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Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1 Introdução . ...................................................................................... 01 O gerenciamento da informação e a gestão de documentos . ....................02 Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos. ........................ 22 Bibliografia . ...................................................................................... 30 Introdução Prezado Aluno, Bem vindo à segunda e última aula do Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU. Hoje iremos tratar dos assuntos gerenciamento da informação e a gestão de documentos; tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; auto- mação; preservação, conservação e restauração de documentos. Não esqueça, participe do Fórum de dúvidas! Chega de papo e mãos à obra...

Aula 01 resumão de arquivologia p mpu - técnico administrativo

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2. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 2 O gerenciamento da informao e a gesto de documentos A ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS Antes de entrarmos na gesto de documentos propriamente dita, necessrio falarmos sobre a organizao de arquivos, que consiste basicamente no desenvolvimento de quatro etapas de trabalho: 1- Levantamento de dados: atividades de exame e coleta de informaes acerca da documentao do arquivo. Nessa etapa, so coletadas as informaes sobre o gnero dos documentos (textuais, iconogrficos, informticos etc.), as espcies documentais (cartas, faturas, projetos etc.), o tamanho e estado de conservao do acervo, os recursos humanos da instituio, enfim, todos os dados relevantes para o arquivo da instituio. 2- Anlise dos dados: a partir dos dados coletados na etapa anterior, ser feita uma anlise objetiva da real situao dos servios de arquivo e um diagnstico que permita propor alteraes no sistema a ser implantado. Ou seja, o diagnstico consiste em uma constatao das falhas existentes na administrao que impedem o correto funcionamento do arquivo. 3- Planejamento: elaborao de um plano arquivstico que leve em considerao tanto as disposies legais quanto as necessidades da organizao. Esse plano deve levar em considerao os seguintes elementos: a) posio do arquivo na estrutura organizacional da administrao recomenda-se que seja a mais alta possvel; b) centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo em fase corrente (Lembra que falamos sobre isso na aula passada?); c) criao de uma coordenao central dos servios de arquivo, nos casos de descentralizao; d) definio dos mtodos de arquivamento; e) estabelecimentos das regras e normas de funcionamento; 3. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 3 f) necessidades de recursos humanos; g) escolha das instalaes e equipamentos; h) constituio de arquivos intermedirios e permanentes. 4- Implantao e acompanhamento: implementao do plano de arquivo na instituio em conjunto com testes de procedimentos, rotinas, normas, formulrios etc. A implantao deve ser procedida por um acompanhamento constante dos resultados, a fim de corrigir e/ou adaptar eventuais impropriedades ou falhas no sistema arquivstico. Agora, podemos falar da gesto de documentos. GESTO DE DOCUMENTOS A gesto documental conceituada pelo art. 3 da Lei n 8.159/91, da seguinte forma: Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Podemos traduzir a definio acima como sendo todas as atividades que envolvem os documentos de arquivo nas fases corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Segundo a doutrina, dentro da gesto de documentos destacam-se trs fases bsicas: produo, utilizao e destinao. Produo de documentos: refere-se elaborao dos documentos em decorrncias das atividades de um rgo ou setor. Nessa fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais administrao, evitando duplicao e emisso de vias desnecessrias. Utilizao de documentos: inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio e tramitao), expedio, organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria. Alm disso, nessa fase, so elaboradas as normas de acesso documentao e recuperao de informaes. 4. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 4 Avaliao e destinao de documentos: compreende a anlise e avaliao dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero objeto de arquivo permanente e quais sero eliminados por terem perdido o seu valor para a instituio. Enfim, podemos resumir os pontos mais importantes sobre o conceito e as fases da gesto de documentos no quadrinho abaixo: Gesto de Documentos Produo elaborao dos documentos em decorrncias das atividades da instituio criao de documentos essenciais administrao, evitando duplicao e emisso de vias desnecessrias Utilizao protocolo, classificao, organizao e arquivamento durante a idade corrente e intermediria normas de acesso documentao e recuperao de informaes Destinao anlise e avaliao dos documentos (valor) definio de quais sero objeto de arqui- vo permanente e quais sero eliminados GESTO DE DOCUMENTOS CORRENTES No cumprimento de suas funes, os arquivos correntes devem permitir aproveitar, ao mximo, a informao disponvel e necessria tomada de decises, aumentando, assim, a eficincia administrativa. Podemos destacar cinco atividades distintas, inerentes a essa idade do arquivo: 1) Protocolo (recebimento, classificao, registro e movimentao) 2) Expedio 3) Arquivamento 4) Emprstimo e consulta 5) Destinao ATIVIDADE DE PROTOCOLO A primeira atividade na gesto de documentos correntes o protocolo. 5. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 5 Sabemos que os documentos em fase corrente so aqueles necessrios s atividades desenvolvidas na instituio. Dessa forma, as unidades de protocolo executam os procedimentos de recebimento, classificao, registro e movimentao dos documentos constituindo verdadeiras portas de entrada para a informao. Ou seja, o protocolo envolve atividades como recebimento e expedio de correspondncias, classificao dos documentos recebidos em ostensivos ou sigilosos, distribuio de documentos etc. Portanto, a vai uma dica importante para responder questes sobre protocolo: sempre se lembre das atividades de Recebimento, Classificao, Registro e Movimentao dos documentos. (para lembrar ReClaReMo) No protocolo utilizado o instrumento chamado cdigo de classificao, que um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. Ateno: vale a pena destacar que algumas questes do Cespe afirmam que o protocolo a porta de entrada e de sada dos documentos. Apesar de a doutrina classificar a atividade expedio como sendo distinta da atividade protocolo, a expedio executada pelo departamento de protocolo da empresa. Portanto, cuidado! Se a questo afirmar que o protocolo executa as atividades de recebimento, classificao, registro, movimentao e expedio (porta de sada) considere-a correta. Dentre das atividades do protocolo encontra-se a classificao dos documentos, nesse ponto, vamos lembrar os documentos ostensivos e sigilosos. A classificao de ostensivo dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao. Por outro lado, consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. Nesse contexto, a unidade de protocolo, ao receber documentos, deve: separar o que de carter ostensivo do que de carter sigiloso (Classificao); 6. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 6 encaminhar diretamente os documentos sigilosos aos respectivos destinatrios (Movimentao); abrir os documentos de carter ostensivo e, a partir da sua leitura, interpretar e classific-los com base no cdigo de assuntos, se for o caso (Classificao); e encaminhar os documentos de carter ostensivo ao setor responsvel (Movimentao). Observe, ento, que o protocolo deve tomar conhecimento do contedo de documentos ostensivos, contudo, no pode tomar conhecimento do contedo de documentos sigilosos. ATIVIDADE DE AVALIAO E DESTINAO J vimos que alguns documentos tm valor temporrio, enquanto que outros tm valor permanente. Alm disso, alguns deles so frequentemente utilizados, enquanto outros nem tanto. Devido a essas diferenas relativas ao valor e frequncia de uso, surge a necessidade de avaliar, selecionar e eliminar os documentos. Essas trs atividades objetivam estabelecer o prazo de vida dos documentos, de acordo com seus valores informativo e probatrio. Em relao ao seu valor, os documentos podem ser: Permanente vitais: devem ser conservados indefinidamente por serem de importncia vital para a organizao. Permanente: devem ser conservados indefinidamente - apesar de no serem vitais, a informao que contm deve ser preservada em carter permanente. Temporrios: podem ser descartados, aps determinado prazo, quando cessa o valor do documento. evidente que a eliminao de documentos, no pode ser feita indiscriminadamente. Dessa forma, h pontos-chave que sempre devem ser observados: importncia do documento com relao aos valores administrativo, fiscal ou legal (=primrio) ou informativo, probatrio (=secundrio); 7. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 7 possibilidade e custos de reproduo (e.g. microfilmagem); espao, equipamento utilizado e custos de arquivamento; prazos de prescrio e decadncia de direitos, de acordo com a legislao vigente; e nmero de cpias existentes. Ainda, segundo o artigo 9 da Lei n 8.159/91, A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. INSTRUMENTOS DE DESTINAO Nas atividades de avaliao e destinao, so utilizados os instrumentos de destinao, que so os atos normativos elaborados pela organizao, nos quais so fixadas diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos. Os dois principais instrumentos de destinao so: Tabela de Temporalidade: determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes. Alm disso, estabelece os critrios para recolhimento no arquivo permanente e eliminao. Em uma tabela de temporalidade de uma empresa, por exemplo, poderia estar definido que os cartes de ponto deveriam ser conservados por sete anos no Servio de Pessoal e depois eliminados; ou que os contratos de prestao de servios de limpeza deveriam ser conservados em carter definitivo no arquivo permanente. Lista de Eliminao: consiste em uma relao especfica de documentos a serem eliminados de uma s vez e que necessita ser aprovada pela autoridade competente. Agora, vamos ver como so utilizados os instrumentos de destinao dentro da rotina para a destinao de documentos na fase corrente que engloba as seguintes atividades: 8. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 8 1. verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; A tabela de temporalidade organiza os documentos a serem destinados, a partir de prazos e critrios para recolhimento e eliminao. 2. verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; Para proceder com a destinao preciso verificar, na tabela de temporalidade, os prazos de guarda estabelecidos. 3. registrar os documentos a serem eliminados; As listas de eliminao, como vimos, relacionam os documentos a serem eliminados. 4. proceder eliminao; O ato de eliminar os documentos tambm faz parte da fase de destinao. 5. elaborar termo de eliminao; O termo de eliminao o instrumento do qual consta o registro de informaes sobre documentos eliminados aps terem cumprido o prazo de guarda. 6. elaborar lista de documentos destinados fase intermediria; e De forma semelhante lista de eliminao, existem as listas de transferncia (documentos destinados fase intermediria) e as listas de recolhimento (documentos destinados fase permanente). Falaremos, adiante, sobre as diferenas entre recolhimento e transferncia. 7. operacionalizar a passagem ao arquivo intermedirio. Permitir que os documentos passem ao arquivo intermedirio tambm faz parte da fase de destinao. ARQUIVAMENTO O Arquivamento consiste no conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. 9. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 9 Obs.: Acondicionamento so as formas de embalagem ou guarda de documentos visando sua preservao e acesso. Antes de falar sobre o arquivamento e suas tcnicas, temos que lembrar que a gesto de documentos composta por trs grandes fases: 1.Produo; 2.Utilizao; e 3.Avaliao e Destinao. Agora, vamos fazer um pequeno esquema que nos permita visualizar como as diferentes atividades esto distribudas entre as fases: Observando a figura acima, possvel perceber que o ciclo de gesto de arquivos um tipo de ciclo vital, composto por nascimento (produo), desenvolvimento (utilizao) e morte (avaliao e destinao). Nesse contexto, dentro da fase de utilizao que a maioria das funes do documento so exercidas (recebido, classificado, arquivado, movimentado, consultado etc.). A atividade de arquivamento representa o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Dessa forma, antes de arquivar, preciso classificar, ou seja, analisar e identificar o contedo dos documentos, selecionando a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinando o cdigo para a sua recuperao. 10. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 10 O arquivamento uma das atividades mais importantes dentro da gesto arquivstica, pois fundamental para a organizao ser capaz de armazenar suas informaes e recuper-las no momento desejado. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura metodolgica e mecnica, em relao qual os documentos devem ser organizados. Ou seja, todo sistema de arquivamento permite que os documentos sejam eficientemente arranjados. Os problemas que a instituio pode enfrentar no so inerentes ao sistema em si, mas so devidos a escolhas erradas, frente s caractersticas e necessidades dessa instituio. Nesse contexto, importante que o mtodo de arquivamento escolhido esteja alinhado s necessidades e s caractersticas da organizao. Assim, os mtodos de arquivamento so determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Antes de entrar em cada um dos mtodos de arquivamento, importante ressaltar que pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado. Por exemplo, se voc procura por um documento endereado ao Joo e os documentos esto organizados alfabeticamente basta ir letra J para encontr-lo. Sistema indireto aquele em que, para se localizar um documento, preciso, antes, consultar um ndice ou cdigo. Os principais mtodos de arquivamento podem ser divididos em duas grandes classes: mtodos bsicos e mtodos padronizados. Os mtodos bsicos so os mais utilizados e so baseados nos elementos de ordenao como o nome, local, nmero, data e assunto. J, os mtodos padronizados utilizam outros elementos de ordenao (p.ex.: cores), dependendo, assim, de equipamentos e acessrios especiais para sua organizao. 11. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 11 Listamos abaixo os principais mtodos de arquivamento: Mtodos Bsicos Alfabtico Geogrfico Numrico Simples Cronolgico Dgito-terminal Ideogrficos (Assunto) Alfabticos Enciclopdico Dicionrio Numricos Duplex Decimal Unitermo Mtodos Padronizados Variadex Automtico Soundex Mnemnico Rneo Dentre os mtodos de arquivamento o mtodo alfabtico o mais simples de todos e o mais cobrado em provas. Esse mtodo direto, e tem como elemento principal o nome. As fichas e pastas so dispostas na ordem alfabtica, respeitando as regras gerais de alfabetao e ordenao (falaremos adiante sobre essas regras). Em geral, o mtodo alfabtico mais simples e barato, se comparado aos demais. Contudo, pode gerar erros de arquivamento quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual que pode causar. Para efetuarmos o arquivamento precisamos conhecer as regras de alfabetao. Acreditamos que esse seja o principal detalhamento, entre os mtodos de arquivamento, cobrado em provas de concurso. So 13 regras que precisamos saber (no se assuste com a quantidade, pois a maioria delas bem intuitiva): 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Barbosa, Joo 12. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 12 Cabral, Pedro Anbal Bernardo Ateno: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Castelo Branco, Vitor Monte Alegre, Carlos Villa-Lobos, Heitor 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Santa Rita, Flvia So Paulo, Carlos So Pedro, Felipe 4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Silveira, R. Sil- veira, Ricardo Silveira, Roberto 5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so considerados. Albuquerque, Rosana d Almeida, Pedro de Couto, Arnaldo do 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Costa Filho, Jorge da Costa Neto, Jorge Damas- ceno Sobrinho, Carlos 13. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 13 Ateno: os graus de parentesco da alfabetao s sero considerados quando servirem de elemento de distino. 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao, sendo colocados aps o nome completo, entre parnteses. Helena, Maria (Doutora) Marques, Armando (Juiz) Marques, Slvia 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (veja as regras 10 e 11) Boy, John Freud, Sigmund Jung, Carl Gustav 9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiscula. Capri, Guilio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles OBrian, Michael Ateno: muito cuidado para no confundir com a regra 5. 10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Arco y Molinero, Angel del Oviedo y Baos, Jos de Pina de Mello, Francisco de Rios, Antonio de los 11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Li Xian Xin Li Yutang Yong Po Yuan 12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se 14. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 14 considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos sejam colocados entre parnteses aps o nome. Colegial (A) Embratel Fundao Getlio Vargas Library of Congress (The) Monte Verde Peas e Acessrios 13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Conferncia de Cirurgia Cardaca (IV) Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo) Congresso de Geologia (3) Alm das regras de alfabetao, temos que ter em mente as regras de ordenao. Podemos ordenar os itens de duas formas: 1. Letra por letra Monte Claro Monte Dourado Monteiro Monte Triste 2. Palavra por palavra Monte Claro Monte Dourado Monte Triste Monteiro Outro mtodo bsico de arquivamento, muito cobrado em provas o denominado geogrfico. um mtodo direto, cujo elemento principal o local. Esse mtodo pode ser ordenado de duas formas: 15. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 15 1. Nome do estado, cidade e correspondente Amazonas Manaus (capital) Luiz Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Luiz Rio de Janeiro Campos Alberto Rio de Janeiro Campos Luiz So Paulo Lorena Luiz So Paulo So Jos dos Campos Souza, Carlos Ateno: as capitais sempre devem estar em primeiro lugar, frente s outras cidades de um mesmo estado. 2. Nome da cidade, estado e correspondente Campos Rio de Janeiro Alberto Campos Rio de Janeiro Luiz Lorena So Paulo Luiz Manaus (capital) Amazonas Luiz Rio de Janeiro (capital) Rio de Janeiro Luiz So Jos dos Campos So Paulo Souza, Carlos Ateno: a regra das capitais no se aplica a esse tipo de ordenao. Por ltimo, vamos falar sobre o mtodo ideogrfico (=por assunto). Esse mtodo tem como elemento principal o assunto. Exemplo: Admisso de Pessoal Assistncia Jurdica Imveis Ateno: No podemos confundir assunto com os tipos fsicos dos documentos (espcies documentais), como correspondncias, memorando, telegramas e relatrios. Estes podem at servir de subdiviso auxiliar, contudo, no so assuntos. Exemplo: Admisso de Pessoal Assistncia Jurdica - Correspondncias - Pareceres Imveis Da mesma forma, no podemos confundir assunto com a procedncia dos documentos, que pode, no mximo, ser utilizada como subdiviso. 16. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 16 Exemplo: Admisso de Pessoal - Departamento de Vendas - Fbrica Alvorada - Fbrica Primavera Assistncia Jurdica Im- veis Ateno: no existe um esquema padronizado de classificao por assunto, cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu prprio plano de classificao. Por fim, para terminar com esse assunto, vamos falar, rapidamente, sobre os tipos de arquivamento. A posio em que so dispostos fichas e documentos distinguir os tipos de arquivamento em horizontal e vertical. No tipo horizontal, os documentos so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes e escaninhos. Esse mtodo muito utilizado para arquivar plantas, desenhos e mapas, assim como nos arquivos permanentes (onde a frequncia de uso menor). Note que para consultar qualquer documento necessrio retirar os que se encontram sobre ele, dificultando a localizao rpida das informaes por esse motivo, o uso do arquivamento horizontal desaconselhvel na fase corrente dos arquivos (onde a frequncia de uso maior). J o arquivamento vertical caracterizado pela disposio dos documentos um atrs do outro, permitindo a rpida consulta, sem necessidade de remover outros documentos. GESTO DE DOCUMENTOS NOS ARQUIVOS INTERMEDIRIOS E PERMANENTES Na fase de avaliao e destinao, os documentos so analisados em funo do valor e da frequncia de uso. Essas duas variveis definem qual ser o destino do documento: transferncia para o arquivo intermedirio, recolhimento para o arquivo permanente ou eliminao. 17. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 17 O quadro, abaixo, resume bem o que estamos falando: Valor Frequncia de uso Destino com valor primrio alta permanece no arquivo corrente com valor primrio baixa transferncia para o arquivo intermedirio sem valor primrio, mas com valor secundrio baixa recolhimento para o arquivo permanente sem valor primrio e secundrio eliminao - Vamos aproveitar a oportunidade para falar sobre duas palavrinhas que, at agora, estvamos utilizando de maneira indiscriminada, mas que, no fundo, so bem diferentes: transferncia e recolhimento. Transferncia: passagem do arquivo corrente para o intermedirio. Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o permanente. Obs.: Tambm caracteriza recolhimento a passagem do arquivo intermedirio para o permanente. Enfim, se o destino do documento o arquivo permanente estamos tratando de recolhimento, se for o arquivo intermedirio estamos falando de transferncia. Indo um pouco mais a fundo, podemos definir dois tipos de transferncias: permanente e peridica. A transferncia permanente ocorre em intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique, em cada documento, a data em que o documento dever ser transferido. A transferncia peridica, por sua vez, ocorre em intervalos determinados, ou seja, periodicamente, e pode ser de trs tipos: 1. Transferncia em uma etapa: os documentos com valor secundrio so recolhidos diretamente para o arquivo permanente, sem passar pelo limbo. Ou seja, a mesma coisa que recolhimento. 18. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 18 2. Transferncia em duas etapas (= dupla capacidade, transferncia mltipa ou mtodo do ciclo): os documentos so transferidos para o arquivo intermedirio, onde permanecem por determinado perodo e, finalmente, se considerados com valor secundrio, so recolhidos para o arquivo permanente. 3. Transferncia de mnimo e mximo: os documentos compreendidos entre um intervalo de datas (mnimo e mximo) so transferidos para o arquivo intermedirio. Ou seja, ao atingir um prazo mnimo, o documento transferido para o arquivo intermedirio, depois de passar de um prazo mximo, recolhido para o arquivo permanente ou eliminado. Importante! Perceba que recolhimento um tipo de transferncia. Cuidado, pois a banca pode tentar confundir voc. Podemos fazer um quadro para resumir o que acabamos de ver: Transferncia Permanente (intervalos irregulares) Peridica (intervalos determinados) uma etapa (=recolhimento) recolhidos diretamente para o arquivo permanente duas etapas passam, primeiramente, pelo limbo (arquivo intermedirio) mnimo e mximo quando compreendidos entre um intervalo de datas (mnimo e mximo), so transferidos para o arquivo intermedirio Prazos de guarda Esse assunto bem simples que frequentemente cai em provas. Os prazos de guarda so baseados em estimativas de uso, em que documentos devero ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, ao fim dos quais a destinao efetivada (recolhimento para guarda permanente ou eliminao). 19. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 19 Vimos que as tabelas de temporalidade, de acordo com as especificidades de cada documento, determinam os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermedirios, recolhidos aos arquivos permanentes ou eliminados. Ou seja, os prazos de guarda so definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordo com o tipo de documento em questo. Por exemplo, notas fiscais de compras de matria-prima podem ficar armazenadas por um perodo de tempo diferente dos cartes de ponto dos empregados. Tudo isso pode depender de diversas variveis administrativas, legais e fiscais. ADMINISTRAO DO ARQUIVO PERMANENTE Os arquivos passam por uma evoluo que os afasta cada vez mais de seu objetivo primrio, diminuindo seu valor primrio (=administrativo, legal ou fiscal) e aumentando seu valor secundrio (=informativo, probatrio, histrico ou cultural). Dessa forma, os documentos, que uma vez tiveram utilidade funcional, podem constituir peas fundamentais para a histria da organizao e de toda a sociedade. nesse estgio que surge o arquivo permanente. A funo de um arquivo permanente reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos sob sua custdia. De uma forma geral, as atividades de um arquivo permanente podem ser classificadas em quatro grupos: Arranjo: consiste na reunio e ordenao adequada dos documentos no arquivo permanente. Descrio e publicao: so instrumentos de pesquisa para a localizao dos documentos no acervo, que permitem a consulta e divulgao. Conservao: medidas de proteo dos documentos e do seu lugar de guarda. Referncia: consiste nas polticas de acesso e uso dos documentos. 20. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 20 Se invertermos a ordem dos grupos descritos acima, podemos pensar em um mnemnico bem legal... que tal De-Co-Re-Ar? Descrio Conservao Referncia Arranjo A administrao do arquivo permanente bastante complexa, talvez mais complexa que a de arquivos correntes e intermedirios. A razo disso se deve ao fato de, na maioria das vezes, concentrar documentos emanados de diversos rgos, de muitas subdivises administrativas e de numerosos funcionrios individuais. Lembra quando falamos sobre centralizao e descentralizao de arquivos correntes? Ou seja, o arquivo permanente tende a crescer indefinidamente, pois o resultado da contnua reunio de documentos enviados pelos diversos arquivos correntes e intermedirios. Dessa forma, ao tratar da documentao de carter permanente, deve-se sempre levar em considerao o princpio da provenincia (=princpio do respeito aos fundos) que afirma que o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia (=fundo de arquivo) no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. O fato de o arquivo permanente ser constitudo de diversos fundos faz necessria a anlise de quais unidades administrativas iro constituir cada fundo. A escolha desses fundos estabelecida de acordo com a convenincia de cada situao, contudo, pode ser feita a partir de dois critrios. 1. Estrutural: fundos so constitudos pelo agrupamento dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. Por exemplo, seria constitudo um fundo para cada rgo: Ministrio de Minas e Energia, Empresa de Pesquisa Energtica EPE, agncia Nacional de Energia Eltrica ANEEL etc. 2. Funcional: fundos so constitudos por documentos reunidos de acordo com sua semelhana temtica, provenientes de diversas fontes geradoras de arquivo. 21. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 21 Por exemplo, poderamos constituir um nico fundo relacionado atividade comum a todos os rgos: Energia (Ministrio de Minas e Energia, Empresa de Pesquisa Energtica EPE, agncia Nacional de Energia Eltrica ANEEL etc.) 22. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 22 Tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem; automao; preservao, conservao e restaurao de documentos. J vimos que o arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gnero (=a configurao que assume um documento, dependendo do sistema de signos utilizados na comunicao de seu contedo). Ou seja, o documento pode ser textual, iconogrfico, sonoro, audiovisual, informtico etc. O arquivo tambm composto de documentos que podem ser confeccionados por diversos tipos de material, sobre os quais as informaes so registradas (=suporte). So exemplos disso: papel, filme, disco tico, disco magntico etc. Destes, daremos especial ateno a um tipo especfico de suporte, o microfilme. Para que voc no confunda os gneros de documentos. Vamos ajud-lo a recordar os mais importantes: escritos ou textuais: textos manuscritos, datilografados ou impressos; cartogrficos: representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis etc.); iconogrficos: suporte sinttico, em papel emulsionado, como fotografias, diapositivos, desenhos etc.; filmogrficos: pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagens, com ou sem sonorizao, contendo imagens em movimento; sonoros: registros fonogrficos (discos e fitas magnticas); microgrficos: documentos resultantes de microrreproduo de imagens (microfilme, microficha, rolo etc.); e informticos: tratados e armazenados em sistemas computacionais (disquete, CD-ROM, DVD-ROM, HD etc.). Muitas vezes, dentro do ciclo de vida de um documento, o suporte pode ser alterado devido a questes funcionais, administrativas ou legais. Por exemplo, podemos querer microfilmar certos documentos para economizar espao ou garantir a preservao de originais passveis de destruio. 23. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 23 Nesse sentido, preciso observar que a adoo de recursos tecnolgicos para alterao do suporte da informao requer a observncia de determinados critrios: 1. questes legais concernentes alterao do suporte, observando- se as garantias jurdicas, a normalizao dos procedimentos, as especificaes e os padres de qualidade estabelecidos pela legislao brasileira e por organismos internacionais; 2. capacidade de recuperao das informaes antes e depois de processar a alterao do suporte; 3. custo da operao; 4. definio da melhor tcnica, de forma a assegurar a qualidade da reproduo, a durabilidade do novo suporte e o acesso informao; 5. existncia de depsitos e equipamentos de segurana que venham a garantir a preservao do novo suporte. Ou seja, organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao estudo da viabilidade econmica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espao e recursos financeiros do rgo, alm do clculo dos equipamentos, materiais e acessrios necessrios. Deve-se, ainda, verificar as instalaes dos arquivos de segurana, bem como as condies de tratamento tcnico, armazenamento e acesso s informaes. Somente a partir desses procedimentos, recomenda-se propor as eventuais alteraes de suporte documental. MICROFILMAGEM A microfilmagem uma tcnica que permite criar uma cpia do documento em formato microgrfico (microfilme ou microficha). A primeira e mais importante razo para justificar o uso da microfilmagem a economia de espao. O microfilme uma imagem reduzida de uma forma maior; , portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer. Podemos resumir as vantagens do microfilme nos seguintes pontos: 24. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 24 economia de espao; acesso fcil e rpido; segurana e garantia da confidencialidade das informaes; e durabilidade. A regulamentao desse processo reprogrfico est na Lei no 5.433/68 e no Decreto no 1.799/96. A prpria legislao trs a definio de microfilme e do processo de microfilmagem: O art. 1 da Lei no 5.433/68 fala que: autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de rgos federais, estaduais e municipais. J o art. 1 do Decreto no 1.799/96 traz que: A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, inclusive da Administrao indireta da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas. O mesmo decreto define no art. 2 que: Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. Outra disposio importante diz respeito possibilidade ou no da eliminao do documento depois de microfilmado, veja o que dizem os arts. 11 e 13 do Decreto no 1.799/96: Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final. (...) Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda perman- ente,no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. Ou seja, mesmo os documentos microfilmados devem obedecer aos critrios estabelecidos de eliminao e guarda permanente. A microfilmagem no autoriza por si s a eliminao do documento. 25. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 25 Outro ponto importante diz respeito aos efeitos legais do documento microfilmado, veja o que diz o art. 1, 1, da Lei no 5.433/68: Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dele. (grifo nosso) Ou seja, os documentos microfilmados produzem os mesmos efeitos dos originais. PRESERVAO E CONSERVAO DOCUMENTAL Os documentos podem sofrer degradao causada por diversos agentes, normalmente classificados em: FSICOS luminosidade, temperatura, umidade etc. QUMICOS acidez do papel, poluio atmosfrica, tintas etc. BIOLGICOS insetos, fungos, roedores etc. AMBIENTAIS ventilao, poeira etc. Assim, o arquivo permanente, alm da guarda, deve se preocupar tambm com a preservao dos documentos da instituio, de forma a garantir que os valores secundrios (histrico e cultural, probatrio e informativo), inerentes a essa idade do arquivo, no sejam perdidos. A preservao de documentos envolve trs atividades: conservao, armazenamento e restaurao. O principal objetivo da conservao estender a vida til dos documentos, procurando mant-los o mais prximo possvel do estado fsico em que foram criados. O armazenamento a guarda ou acondicionamento de documentos em depsitos. J, a restaurao tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do documento. A preservao dos documentos se d por meio de adequado controle ambiental e tratamento fsico ou qumico, desta forma, procura-se prevenir a deteriorao dos documentos. 26. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 26 Chamamos de controle ambiental o conjunto de procedimentos para criao e manuteno de ambiente de armazenamento propcio preservao, compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da luminosidade, bem como preveno de infestao biolgica, procedimentos de manuteno, segurana e proteo contra fogo e danos por gua. H uma srie de tratamentos e tcnicas que podem ser utilizadas na conservao dos documentos. Sendo as quatro principais operaes de conservao: desinfestao, limpeza, alisamento, restaurao ou reparo. Desinfestao: Processo de destruio ou inibio da atividade de insetos. Higienizao ou limpeza: Retirada, por meio de tcnicas apropriadas, de poeira e outros resduos. Alisamento: consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel e exp-los ao do ar com forte percentagem de umidade, durante uma hora e, em seguida, pass-los a ferro, folha por folha. Restaurao ou reparo: Conjunto de procedimentos especficos para recuperao e reforo de documentos deteriorados e danificados. Ateno: apesar de alguns autores considerarem restaurao como atividade distinta da conservao, o Cespe considera essa atividade como parte da conservao de documentos. Podemos citar ainda outras tcnicas: Climatizao: Processo de adequar, por meio de equipamentos, a temperatura e a umidade relativa do ar a parmetros favorveis preservao dos documentos. Desacidificao: Processo pelo qual o valor do pH do papel elevado a um mnimo de 7, com vistas sua preservao. Encapsulao: Processo de preservao no qual o documento protegido entre folhas de polister transparente, cujas bordas so seladas. Fumigao: Exposio de documentos a vapores qumicos, geralmente em cmaras especiais, a vcuo ou no, para destruio de insetos, fungos e outros microorganismos. 27. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 27 A conservao est diretamente relacionada ao local de guarda dos documentos e s variveis climticas aos quais esto submetidos. No importante para voc entrar em detalhes tcnicos de como conservar documentos. Contudo, tenha em mente alguns pontos importantes, que, na realidade, so bem intuitivos. Luminosidade: deve-se procurar usar luz artificial (com parcimnia), enquanto que a luz do dia deve ser evitada, pois acelera o desaparecimento da tinta e enfraquece o papel. Umidade: ar muito seco enfraquece o papel e ambientes muito midos causam o aparecimento de mofo, o ideal uma umidade intermediria (45%-60%). Temperatura: no deve sofrer muitas oscilaes ambientes muito quentes podem destruir a fibra do papel. Ou seja, o ideal sempre o meio termo: nem muito frio, nem muito quente; nem muito seco, nem muito mido. A nica exceo a luminosidade, que sempre deve ser pouca. RESTAURAO DE DOCUMENTOS Esse um assunto no muito cobrado, contudo, vamos dar uma passada rpida em alguns dos vrios mtodos existentes para restaurar documentos. O mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia do papel ao envelhecimento natural e s agresses externas do meio ambiente mofo, pragas, gases, manuseio sem que advenha prejuzo quanto legibilidade e flexibilidade, e sem que aumento o volume e o peso. Vamos uma breve descrio dos principais mtodos de restaurao (no se preocupe em gravar os detalhes de cada um, mas apenas quais so os mtodos de restaurao): Silking Esse mtodo utiliza tecido de grande durabilidade, mas devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no 28. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 28 entanto, um processo de difcil execuo e cuja matria-prima de alto custo. Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistncia, no prejudica a visibilidade e flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porm, tratados por este processo, que manual, tornam-se suscetveis ao ataque de insetos e fungos, alm de exigir habilidade do executor. Tecido Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e flexibilidade. Laminao Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, prensado sob presso e temperatura elevada. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel so asseguradas sem a perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune ao de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com gua e sabo. O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcil obteno. O material empregado na restaurao no impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da laminao so as que mais se aproximam do mtodo Ideal. Laminao manual Utiliza a matria-prima bsica da laminao mecanizada, embora no empregue calor nem presso, que so substitudos pela acetona. Esta, ao entrar em contato com o acetato, transforma-o em camada semiplstica que, ao secar, adere ao documento, juntamente com o papel de seda. 29. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 29 A laminao manual, tambm chamada de laminao com solvente, oferece grande vantagem queles que no dispem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. Encapsulao Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espao de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lminas. A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de restaurao de documentos. Com isso terminamos nosso Resumo, esperamos que voc tenha gostado. No esquea estaremos com o Frum aberto at a semana seguinte realizao da prova, qualquer dvida aparea por l. Um grande abrao, Davi e Fernando. 30. Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 30 Bibliografia BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Decreto n 1.171/1994 (e suas atualizaes). Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princpios e tcnicas. Rio de Janeiro, Ed. FGV, 2005.