Boas Maneiras

Cerimonial e Protocolo

PONTIFCIA UNIVERSIDADE CATLICA DO RIO GRANDE DO SUL FACULDADE DE COMUNICAO SOCIAL

CERIMONIAL E PROTOCOLO

por Prof. Lana Campanella

Prof Lana Campanella

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Sumrio1. Conceituao..................................................................................................................5 1.1 Cerimonial...............................................................................................................5 1.2 Protocolo................................................................................................................6 1.3 Etiqueta..................................................................................................................6 1.4 Comportamento Social........................................................................................6 1.5 Elegncia................................................................................................................6 2. Legislao......................................................................................................................7 3. Poderes..........................................................................................................................7 4. Mestre de Cerimnias................................................................................................8 5. Quebra de Protocolo..................................................................................................8 6. Ordem Lateral Direita...............................................................................................8 7. Mesa Diretiva...............................................................................................................8 8. Normas de Precedncia............................................................................................12 8.1 Precedncia no Jurdico...................................................................................13 8.2 Precedncia da Igreja Catlica fora do Vaticano.....................................13 8.3 Precedncia entre Ministros de Estado......................................................14 8.4.1 Precedncia entre Secretrios de Estado (Federal).............................14 8.4.2 - Precedncia entre Secretrios de Estado (RS).....................................14 8.5 Precedncia entre os Governadores dos Estados Brasileiros................16 8.6 Precedncia do Corpo Consular......................................................................16 8.7 Precedncia nas Foras Armadas..................................................................17 8.8 Precedncia dos Conselhos e Ordens Profissionais..................................18 8.9 Bodas e Jubileus................................................................................................19


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Cerimonial e Protocolo9. Ordem de Discursos................................................................................................20 9.1 Vocativos e Formas de Tratamento..............................................................20 10. Hino.............................................................................................................................22 11. Bandeiras...................................................................................................................23 12. Precedncia em Automveis.................................................................................26 13. Precedncia no Elevador........................................................................................26 14. - Organizador de Eventos.......................................................................................27 14.1 - Diviso da Equipe.................................................................................................................28 14.2 Entidade Promotora.....................................................................................30 15. Projeto........................................................................................................................31 15.1 Modelo de Projeto...........................................................................................32 16. Planejamento em Eventos......................................................................................33 16.1 Procedimentos...................................................................................................39 17. Ps-evento................................................................................................................42 17.1 Atividades Ps-evento....................................................................................42 18. Pesquisa...................................................................................................................42 19. Eventos......................................................................................................................44 19.1 Tipos de Eventos.............................................................................................26 19.2 Casamento.......................................................................................................80 19.3 - Eventos de Ecoturismo.................................................................................97 19.4 - Condecoraes..............................................................................................100 19.5 - Descerramento de Placa..............................................................................101 19.6 Entrega de Placas, Certificados, Medalhas ou Prmios......................101 19.7 Entronizao de Bustos e Fotografias em Galerias..............................101 20. Convite.....................................................................................................................102


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21. Comportamento Social..........................................................................................104 22. Conduta Pessoal.....................................................................................................105 23. Conduta Mesa.....................................................................................................107 24. Mise-en-place.........................................................................................................112 25. Tipos de Servios..................................................................................................113 26. O Mapa da Mesa....................................................................................................114 Referncias Bibliogrficas...........................................................................................119


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1. ConceituaoA precedncia sempre foi motivo de controvrsia e j deu muitas dores de cabea aos chefes de cerimonial, quando no acabou em situaes constrangedoras. Somente em 1815, durante a Conferncia de Viena que se pode alcanar uma soluo definitiva para o problema, com um regulamento. Em 1961, a Conveno de Viena sobre Relaes Diplomticas determinou a ordem de precedncia definitiva entre os chefes de misso diplomtica. No Brasil, a consolidao das prticas e disposies sobre o assunto foram objeto de um livro, editado em 1918 pelo cerimonial da Presidncia, de autoria de Hlio Lobo e Thiers Fleming. A partir de 1972, comeou a vigorar o Decreto n 70.724 sendo indispensvel uma reviso. Segundo Pinho, J. B. (ano XXX, pg. 38):No despontam em solenidades, vez por outra, ilustres ex-chefes de brigadas voluntrias (...) que acham que a Bandeira Nacional ficaria melhor aqui ou ali; e que a ordem de precedncia das autoridades tal e tal, por isto mais aquilo? E os demais achlogos, sempre dispostos a colaborar com seus vastos conhecimentos de literatura em quadrinhos, no criam, afinal, um alvoroo? Nada melhor, por conseguinte, que ter esses auxlios mo, como irrefutvel e solene calaboca. A par da economia de tempo e de desgaste em discusses estreis, conferiro segurana ao Cerimonial e garantia de conduta protocolar correta.

1.1 Cerimonial Resumindo: Cerimonial o conhecimento e o cumprimento de normas preestabelecidas.


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Cerimonial e ProtocoloCerimonial [lat. Caerimoniale, que, alis, quer dizer referente s cerimnias religiosas] Adj. 2 gr. 1. Referente a cerimnias. S.m. 2. Conjunto de formalidades que devem seguir um ato solene ou festa pblica. 3. Regra que estabelece tais formalidades. 4. Livro que as contm. 5. Setor administrativo a que elas esto afetas. 6. Etiqueta (2) (Novo Dicionrio Aurlio da Lngua Portuguesa). Cerimonial Adj. 2 gen. Que diz respeito a cerimnias: S. m. conjunto de formalidades que devem ser observadas numa cerimnia religiosa ou numa solenidade pblica; livro que contm essas formalidades; etiqueta; protocolo. (do lat. Caerimoniale). (Dicionrio Brasileiro da Lngua Portuguesa). Cerimonial conjunto de regras costumeiras e de direito positivo que determinam quais as manifestaes de respeito devidas a uma pessoa, em funo de sua categoria, dentro de uma estrutura oficial ou eclesistica. (Enciclopdia Barsa).1.2 Protocolo Resumindo: Protocolo so as normas propriamente ditas e estabelecidas.

Protocolo (do grego protkollon, primeira folha colada aos rolos de papiro, e na qual se escrevia o resumo do contedo do manuscrito; pelo latim medieval protocollum e pelo francs protocole) S. m. 1. Registro aos atos pblicos. 2. Registro das audincias nos tribunais. 3. Registro de uma conferncia ou deliberao diplomtica. 4. Formulrio regulador de atos pblicos. 5. Conveno internacional. 6. Livro de registro da correspondncia de uma firma, repartio pblica, etc. 7. Brs. Carto ou papeleta em que se anotam a data e o nmero de ordem com que foi registrado no livro de protocolo (6) um requerimento, e que serve como recibo. 8. Fig. Formalidade, etiqueta, cerimonial. (Novo Dicionrio Aurlio de Lngua Portuguesa). Protocolo, a Enciclopdia Barsa nada registra.1.3 Etiqueta Formas cerimoniosas de trato usadas em reunies solenes. 1.4 Comportamento Social O modo pelo qual se conduz uma pessoa em face do meio social. (Donald Pierson)


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Cerimonial e Protocolo1.5 Elegncia Palavra originria do latim eliger que significa escolher. Ou seja, entre vrios gestos e atitudes, a pessoa elege aqueles que considera mais condizentes com o seu tipo fsico, com a funo que exerce e com o ambiente em que est.

2. Legislao

Lei 5700 (01/09/71) Dispe sobre a forma e a apresentao dos smbolos nacionais. Decreto 70274 (09/03/72) Contm as normas do Cerimonial Pblico Nacional e ordem geral de precedncia. Decreto 30012 (31/12/80) Aprova as normas do Cerimonial Pblico Estadual.

Nenhum ato solene e, em especial, de natureza cvica ou cvico-militar pode dispensar o detido exame de seus dispositivos. Conforme Pinho, vez por outra, despontam em solenidades indivduos que acham que a Bandeira Nacional ficaria melhor aqui ou ali, e que a ordem de precedncia das autoridades tal e tal, por isto mais aquilo. Reitera o autor que nada melhor, por conseguinte, que ter os decretos mo, como irrefutvel e solene cala-boca. A par da economia de tempo e de desgaste em discusses estreis, conferiro segurana ao cerimonial e garantia de conduta protocolar correta.

3. Poderes UNIO (federal) Presidente da Repblica Presidente do Congresso Nacional Presidente do Supremo Tribunal Federal Governador Presidente da Assemblia Legislativa Presidente do Tribunal de Justia Prefeito Cmara dos vereadores Juiz Direito do Frum

ESTADO

MUNICPIO


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4. Mestre de Cerimnia o elemento de ligao entre o Cerimonial e o Protocolo. quem ordena e orienta a cerimnia, garantindo o ritmo de uma solenidade.Perfil: Pode redigir e narrar o script; Ter boa postura vocal e fsica; Ter discrio, sobriedade e compromisso tico; Ter iniciativa prpria para contornar situaes inesperadas; Ter boa apresentao.

5. Quebra de Protocolo o abandono do Cerimonial e protocolo preestabelecido.

6. Ordem Lateral DireitaEstar em lugar de honra (entre duas pessoas) a pessoa que estiver direita da outra.

7. Mesa Diretiva composta por personalidades de rgos pblicos e/ou privados, bem como, pessoas que meream destaque do restante dos participantes. A colocao das pessoas parte de quem est sentado mesa, seguindo o princpio da Ordem Lateral Direita. 8


Cerimonial e Protocolo A mesa ideal varia entre 7 a 9 pessoas. Havendo necessidade de comp-la com maior nmero de participantes pode-se utilizar a primeira fila do auditrio. Durante um mesmo evento, a mesa pode ser composta mais de uma vez. As mulheres no devem ocupar as pontas da mesa. Quando as cadeiras tiverem diferentes alturas de espaldar, a de espaldar mais alto a da pessoa mais importante e, assim, sucessivamente. Os lugares devem ser demarcados com prismas feitos de acrlico, onde so inseridos os cartes com o nome das autoridades. Na falta destes, pode-se confeccion-los com papel cartolina, no formato de prisma na medida aproximadamente de 8 X 20 cm. MESA MPAR D 4 | 2 | 1 | 3 | 5 | E

- Em mesas mpares sempre haver um centro real que equivaler, na ordem de precedncia, a pessoa de maior importncia. A segunda pessoa mais importante ficar direita da primeira, a terceira pessoa esquerda da primeira e, assim, sucessivamente. MESA PAR D 3 | 1 | * 2 | 4 | E

(*) Centro Imaginrio. - Em mesas pares no existe um centro real, mas, sim, um centro imaginrio. Ou seja, a pessoa de maior importncia ser sempre da 1 direita, a segunda na ordem de precedncia esquerda e, assim, sucessivamente. Lembre-se que:


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Cerimonial e Protocolo As mesas (pares ou mpares) so montadas no sentido de quem est sentado nelas olhando para um auditrio. Quanto a 1 fila do auditrio, o critrio o mesmo. Ou seja, dispomos os lugares no sentido de quem est sentado na 1 fila olhando para mesa. EXERCCIOS DE MESA DIRETIVA 1. Mesa par (seis pessoas) em que o anfitrio preside. Qual a ordem das pessoas na mesa diretiva? D (*) Centro Imaginrio. 5 3 1 (*) 2 4 6 E

O nmero (1) ser o anfitrio seguido das demais pessoas.

2. Mesa par (seis pessoas) com a presena do chefe do Executivo, do anfitrio e demais pessoas. D 5 (*) Centro Imaginrio. 3 1 (*) 2 4 6 E

Entende-se por chefe do Executivo: o Presidente, o Governador e o Prefeito. Em cerimnias em que eles estejam presentes, seus lugares na ordem de precedncia correspondero ao de maior importncia, antes do anfitrio. Nesse exerccio, o chefe do Executivo ocupar o lugar (1), seguido do anfitrio (2) e das demais pessoas. 3. Mesa mpar (sete pessoas) em que est presente um homenageado alm do anfitrio e demais pessoas. D 6 4 2 1 3 5 7 E

O anfitrio ser o n (1), seguido do homenageado (2) e demais pessoas. 4. Mesa par (seis pessoas) em que esto presentes: anfitrio, homenageado, chefe do Executivo e demais pessoas.


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D 5

3

1

(*)

2

4

6 E

O chefe do Executivo ser o n (1), o anfitrio (2) e o homenageado (3), seguido das demais pessoas. 5. Mesa mpar (cinco pessoas) em que esto presentes: anfitrio, representante do chefe do Executivo e homenageado. D 4 2 1 3 5 E

Em cerimnias em que estiver presente o representante do chefe do Executivo, ele sempre ficar direita de quem estiver presidindo a mesa (nesse caso o anfitrio), indiferente da mesa ser par ou mpar. Portanto, nesse exerccio, a ordem correta de precedncia ser: Anfitrio (1), Representante do Chefe do Executivo (2), Homenageado (3), e demais pessoas. Observe que o mesmo exemplo em uma formao para 4 pessoas, a ordem ser: Anfitrio (1), Representante do chefe do Executivo (3), Homenageado (2) e outra pessoa (4). Pois, nesse exemplo, direita do anfitrio corresponde marcao de nmero (3). D 3 1 (*) 2 4 E 6. Mesa par (6 pessoas) em que esto presentes: anfitrio, co-anfitrio, homenageado, representante do Executivo e demais pessoas. D 5 3 1 (*) 2 4 6 E

Como o chefe do Executivo se faz representar, o anfitrio ocupar o lugar de n (1), o Representante do Chefe do Executivo (3), ou seja, direita do anfitrio; o co-anfitrio (2) e o homenageado (4); seguido das demais pessoas. Entende-se por co-anfitrio, aquela entidade, Pas, estado, ou pessoa que ajuda o anfitrio a receber, organizar e gerir um evento. A diferena entre o anfitrio e o co-anfitrio que o anfitrio sediar o evento. Ex: Um evento realizado em Santa Catarina tendo o RS como co-anfitrio. O Estado de Santa Catarina ser o anfitrio.


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8. Normas de PrecednciaEsclarecem a posio de cada uma das autoridades presentes na cerimnia. O Presidente da Repblica preside as cerimnias que comparecer dentro do territrio nacional. Nenhum convidado poder se fazer representar nas cerimnias em que o Presidente da Repblica comparecer. Os Ministros de Estado presidiro as solenidades promovidas pelos respectivos ministrios ou nas sedes destes ministrios. Uma cerimnia s inicia aps a chegada do Chefe do Executivo. Cardeais da Igreja Catlica tm situao correspondente a dos prncipes herdeiros. Para colocao de personalidades nacionais e estrangeiras, sem funo oficial, sero considerados a posio social, idade e cargos. Sugerimos posicionarem estrangeiros, intercalando-os por interesse, entre os conhecedores da lngua falada. Precedncia entre cnsules se d quando houver o mais antigo ou o que est a mais tempo no consulado da cidade. Quando o Presidente da Repblica se fizer representar, o lugar que compete ao seu representante direita da autoridade que a ele presidir. Quando houver dois cargos para uma mesma autoridade, utilizar sempre o de maior destaque para posicion-la mesa.

O decreto dividido em trs partes: a primeira parte compreende as cerimnias realizadas no Distrito Federal, a segunda parte corresponde s cerimnias ocorridas nos Estados da Unio com a presena de autoridades federais e, a terceira parte corresponde a cerimnias de carter estadual sem a presena de autoridades federais. Portanto, a primeira coisa que fazemos ao elencar as autoridades mesa diretiva : 1. Verificar se a mesa par ou mpar e montar o croqui, obedecendo aos critrios que orientam a disposio em mesas pares e mpares;


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Cerimonial e Protocolo2. Verificar em que lugar est ocorrendo a cerimnia e quais autoridades estaro presentes. Se a cerimnia no for no DF, j sabemos que no ser utilizada a primeira parte do Decreto. Se autoridades federais estiverem presentes em uma cerimnia no RS, utilizaremos a 2 parte. Contudo, se as autoridades federais no estiverem presentes, a parte do decreto a ser utilizada a terceira. Lembre-se de que de suma importncia identificarmos a parte correta do Decreto para no errarmos na ordem de precedncia das autoridades mesa. 3. Cada parte do Decreto dividida em grupos onde esto elencadas, por ordem de importncia, as autoridades. Voc deve procurar o cargo das autoridades nesses grupos e posicion-las conforme a ordem prescrita. 4. Uma vez identificada a ordem de cada autoridade, devemos posicion-las da de maior importncia a de menor hierarquia.

8.1

PRECEDNCIA NO JURDICO 1. Presidente do Tribunal de Justia 2. Juiz de Direito da Comarca que se processa a cerimnia 3. Presidente do Tribunal Regional Eleitoral 4. Procurador-Geral da Repblica no Estado 5. Procurador-Geral do Estado 6. Presidente do Tribunal Regional do Trabalho 7. Presidente do Tribunal de Contas 8. Presidente do Tribunal de Alada 9. Desembargadores do Tribunal de Justia 10. Juizes do Tribunal Regional Eleitoral 11. Juizes do Tribunal Regional do Trabalho 12. Juiz Federal 13. Juizes do Tribunal de Contas 14. Juizes do Tribunal de Alada 15. Juizes de Direito 16. Procurador Regional do Trabalho 17. Auditores do Tribunal de Contas 18. Promotores Pblicos


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8.2

PRECEDNCIA DA IGREJA CATLICA FORA DO VATICANO 1. Cardeal Primaz 2. Cardeal 3. Nncio Apostlico 4. Internncios Apostlicos 5. Patriarcas, Arcebispos e Bispos 6. Pronotrios Apostlicos 7. Prelado Domstico 8. Camareiro Secreto 9. Arcediagos 10. Arciprestes 11. Chantres 12. Cnegos 13. Vigrios Episcopais 14. Vigrios e Sacerdotes 15. Diconos e Religiosos

8.3

PRECEDNCIA ENTRE MINISTROS DE ESTADO 1. Justia 2. Defesa (Marinha, Exrcito e Aeronutica) 3. Relaes Exteriores 4. Fazenda 5. Transportes 6. Agricultura, Pecuria e Abastecimento 7. Educao 8. Desporto 9. Cultura 10. Trabalho e Emprego 11. Previdncia Social 12. Sade 13. Desenvolvimento, Indstria e Comrcio Exterior 14. Turismo 15. Minas e Energia


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Cerimonial e Protocolo16. Integrao Nacional 17. Planejamento, Oramento e Gesto 18. Comunicaes 19. Cincia e Tecnologia 20. Desenvolvimento Social e Combate Fome 21. Meio Ambiente 22. Casa Civil da Presidncia da Repblica 23. Cidades 24. Controladoria-Geral da Unio 25. Desenvolvimento Agrrio 8.4.1 PRECEDNCIA ENTRE SECRETRIOS DE ESTADO (FEDERAL) 1. Geral da Presidncia da Repblica 2. Especial de Aqicultura e Pesca 3. Relaes Institucionais 4. Especial para Polticas de Promoo da Igualdade Social 5. Especial de Polticas para as Mulheres 8.4.2 PRECEDNCIA ENTRE SECRETRIOS DE ESTADO (RIO GRANDE DO SUL) 1. Secretaria da Administrao e dos Recursos Humanos 2. Secretaria da Agricultura e Abastecimento 3. Secretaria da Cincia e Tecnologia 4. Secretaria da Coordenao e Planejamento 5. Secretaria da Cultura 6. Secretaria da Educao 7. Secretaria da Fazenda 8. Secretaria da Justia e da Segurana 9. Secretaria de Estado da Sade 10. Secretaria de Estado das Obras Pblicas e Saneamento 11. Secretaria de Estado de Energia, Minas e Comunicaes 12. Secretaria de Estado do Turismo, Esporte e Lazer 13. Secretaria de Habitao e Desenvolvimento Urbano 14. Secretaria de Transportes 15. Secretaria do Desenvolvimento e dos Assuntos Internacionais 16. Secretaria do Trabalho, Cidadania e Assistncia Social


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Cerimonial e Protocolo17. Secretaria Estadual do Meio Ambiente

8.5 PRECEDNCIA BRASILEIROS

ENTRE

OS

GOVERNADORES

DOS

ESTADOS

1. Bahia 2. Rio de Janeiro 3. Maranho 4. Par 5. Pernambuco 6. So Paulo 7. Minas Gerais 8. Gois 9. Mato Grosso 10. Rio Grande do Sul 11. Cear 12. Paraba 13. Esprito Santo 14. Piau 15. Rio Grande do Norte 16. Santa Catarina 17. Alagoas 18. Sergipe 19. Amazonas 20.Paran 21. Acre 22.Mato Grosso do Sul 23.Rondnia 24.Amap 25.Roraima 26. Tocantins 27.Distrito Federal (*) (*) O Distrito Federal, sede do Governo Federal, no tem caractersticas jurdicas e estrutura organizacional de Estado, portanto, o ltimo na lista de precedncia.


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FONTE: www.uerj.br (atualizado em 02/03/06) 8.6 PRECEDNCIA DO CORPO CONSULAR 1. Cnsules Gerais de Carreira 2. Cnsules Gerais Honorrios 3. Cnsules Gerais Adjuntos de Carreira 4. Cnsules de Carreira 5. Cnsules Honorrios Nacionalidade Estrangeira 6. Cnsules Honorrios Nacionalidade Brasileira 7. Cnsules Adjuntos de Carreira 8. Cnsules Adjuntos Honorrios Nacionalidade Estrangeira 9. Cnsules Adjuntos Honorrios Nacionalidade Brasileira 10. Vice-Cnsules de Carreira 11. Vice-Cnsules Honorrios Nacionalidade Estrangeira 12. Vice-Cnsules Honorrios Nacionalidade Brasileira

8.7

PRECEDNCIA NAS FORAS ARMADAS CRCULO DE OFICINAS

MARINHA 1. Almirante - Almirante de esquadra - Contra Almirante 2. Capito de mar e guerra - Capito de fragata - Capito de corveta 3. Capito - Tenente 4. Primeiro Tenente - Segundo Tenente

EXRCITO 1. Marechal General de Exrcito - General de Diviso - General de Brigada 2. Coronel Tenente - Coronel Major

AERONUTICA 1. Marechal do Ar - Tenente Brigadeiro Major Brigadeiro Brigadeiro 2. Coronel Tenente - Coronel Major

3. Capito 4. Primeiro Tenente - Segundo Tenente

Capito 4. Primeiro Tenente - Segundo Tenente


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Cerimonial e ProtocoloFONTE: CESCA, Cleuza Gimenez. Organizao de eventos. So Paulo: Summus, pp. 130 131. 8.8 PRECEDNCIA DOS CONSELHOS E ORDENS PROFISSIONAIS Fundaes 18/11/1930 11/12/1933 27/05/1946 13/08/1951 18/06/1956 27/08/1957 11/11/1960 22/12/1960 30/06/1962 27/08/1962 14/04/1964 05/07/1965 09/12/1965 22/12/1967 11/09/1969 20/12/1971 20/12/1971 12/07/1975 17/12/1975 20/10/1978 09/12/1981 18/12/1984

Conselhos / Ordens Ordem dos advogados do Brasil Conselho de engenharia, arquitetura e agronomia Conselho de contabilidade Conselho de economia Conselho de qumica Conselho de assistncia social Conselho de medicina Conselho de farmcia Ordem dos msicos do Brasil Conselho de biblioteconomia Conselho de corretores de imveis Conselho de odontologia Conselho de estatstica Conselho de representantes comerciais Conselho de administrao Conselho de profissionais de rrpp Conselho de psicologia Conselho de enfermagem Conselho de fisioterapia e terapia ocupacional Conselho de nutricionistas Conselho de fonoaudiologia Conselho de musicologia

FONTE: CESCA, Cleuza G. Gimenez. Organizao de eventos. So Paulo: Summus, pp. 140 141.


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8.9

BODAS E JUBILEUS ANOS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 DENOMINAO Papel Algodo Couro Flores Madeira Ferro Cobre Bronze Pote de madeira Estanho Ao Seda Renda Marfim Cristal Loua / Porcelana Prata Prola Coral Rubi Safira Ouro Esmeralda Brilhante Diamante

FONTE: CESCA, Cleuza G. Gimenez. Organizao de eventos. So Paulo: Summus, p.75.


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9. Ordem de DiscursosSegue o inverso da Ordem de Precedncia. Em eventos privados, os discursos devero ser realizados na hora da sobremesa. Vocativo a lista, por ordem de precedncia, das autoridades que compem a mesa. Modernamente est sendo usado o vocativo SENHOR FULANO DE TAL sem EXCELENTSSIMO. Ex: Senhor Prefeito de Porto Alegre, Fulano de Tal. O Pronunciamento deve ser digitado em letras maisculas com espaamento duplo entre linhas e sem separao silbica. Nas inauguraes depois do discurso que acontece o corte da fita e o descerramento da placa.

9.1 VOCATIVOS E FORMAS DE TRATAMENTO AUTORIDADE Doutor (ph.D) Embaixadores Cardeais FORMA VOCATIVA Senhor Doutor Senhor Embaixador Eminentssimo Senhor FORMA DE TRATAMENTO Vossa Senhoria (V. Sa.) Vossa Excelncia (V. Excia.) Vossa Eminncia Reverendssima (V. Ema. Revma.) Vossa Excelncia (V. Excia.) Vossa Excelncia (V. Excia.) Vossa Excelncia (V. Excia.) Vossa Excelncia (V. Excia.) Vossa Senhoria (V. Sa.)

Chanceler de Universidade Cnsules Deputados Federais e Estaduais Desembargador da Justia Diretores de autarquias federais, estaduais e Prof Lana Campanella

Senhor Chanceler Senhor Cnsul Senhor Deputado Senhor Desembargador Senhor Diretor

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Cerimonial e Protocolomunicipais Empresas de um modo geral Governadores de Estado Juiz de Direito Mestres Ministros de Estado Pessoas em geral Prefeitos Municipais Presidente da Repblica Presidente do Congresso Nacional

Prezados Senhores Senhor Governador Meritssimo Juiz Senhor Professor Senhor Ministro Prezado Senhor Senhor Prefeito Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional Prezado Senhor

Vossas Senhorias (V. Sas.) Vossa Excelncia (V. Excia.) Vossa Excelncia (V. Excia.) Vossa Senhoria (V. Sa.) Vossa Excelncia (V. Excia.) Vossa Senhoria (V. Sa.) Vossa Excelncia (V. Excia.) Vossa Excelncia (V. Excia.) Vossa Excelncia (V. Excia.) Vossa Senhoria (V. Sa.) Vossa Excelncia (V. Excia.) Vossa Excelncia (V. Excia.) Vossa Excelncia (V. Excia.) Vossa Excelncia (V. Excia.) Vossa Magnificncia (V. M.)

Presidente de Empresa Privada Reitores de Universidade Magnfico Reitor Secretrios de Estado e de Municpios Senadores da Repblica Vereadores Vice-Reitores de Universidades

Senhor Secretrio Senhor Senador Senhor Vereador Magnfico Vice-Reitor


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OFCIOS PARA EVENTOS - Seguem numerao. Ex: Of. 01/2000 (primeiro ofcio do ano de 2000). - Necessitam de cabealho (para quem se destina) utilizado, normalmente, no incio da folha. - Data por extenso sem ponto final. - P.S. ou OBS. No final do texto podem e devem ser utilizados desde que a informao acrescentada no tenha sido mencionada no decorrer do texto. Aproveita-se para deixar o telefone para contato e o nome da pessoa no caso de confirmao de presena. - Vocativos e pronomes de tratamento devem ser verificados na listagem acima (confirmar sempre). - Ofcios para agradecimento seguem com foto (registro) do evento. - Terceirizados (includos nos Recursos Humanos) que recebero por seus servios, no recebem ofcios. - Convites para autoridades so sempre endereados para o superior (no existe ofcio para o representante do Presidente da Repblica). - Patrocnio / Apoio listagem de empresas que possam ter interesse pelo evento. Ex: Hotel estadia. Eventos que exijam dinheiro (patrocnio) devem ser endereados juntamente com a proposta de mdia e cotas.

10. Hino- O Hino Nacional s ser executado aps o Presidente da Repblica ocupar o lugar que lhe cabe. - Se orquestrado, convida-se a ouvi-lo; quando vocalizado permitido cant-lo. - No pode ser tocado pela metade e nem aplaudido e, deve preceder os hinos estaduais. - Nas solenidades em que houver autoridade de outro pas, executa-se primeiro o hino do pas estrangeiro, por cortesia, seguindo a ordem alfabtica do idioma local entre o Hino Nacional e o Hino Estadual. - obrigatria a tonalidade de si bemol para a execuo instrumental simples.


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Cerimonial e Protocolo- Nos casos de simples execuo vocal, sero sempre cantadas as duas partes do poema. - Nas continncias ao Presidente da Repblica, para fins exclusivos do Cerimonial Militar, sero executados apenas a introduo e os acordes finais, conforme a regulamentao especfica. - O Hino Nacional ser executado na ocasio do hasteamento da bandeira nacional nas escolas pblicas e particulares.

11. BandeirasConsidera-se a direita de um dispositivo, a direita de uma pessoa colocada junto a ele e voltada para o pblico que observa o dispositivo. Ordem de Precedncia PASES (ordem alfabtica do idioma local onde sero hasteadas) ESTADOS (constituio histrica) MUNICPIOS (ordem alfabtica) ORGANIZAES (constituio histrica)

1 2 3 4

- A ordem de distribuio das bandeiras dos Estados e territrios determinada pela constituio histrica dos mesmos. Contudo, o Estado onde est ocorrendo a cerimnia passa frente dos outros, seguindo, os demais a ordem de constituio histrica. Ex: Um evento realizado em Sergipe onde esto presentes os Estados da Bahia e Rio de Janeiro. O Estado de Sergipe ser o primeiro na ordem de precedncia dos Estados seguido pelos demais: Bahia e Rio de Janeiro. - O critrio para orden-las segue o mesmo modelo das mesas diretivas, ou seja, verifique se a formao par ou mpar e, antes de posicion-las na ordem de precedncia, faa a marcao. Ex: Em uma formao mpar (5 bandeiras), em primeiro lugar voc ir montar o croqui. D 4 2 1 3 5 E

Aps, esta fase, voc ir verificar quais so as bandeiras que iro ser hasteadas no dispositivo e sua ordem de precedncia conforme o quadro acima.


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Cerimonial e Protocolo- Em cerimnias ocorridas no Brasil que envolvam outros pases, a bandeira brasileira ser sempre a primeira na ordem de precedncia seguida pelas demais que seguiro o critrio de ordem alfabtica. - Em cerimnias que envolvam bandeiras de Estados, municpios e/ou instituies, sempre a bandeira brasileira ser a primeira na ordem de precedncia. - Em consulados e/ou embaixadas no Brasil, a bandeira brasileira ser a segunda na ordem de precedncia, ficando o primeiro lugar dedicado ao pas daquela instituio. Ex: No consulado da Itlia, a bandeira italiana ser a n 1 e a bandeira brasileira a n 2. Isso ocorre pelo fato dos consulados e embaixadas serem considerados territrios neutros. D 1 It (*) 2 E BRA

- Quando utilizamos o critrio de constituio histrica (data de fundao) para os Estados e instituies, seguimos sempre do mais antigo ao mais novo Estado ou instituio. - A bandeira Nacional de uso obrigatrio em dispositivos com outras bandeiras, quer sejam de pases, Estados, municpios ou organizaes. - Ao utilizarmos a bandeira do municpio deveremos, tambm, utilizar a do Estado a que pertence. Ex: Brasil (1), RS (2) e POA (3). Contudo, na fachada de empresas permitido excluirmos o uso da bandeira do municpio deixando, apenas, as do Brasil, do Estado e da Instituio. - Utiliza-se apenas uma bandeira distendida sobre o atade, mantida at a ocasio do sepultamento. A bandeira nunca enterrada junta. Ela retirada, dobrada e oferecida famlia. - Quando conduzida em marcha, indica-se o luto por um lao de crepe atado junto lana. - hasteada no mastro s 8 horas ou ao pr-do-sol salvo, porm, no dia 19 de novembro, Dia da Bandeira, em que ela dever ser hasteada s 12 horas e arriada s 18 horas. - Pode ser hasteada em mastro ou adrias em qualquer lugar em que lhe seja assegurado o devido respeito. - Se permanecer hasteada noite, deve estar devidamente iluminada.


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Cerimonial e Protocolo- A Bandeira Nacional, quando hasteada junto a outras bandeiras, iada em velocidade maior que as demais, devendo atingir o topo em primeiro lugar, e abaixada mais lentamente, sendo a ltima a descer. - Em caso de luto nacional, a Bandeira hasteada a meio mastro: primeiro ela deve ser hasteada at o topo do mastro e, depois, arriada at a metade. - Hasteia-se, obrigatoriamente, a Bandeira Nacional nos dias de festa ou de luto nacional, em todas as reparties pblicas, nos estabelecimentos de ensino e sindicatos. - Bandeiras em mau estado de conservao devem ser entregues s unidades militares para que sejam incineradas em solenidade especial no Dia da Bandeira. - Dever estar hasteada direita de tribunas, plpitos e mesas de reunio. - No podero ser utilizadas bandeiras de outros paises sem que a Bandeira Nacional esteja ao seu lado direito, do mesmo tamanho e em posio de destaque (salvo em representaes diplomticas ou consulares). - A Bandeira Nacional, quando no estiver em uso, deve ser guardada em lugar digno. - Quando distendida e sem mastro, coloca-se a Bandeira de modo que o lado maior fique parcialmente na horizontal e a estrela isolada em cima, no podendo ser ocultada, mesmo parcialmente, por pessoas sentadas em suas imediaes. - Nunca se bate continncia Bandeira Nacional. BRASIL (1) RS (2) POA (3) (4) (2) (1) (3) (5) (1) (2) (3) (6) D 2 1 3 E

RS ARGENTINA BRASIL URUGUAI POA BRASIL ARGENTINA INGLATERRA PORTUGAL

D

4

2

1

3

5

E

D

5

3

1

*

2

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6

E]


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Cerimonial e ProtocoloMARROCOS (5) JAPO (4) (*) Centro Imaginrio. As Armas Nacionais tm seu uso obrigatrio no Palcio da Presidncia da Repblica e na residncia do Presidente da Repblica, nos edifcios-sede dos Ministrios, nas Casas do Congresso Nacional, no Supremo Tribunal Federal, nos Tribunais Superiores e nos Legislativo e Judicirio, nas Prefeituras e Cmaras Municipais, na frontaria dos edifcios de reparties pblicas federais, nos quartis da defesa, nos papis de expediente, nos convites e nas publicaes oficiais de nvel federal. O Selo Nacional ser usado para autenticar os atos do governo e os diplomas e certificados expedidos pelos estabelecimentos de ensino oficiais ou reconhecidos. As Cores Nacionais so o verde e o amarelo. Podem ser usadas sem quaisquer restries, inclusive, associadas ao azul e branco.

12. Precedncia em AutomveisEm automveis, o lugar de honra atrs, direita em relao ao motorista. Quem entra primeiro no carro o convidado, pela porta do meio-fio. O anfitrio d a volta e entra pela outra porta. Havendo mais de duas pessoas, alm do convidado, quem senta no meio a pessoa de menor hierarquia. Se esta for um executivo jovem, sentar ao lado do motorista.

13. Precedncia no ElevadorEntra primeiro a pessoa de maior hierarquia, seguida das demais. Na sada, cabe aos de menor hierarquia, ao sarem, se perfilarem discretamente, aguardando que os de precedncia mais alta desocupem o elevador.


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14.Organizador de EventosO organizador de eventos pode atuar como: funcionrio de uma organizao, funcionrio de uma empresa de eventos, autnomo ou ter a sua prpria empresa de eventos. - Sendo funcionrio de uma organizao, ficar encarregado de elaborar e implantar as aes planejadas. - Trabalhando em empresas de eventos, ficar em uma das comisses/sub-divises da empresa: secretaria, temrio, divulgao,... - Poder atuar como autnomo organizando seus prprios eventos ou sendo free-lance (trabalhando para vrias empresas). - Se for constituir empresa dever observar os seguintes itens: Estrutura bsica: - Espao fsico (telefone, fax, computador/Internet, etc.) - Material de expediente (carto de visita, folha timbrada, selo adesivo com logotipo) - Material de divulgao: folder, portflio (cd-room, pasta portflio), anncio (jornal, guias especializados), ofcios para mainling-list dirigido e mala-direta. Aspecto legal: - SEBRAE e/ou contador para obter informaes sobre como abrir uma empresa (documentao necessria e tributos) Perfil do profissional de eventos: - Organizao - tica - Eficincia (equipe) - Disponibilidade - Experincia na rea - Empatia Qualidade na organizao de eventos: - Equipe selecionada e treinada,


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Cerimonial e Protocolo- Equipamentos modernos, criatividade, - Material de qualidade e atualizao. 14.1. Diviso da Equipe e Atribuies Em um evento existe o Coordenador Geral e comisses que o auxiliam na implantao. Essa equipe varia de acordo com a natureza do evento. Muitas vezes, quando o staff pequeno ocorre o acmulo de funes. De modo geral, a equipe para eventos estrutura-se da seguinte maneira: COORDENADOR GERAL

Financeiro

Secretaria

Temrio

Comercializao

Divulgao

Cerimonial

Infraestrutura

- Coordenador Geral As atribuies do organizador de eventos iniciam pela coleta de briefing (informaes sobre a empresa e/ou evento), elaborao do projeto, elaborao do planejamento (mediante a aprovao do projeto) e elaborao e entrega do relatrio. O Coordenador Geral do evento trabalha junto ao temrio. - Temrio (Pr-evento) Assessoria na elaborao da programao tcnica e social do evento junto com o cliente. Sondagem de disponibilidade de datas, custos, sugestes de locais para a realizao do evento, coleta de mainling para envio de cartas e reserva de espaos. (Trans-evento) Controle de tempo de palestrantes. - Financeiro (Pr-evento) Levantamento de oramentos e apresentao de opes, inclusive eventual utilizao de fornecedores habituais do cliente); previso de custos de todas as reas envolvidas na organizao do evento; elaborao e acompanhamento do cronograma de pagamentos e da Prof Lana Campanella 28

Cerimonial e Protocolopreviso oramentria; contratao de terceiros aps anuncia do cliente. (Ps-evento) Prestao de contas. - Divulgao (Pr-evento) Contratao de terceiros para criao da Programao Visual (logotipia do evento); superviso de criao de materiais grficos (malas diretas, cartazes, blocos, pastas, programas, convites, pesquisas) e sinalizao (banners, faixas de mesa, placas indicativas, etc.) com a logotipia do evento; contratao e superviso da confeco de artes finais e fotocomposio; acompanhamento da produo do material grfico, banners, etc. Tambm responsvel caso o cliente no tenha agncia de propaganda de fazer o plano de mdia (estipular quais os veculos de comunicao, periodicidade e freqncia devero veicular os anncios/spots/comerciais). (Ps-evento) Fazer a taxao ou clipping dos materiais veiculados na mdia paga ou atravs de release (texto em formato de notcia elaborado por jornalista ou relaes pblicas e que veicula gratuitamente). Taxao recortes de jornais/revistas sobre o evento/cliente colados em lauda, com o cabealho: veculo, data, pgina/coluna/seo. Clipping apresentar os recortes na maneira indicada acima junto com uma resenha/resumo. - Cerimonial & Protocolo (Pr-evento) Encarregado de montar o layout do local do evento, croqui das mesas diretivas, ordem de precedncia das autoridades, palestrantes e demais componentes da mesa diretiva, ordem de discurso, composio das bandeiras e coordenao da equipe de recepo. (Trans-evento) Organizao de transfers aos hotis ou local do evento; controle de chegada e acompanhamento de palestrantes; superviso do servio de assessoria de imprensa e recepo e controle de entrada de convidados especiais, bem como assistncia sala VIP. - Infra-estrutura (Pr-evento) Organizao dos recursos: humanos materiais, legais e fsicos necessrios ao evento. (Trans-evento) Recebimento, organizao, identificao e verificao de recursos visuais a serem utilizados pelos palestrantes durante sua apresentao; envio do material s respectivas salas no horrio adequado e entrega do material ao palestrante aps sua utilizao. - Secretaria (Pr-evento) Redao do briefing, projeto, planejamento e correspondncias/ofcios para palestrantes, patrocinadores, apoiadores, etc. (Trans-evento) Recebimento de inscries, pagamentos e emisso de recibos e certificados: entrega de material e crachs aos participantes; prestao de informaes telefnicas e servios telefnicos e emisso de


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Cerimonial e Protocolocontroles de recebimento de material. (Ps-evento) Redao do relatrio, remessa de correspondncias de agradecimento e elaborao de cadastro final de participantes do evento. - Comercializao (Pr-evento) Elaborao de pacote de patrocnio do evento; anlise e composio, com o cliente, de cadastro de potenciais patrocinadores e apoiadores para o evento; contatos para comercializao do pacote de patrocnio; elaborao de contratos de patrocnio e apoio e de contratos de locaes de espao no caso de feiras. (Ps-evento) Prestao de contas.

14.2 Entidade Promotora/Realizadora/PatrocinadorEntidade Promotora/Realizadora quase sempre corresponde entidade responsvel pelo planejamento e superviso do evento. a entidade maior, a nvel nacional ou internacional, a quem mais interessa o intercmbio de informaes entre os participantes. As necessidades administrativas que no poderem ser realizadas pela prpria entidade definiro o campo de atuao de uma Assessoria Externa (empresa encarregada de organizar o evento). Patrocinador a empresa ou entidade que paga as despesas da realizao do evento, ou parte delas (cotas). A empresa promotora pode ser a prpria patrocinadora do evento se dispuser de recursos prprios, ou poder buscar suporte financeiro para seu evento com outras empresas que podero custear o evento na sua totalidade ou parcialidade. A comercializao de patrocnios poder ser uma atribuio da empresa organizadora: ela dever fornecer um mainling de empresas/entidades com as quais mantm bom relacionamento, que possuem interesse na rea ou que foram patrocinadoras de edies anteriores. Mas ela tambm dever sugerir potenciais patrocinadores travs de uma anlise do produto X mercado. importante pensar no retorno do patrocinador, oferecendo espaos para que o nome da empresa/entidade seja divulgado, desde que bem determinado.


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15.Projeto

Um projeto deve ser objetivo, bem redigido e primar pela apresentao. Pois, atravs dele sero apresentadas as idias sobre o evento para a diretoria em que atuamos ou para o cliente o qual prestamos servios. PROPOSTA DE PROJETO PARA EVENTO

- Folha de rosto (papel timbrado, tipo/nome do evento centralizado e data no rodap, sem pontuar) - Evento (tipo ou nome) - Objetivos: devem ser considerados como geral e especficos. onde se determina o que se pretende com o evento, de forma ampla e especfica. - Pblicos: a quem se determina o evento (pblico de interesse) - Estratgias: aquilo que serve de atrao para o pblico de interesse do evento (ex.: divulgao, coquetel, brindes...) - Recursos: humanos, materiais, fsicos e legais. - Implantao: descrio dos procedimentos, desde a aprovao do projeto at o seu trmino. Pode-se estruturar um roteiro de atividades e horrios. - Fatores Condicionantes: so fatos, decises e acontecimentos aos quais o projeto fica condicionado para a sua realizao (ex.: aprovao do projeto, interesse do pblico, condies climticas favorveis...) - Acompanhamento e Controle: determinao de que, e como ser feita a coordenao de todo o processo da organizao do evento. - Avaliao: feita aps o trmino do evento em formato de relatrio para ser entregue a quem solicitou a organizao. - Oramento Previsto: deve ser feito detalhadamente. dele que viro os recursos financeiros necessrios para o pagamento dos recursos humanos e materiais. Caso busque patrocnio, apoio, permuta, dever ser dividido em cotas para serem negociados com os interessados.


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15.1. Modelo de ProjetoEvento: Lanamento de Livro Objetivo Geral: Divulgar o autor e sua obra. Objetivos Especficos: Incentivar o interesse do pblico pelo gnero escrito e proporcionar um encontro entre o autor e o pblico. Pblico: Leitores em geral. Estratgias: - Divulgao do evento - Oferecimento de coquetel - Distribuio de folders - Registro do evento - Sorteio de 3 exemplares Recursos: HUMANOS 1 recepcionista 1 vendedor 1 profissional de filmagem/fotografia 1 decorador 10 garons (contratao de buffet) 1 pianista MATERIAIS 3 mesas 3 cadeiras 5 poltronas 1 piano 100 marcadores 100 livros 3 toalhas pequenas 3 arranjos grandes de flores 3 arranjos pequenos de flores 1 livro para registro de presena 3 canetas contratao de buffet FSICOS Prof Lana Campanella 32

Cerimonial e ProtocoloLocal para o evento Estacionamento IMPLANTAO Aps a aprovao do projeto ser feita a reserva do local para o evento, divulgao pela mdia local e remetidos os convites ao pblico determinado pelo autor e pela editora. Em seguida, sero tomadas todas as providncias com relao aos recursos humanos, materiais e fsicos. O evento ter o roteiro a seguir: 19h incio da chegada dos convidados 19h15 incio do fundo musical que permanecer durante todo o evento 19h30 incio do coquetel 21h sorteio de 3 exemplares do livro, pelo autor 22h encerramento da noite de autgrafos FATORES CONDICIONANTES - aprovao do projeto - interesse do pblico ACOMPANHAMENTO E CONTROLE Organizadores do evento e/ou empresa X AVALIAO Ser feita pelos organizadores, com base nos dados de acompanhamento e controle, repercusso na mdia, com elaborao de relatrios para o cliente. ORAMENTO PREVISTO Recursos Humanos Discrimina Valor/hora Valor Faturamento Aprovao o Total

Qt.

16.Planejamento de EventosPlanejar estabelecer e organizar as aes para se atingir os objetivos. O planejamento fundamental no desenvolvimento de qualquer atividade humana e, de modo especial, na organizao de eventos. A organizao trabalhosa e de grande responsabilidade. Acontece ao vivo e qualquer falha comprometer o conceito da empresa para a qual organizado, e do seu organizador. Prof Lana Campanella 33

Cerimonial e ProtocoloAs etapas de um evento compreendem: planejamento, desenvolvimento, execuo e avaliao. Todo planejamento de um evento est intimamente ligado com os objetivos que se deseja alcanar, atravs da realizao do mesmo. Assim sendo, necessrio definir-se, com preciso, o que se quer alcanar, ou seja, os objetivos globais. ITENS DO PLANEJAMENTO GLOBAL Nome Local e Data Temrio e Calendrio Identificao e anlise dos participantes Estratgias de Comunicao Planejamento Financeiro Planejamento de Recursos Audiovisuais Planejamento de Materiais, Servios e Equipamentos Esforo de Vendas (ou Obteno de recursos) Transporte Interurbano e Areo NOME Define-se pela natureza do evento. Em eventos tradicionais, que ocorrem periodicamente, uma frase-chave (complementar) definir o tema em torno do qual ocorrer o evento. Quando eventuais, o nome deve remeter ao tema central e ser objetivo o suficiente para que o pblico-alvo reconhea imediatamente que se trata de um evento de sua rea de atuao. LOCAL e DATA Uma parcela muito significativa do xito de um congresso ou conveno reside na escolha do local adequado. Por local, entende-se tanto a regio geogrfica onde ser realizado o evento, quanto o prprio espao fsico (salo, centro de convenes, etc.). Entre os aspectos que devem ser analisados, podemos enumerar os seguintes, exemplificativamente: - Condies econmicas dos participantes - Facilidades de acesso - Condies tursticas - Condies de hospedagem - Boas condies operacionais


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Cerimonial e ProtocoloLocais para realizao de eventos (Check List/Recursos Fsicos) - Centro de convenes - Pavilho ou centro de exposies - Hotis em geral (4 ou 5 estrelas) e flats - Clubes - Buffets - Casas noturnas - Restaurantes e bares - Museus, teatros e cinemas - Igrejas - Shopping centers, lojas e livrarias - Escolas e universidades - Fazendas, chcaras e stios - Empresas com espao prprios para eventos - Residncias, sales de festas... A fixao da data do evento assume importncia bsica e deve ser analisada no somente no contexto da rea geogrfica em que vai ser realizado, mas tambm, em termos nacionais (calendrio festivo de datas comemorativas). Uma data mal fixada, colidindo com outros assuntos da mesma natureza, ou mesmo com eventos cvicos ou religiosos, pode determinar o insucesso de um evento. TEMRIO e CALENDRIO O temrio consiste na fixao antecipada dos assuntos que sero objeto do congresso ou conveno. O temrio deve observar trs caractersticas bsicas: - Clareza - Antecedncia - Atualidade O calendrio consiste na distribuio, por datas e horrios, de todas as atividades do evento, assim no somente as relacionadas com o temrio, mas tambm as atividades sociais, tursticas, etc. O calendrio deve obedecer as seguintes caractersticas: - lgica, no somente em sua seqncia, como tambm na atribuio do tempo concedido a cada assunto ou atividade - exatido, mediante a definio do tempo concedido, prever os limites de tolerncia aceitveis.


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Cerimonial e ProtocoloIDENTIFICAO E ANLISE DOS PARTICIPANTES A identificao consiste em definir o perfil dos participantes e ainda, na maioria dos casos, particulariz-los. Na anlise, aprofunda-se a caracterizao, inclusive no sentido de descobrir os principais centros de motivao e de resistncia. ESTRATGIAS DE COMUNICAO Definio das mensagens e dos meios de comunicao atravs dos quais ser informado e motivado o publico objetivado. PLANEJAMENTO FINANCEIRO Corresponde ao esforo de previso e planejamento dos ingressos e sadas de recursos financeiros. PLANEJAMENTO DE RECURSOS AUDIOVISUAIS Consiste em identificar e analisar de forma sistemtica e detalhada o evento quanto s suas necessidades operacionais. De forma geral, podem ser enumerados como recursos audiovisuais: (Check List/Recursos Materiais) - Projetor de slides e de filmes - Retroprojetor - Vdeo cassete - Tela de projeo televiso - Gravador - Fitas para gravao - Aparelhos de som, amplificador - Microfones - Flip chart - Quadro negro - Data show - Computador - Circuito fechado de televiso - Sistema de traduo simultnea e lbuns seriados,... PLANEJAMENTO DE MATERIAIS, SERVIOS E EQUIPAMENTOS Deve abordar no s aspectos qualitativos, mas tambm quantitativos. Podese dividir em: APOIO LOGSTICO - Bandeiras, mastro e ponteira - Cinzeiros - Decorao geral - Fitas de inaugurao - Jornais dirios - Livro de presena


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Cerimonial e Protocolo- Calculadora - Computador - Material de secretaria (expediente) - Painel para fotos, par recortes de jornais - Crachs de mesa - Placas indicativas de local (sinalizao) - Quadros de aviso - Telefones - Press-release - Programa - Regulamento - Relao de autoridades/conferencistas, de patrocinadores - Fotografias - Material ilustrativo, promocional (se houver)... RECURSOS HUMANOS (PESSOAL) - Digitador - Eletricista - Fotgrafo e jornalista - Garom - Manobrista e motorista - Mdico - Mestre de cerimnias - Office-boy - Operador para audiovisual, de mquinas em geral, de som - Secretria e recepcionistas - Segurana - Tradutor-intrprete INFRA-ESTRUTURA DE APOIO EXTERNO Dentro do apoio, caso o evento exija, dever funcionar o apoio externo: - Aeroporto recepcionista para receber visitantes e convidados, fornecer informaes e auxlio, encaminh-los ao meio de transporte que os levar ao hotel. Para bem desenvolver sua funo, dever portar planilha de vos aguardados, placa de identificao, informaes sobre o evento, informaes tursticas e histria da cidade. - Hotel recepcionista para recepcionar visitantes, aloj-los de acordo com as reservas, resolver os imprevistos, informar os horrios do evento... Ser necessrio um balco ou mesa de informaes sobre setores, aeroporto, social


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Cerimonial e Protocoloe transportes, programao noturna da cidade, mapa da cidade, informaes tursticas, principais telefones e endereos. - Social coordenao da programao social, seja para acompanhantes ou comum a todos. Dever conhecer bem os locais visitados, coordenar horrios e transporte, ser cordial mas no se envolver com os participantes do evento. - Transporte recepcionistas para coordenar horrios de transporte para evento e par as sociais. Informar os participantes a respeito dos horrios. - Traduo Simultnea caso necessrio, devero ser contratados dois profissionais tradutores/intrpretes, que trabalharo em regime de rotatividade em cabina de traduo. INFRA-ESTRUTURA DE APOIO ADMINISTRATIVO toda a infra-estrutura necessria para a realizao do evento: - Secretaria onde ficam as recepcionistas, sob a orientao de uma coordenadora, com as seguintes atribuies: recepo aos j inscritos, novas inscries, entrega de material (crachs, pastas,...), informaes gerais, entrega de certificados (no final) e controle de presena. As recepcionistas devem preencher os seguintes requisitos: - Uniforme - Crach de identificao - Maquiagem sbria - Gentileza - Educao e eficincia. - Sala VIP local onde as autoridades, os convidados especiais e os palestrantes so recepcionados pela Comisso Organizadora do evento. Deve ter as seguintes caractersticas: proximidade ao local do evento, decorao agradvel, caf, gua e telefone. - Sala de Imprensa para recepcionar a imprensa e fornecer informaes sobre o evento. onde so realizadas as entrevistas, coletivas ou no, distribuio de informaes, relao de autoridades presentes, de convidados especiais e de especialistas. A sala de imprensa da responsabilidade do assessor de imprensa, que coordenar os contatos. Dever estar equipada, para atender ao trabalho dos jornalistas, com o seguinte: mesa de reunio e cadeiras, computadores ou mquinas de datilografar, mquina copiadora, telefone e fax.


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Cerimonial e ProtocoloESFORO DE VENDAS (OU OBTENO DE RECURSOS) Normalmente procedem das seguintes fontes: recursos preexistentes na entidade promotora; inscries de congressistas, de expositores, do pblico participante; venda de stands, contribuies privadas (doaes) e contribuies pblicas (auxlios governamentais). Ainda nesse aspecto devem ser observados: as formas de pagamento, os comprovantes (recibos) de pagamento, os prazos e as instrues sobre o preenchimento dos cheques, entre outros. TRANSPORTE INTERURBANO E AREO Refere-se ao transporte dos participantes do evento pelos sistemas areo e terrestre. Compete ao organizador do evento coordenar esse transporte e as vrias funes paralelas atribudas a esse setor (translado, recepo, hospedagem, atividades sociais e de lazer, etc...)

16.1. Procedimentos: Pr-evento/Trans-evento/Ps-eventoPROCEDIMENTOS PR-EVENTO Fase de Planejamento Inicial (entidade + entidades apoiadoras) - Definio de programao tcnica e contatos iniciais com palestrantes - Definio de data, local e reservas de salas - Definio de oramento - Definio de potenciais patrocinadores - Definio de mainling a ser utilizado - Definio de agncia de turismo bloqueio areo e hotelaria - Definio de agncia organizadora - Definio de assessoria de imprensa Fase de Execuo - Elaborao de cronograma de atividades - Contatos compalestrantes, confirmaes, definio de necessidades - Definio de pacote de patrocnio - Incio da comercializao e envio de cartas, visitas - Elaborao de material grfico pr-evento (malas diretas, cartazes) - Envio de malas diretas e cartazes - Agendamento e contratao de servios de terceiros (recepcionistas, projetistas, mestre de cerimnias, seguranas, alimentao, equipamentos de som/luz, transportes) - Entrega pessoal de convites de autoridades


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Fase imediatamente anterior ao evento - Telemarketing para confirmao de autoridades - Contatos finais com palestrantes - Confeco de material grfico e de comunicao visual do evento e sinalizao - Reunies e treinamentos Trs dias anteriores ao evento - Organizao de planilhas de chegadas, agendas e transfers dos palestrantes - Contatos finais com fornecedores e acertos finais de montagem - Montagem de material a ser distribudo aos participantes - Montagem de material grfico de apoio (certificados de palestrantes, sinalizao, crachs de mesa, etc.) - Montagem de secretarias e salas - Reunies de treinamento Atividades permanentes a partir da fase de execuo - Comercializao de patrocnios e stands - Prestao de informaes do evento - Recebimento de inscries - Cadastramento de participantes - Prestaes de informaes tursticas - Assessoria de imprensa - Reunies de avaliao PROCEDIMENTOS TRANS-EVENTO (montagem e dia do evento) - Reunio final com recepcionistas e delegao de atividades - Apresentao da comisso organizadora para staff - Familiarizao do staff com local do evento e visita de inspeo Aeroporto - Checagem de de encontros) - Checagem de - Checagem de - Checagem de

horrios de chegadas e de motoristas (telefones e pontos reservas de apartamentos sinalizao planilhas, etiquetas


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Cerimonial e ProtocoloSalas - Verificao de sinalizao - Verificao de postos das recepcionistas - Conferncia de envelopes de salas, nome da reunio, hora, crachs de mesa, palestrantes, certificadores, programa, bloco e caneta - Controle de luz - Testagem de som e equipamentos - Solicitao de guas e copos Secretaria - Contagem de pastas - Distribuio de fichas de inscrio, pranchetas, canetas sem tampa, recibos - Troco para banco - Caixinha de material de escritrio Exposio - Entrega de crachs aos expositores - Visita aos estandes par conferncia Coffe break e almoos - Confirmao de horrios e nmeros de pessoas PROCEDIMENTOS PS-EVENTO 1. No final do evento - Recolhimento de material restante, organizao em caixas, catalogao para envio empresa promotora - Verificao de todas as salas para recolher objetos esquecidos (banners, faixas, pastas, etc.) - Agradecimentos pessoais ao pessoal de apoio (recepcionistas, garons, tradutores) e orientao sob dia e forma de pagamento se necessrio recolher dados pessoais para emisso de RPA (RG, CPF, INSS, etc.) - Recolhimento de banners e material de divulgao de patrocinadores para posterior envio - Recolhimento de fitas K7 para posterior envio para transcrio, caso o evento tenha sido gravado para elaborao de anais 2. At dois dias aps o evento - Checagem de todas as notas fiscais, principalmente as referentes a extras no previstos no oramento inicial e solicitao de faturas de todos os servios envolvidos, ainda que a data do pagamento seja


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Cerimonial e Protocoloposterior ao evento, pois a empresa/entidade promotora dever lanar o item em sua programao financeira - Catalogao de notas fiscais, colocando atrs da mesma o item do oramento ao qual refere-se - Prestao de contas Oramento Final (previsto/real) e Plano de Pagamentos - Emisso de relatrio final de participantes - Envio de resumo dos temas discutidos para os veculos de comunicao 3. At duas semanas aps o evento - Envio de correspondncias de agradecimentos: palestrantes, colaboradores e patrocinadores.

17.Ps-EventoNo final do evento devero ser avaliadas todas as fases do mesmo, para identificar falhas cometidas e corrigi-las posteriormente. Para facilitar este processo, podero ser aplicados questionrios, sem identificao, para serem respondidos pelos participantes e entregues s recepcionistas no final do evento.

17.1.Atividades Ps-EventoAlgumas providncias devero ser feitas como: Relatrio (apresentao; sumrio; desenvolvimento: pontos positivos/negativos, taxao ou clipping, interpretao dos dados da pesquisa, etc; concluses; recomendaes/solues e anexos grficos, mapas, correspondncias, fotografias, material de divulgao,...) - Levantamento de oramento final - Prestao de contas ao cliente - Elaborao de cadastro final de participantes do evento/mainling list - Remessa de correspondncias de agradecimentos

18. Pesquisa de EventoCONCEITO: uma anlise de um mercado ou de opinio entre pessoas, grupos ou instituies. Tcnica usada para determinar ou apreciar o comportamento do pblico. Mtodo para avaliar o valor e a extenso de certos acontecimentos e identificar os seus fatores determinantes. Prof Lana Campanella 42

Cerimonial e ProtocoloUtilizamos Pesquisa de Evento como uma importante ferramenta de avaliao do grau de satisfao do pblico presente em um evento. Ela deve abordar itens que voc considera importante que sejam avaliados pelo pblico-alvo (ouvintes): divulgao, organizao do evento, espao fsico, palestrantes,... DICAS PARA ELABORAO DO INSTRUMENTO DE PESQUISA - O nmero de perguntas no deve ultrapassar a 10 - Nas pesquisas utilizamos perguntas abertas (dissertativas) e fechadas (marcao de lacunas) - Utilizar o mesmo critrio (espcie) em toda a pesquisa - Usar apenas uma pergunta aberta ao trmino do questionrio - Os dados de identificao so facultativos, ou seja, o pesquisado no deve sentir-se obrigado a responder esse item. Ento, coloque uma observao de que facultativo - O questionrio deve estar em uma lauda que conste a logotipia do evento -Todo questionrio deve ter uma introduo e um fechamento (agradecimento por ter respondido a pesquisa) - Jamais coloque ttulo no questionrio, muito menos o ttulo: PESQUISA.

19. EventoEvento um conjunto de aes profissionais desenvolvidas com o objetivo de atingir os resultados planejados junto ao pblico-alvo (target). Essas aes se dividem em: Pr-evento, Trans-evento e Ps-evento. A ao do profissional ocorre atravs: da pesquisa, do planejamento, da organizao, da coordenao, do controle e da implantao de um projeto com medidas concretas e resultados projetados. Do ponto de vista das organizaes, os eventos podem ser classificados em institucionais e mercadolgicos ou promocionais. Institucional tem como objetivo estabelecer a imagem (ex: comemoraes). Visa criar ou firmar o conceito da empresa sem objetivos mercadolgicos.


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Cerimonial e ProtocoloMercadolgico tem o objetivo de vender (ex: feiras); promover produtos, entidades, governo. Pode ser promoo de imagem ou em apoio ao marketing. De forma mais abrangente, so considerados ainda como: artsticos, cientficos, culturais, cvicos desportivos, folclricos, religiosos, tursticos, polticos e sociais.

19.1 Tipos de EventosExistem inmeros eventos sociais e empresariais. Citaremos os principais

tipos.

CONFERNCIA discusso ou preleo em pblico sobre um determinado assunto escolhido previamente. Esta reunio visa a um pblico especfico que demonstra familiaridade com o assunto abordado. O palestrante um especialista na matria, que deve ser ouvido; no h debate com a platia; a resposta de questes formuladas pelo pblico ocorre aps a exposio e so dirigidas mesa principal. comum a figura do moderador. Quando a conferncia realizada na abertura de um evento maior, aconselhvel no abrir espao para perguntas, pois a ordem do dia poder ficar comprometida. PROGRAMA DE VISITAS consiste em uma organizao receber grupos de pessoas seguindo uma programao criteriosamente preparada, com o objetivo de aproximar o pblico e a empresa, tendo a vantagem do contato direto. CONCURSO so competies que estimulam o interesse pblico participante e o familiariza com a organizao e suas polticas. Coordenado por uma comisso organizadora que estabelece o regulamento, a premiao, o jri, ... Ao se elaborar um projeto para concurso deve-se considerar: nome do concurso, critrio de avaliao, nmero de participao por concorrente, premiao, critrios de desempate, publicao e durao, composio do jri, prmios oferecidos e regulamento a ser seguido. CONGRESSO (do latim congressus, reunio) so reunies promovidas por entidades associativas que debatem assuntos que interessam a um determinado ramo profissional. Podem ser de mbito local, regional, nacional e internacional. Os congressos tm carter tcnico-cientfico: os cientficos so promovidos por entidades das reas: mdica, odontolgica,


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Cerimonial e Protocolofarmacutica ou ligada a outros ramos das cincias naturais. J os tcnicos, so promovidos por entidades ligadas ao ramo das cincias exatas ou sociais. As sesses dentro de um congresso podem ser divididas em vrias atividades isoladas, que podem ser realizadas simultaneamente, ou em outras ocasies tais como: mesa-redonda, conferncias, simpsios, painis, cursos entre outros. CONCLAVE apresenta carter religioso. So debatidos problemas de ordem moral, tica, religiosa,... por autoridades do setor. CONVENO (do latim conventione significa ajuste, acordo ou determinao sobre um assunto ou fato) reunio de determinadas categorias de uma entidade empresarial com objetivos de treinamento, reciclagem, troca de experincias e informaes, entrosamento,... realizada em perodos de 1 a 2 anos, direo de 3 7 dias, geralmente fora da cidade, para maior rendimento. Deve ter programao de lazer. Ex: A Nestl, no Brasil, realiza com regularidade convenes com seus vendedores. PAINEL quadro de informaes apresentado por especialistas. Normalmente um orador e at quatro painelistas. Necessita de um moderador para coordenar. Aps a apresentao, existe o debate entre o orador e o painelista, respondendo perguntas da platia. PALESTRA (da palavra latina palaestra, que significa luta. Segundo Ccero, o local onde disputaram os sbios) menos formal que a conferncia. Apresentao de tema pr-determinado a um pequeno grupo, que j tem noes sobre o assunto. Necessita de um moderador, se aceita perguntas diretas da platia. Pode-se organizar um ciclo de palestras. REUNIO - grupo de pessoas com o objetivo de estudar, analisar, deliberar e concluir sobre determinado assunto. SEMINRIO reunio de grupo de pessoas para discutir um tema, anteriormente pesquisado, para platia com algum conhecimento do assunto. Necessita de um coordenador para os trabalhos. Engloba trs fases: exposio, discusso e concluso. As decises podem ser adotadas pela rea. TORNEIO de carter esportivo e competitivo. Necessita de uma comisso organizadora que estabelece o regulamento e a premiao. EXPOSIO, FEIRA, MOSTRA e SALO so formas de expor publicamente produtos, objetos, fotografias, documentos,... com a finalidade de divulgar e/ou vender. Para a implantao de qualquer uma das formas de expor h necessidade de, alm de se obter especo fsico, montar e decorar um stand, se possvel com a contratao de um profissional especializado (decorador). Deve-se contratar recepcionistas e instru-las, produzir material de divulgao, criar condies para oferecer coquetel, fazer shows,


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Cerimonial e Protocolodemonstraes, apresentao de audiovisuais, etc., proporcionalmente ao porte do evento. As vrias formas de expor possuem caractersticas diferentes como veremos a seguir: Exposio fixa, visa apenas divulgar. Nas grandes exposies o expositor organizar a sua participao adquirindo o espao fsico, que ser transformado em stand e estar, juntamente com outros expositores, participando do evento. Nas pequenas exposies, geralmente individuais de artistas plsticos, o espao fsico poder ser concedido sem despesas. Convencionou-se chamar de vernissage a abertura de uma exposio de artes plsticas. Feira (do latim feria lugar onde se ajuntam os negociantes para vender, comprar ou trocar mercadorias) ampla, fixa e visa vender. O expositor organizar a sua participao comprando o espao fsico que se transformar no stand, unindo-se a outros expositores. Salo o mesmo que feira. Mostra o mesmo que exposio s que itinerante. pequena, circulante e visa somente divulgar. SIMPSIO (do grego symposion) so vrios expositores com a presena de um coordenador. O tema geralmente cientfico. Aps as apresentaes, a platia participa com perguntas mesa. O objetivo no debater, mas realizar um intercmbio de informaes. FRUM (do latim frum significa, segundo Ccero, a praa, o senado, era a praa de Roma onde se vendiam os bois) a apresentao das exposies feita com a presena de um coordenador. Caracteriza-se pela discusso e o debate. A platia participa com questionamentos. Ao final o coordenador da mesa colhe as opinies e apresenta uma concluso representando a opinio da maioria. Poder ter a durao de um ou mais dias. DEBATE discusso entre duas ou mais pessoas, defendendo pontos de vista diferentes. Necessita de um moderador para coordenao. Pode ser aberto ao pblico ou transmitido por veculos da mdia. A platia no participa com perguntas. BRAINSTORMING grupos de pessoas reunidos, convenientemente orientados e que se pem a emitir idias livremente sobre a questo. Estas reunies compreendem duas etapas: a primeira a criativa e a segunda, avaliativa. O coordenador do grupo encarrega-se de fazer a seleo da melhor sugesto para a questo. um tipo de encontro muito utilizado pela rea publicitria. Sugere-se os seguintes passos: exposio do problema pelo


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Cerimonial e Protocolocoordenador durante 10 a 15 minutos; lanamento de idias; seleo de idias e sntese. OBS.: Os grandes encontros, com durao de vrios dias, tm o primeiro dia reservado somente para a abertura, que se realiza a noite, ficando o perodo do dia para a recepo dos participantes com entrega de material e informaes. A abertura constitui-se na apresentao de uma conferncia, por pessoa de destaque, podendo, ainda, se fazer homenagens especiais. Na seqncia, poder haver um nmero artstico, seguido de coquetel. Nos demais dias, a dinmica transcorre em torno de painis, seminrios, mesas-redondas, oficinas, lanamento de livros, workshops, comunicaes livres etc., que podem ser concomitantes. O planejamento do encontro deve ser feito com a devida antecedncia, pois requer divulgao para o pblico de interesse, formulao de convites aos expositores, aquisio de verbas para recursos humanos e materiais, busca de patrocnios, apoios ou parcerias, etc.. A preparao do ambiente fsico requer mesa que comporte, de preferncia, exatamente o nmero de pessoas que comporo na abertura. As bandeiras podem ficar hasteadas externa ou internamente. Um painel criativo e ntido dever identificar o evento, ficando no fundo da sala, atrs da mesa diretiva. Outra possibilidade coloc-lo na frente da mesa diretiva, desde que no fique escondido pelas flores que decoram o ambiente. Eventos internacionais requerem traduo simultnea para obter sucesso. As autoridades no podero passar despercebidas: tero sala VIP. A imprensa, se possvel, dever ter sua prpria sala, devidamente equipada. Pessoas contratadas de servios terceirizados precisam receber instrues do organizador do evento. Os anais no podem ser esquecidos: so os registros das decises que precisam ter o devido encaminhamento. A avaliao da organizao desses tipos de encontro exigir avaliao junto ao pblico participante.

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ESTUDO DE CASO uma forma bastante comum na rea mdica. O caso apresentado com a soluo que lhe foi dada, cabendo ao grupo analis-la criticamente.


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Cerimonial e ProtocoloCONCENTRAO uma outra designao dada a reunies de grupos, nos moldes das jornadas. JORNADAS (do antigo idioma provenal que significa marcha ou caminho) so reunies de determinados grupos profissionais, realizadas periodicamente com o objetivo de discutir um ou mais assuntos que no so usualmente discutidos em congressos. So mini-congressos que se constituem em reunies de grupos de uma determinada regio. ASSEMBLIAS (do francs assemble reunio de pessoas para determinado fim) reunies das quais participam delegaes representantes de grupos. Sua caracterstica principal a de colocar em debate assuntos de grande interesse de classes, de grupos ou de determinadas regies. Toda assemblia requer a redao de uma ata. SEMANA a nomenclatura atribuda a um tipo de encontro semelhante ao congresso, no qual pessoas se renem para discutir assuntos de interesse comum. A sua durao de vrios dias e a dinmica a mesma de um congresso. ENTREVISTA COLETIVA um especialista ou representante da empresa/entidade/governo se coloca disposio para responder sobre determinado assunto de seu conhecimento. Trata do esclarecimento de notcias importantes e de grande significado para o leitor. O porta voz ser, preferencialmente, o presidente ou o diretor da organizao. Os questionadores so a imprensa e, somente so abordadas perguntas sobre esse assunto. A assessoria deve planejar todas as etapas do evento e, durante a sua realizao, atuar como mestre de cerimnias, atendendo s visitas. A organizao simples: sala e cadeiras confortveis, servio de gua e caf, e entrega de press-kit aos jornalistas. Nenhum rgo deve ser esquecido quando da formulao dos convites para a coletiva. O mesmo que Conferncia de Imprensa. Planejamento detalhado e ampliado: 1. Verifique se a ocasio no entra em choque com grandes eventos locais, pois a cobertura seria reduzida. 2. Redija o aviso de pauta (convite/convocao) em lauda ou papel com timbre da empresa. Coloque todos os dados essenciais: do que se trata, quem vai falar, por que, dia, hora, local, etc... Envie cerca de dois a trs dias antes da data para o editor certo. Telefone na vspera confirmando


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Cerimonial e Protocoloo recebimento e a presena do veculo (aproveite para saber o nome do reprter escalado e se ele vir acompanhado por fotgrafo). 3. Prepare o kit contendo folhetos com informaes sobre a empresa, relatrios, organograma, fotos legendadas, tabelas e diagramas que possam ajudar os jornalistas. Coloque tambm blocos, canetas, cpia do programa do evento, etc... 4. Se houver visita empresa, prepare todo o itinerrio a ser seguido e discuta os detalhes com as chefias envolvidas. Utiliza-se um guia para cada seis pessoas (devidamente treinado de modo a saber comunicar-se com a imprensa, traduzindo termos tcnicos e se expressando de forma acessvel). importante que o evento seja bem divulgado internamente, principalmente para os funcionrios, os locais que sero visitados. Envie cpia do roteiro para todos os interessados. 5. Prepare para o porta-voz um sumrio com todas as informaes relevantes que voc considera importante que sejam tornadas pblicas. 6. Prepare uma pauta de perguntas (ser um treinamento prvio). 7. Fornea uma cpia da principal declarao do porta-voz a cada jornalista presente. 8. Se estiverem presentes emissoras de TV, providencie atendimento s suas necessidades especiais, como fontes de eletricidade, por exemplo. 9. Providencie telefones (para que os profissionais de rdio tenham condies de fornecer seus boletins). 10. Se possvel, mantenha um fotgrafo disposio dos jornalistas. 11. Antes ou depois da coletiva, pode ser servido um pequeno coquetel. uma boa oportunidade pra apresentaes de executivos de sua empresa. Durante a entrevista, evite qualquer tipo de interferncia. O costume servir apenas gua e caf. Quando os jornalistas so convidados a participarem de coletivas em outras cidades, providenciar: 1. Planejamento de todos os detalhes do evento, desde a chegada at a sada dos profissionais; 2. Transporte, hospedagem e alimentao; 3. Atividades sociais opcionais para a noite; 4. Microcomputadores para que os jornalistas possam redigir seus textos logo depois da reunio; 5. Fax, telex e telefone para que as informaes possam ser enviadas de modo a serem publicadas nos jornais do dia seguinte.


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Vale lembrar que, caso haja interesse em ser notcia por parte da empresa, deve-se estruturar um release, ou seja, um texto informativo que ser distribudo imprensa por uma pessoa ou rgo oficial para ser divulgado gratuitamente entre as notcias publicadas. preparado pelas Assessorias de Relaes Pblicas ou de Imprensa. Sua funo bsica servir de pauta e apoio s redaes. Sempre que possvel, boas fotos devem acompanhar o release (devidamente legendadas no verso Da esquerda para a direita: Fulano, Beltrano...). O release deve ser enviado em lauda da prpria assessoria que o produziu ou em papel timbrado da empresa, digitado em espao duplo e assinado pelo autor (de preferncia com o nmero do CONRERP ou do Sindicato dos Jornalistas), com nmero de telefone para contato, fax, telex ou e-mail. Deve-se ter cuidado ao destin-lo na editoria certa e no momento adequado (no com muita antecedncia). No caso de informaes perecveis recomendvel a utilizao de meios de comunicao mais geis, incluindo os mensageiros. A divulgao de qualquer notcia implica, necessariamente, disposio para atender aos jornalistas que, muitas vezes ao receberem um release, procuram a assessoria para buscar informaes complementares. (As fontes devem estar preparadas para isso.) importante ter ainda o cuidado de que o pblico interno da empresa deve receber a notcia atravs de comunicaes internas antes que ela seja publicada nos jornais. Algumas dicas: no se compra a boa vontade de um jornalista, mas podese merec-la, a longo prazo, atravs de um atendimento bom e contnuo, respondendo da maneira mais franca e aberta possvel as perguntas, mostrando-lhe o que sua empresa est fazendo e fornecendo-lhe matriaprima para trabalhar. Eventualmente voc pode convidar editores e/ou jornalistas especializados para almoar com algum executivo da sua empresa. uma boa maneira para, informalmente, apresent-los e abrir um canal. Alguns cuidados com o relacionamento com a imprensa: espao editorial ( gratuito, sem controle da credibilidade);

empresa,

d


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Cerimonial e Protocolo espao publicitrio ( pago, totalmente controlado e destinado divulgao); a conduo de uma entrevista, visita e/ou de um encontro informal, envolve alguns cuidados tais como: ser objetivo nas respostas; apresentar dados consistentes, em linguagem clara; entender bem as perguntas antes de respond-las; nunca usar a expresso nada a declarar; nunca pedir para ler a matria antes de ser publicada, nem ditar suas declaraes; manter a fleuma, mesmo diante das provocaes; numa visita, dar tempo suficiente para os convidados verem e perguntarem o que quiserem; escalar um especialista para os convidados verem e perguntarem o que quiserem; escalar um especialista para acompanhar a visita e dar qualquer explicao tcnica necessria; considerar que os assuntos abordados, em um encontro informal, so sempre possveis de publicao; existem trs tipos de off: o que no identifica a fonte de modo algum; o que a identifica parcialmente; e o que no tem a publicao como objetivo; em situaes de crise que j se tornaram pblicas, no se deve nunca negar o fato, nem mentir para explic-lo. A empresa deve apresentar sua verso o quanto antes imprensa; se ela se recusar a falar, algum o far e, pior, contando a verso contrria sua; para organizar a atividade, necessrio dispor de um mailing atualizado de jornalistas, criar uma memria dos contatos estabelecidos: se forem jornais colocar tambm a tiragem, dias de circulao e os nomes dos seus contatos (editores e reprteres de seu interesse), emissoras de rdio colocar o nome do responsvel pelo departamento de radiojornalismo, relao dos programas jornalsticos e de entrevistas (com nome dos produtores e apresentadores), emissoras de TV indicar os editores dos telejornais, nomes dos produtores e apresentadores dos programas jornalsticos e de entrevistas; contar com instrumentos de acompanhamento e anlise dos resultados obtidos nos noticirios.

DIAS ESPECFICOS confraternizao entre participantes (Dia das Mes, dos Pais, da Secretaria,...). Comemorao simples, nada muito onerosa. Caso o aniversrio da empresa ou Natal faa parte do calendrio e for uma grande festa, deve haver planejamento especial e equipe coordenadora.


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Cerimonial e ProtocoloEXCURSO utilizado por empresas como poltica de entrosamento. Reunio de funcionrios, com ou sem familiares, que juntos passaro um ou mais dias viajando. O planejamento implica a confirmao de presena dos interessados, aps a divulgao do custo. O local uma estratgia decisiva para a aceitao e dever ser pesquisado entre os funcionrios. Pode-se estabelecer um calendrio de excurses. Visando facilitar a organizao pessoal de cada excursionista preciso o preparo e a distribuio de listas de necessidades para a viagem, evitando-se exageros por parte dos que viajam pela primeira vez. Normas de conduta dentro do veculo de transporte devem ser passadas na sada da viagem. WORKSHOP so encontros onde h uma parte expositiva seguida de demonstrao do objeto (produto) que gerou o evento. Poder fazer parte de um evento de maior amplitude. OFICINA semelhante ao Workshop, sendo que a oficina mais utilizada na rea educacional e o Workshop na rea comercial/empresarial. COLQUIO (do latim colloquiu conversar com o outro) a exposio de um tema em uma reunio fechada, que tem por objetivo esclarecer e tomar decises, sob uma coordenao. LANAMENTO DE PEDRA FUNDAMENTAL o marco inicial de uma construo. Consiste em colocar em uma urna algo que represente o momento vivido pela organizao e fique devidamente registrado para as futuras geraes, devendo a referida urna ser aberta por ocasio do jubileu de ouro ou qualquer outro momento de grande relevncia para a organizao. Esse tipo de evento realizado em locais pouco povoados (na maioria das vezes). Como o lanamento da pedra fundamental, na maioria das vezes, acontece ao ar livre, requer que o piso onde ficaro os convidados seja preparado para receb-los, com um leve cascalhamento, assim como um toldo de proteo contra chuva e sol. O percurso at o local, bem como a rea de estacionamento, tambm merecem grande ateno. A pedra deve ser construda em local que no comprometa a construo a ser iniciada, e deve estar no dia do evento. Por se tratar de um evento de curta durao, e no muito atraente, conveniente que se procure trazer pessoas de destaque e se oferea algo aps a cerimnia, como estratgias para atrair o pblico de interesse e a imprensa.


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Cerimonial e ProtocoloNo local onde ser servido o coquetel poder haver uma exposio de uma maquete e planta da construo, assim como a entrega de folders e catlogos aos convidados. Para a imprensa fornece-se o press-kit: jornais e revistas da poca, moedas, notas, cpias dos discursos proferidos, ata do evento, cpia da planta, foto da atual diretoria, foto tirada no momento do evento. Dependendo da localizao do evento, poder haver a colocao de bandeiras e a execuo do hino nacional. A lista dos convidados ser composta por fundadores, diretores, fornecedores, clientes, autoridades, engenheiros, operrios e demais pessoas que tenham ligao direta ou indireta com a empresa organizadora do evento. O convidado de destaque, aps a sua confirmao, dever ter seu nome mencionado no convite. Durante o evento, eis os procedimentos: 1. Os convidados estaro prximos urna que, por sua vez, estar prxima pedra de alvenaria construda; 2. O mestre-de-cerimnias apresentar aos convidados as autoridades que tomaro parte da solenidade e passar a palavra ao anfitrio. Nesse momento, dependendo do gr de importncia dos presentes, passa-se para os discursos; 3. A seguir o mestre-de-cerimnias convidar o anfitrio ou algum que se queira homenagear, previamente determinado, para a colocao do material na urna, com apresentao nominal dos objetos aos convidados. A urna ser, ento, encaminhada para a caixa de alvenaria, onde, com uma colher de pedreiro e massa se far a fixao do tampo da caixa que encerrar a urna; 4. Nesse momento tambm algum poder ser homenageado dando-lhe a p para um ato simblico (o trabalho em si de fixao caber ao pedreiro, tambm presente); 5. O ato ser encerrado com a colocao de uma placa de identificao; 6. Caso se opte por j deix-la colocada, procede-se apenas leitura desta. Outra forma de fazer o lanamento da pedra fundamental, sem ir ao local (geralmente ermo), realizar todo o cerimonial em outro local previamente contratado, com a sede da organizao, ou hotel com espao adequado e,


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Cerimonial e Protocolodepois, encaminhar para o local da construo da obra a urna que ser colocada na pedra fundamental, propriamente dita. INAUGURAO apresentao, ao pblico-alvo da entidade, s novas instalaes ou unidades da organizao. Inicialmente escolhe-se a data, hora e local do evento para posterior preparao dos convites e lista de convidados. Dependendo do porte do evento preciso providenciar rea de estacionamento e policiamento e/ou segurana. A contratao de buffet deve ser feita com antecedncia. As inauguraes podem ser feitas com fitas ou placas. Se fita, mais prprias para ambientes internos, dever ser colocada em um ponto estratgico, e estar a um metro do cho, para ser rompida por meio de corte com tesoura ou desamarrada. Se desamarrada, o lao dever ser feito por uma ou duas pessoas, ou homenageados. A cor dessa fita pode ter as cores do Estado ou em uma nica cor. Se cortada, a tesoura precisa ter aspecto de nova, com bom corte, de preferncia de prata, trazida sobre uma bandeja igualmente de prata, com toalinha para no escorregar. No conveniente colocar a tesoura sobre almofada de veludo, pois poder cair. Se placa, o material deve ser definido (geralmente de bronze); nos dizeres preciso constar o que se inaugura, data e nome das pessoas ligadas inaugurao. No ato do descerramento, a placa dever estar coberta com tecido nas cores nacionais ou em uma nica cor. A fixao desse tecido deve merecer muita ateno para que no ocorram imprevistos por momento do descerramento. A fixao poder ser feita em forma de cortina com pingentes de ambos os lados (duas pessoas), que um s lado (uma pessoa), ou ainda, somente a fixao do tecido para retirada total no ato do descerramento (uma ou duas pessoas). No se deve utilizar a bandeira como cobertura. As solenidades de inaugurao com placas podem ser realizadas em espao provisrio e, posteriormente elas sero afixadas no local definitivo. No momento do evento, eis os procedimentos: 1. Os convidados sero recebidos, as autoridades que tomaro parte da solenidade ficaro mais prximas fita ou placa, todos dispostos segundo hierarquia;


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Cerimonial e Protocolo2. O mestre-de-cerimnias apresenta as autoridades, passa a palavra ao anfitrio e, de acordo com o grau de importncia, so feitos os discursos; 3. Em seguida feito o rompimento da fita ou descerramento da placa. Posteriormente, o local percorrido pelos convidados, tendo frente um religioso que dar a bno (a presena do religioso depender da filosofia da empresa). Durante a visita s instalaes, poder ser feita uma bno ou optar por uma bno nica aps o descerramento da fita; 4. Os convidados devem ser recepcionados com um coquetel. Distribui-se press-kit para a imprensa. MESA-REDONDA reunio de 4 a 8 pessoas que debatero sobre assunto controvertido e de interesse pblico. Necessita de moderador para coordenar os trabalhos. A platia pode participar direta ou indiretamente. Ex: Debate de presidenciveis na TV. Podem ser - Abertas: o moderador permite que outras pessoas, dentre o pblico assistente, opinem aps a concluso das exposies principais. - Fechadas: no se permite a interveno de pessoas na mesa-redonda, exceto os expositores convidados. POSSES consiste em oficializar algum numa determinada funo para a qual foi eleito ou designado. As posses so reguladas pelo regimento da instituio. No havendo normas estabelecidas, a posse se d com o pronunciamento de um termo de compromisso, leitura de um termo de posse e assinatura do empossado. Os discursos so feitos como segue: daquele que deixa o cargo, do empossado e daquele que d a posse. Dependendo da importncia da posse, so eventos concorridos, que requerem cuidados com segurana, credenciamento de jornalistas, reas especficas de estacionamento, preparao de convites oficiais, decorao, bandeiras, hino... As posses podem ser cerimnias abertas ou fechadas: em ambos os casos, h remessa de convites ao pblico de interesse da organizao. BUSTOS E ESTTUAS consiste em homenagear pessoa fsica ou jurdica em reconhecimento a servios prestados, com a entrega de diploma ou ttulo.


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Cerimonial e ProtocoloDESFILE categoria promocional, geralmente promovido por confeces para demonstrao de seus produtos. Na maioria das vezes, o pblico compra o seu convite. LEILES consiste na venda pblica de objetos a quem der maior lance, partindo de um valor determinado. Necessita da pr

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