COMO DESCREVER DOCUMENTOS DE .como descrever documentos de arquivo: elabora‡ƒo de instrumentos

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  • COMO DESCREVERDOCUMENTOS DE ARQUIVO:ELABORAO DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA

    COMO FAZER 6 - COMO DESCREVER DOCUMENTOS DE ARQUIVO: ELABORAO DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA

  • COMO DESCREVERDOCUMENTOS DE ARQUIVO:ELABORAO DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA

    ANDR PORTO ANCONA LOPEZ

    ARQUIVO DO ESTADO/IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO

    SO PAULO2002

    GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

    Geraldo AlckminGOVERNADOR

    SECRETARIA DE ESTADO DA CULTURA

    Marcos MendonaSECRETRIO

    DEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOS

    Marilda Suyama TeggDIRETORA

    DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO

    Fausto Couto SobrinhoDIRETOR

    IMPRENSA OFICIAL DO ESTADOLuiz Carlos Frigerio

    DIRETOR-PRESIDENTE EM EXERCCIO

    Carlos NicolaewskyDIRETOR INDUSTRIAL

    Richard VainbergDIRETOR FINANCEIRO E ADMINISTRATIVO

    CEETEPSCENTRO DE EDUCAO TECNOLGICA PAULA SOUZA

    Prof. Marcos Antnio MonteiroDIRETOR-SUPERINTENDENTE

    Prof. Laura LaganCHEFE DE GABINETE

    Imprensa Oficial do EstadoRua da Mooca, 1.921 Mooca03103-902 So Paulo SP

    Tel.: (11) 6099-9800Fax: (11) 6692-3503

    www.imprensaoficial.com.brdivulgacaoeditoriais@imprensaoficial.com.br

    SAC 0800-123 401

    Arquivo do Estado de So PauloR. Voluntrios da Ptria, 596 Santana

    CEP: 02010-000 So Paulo SPFone/Fax: (11) 6221-4785

    www.arquivoestado.sp.gov.brarquivoestado@sp.gov.br

    Foi feito o depsito legal na Biblioteca Nacional(Lei n . 1825, 20/12/1997)

    COMO FAZER VOL. 6

    COMO FAZER 6 - COMO DESCREVER DOCUMENTOS DE ARQUIVO: ELABORAO DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA

  • APRESENTAO

    O PROJETO COMO FAZER

    SOBRE O AUTOR

    1. O QUE SO INSTRUMENTOS DE PESQUISAConceito 10Instrumentos de pesquisa e classificao arquivstica 11Importncia das atividades de descrio 12

    2. A NORMA INTERNACIONAL DE DESCRIO ARQUIVSTICA 14O que a norma ISAD (G) 14 Importncia de uma normalizao 16Problemas de uma normalizao 17Cuidados na aplicao da ISAD (G) 19 2 9

    3. TIPOS DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA 22Guias 23Inventrios 29Catlogos e ndices 32Problemas de nomenclatura 34

    4. DIRETRIZES PARA A ELABORAO DOS INSTRUMENTOS DE PESQUISA 36Que instrumento realizar 36A importncia dos guias e inventrios 37Etapas de elaborao 38

    5. FORMATOS DE DIVULGAO DOS INSTRUMENTOS DE PESQUISA 44Para uso local (fichrio, encadernado, etc.) 44Parte de publicao (em revista ou obra coletiva) 45Publicao autnoma formal (livro, fascculo, etc.) 46Suporte eletrnico (CD, disquete, Internet) 47

    REFERNCIAS GERAIS SOBRE OS INSTRUMENTOS DE PESQUISA 50Glossrio dos termos utilizados 50Bibliografia 54Outras obras de interesse 55

    SUMRIO

    09

    10

    08

    07

    ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO

    Coordenao editorialLAURO VILA PEREIRAMARIZA ROMERO

    Editora responsvelJULIANA PADUA MELO ALKMIN

    Assistente editorialFERNANDO F. DE SOUSA LIMA

    Reviso dos textosADRIANA DE MATOSALEXANDRE MICHELLIN TRISTO

    Capa e diagramaoFERNANDO F. DE SOUSA LIMA

    Criao de arteTEREZA REGINA CORDIDO

    Fotolito, impresso e acabamentoIMPRENSA OFICIAL DO ESTADO

    ASSOCIAO DE ARQUIVISTASDE SO PAULO - ARQ/SP

    DIRETORIA

    DiretoraANA MARIA DE ALMEIDA CAMARGO

    Vice-DiretoraSILVANA GOULART FRANA GUIMARES

    SecretriaRITA DE CSSIA MARTINEZ LO SCHIAVO

    TesoureiroJOO MARTINS RODRIGUES NETO

    COORDENADORA DE CURSOS

    IEDA PIMENTA BERNARDES

    Co-edioARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO

    IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO

    Apoio Tcnico:CEETEPS - Centro de Educao Tecnolgica Paula Souza

    Governo do Estado de So Paulo

    LOPEZ, ANDR PORTO ANCONA COMO DESCREVER DOCUMENTOS DE ARQUIVO: ELABORAO DE INSTRUMENTOS DEPESQUISA / ANDR PORTO ANCONA LOPEZ . - SO PAULO : ARQUIVO DO ESTADO,IMPRENSA OFICIAL, 2002. 64 P. (PROJETO COMO FAZER, 6).

    BIBLIOGRAFIA P. 57ISBN: 85-86.726-39-7 (ARQUIVO DO ESTADO)ISBN: 85-7060-113-1 (IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO)

    1. DOCUMENTOS DESCRIO. 2. PESQUISA INSTRUMENTOS. 3. ARQUIVSTICA. 4.SUPORTE ELETRNICO CD, DISQUETE E INTERNET. I. TTULO. II. SRIE.

    CDD 025.37CDU 930.251

    L85C

    Ficha Catalogrfica elaborada pelo Arquivo do Estado

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  • APRESENTAO

    O Arquivo do Estado de So Paulo tem sob a sua tutela umrico acervo e um grupo tcnico capacitado para o desenvolvimentode suas atividades, o que lhe permite assumir o papel de relevo quelhe cabe historicamente na administrao pblica e entre os seuscongneres.

    Este carter da instituio manifesta-se, entre outros aspectos,pela ampliao da gama de servios prestados na rea cultural,dentre os quais destaca-se a publicao sistemtica de instrumentosde pesquisa e de manuais tcnicos que auxiliem no processo deformao e aperfeioamento dos profissionais da rea de arquivos.

    O Arquivo do Estado tem-se valido, para esse trabalho, devaliosas parcerias, cabendo especial relevo s mantidas com aImprensa Oficial e a Associao de Arquivistas de So Paulo -ARQ/SP. A primeira delas vem possibilitando o desenvolvimento deum extenso programa de publicaes e a segunda tem resultadonuma assessoria permanente - tanto formal, quanto informal - narea da Arquivstica, eis que a ARQ/SP congrega especialistas derenome internacional nesse campo de atuao.

    A presente publicao , pois, o resultado do esforoconjugado das trs instituies e integra o Projeto Como Fazer,elaborado pela Comisso de Cursos da AAB/SP. Orientado, como oprprio nome indica, para aspectos prticos do dia-a-dia dosprofissionais da rea, esse projeto prev uma srie de outraspublicaes, sempre de autoria de professores com larga experinciana organizao de arquivos.

    A direo e o corpo tcnico do Arquivo do Estado sentem-segratificados pelos excelentes frutos j colhidos desse profcuorelacionamento, contando que o mesmo se perpetue e se intensifique,em benefcio da comunidade arquivstica e da cultura em nosso Estado.

    Dr. Fausto Couto SobrinhoDiretor do Arquivo do Estado

    O PROJETO COMO FAZER

    O Projeto Como Fazer compreende uma srie de oficinasde trabalho que abordam temas especficos em profundidade, tantoem seu aspecto terico, quanto metodolgico e operacional, capa-citando o aluno a planejar e realizar as atividades inerentes ao as-pecto da Arquivstica em foco. Visa no s o aperfeioamento tcni-co de profissionais que atuam na rea, como a difuso de conheci-mentos arquivsticos bsicos entre os interessados. Como uma desuas marcas caractersticas, a cada oficina corresponde um manual,de responsabilidade do professor.

    Comisso de Cursos da ARQ/SP

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  • SOBRE O AUTOR

    Andr Porto Ancona Lopez professor do curso de Histria daUniversidade Estadual de Maring desde 1994. Especializou-se em orga-nizao de arquivos pelo IEB/ECA-USP, aps ter se graduado em Histriapela FFLCH-USP. Seu mestrado em Histria Social (USP) foi publicado sob ottulo Tipologia documental de partidos e associaes polticas brasileiras(Ed. Loyola, 1999). Doutorou-se recentemente em Histria pela FFLCH-USPcom o trabalho As razes e os sentidos: finalidades da produo docu-mental e interpretao de contedos na organizao arquivstica de docu-mentos imagticos. Participou, como convidado, do curso Archives ofPolitical Parties after the Collapse of the Comunism, promovido pela OpenSociety Archives e pela Central European University em Budapeste. autor de diversos artigos nas reas de Arquivologia e de Histria, tendoeditado os Anais do X Congresso Brasileiro de Arquivologia (CD-ROM). Suaexperincia arquivstica inclui passagens por vrias instituies, entre asquais podemos destacar o Centro de Documentao do Movimento Ope-rrio (CEMAP), o Arquivo de Negativos da Prefeitura de So Paulo (SMC-DPH) e o Arquivo do Municpio de Amparo, do qual foi diretor. Atua na reade arquivos atravs da participao em projetos e consultorias e res-ponsvel pela disciplina de descrio no Curso de Especializao em Ar-quivos do IEB/ECA-USP, desde 2001.

    e-mail: apalopez@uol.com.br

    Um arquivo sem os instrumentos de pesquisa adequados cor-re o risco de se tornar um verdadeiro mistrio para os usurios.

    CONCEITO

    Os instrumentos de pesquisa so as ferramentas utilizadaspara descrever um arquivo, ou parte dele, tendo a funo de orientara consulta e de determinar com exatido quais so e onde esto osdocumentos. Tais instrumentos so assim definidos:

    obra de referncia, publicada ou no, que identifica, localiza, resume outranscreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, sries e pe-as documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade decontrole e de acesso ao acervo.1

    Alm dos instrumentos de pesquisa tambm existem os instru-mentos de controle. Estes ltimos tm como funo principal auxili-ar no processo de organizao e manuteno de um acervo. So deacesso restrito, destinados basicamente ao corpo tcnico do arqui-vo e no aos consulentes. Geralmente so compostos por tabelas,fichas avulsas, listagens etc., apresentando-se como documentosnicos e em constante confeco.

    Os instrumentos de pesquisa referem-se ao acesso e ao con-trole de um acervo, geralmente permanente, e com pelo menos umaidentificao ou organizao mnima. Tm como funo principal

    O QUE SO INSTRUMENTOSDE PESQUISA

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    1 Dicionrio de terminologia arquivstica, 1996, p.45.

    COMO FAZER 6 - COMO DESCREVER DOCUMENTOS DE ARQUIVO: ELABORAO DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA

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  • tende a apresentar resultados incompletos e excessivamente tran-sitrios. Sem as referncias mnimas da classificao, a descriotende a esvaziar os significados dos documentos.

    IMPORTNCIA DAS ATIVIDADES DE DESCRIO

    A organizao arquivstica de qualquer ac