Aula 08 - Arquivologia - Aula 01

7/29/2019 Aula 08 - Arquivologia - Aula 01

1/33

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MSCARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS

PROFESSOR: MAYKO GOMES

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1

AULA 01 Conceitos Fundamentais de Arquivologia

Salve, concurseiros! Tudo bem com vocs? Espero ver muita animao!!!

Ainda mais com esta tima notcia do concurso para o Tribunal RegionalEleitoral do Mato Grosso do Sul! Sem dvida uma grande oportunidade paramudar de vida!

Sou Mayko Gomes, professor de Arquivologia aqui no Ponto, e estou aquipara ajud-los com os conhecimentos especficos de Arquivologia para esteconcurso. uma enorme satisfao para mim, espero que aproveitem aomximo, e mais ainda que aprendam tudo para no errar nenhuma questo daprova.

Nossas aulas seguiro todo o contedo pedido em edital. E para estaprimeira, vamos estudar os conceitos iniciais e as formas de conservao dedocumentos. So os seguintes contedos do edital:

Arquivstica: princpios e conceitos; Acondicionamento e Armazenamento; Preservao e Conservao de Documentos.

Esta primeira aula tratar de inici-los nos conceitos bsicos deArquivologia. Mas no se enganem: apesar de bsicos, so conceitos queaparecem muito em provas, e tambm so necessrios para a compreenso decontedos mais avanados.

Estarei disponvel no e-mail para ajud-los no que for possvel:[email protected]. Contm tambm com o frum do cursopara ajudar nos seus estudos.

Sem mais, vamos ao que interessa! Sejam bem vindos, e mos massa!

Prof. Mayko GomesNovembro/2012
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]


2/33




Noes Iniciais

Antes de qualquer coisa, para entendermos do que se trata a

Arquivologia e os arquivos, precisamos conhecer os seus conceitos, suasdefinies e seus objetos de estudo e trabalho.

A Arquivologia, tambm conhecida como Arquivstica, a disciplina queestuda as funes dos arquivos e seus documentos. Ento cabe Arquivologia,ou Arquivstica, estudar os princpios e tcnicas a serem observados naproduo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos e seusdocumentos: suas atividades, seus processos, seus usurios, suasferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depsitos de documentosfuncionais.

Conhecendo a disciplina, vamos ento definir o seu objeto de estudo: osarquivos. A palavra arquivo um termo polissmico, com quatro significados.So eles:

1 - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidadeno decorrer de suas funes;

2 - Mvel destinado guarda desses documentos (armrio, estante,etc);

3 - Edifcio, ou parte dele (sala, andar) destinado guarda dedocumentos;

4 - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, coma responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo,diviso de documentao, etc).

Dica de prova: Quando o termo arquivo surgir em alguma questo, ocontexto quem vai determinar qual destes significados est sendoempregado.

Dificilmente este assunto ser pedido em provas, pois muito bsico. Oimportante que vocs se atentem para o fato da polissemia do termo paraque no tenham dvidas quando responder as questes.

Mas voltando aula, temos as definies de arquivo, que o objeto deestudo da Arquivologia ou Arquivstica. importante tambm saber que afuno do arquivo tornar disponvel e acessvel os seus documentos.

Agora que j definimos o que pode ser arquivo, e sabemos a sua funo,que tornar disponveis os seus documentos, devemos saber o que so osdocumentos do arquivo.


3/33




O Documento, em seu conceito mais bsico, a informao registradaem um suporte. Ento, para termos um documento, so necessrios doiselementos:

Informao: o conhecimento, a mensagem, a idia que se desejatransmitir.

Suporte: o material fsico onde est registrada a informao.

Assim podemos concluir, por uma frmula bem simples:

INFORMAO + SUPOTE = DOCUMENTO

Como exemplo de documento, temos a carta, a msica gravada, o email,

os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informaoregistrada em um suporte material: o papel, o plstico, a pelcula, etc.

Contudo, no basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Paraque um documento possa compor um arquivo, ainda necessrio outroelemento: que tenha sido resultado, conseqncia de uma ao referente atividade da instituio. o que preceitua a Lei n 8.159/91 (Lei dosArquivos): Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentosproduzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, EM DECORRENCIA DESUAS ATIVIDADES.

Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido umaassinatura de uma revista mensal. A empresa paga uma tarifa e recebe arevista. A revista em si NO SER considerada documento de arquivo, umavez que a empresa no a recebeu por executar uma atividade administrativa.Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinaturaser documento de arquivo, pois conseqncia de uma atividadeadministrativa da empresa, que seria a aquisio de peridico.

Ainda, alm de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deveser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente

aconteceu. No mesmo exemplo, no por ter a posse da revista que aempresa pode provar que possui uma assinatura mensal, mas o comprovantede pagamento, o contrato de assinante ou outro similar que far isso. Emresumo, para que um documento pertena a um arquivo, so necessriosesses dois elementos:

(STM/2011 Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentosde arquivo aqueles que, emanados do poder pblico ou de entidades de direito


4/33




privado, so capazes de produzir efeitos de ordem jurdica na comprovao defatos.

ResoluoO item est correto. Vimos que qualquer documento, independente de

sua forma, tamanho, gnero, etc., pode ser considerado de arquivo, desde queatenda aos requisitos apresentados acima: ser produto de uma ao e poderprovar ou testemunhar sobre a mesma, ou sobre seu produtor.

(ANEEL/2010 Cespe/UnB) Um documento de arquivo confivelquando o contedo pode ser considerado uma representao completa e

precisa das operaes, das atividades ou dos fatos que o criaram.

Resoluo

O item est correto. Por representao completa e precisa dasoperaes, atividades ou fatos devemos entender como a capacidade de odocumento ser prova de tais acontecimentos. Portanto ser um documento dearquivo e confivel para todos os efeitos.

J sabemos at aqui o que um documento, o que um documento dearquivo e o que pode ser um arquivo. Vamos agora aprender a diferenciar oarquivo das outras unidades de informao que podem existir em umainstituio.

rgos de Documentao

Arquivo

O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os

documentos de arquivo so ACUMULADOS de forma orgnica e natural,geralmente em exemplar nico ou limitado nmero de cpias ou vias. Osdocumentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos somantidos como um conjunto, e no como peas isoladas. Por isso o documentode arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do quefora dele (carter orgnico). Os documentos so unidos pela sua origem ouprovenincia (princpio que estudaremos mais adiante), tem como principalsuporte utilizado o papel e principal gnero o textual (tambm estudaremosmais adiante). O arquivo rgo receptor e seu pblico so osadministradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e

pesquisadores. Sua funo provar e testemunhar.


5/33




Biblioteca

A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais.

Seus documentos so obtidos por compra, doao ou permuta de diversasfontes, e tratados como peas isoladas. Esses documentos existem em vriosexemplares, so unidos pelo seu contedo e, em sua maior parte, soimpressos. Os documentos da biblioteca so COLECIONADOS, e seu pblico formado por pesquisadores, estudantes e cidado comuns. Sua funo instruir e educar.

Centro de Documentao / Informao

O centro de documentao ou de informao agrupa qualquer tipo dedocumento de qualquer fonte, sendo necessria uma especializao para que

funcionem de forma eficiente. Seus documentos so geralmente reprodues(audiovisuais) ou referncias (bases de dados). Sua finalidade simplesmenteinformar.

Museu

O museu rgo de interesse pblico, guarda documentos comfinalidades de informar e entreter. Suas peas so dos mais variados tipos edimenses, dependendo de sua especializao. Por serem objetos, soclassificados como tridimensionais.

Estes so os quatro rgos de documentao que aparecem em provasde concursos. Ao dar ateno aos termos destacados, vocs poderofacilmente diferenci-los e no errar questes.

Vamos observar um quadro esquemtico para entender melhor asdiferenas entre os rgos:

Arquivo Biblioteca Museu Centro Doc.

Tipo de suporteManuscritos, Impresso,Audiovisuais, exemplar

nico

Manuscritos, Impresso,Audiovisuais,

exemplares mltiplos

Objetosbi/tridimensionais,

exemplar nico

Audiovisuais(reprodues) ou

virtual, exemplar nicoou mltiplo

Tipo de conjuntoFundos; documentosunidos pela origem

Coleo; documentosunidos pelo contedo

Coleo; documentosunidos pelo contedo ou

pela funo

Coleo; documentosunidos pelo contedo

Produtor Mquina administrativa Atividade humanaAtividade humana e

naturezaAtividade humana

Fins da produoAdministrativos, jurdicos,

funcionais, legais

Culturais, cientficos,tcnicos, artsticos,

educativos

Culturais, artsticos,funcionais

Cientficos

Objetivo Provar, testemunhar Instruir, informar Informar, entreter Informar

Entrada dedocumentos

Passagem natural de fontegeradora nica

Compra, doao,permuta, de fontes

mltiplas

Compra, doao,permuta, de fontes

mltiplas

Compra, doao,pesquisa

Proces. tcnicoRegistro, arranjo,

descrio, etc.

Tombamento,classificao,

catalogao: fichrios

Tombamento,catalogao, inventrio,

etc.

Tombamento,classificao,

catalogao: fichriosou computador

PblicoAdministrador e

pesquisador

Grande pblico

pesquisador

Grande pblico

pesquisadorpesquisador


6/33




Ateno: O Cespe/UnB costuma pedir, na maioria de suas questes,diferenas entre os documentos de arquivo e biblioteca. Ento, para acertar oitem, basta ter em mente os termos destacados: toda vez que o item

mencionar colecionados, ou algum semelhante, ser documento debiblioteca; e sem mencionar acumulado, ou semelhante, ser documento dearquivo.

(Correios/2011 Cespe/UnB) A distino entre documentos de arquivo,de biblioteca ou de museu feita conforme a origem e o emprego dessesdocumentos.

Resoluo

O item est correto. Vimos que entre as vrias diferenas entre os

documentos dos rgos de documentao est a circunstncia de sua criao,a forma e a finalidade com que so mantidos, e a utilizao destesdocumentos.

Classificao dos Arquivos

Os arquivos podem ser classificados em vrios aspectos, Vamos a eles:

Classificao quanto entidade mantenedora: quanto entidademantenedora os arquivos podem ser pblicos ou privados.

Os arquivos pblicos so aqueles produzidos por documentos de carterpblico. So de responsabilidade do Estado e devem estar disponveis paraconsulta por parte dos cidados, exceto os documentos de carter sigilosos.

Os arquivos privados so aqueles mantidos por pessoas fsicas ou porinstituies de carter privado. So documentos que dizem respeito a suasatividades particulares, e, portanto, no obrigatria a sua disponibilidadepara consulta da sociedade. Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos

serem declarados de interesse pblico, por meio de decreto presidencialatravs de parecer favorvel do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedorter o dever de zelar pelos documentos e deix-los disposio do Estado.

Existe ainda outra classificao, atribuda pela autoraMarilena Leite Paes, em que os arquivos podem ser: pblicos,comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.

Pblicos: mantidos por instituies de carter pblico.Comerciais: mantidos por instituies com fins lucrativos.

Institucionais: mantidos por instituies sem fins lucrativos.Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou famlias.Obra de LeitePaes, de leiturarecomendada.


7/33




Ento, quanto entidade mantenedora, os arquivos classificam-se em

pblicos ou privados. Quando mencionar a autora acima, classificam-se mepblicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.

Classificao quanto natureza dos documentos: quanto natureza dos documentos, os arquivos podem ser classificados em especiais ouespecializados.

Os arquivos especiais guardam documentos desuportes variados e por isso precisam de cuidadosdiferenciados. Os documentos so agrupadosconsiderando primeiramente o suporte (papel, CD, disco

rgido, etc.) e depois se utiliza outros critrios para suaorganizao. Esse tipo de arquivo deve ser utilizadoquando os suportes so feitos de materiais diferentes,pois facilita a conservao dos mesmos. Por exemplo:um arquivo pode ter um local especfico para guardarCDs, papis, fitas de vdeo, pelculas, etc., pois todosesses materiais requerem diferentes tipos de cuidados.

Os arquivos especializados, ou arquivos tcnicos,so aqueles que guardam documentos dos mais

variados assuntos. Nesse tipo de arquivo os documentosso agrupados considerando primeiramente o assunto edepois se utiliza outros critrios para sua organizao.Esse tipo de arquivo utilizado quando uma instituiotrata de muitos assuntos, em diferentes reas doconhecimento; por isso so chamados de tcnicos. Porexemplo: uma entidade pode guardar documentos

relativos rea de engenharia, de medicina e de artes em locais separados.Isso ajuda na localizao dos documentos e facilita a compreenso dosmesmos, pois podem ser estudados com mais praticidade.

Para facilitar a compreenso, basta fazer a seguinte associao:

Especiais => Suporte / Especializados => Assunto

Classificao quanto extenso de atuao: quanto extenso desua atuao, os arquivos podem ser setoriais ou centrais (ou gerais).

Os arquivos setoriais so aqueles que estolocalizados prximos aos seus produtores. Esse arquivoguarda os documentos prximos aos interessados diretos

para facilitar e agilizar a sua localizao e utilizao.Encontram-se principalmente em empresas, rgos eentidades de grande porte, ou de estrutura administrativa

Exemplo de arquivoespecial: todos os

documentos esto em fitasde vdeo (suporte).

Exemplo de arquivoespecializado.

Escritrio: exemplo dearquivo setorial.


8/33




complexa (vrios departamentos, vrias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo deuma rede de supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuao(Depto. Financeiro, de RH, Compras, etc).

Os arquivos centrais ou gerais so aqueles queguardam todos os documentos de uma entidade em um slugar. utilizado principalmente por empresas e rgos demdio e pequeno porte, ou por instituies de estruturaadministrativa simples (poucos departamentos, poucosrgos, apenas um local para instalaes fsicas, etc). Porexemplo: o arquivo de uma empresa que funcione emapenas um edifcio, um rgo pequeno, um consultriomedico, etc.

importante ressaltar que esta classificao se aplica somente aosarquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral.

(TRT-17/2009 Cespe/UnB) A instalao de arquivos setoriais umaforma de centralizao dos arquivos correntes da organizao como um todo.

Resoluo

O item est incorreto. A instalao de arquivos setoriais justamente ooposto, uma forma de descentralizao dos arquivos correntes, uma vez que

os documentos permanecero prximos aos setores que os produziram.Classificao quanto aos estgios de evoluo: os arquivos podem

ser correntes, intermedirios ou permanentes.

Os arquivos correntes so aqueles que guardam documentosconstantemente utilizados por seus produtores, ou que sejam objetos deconsultas freqentes. A Lei de Arquivos assim conceitua documentos dearquivos correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao,so objeto de consultas freqentes.

(AGU/2010 Cespe/UnB) O arquivo corrente formado por documentosque esto em trmite, mas que no so consultados frequentemente porqueaguardam sua destinao final.

Resoluo

O item est incorreto. Estudamos que esta no a definio de arquivocorrente, e sim a de arquivo intermedirio, que veremos agora. Observem queo termo chave para diferenciar os dois arquivos freqncia de uso.

Os arquivos intermedirios so aqueles que guardam documentos queno so mais objeto de consultas freqentes, mas aguardam cumprimento deprazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigaes. A Lei de

Exemplo de arquivocentral ou geral:guarda todos osdocumentos da

institui o.


9/33




Arquivos assim define os documentos de arquivos intermedirios: aquelesque, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesseadministrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda

permanente

.(TRT-21/2010 Cespe/UnB) O acesso aos documentos nos arquivos

intermedirios ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivointermedirio uma extenso dos arquivos correntes, em que predomina ovalor primrio dos documentos.

Resoluo

O item est correto. Pela explicao, o arquivo intermedirio tem asmesmas funes e prerrogativas do arquivo corrente, com a diferena da

freqncia de uso dos seus documentos. Assim, o arquivo intermedirio podesim ser entendido como uma extenso ou parte do arquivo corrente, at porque sua principal finalidade desafogar o fluxo de documentos daquele.

Os arquivos permanentes so aqueles que guardam documentos que notem mais valor administrativo, mas pelo seu contedo ou pelo assunto de quetratam, tem grande relevncia para a Histria ou para a Cultura, e por issodevem ser guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos defineassim os documentos de arquivo permanente: conjuntos de documentos devalor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente

preservados.

(Correios/2011 Cespe/UnB) O acervo de um arquivo permanente constitudo das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoasfsicas ou jurdicas e recolhidas de modo assistemtico.

Resoluo

O item est incorreto. J vimos, ao estudar os rgos de documentao,que dos documentos de arquivo so acumulados, e no colecionados: estesso os de biblioteca. Alm disso, os documentos devem se recolhidos ao

arquivo permanente de modo sistemtico, com critrios previamenteestabelecidos e depois de passados por um complexo processo de avaliao.

Peo ateno especial de vocs para esta classificao, pois ela norteartodos os estudos sobre Arquivologia. Esta diviso e classificao foramconsideradas um marco na histria da disciplina. A partir de agora, todos osestudos sobre arquivos e suas funes tero essa classificao como base. Emprovas, essa classificao pode vir com nomes alterados. Portanto importante que vocs fixem a idia que os nomes trazem: corrente = utilizadocom freqncia, intermedirio = aguardando prazos, permanente = guardados

definitivamente. Os estgios de evoluo dos arquivos tambm podem aparecercomo ciclo vital dos documentos, ou teoria das trs idades.


10/33




Classificao dos Documentos

Assim como os arquivos, os documentos que os compem tambm

podem ser classificados segundo alguns critrios. Os documentos soclassificados quanto ao gnero, quanto espcie/tipologia e quanto naturezado assunto.

Quanto ao Gnero: os documentos podem ser textuais (ou escritos),iconogrficos, sonoros, filmogrficos, informticos (ou digitais), cartogrficos emicrogrficos.

Os documentos textuais ou escritos so aqueles que apresentam ainformao de modo escrito ou em forma de texto. Exemplo: carta, relatrios,certides, atas, etc.

Os documentos iconogrficos so aqueles que apresentam a informaoem forma de imagem esttica. Exemplo: fotografia, desenhos, gravuras,diapositivos (slides), etc.

Os documentos sonoros so aqueles que apresentam a informao emforam de som ou udio. Exemplo: disco de vinil, escuta telefnica, sonsgravados em fitas cassete.

Os documentos filmogrficos so aqueles que apresentam a informaoem forma de imagens dinmicas ou em movimento (com ou sem som).Exemplo: filmagens e vdeos.

Os documentos informticos, eletrnicos ou digitais so aquelesgravados em meio digital, e por isso necessitam de equipamentos eletrnicospara serem lidos. Exemplo: som no formato MP3, arquivo de texto do Word,filmes em formato DVD, etc.

Os documentos cartogrficos so aqueles que cuja informaorepresenta, de forma reduzida, uma rea maior. Exemplo: mapas, plantas,perfis, etc.

Os documentos microgrficos so aqueles apresentados no suportemicrofichas, resultados do processo de microfilmagem. Trataremos damicrofilmagem em nossa ltima aula do curso.

Ateno: possvel, e j ocorreu antes, que a banca considere o gnerocartogrfico como uma espcie de subgnero do iconogrfico, pois ambosapresentam imagens estticas. Portanto fiquem atentos: caso isso ocorra, seno tiver nada mais que torne o item falso, estar correto.

(AGU/2010 Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos tcnicos e plantasfazem parte do gnero documental cartogrfico.

Resoluo


11/33




O item est correto. Todos os itens listados acima so exemplos dedocumentos do gnero cartogrfico, conforme acabamos de estudar.

(TRT-21/2010 Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e carto-janela so exemplosde documentos do gnero microgrfico.

Resoluo

O item est correto. Todos os exemplos listados so pertencentes aognero microgrfico, pois so resultados do processo de reproduo emmicroformas. Trataremos dos detalhes em nossa ltima aula.

Quanto Espcie/Tipologia Documental: os documentos soclassificados de acordo com seu aspecto formal (aparncia que assume de

acordo com as informaes) e sua funo (o objetivo para o qual o documentofoi produzido).

Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informaesde forma que se possa identific-lo como contrato: possui identificao daspartes, do objeto, das condies, clusulas, etc. O contrato ento umaespcie documental (considerando o aspecto formal).

Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamosa funo. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de

imvel. Ento a funo do contrato realizar um acordo de aluguel de imvel.Em resumo, temos o contrato (espcie) de aluguel (funo). Essa idia

pode ser aplicada a vrios outros documentos. Vejamos alguns exemplos:

Alvar (espcie) / Alvar de funcionamento (tipo)Declarao (espcie) / Declarao de bens (tipo)Relao (espcie) / Relao de bens patrimoniais (tipo)

(TRE-MS/2007 FCC) A tipologia documental a juno da espciedocumental com o suporte material.

Resoluo

O item est incorreto. Acabamos de entender que o tipo, ou tipologia, ajuno da espcie (aspecto formal) com a funo do documento, e no com oseu suporte.

muito importante tambm conhecer dois outros conceitos: formato eforma.

O formato a configurao fsica que o suporte assume. Ex: livro,caderno, folheto, cartaz, etc.


12/33




A forma o estgio de preparao do documento, o seu estado deproduo atual. Ex: rascunho, minuta, original e cpia.

Quanto Natureza do Assunto: os documentos podem ser ostensivos(ou ordinrios) ou sigilosos.

Os documentos ostensivos ou ordinrios so aqueles cuja informao no prejudicial quando for de conhecimento geral. So documentos que nopossuem informaes estratgicas, nem de teor pessoal, e sua divulgao nocausa nenhum tipo de problema administrao ou a terceiros.

Os documentos sigilosos so aqueles que possuem contedo que spodem ser de conhecimento restrito, e por isso requerem medidas desegurana especiais para sua custdia e divulgao.

Sobre o assunto, devemos considerar a recente Lei de Acesso Informao (Lei Federal n 12.527/11), que foi entrou em vigor h poucassemanas; e o Decreto Federal n 4.553/02, que trata dos documentos ematerial de carter sigiloso para a Administrao Pblica. As normas citadasatribuem graus de sigilo, sua classificao e o perodo pelo qual o documentodever permanecer sigiloso. Seguem as tabelas de classificao:

Tabela de Classificao segundo o Decreto 4.553/02

Tabela de Classificao segundo a Lei 12.527/11

Ateno: Talvez por uma falha do legislador, apesar de a Lei de Acesso Informao j estar em vigor, o texto do Decreto 4.553/02 no foimodificado e nem revogado explicitamente, mesmo que a Lei tenha tragoalteraes. Portanto, fundamental que fiquem atentos a este detalhe: caso oitem se refira classificao e perodo de tempo do Decreto, considerem aprimeira tabela; caso se refira classificao e perodo de tempo segundo aLei, considerem a segunda tabela.

Alm disso, a Lei no prev explicitamente a possibilidade de

prorrogao dos prazos, como o Decreto; E sim apenas sua reduo.Ento caso o item d margem dupla interpretao, ou seja elaborado

em desacordo com a legislao, ser objeto de recurso de muitos candidatos.


13/33




Ainda, como se trata de uma Lei recente e cujo tema polmico, amesma pode ser assunto em provas de atualidades ou discursivas.

Os documentos sigilosos, conforme j dito, somente pode ser consultadopelo seu destinatrio, ou por pessoa legalmente autorizada.

Ateno: Quando um documento, que pertena a um conjunto, dossiou processo, for classificado em um grau de sigilo, todo o conjunto serclassificado no mesmo grau de sigilo, mesmo que no tenha informaes dessecarter.

Quando dois ou mais documentos de um mesmo conjunto foremclassificados em graus de sigilos diferentes, todo o conjunto ser classificadocom o grau de sigilo mais alto atribudo aos documentos sigilosos deste

conjunto.

(STM/2011 Cespe/UnB) A classificao de sigilo de um grupo dedocumentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuda aodocumento classificado com o mais baixo grau de sigilo, de forma a favorecer oacesso a esse conjunto.

Resoluo

O item est incorreto. Quando alguns documentos de um conjunto so

classificados como sigilosos, todo o conjunto ser classificado com o grau desigilo mais alto atribudo aos seus documentos, de forma a restringir o acessoa esse conjunto.

Princpios Arquivsticos

A Arquivologia, enquanto cincia, segue princpios que devem orientarseus trabalhos e estudos. Esses princpios so utilizados desde o final do sculoXIX e constituem a prpria base da Arquivstica Moderna. Vamos a eles:

Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos: Este omais importante princpio da Arquivologia. Ele afirma que os documentos earquivos originrios de uma pessoa ou instituio devem manter suaindividualidade, no podendo ser misturados com os arquivos de origemdiversa. Como veremos mais adiante, os documentos de arquivo socomplementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivodeve refletir a organizao e funcionamento de seu produtor, razo pela qualno deve ser alterado (ter documentos retirados, acrescidos de forma indevidaou misturados com os de outras pessoas ou instituies). Ao conjunto

arquivstico de uma pessoa ou entidade chamamos de fundo arquivstico.


14/33




Princpio da Organicidade: Este deriva do Principio da Provenincia. Aorganicidade a qualidade segundo a qual os documentos devem manter umaorganizao que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relaes

internas e externas de seu produtor.Princpio da Ordem Original: Princpio segundo o qual o arquivo deve

conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que oproduziu. Este princpio enuncia que, considerando as relaes estruturais efuncionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem original deve sermantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade.

Princpio da Unicidade: a qualidade pela qual os documentos dearquivo, independente de sua forma, espcie, tipo ou suporte, preserva seucarter nico, pelo contexto de sua produo. Os documentos so criados por

uma atividade especfica e para atender a necessidade determinada; portanto,mesmo que haja outro documento igual no arquivo, ainda assim eles seronicos, pois as atividades e necessidades que motivaram sua produo sonicas.

Princpio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivstica: Tambmderivado do Principio da Provenincia, a qualidade pela qual os fundos devemmanter-se preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio noautorizada ou acrscimos indevidos de peas documentais. Como ditoanteriormente, os fundos de arquivo devem refletir a estrutura e o

funcionamento da instituio, e os documentos que o compem tm muitomais valor quando no seu conjunto do que fora dele. Portanto, os fundosdevem manter-se completos para refletir o mais fielmente possvel o seuprodutor, o que no ocorrer se o mesmo no estiver ntegro.

Princpio da Cumulatividade: Este princpio afirma que os arquivosso uma formao progressiva, natural e orgnica. Diferente da biblioteca e deoutros rgos de documentao, em que a acumulao de documentos se dde forma gradativa (com a aquisio dos documentos por compra, permuta oudoao), o arquivo acumula seus documentos conforme seu produtor realizasuas atividades. Os documentos de arquivo so, ento, um produto imediato,natural e direto dessas atividades.

Princpio da Territorialidade: Este princpio, nascido de questespolticas pelas fronteiras do Canad, utilizado no sentido de definir odomiclio legal dos documentos, ou seja, a jurisdio, o local onde seroproduzidos seus efeitos. Essa jurisdio do documento deve ser definidaconforme a rea territorial, a esfera de poder e o mbito administrativo ondefoi produzido ou recebido o documento. O documento deve se manter o maisprximo possvel do local onde foi produzido, seja uma instituio, uma regioespecfica ou uma nao. Como exceo deste princpio, no se aplica a

documentos produzidos por acordos diplomticos ou por aes militares.


15/33




Teoria das Trs Idades: Tambm conhecida como Ciclo Vital dosDocumentos, ou Estgio de Evoluo dos Arquivos, esta teoria constitui umverdadeiro marco na histria da Arquivstica. Ela afirma que os documentos de

um arquivo passam por estgios conforme seus valores mudam. Quando umdocumento produzido, ele possui um valor primrio, que sua importnciapara a atividade que o gerou. Contudo, esse valor temporrio: cessa logoque a atividade acaba. Mas alguns documentos (no todos) ainda possuem ovalor secundrio, que sua importncia para outras atividades ou outroscampos diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para apesquisa histrica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Essevalor definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservadopermanentemente.

Princpio da Pertinncia ou Temtico: a qualidade pela qual osdocumentos, quando recolhidos a uma instituio arquivstica, devem serreclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da suaprovenincia e organizao originais. Este conceito no mais adotado naArquivstica por ir de encontro ao Princpio da Provenincia. Se todos osdocumentos so classificados e reorganizados de acordo com um plano geral,desprezando a organizao original, o conjunto perder sua razo de ser, que refletir e mostrar as atividades e organizao das instituies.

Ateno: Existem ainda outros princpios que dificilmente apareceroem provas, mas que podem confundir. So eles:

Princpio da Pertinncia Funcional ou Provenincia Funcional: Esteprincpio determina que os documentos devam ser transferidos de uma autoridadea outra quando ocorrer mudanas polticas ou administrativas, para garantir acontinuidade administrativa. Tambm est em desuso.

Princpio da Pertinncia Territorial: Este princpio afirma que osdocumentos deveriam ser transferidos para a custdia de arquivos com jurisdioarquivstica sobre o territrio ao qual se reporta o seu contedo, sem levar emconta o lugar em que foram produzidos.

Princpio da Provenincia Territorial: Este princpio, contrrio aoanterior, afirma que os documentos deveriam ser conservados em servios dearquivos do territrio no qual foram produzidos, com exceo daqueles produzidospor operaes militares ou representaes diplomticas.

(EBC/2011 Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original deorganizao dos documentos, aplica-se o princpio da pertinncia.

Resoluo

O item est incorreto. Em primeiro lugar, sabemos que o princpio da

pertinncia no mais aplicado na prtica arquivstica atual; ele vai deencontro a outros princpios e prpria razo de existir de um arquivo, que refletir a identidade e atividades do seu produtor.


16/33




Para ilustrar melhor sua aplicao, vamos analisar um exemplo: vamossupor que sejam recolhidos ao Arquivo Nacional os arquivos do Ministrio daSade e da ANS. De acordo com este princpio, os documentos desses dois

arquivos deveriam ser guardados juntos, literalmente misturados, pois tratamdo mesmo assunto (pasta Sade do Governo Federal). Mas e se um usurio forconsultar, por exemplo, sobre a histria da ANS? Como faria, se osdocumentos esto misturados e organizados de forma a no refletir essahistria? No h a possibilidade de atender s necessidades de pesquisa dessaforma... E se o arquivo no pode atender s necessidades de pesquisa, no hpor que ele existir.

Em segundo lugar, o princpio que determina a organizao dosdocumentos o da Organicidade, como vimos mais ao fim da aula.

(AGU/2010 Cespe/UnB) Ao se aplicar o princpio de respeito aos fundosem um conjunto documental de uma organizao pblica ou privada, soidentificados os documentos destinados guarda permanente ou eliminao.

Resoluo

O item est incorreto. O princpio do Respeito aos Fundos, por si s, nogarante a valorao de um documento. Para se determinar se um documento

possui ou no valor secundrio, isto , ser ou no eliminado, necessrio umprocesso muito complexo, realizado por uma comisso determinada formadaespecialmente para este fim: a Avaliao. Estudaremos este processo emnossa prxima aula.

(EBC/2011 Cespe/UnB) Para a obteno do fundo de arquivo, deve-seaplicar o princpio da naturalidade.

Resoluo

O item est incorreto. O fundo de arquivo nada mais do que o conjuntoformado pelos documentos de um mesmo produtor. Assim, para se formar umfundo, devemos manter unidos os documentos que foram produzidos por umamesma entidade, no exerccio de suas funes. E o princpio que determinaessa unio, alm de proibir a sua disperso ou acrscimos indevidos, o daProvenincia, ou como o prprio nome sugere, o do Respeito aos Fundos.


17/33




Acondicionamento e Armazenamento

J sabemos que o documento a informao registrada em um suporte

material. A principal funo de um documento (mais precisamente do suporte) fazer com que a informao se perpetue no tempo e no espao sem perderou alterar suas caractersticas.

A conservao de documentos engloba um conjunto de ferramentas,atividades, mtodos e cuidados a serem observados para colaborar com adurabilidade do documento, isto , fazer com que ele exista pelo maior prazode tempo possvel. Est dividida em conservao corretiva (aes nodocumento quando o mesmo j sofreu algum dano) e conservao preventiva(aes a serem empregadas para evitar os danos).

Antes de prosseguirmos com a conservao, preciso conhecer osconceitos de armazenamento e acondicionamento, e as determinaes doCONARQ para sua aplicao.

Acondicionamento: a embalagem ou guarda de documentos para suapreservao. Trata-se de coloc-lo em uma embalagem (pasta ou caixa).

Armazenamento: a guarda do documento propriamente dita. acolocao do documento no arquivo, seja ele o mvel, o prdio ou parte dele,ou o depsito.

Podem perceber pela definio dada pelo Dicionrio de TerminologiaArquivstica, que no nada difcil entender essas tcnicas. Vamos ento srecomendaes do CONARQ, que so as adotadas pelas bancas para elaborarsuas questes.

Armazenamento

Os documentos devem ser armazenados em locais que apresentemcondies ambientais apropriadas s suas necessidades de preservao, peloprazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinao.

A localizao de um depsito de arquivo deve prever facilidades deacesso e de segurana contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo:

- reas de risco de vendavais e outras intempries, e de inundaes;- reas de risco de incndios;- reas prximas a indstrias pesadas com altos ndices de poluio

atmosfrica;- reas prximas a instalaes estratgicas.

As reas de trabalho e de circulao de pblico devero atender snecessidades de funcionalidade e conforto, e as de armazenamento dedocumentos devem ser totalmente independentes das demais.


18/33




Nas reas de depsito (de documentos), os cuidados devem ser dirigidosa:

- evitar, principalmente, os subsolos e pores, em razo do grande riscode inundaes;- prever condies estruturais de resistncia a cargas;- ter limite de 200 m2 de rea. Os depsitos devero ser

compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si,separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo e, depreferncia, tambm com sistemas independentes de energia eltrica, deaerao ou de climatizao;

- evitar tubulaes hidrulicas, caixas dgua e quadros de energiaeltrica sobre as reas de depsito;

- evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagaode fogo ou formao de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos;

- aumentar a resistncia trmica ou a estanqueidade das paredesexternas, em especial daquelas sujeitas ao direta de raios solares, pormeio de isolamento trmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Almdos recursos construtivos utilizados para amenizar as temperaturas internas,sempre que for possvel, posicionar os depsitos nos prismas de menorinsolao;

- promover a ventilao dos ambientes de forma natural ou artificial,inclusive com a disposio adequada do mobilirio, de forma a facilitar o fluxodo ar;

- evitar a presena de pessoas em trabalho ou consulta em taisambientes;

- manter suprimento eltrico de emergncia.

Nas reas de depsito, os documentos devem ser armazenadosseparadamente, de acordo com o seu suporte e suas especificidades, a saber:

- documentos textuais, como manuscritos e impressos;- documentos encadernados;- documentos textuais de grande formato;

- documentos cartogrficos, como mapas e plantas arquitetnicas;- documentos iconogrficos, como desenhos, gravuras e cartazes;- documentos em meio microgrfico;- documentos fotogrficos;- documentos sonoros;- documentos cinematogrficos;- documentos em meios magnticos e pticos.

Quanto s condies climticas, as reas de pesquisa e de trabalhodevem receber tratamento diferenciado das reas dos depsitos, as quais, porsua vez, tambm devem se diferenciar entre si, considerando-se as

necessidades especficas de preservao para cada tipo de suporte.Recomenda-se um estudo prvio das condies climticas da regio, nos casos


19/33




de se elaborar um projeto de construo ou reforma, com vistas a obter osmelhores benefcios, com baixo custo, em favor da preservao dos acervos.

A deteriorao natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo,ocorre por reaes qumicas, que so aceleradas por flutuaes e extremos detemperatura e umidade relativa do ar, e pela exposio aos poluentesatmosfricos e s radiaes luminosas, especialmente dos raios ultravioleta. Aadoo dos parmetros recomendados por diferentes autores (de temperaturaentre 15 e 22 C e de umidade relativa entre 45% e 60%) exige, nos climasquentes e midos, o emprego de meios mecnicos sofisticados, resultando emaltos custos de investimento em equipamentos, manuteno e energia. Osndices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variaesbruscas e a falta de ventilao promovem a ocorrncia de infestaes deinsetos e o desenvolvimento de microrganismos, que aumentam as proporesdos danos.

Com base nessas constataes, recomenda-se:

- armazenar todos os documentos em condies ambientais queassegurem sua preservao, pelo prazo de guarda estabelecido;

- monitorar as condies de temperatura e umidade relativa do ar;- utilizar preferencialmente solues de baixo custo direcionadas

obteno de nveis de temperatura e umidade relativa estabilizados na mdia,evitando variaes sbitas;

- reavaliar a utilidade de condicionadores mecnicos quando osequipamentos de climatizao no puderem ser mantidos em funcionamentosem interrupo;

- proteger os documentos e suas embalagens da incidncia direta de luzsolar, por meio de filtros, persianas ou cortinas;

- monitorar os nveis de luminosidade, em especial das radiaesultravioleta;

- reduzir ao mximo a radiao UV emitida por lmpadas fluorescentes,aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou s luminrias;

- promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas

reas de armazenamento;- manter um programa integrado de higienizao do acervo e depreveno de insetos;

- monitorar as condies do ar quanto presena de poeira e poluentes,procurando reduzir ao mximo os contaminantes, utilizando cortinas, filtros,bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas;

- armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnticos epticos em condies climticas especiais, de baixa temperatura e umidaderelativa, obtidas por meio de equipamentos mecnicos bem dimensionados,sobretudo para a manuteno da estabilidade dessas condies, a saber:

fotografias em preto e brancoT 12C 1C e UR 35% 5%


20/33




fotografias em corT 5C 1C e UR 35% 5%

filmes e registros magnticosT 18C 1C e UR 40% 5%

Acondicionamento

Os documentos devem ser acondicionados em mobilirio e invlucrosapropriados, que assegurem sua preservao. A escolha dever ser feitaobservando-se as caractersticas fsicas e a natureza de cada suporte. Aconfeco e a disposio do mobilirio devero acatar as normas existentessobre qualidade e resistncia e sobre segurana no trabalho.

O mobilirio facilita o acesso seguro aos documentos, promove aproteo contra danos fsicos, qumicos e mecnicos. Os documentos devemser guardados em arquivos, estantes, armrios ou prateleiras, apropriados acada suporte e formato.

Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos,como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, emmapotecas adequadas s suas medidas, ou enrolados sobre tubosconfeccionados em carto alcalino e acondicionados em armrios ou gavetas.

Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o cho.

As mdias magnticas, como fitas de vdeo, udio e de computador,devem ser armazenadas longe de campos magnticos que possam causar adistoro ou a perda de dados.

O armazenamento ser preferencialmente em mobilirio de ao tratadocom pintura sinttica, de efeito antiesttico.

As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos

acidentais, minimizam as variaes externas de temperatura e umidaderelativa e reduzem os riscos de danos por gua e fogo em casos de desastre.

As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dosdocumentos e presso, caso tenham de ser empilhadas. Precisam sermantidas em boas condies de conservao e limpeza, de forma a proteger osdocumentos.

As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatospadronizados, e devem ser sempre superiores s dos documentos que iroabrigar.

Todos os materiais usados para o armazenamento de documentospermanentes devem manter-se quimicamente estveis ao longo do tempo, no


21/33




podendo provocar quaisquer reaes que afetem a preservao dosdocumentos.

Os papis e cartes empregados na produo de caixas e invlucrosdevem ser alcalinos e corresponder s expectativas de preservao dosdocumentos. No caso de caixas no confeccionados em carto alcalino,recomenda-se o uso de invlucros internos de papel alcalino, para evitar ocontato direto de documentos com materiais instveis.

Ateno: Na pratica, e pode ser pedido em prova, a recomendaosobre evitar subsolos e pores no adotada pela imensa maioria dasinstituies, devido falta de uma estrutura arquitetnica capaz de suportar ogrande peso dos arquivos. Ento, para efeitos de recomendao, deve serevitado esse tipo de ambiente, mas para efeitos prticos, vantajoso por no

comprometer a estrutura dos edifcios.

Apesar de no ser difcil, um contedo um pouco extenso. Mas asquestes sobre ele no so raras, como podem ver pela quantidade dequestes retiradas a seguir.

(TRT-21/2010 Cespe/UnB) A definio dos gneros documentais importante para estabelecer o tipo de armazenamento necessrio para apreservao dos documentos.

ResoluoO item est correto. Vimos que os documentos devem ser armazenados

em condies que atendam as necessidades de suas especificaes. Conhecero suporte e o gnero dos documentos fundamental para tomas as medidasque melhor garantam sua preservao e proteo.

(TJDFT/2008 Cespe/UnB) O acondicionamento uma das etapas doplanejamento de conservao preventiva de documentos.

Resoluo

O item est correto. A correta operao de acondicionamento, como ouso de materiais adequados, de ferramentas especficas, de embalagensapropriadas a cada arquivo, etc., contribuem para a preservao dodocumento, que a conservao preventiva.

Por conservao preventiva devemos entender todos os cuidadosnecessrios para evitar que os documentos sofram danos e sejam destrudosou danificados de qualquer forma, at mesmo o combate sua deterioraonatural.


22/33




Preservao e Conservao de Documentos

Tcnicas de Restaurao:

Banho de gelatina mergulha-se o documento em colaespecfica, aumentando sua durabilidade. Contudo maior a possibilidade deataque de fungos e bactrias.

Tecido utiliza duas folhas de tecido muito finas, que so ligadasao documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos.

Silking variao do mtodo anterior, substituindo os tecidos poroutros especficos (musseline de seda ou crepeline). Estes tm maior

durabilidade, mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades so umpouco afetadas. Alm disso, o material muito especfico o deixa com custosaltos.

Laminao envolve o documento, nas duas faces, em uma folhade seda e outra de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento emuma prensa hidrulica com presso entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre145 a 155C.

Laminao manual variao do mtodo anterior, acrescentandoacetona folha de acetato de celulose.

Encapsulao o documento envolto em pelculas de polistere fita adesiva de duplo revestimento.

Existem outras tcnicas de restaurao de documentos, mas no somuito comuns em provas. Vamos a elas:

Reintegrao ou Reenfibragem: processo pelo qual partesperdidas da folha so reconstrudas com celulose nova. Nesta etapa utilizadoum equipamento, que executa, por meio de suco, o preenchimento de todas

as reas de perda de suporte. O processo consiste em despejar noequipamento, uma soluo de polpa e gua que, aps suco, se concentranas reas onde no h suporte (vazadas). Essas reas novas devem terespessura igual do original, mas com a tonalidade de cor um ponto abaixo dotom original, para diferenciar as reas novas da antiga.

Velatura um novo suporte em papel, agregado ao original.

Reintegrao cromtica a cobertura com pigmento de cor etom, prximos do original, em reas de remendo ou reforo. Ela feita com

lpis-aquarela importado diretamente nas reas em que necessria umahomogeneidade entre o antigo e o novo, para compor a esttica dodocumento. S quando necessria.


23/33




Planificao a prensagem do documento.

Montagem compreende a reorganizao das folhas conforme a

seqncia do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem denumerao do original.

Costura feita em linha de algodo, em substituio aosgrampos metlicos; compe-se de dois pontos de costura.

Alm da restaurao e suas tcnicas, temos tambm como aescorretivas a desinfestao, que consiste no combate atividade de insetos (omtodo mais comum a fumigao), a limpeza, que consiste na retirada desujeira com material especfico, e o alisamento, que consiste em passar osdocumentos a ferro para retirar marcas de dobras e facilitar a retirada de

manchas.

Dica de prova: O alisamento, a limpeza e a desinfestao NO SOtcnicas de restaurao! Elas esto no mesmo patamar, e as quatro soatividades de CONSERVAO CORRETIVA! Portanto fiquem atentos, pois muito comum que a banca tente derrubar o candidato afirmando isso.

Ento temos:

Conservao corretiva: restaurao, alisamento, limpeza e desinfestao.

Noes de Preservao:

A preservao o conjunto de aes de carter preventivo, portantorelata sobre os cuidados dispensados aos documentos para evitar a suadeteriorao. Dificilmente pedido em provas, at mesmo por serem um tantobvias.

As orientaes sobre preservao de documentos foram publicadas peloCONARQ. Vamos a elas:

Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica osuporte). At mesmo a luz artificial deve ser moderada.

Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel.Ainda, a umidade pode provocar mofo.

Manter temperatura e umidade baixas e estveis. A temperaturaideal deve estar entre 16 e 22C.

Estar com as mos limpas e livres de gorduras. Em caso defotografias e gravuras, usar luvas de algodo sempre que possvel.

Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ouriscos.


24/33




No dobrar canto da pgina. Deve ser utilizado um marcador depapel livre de acidez.

No umedecer os dedos com saliva. A saliva no papel favorece odesenvolvimento de microrganismos que vo destru-lo.

No usar objetos metlicos, como grampos ou clipes. Os clipesdevem ser de plstico, e o local de contato com o documento deve estarprotegido com um pequeno pedao de papel.

Evitar cpias dos documentos. A luz ultravioleta provoca danosirreversveis e o manuseio pode provocar danos nas lombadas.

Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas.

Segure-o de forma correta para evitar rasgos e amassados.Evitar substncias poluentes, pois so os principais agentes de

deteriorao do acervo, catalisando as reaes qumicas (formao de cidos,sujeira, desfigurao dos materiais).

Somente utilizar aparelhos de ar condicionado se os mesmospuderem ficar ligados ininterruptamente, dia e noite. Caso contrriorecomenda-se no usar, pois os danos sero muito maiores.

Fitas de vdeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas

na posio vertical com a bitola cheia voltada para baixo.

Suportes eletrnicos devem ser mantidos longe de camposeletromagnticos (computadores e eletrodomsticos em geral) e livres depoeira, umidade e temperaturas altas.

De forma geral, os seguintes cuidados devem ser tomados para osdocumentos, de acordo com suas caractersticas:

Documentos em papel:

Estantes e arquivos devem ser de metal e revestidos de pintura(para evitar a ferrugem);

Deve-se manter as mos limpas ao manusear os documentos; Evitar qualquer tipo de alimento junto aos documentos; No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepe ou cola branca

(PVA), para evitar a perda de um fragmento do volume em degradao.Esses materiais possuem alta acidez e provocam manchas irreversveis nolocal de aplicao.

No escrever nos documentos; No dobrar as pginas; Na apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar; No umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido;


25/33




Para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros,pode ser utilizado o aspirador com escova circular especial, adaptada comtecido de fil ou gaze;

Para limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias,flanelas de algodo ou borracha em p; Remover grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e

cartes cidos; Fazer anotaes e observaes somente lpis.

Fotografias:

Devem ter proteo individual de boa qualidade; Devem ser manuseadas com luvas de algodo e arquivadas em

mobilirio de ao; No forar a separao de uma fotografia da outra; Escrever o necessrio somente no verso, com lpis macio.

Diapositivos (slides):

Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelasflexveis de polietileno ou polipropileno);

Utilizar mobilirio metlico revestido de tinta; Produzir cpias ou vias em caso de projees freqentes.

Microfilmes:

Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios provade fogo, e acondicionados em latas vedadas contra a umidade.

Produzir cpias ou vias (determinao legal); Remover a sujeira com pano limpo que no solte fiapos, umedecido

com Film Cleaner.

Disquetes e CDs:

Usar disquetes de boa qualidade; Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador; Usar programas antivrus; Proteger os CDs contra arranhes e poeira.

Caixas de Arquivo (caixa-box):

Utilizar caixas de papelo e no as de plstico; esta tendem atranspirar quando submetidas a altas temperaturas. Alm disso, o papelem que forem confeccionadas deve ser alcalino ou com pH neutro, poisso livres de acidez. Ainda, suas medidas devem ser maiores que as dosdocumentos que vai acondicionar, utilizando calos ou apoios para evitar

que os documentos se dobrem ou rasguem.


26/33




Limpeza do assoalho:

No utilizar gua, nem mesmo no piso. A limpeza deve ser feitacom pano umedecido e aspiradores; Remover a poeira com cuidado para no desloc-la para asestantes e para os documentos. No utilizar vassouras ou espanadores. sempre aconselhvel utilizar panos umedecidos e aspiradores.

O pano nunca deve estar molhado, apenas umedecido. necessrio tambm lav-lo sempre que ficar totalmente sujo.

(TRE-MT/2009 Cespe/UnB) A temperatura ideal para conservao dosdocumentos em um depsito de arquivo deve ser superior a 24C.

Resoluo

O item est incorreto. Pelas recomendaes do CONARQ, a temperaturaideal est entre 16 e 22 C, e ainda a variao no pode ser brusca, devendoocorrer de forma gradual.

(ABIN/2010 Cespe/UnB) ndices elevados de umidade contribuem paraa conservao do papel, em razo das fibras de celulose nele existentes.

Resoluo

O item est incorreto. Os ndices elevados de umidade, como os detemperatura, contribuem para a deteriorao do papel, afetando diretamenteas suas fibras.

(ABIN/2010 Cespe/UnB) Entre os principais recursos empregados napreservao dos documentos de arquivo esto o controle ambiental, otratamento fsico e o qumico.

Resoluo

O item est correto. Todos esses recursos devem ser utilizados paraauxiliar na conservao de documentos. Lembrando que os processos qumicosso o ltimo recurso.


27/33




Exerccios

01 - (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) Os documentos de arquivo no socoletados artificialmente como os objetos de um museu, mas acumulados emfuno dos objetivos prticos da administrao, o que constitui caractersticade unicidade.

02 -(MS/2010 Cespe/UnB) Mesmo que os documentos sejam tiradosarbitrariamente do seu contexto e reunidos de acordo com um sistemasubjetivo qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentria,no perdido nem se torna obscuro.

03 - (MS/2010 Cespe/UnB) Os documentos pblicos devem sermantidos em unidades diferentes que correspondam sua origem emdeterminado rgo governamental.

04 - (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) A provenincia territorial deu origemao princpio da territorialidade, segundo o qual os arquivos devem serconservados em servios de arquivo do territrio onde foram produzidos.

05 -(TRE-ES/2011 Cespe/UnB) De acordo com o princpio do respeito ordem original, os documentos devem ser reclassificados com base noassunto, desconsiderando-se a sua provenincia.

06 - (MPU/2010 Cespe/UnB) No plano institucional, o princpio daterritorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o mais pertopossvel do lugar de sua criao e aplicao e guardados por quem osacumulou.

07 - (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A aplicao do princpio da ordemoriginal mantm os documentos na ordem fsica que eles tinham no setor detrabalho.

08 - (TRT-21/2010 Cespe/UnB) A base terica para a avaliao dedocumentos dada pelo princpio da pertinncia.

09 -(ANEEL/2010 Cespe/UnB) Os princpios arquivsticos, entre eles oprincpio de respeito aos fundos, que fundamentam a prtica arquivsticacontempornea foram elaborados nos ltimos quarenta anos, principalmente apartir da chamada exploso da informao.

10 -(ANEEL/2010 Cespe/UnB) Um documento de arquivo confivelquando o contedo pode ser considerado uma representao completa eprecisa das operaes, das atividades ou dos fatos que o criaram.


28/33




11 -(Correios/2011 Cespe/UnB) A organicidade do arquivo se verificana relao que os documentos mantm entre si em decorrncia das atividadesdo sujeito acumulador, seja ele pessoa fsica ou jurdica.

12 -(Correios/2011 Cespe/UnB) Em um conjunto documental, quandoos documentos so mantidos no local onde foram acumulados, aplica-se oprincpio arquivstico da ordem original.

13 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Quando h necessidade de sereclassificar os documentos por tema, sem se levar em considerao a suaprovenincia ou a classificao original, estar sendo aplicado o princpio dapertinncia.

14 - (STM/2011 Cespe/UnB) As caractersticas dos documentos de

arquivo incluem a unicidade, a qual determina que somente pode serconsiderado documento de arquivo aquele que exemplar nico e original.

15 - (MS/2010 Cespe/UnB) O termo suporte utilizado emarquivologia para denominar qualquer material que contm informaesregistradas. Alguns exemplos, alm do mais comum hoje, que o papel, so:papiro, pergaminho, filme de acetato, fita magntica, disco magntico, discotico, entre outros.

16 - (ANAC/2009 Cespe/UnB) Os estgios de evoluo dos arquivosso conhecidos como arquivos setoriais e arquivos gerais ou centrais.

17 - (STM/2011 Cespe/UnB) A teoria das trs idades refere-se sistematizao do ciclo de vida dos documentos arquivsticos.

18 - (AGU/2010 Cespe/UnB) Uma das principais funes do arquivointermedirio armazenar temporariamente os documentos que no so maismovimentados.

19 - (INSS/2008 Cespe/UnB) A existncia de arquivos correntes justificada por questes exclusivamente econmicas.

20 -(INSS/2008 Cespe/UnB) Os documentos podem passar pelas trsidades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.

21 -(MMA/2003 Cespe/UnB) Os arquivos, assim como as bibliotecas,so formados pro documentos produzidos e conservados com objetivosculturais.

22 - (MMA/2003 Cespe/UnB) Os arquivos so formados pordocumentos colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra oudoao.

23 -(MMA/2003 Cespe/UnB) Os acervos arquivsticos assemelham-seaos biblioteconmicos pelo fato de apresentarem exemplares mltiplos.


29/33




24 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A restaurao, sendo uma operaode conservao, demanda do profissional dela encarregado profundoconhecimento a respeito de papis e tintas.

25 - (EBC/2011 Cespe/UnB) Os acervos arquivsticos soconstantemente atacados por diversos agentes de deteriorao, sendo asujidade o mais danoso.

26 -(ANEEL/2010 Cespe/UnB) As reas de pesquisa, de trabalho e dedepsito devem receber o mesmo tratamento no que concerne s condiesclimticas.

27 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) No caso de o acervo arquivstico serinfestado por pragas, o tratamento deve ser adequado espcie e ao tipo dematerial infestado. Devem-se utilizar, preferencialmente, os tratamentosqumicos, e, como ltimo recurso, as cmaras de congelamento ou amodificao da atmosfera.

28 -(EBC/2011 Cespe/UnB) Elevados ndices de umidade relativa e detemperatura no ambiente de um acervo constituem condies propcias para ainfestao de cupins nesse acervo.

29 -(EBC/2011 Cespe/UnB) Nos acervos arquivsticos, as unidades deacondicionamento devem ser armazenadas em mobilirio adequado, como

mapotecas e estantes de madeira e de metal.

30 -(Correios/2011 Cespe/UnB) No alisamento, uma das operaes derestaurao de documentos, os documentos so dispostos em bandejas de aoinoxidvel.

31 -(IBAMA/2012 Cespe/UnB) Os documentos considerados sigilososso classificados em ultrassecretos, secretos e reservados.


30/33




Gabarito Comentado

Item Resposta Comentrio

01 Errado Segundo este princpio, no pode haver entrada de documentos efetuada por entidadediversa daquela que o gerou.02 Errado Segundo o princpio da Organicidade, a ordem dos documentos deve refletir a organizao eatividades das instituies, para seu entendimento.03 Certo Uma pequena aplicao do princpio da Territorialidade, onde os documentos devem estar omais prximo possvel de seu produtor.04 Certo A correta aplicao do princpio da Territorialidade, onde os documentos devem ser mantidosno local onde foram produzidos.05 Errado O princpio da Ordem Original mantm o arquivo com a classificao inicial. A reclassificao determinada pela Pertinncia.06 Certo Mais uma interpretao do princpio da Territorialidade, os documentos devem serguardados, tanto quanto possvel, pelo acumulador, ou prximo a este.07 Errado A aplicao deste princpio mantm a classificao inicial dos documentos, e no suaorganizao inicial.08 Errado Este princpio no tem aplicao prtica. A base terica para a avaliao so os princpios daProvenincia e da Ordem Original.09 Errado Os princpios arquivsticos, especialmente o da Provenincia e da Ordem Original, datam daIdade Moderna, quando os arquivos ganharam importncia para a sociedade.10 Certo Uma das caractersticas do documento de arquivo provar, informar ou testemunhar sobre aatividade que o gerou, ou sobre a instituio que o gerou.11 Certo O documento de arquivo deve provar ou informar sobre seu produtor. Portanto, deve estarorganizado de forma que reflita fielmente essas atividades.12 Errado Neste caso observamos a aplicao do princpio da Territorialidade. O princpio daOrganizao observado quanto ao mtodo de organizao dos documentos.13 Certo Apesar de no ser mais aplicado este princpio na prtica, exatamente este o seu mtodode funcionamento: considerar apenas o assunto do documento.14 Errado Os documentos de arquivos so nicos em seu contexto. Mas no significa que so nicosem exemplares ou vias. Podem haver mais, e pertencer a arquivos diferentes.

15 CertoOs suportes so qualquer meio fsico que tenha o registro de informaes. Mesmo os

desenhos de cavernas e inscries em tbuas antigas so suporte documental.16 Errado Os estgios de evoluo dos arquivos so dados pela Teoria das Trs Idades, que socorrente, intermedirio e permanente. Vamos ver mais na prxima aula.17 Certo A Teoria das Trs Idades reflete o ciclo de vida pelo qual passa todos os documentoscriados: a sua produo, sua utilizao e sua destinao.18 Certo Vimos que os documentos de arquivo intermedirio so os que possuem ainda utilidadeadministrativa, mas tm baixa freqncia de utilizao.19 Errado A existncia do arquivo corrente inevitvel, visto que a nica fase obrigatria para todosos documentos. O item se refere ao arquivo intermedirio.20 Certo Conforme explicado em item anterior, o arquivo corrente a nica fase obrigatria, pois onde nascem todos os documentos.21 Errado Os documentos de arquivo so produzidos com a finalidade administrativa, conseqncia deatividades prprias do produtor.22 Errado Os documentos de arquivo so acumulados e no colecionados. Ainda, suas fontes soapenas seus produtores; e sua aquisio pelo processo natural de acumulao.

23 Errado Os documentos de arquivo so nicos em seu contexto. Portanto apresentam limitadssimonmero de vias ou cpias.24 Certo necessrio um conhecimento muito grande, no s de papis e tintas, mas de qualquermaterial que componha a estrutura do suporte.25 Certo A sujidade, ou sujeira, o aspecto que mais danifica os documentos. Alm disso, favorece aapario de outros fatores, como microrganismos e reaes qumicas.26 Errado As reas de depsitos devem oferecer condies climticas favorveis preservao dosdocumentos; e as reas de pesquisa, ao trnsito e permanncia de pessoas.27 Errado Os tratamentos qumicos so os mais agressivos e os que mais modificam a estrutura dodocumento. Por isso devem ser empregados como ltimo recurso.28 Certo Um ambiente nessas condies favorece o aparecimento no s de cupins mas de outrosinsetos, alm de interferir diretamente no estado dos suportes, especialmente do papel.29 Errado No permitido o uso de mobilirios de madeira, pois esta apodrece, favorecendo a apariode microrganismos, alm de ser combustvel em caso de incndios.30 Errado O alisamento no uma tcnica de restaurao. A restaurao, a limpeza, o alisamento e a

desinfestao so tcnicas de conservao corretiva.31 Certo Neste recentssimo concurso do Cespe/UnB podemos perceber clara preferncia pelo textoda Lei 12.527/11.


31/33




E assim acabamos nossa primeira aula.

Estes so os conceitos necessrios para responderem s questes.

Resolvemos e comentamos alguns exerccios sobre os assuntos pedidos noedital, alguns com muitas questes, outros com poucas, pois no aparecemmuito em provas da banca...

Mas para que vejam a simplicidade do contedo, observem que muitasquestes resolvidas e colocadas na lista foram retiradas de provas doCespe/UnB para cargos de nvel superior. Mesmo com uma exigncia maiorpara estes cargos, o assunto conceitos iniciais no difcil.

Em nossa prxima aula vamos conhecer as atividades desenvolvidas nosarquivos. A Gesto de Documentos trata exatamente disso: todo o tratamento

que o documento recebe, desde sua produo at a sua destinao, que ofim sofrido por ele de acordo com decises administrativas. Vamos conhecer asferramentas, os procedimentos e as normas que regem esse tratamentodocumental.

Espero que tenham gostado da aula, e mais ainda que tenham percebidoa importncia de estudar esta disciplina!

Continuem se esforando sempre e no desistam nunca! E contemsempre com nosso apoio, meu e da equipe do Ponto!

Espero receber as crticas e sugestes de todos vocs para elaborar umtrabalho que realmente os ajude. Estarei disponvel para soluo de dvidas nofrum do curso e no email: [email protected].

Forte abrao a todos, meus desejos de que as bnos de Deus estejampresentes em suas vidas!

Bons estudos e aguardo a todos em nossa prxima aula!

Prof. Mayko GomesNovembro/2012
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]


32/33




Exerccios Resolvidos na Aula

(STM/2011 Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentosde arquivo aqueles que, emanados do poder pblico ou de entidades de direitoprivado, so capazes de produzir efeitos de ordem jurdica na comprovao defatos.

(ANEEL/2010 Cespe/UnB) Um documento de arquivo confivelquando o contedo pode ser considerado uma representao completa eprecisa das operaes, das atividades ou dos fatos que o criaram.

(Correios/2011 Cespe/UnB) A distino entre documentos de arquivo,

de biblioteca ou de museu feita conforme a origem e o emprego dessesdocumentos.

(TRT-17/2009 Cespe/UnB) A instalao de arquivos setoriais umaforma de centralizao dos arquivos correntes da organizao como um todo.

(AGU/2010 Cespe/UnB) O arquivo corrente formado por documentosque esto em trmite, mas que no so consultados frequentemente porqueaguardam sua destinao final.

(TRT-21/2010 Cespe/UnB) O acesso aos documentos nos arquivos

intermedirios ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivointermedirio uma extenso dos arquivos correntes, em que predomina ovalor primrio dos documentos.

(Correios/2011 Cespe/UnB) O acervo de um arquivo permanente constitudo das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoasfsicas ou jurdicas e recolhidas de modo assistemtico.

(AGU/2010 Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos tcnicos e plantasfazem parte do gnero documental cartogrfico.

(TRT-21/2010 Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e carto-janela so exemplosde documentos do gnero microgrfico.

(TRE-MS/2007 FCC) A tipologia documental a juno da espciedocumental com o suporte material.

(STM/2011 Cespe/UnB) A classificao de sigilo de um grupo dedocumentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuda aodocumento classificado com o mais baixo grau de sigilo, de forma a favorecer oacesso a esse conjunto.

(EBC/2011 Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original deorganizao dos documentos, aplica-se o princpio da pertinncia.


33/33



(AGU/2010 Cespe/UnB) Ao se aplicar o princpio de respeito aos fundosem um conjunto documental de uma organizao pblica ou privada, soidentificados os documentos destinados guarda permanente ou eliminao.

(EBC/2011 Cespe/UnB) Para a obteno do fundo de arquivo, deve-seaplicar o princpio da naturalidade.

(TRT-21/2010 Cespe/UnB) A definio dos gneros documentais importante para estabelecer o tipo de armazenamento necessrio para apreservao dos documentos.

(TJDFT/2008 Cespe/UnB) O acondicionamento uma das etapas doplanejamento de conservao preventiva de documentos.

(TRE-MT/2009 Cespe/UnB) A temperatura ideal para conservao dosdocumentos em um depsito de arquivo deve ser superior a 24C.

(ABIN/2010 Cespe/UnB) ndices elevados de umidade contribuem paraa conservao do papel, em razo das fibras de celulose nele existentes.

(ABIN/2010 Cespe/UnB) Entre os principais recursos empregados napreservao dos documentos de arquivo esto o controle ambiental, otratamento fsico e o qumico.

Documents

Aula 08 - Arquivologia - Aula 01