de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo devendo ser autuado

um processo especifico para cada exerciacutecio financeiro para identificaccedilatildeo de

eventuais responsaacuteveisrdquo

13 Por se tratar de exame do mesmo objeto em exerciacutecios distintos a

4 sect 1ordm A afericcedilatildeo de esforccedilo por meio da meacutetrica homens-hora apenas poderaacute ser utilizada mediante justificativa e sempre

vinculada agrave entrega de produtos de acordo com prazos e qualidade previamente definidos

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 144

Proc 2395813

_______ Rubrica

Decisatildeo nordm 51362013 (fl 39) autorizou que o presente Plano de Auditoria e a

correspondente Matriz de Planejamento sejam utilizados para as auditorias relativas

aos anos de 2008 a 2012

14 Releva mencionar que natildeo foram examinadas questotildees jaacute

abordadas nos Processos nordms 12829075 28407076 30665077 e 34920078

38534079

14 Objetivos

141 Objetivo Geral

15 Verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela

Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo

142 Objetivos Especiacuteficos

16 As questotildees de auditoria aplicadas com relaccedilatildeo ao exerciacutecio de

2007 foram as seguintes

1 Haacute planejamento institucional e de TIC

2 A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

3 O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

4 Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

15 Escopo

17 Para responder as questotildees acima indicadas na presente auditoria

foram verificados

a o planejamento institucional

b o planejamento de TIC

5 Exame da legalidade de contrataccedilatildeo emergencial mediante dispensa de procedimento licitatoacuterio com fulcro no inciso IV ao

art 24 da Lei ndeg 866693 realizada pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia ndash TERRACAP para locaccedilatildeo de equipamentos manutenccedilatildeo e softwares bem como para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos especializados aplicados agrave tecnologia e gestatildeo da informaccedilatildeo fls 0203 ndash Processo TERRACAP ndeg 1110002212007

6 Representaccedilatildeo nordm 192007 - GPCF Contrato de Concessatildeo de Direito Real de Uso com opccedilatildeo de compra nordm 8872000 entre

TERRACAP e CTIS Informaacutetica objeto do PRO-DF II

7 Consulta formulada pelo Presidente da TERRACAP sobre contrataccedilatildeo emergencial de serviccedilos de informaacutetica

8 Contrataccedilatildeo promovida pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia que resultou no Contrato NutraProju nordm 14707 para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de uso perpeacutetuas do software ORACLE objetivando atender as necessidades daquela Companhia para os ambientes de produccedilatildeo homologaccedilatildeo e desenvolvimento bem como a contrataccedilatildeo de serviccedilos de manutenccedilatildeo e suporte teacutecnico

9 Edital do Pregatildeo Eletrocircnico nordm 06012007 ndash CECOMSUPRISEPLAG de interesse da Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia

(Terracap) a ser realizado pela Central de Compras da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestatildeo (CECOMSEPLAG) que tem por objeto a contrataccedilatildeo de empresa especializada para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos em informaacutetica para fornecimento de soluccedilatildeo global incluindo equipamentos e softwares na forma de locaccedilatildeo

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_______ Rubrica

c o planejamento das aquisiccedilotildees de TIC

d o pessoal envolvido

e os processos de trabalho utilizados

f os equipamentos servidores de rede disponiacuteveis

g os equipamentos disponiacuteveis para os usuaacuterios finais

h a percepccedilatildeo da clientela de TIC sobre os serviccedilos prestados

i os indicadores de desempenho do setor de TIC

18 Todas essas informaccedilotildees foram avaliadas com relaccedilatildeo ao periacuteodo

compreendido entre 01012007 e 31122007

16 Montante Fiscalizado

19 Mediante Nota de Auditoria nordm 01239582013 (fl 6) solicitou-se

detalhamento das despesas com TIC no exerciacutecio de 2007 Com base nas

informaccedilotildees apresentadas (fls 4280 do Anexo I) consolidadas na planilha agrave fl 10 o

montante pago a terceiros totaliza R$ 532516051 conforme quadro de credores

abaixo

Credor Valor Pago (Bruto)

030436310001-86 LINKNET TECNOLOGIA E TELECOMUNICACOES LTDA R$ 93385800

016447310001-32 CTIS TECNOLOGIA SA R$ 184115121

367653780001-23 MEMORA PROCESSOS INOVADORES LTDA R$ 254295130

249369730001-03 LINK DATA INFORMATICA E SERVICOS LTDA R$ 720000

Total R$ 532516051

20 Aleacutem dessas despesas o quadro proacuteprio da Terracap envolvido

diretamente com gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC no exerciacutecio de 2007 variou de 4 a 14

funcionaacuterios (fls 1517v) e custou R$ 169245038 (fl 17v)

21 Assim o montante fiscalizado eacute equivalente a R$ 70176018810

10

R$ 532516051 + R$ 169245038

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_______ Rubrica

17 Metodologia

22 Os procedimentos e teacutecnicas utilizados na execuccedilatildeo da presente

auditoria encontram-se registrados na Matriz de Planejamento de fls 1113

merecendo destaque exame documental entrevistas periacutecias em registros

eletrocircnicos de equipamentos servidores e de sistemas de informaccedilatildeo

23 Foram visitadas as instalaccedilotildees da aacuterea de TI da Terracap11 e

entrevistados os Srs Geraldo Rodrigues Soares e Alexandre Pedrosa Pinheiro

respectivamente anterior e atual Coordenadores de Informaacutetica da Terracap e o Sr

Clayton Carneiro de Franccedila responsaacutevel por grande parte das informaccedilotildees

constantes do Anexo 2

18 Criteacuterios de auditoria

24 Os criteacuterios de regularidade utilizados na presente auditoria foram

extraiacutedos da Constituiccedilatildeo Federal do Decreto-Lei nordm 20067 da Lei Orgacircnica do DF

da Lei de Licitaccedilotildees (866693) e da Lei de Software (960998)

25 Os criteacuterios operacionais foram baseados nas normas ISOIEC

385002009 (Governanccedila de TI) ISOIEC 20000-12005 (gerenciamento de serviccedilos

de TI) nas boas praacuteticas preconizadas pelo COBIT 41 publicado em maio de 2007

e em indicadores de desempenho do setor de TI relativos ao exerciacutecio de 2007

disponiacuteveis em pesquisas de consultorias especializadas

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno

26 A avaliaccedilatildeo do controle interno fls 79 foi realizada com relaccedilatildeo agrave

Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap por forccedila da especificidade do objeto da

auditoria

27 Destaca-se que de 2001 a 2006 consoante responsaacutevel pelas

informaccedilotildees prestadas Sr Clayton Carneiro Franccedila a TIC da empresa era gerida e

operada pela CODEPLAN e que somente em abril de 2007 tais atribuiccedilotildees

retornaram para o corpo teacutecnico da jurisdicionada Essa descontinuidade contribuiu

para a fraca avaliaccedilatildeo dos controles internos implantados

11

O setor de TI da Terracap funciona no 4ordm Andar do Edficio Sede Terra 1 SAM Bloco F Asa NorteDF CEP 70620-000

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Proc 2395813

_______ Rubrica

2 Resultados da Auditoria

21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC

Em 2007 havia planejamento institucional que tratou de TIC mas natildeo havia

planejamento especiacutefico para o setor

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente

Criteacuterio

28 A funccedilatildeo administrativa de planejamento eacute dever juriacutedico

estabelecido no princiacutepio da eficiecircncia estabelecido no art 37 caput da

Constituiccedilatildeo Federal pois dele eacute pressuposto e nos artigos 6ordm I 7ordm e 10 sect7ordm do

Decreto-Lei nordm 200196712 que a eleva agrave condiccedilatildeo de princiacutepio da Administraccedilatildeo

Puacuteblica

29 Ademais o princiacutepio 2 ndash Estrateacutegia - da norma ABNT NBR ISOIEC

385002009 que trata da governanccedila corporativa de tecnologia da informaccedilatildeo e o

domiacutenio Planejar e Organizar (PO) - do COBIT 4113 estabelecem como boa praacutetica

de gestatildeo de TI a execuccedilatildeo de diversos processos relacionados ao planejamento

12

ldquoArt 6ordm As atividades da Administraccedilatildeo Federal obedeceratildeo aos seguintes princiacutepios

fundamentais I - Planejamento Art 7ordm A accedilatildeo governamental obedeceraacute a planejamento que vise a promover o desenvolvimento econocircmico-social do Paiacutes e a seguranccedila nacional norteando-se segundo planos e programas elaborados na forma do Tiacutetulo III e compreenderaacute a elaboraccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos seguintes instrumentos baacutesicos a) plano geral de govecircrno b) programas gerais setoriais e regionais de duraccedilatildeo plurianual c) orccedilamento-programa anual d) programaccedilatildeo financeira de desembocirclso Art 10 A execuccedilatildeo das atividades da Administraccedilatildeo Federal deveraacute ser amplamente descentralizada sect 7ordm Para melhor desincumbir-se das tarefas de planejamento coordenaccedilatildeo supervisatildeo e controcircle e com o objetivo de impedir o crescimento desmesurado da maacutequina administrativa a Administraccedilatildeo procuraraacute desobrigar-se da realizaccedilatildeo material de tarefas executivas recorrendo sempre que possiacutevel agrave execuccedilatildeo indireta mediante contrato desde que exista na aacuterea iniciativa privada suficientemente desenvolvida e capacitada a desempenhar os encargos de execuccedilatildeordquo

13 Control Objectives for Information Technology ndash Objetivos de Controle para a Tecnologia da

Informaccedilatildeo ndash contempla boas praacuteticas de planejamento gestatildeo e contrataccedilatildeo de tecnologia da informaccedilatildeo A versatildeo 41 eacute organizada em 4 domiacutenios Planejar e Organizar (PO) Adquirir e Implementar (AI) Entregar e Suportar (DS) Monitorar e Avaliar (ME)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

30 O Anexo II (cd juntado aos autos) apresentado em atenccedilatildeo agrave

solicitaccedilatildeo de informaccedilotildees da Nota de Auditoria nordm 02239582013 (fls 4040v)

contempla as diversas contrataccedilotildees realizadas no exerciacutecio de 200714 resumidas no

quadro abaixo

31 Ademais o Anexo II conteacutem a digitalizaccedilatildeo de diversos documentos

apresentados pela jurisdicionada como evidecircncias de planejamento15 No entanto

14

Observa-se que os valores contratados satildeo superiores aos valores constantes das autorizaccedilotildees de pagamento resumidas no sect 19

15 Visando reduzir o volume de papeacuteis dos autos seratildeo impressos apenas os documentos

efetivamente mencionados no presente relatoacuterio

Descriccedilatildeo Contratada Processo Ajuste Data Vigecircncia Valor Total

Oracle (licenccedilas e suporte)MEMORA Processos

Inovadores Ltda11100130807

Contrato nordm

147200720092007 12 meses 254295130R$ 3701

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100262207

Contrato nordm

154200708102007 6 meses 136456747R$ 1986

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100073607

Contrato nordm

44200709042007 6 meses 128714190R$ 1873

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100074307

Contrato nordm

45200709042007 6 meses 84561000R$ 1231

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100262507

Contrato nordm

155200708102007 6 meses 63603040R$ 926

Software de Gestatildeo AsiWeb

(compras almoxarifado

patrimocircnio mobiliaacuterio)

LINK DATA - Informaacutetica e

Serviccedilos Ltda11100063807

Contrato nordm

189200713112007 12 meses 11520000R$ 168

Catracas (controle ponto e

frequecircncia 1000 funcionaacuterios)NEOKOROS BRASIL LTDA 11100209407

NFs 472 471

96605112007 - 1584110R$ 023

Manutenccedilatildeo de No-Break

Leistung Comeacutercio e

Serviccedilos de Sistemas de

Energia Ltda

11100195107Contrato nordm

216200731122007 5 meses 1572500R$ 023

Antiviacuterus (600 licenccedilas) PSN Security 11100101907 NF 235 06072007 12 meses 1560000R$ 023

Antispyware (600 licenccedilas) PSN Security 11100191207 NF 290 31102007 12 meses 1530000R$ 022

Dicionaacuterio Eletrocircnico (100

usuaacuterios)EDITORA OBJETIVA LTDA 11100101707 NE 48907 10082007 643500R$ 009

Projetor e Tela World Computer Ltda 11100286007PCM

219200715012008 - 616900R$ 009

Corel Draw (2 licenccedilas)HORA H TREIN E INF

LTDA11100197807 NE 35107 01062007 - 206800R$ 003

Raacutedios comunicadores para

teacutecnicos (8)

Util - Utilidades para o Lar

Ltda11100097807 NE 35207 16062007 - 151200R$ 002

Livro Oracle Livraria da Rodoviaacuteria 11100079007 PCM 752007 08052007 - 16700R$ 000

Total 687031817R$

Aquisiccedilotildees de Bens e Contrataccedilotildees de Serviccedilos de TI - Terracap - 2007

O planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo era formalizado Algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos adequados

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_______ Rubrica

ao se cotejar a documentaccedilatildeo apresentada com os paradigmas de maturidade16

descritos no COBIT 41 verifica-se que em 2007 o planejamento de TI da Terracap

ainda era incipiente

Fonte Control Objectives for Information and related Technology ndash COBIT 41 p 22

16 Niacutevel 0 Inexistente ndash Completa falta de um processo reconhecido A empresa nem mesmo

reconheceu que existe uma questatildeo a ser trabalhada Niacutevel 1 Inicial Ad hoc ndash Existem evidecircncias que a empresa reconheceu que existem questotildees e que precisam ser trabalhadas No entanto natildeo existe processo padronizado ao contraacuterio existem enfoques Ad Hoc que tendem a ser aplicados individualmente ou caso-a-caso O enfoque geral de gerenciamento eacute desorganizado Niacutevel 2 Repetiacutevel poreacutem Intuitivo ndash Os processos evoluiacuteram para um estaacutegio onde procedimentos similares satildeo seguidos por diferentes pessoas fazendo a mesma tarefa Natildeo existe um treinamento formal ou uma comunicaccedilatildeo dos procedimentos padronizados e a responsabilidade eacute deixada com o indiviacuteduo Haacute um alto grau de confianccedila no conhecimento dos indiviacuteduos e consequentemente erros podem ocorrer Niacutevel 3 Processo Definido ndash Procedimentos foram padronizados documentados e comunicados atraveacutes de treinamento Eacute mandatoacuterio que esses processos sejam seguidos no entanto possivelmente desvios natildeo seratildeo detectados Os procedimentos natildeo satildeo sofisticados mas existe a formalizaccedilatildeo das praacuteticas existentes Niacutevel 4 Gerenciado e Mensuraacutevel ndash A gerecircncia monitora e mede a aderecircncia aos procedimentos e adota accedilotildees onde os processos parecem natildeo estar funcionando muito bem Os processos estatildeo debaixo de um constante aprimoramento e fornecem boas praacuteticas Automaccedilatildeo e ferramentas satildeo utilizadas de uma maneira limitada ou fragmentada Niacutevel 5 Otimizado ndash Os processos foram refinados a um niacutevel de boas praacuteticas baseado no resultado de um contiacutenuo aprimoramento e modelagem da maturidade como outras organizaccedilotildees TI eacute utilizada como um caminho integrado para automatizar o fluxo de trabalho provendo ferramentas para aprimorar a qualidade e efetividade tornando a organizaccedilatildeo raacutepida em adaptar-se

OBJETIVOS DE NEGOacuteCIO E

DA GOVERNANCcedilA

Efetividade

Aplicaccedilotildees

Informaccedilatildeo

Infraestrutura

Pessoas

ENTREGA

E

SUPORTE

MONITORAR

E

AVALIAR

ADQUIRIR

E

IMPLEMENTAR

INFORMACcedilAtildeO

RECURSOS DE TI

C O B I TF R A M E W O R K

Eficiecircncia

Confidenciabilidade

Integridade

Disponibilidade

Conformidade

DS1 Definir e gerenciar os niacuteveis de

serviccedilos

DS2 Gerenciar os serviccedilos de terceiros

DS3 Gerenciar a capacidade e

desempenho

DS4 Garantir a continuidade dos serviccedilos

DS5 Garantir a seguranccedila dos sistemas

DS6 Identificar e alocar os custos

DS7 Educar e treinar os usuaacuterios

DS8 Gerenciar os incidentes e atendimento

a serviccedilos

DS9 Gerenciar as configuraccedilotildees e

mudanccedilas

DS10 Gerenciar os problemas

DS11 Gerenciar os dados

DS12 Gerenciar o ambiente fiacutesico

DS13 Gerenciar as operaccedilotildees

ME1 Monitorar e avaliar o desempenho

da TI

ME2 Monitorar e avaliar os controles

internos

ME3 Garantir conformidade com os

requisitos externos de regulaccedilatildeo e

leis

ME4 Disponibilizar a governanccedila de TI

PO1 Definir um plano estrateacutegico de TI

PO2 Definir a arquitetura de informaccedilatildeo

PO3 Determinar a direccedilatildeo tecnoloacutegica

PO4 Definir os processos organizaccedilatildeo e

relacionamentos da TI

PO5 Gerenciar os investimentos em TI

PO6 Comunicar os objetivos e direccedilotildees

gerenciais

PO7 Gerenciar os recursos humanos de

TI

PO8 Gerenciar a qualidade

PO9 Avaliar e gerenciar os riscos de TI

PO10 Gerenciar projetos

AI1 Identificar soluccedilotildees automatizadas

AI2 Adquirir e manter software de

aplicaccedilatildeo

AI3 Adquirir e manter infra-estrutura de

tecnologia

AI4 Habilitar a operaccedilatildeo e uso

AI5 Proporcionar recursos de TI

AI6 Gerenciar mudanccedilas

AI7 Instalar e validar as soluccedilotildees e

modificaccedilotildees

PLANEJAR E

ORGANIZAR

Confiabilidade

Framework COBIT

2007 IT Governance Institute All rights reserved wwwitgiorg

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Fls 150

Proc 2395813

_______ Rubrica

32 Nesse sentido analisa-se cada um dos processos do domiacutenio

Planejar e Organizar (PO) do COBIT 41 frente ao encontrado durante a auditoria

PO1 - Planejamento estrateacutegico de TI - a empresa natildeo possuiacutea plano

estrateacutegico de TI somente um plano geral da empresa

PO2 - Definir a arquitetura da Informaccedilatildeo ndash para os sistemas de

informaccedilatildeo eacute necessaacuterio a criaccedilatildeo e constante atualizaccedilatildeo do modelo de

informaccedilatildeo do negoacutecio bem como a definiccedilatildeo de sistemas apropriados

para otimizar o uso dessa informaccedilatildeo O Despacho nordm 0052007ndashCODIN17

relaciona vaacuterias dificuldades e sugere que as accedilotildees tomadas levaratildeo a

otimizaccedilatildeo confiabilidade e seguranccedila dos sistemas

PO3 - Determinar as diretrizes da tecnologia - trata do direcionamento

tecnoloacutegico adotado pelos responsaacuteveis para suportar o negoacutecio Nesse

aspecto o setor de TI da empresa mostrou-se conforme documentos do

Anexo II capaz de suprir as necessidades baacutesicas para manutenccedilatildeo dos

sistemas de informaccedilatildeo da organizaccedilatildeo

PO4 - Definiccedilatildeo de processos organizaccedilatildeo e relacionamentos de TI ndash a

documentaccedilatildeo apresentada natildeo evidencia a existecircncia de comitecircs

estrateacutegicos aglutinando executivos da aacuterea de negoacutecio e de TI no

entanto haacute indiacutecios de planejamento voltado agrave manutenccedilatildeo e

desenvolvimento de sistemas ao negoacutecio e de apreciaccedilatildeo das

contrataccedilotildees relevantes de TI pela Diretoria Colegiada da Terracap

PO5 - Gerenciamento do investimento em TI ndash trata de estabelecer e

manter estrutura que contemple custos benefiacutecios prioridades

orccedilamentaacuterias mantendo com as partes interessadas diaacutelogo para

otimizaccedilatildeo dos recursos de TI Os documentos do Anexo II evidenciam

que a estrutura de TI era precaacuteria mas buscava atender na medida do

possiacutevel as necessidades de investimento da aacuterea de negoacutecio No

entanto natildeo haacute evidecircncias de que contrataccedilatildeo significativa como o

17

Anexo II Dsp005proc111001821-2006doc

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_______ Rubrica

licenciamento do software Oracle (ver quadro do sect 30) tenha sido

precedida de estudo adequado para o dimensionamento da soluccedilatildeo

PO6 - Comunicar metas e diretrizes gerenciais - eacute a divulgaccedilatildeo da poliacutetica

adotada e desenvolvimento de estrutura corporativa Nesse aspecto a

maior parte das comunicaccedilotildees era realizada para informar da resoluccedilatildeo de

problemas dos usuaacuterios agraves unidades demandantes18

PO7 - Gerenciamento de recursos humanos - adquirir manter e motivar a

forccedila de trabalho competente para criar serviccedilos de TI para o negoacutecio Tal

processo era de difiacutecil implementaccedilatildeo no exerciacutecio visto que a matildeo de

obra presente era em grande parte terceirizada e quanto aos servidores

da casa muitos eram ocupantes de cargos de livre nomeaccedilatildeo o que

caracteriza um quadro de alta rotatividade

PO8 - Gerenciamento da qualidade ndash a documentaccedilatildeo apresentada natildeo

registra a existecircncia de indicadores de qualidade mas no Memorando

nordm 782007-CODIN haacute indiacutecios da gestatildeo de qualidade ao solicitar linha

telefocircnica exclusiva para o controle de qualidade que ateacute entatildeo era

compartilhada com o setor de logiacutestica

PO9 - Avaliaccedilatildeo e gerenciamento de riscos ndash contempla estrateacutegias de

mitigaccedilatildeo e riscos residuais os impactos em potencial nos objetivos da

empresa causado por um evento natildeo planejado deve ser identificado

analisado e avaliado O relatoacuterio da CODIN ndash 2007 identificou diversos

riscos emergenciais quanto a estrutura de TI O Despacho 732007ndash

CODIN19 informa sobre relatoacuterio de auditoria independente que indica

vulnerabilidades no sistema SGH2000

PO10 - Gerenciamento de projetos - trata de estabelecer programa e

estrutura de gestatildeo de projeto para o gerenciamento de todos os projetos

de TI que deve incluir um plano mestre atribuiccedilatildeo de recursos definiccedilatildeo

de resultados a serem entregues aprovaccedilatildeo de usuaacuterios uma divisatildeo por

18

Anexo II - item 21

19 Anexo II Dsp073-Resp Corregedoria SGH 2000doc

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Fls 152

Proc 2395813

_______ Rubrica

fases de entrega garantia de qualidade um plano de teste formal e uma

revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo para assegurar a gestatildeo de risco do projeto e

entrega de valor ao negoacutecio A documentaccedilatildeo apresentada tratou do tema

informando a existecircncia de trecircs processos formalizados gestatildeo de

configuraccedilatildeo versionamento e gestatildeo de demandas e serviccedilos

planejamento de contrataccedilatildeo20

Causas

33 Entre 2001 e fevereiro de 2007 o gerenciamento dos sistemas

informatizados era de responsabilidade da Companhia de Planejamento do DF ndash

Codeplan21 e regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 200722

Assim a unidade de TI da jurisdicionada estava se estruturando durante o exerciacutecio

analisado sendo razoaacutevel tolerar falhas de planejamento

20

Anexo II PROCESSOS IMPLANTADOS EM 2007 E SEUS RESPONSAacuteVEISdocx

21 DESPACHO DO GOVERNADOR (DODF 2112014 paacuteg 3) Em 20 de janeiro de 2014

Referecircncia Processo 0170000632007 Interessado COMPANHIA IMOBILIAacuteRIA DE BRASIacuteLIA ndash TERRACAP Assunto APURACcedilAtildeO DE FATOS DECORRENTES DE CONTRATO FIRMADO ENTRE A TERRACAP E A CODEPLAN Acolho o entendimento exposto pelo Consultor Juriacutedico do Distrito Federal adotando suas consideraccedilotildees e fundamentos como razatildeo de decidir para instaurar Tomada de Contas Especial destinada a apurar os fatos objeto deste processo identificar eventuais responsaacuteveis por dano ao eraacuterio com sua quantificaccedilatildeo constituindo Comissatildeo especiacutefica designando ainda seus componentes a quem caberaacute a responsabilidade por executar processar instruir e relatar os trabalhos destinados agrave referida Tomada de Contas Especial Publique-se na forma de Decreto 22 Segundo o despacho nordm 62007ndashCODINPRESI (Anexo2Item 2 - Evidecircncias de Planejamento1-

Documentos Planejamento 2007DespachoDsp006corregedoriadoc) diversos problemas foram enfrentados nessa transiccedilatildeo como

empecilhos no recebimento dos programas fontes que natildeo estavam em domiacutenio da Codeplan e sim da Empresa Sapiens terceirizada pela Codeplan para prestar serviccedilos agrave Terracap

demora no atendimento as solicitaccedilotildees para liberar o acesso aos bancos de dados e entrega dos programas fontes de propriedade da Terracap

constataccedilotildees de anormalidades nos acessos as bases de dados sem exposiccedilatildeo dos motivos agrave Terracap

Bloqueio do acesso ao Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria ndash SGH2000 no periacuteodo de 01032007 a 02032007

Baixa qualidade de atendimento decorrente das poucas manutenccedilotildees evolutivas e inovaccedilotildees nos sistemas

implantaccedilatildeo do Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria -SGH2000 em 2005 por sugestatildeo da contratada em substituiccedilatildeo ao sistema da Terracap que mantinha e permaneceu mantendo em 2007 a carteira de cobranccedila de aproximadamente R$ 700 milhotildees

O Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria - SGH2000 de propriedade da firma ELOacuteGICA de Recife foi implantado na Terracap com assistecircncia pela Empresa SAPIENS sem nenhum viacutenculo legal com a Terracap que mantinha em seu poder todos os programas fontes da Terracap tanto do SGH2000 como de todos os sistemas de propriedade da Terracap

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Fls 153

Proc 2395813

_______ Rubrica

Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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Proc 2395813

_______ Rubrica

22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

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Fls 155

Proc 2395813

_______ Rubrica

para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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Fls 156

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_______ Rubrica

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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Fls 157

Proc 2395813

_______ Rubrica

50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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Proc 2395813

_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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Fls 160

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_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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Fls 161

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_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 9: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 141

Proc 2395813

_______ Rubrica

no Plano Piloto e nas Regiotildees Administrativas atraveacutes de convecircnios e

contratos desde que essas obras e serviccedilos estejam vinculados agraves suas

finalidades essenciais

d) promover as desapropriaccedilotildees autorizadas e incorporar ao seu domiacutenio os

bens desapropriados ou destinados pela Uniatildeo Distrito Federal ou Estado de

Goiaacutes na aacuterea prevista no art1ordm da Lei 2874 de 19 de setembro de 1956

6 Releva notar que conforme organograma agrave fl 41 do Anexo I em

2007 a Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica (CODIN) da Terracap era vinculada agrave

Presidecircncia e possuiacutea duas divisotildees de sistemas (DIDES) e de suporte (DISUP)

7 As competecircncias das unidades responsaacuteveis pela TIC na

Companhia estatildeo definidas nos arts 23 a 25 do Regimento Interno (fls 1516 do

Anexo I) dentre as quais se destacam

a) Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

i) Planejar coordenar e controlar as atividades da Divisatildeo de Sistemas e

Divisatildeo de Suporte compatibilizando integrando e consolidando os

sistemas corporativos de informaccedilatildeo

ii) Assegurar o controle de qualidade a confiabilidade e a seguranccedila dos

dados e informaccedilotildees processadas

iii) Manter atualizado o gerenciamento do conhecimento as teacutecnicas de

tratamento processamento e operaccedilatildeo dos sistemas de informaccedilotildees e

dos equipamentos compartilhando estas atividades com todos os

usuaacuterios das Unidades Orgacircnicas da Empresa

b) Divisatildeo de Sistemas

i) Definir a estrateacutegia de desenvolvimento de projetos e sistemas avaliando

e controlando suas fases no que se refere agrave anaacutelise programaccedilatildeo e

documentaccedilatildeo

ii) Supervisionar a implantaccedilatildeo dos sistemas fazendo o controle de

qualidade e utilizar teacutecnicos adequados atestando o projeto final

iii) Acompanhar a implantaccedilatildeo dos sistemas em todas as suas fases junto agrave

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 142

Proc 2395813

_______ Rubrica

Divisatildeo de Suporte procedendo agrave manutenccedilatildeo dos mesmos

iv) Manter atualizada a documentaccedilatildeo dos sistemas

v) Verificar e validar a real necessidade de aquisiccedilatildeo de sistemas

c) Divisatildeo de Suporte

i) Sugerir atualizaccedilatildeo de aplicativos

ii) Avaliar o desempenho do parque de equipamentos instalado

iii) Instalar e configurar programas sistemas e aplicativos

iv) Controlar e instalar as licenccedilas de softwares

v) Verificar a real necessidade de aquisiccedilatildeo de novos equipamentos

vi) Dar manutenccedilatildeo nos equipamentos periodicamente

vii) Promover o suporte teacutecnico junto aos usuaacuterios

viii) Gerenciar a estrutura e operacionalizaccedilatildeo da rede loacutegica

ix) Verificar a comunicaccedilatildeo e a transmissatildeo de dados na rede

x) Controlar e efetuar coacutepias de seguranccedila de dados

xi) Buscar e sugerir novas tecnologias de equipamentos

xii) Controlar recursos de rede

8 Com relaccedilatildeo ao objeto da auditoria informa-se o rol de gestores

envolvidos na coordenaccedilatildeo de TIC (fl 18)

CPF Nome Cargo Periacuteodo

027463793-68 Antocircnio Raimundo Gomes Silva Filho

Presidente 02012007 a 23102010

155541126-68 Elme Terezinha Ribeiro Tanus Diretora de Rec Humanos Adm e Financcedilas

08012007 a 07062010

042399201-59 Geraldo Rodrigues Soares Chefe da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

02012007 a 01112007

635720791-87 Clayton Carneiro de Franccedila Chefe da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

02112007 a 01042008

398240801-63 Joseacute Osmar Madeiros Moiseacutes Chefe da Divisatildeo de Suporte 12022007 a 01112007

368767471-15 Nilceacuteia Rezende Moura Chefe da Divisatildeo de Sistemas

12022007 a 01082008

9 O detalhamento dos recursos materiais e humanos envolvidos na

gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC da empresa no exerciacutecio de 2007 pode ser verificado agraves

fls 6470 e 1517v respectivamente

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 143

Proc 2395813

_______ Rubrica

13 Contextualizaccedilatildeo

10 No bojo do Processo nordm 1507613 verificou-se por meio da anaacutelise

da execuccedilatildeo orccedilamentaacuteria e financeira da Companhia (tabela abaixo) crescimento

significativo nas despesas com serviccedilos de TIC de 2010 a 2012

TERRACAP - EXECUCcedilAtildeO ORCcedilAMENTAacuteRIA E FINANCEIRA - 20102012

ELEMENTO DA DESPESA

VALORES PAGOS

Total

2010 2011 2012 TOTAL

339037 - LOCACcedilAtildeO DE MAtildeO DE OBRA R$ 422946378 R$ 495180691 R$ 592413604 R$ 1510540673 5745

339035 - SERVICcedilOS DE CONSULTORIA R$ 000 R$ 31184800 R$ 96703941 R$ 127888741 486

339092 - DESPESAS DE EXERCIacuteCIOS ANTERIORES R$ 2850000 R$ 247517 R$ 209519480 R$ 212616997 809

339039 - OUTROS SERVICcedilOS DE TERCEIROS - PESSOA JURIacuteDICA R$ 318450434 R$ 303241748 R$ 156544709 R$ 778236891 2960

TOTAIS R$ 744246812 R$ 829854756 R$ 1055181734 R$ 2629283302 10000

CRESCIMENTO ANUAL DA DESPESA COM SERVICcedilOS DE TI - 1150 2715

Obs Informaccedilotildees extraiacutedas do relatoacuterio Execuccedilatildeo Orccedilamentaacuteria e Financeira por Periacuteodo disponiacutevel no siacutetio da jurisdicionada em 25042013 agraves 11h29 (fls 2325) Foram registrados apenas os valores de serviccedilos de TI (funccedilotildees programaacuteticas 2312601001471007 e 23126600425570012) vez que os investimentos em TI (aquisiccedilatildeo de bens) natildeo estatildeo detalhados no aduzido relatoacuterio

11 Dessas despesas 5745 foram classificadas como locaccedilatildeo de matildeo

de obra que remete ao pagamento por homem-hora situaccedilatildeo que deveria ser

exceccedilatildeo e natildeo regra consoante art 14 sect 1ordm da IN 042008 ndash SLTI-MPOG4

recepcionada pelo Decreto nordm 3221810

12 Por conta desses fatos o Plenaacuterio com vistas a melhor avaliar os

resultados relativos agrave TIC da Companhia determinou mediante item V da Decisatildeo

nordm 190413 (fl 1) que o NFTI realizasse ldquoauditoria operacional em autos apartados

para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap a

partir de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo devendo ser autuado

um processo especifico para cada exerciacutecio financeiro para identificaccedilatildeo de

eventuais responsaacuteveisrdquo

13 Por se tratar de exame do mesmo objeto em exerciacutecios distintos a

4 sect 1ordm A afericcedilatildeo de esforccedilo por meio da meacutetrica homens-hora apenas poderaacute ser utilizada mediante justificativa e sempre

vinculada agrave entrega de produtos de acordo com prazos e qualidade previamente definidos

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 144

Proc 2395813

_______ Rubrica

Decisatildeo nordm 51362013 (fl 39) autorizou que o presente Plano de Auditoria e a

correspondente Matriz de Planejamento sejam utilizados para as auditorias relativas

aos anos de 2008 a 2012

14 Releva mencionar que natildeo foram examinadas questotildees jaacute

abordadas nos Processos nordms 12829075 28407076 30665077 e 34920078

38534079

14 Objetivos

141 Objetivo Geral

15 Verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela

Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo

142 Objetivos Especiacuteficos

16 As questotildees de auditoria aplicadas com relaccedilatildeo ao exerciacutecio de

2007 foram as seguintes

1 Haacute planejamento institucional e de TIC

2 A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

3 O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

4 Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

15 Escopo

17 Para responder as questotildees acima indicadas na presente auditoria

foram verificados

a o planejamento institucional

b o planejamento de TIC

5 Exame da legalidade de contrataccedilatildeo emergencial mediante dispensa de procedimento licitatoacuterio com fulcro no inciso IV ao

art 24 da Lei ndeg 866693 realizada pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia ndash TERRACAP para locaccedilatildeo de equipamentos manutenccedilatildeo e softwares bem como para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos especializados aplicados agrave tecnologia e gestatildeo da informaccedilatildeo fls 0203 ndash Processo TERRACAP ndeg 1110002212007

6 Representaccedilatildeo nordm 192007 - GPCF Contrato de Concessatildeo de Direito Real de Uso com opccedilatildeo de compra nordm 8872000 entre

TERRACAP e CTIS Informaacutetica objeto do PRO-DF II

7 Consulta formulada pelo Presidente da TERRACAP sobre contrataccedilatildeo emergencial de serviccedilos de informaacutetica

8 Contrataccedilatildeo promovida pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia que resultou no Contrato NutraProju nordm 14707 para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de uso perpeacutetuas do software ORACLE objetivando atender as necessidades daquela Companhia para os ambientes de produccedilatildeo homologaccedilatildeo e desenvolvimento bem como a contrataccedilatildeo de serviccedilos de manutenccedilatildeo e suporte teacutecnico

9 Edital do Pregatildeo Eletrocircnico nordm 06012007 ndash CECOMSUPRISEPLAG de interesse da Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia

(Terracap) a ser realizado pela Central de Compras da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestatildeo (CECOMSEPLAG) que tem por objeto a contrataccedilatildeo de empresa especializada para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos em informaacutetica para fornecimento de soluccedilatildeo global incluindo equipamentos e softwares na forma de locaccedilatildeo

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Fls 145

Proc 2395813

_______ Rubrica

c o planejamento das aquisiccedilotildees de TIC

d o pessoal envolvido

e os processos de trabalho utilizados

f os equipamentos servidores de rede disponiacuteveis

g os equipamentos disponiacuteveis para os usuaacuterios finais

h a percepccedilatildeo da clientela de TIC sobre os serviccedilos prestados

i os indicadores de desempenho do setor de TIC

18 Todas essas informaccedilotildees foram avaliadas com relaccedilatildeo ao periacuteodo

compreendido entre 01012007 e 31122007

16 Montante Fiscalizado

19 Mediante Nota de Auditoria nordm 01239582013 (fl 6) solicitou-se

detalhamento das despesas com TIC no exerciacutecio de 2007 Com base nas

informaccedilotildees apresentadas (fls 4280 do Anexo I) consolidadas na planilha agrave fl 10 o

montante pago a terceiros totaliza R$ 532516051 conforme quadro de credores

abaixo

Credor Valor Pago (Bruto)

030436310001-86 LINKNET TECNOLOGIA E TELECOMUNICACOES LTDA R$ 93385800

016447310001-32 CTIS TECNOLOGIA SA R$ 184115121

367653780001-23 MEMORA PROCESSOS INOVADORES LTDA R$ 254295130

249369730001-03 LINK DATA INFORMATICA E SERVICOS LTDA R$ 720000

Total R$ 532516051

20 Aleacutem dessas despesas o quadro proacuteprio da Terracap envolvido

diretamente com gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC no exerciacutecio de 2007 variou de 4 a 14

funcionaacuterios (fls 1517v) e custou R$ 169245038 (fl 17v)

21 Assim o montante fiscalizado eacute equivalente a R$ 70176018810

10

R$ 532516051 + R$ 169245038

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 146

Proc 2395813

_______ Rubrica

17 Metodologia

22 Os procedimentos e teacutecnicas utilizados na execuccedilatildeo da presente

auditoria encontram-se registrados na Matriz de Planejamento de fls 1113

merecendo destaque exame documental entrevistas periacutecias em registros

eletrocircnicos de equipamentos servidores e de sistemas de informaccedilatildeo

23 Foram visitadas as instalaccedilotildees da aacuterea de TI da Terracap11 e

entrevistados os Srs Geraldo Rodrigues Soares e Alexandre Pedrosa Pinheiro

respectivamente anterior e atual Coordenadores de Informaacutetica da Terracap e o Sr

Clayton Carneiro de Franccedila responsaacutevel por grande parte das informaccedilotildees

constantes do Anexo 2

18 Criteacuterios de auditoria

24 Os criteacuterios de regularidade utilizados na presente auditoria foram

extraiacutedos da Constituiccedilatildeo Federal do Decreto-Lei nordm 20067 da Lei Orgacircnica do DF

da Lei de Licitaccedilotildees (866693) e da Lei de Software (960998)

25 Os criteacuterios operacionais foram baseados nas normas ISOIEC

385002009 (Governanccedila de TI) ISOIEC 20000-12005 (gerenciamento de serviccedilos

de TI) nas boas praacuteticas preconizadas pelo COBIT 41 publicado em maio de 2007

e em indicadores de desempenho do setor de TI relativos ao exerciacutecio de 2007

disponiacuteveis em pesquisas de consultorias especializadas

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno

26 A avaliaccedilatildeo do controle interno fls 79 foi realizada com relaccedilatildeo agrave

Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap por forccedila da especificidade do objeto da

auditoria

27 Destaca-se que de 2001 a 2006 consoante responsaacutevel pelas

informaccedilotildees prestadas Sr Clayton Carneiro Franccedila a TIC da empresa era gerida e

operada pela CODEPLAN e que somente em abril de 2007 tais atribuiccedilotildees

retornaram para o corpo teacutecnico da jurisdicionada Essa descontinuidade contribuiu

para a fraca avaliaccedilatildeo dos controles internos implantados

11

O setor de TI da Terracap funciona no 4ordm Andar do Edficio Sede Terra 1 SAM Bloco F Asa NorteDF CEP 70620-000

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 147

Proc 2395813

_______ Rubrica

2 Resultados da Auditoria

21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC

Em 2007 havia planejamento institucional que tratou de TIC mas natildeo havia

planejamento especiacutefico para o setor

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente

Criteacuterio

28 A funccedilatildeo administrativa de planejamento eacute dever juriacutedico

estabelecido no princiacutepio da eficiecircncia estabelecido no art 37 caput da

Constituiccedilatildeo Federal pois dele eacute pressuposto e nos artigos 6ordm I 7ordm e 10 sect7ordm do

Decreto-Lei nordm 200196712 que a eleva agrave condiccedilatildeo de princiacutepio da Administraccedilatildeo

Puacuteblica

29 Ademais o princiacutepio 2 ndash Estrateacutegia - da norma ABNT NBR ISOIEC

385002009 que trata da governanccedila corporativa de tecnologia da informaccedilatildeo e o

domiacutenio Planejar e Organizar (PO) - do COBIT 4113 estabelecem como boa praacutetica

de gestatildeo de TI a execuccedilatildeo de diversos processos relacionados ao planejamento

12

ldquoArt 6ordm As atividades da Administraccedilatildeo Federal obedeceratildeo aos seguintes princiacutepios

fundamentais I - Planejamento Art 7ordm A accedilatildeo governamental obedeceraacute a planejamento que vise a promover o desenvolvimento econocircmico-social do Paiacutes e a seguranccedila nacional norteando-se segundo planos e programas elaborados na forma do Tiacutetulo III e compreenderaacute a elaboraccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos seguintes instrumentos baacutesicos a) plano geral de govecircrno b) programas gerais setoriais e regionais de duraccedilatildeo plurianual c) orccedilamento-programa anual d) programaccedilatildeo financeira de desembocirclso Art 10 A execuccedilatildeo das atividades da Administraccedilatildeo Federal deveraacute ser amplamente descentralizada sect 7ordm Para melhor desincumbir-se das tarefas de planejamento coordenaccedilatildeo supervisatildeo e controcircle e com o objetivo de impedir o crescimento desmesurado da maacutequina administrativa a Administraccedilatildeo procuraraacute desobrigar-se da realizaccedilatildeo material de tarefas executivas recorrendo sempre que possiacutevel agrave execuccedilatildeo indireta mediante contrato desde que exista na aacuterea iniciativa privada suficientemente desenvolvida e capacitada a desempenhar os encargos de execuccedilatildeordquo

13 Control Objectives for Information Technology ndash Objetivos de Controle para a Tecnologia da

Informaccedilatildeo ndash contempla boas praacuteticas de planejamento gestatildeo e contrataccedilatildeo de tecnologia da informaccedilatildeo A versatildeo 41 eacute organizada em 4 domiacutenios Planejar e Organizar (PO) Adquirir e Implementar (AI) Entregar e Suportar (DS) Monitorar e Avaliar (ME)

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_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

30 O Anexo II (cd juntado aos autos) apresentado em atenccedilatildeo agrave

solicitaccedilatildeo de informaccedilotildees da Nota de Auditoria nordm 02239582013 (fls 4040v)

contempla as diversas contrataccedilotildees realizadas no exerciacutecio de 200714 resumidas no

quadro abaixo

31 Ademais o Anexo II conteacutem a digitalizaccedilatildeo de diversos documentos

apresentados pela jurisdicionada como evidecircncias de planejamento15 No entanto

14

Observa-se que os valores contratados satildeo superiores aos valores constantes das autorizaccedilotildees de pagamento resumidas no sect 19

15 Visando reduzir o volume de papeacuteis dos autos seratildeo impressos apenas os documentos

efetivamente mencionados no presente relatoacuterio

Descriccedilatildeo Contratada Processo Ajuste Data Vigecircncia Valor Total

Oracle (licenccedilas e suporte)MEMORA Processos

Inovadores Ltda11100130807

Contrato nordm

147200720092007 12 meses 254295130R$ 3701

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100262207

Contrato nordm

154200708102007 6 meses 136456747R$ 1986

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100073607

Contrato nordm

44200709042007 6 meses 128714190R$ 1873

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100074307

Contrato nordm

45200709042007 6 meses 84561000R$ 1231

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100262507

Contrato nordm

155200708102007 6 meses 63603040R$ 926

Software de Gestatildeo AsiWeb

(compras almoxarifado

patrimocircnio mobiliaacuterio)

LINK DATA - Informaacutetica e

Serviccedilos Ltda11100063807

Contrato nordm

189200713112007 12 meses 11520000R$ 168

Catracas (controle ponto e

frequecircncia 1000 funcionaacuterios)NEOKOROS BRASIL LTDA 11100209407

NFs 472 471

96605112007 - 1584110R$ 023

Manutenccedilatildeo de No-Break

Leistung Comeacutercio e

Serviccedilos de Sistemas de

Energia Ltda

11100195107Contrato nordm

216200731122007 5 meses 1572500R$ 023

Antiviacuterus (600 licenccedilas) PSN Security 11100101907 NF 235 06072007 12 meses 1560000R$ 023

Antispyware (600 licenccedilas) PSN Security 11100191207 NF 290 31102007 12 meses 1530000R$ 022

Dicionaacuterio Eletrocircnico (100

usuaacuterios)EDITORA OBJETIVA LTDA 11100101707 NE 48907 10082007 643500R$ 009

Projetor e Tela World Computer Ltda 11100286007PCM

219200715012008 - 616900R$ 009

Corel Draw (2 licenccedilas)HORA H TREIN E INF

LTDA11100197807 NE 35107 01062007 - 206800R$ 003

Raacutedios comunicadores para

teacutecnicos (8)

Util - Utilidades para o Lar

Ltda11100097807 NE 35207 16062007 - 151200R$ 002

Livro Oracle Livraria da Rodoviaacuteria 11100079007 PCM 752007 08052007 - 16700R$ 000

Total 687031817R$

Aquisiccedilotildees de Bens e Contrataccedilotildees de Serviccedilos de TI - Terracap - 2007

O planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo era formalizado Algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos adequados

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_______ Rubrica

ao se cotejar a documentaccedilatildeo apresentada com os paradigmas de maturidade16

descritos no COBIT 41 verifica-se que em 2007 o planejamento de TI da Terracap

ainda era incipiente

Fonte Control Objectives for Information and related Technology ndash COBIT 41 p 22

16 Niacutevel 0 Inexistente ndash Completa falta de um processo reconhecido A empresa nem mesmo

reconheceu que existe uma questatildeo a ser trabalhada Niacutevel 1 Inicial Ad hoc ndash Existem evidecircncias que a empresa reconheceu que existem questotildees e que precisam ser trabalhadas No entanto natildeo existe processo padronizado ao contraacuterio existem enfoques Ad Hoc que tendem a ser aplicados individualmente ou caso-a-caso O enfoque geral de gerenciamento eacute desorganizado Niacutevel 2 Repetiacutevel poreacutem Intuitivo ndash Os processos evoluiacuteram para um estaacutegio onde procedimentos similares satildeo seguidos por diferentes pessoas fazendo a mesma tarefa Natildeo existe um treinamento formal ou uma comunicaccedilatildeo dos procedimentos padronizados e a responsabilidade eacute deixada com o indiviacuteduo Haacute um alto grau de confianccedila no conhecimento dos indiviacuteduos e consequentemente erros podem ocorrer Niacutevel 3 Processo Definido ndash Procedimentos foram padronizados documentados e comunicados atraveacutes de treinamento Eacute mandatoacuterio que esses processos sejam seguidos no entanto possivelmente desvios natildeo seratildeo detectados Os procedimentos natildeo satildeo sofisticados mas existe a formalizaccedilatildeo das praacuteticas existentes Niacutevel 4 Gerenciado e Mensuraacutevel ndash A gerecircncia monitora e mede a aderecircncia aos procedimentos e adota accedilotildees onde os processos parecem natildeo estar funcionando muito bem Os processos estatildeo debaixo de um constante aprimoramento e fornecem boas praacuteticas Automaccedilatildeo e ferramentas satildeo utilizadas de uma maneira limitada ou fragmentada Niacutevel 5 Otimizado ndash Os processos foram refinados a um niacutevel de boas praacuteticas baseado no resultado de um contiacutenuo aprimoramento e modelagem da maturidade como outras organizaccedilotildees TI eacute utilizada como um caminho integrado para automatizar o fluxo de trabalho provendo ferramentas para aprimorar a qualidade e efetividade tornando a organizaccedilatildeo raacutepida em adaptar-se

OBJETIVOS DE NEGOacuteCIO E

DA GOVERNANCcedilA

Efetividade

Aplicaccedilotildees

Informaccedilatildeo

Infraestrutura

Pessoas

ENTREGA

E

SUPORTE

MONITORAR

E

AVALIAR

ADQUIRIR

E

IMPLEMENTAR

INFORMACcedilAtildeO

RECURSOS DE TI

C O B I TF R A M E W O R K

Eficiecircncia

Confidenciabilidade

Integridade

Disponibilidade

Conformidade

DS1 Definir e gerenciar os niacuteveis de

serviccedilos

DS2 Gerenciar os serviccedilos de terceiros

DS3 Gerenciar a capacidade e

desempenho

DS4 Garantir a continuidade dos serviccedilos

DS5 Garantir a seguranccedila dos sistemas

DS6 Identificar e alocar os custos

DS7 Educar e treinar os usuaacuterios

DS8 Gerenciar os incidentes e atendimento

a serviccedilos

DS9 Gerenciar as configuraccedilotildees e

mudanccedilas

DS10 Gerenciar os problemas

DS11 Gerenciar os dados

DS12 Gerenciar o ambiente fiacutesico

DS13 Gerenciar as operaccedilotildees

ME1 Monitorar e avaliar o desempenho

da TI

ME2 Monitorar e avaliar os controles

internos

ME3 Garantir conformidade com os

requisitos externos de regulaccedilatildeo e

leis

ME4 Disponibilizar a governanccedila de TI

PO1 Definir um plano estrateacutegico de TI

PO2 Definir a arquitetura de informaccedilatildeo

PO3 Determinar a direccedilatildeo tecnoloacutegica

PO4 Definir os processos organizaccedilatildeo e

relacionamentos da TI

PO5 Gerenciar os investimentos em TI

PO6 Comunicar os objetivos e direccedilotildees

gerenciais

PO7 Gerenciar os recursos humanos de

TI

PO8 Gerenciar a qualidade

PO9 Avaliar e gerenciar os riscos de TI

PO10 Gerenciar projetos

AI1 Identificar soluccedilotildees automatizadas

AI2 Adquirir e manter software de

aplicaccedilatildeo

AI3 Adquirir e manter infra-estrutura de

tecnologia

AI4 Habilitar a operaccedilatildeo e uso

AI5 Proporcionar recursos de TI

AI6 Gerenciar mudanccedilas

AI7 Instalar e validar as soluccedilotildees e

modificaccedilotildees

PLANEJAR E

ORGANIZAR

Confiabilidade

Framework COBIT

2007 IT Governance Institute All rights reserved wwwitgiorg

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Fls 150

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_______ Rubrica

32 Nesse sentido analisa-se cada um dos processos do domiacutenio

Planejar e Organizar (PO) do COBIT 41 frente ao encontrado durante a auditoria

PO1 - Planejamento estrateacutegico de TI - a empresa natildeo possuiacutea plano

estrateacutegico de TI somente um plano geral da empresa

PO2 - Definir a arquitetura da Informaccedilatildeo ndash para os sistemas de

informaccedilatildeo eacute necessaacuterio a criaccedilatildeo e constante atualizaccedilatildeo do modelo de

informaccedilatildeo do negoacutecio bem como a definiccedilatildeo de sistemas apropriados

para otimizar o uso dessa informaccedilatildeo O Despacho nordm 0052007ndashCODIN17

relaciona vaacuterias dificuldades e sugere que as accedilotildees tomadas levaratildeo a

otimizaccedilatildeo confiabilidade e seguranccedila dos sistemas

PO3 - Determinar as diretrizes da tecnologia - trata do direcionamento

tecnoloacutegico adotado pelos responsaacuteveis para suportar o negoacutecio Nesse

aspecto o setor de TI da empresa mostrou-se conforme documentos do

Anexo II capaz de suprir as necessidades baacutesicas para manutenccedilatildeo dos

sistemas de informaccedilatildeo da organizaccedilatildeo

PO4 - Definiccedilatildeo de processos organizaccedilatildeo e relacionamentos de TI ndash a

documentaccedilatildeo apresentada natildeo evidencia a existecircncia de comitecircs

estrateacutegicos aglutinando executivos da aacuterea de negoacutecio e de TI no

entanto haacute indiacutecios de planejamento voltado agrave manutenccedilatildeo e

desenvolvimento de sistemas ao negoacutecio e de apreciaccedilatildeo das

contrataccedilotildees relevantes de TI pela Diretoria Colegiada da Terracap

PO5 - Gerenciamento do investimento em TI ndash trata de estabelecer e

manter estrutura que contemple custos benefiacutecios prioridades

orccedilamentaacuterias mantendo com as partes interessadas diaacutelogo para

otimizaccedilatildeo dos recursos de TI Os documentos do Anexo II evidenciam

que a estrutura de TI era precaacuteria mas buscava atender na medida do

possiacutevel as necessidades de investimento da aacuterea de negoacutecio No

entanto natildeo haacute evidecircncias de que contrataccedilatildeo significativa como o

17

Anexo II Dsp005proc111001821-2006doc

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_______ Rubrica

licenciamento do software Oracle (ver quadro do sect 30) tenha sido

precedida de estudo adequado para o dimensionamento da soluccedilatildeo

PO6 - Comunicar metas e diretrizes gerenciais - eacute a divulgaccedilatildeo da poliacutetica

adotada e desenvolvimento de estrutura corporativa Nesse aspecto a

maior parte das comunicaccedilotildees era realizada para informar da resoluccedilatildeo de

problemas dos usuaacuterios agraves unidades demandantes18

PO7 - Gerenciamento de recursos humanos - adquirir manter e motivar a

forccedila de trabalho competente para criar serviccedilos de TI para o negoacutecio Tal

processo era de difiacutecil implementaccedilatildeo no exerciacutecio visto que a matildeo de

obra presente era em grande parte terceirizada e quanto aos servidores

da casa muitos eram ocupantes de cargos de livre nomeaccedilatildeo o que

caracteriza um quadro de alta rotatividade

PO8 - Gerenciamento da qualidade ndash a documentaccedilatildeo apresentada natildeo

registra a existecircncia de indicadores de qualidade mas no Memorando

nordm 782007-CODIN haacute indiacutecios da gestatildeo de qualidade ao solicitar linha

telefocircnica exclusiva para o controle de qualidade que ateacute entatildeo era

compartilhada com o setor de logiacutestica

PO9 - Avaliaccedilatildeo e gerenciamento de riscos ndash contempla estrateacutegias de

mitigaccedilatildeo e riscos residuais os impactos em potencial nos objetivos da

empresa causado por um evento natildeo planejado deve ser identificado

analisado e avaliado O relatoacuterio da CODIN ndash 2007 identificou diversos

riscos emergenciais quanto a estrutura de TI O Despacho 732007ndash

CODIN19 informa sobre relatoacuterio de auditoria independente que indica

vulnerabilidades no sistema SGH2000

PO10 - Gerenciamento de projetos - trata de estabelecer programa e

estrutura de gestatildeo de projeto para o gerenciamento de todos os projetos

de TI que deve incluir um plano mestre atribuiccedilatildeo de recursos definiccedilatildeo

de resultados a serem entregues aprovaccedilatildeo de usuaacuterios uma divisatildeo por

18

Anexo II - item 21

19 Anexo II Dsp073-Resp Corregedoria SGH 2000doc

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_______ Rubrica

fases de entrega garantia de qualidade um plano de teste formal e uma

revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo para assegurar a gestatildeo de risco do projeto e

entrega de valor ao negoacutecio A documentaccedilatildeo apresentada tratou do tema

informando a existecircncia de trecircs processos formalizados gestatildeo de

configuraccedilatildeo versionamento e gestatildeo de demandas e serviccedilos

planejamento de contrataccedilatildeo20

Causas

33 Entre 2001 e fevereiro de 2007 o gerenciamento dos sistemas

informatizados era de responsabilidade da Companhia de Planejamento do DF ndash

Codeplan21 e regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 200722

Assim a unidade de TI da jurisdicionada estava se estruturando durante o exerciacutecio

analisado sendo razoaacutevel tolerar falhas de planejamento

20

Anexo II PROCESSOS IMPLANTADOS EM 2007 E SEUS RESPONSAacuteVEISdocx

21 DESPACHO DO GOVERNADOR (DODF 2112014 paacuteg 3) Em 20 de janeiro de 2014

Referecircncia Processo 0170000632007 Interessado COMPANHIA IMOBILIAacuteRIA DE BRASIacuteLIA ndash TERRACAP Assunto APURACcedilAtildeO DE FATOS DECORRENTES DE CONTRATO FIRMADO ENTRE A TERRACAP E A CODEPLAN Acolho o entendimento exposto pelo Consultor Juriacutedico do Distrito Federal adotando suas consideraccedilotildees e fundamentos como razatildeo de decidir para instaurar Tomada de Contas Especial destinada a apurar os fatos objeto deste processo identificar eventuais responsaacuteveis por dano ao eraacuterio com sua quantificaccedilatildeo constituindo Comissatildeo especiacutefica designando ainda seus componentes a quem caberaacute a responsabilidade por executar processar instruir e relatar os trabalhos destinados agrave referida Tomada de Contas Especial Publique-se na forma de Decreto 22 Segundo o despacho nordm 62007ndashCODINPRESI (Anexo2Item 2 - Evidecircncias de Planejamento1-

Documentos Planejamento 2007DespachoDsp006corregedoriadoc) diversos problemas foram enfrentados nessa transiccedilatildeo como

empecilhos no recebimento dos programas fontes que natildeo estavam em domiacutenio da Codeplan e sim da Empresa Sapiens terceirizada pela Codeplan para prestar serviccedilos agrave Terracap

demora no atendimento as solicitaccedilotildees para liberar o acesso aos bancos de dados e entrega dos programas fontes de propriedade da Terracap

constataccedilotildees de anormalidades nos acessos as bases de dados sem exposiccedilatildeo dos motivos agrave Terracap

Bloqueio do acesso ao Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria ndash SGH2000 no periacuteodo de 01032007 a 02032007

Baixa qualidade de atendimento decorrente das poucas manutenccedilotildees evolutivas e inovaccedilotildees nos sistemas

implantaccedilatildeo do Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria -SGH2000 em 2005 por sugestatildeo da contratada em substituiccedilatildeo ao sistema da Terracap que mantinha e permaneceu mantendo em 2007 a carteira de cobranccedila de aproximadamente R$ 700 milhotildees

O Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria - SGH2000 de propriedade da firma ELOacuteGICA de Recife foi implantado na Terracap com assistecircncia pela Empresa SAPIENS sem nenhum viacutenculo legal com a Terracap que mantinha em seu poder todos os programas fontes da Terracap tanto do SGH2000 como de todos os sistemas de propriedade da Terracap

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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Proc 2395813

_______ Rubrica

22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

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Fls 155

Proc 2395813

_______ Rubrica

para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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Fls 156

Proc 2395813

_______ Rubrica

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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Proc 2395813

_______ Rubrica

50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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Proc 2395813

_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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Proc 2395813

_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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Proc 2395813

_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

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_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Proc 2395813

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5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

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TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

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137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 10: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 142

Proc 2395813

_______ Rubrica

Divisatildeo de Suporte procedendo agrave manutenccedilatildeo dos mesmos

iv) Manter atualizada a documentaccedilatildeo dos sistemas

v) Verificar e validar a real necessidade de aquisiccedilatildeo de sistemas

c) Divisatildeo de Suporte

i) Sugerir atualizaccedilatildeo de aplicativos

ii) Avaliar o desempenho do parque de equipamentos instalado

iii) Instalar e configurar programas sistemas e aplicativos

iv) Controlar e instalar as licenccedilas de softwares

v) Verificar a real necessidade de aquisiccedilatildeo de novos equipamentos

vi) Dar manutenccedilatildeo nos equipamentos periodicamente

vii) Promover o suporte teacutecnico junto aos usuaacuterios

viii) Gerenciar a estrutura e operacionalizaccedilatildeo da rede loacutegica

ix) Verificar a comunicaccedilatildeo e a transmissatildeo de dados na rede

x) Controlar e efetuar coacutepias de seguranccedila de dados

xi) Buscar e sugerir novas tecnologias de equipamentos

xii) Controlar recursos de rede

8 Com relaccedilatildeo ao objeto da auditoria informa-se o rol de gestores

envolvidos na coordenaccedilatildeo de TIC (fl 18)

CPF Nome Cargo Periacuteodo

027463793-68 Antocircnio Raimundo Gomes Silva Filho

Presidente 02012007 a 23102010

155541126-68 Elme Terezinha Ribeiro Tanus Diretora de Rec Humanos Adm e Financcedilas

08012007 a 07062010

042399201-59 Geraldo Rodrigues Soares Chefe da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

02012007 a 01112007

635720791-87 Clayton Carneiro de Franccedila Chefe da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica

02112007 a 01042008

398240801-63 Joseacute Osmar Madeiros Moiseacutes Chefe da Divisatildeo de Suporte 12022007 a 01112007

368767471-15 Nilceacuteia Rezende Moura Chefe da Divisatildeo de Sistemas

12022007 a 01082008

9 O detalhamento dos recursos materiais e humanos envolvidos na

gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC da empresa no exerciacutecio de 2007 pode ser verificado agraves

fls 6470 e 1517v respectivamente

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Fls 143

Proc 2395813

_______ Rubrica

13 Contextualizaccedilatildeo

10 No bojo do Processo nordm 1507613 verificou-se por meio da anaacutelise

da execuccedilatildeo orccedilamentaacuteria e financeira da Companhia (tabela abaixo) crescimento

significativo nas despesas com serviccedilos de TIC de 2010 a 2012

TERRACAP - EXECUCcedilAtildeO ORCcedilAMENTAacuteRIA E FINANCEIRA - 20102012

ELEMENTO DA DESPESA

VALORES PAGOS

Total

2010 2011 2012 TOTAL

339037 - LOCACcedilAtildeO DE MAtildeO DE OBRA R$ 422946378 R$ 495180691 R$ 592413604 R$ 1510540673 5745

339035 - SERVICcedilOS DE CONSULTORIA R$ 000 R$ 31184800 R$ 96703941 R$ 127888741 486

339092 - DESPESAS DE EXERCIacuteCIOS ANTERIORES R$ 2850000 R$ 247517 R$ 209519480 R$ 212616997 809

339039 - OUTROS SERVICcedilOS DE TERCEIROS - PESSOA JURIacuteDICA R$ 318450434 R$ 303241748 R$ 156544709 R$ 778236891 2960

TOTAIS R$ 744246812 R$ 829854756 R$ 1055181734 R$ 2629283302 10000

CRESCIMENTO ANUAL DA DESPESA COM SERVICcedilOS DE TI - 1150 2715

Obs Informaccedilotildees extraiacutedas do relatoacuterio Execuccedilatildeo Orccedilamentaacuteria e Financeira por Periacuteodo disponiacutevel no siacutetio da jurisdicionada em 25042013 agraves 11h29 (fls 2325) Foram registrados apenas os valores de serviccedilos de TI (funccedilotildees programaacuteticas 2312601001471007 e 23126600425570012) vez que os investimentos em TI (aquisiccedilatildeo de bens) natildeo estatildeo detalhados no aduzido relatoacuterio

11 Dessas despesas 5745 foram classificadas como locaccedilatildeo de matildeo

de obra que remete ao pagamento por homem-hora situaccedilatildeo que deveria ser

exceccedilatildeo e natildeo regra consoante art 14 sect 1ordm da IN 042008 ndash SLTI-MPOG4

recepcionada pelo Decreto nordm 3221810

12 Por conta desses fatos o Plenaacuterio com vistas a melhor avaliar os

resultados relativos agrave TIC da Companhia determinou mediante item V da Decisatildeo

nordm 190413 (fl 1) que o NFTI realizasse ldquoauditoria operacional em autos apartados

para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap a

partir de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo devendo ser autuado

um processo especifico para cada exerciacutecio financeiro para identificaccedilatildeo de

eventuais responsaacuteveisrdquo

13 Por se tratar de exame do mesmo objeto em exerciacutecios distintos a

4 sect 1ordm A afericcedilatildeo de esforccedilo por meio da meacutetrica homens-hora apenas poderaacute ser utilizada mediante justificativa e sempre

vinculada agrave entrega de produtos de acordo com prazos e qualidade previamente definidos

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Fls 144

Proc 2395813

_______ Rubrica

Decisatildeo nordm 51362013 (fl 39) autorizou que o presente Plano de Auditoria e a

correspondente Matriz de Planejamento sejam utilizados para as auditorias relativas

aos anos de 2008 a 2012

14 Releva mencionar que natildeo foram examinadas questotildees jaacute

abordadas nos Processos nordms 12829075 28407076 30665077 e 34920078

38534079

14 Objetivos

141 Objetivo Geral

15 Verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela

Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo

142 Objetivos Especiacuteficos

16 As questotildees de auditoria aplicadas com relaccedilatildeo ao exerciacutecio de

2007 foram as seguintes

1 Haacute planejamento institucional e de TIC

2 A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

3 O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

4 Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

15 Escopo

17 Para responder as questotildees acima indicadas na presente auditoria

foram verificados

a o planejamento institucional

b o planejamento de TIC

5 Exame da legalidade de contrataccedilatildeo emergencial mediante dispensa de procedimento licitatoacuterio com fulcro no inciso IV ao

art 24 da Lei ndeg 866693 realizada pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia ndash TERRACAP para locaccedilatildeo de equipamentos manutenccedilatildeo e softwares bem como para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos especializados aplicados agrave tecnologia e gestatildeo da informaccedilatildeo fls 0203 ndash Processo TERRACAP ndeg 1110002212007

6 Representaccedilatildeo nordm 192007 - GPCF Contrato de Concessatildeo de Direito Real de Uso com opccedilatildeo de compra nordm 8872000 entre

TERRACAP e CTIS Informaacutetica objeto do PRO-DF II

7 Consulta formulada pelo Presidente da TERRACAP sobre contrataccedilatildeo emergencial de serviccedilos de informaacutetica

8 Contrataccedilatildeo promovida pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia que resultou no Contrato NutraProju nordm 14707 para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de uso perpeacutetuas do software ORACLE objetivando atender as necessidades daquela Companhia para os ambientes de produccedilatildeo homologaccedilatildeo e desenvolvimento bem como a contrataccedilatildeo de serviccedilos de manutenccedilatildeo e suporte teacutecnico

9 Edital do Pregatildeo Eletrocircnico nordm 06012007 ndash CECOMSUPRISEPLAG de interesse da Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia

(Terracap) a ser realizado pela Central de Compras da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestatildeo (CECOMSEPLAG) que tem por objeto a contrataccedilatildeo de empresa especializada para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos em informaacutetica para fornecimento de soluccedilatildeo global incluindo equipamentos e softwares na forma de locaccedilatildeo

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Fls 145

Proc 2395813

_______ Rubrica

c o planejamento das aquisiccedilotildees de TIC

d o pessoal envolvido

e os processos de trabalho utilizados

f os equipamentos servidores de rede disponiacuteveis

g os equipamentos disponiacuteveis para os usuaacuterios finais

h a percepccedilatildeo da clientela de TIC sobre os serviccedilos prestados

i os indicadores de desempenho do setor de TIC

18 Todas essas informaccedilotildees foram avaliadas com relaccedilatildeo ao periacuteodo

compreendido entre 01012007 e 31122007

16 Montante Fiscalizado

19 Mediante Nota de Auditoria nordm 01239582013 (fl 6) solicitou-se

detalhamento das despesas com TIC no exerciacutecio de 2007 Com base nas

informaccedilotildees apresentadas (fls 4280 do Anexo I) consolidadas na planilha agrave fl 10 o

montante pago a terceiros totaliza R$ 532516051 conforme quadro de credores

abaixo

Credor Valor Pago (Bruto)

030436310001-86 LINKNET TECNOLOGIA E TELECOMUNICACOES LTDA R$ 93385800

016447310001-32 CTIS TECNOLOGIA SA R$ 184115121

367653780001-23 MEMORA PROCESSOS INOVADORES LTDA R$ 254295130

249369730001-03 LINK DATA INFORMATICA E SERVICOS LTDA R$ 720000

Total R$ 532516051

20 Aleacutem dessas despesas o quadro proacuteprio da Terracap envolvido

diretamente com gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC no exerciacutecio de 2007 variou de 4 a 14

funcionaacuterios (fls 1517v) e custou R$ 169245038 (fl 17v)

21 Assim o montante fiscalizado eacute equivalente a R$ 70176018810

10

R$ 532516051 + R$ 169245038

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Fls 146

Proc 2395813

_______ Rubrica

17 Metodologia

22 Os procedimentos e teacutecnicas utilizados na execuccedilatildeo da presente

auditoria encontram-se registrados na Matriz de Planejamento de fls 1113

merecendo destaque exame documental entrevistas periacutecias em registros

eletrocircnicos de equipamentos servidores e de sistemas de informaccedilatildeo

23 Foram visitadas as instalaccedilotildees da aacuterea de TI da Terracap11 e

entrevistados os Srs Geraldo Rodrigues Soares e Alexandre Pedrosa Pinheiro

respectivamente anterior e atual Coordenadores de Informaacutetica da Terracap e o Sr

Clayton Carneiro de Franccedila responsaacutevel por grande parte das informaccedilotildees

constantes do Anexo 2

18 Criteacuterios de auditoria

24 Os criteacuterios de regularidade utilizados na presente auditoria foram

extraiacutedos da Constituiccedilatildeo Federal do Decreto-Lei nordm 20067 da Lei Orgacircnica do DF

da Lei de Licitaccedilotildees (866693) e da Lei de Software (960998)

25 Os criteacuterios operacionais foram baseados nas normas ISOIEC

385002009 (Governanccedila de TI) ISOIEC 20000-12005 (gerenciamento de serviccedilos

de TI) nas boas praacuteticas preconizadas pelo COBIT 41 publicado em maio de 2007

e em indicadores de desempenho do setor de TI relativos ao exerciacutecio de 2007

disponiacuteveis em pesquisas de consultorias especializadas

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno

26 A avaliaccedilatildeo do controle interno fls 79 foi realizada com relaccedilatildeo agrave

Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap por forccedila da especificidade do objeto da

auditoria

27 Destaca-se que de 2001 a 2006 consoante responsaacutevel pelas

informaccedilotildees prestadas Sr Clayton Carneiro Franccedila a TIC da empresa era gerida e

operada pela CODEPLAN e que somente em abril de 2007 tais atribuiccedilotildees

retornaram para o corpo teacutecnico da jurisdicionada Essa descontinuidade contribuiu

para a fraca avaliaccedilatildeo dos controles internos implantados

11

O setor de TI da Terracap funciona no 4ordm Andar do Edficio Sede Terra 1 SAM Bloco F Asa NorteDF CEP 70620-000

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Fls 147

Proc 2395813

_______ Rubrica

2 Resultados da Auditoria

21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC

Em 2007 havia planejamento institucional que tratou de TIC mas natildeo havia

planejamento especiacutefico para o setor

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente

Criteacuterio

28 A funccedilatildeo administrativa de planejamento eacute dever juriacutedico

estabelecido no princiacutepio da eficiecircncia estabelecido no art 37 caput da

Constituiccedilatildeo Federal pois dele eacute pressuposto e nos artigos 6ordm I 7ordm e 10 sect7ordm do

Decreto-Lei nordm 200196712 que a eleva agrave condiccedilatildeo de princiacutepio da Administraccedilatildeo

Puacuteblica

29 Ademais o princiacutepio 2 ndash Estrateacutegia - da norma ABNT NBR ISOIEC

385002009 que trata da governanccedila corporativa de tecnologia da informaccedilatildeo e o

domiacutenio Planejar e Organizar (PO) - do COBIT 4113 estabelecem como boa praacutetica

de gestatildeo de TI a execuccedilatildeo de diversos processos relacionados ao planejamento

12

ldquoArt 6ordm As atividades da Administraccedilatildeo Federal obedeceratildeo aos seguintes princiacutepios

fundamentais I - Planejamento Art 7ordm A accedilatildeo governamental obedeceraacute a planejamento que vise a promover o desenvolvimento econocircmico-social do Paiacutes e a seguranccedila nacional norteando-se segundo planos e programas elaborados na forma do Tiacutetulo III e compreenderaacute a elaboraccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos seguintes instrumentos baacutesicos a) plano geral de govecircrno b) programas gerais setoriais e regionais de duraccedilatildeo plurianual c) orccedilamento-programa anual d) programaccedilatildeo financeira de desembocirclso Art 10 A execuccedilatildeo das atividades da Administraccedilatildeo Federal deveraacute ser amplamente descentralizada sect 7ordm Para melhor desincumbir-se das tarefas de planejamento coordenaccedilatildeo supervisatildeo e controcircle e com o objetivo de impedir o crescimento desmesurado da maacutequina administrativa a Administraccedilatildeo procuraraacute desobrigar-se da realizaccedilatildeo material de tarefas executivas recorrendo sempre que possiacutevel agrave execuccedilatildeo indireta mediante contrato desde que exista na aacuterea iniciativa privada suficientemente desenvolvida e capacitada a desempenhar os encargos de execuccedilatildeordquo

13 Control Objectives for Information Technology ndash Objetivos de Controle para a Tecnologia da

Informaccedilatildeo ndash contempla boas praacuteticas de planejamento gestatildeo e contrataccedilatildeo de tecnologia da informaccedilatildeo A versatildeo 41 eacute organizada em 4 domiacutenios Planejar e Organizar (PO) Adquirir e Implementar (AI) Entregar e Suportar (DS) Monitorar e Avaliar (ME)

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Fls 148

Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

30 O Anexo II (cd juntado aos autos) apresentado em atenccedilatildeo agrave

solicitaccedilatildeo de informaccedilotildees da Nota de Auditoria nordm 02239582013 (fls 4040v)

contempla as diversas contrataccedilotildees realizadas no exerciacutecio de 200714 resumidas no

quadro abaixo

31 Ademais o Anexo II conteacutem a digitalizaccedilatildeo de diversos documentos

apresentados pela jurisdicionada como evidecircncias de planejamento15 No entanto

14

Observa-se que os valores contratados satildeo superiores aos valores constantes das autorizaccedilotildees de pagamento resumidas no sect 19

15 Visando reduzir o volume de papeacuteis dos autos seratildeo impressos apenas os documentos

efetivamente mencionados no presente relatoacuterio

Descriccedilatildeo Contratada Processo Ajuste Data Vigecircncia Valor Total

Oracle (licenccedilas e suporte)MEMORA Processos

Inovadores Ltda11100130807

Contrato nordm

147200720092007 12 meses 254295130R$ 3701

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100262207

Contrato nordm

154200708102007 6 meses 136456747R$ 1986

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100073607

Contrato nordm

44200709042007 6 meses 128714190R$ 1873

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100074307

Contrato nordm

45200709042007 6 meses 84561000R$ 1231

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100262507

Contrato nordm

155200708102007 6 meses 63603040R$ 926

Software de Gestatildeo AsiWeb

(compras almoxarifado

patrimocircnio mobiliaacuterio)

LINK DATA - Informaacutetica e

Serviccedilos Ltda11100063807

Contrato nordm

189200713112007 12 meses 11520000R$ 168

Catracas (controle ponto e

frequecircncia 1000 funcionaacuterios)NEOKOROS BRASIL LTDA 11100209407

NFs 472 471

96605112007 - 1584110R$ 023

Manutenccedilatildeo de No-Break

Leistung Comeacutercio e

Serviccedilos de Sistemas de

Energia Ltda

11100195107Contrato nordm

216200731122007 5 meses 1572500R$ 023

Antiviacuterus (600 licenccedilas) PSN Security 11100101907 NF 235 06072007 12 meses 1560000R$ 023

Antispyware (600 licenccedilas) PSN Security 11100191207 NF 290 31102007 12 meses 1530000R$ 022

Dicionaacuterio Eletrocircnico (100

usuaacuterios)EDITORA OBJETIVA LTDA 11100101707 NE 48907 10082007 643500R$ 009

Projetor e Tela World Computer Ltda 11100286007PCM

219200715012008 - 616900R$ 009

Corel Draw (2 licenccedilas)HORA H TREIN E INF

LTDA11100197807 NE 35107 01062007 - 206800R$ 003

Raacutedios comunicadores para

teacutecnicos (8)

Util - Utilidades para o Lar

Ltda11100097807 NE 35207 16062007 - 151200R$ 002

Livro Oracle Livraria da Rodoviaacuteria 11100079007 PCM 752007 08052007 - 16700R$ 000

Total 687031817R$

Aquisiccedilotildees de Bens e Contrataccedilotildees de Serviccedilos de TI - Terracap - 2007

O planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo era formalizado Algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos adequados

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 149

Proc 2395813

_______ Rubrica

ao se cotejar a documentaccedilatildeo apresentada com os paradigmas de maturidade16

descritos no COBIT 41 verifica-se que em 2007 o planejamento de TI da Terracap

ainda era incipiente

Fonte Control Objectives for Information and related Technology ndash COBIT 41 p 22

16 Niacutevel 0 Inexistente ndash Completa falta de um processo reconhecido A empresa nem mesmo

reconheceu que existe uma questatildeo a ser trabalhada Niacutevel 1 Inicial Ad hoc ndash Existem evidecircncias que a empresa reconheceu que existem questotildees e que precisam ser trabalhadas No entanto natildeo existe processo padronizado ao contraacuterio existem enfoques Ad Hoc que tendem a ser aplicados individualmente ou caso-a-caso O enfoque geral de gerenciamento eacute desorganizado Niacutevel 2 Repetiacutevel poreacutem Intuitivo ndash Os processos evoluiacuteram para um estaacutegio onde procedimentos similares satildeo seguidos por diferentes pessoas fazendo a mesma tarefa Natildeo existe um treinamento formal ou uma comunicaccedilatildeo dos procedimentos padronizados e a responsabilidade eacute deixada com o indiviacuteduo Haacute um alto grau de confianccedila no conhecimento dos indiviacuteduos e consequentemente erros podem ocorrer Niacutevel 3 Processo Definido ndash Procedimentos foram padronizados documentados e comunicados atraveacutes de treinamento Eacute mandatoacuterio que esses processos sejam seguidos no entanto possivelmente desvios natildeo seratildeo detectados Os procedimentos natildeo satildeo sofisticados mas existe a formalizaccedilatildeo das praacuteticas existentes Niacutevel 4 Gerenciado e Mensuraacutevel ndash A gerecircncia monitora e mede a aderecircncia aos procedimentos e adota accedilotildees onde os processos parecem natildeo estar funcionando muito bem Os processos estatildeo debaixo de um constante aprimoramento e fornecem boas praacuteticas Automaccedilatildeo e ferramentas satildeo utilizadas de uma maneira limitada ou fragmentada Niacutevel 5 Otimizado ndash Os processos foram refinados a um niacutevel de boas praacuteticas baseado no resultado de um contiacutenuo aprimoramento e modelagem da maturidade como outras organizaccedilotildees TI eacute utilizada como um caminho integrado para automatizar o fluxo de trabalho provendo ferramentas para aprimorar a qualidade e efetividade tornando a organizaccedilatildeo raacutepida em adaptar-se

OBJETIVOS DE NEGOacuteCIO E

DA GOVERNANCcedilA

Efetividade

Aplicaccedilotildees

Informaccedilatildeo

Infraestrutura

Pessoas

ENTREGA

E

SUPORTE

MONITORAR

E

AVALIAR

ADQUIRIR

E

IMPLEMENTAR

INFORMACcedilAtildeO

RECURSOS DE TI

C O B I TF R A M E W O R K

Eficiecircncia

Confidenciabilidade

Integridade

Disponibilidade

Conformidade

DS1 Definir e gerenciar os niacuteveis de

serviccedilos

DS2 Gerenciar os serviccedilos de terceiros

DS3 Gerenciar a capacidade e

desempenho

DS4 Garantir a continuidade dos serviccedilos

DS5 Garantir a seguranccedila dos sistemas

DS6 Identificar e alocar os custos

DS7 Educar e treinar os usuaacuterios

DS8 Gerenciar os incidentes e atendimento

a serviccedilos

DS9 Gerenciar as configuraccedilotildees e

mudanccedilas

DS10 Gerenciar os problemas

DS11 Gerenciar os dados

DS12 Gerenciar o ambiente fiacutesico

DS13 Gerenciar as operaccedilotildees

ME1 Monitorar e avaliar o desempenho

da TI

ME2 Monitorar e avaliar os controles

internos

ME3 Garantir conformidade com os

requisitos externos de regulaccedilatildeo e

leis

ME4 Disponibilizar a governanccedila de TI

PO1 Definir um plano estrateacutegico de TI

PO2 Definir a arquitetura de informaccedilatildeo

PO3 Determinar a direccedilatildeo tecnoloacutegica

PO4 Definir os processos organizaccedilatildeo e

relacionamentos da TI

PO5 Gerenciar os investimentos em TI

PO6 Comunicar os objetivos e direccedilotildees

gerenciais

PO7 Gerenciar os recursos humanos de

TI

PO8 Gerenciar a qualidade

PO9 Avaliar e gerenciar os riscos de TI

PO10 Gerenciar projetos

AI1 Identificar soluccedilotildees automatizadas

AI2 Adquirir e manter software de

aplicaccedilatildeo

AI3 Adquirir e manter infra-estrutura de

tecnologia

AI4 Habilitar a operaccedilatildeo e uso

AI5 Proporcionar recursos de TI

AI6 Gerenciar mudanccedilas

AI7 Instalar e validar as soluccedilotildees e

modificaccedilotildees

PLANEJAR E

ORGANIZAR

Confiabilidade

Framework COBIT

2007 IT Governance Institute All rights reserved wwwitgiorg

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Fls 150

Proc 2395813

_______ Rubrica

32 Nesse sentido analisa-se cada um dos processos do domiacutenio

Planejar e Organizar (PO) do COBIT 41 frente ao encontrado durante a auditoria

PO1 - Planejamento estrateacutegico de TI - a empresa natildeo possuiacutea plano

estrateacutegico de TI somente um plano geral da empresa

PO2 - Definir a arquitetura da Informaccedilatildeo ndash para os sistemas de

informaccedilatildeo eacute necessaacuterio a criaccedilatildeo e constante atualizaccedilatildeo do modelo de

informaccedilatildeo do negoacutecio bem como a definiccedilatildeo de sistemas apropriados

para otimizar o uso dessa informaccedilatildeo O Despacho nordm 0052007ndashCODIN17

relaciona vaacuterias dificuldades e sugere que as accedilotildees tomadas levaratildeo a

otimizaccedilatildeo confiabilidade e seguranccedila dos sistemas

PO3 - Determinar as diretrizes da tecnologia - trata do direcionamento

tecnoloacutegico adotado pelos responsaacuteveis para suportar o negoacutecio Nesse

aspecto o setor de TI da empresa mostrou-se conforme documentos do

Anexo II capaz de suprir as necessidades baacutesicas para manutenccedilatildeo dos

sistemas de informaccedilatildeo da organizaccedilatildeo

PO4 - Definiccedilatildeo de processos organizaccedilatildeo e relacionamentos de TI ndash a

documentaccedilatildeo apresentada natildeo evidencia a existecircncia de comitecircs

estrateacutegicos aglutinando executivos da aacuterea de negoacutecio e de TI no

entanto haacute indiacutecios de planejamento voltado agrave manutenccedilatildeo e

desenvolvimento de sistemas ao negoacutecio e de apreciaccedilatildeo das

contrataccedilotildees relevantes de TI pela Diretoria Colegiada da Terracap

PO5 - Gerenciamento do investimento em TI ndash trata de estabelecer e

manter estrutura que contemple custos benefiacutecios prioridades

orccedilamentaacuterias mantendo com as partes interessadas diaacutelogo para

otimizaccedilatildeo dos recursos de TI Os documentos do Anexo II evidenciam

que a estrutura de TI era precaacuteria mas buscava atender na medida do

possiacutevel as necessidades de investimento da aacuterea de negoacutecio No

entanto natildeo haacute evidecircncias de que contrataccedilatildeo significativa como o

17

Anexo II Dsp005proc111001821-2006doc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

licenciamento do software Oracle (ver quadro do sect 30) tenha sido

precedida de estudo adequado para o dimensionamento da soluccedilatildeo

PO6 - Comunicar metas e diretrizes gerenciais - eacute a divulgaccedilatildeo da poliacutetica

adotada e desenvolvimento de estrutura corporativa Nesse aspecto a

maior parte das comunicaccedilotildees era realizada para informar da resoluccedilatildeo de

problemas dos usuaacuterios agraves unidades demandantes18

PO7 - Gerenciamento de recursos humanos - adquirir manter e motivar a

forccedila de trabalho competente para criar serviccedilos de TI para o negoacutecio Tal

processo era de difiacutecil implementaccedilatildeo no exerciacutecio visto que a matildeo de

obra presente era em grande parte terceirizada e quanto aos servidores

da casa muitos eram ocupantes de cargos de livre nomeaccedilatildeo o que

caracteriza um quadro de alta rotatividade

PO8 - Gerenciamento da qualidade ndash a documentaccedilatildeo apresentada natildeo

registra a existecircncia de indicadores de qualidade mas no Memorando

nordm 782007-CODIN haacute indiacutecios da gestatildeo de qualidade ao solicitar linha

telefocircnica exclusiva para o controle de qualidade que ateacute entatildeo era

compartilhada com o setor de logiacutestica

PO9 - Avaliaccedilatildeo e gerenciamento de riscos ndash contempla estrateacutegias de

mitigaccedilatildeo e riscos residuais os impactos em potencial nos objetivos da

empresa causado por um evento natildeo planejado deve ser identificado

analisado e avaliado O relatoacuterio da CODIN ndash 2007 identificou diversos

riscos emergenciais quanto a estrutura de TI O Despacho 732007ndash

CODIN19 informa sobre relatoacuterio de auditoria independente que indica

vulnerabilidades no sistema SGH2000

PO10 - Gerenciamento de projetos - trata de estabelecer programa e

estrutura de gestatildeo de projeto para o gerenciamento de todos os projetos

de TI que deve incluir um plano mestre atribuiccedilatildeo de recursos definiccedilatildeo

de resultados a serem entregues aprovaccedilatildeo de usuaacuterios uma divisatildeo por

18

Anexo II - item 21

19 Anexo II Dsp073-Resp Corregedoria SGH 2000doc

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Fls 152

Proc 2395813

_______ Rubrica

fases de entrega garantia de qualidade um plano de teste formal e uma

revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo para assegurar a gestatildeo de risco do projeto e

entrega de valor ao negoacutecio A documentaccedilatildeo apresentada tratou do tema

informando a existecircncia de trecircs processos formalizados gestatildeo de

configuraccedilatildeo versionamento e gestatildeo de demandas e serviccedilos

planejamento de contrataccedilatildeo20

Causas

33 Entre 2001 e fevereiro de 2007 o gerenciamento dos sistemas

informatizados era de responsabilidade da Companhia de Planejamento do DF ndash

Codeplan21 e regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 200722

Assim a unidade de TI da jurisdicionada estava se estruturando durante o exerciacutecio

analisado sendo razoaacutevel tolerar falhas de planejamento

20

Anexo II PROCESSOS IMPLANTADOS EM 2007 E SEUS RESPONSAacuteVEISdocx

21 DESPACHO DO GOVERNADOR (DODF 2112014 paacuteg 3) Em 20 de janeiro de 2014

Referecircncia Processo 0170000632007 Interessado COMPANHIA IMOBILIAacuteRIA DE BRASIacuteLIA ndash TERRACAP Assunto APURACcedilAtildeO DE FATOS DECORRENTES DE CONTRATO FIRMADO ENTRE A TERRACAP E A CODEPLAN Acolho o entendimento exposto pelo Consultor Juriacutedico do Distrito Federal adotando suas consideraccedilotildees e fundamentos como razatildeo de decidir para instaurar Tomada de Contas Especial destinada a apurar os fatos objeto deste processo identificar eventuais responsaacuteveis por dano ao eraacuterio com sua quantificaccedilatildeo constituindo Comissatildeo especiacutefica designando ainda seus componentes a quem caberaacute a responsabilidade por executar processar instruir e relatar os trabalhos destinados agrave referida Tomada de Contas Especial Publique-se na forma de Decreto 22 Segundo o despacho nordm 62007ndashCODINPRESI (Anexo2Item 2 - Evidecircncias de Planejamento1-

Documentos Planejamento 2007DespachoDsp006corregedoriadoc) diversos problemas foram enfrentados nessa transiccedilatildeo como

empecilhos no recebimento dos programas fontes que natildeo estavam em domiacutenio da Codeplan e sim da Empresa Sapiens terceirizada pela Codeplan para prestar serviccedilos agrave Terracap

demora no atendimento as solicitaccedilotildees para liberar o acesso aos bancos de dados e entrega dos programas fontes de propriedade da Terracap

constataccedilotildees de anormalidades nos acessos as bases de dados sem exposiccedilatildeo dos motivos agrave Terracap

Bloqueio do acesso ao Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria ndash SGH2000 no periacuteodo de 01032007 a 02032007

Baixa qualidade de atendimento decorrente das poucas manutenccedilotildees evolutivas e inovaccedilotildees nos sistemas

implantaccedilatildeo do Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria -SGH2000 em 2005 por sugestatildeo da contratada em substituiccedilatildeo ao sistema da Terracap que mantinha e permaneceu mantendo em 2007 a carteira de cobranccedila de aproximadamente R$ 700 milhotildees

O Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria - SGH2000 de propriedade da firma ELOacuteGICA de Recife foi implantado na Terracap com assistecircncia pela Empresa SAPIENS sem nenhum viacutenculo legal com a Terracap que mantinha em seu poder todos os programas fontes da Terracap tanto do SGH2000 como de todos os sistemas de propriedade da Terracap

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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Proc 2395813

_______ Rubrica

22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

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Fls 155

Proc 2395813

_______ Rubrica

para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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Fls 156

Proc 2395813

_______ Rubrica

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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Fls 157

Proc 2395813

_______ Rubrica

50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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Fls 158

Proc 2395813

_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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Fls 159

Proc 2395813

_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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Proc 2395813

_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Fls 169

Proc 2395813

_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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Fls 173

Proc 2395813

_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

Proc 2395813

_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Fls 176

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

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TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 11: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 143

Proc 2395813

_______ Rubrica

13 Contextualizaccedilatildeo

10 No bojo do Processo nordm 1507613 verificou-se por meio da anaacutelise

da execuccedilatildeo orccedilamentaacuteria e financeira da Companhia (tabela abaixo) crescimento

significativo nas despesas com serviccedilos de TIC de 2010 a 2012

TERRACAP - EXECUCcedilAtildeO ORCcedilAMENTAacuteRIA E FINANCEIRA - 20102012

ELEMENTO DA DESPESA

VALORES PAGOS

Total

2010 2011 2012 TOTAL

339037 - LOCACcedilAtildeO DE MAtildeO DE OBRA R$ 422946378 R$ 495180691 R$ 592413604 R$ 1510540673 5745

339035 - SERVICcedilOS DE CONSULTORIA R$ 000 R$ 31184800 R$ 96703941 R$ 127888741 486

339092 - DESPESAS DE EXERCIacuteCIOS ANTERIORES R$ 2850000 R$ 247517 R$ 209519480 R$ 212616997 809

339039 - OUTROS SERVICcedilOS DE TERCEIROS - PESSOA JURIacuteDICA R$ 318450434 R$ 303241748 R$ 156544709 R$ 778236891 2960

TOTAIS R$ 744246812 R$ 829854756 R$ 1055181734 R$ 2629283302 10000

CRESCIMENTO ANUAL DA DESPESA COM SERVICcedilOS DE TI - 1150 2715

Obs Informaccedilotildees extraiacutedas do relatoacuterio Execuccedilatildeo Orccedilamentaacuteria e Financeira por Periacuteodo disponiacutevel no siacutetio da jurisdicionada em 25042013 agraves 11h29 (fls 2325) Foram registrados apenas os valores de serviccedilos de TI (funccedilotildees programaacuteticas 2312601001471007 e 23126600425570012) vez que os investimentos em TI (aquisiccedilatildeo de bens) natildeo estatildeo detalhados no aduzido relatoacuterio

11 Dessas despesas 5745 foram classificadas como locaccedilatildeo de matildeo

de obra que remete ao pagamento por homem-hora situaccedilatildeo que deveria ser

exceccedilatildeo e natildeo regra consoante art 14 sect 1ordm da IN 042008 ndash SLTI-MPOG4

recepcionada pelo Decreto nordm 3221810

12 Por conta desses fatos o Plenaacuterio com vistas a melhor avaliar os

resultados relativos agrave TIC da Companhia determinou mediante item V da Decisatildeo

nordm 190413 (fl 1) que o NFTI realizasse ldquoauditoria operacional em autos apartados

para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap a

partir de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo devendo ser autuado

um processo especifico para cada exerciacutecio financeiro para identificaccedilatildeo de

eventuais responsaacuteveisrdquo

13 Por se tratar de exame do mesmo objeto em exerciacutecios distintos a

4 sect 1ordm A afericcedilatildeo de esforccedilo por meio da meacutetrica homens-hora apenas poderaacute ser utilizada mediante justificativa e sempre

vinculada agrave entrega de produtos de acordo com prazos e qualidade previamente definidos

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Fls 144

Proc 2395813

_______ Rubrica

Decisatildeo nordm 51362013 (fl 39) autorizou que o presente Plano de Auditoria e a

correspondente Matriz de Planejamento sejam utilizados para as auditorias relativas

aos anos de 2008 a 2012

14 Releva mencionar que natildeo foram examinadas questotildees jaacute

abordadas nos Processos nordms 12829075 28407076 30665077 e 34920078

38534079

14 Objetivos

141 Objetivo Geral

15 Verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela

Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo

142 Objetivos Especiacuteficos

16 As questotildees de auditoria aplicadas com relaccedilatildeo ao exerciacutecio de

2007 foram as seguintes

1 Haacute planejamento institucional e de TIC

2 A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

3 O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

4 Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

15 Escopo

17 Para responder as questotildees acima indicadas na presente auditoria

foram verificados

a o planejamento institucional

b o planejamento de TIC

5 Exame da legalidade de contrataccedilatildeo emergencial mediante dispensa de procedimento licitatoacuterio com fulcro no inciso IV ao

art 24 da Lei ndeg 866693 realizada pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia ndash TERRACAP para locaccedilatildeo de equipamentos manutenccedilatildeo e softwares bem como para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos especializados aplicados agrave tecnologia e gestatildeo da informaccedilatildeo fls 0203 ndash Processo TERRACAP ndeg 1110002212007

6 Representaccedilatildeo nordm 192007 - GPCF Contrato de Concessatildeo de Direito Real de Uso com opccedilatildeo de compra nordm 8872000 entre

TERRACAP e CTIS Informaacutetica objeto do PRO-DF II

7 Consulta formulada pelo Presidente da TERRACAP sobre contrataccedilatildeo emergencial de serviccedilos de informaacutetica

8 Contrataccedilatildeo promovida pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia que resultou no Contrato NutraProju nordm 14707 para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de uso perpeacutetuas do software ORACLE objetivando atender as necessidades daquela Companhia para os ambientes de produccedilatildeo homologaccedilatildeo e desenvolvimento bem como a contrataccedilatildeo de serviccedilos de manutenccedilatildeo e suporte teacutecnico

9 Edital do Pregatildeo Eletrocircnico nordm 06012007 ndash CECOMSUPRISEPLAG de interesse da Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia

(Terracap) a ser realizado pela Central de Compras da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestatildeo (CECOMSEPLAG) que tem por objeto a contrataccedilatildeo de empresa especializada para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos em informaacutetica para fornecimento de soluccedilatildeo global incluindo equipamentos e softwares na forma de locaccedilatildeo

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Fls 145

Proc 2395813

_______ Rubrica

c o planejamento das aquisiccedilotildees de TIC

d o pessoal envolvido

e os processos de trabalho utilizados

f os equipamentos servidores de rede disponiacuteveis

g os equipamentos disponiacuteveis para os usuaacuterios finais

h a percepccedilatildeo da clientela de TIC sobre os serviccedilos prestados

i os indicadores de desempenho do setor de TIC

18 Todas essas informaccedilotildees foram avaliadas com relaccedilatildeo ao periacuteodo

compreendido entre 01012007 e 31122007

16 Montante Fiscalizado

19 Mediante Nota de Auditoria nordm 01239582013 (fl 6) solicitou-se

detalhamento das despesas com TIC no exerciacutecio de 2007 Com base nas

informaccedilotildees apresentadas (fls 4280 do Anexo I) consolidadas na planilha agrave fl 10 o

montante pago a terceiros totaliza R$ 532516051 conforme quadro de credores

abaixo

Credor Valor Pago (Bruto)

030436310001-86 LINKNET TECNOLOGIA E TELECOMUNICACOES LTDA R$ 93385800

016447310001-32 CTIS TECNOLOGIA SA R$ 184115121

367653780001-23 MEMORA PROCESSOS INOVADORES LTDA R$ 254295130

249369730001-03 LINK DATA INFORMATICA E SERVICOS LTDA R$ 720000

Total R$ 532516051

20 Aleacutem dessas despesas o quadro proacuteprio da Terracap envolvido

diretamente com gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC no exerciacutecio de 2007 variou de 4 a 14

funcionaacuterios (fls 1517v) e custou R$ 169245038 (fl 17v)

21 Assim o montante fiscalizado eacute equivalente a R$ 70176018810

10

R$ 532516051 + R$ 169245038

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Fls 146

Proc 2395813

_______ Rubrica

17 Metodologia

22 Os procedimentos e teacutecnicas utilizados na execuccedilatildeo da presente

auditoria encontram-se registrados na Matriz de Planejamento de fls 1113

merecendo destaque exame documental entrevistas periacutecias em registros

eletrocircnicos de equipamentos servidores e de sistemas de informaccedilatildeo

23 Foram visitadas as instalaccedilotildees da aacuterea de TI da Terracap11 e

entrevistados os Srs Geraldo Rodrigues Soares e Alexandre Pedrosa Pinheiro

respectivamente anterior e atual Coordenadores de Informaacutetica da Terracap e o Sr

Clayton Carneiro de Franccedila responsaacutevel por grande parte das informaccedilotildees

constantes do Anexo 2

18 Criteacuterios de auditoria

24 Os criteacuterios de regularidade utilizados na presente auditoria foram

extraiacutedos da Constituiccedilatildeo Federal do Decreto-Lei nordm 20067 da Lei Orgacircnica do DF

da Lei de Licitaccedilotildees (866693) e da Lei de Software (960998)

25 Os criteacuterios operacionais foram baseados nas normas ISOIEC

385002009 (Governanccedila de TI) ISOIEC 20000-12005 (gerenciamento de serviccedilos

de TI) nas boas praacuteticas preconizadas pelo COBIT 41 publicado em maio de 2007

e em indicadores de desempenho do setor de TI relativos ao exerciacutecio de 2007

disponiacuteveis em pesquisas de consultorias especializadas

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno

26 A avaliaccedilatildeo do controle interno fls 79 foi realizada com relaccedilatildeo agrave

Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap por forccedila da especificidade do objeto da

auditoria

27 Destaca-se que de 2001 a 2006 consoante responsaacutevel pelas

informaccedilotildees prestadas Sr Clayton Carneiro Franccedila a TIC da empresa era gerida e

operada pela CODEPLAN e que somente em abril de 2007 tais atribuiccedilotildees

retornaram para o corpo teacutecnico da jurisdicionada Essa descontinuidade contribuiu

para a fraca avaliaccedilatildeo dos controles internos implantados

11

O setor de TI da Terracap funciona no 4ordm Andar do Edficio Sede Terra 1 SAM Bloco F Asa NorteDF CEP 70620-000

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Fls 147

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_______ Rubrica

2 Resultados da Auditoria

21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC

Em 2007 havia planejamento institucional que tratou de TIC mas natildeo havia

planejamento especiacutefico para o setor

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente

Criteacuterio

28 A funccedilatildeo administrativa de planejamento eacute dever juriacutedico

estabelecido no princiacutepio da eficiecircncia estabelecido no art 37 caput da

Constituiccedilatildeo Federal pois dele eacute pressuposto e nos artigos 6ordm I 7ordm e 10 sect7ordm do

Decreto-Lei nordm 200196712 que a eleva agrave condiccedilatildeo de princiacutepio da Administraccedilatildeo

Puacuteblica

29 Ademais o princiacutepio 2 ndash Estrateacutegia - da norma ABNT NBR ISOIEC

385002009 que trata da governanccedila corporativa de tecnologia da informaccedilatildeo e o

domiacutenio Planejar e Organizar (PO) - do COBIT 4113 estabelecem como boa praacutetica

de gestatildeo de TI a execuccedilatildeo de diversos processos relacionados ao planejamento

12

ldquoArt 6ordm As atividades da Administraccedilatildeo Federal obedeceratildeo aos seguintes princiacutepios

fundamentais I - Planejamento Art 7ordm A accedilatildeo governamental obedeceraacute a planejamento que vise a promover o desenvolvimento econocircmico-social do Paiacutes e a seguranccedila nacional norteando-se segundo planos e programas elaborados na forma do Tiacutetulo III e compreenderaacute a elaboraccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos seguintes instrumentos baacutesicos a) plano geral de govecircrno b) programas gerais setoriais e regionais de duraccedilatildeo plurianual c) orccedilamento-programa anual d) programaccedilatildeo financeira de desembocirclso Art 10 A execuccedilatildeo das atividades da Administraccedilatildeo Federal deveraacute ser amplamente descentralizada sect 7ordm Para melhor desincumbir-se das tarefas de planejamento coordenaccedilatildeo supervisatildeo e controcircle e com o objetivo de impedir o crescimento desmesurado da maacutequina administrativa a Administraccedilatildeo procuraraacute desobrigar-se da realizaccedilatildeo material de tarefas executivas recorrendo sempre que possiacutevel agrave execuccedilatildeo indireta mediante contrato desde que exista na aacuterea iniciativa privada suficientemente desenvolvida e capacitada a desempenhar os encargos de execuccedilatildeordquo

13 Control Objectives for Information Technology ndash Objetivos de Controle para a Tecnologia da

Informaccedilatildeo ndash contempla boas praacuteticas de planejamento gestatildeo e contrataccedilatildeo de tecnologia da informaccedilatildeo A versatildeo 41 eacute organizada em 4 domiacutenios Planejar e Organizar (PO) Adquirir e Implementar (AI) Entregar e Suportar (DS) Monitorar e Avaliar (ME)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

30 O Anexo II (cd juntado aos autos) apresentado em atenccedilatildeo agrave

solicitaccedilatildeo de informaccedilotildees da Nota de Auditoria nordm 02239582013 (fls 4040v)

contempla as diversas contrataccedilotildees realizadas no exerciacutecio de 200714 resumidas no

quadro abaixo

31 Ademais o Anexo II conteacutem a digitalizaccedilatildeo de diversos documentos

apresentados pela jurisdicionada como evidecircncias de planejamento15 No entanto

14

Observa-se que os valores contratados satildeo superiores aos valores constantes das autorizaccedilotildees de pagamento resumidas no sect 19

15 Visando reduzir o volume de papeacuteis dos autos seratildeo impressos apenas os documentos

efetivamente mencionados no presente relatoacuterio

Descriccedilatildeo Contratada Processo Ajuste Data Vigecircncia Valor Total

Oracle (licenccedilas e suporte)MEMORA Processos

Inovadores Ltda11100130807

Contrato nordm

147200720092007 12 meses 254295130R$ 3701

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100262207

Contrato nordm

154200708102007 6 meses 136456747R$ 1986

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100073607

Contrato nordm

44200709042007 6 meses 128714190R$ 1873

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100074307

Contrato nordm

45200709042007 6 meses 84561000R$ 1231

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100262507

Contrato nordm

155200708102007 6 meses 63603040R$ 926

Software de Gestatildeo AsiWeb

(compras almoxarifado

patrimocircnio mobiliaacuterio)

LINK DATA - Informaacutetica e

Serviccedilos Ltda11100063807

Contrato nordm

189200713112007 12 meses 11520000R$ 168

Catracas (controle ponto e

frequecircncia 1000 funcionaacuterios)NEOKOROS BRASIL LTDA 11100209407

NFs 472 471

96605112007 - 1584110R$ 023

Manutenccedilatildeo de No-Break

Leistung Comeacutercio e

Serviccedilos de Sistemas de

Energia Ltda

11100195107Contrato nordm

216200731122007 5 meses 1572500R$ 023

Antiviacuterus (600 licenccedilas) PSN Security 11100101907 NF 235 06072007 12 meses 1560000R$ 023

Antispyware (600 licenccedilas) PSN Security 11100191207 NF 290 31102007 12 meses 1530000R$ 022

Dicionaacuterio Eletrocircnico (100

usuaacuterios)EDITORA OBJETIVA LTDA 11100101707 NE 48907 10082007 643500R$ 009

Projetor e Tela World Computer Ltda 11100286007PCM

219200715012008 - 616900R$ 009

Corel Draw (2 licenccedilas)HORA H TREIN E INF

LTDA11100197807 NE 35107 01062007 - 206800R$ 003

Raacutedios comunicadores para

teacutecnicos (8)

Util - Utilidades para o Lar

Ltda11100097807 NE 35207 16062007 - 151200R$ 002

Livro Oracle Livraria da Rodoviaacuteria 11100079007 PCM 752007 08052007 - 16700R$ 000

Total 687031817R$

Aquisiccedilotildees de Bens e Contrataccedilotildees de Serviccedilos de TI - Terracap - 2007

O planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo era formalizado Algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos adequados

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Proc 2395813

_______ Rubrica

ao se cotejar a documentaccedilatildeo apresentada com os paradigmas de maturidade16

descritos no COBIT 41 verifica-se que em 2007 o planejamento de TI da Terracap

ainda era incipiente

Fonte Control Objectives for Information and related Technology ndash COBIT 41 p 22

16 Niacutevel 0 Inexistente ndash Completa falta de um processo reconhecido A empresa nem mesmo

reconheceu que existe uma questatildeo a ser trabalhada Niacutevel 1 Inicial Ad hoc ndash Existem evidecircncias que a empresa reconheceu que existem questotildees e que precisam ser trabalhadas No entanto natildeo existe processo padronizado ao contraacuterio existem enfoques Ad Hoc que tendem a ser aplicados individualmente ou caso-a-caso O enfoque geral de gerenciamento eacute desorganizado Niacutevel 2 Repetiacutevel poreacutem Intuitivo ndash Os processos evoluiacuteram para um estaacutegio onde procedimentos similares satildeo seguidos por diferentes pessoas fazendo a mesma tarefa Natildeo existe um treinamento formal ou uma comunicaccedilatildeo dos procedimentos padronizados e a responsabilidade eacute deixada com o indiviacuteduo Haacute um alto grau de confianccedila no conhecimento dos indiviacuteduos e consequentemente erros podem ocorrer Niacutevel 3 Processo Definido ndash Procedimentos foram padronizados documentados e comunicados atraveacutes de treinamento Eacute mandatoacuterio que esses processos sejam seguidos no entanto possivelmente desvios natildeo seratildeo detectados Os procedimentos natildeo satildeo sofisticados mas existe a formalizaccedilatildeo das praacuteticas existentes Niacutevel 4 Gerenciado e Mensuraacutevel ndash A gerecircncia monitora e mede a aderecircncia aos procedimentos e adota accedilotildees onde os processos parecem natildeo estar funcionando muito bem Os processos estatildeo debaixo de um constante aprimoramento e fornecem boas praacuteticas Automaccedilatildeo e ferramentas satildeo utilizadas de uma maneira limitada ou fragmentada Niacutevel 5 Otimizado ndash Os processos foram refinados a um niacutevel de boas praacuteticas baseado no resultado de um contiacutenuo aprimoramento e modelagem da maturidade como outras organizaccedilotildees TI eacute utilizada como um caminho integrado para automatizar o fluxo de trabalho provendo ferramentas para aprimorar a qualidade e efetividade tornando a organizaccedilatildeo raacutepida em adaptar-se

OBJETIVOS DE NEGOacuteCIO E

DA GOVERNANCcedilA

Efetividade

Aplicaccedilotildees

Informaccedilatildeo

Infraestrutura

Pessoas

ENTREGA

E

SUPORTE

MONITORAR

E

AVALIAR

ADQUIRIR

E

IMPLEMENTAR

INFORMACcedilAtildeO

RECURSOS DE TI

C O B I TF R A M E W O R K

Eficiecircncia

Confidenciabilidade

Integridade

Disponibilidade

Conformidade

DS1 Definir e gerenciar os niacuteveis de

serviccedilos

DS2 Gerenciar os serviccedilos de terceiros

DS3 Gerenciar a capacidade e

desempenho

DS4 Garantir a continuidade dos serviccedilos

DS5 Garantir a seguranccedila dos sistemas

DS6 Identificar e alocar os custos

DS7 Educar e treinar os usuaacuterios

DS8 Gerenciar os incidentes e atendimento

a serviccedilos

DS9 Gerenciar as configuraccedilotildees e

mudanccedilas

DS10 Gerenciar os problemas

DS11 Gerenciar os dados

DS12 Gerenciar o ambiente fiacutesico

DS13 Gerenciar as operaccedilotildees

ME1 Monitorar e avaliar o desempenho

da TI

ME2 Monitorar e avaliar os controles

internos

ME3 Garantir conformidade com os

requisitos externos de regulaccedilatildeo e

leis

ME4 Disponibilizar a governanccedila de TI

PO1 Definir um plano estrateacutegico de TI

PO2 Definir a arquitetura de informaccedilatildeo

PO3 Determinar a direccedilatildeo tecnoloacutegica

PO4 Definir os processos organizaccedilatildeo e

relacionamentos da TI

PO5 Gerenciar os investimentos em TI

PO6 Comunicar os objetivos e direccedilotildees

gerenciais

PO7 Gerenciar os recursos humanos de

TI

PO8 Gerenciar a qualidade

PO9 Avaliar e gerenciar os riscos de TI

PO10 Gerenciar projetos

AI1 Identificar soluccedilotildees automatizadas

AI2 Adquirir e manter software de

aplicaccedilatildeo

AI3 Adquirir e manter infra-estrutura de

tecnologia

AI4 Habilitar a operaccedilatildeo e uso

AI5 Proporcionar recursos de TI

AI6 Gerenciar mudanccedilas

AI7 Instalar e validar as soluccedilotildees e

modificaccedilotildees

PLANEJAR E

ORGANIZAR

Confiabilidade

Framework COBIT

2007 IT Governance Institute All rights reserved wwwitgiorg

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Fls 150

Proc 2395813

_______ Rubrica

32 Nesse sentido analisa-se cada um dos processos do domiacutenio

Planejar e Organizar (PO) do COBIT 41 frente ao encontrado durante a auditoria

PO1 - Planejamento estrateacutegico de TI - a empresa natildeo possuiacutea plano

estrateacutegico de TI somente um plano geral da empresa

PO2 - Definir a arquitetura da Informaccedilatildeo ndash para os sistemas de

informaccedilatildeo eacute necessaacuterio a criaccedilatildeo e constante atualizaccedilatildeo do modelo de

informaccedilatildeo do negoacutecio bem como a definiccedilatildeo de sistemas apropriados

para otimizar o uso dessa informaccedilatildeo O Despacho nordm 0052007ndashCODIN17

relaciona vaacuterias dificuldades e sugere que as accedilotildees tomadas levaratildeo a

otimizaccedilatildeo confiabilidade e seguranccedila dos sistemas

PO3 - Determinar as diretrizes da tecnologia - trata do direcionamento

tecnoloacutegico adotado pelos responsaacuteveis para suportar o negoacutecio Nesse

aspecto o setor de TI da empresa mostrou-se conforme documentos do

Anexo II capaz de suprir as necessidades baacutesicas para manutenccedilatildeo dos

sistemas de informaccedilatildeo da organizaccedilatildeo

PO4 - Definiccedilatildeo de processos organizaccedilatildeo e relacionamentos de TI ndash a

documentaccedilatildeo apresentada natildeo evidencia a existecircncia de comitecircs

estrateacutegicos aglutinando executivos da aacuterea de negoacutecio e de TI no

entanto haacute indiacutecios de planejamento voltado agrave manutenccedilatildeo e

desenvolvimento de sistemas ao negoacutecio e de apreciaccedilatildeo das

contrataccedilotildees relevantes de TI pela Diretoria Colegiada da Terracap

PO5 - Gerenciamento do investimento em TI ndash trata de estabelecer e

manter estrutura que contemple custos benefiacutecios prioridades

orccedilamentaacuterias mantendo com as partes interessadas diaacutelogo para

otimizaccedilatildeo dos recursos de TI Os documentos do Anexo II evidenciam

que a estrutura de TI era precaacuteria mas buscava atender na medida do

possiacutevel as necessidades de investimento da aacuterea de negoacutecio No

entanto natildeo haacute evidecircncias de que contrataccedilatildeo significativa como o

17

Anexo II Dsp005proc111001821-2006doc

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_______ Rubrica

licenciamento do software Oracle (ver quadro do sect 30) tenha sido

precedida de estudo adequado para o dimensionamento da soluccedilatildeo

PO6 - Comunicar metas e diretrizes gerenciais - eacute a divulgaccedilatildeo da poliacutetica

adotada e desenvolvimento de estrutura corporativa Nesse aspecto a

maior parte das comunicaccedilotildees era realizada para informar da resoluccedilatildeo de

problemas dos usuaacuterios agraves unidades demandantes18

PO7 - Gerenciamento de recursos humanos - adquirir manter e motivar a

forccedila de trabalho competente para criar serviccedilos de TI para o negoacutecio Tal

processo era de difiacutecil implementaccedilatildeo no exerciacutecio visto que a matildeo de

obra presente era em grande parte terceirizada e quanto aos servidores

da casa muitos eram ocupantes de cargos de livre nomeaccedilatildeo o que

caracteriza um quadro de alta rotatividade

PO8 - Gerenciamento da qualidade ndash a documentaccedilatildeo apresentada natildeo

registra a existecircncia de indicadores de qualidade mas no Memorando

nordm 782007-CODIN haacute indiacutecios da gestatildeo de qualidade ao solicitar linha

telefocircnica exclusiva para o controle de qualidade que ateacute entatildeo era

compartilhada com o setor de logiacutestica

PO9 - Avaliaccedilatildeo e gerenciamento de riscos ndash contempla estrateacutegias de

mitigaccedilatildeo e riscos residuais os impactos em potencial nos objetivos da

empresa causado por um evento natildeo planejado deve ser identificado

analisado e avaliado O relatoacuterio da CODIN ndash 2007 identificou diversos

riscos emergenciais quanto a estrutura de TI O Despacho 732007ndash

CODIN19 informa sobre relatoacuterio de auditoria independente que indica

vulnerabilidades no sistema SGH2000

PO10 - Gerenciamento de projetos - trata de estabelecer programa e

estrutura de gestatildeo de projeto para o gerenciamento de todos os projetos

de TI que deve incluir um plano mestre atribuiccedilatildeo de recursos definiccedilatildeo

de resultados a serem entregues aprovaccedilatildeo de usuaacuterios uma divisatildeo por

18

Anexo II - item 21

19 Anexo II Dsp073-Resp Corregedoria SGH 2000doc

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Fls 152

Proc 2395813

_______ Rubrica

fases de entrega garantia de qualidade um plano de teste formal e uma

revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo para assegurar a gestatildeo de risco do projeto e

entrega de valor ao negoacutecio A documentaccedilatildeo apresentada tratou do tema

informando a existecircncia de trecircs processos formalizados gestatildeo de

configuraccedilatildeo versionamento e gestatildeo de demandas e serviccedilos

planejamento de contrataccedilatildeo20

Causas

33 Entre 2001 e fevereiro de 2007 o gerenciamento dos sistemas

informatizados era de responsabilidade da Companhia de Planejamento do DF ndash

Codeplan21 e regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 200722

Assim a unidade de TI da jurisdicionada estava se estruturando durante o exerciacutecio

analisado sendo razoaacutevel tolerar falhas de planejamento

20

Anexo II PROCESSOS IMPLANTADOS EM 2007 E SEUS RESPONSAacuteVEISdocx

21 DESPACHO DO GOVERNADOR (DODF 2112014 paacuteg 3) Em 20 de janeiro de 2014

Referecircncia Processo 0170000632007 Interessado COMPANHIA IMOBILIAacuteRIA DE BRASIacuteLIA ndash TERRACAP Assunto APURACcedilAtildeO DE FATOS DECORRENTES DE CONTRATO FIRMADO ENTRE A TERRACAP E A CODEPLAN Acolho o entendimento exposto pelo Consultor Juriacutedico do Distrito Federal adotando suas consideraccedilotildees e fundamentos como razatildeo de decidir para instaurar Tomada de Contas Especial destinada a apurar os fatos objeto deste processo identificar eventuais responsaacuteveis por dano ao eraacuterio com sua quantificaccedilatildeo constituindo Comissatildeo especiacutefica designando ainda seus componentes a quem caberaacute a responsabilidade por executar processar instruir e relatar os trabalhos destinados agrave referida Tomada de Contas Especial Publique-se na forma de Decreto 22 Segundo o despacho nordm 62007ndashCODINPRESI (Anexo2Item 2 - Evidecircncias de Planejamento1-

Documentos Planejamento 2007DespachoDsp006corregedoriadoc) diversos problemas foram enfrentados nessa transiccedilatildeo como

empecilhos no recebimento dos programas fontes que natildeo estavam em domiacutenio da Codeplan e sim da Empresa Sapiens terceirizada pela Codeplan para prestar serviccedilos agrave Terracap

demora no atendimento as solicitaccedilotildees para liberar o acesso aos bancos de dados e entrega dos programas fontes de propriedade da Terracap

constataccedilotildees de anormalidades nos acessos as bases de dados sem exposiccedilatildeo dos motivos agrave Terracap

Bloqueio do acesso ao Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria ndash SGH2000 no periacuteodo de 01032007 a 02032007

Baixa qualidade de atendimento decorrente das poucas manutenccedilotildees evolutivas e inovaccedilotildees nos sistemas

implantaccedilatildeo do Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria -SGH2000 em 2005 por sugestatildeo da contratada em substituiccedilatildeo ao sistema da Terracap que mantinha e permaneceu mantendo em 2007 a carteira de cobranccedila de aproximadamente R$ 700 milhotildees

O Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria - SGH2000 de propriedade da firma ELOacuteGICA de Recife foi implantado na Terracap com assistecircncia pela Empresa SAPIENS sem nenhum viacutenculo legal com a Terracap que mantinha em seu poder todos os programas fontes da Terracap tanto do SGH2000 como de todos os sistemas de propriedade da Terracap

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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Proc 2395813

_______ Rubrica

22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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_______ Rubrica

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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Proc 2395813

_______ Rubrica

50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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Proc 2395813

_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Fls 169

Proc 2395813

_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

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_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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Fls 173

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_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

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_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 12: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 144

Proc 2395813

_______ Rubrica

Decisatildeo nordm 51362013 (fl 39) autorizou que o presente Plano de Auditoria e a

correspondente Matriz de Planejamento sejam utilizados para as auditorias relativas

aos anos de 2008 a 2012

14 Releva mencionar que natildeo foram examinadas questotildees jaacute

abordadas nos Processos nordms 12829075 28407076 30665077 e 34920078

38534079

14 Objetivos

141 Objetivo Geral

15 Verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela

Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo

142 Objetivos Especiacuteficos

16 As questotildees de auditoria aplicadas com relaccedilatildeo ao exerciacutecio de

2007 foram as seguintes

1 Haacute planejamento institucional e de TIC

2 A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

3 O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

4 Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

15 Escopo

17 Para responder as questotildees acima indicadas na presente auditoria

foram verificados

a o planejamento institucional

b o planejamento de TIC

5 Exame da legalidade de contrataccedilatildeo emergencial mediante dispensa de procedimento licitatoacuterio com fulcro no inciso IV ao

art 24 da Lei ndeg 866693 realizada pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia ndash TERRACAP para locaccedilatildeo de equipamentos manutenccedilatildeo e softwares bem como para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos especializados aplicados agrave tecnologia e gestatildeo da informaccedilatildeo fls 0203 ndash Processo TERRACAP ndeg 1110002212007

6 Representaccedilatildeo nordm 192007 - GPCF Contrato de Concessatildeo de Direito Real de Uso com opccedilatildeo de compra nordm 8872000 entre

TERRACAP e CTIS Informaacutetica objeto do PRO-DF II

7 Consulta formulada pelo Presidente da TERRACAP sobre contrataccedilatildeo emergencial de serviccedilos de informaacutetica

8 Contrataccedilatildeo promovida pela Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia que resultou no Contrato NutraProju nordm 14707 para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de uso perpeacutetuas do software ORACLE objetivando atender as necessidades daquela Companhia para os ambientes de produccedilatildeo homologaccedilatildeo e desenvolvimento bem como a contrataccedilatildeo de serviccedilos de manutenccedilatildeo e suporte teacutecnico

9 Edital do Pregatildeo Eletrocircnico nordm 06012007 ndash CECOMSUPRISEPLAG de interesse da Companhia Imobiliaacuteria de Brasiacutelia

(Terracap) a ser realizado pela Central de Compras da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestatildeo (CECOMSEPLAG) que tem por objeto a contrataccedilatildeo de empresa especializada para prestaccedilatildeo de serviccedilos teacutecnicos em informaacutetica para fornecimento de soluccedilatildeo global incluindo equipamentos e softwares na forma de locaccedilatildeo

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 145

Proc 2395813

_______ Rubrica

c o planejamento das aquisiccedilotildees de TIC

d o pessoal envolvido

e os processos de trabalho utilizados

f os equipamentos servidores de rede disponiacuteveis

g os equipamentos disponiacuteveis para os usuaacuterios finais

h a percepccedilatildeo da clientela de TIC sobre os serviccedilos prestados

i os indicadores de desempenho do setor de TIC

18 Todas essas informaccedilotildees foram avaliadas com relaccedilatildeo ao periacuteodo

compreendido entre 01012007 e 31122007

16 Montante Fiscalizado

19 Mediante Nota de Auditoria nordm 01239582013 (fl 6) solicitou-se

detalhamento das despesas com TIC no exerciacutecio de 2007 Com base nas

informaccedilotildees apresentadas (fls 4280 do Anexo I) consolidadas na planilha agrave fl 10 o

montante pago a terceiros totaliza R$ 532516051 conforme quadro de credores

abaixo

Credor Valor Pago (Bruto)

030436310001-86 LINKNET TECNOLOGIA E TELECOMUNICACOES LTDA R$ 93385800

016447310001-32 CTIS TECNOLOGIA SA R$ 184115121

367653780001-23 MEMORA PROCESSOS INOVADORES LTDA R$ 254295130

249369730001-03 LINK DATA INFORMATICA E SERVICOS LTDA R$ 720000

Total R$ 532516051

20 Aleacutem dessas despesas o quadro proacuteprio da Terracap envolvido

diretamente com gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC no exerciacutecio de 2007 variou de 4 a 14

funcionaacuterios (fls 1517v) e custou R$ 169245038 (fl 17v)

21 Assim o montante fiscalizado eacute equivalente a R$ 70176018810

10

R$ 532516051 + R$ 169245038

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 146

Proc 2395813

_______ Rubrica

17 Metodologia

22 Os procedimentos e teacutecnicas utilizados na execuccedilatildeo da presente

auditoria encontram-se registrados na Matriz de Planejamento de fls 1113

merecendo destaque exame documental entrevistas periacutecias em registros

eletrocircnicos de equipamentos servidores e de sistemas de informaccedilatildeo

23 Foram visitadas as instalaccedilotildees da aacuterea de TI da Terracap11 e

entrevistados os Srs Geraldo Rodrigues Soares e Alexandre Pedrosa Pinheiro

respectivamente anterior e atual Coordenadores de Informaacutetica da Terracap e o Sr

Clayton Carneiro de Franccedila responsaacutevel por grande parte das informaccedilotildees

constantes do Anexo 2

18 Criteacuterios de auditoria

24 Os criteacuterios de regularidade utilizados na presente auditoria foram

extraiacutedos da Constituiccedilatildeo Federal do Decreto-Lei nordm 20067 da Lei Orgacircnica do DF

da Lei de Licitaccedilotildees (866693) e da Lei de Software (960998)

25 Os criteacuterios operacionais foram baseados nas normas ISOIEC

385002009 (Governanccedila de TI) ISOIEC 20000-12005 (gerenciamento de serviccedilos

de TI) nas boas praacuteticas preconizadas pelo COBIT 41 publicado em maio de 2007

e em indicadores de desempenho do setor de TI relativos ao exerciacutecio de 2007

disponiacuteveis em pesquisas de consultorias especializadas

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno

26 A avaliaccedilatildeo do controle interno fls 79 foi realizada com relaccedilatildeo agrave

Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap por forccedila da especificidade do objeto da

auditoria

27 Destaca-se que de 2001 a 2006 consoante responsaacutevel pelas

informaccedilotildees prestadas Sr Clayton Carneiro Franccedila a TIC da empresa era gerida e

operada pela CODEPLAN e que somente em abril de 2007 tais atribuiccedilotildees

retornaram para o corpo teacutecnico da jurisdicionada Essa descontinuidade contribuiu

para a fraca avaliaccedilatildeo dos controles internos implantados

11

O setor de TI da Terracap funciona no 4ordm Andar do Edficio Sede Terra 1 SAM Bloco F Asa NorteDF CEP 70620-000

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 147

Proc 2395813

_______ Rubrica

2 Resultados da Auditoria

21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC

Em 2007 havia planejamento institucional que tratou de TIC mas natildeo havia

planejamento especiacutefico para o setor

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente

Criteacuterio

28 A funccedilatildeo administrativa de planejamento eacute dever juriacutedico

estabelecido no princiacutepio da eficiecircncia estabelecido no art 37 caput da

Constituiccedilatildeo Federal pois dele eacute pressuposto e nos artigos 6ordm I 7ordm e 10 sect7ordm do

Decreto-Lei nordm 200196712 que a eleva agrave condiccedilatildeo de princiacutepio da Administraccedilatildeo

Puacuteblica

29 Ademais o princiacutepio 2 ndash Estrateacutegia - da norma ABNT NBR ISOIEC

385002009 que trata da governanccedila corporativa de tecnologia da informaccedilatildeo e o

domiacutenio Planejar e Organizar (PO) - do COBIT 4113 estabelecem como boa praacutetica

de gestatildeo de TI a execuccedilatildeo de diversos processos relacionados ao planejamento

12

ldquoArt 6ordm As atividades da Administraccedilatildeo Federal obedeceratildeo aos seguintes princiacutepios

fundamentais I - Planejamento Art 7ordm A accedilatildeo governamental obedeceraacute a planejamento que vise a promover o desenvolvimento econocircmico-social do Paiacutes e a seguranccedila nacional norteando-se segundo planos e programas elaborados na forma do Tiacutetulo III e compreenderaacute a elaboraccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos seguintes instrumentos baacutesicos a) plano geral de govecircrno b) programas gerais setoriais e regionais de duraccedilatildeo plurianual c) orccedilamento-programa anual d) programaccedilatildeo financeira de desembocirclso Art 10 A execuccedilatildeo das atividades da Administraccedilatildeo Federal deveraacute ser amplamente descentralizada sect 7ordm Para melhor desincumbir-se das tarefas de planejamento coordenaccedilatildeo supervisatildeo e controcircle e com o objetivo de impedir o crescimento desmesurado da maacutequina administrativa a Administraccedilatildeo procuraraacute desobrigar-se da realizaccedilatildeo material de tarefas executivas recorrendo sempre que possiacutevel agrave execuccedilatildeo indireta mediante contrato desde que exista na aacuterea iniciativa privada suficientemente desenvolvida e capacitada a desempenhar os encargos de execuccedilatildeordquo

13 Control Objectives for Information Technology ndash Objetivos de Controle para a Tecnologia da

Informaccedilatildeo ndash contempla boas praacuteticas de planejamento gestatildeo e contrataccedilatildeo de tecnologia da informaccedilatildeo A versatildeo 41 eacute organizada em 4 domiacutenios Planejar e Organizar (PO) Adquirir e Implementar (AI) Entregar e Suportar (DS) Monitorar e Avaliar (ME)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

30 O Anexo II (cd juntado aos autos) apresentado em atenccedilatildeo agrave

solicitaccedilatildeo de informaccedilotildees da Nota de Auditoria nordm 02239582013 (fls 4040v)

contempla as diversas contrataccedilotildees realizadas no exerciacutecio de 200714 resumidas no

quadro abaixo

31 Ademais o Anexo II conteacutem a digitalizaccedilatildeo de diversos documentos

apresentados pela jurisdicionada como evidecircncias de planejamento15 No entanto

14

Observa-se que os valores contratados satildeo superiores aos valores constantes das autorizaccedilotildees de pagamento resumidas no sect 19

15 Visando reduzir o volume de papeacuteis dos autos seratildeo impressos apenas os documentos

efetivamente mencionados no presente relatoacuterio

Descriccedilatildeo Contratada Processo Ajuste Data Vigecircncia Valor Total

Oracle (licenccedilas e suporte)MEMORA Processos

Inovadores Ltda11100130807

Contrato nordm

147200720092007 12 meses 254295130R$ 3701

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100262207

Contrato nordm

154200708102007 6 meses 136456747R$ 1986

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100073607

Contrato nordm

44200709042007 6 meses 128714190R$ 1873

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100074307

Contrato nordm

45200709042007 6 meses 84561000R$ 1231

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100262507

Contrato nordm

155200708102007 6 meses 63603040R$ 926

Software de Gestatildeo AsiWeb

(compras almoxarifado

patrimocircnio mobiliaacuterio)

LINK DATA - Informaacutetica e

Serviccedilos Ltda11100063807

Contrato nordm

189200713112007 12 meses 11520000R$ 168

Catracas (controle ponto e

frequecircncia 1000 funcionaacuterios)NEOKOROS BRASIL LTDA 11100209407

NFs 472 471

96605112007 - 1584110R$ 023

Manutenccedilatildeo de No-Break

Leistung Comeacutercio e

Serviccedilos de Sistemas de

Energia Ltda

11100195107Contrato nordm

216200731122007 5 meses 1572500R$ 023

Antiviacuterus (600 licenccedilas) PSN Security 11100101907 NF 235 06072007 12 meses 1560000R$ 023

Antispyware (600 licenccedilas) PSN Security 11100191207 NF 290 31102007 12 meses 1530000R$ 022

Dicionaacuterio Eletrocircnico (100

usuaacuterios)EDITORA OBJETIVA LTDA 11100101707 NE 48907 10082007 643500R$ 009

Projetor e Tela World Computer Ltda 11100286007PCM

219200715012008 - 616900R$ 009

Corel Draw (2 licenccedilas)HORA H TREIN E INF

LTDA11100197807 NE 35107 01062007 - 206800R$ 003

Raacutedios comunicadores para

teacutecnicos (8)

Util - Utilidades para o Lar

Ltda11100097807 NE 35207 16062007 - 151200R$ 002

Livro Oracle Livraria da Rodoviaacuteria 11100079007 PCM 752007 08052007 - 16700R$ 000

Total 687031817R$

Aquisiccedilotildees de Bens e Contrataccedilotildees de Serviccedilos de TI - Terracap - 2007

O planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo era formalizado Algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos adequados

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 149

Proc 2395813

_______ Rubrica

ao se cotejar a documentaccedilatildeo apresentada com os paradigmas de maturidade16

descritos no COBIT 41 verifica-se que em 2007 o planejamento de TI da Terracap

ainda era incipiente

Fonte Control Objectives for Information and related Technology ndash COBIT 41 p 22

16 Niacutevel 0 Inexistente ndash Completa falta de um processo reconhecido A empresa nem mesmo

reconheceu que existe uma questatildeo a ser trabalhada Niacutevel 1 Inicial Ad hoc ndash Existem evidecircncias que a empresa reconheceu que existem questotildees e que precisam ser trabalhadas No entanto natildeo existe processo padronizado ao contraacuterio existem enfoques Ad Hoc que tendem a ser aplicados individualmente ou caso-a-caso O enfoque geral de gerenciamento eacute desorganizado Niacutevel 2 Repetiacutevel poreacutem Intuitivo ndash Os processos evoluiacuteram para um estaacutegio onde procedimentos similares satildeo seguidos por diferentes pessoas fazendo a mesma tarefa Natildeo existe um treinamento formal ou uma comunicaccedilatildeo dos procedimentos padronizados e a responsabilidade eacute deixada com o indiviacuteduo Haacute um alto grau de confianccedila no conhecimento dos indiviacuteduos e consequentemente erros podem ocorrer Niacutevel 3 Processo Definido ndash Procedimentos foram padronizados documentados e comunicados atraveacutes de treinamento Eacute mandatoacuterio que esses processos sejam seguidos no entanto possivelmente desvios natildeo seratildeo detectados Os procedimentos natildeo satildeo sofisticados mas existe a formalizaccedilatildeo das praacuteticas existentes Niacutevel 4 Gerenciado e Mensuraacutevel ndash A gerecircncia monitora e mede a aderecircncia aos procedimentos e adota accedilotildees onde os processos parecem natildeo estar funcionando muito bem Os processos estatildeo debaixo de um constante aprimoramento e fornecem boas praacuteticas Automaccedilatildeo e ferramentas satildeo utilizadas de uma maneira limitada ou fragmentada Niacutevel 5 Otimizado ndash Os processos foram refinados a um niacutevel de boas praacuteticas baseado no resultado de um contiacutenuo aprimoramento e modelagem da maturidade como outras organizaccedilotildees TI eacute utilizada como um caminho integrado para automatizar o fluxo de trabalho provendo ferramentas para aprimorar a qualidade e efetividade tornando a organizaccedilatildeo raacutepida em adaptar-se

OBJETIVOS DE NEGOacuteCIO E

DA GOVERNANCcedilA

Efetividade

Aplicaccedilotildees

Informaccedilatildeo

Infraestrutura

Pessoas

ENTREGA

E

SUPORTE

MONITORAR

E

AVALIAR

ADQUIRIR

E

IMPLEMENTAR

INFORMACcedilAtildeO

RECURSOS DE TI

C O B I TF R A M E W O R K

Eficiecircncia

Confidenciabilidade

Integridade

Disponibilidade

Conformidade

DS1 Definir e gerenciar os niacuteveis de

serviccedilos

DS2 Gerenciar os serviccedilos de terceiros

DS3 Gerenciar a capacidade e

desempenho

DS4 Garantir a continuidade dos serviccedilos

DS5 Garantir a seguranccedila dos sistemas

DS6 Identificar e alocar os custos

DS7 Educar e treinar os usuaacuterios

DS8 Gerenciar os incidentes e atendimento

a serviccedilos

DS9 Gerenciar as configuraccedilotildees e

mudanccedilas

DS10 Gerenciar os problemas

DS11 Gerenciar os dados

DS12 Gerenciar o ambiente fiacutesico

DS13 Gerenciar as operaccedilotildees

ME1 Monitorar e avaliar o desempenho

da TI

ME2 Monitorar e avaliar os controles

internos

ME3 Garantir conformidade com os

requisitos externos de regulaccedilatildeo e

leis

ME4 Disponibilizar a governanccedila de TI

PO1 Definir um plano estrateacutegico de TI

PO2 Definir a arquitetura de informaccedilatildeo

PO3 Determinar a direccedilatildeo tecnoloacutegica

PO4 Definir os processos organizaccedilatildeo e

relacionamentos da TI

PO5 Gerenciar os investimentos em TI

PO6 Comunicar os objetivos e direccedilotildees

gerenciais

PO7 Gerenciar os recursos humanos de

TI

PO8 Gerenciar a qualidade

PO9 Avaliar e gerenciar os riscos de TI

PO10 Gerenciar projetos

AI1 Identificar soluccedilotildees automatizadas

AI2 Adquirir e manter software de

aplicaccedilatildeo

AI3 Adquirir e manter infra-estrutura de

tecnologia

AI4 Habilitar a operaccedilatildeo e uso

AI5 Proporcionar recursos de TI

AI6 Gerenciar mudanccedilas

AI7 Instalar e validar as soluccedilotildees e

modificaccedilotildees

PLANEJAR E

ORGANIZAR

Confiabilidade

Framework COBIT

2007 IT Governance Institute All rights reserved wwwitgiorg

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 150

Proc 2395813

_______ Rubrica

32 Nesse sentido analisa-se cada um dos processos do domiacutenio

Planejar e Organizar (PO) do COBIT 41 frente ao encontrado durante a auditoria

PO1 - Planejamento estrateacutegico de TI - a empresa natildeo possuiacutea plano

estrateacutegico de TI somente um plano geral da empresa

PO2 - Definir a arquitetura da Informaccedilatildeo ndash para os sistemas de

informaccedilatildeo eacute necessaacuterio a criaccedilatildeo e constante atualizaccedilatildeo do modelo de

informaccedilatildeo do negoacutecio bem como a definiccedilatildeo de sistemas apropriados

para otimizar o uso dessa informaccedilatildeo O Despacho nordm 0052007ndashCODIN17

relaciona vaacuterias dificuldades e sugere que as accedilotildees tomadas levaratildeo a

otimizaccedilatildeo confiabilidade e seguranccedila dos sistemas

PO3 - Determinar as diretrizes da tecnologia - trata do direcionamento

tecnoloacutegico adotado pelos responsaacuteveis para suportar o negoacutecio Nesse

aspecto o setor de TI da empresa mostrou-se conforme documentos do

Anexo II capaz de suprir as necessidades baacutesicas para manutenccedilatildeo dos

sistemas de informaccedilatildeo da organizaccedilatildeo

PO4 - Definiccedilatildeo de processos organizaccedilatildeo e relacionamentos de TI ndash a

documentaccedilatildeo apresentada natildeo evidencia a existecircncia de comitecircs

estrateacutegicos aglutinando executivos da aacuterea de negoacutecio e de TI no

entanto haacute indiacutecios de planejamento voltado agrave manutenccedilatildeo e

desenvolvimento de sistemas ao negoacutecio e de apreciaccedilatildeo das

contrataccedilotildees relevantes de TI pela Diretoria Colegiada da Terracap

PO5 - Gerenciamento do investimento em TI ndash trata de estabelecer e

manter estrutura que contemple custos benefiacutecios prioridades

orccedilamentaacuterias mantendo com as partes interessadas diaacutelogo para

otimizaccedilatildeo dos recursos de TI Os documentos do Anexo II evidenciam

que a estrutura de TI era precaacuteria mas buscava atender na medida do

possiacutevel as necessidades de investimento da aacuterea de negoacutecio No

entanto natildeo haacute evidecircncias de que contrataccedilatildeo significativa como o

17

Anexo II Dsp005proc111001821-2006doc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

licenciamento do software Oracle (ver quadro do sect 30) tenha sido

precedida de estudo adequado para o dimensionamento da soluccedilatildeo

PO6 - Comunicar metas e diretrizes gerenciais - eacute a divulgaccedilatildeo da poliacutetica

adotada e desenvolvimento de estrutura corporativa Nesse aspecto a

maior parte das comunicaccedilotildees era realizada para informar da resoluccedilatildeo de

problemas dos usuaacuterios agraves unidades demandantes18

PO7 - Gerenciamento de recursos humanos - adquirir manter e motivar a

forccedila de trabalho competente para criar serviccedilos de TI para o negoacutecio Tal

processo era de difiacutecil implementaccedilatildeo no exerciacutecio visto que a matildeo de

obra presente era em grande parte terceirizada e quanto aos servidores

da casa muitos eram ocupantes de cargos de livre nomeaccedilatildeo o que

caracteriza um quadro de alta rotatividade

PO8 - Gerenciamento da qualidade ndash a documentaccedilatildeo apresentada natildeo

registra a existecircncia de indicadores de qualidade mas no Memorando

nordm 782007-CODIN haacute indiacutecios da gestatildeo de qualidade ao solicitar linha

telefocircnica exclusiva para o controle de qualidade que ateacute entatildeo era

compartilhada com o setor de logiacutestica

PO9 - Avaliaccedilatildeo e gerenciamento de riscos ndash contempla estrateacutegias de

mitigaccedilatildeo e riscos residuais os impactos em potencial nos objetivos da

empresa causado por um evento natildeo planejado deve ser identificado

analisado e avaliado O relatoacuterio da CODIN ndash 2007 identificou diversos

riscos emergenciais quanto a estrutura de TI O Despacho 732007ndash

CODIN19 informa sobre relatoacuterio de auditoria independente que indica

vulnerabilidades no sistema SGH2000

PO10 - Gerenciamento de projetos - trata de estabelecer programa e

estrutura de gestatildeo de projeto para o gerenciamento de todos os projetos

de TI que deve incluir um plano mestre atribuiccedilatildeo de recursos definiccedilatildeo

de resultados a serem entregues aprovaccedilatildeo de usuaacuterios uma divisatildeo por

18

Anexo II - item 21

19 Anexo II Dsp073-Resp Corregedoria SGH 2000doc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 152

Proc 2395813

_______ Rubrica

fases de entrega garantia de qualidade um plano de teste formal e uma

revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo para assegurar a gestatildeo de risco do projeto e

entrega de valor ao negoacutecio A documentaccedilatildeo apresentada tratou do tema

informando a existecircncia de trecircs processos formalizados gestatildeo de

configuraccedilatildeo versionamento e gestatildeo de demandas e serviccedilos

planejamento de contrataccedilatildeo20

Causas

33 Entre 2001 e fevereiro de 2007 o gerenciamento dos sistemas

informatizados era de responsabilidade da Companhia de Planejamento do DF ndash

Codeplan21 e regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 200722

Assim a unidade de TI da jurisdicionada estava se estruturando durante o exerciacutecio

analisado sendo razoaacutevel tolerar falhas de planejamento

20

Anexo II PROCESSOS IMPLANTADOS EM 2007 E SEUS RESPONSAacuteVEISdocx

21 DESPACHO DO GOVERNADOR (DODF 2112014 paacuteg 3) Em 20 de janeiro de 2014

Referecircncia Processo 0170000632007 Interessado COMPANHIA IMOBILIAacuteRIA DE BRASIacuteLIA ndash TERRACAP Assunto APURACcedilAtildeO DE FATOS DECORRENTES DE CONTRATO FIRMADO ENTRE A TERRACAP E A CODEPLAN Acolho o entendimento exposto pelo Consultor Juriacutedico do Distrito Federal adotando suas consideraccedilotildees e fundamentos como razatildeo de decidir para instaurar Tomada de Contas Especial destinada a apurar os fatos objeto deste processo identificar eventuais responsaacuteveis por dano ao eraacuterio com sua quantificaccedilatildeo constituindo Comissatildeo especiacutefica designando ainda seus componentes a quem caberaacute a responsabilidade por executar processar instruir e relatar os trabalhos destinados agrave referida Tomada de Contas Especial Publique-se na forma de Decreto 22 Segundo o despacho nordm 62007ndashCODINPRESI (Anexo2Item 2 - Evidecircncias de Planejamento1-

Documentos Planejamento 2007DespachoDsp006corregedoriadoc) diversos problemas foram enfrentados nessa transiccedilatildeo como

empecilhos no recebimento dos programas fontes que natildeo estavam em domiacutenio da Codeplan e sim da Empresa Sapiens terceirizada pela Codeplan para prestar serviccedilos agrave Terracap

demora no atendimento as solicitaccedilotildees para liberar o acesso aos bancos de dados e entrega dos programas fontes de propriedade da Terracap

constataccedilotildees de anormalidades nos acessos as bases de dados sem exposiccedilatildeo dos motivos agrave Terracap

Bloqueio do acesso ao Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria ndash SGH2000 no periacuteodo de 01032007 a 02032007

Baixa qualidade de atendimento decorrente das poucas manutenccedilotildees evolutivas e inovaccedilotildees nos sistemas

implantaccedilatildeo do Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria -SGH2000 em 2005 por sugestatildeo da contratada em substituiccedilatildeo ao sistema da Terracap que mantinha e permaneceu mantendo em 2007 a carteira de cobranccedila de aproximadamente R$ 700 milhotildees

O Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria - SGH2000 de propriedade da firma ELOacuteGICA de Recife foi implantado na Terracap com assistecircncia pela Empresa SAPIENS sem nenhum viacutenculo legal com a Terracap que mantinha em seu poder todos os programas fontes da Terracap tanto do SGH2000 como de todos os sistemas de propriedade da Terracap

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Fls 153

Proc 2395813

_______ Rubrica

Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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Fls 154

Proc 2395813

_______ Rubrica

22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

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Fls 155

Proc 2395813

_______ Rubrica

para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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Fls 156

Proc 2395813

_______ Rubrica

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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Fls 157

Proc 2395813

_______ Rubrica

50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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Fls 158

Proc 2395813

_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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Fls 159

Proc 2395813

_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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Proc 2395813

_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Fls 169

Proc 2395813

_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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Fls 173

Proc 2395813

_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

Proc 2395813

_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Fls 176

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 13: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 145

Proc 2395813

_______ Rubrica

c o planejamento das aquisiccedilotildees de TIC

d o pessoal envolvido

e os processos de trabalho utilizados

f os equipamentos servidores de rede disponiacuteveis

g os equipamentos disponiacuteveis para os usuaacuterios finais

h a percepccedilatildeo da clientela de TIC sobre os serviccedilos prestados

i os indicadores de desempenho do setor de TIC

18 Todas essas informaccedilotildees foram avaliadas com relaccedilatildeo ao periacuteodo

compreendido entre 01012007 e 31122007

16 Montante Fiscalizado

19 Mediante Nota de Auditoria nordm 01239582013 (fl 6) solicitou-se

detalhamento das despesas com TIC no exerciacutecio de 2007 Com base nas

informaccedilotildees apresentadas (fls 4280 do Anexo I) consolidadas na planilha agrave fl 10 o

montante pago a terceiros totaliza R$ 532516051 conforme quadro de credores

abaixo

Credor Valor Pago (Bruto)

030436310001-86 LINKNET TECNOLOGIA E TELECOMUNICACOES LTDA R$ 93385800

016447310001-32 CTIS TECNOLOGIA SA R$ 184115121

367653780001-23 MEMORA PROCESSOS INOVADORES LTDA R$ 254295130

249369730001-03 LINK DATA INFORMATICA E SERVICOS LTDA R$ 720000

Total R$ 532516051

20 Aleacutem dessas despesas o quadro proacuteprio da Terracap envolvido

diretamente com gestatildeo e operaccedilatildeo de TIC no exerciacutecio de 2007 variou de 4 a 14

funcionaacuterios (fls 1517v) e custou R$ 169245038 (fl 17v)

21 Assim o montante fiscalizado eacute equivalente a R$ 70176018810

10

R$ 532516051 + R$ 169245038

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 146

Proc 2395813

_______ Rubrica

17 Metodologia

22 Os procedimentos e teacutecnicas utilizados na execuccedilatildeo da presente

auditoria encontram-se registrados na Matriz de Planejamento de fls 1113

merecendo destaque exame documental entrevistas periacutecias em registros

eletrocircnicos de equipamentos servidores e de sistemas de informaccedilatildeo

23 Foram visitadas as instalaccedilotildees da aacuterea de TI da Terracap11 e

entrevistados os Srs Geraldo Rodrigues Soares e Alexandre Pedrosa Pinheiro

respectivamente anterior e atual Coordenadores de Informaacutetica da Terracap e o Sr

Clayton Carneiro de Franccedila responsaacutevel por grande parte das informaccedilotildees

constantes do Anexo 2

18 Criteacuterios de auditoria

24 Os criteacuterios de regularidade utilizados na presente auditoria foram

extraiacutedos da Constituiccedilatildeo Federal do Decreto-Lei nordm 20067 da Lei Orgacircnica do DF

da Lei de Licitaccedilotildees (866693) e da Lei de Software (960998)

25 Os criteacuterios operacionais foram baseados nas normas ISOIEC

385002009 (Governanccedila de TI) ISOIEC 20000-12005 (gerenciamento de serviccedilos

de TI) nas boas praacuteticas preconizadas pelo COBIT 41 publicado em maio de 2007

e em indicadores de desempenho do setor de TI relativos ao exerciacutecio de 2007

disponiacuteveis em pesquisas de consultorias especializadas

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno

26 A avaliaccedilatildeo do controle interno fls 79 foi realizada com relaccedilatildeo agrave

Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap por forccedila da especificidade do objeto da

auditoria

27 Destaca-se que de 2001 a 2006 consoante responsaacutevel pelas

informaccedilotildees prestadas Sr Clayton Carneiro Franccedila a TIC da empresa era gerida e

operada pela CODEPLAN e que somente em abril de 2007 tais atribuiccedilotildees

retornaram para o corpo teacutecnico da jurisdicionada Essa descontinuidade contribuiu

para a fraca avaliaccedilatildeo dos controles internos implantados

11

O setor de TI da Terracap funciona no 4ordm Andar do Edficio Sede Terra 1 SAM Bloco F Asa NorteDF CEP 70620-000

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2 Resultados da Auditoria

21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC

Em 2007 havia planejamento institucional que tratou de TIC mas natildeo havia

planejamento especiacutefico para o setor

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente

Criteacuterio

28 A funccedilatildeo administrativa de planejamento eacute dever juriacutedico

estabelecido no princiacutepio da eficiecircncia estabelecido no art 37 caput da

Constituiccedilatildeo Federal pois dele eacute pressuposto e nos artigos 6ordm I 7ordm e 10 sect7ordm do

Decreto-Lei nordm 200196712 que a eleva agrave condiccedilatildeo de princiacutepio da Administraccedilatildeo

Puacuteblica

29 Ademais o princiacutepio 2 ndash Estrateacutegia - da norma ABNT NBR ISOIEC

385002009 que trata da governanccedila corporativa de tecnologia da informaccedilatildeo e o

domiacutenio Planejar e Organizar (PO) - do COBIT 4113 estabelecem como boa praacutetica

de gestatildeo de TI a execuccedilatildeo de diversos processos relacionados ao planejamento

12

ldquoArt 6ordm As atividades da Administraccedilatildeo Federal obedeceratildeo aos seguintes princiacutepios

fundamentais I - Planejamento Art 7ordm A accedilatildeo governamental obedeceraacute a planejamento que vise a promover o desenvolvimento econocircmico-social do Paiacutes e a seguranccedila nacional norteando-se segundo planos e programas elaborados na forma do Tiacutetulo III e compreenderaacute a elaboraccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos seguintes instrumentos baacutesicos a) plano geral de govecircrno b) programas gerais setoriais e regionais de duraccedilatildeo plurianual c) orccedilamento-programa anual d) programaccedilatildeo financeira de desembocirclso Art 10 A execuccedilatildeo das atividades da Administraccedilatildeo Federal deveraacute ser amplamente descentralizada sect 7ordm Para melhor desincumbir-se das tarefas de planejamento coordenaccedilatildeo supervisatildeo e controcircle e com o objetivo de impedir o crescimento desmesurado da maacutequina administrativa a Administraccedilatildeo procuraraacute desobrigar-se da realizaccedilatildeo material de tarefas executivas recorrendo sempre que possiacutevel agrave execuccedilatildeo indireta mediante contrato desde que exista na aacuterea iniciativa privada suficientemente desenvolvida e capacitada a desempenhar os encargos de execuccedilatildeordquo

13 Control Objectives for Information Technology ndash Objetivos de Controle para a Tecnologia da

Informaccedilatildeo ndash contempla boas praacuteticas de planejamento gestatildeo e contrataccedilatildeo de tecnologia da informaccedilatildeo A versatildeo 41 eacute organizada em 4 domiacutenios Planejar e Organizar (PO) Adquirir e Implementar (AI) Entregar e Suportar (DS) Monitorar e Avaliar (ME)

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Anaacutelises e Evidecircncias

30 O Anexo II (cd juntado aos autos) apresentado em atenccedilatildeo agrave

solicitaccedilatildeo de informaccedilotildees da Nota de Auditoria nordm 02239582013 (fls 4040v)

contempla as diversas contrataccedilotildees realizadas no exerciacutecio de 200714 resumidas no

quadro abaixo

31 Ademais o Anexo II conteacutem a digitalizaccedilatildeo de diversos documentos

apresentados pela jurisdicionada como evidecircncias de planejamento15 No entanto

14

Observa-se que os valores contratados satildeo superiores aos valores constantes das autorizaccedilotildees de pagamento resumidas no sect 19

15 Visando reduzir o volume de papeacuteis dos autos seratildeo impressos apenas os documentos

efetivamente mencionados no presente relatoacuterio

Descriccedilatildeo Contratada Processo Ajuste Data Vigecircncia Valor Total

Oracle (licenccedilas e suporte)MEMORA Processos

Inovadores Ltda11100130807

Contrato nordm

147200720092007 12 meses 254295130R$ 3701

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100262207

Contrato nordm

154200708102007 6 meses 136456747R$ 1986

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100073607

Contrato nordm

44200709042007 6 meses 128714190R$ 1873

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100074307

Contrato nordm

45200709042007 6 meses 84561000R$ 1231

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100262507

Contrato nordm

155200708102007 6 meses 63603040R$ 926

Software de Gestatildeo AsiWeb

(compras almoxarifado

patrimocircnio mobiliaacuterio)

LINK DATA - Informaacutetica e

Serviccedilos Ltda11100063807

Contrato nordm

189200713112007 12 meses 11520000R$ 168

Catracas (controle ponto e

frequecircncia 1000 funcionaacuterios)NEOKOROS BRASIL LTDA 11100209407

NFs 472 471

96605112007 - 1584110R$ 023

Manutenccedilatildeo de No-Break

Leistung Comeacutercio e

Serviccedilos de Sistemas de

Energia Ltda

11100195107Contrato nordm

216200731122007 5 meses 1572500R$ 023

Antiviacuterus (600 licenccedilas) PSN Security 11100101907 NF 235 06072007 12 meses 1560000R$ 023

Antispyware (600 licenccedilas) PSN Security 11100191207 NF 290 31102007 12 meses 1530000R$ 022

Dicionaacuterio Eletrocircnico (100

usuaacuterios)EDITORA OBJETIVA LTDA 11100101707 NE 48907 10082007 643500R$ 009

Projetor e Tela World Computer Ltda 11100286007PCM

219200715012008 - 616900R$ 009

Corel Draw (2 licenccedilas)HORA H TREIN E INF

LTDA11100197807 NE 35107 01062007 - 206800R$ 003

Raacutedios comunicadores para

teacutecnicos (8)

Util - Utilidades para o Lar

Ltda11100097807 NE 35207 16062007 - 151200R$ 002

Livro Oracle Livraria da Rodoviaacuteria 11100079007 PCM 752007 08052007 - 16700R$ 000

Total 687031817R$

Aquisiccedilotildees de Bens e Contrataccedilotildees de Serviccedilos de TI - Terracap - 2007

O planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo era formalizado Algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos adequados

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ao se cotejar a documentaccedilatildeo apresentada com os paradigmas de maturidade16

descritos no COBIT 41 verifica-se que em 2007 o planejamento de TI da Terracap

ainda era incipiente

Fonte Control Objectives for Information and related Technology ndash COBIT 41 p 22

16 Niacutevel 0 Inexistente ndash Completa falta de um processo reconhecido A empresa nem mesmo

reconheceu que existe uma questatildeo a ser trabalhada Niacutevel 1 Inicial Ad hoc ndash Existem evidecircncias que a empresa reconheceu que existem questotildees e que precisam ser trabalhadas No entanto natildeo existe processo padronizado ao contraacuterio existem enfoques Ad Hoc que tendem a ser aplicados individualmente ou caso-a-caso O enfoque geral de gerenciamento eacute desorganizado Niacutevel 2 Repetiacutevel poreacutem Intuitivo ndash Os processos evoluiacuteram para um estaacutegio onde procedimentos similares satildeo seguidos por diferentes pessoas fazendo a mesma tarefa Natildeo existe um treinamento formal ou uma comunicaccedilatildeo dos procedimentos padronizados e a responsabilidade eacute deixada com o indiviacuteduo Haacute um alto grau de confianccedila no conhecimento dos indiviacuteduos e consequentemente erros podem ocorrer Niacutevel 3 Processo Definido ndash Procedimentos foram padronizados documentados e comunicados atraveacutes de treinamento Eacute mandatoacuterio que esses processos sejam seguidos no entanto possivelmente desvios natildeo seratildeo detectados Os procedimentos natildeo satildeo sofisticados mas existe a formalizaccedilatildeo das praacuteticas existentes Niacutevel 4 Gerenciado e Mensuraacutevel ndash A gerecircncia monitora e mede a aderecircncia aos procedimentos e adota accedilotildees onde os processos parecem natildeo estar funcionando muito bem Os processos estatildeo debaixo de um constante aprimoramento e fornecem boas praacuteticas Automaccedilatildeo e ferramentas satildeo utilizadas de uma maneira limitada ou fragmentada Niacutevel 5 Otimizado ndash Os processos foram refinados a um niacutevel de boas praacuteticas baseado no resultado de um contiacutenuo aprimoramento e modelagem da maturidade como outras organizaccedilotildees TI eacute utilizada como um caminho integrado para automatizar o fluxo de trabalho provendo ferramentas para aprimorar a qualidade e efetividade tornando a organizaccedilatildeo raacutepida em adaptar-se

OBJETIVOS DE NEGOacuteCIO E

DA GOVERNANCcedilA

Efetividade

Aplicaccedilotildees

Informaccedilatildeo

Infraestrutura

Pessoas

ENTREGA

E

SUPORTE

MONITORAR

E

AVALIAR

ADQUIRIR

E

IMPLEMENTAR

INFORMACcedilAtildeO

RECURSOS DE TI

C O B I TF R A M E W O R K

Eficiecircncia

Confidenciabilidade

Integridade

Disponibilidade

Conformidade

DS1 Definir e gerenciar os niacuteveis de

serviccedilos

DS2 Gerenciar os serviccedilos de terceiros

DS3 Gerenciar a capacidade e

desempenho

DS4 Garantir a continuidade dos serviccedilos

DS5 Garantir a seguranccedila dos sistemas

DS6 Identificar e alocar os custos

DS7 Educar e treinar os usuaacuterios

DS8 Gerenciar os incidentes e atendimento

a serviccedilos

DS9 Gerenciar as configuraccedilotildees e

mudanccedilas

DS10 Gerenciar os problemas

DS11 Gerenciar os dados

DS12 Gerenciar o ambiente fiacutesico

DS13 Gerenciar as operaccedilotildees

ME1 Monitorar e avaliar o desempenho

da TI

ME2 Monitorar e avaliar os controles

internos

ME3 Garantir conformidade com os

requisitos externos de regulaccedilatildeo e

leis

ME4 Disponibilizar a governanccedila de TI

PO1 Definir um plano estrateacutegico de TI

PO2 Definir a arquitetura de informaccedilatildeo

PO3 Determinar a direccedilatildeo tecnoloacutegica

PO4 Definir os processos organizaccedilatildeo e

relacionamentos da TI

PO5 Gerenciar os investimentos em TI

PO6 Comunicar os objetivos e direccedilotildees

gerenciais

PO7 Gerenciar os recursos humanos de

TI

PO8 Gerenciar a qualidade

PO9 Avaliar e gerenciar os riscos de TI

PO10 Gerenciar projetos

AI1 Identificar soluccedilotildees automatizadas

AI2 Adquirir e manter software de

aplicaccedilatildeo

AI3 Adquirir e manter infra-estrutura de

tecnologia

AI4 Habilitar a operaccedilatildeo e uso

AI5 Proporcionar recursos de TI

AI6 Gerenciar mudanccedilas

AI7 Instalar e validar as soluccedilotildees e

modificaccedilotildees

PLANEJAR E

ORGANIZAR

Confiabilidade

Framework COBIT

2007 IT Governance Institute All rights reserved wwwitgiorg

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32 Nesse sentido analisa-se cada um dos processos do domiacutenio

Planejar e Organizar (PO) do COBIT 41 frente ao encontrado durante a auditoria

PO1 - Planejamento estrateacutegico de TI - a empresa natildeo possuiacutea plano

estrateacutegico de TI somente um plano geral da empresa

PO2 - Definir a arquitetura da Informaccedilatildeo ndash para os sistemas de

informaccedilatildeo eacute necessaacuterio a criaccedilatildeo e constante atualizaccedilatildeo do modelo de

informaccedilatildeo do negoacutecio bem como a definiccedilatildeo de sistemas apropriados

para otimizar o uso dessa informaccedilatildeo O Despacho nordm 0052007ndashCODIN17

relaciona vaacuterias dificuldades e sugere que as accedilotildees tomadas levaratildeo a

otimizaccedilatildeo confiabilidade e seguranccedila dos sistemas

PO3 - Determinar as diretrizes da tecnologia - trata do direcionamento

tecnoloacutegico adotado pelos responsaacuteveis para suportar o negoacutecio Nesse

aspecto o setor de TI da empresa mostrou-se conforme documentos do

Anexo II capaz de suprir as necessidades baacutesicas para manutenccedilatildeo dos

sistemas de informaccedilatildeo da organizaccedilatildeo

PO4 - Definiccedilatildeo de processos organizaccedilatildeo e relacionamentos de TI ndash a

documentaccedilatildeo apresentada natildeo evidencia a existecircncia de comitecircs

estrateacutegicos aglutinando executivos da aacuterea de negoacutecio e de TI no

entanto haacute indiacutecios de planejamento voltado agrave manutenccedilatildeo e

desenvolvimento de sistemas ao negoacutecio e de apreciaccedilatildeo das

contrataccedilotildees relevantes de TI pela Diretoria Colegiada da Terracap

PO5 - Gerenciamento do investimento em TI ndash trata de estabelecer e

manter estrutura que contemple custos benefiacutecios prioridades

orccedilamentaacuterias mantendo com as partes interessadas diaacutelogo para

otimizaccedilatildeo dos recursos de TI Os documentos do Anexo II evidenciam

que a estrutura de TI era precaacuteria mas buscava atender na medida do

possiacutevel as necessidades de investimento da aacuterea de negoacutecio No

entanto natildeo haacute evidecircncias de que contrataccedilatildeo significativa como o

17

Anexo II Dsp005proc111001821-2006doc

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licenciamento do software Oracle (ver quadro do sect 30) tenha sido

precedida de estudo adequado para o dimensionamento da soluccedilatildeo

PO6 - Comunicar metas e diretrizes gerenciais - eacute a divulgaccedilatildeo da poliacutetica

adotada e desenvolvimento de estrutura corporativa Nesse aspecto a

maior parte das comunicaccedilotildees era realizada para informar da resoluccedilatildeo de

problemas dos usuaacuterios agraves unidades demandantes18

PO7 - Gerenciamento de recursos humanos - adquirir manter e motivar a

forccedila de trabalho competente para criar serviccedilos de TI para o negoacutecio Tal

processo era de difiacutecil implementaccedilatildeo no exerciacutecio visto que a matildeo de

obra presente era em grande parte terceirizada e quanto aos servidores

da casa muitos eram ocupantes de cargos de livre nomeaccedilatildeo o que

caracteriza um quadro de alta rotatividade

PO8 - Gerenciamento da qualidade ndash a documentaccedilatildeo apresentada natildeo

registra a existecircncia de indicadores de qualidade mas no Memorando

nordm 782007-CODIN haacute indiacutecios da gestatildeo de qualidade ao solicitar linha

telefocircnica exclusiva para o controle de qualidade que ateacute entatildeo era

compartilhada com o setor de logiacutestica

PO9 - Avaliaccedilatildeo e gerenciamento de riscos ndash contempla estrateacutegias de

mitigaccedilatildeo e riscos residuais os impactos em potencial nos objetivos da

empresa causado por um evento natildeo planejado deve ser identificado

analisado e avaliado O relatoacuterio da CODIN ndash 2007 identificou diversos

riscos emergenciais quanto a estrutura de TI O Despacho 732007ndash

CODIN19 informa sobre relatoacuterio de auditoria independente que indica

vulnerabilidades no sistema SGH2000

PO10 - Gerenciamento de projetos - trata de estabelecer programa e

estrutura de gestatildeo de projeto para o gerenciamento de todos os projetos

de TI que deve incluir um plano mestre atribuiccedilatildeo de recursos definiccedilatildeo

de resultados a serem entregues aprovaccedilatildeo de usuaacuterios uma divisatildeo por

18

Anexo II - item 21

19 Anexo II Dsp073-Resp Corregedoria SGH 2000doc

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fases de entrega garantia de qualidade um plano de teste formal e uma

revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo para assegurar a gestatildeo de risco do projeto e

entrega de valor ao negoacutecio A documentaccedilatildeo apresentada tratou do tema

informando a existecircncia de trecircs processos formalizados gestatildeo de

configuraccedilatildeo versionamento e gestatildeo de demandas e serviccedilos

planejamento de contrataccedilatildeo20

Causas

33 Entre 2001 e fevereiro de 2007 o gerenciamento dos sistemas

informatizados era de responsabilidade da Companhia de Planejamento do DF ndash

Codeplan21 e regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 200722

Assim a unidade de TI da jurisdicionada estava se estruturando durante o exerciacutecio

analisado sendo razoaacutevel tolerar falhas de planejamento

20

Anexo II PROCESSOS IMPLANTADOS EM 2007 E SEUS RESPONSAacuteVEISdocx

21 DESPACHO DO GOVERNADOR (DODF 2112014 paacuteg 3) Em 20 de janeiro de 2014

Referecircncia Processo 0170000632007 Interessado COMPANHIA IMOBILIAacuteRIA DE BRASIacuteLIA ndash TERRACAP Assunto APURACcedilAtildeO DE FATOS DECORRENTES DE CONTRATO FIRMADO ENTRE A TERRACAP E A CODEPLAN Acolho o entendimento exposto pelo Consultor Juriacutedico do Distrito Federal adotando suas consideraccedilotildees e fundamentos como razatildeo de decidir para instaurar Tomada de Contas Especial destinada a apurar os fatos objeto deste processo identificar eventuais responsaacuteveis por dano ao eraacuterio com sua quantificaccedilatildeo constituindo Comissatildeo especiacutefica designando ainda seus componentes a quem caberaacute a responsabilidade por executar processar instruir e relatar os trabalhos destinados agrave referida Tomada de Contas Especial Publique-se na forma de Decreto 22 Segundo o despacho nordm 62007ndashCODINPRESI (Anexo2Item 2 - Evidecircncias de Planejamento1-

Documentos Planejamento 2007DespachoDsp006corregedoriadoc) diversos problemas foram enfrentados nessa transiccedilatildeo como

empecilhos no recebimento dos programas fontes que natildeo estavam em domiacutenio da Codeplan e sim da Empresa Sapiens terceirizada pela Codeplan para prestar serviccedilos agrave Terracap

demora no atendimento as solicitaccedilotildees para liberar o acesso aos bancos de dados e entrega dos programas fontes de propriedade da Terracap

constataccedilotildees de anormalidades nos acessos as bases de dados sem exposiccedilatildeo dos motivos agrave Terracap

Bloqueio do acesso ao Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria ndash SGH2000 no periacuteodo de 01032007 a 02032007

Baixa qualidade de atendimento decorrente das poucas manutenccedilotildees evolutivas e inovaccedilotildees nos sistemas

implantaccedilatildeo do Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria -SGH2000 em 2005 por sugestatildeo da contratada em substituiccedilatildeo ao sistema da Terracap que mantinha e permaneceu mantendo em 2007 a carteira de cobranccedila de aproximadamente R$ 700 milhotildees

O Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria - SGH2000 de propriedade da firma ELOacuteGICA de Recife foi implantado na Terracap com assistecircncia pela Empresa SAPIENS sem nenhum viacutenculo legal com a Terracap que mantinha em seu poder todos os programas fontes da Terracap tanto do SGH2000 como de todos os sistemas de propriedade da Terracap

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Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

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para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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_______ Rubrica

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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_______ Rubrica

50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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Proc 2395813

_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Proc 2395813

_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

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_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

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_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

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TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

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137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 14: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Proc 2395813

_______ Rubrica

17 Metodologia

22 Os procedimentos e teacutecnicas utilizados na execuccedilatildeo da presente

auditoria encontram-se registrados na Matriz de Planejamento de fls 1113

merecendo destaque exame documental entrevistas periacutecias em registros

eletrocircnicos de equipamentos servidores e de sistemas de informaccedilatildeo

23 Foram visitadas as instalaccedilotildees da aacuterea de TI da Terracap11 e

entrevistados os Srs Geraldo Rodrigues Soares e Alexandre Pedrosa Pinheiro

respectivamente anterior e atual Coordenadores de Informaacutetica da Terracap e o Sr

Clayton Carneiro de Franccedila responsaacutevel por grande parte das informaccedilotildees

constantes do Anexo 2

18 Criteacuterios de auditoria

24 Os criteacuterios de regularidade utilizados na presente auditoria foram

extraiacutedos da Constituiccedilatildeo Federal do Decreto-Lei nordm 20067 da Lei Orgacircnica do DF

da Lei de Licitaccedilotildees (866693) e da Lei de Software (960998)

25 Os criteacuterios operacionais foram baseados nas normas ISOIEC

385002009 (Governanccedila de TI) ISOIEC 20000-12005 (gerenciamento de serviccedilos

de TI) nas boas praacuteticas preconizadas pelo COBIT 41 publicado em maio de 2007

e em indicadores de desempenho do setor de TI relativos ao exerciacutecio de 2007

disponiacuteveis em pesquisas de consultorias especializadas

19 Avaliaccedilatildeo de Controle Interno

26 A avaliaccedilatildeo do controle interno fls 79 foi realizada com relaccedilatildeo agrave

Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap por forccedila da especificidade do objeto da

auditoria

27 Destaca-se que de 2001 a 2006 consoante responsaacutevel pelas

informaccedilotildees prestadas Sr Clayton Carneiro Franccedila a TIC da empresa era gerida e

operada pela CODEPLAN e que somente em abril de 2007 tais atribuiccedilotildees

retornaram para o corpo teacutecnico da jurisdicionada Essa descontinuidade contribuiu

para a fraca avaliaccedilatildeo dos controles internos implantados

11

O setor de TI da Terracap funciona no 4ordm Andar do Edficio Sede Terra 1 SAM Bloco F Asa NorteDF CEP 70620-000

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_______ Rubrica

2 Resultados da Auditoria

21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC

Em 2007 havia planejamento institucional que tratou de TIC mas natildeo havia

planejamento especiacutefico para o setor

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente

Criteacuterio

28 A funccedilatildeo administrativa de planejamento eacute dever juriacutedico

estabelecido no princiacutepio da eficiecircncia estabelecido no art 37 caput da

Constituiccedilatildeo Federal pois dele eacute pressuposto e nos artigos 6ordm I 7ordm e 10 sect7ordm do

Decreto-Lei nordm 200196712 que a eleva agrave condiccedilatildeo de princiacutepio da Administraccedilatildeo

Puacuteblica

29 Ademais o princiacutepio 2 ndash Estrateacutegia - da norma ABNT NBR ISOIEC

385002009 que trata da governanccedila corporativa de tecnologia da informaccedilatildeo e o

domiacutenio Planejar e Organizar (PO) - do COBIT 4113 estabelecem como boa praacutetica

de gestatildeo de TI a execuccedilatildeo de diversos processos relacionados ao planejamento

12

ldquoArt 6ordm As atividades da Administraccedilatildeo Federal obedeceratildeo aos seguintes princiacutepios

fundamentais I - Planejamento Art 7ordm A accedilatildeo governamental obedeceraacute a planejamento que vise a promover o desenvolvimento econocircmico-social do Paiacutes e a seguranccedila nacional norteando-se segundo planos e programas elaborados na forma do Tiacutetulo III e compreenderaacute a elaboraccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos seguintes instrumentos baacutesicos a) plano geral de govecircrno b) programas gerais setoriais e regionais de duraccedilatildeo plurianual c) orccedilamento-programa anual d) programaccedilatildeo financeira de desembocirclso Art 10 A execuccedilatildeo das atividades da Administraccedilatildeo Federal deveraacute ser amplamente descentralizada sect 7ordm Para melhor desincumbir-se das tarefas de planejamento coordenaccedilatildeo supervisatildeo e controcircle e com o objetivo de impedir o crescimento desmesurado da maacutequina administrativa a Administraccedilatildeo procuraraacute desobrigar-se da realizaccedilatildeo material de tarefas executivas recorrendo sempre que possiacutevel agrave execuccedilatildeo indireta mediante contrato desde que exista na aacuterea iniciativa privada suficientemente desenvolvida e capacitada a desempenhar os encargos de execuccedilatildeordquo

13 Control Objectives for Information Technology ndash Objetivos de Controle para a Tecnologia da

Informaccedilatildeo ndash contempla boas praacuteticas de planejamento gestatildeo e contrataccedilatildeo de tecnologia da informaccedilatildeo A versatildeo 41 eacute organizada em 4 domiacutenios Planejar e Organizar (PO) Adquirir e Implementar (AI) Entregar e Suportar (DS) Monitorar e Avaliar (ME)

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_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

30 O Anexo II (cd juntado aos autos) apresentado em atenccedilatildeo agrave

solicitaccedilatildeo de informaccedilotildees da Nota de Auditoria nordm 02239582013 (fls 4040v)

contempla as diversas contrataccedilotildees realizadas no exerciacutecio de 200714 resumidas no

quadro abaixo

31 Ademais o Anexo II conteacutem a digitalizaccedilatildeo de diversos documentos

apresentados pela jurisdicionada como evidecircncias de planejamento15 No entanto

14

Observa-se que os valores contratados satildeo superiores aos valores constantes das autorizaccedilotildees de pagamento resumidas no sect 19

15 Visando reduzir o volume de papeacuteis dos autos seratildeo impressos apenas os documentos

efetivamente mencionados no presente relatoacuterio

Descriccedilatildeo Contratada Processo Ajuste Data Vigecircncia Valor Total

Oracle (licenccedilas e suporte)MEMORA Processos

Inovadores Ltda11100130807

Contrato nordm

147200720092007 12 meses 254295130R$ 3701

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100262207

Contrato nordm

154200708102007 6 meses 136456747R$ 1986

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100073607

Contrato nordm

44200709042007 6 meses 128714190R$ 1873

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100074307

Contrato nordm

45200709042007 6 meses 84561000R$ 1231

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100262507

Contrato nordm

155200708102007 6 meses 63603040R$ 926

Software de Gestatildeo AsiWeb

(compras almoxarifado

patrimocircnio mobiliaacuterio)

LINK DATA - Informaacutetica e

Serviccedilos Ltda11100063807

Contrato nordm

189200713112007 12 meses 11520000R$ 168

Catracas (controle ponto e

frequecircncia 1000 funcionaacuterios)NEOKOROS BRASIL LTDA 11100209407

NFs 472 471

96605112007 - 1584110R$ 023

Manutenccedilatildeo de No-Break

Leistung Comeacutercio e

Serviccedilos de Sistemas de

Energia Ltda

11100195107Contrato nordm

216200731122007 5 meses 1572500R$ 023

Antiviacuterus (600 licenccedilas) PSN Security 11100101907 NF 235 06072007 12 meses 1560000R$ 023

Antispyware (600 licenccedilas) PSN Security 11100191207 NF 290 31102007 12 meses 1530000R$ 022

Dicionaacuterio Eletrocircnico (100

usuaacuterios)EDITORA OBJETIVA LTDA 11100101707 NE 48907 10082007 643500R$ 009

Projetor e Tela World Computer Ltda 11100286007PCM

219200715012008 - 616900R$ 009

Corel Draw (2 licenccedilas)HORA H TREIN E INF

LTDA11100197807 NE 35107 01062007 - 206800R$ 003

Raacutedios comunicadores para

teacutecnicos (8)

Util - Utilidades para o Lar

Ltda11100097807 NE 35207 16062007 - 151200R$ 002

Livro Oracle Livraria da Rodoviaacuteria 11100079007 PCM 752007 08052007 - 16700R$ 000

Total 687031817R$

Aquisiccedilotildees de Bens e Contrataccedilotildees de Serviccedilos de TI - Terracap - 2007

O planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo era formalizado Algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos adequados

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_______ Rubrica

ao se cotejar a documentaccedilatildeo apresentada com os paradigmas de maturidade16

descritos no COBIT 41 verifica-se que em 2007 o planejamento de TI da Terracap

ainda era incipiente

Fonte Control Objectives for Information and related Technology ndash COBIT 41 p 22

16 Niacutevel 0 Inexistente ndash Completa falta de um processo reconhecido A empresa nem mesmo

reconheceu que existe uma questatildeo a ser trabalhada Niacutevel 1 Inicial Ad hoc ndash Existem evidecircncias que a empresa reconheceu que existem questotildees e que precisam ser trabalhadas No entanto natildeo existe processo padronizado ao contraacuterio existem enfoques Ad Hoc que tendem a ser aplicados individualmente ou caso-a-caso O enfoque geral de gerenciamento eacute desorganizado Niacutevel 2 Repetiacutevel poreacutem Intuitivo ndash Os processos evoluiacuteram para um estaacutegio onde procedimentos similares satildeo seguidos por diferentes pessoas fazendo a mesma tarefa Natildeo existe um treinamento formal ou uma comunicaccedilatildeo dos procedimentos padronizados e a responsabilidade eacute deixada com o indiviacuteduo Haacute um alto grau de confianccedila no conhecimento dos indiviacuteduos e consequentemente erros podem ocorrer Niacutevel 3 Processo Definido ndash Procedimentos foram padronizados documentados e comunicados atraveacutes de treinamento Eacute mandatoacuterio que esses processos sejam seguidos no entanto possivelmente desvios natildeo seratildeo detectados Os procedimentos natildeo satildeo sofisticados mas existe a formalizaccedilatildeo das praacuteticas existentes Niacutevel 4 Gerenciado e Mensuraacutevel ndash A gerecircncia monitora e mede a aderecircncia aos procedimentos e adota accedilotildees onde os processos parecem natildeo estar funcionando muito bem Os processos estatildeo debaixo de um constante aprimoramento e fornecem boas praacuteticas Automaccedilatildeo e ferramentas satildeo utilizadas de uma maneira limitada ou fragmentada Niacutevel 5 Otimizado ndash Os processos foram refinados a um niacutevel de boas praacuteticas baseado no resultado de um contiacutenuo aprimoramento e modelagem da maturidade como outras organizaccedilotildees TI eacute utilizada como um caminho integrado para automatizar o fluxo de trabalho provendo ferramentas para aprimorar a qualidade e efetividade tornando a organizaccedilatildeo raacutepida em adaptar-se

OBJETIVOS DE NEGOacuteCIO E

DA GOVERNANCcedilA

Efetividade

Aplicaccedilotildees

Informaccedilatildeo

Infraestrutura

Pessoas

ENTREGA

E

SUPORTE

MONITORAR

E

AVALIAR

ADQUIRIR

E

IMPLEMENTAR

INFORMACcedilAtildeO

RECURSOS DE TI

C O B I TF R A M E W O R K

Eficiecircncia

Confidenciabilidade

Integridade

Disponibilidade

Conformidade

DS1 Definir e gerenciar os niacuteveis de

serviccedilos

DS2 Gerenciar os serviccedilos de terceiros

DS3 Gerenciar a capacidade e

desempenho

DS4 Garantir a continuidade dos serviccedilos

DS5 Garantir a seguranccedila dos sistemas

DS6 Identificar e alocar os custos

DS7 Educar e treinar os usuaacuterios

DS8 Gerenciar os incidentes e atendimento

a serviccedilos

DS9 Gerenciar as configuraccedilotildees e

mudanccedilas

DS10 Gerenciar os problemas

DS11 Gerenciar os dados

DS12 Gerenciar o ambiente fiacutesico

DS13 Gerenciar as operaccedilotildees

ME1 Monitorar e avaliar o desempenho

da TI

ME2 Monitorar e avaliar os controles

internos

ME3 Garantir conformidade com os

requisitos externos de regulaccedilatildeo e

leis

ME4 Disponibilizar a governanccedila de TI

PO1 Definir um plano estrateacutegico de TI

PO2 Definir a arquitetura de informaccedilatildeo

PO3 Determinar a direccedilatildeo tecnoloacutegica

PO4 Definir os processos organizaccedilatildeo e

relacionamentos da TI

PO5 Gerenciar os investimentos em TI

PO6 Comunicar os objetivos e direccedilotildees

gerenciais

PO7 Gerenciar os recursos humanos de

TI

PO8 Gerenciar a qualidade

PO9 Avaliar e gerenciar os riscos de TI

PO10 Gerenciar projetos

AI1 Identificar soluccedilotildees automatizadas

AI2 Adquirir e manter software de

aplicaccedilatildeo

AI3 Adquirir e manter infra-estrutura de

tecnologia

AI4 Habilitar a operaccedilatildeo e uso

AI5 Proporcionar recursos de TI

AI6 Gerenciar mudanccedilas

AI7 Instalar e validar as soluccedilotildees e

modificaccedilotildees

PLANEJAR E

ORGANIZAR

Confiabilidade

Framework COBIT

2007 IT Governance Institute All rights reserved wwwitgiorg

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Proc 2395813

_______ Rubrica

32 Nesse sentido analisa-se cada um dos processos do domiacutenio

Planejar e Organizar (PO) do COBIT 41 frente ao encontrado durante a auditoria

PO1 - Planejamento estrateacutegico de TI - a empresa natildeo possuiacutea plano

estrateacutegico de TI somente um plano geral da empresa

PO2 - Definir a arquitetura da Informaccedilatildeo ndash para os sistemas de

informaccedilatildeo eacute necessaacuterio a criaccedilatildeo e constante atualizaccedilatildeo do modelo de

informaccedilatildeo do negoacutecio bem como a definiccedilatildeo de sistemas apropriados

para otimizar o uso dessa informaccedilatildeo O Despacho nordm 0052007ndashCODIN17

relaciona vaacuterias dificuldades e sugere que as accedilotildees tomadas levaratildeo a

otimizaccedilatildeo confiabilidade e seguranccedila dos sistemas

PO3 - Determinar as diretrizes da tecnologia - trata do direcionamento

tecnoloacutegico adotado pelos responsaacuteveis para suportar o negoacutecio Nesse

aspecto o setor de TI da empresa mostrou-se conforme documentos do

Anexo II capaz de suprir as necessidades baacutesicas para manutenccedilatildeo dos

sistemas de informaccedilatildeo da organizaccedilatildeo

PO4 - Definiccedilatildeo de processos organizaccedilatildeo e relacionamentos de TI ndash a

documentaccedilatildeo apresentada natildeo evidencia a existecircncia de comitecircs

estrateacutegicos aglutinando executivos da aacuterea de negoacutecio e de TI no

entanto haacute indiacutecios de planejamento voltado agrave manutenccedilatildeo e

desenvolvimento de sistemas ao negoacutecio e de apreciaccedilatildeo das

contrataccedilotildees relevantes de TI pela Diretoria Colegiada da Terracap

PO5 - Gerenciamento do investimento em TI ndash trata de estabelecer e

manter estrutura que contemple custos benefiacutecios prioridades

orccedilamentaacuterias mantendo com as partes interessadas diaacutelogo para

otimizaccedilatildeo dos recursos de TI Os documentos do Anexo II evidenciam

que a estrutura de TI era precaacuteria mas buscava atender na medida do

possiacutevel as necessidades de investimento da aacuterea de negoacutecio No

entanto natildeo haacute evidecircncias de que contrataccedilatildeo significativa como o

17

Anexo II Dsp005proc111001821-2006doc

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licenciamento do software Oracle (ver quadro do sect 30) tenha sido

precedida de estudo adequado para o dimensionamento da soluccedilatildeo

PO6 - Comunicar metas e diretrizes gerenciais - eacute a divulgaccedilatildeo da poliacutetica

adotada e desenvolvimento de estrutura corporativa Nesse aspecto a

maior parte das comunicaccedilotildees era realizada para informar da resoluccedilatildeo de

problemas dos usuaacuterios agraves unidades demandantes18

PO7 - Gerenciamento de recursos humanos - adquirir manter e motivar a

forccedila de trabalho competente para criar serviccedilos de TI para o negoacutecio Tal

processo era de difiacutecil implementaccedilatildeo no exerciacutecio visto que a matildeo de

obra presente era em grande parte terceirizada e quanto aos servidores

da casa muitos eram ocupantes de cargos de livre nomeaccedilatildeo o que

caracteriza um quadro de alta rotatividade

PO8 - Gerenciamento da qualidade ndash a documentaccedilatildeo apresentada natildeo

registra a existecircncia de indicadores de qualidade mas no Memorando

nordm 782007-CODIN haacute indiacutecios da gestatildeo de qualidade ao solicitar linha

telefocircnica exclusiva para o controle de qualidade que ateacute entatildeo era

compartilhada com o setor de logiacutestica

PO9 - Avaliaccedilatildeo e gerenciamento de riscos ndash contempla estrateacutegias de

mitigaccedilatildeo e riscos residuais os impactos em potencial nos objetivos da

empresa causado por um evento natildeo planejado deve ser identificado

analisado e avaliado O relatoacuterio da CODIN ndash 2007 identificou diversos

riscos emergenciais quanto a estrutura de TI O Despacho 732007ndash

CODIN19 informa sobre relatoacuterio de auditoria independente que indica

vulnerabilidades no sistema SGH2000

PO10 - Gerenciamento de projetos - trata de estabelecer programa e

estrutura de gestatildeo de projeto para o gerenciamento de todos os projetos

de TI que deve incluir um plano mestre atribuiccedilatildeo de recursos definiccedilatildeo

de resultados a serem entregues aprovaccedilatildeo de usuaacuterios uma divisatildeo por

18

Anexo II - item 21

19 Anexo II Dsp073-Resp Corregedoria SGH 2000doc

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_______ Rubrica

fases de entrega garantia de qualidade um plano de teste formal e uma

revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo para assegurar a gestatildeo de risco do projeto e

entrega de valor ao negoacutecio A documentaccedilatildeo apresentada tratou do tema

informando a existecircncia de trecircs processos formalizados gestatildeo de

configuraccedilatildeo versionamento e gestatildeo de demandas e serviccedilos

planejamento de contrataccedilatildeo20

Causas

33 Entre 2001 e fevereiro de 2007 o gerenciamento dos sistemas

informatizados era de responsabilidade da Companhia de Planejamento do DF ndash

Codeplan21 e regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 200722

Assim a unidade de TI da jurisdicionada estava se estruturando durante o exerciacutecio

analisado sendo razoaacutevel tolerar falhas de planejamento

20

Anexo II PROCESSOS IMPLANTADOS EM 2007 E SEUS RESPONSAacuteVEISdocx

21 DESPACHO DO GOVERNADOR (DODF 2112014 paacuteg 3) Em 20 de janeiro de 2014

Referecircncia Processo 0170000632007 Interessado COMPANHIA IMOBILIAacuteRIA DE BRASIacuteLIA ndash TERRACAP Assunto APURACcedilAtildeO DE FATOS DECORRENTES DE CONTRATO FIRMADO ENTRE A TERRACAP E A CODEPLAN Acolho o entendimento exposto pelo Consultor Juriacutedico do Distrito Federal adotando suas consideraccedilotildees e fundamentos como razatildeo de decidir para instaurar Tomada de Contas Especial destinada a apurar os fatos objeto deste processo identificar eventuais responsaacuteveis por dano ao eraacuterio com sua quantificaccedilatildeo constituindo Comissatildeo especiacutefica designando ainda seus componentes a quem caberaacute a responsabilidade por executar processar instruir e relatar os trabalhos destinados agrave referida Tomada de Contas Especial Publique-se na forma de Decreto 22 Segundo o despacho nordm 62007ndashCODINPRESI (Anexo2Item 2 - Evidecircncias de Planejamento1-

Documentos Planejamento 2007DespachoDsp006corregedoriadoc) diversos problemas foram enfrentados nessa transiccedilatildeo como

empecilhos no recebimento dos programas fontes que natildeo estavam em domiacutenio da Codeplan e sim da Empresa Sapiens terceirizada pela Codeplan para prestar serviccedilos agrave Terracap

demora no atendimento as solicitaccedilotildees para liberar o acesso aos bancos de dados e entrega dos programas fontes de propriedade da Terracap

constataccedilotildees de anormalidades nos acessos as bases de dados sem exposiccedilatildeo dos motivos agrave Terracap

Bloqueio do acesso ao Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria ndash SGH2000 no periacuteodo de 01032007 a 02032007

Baixa qualidade de atendimento decorrente das poucas manutenccedilotildees evolutivas e inovaccedilotildees nos sistemas

implantaccedilatildeo do Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria -SGH2000 em 2005 por sugestatildeo da contratada em substituiccedilatildeo ao sistema da Terracap que mantinha e permaneceu mantendo em 2007 a carteira de cobranccedila de aproximadamente R$ 700 milhotildees

O Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria - SGH2000 de propriedade da firma ELOacuteGICA de Recife foi implantado na Terracap com assistecircncia pela Empresa SAPIENS sem nenhum viacutenculo legal com a Terracap que mantinha em seu poder todos os programas fontes da Terracap tanto do SGH2000 como de todos os sistemas de propriedade da Terracap

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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_______ Rubrica

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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Fls 157

Proc 2395813

_______ Rubrica

50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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Proc 2395813

_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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Fls 160

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_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA-GERAL DE CONTROLE EXTERNO NUacuteCLEO DE FISCALIZACcedilAtildeO DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO

Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA-GERAL DE CONTROLE EXTERNO NUacuteCLEO DE FISCALIZACcedilAtildeO DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO

Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 15: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 147

Proc 2395813

_______ Rubrica

2 Resultados da Auditoria

21 QA 1 ndash Haacute planejamento institucional e de TIC

Em 2007 havia planejamento institucional que tratou de TIC mas natildeo havia

planejamento especiacutefico para o setor

211 Achado 1 ndash Planejamento de TI incipiente

Criteacuterio

28 A funccedilatildeo administrativa de planejamento eacute dever juriacutedico

estabelecido no princiacutepio da eficiecircncia estabelecido no art 37 caput da

Constituiccedilatildeo Federal pois dele eacute pressuposto e nos artigos 6ordm I 7ordm e 10 sect7ordm do

Decreto-Lei nordm 200196712 que a eleva agrave condiccedilatildeo de princiacutepio da Administraccedilatildeo

Puacuteblica

29 Ademais o princiacutepio 2 ndash Estrateacutegia - da norma ABNT NBR ISOIEC

385002009 que trata da governanccedila corporativa de tecnologia da informaccedilatildeo e o

domiacutenio Planejar e Organizar (PO) - do COBIT 4113 estabelecem como boa praacutetica

de gestatildeo de TI a execuccedilatildeo de diversos processos relacionados ao planejamento

12

ldquoArt 6ordm As atividades da Administraccedilatildeo Federal obedeceratildeo aos seguintes princiacutepios

fundamentais I - Planejamento Art 7ordm A accedilatildeo governamental obedeceraacute a planejamento que vise a promover o desenvolvimento econocircmico-social do Paiacutes e a seguranccedila nacional norteando-se segundo planos e programas elaborados na forma do Tiacutetulo III e compreenderaacute a elaboraccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos seguintes instrumentos baacutesicos a) plano geral de govecircrno b) programas gerais setoriais e regionais de duraccedilatildeo plurianual c) orccedilamento-programa anual d) programaccedilatildeo financeira de desembocirclso Art 10 A execuccedilatildeo das atividades da Administraccedilatildeo Federal deveraacute ser amplamente descentralizada sect 7ordm Para melhor desincumbir-se das tarefas de planejamento coordenaccedilatildeo supervisatildeo e controcircle e com o objetivo de impedir o crescimento desmesurado da maacutequina administrativa a Administraccedilatildeo procuraraacute desobrigar-se da realizaccedilatildeo material de tarefas executivas recorrendo sempre que possiacutevel agrave execuccedilatildeo indireta mediante contrato desde que exista na aacuterea iniciativa privada suficientemente desenvolvida e capacitada a desempenhar os encargos de execuccedilatildeordquo

13 Control Objectives for Information Technology ndash Objetivos de Controle para a Tecnologia da

Informaccedilatildeo ndash contempla boas praacuteticas de planejamento gestatildeo e contrataccedilatildeo de tecnologia da informaccedilatildeo A versatildeo 41 eacute organizada em 4 domiacutenios Planejar e Organizar (PO) Adquirir e Implementar (AI) Entregar e Suportar (DS) Monitorar e Avaliar (ME)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 148

Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

30 O Anexo II (cd juntado aos autos) apresentado em atenccedilatildeo agrave

solicitaccedilatildeo de informaccedilotildees da Nota de Auditoria nordm 02239582013 (fls 4040v)

contempla as diversas contrataccedilotildees realizadas no exerciacutecio de 200714 resumidas no

quadro abaixo

31 Ademais o Anexo II conteacutem a digitalizaccedilatildeo de diversos documentos

apresentados pela jurisdicionada como evidecircncias de planejamento15 No entanto

14

Observa-se que os valores contratados satildeo superiores aos valores constantes das autorizaccedilotildees de pagamento resumidas no sect 19

15 Visando reduzir o volume de papeacuteis dos autos seratildeo impressos apenas os documentos

efetivamente mencionados no presente relatoacuterio

Descriccedilatildeo Contratada Processo Ajuste Data Vigecircncia Valor Total

Oracle (licenccedilas e suporte)MEMORA Processos

Inovadores Ltda11100130807

Contrato nordm

147200720092007 12 meses 254295130R$ 3701

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100262207

Contrato nordm

154200708102007 6 meses 136456747R$ 1986

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100073607

Contrato nordm

44200709042007 6 meses 128714190R$ 1873

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100074307

Contrato nordm

45200709042007 6 meses 84561000R$ 1231

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100262507

Contrato nordm

155200708102007 6 meses 63603040R$ 926

Software de Gestatildeo AsiWeb

(compras almoxarifado

patrimocircnio mobiliaacuterio)

LINK DATA - Informaacutetica e

Serviccedilos Ltda11100063807

Contrato nordm

189200713112007 12 meses 11520000R$ 168

Catracas (controle ponto e

frequecircncia 1000 funcionaacuterios)NEOKOROS BRASIL LTDA 11100209407

NFs 472 471

96605112007 - 1584110R$ 023

Manutenccedilatildeo de No-Break

Leistung Comeacutercio e

Serviccedilos de Sistemas de

Energia Ltda

11100195107Contrato nordm

216200731122007 5 meses 1572500R$ 023

Antiviacuterus (600 licenccedilas) PSN Security 11100101907 NF 235 06072007 12 meses 1560000R$ 023

Antispyware (600 licenccedilas) PSN Security 11100191207 NF 290 31102007 12 meses 1530000R$ 022

Dicionaacuterio Eletrocircnico (100

usuaacuterios)EDITORA OBJETIVA LTDA 11100101707 NE 48907 10082007 643500R$ 009

Projetor e Tela World Computer Ltda 11100286007PCM

219200715012008 - 616900R$ 009

Corel Draw (2 licenccedilas)HORA H TREIN E INF

LTDA11100197807 NE 35107 01062007 - 206800R$ 003

Raacutedios comunicadores para

teacutecnicos (8)

Util - Utilidades para o Lar

Ltda11100097807 NE 35207 16062007 - 151200R$ 002

Livro Oracle Livraria da Rodoviaacuteria 11100079007 PCM 752007 08052007 - 16700R$ 000

Total 687031817R$

Aquisiccedilotildees de Bens e Contrataccedilotildees de Serviccedilos de TI - Terracap - 2007

O planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo era formalizado Algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos adequados

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 149

Proc 2395813

_______ Rubrica

ao se cotejar a documentaccedilatildeo apresentada com os paradigmas de maturidade16

descritos no COBIT 41 verifica-se que em 2007 o planejamento de TI da Terracap

ainda era incipiente

Fonte Control Objectives for Information and related Technology ndash COBIT 41 p 22

16 Niacutevel 0 Inexistente ndash Completa falta de um processo reconhecido A empresa nem mesmo

reconheceu que existe uma questatildeo a ser trabalhada Niacutevel 1 Inicial Ad hoc ndash Existem evidecircncias que a empresa reconheceu que existem questotildees e que precisam ser trabalhadas No entanto natildeo existe processo padronizado ao contraacuterio existem enfoques Ad Hoc que tendem a ser aplicados individualmente ou caso-a-caso O enfoque geral de gerenciamento eacute desorganizado Niacutevel 2 Repetiacutevel poreacutem Intuitivo ndash Os processos evoluiacuteram para um estaacutegio onde procedimentos similares satildeo seguidos por diferentes pessoas fazendo a mesma tarefa Natildeo existe um treinamento formal ou uma comunicaccedilatildeo dos procedimentos padronizados e a responsabilidade eacute deixada com o indiviacuteduo Haacute um alto grau de confianccedila no conhecimento dos indiviacuteduos e consequentemente erros podem ocorrer Niacutevel 3 Processo Definido ndash Procedimentos foram padronizados documentados e comunicados atraveacutes de treinamento Eacute mandatoacuterio que esses processos sejam seguidos no entanto possivelmente desvios natildeo seratildeo detectados Os procedimentos natildeo satildeo sofisticados mas existe a formalizaccedilatildeo das praacuteticas existentes Niacutevel 4 Gerenciado e Mensuraacutevel ndash A gerecircncia monitora e mede a aderecircncia aos procedimentos e adota accedilotildees onde os processos parecem natildeo estar funcionando muito bem Os processos estatildeo debaixo de um constante aprimoramento e fornecem boas praacuteticas Automaccedilatildeo e ferramentas satildeo utilizadas de uma maneira limitada ou fragmentada Niacutevel 5 Otimizado ndash Os processos foram refinados a um niacutevel de boas praacuteticas baseado no resultado de um contiacutenuo aprimoramento e modelagem da maturidade como outras organizaccedilotildees TI eacute utilizada como um caminho integrado para automatizar o fluxo de trabalho provendo ferramentas para aprimorar a qualidade e efetividade tornando a organizaccedilatildeo raacutepida em adaptar-se

OBJETIVOS DE NEGOacuteCIO E

DA GOVERNANCcedilA

Efetividade

Aplicaccedilotildees

Informaccedilatildeo

Infraestrutura

Pessoas

ENTREGA

E

SUPORTE

MONITORAR

E

AVALIAR

ADQUIRIR

E

IMPLEMENTAR

INFORMACcedilAtildeO

RECURSOS DE TI

C O B I TF R A M E W O R K

Eficiecircncia

Confidenciabilidade

Integridade

Disponibilidade

Conformidade

DS1 Definir e gerenciar os niacuteveis de

serviccedilos

DS2 Gerenciar os serviccedilos de terceiros

DS3 Gerenciar a capacidade e

desempenho

DS4 Garantir a continuidade dos serviccedilos

DS5 Garantir a seguranccedila dos sistemas

DS6 Identificar e alocar os custos

DS7 Educar e treinar os usuaacuterios

DS8 Gerenciar os incidentes e atendimento

a serviccedilos

DS9 Gerenciar as configuraccedilotildees e

mudanccedilas

DS10 Gerenciar os problemas

DS11 Gerenciar os dados

DS12 Gerenciar o ambiente fiacutesico

DS13 Gerenciar as operaccedilotildees

ME1 Monitorar e avaliar o desempenho

da TI

ME2 Monitorar e avaliar os controles

internos

ME3 Garantir conformidade com os

requisitos externos de regulaccedilatildeo e

leis

ME4 Disponibilizar a governanccedila de TI

PO1 Definir um plano estrateacutegico de TI

PO2 Definir a arquitetura de informaccedilatildeo

PO3 Determinar a direccedilatildeo tecnoloacutegica

PO4 Definir os processos organizaccedilatildeo e

relacionamentos da TI

PO5 Gerenciar os investimentos em TI

PO6 Comunicar os objetivos e direccedilotildees

gerenciais

PO7 Gerenciar os recursos humanos de

TI

PO8 Gerenciar a qualidade

PO9 Avaliar e gerenciar os riscos de TI

PO10 Gerenciar projetos

AI1 Identificar soluccedilotildees automatizadas

AI2 Adquirir e manter software de

aplicaccedilatildeo

AI3 Adquirir e manter infra-estrutura de

tecnologia

AI4 Habilitar a operaccedilatildeo e uso

AI5 Proporcionar recursos de TI

AI6 Gerenciar mudanccedilas

AI7 Instalar e validar as soluccedilotildees e

modificaccedilotildees

PLANEJAR E

ORGANIZAR

Confiabilidade

Framework COBIT

2007 IT Governance Institute All rights reserved wwwitgiorg

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 150

Proc 2395813

_______ Rubrica

32 Nesse sentido analisa-se cada um dos processos do domiacutenio

Planejar e Organizar (PO) do COBIT 41 frente ao encontrado durante a auditoria

PO1 - Planejamento estrateacutegico de TI - a empresa natildeo possuiacutea plano

estrateacutegico de TI somente um plano geral da empresa

PO2 - Definir a arquitetura da Informaccedilatildeo ndash para os sistemas de

informaccedilatildeo eacute necessaacuterio a criaccedilatildeo e constante atualizaccedilatildeo do modelo de

informaccedilatildeo do negoacutecio bem como a definiccedilatildeo de sistemas apropriados

para otimizar o uso dessa informaccedilatildeo O Despacho nordm 0052007ndashCODIN17

relaciona vaacuterias dificuldades e sugere que as accedilotildees tomadas levaratildeo a

otimizaccedilatildeo confiabilidade e seguranccedila dos sistemas

PO3 - Determinar as diretrizes da tecnologia - trata do direcionamento

tecnoloacutegico adotado pelos responsaacuteveis para suportar o negoacutecio Nesse

aspecto o setor de TI da empresa mostrou-se conforme documentos do

Anexo II capaz de suprir as necessidades baacutesicas para manutenccedilatildeo dos

sistemas de informaccedilatildeo da organizaccedilatildeo

PO4 - Definiccedilatildeo de processos organizaccedilatildeo e relacionamentos de TI ndash a

documentaccedilatildeo apresentada natildeo evidencia a existecircncia de comitecircs

estrateacutegicos aglutinando executivos da aacuterea de negoacutecio e de TI no

entanto haacute indiacutecios de planejamento voltado agrave manutenccedilatildeo e

desenvolvimento de sistemas ao negoacutecio e de apreciaccedilatildeo das

contrataccedilotildees relevantes de TI pela Diretoria Colegiada da Terracap

PO5 - Gerenciamento do investimento em TI ndash trata de estabelecer e

manter estrutura que contemple custos benefiacutecios prioridades

orccedilamentaacuterias mantendo com as partes interessadas diaacutelogo para

otimizaccedilatildeo dos recursos de TI Os documentos do Anexo II evidenciam

que a estrutura de TI era precaacuteria mas buscava atender na medida do

possiacutevel as necessidades de investimento da aacuterea de negoacutecio No

entanto natildeo haacute evidecircncias de que contrataccedilatildeo significativa como o

17

Anexo II Dsp005proc111001821-2006doc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 151

Proc 2395813

_______ Rubrica

licenciamento do software Oracle (ver quadro do sect 30) tenha sido

precedida de estudo adequado para o dimensionamento da soluccedilatildeo

PO6 - Comunicar metas e diretrizes gerenciais - eacute a divulgaccedilatildeo da poliacutetica

adotada e desenvolvimento de estrutura corporativa Nesse aspecto a

maior parte das comunicaccedilotildees era realizada para informar da resoluccedilatildeo de

problemas dos usuaacuterios agraves unidades demandantes18

PO7 - Gerenciamento de recursos humanos - adquirir manter e motivar a

forccedila de trabalho competente para criar serviccedilos de TI para o negoacutecio Tal

processo era de difiacutecil implementaccedilatildeo no exerciacutecio visto que a matildeo de

obra presente era em grande parte terceirizada e quanto aos servidores

da casa muitos eram ocupantes de cargos de livre nomeaccedilatildeo o que

caracteriza um quadro de alta rotatividade

PO8 - Gerenciamento da qualidade ndash a documentaccedilatildeo apresentada natildeo

registra a existecircncia de indicadores de qualidade mas no Memorando

nordm 782007-CODIN haacute indiacutecios da gestatildeo de qualidade ao solicitar linha

telefocircnica exclusiva para o controle de qualidade que ateacute entatildeo era

compartilhada com o setor de logiacutestica

PO9 - Avaliaccedilatildeo e gerenciamento de riscos ndash contempla estrateacutegias de

mitigaccedilatildeo e riscos residuais os impactos em potencial nos objetivos da

empresa causado por um evento natildeo planejado deve ser identificado

analisado e avaliado O relatoacuterio da CODIN ndash 2007 identificou diversos

riscos emergenciais quanto a estrutura de TI O Despacho 732007ndash

CODIN19 informa sobre relatoacuterio de auditoria independente que indica

vulnerabilidades no sistema SGH2000

PO10 - Gerenciamento de projetos - trata de estabelecer programa e

estrutura de gestatildeo de projeto para o gerenciamento de todos os projetos

de TI que deve incluir um plano mestre atribuiccedilatildeo de recursos definiccedilatildeo

de resultados a serem entregues aprovaccedilatildeo de usuaacuterios uma divisatildeo por

18

Anexo II - item 21

19 Anexo II Dsp073-Resp Corregedoria SGH 2000doc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 152

Proc 2395813

_______ Rubrica

fases de entrega garantia de qualidade um plano de teste formal e uma

revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo para assegurar a gestatildeo de risco do projeto e

entrega de valor ao negoacutecio A documentaccedilatildeo apresentada tratou do tema

informando a existecircncia de trecircs processos formalizados gestatildeo de

configuraccedilatildeo versionamento e gestatildeo de demandas e serviccedilos

planejamento de contrataccedilatildeo20

Causas

33 Entre 2001 e fevereiro de 2007 o gerenciamento dos sistemas

informatizados era de responsabilidade da Companhia de Planejamento do DF ndash

Codeplan21 e regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 200722

Assim a unidade de TI da jurisdicionada estava se estruturando durante o exerciacutecio

analisado sendo razoaacutevel tolerar falhas de planejamento

20

Anexo II PROCESSOS IMPLANTADOS EM 2007 E SEUS RESPONSAacuteVEISdocx

21 DESPACHO DO GOVERNADOR (DODF 2112014 paacuteg 3) Em 20 de janeiro de 2014

Referecircncia Processo 0170000632007 Interessado COMPANHIA IMOBILIAacuteRIA DE BRASIacuteLIA ndash TERRACAP Assunto APURACcedilAtildeO DE FATOS DECORRENTES DE CONTRATO FIRMADO ENTRE A TERRACAP E A CODEPLAN Acolho o entendimento exposto pelo Consultor Juriacutedico do Distrito Federal adotando suas consideraccedilotildees e fundamentos como razatildeo de decidir para instaurar Tomada de Contas Especial destinada a apurar os fatos objeto deste processo identificar eventuais responsaacuteveis por dano ao eraacuterio com sua quantificaccedilatildeo constituindo Comissatildeo especiacutefica designando ainda seus componentes a quem caberaacute a responsabilidade por executar processar instruir e relatar os trabalhos destinados agrave referida Tomada de Contas Especial Publique-se na forma de Decreto 22 Segundo o despacho nordm 62007ndashCODINPRESI (Anexo2Item 2 - Evidecircncias de Planejamento1-

Documentos Planejamento 2007DespachoDsp006corregedoriadoc) diversos problemas foram enfrentados nessa transiccedilatildeo como

empecilhos no recebimento dos programas fontes que natildeo estavam em domiacutenio da Codeplan e sim da Empresa Sapiens terceirizada pela Codeplan para prestar serviccedilos agrave Terracap

demora no atendimento as solicitaccedilotildees para liberar o acesso aos bancos de dados e entrega dos programas fontes de propriedade da Terracap

constataccedilotildees de anormalidades nos acessos as bases de dados sem exposiccedilatildeo dos motivos agrave Terracap

Bloqueio do acesso ao Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria ndash SGH2000 no periacuteodo de 01032007 a 02032007

Baixa qualidade de atendimento decorrente das poucas manutenccedilotildees evolutivas e inovaccedilotildees nos sistemas

implantaccedilatildeo do Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria -SGH2000 em 2005 por sugestatildeo da contratada em substituiccedilatildeo ao sistema da Terracap que mantinha e permaneceu mantendo em 2007 a carteira de cobranccedila de aproximadamente R$ 700 milhotildees

O Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria - SGH2000 de propriedade da firma ELOacuteGICA de Recife foi implantado na Terracap com assistecircncia pela Empresa SAPIENS sem nenhum viacutenculo legal com a Terracap que mantinha em seu poder todos os programas fontes da Terracap tanto do SGH2000 como de todos os sistemas de propriedade da Terracap

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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Proc 2395813

_______ Rubrica

22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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_______ Rubrica

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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Proc 2395813

_______ Rubrica

50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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Proc 2395813

_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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Fls 163

Proc 2395813

_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Fls 169

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_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 16: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 148

Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

30 O Anexo II (cd juntado aos autos) apresentado em atenccedilatildeo agrave

solicitaccedilatildeo de informaccedilotildees da Nota de Auditoria nordm 02239582013 (fls 4040v)

contempla as diversas contrataccedilotildees realizadas no exerciacutecio de 200714 resumidas no

quadro abaixo

31 Ademais o Anexo II conteacutem a digitalizaccedilatildeo de diversos documentos

apresentados pela jurisdicionada como evidecircncias de planejamento15 No entanto

14

Observa-se que os valores contratados satildeo superiores aos valores constantes das autorizaccedilotildees de pagamento resumidas no sect 19

15 Visando reduzir o volume de papeacuteis dos autos seratildeo impressos apenas os documentos

efetivamente mencionados no presente relatoacuterio

Descriccedilatildeo Contratada Processo Ajuste Data Vigecircncia Valor Total

Oracle (licenccedilas e suporte)MEMORA Processos

Inovadores Ltda11100130807

Contrato nordm

147200720092007 12 meses 254295130R$ 3701

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100262207

Contrato nordm

154200708102007 6 meses 136456747R$ 1986

Serviccedilos teacutecnicos

especializadosCTIS Tecnologia SA 11100073607

Contrato nordm

44200709042007 6 meses 128714190R$ 1873

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100074307

Contrato nordm

45200709042007 6 meses 84561000R$ 1231

Locaccedilatildeo de equipamentos

manutenccedilatildeo e softwares

LinkNet Tecnologia e

Telecomunicaccedilotildees Ltda11100262507

Contrato nordm

155200708102007 6 meses 63603040R$ 926

Software de Gestatildeo AsiWeb

(compras almoxarifado

patrimocircnio mobiliaacuterio)

LINK DATA - Informaacutetica e

Serviccedilos Ltda11100063807

Contrato nordm

189200713112007 12 meses 11520000R$ 168

Catracas (controle ponto e

frequecircncia 1000 funcionaacuterios)NEOKOROS BRASIL LTDA 11100209407

NFs 472 471

96605112007 - 1584110R$ 023

Manutenccedilatildeo de No-Break

Leistung Comeacutercio e

Serviccedilos de Sistemas de

Energia Ltda

11100195107Contrato nordm

216200731122007 5 meses 1572500R$ 023

Antiviacuterus (600 licenccedilas) PSN Security 11100101907 NF 235 06072007 12 meses 1560000R$ 023

Antispyware (600 licenccedilas) PSN Security 11100191207 NF 290 31102007 12 meses 1530000R$ 022

Dicionaacuterio Eletrocircnico (100

usuaacuterios)EDITORA OBJETIVA LTDA 11100101707 NE 48907 10082007 643500R$ 009

Projetor e Tela World Computer Ltda 11100286007PCM

219200715012008 - 616900R$ 009

Corel Draw (2 licenccedilas)HORA H TREIN E INF

LTDA11100197807 NE 35107 01062007 - 206800R$ 003

Raacutedios comunicadores para

teacutecnicos (8)

Util - Utilidades para o Lar

Ltda11100097807 NE 35207 16062007 - 151200R$ 002

Livro Oracle Livraria da Rodoviaacuteria 11100079007 PCM 752007 08052007 - 16700R$ 000

Total 687031817R$

Aquisiccedilotildees de Bens e Contrataccedilotildees de Serviccedilos de TI - Terracap - 2007

O planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo era formalizado Algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos adequados

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

ao se cotejar a documentaccedilatildeo apresentada com os paradigmas de maturidade16

descritos no COBIT 41 verifica-se que em 2007 o planejamento de TI da Terracap

ainda era incipiente

Fonte Control Objectives for Information and related Technology ndash COBIT 41 p 22

16 Niacutevel 0 Inexistente ndash Completa falta de um processo reconhecido A empresa nem mesmo

reconheceu que existe uma questatildeo a ser trabalhada Niacutevel 1 Inicial Ad hoc ndash Existem evidecircncias que a empresa reconheceu que existem questotildees e que precisam ser trabalhadas No entanto natildeo existe processo padronizado ao contraacuterio existem enfoques Ad Hoc que tendem a ser aplicados individualmente ou caso-a-caso O enfoque geral de gerenciamento eacute desorganizado Niacutevel 2 Repetiacutevel poreacutem Intuitivo ndash Os processos evoluiacuteram para um estaacutegio onde procedimentos similares satildeo seguidos por diferentes pessoas fazendo a mesma tarefa Natildeo existe um treinamento formal ou uma comunicaccedilatildeo dos procedimentos padronizados e a responsabilidade eacute deixada com o indiviacuteduo Haacute um alto grau de confianccedila no conhecimento dos indiviacuteduos e consequentemente erros podem ocorrer Niacutevel 3 Processo Definido ndash Procedimentos foram padronizados documentados e comunicados atraveacutes de treinamento Eacute mandatoacuterio que esses processos sejam seguidos no entanto possivelmente desvios natildeo seratildeo detectados Os procedimentos natildeo satildeo sofisticados mas existe a formalizaccedilatildeo das praacuteticas existentes Niacutevel 4 Gerenciado e Mensuraacutevel ndash A gerecircncia monitora e mede a aderecircncia aos procedimentos e adota accedilotildees onde os processos parecem natildeo estar funcionando muito bem Os processos estatildeo debaixo de um constante aprimoramento e fornecem boas praacuteticas Automaccedilatildeo e ferramentas satildeo utilizadas de uma maneira limitada ou fragmentada Niacutevel 5 Otimizado ndash Os processos foram refinados a um niacutevel de boas praacuteticas baseado no resultado de um contiacutenuo aprimoramento e modelagem da maturidade como outras organizaccedilotildees TI eacute utilizada como um caminho integrado para automatizar o fluxo de trabalho provendo ferramentas para aprimorar a qualidade e efetividade tornando a organizaccedilatildeo raacutepida em adaptar-se

OBJETIVOS DE NEGOacuteCIO E

DA GOVERNANCcedilA

Efetividade

Aplicaccedilotildees

Informaccedilatildeo

Infraestrutura

Pessoas

ENTREGA

E

SUPORTE

MONITORAR

E

AVALIAR

ADQUIRIR

E

IMPLEMENTAR

INFORMACcedilAtildeO

RECURSOS DE TI

C O B I TF R A M E W O R K

Eficiecircncia

Confidenciabilidade

Integridade

Disponibilidade

Conformidade

DS1 Definir e gerenciar os niacuteveis de

serviccedilos

DS2 Gerenciar os serviccedilos de terceiros

DS3 Gerenciar a capacidade e

desempenho

DS4 Garantir a continuidade dos serviccedilos

DS5 Garantir a seguranccedila dos sistemas

DS6 Identificar e alocar os custos

DS7 Educar e treinar os usuaacuterios

DS8 Gerenciar os incidentes e atendimento

a serviccedilos

DS9 Gerenciar as configuraccedilotildees e

mudanccedilas

DS10 Gerenciar os problemas

DS11 Gerenciar os dados

DS12 Gerenciar o ambiente fiacutesico

DS13 Gerenciar as operaccedilotildees

ME1 Monitorar e avaliar o desempenho

da TI

ME2 Monitorar e avaliar os controles

internos

ME3 Garantir conformidade com os

requisitos externos de regulaccedilatildeo e

leis

ME4 Disponibilizar a governanccedila de TI

PO1 Definir um plano estrateacutegico de TI

PO2 Definir a arquitetura de informaccedilatildeo

PO3 Determinar a direccedilatildeo tecnoloacutegica

PO4 Definir os processos organizaccedilatildeo e

relacionamentos da TI

PO5 Gerenciar os investimentos em TI

PO6 Comunicar os objetivos e direccedilotildees

gerenciais

PO7 Gerenciar os recursos humanos de

TI

PO8 Gerenciar a qualidade

PO9 Avaliar e gerenciar os riscos de TI

PO10 Gerenciar projetos

AI1 Identificar soluccedilotildees automatizadas

AI2 Adquirir e manter software de

aplicaccedilatildeo

AI3 Adquirir e manter infra-estrutura de

tecnologia

AI4 Habilitar a operaccedilatildeo e uso

AI5 Proporcionar recursos de TI

AI6 Gerenciar mudanccedilas

AI7 Instalar e validar as soluccedilotildees e

modificaccedilotildees

PLANEJAR E

ORGANIZAR

Confiabilidade

Framework COBIT

2007 IT Governance Institute All rights reserved wwwitgiorg

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 150

Proc 2395813

_______ Rubrica

32 Nesse sentido analisa-se cada um dos processos do domiacutenio

Planejar e Organizar (PO) do COBIT 41 frente ao encontrado durante a auditoria

PO1 - Planejamento estrateacutegico de TI - a empresa natildeo possuiacutea plano

estrateacutegico de TI somente um plano geral da empresa

PO2 - Definir a arquitetura da Informaccedilatildeo ndash para os sistemas de

informaccedilatildeo eacute necessaacuterio a criaccedilatildeo e constante atualizaccedilatildeo do modelo de

informaccedilatildeo do negoacutecio bem como a definiccedilatildeo de sistemas apropriados

para otimizar o uso dessa informaccedilatildeo O Despacho nordm 0052007ndashCODIN17

relaciona vaacuterias dificuldades e sugere que as accedilotildees tomadas levaratildeo a

otimizaccedilatildeo confiabilidade e seguranccedila dos sistemas

PO3 - Determinar as diretrizes da tecnologia - trata do direcionamento

tecnoloacutegico adotado pelos responsaacuteveis para suportar o negoacutecio Nesse

aspecto o setor de TI da empresa mostrou-se conforme documentos do

Anexo II capaz de suprir as necessidades baacutesicas para manutenccedilatildeo dos

sistemas de informaccedilatildeo da organizaccedilatildeo

PO4 - Definiccedilatildeo de processos organizaccedilatildeo e relacionamentos de TI ndash a

documentaccedilatildeo apresentada natildeo evidencia a existecircncia de comitecircs

estrateacutegicos aglutinando executivos da aacuterea de negoacutecio e de TI no

entanto haacute indiacutecios de planejamento voltado agrave manutenccedilatildeo e

desenvolvimento de sistemas ao negoacutecio e de apreciaccedilatildeo das

contrataccedilotildees relevantes de TI pela Diretoria Colegiada da Terracap

PO5 - Gerenciamento do investimento em TI ndash trata de estabelecer e

manter estrutura que contemple custos benefiacutecios prioridades

orccedilamentaacuterias mantendo com as partes interessadas diaacutelogo para

otimizaccedilatildeo dos recursos de TI Os documentos do Anexo II evidenciam

que a estrutura de TI era precaacuteria mas buscava atender na medida do

possiacutevel as necessidades de investimento da aacuterea de negoacutecio No

entanto natildeo haacute evidecircncias de que contrataccedilatildeo significativa como o

17

Anexo II Dsp005proc111001821-2006doc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 151

Proc 2395813

_______ Rubrica

licenciamento do software Oracle (ver quadro do sect 30) tenha sido

precedida de estudo adequado para o dimensionamento da soluccedilatildeo

PO6 - Comunicar metas e diretrizes gerenciais - eacute a divulgaccedilatildeo da poliacutetica

adotada e desenvolvimento de estrutura corporativa Nesse aspecto a

maior parte das comunicaccedilotildees era realizada para informar da resoluccedilatildeo de

problemas dos usuaacuterios agraves unidades demandantes18

PO7 - Gerenciamento de recursos humanos - adquirir manter e motivar a

forccedila de trabalho competente para criar serviccedilos de TI para o negoacutecio Tal

processo era de difiacutecil implementaccedilatildeo no exerciacutecio visto que a matildeo de

obra presente era em grande parte terceirizada e quanto aos servidores

da casa muitos eram ocupantes de cargos de livre nomeaccedilatildeo o que

caracteriza um quadro de alta rotatividade

PO8 - Gerenciamento da qualidade ndash a documentaccedilatildeo apresentada natildeo

registra a existecircncia de indicadores de qualidade mas no Memorando

nordm 782007-CODIN haacute indiacutecios da gestatildeo de qualidade ao solicitar linha

telefocircnica exclusiva para o controle de qualidade que ateacute entatildeo era

compartilhada com o setor de logiacutestica

PO9 - Avaliaccedilatildeo e gerenciamento de riscos ndash contempla estrateacutegias de

mitigaccedilatildeo e riscos residuais os impactos em potencial nos objetivos da

empresa causado por um evento natildeo planejado deve ser identificado

analisado e avaliado O relatoacuterio da CODIN ndash 2007 identificou diversos

riscos emergenciais quanto a estrutura de TI O Despacho 732007ndash

CODIN19 informa sobre relatoacuterio de auditoria independente que indica

vulnerabilidades no sistema SGH2000

PO10 - Gerenciamento de projetos - trata de estabelecer programa e

estrutura de gestatildeo de projeto para o gerenciamento de todos os projetos

de TI que deve incluir um plano mestre atribuiccedilatildeo de recursos definiccedilatildeo

de resultados a serem entregues aprovaccedilatildeo de usuaacuterios uma divisatildeo por

18

Anexo II - item 21

19 Anexo II Dsp073-Resp Corregedoria SGH 2000doc

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fases de entrega garantia de qualidade um plano de teste formal e uma

revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo para assegurar a gestatildeo de risco do projeto e

entrega de valor ao negoacutecio A documentaccedilatildeo apresentada tratou do tema

informando a existecircncia de trecircs processos formalizados gestatildeo de

configuraccedilatildeo versionamento e gestatildeo de demandas e serviccedilos

planejamento de contrataccedilatildeo20

Causas

33 Entre 2001 e fevereiro de 2007 o gerenciamento dos sistemas

informatizados era de responsabilidade da Companhia de Planejamento do DF ndash

Codeplan21 e regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 200722

Assim a unidade de TI da jurisdicionada estava se estruturando durante o exerciacutecio

analisado sendo razoaacutevel tolerar falhas de planejamento

20

Anexo II PROCESSOS IMPLANTADOS EM 2007 E SEUS RESPONSAacuteVEISdocx

21 DESPACHO DO GOVERNADOR (DODF 2112014 paacuteg 3) Em 20 de janeiro de 2014

Referecircncia Processo 0170000632007 Interessado COMPANHIA IMOBILIAacuteRIA DE BRASIacuteLIA ndash TERRACAP Assunto APURACcedilAtildeO DE FATOS DECORRENTES DE CONTRATO FIRMADO ENTRE A TERRACAP E A CODEPLAN Acolho o entendimento exposto pelo Consultor Juriacutedico do Distrito Federal adotando suas consideraccedilotildees e fundamentos como razatildeo de decidir para instaurar Tomada de Contas Especial destinada a apurar os fatos objeto deste processo identificar eventuais responsaacuteveis por dano ao eraacuterio com sua quantificaccedilatildeo constituindo Comissatildeo especiacutefica designando ainda seus componentes a quem caberaacute a responsabilidade por executar processar instruir e relatar os trabalhos destinados agrave referida Tomada de Contas Especial Publique-se na forma de Decreto 22 Segundo o despacho nordm 62007ndashCODINPRESI (Anexo2Item 2 - Evidecircncias de Planejamento1-

Documentos Planejamento 2007DespachoDsp006corregedoriadoc) diversos problemas foram enfrentados nessa transiccedilatildeo como

empecilhos no recebimento dos programas fontes que natildeo estavam em domiacutenio da Codeplan e sim da Empresa Sapiens terceirizada pela Codeplan para prestar serviccedilos agrave Terracap

demora no atendimento as solicitaccedilotildees para liberar o acesso aos bancos de dados e entrega dos programas fontes de propriedade da Terracap

constataccedilotildees de anormalidades nos acessos as bases de dados sem exposiccedilatildeo dos motivos agrave Terracap

Bloqueio do acesso ao Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria ndash SGH2000 no periacuteodo de 01032007 a 02032007

Baixa qualidade de atendimento decorrente das poucas manutenccedilotildees evolutivas e inovaccedilotildees nos sistemas

implantaccedilatildeo do Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria -SGH2000 em 2005 por sugestatildeo da contratada em substituiccedilatildeo ao sistema da Terracap que mantinha e permaneceu mantendo em 2007 a carteira de cobranccedila de aproximadamente R$ 700 milhotildees

O Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria - SGH2000 de propriedade da firma ELOacuteGICA de Recife foi implantado na Terracap com assistecircncia pela Empresa SAPIENS sem nenhum viacutenculo legal com a Terracap que mantinha em seu poder todos os programas fontes da Terracap tanto do SGH2000 como de todos os sistemas de propriedade da Terracap

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Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

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para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Fls 176

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 17: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 149

Proc 2395813

_______ Rubrica

ao se cotejar a documentaccedilatildeo apresentada com os paradigmas de maturidade16

descritos no COBIT 41 verifica-se que em 2007 o planejamento de TI da Terracap

ainda era incipiente

Fonte Control Objectives for Information and related Technology ndash COBIT 41 p 22

16 Niacutevel 0 Inexistente ndash Completa falta de um processo reconhecido A empresa nem mesmo

reconheceu que existe uma questatildeo a ser trabalhada Niacutevel 1 Inicial Ad hoc ndash Existem evidecircncias que a empresa reconheceu que existem questotildees e que precisam ser trabalhadas No entanto natildeo existe processo padronizado ao contraacuterio existem enfoques Ad Hoc que tendem a ser aplicados individualmente ou caso-a-caso O enfoque geral de gerenciamento eacute desorganizado Niacutevel 2 Repetiacutevel poreacutem Intuitivo ndash Os processos evoluiacuteram para um estaacutegio onde procedimentos similares satildeo seguidos por diferentes pessoas fazendo a mesma tarefa Natildeo existe um treinamento formal ou uma comunicaccedilatildeo dos procedimentos padronizados e a responsabilidade eacute deixada com o indiviacuteduo Haacute um alto grau de confianccedila no conhecimento dos indiviacuteduos e consequentemente erros podem ocorrer Niacutevel 3 Processo Definido ndash Procedimentos foram padronizados documentados e comunicados atraveacutes de treinamento Eacute mandatoacuterio que esses processos sejam seguidos no entanto possivelmente desvios natildeo seratildeo detectados Os procedimentos natildeo satildeo sofisticados mas existe a formalizaccedilatildeo das praacuteticas existentes Niacutevel 4 Gerenciado e Mensuraacutevel ndash A gerecircncia monitora e mede a aderecircncia aos procedimentos e adota accedilotildees onde os processos parecem natildeo estar funcionando muito bem Os processos estatildeo debaixo de um constante aprimoramento e fornecem boas praacuteticas Automaccedilatildeo e ferramentas satildeo utilizadas de uma maneira limitada ou fragmentada Niacutevel 5 Otimizado ndash Os processos foram refinados a um niacutevel de boas praacuteticas baseado no resultado de um contiacutenuo aprimoramento e modelagem da maturidade como outras organizaccedilotildees TI eacute utilizada como um caminho integrado para automatizar o fluxo de trabalho provendo ferramentas para aprimorar a qualidade e efetividade tornando a organizaccedilatildeo raacutepida em adaptar-se

OBJETIVOS DE NEGOacuteCIO E

DA GOVERNANCcedilA

Efetividade

Aplicaccedilotildees

Informaccedilatildeo

Infraestrutura

Pessoas

ENTREGA

E

SUPORTE

MONITORAR

E

AVALIAR

ADQUIRIR

E

IMPLEMENTAR

INFORMACcedilAtildeO

RECURSOS DE TI

C O B I TF R A M E W O R K

Eficiecircncia

Confidenciabilidade

Integridade

Disponibilidade

Conformidade

DS1 Definir e gerenciar os niacuteveis de

serviccedilos

DS2 Gerenciar os serviccedilos de terceiros

DS3 Gerenciar a capacidade e

desempenho

DS4 Garantir a continuidade dos serviccedilos

DS5 Garantir a seguranccedila dos sistemas

DS6 Identificar e alocar os custos

DS7 Educar e treinar os usuaacuterios

DS8 Gerenciar os incidentes e atendimento

a serviccedilos

DS9 Gerenciar as configuraccedilotildees e

mudanccedilas

DS10 Gerenciar os problemas

DS11 Gerenciar os dados

DS12 Gerenciar o ambiente fiacutesico

DS13 Gerenciar as operaccedilotildees

ME1 Monitorar e avaliar o desempenho

da TI

ME2 Monitorar e avaliar os controles

internos

ME3 Garantir conformidade com os

requisitos externos de regulaccedilatildeo e

leis

ME4 Disponibilizar a governanccedila de TI

PO1 Definir um plano estrateacutegico de TI

PO2 Definir a arquitetura de informaccedilatildeo

PO3 Determinar a direccedilatildeo tecnoloacutegica

PO4 Definir os processos organizaccedilatildeo e

relacionamentos da TI

PO5 Gerenciar os investimentos em TI

PO6 Comunicar os objetivos e direccedilotildees

gerenciais

PO7 Gerenciar os recursos humanos de

TI

PO8 Gerenciar a qualidade

PO9 Avaliar e gerenciar os riscos de TI

PO10 Gerenciar projetos

AI1 Identificar soluccedilotildees automatizadas

AI2 Adquirir e manter software de

aplicaccedilatildeo

AI3 Adquirir e manter infra-estrutura de

tecnologia

AI4 Habilitar a operaccedilatildeo e uso

AI5 Proporcionar recursos de TI

AI6 Gerenciar mudanccedilas

AI7 Instalar e validar as soluccedilotildees e

modificaccedilotildees

PLANEJAR E

ORGANIZAR

Confiabilidade

Framework COBIT

2007 IT Governance Institute All rights reserved wwwitgiorg

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 150

Proc 2395813

_______ Rubrica

32 Nesse sentido analisa-se cada um dos processos do domiacutenio

Planejar e Organizar (PO) do COBIT 41 frente ao encontrado durante a auditoria

PO1 - Planejamento estrateacutegico de TI - a empresa natildeo possuiacutea plano

estrateacutegico de TI somente um plano geral da empresa

PO2 - Definir a arquitetura da Informaccedilatildeo ndash para os sistemas de

informaccedilatildeo eacute necessaacuterio a criaccedilatildeo e constante atualizaccedilatildeo do modelo de

informaccedilatildeo do negoacutecio bem como a definiccedilatildeo de sistemas apropriados

para otimizar o uso dessa informaccedilatildeo O Despacho nordm 0052007ndashCODIN17

relaciona vaacuterias dificuldades e sugere que as accedilotildees tomadas levaratildeo a

otimizaccedilatildeo confiabilidade e seguranccedila dos sistemas

PO3 - Determinar as diretrizes da tecnologia - trata do direcionamento

tecnoloacutegico adotado pelos responsaacuteveis para suportar o negoacutecio Nesse

aspecto o setor de TI da empresa mostrou-se conforme documentos do

Anexo II capaz de suprir as necessidades baacutesicas para manutenccedilatildeo dos

sistemas de informaccedilatildeo da organizaccedilatildeo

PO4 - Definiccedilatildeo de processos organizaccedilatildeo e relacionamentos de TI ndash a

documentaccedilatildeo apresentada natildeo evidencia a existecircncia de comitecircs

estrateacutegicos aglutinando executivos da aacuterea de negoacutecio e de TI no

entanto haacute indiacutecios de planejamento voltado agrave manutenccedilatildeo e

desenvolvimento de sistemas ao negoacutecio e de apreciaccedilatildeo das

contrataccedilotildees relevantes de TI pela Diretoria Colegiada da Terracap

PO5 - Gerenciamento do investimento em TI ndash trata de estabelecer e

manter estrutura que contemple custos benefiacutecios prioridades

orccedilamentaacuterias mantendo com as partes interessadas diaacutelogo para

otimizaccedilatildeo dos recursos de TI Os documentos do Anexo II evidenciam

que a estrutura de TI era precaacuteria mas buscava atender na medida do

possiacutevel as necessidades de investimento da aacuterea de negoacutecio No

entanto natildeo haacute evidecircncias de que contrataccedilatildeo significativa como o

17

Anexo II Dsp005proc111001821-2006doc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

licenciamento do software Oracle (ver quadro do sect 30) tenha sido

precedida de estudo adequado para o dimensionamento da soluccedilatildeo

PO6 - Comunicar metas e diretrizes gerenciais - eacute a divulgaccedilatildeo da poliacutetica

adotada e desenvolvimento de estrutura corporativa Nesse aspecto a

maior parte das comunicaccedilotildees era realizada para informar da resoluccedilatildeo de

problemas dos usuaacuterios agraves unidades demandantes18

PO7 - Gerenciamento de recursos humanos - adquirir manter e motivar a

forccedila de trabalho competente para criar serviccedilos de TI para o negoacutecio Tal

processo era de difiacutecil implementaccedilatildeo no exerciacutecio visto que a matildeo de

obra presente era em grande parte terceirizada e quanto aos servidores

da casa muitos eram ocupantes de cargos de livre nomeaccedilatildeo o que

caracteriza um quadro de alta rotatividade

PO8 - Gerenciamento da qualidade ndash a documentaccedilatildeo apresentada natildeo

registra a existecircncia de indicadores de qualidade mas no Memorando

nordm 782007-CODIN haacute indiacutecios da gestatildeo de qualidade ao solicitar linha

telefocircnica exclusiva para o controle de qualidade que ateacute entatildeo era

compartilhada com o setor de logiacutestica

PO9 - Avaliaccedilatildeo e gerenciamento de riscos ndash contempla estrateacutegias de

mitigaccedilatildeo e riscos residuais os impactos em potencial nos objetivos da

empresa causado por um evento natildeo planejado deve ser identificado

analisado e avaliado O relatoacuterio da CODIN ndash 2007 identificou diversos

riscos emergenciais quanto a estrutura de TI O Despacho 732007ndash

CODIN19 informa sobre relatoacuterio de auditoria independente que indica

vulnerabilidades no sistema SGH2000

PO10 - Gerenciamento de projetos - trata de estabelecer programa e

estrutura de gestatildeo de projeto para o gerenciamento de todos os projetos

de TI que deve incluir um plano mestre atribuiccedilatildeo de recursos definiccedilatildeo

de resultados a serem entregues aprovaccedilatildeo de usuaacuterios uma divisatildeo por

18

Anexo II - item 21

19 Anexo II Dsp073-Resp Corregedoria SGH 2000doc

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Fls 152

Proc 2395813

_______ Rubrica

fases de entrega garantia de qualidade um plano de teste formal e uma

revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo para assegurar a gestatildeo de risco do projeto e

entrega de valor ao negoacutecio A documentaccedilatildeo apresentada tratou do tema

informando a existecircncia de trecircs processos formalizados gestatildeo de

configuraccedilatildeo versionamento e gestatildeo de demandas e serviccedilos

planejamento de contrataccedilatildeo20

Causas

33 Entre 2001 e fevereiro de 2007 o gerenciamento dos sistemas

informatizados era de responsabilidade da Companhia de Planejamento do DF ndash

Codeplan21 e regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 200722

Assim a unidade de TI da jurisdicionada estava se estruturando durante o exerciacutecio

analisado sendo razoaacutevel tolerar falhas de planejamento

20

Anexo II PROCESSOS IMPLANTADOS EM 2007 E SEUS RESPONSAacuteVEISdocx

21 DESPACHO DO GOVERNADOR (DODF 2112014 paacuteg 3) Em 20 de janeiro de 2014

Referecircncia Processo 0170000632007 Interessado COMPANHIA IMOBILIAacuteRIA DE BRASIacuteLIA ndash TERRACAP Assunto APURACcedilAtildeO DE FATOS DECORRENTES DE CONTRATO FIRMADO ENTRE A TERRACAP E A CODEPLAN Acolho o entendimento exposto pelo Consultor Juriacutedico do Distrito Federal adotando suas consideraccedilotildees e fundamentos como razatildeo de decidir para instaurar Tomada de Contas Especial destinada a apurar os fatos objeto deste processo identificar eventuais responsaacuteveis por dano ao eraacuterio com sua quantificaccedilatildeo constituindo Comissatildeo especiacutefica designando ainda seus componentes a quem caberaacute a responsabilidade por executar processar instruir e relatar os trabalhos destinados agrave referida Tomada de Contas Especial Publique-se na forma de Decreto 22 Segundo o despacho nordm 62007ndashCODINPRESI (Anexo2Item 2 - Evidecircncias de Planejamento1-

Documentos Planejamento 2007DespachoDsp006corregedoriadoc) diversos problemas foram enfrentados nessa transiccedilatildeo como

empecilhos no recebimento dos programas fontes que natildeo estavam em domiacutenio da Codeplan e sim da Empresa Sapiens terceirizada pela Codeplan para prestar serviccedilos agrave Terracap

demora no atendimento as solicitaccedilotildees para liberar o acesso aos bancos de dados e entrega dos programas fontes de propriedade da Terracap

constataccedilotildees de anormalidades nos acessos as bases de dados sem exposiccedilatildeo dos motivos agrave Terracap

Bloqueio do acesso ao Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria ndash SGH2000 no periacuteodo de 01032007 a 02032007

Baixa qualidade de atendimento decorrente das poucas manutenccedilotildees evolutivas e inovaccedilotildees nos sistemas

implantaccedilatildeo do Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria -SGH2000 em 2005 por sugestatildeo da contratada em substituiccedilatildeo ao sistema da Terracap que mantinha e permaneceu mantendo em 2007 a carteira de cobranccedila de aproximadamente R$ 700 milhotildees

O Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria - SGH2000 de propriedade da firma ELOacuteGICA de Recife foi implantado na Terracap com assistecircncia pela Empresa SAPIENS sem nenhum viacutenculo legal com a Terracap que mantinha em seu poder todos os programas fontes da Terracap tanto do SGH2000 como de todos os sistemas de propriedade da Terracap

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Fls 153

Proc 2395813

_______ Rubrica

Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

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Fls 155

Proc 2395813

_______ Rubrica

para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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Fls 156

Proc 2395813

_______ Rubrica

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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Fls 157

Proc 2395813

_______ Rubrica

50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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Fls 158

Proc 2395813

_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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Fls 160

Proc 2395813

_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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Fls 161

Proc 2395813

_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

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_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

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_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 18: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 150

Proc 2395813

_______ Rubrica

32 Nesse sentido analisa-se cada um dos processos do domiacutenio

Planejar e Organizar (PO) do COBIT 41 frente ao encontrado durante a auditoria

PO1 - Planejamento estrateacutegico de TI - a empresa natildeo possuiacutea plano

estrateacutegico de TI somente um plano geral da empresa

PO2 - Definir a arquitetura da Informaccedilatildeo ndash para os sistemas de

informaccedilatildeo eacute necessaacuterio a criaccedilatildeo e constante atualizaccedilatildeo do modelo de

informaccedilatildeo do negoacutecio bem como a definiccedilatildeo de sistemas apropriados

para otimizar o uso dessa informaccedilatildeo O Despacho nordm 0052007ndashCODIN17

relaciona vaacuterias dificuldades e sugere que as accedilotildees tomadas levaratildeo a

otimizaccedilatildeo confiabilidade e seguranccedila dos sistemas

PO3 - Determinar as diretrizes da tecnologia - trata do direcionamento

tecnoloacutegico adotado pelos responsaacuteveis para suportar o negoacutecio Nesse

aspecto o setor de TI da empresa mostrou-se conforme documentos do

Anexo II capaz de suprir as necessidades baacutesicas para manutenccedilatildeo dos

sistemas de informaccedilatildeo da organizaccedilatildeo

PO4 - Definiccedilatildeo de processos organizaccedilatildeo e relacionamentos de TI ndash a

documentaccedilatildeo apresentada natildeo evidencia a existecircncia de comitecircs

estrateacutegicos aglutinando executivos da aacuterea de negoacutecio e de TI no

entanto haacute indiacutecios de planejamento voltado agrave manutenccedilatildeo e

desenvolvimento de sistemas ao negoacutecio e de apreciaccedilatildeo das

contrataccedilotildees relevantes de TI pela Diretoria Colegiada da Terracap

PO5 - Gerenciamento do investimento em TI ndash trata de estabelecer e

manter estrutura que contemple custos benefiacutecios prioridades

orccedilamentaacuterias mantendo com as partes interessadas diaacutelogo para

otimizaccedilatildeo dos recursos de TI Os documentos do Anexo II evidenciam

que a estrutura de TI era precaacuteria mas buscava atender na medida do

possiacutevel as necessidades de investimento da aacuterea de negoacutecio No

entanto natildeo haacute evidecircncias de que contrataccedilatildeo significativa como o

17

Anexo II Dsp005proc111001821-2006doc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

licenciamento do software Oracle (ver quadro do sect 30) tenha sido

precedida de estudo adequado para o dimensionamento da soluccedilatildeo

PO6 - Comunicar metas e diretrizes gerenciais - eacute a divulgaccedilatildeo da poliacutetica

adotada e desenvolvimento de estrutura corporativa Nesse aspecto a

maior parte das comunicaccedilotildees era realizada para informar da resoluccedilatildeo de

problemas dos usuaacuterios agraves unidades demandantes18

PO7 - Gerenciamento de recursos humanos - adquirir manter e motivar a

forccedila de trabalho competente para criar serviccedilos de TI para o negoacutecio Tal

processo era de difiacutecil implementaccedilatildeo no exerciacutecio visto que a matildeo de

obra presente era em grande parte terceirizada e quanto aos servidores

da casa muitos eram ocupantes de cargos de livre nomeaccedilatildeo o que

caracteriza um quadro de alta rotatividade

PO8 - Gerenciamento da qualidade ndash a documentaccedilatildeo apresentada natildeo

registra a existecircncia de indicadores de qualidade mas no Memorando

nordm 782007-CODIN haacute indiacutecios da gestatildeo de qualidade ao solicitar linha

telefocircnica exclusiva para o controle de qualidade que ateacute entatildeo era

compartilhada com o setor de logiacutestica

PO9 - Avaliaccedilatildeo e gerenciamento de riscos ndash contempla estrateacutegias de

mitigaccedilatildeo e riscos residuais os impactos em potencial nos objetivos da

empresa causado por um evento natildeo planejado deve ser identificado

analisado e avaliado O relatoacuterio da CODIN ndash 2007 identificou diversos

riscos emergenciais quanto a estrutura de TI O Despacho 732007ndash

CODIN19 informa sobre relatoacuterio de auditoria independente que indica

vulnerabilidades no sistema SGH2000

PO10 - Gerenciamento de projetos - trata de estabelecer programa e

estrutura de gestatildeo de projeto para o gerenciamento de todos os projetos

de TI que deve incluir um plano mestre atribuiccedilatildeo de recursos definiccedilatildeo

de resultados a serem entregues aprovaccedilatildeo de usuaacuterios uma divisatildeo por

18

Anexo II - item 21

19 Anexo II Dsp073-Resp Corregedoria SGH 2000doc

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Fls 152

Proc 2395813

_______ Rubrica

fases de entrega garantia de qualidade um plano de teste formal e uma

revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo para assegurar a gestatildeo de risco do projeto e

entrega de valor ao negoacutecio A documentaccedilatildeo apresentada tratou do tema

informando a existecircncia de trecircs processos formalizados gestatildeo de

configuraccedilatildeo versionamento e gestatildeo de demandas e serviccedilos

planejamento de contrataccedilatildeo20

Causas

33 Entre 2001 e fevereiro de 2007 o gerenciamento dos sistemas

informatizados era de responsabilidade da Companhia de Planejamento do DF ndash

Codeplan21 e regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 200722

Assim a unidade de TI da jurisdicionada estava se estruturando durante o exerciacutecio

analisado sendo razoaacutevel tolerar falhas de planejamento

20

Anexo II PROCESSOS IMPLANTADOS EM 2007 E SEUS RESPONSAacuteVEISdocx

21 DESPACHO DO GOVERNADOR (DODF 2112014 paacuteg 3) Em 20 de janeiro de 2014

Referecircncia Processo 0170000632007 Interessado COMPANHIA IMOBILIAacuteRIA DE BRASIacuteLIA ndash TERRACAP Assunto APURACcedilAtildeO DE FATOS DECORRENTES DE CONTRATO FIRMADO ENTRE A TERRACAP E A CODEPLAN Acolho o entendimento exposto pelo Consultor Juriacutedico do Distrito Federal adotando suas consideraccedilotildees e fundamentos como razatildeo de decidir para instaurar Tomada de Contas Especial destinada a apurar os fatos objeto deste processo identificar eventuais responsaacuteveis por dano ao eraacuterio com sua quantificaccedilatildeo constituindo Comissatildeo especiacutefica designando ainda seus componentes a quem caberaacute a responsabilidade por executar processar instruir e relatar os trabalhos destinados agrave referida Tomada de Contas Especial Publique-se na forma de Decreto 22 Segundo o despacho nordm 62007ndashCODINPRESI (Anexo2Item 2 - Evidecircncias de Planejamento1-

Documentos Planejamento 2007DespachoDsp006corregedoriadoc) diversos problemas foram enfrentados nessa transiccedilatildeo como

empecilhos no recebimento dos programas fontes que natildeo estavam em domiacutenio da Codeplan e sim da Empresa Sapiens terceirizada pela Codeplan para prestar serviccedilos agrave Terracap

demora no atendimento as solicitaccedilotildees para liberar o acesso aos bancos de dados e entrega dos programas fontes de propriedade da Terracap

constataccedilotildees de anormalidades nos acessos as bases de dados sem exposiccedilatildeo dos motivos agrave Terracap

Bloqueio do acesso ao Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria ndash SGH2000 no periacuteodo de 01032007 a 02032007

Baixa qualidade de atendimento decorrente das poucas manutenccedilotildees evolutivas e inovaccedilotildees nos sistemas

implantaccedilatildeo do Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria -SGH2000 em 2005 por sugestatildeo da contratada em substituiccedilatildeo ao sistema da Terracap que mantinha e permaneceu mantendo em 2007 a carteira de cobranccedila de aproximadamente R$ 700 milhotildees

O Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria - SGH2000 de propriedade da firma ELOacuteGICA de Recife foi implantado na Terracap com assistecircncia pela Empresa SAPIENS sem nenhum viacutenculo legal com a Terracap que mantinha em seu poder todos os programas fontes da Terracap tanto do SGH2000 como de todos os sistemas de propriedade da Terracap

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 153

Proc 2395813

_______ Rubrica

Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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Proc 2395813

_______ Rubrica

22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 155

Proc 2395813

_______ Rubrica

para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 156

Proc 2395813

_______ Rubrica

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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_______ Rubrica

50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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Proc 2395813

_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Fls 169

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_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Fls 172

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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Fls 173

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_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

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_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

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TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

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137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 19: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Proc 2395813

_______ Rubrica

licenciamento do software Oracle (ver quadro do sect 30) tenha sido

precedida de estudo adequado para o dimensionamento da soluccedilatildeo

PO6 - Comunicar metas e diretrizes gerenciais - eacute a divulgaccedilatildeo da poliacutetica

adotada e desenvolvimento de estrutura corporativa Nesse aspecto a

maior parte das comunicaccedilotildees era realizada para informar da resoluccedilatildeo de

problemas dos usuaacuterios agraves unidades demandantes18

PO7 - Gerenciamento de recursos humanos - adquirir manter e motivar a

forccedila de trabalho competente para criar serviccedilos de TI para o negoacutecio Tal

processo era de difiacutecil implementaccedilatildeo no exerciacutecio visto que a matildeo de

obra presente era em grande parte terceirizada e quanto aos servidores

da casa muitos eram ocupantes de cargos de livre nomeaccedilatildeo o que

caracteriza um quadro de alta rotatividade

PO8 - Gerenciamento da qualidade ndash a documentaccedilatildeo apresentada natildeo

registra a existecircncia de indicadores de qualidade mas no Memorando

nordm 782007-CODIN haacute indiacutecios da gestatildeo de qualidade ao solicitar linha

telefocircnica exclusiva para o controle de qualidade que ateacute entatildeo era

compartilhada com o setor de logiacutestica

PO9 - Avaliaccedilatildeo e gerenciamento de riscos ndash contempla estrateacutegias de

mitigaccedilatildeo e riscos residuais os impactos em potencial nos objetivos da

empresa causado por um evento natildeo planejado deve ser identificado

analisado e avaliado O relatoacuterio da CODIN ndash 2007 identificou diversos

riscos emergenciais quanto a estrutura de TI O Despacho 732007ndash

CODIN19 informa sobre relatoacuterio de auditoria independente que indica

vulnerabilidades no sistema SGH2000

PO10 - Gerenciamento de projetos - trata de estabelecer programa e

estrutura de gestatildeo de projeto para o gerenciamento de todos os projetos

de TI que deve incluir um plano mestre atribuiccedilatildeo de recursos definiccedilatildeo

de resultados a serem entregues aprovaccedilatildeo de usuaacuterios uma divisatildeo por

18

Anexo II - item 21

19 Anexo II Dsp073-Resp Corregedoria SGH 2000doc

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_______ Rubrica

fases de entrega garantia de qualidade um plano de teste formal e uma

revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo para assegurar a gestatildeo de risco do projeto e

entrega de valor ao negoacutecio A documentaccedilatildeo apresentada tratou do tema

informando a existecircncia de trecircs processos formalizados gestatildeo de

configuraccedilatildeo versionamento e gestatildeo de demandas e serviccedilos

planejamento de contrataccedilatildeo20

Causas

33 Entre 2001 e fevereiro de 2007 o gerenciamento dos sistemas

informatizados era de responsabilidade da Companhia de Planejamento do DF ndash

Codeplan21 e regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 200722

Assim a unidade de TI da jurisdicionada estava se estruturando durante o exerciacutecio

analisado sendo razoaacutevel tolerar falhas de planejamento

20

Anexo II PROCESSOS IMPLANTADOS EM 2007 E SEUS RESPONSAacuteVEISdocx

21 DESPACHO DO GOVERNADOR (DODF 2112014 paacuteg 3) Em 20 de janeiro de 2014

Referecircncia Processo 0170000632007 Interessado COMPANHIA IMOBILIAacuteRIA DE BRASIacuteLIA ndash TERRACAP Assunto APURACcedilAtildeO DE FATOS DECORRENTES DE CONTRATO FIRMADO ENTRE A TERRACAP E A CODEPLAN Acolho o entendimento exposto pelo Consultor Juriacutedico do Distrito Federal adotando suas consideraccedilotildees e fundamentos como razatildeo de decidir para instaurar Tomada de Contas Especial destinada a apurar os fatos objeto deste processo identificar eventuais responsaacuteveis por dano ao eraacuterio com sua quantificaccedilatildeo constituindo Comissatildeo especiacutefica designando ainda seus componentes a quem caberaacute a responsabilidade por executar processar instruir e relatar os trabalhos destinados agrave referida Tomada de Contas Especial Publique-se na forma de Decreto 22 Segundo o despacho nordm 62007ndashCODINPRESI (Anexo2Item 2 - Evidecircncias de Planejamento1-

Documentos Planejamento 2007DespachoDsp006corregedoriadoc) diversos problemas foram enfrentados nessa transiccedilatildeo como

empecilhos no recebimento dos programas fontes que natildeo estavam em domiacutenio da Codeplan e sim da Empresa Sapiens terceirizada pela Codeplan para prestar serviccedilos agrave Terracap

demora no atendimento as solicitaccedilotildees para liberar o acesso aos bancos de dados e entrega dos programas fontes de propriedade da Terracap

constataccedilotildees de anormalidades nos acessos as bases de dados sem exposiccedilatildeo dos motivos agrave Terracap

Bloqueio do acesso ao Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria ndash SGH2000 no periacuteodo de 01032007 a 02032007

Baixa qualidade de atendimento decorrente das poucas manutenccedilotildees evolutivas e inovaccedilotildees nos sistemas

implantaccedilatildeo do Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria -SGH2000 em 2005 por sugestatildeo da contratada em substituiccedilatildeo ao sistema da Terracap que mantinha e permaneceu mantendo em 2007 a carteira de cobranccedila de aproximadamente R$ 700 milhotildees

O Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria - SGH2000 de propriedade da firma ELOacuteGICA de Recife foi implantado na Terracap com assistecircncia pela Empresa SAPIENS sem nenhum viacutenculo legal com a Terracap que mantinha em seu poder todos os programas fontes da Terracap tanto do SGH2000 como de todos os sistemas de propriedade da Terracap

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

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_______ Rubrica

para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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Proc 2395813

_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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Proc 2395813

_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Proc 2395813

_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

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Proc 2395813

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ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

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TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 20: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Proc 2395813

_______ Rubrica

fases de entrega garantia de qualidade um plano de teste formal e uma

revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo para assegurar a gestatildeo de risco do projeto e

entrega de valor ao negoacutecio A documentaccedilatildeo apresentada tratou do tema

informando a existecircncia de trecircs processos formalizados gestatildeo de

configuraccedilatildeo versionamento e gestatildeo de demandas e serviccedilos

planejamento de contrataccedilatildeo20

Causas

33 Entre 2001 e fevereiro de 2007 o gerenciamento dos sistemas

informatizados era de responsabilidade da Companhia de Planejamento do DF ndash

Codeplan21 e regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 200722

Assim a unidade de TI da jurisdicionada estava se estruturando durante o exerciacutecio

analisado sendo razoaacutevel tolerar falhas de planejamento

20

Anexo II PROCESSOS IMPLANTADOS EM 2007 E SEUS RESPONSAacuteVEISdocx

21 DESPACHO DO GOVERNADOR (DODF 2112014 paacuteg 3) Em 20 de janeiro de 2014

Referecircncia Processo 0170000632007 Interessado COMPANHIA IMOBILIAacuteRIA DE BRASIacuteLIA ndash TERRACAP Assunto APURACcedilAtildeO DE FATOS DECORRENTES DE CONTRATO FIRMADO ENTRE A TERRACAP E A CODEPLAN Acolho o entendimento exposto pelo Consultor Juriacutedico do Distrito Federal adotando suas consideraccedilotildees e fundamentos como razatildeo de decidir para instaurar Tomada de Contas Especial destinada a apurar os fatos objeto deste processo identificar eventuais responsaacuteveis por dano ao eraacuterio com sua quantificaccedilatildeo constituindo Comissatildeo especiacutefica designando ainda seus componentes a quem caberaacute a responsabilidade por executar processar instruir e relatar os trabalhos destinados agrave referida Tomada de Contas Especial Publique-se na forma de Decreto 22 Segundo o despacho nordm 62007ndashCODINPRESI (Anexo2Item 2 - Evidecircncias de Planejamento1-

Documentos Planejamento 2007DespachoDsp006corregedoriadoc) diversos problemas foram enfrentados nessa transiccedilatildeo como

empecilhos no recebimento dos programas fontes que natildeo estavam em domiacutenio da Codeplan e sim da Empresa Sapiens terceirizada pela Codeplan para prestar serviccedilos agrave Terracap

demora no atendimento as solicitaccedilotildees para liberar o acesso aos bancos de dados e entrega dos programas fontes de propriedade da Terracap

constataccedilotildees de anormalidades nos acessos as bases de dados sem exposiccedilatildeo dos motivos agrave Terracap

Bloqueio do acesso ao Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria ndash SGH2000 no periacuteodo de 01032007 a 02032007

Baixa qualidade de atendimento decorrente das poucas manutenccedilotildees evolutivas e inovaccedilotildees nos sistemas

implantaccedilatildeo do Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria -SGH2000 em 2005 por sugestatildeo da contratada em substituiccedilatildeo ao sistema da Terracap que mantinha e permaneceu mantendo em 2007 a carteira de cobranccedila de aproximadamente R$ 700 milhotildees

O Sistema de Gestatildeo Hipotecaacuteria - SGH2000 de propriedade da firma ELOacuteGICA de Recife foi implantado na Terracap com assistecircncia pela Empresa SAPIENS sem nenhum viacutenculo legal com a Terracap que mantinha em seu poder todos os programas fontes da Terracap tanto do SGH2000 como de todos os sistemas de propriedade da Terracap

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Fls 153

Proc 2395813

_______ Rubrica

Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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Fls 154

Proc 2395813

_______ Rubrica

22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

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para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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_______ Rubrica

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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Fls 166

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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Fls 167

Proc 2395813

_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Fls 168

Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Fls 169

Proc 2395813

_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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Fls 173

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_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

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_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

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_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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Fls 179

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_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA-GERAL DE CONTROLE EXTERNO NUacuteCLEO DE FISCALIZACcedilAtildeO DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO

Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 21: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 153

Proc 2395813

_______ Rubrica

Efeitos

34 O planejamento incipiente pode ter levado agrave aquisiccedilatildeo de bens e

serviccedilos aleacutem da demanda real da jurisdicionada No entanto pela ausecircncia de

documentaccedilatildeo relativa ao uso de recursos de TI natildeo eacute possiacutevel avaliar qual seria

essa demanda

Consideraccedilotildees do auditado

35 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap Srs Geraldo

Rodrigues Soares e Clayton Carneiro de Franccedila manifestaram concordacircncia com o

relatoacuterio de auditoria por meio do Despacho nordm 1314 fls 127128

36 Com relaccedilatildeo ao presente achado apenas esclareceram que ldquoa

maioria das atividades no ano de 2007 estatildeo relacionadas agrave legalizaccedilatildeo das

ferramentas de trabalho licenccedilas de software etc que estavam em uso de forma

irregular nas dependecircncias da CODEPLANrdquo

Posicionamento da equipe de auditoria

37 A manifestaccedilatildeo dos responsaacuteveis corrobora as causas apontadas no

sect33 do presente relatoacuterio natildeo ensejando reforma do entendimento previamente

esboccedilado

Proposiccedilotildees

38 Considerando que a Terracap jaacute avanccedilou significativamente quanto

ao planejamento das accedilotildees de TI conforme apontado no Processo nordm 3140411

sugere-se recomendar a implementaccedilatildeo de processos de trabalho capazes de

aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI (PO5 do

COBIT 41 jaacute mencionado ou APO06 do COBIT 523) (sugestatildeo IIa)

Benefiacutecios Esperados

39 Melhorar o relacionamento entre gestores de TI e a diretoria da

Companhia para permitir o uso eficaz e eficiente dos recursos de TI promovendo a

transparecircncia e a responsabilizaccedilatildeo pelos custos e benefiacutecios das soluccedilotildees

23

O processo APO06 trata do gerenciamento de orccedilamentos e custos abordando custos e benefiacutecios dos investimentos bem como estrateacutegias de priorizaccedilatildeo

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Proc 2395813

_______ Rubrica

22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

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Fls 155

Proc 2395813

_______ Rubrica

para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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_______ Rubrica

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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Proc 2395813

_______ Rubrica

50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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Proc 2395813

_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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Proc 2395813

_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 161

Proc 2395813

_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

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_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

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88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Fls 176

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 22: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 154

Proc 2395813

_______ Rubrica

22 QA 2 ndash A estrutura organizacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequada

Em 2007 o pessoal alocado no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a

estrutura organizacional era inadequada

221 Achado 2 ndash Pessoal insuficiente e com viacutenculo precaacuterio com a

jurisdicionada

Criteacuterio

40 Aleacutem da diretriz expressa no art 19 V da LODF24 utilizou-se como

referecircncia o relatoacuterio elaborado pelo Gartner25 em 10122007 com base em

observaccedilotildees de indicadores de organizaccedilotildees governamentais que subsidiaram a

elaboraccedilatildeo do documento IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures

Current Year Government Analysis ou em traduccedilatildeo livre ldquoPrincipais Meacutetricas de TI

2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano Corrente Anaacutelise Governordquo agraves fls 4862

Anaacutelises e Evidecircncias

41 O quociente entre o quantitativo de profissionais atuantes em TI e o

total do quadro de pessoal da Companhia resultou em 573 em 2007 conforme

quadro a seguir

Fontes Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Total = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

42 Segundo o levantamento realizado pelo Gartner esse percentual

24

V - as funccedilotildees de confianccedila exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo e pelo menos cinquenta por cento dos cargos em comissatildeo a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos e condiccedilotildees previstos em lei destinam-se apenas agraves atribuiccedilotildees de direccedilatildeo chefia e assessoramento

25 O Gartner Inc eacute uma consultoria especializada em TI com atuaccedilatildeo mundial

TI TOTAL

42 733 573

QUANTITATIVO DE PROFISSIONAIS DE TECNOLOGIA DA

INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO AO TOTAL DE PESSOAL - 2007

A escassez de pessoal especializado em TI na Terracap pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 155

Proc 2395813

_______ Rubrica

para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 156

Proc 2395813

_______ Rubrica

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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Fls 157

Proc 2395813

_______ Rubrica

50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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Fls 158

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_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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Proc 2395813

_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Fls 169

Proc 2395813

_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Fls 172

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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Fls 173

Proc 2395813

_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

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_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Fls 176

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 23: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA-GERAL DE CONTROLE EXTERNO NUacuteCLEO DE FISCALIZACcedilAtildeO DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO

Fls 155

Proc 2395813

_______ Rubrica

para o setor governo era de 69 fl 51 considerando a despesa operacional da

Terracap26 Assim pode-se inferir que o quantitativo de servidores mais apropriado

corresponderia a cinquenta profissionais de TI um aumento de cerca de um quinto

do quadro existente em 2007

43 Quanto agrave despesa total com pessoal em TI houve destaque para a

aacuterea de desenvolvimento e administrativa ao passo que o suporte natildeo apresentou a

mesma representatividade do padratildeo governamental federalestadual conforme se

depreende do graacutefico a seguir

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 e Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 ldquo1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdfrdquo e ldquoRelatoacuterio Salaacuterios e Funccedilotildees da CODINXLSXrdquo Em Data Center natildeo foi possiacutevel incluir a despesa de manutenccedilatildeo por ausecircncia de contabilidade de custos ou outro meio que reflita esse item

44 Cabe ainda destacar o indicador de proporccedilatildeo entre profissionais de

empregados da casa ndash Terracap ndash e terceirizados Os terceirizados representam

62 do total enquanto o padratildeo percentual meacutedio de terceirizaccedilatildeo para empresas

no niacutevel estadual eacute de 12 e no niacutevel federal eacute de 66 a saber

26

O estudo do Gartner apresenta os iacutendices apurados conforme faixa de gastos de empresas do setor governamental Para 2007 a despesa operacional da Terracap (R$ 1431 milhotildees) representou cerca de US$ 753 milhotildees considerando o valor cambial meacutedio do doacutelar durante o ano em questatildeo As comparaccedilotildees utilizaram este valor de gastos para identificaccedilatildeo do iacutendice aplicaacutevel

Terracap Estadual Federal

195 11

11

611

1340

33

46 24 20

5

11 13

6 14 12

Despesa com pessoal em TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

Data Center

Infraestrutura de Rede

Desenvolvimento

Suporte ao usuaacuterio

Gerenciamento de TI

Administrativa e Financeira

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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Proc 2395813

_______ Rubrica

50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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Proc 2395813

_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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Proc 2395813

_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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Fls 161

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_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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Fls 163

Proc 2395813

_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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Fls 167

Proc 2395813

_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Fls 168

Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Fls 169

Proc 2395813

_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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Fls 173

Proc 2395813

_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

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_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

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137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 24: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 156

Proc 2395813

_______ Rubrica

Fonte Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - Anexo II Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx

45 Os percentuais apurados na Terracap satildeo proacuteximos aos federais

contudo a empresa assemelha-se funcionalmente agraves caracteriacutesticas de

organizaccedilotildees estaduais

46 Em 2007 eram dezoito empregados da casa e vinte e seis

terceirizados quando o usual para o porte da Companhia segundo os padrotildees de

mercado corresponderia a quarenta e oito servidores da casa e sete terceirizados

47 A equipe interna com viacutenculos efetivos deve ser capaz de lidar com

as atividades estrateacutegicas da empresa que compreendem o planejamento das

accedilotildees o tratamento de informaccedilotildees sigilosas a fiscalizaccedilatildeo dos contratos bem

como a tomada de decisatildeo

48 Assim em 2007 a Terracap apresentava alto risco de ineficiecircncia

vez que o setor de TI era extremamente dependente de colaboradores terceirizados

que se caracterizam por viacutenculo contratual de prazo determinado e elevada

rotatividade

49 Ademais nesse exerciacutecio dos dezoito empregados que estavam

lotados no setor de TI (CODIN) nove eram efetivos sem comissatildeo um efetivo com

comissatildeo e oito eram servidores comissionados sem viacutenculo Nesse contexto

apenas 111 dos cargos em comissatildeo da aacuterea foram ocupados por servidores

efetivos

38

88

34

62

12

66

Terracap Estadual Federal

Quadro de profissionais de TI em atuaccedilatildeo na Terracap X Padratildeo Governamental (Gartner)- 2007

Terceirizados

Da casa

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Proc 2395813

_______ Rubrica

50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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Proc 2395813

_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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Proc 2395813

_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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Fls 167

Proc 2395813

_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Fls 169

Proc 2395813

_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 25: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 157

Proc 2395813

_______ Rubrica

50 A Lei Orgacircnica do DF no inciso V do art 1927 determina que 50

das vagas de cargos em comissatildeo devem ser ocupadas por servidoresempregados

efetivos Verifica-se28 que dos 267 cargos em comissatildeo 148 foram ocupados por

servidores efetivos do GDF que corresponde ao percentual de 554

51 Como o regramento distrital vincula a empresa como um todo e natildeo

suas unidades administrativas natildeo haacute oacutebice ao percentual de 111 no setor de TI

No entanto isso reforccedila o entendimento da precariedade da estrutura de unidade de

TI quanto agrave composiccedilatildeo de pessoal para exercer atividades essenciais de

planejamento gestatildeo e controle

Causas

52 Como mencionado no sect 33 essa deficiecircncia pode ser decorrente da

reestruturaccedilatildeo do setor de TI da jurisdicionada ter comeccedilado efetivamente apenas

em marccedilo de 2007 dificultando a alocaccedilatildeo de quadro proacuteprio para o setor seja por

remanejamento de pessoal ou por concurso puacuteblico

Efeitos

53 O reduzido corpo teacutecnico proacuteprio da instituiccedilatildeo indica possiacutevel

precariedade na execuccedilatildeo das atividades de TI A deficiecircncia do quadro interno

27

Alterado pela Emenda agrave Lei Orgacircnica nordm 50 DODF 203 de 221007

28 Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos)

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 1

REQUISITADOSGDF

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 8

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 1

CARGOS EM COMISSAtildeO 9

PERCENTUAL 111

Terracap - CODIN

ATIVIDADE MEIO

COM COMISSAtildeO

QUADRO DA TERRACAP 61

REQUISITADOSGDF 6

SERVIDORES COOMISSIONADOS SEM VIacuteNCULO 89

SERVIDORES COM CARGOS EM COMISSAtildeO 148

CARGOS EM COMISSAtildeO 267

PERCENTUAL 554

Terracap - Geral

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Proc 2395813

_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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Proc 2395813

_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 26: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 158

Proc 2395813

_______ Rubrica

pode resultar em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados

comprometendo atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) da aacuterea

de TI da empresa

Consideraccedilotildees do auditado

54 O atual Coordenador de Informaacutetica da Companhia Sr Alexandre

Pedrosa Pinheiro esclarece por meio do Despacho nordm 162014 fl 126 que a

situaccedilatildeo indicada por essa equipe ldquopermanece praticamente inalterada no presente

momentordquo

55 Informa ainda que o setor estaacute apresentando proposta para

ldquocontrataccedilatildeo de pelo menos mais 6 (seis) analistas de sistemas para atender a

necessidade de reestruturaccedilatildeo desta Coordenaccedilatildeordquo

Posicionamento da equipe de auditoria

56 As informaccedilotildees prestadas pela Terracap corroboram o presente

achado natildeo ensejando reforma do entendimento previamente esboccedilado

Proposiccedilotildees

57 Sugere-se recomendar a Companhia que estabeleccedila poliacuteticas e

programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no

quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de

planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (sugestatildeo IIb)

Benefiacutecios Esperados

58 Reduzir a dependecircncia de colaboradores terceirizados em atividades

chave para o sucesso da organizaccedilatildeo elevando o comprometimento de longo prazo

com o sucesso dos investimentos em TI

222 Achado 3 ndash Estrutura organizacional inadequada

Criteacuterio

59 Utilizou-se novamente o COBIT 41 (sect31) para analisar a maturidade

dos demais processos de gestatildeo e operaccedilatildeo de TI da Terracap Tais processos

estatildeo agrupados em domiacutenios a saber Adquirir e Implementar (AI29) Entregar e

29

Adquirir e Implementar traduccedilatildeo de Acquire and Implement

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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Proc 2395813

_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 165

Proc 2395813

_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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Fls 167

Proc 2395813

_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Fls 169

Proc 2395813

_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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Fls 173

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_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 27: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 159

Proc 2395813

_______ Rubrica

Suportar (DS30) Monitorar e Avaliar (ME31) Uma estrutura organizacional adequada

facilita a execuccedilatildeo dos processos necessaacuterios agrave boa gestatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

60 Com relaccedilatildeo aos processos de trabalho do domiacutenio Adquirir e

Implementar do COBIT 41 verificou-se

AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas ndash este processo contempla a

definiccedilatildeo das necessidades de negoacutecio considera fontes alternativas revisatildeo

de viabilidade econocircmica e tecnoloacutegica a execuccedilatildeo das anaacutelises de risco e

de custo-benefiacutecio e obtenccedilatildeo de uma decisatildeo final por desenvolver ou

adquirir A documentaccedilatildeo apresentada natildeo permite identificar claramente

situaccedilotildees de avaliaccedilatildeo nesse sentido No entanto em 2007 a aacuterea de TI

(CODIN) estava direcionada para receber o gerenciamento e domiacutenio das

informaccedilotildees que eram de custoacutedia e manutenccedilatildeo da Codeplan

AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo - as aplicaccedilotildees devem ser

disponibilizadas em alinhamento com os requisitos do negoacutecio este processo

contempla o projeto das aplicaccedilotildees a inclusatildeo de controles e requisitos de

seguranccedila apropriados o desenvolvimento e a configuraccedilatildeo de acordo com

padrotildees definidos Na Terracap diversos problemas foram identificados e

relatados como eacute o caso de perda de parte dos registros de banco de dados

No entanto constatou-se a adoccedilatildeo de medidas no sentido de aprimorar os

sistemas conforme as necessidades do negoacutecio32

AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia ndash trata da abordagem

planejada de aquisiccedilatildeo manutenccedilatildeo e proteccedilatildeo da infraestrutura em

alinhamento com as estrateacutegias tecnoloacutegicas acordadas e o fornecimento de

ambientes de desenvolvimento e teste de forma a assegurar o apoio

30

Entregar e Suportar traduccedilatildeo de Deliver and Suport

31 Monitorar e Avaliar traduccedilatildeo de Monitor and Evaluate

32 Anexo II Dsp056-Solicita Abertura de Sindicacircnciadoc

Em 2007 a estrutura organizacional de TI da Terracap natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

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Proc 2395813

_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 162

Proc 2395813

_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 163

Proc 2395813

_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 164

Proc 2395813

_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 165

Proc 2395813

_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 166

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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Fls 167

Proc 2395813

_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Fls 168

Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Fls 169

Proc 2395813

_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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Fls 173

Proc 2395813

_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

Proc 2395813

_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Fls 176

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 28: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 160

Proc 2395813

_______ Rubrica

tecnoloacutegico contiacutenuo agraves aplicaccedilotildees de negoacutecio A Terracap apresenta

documentos que evidenciam manutenccedilatildeo da infraestrutura do parque

tecnoloacutegico33

AI4 ndash Habilitar Operaccedilatildeo e Uso ndash o conhecimento dos novos sistemas deve

estar disponiacutevel por meio de documentaccedilatildeo e manuais para usuaacuterios e para

TI bem como deve haver treinamentos para assegurar a operaccedilatildeo e uso

apropriado das aplicaccedilotildees e infraestrutura Constatou-se a realizaccedilatildeo de

treinamentos34 No entanto natildeo se tem notiacutecia da existecircncia ou elaboraccedilatildeo

de manuais dos sistemas

AI5 ndash Adquirir Recursos de TI ndash abrange pessoas hardware software e

serviccedilos Para isso eacute necessaacuterio definiccedilatildeo e aplicaccedilatildeo de procedimentos de

aquisiccedilatildeo a seleccedilatildeo de fornecedores o estabelecimento de arranjos

contratuais e a aquisiccedilatildeo propriamente dita A Terracap por contrataccedilotildees

emergenciais e adesatildeo a ata de registro de preccedilos contratou pessoal

(terceirizados) e adquiriu licenccedilas de software bem como reconstituiu quadro

de empregados da casa para funcionamento da aacuterea de TI

AI6 ndash Gerenciar Mudanccedilas ndash as mudanccedilas incluindo manutenccedilotildees e

correccedilotildees de emergecircncia relacionadas com a infraestrutura e as aplicaccedilotildees

no ambiente de produccedilatildeo satildeo formalmente gerenciadas de maneira

controlada devem ser registradas avaliadas e autorizadas antes da

implementaccedilatildeo e revisadas em seguida tendo como base os resultados

efetivos e planejados O Despacho nordm 0062007 ndash CODIN (vide nota de

rodapeacute no sect33) esclarece diversas dificuldades no processo transiccedilatildeo e o

Despacho 0052007 - CODIN informa sobre mudanccedilas nos sistemas de forma

a dar maior efetividade agrave integraccedilatildeo dos sistemas

AI7 ndash Instalar e Homologar Soluccedilotildees e Mudanccedilas ndash visando reduzir riscos os

testes devem ser realizados em um ambiente dedicado com dados de teste

relevantes definiccedilatildeo de instruccedilotildees de implantaccedilatildeo e migraccedilatildeo planejamento

33

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAK_manutencaoEmergencialdoc MEM090-Sol Manutenccedilatildeo do Ar Condicionado Data Center_riscosdoc)

34 Anexo II MEM088-GERATdoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-

linedoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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Proc 2395813

_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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Proc 2395813

_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Fls 168

Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Fls 169

Proc 2395813

_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

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_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Fls 172

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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Fls 173

Proc 2395813

_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

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_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 29: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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de liberaccedilatildeo e mudanccedilas no ambiente de produccedilatildeo assim como se deve

estabelecer revisatildeo poacutes-implementaccedilatildeo A Companhia faz referecircncia a

sistema de controle de versatildeo registra nas aquisiccedilotildees de licenccedilas Oracle a

especificaccedilatildeo para ambiente de produccedilatildeo e desenvolvimento e outros

documentos tambeacutem informam sobre processo de homologaccedilatildeo de

sistemas35

61 Para os processos de trabalho do domiacutenio Entregar e Suportar do

COBIT 41 constatou-se

DS1 ndash Definir e Gerenciar Niacuteveis de Serviccedilos ndash A comunicaccedilatildeo eficaz entre a

Direccedilatildeo de TI e os clientes de negoacutecio sobre os serviccedilos necessaacuterios eacute

possibilitada por um acordo definido e documentado que aborda os serviccedilos

de TI e os niacuteveis de serviccedilo esperados visa o alinhamento entre os serviccedilos

de TI e os respectivos requisitos do negoacutecio e inclui monitoramento e relatoacuterio

quanto ao atendimento dos niacuteveis de serviccedilo Na documentaccedilatildeo verificada

natildeo haacute evidecircncias de acompanhamento de niacuteveis de serviccedilo inclusive para

os serviccedilos remunerados por homem hora

DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados ndash os serviccedilos prestados por

fornecedores devem satisfazer aos requisitos do negoacutecio o que requer um

processo efetivo de gestatildeo da terceirizaccedilatildeo com definiccedilatildeo clara dos papeacuteis

responsabilidades e expectativas nos acordos de terceirizaccedilatildeo Os serviccedilos

terceirizados pela Terracap em 2007 foram contratados por emergecircncia36

para evitar a descontinuidade dos sistemas informatizados prevendo a

execuccedilatildeo do serviccedilo por demanda e pagamento por horas de serviccedilo teacutecnico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade ndash esse processo inclui a

previsatildeo de necessidades futuras com base em requisitos de carga de

trabalho armazenamento e contingecircncia de forma a assegurar que os

recursos de informaccedilatildeo que suportam os requisitos do negoacutecio estejam

sempre disponiacuteveis A documentaccedilatildeo apresentada37 natildeo contempla

35

Anexo II Acesso ao SVNmsg MEM088-GERATdoc Dsp077-AvaiacaoDestaque2007doc

36 PROJETO BASICO DEFINITIVOdoc

37 Anexo II Dsp014DIRAF-resposta_memo_20-2007-NUCOTdoc e MEM072-GERATdoc

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planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

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treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

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contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Fls 176

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 30: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 162

Proc 2395813

_______ Rubrica

planejamento futuro para melhorias registra apenas esforccedilo de

implementaccedilatildeo e atualizaccedilatildeo dos sistemas

DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos ndash a promoccedilatildeo da continuidade

dos serviccedilos de TI requer o desenvolvimento manutenccedilatildeo e teste de um

plano de continuidade de TI armazenamento de coacutepias de seguranccedila

(backup) em instalaccedilotildees remotas (offsite) e a realizaccedilatildeo de treinamentos

perioacutedicos do plano de continuidade de modo a evitar o impacto de uma

interrupccedilatildeo de um serviccedilo chave de TI nas funccedilotildees e processos criacuteticos de

negoacutecio Documentos38 indicam que a empresa adotou medidas para a

continuidade de serviccedilos ainda que de forma inicial

DS5 ndash Garantir a Seguranccedila dos Sistemas ndash trata da manutenccedilatildeo da

integridade da informaccedilatildeo e proteccedilatildeo dos ativos de TI Para isso eacute

necessaacuterio implementar um processo de gestatildeo de seguranccedila que inclui o

estabelecimento e a manutenccedilatildeo de papeacuteis responsabilidades poliacuteticas

padrotildees e procedimentos de seguranccedila de TI Nesse sentido identificaram-se

algumas accedilotildees relacionadas ao tema39

DS6 ndash Identificar e Alocar Custos ndash trata da necessidade de um sistema justo

e equitativo de alocaccedilatildeo de custo de TI para o negoacutecio que requer avaliaccedilatildeo

precisa dos custos de TI e acordo com os usuaacuterios do negoacutecio sobre uma

alocaccedilatildeo razoaacutevel Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

DS7 ndash Educar e Treinar os Usuaacuterios ndash esse processo compreende a definiccedilatildeo

e a execuccedilatildeo de uma estrateacutegia eficaz de treinamento com mediccedilatildeo dos

resultados que busque o aumento do uso efetivo da tecnologia atraveacutes da

reduccedilatildeo dos erros de usuaacuterio aumento da produtividade e aumento da

conformidade com os controles principais Documentos evidenciam o

38

Anexo II Dsp072-Solic Manut troca equip NO BREAKdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccedila_Backupdoc MEM090-SolManutenccedilatildeodoArCondicionadoData Center_riscosdoc Dsp012DITECServidorDeArquivosdoc 39

Anexo II Dsp053AUDIT-respdsp364-AUDITdoc e MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao material seguranccediladoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 163

Proc 2395813

_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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Fls 164

Proc 2395813

_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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Fls 167

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_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Fls 169

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_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

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_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

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_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 31: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 163

Proc 2395813

_______ Rubrica

treinamento de profissionais na jurisdicionada sem que haja avaliaccedilatildeo de

resultados40

DS8 ndash Gerenciar a Central de Serviccedilo e os Incidentes ndash A resposta efetiva e

em tempo adequado a duacutevidas e problemas dos usuaacuterios de TI requer uma

central de serviccedilo (service desk) e processos de gerenciamento de incidentes

bem projetados e implementados O setor de TI da companhia contava com

dois empregados para o atendimento41

DS9 ndash Gerenciar a Configuraccedilatildeo ndash assegurar a integridade das configuraccedilotildees

de hardware e software requer o estabelecimento e a manutenccedilatildeo de um

repositoacuterio de configuraccedilatildeo preciso e completo Para isso eacute necessaacuterio a

coleta inicial das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo o estabelecimento de um perfil

baacutesico a verificaccedilatildeo e a auditoria das informaccedilotildees de configuraccedilatildeo e a

atualizaccedilatildeo do repositoacuterio de configuraccedilatildeo conforme necessaacuterio Natildeo haacute

evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

DS10 ndash Gerenciar Problemas ndash reportar e classificar os problemas para

determinar a categoria o impacto a urgecircncia e a prioridade desses grupos

(hardware software suporte ao software) pode-se relacionar a base de

clientes e usuaacuterios e servir de orientaccedilatildeo para alocaccedilatildeo dos problemas agrave

equipe de suporte A aacuterea de TI da Terracap relacionou os diversos

problemas enfrentados e apresentou as ldquosolicitaccedilotildees de acessordquo atendidas

(item 21 do Anexo II)

DS11 ndash Gerenciar os Dados ndash o efetivo gerenciamento de dados requer a

identificaccedilatildeo dos requisitos de dados o estabelecimento de procedimentos

efetivos para controlar a biblioteca de miacutedia coacutepia de seguranccedila (backup)

recuperaccedilatildeo de dados e a dispensa de miacutedias de forma adequada O setor de

TI informa problemas e accedilotildees realizadas com relaccedilatildeo aos bancos de dados42

40

Anexo II MEM088-GERATdoc Dsp002NUDOC-treinamento cadastro unico de clientesdoc MEM0039-CPLAM-disponibiliza formulario em doc-on-linedoc MEM049-Encaminha PB Oracledoc

41 Anexo II CHAMADOS ATENDIDOS PELA CODIN EM 2007xlsx

42 Anexo II Oficio06Codeplan_ParalizacaoBDdoc MEM0016-DIRAF-Aquisiccedilao materialseguranccedila_Backupdoc

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Fls 164

Proc 2395813

_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 165

Proc 2395813

_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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Fls 166

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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Fls 167

Proc 2395813

_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Fls 168

Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Fls 169

Proc 2395813

_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 172

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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Fls 173

Proc 2395813

_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

Proc 2395813

_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Fls 176

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

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TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 32: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 164

Proc 2395813

_______ Rubrica

DS12 ndash Gerenciar o Ambiente Fiacutesico ndash a proteccedilatildeo de pessoas e

equipamentos de informaacutetica requer instalaccedilotildees fiacutesicas bem planejadas e

gerenciadas inclui a definiccedilatildeo dos requisitos do local fiacutesico a escolha de

instalaccedilotildees apropriadas projeto de processos eficazes de monitoramento dos

fatores ambientais e o gerenciamento de acessos fiacutesicos As accedilotildees

empreendidas pela aacuterea de TI se restringiram ao apoio na instalaccedilatildeo de

catracas eletrocircnicas na empresa43

DS13 ndash Gerenciar as Operaccedilotildees ndash definir implementar e manter

procedimentos padronizados para as operaccedilotildees de TI e assegurar que a

equipe de operaccedilotildees esteja familiarizada com todas as atividades

operacionais relevantes Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

62 Os processos de trabalho do domiacutenio Monitorar e Avaliar como todos

os demais se encontravam em estaacutegio de maturidade inicial a saber

ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI ndash a gestatildeo eficaz de

desempenho de TI exige um processo de monitoramento que inclui a

definiccedilatildeo de indicadores de desempenho relevantes informes de

desempenho sistemaacuteticos e oportunos e uma pronta accedilatildeo em relaccedilatildeo aos

desvios encontrados Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho

fosse exercitado na Terracap

ME2 ndash Monitorar e Avaliar os Controles Internos ndash Estabelecer um programa

eficaz de controles internos de TI requer um processo de monitoramento bem

definido com inclusatildeo do monitoramento e reporte das exceccedilotildees de controle

dos resultados de autoavaliaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo de terceiros Natildeo haacute evidecircncia

de que esse processo de trabalho fosse exercitado na Terracap

ME3 ndash Assegurar a Conformidade com Requisitos Externos ndash a supervisatildeo

eficaz da conformidade requer o estabelecimento de um processo de revisatildeo

para assegurar a conformidade com as leis e regulamentaccedilotildees e os requisitos

43

Anexo II MEM067-Sol Catracas Eletrocircnicasdoc Dsp125-OUVID-Sistema de Catracasdoc

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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Fls 167

Proc 2395813

_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Fls 168

Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Fls 169

Proc 2395813

_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

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_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

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_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA-GERAL DE CONTROLE EXTERNO NUacuteCLEO DE FISCALIZACcedilAtildeO DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO

Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 33: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Proc 2395813

_______ Rubrica

contratuais Natildeo haacute evidecircncia de que esse processo de trabalho fosse

exercitado na Terracap

ME4 ndash Prover Governanccedila de TI ndash o estabelecimento de uma efetiva estrutura

de governanccedila envolve a definiccedilatildeo das estruturas organizacionais dos

processos da lideranccedila dos papeacuteis e respectivas responsabilidades para

assegurar que os investimentos corporativos em TI estejam alinhados e sejam

entregues em conformidade com as estrateacutegias e os objetivos da

organizaccedilatildeo Apesar de natildeo haver documentaccedilatildeo especiacutefica que trate do

tema entende-se que as accedilotildees tomadas representam mesmo que de forma

rudimentar a busca de governanccedila na empresa especialmente por conta de

manifestaccedilotildees da Diretoria Colegiada da Terracap em processos de

contrataccedilatildeo de soluccedilotildees de TI

63 Ainda que natildeo seja necessaacuterio que todos os processos de trabalho

do COBIT 41 estejam implementados para configurar uma boa gestatildeo de TI

verificou-se que em 2007 a maioria desses processos ou natildeo estava definido ou

era exercitado em seus estaacutegios iniciais ou seja sem padronizaccedilatildeo e com enfoques

ad hoc aplicados caso-a-caso na Terracap

64 No entanto tecircm-se notiacutecias de formalizaccedilatildeo de processos em 2008

que seraacute verificada na auditoria operacional a ser realizada

Causas

65 Por conta da assunccedilatildeo dos serviccedilos de informaacutetica pela Codeplan

de 2001 a 2007 como jaacute mencionado a unidade de TI da jurisdicionada estava se

estruturando durante o exerciacutecio analisado sendo razoaacutevel tolerar a execuccedilatildeo de

processos de trabalho de maneira natildeo padronizada e documentada

Efeitos

66 Ainda que a jurisdicionada tenha passado a gerir a proacutepria TI a

estrutura organizacional natildeo propiciava a atuaccedilatildeo estrateacutegica o setor cuidava de

soluccedilotildees pontuais sem avaliaccedilatildeo das necessidades de meacutedio e longo prazo da

Companhia o que poderia levar a realizaccedilatildeo de despesas que no futuro viessem a

se mostrar desnecessaacuterias

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

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Proc 2395813

_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Fls 168

Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Proc 2395813

_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

Proc 2395813

_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Fls 176

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 34: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 166

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

67 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

68 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

69 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI0244 ndash

Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (sugestatildeo IIci)

b AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter

Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI0345 - Gerenciar a

Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (sugestatildeo IIcii)

c DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO1046 ndash

Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (sugestatildeo IIciii)

d DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS0447

ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (sugestatildeo IIciv)

Benefiacutecios Esperados

70 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Construa ou adquira soluccedilotildees de TI otimizadas para as necessidades da

empresa minimizando os riscos de insucesso

44

O processo BAI02 trata da identificaccedilatildeo e anaacutelise de requisitos antes da aquisiccedilatildeo ou criaccedilatildeo de soluccedilotildees visando garantir o alinhamento com os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

45 O processo BAI03 trata da implementaccedilatildeo e manutenccedilatildeo de soluccedilotildees identificadas como criacuteticas

para os requisitos de negoacutecio envolvendo as fases de projeto desenvolvimento aquisiccedilatildeoconstruccedilatildeo e relacionamento com eventuais fornecedores

46 O processo APO10 trata do gerenciamento dos serviccedilos prestados pelos diferentes fornecedores

com o objetivo de alcanccedilar os objetivos e requerimentos da organizaccedilatildeo contemplando a seleccedilatildeo de fornecedores o gerenciamento de contratos e o monitoramento de desempenho dos prestadores de serviccedilo para garantia de efetividade

47 O processo DSS04 contempla o estabelecimento e manutenccedilatildeo de plano capaz de viabilizar a

resposta a incidentes e interrupccedilotildees nas operaccedilotildees criacuteticas para o funcionamento da organizaccedilatildeo

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 167

Proc 2395813

_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 168

Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Fls 169

Proc 2395813

_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 172

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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Fls 173

Proc 2395813

_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

Proc 2395813

_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Fls 176

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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Fls 179

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_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

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137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 35: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 167

Proc 2395813

_______ Rubrica

b Mantenha soluccedilotildees tempestivas e com boa relaccedilatildeo custo x benefiacutecio

capazes de apoiar os objetivos estrateacutegicos e operacionais da

organizaccedilatildeo

c Reduza os riscos associados a maus fornecedores e assegure preccedilos

competitivos para suas soluccedilotildees

d Mantenha em funcionamento serviccedilos criacuteticos para a empresa quando da

ocorrecircncia de eventos que causem interrupccedilatildeo significativa na

infraestrutura de TI

23 QA 3 ndash O parque computacional de TIC do oacutergatildeoentidade eacute adequado

Em 2007 o parque computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada

231 Achado 4 ndash Parque computacional em reconstruccedilatildeo

Criteacuterio

71 A afericcedilatildeo da adequaccedilatildeo dos equipamentos e servidores de rede por

meio da verificaccedilatildeo da disponibilidade de sistemas e aplicaccedilotildees (fl 12) natildeo foi

possiacutevel em funccedilatildeo da ausecircncia de registros conforme abordado no sect 61 toacutepico

DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade e no sect 62 toacutepico ME1 ndash Monitorar

e Avaliar o Desempenho de TI No entanto relatoacuterios do exerciacutecio de 2007 permitem

inferir que a Terracap estava reconstruindo sua aacuterea de TI especialmente os

serviccedilos de rede e as aplicaccedilotildees

72 A relaccedilatildeo entre usuaacuterios finais e a disponibilidade de computadores

para trabalho bem como a observacircncia ao art 9ordm da Lei de Software pode ser

verificada

Em 2007 o parque computacional da Terracap estava sendo reconstruiacutedo mas havia disponibilidade de computadores para os usuaacuterios finais

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Fls 168

Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Fls 169

Proc 2395813

_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Fls 172

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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Fls 173

Proc 2395813

_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

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_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Fls 176

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 36: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA-GERAL DE CONTROLE EXTERNO NUacuteCLEO DE FISCALIZACcedilAtildeO DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO

Fls 168

Proc 2395813

_______ Rubrica

Anaacutelises e Evidecircncias

73 Segundo o ldquoRelatoacuterio de Atividades ndash CODIN 2007rdquo disponiacutevel no

Anexo II

ldquoQuando os serviccedilos retornaram da CODEPLAN para TERRACAP em 2007 natildeo havia estrutura adequada para abrigar os equipamentos e serviccedilos de TI A situaccedilatildeo da aacuterea de informaacutetica no iniacutecio de 2007 era a seguinte

ANO DE 2007

Servidores Corporativos no iniacutecio da transferecircncia do DATA CENTER da CODEPLAN para a TERRACAP Durante esse periacuteodo a maioria dos serviccedilos ainda se encontravam na CODEPLAN

No princiacutepio da mudanccedila de TI para a Terracap as instalaccedilotildees eram precaacuterias sem a estrutura miacutenima necessaacuteria Natildeo havia uma sala com ar-condicionado exclusivo controle de entrada e saiacuteda cacircmera de seguranccedila aviso de incecircndio e nem mesmo cabeamento estruturado Era uma sala com um amontoado de Servidores de DadosMicrocomputadores

Nessa eacutepoca foram utilizados microcomputadores comuns como servidores com o objetivo de retornar aos serviccedilos sem que houvesse interrupccedilatildeo das atividades de TI A mudanccedila foi realizada tendo em vista os recursos inicialmente bastante escassos

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Fls 169

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_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Fls 172

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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Fls 173

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_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

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_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

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_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

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TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

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137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 37: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 169

Proc 2395813

_______ Rubrica

No primeiro momento tambeacutem por falta de uma estrutura fiacutesica proacutepria foi decidida a utilizaccedilatildeo equipamentos menos sofisticados mas que atenderiam o objetivo principal ndash Natildeo depender da CODEPLAN para gerenciamento dos recursos de TI pois havia grande demora no atendimento das solicitaccedilotildees tendo em vista que dependia da disponibilidade dos funcionaacuterios da CODEPLAN

Quando havia picos de luz por natildeo serem servidores com fonte redundante e o sistema de Nobreak sem a devida manutenccedilatildeo as fontes dos micros estavam sempre queimando gerando problemas na prestaccedilatildeo dos serviccedilos de TI

Nessa foto eacute possiacutevel observar os microcomputadores que eram utilizados como servidores e ao fundo o Distribuidor Interno Oacuteptico (DIO) que ligava a comunicaccedilatildeo com a CODEPLAN

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Fls 172

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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Fls 173

Proc 2395813

_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

Proc 2395813

_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Fls 176

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 38: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 170

Proc 2395813

_______ Rubrica

Esse emaranhado de cabos refletia como estava a situaccedilatildeo dos switches de borda responsaacuteveis pelas conexotildees dos andares

O cabeamento de energia estava todo sucateado os curtos eram frequentes

Os cabos que passavam pelo piso da Companhia ofereciam perigo as instalaccedilotildees Todos foram trocados ou rearranjados de forma correta

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Fls 172

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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Fls 173

Proc 2395813

_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

Proc 2395813

_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 39: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 171

Proc 2395813

_______ Rubrica

Os moacutedulos do switch core responsaacuteveis pela rede do 3ordm e 4ordm andar estavam queimados e por isso a rede caia constantemente A forma encontrada para resolver o problema foi lanccedilar cabos por fora do edifiacutecio ateacute que fossem adquiridos novos moacutedulos e a infraestrutura da rede refeitardquo

74 As imagens acima demonstram com clareza a precaacuteria situaccedilatildeo dos

serviccedilos de informaacutetica na Terracap no exerciacutecio de 2007 Nesse cenaacuterio eacute bastante

razoaacutevel que os responsaacuteveis tenham priorizado a resoluccedilatildeo de problemas

emergenciais em detrimento da formalizaccedilatildeo de processos de gestatildeo como

constatou-se na questatildeo anterior

75 Ainda assim a atuaccedilatildeo da CODIN viabilizou a migraccedilatildeo das

soluccedilotildees de TI relacionadas agrave fl 70 da CODEPLAN para a proacutepria jurisdicionada

76 Para os 733 empregados da Terracap (sect 41) estavam disponiacuteveis

550 computadores (fl 64) uma relaccedilatildeo de 075 equipamentosempregado situaccedilatildeo

bastante satisfatoacuteria para o ano de 2007

77 A regularidade do licenciamento de software (art 9ordm da Lei de

Software) pode ser constatada pelo quadro agraves fls 6567 e pelo modelo de locaccedilatildeo

de equipamentos incluindo os softwares (fl 71)

Causas

78 Como jaacute mencionado entre 2001 e fevereiro de 2007 o

gerenciamento dos sistemas informatizados era de responsabilidade da Codeplan e

regressou efetivamente para Terracap apenas em marccedilo de 2007 Assim a unidade

de TI da jurisdicionada passou a ter que estruturar equipe e viabilizar a contrataccedilatildeo

de soluccedilotildees capazes de manter os sistemas corporativos em funcionamento ainda

que de forma precaacuteria

Efeitos

79 A premecircncia em disponibilizar os serviccedilos de TI de forma

independente da Codeplan ensejou contrataccedilotildees emergenciais capazes de manter

em funcionamento as soluccedilotildees corporativas de TI

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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Proc 2395813

_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Proc 2395813

_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 40: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 172

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

80 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

81 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

82 Considerando as deficiecircncias encontradas em 2007 sugere-se

recomendar agrave Companhia que se ainda natildeo o fez estabeleccedila processos de trabalho

capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

a DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou

BAI0448 ndash Gerenciar Desempenho e Capacidade do COBIT 5 (sugestatildeo

IIcv)

b ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT 41 ou

MEA0149 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e Conformidade do

COBIT 5 (sugestatildeo IIcvi)

Benefiacutecios Esperados

83 Ao implementar processos com ecircnfase nas boas praacuteticas indicadas

espera-se que a Terracap

a Mantenha os serviccedilos de TI disponiacuteveis com gerenciamento de custos

eficiente e otimizado

b Acompanhe o desempenho e a conformidade dos processos de trabalho

com foco nos objetivos da organizaccedilatildeo

48

O processo BAI04 trata do equiliacutebrio entre as necessidades atuais e futuras relacionadas com disponibilidade desempenho e capacidade visando prover soluccedilotildees de oacutetimo custo x benefiacutecio

49 O processo MEA01 trata da coleta validaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos objetivos e metas da organizaccedilatildeo da

TI e dos processos de trabalho relacionados

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Fls 173

Proc 2395813

_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

Proc 2395813

_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Fls 176

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

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SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

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RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

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137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 41: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Fls 173

Proc 2395813

_______ Rubrica

24 QA 4 ndash Os resultados alcanccedilados com TIC foram satisfatoacuterios

Em 2007 os investimentos em TIC foram concentrados no licenciamento de software

241 Achado 5 ndash Despesas com TIC insuficientes

Criteacuterio

84 Natildeo foram identificadas evidecircncias da percepccedilatildeo da clientela de TI

da Terracap nem registros das entregas realizadas No entanto utilizando

novamente os indicadores de organizaccedilotildees governamentais disponiacuteveis na pesquisa

IT Key Metrics Data 2008 Key Industry Measures Current Year Government

Analysis (Principais Meacutetricas de TI 2008 Principais Medidas da Induacutestria Ano

Corrente Anaacutelise Governo) agraves fls 4862 aferiu-se a adequaccedilatildeo das despesas

realizadas com Tecnologia da Informaccedilatildeo

Anaacutelises e Evidecircncias

85 A avaliaccedilatildeo dessa questatildeo em funccedilatildeo da ausecircncia de registros jaacute

comentada ao longo do relatoacuterio fica prejudicada No entanto a relaccedilatildeo entre a

despesa operacional de uma organizaccedilatildeo e as despesas com TIC indicam a

relevacircncia e a importacircncia atribuiacuteda agrave informatizaccedilatildeo para alcance dos objetivos

empresariais

86 No exerciacutecio de 2007 a Terracap apresentou o seguinte indicador

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Despesa operacional - DODF nordm 80 290408 p 37 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

87 Portanto o percentual de gasto em TI em relaccedilatildeo agrave despesa

operacional apresenta valor inferior ao iacutendice verificado na aduzida pesquisa que era

de 62 para organizaccedilotildees governamentais na esfera estadualmunicipal (fl 49)

TI TOTAL

5325 143058 372

DESPESA DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO EM RELACcedilAtildeO Agrave

DESPESA OPERACIONAL - 2007 (EM MILHARES DE REAIS)

Em 2007 as despesas de TI da Terracap foram inferiores ao realizado por outras instituiccedilotildees governamentais

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Fls 174

Proc 2395813

_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Fls 176

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

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Fls 174

Proc 2395813

_______ Rubrica

88 Observando a despesa de TI por empregado em 2007 obteacutem-se

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Recursos humanos - DODF nordm 80-290408 p 34 (ver fl 63 dos autos) Caacutelculo do Quantitativo de Profissionais = 911 (subtotal forccedila trabalho) ndash 204 (terceirizados) + 26 (terceirizados em TI) = 733

89 O gasto anual de US$ 444267 por empregado realizado pela

Companhia equivale a 57 do gasto meacutedio apurado no levantamento realizado pelo

Gartner de U$ 776200empregadoano para entes estaduaismunicipais

90 Portanto verifica-se que a Terracap despendeu aproximadamente 60

da meacutedia observada mundialmente em organizaccedilotildees da mesma esfera de governo

91 Apesar das diferenccedilas entre niacuteveis de investimento de paiacuteses

desenvolvidos e em desenvolvimento essa constataccedilatildeo e os achados anteriores

relativos agrave pessoal e estrutura organizacional apontam para a dificuldade enfrentada

no exerciacutecio de 2007 no sentido de viabilizar soluccedilotildees de tecnologia da informaccedilatildeo

de qualidade

92 Verificou-se tambeacutem a distribuiccedilatildeo da despesa por tipo de despesa de

TI conforme graacutefico abaixo

Fontes Despesa de Tecnologia da Informaccedilatildeo - autorizaccedilotildees de pagamento - Anexo I - fls 4280 Arquivos do item 3 ldquoPessoal de TICrdquo do Anexo 2 1-Relaccedilatildeo de Empregados e Gestores CODIN em 2007pdf e 2-Relaccedilatildeo de Prestadores de Serviccedilos CTIS em 2007xlsx Despesa realizada total - DODF nordm 80 290408 p 33 Demonstraccedilotildees Contaacutebeis

DESPESA (A) R$QUANTITATIVO DE

PROFISSIONAIS (B)

( A B )

R$profissional

( A B )

U$profissional

6335687 733 864350 444267

DESPESA REALIZADA EM TECNOLOGIA DE INFORMACcedilAtildeO POR EMPREGADO - 2007

Terracap Estadual Federal

2919

30

16 4337

40 1515

1518 13

0 5 5

Despesa de TI na Terracap x Padratildeo Governamental (Gartner) - 2007

OUTROS

HARDWARE

SOFTWARE

SALAacuteRIOS E BENEFIacuteCIOS

OUTSOURCING

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Fls 175

Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Fls 176

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 43: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

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Proc 2395813

_______ Rubrica

93 A comparaccedilatildeo dos percentuais de gastos da Terracap com os padrotildees

identificados na multicitada pesquisa permite constatar que o dispecircndio em software

foi percentualmente expressivo enquanto Salaacuterios e Benefiacutecios tiveram baixa

representatividade corroborando o Achado 2

94 Os recursos empregados em software foram majoritariamente para

aquisiccedilatildeo de licenccedilas de diversos produtos Oracle que totalizaram R$ 25 milhotildees

em 26092007 (fl 72) Os Salaacuterios e Benefiacutecios somaram R$ 963 mil destinados ao

reduzido quadro de empregados da Coordenaccedilatildeo de Informaacutetica da Terracap

95 Apesar da baixa despesa em TIC a ocorrecircncia desse significativo

investimento na plataforma Oracle com ampliaccedilatildeo do conjunto de softwares objeto

dos contratos emergenciais firmados com a LinkNet (fls 7375) pode indicar a

realizaccedilatildeo de despesas sem a adequada avaliaccedilatildeo da demanda desses softwares

(dimensionamento)50 vez que as soluccedilotildees da Terracap estavam em funcionamento

utilizando apenas as licenccedilas locadas51 ou a antecipaccedilatildeo de despesas relativas a

projetos que viriam a ser implementados nos exerciacutecios seguintes

Causas

96 Mais uma vez a necessidade de assumir os serviccedilos prestados pela

CODEPLAN em curto espaccedilo de tempo pode de um lado justificar o baixo

investimento em TIC em funccedilatildeo da necessidade de identificaccedilatildeo e capacitaccedilatildeo de

pessoal suficiente para implementaccedilatildeo de novas soluccedilotildees e de outro o significativo

investimento na plataforma Oracle por se tratar de ambiente jaacute em uso pela

Companhia e de aquisiccedilatildeo simples

Efeitos

97 Risco de realizaccedilatildeo de despesa desnecessaacuteria com a aquisiccedilatildeo da

plataforma Oracle no uacuteltimo trimestre de 2007 A avaliaccedilatildeo da ocorrecircncia desse

efeito se daraacute em trabalhos futuros afetos a exerciacutecios subsequentes

50

O exame dessa contrataccedilatildeo foi realizado no Processo nordm 3492007 e centrou-se na questatildeo do preccedilo dos produtos natildeo avaliou se os mesmos eram necessaacuterios para a organizaccedilatildeo

51 Os contratos emergenciais estabeleciam dispecircndios mensais de R$ 2900000 (1ordm) e R$ 2755000

(2ordm)

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Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

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_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

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Fls 178

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_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA-GERAL DE CONTROLE EXTERNO NUacuteCLEO DE FISCALIZACcedilAtildeO DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO

Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA-GERAL DE CONTROLE EXTERNO NUacuteCLEO DE FISCALIZACcedilAtildeO DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO

Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

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Fls 176

Proc 2395813

_______ Rubrica

Consideraccedilotildees do auditado

98 Os entatildeo responsaacuteveis pela gestatildeo de TI da Terracap manifestaram

concordacircncia plena com os termos do presente achado fl 128

Posicionamento da equipe de auditoria

99 Tais consideraccedilotildees natildeo ensejam reforma do entendimento

Proposiccedilotildees

100 O estabelecimento de processos de trabalho com ecircnfase nas boas

praacuteticas de gestatildeo de TI conforme indicado nos Achados 1 3 e 4 abrangem o

saneamento das falhas que levaram ao presente achado razatildeo pela qual se deixa

de propor novas medidas

Benefiacutecios Esperados

101 Os benefiacutecios estatildeo elencados nos Achados 1 3 e 4

3 Conclusatildeo

102 A presente auditoria visou verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos

desembolsos realizados pela Terracap no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da

informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo havendo o trabalho se desdobrado em 4 (quatro)

questotildees de auditoria

103 Na primeira questatildeo entendeu-se que havia planejamento

institucional que tratou de TIC mas natildeo havia planejamento especiacutefico para o setor

uma vez que algumas iniciativas de investimento natildeo foram precedidas de estudos

adequados e o planejamento da aacuterea de tecnologia da informaccedilatildeo da Terracap natildeo

era formalizado

104 Em relaccedilatildeo agrave segunda questatildeo constatou-se que o pessoal alocado

no setor de TI estava sujeito agrave elevada rotatividade e a estrutura organizacional era

inadequada uma vez que a escassez de pessoal especializado em TI da Terracap

resultou em dependecircncia relevante de colaboradores terceirizados comprometendo

atividades estrateacutegicas (planejamento gestatildeo e controle) e a estrutura

organizacional do setor de TI da empresa natildeo permitia a implementaccedilatildeo adequada

dos processos de trabalho tiacutepicos de um setor de informaacutetica

105 Em relaccedilatildeo agrave terceira questatildeo verificou-se que o parque

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 177

Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

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SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

computacional era precaacuterio e a infraestrutura de rede inadequada em funccedilatildeo da

ruptura da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN mas havia disponibilidade de

computadores para os usuaacuterios finais

106 Em relaccedilatildeo agrave quarta questatildeo constatou-se que natildeo havia registro

dos resultados (entregas) alcanccedilados pelo setor e que os investimentos em TIC

foram concentrados no licenciamento de software vez que o dispecircndio em software

representou 40 dos dispecircndios totais do setor

107 Conclui-se portanto que a precaacuteria situaccedilatildeo do setor de TI da

Terracap em 2007 e a necessidade de viabilizar a continuidade das soluccedilotildees apoacutes a

interrupccedilatildeo da prestaccedilatildeo de serviccedilos pela CODEPLAN inviabilizaram a realizaccedilatildeo de

investimentos adequadamente planejados e ensejaram desembolsos em tecnologia

da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo com baixa eficaacutecia e eficiecircncia

4 Consideraccedilotildees Finais

108 Faz-se necessaacuterio registrar que esta eacute a primeira das 5 (cinco)

auditorias operacionais que seratildeo realizadas na Terracap vez que Decisatildeo nordm

190413 (fl 1) determinou a divisatildeo do trabalho por exerciacutecio financeiro

109 No entanto a natureza dessas auditorias eacute eminentemente de

avaliaccedilatildeo de processos de trabalho e resultados ainda mais quando os processos

de contrataccedilatildeo das soluccedilotildees de TI jaacute foram objeto de exame pelo e TCDF

conforme apontado no sect 14

110 Considerando o exiacuteguo quadro de pessoal deste NFTI que conta

atualmente com 4 (quatro) Auditores de Controle Externo o princiacutepio da economia

processual e a possibilidade de se efetuar anaacutelise mais elucidativa com a

comparaccedilatildeo de vaacuterios exerciacutecios sugere-se a reforma dos termos do item V da

Decisatildeo nordm 190413 para autorizar o exame condensado em apenas um processo

dos exerciacutecios de 2008 a 2012 (sugestatildeo V)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

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_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA-GERAL DE CONTROLE EXTERNO NUacuteCLEO DE FISCALIZACcedilAtildeO DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO

Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

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TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA-GERAL DE CONTROLE EXTERNO NUacuteCLEO DE FISCALIZACcedilAtildeO DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO

Fls 178

Proc 2395813

_______ Rubrica

5 Proposiccedilotildees

111 Ante o exposto sugere-se ao Plenaacuterio

I) Tomar conhecimento

a do presente Relatoacuterio de Auditoria de fls 129176

b dos documentos acostados agraves fls 125128

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila

a processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades

relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando

como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos

PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

b poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de

profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de

responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo

e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

c processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com

ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas

i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou

BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5

(achado 03)

ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir

e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou

BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de

Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03)

iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou

APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado

03)

iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT

41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5

(achado 03)

v DS3 ndash Gerenciar o Desempenho e a Capacidade do

COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho e

Capacidade do COBIT 5 (achado 04)

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA-GERAL DE CONTROLE EXTERNO NUacuteCLEO DE FISCALIZACcedilAtildeO DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO

Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA-GERAL DE CONTROLE EXTERNO NUacuteCLEO DE FISCALIZACcedilAtildeO DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO

Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

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Fls 179

Proc 2395813

_______ Rubrica

vi ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenho de TI do COBIT

41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho e

Conformidade do COBIT 5 (achado 04)

III) Determinar agrave Terracap que no prazo de 60 dias elabore e

encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo das

recomendaccedilotildees e determinaccedilotildees constantes do item II aliacutenea(s) lsquoarsquo

rsquobrsquo e lsquocrsquo conforme modelo apresentado no Anexo I do presente

Relatoacuterio de Auditoria

IV) Dar ciecircncia do presente Relatoacuterio de Auditoria do RelatoacuterioVoto do

Relator e da Decisatildeo que vier a ser tomada agrave jurisdicionada

V) Reformar os termos do item V da Decisatildeo nordm 190413 para autorizar

o NFTI a realizar auditoria operacional de modo a verificar a eficaacutecia

e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pela Terracap com

tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC de 2008 a 2012 de

forma condensada em apenas um processo

Brasiacutelia (DF) 31 de julho de 2014

MARCELO OLIVEIRA VASCONCELOS ACE ndash Mat 663-7

FLAacuteVIO JOSEacute FONSECA DE SOUZA Diretor do Nuacutecleo de Fiscalizaccedilatildeo de

Tecnologia da Informaccedilatildeo ACE ndash Mat 451-1

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA-GERAL DE CONTROLE EXTERNO NUacuteCLEO DE FISCALIZACcedilAtildeO DE TECNOLOGIA DA INFORMACcedilAtildeO

Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

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Fls 180

Proc 2395813

_______ Rubrica

ANEXO I - PLANO DE ACcedilAtildeO

Determinaccedilotildees e

Recomendaccedilotildees do TCDF (Itens da Decisatildeo)

Medidas a serem adotadas para cumprimento das

proposiccedilotildees

(Accedilotildees)

Data prevista para a

implementaccedilatildeo

II) Recomendar agrave Terracap que se ainda natildeo o fez estabeleccedila IIa) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia as boas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5 (achado 01)

1) ddmmaaaa

2)

IIb) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo de profissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelas atividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa (achado 02)

1)

2)

IIc) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI com ecircnfase nas seguintes boas praacuteticas i AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas do COBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03) ii AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e Manter Infraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo e Construccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) iii DS2 ndash Gerenciar Serviccedilos Terceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado 03) iv DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndash Gerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03)

1)

2)

Campos a serem preenchidos pelo jurisdicionado

e-DOC 984488FFProc 239582013

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 49: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DAS SESSOtildeES

SESSAtildeO ORDINAacuteRIA Nordm 4719 de 16092014

TCDFSecretaria das SessotildeesFolhaProcesso 239582013Rubrica

PROCESSO Nordm 239582013

RELATOR CONSELHEIRO MANOEL PAULO DE ANDRADE NETO

EMENTA Auditoria operacional realizada no acircmbito da Companhia Imobiliaacuteria deBrasiacutelia - Terracap com o objetivo de verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dosdesembolsos efetuados no exerciacutecio de 2007 com tecnologia da informaccedilatildeo ecomunicaccedilatildeo

DECISAtildeO Nordm 46212014

O Tribunal por unanimidade de acordo com o voto do Relator decidiu I ndash tomarconhecimento a) do Relatoacuterio de Fiscalizaccedilatildeo nordm 7000113 de fls 137180 b) dosdocumentos acostados agraves fls 125128 II ndash recomendar agrave Terracap que se ainda natildeoo fez estabeleccedila a) processos de trabalho capazes de aprimorar as atividadesrelativas ao gerenciamento do investimento em TI utilizando como referecircncia asboas praacuteticas estabelecidas nos processos PO5 do COBIT 41 ou APO06 do COBIT 5(achado 01) b) poliacuteticas e programas de recrutamento seleccedilatildeo e retenccedilatildeo deprofissionais especializados no quadro proacuteprio capazes de responder pelasatividades estrateacutegicas de planejamento gestatildeo e controle da aacuterea de TI da empresa(achado 02) c) processos de trabalho capazes de aprimorar a gestatildeo de TI comecircnfase nas seguintes boas praacuteticas c1) AI1 - Identificar Soluccedilotildees Automatizadas doCOBIT 41 ou BAI02 ndash Gerenciar a Definiccedilatildeo de Requisitos do COBIT 5 (achado 03)c2) AI2 - Adquirir e Manter Software Aplicativo e AI3 ndash Adquirir e ManterInfraestrutura de Tecnologia do COBIT 41 ou BAI03 - Gerenciar a Identificaccedilatildeo eConstruccedilatildeo de Soluccedilotildees do COBIT 5 (achado 03) c3) DS2 ndash Gerenciar ServiccedilosTerceirizados do COBIT 41 ou APO10 ndash Gerenciar Fornecedores do COBIT 5 (achado03) c4) DS4 ndash Assegurar a Continuidade dos Serviccedilos do COBIT 41 ou DSS04 ndashGerenciar a Continuidade do COBIT 5 (achado 03) c5) DS3 ndash Gerenciar oDesempenho e a Capacidade do COBIT 41 ou BAI04 ndash Gerenciar Desempenho eCapacidade do COBIT 5 (achado 04) c6) ME1 ndash Monitorar e Avaliar o Desempenhode TI do COBIT 41 ou MEA01 ndash Monitorar Avaliar e Aferir Desempenho eConformidade do COBIT 5 (achado 04) III ndash determinar agrave Terracap que no prazo de60 dias elabore e encaminhe ao Tribunal plano de accedilatildeo para implementaccedilatildeo dasrecomendaccedilotildees constantes do item II ou de outras accedilotildees que entender necessaacuteriaspara resoluccedilatildeo dos problemas apontados no relatoacuterio de auditoria conforme modeloconstante do Anexo I (fl 180) IV ndash remeter coacutepia do relatoacuterio de auditoria de fls

e-DOC 29C99691Proc 239582013

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013

Page 50: AUD䥔O剉A O偅RACI低AL - TCDF · diversos processos de trabalho, baseados em boas práticas de gestão de TI, capazes de aprimorar as atividades relativas ao gerenciamento do investimento

137180 do relatoacuteriovoto do Relator e desta decisatildeo agrave jurisdicionada V ndash emcumprimento ao item V da Decisatildeo nordm 190413 autorizar o NFTI a realizar auditoriaoperacional para verificar a eficaacutecia e a eficiecircncia dos desembolsos realizados pelaTerracap com tecnologia da informaccedilatildeo e comunicaccedilatildeo ndash TIC nos exerciacutecios de 2008a 2012 de forma condensada ou seja em apenas um processo

Presidiu a sessatildeo o Presidente Conselheiro INAacuteCIO MAGALHAtildeES FILHO Votaramos Conselheiros MANOEL DE ANDRADE RENATO RAINHA ANILCEacuteIA LUZIA ePAULO TADEU Participou o representante do MPjTCDF Procurador-GeralDEMOacuteSTENES TRES ALBUQUERQUE Ausente o Conselheiro PAIVA MARTINS

SALA DAS SESSOtildeES 16 de Setembro de 2014

Olavo MedinaSecretaacuterio das Sessotildees

Inaacutecio Magalhatildees FilhoPresidente

e-DOC 29C99691Proc 239582013