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BOAS PRÁTICAS JURÍDICAS

um guia referencialpara não advogados

Comissão Técnica Regional Nordeste de Assuntos Jurídicos

junho/2016

BOAS PRÁTICAS JURÍDICAS | UM GUIA REFERENCIALPARA NÃO ADVOGADOS

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contrato

CONTRATOS

1. As relações da Entidade Fechada de Previdência Complementar (EFPC) com terceiros devem ser formalizadas mediante contrato escrito. Destacam-se,

a seguir, algumas medidas que devem ser adotadas pela EFPC:

1.1 Todo e qualquer contrato deve ser analisado pelo Jurídico;

1.2 Constatar e comprovar a representação do contra-tado (contrato social ou estatuto social, eventual ata de posse ou procuração pública), bem como regula-ridade quanto a inscrições federal (CNPJ), estadual ou municipal (se houver);

1.3 O contrato deve ser fi rmado de acordo com todas as condições contratuais (como objeto, valor e forma de pagamento, prazo e renovação, reajuste, eventuais ga-rantias), inclusive aquelas específi cas ao objeto contra-tado, conter redação clara e defi nida, em conformidade com o descritivo fornecido pela área respectiva (informática, atuária, recursos humanos, fi nanceira etc.);

1.4 Quanto a:

§ Prazo e Renovação: o prazo deve atender à expectativa de necessidade da EFPC, com especial atenção para as condições de renovação do prazo contratual, verifi cando-se a existência de renovação automática;

§ Reajuste: sempre que possível, adotar índice padrão para a correção das obrigações adequando-se ao orçamento aplicável;

§ Penalidades/Rescisão: deve constar previsão de multas pecuniárias, sus-pensão de fornecimento ou outra forma de penalidade por infração a qualquer das cláusulas contratuais, inclusive eventual previsão de res-cisão contratual;


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§ Garantia: é vedado às EFPC oferecer garantia ao cumprimento de obrigações, exceto àquelas contraídas por Sociedades de Propó-sito Específi co (SPE) em que tenham participação (Resolução CMN n.º 3792/2009), devendo-se ter especial atenção às operações em que a garantia é oferecida pela EFPC. Quando, do contrário, a garantia é oferecida à EFPC, deve-se ter especial atenção às formalidades exigidas para cada espécie de garantia (consenti-mento do cônjuge em fi anças; efetiva propriedade do imóvel em hipotecas, por exemplo);

§ Capacitação Técnica: contratado deve declarar que possui ca-pacitação técnica e conhecimentos sufi cientes para realizar o objeto do contrato.

§ Sigilo: deve-se sempre prever a obrigação de que a contraparte mantenha sigilo em relação às informações sobre negócios da EFPC que porventura venha a ter conhecimento em virtude do contrato, inclusive após a vigência deste. Em situações onde houver necessidade de compartilhamento de informações com terceiros, prever a prévia autorização expressa da EFPC;

§ Trabalho Escravo: deve-se inserir cláusula de vedação à contrata-ção de trabalho escravo ou de menores de modo irregular, pois além de ser uma cautela, é requisito para algumas certifi cações;

§ Garantias Anticorrupção: prever compromis-so do contratado quanto à Lei Anticorrupção Brasileira nº 12.846/2013;

§ Vedação Vínculo Empregatício: em contra-tos de prestação de serviços continuado ou de longo prazo, deve-se incluir previsão de que a contratação não tem o condão de gerar vínculo empregatício entre as partes;


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§ Novação: a tolerância ao descumprimento ou atraso no cumprimento de qualquer obrigação não constitui novação tampouco alteração das cláusulas previstas no contrato;

§ Foro: defi nir a cidade da sede da EFPC como o foro para resolução de pro-blemas decorrentes do contrato, sempre que possível;

§ Testemunhas: assinatura de 2 (duas) testemunhas identifi cadas (nome e CPF), preferencialmente de pessoas envolvidas no processo de contratação;

1.5 Em se tratando de contratos de locação de imóveis da EFPC, observar legislação específica, particularmente quanto a garantias, prazo e re-novação, cumprimento de obrigações formais pelo locatário perante as autoridades e terceiros (IPTU, consumos de água, gás e energia elétrica, condomínio etc.);

1.6 Nos contratos de terceirização, exigir mensalmente comprovantes de regularidade trabalhista e previdenciária, evitando-se responsabilização solidária ou subsidiária da EFPC, como verifi car periodicamente a saúde fi nanceira e a organização da gestão da empresa prestadora.

2. O prestador deve exercer atividades com uniforme da empresa contratada, e, conforme o caso, usar

Equipamento de Proteção Individual (EPI).

3. O prestador não deve dispor de endereço de email institucional próprio da EFPC.

4. Exigir as seguintes cópias e certidões:

4.1 comprovante de pagamento de cada trabalhador lotado em suas de-pendências;

4.2 guia de recolhimento do INSS e do FGTS individualizada aos trabalhado-res lotados em suas dependências;


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4.3 recibos de entrega dos vales-transportes e tíquete-alimentação, uni-formes e outros benefícios sociais estipulados em Convenção Coletiva;

4.4 pagamentos de férias ou verbas rescisórias de todos os empregados que estejam ou estiveram lotados em suas dependências, prestando serviços pela empresa terceirizadora;

4.5 certidões negativas de débitos atualizadas junto ao INSS, FGTS e Receita Federal/PGFN.


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CONSULTORIA JURÍDICA

5. É aconselhável a contratação de consultor jurídico interno, que possibilite antever os riscos legais e jurídicos atinentes à operação de EFPC, sugerindo

medidas de prevenção e melhorias nos processos decisórios e novas demandas.

6. O consultor jurídico interno deve conhecer plenamente a EFPC, seus proces-sos e procedimentos para melhor atendimento das demandas.

7. A EFPC deverá contar com rotina de troca de informações entre os profissionais das áreas

(contabilidade, benefícios, atendimento, atuária etc.) com a participação do consultor interno.

8. O consultor deve se manter atualizado em re-lação à legislação e jurisprudência, por meio,

inclusive, de encontros de profi ssionais, treinamen-tos, cursos, seminários, com acesso a informativos e periódicos especializados.

9. Os processos administrativos, propostas de alteração em estatutos, re-gulamentos e demais instrumentos contratuais devem ser submetidos ao

consultor interno.

10. O consultor interno deve orientar as respostas aos questionamentos formulados por participan-

tes e assistidos, especialmente quanto a interpretação das cláusulas de regulamentos e outros atos jurídicos.


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11. O consultor jurídico interno deverá ainda analisar textos veiculados pela EFPC aos participantes (jornal, revista, site, cartilha), autoridades compe-

tentes e terceiros.

12. O consultor interno deve permanentemente assessorar os órgãos esta-tutários no desenvolvimento de seus trabalhos.

13. Na impossibilidade de adoção de consultoria jurídica interna, é aconselhá-vel a contratação de consultoria ou assessoria jurídica externa.


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ATENDIMENTO À FISCALIZAÇÃO

14. É aconselhável que, ao receber a fi scaliza-ção, seja solicitada a identifi cação funcional

dos agentes.

15. A EFPC deve manter a guarda de docu-mentos que lastreiam os respectivos

procedimentos legais, que poderão ser exibidos conforme requerimento formal da fi scalização, ob-servados os limites da regulamentação aplicável.

16. A EFPC deverá atuar de forma proativa no atendimento, fornecendo as condições necessárias ao desempenho da fi scalização (cessão de espaço

físico, máquinas e computadores), indicando profi ssional responsável pelo aten-dimento à fi scalização.

17. Sempre que possível, as informações e documentos deverão ser disponi-bilizados, mediante protocolo.

18. Deve-se dar conhecimento aos membros dos Conselhos Deliberativo e Fiscal e colaboradores sobre o início do procedimento de fi scalização, solicitando

que estejam disponíveis durante o período para eventual prestação de informações.


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EMPRÉSTIMOS

19. Por se tratar de espécie de investimento em que não há instituição interme-diadora, alguns cuidados adicionais são aplicáveis, do ponto de vista jurídico.

20. A operação de empréstimo a participante deverá observar critérios de compliance adotados para outras modalidades de aplicações fi nanceiras.

21. O rendimento deve estar acima da taxa mínima atuarial do respectivo plano de benefícios, para afastar a confi guração de assistência fi nanceira,

proibida pela Lei Complementar nº 109/2001 (art. 76, §§1º e 2º).

22. O contrato fi rmado deverá conter as cláusulas que impliquem obriga-ções e direitos das partes e preencher os requisitos para ser executado

por via judicial.

23. As garantias devem ser superiores ao valor contratado, inclusive no

caso de contratação de seguros (Guia PREVIC de Melhores Práticas em Fundos de Pensão).

24. Na inexistência de seguro, é re-comendável a criação de fundo

de risco, a ser custeado por taxa paga pelo participante/mutuário, em montante per-manentemente sufi ciente para cobertura de inadimplência nos casos em que as ga-rantias do contrato se tornem inexequíveis.


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25. A EFPC deverá adotar medidas de restrição em cadastros de crédito (como SPC e Serasa) ou protesto, para os casos de inadimplência não

solucionados por cobrança administrativa.

26. Esgotadas as providências de cobrança administrativa, poderá ser pro-movido processo judicial.

27. É recomendável a revisão periódica dos modelos de contrato e norma interna de empréstimo, se houver, para fi ns de atualização baseada na

jurisprudência e legislação aplicáveis.


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CONTENCIOSO

28. A EFPC deverá adotar medidas que previnam o surgimento de litígios.

29. A gestão do contencioso deve ser atribuída à assessoria jurídica, interna ou terceirizada.

30. Independentemente de a quem for confi ada essa gestão, é imprescindível que os profi ssionais que a levarão a efeito tenham notório conhecimento

jurídico, além de conhecimentos específi cos acerca do regime de previdência com-plementar e das particularidades dos planos de benefícios administrados pela EFPC.

31. Recomenda-se a estipulação de procedimentos e prazos para que os res-ponsáveis providenciem, em tempo hábil, a entrega da documentação

necessária à defesa dos interesses da EFPC ao jurídico (interno ou externo).

32. Em se tratando de litígios envolvendo temas complexos, específi cos ou va-

lores relevantes, é recomendável a contratação de especialistas.

33. Para uma boa administração dos pro-cessos que compõem o Contencioso,

é importante que a EFPC disponha de um sistema de acompanhamento, o qual deve estar sempre alimentado e com todas as suas informações atualizadas, a fi m de permitir a elaboração de relatórios gerenciais.


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34. Todos os processos do Contencioso devem ser avaliados contingencial-mente, com o objetivo de aferir se eles podem acarretar desembolsos

para a EFPC e qual o risco de isso efetivamente acontecer. Nessa avaliação, devem ser observadas as normas que regulam essa matéria, especialmente o Pronun-ciamento Técnico CPC nº 25, a Resolução CFC nº 1.180/2009 e o Guia PREVIC de Melhores Práticas em Fundos de Pensão.


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COMISSÃO TÉCNICA REGIONAL NORDESTE DE ASSUNTOS JURÍDICOS

CoordenadoraPatrícia Bressan Linhares Gaudenzi (ABRAPP)

MembrosAllysson Gomes de Queiroz (CAPEF)

Dane Feltes (REFER)

Daniela Félix Ribeiro (BASES)

Euclides Gomes da Silva Neto (CELPOS)

Francisco Ponciano de Oliveira Junior (CAPEF)

Marcelo Braga de Andrade (ECOS)

Maria Cecília Souto Maior (COMPESAPREV)

Maria Cristina Firpo M. Ribeiro (FAELBA)

Maryland Santos da Silva (FACEAL)

Ricardo de Lima e Souza (FACHESF)

Abrapp - Associação Brasileira das Entidades

Fechadas de Previdência Complementar

Tel.: (11) 3043.8777

Fax: (11) 3043.8778/3043.8780

Av. das Nações Unidas, 12551 – 20º andar – Brooklin Novo

04578-903 – São Paulo – SP

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