Conhecendo e organizando um arquivo

“A história não se escreverá senão com orecuar do tempo e com os fatos edocumentos”.

Santos Dumont

Olá pessoal,os objetivos da aula

de hoje são:

Capacitá-los para atuarem eficientemente

nos arquivos das agências.

Mostrar os aspectos fundamentais da classificação de

documentos, com destaque para a identificação dos

tipos documentais

Para iniciar nossa aula de hoje, convidamos você a

viajar conosco e conhecer as origens históricas dos

arquivos.

Observe a imagem ao lado.

Pilhas de documentos, milhares de informações importantes perdidas em

papéis por falta de organização.

A cena apesar de exagerada é um retrato da falta de

organização com os papéis de documentos por parte de

algumas pessoas.

Já parou para pensar nas consequências da desorganização?

A desorganização pode fazer você perder tempo, perder coisas importantes, perder clientes e se bobear você poderá perder até o seu

emprego

Veja a seguir alguns conceitos e definições

importantes para você ir se familiarizando com os

arquivos.

Informação - Todo e qualquer

elemento referencial contidonum documento. A informaçãoé tudo o que pode ser emitido erecebido. Compreende umamensagem, idéia, noção, notíciasobre alguém ou algo. É a noção,idéia ou mensagem contida emum documento.

Documento - é qualquer

elemento gráfico, iconográfico,plástico ou fônico pelo qual ohomem se expressa.

É o livro, o artigo de revista oujornal, o relatório, o processo, odossiê, a correspondência, alegislação, a estampa, a tela, aescultura, a fotografia, o filme, odisco, a fita magnética etc.

Arquivo - é o conjunto

de documentos que,independentemente danatureza do suporte,são reunidos poracumulação ao longodas atividades depessoas físicas oujurídicas, públicas ouprivadas.

Dossiê - é uma coleção

de documentos relativosa um processo, a umindivíduo e, porextensão, a qualquerassunto.

Gestão documental - conjunto de medidas e

rotinas que visam a racionalização e eficiênciana criação, tramitação, classificação, usoprimário e avaliação de arquivos.

Biblioteca - é o conhecimento

genérico e produzido porterceiros. Corresponde aoconjunto de material, em suamaioria impresso, dispostoordenadamente para estudo,pesquisa e consulta comobjetivos culturais.

O documento de bibliotecainstrui e ensina.

Museu - é o conjunto de objetos coletados nas

mais variadas fontes e que contam a história deum povo, sendo sua finalidade essencialmentecultural. Consiste em uma coleção de peças eobjetos de valor cultural, reunidos, conservados ecolocados à disposição do público.

A classificação dos documentos compreende o

suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma enatureza. Conheça cada uma dessas classificaçõesclicando sobre elas.

Formato

Configuração física de um suporte, de acordocom a natureza e o modo como foiconfeccionado.

Ex.: caderno, mapa, rolo de filme, livro, cartaz,códice, diapositivo, ficha, fita perfurada, folha,microficha, planta, rolo, tira de filme, tira demicrofilme, ultraficha.

A classificação dos documentos compreende o

suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma enatureza. Conheça cada uma dessas classificaçõesclicando sobre elas.

Gênero

Configuração que assume um documento de acordo com osistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo.É a linguagem usada, a forma como a informação estáregistrada no documento. Classifica-se em:

− textuais – manuscritos, datilografados e impressos(linguagem básica = escrita);

− audiovisuais – filmes, cinema, videoclipes e CDs de música(associação do som e da imagem);

− cartográficos – mapas, plantas e projetos;

− Iconográficos – desenhos, gravuras, painéis e fotografias(linguagem básica = imagem); documentos imagéticos;

− Multimídia – reúne em um mesmo documento: animação,som e hipertexto.

A classificação dos documentos compreende o

suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma enatureza. Conheça cada uma dessas classificaçõesclicando sobre elas.

Espécie

É a linguagem formal como se apresenta o

documento. A configuração que assume umdocumento de acordo com a disposição e a naturezadas informações nele contidas, tais como: ata, aviso,cartas, certidões, circulares, editais, formulários,memorandos, ofícios, ordem de serviços e outros.

A classificação dos documentos compreende o

suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma enatureza. Conheça cada uma dessas classificaçõesclicando sobre elas.

Suporte

Materiais sobre os quais as informações são

registradas:

− papel – livro, cartaz, mapa, revista, manuscrito,fotografia, jornal;

− mídia magnética e óptica – fita vídeo, fita K7, fitamagnética, disquete e CD;

− filme fotográfico – microfilme, fotograma, cromo,negativo e filme cinematográfico;

− metal, argila, madeira, tecido medalha,monumento, escultura, tela etc.

A classificação dos documentos compreende o

suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma enatureza. Conheça cada uma dessas classificaçõesclicando sobre elas.

Natureza

Corresponde à classificação de segurança aoacesso dos documentos.

Quanto à natureza, portanto, os documentos sesubdividem em:

− Ostensivos ou Ordinários – a sua divulgaçãonão prejudica a organização, sem quaisquerrestrições ao acesso.

− Sigilosos – aqueles que devem ser deconhecimento restrito.

Ativo

Temporário

Inativo

Avance para

conhecer o tipo de

arquivo indicado

pela seta.

Conjunto de documentos estreitamentevinculados aos objetivos imediatos para asquais foram produzidos ou recebidos e que,mesmo cessada sua tramitação, se conservamjunto às unidades produtoras em razão de suavigência e da frequência com que sãoconsultados.

Ativo

Temporário

Inativo

Avance para

conhecer o tipo de

arquivo indicado

pela seta.

Constituído de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, permanecem neste estágio aguardando a destinação final que poderá ser a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.

Ativo

Temporário

Inativo

Avance para

conhecer o tipo de

arquivo indicado

pela seta.

Constituído de documentos que perderam todovalor de natureza administrativa e que seconservam em razão de seu valor documentallegal ou histórico e que constituem os meios deconhecer o passado e sua evolução. A suafunção é conservar e disponibilizar paraconsulta documentos úteis para finsadministrativos e pesquisas históricas.

Descartar ou não eis a questão

Você já ficou indeciso em algum momento sobre

jogar ou não determinado documento? Acompanhe a seguir alguns critérios

que regulam a eliminação de documentos.

1.

•Documentos cujos textos estejam

reproduzidos em outros documentos de

uma maneira mais completa.

2.

•Cópias cujos originais estejam

preservados.

Critérios que regulam a eliminação de documentos:

3.

•Documentos de pura

formalidade.

4.

•Documentos que cumpram

datas específicas.

5.

•Documentos que se tornem

obsoletos.

Ah, fique atento a uma recomendação importante:

Inutilize os documentos antes de

descartá-los.

Agora vamos falar sobre os métodos de arquivamento:

Consiste em adotar metodologiapara a guarda dos documentos,por meio de um planopreestabelecido, visando arapidez no acesso àsinformações.

A escolha do método dearquivamento a ser utilizado édeterminada pela natureza dosdocumentos, frequência deconsulta, sistema de recuperaçãodas informações e estrutura daorganização, devendo ser simplese de fácil entendimento pelos

usuários.

E também existem os métodos de busca que podem ser:

•Busca o documento

diretamente do local

arquivado;Direto:

• É necessário recorrer a

um índice alfabético,

remissivo ou a um

determinado código.

Indireto

Conheça a seguir os principais métodos utilizados para organizar um arquivo:

Sistema de busca direto, que obedece a sequência das

Letras do alfabeto.

O sistema de busca é indireto, uma vez quenecessita de índice alfabético. Considera o númeroda pasta, é um método seguro, simples e de fácilmanuseio, sendo usado quando houvernecessidade de sigilo das informações. Tem amplaaplicação em arquivos especiais e especializados.

O sistema de busca é direto eas pastas são colocadas naordem alfabética. É ummétodo de fácil manuseio queconsidera a procedência oulocal. É aconselhado para serusado em organizações queatuem em várias regiões,cidades, estados etc.

O sistema de busca é direto,considera a data e o documentonão é numerado. Nesse método adisposição das pastas e dosdocumentos, dentro da pasta, ficana ordem cronológica. Pode serutilizado como método auxiliar.Usado para controle depagamentos, compromissos econtrole de pedidos.

Consiste na soma de doismétodos, alfabético e numérico,utilizando a simplicidade de ume a exatidão e rapidez noarquivamento do outro. Temlarga utilização em arquivos decatálogos de fornecedores.

Bom pessoal por hoje é só.Agora não esqueça de fazer

as atividades dessa aula, disponíveis no ambiente

virtual.Até a próxima.

Luiz Ricardo Siles

RASC – Recuperação e Assistência Cristã