Aula 02 roselene candida arquivologia

Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados

Prof Roselene Candida – Aula 02

Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 1 de 50

AULA 02: Arquivamento e ordenação de documentos

de arquivo. Tabela de temporalidade de documentos

de arquivo. Acondicionamento e armazenamento de

documentos de arquivo. Preservação e conservação de

documentos de arquivo.

SUMÁRIO PÁGINA

1. Apresentação

2. Conteúdo programático

3. Questões comentadas

4. Lista das questões apresentadas

AULA 02

1. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

A classificação e a ordenação de documentos são etapas complementares no tratamento técnico-arquivístico. Ambas caminham

lado a lado e são fundamentais para que a informação desejada, justamente naquele momento, esteja disponível para o usuário final.

A ordenação é uma etapa complementar à da classificação de

documentos. Algumas pessoas confundem os termos ordenação com arranjo. Isto não pode ocorrer, pois o primeiro trata-se de ordenar os

documentos de forma que eles sejam pesquisados com agilidade pelos usuários. E o segundo é um plano de classificação adequado aos arquivos

permanentes, cujo acervo já passou por todas as etapas da gestão de documentos.

A disposição física dos documentos que pode facilitar a pesquisa é decidida pela forma mais frequentemente procurada pelos usuários.

Nisso, o arquivista deve possuir a devida sensibilidade a esta demanda, tendo em vista que a organização dos documentos deve atender às

necessidades dos usuários. Depende também da composição do conteúdo da documentação, pois pode ser adotada uma ou mais formas de

ordenação que melhor atenda a área.

E estes critérios são complementares à etapa de classificação e são

reunidos nos tão temidos métodos de arquivamento. Na realidade, eles




são necessários e importantíssimos para dispor os documentos. Padronizados ou básicos, tais métodos são facilitam a pesquisa da

informação. O documento está seguro se estiver bem classificado e bem ordenado.

A Marilena Leite Paes é uma das teóricas de maior respeito que domina bem esta parte de métodos de arquivamento. A obra dela é

referência aos arquivistas e demais profissionais que atuam na área. Tanto é que os princípios dela serão utilizados na explicação dos métodos

de arquivamento aqui nesta aula e são os mais cobrados em concursos. Vou expor bem aqueles que são mais cobrados em provas e os mais

utilizados na área. Conforme o sistema utilizado, ele pode ser:

Direto: quando a pesquisa ao documento é feita diretamente no

acervo;

Indireto: quando a consulta ao documento é feita inicialmente por

um código ou índice primeiro, para depois chegar ao objeto

desejado;

Semi-indireto: quanto há a utilização de um método alfa-numérico,

com a combinação de letras e números.

1.1. Método alfabético

O nome, seja construído por assunto, seja pela estrutura, seja pela função, é o principal elemento de busca deste método. A

organização dos dossiês ou pastas deve ser alfabética e de forma rigorosa. Podem existir notações abertas ou fechadas, com a indicação

do limite inicial (A, B, C, Ab, Ac...) ou do limite inicial e final (Aa-Ab; Ac-Ad). As notações servem de guia ao usuário que deseja pesquisar o

documento organizado por este método.

A vantagem deste método é que ele é simples, de busca

rápida, fácil e barato. Entretanto não pode ser utilizado em acervos cujo

conteúdo possui restrição de acesso aos usuários, como o acervo de assentamentos funcionais, por exemplo. Como a consulta ao documento é

feita de forma direta, este cuidado serve para que nenhum usuário estranho à repartição saiba localizar um documento que não lhe diga

respeito, tendo em vista que tal informação deve ficar resguardada durante muitos anos.

O cuidado também é de utilizar o método em acervos imensos, para evitar erros na ordenação alfabética dos dossiês. Este método

possui muitos detalhes que deverão ser observados tanto pelo arquivista, quanto pelo usuário. As regras básicas de alfabetação são estas:




a) Pessoas físicas: o último sobrenome deve ser considerado e depois o

prenome (o primeiro nome):

Os sobrenomes iguais ficam ordenados desta forma, privilegiando

a organização do prenome:

b) Sobrenomes compostos: com hífen ou não, eles não se separam. São considerados como um sobrenome simples.

c) Sobrenomes formados com São, Santo e Santa repetem a mesma

dinâmica do item anterior.

Francisco Alves

Vitor Andrade

Clayton Rodrigues

Alves, Francisco

Andrade, Vítor

Rodrigues, Clayton

Francisco Alves

Fernando Alves

Eduardo Alves

Alves, Eduardo

Alves, Fernando

Alves, Francisco

Heitor Villa-Lobos

Camilo Castelo Branco

Paulo Monte Verde

Castelo Branco, Camilo

Monte Verde, Paulo

Villa-Lobos, Heitor

Lucas Santa Maria

Pedro Santo Antônio

Valdo São João

Santa Maria, Lucas

Santo Antônio, Pedro

São João, Valdo




d) Abreviaturas de nomes: na classificação de nomes iguais, eles têm

precedência na organização.

e) Artigos e preposições: os artigos e preposições a, o de, d’, da, do, e,

um, uma, não são considerados na ordenação.

Os graus de parentesco serão considerados apenas quando

houver prenomes e sobrenomes iguais.

J. Silvestre

Joaquim Silvestre

Jaime Silvestre

Silvestre, J.

Silvestre, Jaime

Silvestre, Joaquim

Ana Luísa do Prado

Pedro de Lara

Julião da Cruz

Sônia d’Albuquerque

Lucas Silva e Sousa

Albuquerque, Sônia d’

Cruz, Julião da

Lara, Pedro de

Prado, Ana Luísa do

Sousa, Lucas Silva e

José Barbosa Sobrinho

Luís Felipe de Almeida Júnior

Joaquim Maria Machado Filho

Almeida Júnior, Luís Felipe de

Barbosa Sobrinho, José

Machado Filho, Joaquim Maria

José Barbosa Sobrinho

José Barbosa Neto

José Barbosa Filho

José Barbosa Júnior

Barbosa Filho, José

Barbosa Júnior, José

Barbosa Neto, José

Barbosa Sobrinho, José




f) Títulos: são colocados após o nome completo, entre parênteses, e não

são considerados na regra de alfabetação.

g) Nomes estrangeiros: possuem a mesma regra de alfabetação dos

nomes brasileiros. O último nome é considerado, com exceção dos

nomes orientais e espanhóis.

h) Partículas de nomes estrangeiros: Devem ser consideradas caso elas

sejam maiúsculas.

i) Nomes espanhóis: O penúltimo sobrenome deve ser considerado, pois

é o sobrenome paterno.

Presidente Humberto Castelo

Branco

Ministro César Peluso

Dr. Lídio Toledo

Castelo Branco, Humberto

(Presidente)

Peluso, César (Ministro)

Toledo, Lídio (Dr.)

Frank Sinatra

George Benson

Ozzy Osbourne

Marie Curie

Benson, George

Curie, Marie

Osbourne, Ozzy

Sinatra, Frank

Peppino di Capri

Maria Sylvia Zanello Di Pietro

Scarlet O’Hara

Capri, Peppino di

Di Pietro, Maria Sylvia Zanello

O’Hara, Scarlet

Roberto Gomez Bolaños

Ramon Valdes y Castillo

Ruben Aguirre Fuentes

Aguirre Fuentes, Ruben

Gomez Bolaños, Roberto

Valdez y Castillo, Ramon




j) Nomes orientais e árabes: são ordenados em sua integridade, sem

serem desmembrados.

k) Instituições públicas e privadas: apenas os nomes são considerados,

colocando as partículas, tais como artigos e preposições, entre

parênteses.

l) Eventos em geral: congressos, seminários, simpósios, entre outros,

são ordenados por extenso. As numerações e quaisquer outras

partículas semelhantes deverão estar entre parênteses.

Kim Sun-il

Tomie Otakie

Kim Sun-il

Tomie Otakie

Associação Brasiliense de

Arquivologia

Câmara dos Deputados

Senado Federal

Fundação Nacional do Índio

Famiglia Mancini

Associação Brasiliense de

Arquivologia

Câmara dos Deputados

Famiglia Mancini

Fundação Nacional do Índio

Senado Federal

I Congresso Nacional de

Arquivologia

17º Simpósio de Direito

Administrativo Brasileiro

Sexto Encontro Nacional de

Estudantes de Geologia

Congresso Nacional de Arquvologia

(I)

Encontro Nacional de Estudantes de

Geologia (Sexto)

Simpósio de Direito Administrativo

Brasileiro (17º)




m) Nomes conhecidos: a critério do arquivista, tanto o nome conhecido,

quanto o nome completo podem ser utilizados. Se o critério do nome

conhecido for escolhido, a remissiva deve ser feita.

As remissivas devem ser feitas nos nomes completos:

Em qualquer método de arquivamento, a ordenação pode ser letra

por letra ou palavra por palavra. Se o arquivista escolhe um critério, o

outro deve ser excluído, para que haja padronização.

Mont Blanc

Monteiro

Montenegro

Montevergine

Mont Blanc

Monte Sinai

Monteiro

Montenegro

Renato Aragão

Regina Leclèry

Machado de Assis

Chico Anysio

Anysio, Chico

Aragão, Renato

Assis, Machado de

Leclèry, Regina

Antônio Renato Aragão

Regina Maria Rosemburgo Leclèry

Joaquim Maria Machado de Assis

Francisco Anysio de Paula Filho

Aragão, Antônio Renato

Leclèry, Regina Maria Rosemburgo

Assis, Joaquim Maria Machado de

Paula Filho, Francisco Anysio de

Ordenação letra por letra. Os

espaços entre as palavras são

desconsiderados e as palavras são

ordenadas por letras.

Ordenação palavra por palavra.

Neste caso, as palavras com espaço

são precedentes na ordenação

alfabética entre aquelas que não as

possuem.




No método alfabético, existem outros tipos de ordenação que

devem ser consideradas pelo arquivista, como a ordem dicionária e a

ordem enciclopédica.

Humoristas masculinos

Carlos Villagrán

Mussum

Ramón Valdes

Renato Aragão


Humoristas femininos

Fafy Siqueira

Heloísa Perissé

Maria Antonieta de Las Nieves

Talita Carauta

Este exemplo agora é feito com nomes em ordem dicionária,

levando apenas em consideração a ordenação alfabética.

Carlos Villagrán

Fafy Siqueira

Heloísa Perrissé

Maria Antonieta de Las Nieves

Mussum

Ramón Valdes

Renato Aragão


Ordem enciclopédica: os nomes são

ordenados por títulos gerais e

dispostos alfabeticamente.

Ordem dicionária: os nomes são

ordenados alfabeticamente, sem um

título comum entre eles.




Talita Carauta

1.2. Método Geográfico

Sistema direto de ordenação de documentos, de acordo com a procedência do acervo ou das peças documentais. Este método é fácil de

ser manuseado e permite ao usuário buscar os documentos com rapidez. A atenção a ser dada é no momento da referência à documentação, que

deve ser feita com, no mínimo, duas localidades.

A ordenação pode ser feita por:

Estado, cidade e correspondente: a organização deve ser feita primeiro pelo Estado, segundo pela cidade e, por fim, pelo documento

solicitado. As capitais terão precedência sobre as cidades, mesmo que elas não estejam em ordem alfabética.

Estado Cidade Correspondente

Amapá Macapá Barbosa Sobrinho,

José

Amazonas Tefé Alves, Fernando

Distrito Federal Brasília (capital) Alves, Eduardo

São Paulo São Paulo

(capital)

Mendes, Luís

Pereira

São Paulo Bragança Paulista Braga, Edgar Luís

Cidade, Estado e correspondente: a cidade terá preferência na ordenação alfabética, mesmo que seja uma capital. Desta forma,

primeiro, organiza-se a cidade, depois o Estado e, em seguida, o documento correspondente.

Cidade Estado Correspondente

Bragança Paulista São Paulo Braga, Edgar Luís

Brasília Distrito Federal Alves, Eduardo

Macapá Amapá Barbosa Sobrinho,

José

São Paulo São Paulo Mendes, Luís Pereira

Tefé Amazonas Alves, Fernando




Países, capitais e correspondentes: organiza-se primeiro o país,

segundo a capital e a cidade, caso exista, e em seguida o documento

correspondente.

País Cidade ou

capital

Correspondente

Brasil Distrito Federal (capital)

Alves, Roselene Candida

Brasil Bragança Paulista Braga, Edgar Luís

Espanha Madrid (capital) Fernández Abad, Angelines

México Cidade do México (capital)


México Ciudad Juarez Valdes y Castillo,

Ramón

Portugal Lisboa (capital) Manoel, Abílio

1.3. Método Numérico

O método numérico requer um sistema indireto de busca aos

documentos e o principal elemento de busca do documento é o número, que se encontra no conteúdo documental. A metodologia é simples e pode

ser adotada pelas seguintes formas:

a) Numérico-cronológico: os documentos são ordenados a partir da

data de elaboração dos documentos. Em geral, a ordem é decrescente. Em geral, é aplicado em documentos textuais de mesma

espécie, como ofícios, memorandos, cartas, entre outros. Exemplo: Dossiê Memorandos; Agosto a Outubro de 2011.

b) Númérico simples: a ordenação dos documentos é feita a partir do número de cada peça documental. A Marilena Leite Paes explica um

exemplo que raramente é utilizado nos dias de hoje, então não vou

entrar em minúncias. Em geral, é feita em ordem decrescente também, devido à produção documental. Os dossiês podem conter

uma abrangência entre o números, como por exemplo, ofícios nº0 a 200.

c) Dígito-terminal: este método é utilizado quando o elemento de busca for, em geral, números com vários dígitos. Para facilitar o

aprendizado, vamos citar os números de matrícula dos servidores.




A leitura de um número é feita da direita para a esquerda. Se, por exemplo, tivermos o número 230.361, ele será organizado assim: 23-03-

61 e será lido da direita para a esquerda. O número 61 é primário; o 03, secundário; e o 23, terciário. Assim, este dossiê será acondicionado nas

pastas terminadas em 61, em caixas finalizadas em 03 e nas estantes do grupo 23.

A leitura não é habitual ao usuário, mas tal método é adequado em acervos cuja busca é feita por grandes números. As matrículas dos

servidores é um exemplo.

A ordenação dos documentos deve ser sempre pelo grupo

primário, ou seja, pelo último número. NUNCA deve ser feito pelo grupo terciário ou secundário primeiro, a não ser que existam dígitos iguais.

Vejamos os exemplos abaixo.

Matrícula Ordenação correta

051438 05-14-38

128763 28-76-50

287650 14-03-57

160557 16-05-57

140357 12-87-63

240681 24-06-81

d) Métodos duplex, decimal e bloco canadense: estes

métodos são utilizados atualmente nos planos de classificação

e não nos métodos de arquivamento. E eles foram explicados

nas últimas aulas. A orientação correta destas numerações é

manter a ordem crescente, para que a busca dos dossiês seja

rápida aos usuários.

e) Unitermo ou indexação coordenada: este método é empregado

desde 1950 e foi desenvolvido por Mortimer Taube nos Estados

Unidos. A aplicação deste método é feita em arquivos especiais ou

especializados, em razão do suporte não tradicional.

O método é aplicado aos documentos de acordo com a entrada

deles no arquivo. Atribui a cada peça documental um número em ordem

crescente, assinalado de forma visível. Cada documento possui uma ficha-

índice, com palavras-chave sobre cada documento, tendo em vista o

suporte diferenciado.




Cada ficha-índice possui uma numeração, que é o controle de

entrada de cada documento no acervo. Neste caso, o fim de cada número

entra nas colunas de 0 a 9, como neste exemplo:

30 – Coluna 0

72 – Coluna 2

45 – Coluna 5

E desta forma, as fichas são organizadas em uma tabela com as

colunas. Cada tabela é oriunda de uma proveniência distinta. Por

exemplo, vamos montar uma tabelinha sobre as fotografias de um

Congresso:

Congresso Nacional de Arquivologia (I)

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 21 32 45 27

30 41 72 65

Notamos que a ordem aplicada não é a numérica, mas sim a do

fim de cada número de entrada do acervo.

1.4. Método ideográfico

O método ideográfico é a adoção de assuntos como critério de

entrada na ordenação dos documentos. Tal metodologia pode ser utilizada a partir da ordenação dicionária ou enciclopédica dos documentos.

Também podem ser adotados os métodos duplex, decimal ou o bloco canadense, caso adote o assunto.

A adoção deste método, como já abordei antes, requer muito cuidado do arquivista responsável, pois nem sempre um assunto pré-

concebido pode abranger a gama de documentos que podem ser abordados. Ou pode acontecer o pior, existirem dois assuntos para o

mesmo documento. Isso acontece muito, por isso nem sempre se

recomenda utilizá-lo em acervos grandes.

1.5. METODOS PADRONIZADOS DE ARQUIVAMENTO

1.5.1. Método Variadex




Acreditem ou não, existem métodos padronizados de arquivamento e são cobrados em provas. Um dos métodos o qual vou abordar é o

método variadex. Criado pela empresa Remington Rand, este método é a fusão de cores e letras para facilitar a busca pelos usuários.

Os arquivistas utilizam as cores no cotidiano para tornar o arquivo como um objeto fácil de ser pesquisado pelo usuário e de ser tratado. Este

método possui cinco cores:

Letras Cores

A, B, C, D e abreviações Ouro

E, F, G, H e abreviações Rosa

I, J, K, L, M, N e abreviações Verde

O, P, Q e abreviações Azul

R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e

abreviações

Palha

Em seguida, após a ordenação dos nomes de entrada, o arquivista

ou o técnico deve escolher a cor a partir da segunda letra e nunca na primeira letra. Vamos aos exemplos dos nomes dos meus humoristas

favoritos, para facilitar a compreensão:

Nome Entrada Cor

Chico Anysio Anysio, Chico Verde

Roberto Gomez

Bolaños

Aragão, Renato Palha

Ramon Valdes y Castilho


Azul

Carlos Villagrán Eslava

Valdes y Castillo, Ramón

Ouro

Renato Aragão Villagrán Eslava,

Carlos

Verde

Eu destaquei a cor da segunda letra do nome de entrada, para que vocês compreendam que é ela que escolhe a cor desejada.

Este método é muito bacana, pois evita o arquivamento incorreto

de documentos e torna-se como elemento de busca dos documentos. Se




eu quero um dossiê da cor verde, eu sei que ele abrange as letras contidas na tabela do método variadex.

Na atualidade, os métodos de arquivamento e os planos de classificação costumam usar cores, para que a pesquisa torne-se mais

rápida ao usuário. O Código de Classificação do Conarq, por exemplo, adotou as cores amarelo e vermelho para as classes 000 e 900,

respectivamente. E cada órgão atribui uma cor aleatória para cada classe, para as abrangidas pelos números 100 e 800.

As pastas miscelânea ou diversos é

abordada pela autora em vários

métodos, mas não é utilizada pela

técnica arquivística, justamente para

evitar que os documentos sejam

arquivados sem um critério adequado

de ordenação. Por este motivo, não é

aconselhado o seu uso no cotidiano de

um arquivo, muito menos abordei nos

tópicos da aula.

2. AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

A avaliação de documentos é uma das principais atividades de um programa de gestão de documentos. Não há a possibilidade de conservar

todos eles para o resto da vida, em função de razões administrativas, culturais, jurídicas e financeiras. Todo documento cumpre seu curso na

instituição pública ou privada.

A avaliação visa estabelecer um prazo de guarda aos documentos, com vistas para eliminação ou recolhimento à guarda

permanente. Os principais objetivos da avaliação, descritos pelo Manual de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional, são:

Garantir a busca rápida da informação arquivística;

Reduzir a massa documental acumulada;

Garantir a proteção de documentos essenciais, em detrimento daqueles que serão eliminados;

Ampliar o espaço físico disponível;

Racionalizar o fluxo da documentação arquivística, a partir do

emprego adequado dos suportes;




Garantir o patrimônio arquivístico da instituição.

Em cada órgão deve conter uma equipe técnica de avaliação

multidisciplinar, devido às particularidades do conteúdo da documentação. Trata-se da Comissão Permanente de Avaliação de

Documentos, imposta após a Resolução nº7 do CONARQ, de 20 de Maio de 1997. A Comissão determina os prazos a partir de reuniões e estudos

por profissionais de diversas formações, como advogados, historiadores, administradores, engenheiros, médicos, profissionais diversos que tenham

contato com a documentação a ser avaliada. Além disso, a autoridade administrativa da área deve também estar presente, por conhecer toda a

rotina da documentação.

Antes disso, deve ser feito o diagnóstico da situação

arquivística. O diagnóstico é um levantamento realizado antes de qualquer tratamento técnico arquivístico. Este assunto será explicado

em maiores detalhes na próxima aula, mas vou adiantar algumas coisas

para vocês. Em geral, levantam-se os seguintes dados no diagnóstico para a avaliação:

O estudo do fluxo da informação arquivística, verificando aspectos e problemas concretos e virtuais;

O conhecimento da organização, a partir do estudo das funções exercidas e da rotina da documentação analisada;

A análise da organização analisada, a partir da pesquisa das

funções exercidas, da evolução e da história da pessoa física ou jurídica;

A quantidade da documentação, medida em massa documental

acumulada;

As características diplomáticas e tipológicas dos documentos

arquivísticos;

A característica dos acervos relacionada ao estado de conservação e preservação;

Estes dados podem ser coletados a partir de um formulário

padronizado e elaborado para tal fim. As entrevistas devem ser feitas com pessoas estratégicas da organização, que conheçam bem as atividades, a

missão e os documentos trabalhados. Desta forma, torna-se mais fácil repassar estes dados num relatório específico, que deve especificar as

soluções a serem aplicadas e que estejam relacionadas à avaliação dos documentos.

Após a coleta destes dados, os prazos de guarda da documentação devem ser estabelecidos a partir da análise da legislação relacionada aos

documentos, da frequência de uso da documentação, a existência de




fontes que reproduzem resumidamente o mesmo conteúdo do documento (documentos recapitulativos) e a necessidade de prazos precaucionais da

documentação.

2.1. Tabela de temporalidade

Todo procedimento já descrito no item anterior serve para confeccionar a tabela de temporalidade, que é um instrumento de

destinação dos documentos. Neste documento, haverá as informações sobre o prazo de guarda, destinação e informações. São os campos mais

básicos. Vou colocar aqui um exemplo de tabela de temporalidade, elaborada por Ieda Pimenta Bernardes, do Arquivo Público do Estado de

São Paulo.

Retirado da publicação “Gestão Documental Aplicada”, de Ieda Pimenta Bernardes e Hilda

Delatorre, São Paulo, 2009.

No exemplo acima, a tabela é baseada em funções. Nela, a autora colocou a descrição da atividade, os documentos expressos em tipologias

documentais com uma classificação pré-estabelecida em um plano, o prazo de guarda em anos, o prazo de guarda (eliminação ou guarda

permanente) e as observações. A tabela de temporalidade pode ser estruturada também em estrutura organizacional ou por assuntos,

além do critério funcional.

Não há nenhuma tabela de temporalidade sem que exista um

diagnóstico completo da instituição, um plano de classificação pré-estabelecido, um levantamento dos prazos de guarda e as

propostas de destinação. A avaliação de documentos é uma atividade séria, que implica responsabilidade legal do profissional responsável pelo

estabelecimento de diretrizes técnico-arquivísticas.

Além disso, nenhum programa de avaliação funciona sem o estudo

dos valores primário e secundário, que já foi explicado a todos na aula 01. Para a avaliação, este conceito é importante. O valor primário ou




imediato é o que o documento nasce a partir dos objetivos pelos quais foram criados, que podem ser administrativos, fiscais ou legais. Este

valor é predominante nas fases corrente e intermediária.

Já o valor secundário ou mediato é o que o documento obtém

após o valor primário e que obterá outros objetivos além daqueles

que guiaram a sua criação. Outros usuários, além daqueles iniciais, terão interesse neste tipo de documentação. Neste caso, este valor é

característico da idade permanente.

Dentro do valor secundário, há duas subdivisões estabelecidas por

Schellemberg. O valor probatório decorre da prova contida sobre a organização e as funções exercidas. A manutenção destes documentos

servirá para a continuidade das atividades das pessoas físicas ou jurídicas. Em geral, os tipos de documentos de valor probatório são diretrizes,

normas, regulamentos, pareceres ou qualquer documento que mostre a que deve o aparecimento de tais programas.

Já o valor informativo é a informação referente a pessoas,

problemas, condições, e outros relacionados à organização, que não

tenham caráter probatório. Em geral, aplica-se uma amostragem seletiva nesta documentação, que consiste selecionar uma porcentagem que será

conservada para fins informativos. Em geral, selecionam-se de 5% a 10% do acervo total.

Muito cuidado com os termos

destinação, seleção e avaliação.

Como já estudamos, a avaliação é o

estabelecimento de prazo de guarda

dos documentos. A destinação é a

decisão sobre quais documentos irão à

eliminação ou à guarda permanente. A

seleção é a triagem, de forma

mecânica, dos documentos a serem

eliminados ou transferidos ou

recolhidos.

Mais uma questão, que vai tirar um pouco de sossego de vocês.

(CESPE – MPS - AGENTE – 2009)

JULGUE O ITEM A SEGUIR:




Toda correspondência recebida na sexta-feira deve ser encaminhada no mesmo dia, pois a lei determina que nenhuma correspondência

permanecerá por mais de vinte e quatro horas no setor de protocolo.

Comentários: Esta foi uma das provas mais difíceis de arquivologia elaborada pelo Cespe. A portaria normativa do MPOG afirma que nenhum

documento deve ficar mais de 24 horas no setor de protocolo. Porém, não foi a lei quem determinou isso. Aliás, a Lei 9784/99 defende apenas a

celeridade da documentação, o que nós já estudamos. Tomem muito cuidado com este item, que é uma verdadeira casca de banana. A

resposta é FALSA.

Resposta: FALSA

2.2. Procedimentos de eliminação de documentos arquivísticos

A avaliação e eliminação de documentos na Administração Pública Federal segue um rito ditado pela Resolução nº 7 do CONARQ, de 20 de

maio de 1997. Esta norma é a diretriz que deve ser seguida em toda a Administração Pública Federal e pelos Três Poderes. Todo órgão que

queira proceder à eliminação de documentos deve constituir uma Comissão de Avaliação de Documentos, que foi explicada no tópico

anterior. E os documentos a serem criados para este procedimento deverão ser a Listagem de Eliminação e o Termo de Eliminação de

Documentos. Para isto, deverão seguidos estes passos de forma mais

sucinta.

A primeira etapa é selecionar os documentos a serem eliminados,

conforme o prazo ditado pela Tabela de Temporalidade. Esta etapa é

fundamental, para formar a Listagem de Eliminação, que será a próxima etapa.

Em seguida, os dados dos documentos a serem eliminados

deverão ser preenchidos na Listagem de Eliminação, cujo modelo deve ser

elaborado, em conformidade com a Resolução nº7. Os campos a serem inseridos são, de acordo com o art. 3º são:

Art. 3º A Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo

registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituirá basicamente dos seguintes itens:

I - cabeçalho contendo a identificação do órgão ou entidade e da

unidade/setor responsável pela eliminação, o título e número da listagem

e o número da folha;




II - quadro contendo os seguintes campos:

a) código do assunto ou, caso não tenha esta informação, o

número de ordem dos itens documentais listados;

b) assunto/série, correspondente aos conjuntos documentais a

serem eliminados;

c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alínea

anterior;

d) quantidade e especificação das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental;

e) observações complementares úteis ao esclarecimento das

informações contidas nos demais campos, ou justificativa, quando se

tratar dos órgãos e entidades aos quais se refere o art. 5º desta resolução; e

III - rodapé contendo local e data, nome, cargo e assinatura do

titular da unidade/setor responsável pela seleção, do Presidente da

Comissão Permanente de Avaliação, bem como da autoridade a quem compete autorizar a eliminação no âmbito do órgão ou entidade.




Modelo da Listagem de Eliminação do CONARQ

O próximo passo é elaborar o Termo de Eliminação de

Documentos, que deve conter os seguintes dados a serem transcritos pelo

art. 4º da seguinte resolução:

Art. 4º O Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, devendo conter

essencialmente: I - data da eliminação;

II - indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação relativa à publicação em periódico oficial;

III nome do órgão ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;

IV - nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação; V - referência aos conjuntos documentais eliminados especificados na

Listagem de Eliminação de Documentos, anexa ao Termo;

VI - datas-limite dos documentos eliminados; VII - quantificação/mensuração dos documentos eliminados;

VIII - nome da unidade orgânica responsável pela eliminação; e IX - nome e assinatura do titular da unidade orgânica responsável pela

eliminação.

E por último, a autoridade competente deve publicar o Edital de Ciência de eliminação de documentos, para que os principais interessados

pela documentação a ser eliminada verifiquem as informações que lhe sejam de interesse antes de ocorrer o descarte. Entre 30 e 45 dias após

a publicação do edital, os documentos podem ser eliminados. Vou

mostrar os modelos dos documentos, para que vocês tenham ideia do quanto a forma deles é importante a ser seguida pelo profissional do

arquivo.

ANEXO 1

(NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE)

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Aos ______ dias do mês de __________ do ano de _________, o (indicar

o nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação), de acordo

com o que consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem de Eliminação de Documentos e respectivo

Edital de Ciência de Eliminação de Documentos), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a instituição arquivística), por intermédio do (indicar o




documento de aprovação), e publicada(o) no (indicar o periódico oficial), de (indicar a data de publicação da tabela ou do edital), procedeu à

eliminação de (indicar a quantificação mensuração), de documentos relativos a (referência aos conjuntos documentais eliminados), integrantes

do acervo do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade produtor/acumulador), do período (indicar as datas-limite dos documentos

eliminados).

(nome da unidade orgânica responsável pela eliminação, nome, cargo e assinatura do titular)

ANEXO 2

(NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE)

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Nº ______/____

O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação, designado

pela Portaria nº _____, de ___/___/___, publicada no (indicar o periódico

oficial), de ___/___/___, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminação de Documentos), aprovada pelo (titular) do(a) (indicar a instituição

arquivística), por intermédio do (indicar o documento de aprovação), faz saber a quem possa interessar que a partir do (30º a 45º) (escrever por

extenso, entre parênteses, o número ordinal correspondente) dia subseqüente a data de publicação deste Edital no (indicar o periódico

oficial), se não houver oposição, o(a) (indicar a unidade orgânica responsável pela eliminação) eliminará os documentos relativos a (indicar

os conjuntos documentais a serem eliminados), do período (indicar as

datas-limite), do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados).

Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas

expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e

demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão Permanente de Avaliação do(a) (indicar o órgão ou entidade).

(Local e data)

(Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de

Avaliação)




3. ACONDICIONAMENTO E ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS

Os termos acondicionamento e armazenamento possuem diferenças terminológicas e fazem parte de um projeto de conservação e

restauração de documentos. Existem recomendações técnicas para cada

uma destas atividades.

O acondicionamento é a forma como os documentos arquivísticos

são conservados ou preservados. Trata-se também do formato ou da apresentação física dos documentos, que podem ser encadernados, em

brochura, reunidos em dossiês.

O acondicionamento dos documentos arquivísticos é outra etapa

importante da conservação e preservação de documentos, pois o material precisa garantir a preservação do documento a longo prazo, sobretudo se

for de idade permanente. Deve-se evitar perfurar os documentos para colocar qualquer grampo trilho, utilizando envelopes, camisas (ou capas)

neutras ou alcalinas. As caixas devem ser de papelão de uma gramatura durável, geralmente de 0,13 m de largura. Se houver necessidade, os

grampos trilhos devem ser confeccionados em plástico, pois os de metal podem cortar os dedos dos usuários, além de correr o risco de enferrujar-

se. O material adequado para o acondicionamento dos documentos é:

• papéis e cartões neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas;

• papelões de diversas gramaturas;

• filmes de poliéster;

• fita adesiva dupla neutra;

• tiras ou cadarços de algodão;

• tubos de PVC;

• tecido de linho.

O armazenamento refere-se ao mobiliário em que os documentos estarão conservados e também deve estar de acordo com a política de

conservação e preservação do órgão ou entidade arquivística. Desta forma, o mobiliário adequado para o armazenamento da documentação

arquivística são as estantes de metal esmaltado, devido à facilidade de limpar e de conservar o acervo por mais tempo. Se o mobiliário for de

madeira, deve ser revestida ou fórmica, pois a conservação e a limpeza

também são facilitadas.

Deve-se evitar pisos com carpetes, que acumulam poeira,

microorganismos, além de serem de alta combustão. Evita-se também o uso de ceras e outros produtos de limpeza que podem interferir nas

condições ambientais do arquivo e no contato com a documentação, pois




o cheiro e a fórmula utilizada por tais produtos podem influenciar na conservação dos documentos arquivísticos.

4. CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

As medidas relativas à conservação e preservação de documentos

são adotadas de forma preventiva em grande parte das instituições arquivísticas brasileiras, pois não há ainda uma tradição forte em

restaurar documentos. Conservar sai mais barato que restaurar. Além disso, nem todos estes procedimentos ocorrem de forma satisfatória,

devido a condições ambientais e à introdução tardia da Arquivologia no país.

Desta forma, vou abordar os pontos mais cobrados em prova e adotar mais a linha preventiva, para que vocês tenham ideia dos

procedimentos que são adotados pelos profissionais da área arquivística.

4.1. Fatores de deterioração

Norma Ciaflone Cassares lista cinco elementos de deterioração do

acervo arquivístico.

4.1.1. Fatores ambientais

A temperatura e a umidade relativa do ar é um dos itens considerados como fator ambiental de conservação dos documentos. Se

ambos estiverem baixos, os documentos em suporte papel estarão quebradiços e distorcidos. Se eles estiverem altos, haverá a possibilidade

de proliferação de microorganismos, como bactérias e fungos. Segundo Cassares, à medida em que aumenta 10 ºC de

temperatura, dobra a velocidade das reações químicas do papel. O ideal é

que a temperatura esteja o mais próximo de 20 ºC e a umidade entre 45% a 55%. Devem ser evitadas oscilações frequentes da temperatura e

da umidade, principalmente se elas excederem a mais de 3ºC e 10% de umidade. Além disso, estes dois fatores devem ser medidos por um

aparelho chamado termohigrômetro, que registra de forma milimétrica qualquer alteração de temperatura e umidade.

Outro fator ambiental considerável é a radiação da luz. A luz é o principal elemento que contribui para a detorioração dos documentos,

quando estes estiverem expostos de forma frequente. A radiação UV, encontrada na luz natural e nas lâmpadas fluorescentes devem ser

evitadas. O aparelho que mede a quantidade de luz é chamado de luxímetro

ou fotômetro. Deve-se evitar que os documentos fiquem expostos diretamente à luz natural e às lâmpadas fluorescentes. Além disso, as




janelas devem conter filmes especiais para diminuir a incidência de raios UV.

Os documentos em exposição não podem ficar muito tempo sob os raios luminosos e devem ser protegidos por filtros especiais. O nível de

luz deve ser o mais baixo possível, para evitar a deterioração rápida do documento.

Deve-se considerar também a qualidade do ar como fator ambiental. Os poluentes externos são os gases químicos, especialmente o

dióxido de enxofre (SO2), óxidos de nitrogênio (NO e NO2) e o Ozônio (O3). Com eles, o papel fica quebradiço e descolore-se rapidamente, e o

couro fica deteriorado. O próprio ambiente onde encontram-se os documentos pode contribuir também para a qualidade do ar, sobretudo

madeira, adesivos, vernizes que liberam substâncias tóxicas ao acervo.

(Senado Federal – FGV – 2008) Assinale a

alternativa correta:

Considerando-se a conservação dos documentos, o bom controle do clima de uma área de guarda de documentos em um arquivo deve:

(A) manter a umidade relativa do ar baixa para que a temperatura diminua.

(B) estabilizar a temperatura e diminuir ao máximo a umidade relativa do ar.

(C) manter a temperatura um pouco mais alta que a umidade relativa do ar.

(D) manter a temperatura e a umidade relativa do ar moderadas e

estáveis. (E) manter a temperatura baixa para que a umidade do ar diminua.

Comentários: Esta questão pode cair na prova de vocês e nós já vimos

bem o que pode acontecer se houve aumento ou queda bruscas de temperatura e umidade no ambiente onde os documentos se encontram.

Se a temperatura e a umidade caírem, os documentos podem ficar quebradiços e distorcidos. Se houver o contrário, pode gerar a proliferação

de fungos e bactérias. O ideal é que ocorra a moderação entre os dois fatores ambientais, para que o ambiente esteja equilibrado e que haja a

conservação dos documentos. Neste caso, o item correto é a Letra D.




Resposta: Letra D

4.1.2. Fatores biológicos

O controle do ambiente onde os documentos se localizam deve

ser feito para evitar a proliferação de insetos, roedores e microorganismos danosos aos documentos. O contrário desta iniciativa é chamado por

Cassares de conforto ambiental, onde há pouca circulação de ar, umidade alta, falta de higiene e outros fatores que contribuem para o surgimento

destas pragas.

b) Fungos: surgem em ambientes de umidade alta, mediante esporos. Eles atacam os substratos dos suportes em papel, causando

manchas de difícil remoção. Quando a umidade é baixa, os esporos

ficam dormentes e podem voltar à atividade, caso as condições ambientais lhes sejam favoráveis. O aconselhável é que haja uma

política de controle da umidade e da temperatura, higienização frequente e adequada dos documentos, instruir os funcionários nas

tarefas de higienização e secar os documentos adequadamente caso haja acidentes com água. Não se deve usar, de forma alguma

fungicidas sobre os documentos. Profissionais habilitados devem ser chamados no caso de infestação por fungos. Além disso, deve ser

usado aspirador de pó em caso de higienização mecânica, pois os esporos podem proliferar-se no ambiente;

c) Insetos e roedores: as baratas, brocas e cupins devem ser

exterminadas por especialistas em zoonoses, desde que não causem danos à documentação infestada. A temperatura e ambiete

controlados, além da higienização constante do local e do acervo

são medidas que devem ser adotadas antes de qualquer medida protetiva. No caso das baratas, o alvo são os ambientes mal

higienizados e com pouca ventilação. Já as brocas, os acervos e as coleções sem higienização constante são os alvos destes insetos,

que desde o nascimento já causam danos. Como as brocas gostam de materiais à base de celulose, o ideal é que a higienização seja

feita em local separado da do acervo, para que os ovos não se espalhem no local e não reproduzam mais brocas. Já os cupins

(térmitas) são muito organizados em sociedades e oferecem risco tanto nos acervos, quanto nos mobiliários e prédios das instituições.

O ideal que, em todos os casos, haja a intervenção de um profissional especializado em zoonoses, além de profissionais

especializados em conservação de acervos.




4.1.3. Intervenções inadequadas

Muitas vezes, na tentativa de ajudar, acabamos atrapalhando e é a

mesma coisa com os acervos documentais. Tenho visto coisas horrorosas, como grampear várias vezes o mesmo documento, grudar com durex as

partes soltas de uma peça documental, entre outras coisas. Não custa nada o profissional do arquivo ter uma informação básica de conservação

e preservação de documentos, mesmo que seja preventiva. Até mesmo as medidas mais simples de acondicionamento de documentos preservam

informações por décadas. Por isso, na hora da dúvida, torna-se importante consultar um profissional experiente na área, para que ele dê

dicas importantes a respeito destas intervenções.

4.1.4. Manuseio inadequado de documentos e vandalismo

Outro problema que vemos no cotidiano dos arquivos e bibliotecas em geral é o manuseio inadequado de livros e documentos. Torna-se

comum comermos ao lado dos documentos (baratas e formigas adoram comida!), dobrarmos os documentos e se esquecendo que eles têm fibras

de celulose, não manusearmos os documentos com as mãos limpas ou com materiais descartáveis, tais como luvas e toucas, separar as páginas

com a saliva entre os dedos, entre outras ações que vemos com frequência.

Fora isso, as ações de vandalismo são comuns nos acervos. O furto e o extravio de documentos e processos também são frequentes, o

que torna essencial a adoção de medidas de segurança. Criar uma sala específica para consulta é uma delas, justamente onde o funcionário do

arquivo tenha a visão do usuário que manuseia o documento. Alarmes e

políticas de segurança ao acervo são fundamentais para que o acervo torne-se seguro.

4.2. PROCEDIMENTOS TÉCNICOS DE CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

4.2.1. Higienização

A higienização é realizada de forma preventiva nos documentos,

sem a utilização de solventes. Isto ocorre devido à forma como a sujeira acumulada nos documentos causa danos a curto e a longo prazo. Sempre

de forma mecânica e de acordo com o material, a técnica permite remover a sujeira que se acumula nos documentos, para evitar que eles fiquem

quebradiços, pois os poluentes são ácidos, o escurecimento e o

aparecimento de manchas nos documentos.




Não é em qualquer documento que deve ser aplicada a higienização. Antes disso, o profissional deve avaliar o material utilizado,

para que seja aplicada a técnica adequada. Desta forma, suportes frágeis com o tempo, no caso de documentos antigos, peças documentais de

papel japonês (muito poroso), ou aqueles atacados por fungos ou molhados não podem sofrer a higienização por meio de pó de borracha ou

pincel adequado. Os materiais utilizados em geral para os procedimentos de

higienização são: Pincéis de cerdas macias e de vários tipos;

Flanelas, para remover sujeiras de encadernações; Aspirador de pó;

Bisturi, pinça, espátula, agulha, cotonete; Papel mata-borrão;

Pesos;

Luvas de látex ou algodão; Fita-crepe;

Folhas de papel siliconado; Máscaras;

Fita-crepe;

Muito cuidado com documentos arquivísticos manuscritos, especialmente aqueles com tinta ferrogálica, que destrói as fibras do papel

com o tempo. Aqueles também com tintas a carbono também borram facilmente e, nestes casos, o auxílio de um especialista na área de

conservação é adequado para este trabalho de higienização. Documentos grandes, como mapas e projetos de arquitetura,

podem ter a sujeira removida com pó de borracha, aspirador de pó ou um pincel macio. Obviamente que todas estas iniciativas devem ser

analisadas antes de começar qualquer trabalho, devido ao estado do

acervo. O piso e os mobiliários dos acervos arquivísticos também devem

merecer uma atenção especial dos profissionais da área. Eles devem ser limpos periodicamente, para evitar que a sujeira invada o conteúdo dos

documentos. A utilização de aspiradores de pó e flanelas embebidas com álcool e água é a mais adequada para limpar pisos e estantes.

O mobiliário adequado para o armazenamento da documentação arquivística são as estantes de metal esmaltado, devido à facilidade de

limpar e de conservar o acervo por mais tempo. Se o mobiliário for de madeira, deve ser revestida ou fórmica, pois a conservação e a limpeza

também são facilitadas. Deve-se evitar pisos com carpetes, que acumulam poeira, microorganismos e são de alta combustão. Evita-se

também o uso de ceras e outros produtos de limpeza que podem interferir nas condições ambientais do arquivo.

O acondicionamento dos documentos arquivísticos é outra etapa

importante da conservação e preservação de documentos. Deve-se evitar




perfurar os documentos para colocar qualquer grampo trilho. Se houver a necessidade, os grampos devem ser confeccionados em plástico. O

material adequado para o acondicionamento dos documentos é: • papéis e cartões neutros ou alcalinos das mais variadas

gramaturas; • papelões de diversas gramaturas;

• filmes de poliéster; • fita adesiva dupla neutra;

• tiras ou cadarços de algodão; • tubos de PVC;

• tecido de linho.

4.2.2. Liofilização

A liofilização é um processo de secagem dos documentos em um

equipamento específico, uma câmara a vácuo, que extrai a água em forma de vapor. O documento é congelado em freezer e é inserido neste

equipamento para o processo. Em geral, isto acontece quando ele é molhado devido a vários problemas, como o incêndio ou até um descuido

ou vandalismo.

4.2.3. Encapsulação

A encapsulação é um processo é em que um documento é

inserido em uma cápsula ou um envelope de poliéster, para ser conservado por mais tempo. As bordas do envelope são seladas de forma

hermética (a quente) ou costuradas a mão. Nos casos de documentos impressos, manuscritos e fotografias, a técnica é adequada. Entretanto,

em outros documentos, tais como desenhos feitos a carvão ou pastel, a

técnica é desaconselhada, pois as partículas soltas podem aderir-se ao filme de poliéster.

4.2.4. Fumigação

A fumigação é uma técnica utilizada para exterminar fungos e

mofos no acervo com a utilização de produtos químicos. A técnica tem sido desaconselhada, devido à segurança que deve ser proporcionada ao

acervo, usuários e profissionais da área. Além disso, por mais que um profissional adequado trabalhe com isso, a interferência a ser causada no

acervo será grande.

4.2.5. Proteção do ambiente

O ambiente destinado à conservação dos documentos deve

possuir um programa de proteção contra desastres, seja de que espécie




for (incêndios, enchentes). Isto se deve à facilidade com que o documento arquivístico sofre com tais problemas.

Um plano de desastres deve contemplar a natureza do local, o clima, as instalações físicas e estruturais da área, os possíveis obstáculos

para o salvamento das pessoas, a ventilação disponível e dispositivos de salvamento do acervo possíveis. Isto deve ser feito com o auxílio de

profissionais especializados na área de desastres, para que sejam mensurados todas as características possíveis para salvar o acervo.

4.2.6. Alisamento

A técnica é muito utilizada, principalmente em países tropicais,

devido às variações de temperatura. Quando um documento está quebradiço ou duro, ele é inserido em um ambiente úmido, para recuperar

a flexibilidade das fibras de celulose. Em seguida, são feitos outros

procedimentos no documento, para eliminar as eventuais distorções. Este procedimento é chamado de alisamento.

4.2.7. Conservação de substituição

A conservação de substituição é um procedimento que visa copiar

o documento original a um outro suporte que possa ser consultado pelo usuário, para preservá-lo do manuseio frequente. Com o tempo, a maior

parte dos documentos torna-se frágil ao acesso do usuário e substituí-lo tem sido a forma mais adequada para tornar o acesso mais fácil e

conservar o documento original. As instituições brasileiras têm adotado a microfilmagem de

substituição nos casos de documentos históricos de grande relevância. Na realidade, nenhum documento permanente pode ser eliminado após a

microfilmagem e os arquivos públicos adotam usam os microfilmes destes

documentos para que o público tenha acesso a eles. A Carta de Pero Vaz de Caminha é um dos exemplos mais clássicos desta iniciativa. Como o

original não pode ser eliminado e a consulta a ele pode danificar sua estrutura, o microfilme tem sido um aliado aos pesquisadores brasileiros.

A técnica não se restringe ao microfilme, mas também à digitalização, à reprodução de cópias, entre outros.

QUESTÕES COMENTADAS

JULGUE OS ITENS A SEGUIR:

1. (CESPE – MPS – AGENTE - 2009) Fase corrente é a fase em que os

documentos estão ativos, em curso ou que, mesmo sem




movimentação, ainda são muito consultados pela administração e, por isso, são conservados junto aos órgãos produtores.

Comentários: o arquivo corrente possui esta definição do item. Os

documentos são ativos e frequentemente consultados, mesmo que não haja movimentação deles na instituição. Eles são conservados junto aos

órgãos produtores, tendo em vista a necessidade de consulta pelo usuário. Neste caso, o item é VERDADEIRO.

Resposta: VERDADEIRO.

2. (CESPE – TSE – TÉCNICO JUDICIÁRIO – 2006) Assinale a

alternativa correta:

A ordenação alfabética de documentos ou de dossiês é uma das possibilidades para a disposição de documentos em um arquivo. Nesse

sentido, julgue as propostas de ordenação alfabética apresentadas nos itens abaixo.

I - Campos, Milton de Sousa Ferreira, André

Muller, Paul Sousa, Antônio José

II - Almeida, Pedro de

Almeida Filho, João Almeida São Paulo, Carlos

Braga Sobrinho, Antônio

III - I Conferência de Gestão de Documentos Quarto Workshop sobre Avaliação

Segundo Congresso Nacional de Arquivologia Terceiro Seminário sobre Preservação de Documentos

Assinale a opção correta. A Apenas um item está certo.

B Apenas os itens I e II estão certos. C Apenas os itens I e III estão certos.

D Todos os itens estão certos.

Comentários: Que casca de banana! Vamos analisar item por item?

Item I: Correto. A ordenação foi feita conforme a regra, isolar o último

nome e ordená-los em ordem alfabética;




Item II: Incorreto. Embora os sobrenomes tenham sido separados corretamente, a ordem alfabética está incorreta. O terceiro deveria ser o

“Braga Sobrinho, Antônio” e depois o “São Paulo, Carlos”;

Item III: Incorreto. Todos os itens deveriam ser corrigidos. O primeiro deveria ser “Congresso de Gestão de Documentos (I)”. O segundo,

“Workshop sobre Avaliação (Quarto)”. O terceiro, “Congresso Nacional de Arquivologia (Segundo)”. E o último, “Seminário sobre Preservação de

Documentos (Terceiro)”. E em seguida, cada item seria colocado em ordem alfabética.

Neste caso, apenas um item está correto.

Resposta: LETRA “A”

3. (FCC – CÂMARA DOS DEPUTADOS – 2007) Assinale a alternativa correta. Quando os objetivos pelos quais os documentos

foram acumulados se aproximam daqueles que determinam a consulta a que estão sujeitos, em razão da vigência de seus dispositivos ou dos

interesses imediatos que a eles se associam, temos os chamados

(A) arquivos de custódia e centros de processamento de dados. (B) centros de documentação e de memória.

(C) arquivos centrais e regionais. (D) arquivos correntes e intermediários.

(E) arquivos intermediários e permanentes.

COMENTÁRIOS: Nós já estudamos com profundidade os conceitos referentes aos arquivos correntes e intermediários. Em geral, os

documentos são acumulados em razão de seus interesses imediatos e

determinam a frequência pela qual eles são consultados. Neste caso, a resposta certa é a letra D.

Resposta: LETRA “D”.

4. (CESPE – MPS – AGENTE – 2009). Julgue o item a seguir: A expressão unidade protocolizadora identifica qualquer unidade

organizacional, sendo irrelevante seu nome ou posição na hierarquia do órgão, desde que, entre suas competências, exista a de autuar/numerar

processos e(ou) documentos.




Comentário: a questão pode envolver uma certa polêmica, por afirmar que é irrelevante a posição hierárquica do protocolo na organização. Em

geral, o protocolo está subordinado ao órgão de documentação, mas não são todos as organizações que agem assim. O que importa aqui é o

candidato identifique o conceito-chave da questão: o protocolo é a unidade responsável pela entrada e saída de documentos, além de autuar

e numerar processos ou documentos. Neste caso, a resposta é VERDADEIRA.

Resposta: VERDADEIRO.

5. (FCC – CÂMARA DOS DEPUTADOS – 2007) Assinale a

alternativa correta. O principal instrumento de destinação de documentos é:

(A) o guia de fundos. (B) a tabela de equivalência.

(C) a tabela de temporalidade. (D) o plano de classificação.

(E) o inventário topográfico.

Comentários: a questão é muito simples. Expliquei que a destinação é uma atividade relacionada à decisão de encaminhar os documentos à

eliminação ou à guarda permanente. E neste caso, tal decisão é reforçada pela tabela de temporalidade, que é um instrumento de apoio para

executar a avaliação dos documentos. Neste caso, o item correto é a letra “C”.

Resposta: Letra “C”.

6. (FCC – CÂMARA DOS DEPUTADOS – 2007) Assinale a alternativa correta. A principal atribuição da Comissão de Avaliação

é:

(A) estabelecer a temporalidade dos documentos da instituição.

(B) atender à consulta de agentes administrativos e de pesquisadores. (C) programar ações educativas e de difusão do acervo.

(D) elaborar instrumentos de controle e de acesso ao arquivo intermediário.

(E) proceder ao registro e classificação dos documentos produzidos e

recebidos pela Câmara.

Comentários: A Comissão Permanente de Avaliação é uma equipe de caráter interdisciplinar, com o objetivo de discutir e estabelecer a

temporalidade dos documentos arquivísticos. Neste caso, o item correto é a letra A.




Resposta: Letra “A”.

7. (ESAF – SRH – Arquivista, 2006) Quando a estrutura orgânica fornece a base para grandes agrupamentos de documentos,

estamos falando de:

a) Classificação funcional. b) Classificação por assuntos.

c) Classificação decimal. d) Classificação organizacional.

e) Classificação temática.

Comentários: nós estudamos com profundidade os três tipos de

classificação que podem ser adotadas pelas organizações. Quando a estrutura organizacional é a base de um plano de classificação, nós nos

referimos à classificação organizacional ou estrutural. Desta forma, o item correto é a Letra D.

Resposta: LETRA D.

8. (ESAF – SRH – Arquivista, 2006) Há três elementos principais a serem

considerados na classificação de documentos públicos; assinale a opção correta.

a) Função, organização e assunto.

b) Conteúdo, estrutura e função. c) Atividade, conteúdo e assunto.

d) Estrutura, assuntos e competência.

e) Atribuição, conteúdo e rotina.

Comentários: estudamos na classificação que os elementos que podem ser utilizados para elaborar um plano são a função, a estrutura

organizacional e o assunto. E verificamos que a função é a que permite uma aplicação melhor do plano de classificação ao acervo. Nesta questão,

verifica-se que o termo organização é semelhante à estrutura organizacional. Neste caso, o item correto é a letra A.

Resposta: Letra A.

9. (FCC – CÂMARA DOS DEPUTADOS – 2007) Assinale a

alternativa correta. A principal atribuição da Comissão de Avaliação é:

(A) estabelecer a temporalidade dos documentos da instituição.




(B) atender à consulta de agentes administrativos e de pesquisadores.

(C) programar ações educativas e de difusão do acervo. (D) elaborar instrumentos de controle e de acesso ao arquivo

intermediário. (E) proceder ao registro e classificação dos documentos produzidos

e recebidos pela Câmara.

Comentários: A Comissão Permanente de Avaliação é uma equipe de caráter interdisciplinar, com o objetivo de discutir e estabelecer a

temporalidade dos documentos arquivísticos. Neste caso, o item correto é a letra A.

Resposta: Letra “A”.

QUESTÕES PROPOSTAS

JULGUE OS ITENS A SEGUIR:

1. (CESPE – MS – ANALISTA - 2010). Os documentos de valor

mediato poderão ser eliminados após a realização do registro interno, em termo de eliminação de documentos, e a divulgação de

tais registros por meio da publicação da listagem de eliminação de documentos.

ASSINALE A ALTERNATIVA CORRETA:

2. (CESGRANRIO – TÉCNICO – BNDES – 2008). No mundo moderno, a informação analisada adquire enorme valor como um

recurso caro, de poder, e que é esgotável. Em uma instituição privada ou pública, é necessário identificar as informações que

devem ser preservadas, classificadas, compartilhadas ou resguardadas. Assim, alguns métodos de arquivamento são

basicamente codificações para o acesso às informações contidas nos documentos, pois somente a partir de um índice remissivo é

possível recuperar documentos em sistemas indiretos, como no método:

(A) alfabético.

(B) geográfico.

(C) enciclopédico.




(D) dicionário. (E) numérico.

3. (CESGRANRIO – TÉCNICO DE ARQUIVO – BNDES – 2008) Os dossiês do Departamento de Pessoal do Banco Valparaíso estão

completamente desorganizados, e vários usuários desse departamento precisam de informações vinculadas às suas vidas funcionais. Sabe-se

que somente por meio dos dossiês será possível recuperar as informações que não estão disponíveis em nenhum outro suporte.

Uma sugestão para a organização da documentação citada é utilizar o método alfabético, seguindo as regras de alfabetação. Dessa forma, as

pastas dos funcionários com os seguintes nomes: (1) Jorge Alberto da Silva Neto; (2) Robson Ferreira de Marcedo ; (3) Dr. Moysés Souza

Fraga Sobrinho, (4) Professora Georgete Alves da Silveira e (5)

Deputado João de Macedo Filho terão a seguinte ordenação: (A) 1,5,4,2,3

(B) 1,3,2,5,4 (C) 2,5,3,4,1

(D) 3,5,2,1,4 (E) 3,2,5,4,1

4. (SRH – ARQUIVISTA – 2006) Com relação aos métodos de

arquivamento, julgue os itens apresentados.

( ) O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados.

( ) O método numérico simples tem ampla aplicação nos arquivos especiais e especializados.

( ) Uma das vantagens do método numérico cronológico é permitir maior

grau de sigilo. ( ) O método alfabético é um método direto que dispensa índices

auxiliares para a localização dos documentos.

A quantidade de itens corretos é igual a a) 0.

b) 1. c) 2.

d) 3. e) 4.

5. (FCC – Arquivista – Câmara dos Deputados, 2007) Sequência de

operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora visam a distribuir os documentos de

um arquivo. Essa definição corresponde a:




a) Ordenação. b) Sistema de arquivamento.

c) Macro-avaliação. d) Classificação.

e) Avaliação funcional.

6. (VUNESP – BNDES – 2002) O nome do propositor e do sistema, formulado no séc XIX, que teve fundamental importância no

arquivamento temático é:

(A) Elio Lodolini – vincolo archivistico informazionale. (B) Hilary Jenkinson – official custody.

(C) Jean Mabillon –provenance archivistique. (D) Melvil Dewey – decimal classification.

(E) Natalis de Wailly – respect des fonds.

7. (STM – CESPE – 2010) Transferência é o conjunto de operações

relativas à transmissão da informação, após a fase de geração, que envolvem processamento, difusão e uso.

8. (STM – CESPE – 2010) A teoria das três idades refere-se à

sistematização do ciclo de vida dos documentos arquivísticos.

9. (STM – CESPE – 2010) O ciclo vital dos documentos é composto pelas

seguintes fases: criação/aquisição (os documentos surgem no sistema de informação organizacional ao serem criados ou recebidos), captura

(os documentos são armazenados no sistema e organizados), uso (os documentos devem estar acessíveis) e eliminação (após cumprirem a

vigência, os documentos devem ser eliminados).

10. (STM – CESPE – 2010) A operação de entrada de um conjunto de documentos públicos em um arquivo permanente, com competência

formalmente estabelecida, é denominada recolhimento.

11. (STM – CESPE – 2010) As atividades do protocolo podem incluir

recebimento de documentos, classificação, registro, distribuição e acompanhamento da tramitação.

12. (STM – CESPE – 2010) A fase de utilização refere-se às atividades

de controle, organização e acesso a documentos em fase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperação e descarte de documentos e

Informações.




13. (STM – CESPE – 2010) Gestão de documentos é o sistema de controle sobre a produção e manutenção de documentos nas fases

corrente e intermediária, por meio de registros, listagens, índices e planos de arquivamento.

14. (STM – CESPE – 2010) Na fase de produção, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos,

formulários, cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e participar da seleção de recursos humanos para

área arquivística.

GABARITO

1. E

2. E

3. D

4. D

5. D

6. D

7. E

8. C

9. E

10. C

11. C

12. E

13. E




14. C

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Aula 02 roselene candida arquivologia