1 INTRODUO Tem realmente importncia etiqueta, cerimonial ou o
comprimento de normas e respeito a regras? Quando se faz necessrio
convivncia com seres humanos imprescindvel o respeito a normas ou
regras. A sociedade atual padroniza conceitos e mtodos, e d a
importncia de conhecermos e seguirmos regras de etiqueta e
cerimonial. Este trabalho, destina-se a desmistificar conceitos que
nos parecem inatingveis ... superficialmente correto comportar-se,
perante autoridade, na mesa de negcios ou na vida social. A
organizao correta de um evento nasce da aplicao particular e
coletiva de todas essas regras de comportamento que abordaremos a
seguir. Anexos a este trabalho esto modelos de convites para
eventos, um texto breve exemplificando a apresentao do palestrante
do pblico e como montar financeiramente um evento, atravs de um
oramento de custos. 2. O QUE SIGNIFICA CERIMONIAL? Cerimonial
trata-se de rigorosa observncia de certas formalidades em eventos
oficiais, entre autoridades nacionais e estrangeiras; conjunto de
formalidades de atos solenes e festas pblicas, relacionado
diretamente ao protocolo que a ordem hierrquica que determina
normas de conduta dos governos e seus representantes em ocasies
oficiais ou particulares. o conjunto de normas estabelecidas com a
finalidade de ordenar corretamente o desenvolvimento de qualquer
ato solene ou comemorao pblica que necessite de formalizao, ou seja
, procedimentos com disciplina, hierarquia, ordem, elegncia,
respeito, cortesia, fidalguia, bom senso, bom gosto e simplicidade,
que os cerimonalstas seguem, durante a organizao e realizao de atos
pblicos ou no, os quais quando corretamente aplicados geram o
sucesso das solenidades. A histria do cerimonial vem das civilizaes
antigas, observa-se que o cerimonial j era regulamentado e
praticado rigidamente pelos povos de acordo com os hbitos e
costumes de cada poca. Chineses, Romanos, Franceses praticavam
grandes rituais em comemoraes como Bodas, torneios de arqueiros,
maioridade de jovens, funerais e banquetes. Porm, foi na idade mdia
que o cerimonial ganhou ostentao nas cortes feudais da Itlia,
Espanha, Frana e ustria. Os Austracos elaboravam vrias normas com
refinados rituais para seus Reis, esses rituais passavam a ser
definidos e consagrados na maioria das cortes Europias, sendo
aprimoradas mais tarde nos sculos XV e XVII. Desde 1972, o
cerimonial em nosso pas regulamentado pelo decreto 70274, que
contem normas de cerimonial pblico e ordem geral de procedncia,
ajustando as caractersticas de nossa poca, ordem pela qual se
estabelece a
estrutura mxima, determinando a hierarquia de disposio das
autoridades de Estado, ou de Entidades organizacionais. 2.1
Hierarquia (Protocolo) a ordem hierrquica que determina as regras
de conduta aos governos e seus representantes em ocasies oficiais
ou particulares. A hierarquia existe em todas as sociedades
organizadas. O protocolo tambm implanta mtodo, controle, porte e
decoro, alm de regular a conduta nas cerimnias pblicas e privadas,
estabelecer as leis para trocas de correspondncias oficiais e
privadas, o modo de vestir, sendo de fato para assegurar que cada
um receba a posio e o respeito ao qual seu cargo faz jus e que so
reconhecidos por outras autoridades polticas e administrativas e
pela prpria sociedade. o conjunto de usos e formalidades que se
deve respeitar. As responsabilidades do profissional de cerimonial
tm como o dever conhecer, pesquisar e atualizar todas as regras e
normas que regem as solenidades pblicas, para que se desenvolva em
perfeita ordem todo e qualquer evento, mesmo aqueles de carter
social e privado. O cerimonial e o cerimonialista precisam andar de
acordo com o progresso cientifico e tecnolgico da humanidade, que
galopa vertiginosamente. O profissional deve ter discrio,
compromisso tico, saber contornar situaes ser tranqilo ou parecer
ser, no se expor nas cerimnias, adquirir a confiana total da
autoridade com quem trabalha. A responsabilidade do cerimonialista
abrange recepes oficiais, jantares, roteiros de audincias,
organizao de prescrio de tas de autoridades, lembretes e comemoraes
de datas importantes, organizao e recepes a visitas nacionais e
internacionais, compra de presentes para troca de cortesias,
controle de agenda e de correspondncias sociais, reservas de
aeronaves, de sala vip e carros para translado, reservas de hotis,
segurana, etc... 2.2 A Importncia das Precedncias no Cerimonial. A
vida feita de pequenos grandes detalhes. So esses preciosismos que
fazem a diferena e marcam, de forma permanente, a personalidade das
pessoas e/ou contribuem na construo de imagens pblicas, por um
lado; por outro, distinguem posturas sociais e polticas de
personagens e organizaes em suas relaes representativas, sejam elas
agncias governamentais ou corporaes privadas. Da a necessidade de
atentar para uma perfeita elaborao de rituais de cerimoniais
logsticos numa sociedade onde a imagem pblica constitui um fator
preponderante de prestgio, credibilidade e liderana. A Precedncia
um dos mais polmicos temas do Cerimonial brasileiro. Ela estabelece
uma ordem hierrquica para a disposio das autoridades em uma
cerimnia especfica. As normas do Cerimonial Pblico da Repblica
Federativa do Brasil e a Ordem Geral de Precedncia foram criadas
atravs do Decreto n. 70.274 de 9 de maro de 1972, quando tnhamos
como Presidente, o General Emlio Garrastazu Mdici.
Art. 1. So aprovadas as normas do Cerimonial Pblico e a Ordem
Geral de Precedncia, que devero ser observadas nas solenidades
oficiais realizadas na Capital da Repblica, nos Estados, nos
Territrios e nas misses diplomticas.Com o passar dos anos, muitos
textos se encontram ultrapassados. Mesmo assim, o nico orientador
que dispomos para dirimir dvidas.No Brasil, a ordem de precedncia
dos Estados e do Distrito Federal determinada pela data de criao,
ou seja, pelo critrio histrico, a saber: Bahia, Rio de Janeiro,
Maranho, Par, Pernambuco, So Paulo, Minas Gerais, Gois, Mato
Grosso, Rio Grande do Sul, Cear, Paraba, Esprito Santo, Piau, Rio
Grande do Norte, Santa Catarina, Alagoas, Sergipe, Amazonas, Paran,
Acre, Distrito Federal, Mato Grosso do Sul, Rondnia, Tocantins,
Amap, Roraima. Nas solenidades federais, a presidncia das mesmas,
cabe, nesta ordem, ao Presidente da Repblica ou ao Vice-Presidente.
Os Ministros de Estado presidem as solenidades promovidas por seus
ministrios ou rgos subordinados. Os presidentes das instituies
federais presidem as solenidades de seus rgos, quando o Ministro no
comparecer.Nas solenidades estaduais, os Governadores presidem as
solenidades, desde que no comparea o Presidente ou o
Vice-Presidente da Repblica. As solenidades dos poderes Legislativo
e Judicirio, seguem Cerimonial prprio e so presididas por membros
dos respectivos poderes. Nestes casos, nos Estados, os Governadores
ocuparo o lugar de honra. No mbito federal, o mesmo ocorrer com o
Presidente da Repblica. As solenidades militares tambm seguem
cerimonial prprio. Na atualidade, portanto, o cerimonial assume um
papel de extrema relevncia ao traduzir glamour e agregar distino,
prestgio e poder s nossas relaes com agentes de governo e com os
segmentos organizados da sociedade. A partir da precedncia se
informa a todos que naquele acontecimento encontram-se autoridades
e personalidades mais importantes e que so distinguidas atravs da
hierarquia do rito do cerimonial. H tambm a disposio pblica de
diferentes smbolos - nacionais e corporativos - que exibidos
obrigatoriamente a partir de uma ordem de precedncia, seja
normativa, histrica ou isonmica. Outros cuidados importantes no
planejamento de uma solenidade residem na disposio de uma mesa de
honra ou na organizao de uma sesso de trabalho em um congresso,
seminrio ou grupo de trabalho interno. Como se exibir retratos numa
galeria de honra de dirigentes, quem falar primeiro quem discursar
por ltimo, como se dispor assinaturas par e par por sua precedncia
em documentos de protocolos de intenes ou ainda como apresentar
talheres, louas e cristais a uma mesa. Apresentar-se bem em pblico,
com distino e discrio, faz parte de um extenso cardpio de
procedimentos, que demonstra educao esmerada, bom nvel cultural e
amplo domnio de regras de etiqueta. Assim, pessoas e organizaes,
que buscam transmitir sempre uma imagem pblica singular, devem
apoiar-se na orientao de profissionais especialistas em cerimoniais
apropriados, que dominem informaes tcnicas corretas sobre a adoo
de
procedimentos em diferentes circunstncias. O cenrio do
cerimonialismo rico em circunstncias e detalhes, que fazem de um
acontecimento ser sucesso ou desastre. Em cerimonial no se
improvisa, quando muito permitido uma nova interpretao para aquele
ato, tomando-se sempre o aspecto tcnico como bom e fiel
conselheiro. Naturalmente, o profissional em cerimonial possui um
perfil mais ajustado com a formao acadmica originalmente
fundamentada nas Relaes Pblicas, j que os estudos nessa
especialidade contemplam um conjunto de informaes nesse campo.
Porm, apenas graduar-se em Relaes Pblicas no suficiente para
credenciar-se nessa funo. H que haver atualizaes e aperfeioamentos
constantes para esse exerccio. O campo de trabalho bastante
atraente com a oferta de oportunidades crescentes. Essas
oportunidades vm crescendo numa velocidade intensa, visto a
preocupao que as pessoas vm tendo com a exposio de suas imagens
pessoais, principalmente aquelas que a associam a projetos
polticos, diretivos e/ou sociais. A arquitetura na propagao da
imagem tem sido fundamental na aceitao social de posturas dignas de
crdito de uma organizao, que naturalmente apia-se numa estrutura
difusora pessoal. O rito do cerimonial , portanto, imprescindvel
numa sociedade de imagens pblicas, onde o prestgio e o poder so
elementos fundamentais na competio por espaos e oportunidades nas
economias globais para se ter credibilidade e liderana. No devemos
esquecer tambm que o cerimonial uma forma objetiva de comunicao
dirigida, onde a inteno constitui um elemento-chave na elaborao de
estratgias ajustadas aos objetivos institucionais e corporativos
das agncias governamentais e/ou organizaes privadas. A essa reflexo
acrescentamos o significado estratgico que o cerimonial oferece com
seu cardpio de solues queles personagens que desejam obter
prestgio, espao e poder em relao com a sociedade, quer seja no
campo polticopartidrio, no poltico-profissional, o reconhecimento
social ou mesmo atender a um carter de sua vaidade pessoal. Como
afirmamos em trabalho anterior sob os ttulos Cerimoniais, Eventos
& Solenidades: No caso brasileiro, o Presidente da Repblica a
pessoa mais importante que h. Nenhuma solenidade, qual o Presidente
confirme presena, tem incio sem que chegue ao local dessa ocorrncia
e sem que tome o lugar que lhe reservado protocolarmente. Ele
sempre preside os atos a que comparece. Tambm nenhuma autoridade se
faz representar, quando da presena do Presidente da Repblica a um
acontecimento. Salvo em casos especiais, disciplinados em
regulamentos especficos. A partir dessa norma, todos os cerimoniais
so ordenados, tomando por valor de aplicao o princpio de isonomia.
Esse critrio aplica-se aos Poderes da Repblica e s instncias de
Governo - federal, estadual e municipal. Nada acontece, portanto,
de uma forma aleatria. E sim com base numa fundamentao tcnica e
criteriosa, onde cada momento, cada deciso ou postura tenha uma
sustentao de valor agregado.
A organizao dos cerimoniais pblica nas organizaes privada
normalizada tomando-se por argumento o que o decreto federal
70.274, que disciplina as normas do cerimonial pblico e ordem geral
de precedncia, estabelece na sua seqncia interpretativa.Contudo, o
Comit Nacional do Cerimonial Pblico CNCP - inicia um debate para se
promover alguns ajustes no texto normativo. Um dos questionamentos
norma instituda, prende-se ao fato que a sociedade civil constitui
a base da organizao social, alm da introduo de situaes protocolares
no existentes poca da aprovao do decreto. O que equivale intuir que
o cerimonial uma atividade dinmica, porm fundamentado em valores e
tradies. As pessoas gostam e curtem tudo aquilo que glamouroso, que
se apresenta com certo toque de sutileza no agir. Acrescentamos:
uma certa dose de elegncia nas formalidades de formatos dos
rituais. A composio desses momentos funciona como imagens sociais a
serem seguidas, copiadas. Mostra retratos de tendncias num tempo
qualquer dessa prpria sociedade. At mesmo como oferta de novos
cones. cones esses que molda o perfil da sociedade num dado tempo
histrico. E o rito do cerimonial atua estrategicamente para
institucionalizar feitos e realizaes no mbito das organizaes,
agregando-lhes valores culturais e prestgios polticos. Num mundo de
competies acirradas e busca de melhores solues de oportunidades no
se pode relegar a um plano secundrio um instrumento to poderoso de
propagao e projeo da imagem pblica positiva da organizao. O
cerimonial , portanto, um instrumento estratgico poderosssimo de
comunicao institucional a servio de solues objetivas do marketing
corporativo. As agncias governamentais e as organizaes corporativas
que abdicarem desse apoio certamente tero que investir recursos
financeiros mais substanciais com resultados nem sempre os mais
expressivos. Podemos ainda ressaltar que posturas dessa natureza
conferem a seus detentores uma carteira de relaes importantes que
lhe permite abrir portas e iniciar conversaes com vistas a
encaminhamento de solues e superao de impasses, atravs de negociaes
saudveis s organizaes. Assim, somente a partir da quinta precedncia
federativa adota-se o critrio histrico das Capitanias Hereditrias.
A seguir o fato orientador o do movimento das Entradas e Bandeiras.
Finalmente, chegamos Histria mais recente: a elevao dos Territrios
Federais ao nvel de Estados da Federao Nacional. E assim por
diante. Marinha e Exrcito, vinham na seqncia, at a criao do
Ministrio da Defesa, que incorporou essa soluo histrica, j que as
prerrogativas das Foras Armadas foram incorporadas nessa nova
formulao institucional. Devemos tambm ter em mente que h dois
raciocnios tcnicos para se definir uma ordem de precedncia. O mpar
e o par. A seqncia prioriza sempre o critrio da direita para a
esquerda, apresentando-se ao pblico de forma espelhada. O Pavilho
Nacional estar posicionado necessariamente direita da mesa de
honra. Caso duas bandeiras sejam expostas, a Nacional ocupar a
posio direita, enquanto a segunda poder ser apresentada esquerda
da
mesa de trabalhos. Quando o conjunto contiver trs ou mais
bandeiras, estas estaro necessariamente direita da mesa. A recepo a
Chefes de Estados ou de Governos estrangeiros sempre feita pelo
Presidente da Repblica, quando da chegada Capital Federal, e pelo
Governador, quando ocorrer no mbito de um estado da Unio. Na
ausncia do governante esse ato praticado pelo Chefe do Cerimonial,
que representar o Chefe do Executivo. um erro grosseiro dizer que
uma autoridade est expedindo uma carta. O protocolo do cerimonial
estabelece que a autoridade investida produz e expede ofcios.
Jamais cartas, que so correspondncias de cunho pessoal e
particular. Portanto, organizaes - pblicas ou privadas - no emitem
cartas, e sim ofcios com identificaes da procedncia de origem. Por
exemplo, do setor, do departamento emissor. Todo ofcio deve conter
codificao de origem, localizao e data de emisso, num primeiro
bloco. No segundo, o superlativo caracterstico da posio funcional
que o destinatrio possui acompanhada da expresso senhor/senhora,
nome do destinatrio e cargo ou funo que ocupa. O discurso tem incio
com uma avocao inicial, seguida de vrgula. o chamamento ao discurso
do ofcio. O passo seguinte ser a distribuio do texto em pargrafos,
contendo as informaes e explicaes necessrias compreenso do contedo
desejado. A concordncia por referncia ocorre pela aplicao de
substantivos, advrbios de lugar e pronomes - pessoais,
demonstrativos e possessivos. So pequenos detalhes que valorizam um
texto simples, atribuindo a seu autor competncia profissional e lhe
conferindo respeito. 2.3 Preparar um evento Eventos so estratgias
de comunicao aproximativa que precisam ser corretamente utilizados
por seus executores. Em primeiro lugar s deve fazer eventos quem
tiver competncia para organizar e pacincia para suportar as horas
de estresse. Desde a organizao de uma reunio at um congresso de
vendas tudo precisa ser cuidadosamente pensado. Ento vamos s
principais orientaes para quem deseja organizar um evento.
Inicialmente planeje bem. Planejar fundamental para o profissional
de eventos. Tudo deve ser criteriosamente pensado e as chances de
que alguma coisa saia errado so de 100%. Portanto, no vacile.
Convites, recepcionistas, servio de alimentao, transporte,
divulgao, cerimonial, enfim, uma srie de itens precisa ser checada
vrias vezes. Alm disso, escolha os melhores fornecedores, nem que
para isso voc precise pagar mais caro. Lembre-se que caro aquilo
que voc no gosta. Aps a elaborao do planejamento, faz-se uma reunio
preparatria, com os profissionais envolvidos no evento,
distribuindo tarefas e elaborando checklist para evitar
esquecimentos causadores de tumultos ou aborrecimentos de ltima
hora.
Cada passo deve ser acompanhado pelo coordenador e repetidas
reunies. Quantas forem necessrias, devem ser feitas para
apresentaes e esclarecimentos de dvidas, novidades surgidas,
visitas ao local do evento ou vistorias nos servios terceirizados.
Organizar um evento, portanto, no uma tarefa para amadores, para
quem fica conquistando clientes pela reduo de preos ou pela entrega
de um servio de qualidade duvidosa. Os melhores e grandes clientes
so aqueles que exigem perfeio do comeo ao fim e que esto dispostos
a se tornarem visveis para seus pblicos por meio das aes de
eventos, no se importando muito com quanto iro ter que investir.
claro, porm, que preo um ponto muito importante dentro do
planejamento oramentrio de qualquer evento. No entanto, no deve ser
o condicionante para a excluso de servios de qualidade que
garantiro a plena satisfao de seus clientes 2.3.1 Tipologia de
eventos Congresso uma reunio, encontro, de representantes de
determinada rea de actividade para debater assuntos importantes
sobre a rea em questo. um evento, onde profissionais de determinada
rea se renem para ensinar e aprender. Ou seja, uma Reunio solene de
corpos legislativos, de diplomatas, de sbios, de representantes do
comrcio ou da indstria, etc, para tratarem de assuntos de interesse
pblico, internacional ou comum. As sesses de trabalho dos
congressos so divididas em vrias atividades paralelas, tais como:
mesa-redonda, conferncia, simpsio, tema livre, comisses, painis,
cursos, etc. Congresso tambm pode significar um conjunto de
palestras e sesses plenrias. Conveno A expresso conveno, de modo
geral, define atividades de determinados grupos, promovidas por
entidades empresariais, isoladamente. As convenes so realizadas
para reunir profissionais de empresas, podendo, tambm por setores
distintos de uma determinada organizao ou congregando todos os seus
integrantes. Buscam a integrao das pessoas pertencentes a uma
determinada rea de atividade, submetendo-as a estmulos coletivos
para que possam agir em defesa dos interesses da instituio
promotora. Tipos de convenes: de vendas ; de congraamento
Seminrio O seminrio uma tcnica de aprendizagem que inclui
pesquisa, discusso e debates, um processo metodolgico que supe o
uso de
tcnicas de estudo de um assunto determinado, evitando que se
torne uma exposio sem objetivos. Tem por finalidade fazer com que o
convidado reflita sobre o tema proposto e interaja com discusses e
debates, transmitindo informaes, discutindo-as e chegando a uma
concluso sobre o assunto proposto e tambm: Apresentao do tema
baseado em bibliografias e nos debates feitos com o grupo durante a
elaborao do seminrio; Mesa-redonda A mesa-redonda uma reunio do
tipo clssico, preparada e conduzida por um coordenador, que pode
ser denominado presidente e funciona como elemento moderador,
orientando a discusso para que ela se mantenha sempre em torno do
tema principal. Desenvolvimento: Os participantes da mesa-redonda,
em geral especialistas, apresentam os seus pontos de vista em torno
do assunto em pauta, sendo-lhes destinado um tempo limite para sua
exposio. Aps as vrias exposies, os que fazem parte da mesa-redonda
so levados a debater entre si os vrios pontos de suas teses,
podendo haver a participao dos presentes na forma de perguntas, por
escrito ou oralmente. O xito da mesa-redonda depende, em grande
parte, do coordenador, que tem a misso de conduzir os trabalhos de
forma a que os verdadeiros objetivos sejam atingidos. Durao:
1h30min. Membros: presidente, coordenador, participantes e plenrio.
Simpsio Simpsio (em grego: , transl. sympsion) um termo que se
referia, na Grcia Antiga, a uma festa onde se bebia (o verbo grego
sympotein significa "beber junto"), geralmente realizada depois de
um banquete, e durante a qual eram travados dilogos e conversas
intelectuais, enquanto escravos ou empregados faziam apresentaes de
msica e dana. Recentemente o termo passou a designar qualquer
conferncia acadmica, ou um estilo de aula, ministrada em
universidades, que segue um formato abertamente discursivo e no o
formato tradicional de uma palestra ou perguntas e respostas. A
diferena fundamental entre o simpsio e a mesa-redonda o fato de, no
simpsio os expositores no debatem entre si os temas apresentados,
embora se relacionem a respeito do assunto. Os debates, as
perguntas e as respostas so efetuadas diretamente ao participante
da platia, o qual deve participar ativamente dos trabalhos.
utilizado para estudar problemas complexos.
Painel O painel outro tipo de reunio derivado da mesa-redonda. A
diferena entre o painel e a mesa-redonda est em que, no painel, os
expositores debatem entre si o assunto em pauta, cabendo ao pblico
assistente to somente funcionar como espectador, sem direito a
formular perguntas mesa. uma forma de reunio limitada a um pequeno
nmero de especialistas. Alm do presidente, o painel poder ter um
coordenador e um moderador. Jornadas So reunies de determinados
grupos de profissionais, realizadas periodicamente, com o objetivo
de discutir um ou mais assuntos que no so, usualmente, discutidos
em congressos. So mini-congressos que se constituem em reunies de
grupos de uma determinada regio. Frum O frum um tipo menos tcnico
de reunio, cujo objetivo o de conseguir efetiva participao de um
nmero expressivo de pessoas que devam ser motivadas. Est se
tornando uma forma bastante comum, principalmente pela necessidade
crescente de se sensibilizar a opinio pblica para certos problemas
sociais. Este tipo de reunio deve ser realizada em recinto amplo,
tendo um coordenador que levante um problema de interesse geral, em
busca da participao da coletividade. Geralmente, o debate livre e
as opinies so escolhidas por um coordenador que, ao considerar o
grupo esclarecido, apresenta a concluso. Conferncia A conferncia o
tipo de reunio mais conhecida, que consiste sempre de duas partes:
auditrio e expositor. O expositor tambm denominado conferencista.
Quando o auditrio e desconhecido e a palestra no pertence a uma
seriao, discorre sobre o assunto previamente escolhido e de seu
amplo conhecimento, durante um determinado tempo, previamente
conhecido. Ao final deste perodo, responde a perguntas formuladas
por escrito pelo auditrio e dirigidas mesa. A conferncia visa a um
pblico especfico que demonstra familiaridade com o assunto
abordado. comum a figura do moderador. Ciclo de palestras um tipo
de reunio derivada da conferncia, tendo como diferena bsica o fato
de poder estar vinculada a uma srie de palestras pronunciadas por
professores e especialistas no mesmo assunto a ser abordado.
Mini-conferncias
Tem por finalidade enfatizar os tpicos mais relevantes e atuais
do tema a ser enfocado. Palestrante: expor o tema proposto em 20
minutos, responder questes do plenrio encaminhadas por escrito, via
presidente de forma suscinta e objetiva. Plenrio: fazer perguntas
por escrito para o presidente, que sero respondidas por ordem de
formulao e na dependncia do tempo disponvel. Outros tipos de
eventos: Colquio Reunio fechada com tema definido. Eventos sociais
Coquetis, festas, inauguraes. Eventos artsticos Festivais, promoes
artsticas, exposies, sales, shows. Eventos polticos Assemblias,
encontros, convenes. Eventos educativos Cursos, competies
desportivas, promoes culturais. Feiras Realizam-se em espaos
abertos objetivando venda de produtos. Exposies Realizam-se em
recintos fechados com prioridade para divulgao e demonstrao de
produtos. 2.3.2 Ambiente e Recursos
Auditrio, anfiteatro, centro de convenes, salas de reunies,
etc., Visita de reconhecimento ou inspeo no local, Identificao de
nmero de pessoas que o espao comporta, Mapa de acesso ao local
(pode ser impresso e ir anexo ao convite), Estacionamento e
manobristas, Chapeleiros: pessoas com guarda-chuva para receber os
convidados porta de seus automveis.
2.3.3 Placas de Fluxo Placas indicativas dos locais de acesso ao
Evento.
Setas ou placas de indicativas de estacionamentos, vagas
privadas ou vagas para pessoas portadoras de deficincia, Placas
indicando entrada para autoridades, Indicaes de entrada para
pblico, pagante ou convidados no pagantes, Placas reservando
cadeiras para autoridades ou pblico especial (formandos, empoados,
convidados de honra, imprensa, etc.) indicao de toaletes, placas
indicando entradas e sadas, limpeza do local, toaletes devidamente
equipados e revisados,
ar condicionado (ligado de acordo com o clima, adequado ao
recinto e nmero de pessoas), vistoria de extintores de incndio.
2.3.4 Regio do Evento Nvel de interesse tcnico, cientfico,
poltico e social da regio Potencial da regio para o sucesso do
evento Reputao da regio Apoio de autoridades Preo relativo
(comparado s outras regies candidatas) Infra-estrutura local
Capacidade hoteleira Meios de transporte Restaurantes Comunicaes
Segurana Atraes tursticas
Os lugares ideais para as autoridades assistirem a uma cerimnia
so as primeiras filas do auditrio, Para concertos de piano, o lugar
privilegiado a primeira fileira de cadeiras esquerda de quem entra
pela da central, j que o piano se posiciona direita do palco (posio
de quem entra pela porta principal e olha para frente). Nos teatros
as melhores posies so aquelas situadas nas dez primeiras fileiras
da platia. 2.3.5 Caf Da Manh / Almoo / Coquetel / Jantar
Dimensionamento de espao e alimentao - Cozinheiros, garons, mitre,
copeiros, pratos, talheres, bandejas, copos, taas, xcaras,
porta-cartes, anis para guardanapos, rchonds (aparelhos portteis
para aquecer iguarias mesa), suporte para talheres, garrafas
trmicas, jarras para gua ou suco, aucareiros, abridores de garrafa,
toalhas de banquete, guardanapos de tecido, toalhinhas para
bandejas, etc. Caf, ch, leite, suco, gua, refrigerantes, acar,
adoante diettico, guardanapos de papel,bebedouro com gua, mesa com
caf ou coffe break para entrada e intervalos (prismas informando o
tipo de lquido que h nas garrafas trmicas, caf doce, amargo, com
leite, ch) gua para mesa de honra e tribuna. Vistoria na iluminao
(troca de lmpadas queimadas ou mau contato),
Ter sempre material sobressalente, Kit de material para
primeiros socorros ou ter mdico de planto: (analgsicos, anticidos,
esparadrapos, mercrio, band-aid, etc.),
Material para balco de informaes: canetas, pinceis para
flip-chart, esponjas, lcool, apontadores, borrachas, marcadores de
texto, blocos de papel, papel para recado, giz, fitas adesivas,
folder de divulgao, catlogos telefnicos, livro de "dicas" sobre a
cidade, etc. Material para isolamentos ou demarcaes de espao:
Cavaletes de madeira, cromados ou de acrlico para isolamentos ou
demarcaes de reas reservadas, Fitas de cetim ou chamalote,
correntes e cordes para os cavaletes, Cones para reservas e
demarcaes de estacionamentos, Tapetes para autoridades (de
preferncia vermelhos).
2.3.6 Itens importantes para o convites Convites impressos,
Nmero de acompanhantes por convidado, Questionrio de participao,
Telemarketing de confirmao, Convite a diretores e chefes, Ofcios e
circulares, Programao do evento, Confirmao de conferencistas,
Definio de equipamentos necessrios, Criao de layout (modelos),
Redao do texto que ser impresso, Deciso sobre o tipo do convite,
Massivo (feito atravs da imprensa), Individual (impresso,
semi-impresso, ofcio, carta ou fax), Anexos (se necessrio), Definio
de quem encabear o convite, Elaborao da lista de convidados: -
instituies ou pessoas com interesso no evento, - imprensa (manter a
mailing-list sempre atualizada) etc, Nmero de convites a serem
impressos, Etiquetas com nome e endereo para os envelopes, Expedio
dos convites.
2.3.7 Programao Sumria e Detalhada Programao Sumria:
Hora limite de chegada dos organizadores do local, Chegada das
autoridades, Incio da solenidade, Discursos, Encerramento,
Coquetel.
Programao Detalhada:
Recepo e encaminhamento das autoridades, Chegada da mais alta
autoridade, Abertura da solenidade, Fala do presidente da mesa,
Encerramento, Coquetel.
A organizao, o roteiro e cronograma devem sempre ser levados
para apreciao das autoridades envolvidas no Evento, e, cada alterao
que se fizer necessria, seve ser refeita a programao e novamente
enviada aos interessados para que tomem conhecimento ou discordem
se for o caso. 2.3.8 Mesa de Honra Ao organizar uma cerimnia, mais
precisamente na hora de elaborar o roteiro, precisamos saber o
lugar mesa de cada convidado considerando a precedncia do cargo.
Logo, devemos nos atentar ao Decreto n 70.274 de 09 de maro de
1972, pois ele que rege o cerimonial pblico no Brasil e contm todas
as informaes pertinentes ao cerimonial. Alguns autores que abordam
este assunto, aconselham compor a mesa principal com at sete
pessoas, pois dessa forma distingui-se o centro, que no caso
ocupado pelo anfitrio, colocando-se a sua direita o convidado de
honra ou cargo mais importante e sua esquerda o convidado de cargo
inferior aquele. No caso de nmero par, traamos uma linha imaginria
na vertical, a sua direita ou ao centro mais prximo dela ficar o
anfitrio e a esquerda da linha o convidado com o cargo mais
importante, sempre seguindo esse ordenamento de direita e esquerda
sucessivamente. Sempre que uma solenidade contar com a presena do
presidente da repblica, ele presidir a cerimnia, e a seqncia seguir
a lgica hierrquica. Agora, nos casos omissos, caber ao Chefe do
Cerimonial esclarecer as dvidas baseada no protocolo. Sempre que a
cerimnia ocorrer em auditrio com composio de mesa, necessrio
preparar o croqui, distribuindo as pessoas de acordo com a
hierarquia e o nmero de componentes. 2.3.9 Cartes de Mesa Em toda
reunio ou solenidade em que se encontrem pessoas sentadas mesa,
deve-se demarcar os lugares com prismas feitos de acrlicos, onde so
inseridos os cartes com os nomes dos participantes. Quando a
Instituio no possuir os porta-cartes de mesa feitos de acrlicos,
pode-se confecciona-lo com papel de cartolina no formato de prismas
com mais ou menos 8 x 20cm, contendo, na frente e no verso, nome e
cargo das pessoas que ocuparo os lugares mesa. Atentar a existncia
e disponibilidade de:
microfones de mesa, cinzeiros, gua, plpito com microfone,
ornamentao da mesa.
2.3.10 Decorao do evento Bandeiras do Brasil, do Estado,
Municpio, Instituio e bandeiras estrangeiras ajudam a enfeitar o
palco. Para as flores, conveniente usar o mesmo tipo e a mesma cor
em todo o ambiente, lembrando que, quanto mais discreta for a
decorao de maior bom gosto ser. Os arranjos para a mesa devero ser
baixos (menos de 30cm e contendo flores de perfume muito discreto,
outra opo usar as flores no cho do palco, em fileiras subindo em
direo mesa.). 2.3.11 Som reviso de todo o servio de som, nmero
necessrio de microfones de mesa, microfone para o pblico, pilhas
para os microfones, microfones de lapelas, fitas para gravao, fita
com o Hino Nacional Brasileiro, Hino do estado ou Hino do pas que
esteja participando do evento, msica ambiente, operadores de som de
planto, traduo simultnea.
2.3.12 Equipamentos Retro projetor, Projetor de slides, Telo,
Canho, Computador, Data-show, Aparelho de TV, Flip-chart (para
anotar recados para os participantes do evento e para explicaes
durante apresentaes), Wolkie-tolkies (para comunicao e segurana),
Filmadora e pessoal especializado.
aconselhvel dispor sempre mais de um aparelho ou peas para serem
trocadas caso haja acidentes, como queimar a lmpada do retro
projetor, etc... 2.3.13 Painel Trata-se de uma faixa com a
identificao do evento.
Deve-se contratar pessoas especializadas em confeco de faixas,
fornecendo por escrito o nome e o perodo em que o evento acontecer,
definio do tipo de material e das cores que sero usadas.
conveniente examinar os dizeres da faixa antes do dia em que ser
afixada, pois poder haver erros de grafia ou de pontuao alm de
outros equvocos freqentemente encontrados. A faixa poder ser
afixada em toda a parte frontal da mesa de honra ou na parede, ou
atrs da mesa. Podero tambm confeccionados banners para serem
afixados porta do auditrio, teatro ou local onde ocorrer a cerimnia
ou o espetculo, outra opo encomendar blimp (grande balo). 2.3.14
mestre-de-cerimnias O Mestre de Cerimnias o profissional
encarregado de conduzir os eventos que por sua natureza requeiram
rito especfico e obedincia a regras de protocolo. A funo deste
profissional ordenar e orientar a cerimnia. Em determinados tipos
de solenidades, comum e simptico usar um casal para conduzir o
evento, visto que assim a dupla poder dividir listas de nomes a
serem chamados (formandos, etc), tornando a cerimnia menos montona.
2.3.14.1 Perfil do mestre-de-cerimnias
Ter conhecimento de normas do cerimonial pblico, Ter boa voz e
dico perfeita, Possuir caractersticas de improvisador, Ter segurana
e conhecer bem os passos do evento, Ser cuidadoso com a aparncia,
Ter discrio e sobriedade, Ter postura correta, Apresentar-se com
cabelos e unhas sempre bem cuidados, Trajar roupas bem detalhadas e
discretas.
2.3.15 Recepo conveniente na maior parte dos eventos, haver um
balco de informaes com recepcionistas devidamente treinadas, bem
vestidas e equipadas com material de apoio. porta, estaro os
anfitries, as recepcionistas para encaminhamento dos convidados a
seus lugares, e faz-se necessrio presena de um assessor parlamentar
da Instituio ou outra pessoa que conhea bem os convidados de
relevncia e de alta hierarquia e para registrar o comparecimento
dessas autoridades, a fim de serem elaborados os cartes que sero
usados nas citaes dos discursos.
Os anfitries permanecem porta por meia hora, a partir esse
momento, s permanecero as recepcionistas e as pessoas que estaro
identificando as autoridades. Em recepes oficiais, primeiro
cumprimenta-se o anfitrio e em seguida sua esposa ou outro membro
da diretoria que se fizer presente recepo. J nas recepes sociais, a
esposa dever estar direita do marido, sendo cumprimentada em
primeiro lugar. 2.3.16 Script So as fases de uma solenidade que
sero anunciados pelo locutor. Para evitar momentos de monotonia,
principalmente em grandes cerimnias o ideal utilizar-se de dois
locutores (um casal). O script dever ser digitado em letras
maisculas e com grande espao entre as linhas para evitar erros de
leitura por parte do locutor. 2.3.17 Roteiros Soma dos programas,
cronogramas, instrues e o script. Deve ser preparada para qualquer
tipo de solenidade da mais simples a mais formal . Alm de alguns
eventos j citados, temos outros tipos de cerimnias, eventos que
tambm requer providncias adequadas, como: Feiras, Entrega de Placas
e medalhas, Condecoraes, Abertura e Organizao de Congressos,
Inauguraes, Formaturas, etc. Esses so geralmente, eventos de grande
porte, do tipo internacional, nacional ou usando a um grupo com
interesse em uma rea especfica da Instituio. Para cada ocasio, sero
necessrias providncias peculiares. Aqui porm, sero feitas algumas
observaes e dadas pequenas orientaes que podero ser teis na hora da
elaborao do check list, considerado a ponte de partida para a
elaborao do evento. Estipule uma data limite para as inscries com
tempo suficiente para que possa certificar-se do nmero de
participantes, escolha o auditrio, centro de convenes, ou seja, um
local apropriado ao vento. Elabore todo o material que ser entregue
aos participantes com sobras para eventuais pedidos suplementares,
prepare um kit de brindes e de material institucional para ser
entregue aos participantes contendo: Pasta, bloco para rascunho,
caneta, chaveiro, Folders com dados da empresa anfitri, Folders com
"dicas" da cidade (bares, restaurantes, boites, programao de cinema
e teatro no perodo do evento, locais de venda de artesanato, pontos
tursticos em geral, etc...) Faa contato com gerentes de vendas da
rede hoteleira da cidade, para que sejam feitos pacotes para a
hospedagem dos congressistas, de
forma que os hotis tenham seus nomes, endereos e valores das
dirias publicadas no programa do evento. Elabore uma programao
social, principalmente para os participantes que vierem de outros
municpios, estados ou pases (touor para os pontos tursticos a
realizar-se nos momentos destinados ao lazer). Contrate os servios
de apoio que voc no possui em sua empresa como: Traduo simultnea
(para eventos internacionais), Recepcionistas, Montadores de
estandes, Seguranas, Fornecedores de alimentao (coquetel, coffe
beak), Servios de transportes especializados em turismo, Fotgrafos
e filmagens, projetores, retroprojetores, teles, Fabricantes de
faixas, ornamentao, etc.
Distribua as tarefas entre as reas envolvidas na organizao do
evento, caso o evento seja de grande porte, procure elaborar e
expedir com bastante antecedncia a programao ou plaquete/convite
contendo todos os detalhes do evento, os hotis disponveis, valores
das dirias, valores de corridas de txi, (do aeroporto at o local do
evento e at o setor de hotis), tipo de clima da poca, alimentao da
regio, etc... No devemos confundira forma de tratamento com o
vocativo, que o chamamento inicial. Em eventos utilizamos o
vocativo quando convocamos a autoridade para integrar a mesa
diretora, j no mais usada as formas de tratamento Dignssimo (DD) e
Ilustrssimo (Ilmo) conforme o decreto lei sancionado em 1992.
3.ETIQUETA o conjunto das regras que norteiam nossos
comportamentos. Cada povo, cada cultura, cada poca, tem seus
prprios cdigos comportamentais. Segui-los uma arte que pode ser
aprendida e dominada segundo bom-senso, conhecimento e, sobretudo,
respeito pela dignidade dos Seres com quem convivemos. Nada
substitui a competncia que vem do conhecimento geral e especfico,
de nossas habilidades individuais e ainda das atitudes que formam
nossos valores ticos. Comportamentos so a expresso desses valores,
onde simplicidade, naturalidade e amabilidade devem ser a tnica
principal. Comportamentos ticos e adequados (aos papis sociais, aos
diferentes momentos e eventos) sem dvida, aumentam os nveis de
confiabilidade em nossa atuao como Ser social e profissional
Ao contrrio do que muitas pessoas pensam, o conjunto etiqueta,
boas maneiras e cerimonial no significa pernosticismo, tampouco
luxo, mas
sim harmonia e simplicidade. Tambm no de trata de um privilgio
dos segmentos mais elitizados da sociedade. 3.1 Dicas de Trajes
Para Eles: At as 18:00 horas o homem usa terno claro, aps usa terno
escuro, usando um traje mais fino, a meia combina com a cala e o
sapato; j com traje esporte, a meia pode combinar com a camisa, a
expresso "Traje completo" significa com gravata, s se usa gravata
no traje esporte se estiver especificado "esporte completo", com
smoking o sapato de verniz, ou preto de amarrar e no se usa relgio
de pulso, deve ser usado suspensrio em vez de cinto. Nos trajes
mais finos e para a noite a gravata de seda, com estampa discreta,
no traje esporte no se usa jeans com tnis. O jogging um traje
adequado para caminhar e deve ser usado com tnis, para os funerais
o traje passeio escuro com gravata preta. Cabelos, barbas, unhas e
sobrancelhas devem estar limpas e aparadas, roupas limpas e
engomadas, sapatos bem engraxados. Vistorie suas roupas pode estar
faltando um boto, caspas, linhas e fiapos no palet, evitar a
qualquer custo. Confira seu desodorante, aps sair do toalete,
verifique se fechou o zper, a gravata deve atingir a fivela do
cinto, camisa com botes no colarinho no usados em festas finas. Se
vista de acordo com sua idade, discreto, pois a roupa demonstra sua
personalidade, um bom perfume e suave muito agradvel. Para Elas: A
partir da anlise e do conhecimento de seu bitipo, aprenda a
valorizar e a realar o que voc tem de melhor, bem como disfarar
suas imperfeies, a pessoa com estilo pessoal, independe a moda,
estar sempre apropriamente vestida. Tenha sempre em seu
guarda-roupa peas bsicas: cala preta, blazer preto, saia preta,
vestido tubo preto, camisa branca, camiseta, blusa leve, cala e
camisa jeans, mant de cor escura, bermuda cqui, ou jeans (cala
capri), sapato preto, sandlia, tnis, meias finas, cinto preto,
sapato estilo chanel, bolsas pretas, etc. As roupas no devem ser
muito curtas nem muito compridas, no usa mais de duas cores nas
roupas (exceto nas estampadas). Quanto aos cabelos, estes devem
estar sempre limpos, penteados, hidratados, cortados, pele do rosto
limpa, maquiagem discreta, no retocar a maquiagem perto das
pessoas, somente no toalete, tambm conferindo seu hlito e
desodorante, perfume discreto e usar roupas menos apertada. 3.2 Na
Mesa de Negcios
Numa solenidade empresarial, a colocao dos lugares mesa,
intercala autoridades e empresrios, de acordo com as precedncias e
a hierarquia, mantendo-se o ncleo essencial. O ideal fazer a mesa o
menor possvel, evitando que as precedncias sejam discutidas,
colocando os oradores a falar no podium. As senhoras estaro
presentes, sem participar da mesa, ocupando lugar de destaque nas
cadeiras da primeira fila do recinto. Todos os membros da mesa,
inclusive mulher, aguardem que o anfitrio sente primeiro. 3.4 Na
Mesa Social "O mais grave em matrias de boas maneiras mesa, que as
pessoas s se do conta que seu comportamento reprovvel quando algum
comenta" (BRENNAN, Etiqueta no mundo dos negcios, p. 120). Deve-se
comer em silncio e discretamente. Mas, como fazer isso em um jantar
de negcios? Para isso preciso saber quando falar e quando comer.
Porm o mais sensato seria servir alguns minutos antes, para que
todos degustem o prato e depois retornar conversa. Se um talher
cair no cho, deix-lo aonde cair e pedir outro, se possvel no usar
palito de dente mesa, pois feio e deselegante, mesmo escondido com
a mo ou guardanapo. A refeio se encerra quando o anfitrio se
levanta. 3.5 Apresentao Pessoal Cuide de sua aparncia, o pblico
comea a fazer julgamentos baseado em sua linguagem corporal. na
mesma hora que o veem. difcil seu discurso conseguir desfazer uma
primeira m impresso quanto sua apresentao ou gestos desleixados. J
uma boa apresentao, gestos seguros e um estilo confiante, ser meio
caminho andado. Oradores sabem da importncia de dominar sua
apresentao verbal, mas sabe tambm que imprescindvel que a comunicao
no verbal trabalhe para eles de modo positivo. A comunicao no
verbal envolve a expresso facial, corporal, movimentos, gestos e
roupas Informa a neurolingstica que o canal de comunicao mais
ocasionado por todas as pessoas , precisamente o visual. Segundo
pesquisas desenvolvidas nesse novo campo do conhecimento humano, a
palavra, sozinha, representa apenas 7% de nossa capacidade de
comunicao: a inflexo de voz 38%, e a fisiologia, compreendida por
postura, gestos, movimentao corprea, expresso fisionmica, 55%.
Quanto ao traje dever ser, de preferncia, o tradicional terno
azul-marinho, preto ou cinza escuro, tendo por complemento camisa
branca e gravata discreta, condizente com a roupa. O conjunto cala
e blazer no so recomendados para eventos solenes, sendo admitido
para os menos formais. Os trajes de tonalidade clara eventualmente
podero ser usados em atos diurnos e, igualmente, pouco formais. Com
isso o canal neurolingstico visual ser atendido. 3.5.1 A voz O
poder catalisador e uma voz possante e bem modulada, enrgica e
podida, so inquestionveis e, ao mesmo tempo, que cativam, impem
silncio consentido e atento. 3.5.2 Conduta Exige-se, aqui, especial
sensibilidade e alta dose de empatia. Expresses indelicadas,
imprprias, inoportunas ou desprovias e calor emocional, mesmo que
proferidas com voz de locutor de FM e por que tenha a aparncia
primorosa de um lorde britnico, soaro vazias, inspidas e sem
vibrao. A par disto, a troca de nomes ou de cargos das pessoas que
esto sendo apresentadas, dados incorretos, informaes equivocadas ou
imprecisas, lacunas e falhas na enunciao do evento e outras tantas
gafes detonam qualquer solenidade. 3.5.3 Conhecimentos essenciais
indispensvel que o encarregado de to importante funo detenha
razovel cultura geral e slida conhecimentos de gramtica portuguesa
e das regras de comunicao humana. Igualmente imprescindvel o
conhecimento detalhado de toda a programao: seu roteiro, destaques,
durao prevista, local de realizao, participantes e demais dados
relevantes. O cuidado com o horrio merece especial ateno, deve
chegar com antecedncia no local. Ter, tambm, que manter contato com
vrios elementos: os organizadores, a comisso de recepo, as
atendentes, a equipe de apoio, o pessoal de copa, a equipe tcnica e
, especialmente, o presidente da solenidade, com quem chegar o
programa e organizar a montagem da mesa. Mais que a prudncia, a
experincia recomendada que se desconfie de que h algo errado. 4.
ANEXOS ANEXO 1 Exemplo de Planilha de Custos para Realizao de
Eventos
Recursos Humanos QT 1 1 1 1 1 1 1 DISCRIMINAO Recepcionista
Garom ou copeiro Profissional de som / udio Profissional de
fotografia Profissional de filmagem Decorador costureira VALOR/HORA
VALOR TOTAL
Recursos Materiais QT ESPCIE Decorao do local Material para
divulgao Convites Filmes para fotografias Fitas de vdeo
Equipamentos completam filmagem e som Livro de presena Arranjos
grandes de flores Arranjos pequenos de flores Toalha de mesa
Bebidas para mesa central Recursos Fsicos DISCRIMINAO LOCAL PARA O
EVENTO TOTAL GERAL: R$ ANEXO 2 VALOR VALOR UNITRIO VALOR TOTAL
Simulao de um Cerimonial Pblico na Cmara Municipal de Madre de
Deus
6. CONSIDERAES FINAIS
7. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS GOMES, Sara. Guia Cerimonial: do
trivial ao formal. Braslia: LGE, 1997. CESCA, Cleuza Gertrude
Gimenes. Organizao de eventos. 5 edio. So Paulo: Summus, 1997. 8.
REFERNCIAS DE SITES http://cerimonialpublico.blogspot.com/
www.apaebrasil.org.br/arquivo.phtml?a=10441
http://www.mariaaugusta.com.br/2009/07/31/tipos-de-eventos-descritivo/
http://www.check_ list_eventos_global.doc
http://dicasdecerimonial.blogspot.com/2010/03/composicao-da-mesa-dehonra.html
http://www.slideshare.net/guest230d5e/congresso-1095252
http://pt.wikipedia.org/wiki/Simp%C3%B3sio
http://www.mestredecerimonias.net/index.html
http://pt.shvoong.com/humanities/1888732-falar-em-p%C3%BAblico-apresenta
%C3%A7%C3%A3o-pessoal/#ixzz1NQ2F9jSM
