Código de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos

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Text of Código de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos

  • 3 edio atualizadaBraslia - DF

    2015

    Cdigo de Classicaoe Tabela de Temporalidadede Documentos

    SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL

    SECRETARIA DE DOCUMENTAO

  • 3 edio atualizada

    Braslia - DF

    2015

    Cdigo de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos

    SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL

    SECRETARIA DE DOCUMENTAO

  • Secretaria-Geral da PresidnciaManoel Carlos de Almeida Neto

    Secretaria de DocumentaoDennys Albuquerque Rodrigues

    Coordenadoria de Memria e Gesto Documental Kathya Scarlet OHara Campelo Bezerra

    Coordenadoria de Divulgao de JurisprudnciaJuliana Viana Cardoso

    Elaborao: Seo de Arquivo

    Reviso: Seo de Padronizao e Reviso

    Projeto grfico / Diagramao: Neir dos Reis Lima e Silva

    Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP)

    (Supremo Tribunal Federal Biblioteca Ministro Victor Nunes Leal)

    Brasil. Supremo Tribunal Federal (STF).

    Cdigo de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos [recurso eletrnico] / Supremo Tribunal Federal. 3. verso, atual. Braslia : STF, Secretaria de Documentao, 2015.

    104 p.

    ISBN: 978-85-61435-58-5

    Modo de acesso: .

    1. Documento, classificao, Brasil. 2. Arquivologia, Brasil. 3. Gesto da informao, Brasil. I. Ttulo.

    CDD-025.04

  • SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL

    Ministro Enrique Ricardo Lewandowski (16-3-2006), Presidente

    Ministra Crmen Lcia Antunes Rocha (21-6-2006), Vice-Presidente

    Ministro Jos Celso de Mello Filho (17-8-1989), Decano

    Ministro Marco Aurlio Mendes de Farias Mello (13-6-1990)

    Ministro Gilmar Ferreira Mendes (20-6-2002)

    Ministro Jos Antonio Dias Toffoli (23-10-2009)

    Ministro Luiz Fux (3-3-2011)

    Ministra Rosa Maria Weber Candiota da Rosa (19-12-2011)

    Ministro Teori Albino Zavascki (29-11-2012)

    Ministro Lus Roberto Barroso (26-6-2013)

    Ministro Luiz Edson Fachin (16-6-2015)

  • SUMRIO

    1. Cdigo de Classificao de Documentos do Supremo Tribunal Federal ................................................................................................................5

    1.1 Conceitos e definies ........................................................................................................................................................................................5

    2. Cdigo de Classificao de Documentos .................................................................................................................................................................7

    2.1 Cdigo de Classificao de Documentos do Tribunal da Relao ...................................................................................................................7

    2.2 Cdigo de Classificao de Documentos da Casa da Suplicao .....................................................................................................................8

    2.3 Cdigo de Classificao de Documentos do Supremo Tribunal de Justia .....................................................................................................8

    3. Cdigo de Classificao de Documentos do Supremo Tribunal Federal ..............................................................................................................10

    3.1 rea Administrativa .........................................................................................................................................................................................10

    3.2 rea de Processamento e Apoio Judicirio .....................................................................................................................................................15

    3.3 Rotinas bsicas para uso do Cdigo de Classificao .....................................................................................................................................16

    4. Tabela de Temporalidade de Documentos do Supremo Tribunal Federal ..........................................................................................................16

    4.1 Introduo.........................................................................................................................................................................................................16

    4.2 Conceitos ...........................................................................................................................................................................................................16

    4.3 Configurao da Tabela de Temporalidade ....................................................................................................................................................17

    4.4 Aplicao da Tabela de Temporalidade ..........................................................................................................................................................17

    Tabela de Temporalidade ......................................................................................................................................................................................19

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    APRESENTAO

    O Supremo Tribunal Federal, por meio da Coordenadoria de Memria e Ges-to Documental, apresenta a terceira verso do Cdigo de Classificao e da Tabela de Temporalidade de Documentos. Institudos pela Resoluo 349/2007, o Cdigo de Classificao e a Tabela de Temporalidade do STF passaram por um importante ajuste na nova edio: a adequao Lei 12.527/2011 Lei de Acesso Informao. Com isso, os nveis de sigilo das informaes e dos do- cumentos gerados pelo Tribunal foram acrescentados a esta publicao.

    O programa de gesto documental do STF tem como premissa garantir o acesso rpido e fcil s informaes, seja para a tomada de decises, seja para a promoo de direitos. Com esse propsito, so elaborados e utilizados instrumentos tcnicos de classificao, temporalidade e destinao de do- cumentos. Assim, toda informao produzida ou recebida pelo Tribunal, inde-pendentemente do meio ou do suporte, organizada e destinada ao local ade-quado.

    Registre-se, por fim, que esta uma obra em constante atualizao. Os do- cumentos produzidos e recebidos decorrem das funes conferidas a uma orga-nizao. Tais atribuies, por sua vez, modificam-se ao longo do tempo. Como consequncia natural desse processo, documentos so criados, extintos e alte-rados. Assim, a atualizao peridica do Cdigo de Classificao e da Tabela de Temporalidade um meio de garantir a longevidade desta obra em face das transformaes da Administrao Pblica brasileira.

    1. CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DO SUPREMO TRI-BUNAL FEDERAL

    1.1 CONCEITOS E DEFINIES

    Instrumento auxiliar de trabalho cuja funo precpua agrupar documentos de caractersticas semelhantes, o cdigo de classificao usado para facilitar a identificao e a recuperao da informao com a maior brevidade e preciso possvel.

    O Cdigo de Classificao de Documentos do Supremo Tribunal Federal re-flete as funes e atividades desenvolvidas pela Corte ao longo do tempo. Essas funes e atividades so denominadas classes documentais e esto dispostas hierarquicamente, partindo-se sempre da mais abrangente para a mais espec-fica.

    O Cdigo est dividido em dez grandes nveis, cada um dos quais passvel de nova diviso em outros dez subnveis, e assim sucessivamente. Todo nvel identificado por uma notao numrica baseada no sistema decimal de Dewey, conforme modelo a seguir:

    000 Administrao Geral (rea-meio)

    030 Gesto de Material, Patrimnio e Servios

    031 Gesto de Material e Bens

    031.1 Aquisio de Material

    100 Processamento Judicirio (rea-fim)110 Protocolo

    120 Autuao

    130 Distribuio

    Com base nesse modelo, o Cdigo de Classificao de Documentos do Su-premo Tribunal Federal apresenta a seguinte configurao: a primeira parte refere-se s atividades da rea-meio (Administrao Geral) e compreende os cdigos de 000 a 099; a segunda parte refere-se s atividades da rea-fim (Pro-cessamento e Julgamento), representadas pelos cdigos 100 a 900.

    No Brasil, costuma-se separar a classificao de documentos em duas etapas. A primeira abrange as fases corrente e intermediria, ao passo que a segunda al-cana apenas os documentos de fase permanente. Dessa forma, usa-se o plano ou cdigo para a classificao de documentos correntes e intermedirios, e o quadro de arranjo para os documentos permanentes.

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    Apesar de existir tal separao, vale destacar que a mesma metodologia de trabalho empregada em ambas as etapas. Alm disso, atualmente h autores que defendem a unio dos dois instrumentos. Nesse contexto, no STF optou-se por agrup-los. Praticidade e racionalidade foram os principais motivos que le-varam a adotar tal medida.

    A construo do presente Cdigo de Classificao levou em conta a noo de fundo documental, que em arquivstica, baseia-se no princpio da Provenin-cia. De acordo com ele, os documentos gerados por uma instituio no devem ser misturados com os produzidos por outra.

    Em consonncia com esse princpio, a Seo de Arquivo detm na atualidade acervos de quatro instituies: Tribunal da Relao, Casa da Suplicao, Supre-mo Tribunal de Justia e Supremo Tribunal Federal. Afinal, o STF que conhece-mos hoje , na verdade, o resultado de fuses, incorporaes, transformaes e extines de outros rgos de cpula do Judicirio ocorridas ao longo do tempo.

    Em meados do sculo XVIIl, com a consolidao da colnia portuguesa no Brasil, surgiu o Tribunal da Relao da Bahia. Posteriormente, no sculo XVIII, foi institudo o Tribunal da Relao do Rio de Janeiro.

    No incio do sculo XIX, aps a transferncia da famlia real portuguesa para o Brasil, fundou-se a Casa da Suplicao, cuja incumbncia consistia em assumir parte das funes antes pertencentes Casa da Suplicao de Lisboa.

    Em1829, logo depois da Independncia do Brasil, o Supre