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EXERCÍCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O TRE/PE PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA AULA: 1 1 www.pontodosconcursos.com.br Olá, candidato ao Tribunal Regional Eleitoral de Pernambuco. Seja bem-vindo ao pacote de exercícios para o cargo de Técnico Judiciário! O objetivo do nosso curso é ajudá-lo a acertar todas as questões da prova de Arquivologia no concurso do TRE/PE. Essa matéria tem sido bastante cobrada em concursos da área administrativa. Ao longo do nosso curso, você verá que é uma matéria simples, muitas vezes até intuitiva e que, com treino e dedicação, você terá plenas condições de fazer uma excelente prova. Antes, porém, me apresento. Meu nome é Carolina Teixeira, sou de Brasília e, em 2007, com 21 anos, aluna de Engenharia de Redes na Universidade de Brasília (UnB), eu prestei meu primeiro concurso, para a Câmara dos Deputados. Estudei “freneticamente” e consegui o 4º lugar no concurso. Depois do resultado, o concurso foi suspenso e, como eu não sabia quanto tempo essa suspensão duraria, decidi estudar para o concurso do Supremo Tribunal Federal. Nesse meio tempo, decidi trocar de curso na UnB e comecei a cursar Administração. Passei no concurso do STF, trabalhei por lá quase um ano, até que, finalmente, fui chamada na Câmara e concluí minha graduação em Administração, na UnB. Desde então, boa parte da minha vida está ligada a concursos públicos. Sou Coordenadora Pedagógica do Ponto dos Concursos e tenho dois livros publicados pela editora Método: Arquivologia para Concursos (Teoria e Exercícios do CESPE e da FCC comentados) e Administração de Recursos Materiais para Concursos (Teoria e Exercícios do CESPE comentados). Os dois livros acabaram de ser atualizados (agora, em agosto de 2011, e estão chegando nas livrarias atualizadíssimos). Quem me conhece sabe que defendo com unhas e dentes o serviço público e a sua forma de ingresso - o concurso público -, instituição que, apesar de precisar de alguns ajustes, é muito bacana, porque permite a qualquer um que tenha interesse acesso a uma carreira digna e bem remunerada. Essa imagem de que serviço público é estático e de que não há nada de interessante para se fazer é já ultrapassada. Aqui na Câmara, por exemplo, existem diversos lugares muito legais para se trabalhar e meu trabalho lá é, te garanto, nada monótono. O nosso curso é de exercícios comentados, mas, se este é o seu primeiro contato com a matéria, não se preocupe! Garanto que você

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Olá, candidato ao Tribunal Regional Eleitoral de Pernambuco.

Seja bem-vindo ao pacote de exercícios para o cargo de Técnico Judiciário! O objetivo do nosso curso é ajudá-lo a acertar todas as questões da prova de Arquivologia no concurso do TRE/PE.

Essa matéria tem sido bastante cobrada em concursos da área administrativa. Ao longo do nosso curso, você verá que é uma matéria simples, muitas vezes até intuitiva e que, com treino e dedicação, você terá plenas condições de fazer uma excelente prova. Antes, porém, me apresento.

Meu nome é Carolina Teixeira, sou de Brasília e, em 2007, com 21 anos, aluna de Engenharia de Redes na Universidade de Brasília (UnB), eu prestei meu primeiro concurso, para a Câmara dos Deputados. Estudei “freneticamente” e consegui o 4º lugar no concurso. Depois do resultado, o concurso foi suspenso e, como eu não sabia quanto tempo essa suspensão duraria, decidi estudar para o concurso do Supremo Tribunal Federal.

Nesse meio tempo, decidi trocar de curso na UnB e comecei a cursar Administração. Passei no concurso do STF, trabalhei por lá quase um ano, até que, finalmente, fui chamada na Câmara e concluí minha graduação em Administração, na UnB.

Desde então, boa parte da minha vida está ligada a concursos públicos. Sou Coordenadora Pedagógica do Ponto dos Concursos e tenho dois livros publicados pela editora Método: Arquivologia para Concursos (Teoria e Exercícios do CESPE e da FCC comentados) e Administração de Recursos Materiais para Concursos (Teoria e Exercícios do CESPE comentados). Os dois livros acabaram de ser atualizados (agora, em agosto de 2011, e estão chegando nas livrarias atualizadíssimos).

Quem me conhece sabe que defendo com unhas e dentes o serviço público e a sua forma de ingresso - o concurso público -, instituição que, apesar de precisar de alguns ajustes, é muito bacana, porque permite a qualquer um que tenha interesse acesso a uma carreira digna e bem remunerada.

Essa imagem de que serviço público é estático e de que não há nada de interessante para se fazer é já ultrapassada. Aqui na Câmara, por exemplo, existem diversos lugares muito legais para se trabalhar e meu trabalho lá é, te garanto, nada monótono.

O nosso curso é de exercícios comentados, mas, se este é o seu primeiro contato com a matéria, não se preocupe! Garanto que você

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terá plenas condições de acompanhar bem as aulas e – o que é mais importante! – aprender bem a matéria. Isso porque o curso é de resolução de exercícios, então, a teoria será dada no desenrolar da resolução do item correspondente. Vamos, como eu gosto de dizer, “dissecar” a teoria, indo além do estritamente necessário apenas à resolução da questão! Então, você aprende a teoria ao mesmo passo em que treina a resolução de exercícios da FCC – vamos resolver várias questões de 2010 e de 2011.

E não se preocupe que a linguagem usada aqui será, como você já deve ter percebido, bem informal, de fácil assimilação, como se estivéssemos mesmo em sala de aula.

Ao explicar um conceito novo, vou deixá-lo bem mastigadinho, de forma que você não fique com nenhuma dúvida. Mas, se ainda assim a dúvida persistir, não há o menor problema, pois o fórum de dúvidas está aí para isso mesmo. Aí, fica assim: quem já sabe irá revisar; quem não sabe irá assimilar o conteúdo.

Se, antes de começar a aula, você quiser tentar resolver os exercícios, vá até o final desta aula, onde se encontra a lista de exercícios e o respectivo gabarito.

Bom, então vamos logo começar nossos exercícios da FCC:

1. (FCC – TRE/PI – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2009) As coleções ostentam documentos reunidos segundo critérios variáveis. Nos arquivos, entretanto, os documentos formam agrupamentos de acordo com critérios estritamente:

(A) Temáticos (B) Discursivos (C) Funcionais (D) Literários (E) Históricos

GABARITO: C

Vamos começar os nossos estudos com uma questão de um TRE também, do estado do Piauí, recente – do ano de 2009.

Em concursos públicos de maneira geral (ou seja, não só em provas da FCC), é muito exigida a diferença entre arquivos, museus e bibliotecas e foi isto que, indiretamente, esta questão abordou.

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Antes de entrarmos nesta diferença, vamos ver o que é o arquivo, já que estamos na nossa primeira aula:

“Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”

Esta é a definição que traz a Lei 8.159, de 1991. Museu e biblioteca você já sabe o que são, não é mesmo? Nenhum deles é arquivo, isto é certo!

O museu é criado com o objetivo de conservar, preservar e colocar à disposição do público objetos que tenham algum valor cultural. Note que os museus estão sempre ligados à cultura, seja por meio da arte, da história de um povo, de uma língua etc. Os arquivos, por sua vez, embora tenham algum valor cultural, não são criados com esta finalidade. A essência do arquivo é funcional e não cultural.

Vale dizer que, após algum período de tempo, os arquivos também podem adquirir caráter cultural, pois alguns documentos podem ser considerados históricos. Este caráter cultural, entretanto, não é predominante nos arquivos - lembre-se disto.

Biblioteca, por sua vez, é um conjunto de materiais para estudo e pesquisa, que também não se confunde com arquivo.

As bibliotecas, assim como os museus, possuem valor predominantemente cultural. Em bibliotecas, os documentos são colecionados em vários exemplares; nos arquivos, não há coleção alguma e os documentos são produzidos no número de exemplares (um único exemplar, na maioria das vezes) estritamente necessário ao cumprimento de suas funções.

Outra importante diferença entre arquivos e bibliotecas é o fato de que os arquivos são produzidos ou recebidos pelas instituições a que pertencem, enquanto os documentos de biblioteca são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação.

Agora já podemos voltar à nossa questão: ela diz que, em coleções, os documentos podem ser reunidos segundo critérios variáveis. Nos arquivos, entretanto, os documentos são sempre reunidos de acordo com critérios estritamente funcionais, ou seja, com o papel que desempenham dentro da organização. Se tiver ficado dúvida aqui, é só dar uma outra olhada na definição de arquivo, que você perceberá que a função do arquivo é funcional.

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Isto é muito claro ao se analisar o objetivo do arquivo: servir à administração. Grave bem este objetivo do arquivo, pois ele também é constante objeto de provas.

Perceba que esta questão é para especialidade arquivologia, ou seja, para aqueles concursandos que são formados na área. Viu como não é difícil?!

2. (FCC – TRE/PI – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2009) Os arquivos não são documentos colecionados artificialmente, como os objetos de um museu.

Jenkinson serviu-se desta comparação negativa para acentuar uma característica que costuma acompanhar as definições clássicas de arquivo, isto é, sua

(A) Naturalidade (B) Singularidade (C) Capilaridade (D) Integridade (E) Unicidade

GABARITO: A

Este tema, sobre o qual a questão trata, você já sabe. Os documentos que são colecionados artificialmente pertencem a bibliotecas ou museus. Esta questão vai um pouquinho mais além, entretanto.

Muito importante, em concursos públicos, é, além de saber a matéria, manter-se calmo e concentrado durante a prova. Veja que esta questão aparenta ser difícil. Ainda assim, ainda que o candidato não saiba quem é Jenkinson, ele tem condições de responder corretamente à pergunta.

Com a frase acima, Jenkinson quis dizer que, em um museu, os arquivos são colecionados de forma artificial. Por exemplo: imagine aqueles enormes museus britânicos, muito famosos. Neles, é possível encontrar absolutamente de tudo, desde múmias egípcias a máscaras astecas, passando por desenhos japoneses. Por isto, porque não há muito critério na forma de colecionar estes mais variados objetos, é que se diz que eles são colecionados artificialmente.

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O arquivo, por outro lado, por definição, são os documentos produzidos e recebidos por um órgão, em decorrência do exercício de atividades específicas. Por isto, são agrupados naturalmente. Diz-se, então, que possuem naturalidade. Ficou fácil agora, né?

3. (FCC – TRE/AC – Técnico Judiciário – Área Administrativa – 2011) Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa. Este é o enunciado do princípio da (A) equivalência. (B) territorialidade. (C) pertinência. (D) destinação. (E) proveniência.

GABARITO: E

Esta questão aborda os princípios em arquivologia. Toda teoria que se preze tem uma série de princípios, não é mesmo? Pois aqui também. A sorte é que eles são bem intuitivos e, sem muito esforço, você conseguirá entendê-los.

• Proveniência: é o princípio mais exigido pela FCC (como curiosidade, pelo CESPE também). Chamado de princípio da procedência ou princípio de respeito aos fundos, diz que devem ser mantidos, em um mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora. Pode, ainda, ser chamado de princípio da pertinência territorial, em que os arquivos devem ficar custodiados em seu território de produção.

A teoria arquivística diz que os fundos podem ser abertos ou fechados. Fundos abertos são aqueles cuja instituição produtora ou acumuladora continua em atividade. Fundos fechados são, por sua vez, aqueles cujo órgão produtor ou acumulador não mais produz ou acumula documentos. É o caso, por exemplo, de um empresa que foi extinta ou de uma pessoa física falecida.

• Respeito à ordem original: o fluxo natural com que os documentos foram produzidos deve ser respeitada.

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• Indivisibilidade: os documentos devem ser preservados sem dispersão. Este princípio é decorrente do princípio de respeito aos fundos.

• Autenticidade: os documentos devem ser criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados.

• Inter-relacionamento: os documentos são ligados entre si.

• Unicidade: cada registro documental assume um lugar único na estrutura a que pertence.

• Organicidade: principio segundo o qual os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora, em suas relações internas e externas.

• Cumulatividade: refere-se ao fato de que os arquivos constituem uma formação progressiva e natural decorrente das funções e atividades de um organismo.

A dica que eu posso te dar como quem acompanha exaustivamente questões de arquivologia para concursos é que, se, na hora da prova, você não se lembrar de nenhum princípio, você deve chutar o princípio da proveniência, pois ele é, disparadamente, o mais exigido em concursos.

Veja bem, não estou aqui dizendo que você não deve estudar os princípios e simplesmente chutá-los na hora da prova, não é isso! Estou dizendo que, se, por acaso, você tiver um branco (que, como sabemos, acontecem bastante em concursos públicos), o chute mais sensato (na FCC, pode-se chutar sem penalizações) seria o princípio da proveniência, pois ele é estatisticamente o mais exigido.

Mas, na verdade, eu sei que vocês são alunos super aplicados, que não deixarão isto acontecer e, na hora da prova, estarão super afiados, não é mesmo?!

Voltando à questão, ela fala do princípio da proveniência, que reza que todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora devem ser mantidos em um mesmo fundo. O que implica que os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem

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manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa.

4. (FCC – TRE/AM – Técnico Judiciário – Área Administrativa – 2009) Os arquivos acumulados por determinada instituição devem manter, a todo custo, sua individualidade, sem que seus documentos sejam misturados aos de origem diversa. Tal recomendação é conhecida, no âmbito da Arquivologia, como princípio da

(A) ordem original. (B) destinação. (C) temporalidade. (D) territorialidade. (E) proveniência

GABARITO: E

O princípio da proveniência, também chamado de princípio de respeito aos fundos, reza que devem ser mantidos, em um mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora. Você não pode errar isto na hora da prova, hein?!

5. (FCC – TRE/PI – Técnico Judiciário – Área Administrativa – 2009) A determinação segundo a qual os arquivos originários de uma instituição devem manter sua individualidade, sem misturar-se aos de origem diversa, é conhecida como princípio (A) do respeito à ordem original. (B) da classificação. (C) da destinação. (D) do isolamento. (E) da proveniência.

GABARITO: E

Este é o tipo de situação que convence qualquer concursando de que, durante os estudos, é fundamental fazer exercícios da banca examinadora. Note que a questão anterior é exatamente igual a esta – de mesmo ano, inclusive.

Você já sabe: a determinação segundo a qual os arquivos originários de uma instituição devem manter sua individualidade, sem misturar-se aos de origem diversa, é conhecida como princípio da proveniência.

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6. (FCC – TRE/AC – Técnico Judiciário – Área Administrativa – 2011) Fita magnética, relatório de apuração, minuta e folha são, respectivamente, exemplos de

(A) tipo, gênero, formato e suporte. (B) forma, espécie, gênero e tipo. (C) suporte, tipo, forma e formato. (D) gênero, forma, espécie e suporte. (E) formato, suporte, tipo e espécie.

GABARITO: C

Estamos entrando agora naquele tipo de questão que, em minha opinião é o mais cobrado pela FCC, não só neste tópico, mas levando-se em conta toda a matéria do edital.

Se um aluno me perguntasse qual questão cairá na prova, eu vou dizer, com toda certeza, que não tenho bola de cristal e, logo, não tenho a menor ideia de qual questão cairá.

Acontece que, se o aluno fosse desse tipo insistente (rs) e pedisse para eu apontar a questão que, na minha opinião, é a que mais tem caído em provas da FCC e que, portanto, tem grandes chances de cair na prova do TRE/PE, eu diria que seriam estas questões, que perguntam sobre tipo, espécie, forma, formato...

Você verá abaixo que existem zilhões de questões deste tipo, todas muito recentes. Esta, inclusive, que vamos comentar agora, foi aplicada também em um TRE, neste ano de 2011.

Os documentos podem ser classificados segundo o gênero, a espécie, o tipo, a forma, o formato e a natureza do assunto. São várias classificações – cuidado para não confundi-las.

Em relação ao gênero, os documentos podem ser:

• Escritos ou textuais: como o nome diz, são os documentos manuscritos, datilografados ou impressos. Envolve uma gama enorme de tipos físicos ou espécies documentais, como atos, contratos, atas, relatórios, circulares, livros de contas, editais, certidões e vários outros.

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• Cartográficos: documentos que representam, de forma reduzida, uma área maior. Contêm representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia, como plantas, mapas, perfis.

• Iconográficos: documentos que contêm imagens estáticas (que não estejam em movimento) – fotografias, desenhos, gravuras, diapositivos.

• Filmográficos: como o próprio nome diz, documentos em películas cinematográficas, como filmes e fitas videomagnéticas.

• Sonoros: documentos contendo registros fonográficos, como discos de vinil,fitas audiomagnéticas e CDs musicais.

• Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes de microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas (rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela).1

• Informáticos: documentos produzidos, armazenados ou tratados em computador (disquete, CD-ROM, HD, disco óptico).

Espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e com a natureza das informações nele contidas. São exemplos: ofícios, memorandos, cartas, telegramas e emails.

Conforme a terminologia arquivística brasileira, espécie de documento é a designação dos documentos segundo seu aspecto formal: ata, carta, certidão, decreto, edital, ofício, relatório, requerimento, gravura, diapositivo, filme, planta, mapa, etc.

O tipo documental é a divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. Exemplos de tipos documentais: cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos. Veja que o tipo documental é uma divisão da espécie, ou seja, é mais detalhado.

Os documentos, segundo a sua forma, podem ser classificados em relação ao seu estágio de preparação, em rascunho ou minuta, original e cópia.

1 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2002.

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Quando ao formato, os documentos são classificados segundo o seu aspecto físico, independentemente da informação armazenada., em ficha, livro, caderno, folder etc.

Suporte é qualquer meio utilizado para gravar ou registrar a informação. Até hoje, o suporte mais utilizado é, sem dúvida, o papel, mas, certamente, não é o único. Há, ainda, os disquetes (atualmente pouquíssimo utilizados), os HDs, os CDs, os pendrives e vários outros.

Calma, calma! Não há motivo para desespero. Eu sei que, se é a primeira vez que você está vendo esta matéria, tudo pode ter parecido meio confuso, mas não é não. Este tópico é bastante simples, você vai ver.

Respire fundo e releia as definições acima. Feito isto, nós vamos à questão, item por item.

O primeiro item é a fita magnética – o que é uma fita magnética, afinal? Nada mais que um meio utilizado para gravar a informação ali presente, como uma música, ou uma transcrição de alguma reunião... este meio chama-se suporte, cujo maior exemplo é o papel escrito.

Passemos ao próximo: relatório de apuração. Vou pedir um favor para você: todas as vezes em que, neste tipo de questão da FCC, você vir uma expressão composta (ou seja, mais de uma palavra), você irá desconfiar, logo de cara, do tipo documental. E por que isto? Porque o tipo é uma divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. Logo, a tendência é que venha expresso por mais de uma palavra, então.

Assim, relatório de apuração é exemplo de tipo documental. Lembre-se de que, se fosse somente “relatório”, seria exemplo de espécie documental – e não de tipo.

O próximo item é a minuta. Segundo a sua forma, os documentos podem ser classificados em relação ao seu estágio de preparação. Minuta é, assim, exemplo de forma.

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E, por fim, folha é exemplo de formato, que classifica os documentos segundo o seu aspecto físico, independentemente da informação armazenada.

Vamos resolver outras questões deste tipo para ficar mais claro.

7. (FCC – TRT/ 8ª Região – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2010) Uma carta precatória, do ponto de vista documental, é exemplo de

(A) gênero. (B) tipo. (C) forma. (D) categoria. (E) formato.

GABARITO: B

Esta questão é, em tese, mais fácil que as que veremos adiante. Isto porque as bancas examinadoras (entre elas, a FCC) confundem os candidatos, mesclando os conceitos de tipo e espécie documental.

Nesta questão ora em comento, entretanto, não há a opção de espécie, o que pode ter facilitado a vida de alguns candidatos. Não é o caso de gênero, forma e formato, definidos acima. Tampouco é o caso de categoria, expressão que não existe neste tópico da matéria.

Você vai notar que, sabendo bem diferenciar tipo de espécie, você consegue acertar 80% deste tipo de questão.

Carta precatória como é o tipo documental; se fosse somente “carta”, seria espécie.

8. (FCC – TRT da 3ª Região – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2009) Caderno e livro são exemplos de

(A) formato. (B) tipo. (C) espécie. (D) suporte. (E) forma.

GABARITO: A

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De tanto fazer estes exercícios, você vai ficar craque em classificações de documentos. Caderno e livro são exemplos de formatos: os documentos são classificados segundo o seu aspecto físico, independentemente da informação armazenada.

9. (FCC – TRE/PI – Técnico Judiciário – Área Administrativa – 2009) Papel, caderno, relatório e relatório de viagem são, respectivamente, exemplos de

(A) gênero, suporte, tipo e espécie. (B) suporte, formato, espécie e tipo. (C) espécie, forma, formato e suporte. (D) tipo, espécie, suporte e técnica de registro. (E) formato, técnica de registro, gênero e forma.

GABARITO: B

Papel é o suporte mais comum que existe. Este você não pode errar, olha lá!

Caderno (formato) é, também, muito explorado pela FCC em suas provas – reveja a questão anterior. E, para finalizar a questão, era necessário saber a diferença entre tipo e espécie. Se “relatório” é espécie, “relatório de viagem” é tipo, a especificação da espécie.

Percebeu como já está ficando bem mais simples resolver a estas questões?

10. (FCC – TRE/TO – Técnico Judiciário – Área Administrativa – 2011) Carta e ata de apuração constituem exemplos, respectivamente, de

(A) forma e formato. (B) formato e espécie. (C) tipo e gênero. (D) gênero e suporte. (E) espécie e tipo.

GABARITO: E

Mais uma vez, para não errar mais: o tipo é a divisão da espécie documental.

“Carta” é espécie. “Ata” é espécie, mas “ata de apuração”, divisão de ata, é tipo documental.

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11. (FCC – TRT/RJ – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2011) Do ponto de vista documental, carta de adjudicação é

(A) tipo. (B) forma. (C) suporte. (D) gênero. (E) espécie.

GABARITO: A

Nossa, já estamos ficando cansados de resolver estas questões, hein?! Mas é bom que fiquemos cansados agora e, na hora da prova, façamos a questão super rápido, já bem treinados.

Carta de adjudicação é tipo. Se, por acaso, o examinador falasse em “carta” somente, seria espécie.

12. (FCC – TRT da 3ª Região – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2009) Edital, edital de citação, códice e rascunho são, respectivamente,

(A) espécie, tipo, formato e forma. (B) formulário, espécie, forma e gênero. (C) espécie diplomática, espécie jurídica, tipo e linguagem. (D) tipo, espécie, série e suporte. (E) formato, assunto, suporte e técnica de registro.

GABARITO: A

A questão explora, outra vez, a diferença entre espécie e tipo. Códice é um avanço do pergaminho e trata-se de formato. Rascunho é forma (também muito explorado pela FCC).

13. (FCC – TRT/RJ – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2011) Contrato, alvará de soltura, rascunho, folha e papel constituem, respectivamente, exemplos de

(A) tipo, gênero, técnica de registro, suporte e espécie. (B) gênero, espécie, suporte, forma e formato. (C) técnica de registro, tipo, gênero, suporte e forma. (D) formato, forma, gênero, tipo e suporte. (E) espécie, tipo, forma, formato e suporte.

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GABARITO: E

Vamos lá:

Contrato – espécie (se fosse contrato de locação, por exemplo, seria tipo); Alvará de soltura – tipo (se fosse simplesmente alvará, seria espécie); Rascunho – forma; Folha – formato (folha é o exemplo que a FCC mais utiliza para formato); e Papel – suporte (é o suporte mais comum, ainda nos dias atuais).

14. (FCC – TRT/RJ – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2011) A justaposição de determinada espécie documental ao adjetivo ou à locução adjetiva capaz de exprimir sua funcionalidade permite, no âmbito dos arquivos, identificar

(A) o gênero. (B) o tipo. (C) a forma. (D) o formato. (E) a técnica de registro.

GABARITO: B

Questão bastante inteligente, que exige mais conhecimentos de português do que de arquivologia propriamente dita.

Tipologia documental, como já estamos cansados de saber, é a divisão da espécie. Pois bem, vamos ao enunciado: o examinador diz que uma espécie documental é justaposta a um adjetivo ou a uma locução adjetiva. Este adjetivo (ou locução) é capaz de exprimir a funcionalidade da espécie. Trata-se, portanto, de tipo documental.

Quando se diz que o tipo é a divisão da espécie, se quer dizer justamente isto: divide as espécies, por meio de adjetivos, de acordo com as funções que os documentos possuem. Legal, né?

15. (FCC – TRT/ 8ª Região – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2010) Petição, carta rogatória, fotografia, rascunho e códice são, respectivamente, exemplos de

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(A) espécie, tipo, técnica de registro, forma e formato. (B) gênero, formato, forma, técnica de registro e tipo. (C) formato, forma, gênero, espécie e tipo. (D) técnica de registro, suporte, formato, gênero e forma. (E) tipo, gênero, suporte, formato e espécie.

GABARITO: A

Questão idêntica às anteriores. Atenção, mais uma vez, para o fato de que “carta rogatória” é tipo, mas “carta” seria espécie.

Códice é, mais uma vez, um avanço do pergaminho, na época em que os manuscritos eram gravados em madeira.

16. (FCC – TJ/PI – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2009) Ata, livro, fita magnética e negativo correspondem, respectivamente, a

(A) tipo, gênero, espécie e suporte. (B) gênero, espécie, forma e técnica de registro. (C) espécie, formato, suporte e forma. (D) tipo, forma, formato e suporte. (E) formato, tipo, técnica de registro e gênero.

GABARITO: C

Mais uma questão da FCC sobre o tema. Ata é espécie, livro é formato, fita magnética é o suporte e negativo é a forma.

17. (FCC – TRE/PI – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2009) O texto sujeito a correções e rasuras, podendo ostentar sinais de supressões, acréscimos e substituições, é chamado de

(A) Original (B) Cópia (C) Minuta (D) Rascunho (E) Ementa

GABARITO: D

Esta questão da FCC é fácil, mas ajuda a estudar a classificação dos documentos segundo a sua forma. Os documentos, segundo a sua

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forma, podem ser classificados em relação ao seu estágio de preparação, em rascunho ou minuta, original e cópia.

O texto, entretanto, sujeito a correções e rasuras, podendo ostentar sinais de supressões, acréscimos e substituições, é o rascunho.

Bom, acho que já deu para perceber o quanto estas questões são cobradas pela FCC, não é mesmo? Não vacile aqui; leia e releia quantas vezes for necessário para estar com este tópico na ponta da língua.

Acabamos, aqui, a primeira parte do nosso edital: conceitos fundamentais de arquivologia. Vamos, agora, entrar na segunda parte: O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: diagnósticos; arquivos correntes e intermediários. Esta matéria é importantíssima em arquivologia, não só para esta prova. Se você quiser compreender bem arquivologia para concursos, precisará estar com este conhecimento bem sedimentado.

18. (FCC – TRE/AM – Técnico Judiciário – Área Administrativa – 2009) No processo de avaliação, entende-se por transferência a passagem dos documentos para o

(A) arquivo corrente. (B) arquivo permanente. (C) arquivo intermediário. (D) serviço de protocolo. (E) setor de descarte.

GABARITO: C

Os documentos podem ser classificados, segundo o seu estágio de evolução, em correntes, intermediários e permanentes. Esta classificação, a mais cobrada em concursos públicos, é conhecida como “Teoria das Três Idades” ou, ainda, “Ciclo Vital dos Documentos”, segundo a qual os documentos passam por um ou mais períodos dentro da organização.

Ao estudarmos as fases, será fácil perceber que elas são complementares e que cada uma delas possui uma maneira peculiar de tratar os documentos e organizá-los.

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A Resolução nº 1, de 18 de outubro de 1995, do Conarq, define (art. 1º, § 2º) arquivo corrente e esta definição tem sido reiteradamente exigida em provas de concurso público:

“Consideram-se arquivos correntes os conjuntos de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.”

Existem atividades típicas dos arquivos correntes, mas vamos estudá-las oportunamente.

Ainda, a terminologia arquivística brasileira define arquivo corrente como: “conjunto de documentos em curso ou de uso frequente, denominado, também, de arquivo de movimento”.

Os arquivos intermediários são os arquivos de segunda idade, ditos de “idade intermediária”. São, de fato, pertencentes a uma fase intermediária, de transição.

A terminologia arquivística brasileira define arquivo intermediário como “conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes, que aguardam destinação final.”

Foram criados depois da já existência dos arquivos correntes e permanentes. Os documentos, a essa época, passavam de uma idade (corrente) diretamente à outra, definitiva (permanente).

Alguns problemas ocorriam com a ausência do arquivo intermediário. Documentos que não eram muito utilizados precisavam ficar nos arquivos correntes que, desse modo, ficavam enormes e dispendiosos. Por outro lado, se esses documentos que não eram muito utilizados – mas ainda o eram – ficassem no arquivo permanente, um congestionamento era estabelecido: o arquivo permanente misturava-se àqueles documentos ainda utilizados.

Foi, então, criado o arquivo intermediário, com o objetivo de ser uma fase de transição. Sem dúvidas, o maior ganho com a criação deste arquivo foi a economia que, com ele, adveio, tanto de espaços, como de recursos materiais e humanos, como de capital.

A terminologia arquivística brasileira define arquivo permanente como: “conjunto de documentos que são preservados, respeitada a destinação estabelecida, em decorrência de seu valor probatório e informativo”.

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A função do arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar e facilitar a consulta aos documentos oficiais de uso não corrente (leia-se: os documentos oficiais não consultados frequentemente, mas que, apesar disso, são muito úteis ou podem tornar-se muito úteis para pesquisas históricas ou fins administrativos).

Os arquivos permanentes crescem bastante (reúnem a documentação originária de diferentes setores) e, por isso, sua administração é mais complexa que a dos arquivos correntes e intermediários, que, geralmente, têm menor volume.

Indo um pouquinho mais além, chegamos aos conceitos massivamente explorados em provas da FCC, os de transferência e recolhimento.

Transferência é a passagem dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

Recolhimento é a passagem dos documentos dos arquivos correntes ou intermediários para os permanentes.

Estes procedimentos são feitos em razão da frequência de uso e do valor do documento.

O artigo 1º da Resolução nº 2, de 18 de outubro de 1995, do Conarq, estabelece que:

“Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas, pelos órgãos e entidades do Poder Público, deverão estar organizados, avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e controle.

§ 1º Considera-se transferência a passagem de documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão sua destinação final: eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 2º Considera-se recolhimento a entrada de documentos para guarda permanente em instituições arquivísticas públicas.”

Em provas do Cespe, o examinador costuma querer confundir o candidato, trocando os conceitos de transferência e recolhimento. Em provas da FCC, o examinador costuma perguntar a definição deste conceitos. Eles, entretanto, não se confundem e o concursando atento terá plenas condições de responder assertivamente aos itens.

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Agora, podemos, finalmente, voltar à nossa questão, que pergunta sobre transferência:

- Transferência é a passagem dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

Você não pode errar isto na hora da prova! Perceba que o examinador não quer saber na questão de onde os documentos vêm na transferência. Bastava saber que, nela, os documentos tem como destinação o arquivo intermediário.

19. (FCC – TRT da 3ª Região – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2009) A passagem de documentos para o arquivo permanente ocorre mediante

(A) transferência. (B) recolhimento. (C) encaminhamento. (D) influxo. (E) remoção.

GABARITO: B

Em primeiro lugar, vale comentar que as opções “encaminhamento”, “influxo” e “remoção” não têm nada a ver com a nossa matéria, né? Estão aí mesmo só para preencher o vazio.

O candidato fica, então, com duas opções: transferência e recolhimento. Vamos rever a definição destes termos? (Não sei se você já percebeu, querido aluno, mas, nesta aula aqui, você aprenderá as coisas nem que seja por “osmose”, rs...)

Transferência é a passagem dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

Recolhimento é a passagem dos documentos dos arquivos correntes ou intermediários para os permanentes.

Desta forma, a passagem de documentos para o arquivo permanente ocorre mediante recolhimento. A passagem para o arquivo intermediário, por sua vez, ocorre mediante transferência.

20. (FCC – TRT/RJ – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2011) Transferência e recolhimento são termos que designam, respectivamente, a passagem de documentos para o arquivo

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(A) intermediário e o arquivo permanente. (B) central e o arquivo intermediário. (C) corrente e o arquivo intermediário. (D) permanente e o arquivo central. (E) corrente e o arquivo central.

GABARITO: A

Veja só que estas questões são aplicadas em provas recentes, inclusive nesta de TRT, do ano de 2011.

A passagem dos documentos para o arquivo intermediário chama-se transferência e a passagem dos documentos para o arquivo permanente chama-se recolhimento.

21. (FCC – TRT/ 8ª Região – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2010) Em resolução de 18 de outubro de 1995, o Conselho Nacional de Arquivos estabelece que os documentos transferidos ou recolhidos devem ser organizados, avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e controle. Transferência e recolhimento são termos

(A) sinônimos, podendo ser usados indistintamente. (B) distintos, pois o primeiro significa a entrada de documentos no arquivo corrente e o segundo, no arquivo intermediário. (C) distintos, pois o primeiro significa a entrada de documentos no arquivo intermediário e o segundo, no arquivo permanente. (D) distintos, pois o primeiro significa a entrada de documentos no arquivo permanente e o segundo, no arquivo intermediário. (E) distintos, pois o primeiro significa a entrada de documentos no arquivo intermediário e o segundo, no arquivo corrente.

GABARITO: C

Esta questão da FCC pergunta, de forma direta, o que o CESPE costuma perguntar de forma indireta. Basta saber que transferência e recolhimento não são sinônimos; muito pelo contrário, esta diferença é bastante exigida em provas de concursos públicos.

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Transferência é a passagem de documentos para o arquivo intermediário e recolhimento é a passagem de documentos para o arquivo permanente.

Agora, depois de tanta repetição, ficou fácil responder a estas perguntas, né?

22. (FCC – TRE/PI – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2009) O arquivo intermediário cumpre, entre outras funções, a de

(A) Promover a descrição do acervo (B) Atender às consultas dos órgãos de origem (C) Entrevistar antigos funcionários da instituição (D) Desenvolver ações educativas junto às escolas da

região (E) Manter a guarda dos documentos recolhidos

GABARITO: B

Como vimos há algumas questões acima, arquivo intermediário são os documentos procedentes de arquivos correntes, que aguardam destinação final. São aqueles que, apesar de menos consultados que os arquivos correntes, ainda o são. Por isto, a letra “b” está correta. Os órgãos de origem ainda os solicitam.

A letra “e” está errada porque documentos recolhidos são aqueles que chegam ao arquivo permanente.

23. (FCC – TRT/ 8ª Região – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2010) Na determinação do valor primário de um documento, predominam

(A) as razões de criação e uso. (B) os princípios de proveniência e organicidade. (C) o tipo e o formato. (D) a autoria e a destinação. (E) a classificação e a temporalidade.

GABARITO: A

Imagino que, ao resolver esta questão, você tenha ficado perdido. Calma, é que ainda não estudamos os valores primário e secundário dos documentos, que são reiteradamente cobrados. Após a definição, você verá que será tranqüilo responder á questão:

Valor primário: é o valor criado para a própria entidade onde se

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originam os documentos, para dar suporte às suas atividades no dia a dia. É um valor temporário, o que quer dizer que, algum momento no tempo, prescreverá administrativamente. É também chamado de valor imediato, funcional ou administrativo. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e, por isso, está presente em todos eles, quando de sua criação. Logo, os documentos correntes possuem valor primário.

Valor secundário: é o valor que se refere à possibilidade de uso do documento para fim diferente daquele para o qual foi criado. O documento pode, após perder valor primário, adquirir valor secundário, mas, se o fizer, ele se torna definitivo. Isto significa que o documento, ao adquirir valor secundário, não o perde mais. É também chamado de valor mediato ou valor histórico.

Portanto, todo documento possui valor primário, mas nem todo possui valor secundário.

Todos os documentos nascem já com valor administrativo (ou valor primário), pois é aquele que se refere às razoes de criação e de uso do documento. Após um decurso de tempo, o documento pode adquirir, ou não, valor secundário, mas é certo que todos eles nascem com valor primário.

24. (FCC – TRT da 3ª Região – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2009) Os documentos que apresentam valor primário e que são indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma pessoa física ou jurídica constituem, segundo Jean-Yves Rousseau e Carol Couture, os chamados

(A) arquivos intermediários. (B) sistemas de protocolo. (C) arquivos correntes. (D) processos e expedientes. (E) sistemas de gestão informacional.

GABARITO: C

Para acertar o item, não era preciso saber o que pensavam Jean-Yves Rousseau e Carol Couture. Bastava saber que os arquivos correntes são aqueles que apresentam valor primário e que são indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma pessoa física ou jurídica. A palavra “cotidiana” dá a dica de que se trata de arquivos correntes, além do valor primário, é claro.

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25. (FCC – TRE/PI – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2009) Dentre as atividades rotineiras do serviço de protocolo de documentos está

(A) O controle de tramitação (B) A conservação preventiva (C) O programa educativo (D) A avaliação (E) A elaboração de instrumentos de pesquisa

GABARITO: A

Há algumas questões acima, eu comentei que nós estudaríamos as atividade típicas de arquivo corrente, lembra-se? Pois é, chegou a hora.

Em primeiro lugar, vamos rever o que é um arquivo corrente:

“Consideram-se arquivos correntes os conjuntos de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.”

Então, são aqueles documentos muito consultados ou bastante movimentados. Estes arquivos, por estas características, exercer algumas atividades, que são ditas atividades típicas de arquivos correntes. São elas:

1 Protocolo, incluindo recebimento e classificação, registro e movimentação; 2 – Expedição; 3 – Arquivamento; 4 – Empréstimo e consulta; 5 – Destinação.

Destas cinco atividades, a atividade de protocolo é, sem dúvida, a mais cobrada em concursos. Vamos estudá-la e, também, dar uma pincelada nas outras.

Protocolo é, na definição da terminologia arquivística brasileira, denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso.

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O protocolo envolve o recebimento e a classificação dos documentos, além do registro e da movimentação.

Sei que nossa prova não é do CESPE, mas é bom que você saiba que é recorrente a exigência do conhecimento sobre essas quatro atividades do protocolo nesta banca: recebimento, classificação, registro e movimentação.

Na etapa de recebimento, o protocolo, como diz o nome, receberá, de terceiros, os documentos enviados à instituição. Assim, recebe correspondências advindos de malotes, do correio e procedentes das mais diferentes origens.

Na etapa de classificação, o protocolo fará a análise do documento para identificar o seu assunto e classificá-lo de acordo com o plano de classificação da instituição. O quadro abaixo lista as rotinas de recebimento e de classificação:

Passos Rotinas

1 Receber a correspondência (malotes, balcão, ECT).

2 Separar a correspondência oficial da particular.

3 Distribuir a correspondência particular.

4 Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de

caráter sigiloso.

5 Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos

destinatários.

6 Abrir a correspondência ostensiva.

7 Tomar conhecimento da correspondência pela leitura, verificando a

existência de antecedentes.

8 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não

estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a

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Passos Rotinas

juntada.

9 Interpretar e classificar a correspondência, com base no código de

assuntos adotado, se for o caso.

10 Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que

possível, no canto superior direito do documento.

11 Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o

código de assunto, se for o caso.

12 Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo.

13 Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação.

Fonte: PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2002.

Veja, no quadro, uma diferença significante na postura do protocolo, em relação aos documentos ostensivos e sigilosos.

O protocolo abre a correspondência ostensiva, mas simplesmente encaminha a correspondência sigilosa aos seus respectivos destinatários. Ora, se a correspondência é sigilosa, não faz, de fato, muito sentido o protocolo abri-la. Esta simples diferença é muitíssima exigida em provas. Preste atenção aos verbos na hora da prova.

O quadro abaixo lista as rotinas de registro e de movimentação do protocolo:

Passos Rotinas

1 Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo; data de entrada; procedência, espécie, número e data

do documento; código e resumo do assunto; primeira distribuição.

2 Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao

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seu destino, juntamente com os antecedentes, após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas, se for o caso.

3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de

procedência e assunto, rearquivando-as em seguida.

4 Arquivar as fichas de protocolo, em ordem numérica.

5 Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos;

anotar nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino.

6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo

com despacho de autoridade competente.

As rotinas de distribuição e expedição estão incluídas na etapa de movimentação do protocolo. Quando o protocolo envia documento a algum destinatário interno, chama-se distribuição; quando o destinatário é externo, chama-se expedição.

O protocolo pode, portanto, ser considerado como a porta de entrada e de saída dos documentos na instituição.

Antes de dar o gabarito da questão, vamos explicar o que são os outras atividades típicas de arquivo corrente: o protocolo, a expedição, o arquivamento, o empréstimo e consulta e a destinação.

EXPEDIÇÃO:

O quadro abaixo lista as rotinas de expedição, segunda atividade típica dos arquivos correntes:

Passos Rotinas

1 Receber a correspondência (original, envelope e cópias em quantidades a serem determinadas)*.

2 Verificar se não faltam folhas ou anexos.

3 Numerar e completar a data, no original e nas cópias.

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4 Separar o original das cópias.

5 Expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT, malotes ou em mãos.

6 Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivamento, isto é, ao Arquivo propriamente dito.

Fonte: PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2002.

Os órgãos que desejarem manter uma coleção de cópias para consulta imediata deverão prepará-las em papel de cor diferente. Essas cópias lhes serão restituídas após a expedição.

ARQUIVAMENTO

Arquivamento é muito útil à organização, pois, mais importante do que arquivar, é recuperar a informação de maneira ágil e eficiente.

Sobre arquivamento, é necessário saber, para concursos públicos os métodos de arquivamento e suas operações.

Alguns métodos de arquivamento são adotados para facilitar a recuperação e são incansavelmente cobrados em concursos públicos. Devido à extensão do assunto e à sua relevância em provas da FCC, este assunto só será abordado na aula que vem. Passemos, portanto, às operações de arquivamento:

É bom ter em mente que um bom arquivamento, de forma geral, é importantíssimo para a organização, pois possibilita rápido e eficiente atendimento ao usuário e, com isso, o objetivo do arquivo, servir á administração, é atingido.

As operações de arquivamento são: inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda dos documentos. Na prática, não é simples perceber onde cada um delas começa e termina, mas, para concursos públicos, elas são estudadas separadamente.

OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO

- Inspeção

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O objetivo, nesta primeira etapa, é certificar-se de que os arquivos destinam-se, de fato, ao arquivamento. Geralmente, esta informação é obtida por meio da leitura do último despacho no processo ou pela observância de alguma rotina. A etapa é importante pois nem todo processo que chega ao arquivo destina-se ao arquivamento. Alguns podem ser apensados a outros, ser anexados ou estar somente solicitando alguma informação.

- Estudo

Nesta etapa, uma leitura do documento é realizada, a fim de atribuir-lhe um assunto.

- Classificação

Nesta etapa, limito-me a reproduzir os ensinamentos da professora Marilena Leite Paes, que, de maneira objetiva e brilhante, aborda o tema:

“Concluído o estudo do documento, o arquivista passa á etapa de classificação, que consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas.

A classificação se fundamente basicamente na interpretação dos documentos. Para isso, é indispensável conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelas órgãos que recebem e produzem os documentos remetidos ao arquivo. Outro fator que contribui substancialmente para uma correta classificação é a maneira pela qual o documento será solicitado.

A observância dessa orientação é importante, especialmente quando se trata de arquivamento por assunto.

Resumindo, todos os documentos de, para ou sobre uma pessoa, assunto ou acontecimento devem estar classificados sob o mesmo título e arquivados juntos, formando, assim, uma unidade de arquivamento, a qual denominamos dossiê.”

- Codificação

Nesta etapa, o arquivista coloca, nos documentos, os símbolos correspondentes aos métodos de arquivamento (que serão estudados no próximo capítulo) adotados. Estes símbolos devem ser colacados a lápis, para possibilitar eventuais correções futuras.

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- Ordenação

Nesta etapa, são dois os objetivos a serem alcançados: a agilização do arquivamento e a racionalização do trabalho. Isto é feito para que gavetas e pastas sejam abertas apenas uma vez e os documentos já estejam todos reunidos ordenadamente antes de o arquivista ir ao móvel arquivador.

- Guarda dos documentos

A guarda dos documentos é o arquivamento, propriamente dito. Nesta etapa, os documentos serão literalmente colocados dentros das respectivas pastas, caixas, estantes ou arquivos.

EMPRÉSTIMO E CONSULTA

Após estudar as três primeiras atividades dos arquivos correntes (a saber: protocolo, expedição e arquivamento), passemos, agora, à quarta atividade: empréstimo e consulta.

Deve-se ter muito cuidado ao realizar o empréstimo de um documento para não correr o risco de perdê-lo ou de não recuperá-lo. Por isso, é costume ceder ou liberar para consulta documentos somente aos órgãos que os receberam ou produziram.

Há um documento, chamado guia-fora, cobrado em concursos públicos, que auxilia o arquivo nesta tarefa de empréstimo. Ao ser retirado um documento de uma pasta, em seu lugar será colocada uma guia-fora, que conterá as informações necessárias ao rastreamento do documento, como a data de retirada, a identificação da pessoa que o retirou, etc.

DESTINAÇÃO

Última atividade dos arquivos correntes é a destinação, conceituada pela terminologia arquivística brasileira como: conjunto de operações que se seguem à fase de avaliação dos documentos destinadas a promover sua guarda temporária ou permanente, sua eliminação ou sua microfilmagem.

Alguns documentos têm valor temporário; outros, valor permanente e, por isso, não poderão, jamais, ser eliminados.

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A primeira fase desta etapa de destinação é analisar e avaliar os documentos para determinar se eles têm valor temporário ou permanente. Para auxiliar nesta decisão, há um instrumento, muitíssimo cobrado em concursos públicos, chamado tabela de temporalidade.

A tabela de temporalidade é o instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que estabelece prazos para a manutenção dos documentos em arquivos correntes ou intermediários ou para sua eliminação. Veja a definição da terminologia arquivística brasileira:

“Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação.”

Ufa, pareceu que a base teórica desta questão não ia ter fim, não é mesmo? Mas agora já podemos voltar a ela.

A destinação, apesar de ser, também, atividade típica de arquivo corrente, não faz parte do protocolo, o que mostra que a letra “d” não é o gabarito da questão.

A elaboração de instrumentos de pesquisa é a expressão que melhor define as atividades de descrição e publicação, típicas de arquivo permanente. Por esta razão, a letra “e” também está errada.

“Conservação preventiva” e “programa educativo” não tem a ver com o protocolo.

“Controle da tramitação”, por outro lado, é uma das principais atividades do protocolo que, via de regra, cuida do recebimento, da classificação, do registro e da movimentação de documentos. Portanto, a letra “a” é o gabarito da questão.

26. (FCC – TRE/PI – Técnico Judiciário – Área Administrativa – 2009) Entre outras atribuições relacionadas com os documentos de uma instituição, ao serviço de protocolo cabem (A) o registro e a movimentação. (B) o recolhimento e o arquivamento. (C) a emissão de pareceres e a classificação. (D) a eliminação e a reprografia. (E) a destinação e a transferência.

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GABARITO: A

As rotinas básicas do protocolo são, como estudado, o recebimento, a classificação, o registro e a movimentação de documentos. A letra “a” é a correta, portanto.

Pronto, com esta questão, acabamos a nossa primeira aula. Sei que, para quem não teve contato com a matéria, é muita informação para uma aula só, mas você precisa admitir comigo que a matéria não é difícil, vai. É, sim, muita informação para uma aula e isto vai exigir de você mais de uma leitura das explicações das questões, mas garanto que, daqui pra frente, a matéria ficará muito mais “palatável”.

Se você tiver qualquer dúvida ou crítica ou sugestão, me encontra no fórum de dúvidas.

A seguir, a lista de questões sem comentários, para você treinar, se quiser.

Um forte abraço e que Deus te abençoe, Carolina Teixeira

[email protected]

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LISTA DAS QUESTÕES COMENTADAS NESTA AULA

1. (FCC – TRE/PI – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2009) As coleções ostentam documentos reunidos segundo critérios variáveis. Nos arquivos, entretanto, os documentos formam agrupamentos de acordo com critérios estritamente:

(F) Temáticos (G) Discursivos (H) Funcionais (I) Literários (J) Históricos

2. (FCC – TRE/PI – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2009) Os arquivos não são documentos colecionados artificialmente, como os objetos de um museu.

Jenkinson serviu-se desta comparação negativa para acentuar uma característica que costuma acompanhar as definições clássicas de arquivo, isto é, sua

(F) Naturalidade (G) Singularidade (H) Capilaridade (I) Integridade (J) Unicidade

3. (FCC – TRE/AC – Técnico Judiciário – Área Administrativa – 2011) Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa. Este é o enunciado do princípio da (A) equivalência. (B) territorialidade. (C) pertinência. (D) destinação. (E) proveniência.

4. (FCC – TRE/AM – Técnico Judiciário – Área Administrativa – 2009) Os arquivos acumulados por determinada instituição devem manter, a todo custo, sua individualidade, sem que seus documentos sejam misturados aos de origem diversa. Tal recomendação é conhecida, no âmbito da Arquivologia, como princípio da

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(A) ordem original. (B) destinação. (C) temporalidade. (D) territorialidade. (E) proveniência

5. (FCC – TRE/PI – Técnico Judiciário – Área Administrativa – 2009) A determinação segundo a qual os arquivos originários de uma instituição devem manter sua individualidade, sem misturar-se aos de origem diversa, é conhecida como princípio (A) do respeito à ordem original. (B) da classificação. (C) da destinação. (D) do isolamento. (E) da proveniência.

6. (FCC – TRE/AC – Técnico Judiciário – Área Administrativa – 2011) Fita magnética, relatório de apuração, minuta e folha são, respectivamente, exemplos de

(A) tipo, gênero, formato e suporte. (B) forma, espécie, gênero e tipo. (C) suporte, tipo, forma e formato. (D) gênero, forma, espécie e suporte. (E) formato, suporte, tipo e espécie.

7. (FCC – TRT/ 8ª Região – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2010) Uma carta precatória, do ponto de vista documental, é exemplo de (A) gênero. (B) tipo. (C) forma. (D) categoria. (E) formato.

8. (FCC – TRT da 3ª Região – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2009) Caderno e livro são exemplos de (A) formato. (B) tipo. (C) espécie. (D) suporte. (E) forma.

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9. (FCC – TRE/PI – Técnico Judiciário – Área Administrativa – 2009) Papel, caderno, relatório e relatório de viagem são, respectivamente, exemplos de

(A) gênero, suporte, tipo e espécie. (B) suporte, formato, espécie e tipo. (C) espécie, forma, formato e suporte. (D) tipo, espécie, suporte e técnica de registro. (E) formato, técnica de registro, gênero e forma.

10. (FCC – TRE/TO – Técnico Judiciário – Área Administrativa – 2011) Carta e ata de apuração constituem exemplos, respectivamente, de

(A) forma e formato. (B) formato e espécie. (C) tipo e gênero. (D) gênero e suporte. (E) espécie e tipo.

11. (FCC – TRT/RJ – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2011) Do ponto de vista documental, carta de adjudicação é

(A) tipo. (B) forma. (C) suporte. (D) gênero. (E) espécie.

12. (FCC – TRT da 3ª Região – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2009) Edital, edital de citação, códice e rascunho são, respectivamente,

(A) espécie, tipo, formato e forma. (B) formulário, espécie, forma e gênero. (C) espécie diplomática, espécie jurídica, tipo e linguagem. (D) tipo, espécie, série e suporte. (E) formato, assunto, suporte e técnica de registro.

13. (FCC – TRT/RJ – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2011) Contrato, alvará de soltura, rascunho, folha e papel constituem, respectivamente, exemplos de

(A) tipo, gênero, técnica de registro, suporte e espécie.

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(B) gênero, espécie, suporte, forma e formato. (C) técnica de registro, tipo, gênero, suporte e forma. (D) formato, forma, gênero, tipo e suporte. (E) espécie, tipo, forma, formato e suporte.

14. (FCC – TRT/RJ – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2011) A justaposição de determinada espécie documental ao adjetivo ou à locução adjetiva capaz de exprimir sua funcionalidade permite, no âmbito dos arquivos, identificar

(A) o gênero. (B) o tipo. (C) a forma. (D) o formato. (E) a técnica de registro.

15. (FCC – TRT/ 8ª Região – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2010) Petição, carta rogatória, fotografia, rascunho e códice são, respectivamente, exemplos de

(A) espécie, tipo, técnica de registro, forma e formato. (B) gênero, formato, forma, técnica de registro e tipo. (C) formato, forma, gênero, espécie e tipo. (D) técnica de registro, suporte, formato, gênero e forma. (E) tipo, gênero, suporte, formato e espécie.

16. (FCC – TJ/PI – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2009) Ata, livro, fita magnética e negativo correspondem, respectivamente, a

(A) tipo, gênero, espécie e suporte. (B) gênero, espécie, forma e técnica de registro. (C) espécie, formato, suporte e forma. (D) tipo, forma, formato e suporte. (E) formato, tipo, técnica de registro e gênero.

17. (FCC – TRE/PI – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2009) O texto sujeito a correções e rasuras, podendo ostentar sinais de supressões, acréscimos e substituições, é chamado de

(F) Original (G) Cópia (H) Minuta (I) Rascunho

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(J) Ementa

18. (FCC – TRE/AM – Técnico Judiciário – Área Administrativa – 2009) No processo de avaliação, entende-se por transferência a passagem dos documentos para o

(A) arquivo corrente. (B) arquivo permanente. (C) arquivo intermediário. (D) serviço de protocolo. (E) setor de descarte.

19. (FCC – TRT da 3ª Região – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2009) A passagem de documentos para o arquivo permanente ocorre mediante

(A) transferência. (B) recolhimento. (C) encaminhamento. (D) influxo. (E) remoção.

20. (FCC – TRT/RJ – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2011) Transferência e recolhimento são termos que designam, respectivamente, a passagem de documentos para o arquivo

(A) intermediário e o arquivo permanente. (B) central e o arquivo intermediário. (C) corrente e o arquivo intermediário. (D) permanente e o arquivo central. (E) corrente e o arquivo central.

21. (FCC – TRT/ 8ª Região – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2010) Em resolução de 18 de outubro de 1995, o Conselho Nacional de Arquivos estabelece que os documentos transferidos ou recolhidos devem ser organizados, avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e controle. Transferência e recolhimento são termos

(A) sinônimos, podendo ser usados indistintamente. (B) distintos, pois o primeiro significa a entrada de documentos no arquivo corrente e o segundo, no arquivo intermediário. (C) distintos, pois o primeiro significa a entrada de documentos no arquivo intermediário e o segundo, no arquivo permanente.

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(D) distintos, pois o primeiro significa a entrada de documentos no arquivo permanente e o segundo, no arquivo intermediário. (E) distintos, pois o primeiro significa a entrada de documentos no arquivo intermediário e o segundo, no arquivo corrente.

22. (FCC – TRE/PI – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2009) O arquivo intermediário cumpre, entre outras funções, a de

(F) Promover a descrição do acervo (G) Atender às consultas dos órgãos de origem (H) Entrevistar antigos funcionários da instituição (I) Desenvolver ações educativas junto às escolas da região (J) Manter a guarda dos documentos recolhidos

23. (FCC – TRT/ 8ª Região – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2010) Na determinação do valor primário de um documento, predominam

(A) as razões de criação e uso. (B) os princípios de proveniência e organicidade. (C) o tipo e o formato. (D) a autoria e a destinação. (E) a classificação e a temporalidade.

24. (FCC – TRT da 3ª Região – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2009) Os documentos que apresentam valor primário e que são indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma pessoa física ou jurídica constituem, segundo Jean-Yves Rousseau e Carol Couture, os chamados

(A) arquivos intermediários. (B) sistemas de protocolo. (C) arquivos correntes. (D) processos e expedientes. (E) sistemas de gestão informacional.

25. (FCC – TRE/PI – Analista Judiciário – Especialidade Arquivologia – 2009) Dentre as atividades rotineiras do serviço de protocolo de documentos está

(F) O controle de tramitação (G) A conservação preventiva (H) O programa educativo (I) A avaliação (J) A elaboração de instrumentos de pesquisa

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26. (FCC – TRE/PI – Técnico Judiciário – Área Administrativa – 2009) Entre outras atribuições relacionadas com os documentos de uma instituição, ao serviço de protocolo cabem (A) o registro e a movimentação. (B) o recolhimento e o arquivamento. (C) a emissão de pareceres e a classificação. (D) a eliminação e a reprografia. (E) a destinação e a transferência.

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GABARITO DAS QUESTÕES COMENTADAS NESTA AULA

1 C

2 A

3 E

4 E

5 E

6 C

7 B

8 A

9 B

10 E

11 A

12 A

13 E

14 B

15 A

16 C

17 D

18 C

19 B

20 A

21 C

22 B

23 A

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24 C

25 A

26 A