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www.cers.com.br TRIBUNAIS 2012 Arquivologia Rodrigo O. Barbati 1 Arquivologia I TÓPICOS DE ARQUIVOLOGIA 1. Arquivística: princípios e conceitos. 2. Legislação arquivística. 3. Gestão de documentos. 4.Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. 5. Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. 6. Classificação de documentos de arquivo. 7. Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. 8. Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo. 9. Preservação e conservação de documentos de arquivo. 1. Arquivística: princípios e conceitos. Conceitos Arquivologia Também chamada de Arquivística, é a aplicação de técnicas e métodos específicos voltados à organização, à conservação e à restauração de arquivos. Arquivo É o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro. Biblioteca A biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente é constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos através de compra ou doação, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela própria instituição. Museu É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar a disposição do público, conjuntos de peças e objetos de valor cultural. Teste 1. (CESPE TRE/RJ - Técnico Judiciário 2012) Acerca da legislação, dos princípios e conceitos arquivísticos, julgue os itens a seguir: I - Arquivos e bibliotecas, embora constituam diferentes órgãos de documentação, precisamente por tratarem de documentos com características físicas e funções distintas, conferem o mesmo tipo de tratamento aos gêneros documentais sob sua responsabilidade. ( ) II - Os documentos de arquivo são produzidos e(ou) recebidos para o atendimento de objetivos culturais e históricos. ( ) Conceitos Princípios Arquivísticos Os princípios relativos ao objeto de estudo de uma ciência constituem-se nos fundamentos que possibilitam o desenvolvimento das proposições relativas a esse objeto com uma maior coerência e segurança. Podemos destacar na Arquivologia os princípios a seguir. Princípio da proveniência: É o princípio básico da organização de arquivos, segundo o qual deve ser respeitado a autonomia de cada fundo ou núcleo, não misturando os seus documentos com os de outros. A proveniência transmite informação importante sobre o contexto em que os documentos foram criados.

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Arquivologia I

TÓPICOS DE ARQUIVOLOGIA 1. Arquivística: princípios e conceitos. 2. Legislação arquivística. 3. Gestão de documentos. 4.Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. 5. Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. 6. Classificação de documentos de arquivo. 7. Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. 8. Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo. 9. Preservação e conservação de documentos de arquivo. 1. Arquivística: princípios e conceitos. Conceitos

Arquivologia

Também chamada de Arquivística, é a aplicação de técnicas e métodos específicos voltados à organização, à conservação e à restauração de arquivos. Arquivo É o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro. Biblioteca

A biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta.

Normalmente é constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos através de compra ou doação, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela própria instituição. Museu

É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar a disposição do público, conjuntos de peças e objetos de valor cultural.

Teste

1. (CESPE – TRE/RJ - Técnico Judiciário – 2012) Acerca da legislação, dos princípios e conceitos arquivísticos, julgue os itens a seguir:

I - Arquivos e bibliotecas, embora constituam diferentes órgãos de documentação, precisamente por tratarem de documentos com características físicas e funções distintas, conferem o mesmo tipo de tratamento aos gêneros documentais sob sua responsabilidade. ( ) II - Os documentos de arquivo são produzidos e(ou) recebidos para o atendimento de objetivos culturais e históricos. ( ) Conceitos

Princípios Arquivísticos

Os princípios relativos ao objeto de estudo de uma ciência constituem-se nos fundamentos que possibilitam o desenvolvimento das proposições relativas a esse objeto com uma maior coerência e segurança. Podemos destacar na Arquivologia os princípios a seguir. Princípio da proveniência: É o princípio básico da organização de arquivos, segundo o qual deve ser respeitado a autonomia de cada fundo ou núcleo, não misturando os seus documentos com os de outros. A proveniência transmite informação importante sobre o contexto em que os documentos foram criados.

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Princípio do respeito pela ordem original:

É o princípio segundo o qual os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade. Também chamado de princípio da organicidade ou da ordem primitiva. Princípio da territorialidade:

É o princípio segundo o qual os arquivos públicos, próprios de um território, seguem o destino deste último. Para que os arquivos permaneçam vivos, sejam utilizados e melhor entendidos, devem ser conservados o mais próximo possível do local emanado ou que influenciaram a sua produção. Esse local pode ser nacional, regional e institucional. Princípio da unicidade: Disciplina que os documentos de arquivos devem conservar o seu caráter único, em função do seu contexto de produção, independente de sua forma, gênero, tipo ou suporte. Princípio da indivisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.

Teste 2. (CESPE/UnB – TJ/AL – Analista Judiciário – 2012) O princípio arquivístico que deve ser aplicado na constituição de um fundo de arquivo é o:

A) da territorialidade. B) das três idades. C) da proveniência. D) da ordem original. E) da pertinência. Conceitos

Documento: qualquer informação registrada em um suporte. Informação: pode ser definida como ideia ou conhecimento.

Suporte: é o meio no qual a informação é registrada. Documentos de Arquivo:

A) Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem também ser recebidos pela mesma. B) Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vários tipos. C) Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem organicidade. Finalidade do arquivo:

1 – Guardar os documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente. 2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos. 3 – Atender os pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas. Tipos de Arquivo Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados segundo: A) as entidades mantenedoras: públicos ou privados; B) a natureza dos documentos: especial ou especializado; C) os estágios de sua evolução: corrente, intermediário e permanente; D) a extensão de sua atuação: setorial e central.

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A) Entidades mantenedoras

Arquivos públicos: 1. Arquivo acumulado por instituição pública no exercício de suas funções, independente de seu âmbito de ação e do sistema de governo do país. 2. Arquivo integrante da administração pública e mantido por entidades de caráter público, seja na esfera federal, estadual ou municipal. Arquivos privados: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições não-públicas, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas e que possuam uma relação orgânica perceptível através do processo de acumulação. B) Natureza dos documentos

Arquivos especiais: São aqueles que tem sob sua guarda documentos de gêneros diversos – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme – e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc. Arquivo especializado:

É aquele que guarda documentos de determinado assunto específico, independentemente da forma física que apresentam, como, por exemplo, os arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia. C) Estágios de Evolução

Arquivo de primeira idade ou corrente:

Constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser

emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados. Arquivo de segunda idade ou intermediário:

Constituído de documentos que deixaram de ser consultados frequentemente, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Arquivo de terceira idade ou permanente:

Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitiva. D) Extensão de Atuação Arquivos setoriais:

São aqueles localizados nos próprios setores que produzem ou recebem os documentos, guardando documentos muito utilizados por estes, ou seja, são, essencialmente, arquivos correntes. Arquivos gerais ou centrais:

São os arquivos que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de uma instituição, funcionando como extensão daqueles.

Teste

3. (FGV – TRE/PA Técnico Judiciário – 2011) A respeito do ciclo de vida dos documentos, analise as afirmativas a seguir: I. Os arquivos de primeira idade, também chamados de arquivos correntes, são constituídos de documentos consultados frequentemente.

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II. Os arquivos de segunda idade, também chamados de históricos, são constituídos de documentos que perderam sua natureza administrativa. III. Os arquivos de terceira idade, também chamados de intermediários, são constituídos de documentos que serão eliminados por não apresentarem mais utilidade para a instituição. (FGV – TRE/PA Técnico Judiciário – 2011) Assinale

A) se apenas a afirmativa I estiver correta. B) se apenas a afirmativa II estiver correta. C) se apenas a afirmativa III estiver correta. D) se nenhuma afirmativa estiver correta. E) se todas as afirmativas estiverem corretas. Conceitos

Tipologia Documental

É o estudo que tem por objeto os tipos documentais, entendidos como a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou, a natureza do conteúdo ou técnica de registro. Suporte do documento

Material sobre o qual as informações são registradas. Exemplo: fita magnética, filme de nitrato, papel, CD, etc. Forma do documento

Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento. É o estágio de preparação e transmissão de documentos. Ex: cópia, original, minuta, rascunho. Formato do documento

É a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo de filme, tira de microfilme, etc. Gênero Documental É a designação dos documentos segundo o aspecto de sua formatação nos diferentes suportes.

Quanto ao gênero, os documentos são classificados, segundo a forma em que a informação foi registrada. Gênero Documental

Documentos textuais: documentos cuja

informação esteja em forma escrita ou textual. Ex.: contratos, atas, relatórios, certidões. Documentos audiovisuais: documentos cuja

informação esteja em forma de som e / ou imagem em movimento. Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Neste tipo de documento encontram-se os documentos sonoros (cuja informação está em forma de som) e os filmográficos (cuja informação está representada por um filme). Documentos micrográficos: documentos em microformas. Ex.: microfilmes e microfichas. Documentos informáticos ou digitais:

documento codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word. Documentos iconográficos: documentos cuja informação esteja em forma de imagem estática. Ex.: fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotográficos), negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras. Documentos cartográficos: documentos que

representem, de forma reduzida, uma área maior. Ex.: mapas, perfis e plantas. Espécie Documental

Designação dos documentos segundo seu aspecto, tais como: carta, certidão, decreto, edital, ofício. relatório, requerimento, gravura, diapositivo (slide), planta, mapa, etc. Tipo Documental

Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns em termos de fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como:

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cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, fotografias temáticas, retratos, litogravuras, serigrafias e xilogravuras.

Teste 4. (FCC – TRE/PR – Técnico Judiciário – 2012) Acórdãos e resoluções, documentos típicos dos tribunais brasileiros, constituem exemplos de:

A) formato. B) espécie. C) fundo. D) invólucro. E) suporte. TERMINOLOGIA O objetivo da terminologia arquivística é auxiliar as atividades de normalização de procedimentos técnicos no mundo dos arquivos. Acervo - Conjunto dos documentos de um

arquivo. Acesso - Possibilidades de consulta aos

documentos de arquivos, as quais poderão variar em função de cláusulas restritivas. Arquivamento - Operação que consiste na

guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido. Arquivo 1. Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação. De acordo com a natureza do suporte, o arquivo terá a qualificação respectiva, como, por exemplo.- arquivo audiovisual, fotográfico, iconográfico, de microformas e informático. Arranjo

1. Processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação - estrutural ou funcional - dos documentos em fundos, na ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries. 2. Processo que, na organização de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa sequência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado. Também denominado classificação. Avaliação - Processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com

seus valores probatórios e informativos. Catálogo - Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico,

onomástico ou geográfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais

fundos, descritos de forma sumária ou pormenorizada. Classificação: 1. Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um Plano de Classificação ou Quadro de Arranjo. 2. Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinar o código para a sua recuperação. 3. Ato pelo qual se atribui a documentos, ou às informações neles contidas, graus de restrição de acesso. Também chamada classificação de segurança. Coleção - Conjunto de documentos, sem

relação orgânica, aleatoriamente acumulados.

Correspondência - Comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa),apresentada sob varias formas (cartas, cartões postais, ofícios, memorandos, bilhetes, telegramas, e-mails), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.

Desclassificação - Ato pelo qual a autoridade competente libera a consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos. A

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alteração do grau de sigilo do documento é chamado de reclassificação. Descrição - Processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (inventário sumário ou analítico, guia, etc.). Destinação - Conjunto de operações que se seguem a fase de avaliação de documentos destinadas a promover sua guarda temporária ou permanente, sua eliminação ou sua microfilmagem. Documento oficial - Aquele que, possuindo ou não valor legal, produz efeito de ordem jurídica na comprovação de um fato. Documento ostensivo- É o documento sem classificação, cujo acesso pode ser franqueado; em oposição ao documento sigiloso, que é de conhecimento restrito a pessoas credenciadas.

Documento público - Aquele produzido e recebido pelos órgãos do poder público no desempenho de suas atividades. Documento sigiloso - Aquele que, pela

natureza de seu conteúdo informativo, exige medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público. Dossiê - Unidade de arquivamento, formada

por documentos diversos, pertencente a um determinado assunto ou pessoa. Fundo 1. A principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes constituídas dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. 2. principal unidade de arranjo funcional nos arquivos permanentes, constituída dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhança de atividades, mantido o princípio da proveniência.

Guia - Instrumento de pesquisa destinado a orientação dos usuários no contexto da

utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. Índice - Lista sistemática, pormenorizada, dos

elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar e facilitar a localização no texto. Instrumento de pesquisa - Meio de disseminação e recuperação da informação pelos arquivos permanentes. São instrumentos de pesquisa, entre outros, catálogos, guias, inventários, repertórios e tabelas de equivalência. Inventário analítico - Instrumentos de pesquisa no quais as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e pormenorizadamente listadas. Inventário sumário - Instrumentos de pesquisa nos quais as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e brevemente descritas. Item documental - A menor unidade

arquivística materialmente indivisível. Notação - Elemento de identificação das unidades de arquivamento, constituídos de números, letras, ou combinação de números e letras, que permite sua localização. Processo

• Termo geralmente usado na administração pública, para designar um grupo de documentos, reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente constituído no decurso de uma ação administrativa ou judiciária

• O número de protocolo é o primeiro documento com o qual o processo é aberto, repetido externamente como elemento de controle e arquivamento do processo.

Recolhimento – É a passagem de documentos dos arquivos corrente ou intermediários para os arquivos permanentes.

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Repertório - Instrumento de pesquisa no qual

são descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico. Também chamado de catálogo seletivo. Série - Designação dada às subdivisões de um

fundo, que refletem a natureza de sua composição, seja ela estrutural, funcional ou por espécie documental. As séries podem ser subdivididas em subséries. Tabela de equivalência - Instrumento de

pesquisa auxiliar, que dá a equivalência de antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alterações no sistema de arranjo de um arquivo. Tabela de temporalidade - Instrumento de

destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação. Transferência - Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários. Unidade de arquivamento - O menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, são denominados pastas, maços ou pacotilhas. Valor administrativo - Valor que um documento possui para a administração produtora do arquivo, na medida em que informa ou aprova seus atos presentes ou futuros. Valor fiscal - Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais.

Valor informativo - Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independente de seu valor probatório.

Valor legal - Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito, ou seja, seu valor probatório. Valor permanente - Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Também chamado de valor secundário. Valor probatório - Valor intrínseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova legal.

Valor primário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. Valor secundário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.

Teste

5. (FCC - TRE/SP - Técnico Judiciário – 2012) Numa instituição de custódia destinada a recolher arquivos de diferentes entidades, a cada um desses conjuntos de documentos dá-se o nome de:

A) fundo. B) organograma. C) setor. D) divisão. E) núcleo de memória. Fontes

ARQUIVO NACIONAL. Dicionário de Termos Arquivísticos: subsídios para uma terminologia brasileira. Rio de Janeiro, 2005. PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e Prática. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002. Site: www.conarq.arquivonacional.gov.br

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Arquivologia II

2. Legislação arquivística

Legislação O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. CONSTITUIÇÃO DE 1988

Título II - DOS DIREITOS E GARANTIAS FUNDAMENTAIS Art. 5º - Inciso XXXIII - todos tem direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível a segurança da sociedade e do estado;

Teste

1. (Consulplan – TSE – Analista Judiciário – 2012 - adaptada) Reconhecida como “Constituição Cidadã”, a Constituição do Brasil, promulgada em outubro de 1988, estabeleceu um novo patamar jurídico para o acesso a informações e aos documentos públicos, quando estabeleceu que:

A) todo e qualquer documento público é de acesso da sociedade brasileira. B) todo documento público é de acesso irrestrito a brasileiros e estrangeiros legalmente estabelecidos no Brasil. C) há restrições de acesso a determinados documentos públicos. D) é de competência do Arquivo Nacional os critérios de acesso. Lei nº 12.527/2011

Em 18 de novembro de 2011, a presidente Dilma Rousseff sancionou a lei de acesso a informações públicas (Lei nº 12.527/2011),

- que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; - altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. Entre os principais pontos da lei, cabe destacar que quanto ao sigilo de documentos, há três tipos de documentos confidenciais, cada qual com seu prazo para duração do sigilo (antes eram quatro), conforme o artigo 24: “a informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada”.

Após esses prazos, o acesso aos documentos é automaticamente liberado. Ou seja, o prazo máximo para que um documento seja mantido em sigilo é de 50 anos. As informações que possam colocar em risco a segurança do presidente e do vice-presidente da República e de seus familiares são consideradas reservadas. Em caso de reeleição, elas serão mantidas em sigilo até o término do mandato. Todos os órgãos e entidades públicas terão de divulgar anualmente uma lista com a quantidade de documentos classificados no período como reservados, secretos e ultrassecretos.

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Em até dois anos a partir da entrada em vigor da lei, os órgãos e entidades públicas deverão reavaliar a classificação de informações secretas e ultrassecretas. Enquanto o prazo não acabar, valerá a legislação atual. Além disso, podemos citar também a criação da Comissão Mista de Reavaliação de Informações, conforme o artigo 35, em seu § 1o, “é instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá, no âmbito da administração pública federal, sobre o tratamento e a classificação de informações sigilosas”. A mesma terá competência para: I - requisitar da autoridade que classificar informação como ultrassecreta e secreta esclarecimento ou conteúdo, parcial ou integral da informação; A mesma terá competência para: II - rever a classificação de informações ultrassecretas ou secretas, de ofício ou mediante provocação de pessoa interessada; A mesma terá competência para: III - prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, observado o prazo previsto no § 1o do art. 24 (25 anos). DECRETO Nº 7.724, DE 16 DE MAIO DE 2012 Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição. DECRETO Nº 7.724/12 Art. 1o Este Decreto regulamenta, no âmbito do Poder Executivo federal, os procedimentos para a garantia do acesso à informação e para a classificação de informações sob restrição de acesso, observados grau e prazo de sigilo, conforme o disposto na Lei no 12.527, de 18 de

novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição. Art. 2o Os órgãos e as entidades do Poder Executivo federal assegurarão, às pessoas naturais e jurídicas, o direito de acesso à informação, que será proporcionado mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão, observados os princípios da administração pública e as diretrizes previstas na Lei no 12.527, de 2011. DECRETO Nº 7.724/12 - CAPÍTULO II - DA ABRANGÊNCIA Art. 6o O acesso à informação disciplinado neste Decreto não se aplica: I - às hipóteses de sigilo previstas na legislação, como fiscal, bancário, de operações e serviços no mercado de capitais, comercial, profissional, industrial e segredo de justiça; e II - às informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, na forma do §1o do art. 7o da Lei no 12.527, de 2011. DECRETO Nº 7.724/12 -CAPÍTULO III - DA TRANSPARÊNCIA ATIVA

Art. 7o É dever dos órgãos e entidades promover, independente de requerimento, a divulgação em seus sítios na Internet de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas, observado o disposto nos arts. 7o e 8o da Lei no 12.527, de 2011. DECRETO Nº 7.724/12 - CAPÍTULO IV - DA TRANSPARÊNCIA PASSIVA

Art. 9o Os órgãos e entidades deverão criar Serviço de Informações ao Cidadão - SIC, com o objetivo de: I - atender e orientar o público quanto ao acesso à informação;

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II - informar sobre a tramitação de documentos nas unidades; e III - receber e registrar pedidos de acesso à informação. DECRETO Nº 7.724/12 - CAPÍTULO V - DAS INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS EM GRAU DE SIGILO

Art. 25. São passíveis de classificação as informações consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado, cuja divulgação ou acesso irrestrito possam: I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional; II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País; III - prejudicar ou pôr em risco informações fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais; IV - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população; V - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País; VI - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas; Legislação VII - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional, observado o disposto no inciso II do caput do art. 6o; VIII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou IX - comprometer atividades de inteligência, de investigação ou de fiscalização em andamento, relacionadas com prevenção ou repressão de infrações.

Art. 26. A informação em poder dos órgãos e entidades, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada no grau ultrassecreto, secreto ou reservado. Art. 30. A classificação de informação é de competência: I - no grau ultrassecreto, das seguintes autoridades: a) Presidente da República; b) Vice-Presidente da República; c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; d) Comandantes da Marinha, do Exército, da Aeronáutica; e e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior. II - no grau secreto, das autoridades referidas no inciso I do caput, dos titulares de autarquias, fundações, empresas públicas e sociedades de economia mista; e III - no grau reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II do caput e das que exerçam funções de direção, comando ou chefia do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores - DAS, nível DAS 101.5 ou superior, e seus equivalentes Art. 46. A Comissão Mista de Reavaliação de Informações, instituída nos termos do § 1o do art. 35 da Lei no 12.527, de 2011, será integrada pelos titulares dos seguintes órgãos: I - Casa Civil da Presidência da República, que a presidirá; II - Ministério da Justiça; III - Ministério das Relações Exteriores; IV - Ministério da Defesa; V - Ministério da Fazenda; VI - Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;

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DECRETO Nº 7.724/12 - CAPÍTULO VI - DA COMISSÃO MISTA DE REAVALIAÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS Art. 46. A Comissão Mista de Reavaliação de Informações, (...) ,será integrada pelos titulares dos seguintes órgãos: VII - Secretaria de Direitos Humanos da Presidência da República; VIII - Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República; IX - Advocacia-Geral da União; e X - Controladoria Geral da União. DECRETO Nº 7.724/12 - CAPÍTULO VII - DAS INFORMAÇÕES PESSOAIS Art. 55. As informações pessoais relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem detidas pelos órgãos e entidades: I - terão acesso restrito a agentes públicos legalmente autorizados e a pessoa a que se referirem, independentemente de classificação de sigilo, pelo prazo máximo de cem anos a contar da data de sua produção; e II - poderão ter sua divulgação ou acesso por terceiros autorizados por previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que se referirem. DECRETO Nº 7.724/12 - CAPÍTULO VIII - DAS ENTIDADES PRIVADAS SEM FINS LUCRATIVOS

Art. 63. As entidades privadas sem fins lucrativos que receberem recursos públicos para realização de ações de interesse público deverão dar publicidade às seguintes informações: I - cópia do estatuto social atualizado da entidade; II - relação nominal atualizada dos dirigentes da entidade; e III - cópia integral dos convênios, contratos, termos de parcerias, acordos, ajustes ou

instrumentos congêneres realizados com o Poder Executivo federal, respectivos aditivos, e relatórios finais de prestação de contas, na forma da legislação aplicável. DECRETO Nº 7.724/12 - CAPÍTULO XI - DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS

Art. 71. Os órgãos e entidades adequarão suas políticas de gestão da informação, promovendo os ajustes necessários aos processos de registro, processamento, trâmite e arquivamento de documentos e informações.

Teste

2. (Consulplan – TSE – Analista Judiciário – 2012 - adaptada) Considerando a autonomia entre os Poderes da República em seus diferentes níveis de atuação, pode-se afirmar sobre a Lei nº 12.527 promulgada pela Presidente Dilma Russeff, em 18 de novembro de 2011, que regula o acesso aos documentos de arquivo e revoga, não apenas a Lei nº 11.111/2005, mas também alguns dispositivos da Lei nº 8.159/1991, que A) não se aplica ao Tribunal Superior Eleitoral. B) não se aplica ao Poder Judiciário. C) é exclusiva ao Poder Executivo Federal. D) se aplica aos três poderes da República. E) é exclusiva ao Poder Judiciário. LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. CAPÍTULO I - Disposições Gerais

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa

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física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. CAPÍTULO II - Dos Arquivos Públicos

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes. § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. CAPÍTULO III - Dos Arquivos Privados

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Legislação Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.

Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. CAPÍTULO IV - Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas

Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Disposições Finais Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002

Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Art. 1º O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

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Art. 10. O Sistema Nacional de Arquivos -SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. Art. 11. O SINAR tem como órgão central o CONARQ. Capítulo III - DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias; II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista; IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei nº 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei nº 8.246, de 22 de outubro de 1991. Capítulo IV - DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL

Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. Seção II - Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no Arquivo Nacional

Art. 19. Os documentos arquivísticos públicos de âmbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e controle. Capítulo V - DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 22. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse público e social por decreto do Presidente da República. Capítulo VI - DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIA

Art. 31. Fica delegada competência ao Ministro de Estado da Justiça, permitida a subdelegação, para designar os membros do CONARQ de que trata o § 3o do art. 3o. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) DECRETO Nº 4.915 DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003

Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, e dá outras providências. Art. 1º Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominação de Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, as atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal. Art. 3º Integram o SIGA: I - como órgão central, o Arquivo Nacional; II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes; III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos equivalentes. Legislação

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Art. 4º Compete ao órgão central: I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SIGA, a aplicação das normas relacionadas à gestão de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República; II - orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais; Legislação III - promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA; IV - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais; V - estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo. Art. 5º Compete aos órgãos setoriais: I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República; II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao acesso e às informações neles contidas; III - coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;

IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a administração pública federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais; V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim; VI - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais; VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualização.

Teste

3. (CESPE/UnB – TJ/AL – Técnico Judiciário – 2012) A legislação arquivística estabelece que documentos de valor permanente devem ser:

A) considerados sem prescrição e inalienáveis. B) eliminados após cem anos de arquivamento. C) microfilmados ou digitalizados e, em seguida, eliminados os originais. D) armazenados pelos setores de protocolo. E) recolhidos ao Arquivo Nacional, instalado no Rio de Janeiro. Fontes

ARQUIVO NACIONAL. Dicionário de Termos Arquivísticos: subsídios para uma terminologia brasileira. Rio de Janeiro, 2005. PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e Prática. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002. Site: www.conarq.arquivonacional.gov.br

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GABARITO

ARQUIVOLOGIA I 1. I (ERRADO) II (ERRADO) 2. C 3. A 4. B 5. A ARQUIVOLOGIA II

1. C 2. D 3. A