Aula Organização de Documentos

Embed Size (px)

Citation preview

www.organizadoabessa.com.br

Organizao de Documentos e ColeesConsultora Silvana Bessa

Reviso Set/11

www.organizadoabessa.com.br

Arquivos Anexos 1.Quanto tempo guardar cada documento 2.Etiquetas para pastas suspensas 3.Lista de material de escritrio

www.organizadoabessa.com.br

80% da baguna de uma casa resultado da desorganizao e no falta de espao. Ottawa Citizen, 1/04/03, Shelley Page.

A baguna forma-se sem que se perceba e nem sempre visvel, mas basta abrir os armrios para ver que esto cheios de inutilidades.

www.organizadoabessa.com.br

Feng ShuiO que a desordem pode causar:Cansao e letargia (falta de produtividade) Irritabilidade e nervosismo Aprisiona ao passado Atrai alergias Confuso e desarmonia (poluio visual) Pode nos envergonhar Distrai-nos de coisas importantes Acaba por nos deprimir

www.organizadoabessa.com.br

Qual a diferena entre organizar e arrumar?

www.organizadoabessa.com.br

Estilos de (des-) organizados quanto ao tempo1. Saltador: pula de uma tarefa para outra e com freqncia no termina aquilo que comea.

2. Perfeccionista: nunca tem tempo para fazer todas as coisas to bem quanto acha que elas deveriam ser feitas.3. Alrgico a detalhes: sente impacincia ao executar projetos porque simplesmente no consegue lidar com todos os pequenos detalhes. 4. Z-do-muro: quando enfrenta uma srie de opes tem problemas para se decidir. 5. Protelador: normalmente espera at o ltimo minuto para comear a trabalhar.

www.organizadoabessa.com.br

Estilos de (des-) organizados quanto ao espao1. Tudo para fora: prefere ter tudo para fora onde possa ver. 2. Nada para fora: gosta de manter a mesa perfeitamente limpa, mas mesmo assim no se sente organizado. 3. Arrumador: o escritrio parece muito limpo mas nunca consegue achar nada quando precisa. 4. Guardador: detesta jogar alguma coisa que poderia vir a ser til algum dia. 5. Desleixado: no gosta de ser incomodado com arrumaes.

www.organizadoabessa.com.br

Benefcios da papelada organizada:Aumento do espao til que pode at triplicar Melhor controle de documentos, arquivos ou pastas Facilita a execuo de toda e qualquer tarefa/operao.

www.organizadoabessa.com.br

Benefcios da papelada organizadaFacilita a limpeza do local de trabalho Melhora da motivao e da produtividade Economia de tempo e dinheiro Mais qualidade de vida

www.organizadoabessa.com.br

Central de Informaes (Home Office)

Como um escritrio, toda casa precisa de um centro para gerenciar papis.Tenha material de escritrio disponvel para lidar com a papelada.

www.organizadoabessa.com.br

Housekeeping ou Mtodo dos 5 Ss Housekeeping (em ingls) ou o Mtodo dos 5S (em japons) um conjunto de cinco normas que visa manter e otimizar a organizao de qualquer local de trabalho.

Seiri - Senso de Utilizao Seiton - Senso de Ordenao Seisou - Senso de Limpeza Seiketsu - Senso de Sade Shitsuke - Senso de Autodisciplina

www.organizadoabessa.com.br

1 S - Seiri - Senso de Utilizao (Descarte)Conceito: Separe o til do intil. Elimine o desnecessrio.D uma olhada a sua volta. Existem coisas que no tm mais utilidade nenhuma, como por exemplo pequenos papis, canetas sem tinta, ferramentas quebradas ou objetos sem utilidade...

Jogue essas coisas fora imediatamente!

www.organizadoabessa.com.br

2 S - Seiton - Senso de Ordenao (Organizao)Conceito: Organize e identifique tudo para que qualquer pessoa possa localizar facilmente. Ordenar etiquetar! Padronize as nomenclaturas. Use etiquetas, pastas, visores para identificar os documentos, seguindo um padro. Determine o local de armazenamento de cada documento ou objeto.

www.organizadoabessa.com.br

3 S Seiso Senso de Limpeza (Limpeza)Conceito: Limpe seu local de trabalho para que no haja p ou sujeira em nenhum lugar.Reserve 15 minutos todos os dias para limpar seu local de trabalho. Limpe-o regularmente para que no haja a chance de que fique sujo. No jogue lixo ou papel no cho.

www.organizadoabessa.com.br

4 S - Seiketsu - Senso de Sade (Higiene)Conceito: Mantenha sempre um alto padro de arrumao e organizao no local de trabalho.

Higiene manuteno de limpeza e ordem. Quem exige qualidade cuida tambm da aparncia. importante trabalhar num local limpo e organizado.

Em um ambiente limpo, a segurana maior.

www.organizadoabessa.com.br

5 S - Shitsuke - Senso de Auto-disciplina (Manuteno)Conceito: Fazer do mtodo um hbito, transformando os 5s's num modo de vida. a parte mais difcil do treinamento.

O local de trabalho deve ser encarado por todos como sua segunda casa.

A auto-disciplina requer a conscincia e um constante aperfeioamento de todos no ambiente de trabalho.

www.organizadoabessa.com.br

Princpios bsicos da organizaoPlaneje Descarte

Revise

Limpe

Mantenha Organize

Categorize

www.organizadoabessa.com.br

O ambiente mais limpo no o que mais se limpa, e sim o que menos se suja.

www.organizadoabessa.com.br

Classifique a papeladaLaudos, relatrios, atas, pareceres, oramentos, dados estatsticos, arquivos e pastas de documentos, documentos em geral...

www.organizadoabessa.com.br

O que eu preciso guardar?1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Esta informao requer minha ao? Isto existe em algum outro lugar? Pode ser til para outro setor? Esta informao recente o suficiente para ser til? Posso identificar como usar isso? H implicaes legais ou de impostos quanto a guardar ou jogar isso fora? Qual a pior coisa possvel de acontecer se eu no tiver esse papel? O que pode ser consertado ou reciclado?

8.

www.organizadoabessa.com.br

Questione todos os papis que voc guarda!

www.organizadoabessa.com.br

DescarteCuidado! Certos papis e documentos s podem ser jogados fora aps serem devidamente destrudos. Isto vale tambm para cartes de banco e mdias.

www.organizadoabessa.com.br

Cata Treco - Reciclagem

Cata Treco da Comurg em Goinia:Disque coleta: 3524-8555

www.organizadoabessa.com.br

Onde guardar cada papel ou objetoObserve a freqncia de uso:

Usado sempre: coloque no local de trabalho ao alcance das mos. Usado quase sempre: coloque prximo ao local de trabalho. Ocasionalmente: guarde um pouco afastado do local de trabalho. Raramente, mas necessrio: separe em local determinado. O que for desnecessrio: recicle, venda ou elimine, pois ocupa espao necessrio e atrapalha o trabalho.

www.organizadoabessa.com.br

Como guardar os documentosClassifique os arquivos por: 1. Ativo: so todos os papis do ano atual. 2. Permanente: documentos de todos da casa (RG, CPF, passaporte, escrituras de imveis...) 3. Morto: papis de anos anteriores. Observar o prazo de guarda de cada tipo de documento.

www.organizadoabessa.com.br

Como guardar os documentos Guarde em pastas suspensas sempre que possvel. Use cores apenas se elas fizerem sentido (por exemplo, pastas administrativas so vermelhas e as pastas da casa so verdes). Grampeie ao invs de usar clipes de papel. Perfure e fixe os documentos nas pastas para no sarem da ordem.

www.organizadoabessa.com.br

Como guardar os documentosVerifique nos papis a data e arquive-os em ordem cronolgica com o item mais recente frente da pasta. Use visores plsticos transparentes ou de cor clara para fcil leitura. Coloque os visores na frente das pastas suspensas com o nome da pasta o mais prximo possvel do topo do visor.

www.organizadoabessa.com.br

Como guardar os documentos Se voc criar um novo ttulo de pasta, adicione-o em seu ndice de pastas. Deixe pelo menos 8 cm de espao em cada gaveta para pastas adicionais. Etiquete do lado de fora dos armrios o contedo dos arquivos.

www.organizadoabessa.com.br

CorrespondnciaVerifique a correspondncia diria ao lado de um cesto de papis. Boa parte dela ir ficar por l.

Caixa de entrada/sadaEntrada: Tudo o que chegou no dia e que ser resolvido posteriormente. Verifique diariamente! Pendncias: Depende de outros fatores para se resolver (fax, telefonema, etc.) Sada: Assunto resolvido! Deixe aqui para arquivar ou passar adiante. Separe um dia na semana Para ler/ Para fazer para arquivar os documentos!

www.organizadoabessa.com.br

Contas a pagar/receberAs contas ativas podem ser colocadas em uma pasta sanfonada dividida de 01 a 31 de forma que voc veja a data de vencimento no ms.

Outra opo ter uma caixa organizadora somente para contas a pagar, a receber, notas promissrias e afins.

www.organizadoabessa.com.br

Arquivo ativoContas pagas: gua, luz, condomnio, aluguel, escola,carto de crdito, telefone... Contratos: Imvel, seguro, plano sade... Arquivo mdico: Separe por cada morador. Equipamentos: Notas fiscais, certificados de garantia, manual de instrues. Automvel: Notas fiscais, multas, seguro... Finanas: Imposto de renda, documentos de banco, ttulos e aes, recibos doaes e IR... Outros: Recibos de servios da casa...

www.organizadoabessa.com.br

Arquivo ativo importante que estes documentos e papis fiquem facilmente acessveis de sua mesa.

www.organizadoabessa.com.br

Arquivo permanenteTambm chamado de documentos pessoais ou vitais. Cada membro da famlia deve ter sua pasta.Certido de nascimento RG, CPF, Passaporte Ttulo de eleitor e comprovantes de votao Certificados de reservista Certido de casamento/ divrcio Diplomas, histrico escolar... Documentos do carro (transferncia) Certido de registro de imveis Testamento

Um cofre pode guardar estes itens com mais segurana.

www.organizadoabessa.com.br

Caixas e pastas apropriadas do conta de toda a papelada que precisa ser guardada por razes histricas ou legais.

www.organizadoabessa.com.br

Separe por tipo e ano. Etiquete todas as caixas com informaes sobre o contedo e at quando guardar. ndice de arquivos fundamental. Identifique o contedo dos arquivos do lado de fora dos armrios.

www.organizadoabessa.com.br

Antes

Depois

www.organizadoabessa.com.br

Arquivo digital1. No deixe seus arquivos jogados na rea de trabalho. 2. Centralize os arquivos: use diretrios-raiz (Meus Documentos, Minhas Imagens, Minhas Msicas) e crie sub-pastas. 3. Nomes de arquivos facilitam a busca. 4. Ache tudo rapidinho: Windows Desktop Search. 5. Faa cpia dos seus arquivos regularmente (Back-up) em CD e/ou DVD 6. Faa uma faxina no seu computador: Iniciar>Programas>Acessrios>Ferramentas do sistema> Limpeza de disco>escolha a unidade de disco a ser limpa e clique em OK 7. Melhore o desempenho do seu computador: Iniciar>Programas>Acessrios>Ferramentas do sistema> Desfragmentador de disco>escolha com o boto direito a unidade de disco a ser limpa e clique em desfragmentar 8. Detecte e corrija erros no computador: Meu computador>escolha a unidade de disco com o boto direito>Propriedades>Ferramentas>Clique sobre o boto Verificar Agora e o Scandisk ser iniciado.

www.organizadoabessa.com.br

E-mailsE-mails ou Documentos para Tomar Ao > Prioridade A E-mails ou Documentos para Tomar Conhecimento > Prioridade B E-mails ou Documentos para Leitura > Prioridade C

O QUE FAZER?LIXO? ARQUIVO? ENCAMINHO/DELEGO? EU MESMO FAO J? EU MESMO FAO DEPOIS?

www.organizadoabessa.com.br

E-mails1. Crie pastas e agrupe os e-mails recebidos. 2. Utilize Filtros para as mensagens. No Outlook so chamados de Regras. 3. Crie o hbito saudvel de ler e processar os emails diariamente sempre no mesmo horrio, duas vezes ao dia. 4. Examine e processe os e-mails da Caixa de Entrada deixe-a ZERADA, sem nenhum e-mail.Evite Redes Sociais no Trabalho. => Ladro de Tempo!

www.organizadoabessa.com.br

FichriosArquive papis de diversos assuntos. Etiquete a parte externa para fcil identificao, por exemplo: Para Comprar, Idias de Viagens, Decorao...

www.organizadoabessa.com.br

Revistas e catlogosA melhor soluo para capas moles de revistas, catlogos, livros e encadernaes so os porta-revista.

Revisteiros servem apenas para pequenas colees ou como peas de apoio para salas, escritrios e banheiros.

www.organizadoabessa.com.br

Cartes de visita Organize por contatos de trabalho ou casa, cidades, prestadores de servios, mdicos, advogados, txi, restaurantes, lojas...

www.organizadoabessa.com.br

FotosGuarde em lbuns ou caixas em local arejado, seco e longe da luz direta do sol. Nunca empilhe lbuns ou mesmo fotos avulsas. O desgaste do papel ser acelerado nesse caso. Sempre arquive os lbuns em p.

www.organizadoabessa.com.br

Fotos1. Separe as fotos por data ou evento. Guarde tambm os negativos. 2. Organize por ordem cronolgica e em seguida por tamanho.

Os lbuns 10x15 e 15x18 podem ser armazenados em p dentro de caixas identificadas por etiquetas. Fotos grandes e lbuns pesados no formato 20x30 cm ou similares podem guardados em maletas com ala para facilitar o transporte.

www.organizadoabessa.com.br

Fotos DigitaisCrie uma estrutura lgica de pastas e nomeie as fotos.Faa back-up regularmente para no perd-las.

Na pasta Minhas Imagens crie subpastas para cada ano: 2008, 2009, 2010... Depois crie subpastas para cada viagem, aniversrio ou outro evento que voc participou naquele ano. Crie subpastas todas as vezes que voc tirar mais de 30 fotos.

www.organizadoabessa.com.br

LivrosExamine os livros um a um. Separe os que podem ser doados ou vendidos. Defina a ordem nas prateleiras (alfabtica, assunto) Guarde os livros sempre no sentido vertical e em local ventilado. Utilize aparadores para evitar que caiam. Quando guardados na horizontal, no sobrepor mais de trs volumes. Deixe espao livre para futuras aquisies.

Guarde onde til.

www.organizadoabessa.com.br

LivrosSe no forem muitos e a inteno ter uma estante bonita, podem ser colocados de acordo com o visual, por tamanho ou cor. O livro infantil fica melhor nas prateleiras baixas ou no quarto das crianas.

www.organizadoabessa.com.br

Livros1 2 3

ndice A1 - Romance A2 - Fico A3 - Esotricos B1 - Auto-ajuda B2 - Culinria B3 Decorao...

A

A1

A2

A3

B C

B1

B2

B3

C2 C1

C3

D E

D2 D1 E2 E1

D3

E3

F

F1

F2

F3

www.organizadoabessa.com.br

LPsClassifique por ordem alfabtica, gnero, autor, ttulo ou data. Utilize estantes com nichos, suportes especiais e organizadores para separar fisicamente as categorias. Guarde os LPs no sentido vertical, em local ventilado e protegido da luz direta.

www.organizadoabessa.com.br

CDs e DVDsFaa um levantamento do nmero de CDs e DVDs existentes.

Classifique por ordem alfabtica, gnero, autor, ttulo ou data. Utilize estantes com nichos, suportes, gavetas com divisrias, fichrios e outros para armazenar a coleo.

www.organizadoabessa.com.br

CDs e DVDsPouco espao? Elimine as caixinhas !

www.organizadoabessa.com.br

Fitas VHSTecnologia obsoleta Degradao lenta da fita com o tempo (< 3 anos): mofo Preserve suas memrias, faa a converso para DVD!

www.organizadoabessa.com.br

AgendaEntende-se por agenda qualquer tipo de organizador pessoal: agenda de papel, Outlook, Smartphone...

Utilize uma agenda para:

Lembrar-se de tarefas futuras. Anotar reunies, datas especiais e aniversrios, compromissos semanais ou mensais, etc. Escrever listas de coisas a fazer. Planejar seu dia e semana. Anotar prazos importantes.

www.organizadoabessa.com.br

Agenda Registrar idias e acompanhar projetos. Guardar nmeros de telefone e endereos. Armazenar informaes pessoais como cdigos, senhas, etc. Programar atividades como reunies, backup de dados, organizao ou limpeza semanal da sua rea de trabalho.

www.organizadoabessa.com.br

Entrada e sada da casaDeixe um organizador ou caixa na porta ou no hall de entrada da casa para chaves, celular, correspondncias, livros e outras coisas que chegam ou precisam sair com voc!

www.organizadoabessa.com.br

RecadosDeixe um bloco ao lado do telefone com tpicos definidos para as principais informaes que devem ser transmitidas posteriormente.

Um mural um timo lugar de colocar os recados. Jogue fora o recado assim que o ler ou retornar!

www.organizadoabessa.com.br

Fios

www.organizadoabessa.com.br

Organizadores

www.organizadoabessa.com.br

Estratgias diriasA organizao diria a melhor defesa contra a baguna.1. Faa uma coleta de 5 minutos todas as noites antes de se deitar. 2. Separe 15 minutos no final do dia para arrumar sua mesa de trabalho antes de ir embora. 3. Nunca coloque um objeto maior sobre outro menor. 4. Mantenha um saco de lixo no carro. 5. Depois de encerrar as tarefas de cada dia, escreva uma lista de afazeres para o dia seguinte. 6. No deixe pastas nem papis sobre sua mesa se no estiver trabalhando diretamente com eles. 7. Habitue-se a escrever as coisas que deve fazer e comprar em vez de tentar lembrar-se delas.

www.organizadoabessa.com.br

Mensagem final

Nunca saia de um cmodo sem melhorar a aparncia dele. Recolha alguma coisa e guarde-a no lugar certo.

www.organizadoabessa.com.br

Leia mais sobre organizao em:1. SMALLIN, Donna. Organize-se num minuto: 500 dicas para por ordem em sua vida. 1. ed. So Paulo: Editora Gente, 2004. 2. SMALLIN, Donna. Organize-se - solues simples e fceis para vencer o desafio dirio da baguna. 1. ed. So Paulo: Editora Gente, 2005. 3. TOWNLEY EVER, Cynthia. Acabe com a baguna. 1. ed. So Paulo, Publifolha, 2007. 4. FONSECA, Cristina Maria Tancredi da. MININEL, Maria Bernadete Tancredi. Chega de baguna! Organize-se! 1. ed. So Paulo: Marco Zero, 2008. 5. Guia de Organizao Casa e Jardim. Coordenao: Renata Rangel. So Paulo: Editora Globo, 2009. 6. http://www.anvisa.gov.br/reblas/procedimentos/metodo_5S.pdf 7. Blog da consultora: www.organizadoabessa.blogspot.com

www.organizadoabessa.com.br

Na loja Organizado Bessa voc encontra uma linha inteligente de produtos organizadores que iro facilitar sua vida.Endereo: Av. Repblica do Lbano n 2412 Qd. E7 Lt. 78 Loja 06, Setor Oeste - Goinia/GO CEP 74115-030 Site: www.organizadoabessa.com.br E-mail: [email protected] Telefone: (62) 3215-5730 Facebook: Organizado Bessa (pgina) Twitter: @bessasilvana Orkut: Organizado Bessa (comunidade)