COMO FAZER AVALIAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS 07.06_ESTUDO DE CASO... · avaliação dos controles internos da atividade de licitação, com ... e calcule o grau de maturidade dos

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Fonai-MEC Junho/2016

COMO FAZER AVALIAÇÃO DE

CONTROLES INTERNOS

Licitação

Kleberson Souza Franklin Brasil

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INTRODUÇÃO

Essencialmente prático, este curso busca oferecer aos integrantes das Auditorias Internas do MEC o conhecimento sobre os principais elementos para avaliação de controles internos em nível de atividade.

Nesse contexto, elaboramos um processo hipotético, concebido para proporcionar a oportunidade de vivenciar o exercício prático na atividade de licitações. O caso simula o planejamento e a realização de uma auditoria de avaliação de controles internos em uma autarquia federal. Embora sejam integralmente fictícios, os registros procuram ao máximo reproduzir condições reais, baseadas na experiência profissional dos autores e referencial teórico da literatura especializada. A sequência, organização e estrutura do processo representam modelo de referência para atuação na área.

Nomes, estruturas administrativas, datas e outros elementos foram inventados. Qualquer semelhança com dados concretos é mera coincidência.

Excepcionalmente, as referências a dados reais como localização geográfica, órgãos, cargos e funções visam aproximar o caso fictício da realidade, para envolver os servidores num ambiente verossímil e facilitar a compreensão, sem qualquer intenção valorativa, pejorativa ou depreciativa de pessoas, entidades ou instituições.

O exercício ilustra, de forma simplificada, a sequência, a formalização e o conteúdo de atos, fatos e documentos de ocorrência esperada num caso real de avaliação de controles internos em uma atividade do setor público.

Por este motivo, os elementos podem ser eventualmente incomuns num caso real, mas fidedignos na reprodução dos termos, riscos e controles usuais. A despeito das limitações, a simulação busca incluir o máximo de situações, incidentes e institutos para propiciar maior diversidade de reflexões e aprendizado sobre o tema.

Esperamos que a realização do exercício estimule a compreensão sobre os procedimentos a serem aplicados no processo de avaliação de controles internos, não apenas nas licitações, mas em outras tantas atividades que se decida avaliar, estimulando as decisões sobre aperfeiçoamento da estrutura existente.

Sobre os autores

Franklin Brasil é Auditor da CGU desde 1998; Bacharel em Computação e Mestre em Controladoria e Contabilidade; atua na capacitação de servidores públicos, com ênfase em terceirização e detecção de fraudes em licitações; vencedor dos Prêmios “Professor Lino Martins” (Controladoria na Administração Pública) em 2014 e “Chico Ribeiro” (Custos e Qualidade do Gasto Público) em 2015. Kleberson Souza é Bacharel em Ciências Contábeis, Especialista em Auditoria Contábil e Tributária e em Direito e Controle Externo da Administração Pública; Auditor da CGU com mais de 10 anos de experiência; palestrante na área de auditoria, licitações e contratos, avaliação de controles internos e gestão de riscos; autor do Guia de Implantação de Programas de Integridade nas Empresas Estatais Federais, publicado pela CGU em 2015.

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SITUAÇÃO HIPOTETICA

O Instituto Tecnológico do Pantanal – ITP/MT é uma autarquia federal no Estado de Mato Grosso. Oferece 39 cursos superiores de tecnologia, bacharelados (entre eles engenharias) e licenciaturas. Também oferta seis cursos técnicos de nível médio integrado e seis cursos técnicos de nível médio subsequentes na modalidade à distância. O Reitor determinou à AUDIN a realização de um trabalho de auditoria de avaliação dos controles internos da atividade de licitação, com objetivo de promover a melhoria do processo organizacional, por meio de estruturas de controle mais efetivas para combater o desperdício, coibir fraudes e desvio de recursos e ainda, promover a melhoria do desempenho do ITP/MT na área de Educação Profissional e Tecnológica. Para tanto, o Auditor Chefe emitiu uma Ordem de Serviço (PT nº 01) designando a equipe de auditoria responsável pelo trabalho. Por se tratar de primeiro trabalho de avaliação de controles internos em compras e contratações, a equipe realizou levantamento e documentação do processo, validou se esse processo funcionava de acordo com o descrito, identificou os objetivos, riscos e controles, resultando no documento denominado Matriz de Riscos e Controles – MRC (PT nº 02). A equipe elaborou os instrumentos de avaliação, e ainda, o procedimento de auditoria para exame documental (Anexo I). Ficou definido, durante a fase de planejamento dos testes de controle, que seria analisada amostra dos processos licitatórios, dispensas e inexigibilidades realizados em 2015 e seriam entrevistados a gerente de compras, o presidente da CPL, pregoeiro, Pró-Reitor Administrativo e assessor jurídico. Por consequência, o Auditor Chefe encaminhou o memorando de apresentação da equipe (PT nº 03) junto com a Solicitação de Auditoria nº 001/2016 (PT nº 04) ao Pró-Reitor Administrativo, definindo os documentos e informações a serem disponibilizados para realização dos trabalhos. O Pró-Reitor Administrativo entregou os documentos e as informações requeridas para exame da equipe (PT nº 05). De posse das respostas, a equipe de auditoria realizou exame dos documentos e informações disponibilizados e análise dos processos licitatórios (PT nº 06) e entrevistas (PT nº 07), buscando coletar evidências para avaliar a existência, adequação e efetividade dos controles internos instituídos na atividade avaliada. Diante do resultado dos testes de auditoria evidenciados nos papéis de trabalho, preencha os quesitos do Questionário de Avaliação de Controles Internos (QACI) (PT nº 08) e calcule o grau de maturidade dos controles internos na atividade avaliada.

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GOVERNO FEDERAL

INSTITUTO TECNOLÓGICO DO PANTANAL – ITP/MT AUDITORIA INTERNA

PAPÉIS DE TRABALHO - AUDITORIA DE

AVALIAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS

ORDEM DE SERVIÇO 001/AUDIN/2016

UNIDADE AUDITADA Pró-Reitoria de Administração -

PROAD

OBJETO Avaliação de Controles Internos

ÁREA Licitações

EXERCÍCIO AUDITADO 2015

EQUIPE José Onça e Gilberto Tuiuiú

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GOVERNO FEDERAL INSTITUTO TECNOLÓGICO DO PANTANAL – ITP/MT

AUDITORIA INTERNA

Assunto: Auditoria de Avaliação de Controles Internos – Licitações.

ÍNDICE DE PAPÉIS DE TRABALHO

Vol. Descrição dos documentos Páginas

VO

LU

ME

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1. Ordem de Serviço nº 001/AUDIN/2016 06

2. Matriz de Riscos e Controle 08

3. Memorando n° 001/AUDIN/2016 - Apresentação Equipe 11

4. Solicitação de Auditoria (SA) 001/AUDIN/2016 13

5. Memorando n° 002/PROAD/2016 - Resposta S.A. 15

6. Análise de Licitações 24

7. Entrevistas 31

8. Questionário de Avaliação de Controles Internos 34

9. Anexo I - Procedimento de Auditoria 37

Cuiabá/MT, 30 de maio de 2016.

Capinam América Auditor Chefe da AUDIN

Instituto Tecnológico do Pantanal – ITP/MT

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ORDEM DE SERVIÇO

PAPEL DE TRABALHO - 01

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GOVERNO FEDERAL


ORDEM DE SERVIÇO N° 001/AUDIN/2016

O Auditor Chefe do ITP/MT, no uso de suas atribuições legais, RESOLVE:

1. INTRODUÇÃO – A presente Ordem de Serviço visa a apresentar diretrizes e orientações para o planejamento, execução e elaboração de relatório. 2. UNIDADE EXAMINADA – Pró-Reitoria de Administração.

3. ESCOPO DOS TRABALHOS:

ÁREA OBJETO PROCEDIMENTOS

Avaliação de Controles Internos – Riscos e Controles

Gestão de Compras e

Contratações

Avaliação quanto à existência, adequação e eficácia dos controles instituídos na

atividade avaliada. 4. ESTIMATIVA DE PRAZO:

ATIVIDADES INÍCIO FIM DIAS ÚTEIS

Planejamento dos trabalhos, levantamento de informações,

emissão de solicitações de auditoria, elaboração do Relatório de Auditoria e

Organização dos Papéis de Trabalho.

29/04/2016 27/05/2016 20

5. EQUIPE RESPONSÁVEL:

SERVIDOR CARGO FUNÇÃO José Onça Auditor Interno Coordenador

Gilberto Tuiuiú Auditor Interno Executor

6. ENTREGA PREVISTA: Em 29/05/2016 os papéis de trabalho, devidamente organizados, devem ser entregues juntamente com o Relatório Preliminar para revisão. Cuiabá/MT, 29 de abril 2016.


Instituto Tecnológico do Pantanal – ITP/MT

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ORDEM DE SERVIÇO MATRIZ DE RISCOS E CONTROLES


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1 - Atividade: Elaborar manual de normas e procedimentos de licitação.

Objetivo: Garantir normas e padrões nas atividades da área de licitação.

Risco Controle Interno Sugerido

R#01 - Erros nas atividades e retrabalho, podendo resultar em danos ou atos ilegais.

CT#01.01 - Manual de normas e procedimentos a serem adotados na execução das principais atividades relacionadas à licitação na Unidade, com especial destaque para: (a) os procedimentos que devem ser executados; (b) os itens que devem ser verificados; (c) a indicação dos dispositivos legais que tratam especificamente sobre a atividade; (d) a previsão de identificação dos responsáveis pela execução, revisão e supervisão dos procedimentos.

CT#01.02 - Adoção de listas de verificação para auxiliar as atividades do pregoeiro ou CPL.

CT#01.03 - Estabelecimento de modelos de lista de verificação para atuação da consultoria jurídica na emissão de pareceres de que trata o art. 38, parágrafo único, da Lei 8.666/1993, podendo adotar os modelos estabelecidos pela Advocacia-Geral da União.

CT#01.04 - Promover, mediante orientação normativa, a obrigatoriedade da utilização dessas listas, as quais devem ser acostadas aos autos dos processos licitatórios.

2 - Atividade: Normatização de critérios para pesquisa de preços.

Objetivo: Garantir que as pesquisas de preços reflitam os preços praticados no mercado.


R#02 - Coleta insuficiente de referências, estimativas sem embasamento, aceitação de preços injustos.

CT#02.01 - Elaboração de normativo estabelecendo procedimento consistente para elaboração de estimativas de preço, a fim de orientar as equipes de planejamento das contratações da Unidade, inclusive nos casos de contratações diretas e adesões a atas de registro de preço.

CT#02.02 - Capacitar os servidores envolvidos no processo de elaboração de pesquisas de preços na entidade.

3 - Atividade Relevante: Elaboração do edital e minuta do contrato

Objetivo da Atividade: Garantir que a elaboração do edital atenda a legislação


R#03 - Editais sem padrão, multiplicidade de esforços, esforço desnecessário e repetição de erros.

CT#03.01 - Formulação de modelos de editais de licitação, check-list, atas de registro de preços e contratos de aquisição com elementos mínimos necessários ao cumprimento das normas aplicáveis ao processo de seleção e contratação das empresas, podendo utilizar os editais-padrão da AGU como referência.

MATRIZ DE RISCOS E CONTROLES EM LICITAÇÃO – IPT/MT

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4 - Atividade: Habilitação e Julgamento das propostas

Objetivo: Garantir julgamento adequado.


R#04 - Exame inadequado dos documentos de habilitação e propostas de preços

CT#04.01 - Designação formal de equipe técnica para auxiliar a CPL na análise da documentação de habilitação e propostas de preços nas licitações para contratação de objetos mais complexos (Obras e Tecnologia da Informação – TI, por exemplo)

5 - Atividade: Análise das licitantes a fim de identificar situações que comprometam o caráter competitivo e evitem a participação de empresas impedidas de licitar.

Objetivo: Garantir que o processo licitatório seja realizado em obediência ao princípio constitucional da isonomia, sem ocorrência de fraudes e conluios.


R#05 - Existência de conluio ou adoção de práticas anticompetitivas entre as empresas licitantes, fraudando ou frustrando o caráter competitivo da licitação.

CT#05.01 - Rotinas para verificação (listas de verificação) de elementos que comprometem o caráter competitivo (vínculos, documentos falsos, incoerências e inconsistências), anexando os procedimentos aplicados no processo licitatório;

CT#05.02 – Exigir dos licitantes a apresentação de declaração formal informando que a proposta foi elaborada de forma independente (declaração de independência de propostas).

CT#05.03 - Verificação, durante habilitação, de registros impeditivos da contratação.

CT#05.04 - Capacitar os servidores envolvidos na licitação em técnicas de detecção de fraudes em licitação.

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MEMORANDO N° 001/AUDIN/2016


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GOVERNO FEDERAL


Memorando nº 001/AUDIN/2016

Cuiabá, 29 de abril de 2016.

Ao Sr. João da Confusão Pró-Reitor de Administração Assunto: Auditoria de Avaliação de Controles Internos – Riscos e Controles. Senhor Reitor,

Informo a Vossa Senhoria que no período de 02/05/2016 a 27/05/2016 serão realizados trabalhos de auditoria de avaliação de controles internos na atividade de gestão de compras e contratações pelos servidores Gilberto Tuiuiú e José Onça, sob a coordenação deste último.

2. A garantia de resultados efetivos do trabalho do controle interno deriva da busca conjunta de melhorias na gestão pública e deve ser resultante do aproveitamento, por esse órgão/entidade, das oportunidades de interlocução com a equipe da AUDIN, que estará à disposição para orientar e prestar os esclarecimentos relativos à condução dos trabalhos, ao longo de toda a fase de realização.

3. Da mesma forma, é importante que os interlocutores dessa Pró-Reitoria mantenham postura dinâmica e ágil na interação com nossas equipes de auditoria, apresentando com prontidão as manifestações e esclarecimentos relativos aos assuntos que venham a ser levantados ao longo dos trabalhos, por meio das solicitações de auditoria a serem expedidas. A Solicitação de Auditoria nº 001/2016 está em anexo.

4. Além da equipe da AUDIN que estará mais diretamente conduzindo estes trabalhos de controle, coloco-me à sua disposição, para, suplementarmente à atuação dos servidores ora apresentados, apoiar, facilitar e prestar o suporte e esclarecimentos que sejam necessários ao melhor resultado dos trabalhos.

Atenciosamente,


INSTITUTO TECNOLÓGICO DO PANTANAL – ITP/MT

INSTITUTO TECNOLÓGICO DO

PANTANAL - ITP/MT

Pró-Reitoria Administrativa

PROTOCOLO

Recebido em 29/04/2016

Abelardo Pança

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SOLICITAÇÃO DE AUDITORIA

N° 001/AUDIN/2016


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GOVERNO FEDERAL

INSTITUTO TECNOLÓGICO DO PANTANAL – ITP AUDITORIA INTERNA

Número:

001/AUDIN/2016 Solicitação de Auditoria Cuiabá-MT, 29/04/2016

Unidade: INSTITUTO TECNOLÓGICO DO PANTANAL - ITP/MT

De: Auditoria Interna Para: Pró-Reitoria Administrativa

Senhor Pró-Reitor, Cumprimentando-o e tendo em vista os trabalhos de auditoria previstos para iniciar a partir de 02.05.2016, solicitamos a Vossa Excelência o obséquio de disponibilizar os documentos e informações abaixo relacionadas até o dia 02.05.2016.

Essa solicitação decorre de processo de Avaliação de Sistemas de Controles Internos da atividade de licitação que a AUDIN está iniciando.

Nesse contexto, solicitamos a disponibilização dos seguintes documentos:

1) GESTÃO DE SUPRIMENTO DE BENS E SERVIÇOS a) Manuais, Procedimento Operacional Padrão, Normativos Internos referentes à execução das atividades de licitação;

b) Normativo de pesquisa de preços adotado na Unidade, se houver;

c) Editais-padrão aprovados pela Assessoria Jurídica, se houver;

d) Ato de designação de equipe técnica para auxiliar a CPL ou pregoeiro na análise de licitações mais complexas (Obras, TI, medicamentos, etc), se houver;

e) Rotinas adotadas pela entidade para detecção de fraudes e conluio, se houver;

Informamos que a equipe se encontra à disposição para os esclarecimentos adicionais e informações complementares que vierem a ser necessários. Se tiver dúvidas quanto ao solicitado, favor entrar em contato pelo e-mail [email protected]. Esta Solicitação possui caráter preliminar. Assim, a AUDIN, a seu critério, selecionará a documentação a ser analisada, dentro do escopo definido, podendo inclusive solicitar outras informações que se fizerem necessárias.

PRAZO PARA ATENDIMENTO: 02.05.2016




PANTANAL – ITP/MT

Pró-Reitoria de Administração

PROTOCOLO

Recebido em 29/04/2016

Abelardo Pança

mailto:[email protected]

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MEMORANDO N° 002/PROAD/2016


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PANTANAL - ITP/MT

Auditoria Interna

PROTOCOLO

Recebido em 02/05/2016 Capinam América

GOVERNO FEDERAL

INSTITUTO TECNOLÓGICO DO PANTANAL - ITP/MT PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO - PROAD

Memorando nº 002/PROAD/2016

Cuiabá/MT, 02 de maio de 2016.

Ao Sr. Capinam América Auditor Chefe da AUDIN Assunto: Resposta à Solicitação de Auditoria nº 001/2016

1. Gestão de Compras e Contratações Conforme solicitado, encaminho a seguir os seguintes documentos: a) Manual disciplinando os procedimentos a serem observados na realização dos processos licitatórios no IPT/MT. (Anexo I).

b) O ITP/MT utiliza a Instrução Normativa SLTI/MPOG nº 05/2014 para realização de pesquisa de preços na aquisição de bens e contratação de serviços em geral.

c) Sobre editais-padrão, o ITP/MT ainda não utiliza tal sistemática.

d) Em anexo segue portaria designando equipe técnica para suporte às licitações (Anexo II)

e) Segue em anexo check-list com rotinas para detecção de fraudes e conluios pelo ITP/MT (Anexo III)

João da Confusão Pró-Reitor de Administração

INSTITUTO TECNOLÓGICO DO PANTANAL - ITP/MT

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GOVERNO FEDERAL


ANEXO I - Manual de Normas e Procedimentos da Atividade de Licitação MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS – Nº 001/2008 – AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS Versão: 001/2008 Aprovação em: 06/08/2008 Unidade Responsável: Departamento de Compras e Licitações. I - FINALIDADE Dispor sobre as rotinas de trabalho e os procedimentos de controle a serem observados na geração de gastos através de compras, contratações de obras ou serviços com ou sem processo licitatório a serem observadas pelas diversas unidades da estrutura Administrativa do ITP/MT, objetivando a implementação de procedimentos de controle. II - ABRANGÊNCIA Abrange todas as unidades da estrutura organizacional. III – CONCEITOS 1. Sistema de Compras e Licitações – SCL Conjunto de atividades desenvolvidas por todas as unidades do Instituto Tecnológico do Pantanal – ITP/MT para a obtenção de bens ou contratação de obras ou serviços, abrangendo desde a requisição até a contabilização e pagamento da despesa. Tem como Órgão Central o Departamento de Compras e Licitações e como unidades executoras todas as unidades que compõem a estrutura organizacional da Administração Pública Autárquica, quando no exercício de qualquer atividade abrangida pelo SCL. 2. Órgão Central do Sistema Departamento de Compras e Licitações, Unidade da estrutura organizacional à qual compete, de acordo com as suas atribuições institucionais, responder pela maior parte das rotinas e procedimentos de controle relativos às compras e contratações de obras ou serviços além de orientar as Unidades Executoras para o correto exercício de suas atividades. 3. Processo Administrativo Pasta contendo todos os documentos gerados no decorrer da rotina, desde a requisição até a emissão da Autorização de Fornecimento ou a ordem de serviço, com registro das etapas percorridas e manifestações, com identificação das datas e dos responsáveis em cada etapa, para arquivamento no Departamento.

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4. Fluxograma

Demonstração gráfica das rotinas de trabalho, relacionadas ao Sistema Administrativo, com a identificação das etapas a serem percorridas, que vai desde a solicitação até ao devido registro contábil. 5. Procedimentos de Controle

Procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar a conformidade das operações inerentes a cada ponto de controle, visando restringir o cometimento de irregularidades ou ilegalidades e/ou preservar o patrimônio público. IV – BASE LEGAL

O presente Manual de Normas e Procedimentos integra o conjunto de ações, de responsabilidade do Departamento de Compras e Licitações, no sentido da implementação do Sistema de Controle Interno do ITP/MT, o qual está fundamentado na seguinte Legislação: Constituição Federal (artigo 31); Lei Complementar 101/2000 (artigo 59); Lei nº 4.320/64; Lei 8.666/93. V – RESPONSABILIDADES 1. Do Órgão Central do Sistema Administrativo (UNIDADE RESPONSÁVEL): Promover a divulgação e implementação do Manual de Normas e

Procedimentos, mantendo-o atualizado; Orientar as áreas executoras e supervisionar sua aplicação; Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a unidade

Central responsável pela coordenação do sistema de Controle Interno, para de definir rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objeto de alteração, atualização ou expansão.

2. Das Unidades Executoras (todas as unidades que se sujeitarão ao cumprimento do Manual de Normas e Procedimentos): Atender às solicitações da unidade responsável pela Instrução normativa,

quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo de atualização;

Alertar a unidade responsável sobre alterações que se fizerem necessárias

nas rotinas de trabalho, objetivando a sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;

Manter o manual de normas e procedimentos à disposição de todos os

funcionários da unidade, velando pelo fiel cumprimento da mesma; Cumprir fielmente as determinações, em especial, quanto aos procedimentos

de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações.

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3. Da Auditoria Interna (AUDIN): Prestar apoio técnico por ocasião das atualizações da Instrução Normativa,

em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;

Através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes ao SCL, propondo alterações no manual de normas e procedimentos para aprimoramento dos controles.

VI – PROCEDIMENTOS 1 – Quando da Requisição: Diante das necessidades, a unidade emite a requisição correspondente à

operação, no formulário próprio padronizado, com a estimativa do valor do gasto e justificativa, encaminhando ao setor à qual está vinculada, por intermédio da unidade hierarquicamente superior.

A PROAD analisa a requisição, verifica a existência de dotação orçamentária e previsão de recursos financeiros através do seu cronograma de execução mensal de desembolso que lhe foi destinado, obtém aprovação através da assinatura do Reitor autorizando a compra, faz o encaminhamento on-line ao Departamento de Compras e Licitações através do Sistema Compras, em seguida arquiva a solicitação em arquivo próprio para posterior averiguação da AUDIN.

No caso dos Órgãos de Staff e Assessoria do Reitor estes procedimentos são de responsabilidade de cada um dos órgãos isoladamente.

A – COMPRAS: Quando os materiais forem de uso constante, as requisições deverão indicar a

estimativa de consumo mensal e anual; Os materiais solicitados – de consumo ou permanentes – serão descritos com

as especificações técnicas e de padrão de qualidade possíveis, vedada a citação de marcas ou outros elementos que direcionem a compra para determinado produto;

Quando solicitada a compra de veículo, máquina ou equipamento, serão especificadas e justificadas criteriosamente as características técnicas do tipo de bem pretendido, levando em consideração os fins a que se destina;

As requisições devem identificar o Programa e o Projeto Atividade a que se destinam os materiais bens ou serviços a adquirir.

B – SERVIÇOS: As requisições devem conter descrição dos serviços a contratar e a indicação

da sua finalidade, identificando: Se o objeto é certo e determinando, a ser pago em quantitativos fixos ou

estimados; ou Se a sua execução caracteriza-se como sendo “de forma continuada” (art. 57

da Lei 8.666/93); A forma da remuneração contratual recomendável para a espécie de

atividade pretendida; Anexar o Projeto Básico e o orçamento detalhado em planilha de custos,

conforme admitir a espécie de serviços, observando o disposto nos arts. 6º, inc. IX, e 7º, § 2º, da Lei 8.666/93;

Informar se os serviços atenderão à manutenção de atividade rotineira da unidade requisitante, ou algum programa ou projeto determinado.

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C – OBRAS: Anexar o Projeto Básico e, sendo o caso, o Projeto Executivo, com todos os

seus elementos exigíveis, nos termos dos art. 6º, incisos IX e X, e 7º, § 2º, da Lei 8.666/93;

Indicar o prazo máximo estimado para a execução das obras; Anexar memorial descritivo da obra. D – ELEMENTOS OBRIGATÓRIOS EM TODA REQUISIÇÃO: Indicação de que o gasto requisitado integra programa e ação constantes do

Plano Plurianual – PPA, a cargo da Unidade Administrativa, com as informações necessárias;

Demonstração de que a despesa a contratar diz respeito ao cumprimento de meta prevista na Lei de Diretrizes Orçamentárias – LDO;

Identificação da dotação orçamentária, cujo saldo deverá ser suficiente para empenhar a despesa a ser paga no exercício;

Demonstração da conformidade do gasto pretendido com o cronograma de desembolso financeiro correspondente.

Se a compra ou a contratação de obra ou serviço estiver relacionada à criação, expansão ou aperfeiçoamento de ação governamental que acarrete aumento da despesa e se o seu valor não for considerado irrelevante, conforme definido na LDO, para os fins do disposto no art. 16 da Lei de Responsabilidade Fiscal, Cabe a Unidade Requisitante, com o apoio e assessoramento da Coordenação de Planejamento e Orçamento providenciar:

I – estimativa do impacto orçamentário-financeiro no exercício em que deva entrar em vigor e nos dois subsequentes;

II – declaração do ordenador da despesa de que o aumento tem adequação orçamentária e financeira com a Lei Orçamentária anual e compatibilidade com as ações constantes dos programas do PPA e com as prioridades e metas definidas na LDO. 2 – DA ABERTURA DO CERTAME E JULGAMENTO DAS PROPOSTAS: Na data, local e horário marcado o presidente da comissão proclamará a

abertura da sessão e em seguida abrirá um prazo de 10 (dez) minutos de tolerância para encerrar o recebimento dos envelopes de documentação;

Encerrado o prazo, todos os envelopes são devidamente rubricados no seu lacre pelos membros da CPL e os representantes das empresas presentes;

De posse de todos os envelopes a CPL efetua a separação entre os documentos de habilitação e proposta comercial;

Faz lavrar a ata circunstanciada dos atos públicos de habilitação e julgamento das propostas;

Efetua recebimento das propostas e documentos de habilitação; Procede à abertura dos envelopes de habilitação e aprecia a documentação

quanto a sua conformidade com as exigências do ato convocatório; Recebe, examina e decide sobre recursos, em face da decisão sobre a

habilitação se houver; Efetua a devolução dos envelopes fechados com as propostas dos

inabilitados; Realiza abertura dos envelopes das propostas dos concorrentes habilitados; Faz a verificação da conformidade das propostas com os requisitos do edital e

com os preços de mercado ou fixados por órgão oficial competente, ou, ainda, com os constantes do sistema de registro de preços;

Efetua o julgamento e classificação das propostas; Faz o colhimento de rubrica de todos os licitantes presentes e dos membros

da comissão em todos os documentos e propostas; Recebe, examina e decide sobre recursos, se houver; Declara o resultado final do certame;

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Colhe assinaturas na ata; Emite o relatório de Mapa de Preços; Colhe parecer do assessor jurídico quanto a regularidade dos atos; (artigo 38

e seguintes da Lei 8.666/93); A CPL encaminha o processo para homologação do Magnífico Reitor; Dá publicidade ao resultado final do certame; Promove a adjudicação do objeto licitado ao vencedor do certame; Repassa o processo ao responsável para formalização do contrato; Colhe assinaturas ao contrato ou equivalente; Publica o extrato do contrato, se houver, na Imprensa Oficial ou jornal de

grande circulação; Emite ordem de fornecimento ou ordem de Serviço; Encaminha cópia do contrato, ordem de fornecimento ou ordem de serviço

conforme o caso ao setor financeiro para procedimentos de empenho; Todas as folhas devem esta em ordem cronológica, numeradas, e

devidamente rubricadas pelo presidente ou membro da CPL. Emitida a Nota de empenho, uma via do contrato ou duas vias da Autorização

de Fornecimento ou ordem de serviço, acompanhadas de 5 vias da Nota de Empenho, serão devolvidas ao Departamento de Compras e Licitações;

O Departamento de Compras e Licitações arquivará, no Processo Administrativo, cópia do contrato celebrado e a 2ª via da Nota de Empenho e da Autorização de Fornecimento ou Ordem de Serviço;

As duas primeiras vias do Empenho e da Autorização de Fornecimento, ou Ordem de Serviço, serão encaminhadas à área requisitante, que entregará ao contratado a 1ª via e manterá a 2ª em arquivo para controle.

VII – CONSIDERAÇÕES FINAIS 1. Será obrigatória programação semanal das licitações, a cargo do Departamento de Compras e Licitações, a qual, será feita com base nas requisições rotineiras de compras, serviços e obras, que encerrada a respectiva tramitação, sejam-lhe entregues até cada segunda-feira. 2. Pressupõem-se hábeis e verídicos os documentos e elementos informativos que integram o processo de requisição de compras, serviços e obras, relativamente a cada fase específica, respondendo pela legitimidade dos mesmos os agentes públicos partícipes do procedimento, na medida das respectivas esferas de competência. 3. A realização de qualquer despesa sem a observância das tramitações e comprovações estabelecidas neste manual de normas e procedimentos poderá sujeitar os responsáveis ao pagamento dos valores correspondentes. 4. Para a despesa destinada a atender situação de emergência, cuja execução exija rapidez, aplicam-se as rotinas prevista neste ato, no que for possível, mantendo-se obrigatórios a autorização e empenhamento prévio. 5. Excetua-se do disposto neste manual de normas e procedimentos a despesa eventual de pequeno valor, para atendimento de necessidades imediatas por servidores públicos fora da sede da Unidade, efetuada com recursos provenientes de adiantamento na forma dos artigos 68 e 69 da Lei 4.320/64. Este manual entra em vigor na data de sua aprovação.

Juca Louro Pró-Reitor Administrativo


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ANEXO II – Portaria nomeando equipe técnica para suporte às licitações

GOVERNO FEDERAL


PORTARIA Nº 001/PROAD/2016 DE 11/01/2016

NOMEIA COMISSÃO TÉCNICA ESPECIAL PARA ACOMPANHAMENTO DOS PROCESSOS A SEREM REALIZADOS EM 2016

O Senhor, João da Confusão, Pró-reitor de Administração, no uso de suas

atribuições legais: RESOLVE: Art. 1 º NOMEAR Comissão Técnica Especial para acompanhamento dos

processos licitatórios e contratos que serão realizados no exercício de 2016 para contratação de obras no Instituto Tecnológico do Pantanal/MT.

Parágrafo único. A Comissão referida no caput deste artigo será constituída

pelos servidores relacionados a seguir: Presidente: Caetano Capivara – Engenheiro Civil Membros: Torto Torquato Marginália – Engenheiro Elétrico Graça Baby Fatal – Geóloga Maria das Garças - Administradora Valéria Divina Maravilhosa – Contadora

Art. 2º A comissão ora instituída destina-se ao acompanhamento, análise e

supervisão técnica dos procedimentos, produtos e materiais a serem disponibilizados às unidades por meio da realização dos processos licitatório realizados em 2016, para eventual contratação de Obras e Serviços de Engenharia.

Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação. REGISTRE-SE, DIVULGUE-SE e CUMPRA-SE. Cuiabá/MT, aos onze dias do mês de janeiro do ano de dois mil e

dezesseis.

João da Confusão Pró-Reitor Administrativo


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ANEXO III – Check-List para Detecção de Fraudes e Conluios

INSTITUTO TECNOLÓGICO DO PANTANAL GERÊNCIA DE LICITAÇÃO

LICITAÇÃO Rev. 01

02/05/2016

CHECKLIST – FRAUDES EM LICITAÇÃO - JULGAMENTO

PROCESSO EXAMINADO

RESPONSÁVEL PELO EXAME Resposta desejada = Não em todos os quesitos.

Procedimentos S N N/A

01 Há coincidências nas propostas (erros, formatação, fontes, diagramação, sequência, etc)

02 Há proporção linear nos preços unitários das propostas

03 Há envelopes de licitantes com formato, carimbos postais ou outros elementos semelhantes

04 Há cópia de aspectos sem modelo no edital (validade, especificação, detalhes da proposta)

05 Há especificação coincidente e preço similar mesmo com projeto insuficiente ou impreciso

06 Há inconsistência no cadastro jurídico do licitante (consulta CNPJ e SINTEGRA na Internet)

07 Há incoerência na localização do licitante (inspeção física, Google Mapas)

08 O quadro de pessoal da licitante é incompatível com documentos (RAIS, CNIS, GFIPWeb)

09 Há vínculo entre licitantes (sócios, parentes, resp. técnico, telefone, endereço, procuração)

10 Há vínculo de licitante com servidor do órgão contratante (sociedade, parentesco, etc)

11 Há incoerência na data de constituição da empresa (ex: muito próxima do certame)

12 O ramo de atividade da licitante é incompatível com objeto

13 Se do ramo de Engenharia, licitante tem problemas no cadastro do CREA

14 Há proibição do licitante de participar (consulta CEIS, CNJ, Tribunais, Internet)

15 Há irregularidade em certidão da licitante (consultar autenticidade)

16 Há documentos dos licitantes emitidos em sequência (certidões, apólices, autenticações)

17 Há divergência de assinaturas quando comparadas com outros documentos

18 Há incoerência em datas de documentos (ex: emitidos ou autenticados depois da abertura)

19 Há irregularidade na autenticação de documentos (carimbos ou selos de cartório falsos)

20 Há inconsistência nos documentos contábeis (receitas, registros, operações incompatíveis)

21 Há indícios de ME/EPP irregular (enquadramento indevido, combinação com grande porte)

22 A garantia apresentada é inidônea (consulta SUSEP para seguro-garantia)

23 Há indícios de sócios-laranja (renda, instrução, moradia, estilo de vida incompatível)

24 Se Convite, convidados são de muito longe ou não são do ramo

25 Se Convite, tudo acontece no mesmo dia (fase interna e entrega dos convites)

26 Se Convite, há menos de três propostas válidas

27 Se Pregão, há indícios de atuação do tipo “coelho”

28 Se Carona, há indícios de preço, especificação ou condições incompatíveis

29 Há excesso de formalismo no julgamento de habilitação ou propostas

30 Há restrição de oportunidade de recursos

24

ANÁLISE DE LICITAÇÕES


25

GOVERNO FEDERAL

INSTITUTO TECNOLÓGICO DO PANTANAL - ITP/MT AUDITORIA INTERNA

Amostragem de Auditoria

A análise dos processos licitatórios realizados pelo IPT/MT em 2015 teve por objetivo avaliar a regularidade das contratações efetuadas.

Conforme registros do Sistema de Compras do ITP/MT, em 015 foram realizados os seguintes processos pela unidade auditada:

Licitações realizadas em 2015

Quantidade de Processos Recursos

Licitados (R$)

Amostra

avaliada

Recursos avaliados

(R$)

Qtde com

falha

Recursos com

falha

06 - Concorrências 8.456.908,00 02 6.780.985,00 02 6.780.985,00

06 - Tomada de Preços 9.890.765,00 02 5.800.920,00 02 5.800.920,00

22 - Pregões Eletrônicos 22.458.650,00 14 8.650.900,00 14 8.650.900,00

04 - Dispensas 8.960.980,00 02 2.408.505,00 02 2.408.505,00

02 - Inexigibilidade 250.560,00 - - - -

TOTAL 50.017.863,00 20 23.641.310,00 20 23.641.310,00

Fonte: Sistema de Compras do ITP/MT, 03 de maio de 2016.

Para avaliação pela AUDIN foram selecionados 20 (vinte) processos, totalizando R$ 23.641.310,00 (47,27% do total). Desses processos, 8 (oito) são compras, 8 (oito) contratações de serviços e 4 (quatro) licitações de obras. Esses processos foram selecionados com base em critérios de materialidade, relevância e criticidade, resultando em uma amostragem não probabilística.

Dessa forma, os resultados da análise da amostra dos processos licitatórios auditados estão demonstrados no Check-list e registro de inconformidades apresentados a seguir:

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CHECK-LIST. PROCESSO LICITATÓRIO. COMPRAS

UNIDADE EXAMINADA Instituto Tecnológico do Pantanal/MT

PROCESSO EXAMINADO Licitações de COMPRAS realizadas em 2015

Resposta esperada = NÃO em todos os quesitos.

Procedimentos S(%) N(%)

1. Projeto Básico/Termo de Referência

1.01 O objeto está definido de forma imprecisa, insuficiente 100

1.02. Há especificações que direcionam para fornecedor ou marca ou restringem a competição 100

1.03. O autor do projeto tem algum vínculo com licitante 100

1.04 Há fracionamento com fuga da modalidade adequada ou para dispensar 100

1.05 O objeto é divisível, mas não houve parcelamento e não há justificativa 100

1.06 A previsão orçamentária é inadequada 100

1.07 Os preços de referência foram estimados de forma inadequada 50 50

1.08 Deixou-se de adotar o pregão eletrônico e não há justificativa 100

1.09 As quantidades licitadas são incompatíveis com a demanda 75 25

2. Cláusulas do Edital

2.01 Veda-se apresentação de documentos via postal, fax, telegrama ou e-mail 75 25

2.02 Proíbe-se a participação de empresa em litígio judicial com o órgão comprador 100

2.03 Exige-se cadastro prévio irregular (prazo indevido em TP, obrigatório nas outras) 100

2.04 Exige-se alvará ou outra comprovação de localização do licitante em município específico 100

2.05 Exige-se quitação em vez de regularidade fiscal 100

2.06 Exige-se idoneidade financeira ou bancária 100

2.07 Exige-se garantia de proposta irregular (valor, prazo, forma, cumulativo com CS ou PL) 100

2.08 Exigem-se índices contábeis incomuns e sem justificativa 100

2.09 Exige-se saúde financeira exagerada (capital integralizado, acima do limite) 100

2.10 Exige-se certidão negativa de Corregedoria de Justiça 100

2.11 Exige-se certidão negativa de Protesto 100

2.12 Exige-se certificado de qualidade não obrigatório por lei (ABIC, ABNT, ISO) 100

2.13 Exige-se atestados indevidos (mínimo, máximo ou fixo, parcela irrelevante, subjetivo) 100

2.14 Exige-se carta de solidariedade ou compromisso do fabricante do produto 100

2.15 Exige-se amostra irregular (sem critérios ou subjetivo, como habilitação) 20 50

3. Publicidade

3.01 O acesso ao edital é restritivo (aquisição presencial, preço exorbitante, etc) 100

3.02 A publicação do aviso foi inadequada (tipo e abrangência, forma, data) 100

Data: 09/05/2016 Responsável pela análise: José Onça e Gilberto Tuiuiú

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CHECK-LIST. PROCESSO LICITATÓRIO. SERVIÇOS


PROCESSO EXAMINADO Licitações de SERVIÇOS realizadas em 2015


Procedimentos S(%) N(%)



1.02. Há especificações que direcionam a fornecedor ou restringem a competição 100





1.07 Os preços de referência foram estimados de forma inadequada 100

1.08 Deixou-se de adotar o pregão eletrônico e não há justificativa 100

1.09 As quantidades licitadas são incompatíveis com a demanda 100


2.01 Veda-se apresentação de documentos via postal, fax, telegrama ou e-mail 100

2.02 Proíbe-se a participação de empresa em litígio judicial com o órgão comprador 100


2.04 Exige-se alvará ou outra comprovação de localização em município específico 100


2.06 Exige-se idoneidade financeira ou bancária 75 25



2.09 Exige-se saúde financeira exagerada (capital integralizado, acima do limite) 100

2.10 Exige-se certidão negativa de Corregedoria de Justiça 100

2.11 Exige-se certidão negativa de Protesto 25 75

2.12 Exige-se responsável técnico do quadro permanente, restringindo a forma de vínculo 50 50

2.13 Exige-se atestado indevido (mínimo, máximo, fixo, parcela irrelevante, >50% do licitado) 100

2.14 Exige-se visita obrigatória irregular (desnecessária, data única, somente Resp. Técnico, etc) 100

2.15 Exige-se registro indevido em Conselho Profissional (CRA, por exemplo) 100

3. Publicidade

3.01 O acesso ao edital é restritivo (aquisição presencial, preço exorbitante, etc) 50 50



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CHECK-LIST. PROCESSO LICITATÓRIO. OBRAS


PROCESSO EXAMINADO Licitações de OBRAS realizadas em 2015


Procedimentos S% N%



1.02. Há especificações que direcionam a fornecedor ou restringem a competição 100





1.07 Os preços de referência foram estimados de forma inadequada 100


2.01 Veda-se apresentação de documentos via postal, fax, telegrama ou e-mail 100

2.02 Veda-se a participação de consórcios sem a devida motivação 100


2.04 Exige-se alvará ou outra comprovação de localização do licitante em município específico 100


2.06 Exige-se idoneidade financeira ou bancária 100



2.09 Exige-se saúde financeira exagerada (capital integralizado, valor acima do limite) 50 50

2.10 Exige-se posse, propriedade ou localização prévia de máquinas, equipamentos ou outros 100

2.11 Exige-se certidão negativa de Protesto 100

2.12 Exige-se responsável técnico do quadro permanente, restringindo a forma de vínculo 100

2.13 Exige-se atestado indevido (mínimo, máximo, fixo, parcela irrelevante, >50% do licitado) 50 50

2.14 Exige-se visita obrigatória irregular (desnecessária, data única, somente Resp. Técnico, etc) 100

2.15 Exige-se visto do CREA do local de execução da obra 100

2.16 Exige-se certificado de qualidade como requisito de habilitação 100

3. Publicidade

3.01 O acesso ao edital é restritivo (aquisição presencial, preço exorbitante, etc) 100



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GOVERNO FEDERAL


ANÁLISE DE PROCESSOS LICITATÓRIOS

REGISTRO DE INCONFORMIDADES

LICITAÇÕES DE COMPRAS – 2015 1. Preços de referência acima do mercado.

Em análise das licitações de compras, verificou-se que os preços registrados encontram-se superiores ao patamar aceitável, conforme demonstrado a seguir: Tabela 1: Preços Registrados x Preços referenciais levantados pela AUDIN

(*) Sobrepreço S(%) = Sobrepreço(R$)/Aceitável(R$) [Acórdão TCU 157/2009–P].

Verificou-se que em todos esses casos, a pesquisa de preços foi realizada com 3 (três) orçamentos obtidos junto a fornecedores, sem levar em conta outras fontes, sobretudo os critérios definidos na IN SLTI/MPOG nº 05/2014. Os preços estimados de maneira equivocada acabaram por fundamentar a aceitação de preços registrados acima do aceitável. A consequência dessa situação é o prejuízo potencial ao erário.

(A)

Nº (B) Produto

(C) PREÇO UNITÁRIO (D)

Qtde

(E) PREÇO A PAGAR (F)

Sobrepreço

(E1-E2) (C1)

Registrado

(C2)

Aceitável

(E1)

Registrado

(E2)

Aceitável

01 Ar condic 24.000

BTU/H, Split 4.230,80 3.567,18 294 1.243.855,20 1.048.750,92 195.104,28

02 Ar condic 36.000

BTU/H, Split 6.950,10 5.968,68 196 1.362.219,60 1.169.861,28 192.358,32

03 Mesa de desenho 690,00 550,00 1.400 966.000,00 770.000,00 196.000,00

04 Cadeira Escolar 345,00 265,00 3.760 1.297.200,00 996.400,00 300.800,00

05 Estação de

Trabalho 5.870,00 5.120,00 107 628.090,00 547.840,00 80.250,00

06 Placa controladora

vídeo 380,00 361,00 1.495 568.610,00 539.695,00 28.915,00

07 Poltrona escritório 945,00 672,00 757 715.365,00 508.704,00 206.610,00

08 Penetrômetro 101.300,00 93.500,00 5 506.500,00 467.500,00 39.000,00

09 Quadro branco 1.890,00 1.379,99 294 555.660,00 405.717,06 149.942,94

10 Cadeira fixa 438,00 250,00 1.593 697.734,00 398.250,00 299.484,00

TOTAL 8.541.233,80 6.852.718,26 1.688.515,54

Percentual

Sobrepreço 24,64% (*)

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2. Quantidades incompatíveis com a demanda Comparando quantidades registradas com as compras efetivamente liquidadas, verificam-se diferenças injustificáveis. Em 75% dos processos analisados, em média, a Ata de Registro de Preços equivale a 500% da demanda efetiva. 2. Vedação a recursos e impugnações por email ou fax O edital proibiu recursos ou contrarrazões por e-mail, fax ou outro meio eletrônico, em desacordo com entendimento do TCU. 3. Exigência de “quitação” em vez de “regularidade fiscal” O edital exigiu certificado de quitação de tributos federais, em vez certificado de regularidade fiscal, em desacordo com jurisprudência do TCU. 4. Exigência irregular de amostras

Em um dos processos foram exigidas amostras de todos os licitantes, mas o TCU permite somente do licitante provisoriamente classificado em primeiro lugar.

LICITAÇÕES DE SERVIÇOS – 2015 1. Impedimento de recursos e impugnações por email ou fax O edital proibiu recursos ou contrarrazões por e-mail, fac-símile ou outro meio eletrônico, em desacordo com entendimento do TCU. 2. Exigência indevida de declaração de idoneidade financeira Essa exigência é irregular, podendo caracterizar restrição ao caráter competitivo. 3. Exigência indevida de certidão negativa de protesto Essa exigência está em desacordo com entendimento do TCU. 4. Exigência indevida de comprovação de quadro permanente Foi exigida carteira de trabalho para comprovar vínculo do profissional com a licitante, sem permitir outros meios, em desacordo com a jurisprudência. 5. Prazo da licitação reduzido indevidamente Um Pregão foi publicado em 26/01/2015, prevendo abertura em 03/02/2015. A publicação ocorreu nos meios adequados, mas o prazo entre a publicação e a abertura foi de 06 dias úteis, quando deveria ser de 08 dias úteis.

LICITAÇÕES DE OBRAS – 2015

1. Qualificação econômico-financeira indevida Foi exigido capital social ou patrimônio líquido mínimo concomitantemente com a garantia para a participação no certame. O TCU não admite essa cumulação. 2. Foi exigido capital social mínimo integralizado Exigiu-se capital social integralizado de, no mínimo, 10% do valor total estimado da contratação. O TCU veda a exigência de que o capital seja “integralizado”. 3. Exigência de quantidade mínima de atestados Edital exigiu no mínimo dois atestados de capacidade técnica. O TCU não permite estabelecer quantidade mínima de atestados.

31

4. Exigência indevida de vistoria obrigatória Não foi justificada a opção por vistoria técnica obrigatória. O TCU entende que é suficiente uma declaração de pleno conhecimento das condições da obra. 5. Exigência de visto do CREA local Foi exigido visto do CREA de Mato Grosso para empresas nele não registradas. Mas o TCU entende que só pode ser exigido isso no início do exercício da atividade, que se dá com a contratação e não na fase de habilitação. 6. Cobrança indevida do edital Num dos certames foram cobrados R$ 800,00 para cópia do edital. Esse valor é muito superior ao custo efetivo de reprodução, limite legal dessa cobrança.

Cuiabá-MT, 17/05/2016 José Onça Gilberto Tuiuiú Auditor Público Interno Auditor Público Interno Coordenador Executor

Este relatório se destina apenas ao apoio técnico na avaliação dos controles internos da atividade de licitação, por isso sua elaboração simplificada. As situações apontadas foram ou serão objeto de tratamento específico da AUDIN em processos apartados.

32

ENTREVISTAS


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GOVERNO FEDERAL


EXTRATO DE ENTREVISTAS

Assunto: Processo de licitações, seus riscos e controles existentes

Entrevistados: Joana Capivara (Coordenadora de Licitações); Ivan Tucano (Presidente da CPL); Claudio Garça (Pregoeiro); João da Confusão (Pró-Reitor de Administração) e Charles do Pântano (Assessor Jurídico)

Data das Entrevistas: 16/05/2016. De 09:15hs a 12:20hs.

Local: Departamento de Compras

(a) Joana Capivara Assumiu a Gerência de Licitação em julho de 2007, sendo servidora efetiva aprovada em concurso público no cargo de Administradora. Afirma que não tem condições de corrigir, sozinha, todas as falhas da Gerência de Licitação. Alega carência de pessoal, falta de estrutura física e orçamento. Reconhece que existem problemas como atrasos nos processos licitatórios, alta quantidade de recursos e impugnações nos certames, contratação de empresas que posteriormente apresentam problemas na execução contratual, empresas terceirizadas que quebram e não pagam os trabalhadores, responsabilização de ITP/MT por encargos trabalhistas na esfera judicial, etc. Na visão da Gerente, os sistemas de controle hoje implantados ainda não estão perfeitos, mas já são bem melhores do que os existentes antes de sua gestão. Quando chegou, não havia qualquer padronização das atividades, as pesquisas de preços não eram autuadas no processo e devidamente arquivadas e os sistemas informatizados não eram confiáveis. Aos poucos, foi introduzindo esses elementos, principalmente a criação de um documento padrão explicitando a necessidade a ser atendida e a justificativa de escolha da solução; normatização do processo de pesquisa de preços; padronização de algumas especificações de produtos e serviços que são mais comuns; criação de um check-list para detecção de fraudes; planilha de controle de empresas penalizadas, etc. Já solicitou verbalmente, diversas vezes, a aquisição de um software de gestão de atas de registro de preços, que ela considera importante em razão da quantidade de atas de SRP que tem que gerenciar, mas há sempre a mesma limitação de recursos orçamentários. A entrevistada afirmou que está trabalhando na reestruturação da Gerência, com vistas a melhorar os controles internos atualmente existentes, inclusive contratando alguns cursos de capacitação para sua equipe nos últimos 2 (dois) anos, tais como licitações e contratos pelo RDC e regime tradicional e como evitar problemas no julgamento das licitações. Mas precisa de apoio da PROAD, sobretudo quanto a recursos materiais e humanos apropriados para trabalhar.

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(B) Ivan Tucano O servidor está no ITP/MT desde 2012, exercendo a função de presidente da CPL e é concursado no cargo de analista administrativo. Na sua opinião, a Gerência de Licitação tem muitos pontos críticos, a começar pela falta de servidores. Com apenas 2 (dois) efetivos fica muito difícil implementar as melhorias que a atividade requer. Em muitas licitações de compra de produtos, tem percebido qualidade ruim na entrega. Na opinião dele, o problema ocorre por falhas na especificação e falta de um técnico competente para conferir a proposta comercial e a mercadoria, para evitar “gato por lebre”. Outro ponto observado pelo servidor é que há muita demora na oficialização do processo, preparação, publicação, parecer jurídico. Já houve casos de abrir a licitação até 6 meses depois de cotado/estimado, resultando em preços irreais, o que pode inviabilizar a licitação, por ausência de interessados. Na sua opinião, o parecer jurídico demora demais, sendo apenas formal, sem análise aprofundada. Ivan tem percebido ainda certo desestímulo dos licitantes para participar de registro de preços, provavelmente por estimativas irreais de quantidade. Isso acaba iludindo o fornecedor, que tem custo elevado para participar e mesmo sendo vencedor, não vende o registrado, acarretando descrédito da modalidade. Diz ainda que há poucas oportunidades de capacitação para os servidores. Desde que entrou no setor em 2012 participou de apenas dois cursos, e mesmo assim, muito teóricos, não ensinaram nada na prática e pouco agregaram no trabalho. Já solicitou livros e revistas especializadas, mas nunca teve seu pedido atendido. (C) Cláudio Garça O servidor é concursado e entrou no ITP em 2014, sendo lotado na Gerência de Licitação desde sua posse, exercendo a função de pregoeiro. Tem presenciado diversos problemas: impugnações aos editais e muitos recursos, pesquisas de preço incoerentes, contratadas que dão muitos problemas na execução contratual, entre outros. Embora exista um checklist para detecção de fraudes, afirma que não tem utilizado, pois além de difícil aplicação, acaba sem tempo suficiente para executar todas as rotinas previstas no documento, pois os processos licitatórios são feitos sempre em cima da hora, sem muito planejamento. Informa que nunca foi convidado a participar de nenhum projeto de padronização de procedimentos, elaboração de normativos, check-list, etc. Alega também que a IN nº 05/2014 de pesquisa de preços não é aplicada. Nos pregões de 2015 utilizaram apenas 3 orçamentos de fornecedores, pois essa sempre foi a cultura no ITP/MT. Informa ainda o processo de padronização de especificações não foi levado adiante, pois os setores não consideram as especificações na hora de formular a demanda. Muitos editais informam especificações diferentes do catálogo do ITP/MT. Isso gera especificações técnicas erradas, prejudicando o trabalho do pregoeiro, que não tem entendimento técnico para avaliar a proposta do licitante. Apenas nas licitações de obras é designada uma equipe técnica de apoio à CPL. Entende que parte desses problemas poderia ser minimizada se houvesse uma efetiva atuação da Assessoria Jurídica. Além disso, os processos são demorados, chegando a ficar mais de 1 (um) mês só para emissão do parecer jurídico.

35

(D) João da Confusão João é servidor concursado e Pró-Reitor de Administração do Instituto Tecnológico do Pantanal desde fevereiro de 2013. Tem constatado diversos problemas nas licitações do ITP/MT e considera acertada a decisão de começar a avaliar os controles internos da atividade de licitação. Na sua opinião, os processos de licitação são trabalhosos, demorados e com custo excessivamente elevado. Para isso, entende que deveria reduzir o número de processos de aquisição, diminuindo o esforço e o custo operacional, concentrando contratações semelhantes de outros órgãos federais em um só processo, por meio de uma política de compras conjuntas. O Pró-Reitor entende também que os diversos problemas existentes na atividade de licitação decorrem de falta de aproveitamento do conhecimento produzido pela Administração. Não existem, por exemplo, modelos padronizados de editais, atas de registro de preços, contratos, listas de verificação de conformidade do processo licitatório; banco de preços; padronização de descrição de produtos adquiridos com mais frequência. João também avalia que não há incentivo para realizar boas compras no Instituto. São raras as penalidades aplicadas por não cumprimento de condições contratuais e na maioria das vezes, a identificação de práticas prejudiciais ao ITP/MT não são utilizadas como informação em outros processos de aquisição. Admite que a Gerência de Licitação merece ser mais bem valorizada. Sabe que os recursos do setor ainda precisam melhorar e por isso tem promovido frequentes defesas da área junto às instâncias superiores para sensibilizá-las. Faz tudo que está ao seu alcance para fortalecer os controles dessa atividade e confia muito na competência e profissionalismo dos servidores que ali atuam. Disse que já presenciou conflitos entre as áreas demandantes e a Gerência de Licitações, principalmente sobre os prazos e qualidade dos bens adquiridos. (e) Charles do Pântano No ITP/MT desde julho/2015, Charles é Procurador Federal. Atua em praticamente todas as áreas da gestão, inclusive licitação, emitindo opinião e aprovando minutas de editais de licitação, contratos, acordos, convênios ou ajustes firmados. É o único Procurador do Instituto. Afirma que por esse motivo, mesmo trabalhando muito, os pareceres normalmente são demorados. Embora tenha pouco tempo no ITP/MT, já constatou que existem muitos problemas na atividade de licitação, tais como aquisição de produtos de qualidade e desempenho inadequados, recursos contra supostas cláusulas restritivas, especificações restritivas impugnadas pelos licitantes, julgamento negligente ou deficiente do pregoeiro ou CPL, etc. Porém, como ele apenas emite pareceres sobre atos administrativos, não praticando diretamente atos de gestão de recursos públicos, entende que não pode ser responsabilizado, visto que os pareceres são apenas opinativos, cabendo ao gestor decidir pela prática ou não do ato.

Gilberto Tuiuiú Auditor Interno

36

QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO DE

CONTROLES INTERNOS (QACI)


37

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO


AUDITORIA INTERNA

LICITAÇÃO

Rev.

29/04/2016

QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS (QACI) – LICITAÇÃO

Escala de Eficácia do Controle

Situação do Controle

0 - Inexistente Ausência completa do controle

1 - Fraco Em desenvolvimento; informal; sem disseminação; sem aplicação efetiva; quase sempre falha

2 - Mediano Formalizado, conhecido, adotado na prática, funciona na maior parte das vezes; pode ser aprimorado

3 - Forte Mitiga o risco em todos os aspectos relevantes; sem falhas detectadas; pode ser enquadrado num nível de “melhor prática”

#CONTROLE DESCRIÇÃO DO CONTROLE EFICÁCIA

CT#01.01 Principais atividades estão apoiadas por manuais de normas e procedimentos que as formalizam e detalham

CT#02.01 A organização normatizou os critérios para realização de pesquisa de preços

CT#03.01 São utilizados editais-padrão nas licitações

CT#04.01 É designada equipe técnica para auxiliar análise de habilitação e propostas em objetos complexos (Obras e TI)

CT#05.01 Adotam-se rotinas para prevenção de fraudes e conluios

Para definição do Nível de Maturidade dos Controles Internos, adota-se a escala utilizada pelo TCU no Acórdão nº 568/2014–Plenário:

Nível Pontuação Definição

Inicial 0% a 20% Formalização precária; documentação indisponível; ausência de

comunicação sobre os controles.

Básico 20,1% a 40% Controles em sua maioria informais; pouco treinamento e baixa

comunicação sobre controles.

Intermediário 40,1% a 70% Há princípios e padrões documentados sobre controles internos.

Aprimorado 70,1% a 90% Controles obedecem aos princípios estabelecidos; há supervisão e

aprimoramento regulares.

Avançado 90,1% a 100% Controles avançados; princípios e processos de controles internos estão

integrados aos processos de gestão da organização.

Unidade Pontuação Grau de Maturidade

ITP/MT - Licitação ___/15

38

ORDEM DE SERVIÇO PROCEDIMENTO DE AUDITORIA

ANEXO - 01

39

GOVERNO FEDERAL


PROCEDIMENTO DE AUDITORIA

AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS – LICITAÇÕES

I – OBJETIVOS E QUESTÕES DE AUDITORIA

O objetivo desta ação de controle consiste em avaliar a a qualidade e suficiência dos controles internos administrativos em nível de atividade instituídos pela Entidade, relacionados à atividade de licitação.

Para isso, foram definidas as seguintes questões de auditoria:

a) As atividades de controle desenhadas para mitigar os riscos identificados na gestão das licitações estão adequadas?

b) As atividades de controle nos processos de licitações estão sendo efetivas?

II – CONCEITOS

a) Atividades de Controle: trata das ações que permitem a redução ou administração dos riscos identificados, desde que executadas tempestivamente e de maneira adequada. São as políticas e procedimentos que ajudam a assegurar que as diretrizes da administração estejam sendo seguidas.

b) Avaliação de Risco: trata da identificação e análise dos riscos relevantes para o alcance dos objetivos da entidade.

c) Restrição à competitividade: conjunto de atos e/ou exigências de ordem técnica e/ou econômica que não se fundamentam em razões que visam ao bem do interesse público, nem tampouco guardam coerência com o objeto, sendo entendidas como ilegais. III – BASE NORMATIVA

a) Lei nº 8.666/93: Lei de Licitações

b) Lei nº 10.520/02: Lei do Pregão.

c) Lei Complementar nº 123/06: Estatuto da Micro e Pequena Empresa

d) Decreto 3.555/00: Regulamento do Pregão

e) Decreto nº 5.450/05: Regulamento do Pregão Eletrônico

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IV – OPERACIONALIZAÇÃO

A – LEVANTAMENTO DE DOCUMENTAÇÃO

1. Solicitar formalmente (por meio de S.A.) os documentos e informações:

1 – Avaliação do Sistema de Controle Interno

1.1 – Licitação: a) Manuais, Procedimento Operacional Padrão, Normativos Internos referentes à execução das atividades de licitação;

b) Organograma, Lotacionograma e regimento interno/instrumentos normativos estabelecendo competências, atribuições e responsabilidades da unidade responsável pelas licitações;

c) Formulário ou outro documento padronizado de requisição e detalhamento da demanda de contratação ou aquisição;

d) Documento que evidencie a padronização das especificações mais comuns, se houver;

e) Normativo interno de pesquisa de preços, se houver;

f) Editais-padrão aprovados pela Assessoria Jurídica, se houver;

g) Ato de designação de equipe técnica para auxiliar a CPL ou pregoeiro na análise de licitações mais complexas (Obras, TI, medicamentos, etc), se houver;

h) Check-list para detecção de fraudes e conluios; manuais ou normativos internos relacionados com o tema, se houver;

i) Normativo do processo administrativo para aplicação de penalidades por conduta irregular em processos licitatórios, se houver; e

j) Manuais, normativos, portarias evidenciando a segregação de funções na atividade de licitações.

B – VERIFICAÇÃO DAS CONFORMIDADES As técnicas mais utilizadas em avaliações de controles internos são entrevista, observação direta e exame documental. Por conseguinte, os instrumentos para aplicá-las são: Questionário de Avaliação de Controles Internos (QACI), Extrato de Entrevistas, Roteiros de Verificação e Procedimentos para Exames Documentais. Sem prejuízo de outras técnicas, recomenda-se o QACI, Check-list de licitação, extrato de entrevista, produzidos para orientar o desenvolvimento dos trabalhos e servir de papéis de trabalho, os quais se encontram disponíveis à equipe de auditoria. B.1 – APLICAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE AVALIAÇÃO De posse dos documentos disponibilizados pelos gestores, em atendimento à Solicitação de Auditoria encaminhada previamente, e após entrevista com servidores responsáveis pelo processo (utilizando o QACI como roteiro), com objetivo de conhecer as rotinas e controles internos existentes na área de licitação, a equipe deverá aplicar os teste de auditoria para avaliar a qualidade desses controles instituídos, especialmente quanto a sua existência, adequação e eficácia operacional.

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Os procedimentos constantes da segunda coluna da tabela a seguir têm por objetivo auxiliar a equipe na análise dos controles, mas não possuem caráter exaustivo; ou seja, caso a equipe deseje realizar outras verificações, deve fazê-lo, atentando para o objetivo dos trabalhos. Após definição dos processos a serem avaliados (amostra), a equipe deverá aplicar o Check-list de Licitação para verificação de sua regularidade. Os demais itens serão confirmados por exame documental, check-list e entrevista com os gestores, conforme procedimentos demonstrados a seguir:

AVALIAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS – LICITAÇÃO

1 – CT#01.01 - Manuais de Normas e procedimentos

1. Existência (Subsídio para responder “0”)

1.1 - Examinar se existem políticas e procedimentos (manuais, normas, instruções operacionais) formalmente estabelecidos com objetivo de mitigar os riscos da atividade de licitação.

2. Adequação (Subsídio para responder “1” e “2”)

2.1 – Avaliar se o conteúdo dos manuais e normas está atualizado e se abrange ações a serem adotadas, itens a serem verificados, prazos e responsáveis para aplicar, revisar e supervisionar;

2.2 - Analisar se os manuais, normas ou instruções operacionais são comunicados e estão disponíveis a todos na organização (intranet, internet, videoconferências, workshops, portarias, e-mails, etc);

2.3 - Verificar se existe estratégia para assegurar compreensão uniforme dos conceitos e da terminologia utilizada nos manuais.

3. Efetividade (Subsídio para responder “3”)

3.1 – Examinar se os manuais têm contribuído para a regularidade e segurança dos processos licitatórios.

Obs.: Confrontar a situação encontrada com os achados da Análise de Licitações (Check-list e Relatório)

2 – CT#02.01 - Pesquisa de preços normatizada


1.1 - Examinar se há norma para elaboração de pesquisas de preços, de modo a orientar as equipes de planejamento da contratação.


2.1 – Avaliar se o conteúdo do normativo abrange as assuntos como princípios, conceitos, responsabilidades, especificação do objeto, pesquisa de preços preliminar, classificação de prioridades, fontes de referência, tratamento dos dados, formalização processual, prazo de realização, validade, etc.

2.2 - Analisar se o normativo foi comunicado e está disponível a todos na organização (intranet, internet, videoconferências, workshops, portarias, e-mails, etc);

2.3 - Verificar se existe uma estratégia para assegurar compreensão uniforme, na organização, dos conceitos e da terminologia utilizada.

2.4 – Avaliar se houve capacitação dos servidores envolvidos no processo de elaboração de pesquisas de preços na entidade.


3.1 – Analisar se no período de vigência do normativo houve redução do prazo para elaboração de preços de referência;

3.2 – Verificar se no período de vigência houve ocorrência de sobrepreço, superfaturamento, jogo de planilha, etc.

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AVALIAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS – LICITAÇÃO

3 – CT#03.01 - Editais-padrão


1.1 - Examinar se foram padronizados os editais de licitação, dispensa e inexigibilidade utilizados nas licitações.


2.1 – Avaliar se o edital padronizado contém elementos mínimos necessários ao cumprimento das normas aplicáveis ao processo de seleção e contratação das empresas;

2.2 - Analisar se o edital padronizado é complementado com modelos de check-list, atas de registro de preços e contratos de aquisição;

2.3 – Analisar se foi promovida, mediante orientação normativa, a obrigatoriedade da utilização do edital-padrão e check-list, as quais devem ser acostadas aos autos dos processos licitatórios.


3.1 – Analisar se a partir da utilização de editais-padronizados tem reduzido o tempo médio de realização do certame; redução de recursos e impugnações ao edital; etc.

4 – CT#04.01 - Equipe técnica de apoio


1.1 - Examinar há designação formal (portaria ou outro meio) de equipe técnica para auxiliar a CPL ou pregoeiro em licitações de objeto mais complexos, tais como “obras” e “TI”.


2.1 – Avaliar se a equipe técnica dispõe de estrutura, qualificação, capacitação e tempo suficiente para atuar efetivamente nos certames realizados pela entidade.


3.1 – Analisar se a equipe técnica tem contribuído para a regularidade e eficiência dos processos licitatórios.

5 – CT#05.01 - Prevenção de fraudes e

conluios

1. Existência (Subsídio para responder os itens 0)

1.1 - Examinar se a Entidade dispõe de instrumentos (check-list; procedimentos operacionais; normativos, etc) para detecção de fraudes e conluio.

2. Adequação (Subsídio para responder o item 1 e 2)

2.1 - Avaliar se o conteúdo dos instrumentos abrange as ações a serem adotadas, os itens a serem verificados, bem como os prazos e responsáveis para aplicar, revisar e supervisionar essas ações;

2.2 - Analisar se os manuais, normas ou instruções operacionais são comunicados e estão disponíveis a todos na organização. (intranet, internet, videoconferências, workshops, portarias, e-mails, etc);

2.3 – Verificar se houve capacitação dos servidores envolvidos na licitação em técnicas de detecção de fraudes em licitação;

2.4 - Analisar se foi promovida, mediante orientação normativa, a obrigatoriedade da utilização dos instrumentos desenvolvidos, os quais devem ser acostados aos autos dos processos licitatórios.

3. Efetividade (Subsídio para responder o item 3)

3.1 – A partir de relatórios e/ou documentos equivalentes, examinar se os instrumentos têm contribuído para a regularidade e eficiência dos processos licitatórios.

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Com base nas informações levantadas e conclusões obtidas após aplicação dos testes de auditoria, avaliar o grau de eficácia dos controles adotados pela entidade para garantir a regularidade dos processos licitatórios.

Para cada item examinado, a equipe deverá utilizar como referência os critérios presentes no QACI desenvolvidos para pontuação dos testes de controle, os quais deverão ser preenchidos somente no final dos trabalhos de avaliação. V – RELATORIA (DESENVOLVIMENTO DOS ACHADOS)

As Normas de Auditoria da IN SFC 01/2001 (Seção IV, Item 2) estabelecem os requisitos de qualidade na redação do relatório: objetividade, convicção, clareza, integridade, oportunidade, coerência, apresentação e conclusivo. Além desses requisitos legais, para que o Relatório de Auditoria produza a máxima efetividade, é conveniente que contenha as seguintes informações: a) indicar as normas que regulam a atividade auditada;

b) identificar se há dados que conduzam à razoável constatação de que as não conformidades identificadas possam se fazer presentes em período ou em objeto diverso do auditado;

c) incluir no próprio corpo do relatório imagens acerca dos eventos (fotos de vistorias, de visitas técnicas, imagens digitalizadas de documentos, trechos de depoimentos, etc);

d) quantificar os valores objeto de irregularidades.

Data da Emissão: 29/04/2016

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