Embed Size (px)
Citation preview
UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ
CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS - GESTÃO
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
ARY CARLOS DA SILVA JUNIOR
AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DOS ESTOQUES DE UMA EMPRESA DE SERVIÇOS EM TELECOMUNICAÇÕES.
BIGUAÇU (SC), JUNHO DE 2008.
ARY CARLOS DA SILVA JUNIOR
AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DOS ESTOQUES DE UMA EMPRESA DE SERVIÇOS EM TELECOMUNICAÇÕES.
Monografia apresentada ao Curso de Ciências Contábeis na Universidade do Vale do Itajaí, do Centro de Ciências Sociais Aplicadas – Gestão como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis.
Orientador: Prof°: Dr. Sérgio Murilo Petri
BIGUAÇU (SC), JUNHO DE 2008.
ARY CARLOS DA SILVA JUNIOR
AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DOS ESTOQUES DE UMA EMPRESA DE SERVIÇOS EM TELECOMUNICAÇÕES.
Esta monografia foi apresentada como trabalho de conclusão de curso de Ciências Contábeis da Universidade do Vale do Itajaí e aprovada pela banca constituída pelo orientador e membros abaixo.
Biguaçu, 05 de dezembro de 2007. Professores que compuseram a banca: Prof. Sérgio Murilo Petri, Dr. (Orientador) Profa. Josane Mara Maciel, M.Sc (Membro de Banca) Prof. Silvio Osni Koerich, M.Sc (Membro de Banca
RESUMO
O presente trabalho tem como objetivo geral avaliar o sistema de controle interno do estoque em uma empresa de comércio e serviços em telecomunicações, tendo o objetivo de determinar a eficácia dos controles aplicados para monitorar os estoques. Verificando as técnicas adotadas pela administração para dirigir e controlar os estoques da melhor maneira possível, sendo que os estoque reprensentam valores importantes para empresa onde tem seu peso nas demostrações contábeis, e são pontos de muito trabalho para auditoria que desprendem inumeras horas para uma análise detalhada. Os controles observados na empresa indicam resultados dignos de uma boa gestão de informações, seqüência de técnicas e procedimentos desde a escolha dos fornecedores, procedência das mercadorias, preços, prazo de entrega, destacam preocupação dos administratores que investem na atualização dos sistemas. As divergências encontradas não são relavantes para alterar significativamente as tomadas de decisões tão pouco para uma urgente mudança, mas é importante aperfeiçoar os procedimentos, os colaboradores para uma adguada e eficiente gama de controles internos. Palavras-Chaves: Controle Interno, Auditoria, Estoque, Gestão de Informações.
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO.......................................................................................................................7
1.1 JUSTIFICATIVA.....................................................................................................................8
1.2 DEFINIÇÃO DO PROBLEMA................................................................................................9
1.3 OBJETIVOS...........................................................................................................................9
1.3.1 Objetivo Geral.......................................................................................................................9
1.3.2 Objetivos específicos ..........................................................................................................9
1.4 SUPOSIÇÕES .....................................................................................................................10
1.5 ESTRUTURA DO TRABALHO ............................................................................................10
2 AUDITORIA CONTÁBIL .....................................................................................................12
2.1 BREVE HISTÓRICO............................................................................................................12
2.2 CONCEITO DE AUDITORIA ...............................................................................................13
2.3 AUDITORIA INTERNA VERSUS AUDITORIA EXTERNA..................................................15
2.3.1 Auditoria Externa ...............................................................................................................17
2.3.2 Auditoria Interna ................................................................................................................19
3 CONTROLES INTERNOS...................................................................................................21
3.1 IMPORTANCIA DOS CONTROLES INTERNOS................................................................22
3.2 PLANEJAMENTO DOS CONTROLES INTERNOS............................................................23
3.3 NATUREZAS DOS CONTROLES INTERNOS ...................................................................24
3.4 PRINCÍPIO DE CONTROLES INTERNOS .........................................................................24
3.4.1 Procedimento de Controle Interno...................................................................................25
3.4.2 Avaliação Controles Internos ...........................................................................................26
3.5 AUDITORIA EM ESTOQUE ................................................................................................28
3.6 ESTOQUES .........................................................................................................................29
3.6.1 Essência do Controle no Estoque....................................................................................31
3.6.2 Controle Interno relevante em estoque ...........................................................................32
3.6.3 Exame nas Compras dos Estoques.................................................................................33
3.6.4 Exame dos Inventários......................................................................................................35
4 METODOLOGIA..................................................................................................................37
4.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA ..................................................................................37
4.2 ESTUDO DE CASO.............................................................................................................38
4.3 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA ...................................................................................38
4.4 PROCEDIMENTOS METODOLOGICOS............................................................................38
5 ESTUDO DE CASO.............................................................................................................40
5.1 CONTEXTUALIZAÇÃO .......................................................................................................40
5.2 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS DA PESQUISA. ..........................................41
5.2.1 Análise da Área – A – Informações Gerenciais ..............................................................42
5.2.2 Análise da Área – B – Compra de Material......................................................................42
5.2.3 Análise da Área – C – Confirmação Física ......................................................................43
5.2.4 Análise da Área – D – Saída do Almoxarifado ................................................................43
5.2.5 Análise da Área – E – Armazenamento ...........................................................................44
5.2.6 Análise da Área – F – Obsoletos ......................................................................................44
5.3 ANÁLISE DE RESULTADO DA PESQUISA .......................................................................45
5.4 VANTAGENS E DESVANTAGENS.....................................................................................47
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................................49
6.1 GENERALIDADES ..............................................................................................................49
6.2 QUANTO AO ALCANCE DOS OBJETIVOS .......................................................................50
6.3 LIMITAÇÕES .......................................................................................................................50
6.4 RECOMENDAÇÕES PARA FUTUROS TRABALHOS .......................................................51
REFERÊNCIAS..............................................................................................................................52
ANEXOS ........................................................................................................................................54
1 INTRODUÇÃO
A contabilidade nasce da necessidade do homem em registrar seus bens e
avaliar seus acréscimos e decréscimos ocorridos em um período determinado,
segundo Sá (1997). Ao longo da história da humanidade ela mostra o quanto seu
desenvolvimento foi importante para sistema sócio econômico.
Na necessidade da verificação dos registros contábeis, nasce a auditoria.
No princípio a auditoria apenas confrontava os registros com os documentos
apresentados. Hoje é uma forma vital para as empresas no processo de tomada
de decisão, buscando assim as melhorias dos sistemas de controles internos e
eficácia por meio da auditoria interna.
A auditoria interna é uma técnica utilizada para o aprimoramento dos
controles internos, no qual se busca um instrumento de organização para a
entidade. A verificação dos controles internos auxilia a gestão no controle e
permite prever e organizar movimentos, dentro do seu patrimônio.
É importante que as organizações gerenciem com pleno conhecimento dos
seus sistemas de controles internos, para que a eficácia desejada possa ter a sua
real relevância no processo de tomada de decisão.
Atualmente a sociedade vive de regras impostas ou até mesmo sugeridas
por costumes antigos, no qual constantemente as pessoas são controladas ou
sujeitas a fazer o que a lhes é induzido.
Estes controles são determinados por leis e normas da sociedade, no qual
constantemente ocorre mudança, principalmente quando se trata de controles
dentro das empresas.
Por controles internos entendemos todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio. (FRANCO; MARRA, 1995, p. 207).
Percebe-se que o mercado está muito mais agressivo e concorrente. Desta
forma é essencial a verificação dos controles internos dentro das empresas,
8
analisando sua eficiência e a necessidade de aperfeiçoamentos para atingir os
objetivos dos gestores num processo de qualidade e eficiência dos resultados.
O Grupo de contas de estoques é aquele que mais atenção recebe do auditor e uma das áreas em que maior número de horas é gasto principalmente pelo fato de os valores apresentados no balanço estarem representados por quantidades de unidades de bens ativos que necessitem de comprovação física antes de qualquer outro trabalho. (MOTTA, 1992, p. 99).
Corroborando com os pensamentos, buscam-se métodos eficazes,
instantâneos para análise de estoque dentro das empresas, analisando os
estoques nos controles internos.
1.1 JUSTIFICATIVA
As empresas buscam aprimorar a qualidade de seus serviços com o que
rege a Lei, com isto conta com os Auditores Internos para avaliar seu estoque,
visando verificar alguma falha em seus controles e melhorando pontos fracos
apontados dentro da empresa.
Com esta medida o gestor, além de tomar iniciativa para melhorar o
desempenho da empresa, procurando evitar falhas futuras ou fraudes, que podem
distorcer alguma informação prejudicando o bom andamento do processo.
A Auditoria Interna tem por fim verificar e analisar vários procedimentos
entre eles o estoque, que muitas vezes é realizado por amostragem do material,
desde a contagem de estoque física, a circularização de estoque em poder de
terceiros, teste da avaliação e de provisão para perdas, bem como o corte da
movimentação de estoque.
Este trabalho vai buscar revelar ao gestor as possíveis irregularidades e
procedimentos inadequados no estoque da empresa, viabilizando tomadas de
decisões mais precisas à realidade, possibilitando a redução de custos e
orçamentos periódicos, além de controles mais precisos e armazenamentos
adequados.
9
1.2 DEFINIÇÃO DO PROBLEMA
Este trabalho busca propor aos gestores uma análise mais profunda nos
controles em estoque, sendo assim procura-se responder algumas indagações:
• Os controles internos estão sendo aplicados corretamente?
• O sistema utilizado tem lacuna possibilitando falhas?
• Há a possibilidade de aperfeiçoar o sistema implantado?
1.3 OBJETIVOS
A seção apresenta de que forma pretende-se resolver os problemas
definidos na seção anterior, ou seja, estabelece os objetivos de pesquisa.
1.3.1 Objetivo Geral
Avaliar o sistema de controle interno do estoque em uma empresa de
serviços em telecomunicações.
1.3.2 Objetivos específicos
• Verificar os controles internos dos estoques em uma empresa de
serviços em telecomunicações.
• Determinar se os controles internos em estoque estão empregados
adequadamente.
10
• Propor melhorias no controle interno dos estoques.
1.4 SUPOSIÇÕES
Tratando-se de um estudo de caso e, portanto caracterizando-se como
uma pesquisa do tipo qualitativa optou-se por antecipar respostas em forma de
hipóteses:
Com o estudo pode ser identificado e corrigido a falha no controle interno
do estoque, assim garantindo a agilidades nos processos, melhorando o
resultando no crescimento da entidade.
Os controles internos de estoques são aplicados de forma inadequada em
uma empresa de serviços de telecomunicações;
O sistema utilizado permite inconsistências, podendo ser aprimorado assim
reduzindo possíveis falhas.
1.5 ESTRUTURA DO TRABALHO
Esta seção tem por objetivo apresentar o conteúdo dos capítulos do
trabalho de pesquisa que se demonstra a seguir.
No primeiro capítulo foi exibir uma justificativa da escolha do tema, a
definição do problema, os objetivos gerais e específicos a serem alcançados e as
suposições do problema.
No segundo capítulo consta a fundamentação teórica que focou a auditoria,
sua evolução, as definições e sua relevância no auxílio aos administradores para
as tomadas de decisões.
O terceiro capítulo apresentou-se análise dos controles internos, sendo
11
abordados seus conceitos, princípios, sua importância e avaliação dos controles
internos quanto à sua eficiência e eficácia.
No quarto discorreu sobre a conta estoque, resgatando conceito do
estoque, essência do controle em estoque, bem como os exames e testes.
O quinto capítulo apresenta a metodologia, a caracterização da pesquisa e
da empresa e os instrumentos utilizados para o desenvolvimento do trabalho.
O sexto capítulo dispõe sobre a apresentação e análise de resultados da
empresa, demonstrando os pontos mais relevantes, buscando soluções e
alternativas para os pontos fracos.
No sétimo capítulo, expõem-se as considerações finais do tema
pesquisado, apresentando-se e avaliando-se os objetivos propostos e as
recomendações de acordo com os resultados alcançados, listando-se por fim as
referências utilizadas na pesquisa.
2 AUDITORIA CONTÁBIL
O presente capítulo tem o propósito de contextualizar os controles
internos, sendo este um componente da auditoria contábil, mas precisamente da
auditoria contábil interna.
2.1 BREVE HISTÓRICO
É importante lembrar que a auditoria existe há muito tempo, como afirma
Sá (2000, p. 21) “Existes provas arqueológicas de inspeções e verificação de
registros realizados entre a família real de Urukagina e o templo sacerdotal
sumeriano e que datam de mais de 4.500 anos antes de Cristo”. Sendo
inevitável seu aperfeiçoamento diante das sucessões dos anos, se adequando a
necessidade de cada momento. De acordo com Franco; Marra (1995, p. 33) “[...]
causas responsáveis pelo surgimento da auditoria são hoje determinantes de
sua extraordinária evolução”.
Os primeiros indícios da existência da função de auditoria com o sentido similar ao atual datam de muitos séculos, no tempo da civilização suméria (povo do antigo Oriente, do vale do Rio Eufrates) em que os proprietários que confiavam seus bens à guarda de terceiros e que conferiam ou mandavam conferir auferidos com as suas atividades econômicas estavam na verdade, praticando funções de auditoria (MOTTA, 1992, p.13).
Antigamente já existia a preocupação com os bens, sendo indispensável,
confrontar suas atividades economias para garantir o crescimento e o bom
desenvolvimento nas atividades exercidas.
A auditoria surgiu como conseqüência da necessidade de confirmação dos registros contábeis, em virtude dos aparecimentos das grandes empresas e da taxação do imposto de renda, baseados apurados em balanço. Sua evolução ocorreu paralelamente ao desenvolvimento econômico, que gerou as grandes empresas, formadas por capitais de muitas pessoas, que tem na confirmação dos registros contábeis a proteção ao seu patrimônio (FRANCO; MARRA 1995, p. 33).
13
Na concepção de Sá (2000, p. 21) “A Auditoria Contábil é uma tecnologia
que se utiliza à revisão, da pesquisa, para fins de opinião e sobre situações
patrimoniais de empresas e instituições”.
Entende-se que hoje, diante de tantas mudanças acontecendo e
influenciando diretamente ou indiretamente nas atividades da empresa, num
espaço de tempo muito curto, como novas leis que constantemente são
reguladas, modificado, para melhor atender um determinado fim, é um
verdadeiro desafio implantar controles eficientes que satisfaçam as
necessidades da empresa com o mínimo de custo ou despesa.
Contudo a auditoria possui ferramentas importantes, onde se podem
combinar técnicas e ciência para controlar e interpretar os inúmeros fatos
suscetíveis de descrição, ou explicação ocorridos no patrimônio da empresa.
2.2 CONCEITO DE AUDITORIA
Auditoria empenha-se em averiguar as informações confirmando se
realmente condizem com a verdade não ocultando nem ignorando fatos
relevantes que possam influenciar na tomada de decisão, nas palavras de Motta
(1992, p.15) “Uma definição objetiva do termo auditoria implicaria descrever o
trabalho do auditor dado a enorme gama de técnicas aplicadas a cada tipo da
atividade econômica”.Empresa ainda esclarece com uma definição abrangente e
não tão conclusiva que:
Auditoria é o exame cientifico e sistemático dos livros, contas, comprovantes e outros registros financeiros de uma companhia, com o propósito de determinar a integridade do sistema de controle interno contábil, das demonstrações financeiras, bem como o resultado das operações e assessorar a companhia no aprimoramento dos controles internos, contábeis e administrativos (MOTTA, 1992, p.15).
De uma forma um pouco diferente, no entanto em concordância com João
Maurício Motta, Sá explica que:
14
Auditoria é uma tecnologia contábil aplicada ao sistemático exame dos registros, demonstrações e de quaisquer informes ou elementos de consideração contábil, visando apresentar opiniões, conclusões, críticas e orientações sobre situações ou fenômenos patrimoniais da riqueza azienda, publica ou privada, quer ocorridos, quer por ocorrer ou prospectados e diagnosticados (SÁ, 2000 p. 25).
O exame tem que ser ordenado conforme a razão, com forte rigidez nas
regras não podendo ser praticado caso falte com estas características, assim
não será possível classificar como um trabalho contábil com ausência do
conjunto harmônico de medidas que concorram para um fim exato mantendo
fortes as bases como os princípios.
No desenvolvimento normal de sua tarefa, o auditor é obrigado a apelar, para prática de seus conhecimentos, de outras disciplinas que se apresentam como meios para atingir o fim principal que tem em mira, porque a auditoria é um prodigioso acréscimo de conhecimentos (SÁ, 2000 p. 26).
Diante das afirmações mencionadas tendo ainda importante fato que deve
ser lembrado e exposto para não subestimar ou desprezar os inúmeros
trabalhos que devem ser vistos detalhadamente, conforme a visão de Sá (2000,
p. 26):
A verificação de um documento, embora pareça simples, exige número elevado de conhecimento do profissional para que possa observar a forma e a regência legal do mesmo (a que leis estão sujeito, especialmente as tributárias, as trabalhistas ou as sociais) [...]. Esta é a razão pela qual afirmamos que a auditoria não é para iniciantes.
Contribuindo para conceito de auditoria nas palavras de FRANCO;
MARRA (1995, p. 22) “A auditoria é a técnica contábil utilizada para avaliar
essas informações, constituindo assim, complemento indispensável para que a
contabilidade atinja plenamente sua finalidade”. Garantindo assim a melhor e
mais clara possível, todo tipo de informação, tornando seguro os dados
divulgados por ela.
Ainda no entender de FRANCO; MARRA (1995, p. 23) “Ela se vale,
portanto, de todos os meios de prova ao seu alcance, para apurar a veracidade
dos registros, mesmo que tenha de recorrer a provas extras contábeis, ou
15
mesmo fora da empresa auditada”.
2.3 AUDITORIA INTERNA VERSUS AUDITORIA EXTERNA
Na auditoria externa existe algumas características que se diferenciam da
auditoria interna, como a independência que possui com a empresa auditada
sedo que a auditoria interna muitas vezes não emite relatórios das
demonstrações contábeis, tendo em vista, que são direcionados para as
atividades internas assim não evidenciando para terceiros.Sendo que ambas se
complementam, facilitando alguns processos como a auditoria interna pode
abster-se de algum trabalho, pois auditoria externa vai analisar com mais
detalhes ou vise versa, economizando honorários, Franco; Marra (1995, p. 174).
De acordo com Motta (1992, p. 17):
No Brasil a coordenação dos trabalhos auditorias é feita de duas formas: 1º Os auditores internos trabalham sob a orientação e supervisão direta dos auditores independentes como parte de sua equipe. 2º Os auditores internos executam trabalhos em determinadas áreas e os auditores independentes revisão seus papéis de trabalho para concluir sobre a adequação dos mesmos, podendo estes então servir de base para a emissão do relatório dos auditores externos ou, caso estejam incompletos, solicitar o respectivo trabalho adicional aos auditores internos para que sejam utilizados.
Analisando a auditoria externa pode dizer que é independente, com
delimitação dos serviços contratados, no entanto estes serviços são mais
amplos só que eventuais, já a interna é limitada às atividades que a empresa
exerce, não sendo tão amplos e sim específicos da rotina diária da empresa,
sendo periodicamente verificados os métodos e tipos dos controles, se estão
garantindo o resultado esperado, a atividade de uma é similar a da outra, com
muitos procedimentos e normas equivalentes, atuando no mesmo campo, pois
ambas identificam irregularidades ou garantem a exatidão dos registros, ainda
propondo melhorias às falhas identificadas.Conforme se visualiza no Quadro 1 a
seguir:
16
Elementos Auditoria Independente ou Externa
Auditoria Interna ou Operacional
Sujeito Profissional Independente Auditor interno (funcionário da empresa)
Vinculo com a empresa auditada Contrato de prestação de serviço Contrato de trabalho
Ação e objetivos
Exame das demonstrações financeiras e contábeis ou alguma área específica ou procedimento predefinido como
objeto de trabalho especial
Exame dos controles operacionais dos controles internos e avaliação da
eficiência e eficácia da gestão
Finalidade
Opina sobre as demonstrações financeiras principalmente, emitir
parecer sobre a adequação das demonstrações contábeis.
Promover melhoria nos controles operacionais e na gestão de recursos,
recomendações para melhoria dos controles internos e eficiência
administrativa.
Relatório principal Parecer do auditor independente Recomendações de controle interno e eficiência administrativa
Grau de independência Mais amplo Menos amplo Interessados no trabalho A empresa e o público em geral A empresa
Responsabilidade Profissional, civil e criminal. Trabalhista Número de áreas cobertas pelo exame
durante um período Maior Menor
Intensidade em cada área Menor Maior
Continuidade do trabalho Periódico Contínuo
QUADRO 1. COMPARATIVO DAS ATIVIDADES DA AUDITORIA INTERNA X EXTERNA
Fonte: Adaptado, extraído de Crepaldi; 2000, e Hernandez 1998.
Os auditores externos poderão aceitar e aproveitar muitas tarefas que já tenham sido executadas pelos auditores internos, tais como reconciliações bancárias, verificação física de estoque, confirmação de saldos devedores e credores, etc. Para tanto os auditores externos verificarão a competência, a perfeição e a imparcialidade com que foram executados os serviços de auditoria interna. (FLORENTINO, 1988, p 142).
Com técnicas semelhantes e procedimentos muitas vezes equivalentes à
auditoria externa e interna, torna-se possível o trabalho em conjunto ou um
utiliza os papéis de trabalho do outro, assim aperfeiçoado os métodos garantindo
o bom resultado dos trabalhos realizados e reduzindo o tempo de trabalho da
auditoria externa, conseqüentemente diminuindo os custos com honorários.
Apesar desta relação paralela se distingue em muitos procedimentos,
como no objetivo de cada uma, também na finalidade conforme demonstrado na
tabela um que ilustra bem as diferenças da auditoria interna e auditoria interna.
17
2.3.1 Auditoria Externa
É praticada por profissionais com grande conhecimento no assunto sem
vínculo empregatício com a empresa auditada, apenas pela prestação dos
serviços específicos a qual foi contratada, sendo conhecidos como profissionais
independentes.
Auditores independentes antes de executar o serviço devem verificar suas
funções, observando as Normas de Auditoria Geralmente Aceitas.
Assim, de acordo com as Normas Profissionais de Auditor Independente.
O contador, na função de auditor independente, deve manter seu nível de competência profissional pelo conhecimento atualizado das Normas Brasileiras de Contabilidade, das técnicas contábeis, especialmente na área de auditoria, da legislação inerente à profissão, dos conceitos e técnicas administrativas e da legislação específica aplicável à entidade auditada.
Os relatórios que antecedem a Lei, propostos pelo Instituto dos Auditores
Independentes do Brasil, conhecido como Instituto Brasileiro de Contadores, ao
Conselho Federal de Contabilidade, as Normas de Auditoria Geralmente Aceitas
no Brasil, as Normas Brasileiras de Contabilidade “NBC-T-11” determinado as
Normas de Auditoria Independentes das Demonstrações Contábeis e em 10 de
maio de 1991, a “NBC-P-1”, normas Profissionais de Auditor Independente,
Hernandez (1998, p. 18).
O auditor independente antes de assinar o contrato com o cliente ele deve
obter conhecimento prévio da atividade da empresa a ser auditada, verificando a
complexidade das operações que serão auditadas, para poder determinar se
está capacitado a assumir o trabalho, caso não estiver deve recusar.
Conforme as Normas Profissionais de Auditor Independente.
O auditor deve recusar os serviços sempre que reconhecer não estar adequadamente capacitado para desenvolvê-los, contemplada a utilização de especialistas noutras áreas, face à especialização requerida e aos objetivos do contratante.
Deve também ter autonomia em relação aos trabalhos não dependendo
18
da hierarquia trabalhando diretamente com a alta gerência para garantir um bom
trabalho sem interferências seja efetiva ou material,
O auditor deve ser independente, não podendo deixar-se influenciar por fatores estranhos, por preconceitos ou quaisquer outros elementos materiais ou afetivos que resultem perda, efetiva ou aparente, de sua independência. (NBC P1)
Fica impedido de iniciar os trabalhos caso o auditor tenha no período da
auditoria ou na execução do serviço, relação com cliente ainda com as
coligadas, controladas, controladoras, ou integrantes do mesmo grupo
econômico e ainda fica impedido se tiver:
Vínculos conjugais;
Vínculos de parentesco consangüíneo em linha reta, sem limites de grau, em linha colateral até o 3º grau;
Por afinidade até o 2º grau, com administradores, acionistas, sócios ou com empregados que tenham ingerência na sua administração ou nos seus negócios;
Ainda sejam responsáveis por sua contabilidade;
Com relação de trabalho como empregado;
Administrador ou colaborador assalariado, ainda que esta relação seja indireta;
Nos dois últimos anos; participação direta ou indireta como acionista ou sócio;
Tenha interesses financeiros direto, imediatos ou mediatos;
Substancial interesse financeiro indireto;
Compreendida a intermediação de negócios de qualquer tipo e a realização de empreendimentos conjuntos;
Função ou cargo incompatível com a atividade da auditoria independente;
Fixados honorários condicionais ou incompatíveis com a natureza do trabalho contratado;
Qualquer outra situação de conflito de interesses no exercício da auditoria independente.
QUADRO 2 - NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE
Fonte: Adaptado, extraído da (NBC P1).
A auditoria externa tem por meta atestar, que as informações contábeis
apresentadas por seus clientes sejam coerentes, verdadeira, sem erros
relevantes, apresentando fielmente a realidade patrimonial e financeira da
entidade dos exercícios findo naquela data, observando mais as normas legais
de forma ampla, tendo um domínio ao interesse coletivo, caso seja identificado
divergência relevante.
Deve o auditor registrar em seus papéis de trabalho assim se
resguardando as penalidades legais, sendo auditoria independente eventual não
19
constante como a auditoria interna, pode o auditor utilizar-se das informações
dos controles internos para ter maior agilidade em seus procedimentos caso
existam, assim integrando os processos que em alguns casos são idênticos só
deve averiguar a fidelidade das informações.
2.3.2 Auditoria Interna
A auditoria interna pode-se dizer que é executada pelos colaboradores
internos da empresa, que tem um contato diário com o operacional, de acordo
com Franco; Marra (1995, p. 175):
A auditoria interna é aquela exercida por funcionário da própria empresa, em caráter permanente. Apesar de seu vínculo à empresa, o auditor interno deve exercer sua função absoluto independência profissional, preenchendo todas as condições necessárias ao auditor externo, mas também exigindo da empresa o cumprimento daquelas que lhe cabem.
Apesar de prender-se legalmente a empresa, com vinculo empregatício o
auditor interno não deve ter restrições às informações de um determinado
processo de auditoria, devendo se reportar à administração da entidade,
ultrapassando a hierarquia se necessário, assim garantindo o bom resultado do
trabalho de auditoria interna.
Na concepção e entendimento de Sá (2000, p. 468):
A auditoria interna é um órgão de controle que, possuindo máxima liberdade, deve “acompanhar” os comportamentos da atividade empresarial ou institucional, visando, basicamente confiabilidade interna dos sistemas de controle, confiabilidade interna dos registros contábeis, confiabilidade interna dos informes, avaliação da eficácia das funções.
Hernandez (1998, p. 16) lembra as disposições legais que segue:
A) Por determinação da administração, a administração utiliza a auditoria interna como órgão de assessória e controle.
B) Por determinação da matriz ou controladora, é comum em grandes conglomerado a existência e uma auditoria interna,
20
subordinada à empresa controladora, que verifica a observância das normas de controle estabelecidas para todas as empresas do grupo.
As empresas com auditoria interna devem fornecer meios para um
controle permanente em tempo integral nas atividades como assistentes que sob
a chefia direta do auditor geralmente auxilia na manutenção dos controles.
.
3 CONTROLES INTERNOS
Este capitulo vai explorar alguns pontos dos controles internos e suas
características, também sua importância nos processos de controle e técnicas
dos controles internos.
Com controles internos ineficientes o exame de auditoria fica em alguns
casos, impraticável, as causas que contribuem para o acontecimento das
fraudes e erros tais como falta de controle interno, controles impraticáveis,
normas sem eficiência e outros, causando desconfiança quanto qualidade das
informações contábeis. Colella (1986, p. 4)
O sistema de controle interno em uma empresa ou área a ser auditada
fica de apoio para os auditores fundamentarem seu trabalho e determinar a
extensão dos testes, fixarem estritamente as condições e processos que vão
utilizar analisando a natureza e época adequada para aplicação.
O “Institut Français des Experts Comptables” (1993 apud SÁ, 2000, p.
107):
O controle interno é formado pelo plano de organização e todos os métodos e procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos, controlar a validade dos dados fornecidos pela contabilidade, aplicar a eficácia e assegurar a boa aplicação das instruções da direção.
Os controles internos devem proteger contra situações indesejáveis,
como erro e fraudes, assegurando a veracidade das informações internas e
externas, garantindo a eficiência operacional da empresa, também serve para
auxiliar em novas situações e simplificar rotinas entre outros.
Se o auditor questionar algum controle interno podendo estar em
desacordo e interferir sobre a fidelidade dos registros, ele poderá verificar qual
grau de relevância, se for significativo deve ponderar e reavaliá-los.
Controles internos ficam de responsabilidade da empresa, entretanto se
recomenda sugestão nos controles internos por parte dos auditores tendo o
propósito de excluir as deficiências. Franco; Marra (1995, p. 208).
22
3.1 IMPORTANCIA DOS CONTROLES INTERNOS
Na estrutura administrativa entende-se por controles o artifício que
ajudam no aperfeiçoamento das pessoas, nas atividades diárias como, intervir
as ações e processos, atenuarem aos inconvenientes, equiparando resultados,
inovar e identificar falhas ou erros, tornar simples as rotinas, ir à companhia do
planejado, adaptar as demais práticas administrativas. Colella (1986, p 4)
Por controles internos entendemos todos os instrumentos da organização destinados à vigilância e verificação administrativa, que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio. (FRANCO; MARRA 1995, p. 207)
Os controles em uma empresa representam qualidade indispensável para
garantir que procedimentos cotidianos sejam bem executados ou ainda sigam as
regras, normas internas descritas pela administração, reforçando a fidelidade
das informações assim tornando seguro e claro o bom andamento da empresa.
A importância do controle interno fica patente a partir do momento em que se torna impossível conhecer uma empresa que não disponha de controles que possam garantir a continuidade do fluxo de operações e informações proposto. (ATTIE, 1998, p. 112)
O controle é necessário para garantir que fatores adversos como
fraqueza, incapacidade, desatenção e outros não aconteçam ou que seja
reduzido para que não distorçam as informações.
Sabemos que administrar é exercer função de que dependam outras pessoas para a realização do trabalho. Assim, em face do encadeamento das funções e das pessoas que as desempenham no cenário mundial, o fenômeno no administrativo se desdobra em vários tipos de funções: planejamento – organização – comando – coordenação e controle. (Hernandez 1998)
Apreciar de modo inteligente os procedimentos em vigor e determinar que
os mesmos ofereçam um razoável grau de confiança; verificar se o sistema está
sendo corretamente aplicado; e reportar as falhas observadas oferecendo
23
recomendações para saná-las
3.2 PLANEJAMENTO DOS CONTROLES INTERNOS
Para se obter sucesso ao aplicar um plano de controle interno, cada
empresa deve saber quais as suas necessidades, o plano deve ser flexível e
deve satisfazer os objetivos de cada organização se adequando as
necessidades em cada processo, com linhas claras da autoridade definindo
quem tem tal direito ou poder.
Um elemento importante em qualquer plano de organização é a independência estrutural das funções de operação, custódia, contabilidade e auditoria interna. A independência estrutural requer uma separação de funções de tal forma que os registros existentes, fora de cada departamento, sirvam como controles das atividades, dentro do departamento. (ATTIE, 1998, p. 115)
Tendo a característica estrutura independente e segregada, o trabalho
dos setores deve ser integrado, coordenado, tornando possível o tramite das
operações com tranqüilidade, eficácia, sendo definida a responsabilidade entre
os departamentos seguindo as diretrizes da administração, que devem estar
claramente definida em manuais e organogramas as regras e objetivos.
Entretanto, à medida que cresce seu conhecimento da empresa, suas mudanças e formas de trabalho, pode identificar a necessidade de alterar o planejamento global inicial, traduzindo-o de maneira mais adequada e eficaz. (ATTIE, 1992, p. 82)
O planejamento apropriado diminui os desperdícios com tempo e
despesas. Com estudo preliminar pode ser aperfeiçoado as técnicas e formas a
serem utilizadas explorando a natureza da atividade empresaria dado condições
para determinar a extensão do trabalho para programar a execução.
24
3.3 NATUREZAS DOS CONTROLES INTERNOS
Com o propósito de demonstrar a naturezas dos controles internos em
uma empresa ou entidade e para uma melhor compreensão na prática do dia a
dia, podemos dizer que as inúmeras atividades praticadas diariamente por
pessoas em seu trabalho, como ações, atitudes, comportamento, com relação
ao patrimônio da empresa são classificados como controles internos da empresa
controlados de alguma forma pela controladoria sendo questionado
periodicamente através de índices ou de relatórios seja para qualidade,
desempenho ou crescimento.
De acordo com (FRANCO; MARRA 2000 p. 260). Pode-se dizer:
Por controles internos entendemos todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalizações administrativas, que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio.
Os reflexos positivos e principalmente os negativos, são estudados com
intenção de direcionar para um aproveitamento eficaz da situação, reciclando e
reformulando novos procedimentos para as divergências encontradas.
3.4 PRINCÍPIOS DE CONTROLES INTERNOS
O controle tem significado e importância quando é concebido para
asseverar um processo com caminho e forma organizada para atingir um
objetivo.
Motta (1992, p. 43) esclarece que “o comitê AICPA publicou a SAS nº. 29,
em outubro de 1958, subdividiu-se o controle interno em contábil e
administrativo”.
CONTROLE INTERNO CONTÁBIL - compreende o plano de organização e todos os procedimentos referentes relacionados com a salvaguarda do ativo e a fidedignidade dos registros
25
financeiros, geralmente compreendem controles, tais como os sistemas de autorização e aprovação, segregação entre as tarefas relativas à manutenção e elaboração de relatórios e aquelas que dizem respeito à operação ou custódia do ativo, controles físicos sobre o ativo e auditoria interna.
CONTROLE INTERNO ADMINISTRATIVO – compreende o plano de organização e todos os métodos e procedimentos referentes principalmente à eficiência operacional, e a obediência às diretrizes administrativas que normalmente se relacionam apenas indiretamente com os registros contábeis e financeiros.
Segundo Lopes de Sá (2000, p. 107) os princípios fundamentais são:
Existência de um plano de organização com uma adequada distribuição de responsabilidades; Regime de autorização e de registros capazes de assegurar um controle contábil sobre os investimentos, financiamentos e sistema de resultado da empresa (custos e receitas), ou de metas das instituições (orçamentos); Zelo do elemento humano no desempenho das funções a ele atribuídas; qualidade e responsabilidade do pessoal, em nível adequado.
Os princípios fundamentais visam à organização interna da empresa,
implantando metas, dividindo atividades, resguardando o ativo da empresa,
direcionando a responsabilidade mais ampla dos funcionários, com a visão de
diminuir erros e falhas nos registros contábeis e financeiros.
O auditor se vale da avaliação do sistema que compreende:
• Sistema, plano de organização e política de procedimentos;
• Objetivo, proteção dos ativos, confiança nos dados contábeis,
eficiência operacional e adesão às políticas da administração. Colella
(1986, p. 8).
3.4.1 Procedimento de Controle Interno
O controle interno tem como procedimentos quatro regras gerais, que
26
segundo Attie (1998, p. 117) são:
salvaguarda dos interesses da empresa: tem como objetivo resguardar o patrimônio da empresa, evitando assim perdas desnecessárias.
a precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais: neste caso avalia-se a confiabilidade dos documentos, fazendo análise e conciliação das informações fornecidas.
o estímulo à eficiência operacional: tem como objetivo selecionar e treinar melhor os colaboradores, incentivando-os com planos de carreiras, controlando as horas trabalhadas e seu desempenho, bem como acompanhar o custo-padrão de serviços produzidos.
a aderência às políticas existentes: a empresa necessita implantar ou aderir às políticas existentes como a supervisão dos colaboradores, revisão de sistemas e fazer periodicamente a Auditoria Interna, podendo corrigir rapidamente desvios e falhas.
Lógico que para a guarda de interesses, devem-se tomar alguns
cuidados; tais como a determinação de cargos e responsabilidades, evitando
assim a sobre carga de funções, evitando a rotação de funcionários,
desperdícios, redução de erros e realizar a contagem física do estoques.
Contudo percebe-se que sem estes itens o controle interno torna-se falho,
pois como compreender e ajustar o andamento de uma empresa sem o incentivo
e colaboração de todos os funcionários, visando sempre o engrandecimento da
empresa.
3.4.2 Avaliação Controles Internos
A avaliação do controle interno realizado pelos auditores ou
colaboradores tem como essência à sugestão de melhorias nos controles já
existentes, garantindo assim que os processos internos estejam funcionando
conforme as diretrizes da empresa.
27
Testes e estudos práticos atestando que os controles internos descritos e
implantados na empresa estejam sendo utilizados na prática, e não sendo
mantidos como regras bem elaboradas, mas não empregadas nas atividades
operacionais da empresa.
Na afirmação de Florentino (1988, p. 125)
Periodicamente há que se processar um teste para avaliar a eficiência dos controles internos da empresa. Essa avaliação torna-se necessária não somente para que a direção da empresa possa aquilatar o grau de eficiência dos controles como também porque os auditores da empresa, [..] precisam ter uma idéia bem concatenada da existência e da validade desses controles.
Para ser considerado controles internos em estoques bem apropriados
deve-se aplicar exames de auditoria em data anterior ao encerramento,
garantindo que as informações sejam precisas no final de cada ano, assim
diminuindo tempo para analise dos exames da auditoria nos estoques.
Procedimentos importantes devem ser estudados, pois devem ser
confirmados. Os controles implantados estão sendo aplicados corretamente, não
deixando brechas, garantindo á boa qualidade dos métodos utilizados, já que a
principal intenção é obter informações adequadas, incentivar o respeito e da
obediência ás políticas da administração, proteção dos ativos e promoção da
eficácia e eficiência operacional. (Hernandez 1998)
Todas as áreas operacionais ou não da empresa, estão inserida no
controle interno, mesmo que não esteja descrito em regulamento ou manual é
comum acompanhamento do processo, principalmente quando implantado em
uma nova operação ou técnica para determinada ação. (Attie 1998).
Na afirmação de Florentino (1988, p. 11)
Quando os fatores que determinam os resultados são de natureza física ou química os controles agem com mais segurança, porque tais fatores em determinadas circunstâncias reagem sempre com repetição de comportamento. Diferentemente, quando os fatores que determinam os resultados são de natureza humana, os controles tornam-se mais difíceis, e até mesmo imprevisíveis.
Os sistemas de controles internos compreendem o plano de organização
28
e o conjunto integrado de métodos e procedimentos adotados pela entidade na
proteção do seu patrimônio, propícia a confiabilidade e tempestividade dos seus
registros e demonstrações com eficácia das atividades operacionais (NBC-T-11).
Ao longo dos trabalhos o auditor adquire inúmeras informações, podendo
ter dúvidas quanto algum processo, para sanar aplica-se um questionário de
avaliação, onde poderá concluir se o sistema atual de controle é adequado ou
tendo que aprimorar algumas ações, ainda pode constatar que os controles são
inadequados por não atender os princípios vitais e normas de controles.
Sob o ponto de vista de Attie, (1998, p 110)
Às vezes imagina-se ser o controle interno sinônimo de auditoria interna. É uma idéia totalmente equivocada, pois auditoria interna equivale a um trabalho organizado de revisão e apreciação dos controles internos, normalmente executado por um departamento especializado, ao passo que o controle interno se refere a procedimentos de organização adotados como planos permanentes da empresa.
Auditoria Interna é o exercício executado por profissionais da empresa
com um bom conhecimento em um assunto fim, para há averiguação
independente, com relação as suas funções diárias, nas independências da
empresa, para atestar se os procedimentos adotados pela administração estão
agindo de forma eficiente, e controles internos são ferramentas, desenvolvidas
para proteger o patrimônio da empresa, confirmar a exatidão e fidedignidade das
informações contábeis.
3.5 AUDITORIA EM ESTOQUE
Auditoria nos estoques requer especial atenção nos testes, considerando
o fato que um erro na compilação dos estoques trará seguramente reflexo direto
nas informações gerenciais e registros contábeis, como para o resultado já que
dará efeito no custo das mercadorias.
Como afirma Motta (1992, p. 99):
29
O grupo de contas de estoque é aquele que mais atenção recebe do auditor e uma das áreas em que maior número de horas é gasto principalmente pelo fato de os valores apresentados no balanço estarem representados por quantidade de unidades de bens ativos que necessitem de comprovação física antes de qualquer outro trabalho.
De acordo com (FRANCO; MARRA 1995, p. 324). Os objetivos e técnicas
para exames dos estoques são muitos, sendo grande parte deles voltada para:
Confirmar que os valores apresentados demonstrem a quantidade física existente.
Examinar se os valores seguiram as regras e princípios contábeis.
Assegurar a concordância dos procedimentos na formação dos inventários com o período anterior.
Verificar se o método de custo usado na fabricação esteja demonstrando a verdade.
Confirmar que os estoques são de propriedade da empresa.
Determinar que os estoques existentes são para atividade fim e tem conservação adequada.
As atividades em estoques proporcionam ao auditor grandes
circunstâncias para ele expor minuciosamente recomendações de melhoria ao
processo, muitas vezes a verificação integral é impraticável, então se aplicam
testes para conferir um os resultados, já que as confirmações são feitas por
amostragem. (Sá, 2000).
3.6 ESTOQUES
Os estoques são de grande importância, tanto para empresa, quanto aos
auditores, pois em seu ativo circulante se dispõem de um valor considerável
para empresa refletindo na apuração de cada exercício, além de dispor uma
gama de atrativos, com métodos e técnicas variadas para o auditor implantar e
30
apresentar recomendações.
Em outras palavras “Estoque é compreendido como, armazenamento de
bens, acumulação de materiais com características diferentes, tamanho, cor,
peso, função” (Colella, 1986).
A necessidade de o estoque existir é porque constantemente existe um
desequilíbrio, entre o fornecimento e a demanda dos produtos.
O estoque representa um dos ativos mais importantes do capital
circulante a da posição financeira, na maioria das empresas. “Sua correta
determinação no início e no fim do período contábil é essencial para uma
apuração adequada do lucro líquido do exercício”. (FIPECAFI, 2000).
O estoque tem uma ligação direta com as áreas fundamentais da
empresa, envolvendo diretamente com situações administrativas, contábeis e de
avaliação.
Para determinar o tipo de estoque, a quantidade, o valor e muitos outros
questionamentos, para iniciar podemos utilizar o quatro 02 sob o ponto de vista
de (Sá, 2000).
1 Os estoques são controlados? Existem almoxarifados? 2 Existe setor especificamente responsável pelo estoque? 3 Existe registro permanente dos estoques? 4 Os registros são controlados por fichários? Por controles eletrônicos? 5 Há um encarregado de controlar as entradas e de certifica-lhes a exatidão? 6 O responsável pelo estoque faz compras? Autoriza-as? 7 Todos os artigos comprados passam pelos almoxarifados? 8 Existe um serviço de compras organizado? Tem coleta de preço? 9 As compras são feitas mediante autorização escritas? 10 Quem autoriza as compras (que cargo)? Há um cadastro de fornecedores? 11 O que ocorre quando há discrepância? 12 Existem conferências físicas periódicas dos estoques?
13 As diferenças encontradas são ajustadas? Qual documento para ajuste? A que autoridade
visa tal documento? 14 Existem normas escritas para o inventário? 15 Há um código de classificação dos materiais?
16 São feitas transferências entre os almoxarifados? 17 Quem autoriza a transferência? Que cargo tem? 18 Que documento cobre a transferência? 19 É feito registro contábil da transferência?
31
20 Toda entrega de materiais é feita mediante requisições escritas?
21 Existe caso de aplicação de materiais sem que estes passem pelo controle do
almoxarifado? 22 O estoque está armazenado em local seguro? 23 O estoque tem abrigo contra calor, chuva? 24 Onde ficam os produtos de grande volume? O acesso aos produtos é livre? 25 Os materiais obsoletos e inadequados têm relação e controle a parte?
26 Quem detecta o material obsoleto é o mesmo que faz sua posterior verificação? 27 Os almoxarifados custodiam artigos que não pertençam à empresa?
28 Existe algum caso de transformação ou industrialização de artigos comprados, antes de
saírem para uso ou emprego operacional? 29 Há caso de sobra de materiais?
QUADRO 2. QUESTIONÁRIO PARA DETERMINAR TIPO DE ESTOQUE.
Fonte: Adaptado de SÁ, Antônio Lopes de. Curso de Auditoria. 9 ed.
São Paulo: Atlas, 2000. p. 117.
São muitas as informações, não basta apenas a resposta do questionário,
pois cada resposta se tem um novo quesito que se estende ao longo do
trabalho, para sanar estas questões temos alguns procedimentos e técnicas
para seguir.
3.6.1 Essência do Controle no Estoque
Garantindo a integridade do estoque deve a empresa ter bons
procedimentos e métodos, adotados pela administração para controlar, e
fornecer informações de seu estoque.
Contempla DAL MAS (2000, p. 80). “A responsabilidade primordial do
auditor quanto ao exame dos estoques relaciona-se com os seguintes pontos:”
Verificar, se os valores apresentados nos documentos como estoque,
representa a quantidade física existente em condição adequada de uso,
confirmar se os métodos de avaliação do estoque está em conformidade com os
princípios contábeis, certificar que não foi inventariado itens obsoletos ou que
apresentam preço inadequado, confirmar que as mercadorias apresentadas seja
de propriedade da empresa e não de terceiros, ou ainda que esteja como
32
garantia a terceiros.
Por estarem relacionados a todas as operações de uma companhia, os estoques têm diversas funções em ciclo operacionais que requerem controles adequados, que são: planejamento, compras, armazenagem ou almoxarifado, despacho, contabilização. Motta (1992, p. 101)
A Lei das Sociedades Anônimas estabelece regras para o processo de
avaliação dos estoques, também devem ser vistas as leis fiscais, que mudam
muito, influenciando o custo, ainda temos os pareceres normativos e
normatizações das entidades da classe oficial.
A capacidade de abranger, mais o grau de elevado das informações dos diversos produtos em estoques como tamanho, valor, durabilidade, e muitos outros, fica em poder da companhia a de escolher ou criar suas normas e métodos de controles que garantam informações necessárias para o desenvolvimento e andamento da atividade fim com eficiência (Sá, 2000).
No passado inúmeras empresas não disponham de meios para avaliar o
resultado de suas operações, umas utilizavam o levantamento físico dos
inventários, onde se tinha que desprender das atividades rotineiras para conferir
a quantidade uma a uma, com suas diversas características ou seguimento, sem
as ferramentas que possuímos hoje como técnicas que são implantadas desde a
entrada, armazenamento e saída dos produtos comercializados, sem falar das
novas tecnologias que infinitamente vem facilitando o andamento dos processos,
que eram feitos por fichas e controles manuais, até eficientes só que com um
grau de informações delicado, por se tratar de papel não dispondo das
informações em um tempo tão curto quanto dispomos hoje.
3.6.2 Controle Interno relevante em estoque
Um dos principais controles é verificar a existência física dos produtos
seguida da propriedade dos mesmos assim evitando procedimentos
desnecessários, também temos, quais controles dão informações da descrição
dos produtos detalhando suas características, validade, peso, local entre outros.
33
Na concepção de Sá (2000, p. 327):
A verificação e confirmação do estoque são de vital importância e são dignos de cuidados especiais, embora impraticáveis a verificação integral em alguns casos utilizando-se de testes, nos bens conhecidos como bens de venda, em tal grupamento existem produtos, elaborados, em processo, retalhos, resíduos, matérias-primas, auxiliares, secundárias, de consumo, além de muitos outros.
Os estoques possuem informações que devem ser analisadas como
preço, condição da compra, registro na quantidade certa, e registrada conforme
as normas e princípios, na época pertinente, se armazenadas em segurança
com plena capacidade de uso, não sendo suficiente confirmar só a existência
física e sim que tenham a capacidade de utilidade para o fim operacional.
Segundo Sá (2000, p. 331) um programa bem orientado de auditoria em
estoque engloba todos os setores que trabalham com formação a manutenção e
a saída dos estoques, devendo observar os seguintes itens:
• Conciliação do livro de registro do inventário com o dos registros
gerenciais em estoques, também com registro do razão,
confirmando o resultado do inventário como cálculos de médias,
somas e outros.
• Comparação da movimentação com aquisições, saídas, venda e
aplicação, comprovação dos controles de consignação e guarda
em alfândegas ou armazéns, ainda se os materiais obsoletos estão
com valor coerente, exame nos controles de retalhos, sobras,
resíduos ou em trânsito, acompanhamento nas rotinas internas,
estes procedimentos estão ligados ao armazém.
3.6.3 Exame nas Compras dos Estoques
Planejamento das compras deve ser estudado averiguando as reais
necessidades da empresa, se realmente deve armazenar seus produtos e qual
34
quantidade deve ter nos estoques.
Na concepção de Motta (1992, p.103), um bom planejamento teria os
seguintes detalhes:
• Solicitação detalhada e ampla, fornecida pelo responsável do
almoxarifado.
• Envio da solicitação assinada, e aprovada para o setor de
compras.
• Envio e confirmação do pedido, aos departamentos de recepção
dos materiais, contas a pagar, e contabilidade.
O departamento de compras necessita ter uma estrutura que possa
bloquear possíveis fraudes e erros relacionados com pedidos, com rodízio dos
compradores e fornecedores, com um sistema eficiente.
O orçamento dos pedidos de compra deve o fornecedor enviar com mais
de dois orçamentos contendo prazo, desconto, brinde, ainda para escolha deve
ser o fornecedor idôneo que melhor atenda as necessidades como prazo, rápida
entrega, garantia que forneça informações da origem dos produtos, além do
documento fiscal entre outras.
Nas compras os exames ficam de acordo com Sá (2000, p. 332) em:
• Sistema de controle das compras;
• Comparação nas ordens de compra com os relatórios de recepção;
• Faturas e os pedidos de compra, também os registros contábeis;
• Controles de custo em transporte das compras;
• Relatórios de obrigações a pagar das compras;
• Comparação dos registros de estoque com relatórios de recepção;
• Confirmação das somas e ordens de compra nos transportes;
• Conciliação dos registros de entrada e inventário
• Confirmação dos registros das devoluções;
35
No departamento de compra deve-se evitar que os supervisores sejam da
tesouraria, assim diminuindo vícios, e facilitação em favor de algum fornecedor.
Contempla DAL MAS (2000, p. 84). “A política de compras deve incluir a
coordenação dos programas de compras e de produção, de forma a controlar o
investimento em estoque em eliminar as especulações”
Deve ter um controle das compras, recebimentos, independente das
entregas parciais, tendo sempre seu estoque mínimo conforme planejamento.
3.6.4 Exame dos Inventários.
De acordo com a legislação tributária brasileira as empresas devem ter o
registro dos produtos em estoque, conhecido como livro registro de Inventário
onde ao final de cada exercício são registrados todos os itens constantes em
estoque.
Paralelo ao inventário os controles dos produtos são chamados de fichas
de estoque onde se tem detalhadamente toda a característica do produto, sendo
importante coincidir as informações com do inventário.
Na concepção de Sá (2000, p. 336). “Os valores, as quantidades, as
descrições, as unidades e as classificações devem coincidir, tal verificação
nunca deve ser inferior a 25% a fim de que realmente possa ser eficiente”
Para a confirmação dos valores constantes nos registros deve examinar
os cálculos dos custos médios, as somas, e relação detalhada das informações,
confirmando se foi registrada equivocadamente uma saída como entrada ou vise
versa ou ainda em duplicidade.
Os meios e formas para avaliar, confrontar, analisar, obter resposta de
algum questionamento são enormes as técnicas, procedimentos, métodos, e
ferramentas para se obter estas respostas.
36
Na afirmação de Attie (2000, p. 214):
Conforme comentado, nem o método descritivo, nem o de questionários ou de fluxogramas, individualmente, permitem conhecer e avaliar suficientemente o sistema cada caso exige, o melhor critério pode ser aquela de efetuar adequada combinação de métodos que otimizem o trabalho do auditor.
Depois da contagem física, o departamento contábil, passa a exercer a
responsabilidade de transformar as quantidades em números econômicos, onde
vão compor os valores que contará nas demonstrações financeiras.
4 METODOLOGIA
Odília Fachin (2001) define metodologia como “o conhecimento que
proporciona aos pesquisadores, em qualquer área de sua formação, orientação
geral que facilita planejar uma pesquisa, formular hipóteses, coordenar
investigações, realizar experiências e interpretar os resultados”, ou seja, exprime
o esclarecimento que determina qual método que possibilitou chegar a esta
ciência do estudo abrangendo o conhecimento.
4.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA
Esta pesquisa quanto à natureza será aplicada, pois examina os
conhecimentos para aplicação prática e a solução dos problemas, e quanto á
sua forma será qualitativa, ou seja, sua agilidade o mundo real e o sujeito,
descrevendo a complexidade de determinado problema, pois são feitos estudos
mais aprofundados em semelhança ao que está sendo estudado.
Já com relação aos objetivos será exploratória com intenção de observar
um ponto de vista mais completo sobre determinado fato, facilitando sua
compreensão.
Nos procedimentos será utilizado o estudo de caso, bibliográfico e
documental, pois estabelecem as bases na seleção e documentação da
bibliografia compreendida em livros, periódicos, documentos da empresas e
outros meios de comunicação pertinentes ao tema. O trabalho será desenvolvido
por meio de estudo de caso, este método busca estudar de forma mais
complexa à parte do conhecimento rico e detalhado da empresa.
Quanto aos meios será de campo, por ser realizado diretamente com
dados fornecidos pelas empresas onde ocorreram os fatos.
38
4.2 ESTUDO DE CASO
Utilizou-se o estudo de caso para o aprimoramento deste trabalho, já que
está técnica tem como principal motivo examinar os resultados estudados.de
forma mais abrangente.
Segundo Gil (1999, p.73) “o estudo de caso é caracterizado pelo estudo
profundo e exaustivo de um ou de poucos objetos, de maneira a permitir
conhecimentos amplos e detalhados do mesmo [...]”.
Visando aplicar o material estudado de forma mais ampla, é neste
momento que será aplicado a teoria na prática, especificamente em uma
empresa de telecomunicações, visando obter resultados exploratórios.
4.3 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA
A aplicação do proposto estudo de caso na empresa ABC
Telecomunicações S.A., que comercializa produtos e serviços de tecnologia
voltada em telecomunicações.
Os dados fornecidos de uma empresa do mercado, mas com o nome
fictício para fins de estudo de caso.
4.4 PROCEDIMENTOS METODOLOGICOS
O estudo de caso executado em uma empresa que presta serviços de
telecomunicações. Na busca de respostas ás questões formuladas, pretende-se
executar o estudo de caso por meio do desenvolvimento das seguintes
atividades:
39
a) Primeiramente elaborado as fundamentações teóricas, que
apontará os conceitos que surgiram para fundamentar e auxiliar a
parte prática do estudo de caso.
b) Em seguida foram constituídas visitas à empresa para obter
informações, onde será preenchido o questionário, que tem a
finalidade da obtenção de dados referentes à existência e
utilização de procedimentos de controle interno nos estoques.
c) Depois feita uma análise documental, para se analisar os sistemas
de controle interno. Nesta etapa serão aplicados testes para
verificar a eficácia do sistema de controles internos nos estoques.
d) Na última etapa analisados comparativos, entre a parte
bibliográfica e prática da empresa, sendo assim apontando as
opções mais coerentes permitindo explorar detalhadamente o
material estudado para a emissão do parecer conclusivo.
5 ESTUDO DE CASO
O presente capítulo busca aplicar as fundamentações teóricas, técnicas e
procedimentos, visando garantir a eficiência nas atividades rotineiras relacionada
ao estoque e algumas conseqüências no sentido de procedimentos equivocados
ou inadequados.
5.1 CONTEXTUALIZAÇÃO
A empresa tem procedimentos onde estão garantindo até o momento
informações eficientes para tomada de decisão, questiona-se, realmente estes
procedimentos estão sendo aplicados de forma eficaz sem distorcer ou confundir
os gestores, pois estes dados estão sendo usando diariamente no planejamento
de projetos, novas obras, compras, crescimento da empresa entre outros.
Questionário aplicado para mapeamento dos controles internos dos
estoques:
A Informações Gerenciais 1 Os estoques são controlados? Existem almoxarifados? 2 Existe setor especificamente responsável pelo estoque? 3 Existe registro permanente dos estoques? 4 Os registros são controlados por fichários? Por controles eletrônicos? 5 Há um encarregado de controlar as entradas e de certifica-lhes a exatidão? B Compra de Material 6 O responsável pelo estoque faz compras? Autoriza-as? 7 Todos os artigos comprados passam pelos almoxarifados? 8 Existe um serviço de compras organizado? Tem coleta de preço? 9 As compras são feitas mediante autorização escritas?
10 Quem autoriza as compras (que cargo)? Há um cadastro de fornecedores? C Confirmação Física
11 O que ocorre quando há discrepância? 12 Existem conferências físicas periódicas dos estoques?
13 As diferenças encontradas são ajustadas? Qual documento para ajuste? A que autoridade visa tal
documento? 14 Existem normas escritas para o inventário?
15 Há um código de classificação dos materiais?
41
D Saída do Almoxarifado 16 São feitas transferências entre os almoxarifados? 17 Quem autoriza a transferência? Que cargo tem? 18 Que documento cobre a transferência? 19 É feito registro contábil da transferência? 20 Toda entrega de materiais é feita mediante requisições escritas?
E Armazenamento
21 Existe caso de aplicação de materiais sem que estes passem pelo controle do almoxarifado? 22 O estoque está armazenado em local seguro? 23 O estoque tem abrigo contra calor, chuva? 24 Onde ficam os produtos de grande volume? O acesso aos produtos é livre?
F Obsoletos 25 Os materiais obsoletos e inadequados têm relação e controle a parte? 26 Quem detecta o material obsoleto é o mesmo que faz sua posterior verificação? 27 Os almoxarifados custodiam artigos que não pertençam à empresa?
28 Existe algum caso de transformação ou industrialização de artigos comprados, antes de saírem para
uso ou emprego operacional? 29 Há caso de sobra de materiais? QUADRO 3. QUESTIONÁRIO PARA DETERMINAR TIPO DE ESTOQUE.
Fonte: Adaptado de SÁ, 2000. p. 117.
A seguir apresentar-se-á e analisar-se-á os dados da pesquisa utilizada
no presente estudo de caso.
5.2 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS DA PESQUISA.
Aplicado uma relação de perguntas e questionamentos aos
departamentos de controladoria, almoxarifado e administração, com relação aos
controles internos em estoque e procedimentos administrativos voltados para os
controles do estoque na empresa ABC Telecomunicações S.A. pode-se chegar á
determinadas conclusões como segue (respostas Anexas G):
42
5.2.1 Análise da Área – A – Informações Gerenciais
Análise das questões 1, 2, 3, 4 e 5, segurança das Informações
Gerenciais e estoques:
Constatou-se nas visitas a empresa que existe mais de um almoxarifado,
aumentando o risco de erros nos processos e informações, no entanto, todos os
dados são registrados eletronicamente, além dos relatórios e documentação
fiscal, tendo um responsável pelo almoxarifado que supervisiona outros
colaboradores, onde estes conferem e controlam alguns processos, diretamente
na prática, como prévia contagem dos saldos, recebimento de materiais,
conciliação com pedido, guarda em local apropriado, e também os controles
indiretos individuais.
A gama de controles propícia à empresa para confrontar seus pedidos de
compras com as que estão sendo entregues, assim controlando quantidades,
tempo do recebimento, prazos, diminuindo tempo de estocagem em seus
almoxarifados, também facilitando as conciliações dos relatórios gerenciais com
os contábeis e fiscais.
5.2.2 Análise da Área – B – Compra de Material
Análise das questões 6, 7, 8, 9 e 10, seleção dos materiais em estoques:
O processo para comprar só segue para o departamento de compras,
depois de averiguado se tem disponibilidade do produto em outros almoxarifados
do grupo sendo analisados os custos, logística, e tempo para transferir ao local
solicitante caso não viável ou, constatado a ausência em estoque é solicitada
autorização para o processo de compra.
Tendo o cuidado para não haver segregação de funções os
colaboradores dos almoxarifados com exceção do gerente, não fazem e nem
autorizam as compras, pois existe um departamento exclusivo para realizar as
compras, que seguem rigorosamente um processo de normas internas para
proceder às compras, como verificar na lista de fornecedores cadastrados qual
43
possui melhor preço, forma de pagamento, qualidade, origem do produto, e
prazo de entrega.
5.2.3 Análise da Área – C – Confirmação Física
Análise das questões 11, 12, 13, 14 e 15, confirmação física do estoque:
A conferência física é feita em dois tempos, a primeira pelos próprios
almoxarifes que recebem as mercadorias dos fornecedores, e se organizam para
realizam as verificações e confrontação dos relatórios, pois os produtos são
classificados por códigos da empresa facilitando o processo, a segunda é
realizada pela controladoria em data “surpresa” geralmente em feriados e finais
de semana sendo feitas em mais de um almoxarifado ao mesmo tempo.
As diferenças constatadas são ajustadas com relatórios, controles, e nos
registros contábeis, resguardados por documentos assinados pelos
responsáveis tais como os gerentes dos almoxarifados, gerência da
controladoria e contador, ou nota fiscal autorizada pelo contador junto com a
controladoria com a ciência da administração, ocorrendo reincidência da
divergência é expedida um estudo para identificar a causa das falhas e
divergência.
5.2.4 Análise da Área – D – Saída do Almoxarifado
Análise das questões 16, 17, 18, 19 e 20, saída do almoxarifado e
transferências:
Todas as saídas são feitas em duas partes, primeira é solicitado ao
supervisor via e-mail ou formulário assinado pelo responsável, após autorização
vem a segunda parte, o despachado para lançamento e emissão da nota fiscal,
sendo encaminhado ao almoxarifado onde será separado e agendado para
entrega, que é realizado por outro colaborador o “motorista” responsável por
efetuar a entrega.
44
As transferências são feitas todas por nota fiscal, que são autorizadas
pelos gerentes dos almoxarifados, feita nota fiscal internamente é gerados
automaticamente os lançamentos contábeis e registros administrativos onde se
podem ter inúmeras informações para tomada de decisão.
As saídas são todas para emprego em obras, nada é vendido pelo
almoxarifado, tendo o departamento de faturamento que fatura todas as
mercadorias e serviços.
5.2.5 Análise da Área – E – Armazenamento
Análise das questões 21, 22, 23, e 24, situação de armazenamento:
Todos os almoxarifados são cobertos, possuem guarita com vigia para
controlar entrada e saída, sistema de alarme, além de câmeras e vigilância 24
horas, impedindo a entrada ou saída de materiais e pessoas sem os devidos
processos de controles internos “crachá”, o estoque fica guardado em prateleiras
numeradas para facilitar localização e identificação, ou os de grande volume
ficam sobre paletas em depósito cercados por grades de acesso restrito.
A mercadoria que chega do fornecedor é conferido no ato da entrega pelo
almoxarifado que concilia o pedido com a nota fiscal já lançando no sistema
gerencial, depois confronta os produtos recebidos com a nota fiscal assinando o
recebimento de entrega ao fornecedor em seguida é entregue a outro
colaborador onde vai verificar o conteúdo da nota fiscal como os dados do
destinatário, tributação base de cálculo e entre outras informações, caso
constatado erro já é solicitado a correção ou outra nota fiscal para devida
regularização do documento.
5.2.6 Análise da Área – F – Obsoletos
Análise das questões 25, 26, 27, 28 e 29, propriedade de bens em
estoque e obsoletos:
45
O material com defeito é identificado por técnicos fora da empresa, que
substitui o “quebrado” por um novo, encaminhando o com defeito para o
almoxarifado, onde será testado pelo técnico do cliente e se confirmado o defeito
é inutilizado, caso tenha conserto é devolvido ao cliente.
A guarda de material de terceiros só é permitida dos produtos que
estejam resguardados por documento fiscal registrado em livro registro e em
controles administrativo inclusive o ferramental.
5.3 ANÁLISE DE RESULTADO DA PESQUISA
Foi confirmado com base nas informações coletadas através dos
questionamentos realizados aos colaboradores dos diversos departamentos da
empresa que ela possui uma forte gama de controles operacionais e
informatizados, garantindo a integridades das informações sem que hajam
irregularidades significativas para empresa.
O sistema gerencial interligado com o contábil e fiscal, propícia
informações rápidas aos gestores e colaboradores estimulando a organização
para um ritmo acelerado onde aproxima há uma posição vantajosa na
concorrência do mercado atual, reduz o quadro funcional e com ele alguns
custos e despesas.
Com o bom planejamento, divisão adequada do quadro funcional e
hierarquia definida sem segregação de função, asseguram uma qualidade aos
serviços, tendo local apropriado para guarda das mercadorias com segurança
para as pessoas que transitam ou praticam alguma atividade nos locais.
Os testes de confirmação são aplicados de forma coerente seguindo
procedimentos especificados pela administração, realizados por pessoas
capacitadas, as poucas divergências identificadas são comunicadas a gerência
administrativa para ciência e regularização.
Quanto ás saídas de materiais dos almoxarifados são realizados com a
autorização da gerência resguardado por documentos fiscais seguido dos
registros pertinentes, as vendas são realizadas pelo departamento específico de
46
venda.
O material do cliente com defeito segue rigoroso procedimento para
identificação, substituição, devolução ou descarte, envio para baixa, sucata,
sendo que a identificação da peça quebrada é feita pelo colaborador técnico da
empresa e o problema específico do produto é realizado pelo técnico do cliente
evitando divergência e monopólio.
Constatou-se durante os questionamentos feitos aos diversos
colaboradores da empresa, que alguns poucos ficaram com dúvida quanto qual
procedimento ou técnica devia ser aplicado a determinada tarefa, demonstrando
hesitação quanto a sua atividade, tendo que consultar outro colega.
Este quesito para uma eficiente gama de controle internos em estoque
ficou identificado que devesse providenciado uma reciclagem e atualização em
forma de treinamento das atividades internas, para os colaboradores operacional
e também gerencial principalmente quanto à utilização do sistema gerencial que
é um sistema auto-explicativo, só que com diversos recursos que devem ser
divulgados.
Depois dos questionamentos realizados a administração já se tem uma
opinião de boa parte do conjunto, para confirmar e ampliar este conceito
investiga-se os livros registros, para comprovar o resultado e eficácia dos
procedimentos adotados pelos administradores, alguns registros que ajudam
nesta composição de informações ficam os livros registros, de Entrada, Saída,
Apuração do ICMS e Inventário, com base neles pode-se efetuar controles de
estoque das mercadorias sabendo onde estão ou para onde foi destinada.
O livro registro de entrada com informações dos documentos fiscais
emitidos pelos fornecedores como período, número do lançamento, data da
emissão e da entrada da mercadoria, código do fornecedor, unidade da
federação do emitente, valor contábil, código fiscal, dentre outras conforme
Anexo A.
Quanto ao registro de saída a descrição é similar ao registro de entrada,
mas com informações do destinatário, pois nele consta toda movimentação de
saída da empresa como demonstrado no Anexo B.
Apuração do ICMS Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços
ilustração no Anexo C, é escriturado com base nas informações descritas nos
47
registros de saída e entrada, pelo resumo dos CFOP Código Fiscal de
Operações e Prestações, registrando os débitos do imposto pela saída da
mercadoria tributadas e o Crédito pela entrada, apurado o saldo pode configurar
imposto a recolher ou credito do imposto para o mês seguinte, dificilmente os
saldos dos débitos e créditos são iguais.
O inventário periódico é feito somente uma vez a cada fim de exercício
registrando todas as mercadorias em estoque na data do inventário com
descrição ampla, com código da mercadoria, descrição, unidade, quantidade,
valores unitário e total com ICMS e sem ICMS e um resumo no final como
mostra o Anexo D.
Ressaltando que os livros são apresentados nos ANEXOS A, B, C e D
estão parcialmente demonstrados devido ao seu volume que foram fornecidos
por uma empresa do mercado com informações e nomes fictícios para fins de
estudo de caso.
Além dos livros registros exigidos por Lei a administração conta com o
sistema interno próprio que gera relatórios contendo informações como, número
do código de barras para o imobilizado, descrição do produto, quantidades e
local, saldo físico em estoque, valores dos custos nas entradas, saídas, custo
médio, quantidades necessárias e detalhadas à reposição, sendo que os
relatórios podem ser moldados conforme necessidade do usuário como
demonstrado nos Anexos F e G.
A seguir apresenta-se as vantagens e desvantagens da aplicação do
questionário na avaliação dos estoques conforme apresentou-se a analisou-se
nas duas últimas seções deste trabalho.
5.4 VANTAGENS E DESVANTAGENS
No Quadro 4 apresenta as vantagens versus desvantagens do
procedimento utilizado nos controles internos do estoque, identificados conforme
o ponto da análise sobre objeto.
48
VANTAGENS DESVANTAGENS
Técnica de controle individual por almoxarifado com um responsável Centralização de informações e poderes
Registros físicos e eletrônicos Espaço físico e banco de dados
Conferência imediata de produtos Tempo e qualificação do colaborador
Responsável pelo estoque não faz compras Especificar detalhes técnicos ao comprador
Centralização dos produtos de uso e consumo Distribuição e logística
Departamento de compras Atualização e treinamento
Autorização das compras escritas Tempo para aprovação e efetiva entrega
Fornecedores conhecidos Vicio e hábito
Acerto das discrepâncias Falha nos controles
Conferências físicas periódicas Tempo, custos e retrabalho
Inventário anual Falta de norma escrita tecnicamente
Reclassificação dos produtos de acordo com suas características
Conhecimento específico e atualizado das novas tecnologias
Transferências entre os almoxarifados Fluxo de documentos e custos
Registro das operações x sistema Dependência do sistema e técnicos
Entrega de materiais escritos Reconfortar a entrega dos produtos
Substituições das peças sejam novas Confirmação do defeito e inutilizar
Armazenamento em local seguro e adequado Manutenção e controle do local
Confirmado de materiais obsoletos e inadequados Substituir por outro, envia o com defeito para o almoxarifado
Resguardado de nota fiscal ou ficha assinada pelo técnico responsável Custodia de artigos que não pertençam à empresa
QUADRO 4 - VANTAGENS VERSUS DESVANTAGENS DO PROCEDIMENTO.
Fonte: Autor.
Conforme ilustrado no quadro 03 fica identificado que dependendo o
ponto de vista ou as circunstâncias os controles podem ficar com mais pontos
positivos que negativos ou vice-versa.
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O presente trabalho teve como principal objetivo avaliar o sistema de
controle interno do estoque em uma empresa de serviços em telecomunicações.
Nos controles internos verificados na empresa, constatou-se que são
adequados, porém podem ser aprimorados, pois no levantamento dos pontos
fortes e fracos na seção 5.2 (a partir página 41), observa-se que a eficiência e
eficácia dos controles é maior que suas próprias falhas.
6.1 GENERALIDADES
No contexto total o trabalho foi bem sucedido tendo a colaboração e
acesso às informações principais, com poucas limitações a dados sigilosos que
não interferiram no resultado global.
Quanto aos problemas de pesquisa percebeu-se que foi atingida com
êxito a expectativa:
Os métodos de controle internos em estoque utilizados na empresa estão
sendo empregados corretamente de acordo com os princípios contábeis e
técnicas mencionadas na fundamentação teórica, sendo que são
constantemente atualizadas para continuar garantindo a agilidade das
informações e eficiência dos processos.
O estoque existente, no almoxarifado está resguardado por documentos
fiscais e os de terceiros também, com seus respectivos registros, ficaram
evidenciando que o sistema gerencial da empresa é altamente importante e não
possibilita falha, pois conta com todo tipo de informação relacionado com a
empresa desde a seleção de um funcionário até os cálculos de mais complexos.
Neste caso não se vê a necessidade de aperfeiçoar o sistema implantado,
já que ele supre a necessidade da empresa, apenas deve-se tomar cuidado com
as falhas humanas.
50
6.2 QUANTO AO ALCANCE DOS OBJETIVOS
O objetivo geral desta pesquisa foi avaliar o sistema de controle interno
do estoque em uma empresa de comércio e serviços em telecomunicações com
nome fictício de ABC Telecomunicações S. A.
Verificou-se que os controles internos dos estoques atendem a
necessidade da empresa com sistemas completos e interligados evitando falhas
técnicas.
Percebe-se que os sistemas implantados são empregados
coerentemente, determinando com exatidão os valores e quantidade em
estoque.
Para complementar o sistema implantado, devesse corrigir a única falha
percebida, que é a falta de treinamento para os colaboradores envolvidos na
área, visando aprimorar o conhecimento do sistema e procedimentos internos a
serem seguidos.
6.3 LIMITAÇÕES
Em decorrência de limitações principalmente o tempo para realizar o
trabalho, deixou lacunas, que devem ser vistas em trabalhos futuros, outro ponto
importante a ser considerado é a opinião de outros professores quanto ao
trabalho não se limitando apenas as orientações do orientador que foram
seguidas na medida do possível.
Outro fator é a poucos acervos disponíveis na biblioteca do campus,
sendo estes limitados a poucos exemplares, desatualizados e com fornecimento
a cada acadêmico limitado a tempo e quantidade.
Já para a elaboração do trabalho a limitação foi nas coletas de dados
juntos à empresa, tendo um difícil acesso e disponibilidade, por não terem
algumas informações estabelecidas por meio de normas e procedimentos
formalizados.
51
6.4 RECOMENDAÇÕES PARA FUTUROS TRABALHOS
Fazer uma análise completa de todos os controles internos que envolvam
todos os setores correlacionados ao setor de almoxarifado ou estoques, como a
tesouraria, ou setor de contas a pagar e até mesmo o setor de vendas.
Aplicar as normas e procedimentos propostos num manual para controle
interno de todo o funcionamento do setor.
REFERÊNCIAS
ATTIE, William. Auditoria conceitos e aplicações. 3. ed. São Paulo: Atlas, 1998.
COLELLA, Victor. Auditoria controle interno e estoque. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 1986.
CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE Brasília. RESOLUÇÃO CFC Nº 701/91. Disponível em: http://www.cfc.org.br/sisweb/sre/docs/RES_701.doc acesso em 28 outubro 2007.
CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria contábil teoria e pratica. 1. ed. São Paulo: Atlas, 2000.
CRUZ, Carla; RIBEIRO, Uirá. Metodologia científica teoria e pratica. 2. ed. Rio de Janeiro: Axcel, 2004.
DAL MAS, José Ademir. Auditoria independente. 2 ed São Paulo: Atlas, 2000.
FACHIN, Odília. Fundamentos de metodologia. 3. ed. São Paulo: Saraiva, 2001.
FLORENTINO, Américo Matheus. Auditoria contábil 5 ed. Rio de Janeiro: Fundação Getulio Vargas, 1988.
FRANCO, Hilário; MARRA Ernesto. Auditoria contábil. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1995.
GIL, Antônio Carlos. Métodos e técnicas de pesquisa social. 5. ed. São Paulo: Atlas, 1999.
HERNANDEZ, José Perez Junior. Auditoria de demonstrações contábeis 2 ed. São Paulo: Atlas, 1998.
INÁCIO FILHO, Geraldo. A monografia nos cursos de graduação. 2.ed. Uberlândia: EDUFU, 1994.
LUFT, Celso Pedro. Mini dicionário luft. 2 ed. São Paulo: Scipione, 1991.
MOTTA, João Mauricio. Auditoria princípios e técnicas. 2 ed. São Paulo: Atlas, 1992.
PETRI, Sérgio Murilo. Instruções para formatação do trabalho de monografia. Disponível em http://teleduc.univali.br/cursos/aplic/index.php?cod_curso=3798. Acessado em 03 ago 2007.
SÁ, Antonio Lopes de. Curso de auditoria. 9 ed. São Paulo: Atlas, 2000.
53
SÁ, Antonio Lopes de. História geral e das doutrinas da contabilidade. São Paulo: Atlas, 1997.
UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ. Pró-Reitoria de Ensino. Elaboração de trabalhos acadêmico-científicos [ http://200.169.57.200/uploads/dajxai2x.pdf]/ Universidade do Vale do Itajaí. Pró-Reitoria de Ensino. Itajaí: Universidade do Vale do Itajaí, 2006. Caderno de ensino. Formação continuada. Ensino superior; ano 2, n. 4. Acessado em 01 set 2007.
ANEXOS
ANEXO A - LIVRO REGISTRO DE ENTRADA
ANEXO B - LIVRO REGISTRO DE SAÍDAS
ANEXO C - LIVRO REGISTRO DE APURAÇÃO DO ICMS
ANEXO D - LIVRO REGISTRO DE INVENTÁRIO
ANEXO E - LISTA DE CÓDIGOS DE EMITENTES
ANEXO F - TABELA DE CÓDIGO DE MERCADORIAS
ANEXO G - RELATÓRIO DE RESPOSTAS QUADRO 1
55
ANEXO A
R E G I S T R O D E E N T R A D A S EMPRESA: ABC TELECOMUNICACOES S/A. (*) CODIGO DE VALORES FISCAIS 1 - OPERACOES COM CREDITO DO IMPOSTO INSC.ESTADUAL : 100200300 CNPJ : 10.200.300/0000-50 2 - OPERACOES SEM CREDITO DO IMPOSTO ISENTAS OU NAO TRIBUTADAS LIVRO : 00001 FOLHA : 00001 PERIODO : 01/03/00-31/03/00 3 - OPERACOES SEM CREDITO DE IMPOSTO - OUTRAS 4 - SUBSTITUICAO TRIBUTARIA E DIF. ALIQUOTA --------DOCUMENTOS FISCAIS------- --CODIF-- ---------------------VALORES FISCAIS--------------------- NUM DATA DE DATA DO CODIGO UF ICMS COD BASE CALCULO/ IMPOSTO LANC ENTRADA ES SER NUMERO DOCUM. EMIT. ORG VALOR CONTABIL CONT FISCAL IPI (*) VALOR OPERACAO ALIQ. CREDITADO OBSERVACAO 01 01/03/08 NF S2 000582 01/03/07 03645K SC 1.225,14 1.949 ICMS 2 1.225,14 02 01/03/08 NF S2 038243 01/03/07 01143K SC 1.054,06 1.557 ICMS 2 1.054,06 TRANSF. DE JVL 03 01/03/08 NF S2 038245 01/03/07 01143K SC 160,62 1.152 ICMS 3 160,62 TRANSF. DE JVL 04 06/03/08 NF S2 038265 06/03/07 01143K SC 119,32 1.152 ICMS 3 119,32 TRANSF. DE JVL 05 07/03/08 NF S2 038300 07/03/07 01143K SC 182,63 1.557 ICMS 2 182,63 TRANSF. DE JVL 06 12/03/08 NF S2 038332 12/03/07 01143K SC 1.570,52 1.152 ICMS 3 1.570,52 TRANSF. DE JVL 07 15/03/08 NF S2 038368 15/03/07 01143K SC 927,74 1.152 ICMS 3 927,74 TRANSF. DE JVL 08 15/03/08 NF S2 038369 15/03/07 01143K SC 418,75 1.557 ICMS 2 418,75 TRANSF. DE JVL 09 20/03/08 NF S2 038401 20/03/07 01143K SC 482,14 1.152 ICMS 3 482,14 TRANSF. DE JVL 10 20/03/08 NF S2 038403 20/03/07 01143K SC 742,19 1.152 ICMS 3 742,19 TRANSF. DE JVL 11 23/03/08 NF S2 038441 23/03/07 01143K SC 1.844,18 1.152 ICMS 3 1.844,18 TRANSF. DE JVL 12 28/03/08 NF S2 038503 28/03/07 01143K SC 473,67 1.152 ICMS 3 473,67 TRANSF. DE JVL 13 28/03/08 NF S2 041656 20/03/07 01196X SP 6.379,80 2.102 ICMS 1 6.076,00 12,00 729,12 14 28/03/07 NF S2 041718 22/03/07 01196X SP 5.468,40 2.102 ICMS 1 5.208,00 12,00 624,96 15 2.102 ICMS 2 260,40 TOTAL DESTA PAGINA ===> 21.049,16 ICMS 1 11.284,00 1.354,08 2 3.444,78 3 6.320,38 T O T A I S ===> 21.049,16 ICMS 1 11.284,00 1.354,08 2 3.444,78 3 6.320,38 RESUMO MENSAL DE OPERACOES E PRESTACOES POR CODIGO FISCAL 100-RESUMO OPERACOES NO ESTADO 6.320,38 1.152 3 6.320,38 1.655,44 1.557 2 1.655,44 1.225,14 1.949 2 1.225,14 SUB-TOTAL ===> 9.200,96 2 2.880,58 3 6.320,38 200-RESUMO OPERACOES FORA ESTADO 11.848,20 2.102 1 11.284,00 1.354,08 2.102 2 564,20 R E G I S T R O D E E N T R A D A S EMPRESA: ABC TELECOMUNICACOES S/A. (*) CODIGO DE VALORES FISCAIS 1 - OPERACOES COM CREDITO DO IMPOSTO INSC.ESTADUAL : 100200300 CNPJ : 10.200.300/0004-50 2 - OPERACOES SEM CREDITO DO IMPOSTO ISENTAS OU NAO TRIBUTADAS LIVRO : 00001 FOLHA : 00002 PERIODO : 01/03/00-31/03/00 3 - OPERACOES SEM CREDITO DE IMPOSTO - OUTRAS 4 - SUBSTITUICAO TRIBUTARIA E DIF. ALIQUOTA --------DOCUMENTOS FISCAIS------- --CODIF-- ---------------------VALORES FISCAIS--------------------- NUM DATA DE DATA DO CODIGO UF ICMS COD BASE CALCULO/ IMPOSTO LANC ENTRADA ES SER NUMERO DOCUM. EMIT. ORG VALOR CONTABIL CONT FISCAL IPI (*) VALOR OPERACAO ALIQ. CREDITADO OBSERVACAO SUB-TOTAL ===> 11.848,20 1 11.284,00 12,00 1.354,08 2 564,20 TOTAL ===> 21.049,16 1 11.284,00 1.354,08 2 3.444,78 3 6.320,38 ****************************************************************************************************
56
ANEXO B
R E G I S T R O D E S A I D A S EMPRESA: ABC TELECOMUNICACOES S/A. INSC.ESTADUAL : 100.200.300 CNPJ : 10.200.300/0000-50 LIVRO : 00001 FOLHA : 00001 PERIODO : 01/03/00-31/03/00 ---DOCUMENTOS FISCAIS--- --CODIF-- ---------------------------------------VALORES FISCAIS--------------------------------------- NUM UF ---------OPERACOES COM DEBITO DO IMPOSTO--------- -----OPERACOES SEM DEBITO DO IMPOSTO----- LANC ES SER NUMERO DIA DEST VALOR CONTABIL CONT FISC BASE CALCULO ALIQ IMP. DEBITADO ISEN. N/ TRIBUTADAS OUTRAS OBSERVACOES 1 NF S2 000582 01 SC VIDE LIVRO DE ENTRADA 02 NF S2 000583 01 SC 91,09 5.557 91,09 TRANSF. P/ JVL 3 NF S2 000584 01 SC 595,86 5.152 595,86 TRANSF. P/ BNU 4 NF S2 000585 01 SC 209,20 5.949 209,20 5 NF S2 000586 01 SC 7.712,07 5.557 7.712,07 TRANSF. P/ JVL 6 NF S2 000587 02 SC 52,40 5.949 52,40 7 NF S2 000592 08 SC 127,22 5.152 127,22 TRANSF. P/ JVL 8 NF S2 000588 09 SC 2.909,35 5.102 2.909,35 17,00 494,59 9 NF S2 000589 09 SC 6.597,36 5.102 6.597,36 17,00 1.121,55 10 NF S2 000590 09 SC 5.571,80 5.102 5.571,80 17,00 947,21 11 NF S2 000591 09 SC 512,91 5.102 512,91 17,00 87,19 12 NF S2 000593 15 SC 153,33 5.152 153,33 TRANSF. P/ JVL 13 NF S2 000594 15 SC 20,66 5.152 20,66 TRANSF. P/ JVL 14 NF S2 000595 15 SC 25,45 5.152 25,45 TRANSF. P/ JVL 15 NF S2 000596 15 SC 103,00 5.949 103,00 16 NF S2 000597 23 SC 62,50 5.949 62,50 17 NF S2 000598 28 SC 96,11 5.152 96,11 TRANSF. P/ JVL 18 NF S2 000599 28 SC 0,73 5.152 0,73 TRANSF. P/ JVL 19 NF S2 000600 28 SC 134,00 5.949 134,00 20 NF S2 000601 28 SC 259,50 5.949 259,50 21 NF S2 000602 28 SC CANCELADA 22 NF S2 000603 28 SC 223,45 5.152 223,45 TRANSF. P/ IAI 23 NF S2 000604 29 SC 790,00 5.557 790,00 24 NF S2 000605 29 SC 1.759,71 5.557 1.759,71 TRANSF. P/ JVL 25 NF S2 000606 29 SC 32,16 5.152 32,16 TRANSF. P/ JVL 26 NF S2 000607 29 SC 395,11 5.152 395,11 TRANSF. P/ JVL 27 NF S2 000608 29 SC 97,28 5.152 97,28 TRANSF. P/ JVL 28 NF S2 000609 29 SC 3.627,70 5.557 3.627,70 TRANSF. P/ JVL 29 NF S2 000610 30 SC 14.763,89 5.949 14.763,89 TOTAL DESTA PAGINA => 46.923,84 15.591,42 2.650,54 28.744,46 2.587,96 T O T A I S ===> 46.923,84 ICMS 15.591,42 2.650,54 28.744,46 2.587,96 RESUMO MENSAL DE OPERACOES E PRESTACOES POR CODIGO FISCAL 500-RESUMO OPERACOES NO ESTADO 15.591,42 5.102 15.591,42 2.650,54 1.767,36 5.152 1.767,36 13.980,57 5.557 13.980,57 15.584,49 5.949 14.763,89 820,60 R E G I S T R O D E S A I D A S EMPRESA: ABC TELECOMUNICACOES S/A. INSC.ESTADUAL : 100.200.300 CNPJ : 10.200.300/0000-50 LIVRO : 00001 FOLHA : 00002 PERIODO : 01/03/00-31/03/00 ---DOCUMENTOS FISCAIS--- --CODIF-- ---------------------------------------VALORES FISCAIS--------------------------------------- NUM UF ---------OPERACOES COM DEBITO DO IMPOSTO--------- -----OPERACOES SEM DEBITO DO IMPOSTO----- LANC ES SER NUMERO DIA DEST VALOR CONTABIL CONT FISC BASE CALCULO ALIQ IMP. DEBITADO ISEN. N/ TRIBUTADAS OUTRAS OBSERVACOES SUB-TOTAL ===> 46.923,84 15.591,42 2.650,54 28.744,46 2.587,96 TOTAL ===> 46.923,84 15.591,42 2.650,54 28.744,46 2.587,96 30 NF 2 000611 30 SC 5.605 1.296,46 TRANSF. SALDOS-APURACAO CONSOLIDADA ****************************************************************************************************
57
ANEXO C
L I V R O R E G I S T R O D E A P U R A C A O D O I C M S - RAICMS ------------------------------------------------------------------------------ R E S U M O D A A P U R A C A O D O I M P O S T O --------------------------------------------------------- EMPRESA.......: ABC TELECOMUNICACOES S/A. INSC.ESTADUAL : 100.200.300 CNPJ....: 10.200.300/0000-50 LIVRO : 00001 FOLHA : 00001 PERIODO : 01/03/00-31/03/00 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- E N T R A D A S ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ICMS - VALORES FISCAIS -----C O D I F I C A C A O----- VALORES -OPERACOES C/CREDITO DO IMPOSTO- -OPERACOES SEM CREDITO DO IMPOSTO- CONTABIL FISCAL CONTABEIS BASE DE CALCULO IMP. CREDITADO ISEN. NAO TRIB. OUTRAS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1.152 6.320,38 0,00 0,00 0,00 6.320,38 1.557 1.655,44 0,00 0,00 1.655,44 0,00 1.949 1.225,14 0,00 0,00 1.225,14 0,00 2.102 11.848,20 11.284,00 1.354,08 564,20 0,00 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- SUBTOTAIS ENTRADAS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1.00 DO ESTADO 9.200,96 0,00 0,00 2.880,58 6.320,38 2.00 DE OUTROS ESTADOS 11.848,20 11.284,00 1.354,08 564,20 0,00 3.00 DO EXTERIOR 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 T O T A L : 21.049,16 11.284,00 1.354,08 3.444,78 6.320,38 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- S A I D A S ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ICMS - VALORES FISCAIS -----C O D I F I C A C A O----- VALORES -OPERACOES C/ DEBITO DE IMPOSTO- -OPERACOES SEM DEBITO DE IMPOSTO - CONTABIL FISCAL CONTABEIS BASE DE CALCULO IMP. DEBITADO ISEN. NAO TRIB. OUTRAS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5.102 15.591,42 15.591,42 2.650,54 0,00 0,00 5.152 1.767,36 0,00 0,00 0,00 1.767,36 5.557 13.980,57 0,00 0,00 13.980,57 0,00 5.949 15.584,49 0,00 0,00 14.763,89 820,60 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- SUBTOTAIS SAIDAS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5.00 PARA O ESTADO 46.923,84 15.591,42 2.650,54 28.744,46 2.587,96 6.00 PARA OUTROS ESTADOS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 7.00 PARA O EXTERIOR 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 T O T A L : 46.923,84 15.591,42 2.650,54 28.744,46 2.587,96
58
L I V R O R E G I S T R O D E A P U R A C A O D O I C M S - RAICMS ------------------------------------------------------------------------------ R E G I S T R O D E A P U R A C A O D O I C M S ------------------------------------------------------- EMPRESA.......: ABC TELECOMUNICACOES S/A. INSC.ESTADUAL : 100.200.300 CNPJ....: 10.200.300/0000-50 LIVRO : 00001 FOLHA : 00002 PERIODO : 01/03/00-31/03/00 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- D E B I T O D O I M P O S T O V A L O R E S COLUNA AUXILIAR SOMAS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 001 - POR SAIDAS/PRESTACOES COM DEBITO DO IMPOSTO ...........................: 2.650,54 002 - OUTROS DEBITOS (DEBITO PELA APURACAO CONSOLIDADA) 0,00 003 - ESTORNO DE CREDITOS( ) 0,00 004 - TOTAL .................................................................: 2.650,54 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- C R E D I T O D O I M P O S T O ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 005 - POR ENTRADAS/AQUISICOES COM CREDITO DO IMPOSTO ........................: 1.354,08 006 - OUTROS CREDITOS ( CREDITO PELA APURACAO CONSOLIDADA) 1.296,46 REF. PAGTOS INDEVIDOS 0,00 007 - PAGTO INDEVIDO (DIFERENCIAL ALIQUOTA ICMS) 0,00 008 - ESTORNO DE DEBITOS ( ) 0,00 009 - SUBTOTAL ..............................................................: 2.650,54 010 - SALDO CREDOR DO MES ANTERIOR ..........................................: 0,00 011 - TOTAL .................................................................: 2.650,54 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- A P U R A C A O D O S A L D O ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 012 - SALDO DEVEDOR(DEBITO MENOS CREDITO) ...................................: 0,00 013 - DEDUCOES .......( ) 014 - IMPOSTO A RECOLHER ....................................................: 0,00 015 - SALDO CREDOR(CREDITO MENOS DEBITO) ....................................: 0,00 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- I N F O R M A C O E S C O M P L E M E N T A R E S ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- GUIAS DE RECOLHIMENTO GUIA DE INFORMACAO NUMERO DATA VALOR ORGAO ARRECADADOR DATA DA ENTREGA LOCAL DA ENTREGA OBSERVACOES: DIFERENCA DA ALIQUOTA INTERESTADUAL ( R$ ) --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ANEXO D
REGISTRO DE INVENTÁRIO EMPRESA : ABC TELECOMUNICACOES S/A. INSC.ESTADUAL : 100.200.300 CNPJ : 10.200.300/0000-50 LIVRO : 00001 FOLHA : 00001 ----------------------------------------------------------------------------------- ESTOQUES EXISTENTES EM: 31/03/00 CANTEIRO DE OBRAS ------- Valor com ICMS --- ---- Valor sem ICMS -----Valor do ICMS Codigo Descricao Und. Quantidade Unitario Total Unitario Total Total --------- --------------------------------------------- ---- -------------- ----------------- --------------------- ----------------- ----------------- JR3013105 ADAPTADOR DB25M/M34F PIN. BANDA BASE TELEBRAS PC 16,00 23,750409 380,01 20,900360 334,41 45,60 JR3013368 ADAPTADOR INTERFACE REDE DT DB25M/DB25F MD490 UN 4,00 22,115722 88,46 19,461836 77,85 10,62 JR3008335 ADAPTADOR Y DB25M P/2 CONECT BNCF P/G703 SAP3 UN 7,00 9,962087 69,73 8,766636 61,37 8,37 TB5080221 ALCA PREFORMADA P/CORDOALHA ACO 4,8 MM UN 97,00 1,139351 110,52 1,002629 97,26 13,26 TB5080130 ALCA PREFORMADA P/CORDOALHA ACO 6,4 UN 16,00 1,033869 16,54 0,903205 14,45 2,09 TB1195981 ALCA PREFORMADA P/FIOS FE AA80 UN 4.504,75 0,266001 1.198,27 0,226873 1.022,01 176,26 TB0054619 ALCA PREFORMADA RETENCAO TAM 2 VERDE PC 4,00 0,330318 1,32 0,290680 1,16 0,16 TB0051961 ALCA PREFORMADA RETENCAO TAM 4 LARANJA PC 10,00 2,759817 27,60 2,418540 24,19 3,41 TB0054635 ALCA PREFORMADA RETENCAO TAM 5 AZUL PC 7,00 3,028176 21,20 2,651110 18,56 2,64 SC7510020 ARGOLA C/BASE NR 1 PC 7,00 0,409182 2,86 0,353887 2,48 0,39 TB1660455 BARBANTE MERCERIZADO NR 6 RL 3,00 12,784975 38,35 11,160173 33,48 4,87 TB1000007 BASE DE CONCRETO HEXAGONAL (PADRAO BRASIL TEL PC 13,00 10,136833 131,78 8,612981 111,97 19,81 JR3007218 BASE PARA TP PC 18,00 12,278171 221,01 10,257112 184,63 36,38 TB1576990 BASTIDOR P/ 20 PARES PC 11,00 1,979765 21,78 1,733417 19,07 2,71 JR3007211 BASTIDOR P/ 30 PARES PC 10,00 2,599748 26,00 2,276656 22,77 3,23 TB1414341 BASTIDOR P/ 50 PARES (M10) PC 3,00 3,805287 11,42 3,327538 9,98 1,43 JR3005977 BLOCO 10 PARES CINZA SECUNDARIO IMPREGNADO PC 36,00 4,145443 149,24 3,647990 131,33 17,91 JR3005975 BLOCO 10 PARES CREME PRIMARIO INPREGNADO C/CO PC 33,00 6,705436 221,28 5,887655 194,29 26,99 TB0323907 BRACADEIRA (BAP 02) REGULAVEL POSTE 800MM PC 105,00 3,308029 347,34 2,911066 305,66 41,68 TB0323915 BRACADEIRA (BAP 03) REGULAVEL POSTE 1200MM PC 93,00 4,174268 388,21 3,673356 341,62 46,58 JR3005081 BRACADEIRA INSOLUK T30R HELLERMANN PC 4,00 0,039084 0,16 0,033862 0,14 0,02 JR3011881 BRACADEIRA PLASTICA 20 CM UN 3,00 0,039337 0,12 0,034250 0,10 0,02 TB0946830 BRACADEIRA PLASTICA PLASKLIP 16MM P9 PC 4,00 0,100072 0,40 0,088063 0,35 0,05 TB1363092 BRACADEIRA POSTE DUPLO T 4 SECOES 4,8X32MM PC 418,25 3,587614 1.500,52 3,072176 1.284,94 215,58 TB4721304 BUCHA PLASTICA FIXACAO S10 S/PARAFUSO PC 14,00 0,025579 0,36 0,022280 0,31 0,05 TB4721320 BUCHA PLASTICA FIXACAO S12 S/PARAFUSO PC 76,00 0,048474 3,68 0,041289 3,14 0,55 TB4721262 BUCHA PLASTICA FIXACAO S6 S/PARAFUSO PC 263,00 0,016380 4,31 0,014415 3,79 0,52 TB4721288 BUCHA PLASTICA FIXACAO S8 S/PARAFUSO PC 269,00 0,027034 7,27 0,022900 6,16 1,11 JR3008475 CABO ADAPTADOR DB25M/M34F PADRAO ISO 2110 (BI PC 14,00 23,502595 329,04 20,682284 289,55 39,48 JR3009608 CABO COAXIAL RF 75 75 OHMS 0,4/2,5 PT MT 414,50 0,664682 275,51 0,584920 242,45 33,06 TB0008524 CABO TELEFONICO CCE-APL-ASF 65-6 MT 132,00 2,902515 383,13 2,554213 337,16 45,98 TB6670004 CABO TELEFONICO CCI 50-1 PAR COD. 600502 MT 106,00 0,151527 16,06 0,130583 13,84 2,22 TB6670012 CABO TELEFONICO CCI 50-2 PARES COD.600502 MT 365,00 0,258626 94,40 0,225635 82,36 12,04 JR3009106 CABO UTP (MULTILAN) 24AWG X 4 PARES CAT.5E AZ MT 225,00 0,695639 156,52 0,612162 137,74 18,78 SC7310242 CAIXA EMENDA CABO TELEF. 100 PARES AEREO PC 42,00 14,771945 620,42 12,955662 544,14 76,28 SC7310250 CAIXA EMENDA CABO TELEF. 201 A 400 P PARES AE PC 17,00 16,914811 287,55 14,885034 253,05 34,51 JR3007467 CAIXA OPTICA FOSC 100BM 24 (C/FECHAMENTO MECA PC 3,00 288,525654 865,58 253,902575 761,71 103,87 TB0486761 CAIXA PROTECAO ASSINANTES PTT-325 PC 1,00 7,529075 7,53 6,514431 6,51 1,01 SC7310269 CAIXA TERMINAL AEREA 10 PARES C/COTO S/PROTEC PC 37,00 31,737555 1.174,29 27,870671 1.031,21 143,07 SC7312725 CAIXA TERMINAL AEREA 10 PARES S/ COTO PC 20,00 21,142870 422,86 18,605725 372,11 50,74 TB1315076 CONECTOR BLINDAGEM CONTINUIDADE CBCT UN 112,00 2,959752 331,49 2,522619 282,53 48,96 JR3011905 CONECTOR BNC 0,4/2,5/75 FEMEA RETO SOLDA UN 10,00 3,198815 31,99 2,800717 28,01 3,98 JR3010367 CONECTOR BNC 0,4/2,5/75 MACHO ANGULAR SOLDA PC 33,00 4,355798 143,74 3,810650 125,75 17,99 JR3011865 CONECTOR IEC 169/13 FEM.ANG.SOLDA 0,4/2,5/75 PC 25,00 3,411906 85,30 3,002477 75,06 10,24 JR3011867 CONECTOR IEC 169/13 MACHO ANG 0,4/2,5/75 OHMS PC 170,00 3,073799 522,55 2,699800 458,97 63,58 ------------- ------------ ------------ TOTAL DESTA PAGINA ===> 10.737,67 9.349,59 1.388,08
60
REGISTRO DE INVENTÁRIO
EMPRESA : ABC TELECOMUNICACOES S/A. INSC.ESTADUAL : 100.200.300 CNPJ : 10.200.300/0000-50 LIVRO : 00001 FOLHA : 00002 ----------------------------------------------------------------------------------- ESTOQUES EXISTENTES EM: 31/03/00 CANTEIRO DE OBRAS --------- Valor com ICMS --------------- Valor sem ICMS ------Valor do ICMS Codigo Descricao Und. Quantidade Unitario Total Unitario Total Total --------- --------------------------------------------- ---- -------------- ----------------- ----------------- --------------------- ------------ JR3005979 TUBO ISOLADOR DE CORDOALHA (TIC) 13MM MT 47,50 0,321995 15,29 0,283355 13,46 1,84 JR3006508 TUBO ISOLADOR DE CORDOALHA (TIM) 4,8 6AWG MT 92,00 0,521417 47,97 0,453584 41,73 6,24 TB0418202 TUBO TERMOCONTRATIL TTC-A 24X8X1200MM - 750 BR 1,00 20,419946 20,42 17,949347 17,95 2,47 TB0418236 TUBO TERMOCONTRATIL TTC-A 40X13X1200MM - 1500 BR 1,00 28,043999 28,04 24,570324 24,57 3,47 ----------------- ---------- ------------ TOTAL DESTA PAGINA ===> 111,73 97,71 14,02 SUB TOTAL ==========> 42.758,06 6.944,13 5.813,93 TOTAL GERAL ==========> 89.669,41 77.820,03 11.849,38 ----------------------------------------------------------------------------------- SAO JOSE/SC,31 DE MARCO DE 2000. ----------------------------------------
61
ANEXO E
Nesta lista estão as Informações dos Fornecedores.
LISTA DE CODIGOS DE EMITENTES
EMPRESA: ABC TELECOMUNICACOES S/A.
INSC.ESTADUAL : 100.200.300 CNPJ.: 10.200.300/0000-50
FOLHA : 1 PERIODO : 01/03/07-31/03/07
CODIGO EMITENTE DO DOCUMENTO FISCAL UF INSCRICAO NO CGC INSC. ESTADUAL
01000J ABC TELECOMUNICACOES S.A. SC 10.200.300/0001-02 200.300.400
02000J ABC TELECOMUNICACOES S.A. SP 10.200.300/0002-03 300.400.500
03000J ABC TELECOMUNICACOES S.A. PR 10.200.300/0003-04 400.500.600
62
ANEXO F
TABELA DE CODIGO DE MERCADORIAS
EMPRESA: ABC TELECOMUNICACOES S/A.
INSC.ESTADUAL : 100.200.300 CNPJ.: 10.200.300/0000-50
FOLHA : 1 PERIODO : 01/03/07-31/03/07
CODIGO DESCRICAO CLASSIFICACAO FISCAL
JR3003622 CAMISETA MOD. KOERICH TELECOM GG CINZA
JR3003623 CAMISETA MOD. KOERICH TELECOM G CINZA
JR3003626 CALCA JEANS N 40
JR3003627 CALCA JEANS N 42
JR3003629 CALCA JEANS N 46
JR3003685 CHAVE TESTE DIGITAL 0-500V
JR3005080 BRACADEIRA INSOLUK T18R HELLERMANN
JR3005355 SUPORTE BAP REFORCADO CHAPA 4,8MM
JR3005570 GIGA BARGOA
JR3006684 FIO TELEFONICO EXTERNO FE-80 COD. 600496
JR3007143 CINTO DE SEGURANCA MODELO 576 COC
JR3007199 CHAVE INSERCAO KRONE/BARGOA
JR3007467 CAIXA OPTICA FOSC 100BM 24 (C/FECHAMENTO MECANICO)
JR3007701 FIO TELEFONICO FDG AM/PT
JR3008475 CABO ADAPTADOR DB25M/M34F PADRAO ISO 2110 (BICANAL
JR3008979 MODULO PROTETOR MP-N VERDE
JR3009400 BADISCO NAO ALIMENTADO TIPO GONDOLA
JR3010223 FONE OPERADOR C/ALIMENTACAO (DE CABECA)
JR3011655 PARAFUSO PHILIPS 4,8X45MM
JR3012735 HASTE DE ENTRADA DO FE MODALIDADE AEREA PARA TP
JR3013105 ADAPTADOR DB25M/M34F PIN. BANDA BASE TELEBRAS
SC1600982 CAMISA POLO TAM-M BRANCA
SC1601156 BOTINA DE SEGURANCA N 39 (PRETA) ELETRICISTA
SC1601164 BOTINA DE SEGURANCA N 40 (PRETA) ELETRICISTA
SC7510233 SUPORTE ISOLADOR RANHURA SU60
SC7510250 SUPORTE ISOLADOR RANHURA P/BAP
SC7520115 SUPORTE DIELETRICO P/CABO OPTICO 13,80MM A 15,90MM
SC7520123 SUPORTE DIELETRICO P/CABO OPTICO 13,73 A 15,90MM
SC7710143 PARAFUSO CABECA CONICA FENDA 3,2X3,0MM AA
SC7710291 PARAFUSO CABECA PANELA FENDA 4,8X45MM AA
SC7710666 PARAFUSO FENDA CABECA CONICA 5,5X32MM AA
SC7740417 ARRUELA QUADRADA 11X28X3MM
JR0051961 ALCA PREFORMADA RETENCAO TAM 4 LARANJA
JR0054635 ALCA PREFORMADA RETENCAO TAM 5 AZUL
JR0108449 ISOLADOR ROLDANA QUATRO RANHURAS PLASTICA TREB
JR0128413 PARAFUSO CABECA QUADRADA M12X152MM C/PORCA
JR0288266 GRAMPO ISOLADO GRI-1 CINZA
JR0293621 TOMADA TELEFONE ASSINANTE PADRAO
JR0323907 BRACADEIRA (BAP 02) REGULAVEL POSTE 800MM
JR4713004 SUPORTE CURVO ROLDANA
ANEXO G
Resposta do tabela 01 dos questionamentos feitos aos departamentos de controladoria,
almoxarifado e administração.
1) Sim, eles são monitorados por controles específicos e fiscais. Sim, existem 32 almoxarifados em
SC, PR e SP em pleno funcionamento.
2) Sim, em cada almoxarifado tem um gerente que delega e supervisiona: uma para recebimento e
conferencia com o pedido, segunda para guarda em local apropriado,terceira para conferencias
documental e registro fiscal.
3) Existe, escrituração contábil regular que reflete toda a movimentação da empresa desde
01.03.1990, abrangendo necessariamente e obrigatoriamente em seus livros a contabilização de todos
os valores, ou seja, toda movimentação seja de qualquer ordem, inclusive material de terceiros.
4) São controlados por fichas e também por processamento eletrônico de dados, mais os
procedimentos fiscais.
5) Sim, as mercadorias recebidas nos almoxarifado são conferidas, quantidade e qualidade alem de
ser confrontado com pedido.
6) Não faz compras, ele solicita o material para departamento de compras que pega autorização com
supervisor do almoxarifado e faz o orçamento, para depois pegar autorização com a diretoria na matriz.
7) O material destinado a venda sim, mas o material de uso e consumo ou expediente não.
8) Sim, existe um departamento só para as compras com inúmeros procedimentos.
9) Sim, todas as autorizações enviadas aos fornecedores são realizadas por e-mail, os urgentes por
faz e sempre o contato telefônico confirmando o recebimento do pedido.
10) O Gerente na matriz autoriza as compras, da lista de fornecedores cadastrados.
11) É solicitada ao departamento de controladoria uma revisão do processo emitindo uma nota fiscal
de acerto ou documento equivalente.
12) Sim, são feitas contagens, medições e conciliações pelos almoxarifados e outras pelos auditores
internos alem da auditoria externa anual.
13) Sim as diferenças identificadas e confirmadas, são ajustadas por meio de nota fiscal e relatório
fornecido pela controladoria.
14) Não diretamente para o inventário, existe norma administrativa, interna e legal.
15) Sim, cada produto tem uma reclassificação de acordo com suas características.
16) Muitas, constantemente o material é transportado de um almoxarifado para outro, também ao
canteiro de obras.
17) A autorização é feita pelos coordenadores.
18) Nota fiscal e controle eletrônico.
19) Sim, são contabilizadas no momento da impressão da nota fiscal, eletronicamente.
20) Sim, as entregas são feitas por notas fiscais e controle eletrônico.
21) Não, todo material aplicado deve ser novo, o contrato com o cliente exige, que as substituições
das peças seja novas, e as antigas são levadas para analise dos técnicos.
22) Sim, Todo estoque fica guardado em local seguro conforme característica de cada um, como
tamanho, valor, temperatura e outros especificados pelo fabricante
23) Sim, cada mercadoria tem local adequado conforme especificações do fornecedor.
64
24) Em local cercado, com acesso restrito.
25) Sim, é confirmado em almoxarifado estado conservação e utilidade, assim confirmado sua
substituição por um novo e inutilizando o inadequado.
26) Não, um colaborador identifica o material com problema e substitui por outro, envia o com defeito
para o almoxarifado onde outro colaborador técnico do nosso cliente realiza os testes confirmando a
inutilidade do mesmo.
27) Sim, somente resguardado de nota fiscal ou dos obsoletos através de ficha assinada pelo técnico
responsável pelo produto e responsável pelo almoxarifado.
28) Não, todos os produtos saem do almoxarifado sem transformação.
29) Sim, as sobras ou produtos obsoletos são enviados ao almoxarifado.
