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Aula Nº 14 – Relatório de Auditoria

Objetivos da aula:

O objetivo desta aula é esclarecer sobre o que é o Relatório de Auditoria e qual é a sua finalidade dentro do processo de auditoria. Vamos abordar as técnicas utilizadas para a elaboração deste relatório, bem como entender seu papel como auxílio à gestão da empresa auditada.

Tenha uma boa aula!

1. Introdução

O que é o relatório de auditoria?

O relatório de auditoria representa a fase final do processo auditorial e consiste em uma narração ou descrição escrita, ordenada e minuciosa dos fatos que foram constatados, com base em evidências concretas, durante o transcurso dos exames de auditoria. Representa a fase mais significativa do trabalho e se constitui no seu produto final.

O relatório é o instrumento técnico pelo qual o auditor comunica ou apresenta os resultados dos trabalhos realizados, seus comentários, observações, conclusões, opiniões e recomendações, além das providências necessárias que devem ser tomadas pela administração.

Portanto, o relatório de auditoria é a exposição fundamentada de comentários de forma conclusiva, em que são descritos os fatos positivos e negativos de maior importância – denominados de constatações, achados, observações, revelações ou pontos de auditoria – identificados durante o curso normal dos trabalhos – e sugeridas as respectivas soluções.

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O empresário normalmente supõe que o auditor, depois de passar algumas semanas ou meses examinando sua empresa, ofereça alguma coisa mais do que um simples parecer. Ele espera que o auditor, com base na experiência adquirida ao longo dos anos na auditoria de várias empresas de diversos ramos de negócios, dê recomendações construtivas visado ao aprimoramento dos controles internos, redução de custos, melhoramento das práticas contábeis e administrativas e até mesmo uma forma mais adequada de conduzir sua companhia.

A qualidade profissional dos auditores é que distingue as firmas de auditoria. O auditor deve olhar a empresa também como um empresário e não apenas como um contador especializado. Ele deve estar atento para levantar pontos e dar sugestões que levem a empresa, principalmente, a ter maior controle sobre seus ativos, melhorar a qualidade e segurança de suas informações e, finalmente, aumentar seus lucros.

Baseados nesses fatos, os auditores externos passam a emitir relatórios-comentários, em que são descritos os problemas de maior importância constatados durante o decurso normal dos serviços de auditoria e são oferecidas sugestões para solucioná-los. Estas sugestões são colocadas em forma de relatórios, cujos detalhes veremos mais adiante.

2. Técnicas para a elaboração de relatórios-comentários

A capa do relatório deve ter “cor” e layout discretos. O conteúdo é normalmente dividido nas seguintes partes: índice, introdução e comentários e sugestões.

Índice – O índice facilita a identificação dos pontos. Ele é mais utilizado para relatórios extensos. O índice inclui o código numérico, o título e o número da página em que está descrito o ponto no relatório.

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Introdução – Na introdução, o auditor aborda os seguintes assuntos:

Nome da empresa auditada; Período da auditoria; Realização do exame, de acordo com as normas de auditoria

geralmente aceitas, visando a emissão de um parecer sobre as demonstrações contábeis. Esse parágrafo é importante devido ao fato de que a empresa espera normalmente que todas as suas falhas sejam reveladas no relatório do auditor.

Veja abaixo, um modelo de introdução:

Examinamos as demonstrações financeiras da Beta S.A. para o ano findo em 31 de dezembro de 20x1. Como parte de nosso exame, apresentamos esse relatório, com comentários e sugestões, sobre problemas que vieram ao nosso conhecimento durante o decurso normal dos trabalhos de auditoria.

Cabe informar que nosso trabalho foi efetuado de acordo com as normas de auditoria geralmente aceitas, com o objetivo de emitir um parecer sobre as referidas demonstrações financeiras e, conseqüentemente, esse relatório não abrange todos os problemas que possivelmente seriam detectados por uma revisão especial ou de maior profundidade.

Comentários e sugestões – Os comentários e sugestões devem ser ordenados no relatório. A título de exemplo, poderia ser por grau decrescente de importância do assunto ou por ordem de grupamento das contas no balanço patrimonial. O ponto deve ser redigido de forma clara e sucinta e ter certo encaminhamento lógico. A fim de facilitar o entendimento do assunto relatado, os auditores, de forma geral, dividem cada ponto em três parágrafos, a saber:

Procedimento em vigor ou situação constatada; Influências ou conseqüências; Sugestões ou recomendações.

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Procedimento em vigor ou situação constatada

Identificação das razões fundamentais que levaram à ocorrência dos fatos. Representam os motivos pelos quais ocorreu um desempenho inadequado ou não. Da correta identificação das causas depende a correta elaboração de recomendações de forma construtiva. As causas típicas apresentadas pela doutrina auditorial são as seguintes:

Falta de segregação de função; Falta de rodízio de empregados (rotatividade de atividades entre

eles, visando garantir menor vulnerabilidade a situações como férias, saídas de funcionários);

Desconhecimento inconsciente; Tempo insuficiente para a realização da tarefa; Falta de capacitação e/ou comunicação; Negligência ou descuido; Normas inadequadas, inexistentes, obsoletas ou impraticáveis; Falta de recursos humanos, materiais ou financeiros; Falta de supervisão adequada; Falta de organização; Fragilidades nos controles internos.

Influências ou conseqüências

É a identificação detalhada dos efeitos provocados pelo fato ocorrido. São os fatos que demonstram a necessidade de ações corretivas em resposta aos problemas identificados. Sempre que possível, o relatório de auditoria deve expressar a conseqüência quantificada em valores monetários ou em outra unidade de medida. As conseqüências mais típicas são:

Uso antieconômico ou ineficiente dos recursos humanos, materiais ou financeiros;

Perdas potenciais de receitas; Violação de disposições legais; Gastos indevidos; Relatórios sem utilidades ou imprecisos;

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Controle inadequado dos recursos ou atividades; Insegurança na adequação dos trabalhos.

Sugestões ou recomendações

Sugestões propostas pelo auditor para a regularização da situação encontrada, se aplicável. Após a discussão dos achados e a entrega do relatório de auditoria, o auditor deve acompanhar a aceitação de suas recomendações, de modo a garantir a eficácia do seu trabalho. A fase do acompanhamento ou monitoramento normalmente é realizada no transcurso da auditoria subseqüente, na fase do planejamento, e consiste na ação proativa do auditor, objetivando contribuir para o aprimoramento das operações do auditado. Normalmente, quando um problema ou ponto de auditoria permanece na visita seguinte, é mencionado no relatório de auditoria que o mesmo ponto já foi mencionado na visita anterior e permanece inalterado.Para facilitar ainda mais o entendimento, destacamos algumas regras gerais para a elaboração do relatório:

Manter a redação na linguagem corrente, sem erros gramaticais; Não redigir em “CAIXA-ALTA”; Redigir o ponto em 3 partes básicas: Introdução, desenvolvimento

e conclusão; Utilizar linguagem direta, evitando rodeios desnecessários; Evitar gírias, chavões; Evitar termos rebuscados ou difíceis; Não dizer o óbvio; Explorar o recurso dos exemplos; Valorar os achados; Evitar parágrafo de contradição; Conferir todas as informações; Referenciar os achados com os papéis de trabalho (vide capítulo

sobre os papéis de trabalho); Somente emitir relatório após sua discussão com o auditado e a

sua completa revisão; Não utilizar gerúndios.

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Outras considerações sobre o relatório de auditoria

Caso o volume de pontos não comporte a emissão de um relatório, o auditor poderá emitir uma carta.

O auditor deve discutir os pontos com as áreas envolvidas da empresa antes de apresentar o relatório ou carta em seu formato final, com o objetivo de dirimir, antecipadamente, quaisquer dúvidas porventura existentes.

Para melhor entendimento dos assuntos teóricos expostos sobre o tema, vamos exemplificar com alguns modelos de relatórios de auditoria, conforme segue abaixo:

ORGANIZAÇÃO E CONTROLE A empresa não possui um manual de políticas e procedimentos para compras. A inexistência de um manual concorre para que os procedimentos variem em aquisições de mesma natureza, podendo ocorrer casos em que a compra não seja efetuada nas melhores condições comerciais ou mesmo fora dos objetivos da administração da empresa. Adicionalmente, a saída de funcionários poderia ocasionar uma parada temporária da área envolvida. Recomendamos que a empresa elabore um manual de políticas e procedimentos para compras. A título de contribuição, o manual poderia abordar, entre outros, os seguintes assuntos:

- Pessoas responsáveis pela autorização da compra; - Requisição de compras; - Cadastro de fornecedor; - Licitação; - Seleção do fornecedor; - Formalização da compra;

A companhia não tem um cadastro de fornecedores. As informações são obtidas por meio dos registros próprios dos compradores. Em função deste procedimento, poderiam ser efetuadas compras de fornecedores que tenham problemas fiscais ou financeiros, falta de idoneidade, etc., podendo acarretar sérios problemas no fornecimento de materiais ou serviços. Além disso, poderá

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vir a acontecer que o comprador perca seu registro de anotações ou saia da empresa, vindo a criar um sério problema para a área de compras.

Sugerimos que a companhia elabore um cadastro geral de fornecedores, para coletar, ordenar e registrar informações comerciais relativas às empresas que se candidatam para fornecimento de materiais e/ou serviços.

CAIXA E BANCOS Existia, em 31 de dezembro de 20x1, na conta corrente do Banco do Brasil S.A., um saldo de R$ 10.000.000 sem ser movimentado nos últimos 4 meses.

Caso esse numerário tivesse sido aplicado a uma taxa de mercado, para o período de tempo referente à sua não-utilização, a empresa teria obtido um rendimento adicional de R$ 2.000,00.

Recomendamos que sejam acompanhadas as folgas de caixa, no sentido de que os recursos em excesso às necessidades normais sejam devidamente aplicados.

Notamos, durante nosso teste das reconciliações bancárias, a existência de avisos de débitos antigos lançados pelo banco, mas não registrados pela empresa.

Como conseqüência, as transações não estão sendo contabilizadas em seu período de competência.

Recomendamos que sejam tomadas medidas mais rigorosas junto à rede bancária para obtenção desses avisos de débitos.

OBRIGAÇÕES A empresa inclui como despesa não dedutível aproximadamente R$ 2.000,00 referentes a imposto de renda retido na fonte sobre remessas de juros de empréstimos em moeda estrangeira, por ocasião de constituição da provisão para o imposto de renda para o ano findo em 31 de dezembro de 20X1.

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Entendemos que, quando o contrato de financiamento estipula o ônus do imposto de renda na fonte por conta do devedor, esse tributo é despesa financeira e, portanto, dedutível para fins de Imposto de Renda. Recomendamos que na época da apresentação da declaração de rendimentos, esse valor seja considerado como despesa dedutível, o que beneficiará a empresa em aproximadamente R$ 500,00.

SínteseNesta aula foram apresentados os principais aspectos relativos à elaboração de relatórios-comentários e sua importância, diretamente relacionada aos controles da companhia auditada, o que desperta interesse aos proprietários e gestores como forma de melhorar as deficiências internas e, desta forma, diminuir ou eliminar a vulnerabilidade das operações da companhia.

Na próxima aula falaremos sobre Parecer da Auditoria.

Não perca!

Referências

OLIVEIRA, Luís Martins de; DINIZ FILHO, André; GOMES, Marliete Bezerra – Curso Básico de Auditoria, São Paulo, Atlas, 2ª. edição, 2008.

ARAÚJO, Inaldo da Paixão Santos, ARRUDA, Daniel Gomes, BARRETTO, Pedro Humberto Teixeira – Auditoria Contábil – Enfoque teórico, normativo e prático, São Paulo, Editora Saraiva, 1ª. Edição, 2008.

PEREZ JUNIOR, Jose Hernandez; FERNANDES, Antonio Miguel, RANHA, Antonio, CARVALHO, José Carlos Oliveira – Auditoria das Demonstrações Contábeis, São Paulo, FGV Editora, 1ª. edição, 2007.

ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti – Auditoria – Um Curso Moderno e Completo, São Paulo, Atlas , 6ª. Edição 2008.