Aula 008 - Fundamentos de Organização-AdrianoLima

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Título aqui 1

INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO

Fundamentos de

Organização

Prof. Irineu Crivillari – 1º Sem. de 2008

Fundamentos de Organização

OrganizaOrganizaççãoão

É o estabelecimento de um estrutura formal de autoridade mediante a qual se definem, dispões e coordenam as fazes e métodos de trabalho para se

atingir um objetivo. Um sistema estrutural.

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1) Organização Formal;

2) Hierarquia;

3) Autoridades;

4) Responsabilidade;

5) Departamentalização;

6) Classificações das Estruturas;

7) Tipos de Atividades;

8) Centralização e Descentralização;

Prof. Adriano Lima – 1º Sem. De 2010 Prof. Irineu Crivillari – 1º Sem. de 2008



9) Condições Ambientais;

10) Meios de Formalizações;

11) Comunicação por Documentos;

12) Relatórios;

13) Layout;

14) Arquivos;

15) Patologia Organizacional;

16) Níveis Hierárquicos e Chefes em Demasia;

17) Excesso de Organização.


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1.1. OrganizaOrganizaçção Formal ão Formal -- caractercaracteríísticas: sticas:

Divisão do

Trabalho

Especialização

Hierarquia

Autoridade

ResponsabilidadeRacionalismo

Coordenação

EMPRESA



2.2. Hierarquia Hierarquia

É a disposição de níveis verticais de responsabilidade, em degraus de importância de cima para baixo.

3.3. AutoridadeAutoridade

É o direito e poder de mandar. A autoridade não se exerce de modo absoluto.

Em administração temos a Autoridade legal.




3.1 Autoridade Legal3.1 Autoridade Legal

1) Autoridade de Linha;

2) Autoridade de staff;

3) Autoridade funcional;

4) Autoridade de fiscalização.



4.4. ResponsabilidadeResponsabilidade

É a aceitação do papel a ser desempenhado na organização. Composto de tarefas, missões, atividades. Todo cargo encerra um grau de responsabilidade e ela não pode ser delegada.

5.5. DepartamentalizaDepartamentalizaççãoão

É o processo estabelecer unidades compostas de grupos, com funções relacionadas.


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5. 1 Crit5. 1 Critéérios de rios de DepartamentalizaDepartamentalizaççãoão

a) Por funções;

b) Por áreas geográficas;

c) Por produto;

d) Por clientela;

e) Por processo.

� Especialização� Facilitar o controle

� Auxiliar na Coordenação� Reduzir despesas

a) Por funções;



5. 2 Exemplos de 5. 2 Exemplos de DepartamentalizaDepartamentalizaççãoão

GERÊNCIAGERAL

GERENTE DE

PRODUÇÃO

GERENTE DE

FINANCEIRO

GERENTE DE

ADMIN.

GERENTE DE

VENDAS

ORGANOGRAMA

1) Por Função





4) Por Área Geográfica

ORGANOGRAMA

DEPTO DE VENDAS

FILIALRIO

FILIALPORTO ALEGRE

FILIALB. HORIZONTE

FILIALRECIFE




GERÊNCIAGERAL

DEPT.ODE

LÂMPADAS

DEPT.ODE

TRANSFORMADORES

DEPT.ODE

AP. DOMÉSTICOS

ORGANOGRAMA

2) Por Produto


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4) Por Clientela

CHEFIA DE VENDAS

SEÇÃO DE VENDASA

FARMÁCIAS

SEÇÃO DE VENDASA

HOSP. PART.

ORGANOGRAMA

SEÇÃO DE VENDASA

HOSP. GOV.




ORGANOGRAMA

3) Por Processo

CHEFIA DA DIVISÃO MÉDICA

SEÇÃO DE

RADIOLOGIA

SEÇÃO DE

CLINICA GERAL

SEÇÃO DE

ORTOPEDIA

SEÇÃO DE

LABORATÓRIO




6.6. ClassificaClassificaçções das Estruturasões das Estruturas• Tipo Radial

CHEFIACHEFIA

CHEFIA

DEPTO. DEPTO. DEPTO.

DIVISÃO DIVISÃO DIVISÃO

CHEFIA


ASSESSORIA

• Tipo Linear Simples • Tipo Linear Departamental

• Tipo Linha de Staff • Tipo Linear Funcional

CHEFIA


DIVISÃO DIVISÃO DIVISÃO



7.7. Tipos de AtividadesTipos de Atividades

a) Atividades de Direção;

b) Atividades Fins;

c) Atividades Meios;

d) Atividades Quase-Fins.


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7. 1 Tipos de Atividades7. 1 Tipos de Atividades

a) Atividades de Direção

� O conjunto de esforços no nível hierárquico mais alto da empresa;

� Atividades com: Políticas e Diretrizes da empresa, Aprovação de propostas orçamentária...;

� Assembléias de acionistas, conselho administrativos, diretoria executiva, etc.




b) Atividades-Fins

� O conjunto de esforços quer de estudos, quer de execução, visando realizar os fins a que se propões a empresa;

� Atividades como: Operacionalização de máquinas e ferramentas para fabricação de um produto;

� Departamento: de Produção, comercial,...





b) Atividades-Meios (ou Adjetivas)

� O conjunto de esforços quer de estudos, quer de execução com o objetivo de apoiar ou facilitar a realização dos fins da empresa;

� Atividades como: Atividades de pessoal, serviços jurídicos; patrimônio, finanças, relações públicas etc..




b) Atividades Quase-Fins

� De difícil conceituação. Entre atividades-fins e atividades-meios;

� Em uma empresa de Construção civil a compra de lápis, lâmpadas para o escritório.


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Centralização

� Quando a maioria das decisões é tomados pelos titulares situados nos escalões hierárquicos superiores da empresa;

� Promove a uniformidade de ação;

� Necessariamente: Decisões que envolvem custos elevados, definições da políticas ou da empresas;

� É necessário evitar o excesso de centralização.

8. Centraliza8. Centralizaçção e Descentralizaão e Descentralizaçção ão



8. 1 Centraliza8. 1 Centralizaçção e Descentralizaão e Descentralizaçção ão

Descentralização

� Quando a maioria das decisões é tomados pelos níveis hierárquicos inferiores da organização;

� O Processo e suas Etapas: � Distribuição de tarefas aos subordinados;

� Permissão para assumir riscos;

� Criação responsabilidades.




8. 2 Centraliza8. 2 Centralizaçção e Descentralizaão e Descentralizaçção ão

Descentralização

� Grau de Descentralização:� Livre - A liderança decide sem consultar ninguém;

� Com consulta - A liderança atua depois de consultar o

superior;

� Aconselhamento - A liderança só age depois de consultar uma

autoridade funcional e levar em conta os seus conselhos.

� Providencias básicas:� Estabelecer a centralização apropriada;

� Desenvolver os executivos (treinamento);

� Proporcionar a comunicação;

� Estabelecer controles adequados.



9.9. CondiCondiçções Ambientaisões Ambientais

Um conjunto de fatores que irão influenciar diretamente na produtividade:

� Competição;

� Conflitos;

� Acomodação;

� Revoltas

� Temperatura;

� A iluminação

� Sons dentro da unidade;

� Vestuários.

� Espaço;

� Limpeza;

� Equipamentos;

� Dispositivos de segurança;

� Tensão entre Dirigentes;

� Camaradagem no grupo;

� Autoridade democrática;

� Estilos de Liderança.


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CONDIÇÕES FISIOLÓGICAS

INTERNOS EXTERNOS

CONDIÇÕES PSCICOLÓGICAS

MATERIAL DE TRABALHO

LOCAL DE TRABALHO

• Alimentação• Repouso

• Capacidade de Aprendizagem

• Capacidade de execução

• Relações emotivas

• Disposição do Maquinário

• Posição do trabalhador

• Suprimento de matéria-prima

• Temperatura• Umidade• Ventilação• Iluminação• Sons• Cores• Vestuário

9.1 Fatores que influem sobre a produtividade9.1 Fatores que influem sobre a produtividade



São recursos técnicos a que recorrem as empresas para atuar dentro das concepções da moderna Administração; é a representação sucinta e ilustrada de um fato ou

� Organograma;

� Organograma Linear de Resp.;

� Cronograma

� Fluxogramas;

� Guias de atribuições;

� Manual de organização;

� Gráficos informativos;

� Formulários.

10.10. Meios de FormalizaMeios de Formalizaççãoão

Simplicidade;

Clareza e

Exatidão.




Organograma:Apresentação gráfica de estrutura organizacional de uma empresa, especificando as linhas formais de autoridade, os níveis hierárquicos e a divisão das atividades.

Organograma linear de responsabilidade:Mostra as inter-relações entre os órgãos ou cargos e as atividades ; conhecido por OLR.

Cronograma:É a representação gráfica da previsão e da execução real de um trabalho (projeto, programa etc..)




Fluxogramas:Representa a seqüência lógica e normal das fazes, etapas ou passos de um trabalho, caracterizando ainda seus executores.

Guias de atribuições:É o registro escrito das atribuição e tarefas de um cargo.

Manual de organização:

É a colocação integrada dos organogramas, guias de atribuição etc., geralmente precedida pelo histórico da empresa.



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Gráficos informativos:

Aqueles que tem por objetivos produzir uma impressão rápida e viva, que permita a imediata apreensão dos aspecto geral do fenômeno.

Formulários.

É o registro dos dados, segundo uma finalidade específica, composto de campos apropriados e destinados ao lançamento de dados relativos a um único assunto.



DIREÇÃO


SERVIÇODIVISÃO DIVISÃO

ASSESSORIA STAFF

SEÇÃO SEÇÃO

Primeiro Plano: Alta Direção

Segundo Plano: Órgão Adm.

Terceiro Plano: Órgão Técnicos

Quarto Plano: Órgão Operacionais

10. 1 Organograma Cl10. 1 Organograma Cláássicossico




OBS: Alguns Símbolos convencionais

X = Supervisão Geral/ = Supervisão Diretag = Execução�� = Coordenação�� = Planejamento

10. 2 Organograma Linear de Responsabilidade10. 2 Organograma Linear de Responsabilidade



10.10. 3 Cronograma3 Cronograma


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NÃO MEXA

SIMNÃO

SIM

VOCÊ É UM BOCÓNÃO

VAIESTOURARNA SUAMÃO?

NÃO

FINJA QUE NÃO VIU

ALGUÉMSABE?

VOCÊ TA FERRADO

SIMSIM

NÃO

ESCONDA

VOCÊPODE CULPAR

OUTRA PESSOA?

NÃO

ENTÃO, NÃO HÁ PROBLEMA

SIM

A COISAFUNCIONA?

VOCÊ MEXEUNELA?

10. 4 Fluxograma10. 4 Fluxograma



1°Trim.

2°Trim.

3°Trim.

4°Trim.

020406080

100120140160180

1°Trim. 2°Trim. 3°Trim. 4°Trim.

0

50

100

150

200

Jan Fev Mar Abr

10. 7 Gr10. 7 Grááficos informativosficos informativos

1981

1982

1983

1984

9,170

2,008

3,115

4,901




10. 8 Formul10. 8 Formulááriosrios



11.11. ComunicaComunicaçção por Documentosão por DocumentosCompostas por todos os elementos de informação de um sistema administrativo, de uso interno e externo àempresa. Obtêm, registram e veiculam dados com objetivo determinado

� Tipos:� Documentos Normativos;

� Documentos de comunicação formal;

� Formulários;

� Meios Magnéticos (discos, disquetes e fitas por exemplo).

� Barreiras:� Mensagens mal expressas;

� Traduções imperfeitas;

� Perdas por transmissões;

� Retenção precária;

� Desatenção, etc..Prof. Adriano Lima – 1º Sem. De 2010

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12.12. RelatRelatóóriosrios

É a exposição escritas dos fatos verificados. Deve conter mapas, tabelas, gráficos e ilustrações explicativas de forma a tornar-se acessível a qualquer leitor e ainda a quebrar a monotonia e rigidez da parte escrita.

� Apresentação:� Capa;

� Folha de Rosto;

� Introdução;

� Índice;

� Capítulos;

� Conclusões;

� Soluções e sugestões;

� Índice dos assuntos e

� Bibliografia.



13.13. LayoutLayout

É a adequação do meio físico, para a facilidade de comunicações, movimentações interna e da satisfação do homem em seu ambiente de trabalho de forma a atingir maior produtividade.

� Objetivos;

� Princípios;

� Elementos de Layout;




� Objetivos:

• Reduzir custos e aumentar a produtividade;

• Racionalizar a utilização do espaço;

• Reduzir a movimentação de material, produtos e

pessoal;

• Racionalizar o fluxo de trabalho;

• Minimizar tempo de produção;

• Propiciar melhores condições de trabalho.

13.13. 1 Layout1 Layout



� Princípios: • Da economia de movimentos;

• Do fluxo progressivo;• Da flexibilidade;

• Da integração.


� Elementos de Layout:

• O Espaço;• Instrumentos = desenho ou gabarito;

• Tipos: burocrático (escritórios) ou industrial;• Posto de trabalho;

• Implantação;• Condições ambientais;

• Métodos dos elos.Prof. Adriano Lima – 1º Sem. De 2010

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14.14. ArquivosArquivos

São os órgão de documentação, os centros de documentação.

� Finalidade:� Servir a Administração, e suas grandes funções são a guarda ,

conservação e o acesso ao uso e à pesquisa.

� Classificação:� Quanto à extensão

� Quanto a freqüência de uso

� Quanto à natureza

� Quanto à finalidade




14.14. 1 Arquivos1 Arquivos

� Métodos de Arquivos:� Ordem Alfabética;

� Ordem Geográfica;

� Ordem Cronológica;

� Ordem Assunto;

� Operações antes do Arquivamento:� Inspeção;

� Estudo;

� Classificação;

� Codificação;

� Ordenação;

� Arquivamento;

� Retirada e controle.



15.15. Patologias OrganizacionalPatologias Organizacional

Uma estrutura de Organizacional é um organismo, um corpo humano; assim temos que, como bons administradores, zelar pela sua saúde.

As principais males:� Falta de formalização Organizacional;

� Falta e Excesso de Delegação de Autoridade;

� Subordinação Múltipla;

� Trincheira de Assessores;

� Conjugação Inadequada de Atividades;

� Amplitude de Supervisão Exagerada;


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16.16. NNííveis Hierveis Hieráárquicos e Chefe em demasiarquicos e Chefe em demasia

Conseqüências:� Dificuldade na Comunicação;

� Despesas salariais;

17.17. Excesso de organizaExcesso de organizaççãoão

Conseqüências:� Não há espaço para o arbítrio;

� Iniciativa tolhida;

� A multiplicação das atividades de staff;

� Incidência de autoridade funcional;

� Fracasso da empresa.



FIMFIMUm homem que vive contando vantagens sobre boas ações

que nunca praticou é como uma nuvem que passa no deserto e não deixa cair um gota de chuva.

Provérbios 25.14


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