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A AMBISIG é uma empresa de referência no mercado pelo seu rigor e inovação.

A AMBISIG oferece soluções de TI possuindo uma gama de produtos específicos, desenvolvidos especialmente, para a administração pública e privada.

A Gestão Documental possibilita às empresas manter um contato próximo e permanente com o seu mercado alvo.

A Gestão Documental da AMBISIG, implementa mecanismos eletrónicos que permitem monitorizar e controlar o desenvolvimento dos vários processos internos integrando e disponibilizando de forma simultânea toda a informação necessária à decisão.

BPM GESTÃO DOCUMENTALSede:Convento de S. Miguel das Gaeiras

2510-718 Gaeiras - Óbidos - PortugalTel.: +351 262 958 996 | Fax: +351 262 955 701

Lisboa:Av. Infante Santo nº 68 H1350-180 - Lisboa - PortugalTel.: +351 210 014 100 | Fax: +351 213 979 895

Tendo em vista uma maior competitividade por parte das organizações, no final do século XX, desenvolveu-se um conjunto de tecnologias que permitem às empresas manter o contato permanente e próximo com os seus mercados. Digitalizar o funcionamento das organizações, tornou-se uma obrigatoriedade no processo de modernização das empresas que se queiram competitivas e ativas no mercado, permitindo igualmente caminhar no sentido da sua raciona-lização.

A Gestão Documental da AMBISIG, implementa mecanismos eletrónicos que permitem moni-torizar e controlar o desenvolvimento dos vários processos internos, integrando e disponibili-zando, de forma simultânea, contextualizada e sempre atu-alizada toda a informação necessária à decisão dos vários intervenientes nos processos.

VANTAGENS SOLUÇÕES FUNCIONAIS SOLUÇÕES FUNCIONAIS

ASSINATURA DE DOCUMENTOS

• Assinaturas com cartão de cidadão;

• Assinaturas digitalizadas.

SEGURANÇA

• Acesso a documentos de acordo com as categorias de segurança.

GESTÃO DE ARQUIVO

• Arquivo corrente, intermédio e histórico;

• Obedece às normas do modelo que especifica os requisitos para um sistema de gestão de documentos eletrónicos (MoReq).

DESENHO DOS PROCESSOS DE NEGÓCIO

• Permite desenhar processos de negócio próprios através de ferramentas gráficas Web;

• Define os intervenientes em cada etapa e estabelece os respetivos prazos;

• Regista todas as intervenções sobre o uso do documento;

• Permite a distribuição das tarefas de um fluxo de trabalho por diversos utilizadores.

DESENHO DE FORMULÁRIOS

• Cria e publica formulários dirigidos ao público- alvo, tal como requerimentos, pedidos de certidões, encomendas, inscrições, etc;

• Cria modelos de comunicação para o exterior, tal como cartas, faxs, ofícios, e-mails, etc.

O QUE É

• Redução dos custos;

• Melhoria dos fluxos de trabalho;

• Gestão mais eficiente;

• Maior segurança;

• Liberdade de configuração;

• Reengenharia de processos;

• Facilita o cumprimento dos normativos ISO permitindo a certificação;

• Sem custos de licenciamento;

• User friendly.

MECANISMOS DE ENTRADADE DOCUMENTOS

• Possibilita a captura por digitalização;

• Permite envios automáticos dos e-mails para a gestão documental;

• Disponibiliza add-ons para os diversos clientes de e-mail;

• Faz o reconhecimento ótico de caracteres;

• Transporta documentos de servidores ou dos computadores dos utilizadores para a gestão documental;

• Possibilita a impressão de documentos para a gestão documental a partir de qualquer aplicação;

• Visualização de faxs recebidos e enviados registando-os na gestão documental;

DELEGAÇÃO DE TAREFAS

• Disponibiliza a capacidade de delegação de tarefas de um utilizador durante um determinado período de tempo.

ALERTAS DE PRAZOS

• Notifica o utilizador, grupo de trabalho ou chefia hierárquica através da lista de tarefas, por e-mail ou SMS consoante a aproximação do final do prazo do documento ou do estado do processo.

Assinatura Digital Alerta de Tarefas

º

1º

2º

3º

4º

Desenhar Workflow

Importar ficheiro para gestão deWorkflow

Gestão de documentos e processosatravés do Workflow

Utilização da GD pelos vários sectoresde atividade do mercado

Sectores:

Finanças

Industria

Transportes

Educação

Saúde

Retalho

Infra-estruturas

Alimentação

Admin. Local Admin. Pública