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mdccruz01@gmail .comP r o f . M A R C O S C R U Z
ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – [email protected]
Max Weber (1864-1920), sociólogo
alemão, foi o criador da Sociologia da
Burocracia. Seu principal livro, para o
propósito deste estudo, é “A Ética
Protestante e o Espírito de
Capitalismo”.
ORIGEM
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Max Weber dizia que a burocracia é a organização eficiente
por excelência.
Para conseguir eficiência, a burocracia explica nos mínimos
detalhes como as coisas deverão ser feitas.
BUROCRACIA
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A fragilidade e a parcialidade das Teorias Clássica e das Relações
Humanas, ambas revelam pontos de vista extremistas e incompletos
sobre a organização, gerando a necessidade de um enfoque mais
amplo e completo.
O crescente tamanho e complexidade das empresas passaram a exigir
modelos organizacionais mais bem-definidos. Tanto a Teoria Clássica
como a Teoria das Relações Humanas mostraram-se insuficientes para
responder à nova situação.
ORIGEM
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Segundo o conceito popular, a burocracia é entendida como uma
organização lenta e vagarosa na qual o papelório se multiplica e se
avoluma, impedindo soluções rápidas ou eficientes.
O termo também é empregado com o sentido de apego dos funcionários
aos regulamentos e rotinas, causando ineficiência à organização.
O leigo passou a dar o nome de burocracia aos defeitos do sistema
(disfunções) e não ao sistema em si.
O conceito de burocracia para Max Weber é exatamente o contrário: a
burocracia é a organização eficiente por excelência.
Para conseguir eficiência, a burocracia explica nos mínimos detalhes como
as coisas deverão ser feitas.
CONCEITOS
Max Weber criou a Sociologia da Burocracia.
Segundo a qual um homem pode ser pago para agir e se
comportar de certa maneira preestabelecida, a qual lhe deve
ser explicada com exatidão, muito minuciosamente e em
hipótese alguma permitindo que suas emoções interfiram no
seu desempenho.
CONCEITOS
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Segundo Max Weber, a burocracia tem as seguintes características:
CARACTERÍSTICAS
A burocracia é baseada em:Conseqüências
previstas: Objetivo:
1. Caráter legal das normas.
2. Caráter formal das comunicações.
3. Divisão do trabalho.
4. Impessoalidade no relacionamento.
5. Hierarquização da autoridade.
6. Rotinas e procedimentos.
7. Competência técnica e mérito.
8. Especialização da administração.
9. Profissionalização.
10. Previsibilidade do funcionamento.
Previsibilidade do
Comportamento humano.
Padronização do
desempenho
dos participantes.
Máxima
eficiência
da
organização
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A burocracia é uma organização ligada por normas e regulamentos estabelecidos previamente por escrito. Em outros termos, é uma organização baseada em uma legislação própria que define antecipadamente como a organização burocrática deverá funcionar.
As normas e regulamentos são escritos e também são exaustivos porque cobrem todas as áreas da organização, prevêem todas as ocorrências e as enquadram dentro de um esquema definido capaz de regular tudo o que ocorra dentro da organização.
As normas e os regulamentos são legais porque conferem às pessoas investidas da autoridade um poder de coação sobre os subordinados e os meios coercitivos capazes de impor a disciplina.
Assim, a burocracia é uma estrutura social legalmente organizada.
1 - CARÁTER LEGAL DAS NORMAS E REGULAMENTOS
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A burocracia é uma organização ligada por comunicações escritas.
Regras, decisões e ações administrativas são formuladas e registradas por
escrito.
Daí o caráter formal da burocracia: todas as ações e os procedimentos são
feitos para proporcionar comprovação e documentação adequadas, bem
como assegurar a interpretação unívoca das comunicações.
Como as comunicações são feitas repetitiva e constantemente, a
burocracia lança mão de rotinas e formulários para facilitar as
comunicações e rotinizar o preenchimento de sua formalização.
Assim, a burocracia é uma estrutura social formalmente organizada.
2 - CARÁTER FORMAL DAS COMUNICAÇÕES
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A burocracia é uma organização que se caracteriza por uma sistemática divisão do trabalho.
A divisão do trabalho atende a uma racionalidade: sua adequação aos objetivos a serem atingidos.
Daí decorre a eficiência da organização e o aspecto racional da burocracia.
A divisão sistemática do trabalho e do poder estabelece as atribuições de cada participante.
Cada participante tem um cargo específico e uma esfera de competência e responsabilidade: deve saber qual sua tarefa, sua capacidade de comando e quais os limites, direitos e deveres para não ultrapassá-los e não interferir na competência alheia nem prejudicar a estrutura existente.
Assim, a burocracia é uma estrutura social racionalmente organizada.
3 - CARÁTER RACIONAL E DIVISÃO DO TRABALHO
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A distribuição das atividades é feita impessoalmente em termos de cargos e funções e não de pessoas envolvidas.
Daí o caráter impessoal da burocracia.
A administração da burocracia é realizada sem considerar as pessoas como pessoas, mas como ocupantes de cargos e de funções.
O poder de cada pessoa é impessoal e deriva do cargo que ocupa.
A obediência prestada pelo subordinado ao superior também é impessoal, . Ele obedece ao superior, não em consideração à sua pessoa, mas ao cargo que o superior ocupa.
A burocracia precisa garantir a sua continuidade ao longo do tempo: as pessoas vêm e vão, os cargos e funções permanecem.
Assim, a burocracia é uma estrutura social organizada impessoalmente.
4 - IMPESSOALIDADE NAS RELAÇÕES
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A burocracia é uma organização que estabelece os cargos segundo o princípio da hierarquia. Cada cargo inferior deve estar sob o controle e supervisão de um cargo superior. Nenhum cargo fica sem controle ou supervisão.
Daí a necessidade da hierarquia da autoridade para definir as chefias nos vários escalões de autoridade.
Todos os cargos estão dispostos em uma estrutura hierárquica que encerra privilégios e obrigações definidos por regras específicas.
A distribuição de autoridade faz com que o subordinado fique protegido da ação arbitrária do seu superior, pois as ações de ambos se processam dentro de um conjunto mutuamente reconhecido de regras.
Assim, a burocracia é uma estrutura social hierarquicamente organizada.
5 - HIERARQUIA DA AUTORIDADE
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A burocracia é uma organização que fixa as regras e normas técnicas para o desempenho de cada cargo.
O ocupante de um cargo não faz o que quer, mas o que a burocracia impõe a ele.
As regras e normas técnicas regulam a conduta do ocupante de cada cargo, cujas atividades são executadas de acordo com rotinas e procedimentos.
A disciplina no trabalho e o desempenho no cargo são assegurados por um conjunto de regras e normas que ajustam o funcionário às exigências do cargo e às exigências da organização: a máxima produtividade.
As atividades de cada cargo são executadas segundo padrões relacionados aos objetivos da organização.
Os padrões facilitam a avaliação do desempenho de cada participante.
6 - ROTINAS E PROCEDIMENTOS PADRONIZADOS
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Meritocracia.
A escolha das pessoas é baseada no mérito e na competência técnica e
não em preferências pessoais. A admissão, a transferência e a promoção
dos funcionários são baseadas em critérios, válidos para toda a
organização, de avaliação e de classificação, e não em critérios
particulares e arbitrários;
7 – COMPETÊNCIA TÉCNICA E MÉRITO
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A burocracia é uma organização que se baseia na separação entre propriedade e administração.
Os administradores da burocracia não são seus donos ou acionistas. O dirigente não é necessariamente o dono do negócio ou acionista, mas um profissional especializado na administração.
Com a burocracia surge o profissional que se especializa em gerir a organização. Daí o afastamento do capitalista da gestão dos negócios, diversificando as suas aplicações financeiras de capital.
Os meios de produção não são propriedade dos burocratas. O funcionário não pode vender, comprar ou herdar seu cargo, e sua posição não pode ser apropriada e integrada ao seu patrimônio privado.
A separação entre os rendimentos e os bens é a característica específica da burocracia e que a distingue dos tipos patrimonial e feudal de administração.
8 - ESPECIALIZAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO
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9 - PROFISSIONALIZAÇÃO DOS PARTICIPANTES
Cada funcionário da burocracia é um profissional, pois:
É um especialista. Cada funcionário é especializado nas atividades do seu cargo.
É assalariado. Os funcionários da burocracia participam da organização e recebem salários em função do cargo que ocupam.
É ocupante de cargo. O funcionário da burocracia é um ocupante de cargo e seu cargo é sua principal atividade dentro da organização.
É nomeado pelo superior hierárquico. O funcionário é um profissional selecionado, nomeado, assalariado, promovido ou demitido da organização pelo seu superior hierárquico.
Seu mandato é por tempo indeterminado. Quando um funcionário ocupa um cargo, seu tempo de permanência é indefinido e indeterminado.
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9 - PROFISSIONALIZAÇÃO DOS PARTICIPANTES
Segue carreira dentro da organização. Na medida em que um funcionário demonstra mérito, capacidade e competência, ele pode ser promovido para cargos superiores.
Não possui a propriedade dos meios de produção e administração. O administrador gere a organização em nome dos proprietários e o funcionário, para trabalhar, precisa de máquinas e equipamentos que não são de sua propriedade.
É fiel ao cargo e identifica-se com os objetivos da empresa. O funcionário defende os interesses do cargo e da organização em detrimento dos demais interesses envolvidos.
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A conseqüência desejada da burocracia é a previsibilidade do
comportamento dos seus membros.
O modelo burocrático pressupõe que o comportamento dos membros da
organização é perfeitamente previsível: todos os funcionários deverão
comportar-se de acordo com as normas e os regulamentos da
organização, a fim de que esta atinja a máxima eficiência possível.
Tudo na burocracia é estabelecido no sentido de prever antecipadamente
as ocorrências e rotinizar sua execução para que a máxima eficiência do
sistema seja alcançada.
10 - PREVISIBILIDADE DO COMPORTAMENTO
A burocracia é baseada em:Conseqüências
previstas: Objetivo:
1. Caráter legal das normas.
2. Caráter formal das comunicações.
3. Divisão do trabalho.
4. Impessoalidade no relacionamento.
5. Hierarquização da autoridade.
6. Rotinas e procedimentos.
7. Competência técnica e mérito.
8. Especialização da administração.
9. Profissionalização.
10. Previsibilidade do funcionamento.
Previsibilidade do
Comportamento humano.
Padronização do
desempenho
dos participantes.
Máxima
eficiência
da
organização
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As diretrizes da burocracia emanadas através das normas e regulamentos para atingir os objetivos da organização tendem a adquirir um valor positivo, próprio e importante, independentemente daqueles objetivos, passando a substituí-los gradativamente.
As normas e os regulamentos se transformam de meios em objetivos. Passam a ser absolutos e prioritários: o funcionário adquire "viseiras" e esquece que a flexibilidade é uma das características de qualquer atividade racional. Com isso, o funcionário burocrata torna-se um especialista, não por possuir conhecimento de suas tarefas, mas por conhecer perfeitamente as normas e os regulamentos que dizem respeito ao seu cargo ou função.
Os regulamentos, de meios, passam a ser os principais objetivos do burocrata.
APEGO AS REGRAS
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A necessidade de documentar e formalizar todas as comunicações dentro
da burocracia a fim de que tudo possa ser testemunhado por escrito pode
conduzir ao excesso de formalismo, documentação e papelório.
Aliás, o papelório constitui uma das mais gritantes disfunções da
burocracia, o que leva o leigo a imaginar a burocracia como tendo
necessariamente um volume inusitado de papelório, de vias adicionais de
formulários e de comunicações.
EXCESSO DE FORMALISMO E DE PAPELÓRIO
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Como tudo dentro da burocracia é rotinizado, padronizado e previsto com antecipação, o funcionário se acostuma à permanência e repetição daquilo que faz, e isso proporciona total segurança a respeito de seu futuro na burocracia.
Atendendo a normas e regulamentos impostos pela burocracia, o funcionário torna-se um executor de rotinas e procedimentos, e passa a dominá-los com segurança e tranqüilidade.
Toda possibilidade de mudança na organização tende a ser interpretada pelo funcionário como algo desconhecido e, portanto, algo que pode trazer perigo à sua segurança e tranqüilidade.
A mudança passa a ser indesejável e o funcionário passa a resistir a toda mudança que se queira implantar na burocracia.
A resistência à mudança pode ser passiva e quieta ou ativa e agressiva através de comportamentos de reclamação, tumultos e greves.
RESISTÊNCIA A MUDANÇAS
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A impessoalidade no relacionamento entre os funcionários provoca o
caráter impessoal da burocracia, pois ela enfatiza os cargos e não as
pessoas que os ocupam.
Isso provoca a diminuição das relações personalizadas entre os membros
da organização: diante dos demais funcionários, o burocrata não os toma
como pessoas, mas como ocupantes de cargos.
Daí a despersonalização do relacionamento entre os funcionários da
burocracia. Os funcionários passam a conhecer os colegas não pelos seus
nomes pessoais, mas pelos títulos dos cargos que ocupam. O
conhecimento é feito pelo número do registro do colega ou por qualquer
outra forma de identificação das pessoas imposta pela organização.
RELAÇÕES IMPESSOAIS
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A burocracia se assenta em uma rígida hierarquização da autoridade.
Quem toma decisões em qualquer situação é aquele que possui a
categoria hierárquica mais elevada, independentemente do seu
conhecimento sobre o assunto.
Quem decide é sempre o que ocupa o posto hierárquico mais alto, mesmo
sem nada saber a respeito do problema a ser resolvido.
Isso conduz à categorização do processo decisório: a maneira de
classificar as coisas estereotipadamente a fim de lidar com elas com mais
facilidade.
Quanto mais se lançar mão da categorização no processo decisório,
menor será a procura de alternativas diferentes de solução.
CATEGORIZAÇÃO COMO BASE DO PROCESSO DECISÓRIO
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A burocracia baseia-se em rotinas e procedimentos para garantir que as pessoas façam exatamente o esperado.
A burocracia eficaz exige devoção às normas e regulamentos, e essa devoção conduz à sua transformação em coisas absolutas: as regras e rotinas tornam-se sagradas para o funcionário.
O efeito sobre a personalidade das pessoas é tão forte que leva à "incapacidade treinada“, à "deformação profissional“ ou à "psicose ocupacional“. O burocrata trabalha em função de regulamentos e rotinas e não em função de objetivos organizacionais a serem alcançados.
A superconformidade conduz a uma rigidez no comportamento do burocrata que faz o estritamente contido nas rotinas, normas e regras. Isto gera perda de flexibilidade, pois o funcionário restringe-se ao desempenho mínimo.
O burocrata perde a iniciativa, a criatividade e a inovação.
SUPERCONFORMIDADE ÀS ROTINAS E AOS PROCEDIMENTOS
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A burocracia enfatiza a hierarquia de autoridade e torna-se necessário
indicar quem são as pessoas que detêm o poder.
Daí a tendência à utilização intensiva de símbolos ou sinais de status para
demonstrar a posição hierárquica dos funcionários, como uniforme, sala,
mesa, banheiro, estacionamento, refeitório etc. como meios de identificar
quem são os chefes da organização.
O uniforme em algumas organizações como exército, Igreja, etc, constitui
sinal de autoridade.
EXIBIÇÃO DE SINAIS DE AUTORIDADE
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O funcionário está voltado para dentro da organização, para suas normas e regulamentos internos, suas rotinas e procedimentos, para o superior hierárquico que avalia o seu desempenho.
Essa atuação interiorizada para a organização o leva a criar conflitos com os clientes da organização.
Os clientes são atendidos de forma padronizada, de acordo com regulamentos e rotinas internos.
Isso irrita o público com a pouca atenção e o descaso para com seus problemas particulares.
As pressões do público que pretende soluções personalizadas padronizadas pela burocracia fazem o funcionário perceber essas pressões como ameaças à sua segurança.
Daí a tendência à defesa contra pressões externas à burocracia.
DIFICULDADE NO ATENDIMENTO A CLIENTES E CONFLITOS COM O PÚBLICO
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1. Quais aspectos positivos você ressaltaria na teoria da Burocracia?
2. E quais os aspectos negativos?
3. Na sua opinião, a teoria da Burocracia pode ser aplicada a qualquer
tipo de organização? Por que?
4. Qual sua opinião sobre a necessidade de papéis e documentos?
5. Quais seriam as alternativas para agilizar uma empresa burocratizada?
QUESTÕES
