COMO ADMINISTRAR EMPRESA DO TERCEIRO SETOR MÓDULO II - ATAS MÓDULO II - ATAS MÓDULO II - ATAS MÓDULO II - ATAS Avançar

COMO ADMINISTRAR EMPRESA DO TERCEIRO SETOR

MÓDULO II - ATAS

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INTRODUÇÃO

MODELOS DE ATAS


Introdução - ATAS

Atas de reunião da empresa, do clube, da CIPA ou de condomínio: quem escapa delas?. Aprenda a fazer as suas através dos modelos de atas, QUE APRESENTAMOS NESTE TRABALHO, aproveite a oportunidade de secretariar para começar a participar de forma mais ativa e visível nas reuniões.

Oferecer-se para secretariar as reuniões de que participa pode ser uma boa forma para que participantes de menor relevo na organização possam obter maior chance de interação com as equipes diretivas, e sem dúvida é uma oportunidade para se envolver de forma mais imediata com as discussões, se você souber desempenhar o seu papel com efetividade

Secretariar uma reunião é muito mais do que tomar notas e posteriormente preparar e distribuir a ata.

O secretário ou a secretária designada precisa exercitar a sua voz ativa, pois pode e deve assumir a responsabilidade de registrar quem está presente, controlar o horário de início e término, solicitar que pontos expostos sem clareza suficiente sejam adequadamente re-expostos ainda durante a reunião, acompanhar as questões não concluídas ao longo da reunião, sumarizando-as antes do encerramento e propondo que se delibere a respeito delas, e muitos outros papéis de grande importância operacional para a reunião, vários dos quais já foram definidos no artigo

Mas saber fazer uma boa ata é essencial para que o tiro não saia pela culatra. E não é difícil: embora o grau de formalidade necessária varie em cada organização e categoria de reunião, o formato de uma ata comum é bastante simples

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Introdução - ATAS

Secretariando com qualidade:

É necessário lembrar que a ata não é uma transcrição de tudo o que foi falado, mas sim um documento que registra de forma resumida e ”clara” as deliberações, resoluções e demais ocorrências de uma reunião ou outro evento. Após assinada pelo secretário e por todos os presentes, a ata constitui prova de que houve a reunião, das decisões nela tomadas, e das manifestações de todos os participantes.

Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu formato renuncia a quebras de linha eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando virtualmente todo o espaço disponível na página e reduzindo sua legibilidade, sob o ponto de vista tipográfico.

As características básicas da formatação de atas são:

texto completamente contínuo, sem parágrafos ou listas de itens – ou seja, reduzido como se o texto inteiro fosse um único e longo parágrafo; números, valores, datas e outras expressões sempre representados por extenso; sem emprego de abreviaturas ou siglas; sem emendas, rasuras ou uso de corretivo; todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu…);

Caso a ata esteja sendo registrada diretamente em livro de atas manuscrito, os confortos da edição do texto não estarão disponíveis. Neste caso, se houver erro do Secretário, o mesmo deverá ser imediatamente corrigido sem rasurar ou emendar, mas sim usando o “digo”, como no exemplo: “(…) O diretor propôs adquirir imediatamente vinte mil, digo, trinta mil unidades de matéria-prima (…)”. Caso perceba-se o erro apenas ao final da composição da ata, mas antes que a mesma seja assinada, pode-se retificar no término do texto, como no exemplo: “Em tempo: onde consta ‘vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima’

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Reuniões são inevitáveis, seja no ambiente corporativo ou acadêmico. O grupo de estudos precisa definir como realizará o projeto de pesquisas, o departamento de pesquisa vai definir como aplicar seu orçamento para os próximos meses, e o condomínio quer saber se é mais prioritário impermeabilizar o teto das garagens ou instalar câmeras nos acessos do prédio. Qual a solução tradicional? Reunir os interessados, ouvir a todos e tomar decisões sobre o que fazer.

Uma reunião mal planejada ou conduzida de forma ineficaz perde o seu objetivo. Os passos para garantir uma reunião que produza efetividade estão logo abaixo: tente colocá-las em prática – ou influenciar outras pessoas para que o façam.

1. Tenha um tema bem definido. Registre-o, juntamente com os tópicos, em uma pauta – mesmo que simples e resumida. Divulgue-a com antecedência aos que deverão estar presentes e aos demais interessados.

2. Marque com antecedência. Ao divulgar, informe todos os participantes sobre o tema e pauta da reunião, e sobre quem mais estará presente, para que possam chegar preparados com dados e idéias. A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco. Mas reuniões marcadas com 5 minutos de antecedência não produzirão decisões tão eficientes quanto as marcadas com tempo suficiente para os participantes reunirem e atualizarem informações.

3. Defina horário e duração. E não exceda a duração definida, a não ser que seja de comum acordo.

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4. Lide com participantes temporários. Se você tem uma pauta bem definida, pode dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela, assim que este ponto for tratado. Deixe isto claro desde o princípio.

5. Não chame “todo mundo”. Pessoas que você gostaria que participassem da reunião apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em geral podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata. Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva – mas envolva não apenas os tomadores de decisão: chame também as pessoas que são capazes de resolver os problemas.

6. Defina um secretário. Um dos participantes da reunião deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas e gerar uma ata sumarizando-as – imediatamente após a reunião. Antes de encerrar a reunião, o secretário deve ter 5 minutos para ler suas anotações sobre as decisões tomadas, para certificar-se de que estão todos de acordo. O ideal é haver um mecanismo definido sobre a forma de divulgar esta ata: todos precisam assinar, ou apenas a autoridade responsável pela reunião? É um documento público ou não? Quanto mais firme for esta política, mais automática será a difusão das informações da reunião. Como um bônus adicional, o secretário pode ficar encarregado de fazer a pauta avançar ao perceber que está sendo dedicado muito tempo a algum problema secundário.

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7. Tenha uma política clara quanto a atender telefonemas durante a reunião. Nem sempre é possível evitar todas as chamadas, mas procure definir uma etiqueta própria, em que as chamadas atendidas sejam sempre abreviadas. Não deixe o celular levar vantagem: privilegie as pessoas que abriram mão de suas demais atividades para estar fisicamente reunidas com você.

8. “Pule” as discussões operacionais. Assim que for decidido “o que” fazer, a tendência é que as pessoas ou áreas diretamente envolvidas queiram discutir imediatamente “como” fazer – mas isto tende a não afetar imediatamente a todos os presentes. Faça com que marquem imediatamente uma reunião entre eles diretamente, e prossiga com sua pauta original.

9. Não permita que o debate seja monopolizado ou polarizado. Garanta o livre fluxo de manifestações e opiniões: se necessário, interfira para garantir voz e vez a todos.

10. Gere decisões efetivas. A reunião não deve definir apenas “o que” fazer, mas também qual o próximo passo, e quem entre os presentes será o responsável por ele.

11. Permita a discussão de itens que não estavam na pauta original. Mas apenas no final da reunião, após encerrar todos os temas originalmente agendados.

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A pauta não precisa ser um documento formal, mas para ser útil deve conter no mínimo os seguintes itens:

Tema da reunião Motivo da sua realização Data, horário, duração prevista e local tópicos agendados

Da mesma forma, uma boa ata ou minuta simplificada deve registrar de forma clara e direta as decisões da reunião. Ela deve incluir:

Tema da reunião Motivo da sua realização Data, horário, duração e local em que se realizou Quem a conduziu e quem esteve presente Tópicos discutidos e decisões tomadas

Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a próxima ação e quem entre os presentes é o responsável

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Posse da Diretoria Executiva e Conselho Fiscal

ATA DE CONSTITUÇÃO, ELEIÇÃO E POSSE DA DIRETORIA EXECUTIVA E CONSELHO FISCAL DA ASSOCIAÇÃO......

Aos . ..... (....) dias do mês de ....... de .......... na Rua ............., na cidade de ..........., Estado de ............, com o fim de constituírem uma sociedade.... (descrever o tipo de sociedade ) sem fins lucrativos e de caráter filantrópico, com o objetivo precípuo de (descrever objetivo próprio), reuniram-se em Assembléia Geral, atendendo convocação previamente feita, todos os interessados, maiores e capazes, a realizar-se este ato de constituição, que à entrada assinaram a folha de presença. Inicialmente, os presentes indicaram para presidir a Assembléia o Sr.º (nome) que, tendo aceito, convidou a mim (nome) para secretariar o ato. Em seguida o Presidente falou sobre o objetivo da reunião, perguntando aos presentes se isto estava de acordo com a intenção de todos, no que se deu assentimento unânime. Em seguida o Presidente pediu aprovação para o nome que a entidade terá, ficando decidido que a mesma será denominada: ASSOCIAÇÃO ....... Pediu, então, o Presidente que se fizesse a leitura e exame do projeto de Estatuto Social, o que foi feito em seguida, sendo que, após os esclarecimentos necessários, a Assembléia aprovou, por unanimidade, este como sendo o Estatuto a ser seguido pela entidade. Daqui, por escrutínio, passou-se à eleição da Diretoria e do Conselho Fiscal. Feita a eleição e contados os votos, saíram-se vencedores os membros constantes da relação anexa, a qual juntamente com o Estatuto Social, passam a fazer parte integrante da presente ata. Declarados estes como os eleitos, foram os mesmos neste ato empossados para o (triêno/biênio) de ..../..../.... à ..../..../..... Nada mais havendo a tratar, o Presidente agradeceu as presenças e deu por encerrada a sessão, da qual foi lavrada a presente ata, que vai devidamente assinada para que se cumpram os fins legais. Local e data _________________________ _________________________ Presidente Secretário

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Posse da Diretoria Executiva e Conselho Fiscal

RELAÇÃO DA DIRETORIA E CONSELHO FISCAL DA ASSOCIAÇÃO ........... Eleitos e empossados em ..... de ............ de ......., com mandato de ..... anos DIRETORIA Presidente: Nome, nacionalidade, estado civil, profissão, endereço, RG n.º , CPF. Vice-Presidente: Nome, nacionalidade, estado civil, profissão, endereço, RG n.º, CPF. Primeiro-Secretário: Nome, nacionalidade, estado civil, profissão, endereço, RG n.º, CPF. Segundo-Secetário: Nome, nacionalidade, estado civil, profissão, endereço, RG n.º, CPF. Primeiro-Tesoureiro: Nome, nacionalidade, estado civil, profissão, endereço, RG n.º, CPF. Segundo-Tesoureiro: Nome, nacionalidade, estado civil, profissão, endereço, RG n.º, CPF.

CONSELHO FISCAL Titulares Nome, nacionalidade, estado civil, profissão, endereço, RG n.º, CPF; Nome, nacionalidade, estado civil, profissão, endereço, RG n.º, CPF; Nome, nacionalidade, estado civil, profissão, endereço, RG n.º, CPF. SUPLENTES Nome, nacionalidade, estado civil, profissão, endereço, RG n.º, CPF; Nome, nacionalidade, estado civil, profissão, endereço, RG n.º, CPF; Nome, nacionalidade, estado civil, profissão, endereço, RG n.º, CPF.

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Assembléia Geral Ordinária

ATA DE ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA REALIZADA EM ............... DATA, HORA, LOCAL: ..../..../...., ..... horas, na sede social em São Paulo, na Rua ...... n.º ...... PRESENÇA: Associados, representando % dos associados com direito a voto cujas assinaturas constam do livro próprio.MESA: _______________________ Presidente _______________________ Secretário ORDEM DO DIA:Apresentação e aprovação do relatório e da prestação de contas da Diretoria, relativo ao exercício de .......;Aprovação do programa anual de atividades apresentado pela Diretoria, relativo ao exercício de ......;Eleição dos membros da Diretoria e do Conselho Fiscal DELIBERAÇÕES: aprovado por unanimidadeO relatório e prestação de contas da DiretoriaO programa anual de atividades, mencionado no item 2. da Ordem do Dia;Eleição dos seguintes membros da Diretoria e do Conselho Fiscal, com mandato pelo prazo de dois anos, a contar desta data:Presidente: (nome), (nacionalidade), (estado civil), RG n.º..........., CPF n.º............, residente e domiciliado em São Paulo, na Rua ............ n.º .....; Vice-Presidente: (nome), (nacionalidade), (estado civil), RG n.º..........., CPF n.º............, residente e domiciliado em São Paulo, na Rua ............ n.º .....; 1º Tesoureiro: (nome), (nacionalidade), (estado civil), RG n.º..........., CPF n.º............, residente e domiciliado em São Paulo, na Rua ............ n.º .....; 2º Tesoureiro: (nome), (nacionalidade), (estado civil), RG n.º..........., CPF n.º............, residente e domiciliado em São Paulo, na Rua ............ n.º .....; 1º Secretário: (nome), (nacionalidade), (estado civil), RG n.º..........., CPF n.º............, residente e domiciliado em São Paulo, na Rua ............ n.º .....; 2º Secretário: (nome), (nacionalidade), (estado civil), RG n.º..........., CPF n.º............, residente e domiciliado em São Paulo, na Rua ............ n.º .....; ENCERRAMENTO: Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a assembléia lavrada a presente ata, que lida e aprovada é assinada pela totalidade dos membros. Declaramos que a presente é cópia fiel da original lavrada no livro próprio. Local e data Presidente ________________________ Secretário ________________________

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Assembléia Geral Extraordinária

ATA DA ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA, REALIZADA EM .... DE .................DE .......,

PARA REALIZAÇÃO DE REFORMA E CONSOLIDAÇÃO ESTATUTÁRIA.

Aos .....(....) dias do mês de ........., em sua sede social na Rua ..........., n.º .........., às ........ horas, reuniram-se todos os associados da ASSOCIAÇÃO ......., convocados que foram previamente, conforme preceito do Estatuto Social, para discussão e deliberação sobre a execução de reforma estatutária. A Assembléia foi presidida por (nome) e secretariada por (nome). Aberta a sessão, após verificadas e conferidas as presenças, o Presidente expôs aos presentes a necessidade de se fazer uma reforma do estatuto embora nada venha a ser modificado nas suas finalidades e menos ainda no espírito que norteia seus trabalhos e atividades, inspiradas que foram nos sentimentos de seus criadores. Todavia, mostrou o Presidente que pela necessidade de melhor adequá-lo às exigências legais, a fim de poder pleitear inscrições, registros e benefícios em órgãos públicos. O estatuto deverá ser reformado tecnicamente, como esclarecido em determinados pontos sendo necessária sua reforma total, o que é permitido por cláusula estatutária. Em seguida o Presidente fez a leitura de item por item da proposta, mostrando como passaria a ser o estatuto reformado e consolidado. Todos os itens foram discutidos e por unanimidade aprovados, dando a Assembléia a sua anuência para que a Associação ........ passe agora ser vivida e dirigida sob as diretrizes do novo estatuto. Isto posto e devidamente aprovado, redigiu-se esta ata, à qual se junta agora cópia do Estatuto Social Consolidado que deve ser tido como vigente para normatizar as atividades gerais da ASSOCIAÇÃO ....... seguindo com as assinaturas devidas, para registro no cartório competente e averbações de praxe . Local e data ______________________ ____________________Presidente Secretário

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Reunião da Diretoria Executiva

ATA DA REUNIÃO DA DIRETORIA EXECUTIVA DA ASSOCIAÇÃO ... ......, REALIZADA EM ....... DE......... DE .......

Aos ...... dias do mês de ........... de ........, em sua sede social na rua .............., n º ....... às ........horas, reuniu-se a Diretoria Executiva da Associação ....... convocados que foram previamente, conforme preceito do Estatuto Social, tendo a reunião observado a seguinte pauta: a) leitura e aprovação da ata anterior; b) avaliação do andamento do Planejamento do ano de .....; c) sugestões de programas para o próximo ano. A reunião foi presidida por (nome) e secretariada por (nome).

Leitura e aprovação da ata anterior. Foi lida, discutida e aprovada a ata da última reunião, realizada em ..../..../....

Avaliação do andamento do Planejamento do ano de ...... O Presidente fez minucioso relato das atividades desenvolvidas pela Associação....... em ......., salientando que as metas traçadas forma implementadas no limite permitido pela conjuntura econômica e financeira da Associação. Sugestões para o ano ...... Foram apresentadas algumas, as quais deverão ser incorporadas ao programa de atividades sempre que as circunstâncias o aconselharem. Nada mais havendo a tratar, agradeceu a colaboração de todos e deu por encerrada a reunião, da qual foi lavrada a presente ata , que vai devidamente assinada. Local e data ___________________________ _________________________ Presidente Secretário

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As Atas de reuniões das Assembléias Gerais relatam brevemente o estudo e decisões tomadas por este órgão que compõe a administração da entidade, tomando as resoluções que julgar conveniente ao bom desenvolvimento da entidade.

A competência das matérias pertinentes variam para cada associação, conforme atribuições relacionadas nos Estatutos de cada entidade.

ATAS DE REUNIÕES DA ASSEMBLEIA E DA DIRETORIA

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a) Assembléia Geral Ordinária

A Assembléia Geral é Ordinária quando tem por objeto uma das seguintes matérias:

• ·Apresentar e aprovar o relatório e a prestação de contas da Diretoria, relativo ao exercício encerrado;

• examinar, analisar e votar as demonstrações financeiras do exercício encerrado;

• deliberar sobre a destinação dos recursos (programa anual de atividades apresentado pela Diretoria);

• Eleger os membros da Diretoria e membros do Conselho Fiscal, quando for o caso.

Há anualmente, como mínimo, uma Assembléia Geral Ordinária, no primeiro quadrimestre (conforme art. 132 da Lei 6.404/76, que se aplica por analogia ao caso de associações sem fins lucrativos), para aprovar os balanços e demonstrações contábeis do ano encerrado pela associação.


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b) Assembléia Geral Extraordinária

A Assembléia Geral é Extraordinária nos demais casos não contemplados no item anterior.

Convoca-se a Assembléia Geral Extraordinária quando houver necessidade.

A Assembléia Geral Extraordinária e a Assembléia Geral Ordinária, podem ser realizadas,

Cumulativamente, no mesmo local, data e hora e instrumentadas em ata única.

Em uma folha avulsa, ou livro próprio, os assistentes assinarão sempre a lista de presença das Assembléias, onde deverá constar o nome dos participantes.

As atas devem passar-se no livro respectivo em ordem cronológica. Ordinariamente, basta que sejam assinadas pelo Presidente e Secretária da Assembléia.


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c) Atas das reuniões da Diretoria

As Atas de reunião da Diretoria relatam brevemente os estudos, e decisões dos componentes da Diretoria, de

acordo com as matérias competentes relacionadas nos Estatutos da entidade.

Devem ter a freqüência necessária, para que a entidade tenha um andamento normal.

Basta que sejam assinadas pelos diretores mencionados nos estatutos.

Naturalmente, têm que refletir acontecimentos reais da entidade, mencionar assuntos ocorridos, projetos etc.

d) Atas que devem ser registradas

Devem ser registradas no Cartório de Registro de Títulos e Documentos as atas de eleição dos órgãos da administração, as atas de atos significativos ou decisões que devam servir de comprovante para terceiros.


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Modelos Atas

Assembléia Geral OrdináriaPosse da Diretoria Executiva e Conselho Fiscal

Assembléia Geral Extraordinária Reunião da Diretoria Executiva

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Modelos Prontos

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CONTEÚDO PROGRAMÁTICO INTRODUÇÃO Apresentação do Terceiro Setor MÓDULO I Construção da Organização MÓDULO II Atas de reuniões (AGO,AGE) Modelos MÓDULO III Estatuto da Instituição o que é para que serve? (Modelos)MÓDULO IV Categoria de SóciosMÓDULO V Estrutura Organizacional InternaMÓDULO VI Atribuições dos DirigentesMÓDULO VII Providências para Registro Organização como Pessoa JúridicaMÓDULO VIII Registros ObrigatóriosMÓDULO IX Obtenção Títulos de Utilidade Publica (Federal –Estadual –Municipal)MÓDULO X Relações Trabalhista do Terceiro SetorMÓDULO XI Planejamento Anual da organizaçãoMÓDULO XII Modelos de Projetos SocialMÓDULO XIII Como obter Incentivos Fiscais?MÓDULO XIV Definição Contratos Convênios e ParceriasMÓDULO XV Definição Auxilio e SubvençõesMÓDULO XVI Definição OSCIP


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