Como Controlar as Finanças Da Sua Empresa - As Ferramentas de Controle Financeiro

Hideki Anagusko

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COMO CONTROLAR AS FINANAS DA SUA EMPRESA - AS FERRAMENTAS DE CONTROLE FINANCEIRO 11/02/2015 Hideki Anagusko

Voc finalmente venceu a barreira do medo e das burocracias e agora

vai comear um novo negcio.

Liberdade, oh liberdade!

O sonho de ser o prprio patro, de ficar rico, de construir algo que far

diferena na vida das pessoas.

O orgulho de atravessar o Vale das Incertezas e proclamar o Veni, vidi, vici.

Voc prepara tudo, aposta no seu talento e naquilo que mais gosta.

Mas eis que ento surge um problema:

Deus! Eu nem sei por onde comear o meu caixa! O que devo fazer?

Hideki Anagusko


Calma gafanhoto, no criemos pnico.

No quero aqui ter a pretenso de responder no lugar do homem l de cima,

mas talvez eu possa te ajudar um pouco mais rpido.

Minha misso neste artigo mostrar a voc o essencial do que precisa

saber sobre Controle Financeiro.

Irei apresentar as 7 principais ferramentas para voc manter o controle dirio

sobre seu negcio.

A partir daqui voc conseguir entender todo o resto.

Pronto para comear?

Ento sigam-me os bons!

COMEANDO PELO COMEO GERANDO

INFORMAES

Hideki Anagusko


Quando o assunto gesto financeira, sempre se fala muito em Demonstrao

do Fluxo de Caixa, Demonstrao de Resultado do Exerccio e Demonstrativo

do Balano Patrimonial.

E com razo, afinal esses so os principais Demonstrativos Financeiros,

ferramentas essenciais na Gesto de Negcios.

A questo que esses so instrumentos um pouco mais avanados no

processo gerencial, e para poder chegar at eles, precisamos passar ainda por

uma outra etapa.

E aqui que as pessoas se confundem tanto:

Por onde comear?

Bem, a resposta muito simples:

Pelas informaes.

O acompanhamento dirio dos negcios a primeira etapa para que se

consiga estabelecer o controle sobre as finanas.

Vendas a vista, vendas a prazo, compras, emprstimos, giro de estoque,

movimentaes bancrias... Todo dia as atividades da empresa geram novas

informaes.

Ento o que voc precisa fazer registrar essas informaes.

Ok, mas registrar aonde?

Primeiro, eu imagino que voc j saiba, mas no custa nada lembrar que so

MUITAS informaes.

Informaes o suficiente para tornar a ideia de escrev-las em um nico

caderninho, no mnimo invivel.

Por isso, existem ao menos 7 ferramentas de controle financeiro para voc

registrar as informaes geradas diariamente.

Por que sete?

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Sete porque para manter o controle adequado, preciso separar as

informaes em categorias diferentes.

Voc ir entender melhor quando eu explicar cada uma dessas ferramentas,

mas por hora pense assim:

Quando se faz uma venda a prazo, o dinheiro a no ser que voc tome um

calote ainda vai entrar sim, no futuro. Portanto uma Conta a Receber.

J no caso de uma venda a vista, o dinheiro entra na hora. Portanto um

movimento do Caixa.

AS SETE FERRAMENTAS BSICAS DE

CONTROLE FINANCEIRO

Antes de falar quais so essas ferramentas bsicas para voc utilizar no dia a

dia, preciso explicar um detalhe importante sobre o Fluxo de Caixa.

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A expresso Fluxo de Caixa um tanto sugestiva e acaba criando uma

baguna que confunde muita gente. Isso porque a expresso uma coisa, mas

as ferramentas para gerenciar o Fluxo de Caixa podem ser diferentes. Voc

deve entender o seguinte:

Existe o Controle de Caixa, a Projeo do Fluxo de Caixa e a

Demonstrao do Fluxo de Caixa.

Grosso modo, a diferena essa:

No comeo do perodo de tempo escolhido para a anlise que pode ser a

semana, o ms, trimestre, semestre, ano; depende das suas necessidades -

fazemos a Projeo do Fluxo de Caixa. Ou seja, uma previso da entrada e

sada de dinheiro, baseada em informaes passadas e projees futuras.

Ao final do perodo, fazemos ento a Demonstrao do Fluxo de Caixa. Nela

so indicadas as entradas e sadas de dinheiro ocorridas durante o tempo

determinado.

Mas a ferramenta que se utiliza para registrar os movimentos do Caixa em si,

no dia a dia, na hora em que acontece, o Controle de Caixa - ou

Movimento do Caixa.

Ele vai fornecer as informaes para se elaborar o Fluxo de Caixa.

Na verdade, o Fluxo de Caixa diz respeito a todo o Fluxo Financeiro da

empresa, e no apenas ao caixa propriamente dito. Ou seja, tambm

envolve entradas e sadas via cheque, depsito bancrio e carto de crdito,

por exemplo.

Atualmente existem vrias planilhas e sistemas de Gesto Financeira onde

voc pode gerenciar todas as informaes necessrias para ter o controle do

Fluxo de Caixa. Nelas j so inclusas as prximas sete ferramentas que irei

apresentar.

Entretanto, voc tambm pode utilizar cada uma dessas ferramentas

separadamente, em forma de livro ou planilha especfica. Mas independente da

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forma como preferir usar, entenda que so elas que iro fornecer as

informaes para o seu Fluxo de Caixa, e por isso so to importantes.

Elas so as Ferramentas de Controle Financeiro.

1. CONTROLE DE CAIXA (MOVIMENTO DO CAIXA)

Nele voc registra tudo o que entrou e saiu de dinheiro no dia, e confere em

tempo real o saldo existente no caixa.

Sabe aquela famosa expresso que diz que no final do dia hora de Fechar o

Caixa? Bem, isso quer dizer que no final do expediente, voc precisa apurar

os registros a fim de verificar se no existem erros ou desvios.

O funcionamento bem simples. O caixa abre o dia com um saldo o que

fechou no dia anterior e a durante o decorrer do dia, os movimentos ocorrem

e devem ser registrados. Ao fim do expediente, voc verifica se todas as

entradas e sadas batem com o que tem no caixa.

s vezes pode haver erros nos registros, como se esquecer de anotar uma

entrada, ou registrar duplicado. E s vezes voc pode constatar desvios

infelizmente e a quer dizer que algum espertinho est te sacaneando.

Como eu j disse, a ferramenta pode ser utilizada em forma de livro como o

mostrado na foto ou de planilha. Ou ento diretamente dentro de um software

gerencial.

2. CONTROLE BANCRIO

Aqui onde voc registra diariamente toda a movimentao bancria da

empresa.

Nele constam as entradas via depsito, transferncia, recebimentos por carto

de dbito ou crdito, assim como os pagamentos realizados por meio bancrio,

e outros dbitos, como tarifas e juros por exemplo.

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Funciona basicamente como o controle do caixa, s que controla a conta do

banco.

3. CONTROLE DIRIO DE VENDAS

Nesta ferramenta, como o nome j sugere, so registradas as vendas dirias

da empresa.

mais um instrumento de suma importncia, pois atravs dele se pode

verificar tanto as vendas dirias como o total acumulado em certo perodo de

tempo, o que fundamental quando se trabalha com metas.

Mas ainda vai alm.

Hoje em dia, oferecer ao cliente facilidades no pagamento deixou de ser uma

vantagem de poucos e passou a ser uma obrigao a todos. Por isso, nem

todas as vendas significam dinheiro a vista.

O Controle Dirio de Vendas possibilita gerenciar as informaes no apenas

das vendas dirias, como tambm de seus respectivos prazos de recebimento.

E obviamente, ele ainda fornece dados para voc conferir se os valores das

vendas a vista foram registrados no caixa, e tambm se as sadas de

mercadorias conferem com o estoque.

4. CONTROLE DE CONTAS A RECEBER

Como eu disse l em cima, quando se faz uma venda a prazo, o dinheiro a

no ser que voc tome um calote ainda vai entrar sim, no futuro. Portanto

uma Conta a Receber.

Na verdade essa uma atividade que merece ateno especial da empresa,

dada a delicadeza do assunto.

Infelizmente, nessa modalidade voc sempre estar sujeito inadimplncia.

Mas pode - e deve tomar aes para reduzir os riscos.

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Entretanto, as respectivas anlises e planejamentos so tratadas na

Administrao de Duplicatas a Receber.

Falando especificamente desta quarta ferramenta que estou apresentando, sua

funo controlar os valores a receber, oriundos das vendas a prazo da

empresa.

Atravs dela, se pode estimar quanto dinheiro entrar para a empresa em

determinados prazos, como dali a 30, 60 ou 90 dias por exemplo.

Voc tambm pode verificar as contas com atrasos, para tomar as devidas

providncias, alm de verificar quais clientes pagam em dia, e quais no.

Novamente, assim como as outras ferramentas apresentadas, o Controle de

Contas a Receber pode ser utilizado por meio de um livro/caderno, planilha ou

dentro de um Software gerencial. E ainda h aquelas pessoas que preferem

utilizar pastas.

Tambm como nas outras, as informaes geradas aqui alimentam o Fluxo de

Caixa.

5. CONTROLE DE CONTAS A PAGAR

bem provvel que, de alguma forma, voc j tenha em casa esse tipo de

controle para as suas contas pessoais.

gua, luz, telefone, internet, carto, televiso...

O controle sobre essas contas um tipo de cuidado que devemos tomar para

sabermos o quanto de nossos rendimentos estar comprometido, alm de no

correr o risco de atrasar e perder mais dinheiro pagando juros.

Na sua empresa no diferente. Alis, sim, os valores geralmente so

maiores.

Mas o que quero dizer que a ideia a mesma. preciso saber quais so as

obrigaes financeiras que a empresa assume para poder se planejar de forma

a nunca dar um passo maior que a perna.

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Atravs desta ferramenta, voc consegue organizar os totais a pagar, de

acordo com seus perodos de vencimento, ou seja: dia, semana, quinzena,

ms, etc.

Com isso, possvel estabelecer prioridades de pagamento em tempos de

vacas magras.

Sua forma de utilizao tambm pode ser atravs de caderno/livro, planilha,

pasta ou software. Assim como suas informaes tambm so fundamentais

para elaborar o fluxo de caixa.

6. CONTROLE DE DESPESAS (CONTROLE DE CUSTOS)

Para ser rentvel, no basta para a empresa apenas obter receitas, ela

tambm precisa controlar suas despesas. Quando os custos so muito altos, a

margem de lucro torna-se, consequentemente, muito baixa. Isso, alis, deixa a

empresa vulnervel e fcil de ser batida pelos concorrentes.

Na ferramenta Controle de Despesas tambm chamada de Controle de

Custos - voc deve registrar todas as despesas contradas pela empresa

(compra de mercadorias, luz, internet, salrios, etc...).

Esse controle serve para acompanhar os gastos mensais e avaliar se as

despesas so razoveis e acessveis.

Desta forma, sempre que necessrio pode-se verificar maneiras de cortar

custos, identificando quais despesas podem ser reduzidas; por exemplo,

trocando fornecedores, migrando para planos de servios mais baratos ou

mesmo enxugando a folha salarial.

Alm disso, com esse controle voc pode calcular o seu Ponto de Equilbrio, e

avaliar qual o preo ideal para a sua mercadoria.

7. CONTROLE DE ESTOQUES

Por fim, mas no menos importante, temos tambm o controle de estoque.

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Alis, essa outra atividade que requer ateno especial da administrao,

pois uma gesto inadequada do estoque pode gerar de pequenos a enormes

prejuzos para a empresa.

Entretanto, as respectivas anlises e planejamentos so tratadas na Gesto

de Estoques, uma temtica da Logstica.

O que posso adiantar aqui que o controle se aplica a todos os itens que voc

usa para produzir um produto ou servio, desde a matria-prima at o produto

acabado.

Digamos que o Controle de Estoque seja um rastreamento contbil dos itens

que voc vende, usa ou fabrica.

O controle eficiente permite que voc tenha a quantidade certa de estoque na

hora certa e no lugar certo. Ele garante que o capital no seja empregado

desnecessariamente e protege a produo se ocorrerem problemas com a

cadeia de abastecimento.

Mas como eu disse, esse um assunto que deve ser aprofundado na Gesto

de Estoques.

Falando especificamente da ferramenta, o Controle de Estoque onde voc

registra todo o movimento de entradas e sadas do estoque.

Os principais tipos de estoque so os de (1) matria prima; (2) produtos em

fabricao; (3) produtos acabados (4) consumveis.

O sistema de estoque que voc deve utilizar depende do tamanho do seu

negcio e do material que voc tem.

Esse controle particularmente eu considero o menos indicado para voc fazer

manualmente.

Procure utilizar um programa que se adapte ao tipo e tamanho do seu negcio.

Hideki Anagusko


CONCLUSO RECAPITULANDO

H uma frase do Renato Russo em que ele dizia:

Todos sonham, poucos acreditam e quase ningum corre atrs.

Bem, se voc chegou at aqui gafanhoto, um timo sinal de voc corre atrs.

Parabns!

Como j sabe, a gesto financeira eficiente imprescindvel para o sucesso

nos negcios. No adianta apenas sonhar e esperar as coisas carem do cu.

Os Controles Financeiros so essenciais na Gesto de Negcios e fazer o

acompanhamento dos seus nmeros no dia a dia pode ser a diferena entre

sonhar e conquistar.

Hideki Anagusko


VAMOS REVER ENTO QUAIS SO AS 7 FERRAMENTAS DE

CONTROLE FINANCEIRO

1. Controle Dirio de Caixa registra as entradas e sadas de dinheiro em

caixa

2. Controle Bancrio registra as entradas e sadas de dinheiro no banco

3. Controle Dirio de Vendas registra todas as vendas realizadas

4. Controle de Contas a Receber registra os valores de vendas a prazo e

seus respectivos vencimentos

5. Controle de Contas a Pagar registra os valores de contas a serem

quitadas e seus respectivos vencimentos

6. Controle de Despesas registra os valores das despesas contradas

7. Controle de Estoque registra as entradas e sadas de itens no estoque

No esquea que:

As formas de utilizao dessas ferramentas variam de acordo com o tamanho e

tipo de negcio da empresa.

Em geral podem ser usadas a partir de livros/cadernos, planilhas ou software.

Sistemas de computador para a gesto do Fluxo de Caixa normalmente j

compreendem todas essas ferramentas.

Essas ferramentas geram as informaes necessrias para elaborao do

Fluxo de Caixa.

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Hideki Anagusko


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