CA PPM 15.3: poderoso, configurável e social

A última versão do CA Project & Portfolio Management facilita suas atividades financeiras centrais com a simplicidade e a familiaridade de uma planilha.

SETEMBRO DE 2017

Há dois anos, a CA começou a reavaliar a forma como as organizações estavam aproveitando suas soluções de gerenciamento de portfólio e de projetos. Nosso objetivo era identificar as formas pelas quais o CA Project & Portfolio Management (CA PPM) poderia atender melhor a cada usuário, de gerentes de projetos, de recursos e financeiros aos executivos tomadores de decisões e integrantes da equipe.

Realizamos um estudo etnográfico abrangente, indicando que as ferramentas de gerenciamento de projetos existentes não apenas falhavam em sua função de facilitar os projetos, mas em alguns casos os impediam. E os usuários, obviamente interessados no caminho que oferecia a menor resistência, evitavam as ferramentas de modo geral ou trabalhavam fora delas para executar suas funções de trabalho. Eles usavam planilhas para trabalhar com os dados, ferramentas de bate-papo para se comunicar, aplicativos de colaboração para o planejamento e exportavam os dados para ferramentas de terceiros para criar relatórios.

Como resultado dessa pesquisa, a CA embarcou em uma missão de reinventar nossa solução e, desde então, lançamos diversas novas versões do CA PPM, cada uma centrada em uma população específica de usuários.

O CA PPM 15.3 simplifica o trabalho do gerente financeiro com uma funcionalidade semelhante ao Microsoft Excel®, com recursos integrados de comunicação e colaboração, além de links diretos com as ferramentas mais populares de business intelligence e geração de relatórios. Hoje, o CA PPM oferece aos gerentes financeiros a capacidade de visualizar, gerenciar e aproveitar dados como nunca antes — tudo de dentro da solução.

Gerenciamento financeiro simplificadoNão é incomum que as organizações gerenciem milhões de dólares em suas ferramentas de gerenciamento de portfólio e de projetos. A capacidade de acessar, exibir e modificar dados de projetos com facilidade é essencial para garantir que esses dólares sejam bem gastos e que os projetos sejam executados dentro do prazo e do orçamento. Hoje em dia, muitos gerentes financeiros exportam os dados para o Excel para visualizá-los melhor e fazer ajustes. Mas a exportação de dados é complicada e propensa a erros.

As páginas de planejamento financeiro do CA PPM foram recriadas para imitar as planilhas do Excel, tanto em funcionalidade quanto em representação visual. Esse novo estilo familiar oferece uma visibilidade profunda dos projetos sem exigir novos conhecimentos, reconfigurações ou diversos relatórios.

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Transparência financeira: valor planejado, previsto e realizadoNo novo CA PPM, o gerente financeiro começa no painel do projeto, onde os blocos ilustram graficamente os projetos individuais. Esses blocos contêm um alto nível de detalhes do projeto e são configuráveis de modo que sejam relevantes para o usuário. Ao clicar em um bloco, o usuário acessa os detalhes financeiros associados ao projeto em questão. A partir daí, os usuários podem alternar facilmente entre qualquer uma das exibições financeiras:

• Planejado: o plano do registro que ilustra os dados financeiros previstos atribuídos no início de um projeto.

• Planejado para horas trabalhadas: fornece os dados necessários para monitorar a integridade de um projeto contínuo, comparando as despesas planejadas com as despesas reais até o momento.

• Planejado para previsto: permite que os usuários exibam e gerenciem facilmente a taxa de consumo comparando as despesas planejadas com as previsões de despesas atuais. Uma previsão que foi atualizada significativamente acima do planejado indica que as horas trabalhadas realizadas são maiores do que o esperado e que esse problema deve ser tratado para manter o projeto no rumo certo.

• Horas trabalhadas: os gastos totais no fim do período de medição ou após a conclusão de uma atividade.

Dentro de cada exibição, os gerentes podem definir intervalos mensais, trimestrais ou anuais, dependendo do período em que eles estão interessados, e podem aproveitar uma série de recursos criados para ajudá-los a navegar pelos números com facilidade:

• Os cabeçalhos de coluna codificados por cor facilitam a localização e a comparação de informações. É possível usar uma legenda codificada por cor para ocultar ou exibir as colunas correspondentes com o simples clique de um botão.

• A fixação de coluna oferece uma tecnologia de congelamento semelhante à do Excel que mantém as colunas fixadas estáticas enquanto o usuário rola pelos períodos de tempo.

• A filtragem é fornecida por um mecanismo de pesquisa que permite que os usuários minimizem o campo visual e obtenham rapidamente os dados financeiros de que precisam sem ter que gerar relatórios ou exportar dados.

• O recurso de recortar e colar pode ser usado para inserir os dados do CA PPM em uma planilha, se houver necessidade.

• A funcionalidade de arrastar e soltar permite alternar facilmente de uma subcategoria para outra.

O CA PPM permite que os gerentes classifiquem as informações com facilidade, arrastando e soltando os cabeçalhos das categorias. Eles também podem fazer o detalhamento em subcategorias para ver detalhes financeiros específicos associados a cada uma delas.

Figura 1.

Funcionalidade semelhante à do Excel

O CA PPM facilita o gerenciamento de informações financeiras cruciais com diversas opções de exibição, uma funcionalidade semelhante à do Excel e a capacidade de detalhamento.

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Figura 2.

Murais de equipes

Os murais de tarefas destacam as atividades, as datas alvo para conclusão e o status atual para simplificar o gerenciamento de tarefas.

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Verifique transações financeiras e faça o detalhamento dos custosPara os gerentes, entender as variações pode ser um desafio. Com o CA PPM, os usuários podem clicar em qualquer número na categoria de horas trabalhadas realizadas para ver cada transação que contribuiu com o valor total. Essa visibilidade total dos valores reais e a capacidade de detalhar as informações permitem uma rápida detecção de problemas, como preços excessivos de prestadores de serviços ou custos mal direcionados.

Se um gerente precisar reconciliar informações divergentes na planilha, com um simples clique ele pode ver cada planilha de horas semanal que contribui com o valor total e identificar as causas específicas da variação. Essas informações de fácil acesso para o usuário eliminam a necessidade de realizar análises de transação por um especialista em dados.

Do mesmo modo, um gerente que estiver analisando um plano de custo pode ver US$ 35.000 em horas trabalhadas realizadas, sendo que o plano previa US$ 20.000. Para identificar o motivo do excesso, o gerente só precisa clicar no item de linha para ver todas as transações individuais que compõem o total de US$ 35.000. Depois, o gerente pode alternar para a previsão e ver se o excesso pode ser absorvido ou se é preciso fazer uma correção.

Recursos adicionais na versão 15.3

Gerenciamento de tarefas com base em equipeUma tarefa negligenciada pode atrasar um projeto em dias ou semanas, aumentando os custos, atrasando a entrega e afetando negativamente projetos paralelos. As tarefas são importantes, mas gerenciá-las — acompanhando quais foram atribuídas, quais foram concluídas, quem as aceitou e o status de cada uma delas — pode ser um trabalho tedioso, especialmente para organizações que executam projetos não ágeis. Os usuários precisam de ferramentas de gerenciamento de tarefas claras e fáceis de usar que colaborem com o envolvimento da equipe por formas de trabalho mais modernas e sociais.

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Figura 3.

Modelos rápidos

Os departamentos podem personalizar os blueprints para incluir somente conteúdo relevante e para armazenar documentos como modelos de início rápido, ajudando a lançar os projetos mais depressa.

O CA PPM inclui um mural de tarefas inspirado nos gráficos de aplicativos populares entre os consumidores. É possível criar um cartão para cada tarefa e usá-lo para ilustrar o status. Conforme o status muda, os cartões refletem a mudança. Cada cartão inclui uma lista de pendências que mostra quais atividades devem ser realizadas para concluir a tarefa.

Os integrantes da equipe podem discutir o status do trabalho no nível da tarefa usando uma caixa de texto que possibilita a colaboração dentro da ferramenta. Os gerentes com projetos importantes que exigem a competência de um agendador também têm a opção de visualizar dependências da tarefa e as programações em ferramentas de agendamento populares para desktops, como o Open Workbench, o Gantt e o Microsoft Project®.

O blueprinting elimina informações irrelevantesOs usuários muitas vezes se encontram em um oceano de informações que não são relevantes para eles ou para as tarefas que estão realizando. Esse "ruído" excessivo pode atrapalhar a visibilidade e impedir uma solução de problemas eficaz.

Para lidar com isso, a CA introduziu o recurso de "blueprinting" (particionamento). Os blueprints são páginas específicas das equipes, preenchidas com apenas os campos personalizados necessários para a equipe em questão. As equipes de TI veem apenas os dados que precisam acessar, assim como as equipes de marketing, desenvolvimento de produtos, etc.

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Acesso consolidado aos materiais de apoio do projetoOs integrantes da equipe costumam visitar uma série de sites diferentes para encontrar as informações de que precisam. E muitos integrantes da equipe não se dedicam a um só projeto, mas costumam alternar entre vários, cada qual com seus próprios sites de conhecimento. Como resultado, os gerentes de projetos passam muito tempo respondendo às mesmas solicitações de informação, repetidas vezes.

Com o CA PPM, esses links podem ser agrupados em um local central para fornecer acesso universal a tudo o que os integrantes da equipe precisam. Esse agrupamento de sites de conhecimento ajuda os novos integrantes da equipe a começar a todo vapor, evitando que eles façam as mesmas perguntas inúmeras vezes e liberando mais tempo para que o gerente de projetos se concentre em assuntos mais importantes.

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Tendências: o primeiro passo para uma análise preditiva Todo projeto vem com riscos, de modo que é essencial monitorar os indicadores de sucesso ou falha. Os recursos de tendências permitem que os usuários prevejam o sucesso ou a falha do projeto monitorando as operações ao longo do tempo. Isso alerta os gerentes sobre projetos que estão indo na direção errada muito antes e com uma taxa de precisão muito mais elevada, para que as correções possam ser feitas antes que seja tarde demais.

As empresas ficam especialmente interessadas no número de problemas e distúrbios quando o projeto está prestes a ser concluído. Conforme o lançamento do produto se aproxima, por exemplo, os gerentes de projetos precisam garantir que problemas pendentes e dependências sejam tratados e resolvidos. A tendência ilustra isso.

Como a maioria das soluções oferece apenas relatórios de status em tempo real, para obter uma visão mais clara das tendências, as organizações precisam criar e executar diversas tarefas personalizadas. O data warehouse do CA PPM exclusivo no setor acompanha as mudanças ao longo do tempo, o que permite que as empresas usem tendências passadas para prever o desempenho futuro, sem precisar de personalização para capturar os dados. O CA PPM acompanha e armazena essas informações para que os usuários possam entender como seus projetos estão progredindo a qualquer momento.

Business intelligence de autoatendimento Um data warehouse adequado pode oferecer uma vantagem competitiva considerável. Mas, como eles são construídos para processar quantidades imensas de dados, as ferramentas de business intelligence (BI) tradicionais que fazem a extração devem usar modelos de dados complicados para decifrar as informações dentro deles. E isso custa caro. De acordo com o especialista em BI, Treb Gatte: "Um departamento típico gasta em média 1.600 horas por ano gerando relatórios ad-hoc, sendo que 70% desse tempo é gasto escrevendo consultas e limpando dados abaixo do ideal." Como resultado, as empresas hoje estão buscando combinar soluções maduras e otimizadas de data warehouse com ferramentas de BI contemporâneas que são interativas, incorporam painéis simplificados e oferecem acesso a informações a qualquer hora e em qualquer lugar. Ao se integrarem com um data warehouse, essas soluções de BI entregam dados por um processo muito menos complicado que reduz a necessidade de recorrer a especialistas de dados — o que economiza dinheiro. De acordo com Gatte: "Dados otimizados e a ferramenta de geração de relatórios certa podem gerar uma economia anual de até US$ 200.000."

O CA PPM foi criado para oferecer uma fácil extração das informações de que os usuários corporativos precisam para uma tomada de decisão eficaz. E, agora, o data warehouse eficiente do CA PPM pode ser combinado com ferramentas de BI inovadoras, como Jaspersoft, Power BI, Tableau e Qlik, ou com qualquer solução com um conector de OData, para fornecer amplas informações sobre o projeto, os recursos e financeiras.

O resultado é uma análise de portfólio de autoatendimento suportada por recursos avançados de visualização de dados, painéis personalizados com uma visão de 360 graus dos negócios e uma opção de dispositivo móvel criada para facilitar as reuniões em qualquer lugar no mundo com respostas em tempo real às perguntas relacionadas ao projeto.

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A CA Technologies (NASDAQ: CA) cria software que acelera a transformação das empresas e permite que elas aproveitem as oportunidades da economia dos aplicativos. O software está no cerne de todas as empresas, em todos os setores. Do planejamento ao desenvolvimento e do gerenciamento à segurança, a CA está trabalhando com empresas de todo o mundo para mudar a maneira como vivemos, fazemos negócios e nos comunicamos – usando dispositivos móveis, as nuvens privada e pública e os ambientes distribuídos e de mainframe. Obtenha mais informações em ca.com/br.

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Recursos de filtragem e alocação eficientes para o RMO Além de auxiliar o gerente financeiro, o CA PPM 15.3 também colabora com o RMO (Resource Management Office – Escritório de Gerenciamento de Recursos) com filtros e recursos aprimorados de alocação de funcionários. Hoje, os gerentes de recursos normalmente estão limitados às visões de seus próprios funcionários, e a maior parte deles usa planilhas para realizar atividades de alocação diária. O CA PPM oferece visibilidade de toda a organização, simplifica e formaliza o acordo entre gerentes que estão fazendo solicitações e os que estão cumprindo, e minimiza a necessidade de exportar os dados.

Os novos recursos de gerenciamento de recursos incluem:

• Harvey Balls para identificar recursos com alocação pendente que exigem aprovação.

• Colorização para ilustrar a sobrealocação de recursos.

• Opções de comunicação integradas.

• Um formato semelhante ao Excel, familiar e fácil de usar.

Assim como no gerenciamento de tarefas, os gerentes de recursos agora podem colaborar de dentro da ferramenta CA PPM, usando o recurso de comunicação para conduzir negociações de alocação de funcionários. Esse recurso permite que anexos de documentos e URLs integrados simplifiquem ainda mais o processo de atribuir recursos.

O CA PPM 15.3 foi recriado para funcionar como uma ferramenta leve para projetos menores ou como uma ferramenta poderosa para projetos que exigem a profundidade e a amplitude de uma solução completa de gerenciamento de portfólio e de projetos. O CA PPM 15.3 simplifica as atividades dos gerentes financeiros e dos gerentes de recursos com novas funcionalidades avançadas que, antes, só podiam ser usadas de fora da ferramenta. E o CA PPM oferece acesso sem precedentes às informações que disponibilizam dados para todos, minimizando a necessidade de recorrer aos especialistas em dados.