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PLANEJAMENTO DE EVENTOS
AULA 4
ETAPAS DO PLANEJAMENTO DE EVENTOS – CONCEPÇÃO
- O QUE É PLANEJAMENTO?Na sua forma mais simplificada, o processo de planejamento consiste em estabelecer em que ponto uma organização se encontra no presente e para que ponto seria mais aconselhável que ela se dirigisse no futuro, com as estratégias ou táticas necessárias para atingir aquele ponto. Em outras palavras, o processo de planejamento se interessa pelos fins e pelos meios para atingir tais fins.
Talvez o valor do planejamento seja melhor descrito pelo famoso general americano Douglas MacArthur, que fez a seguinte observação: "Sem um plano, não passamos de turistas."
O comentário de MacArthur faz alusão ao valor do planejamento em fazer com que uma organização (tal como um comitê organizador de evento) se concentre em objetivos específicos e crie caminhos através dos quais esses objetivos possam ser alcançados. Para a definição desses caminhos, é fundamental compreender os fatores internos (por exemplo, recursos disponíveis) e externos (por exemplo, condições econômicas atuais) que irão condicionar quaisquer decisões a serem tomadas.
Por exemplo, seria provavelmente irreal estabelecer como objetivo a ampliação do número de participantes de uma conferência internacional voltada a executivos da indústria farmacêutica se a mesma estivesse experimentando uma recessão global na demanda por seus produtos.
A fim de se engajar produtivamente no processo de planejamento, o gerente de eventos precisa ter em mente uma série de questões. Dentre elas, é fundamental a necessidade de monitorar e avaliar o progresso; coordenar decisões em todas as áreas de forma que os objetivos do evento avancem; e despertar o interesse, inspirar e motivar os responsáveis pela execução dos vários elementos do plano.
Ao reconhecer o poder do planejamento como uma ferramenta de gerenciamento, deve-se também notar que o engajamento efetivo nessa atividade implica alguma dose de disciplina da parte do gerente de eventos.
Conforme observa Sir John Harvey-Jones, ex-presidente da ICI no Reino Unido:
O planejamento é um processo antinatural: é muito mais interessante não fazer nada. O melhor da falta de planejamento é que o fracasso chega inteiramente de surpresa, em vez de ser precedido de um período de preocupação e depressão.
Segundo Hannagan (1998) e Thompson (1997), os gerentes de eventos também precisam ter em mente que os planos devem ser adaptados à dinâmica das circunstâncias. Além disso, eles precisam estar atentos para não entrarem em conflito com "armadilhas" em seus planos.
Dentre elas, o excesso de planejamento e a preocupação com detalhes, em vez de atentar ao conjunto de considerações estratégicas; a visão dos planos como imutáveis quando, na verdade, eles são documentos que devem ser consultados e adaptados com freqüência; a consideração dos planos como conclusivos, desconsiderando seu caráter eminentemente direcional (Johnson & Scholes, 1999).
Planejamento de Eventos – Prof. Carlos Eduardo Lourenço
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- PLANEJAMENTO DE EVENTOS
Onde começa o processo de planejamento do evento? A resposta a essa pergunta depende do fato de o evento estar sendo feito pela primeira vez ou de ser preexistente. No caso de um novo evento, o organizador pode ser obrigado a começar pelo conceito mais amplo do evento realizando um estudo de viabilidade. Se esse estudo garantir que o evento tem a possibilidade de atender a certos critérios decisivos (tais como lucratividade), ele então passa para a fase de desenvolvimento dos planos para sua criação e aplicação.
O planejamento é a espinha dorsal do evento. É ele que dá o norte, que define o rumo para onde se deve ir, onde obter a sustentação econômica. O planejamento visa permitir que a indispensável interação entre todos os fornecedores envolvidos possa acontecer sem atropelos e que a informação possa fluir melhor entre todos os envolvidos, maximizando os resultados e melhorando o relacionamento entre todos os que participam do evento. Isso só acontecerá quando se tiver a visão geral do evento, para só então poder visualizar melhor os pormenores.
Para oferecer um serviço mais eficiente e elaborar um produto mais adequado para o cliente na área de eventos, é preciso compreender como a área trabalha em toda sua extensão, qual a relação dos objetivos propostos para o evento com a execução dele, como e quando são escolhidos os fornecedores, etc.
Não existem bons eventos sem que sua concepção, sua idéia e seus objetivos também o sejam. Para que isso se torne realidade, o início de um evento é sinônimo de trabalho cuidadoso e bem delineado e envolve a definição de todos os aspectos de seu planejamento e organização.
Canton menciona um importante aspecto na compra de um evento:
"clientes não compram produtos, mas expectativas. E isso significa atenção, afetividade, simpatia, reconhecimento e sinceridade".
"Evento é um produto de extremo valor, que não pode ser testado adiantadamente, e o que induz o cliente a comprá-lo é simplesmente a perspectiva de satisfação de suas expectativas".
Para ela, eventos, como todos os demais serviços, são bens intangíveis; não se podem segurá-los, nem levá-los para casa. A motivação de quem o compra e que também deve ser de quem o organiza e produz, está em ser encantado, está na possibilidade de ter suas expectativas e necessidades satisfeitas, em sensações e experiências memoráveis.
Para motivar, é preciso conseguir chegar "dentro" de seus clientes, ajudando-os a alcançar seus sonhos. Todo evento é a realização de um sonho, que pode ter motivação comercial, social, cultural, política ou religiosa, entre outros, mas vai ser sempre um sonho, um desejo que precisa ser realizado. Quer a força da motivação, quer pela incontestável necessidade que todo ser humano tem de promoção e aceitação, quem se propõe a assumir as funções de organizar um evento, principalmente para terceiros, deve entender que é preciso deslumbrar, cativar, fascinar e seduzir não só seu cliente (ou quem paga por seus serviços), mas também quem vai participar do evento.
Só que, ao realizar a apresentação, ao concretizar um sonho, transformando-o num evento, ele também é um produto. Por isso, não há como transformar sonhos em eventos de sucesso sem muito profissionalismo, atenção, cuidado com a enorme riqueza de detalhes envolvidos e
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muita, muita criatividade. Por conseguinte, aos eventos aplicam-se todas as leis econômicas para um produto tangível (um produto que pode ser tocado, apalpado, levado para casa).
Análise de mercado, oferta, demanda, estudo de viabilidade econômica e controles diversos são atividades indispensáveis e fundamentais.
- COMPONENTES DO PROCESSO DE PLANEJAMENTO DE EVENTO
Fases de um Planejamento de Evento
Existem algumas diferenciações entre os autores brasileiros, no tocante às denominações das fases que constituem o evento. Este estudo considerará que todo evento, independentemente da classificação, do tipo, tamanho, objetivo, abrangência, freqüência, dimensão passa por quatro fases distintas, conforme esquema apresentado abaixo:
Concepção – Briefing É a fase do reconhecimento das necessidades do evento, onde se elabora alternativas
para supri-las, identifica os objetivos, coleta as informações necessárias para a execução do evento, estabelecem diretrizes e lista os resultados desejados. Nesta fase acontece o que muitos profissionais denominam de visita técnica.
Pré-eventoÉ a fase essencial do evento, onde haverá a definição do projeto e o planejamento de
todas as atividades, bem como o detalhamento de receitas e despesas esperadas, com a decisão de que tipo de fornecedores e profissionais deverá ser contratado. Também são equacionados os controles administrativos e financeiros. Tudo isso girará em função dos objetivos gerais e específicos do evento e da previsão de receitas estimadas.
Trans-evento Se a fase o pré-evento for bem-feita, a realização do evento tem grande possibilidades
de ser um sucesso, pois haverá uma boa base para que a organização da estrutura operacional do evento possa acontecer sem grandes problemas. Nesta fase, há a montagem do evento no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao público-alvo. Também vão operar todos os fornecedores e profissionais contratados durante o pré-evento.
Pós-evento Caracteriza-se pela desmontagem de toda a estrutura montada na fase anterior, dos
acertos financeiros e dos pagamentos dos fornecedores. É o momento também de acertar as contas com o cliente (dono do evento): devolver todos os materiais não utilizados e as correspondências oficiais catalogadas e arquivadas corretamente da apresentação dos relatórios financeiros e de desempenho evento. É a fase da avaliação dos resultados.
Para Andrade, o planejamento "começa sempre com uma análise da conjuntura, ou mais precisamente, com o levantamento de mercado, seu potencial de demanda e sua capacidade de oferta, a fim de traçar objetivos e metas".
Segundo Canton,
"o planejamento não é um ato isolado, deve ser visualizado como um processo composto de ações inter-relacionadas e interdependentes que visam o alcance de objetivos previamente estabelecidos".
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Meirelles considera o planejamento um:
"fator fundamental ao desenvolvimento de qualquer atividade e, de modo especial, para a organização de eventos, permitindo a racionalização das atividades, o gerenciamento dos recursos disponíveis e a implantação do projeto".
Concepção – Briefing Pré-evento Trans-evento Pós-evento
Planejamento – Organização – Execução
Luiz Cláudio Campos, em seu livro “Eventos: oportunidade de novos negócios” menciona que planejar o evento é ganhar agilidade no desempenho, é melhorar a eficiência na execução das tarefas, é mensurar com mais acuidade os resultados e ter referências para avaliá-los.
Além disso:
"ganha-se tempo;despendem-se menos esforços;evita-se desperdício;tomam-se medidas que minimizem imprevistos e facilitem sua resolução quando surgirem;atingem os objetivos propostos”.
Todas essas vantagens e facilidades ganham força proporcional às dimensões do evento. Ou seja, quanto maior o evento, mais necessário e indispensável se torna planejamento que considere os detalhes e pormenores de todas as atividades fundamentais e necessárias para sua realização.
A cada ano, são criados vários eventos de menor porte para atender à tendência de especialização de várias áreas profissionais, como por exemplo: médica. Também se destacam as novas feiras de negócios segmentados, destinadas principalmente à comercialização de produtos.
Assim, quando é vislumbrado um novo nicho de mercado, ou uma ocasião propícia para aquele evento surgi expectativas e novas criatividades em torno do desenvolvimento e execução.Por exemplo, a crise energética ocorrida em 2001, abriu espaço, entre outros, para diversos pequenos eventos, como os fóruns de debate sobre o assunto.
Seja qual for o ângulo analisado, o tamanho do evento, e sua natureza, para se alcançarem plenamente os objetivos do evento, é preciso entender que ele é um veículo de comunicação dirigida.
Waldir Ferreira, em seu livro “Evento como veículo de comunicação dirigida” afirma que:
"comunicação dirigida é o processo que tem por finalidade transmitir ou conduzir informações para estabelecer comunicação limitada, orientada e frequente com determinado número de pessoas homogêneas e identificadas".
Ou seja, cada evento tem um público específico, que requer uma mensagem, uma formatação e uma linguagem também específicas e bem definidas.
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- CONCEPÇÃO E BRIEFING
Concepção - a fase inicial A etapa inicial de um planejamento de eventos acontece com a concepção, que é a geração da idéia do evento e a obtenção das informações preliminares para o desenvolvimento do planejamento de evento.
Na área de eventos, a concepção e o briefing são somente um apanhado de informações básicas de direcionamento de eventos, que devem representar praticamente um “interrogatório” da expectativa e da idéia de evento do cliente para o desenvolvimento das outras etapas do planejamento.
Para se fazer um evento de sucesso, esse sonho deve ser concretizado com a identificação de uma ou várias necessidades e/ou oportunidades encontradas em um ou mais segmentos. Para isso, após essas constatações, devem-se identificar com clareza e acuidade quais objetivos e resultados o evento buscará alcançar.
Aspectos básicos utilizados para o levantamento da concepção: Reconhecimento das oportunidades; Reconhecimento das necessidade do evento; Elaboração de alternativas para suprir as necessidades; Coleta de informações a respeito da empresa, participantes, patrocinadores, entidades e
outras instituições em potencial; Estimativas de tempo e recursos necessários; Estabelecimento de diretrizes; Estimativa dos resultados desejados.
Essa etapa deve ser descrita sucintamente. Será um breve relato dos aspectos básicos acima mencionados. Em suma, é a introdução do planejamento de eventos, o motivo pelo qual acontecerá. Elaborado pelo organizador do evento para ter um horizonte de todos os passos e intenções do que se deseja no planejamento, organização, execução e resultados.
OBS: Pesquise seu cliente, conheça o que já foi feito na área de eventos e possíveis empresas que atenderam e executaram os mesmos anteriormente. Conheça a verba disponível. Existem casos que as empresas não divulgam a totalidade, sendo assim, faça um comparativo com eventos anteriores buscando saber qual foi o gasto do evento. Tenha sempre a transparência e agilidade nas informações a serem repassadas ao cliente.
Briefing É um conjunto de informações e instruções facultadas e necessárias para o desenvolvimento do planejamento de eventos. São os aspectos relevantes do evento listados entre o organizador e o cliente.
Esse instrumento é aplicado não só para buscar as informações dos itens a compor o planejamento mas também, quando se torna necessário esclarecer alguém, resumidamente, do andamento do processo ou de qualquer problema que não está solucionado.
O organizador busca colher junto ao cliente os desejos, as expectativas e os aspectos mais relevantes para o planejamento de evento e por conseqüência a execução do mesmo. É através do briefing que o organizador desenvolvera todas as ações do planejamento para sua melhor execução.
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MODELO DE BRIEFING DE EVENTOS
Empresa contratante:
Razão Social:
Endereço:
Bairro: CEP.:
Cidade: UF:
Fone: FAX:
Contato: Celular:
Cargo: Departamento:
Segmento de atuação da empresa:
Marca, produto/serviço:
Empresa organizadora do evento:
Razão Social:
Endereço:
Bairro: CEP.:
Cidade: UF:
Fone: FAX:
Contato: Celular:
Cargo: Departamento:
Existe uma comissão organizadora? ( ) Sim ( ) Não Quem são os contatos?
Nome: Celular:
Cargo: Departamento:
1 – EVENTO
1.1 – TemaHá tema definido? ( ) Sim ( ) NãoCaso a resposta seja afirmativa, qual é?
1.2 - Objetivo específicoRelacionar os objetivos do evento.
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1.3 – Classificação do evento1.3.1 - Por área de interesseExiste uma classificação para o evento por área de interesse? ( ) Sim ( ) NãoCaso a resposta seja afirmativa, qual é?
1.3.2 – Em relação ao públicoCom relação ao público o evento será?( ) Fechado ( ) Aberto por adesão ( ) Aberto em geral
1.3.3 – Por abrangência Qual será o alcance do evento?
1.3.4 – Por data ou freqüênciaQual será a freqüência do evento?
1.3.5 – Por sua dimensãoQual será a dimensão prevista do evento?
1.4 – Tipologia de eventoHá um tipo de evento definido? ( ) Sim ( ) NãoCaso a resposta seja afirmativa, qual é?
2 – DATA – HORÁRIO – DURAÇÃO
2.1 – DataExiste uma data pré estabelecida? ( ) Sim ( ) NãoCaso a resposta seja afirmativa, qual é?
2.2 – Horário Existe um horário definido? ( ) Sim ( ) NãoCaso a resposta seja afirmativa, qual é?
2.3 – Duração Existe uma duração prevista para o evento? ( ) Sim ( ) NãoCaso a resposta seja afirmativa, qual é?
3 – LOCAL
3.1 - Existe um local determinado para o evento? ( ) Sim ( ) NãoCaso a resposta seja afirmativa, qual é o local, a cidade e o estado?
3.2 - Qual será a estrutura utilizada no local?
3.3 – O local conta com infra-estrutura para acolher pessoas portadoras de deficiência física?( ) Sim ( ) NãoCaso a resposta seja negativa, como será disponibilizada essa estrutura?
4 – PÚBLICO-ALVO
4.1 – Perfil do público-alvo4.1.1 – Sexo: ( ) Masculino ( ) Feminino ( ) Ambos os sexos
4.2 – Qual a faixa etária do público-alvo?
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4.3 – Qual o grau de escolaridade do público-alvo?
4.4 – Qual o nível socioeconômico dos participantes?
4.5 – Qual a origem geográfica predominante dos participantes? 4.5.1 – País: Estado: Cidade:
4.6 – Qual o número estimado de participantes?
4.7 – Convidados e Autoridades4.7.1 - Quem são os convidados e as autoridades presentes?
4.7.2 – Qual o diferencial de serviços e as honras que serão oferecidas a eles?
5 – PROGRAMAÇAO
5.1 – Existe uma programação prevista para o evento? ( ) Sim ( ) NãoCaso a resposta seja afirmativa, qual é?
6 – SERVIÇOS
6.1 – Qual será o critério de adesão do evento?( ) Taxa de inscrição ( ) Aquisição de ingresso ( ) Convite ( ) Outros. Especificar:
6.1.1 – Sendo o evento aderido por meio de taxa de inscrição ou aquisição de ingresso, como será definido os critérios de valor, forma e prazo de pagamento?
6.1.2 – Como será a forma de credenciamento do evento.( ) Local ( ) Internet ( ) E-mail ( ) Outros. Especificar:
6.1.3 Como será disponibilizado o credenciamento, ingresso, convite ao participante.( ) Local ( ) Correio/Sedex ( ) Outros. Especificar.
6.1.4 – Como será a forma de identificação e entrada do participante no evento. ( ) Crachá ( ) Cartão magnético ( ) Lista de presença ( ) Ingresso ( ) Outros. Especificar:
6.2 – Será oferecido material administrativo e de apoio? ( ) Sim ( ) Não Caso a resposta seja afirmativa, quais?( ) Pasta ( ) Caneta ( ) Bloco de anotações ( ) Certificado ( ) Outros. Especificar:
6.3 – Será oferecido press-kit e brindes? ( ) Sim ( ) Não Caso a resposta seja afirmativa, quais?
6.4 – Qual o idioma oficial do evento?
6.5 – Será oferecido atividades sociais, culturais e turísticas? ( ) Sim ( ) Não Caso a resposta seja afirmativa, quais serão as atividades?
6.5.1 – Será oferecida outras atividades? ( ) Sim ( ) Não Caso a resposta seja afirmativa, quais serão as atividades?
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6.6 – O evento contará com secretaria de apoio? ( ) Sim ( ) Não Caso a resposta seja afirmativa, quais serão as atividades pertinentes?
7 – PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
7.1 – Será oferecida alimentação? ( ) Sim ( ) Não Caso a resposta seja afirmativa, qual é o tipo de alimentação a ser servido?
7.1.1 – Qual será o cardápio oferecido no evento?
7.1.2 – Qual será a empresa fornecedora do serviço de buffet? 7.2 – Existe agência de viagem oficial do evento? ( ) Sim ( ) NãoCaso a resposta seja afirmativa, qual?
7.3 – Será oferecido traslado? ( ) Sim ( ) Não Caso a resposta seja afirmativa, qual o meio de transporte que será utilizado na locomoção dos participantes?
7.3.1 – Existe empresa transportadora oficial do evento? ( ) Sim ( ) NãoCaso a resposta seja afirmativa, qual?
7.4 – O evento inclui hospedagem? ( ) Sim ( ) Não Caso a resposta seja afirmativa, qual será a relação de hotéis serem disponibilizados?
7.5 – Será necessário contratar pessoal especializado? ( ) Sim ( ) Não. Caso a resposta seja afirmativa, quais?
7.6 – Será necessário contratar empresa prestadora de serviço? ( ) Sim ( ) Não Caso a resposta seja afirmativa, quais?
7.7 – Será necessário alugar equipamentos, instrumentos, utensílios de uso móveis e instalações? ( ) Sim ( ) Não Caso a resposta seja afirmativa, quais?
7.7 – Será necessária a aquisição de material de apoio: escritório, higiene, limpeza? ( ) Sim ( ) Não Caso a resposta seja afirmativa, quais?
9 – VERBA / DESPESAS
9.1 – Existe verba prevista? ( ) Sim ( ) Não9.1.1 – Qual o valor?
9.2 – Existe previsão de despesas? ( ) Sim ( ) Não9.2.1 – Qual o valor?
8 – COMUNICAÇÃO / DIVULGAÇÃO
8.1 – Existe logotipo do evento? ( ) Sim ( ) NãoCaso a resposta seja negativa, é necessário criar um logotipo para o evento?
8.1 – Como será feita a divulgação?
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8.2 – Quais veículos de comunicação serão utilizados?
8.3 – O evento terá ações promocionais? ( ) Sim ( ) NãoCaso a resposta seja afirmativa, qual?
10 – DOAÇÕES E AUXÍLIOS GOVERNAMENTAIS
10.1 – O evento contará com doações de empresas públicas? ( ) Sim ( ) NãoCaso a resposta seja afirmativa, qual?
10.2 – O evento contará com auxílio governamental? ( ) Sim ( ) NãoCaso a resposta seja afirmativa, qual?
11 – COMERCIALIZAÇÃO, COTAS DE PATROCÍNIO, APOIO E PARCERIA
11.1 – O evento contará com patrocínio? ( ) Sim ( ) NãoCaso a resposta seja afirmativa, qual será a empresa patrocinadora?
11.2 – O evento contará com apoio e parceria? ( ) Sim ( ) NãoCaso a resposta seja afirmativa, qual será a empresa apoiadora e parceira?
11.3 – Será comercializado anúncios e/ou marcas de produtos e empresas? (Exceto patrocínios). ( ) Sim ( ) NãoCaso a resposta seja afirmativa, qual a previsão?
11.3 – Será comercializado produtos e objetos relacionados ao evento? ( ) Sim ( ) NãoCaso a resposta seja afirmativa, quais?
12 – ALVARÁ, IMPOSTOS, TRIBUTOS E TAXAS
12.1 – Será necessária a autorização da Prefeitura através de Alvará? ( ) Sim ( ) Não
12.2 – Será necessário recolhimento, pagamento de impostos, tributos e taxas? ( ) Sim ( ) Não. Caso a resposta seja afirmativa, quais são os tipos?
12.3 – Quais são os órgãos públicos dos recolhimentos dos impostos, tributos e taxas?
13 – AUTORIZAÇÔES
13.1 – Será necessária a autorização de outros órgãos público-governamentais?( ) Sim ( ) Não. Quais?( ) Policia Militar ( ) Corpo de Bombeiros ( ) Transito ( ) Outros. Especificar:
14- DIVERSOS
14.1 – Relacionar itens relevantes não listados anteriormente.
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REFERÊNCIA BIBLIOGRÀFICA
ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organização de eventos: planejamento e operacionalização. São Paulo: Atlas, 2006. (p. 35 - 113).
GIACAGLIA, Maria Cecília. Organização de Eventos: teoria e prática. São Paulo: Pioneira, 2004.(p. 69 - 182).
MATIAS, Marlene. Organização de Eventos: procedimentos e técnicas. São Paulo: Manole, 2002.(p. 97 - 136).
MARTIN, Vanessa. Manual Prático de Eventos. São Paulo: Atlas,2008. (p. 70 - 139).
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