Matilde Vieira -- 360 – Documentação Comercial

Trabalho elaborado por:

1. Luís Aniceto2. Angelina Rodrigues3. Célia Sancheira4. Ana Rodrigues

08/01/2010

Índice

Pág:

I – Introdução ---------------------------------------------------------------------------------------------- 3

II:

1– Constituição da Empresa --------------------------------------------------------------------------- 4

1.1– Tipologia ---------------------------------------------------------------------------------------------- 5

1.2- Documentação necessária para constituir uma sociedade ------------------------------- 7

2- Organização da documentação comercial -----------------------------------------------------10

2.1- Identificação dos documentos comerciais ---------------------------------------------------11

3- Formas de pagamento ----------------------------------------------------------------------------- 13

3.1- Dinheiro / cartão de débito / crédito / letras / livranças / cheques ------------------ 15

III- Conclusão --------------------------------------------------------------------------------------------- 16

IV- Bibliografia ------------------------------------------------------------------------------------------- 17

V- Anexos (Legislação de Suporte e documentos) ---------------------------------------------- 18

Introdução

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A realização deste trabalho foi elaborada a pedido da formadora Matilde Vieira, no âmbito dos módulos 359 – Sistema de Organização Comercial, Princípios Fundamentais, 360 – Documentação Comercial, de forma a aplicarmos todos os conhecimentos obtidos nas sessões por ela efectuadas.

Este portefólio está estruturado pelos seguintes pontos:

1– Constituição da Empresa

1.1– Tipologia

1.2- Documentação necessária para construção da sociedade

2- Organização da documentação comercial

2.1- Identificação dos documentos comerciais

2.2- Apresentar os documentos comerciais (remetidos para anexo)

3- Formas de pagamento

3.1- Dinheiro / cartão de débito / crédito / letras / livranças / cheques

A metodologia deste trabalho foi efectuada a partir de pesquisas de informação cedida pela formadora, apoio de internet e por divisão de tarefas entre os membros do grupo que constituem este trabalho.

Constituição da Empresa

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A nossa empresa e constituída por uma sociedade anónima, com os seguintes sócios: Luís Aniceto, Angelina Rodrigues, Célia Sancheira, Ana Rodrigues e Matilde Vieira. Com a actividade de distribuição de alimentos e bens alimentares, que se centraliza com base em produtos naturais e nacionais para uma alimentação / estilo de vida mais saudável. Esta empresa intitula-se “Alimentação e Bem-Estar, S.A.”, localizada na zona industrial ed. Nº1 de Caldas da Rainha, com o NIF nº: 542 451 321 e capital social de 20.000€.

Logótipo da empresa

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Tipologia

Existem dois tipos de sociedades: Individual e colectiva. Do tipo Individual existem três subtipos:

Empresário em Nome Individual (ENI): trata-se de uma empresa que é titulada apenas por um só indivíduo ou pessoa singular, que afecta bens próprios à exploração do seu negócio.

Estabelecimento Individual de Responsabilidade Limitada (EIRL): este tipo de empresa permite ao empresário individual, afectar apenas uma parte do seu património a eventuais dívidas da empresa. Este tipo de empresa caiu em desuso coma criação das sociedades unipessoais.

Sociedade Unipessoal por Quotas (SUQ): utiliza-se quando uma pessoa, singular ou colectiva, é a titular da totalidade do capital da empresa.

Empresas colectivas existem quatro:

Sociedade em Nome Colectivo (SNC): os sócios respondem de uma forma ilimitada e subsidiária perante a empresa e solidariamente, entre si, perante os credores. O número mínimo de sócios é de dois e podem ser admitidos sócios de indústria.

Sociedade em Comandita (SC): são de responsabilidades mistas pois reúnem sócios cuja responsabilidade é limitada (comanditários) que contribuem com o capital, e sócios de responsabilidade ilimitada e solidária entre si (comanditados) que contribuem com bens ou serviços e assumem a gestão e a direcção efectiva da sociedade.

Sociedade por Quotas (SQ): exigem um mínimo de dois sócios, a lei não admite sócios de indústria (que entrem com o seu trabalho). A responsabilidade dos sócios têm uma dupla característica é limitada e solidária. Sobre as dívidas da sociedade apenas responde o património da empresa e não o dos sócios.

Sociedades Anónimas (SA) : são sociedades de responsabilidade limitada no rigoroso sentido do conceito, porquanto os sócios limitam a sua responsabilidade ao valor das acções por si subscritas. No entanto, uma sociedade anónima pode ter um único sócio, desde que seja uma sociedade e não um indivíduo.

Optámos por uma Sociedade Anónima por existir uma maior facilidade na transmissão dos títulos representativos da sociedade, seja por subscrição privada ou pública. A responsabilidade dos sócios está confinada ao valor da sua participação, não respondendo de forma solidária com os sócios pelas dívidas da sociedade. A obtenção

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de montantes de capital mais elevados é mais fácil, seja pela via da emissão e venda de novas acções da empresa ou através de financiamento bancário.

Cujo as desvantagens têm regra geral, uma maior diluição do controlo sobre a empresa. Existem regras para a protecção dos accionistas minoritários, que podem bloquear decisões importantes, como fusões e aquisições de empresas. É uma forma de organização mais dispendiosa, pois requer procedimentos burocráticos mais complexos ao nível da sua constituição e dissolução. Se for cotada num mercado de capitais, a empresa está sujeita a uma fiscalização muito mais apertada por parte das entidades reguladoras (em Portugal, a Comissão do Mercado de Valores Mobiliários - CMVM) e do próprio mercado em geral.

A recomendação da Sociedade Anónima é, sobretudo, indicada para empresas com volumes de negócios de alguma dimensão que precisam de garantir financiamentos (seja através do crédito bancário, seja da entrada de novos accionistas) de alguma envergadura para crescer.

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Documentação necessária para constituir uma sociedade

Dirigir-se a um Centro de Formalidades de Empresas e seguir as seguintes fases:

1. Pedido do Certificado de Admissibilidade de firma ou denominação de pessoa colectiva e do Cartão Provisório de Identificação de Pessoa Colectiva. Entidade competente no CFE: Gabinete do RNPC – Registo Nacional de Pessoas Colectivas.

Documentos necessários:· Impresso Modelo 1 em duplicado (Remetido para anexo);· Impresso Modelo 2 (Remetido para anexo);· Guia de depósito dos respectivos emolumentos;. Certificado de admissibilidade;. Cartão provisório;

Prazo de validade do certificado: 180 dias para efeitos de registo: válido por 1 ano após a celebração da escritura.(O certificado e o cartão devem ser requeridos por um dos futuros sócios, no requerimento devem indicar-se, por ordem de preferência, três propostas diferentes para a denominação da sociedade, não podendo estas ser idênticas ou confundíveis com outras já registadas. Deverá, também, ser indicado o objecto social e o conselho onde vai ficar sediada a sociedade.)

2. Marcação da Escritura Pública, Entidade competente no CFE: Cartório Notarial.

Documentos necessários:· Certificado de Admissibilidade da firma;. Cartão Provisório de Identificação de Pessoa Colectiva;· Fotocópia dos documentos de identificação dos outorgantes (pessoas singulares: B.I. e N.I.F.- pessoas colectivas: Certidão da Conservatória do Registo Comercial, Cartão Pessoa Colectiva, Escritura Pública inicial, B.I. e cartão de contribuinte de quem obriga ou representa a sociedade);· Relatório do Revisor Oficial de Contas para as entradas em bens diferentes de dinheiro;· Documento comprovativo do pagamento da sisa, quando há entradas em bens imóveis para a realização do capital social, salvo se estiver isento;

3. Celebração da Escritura Pública - Entidade competente no CFE: Cartório Notarial ou via Centro de Formalidades do IAPMEI

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Documentos necessários:. Identificação dos outorgantes (pessoas singulares: B.I. e N.I.F);. Comprovativo do depósito do capital social, realizado em dinheiro a favor da sociedade (não é exigido para uma sociedade em nome colectivo);

4. Declaração de Início de Actividade - Entidade competente no CFE: Gabinete da DGCI (Direcção Geral dos Impostos)

Documentos necessários:· Modelo 1698 INCM - em triplicado, com os dados relativos ao técnico oficial de contas, devidamente certificado;

· Cartão Provisório de Identificação de Pessoa Colectiva;

· Fotocópia da escritura pública;· Fotocópia do B.I. e dos N.I.F. dos sócios e dos técnicos de contas;

Prazo: Antes do início da actividade, ou no prazo de 90 dias a contar da inscrição no RNPC (data da emissão do cartão provisório).

5. Requisição do Registo Comercial, Publicação e Inscrição no RNPC (Cartão definitivo de pessoa colectiva)

Gabinete de Apoio ao Registo Comercial. Este Gabinete encarregar-se-á de enviar toda a documentação à Conservatória do Registo Comercial competente (da área da sede da sociedade). Tem efeitos constitutivos porque a sociedade só passa a existir juridicamente a partir daqui. Este e o momento em que a sociedade adquire personalidade jurídica. Documentos necessários:· Escritura Pública da constituição da sociedade;. Certificado de Admissibilidade da Firma;· Declaração de Início de Actividade;

Publicação:· Diário da República: sociedades por quotas, anónimas ou comandita por acções;· Jornal da localidade da sede ou da respectiva região: sociedades por quotas ou anónimas (opcional);

No Gabinete de Apoio ao Registo Comercial serão cobradas as quantias destinadas às publicações obrigatórias, que posteriormente serão remetidas, com o preparo, à Conservatória competente, que promoverá a publicação. A requisição do registo deve

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ser efectuada por um sócio, por um gerente da sociedade ou por representante legal. Vai efectuar três pagamentos distintos (Conservatória Registo Comercial, RNPC e INCM), que devem ser realizados através de 3 cheques diferentes.

Prazo: 90 dias após a celebração da escritura pública.

6. Inscrição na Segurança Social ou via IAPME (Centro Regional da Segurança Social)

Inscrição da empresa, trabalhadores, administradores, directores ou gerentes, na segurança social.

Documentos necessários:· Boletim de Identificação do Contribuinte;· Escritura Pública de constituição da sociedade;· Cartão de identificação de Pessoa Colectiva;· Acta da nomeação dos membros dos órgãos estatutários e sua situação quanto à forma de remuneração;· Fotocópia do cartão de contribuinte dos membros dos órgãos estatutários da sociedade;· Documento fiscal de início de actividade;

Prazo: A inscrição na Segurança Social deverá ser efectuada no prazo de 30 dias, a contar da data do início da actividade.

7. Pedido de inscrição no Cadastro Comercial ou Industrial Entidade competente:

Deverá dirigir-se à Direcção Geral do Comércio e Concorrência, ou à Delegação Regional do Ministério da Economia da área do estabelecimento.

Documentos necessários:· Impresso da Direcção Geral do Comércio e Concorrência, em duplicado ou Impresso da Delegação Regional do Ministério da Economia, em duplicado - Modelo nº 387 INCM;

Prazo: A inscrição no Cadastro Comercial ou Industrial deverá ser efectuada no prazo de 30 dias a contar da abertura do estabelecimento comercial ou do início da laboração.

Organização de documentação comercial

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A organização de documentação comercial requer um sistema de documentos comerciais bem delineados e classificá-los previamente, estabelecendo relações entre eles. Em forma de esquema, podemos considerar:

Identificação dos Documentos Comerciais

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Factura: É a descrição de uma dívida e uma indicação do que deve pagar. Permite controlar, antes do pagamento, se o montante reclamado é exacto e justificado, nomeadamente se corresponde ao orçamento anteriormente estabelecido, se a taxa do IVA aplicada é a correcta, etc. Pode igualmente ser uma prova de compra para o consumidor na hipótese de não se terem efectuado nem um orçamento, nem uma nota de encomenda.

Por conseguinte, Não deve pagar certos bens ou serviços importantes sem a apresentação de uma factura! Em caso de processo o consumidor não disporá de nenhuma prova da compra se não apresentar a factura.

Deve guardar as suas facturas até expirarem por prescrição da obrigação de pagamento, isto é deve guardá-las até ao final do prazo em que o vendedor lhe possa exigir o pagamento. As facturas cuja emissão é por princípio obrigatória devem ser conservadas por um prazo de tempo variável dependente do fim a que se destinam. Por exemplo em termos fiscais deve guardá-las por 8 anos, mas se for para efeito de uma garantia e assim comprovar a compra de um bem móvel só necessita de a guardar por 2 anos.

Há casos em que o vendedor e o consumidor acordam entre si que o vendedor não passa a factura de uma dada transacção, nomeadamente para evitar o pagamento do IVA. Sabendo que isso é ilegal.

Recibo: os titulares dos rendimentos da categoria B são obrigados a passar recibo, em impresso de modelo oficial, de todas as importâncias recebidas dos seus clientes, pelas prestações de serviços, ainda que a título de provisão, adiantamento ou reembolso de despesas, bem como dos rendimentos indicados; ou a emitir factura ou documento equivalente por cada transmissão de bens, prestação de serviços ou outras operações efectuadas, e a emitir documento de quitação de todas as importâncias recebidas.

Guia de remessa: a guia de remessa é um documento juridicamente vinculativo que indica que ocorreu o envio de mercadoria ou a prestação de serviços. Sem este documento, as mercadorias só podem ser entregues se já tiver sido criada uma factura. Ao criar uma guia de remessa, também é lançada a saída de mercadorias correspondente. As mercadorias saem do armazém e são lançadas as alterações de stock relevantes. Quando o stock se altera, também se alteram os valores no sistema contabilístico (apenas quando se trabalha com inventário permanente).

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Debit notes are documents that provide a debtor with information regarding an outstanding debt.

Notas de débito: são documentos que fornecem um devedor com informações relativas a uma dívida pendente. A nota de débito emitida pelo credor ou credores, serve como uma qualquer notificação de uma dívida que será facturada em breve. A debit note is issued by the or and serves as either notification of a debt that will be invoiced shortly or a reminder of a debt that was previously invoiced and is currently outstanding.Quando uma factura é também uma notificação oficial de uma dívida, não é considerada uma nota de débito.

A nota de débito,The typical debit note is in the form of a letter or some type of document format that is implemented by the company to serve as a reminder. é uma forma de uma carta ou algum tipo de formato de documento. Que é implementado pela empresa para servir como um lembrete. Collection letters that are sent out when an invoice is not paid within terms often use a simple “reminder” letter format that calls attention to the fact that the amount owed has not been paid. Cartas de cobrança que são enviadas para fora quando a factura não seja paga no prazo de termos frequentes, usam um lembrete simples formato de carta que chama a atenção para o facto de que o montante em dívida não foi pago. As time goes on and the balance remains unpaid, the verbiage of the debit note may shift from a friendly reminder to a demand for payment. Conforme o tempo passa e o saldo continua por pagar, o palavreado da nota de débito pode passar de um lembrete a um pedido de pagamento.

Some companies choose to make use of a format for the debit note that is not a letter.Algumas empresas optam por fazer uso de um formato para a nota de débito que não é uma carta. Instead, the debit note may take the form of a postcard or a payment slip that is very similar to an invoice. Em vez disso, a nota de débito pode assumir a forma de um cartão ou um talão de pagamento que é muito semelhante a uma factura. Packing slips that include a schedule of charges for goods delivered are one example of a debit note that is not a letter format, but does include information about how much the buyer owes to the seller. Deslizamentos de embalagem que inclui uma tabela de taxas para as mercadorias entregues são um exemplo de uma nota de débito que não é um formato de carta, mas não inclui informações sobre o quanto o comprador deve ao vendedor.

Nota de Crédito: é um documento comercial emitido por um vendedor a um comprador. Ela indica quantidades, preços e formas de pagamento entre outros, acordados entre vendedor e o comprador para produtos e/ou serviço, cujo comprador não pagou, não recebeu, ou devolveu.

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A Nota de Crédito pode também ser emitida no caso de mercadorias danificadas, erros ou reajustes. Uma Nota de Crédito pode reduzir ou eliminar o montante que o comprador tem de pagar ao vendedor. A Nota de Crédito geralmente contém: código, data, endereço de facturação, endereço de entrega, condições de pagamento, lista de produtos com preços e quantidades.

Nota de Encomenda: é um pedido de mercadoria a um fornecedor ou fabricante (que mercadoria, objecto ou serviço encomendado).

Os documentos escolhidos para a nossa empresa, foram remetidos para anexo.

Formas de pagamento possíveis

Cheque: é uma ordem de pagamento à vista. Pode ser recebido directamente na agência em que o emitente mantém conta ou depositado em outra agência, para ser compensado e creditado na conta do correntista. Ao emiti-lo, lembre-se que ele poderá ser descontado imediatamente.

Traçado, tanto o cheque ao portador quanto o nominal podem ser cruzados, com a colocação de dois traços paralelos, em sentido diagonal, na frente do documento. Nesse caso, só será pago através de depósito em conta corrente.Administrativo - é o cheque emitido pelo próprio banco. Pode ser comprado pelo cliente em qualquer agência bancária. O banco emite-o em nome de quem o cliente efectuará o pagamento.

Livrança: uma livrança é um título de crédito no qual, à semelhança da letra, uma entidade promete pagar a outra uma determinada quantia num prazo estipulado. A diferença reside em que a letra encerra uma ordem de pagamento emitida pelo credor, enquanto a livrança é uma promessa de pagamento emitida pelo devedor, a favor do banco. O subscritor de uma livrança é responsável da mesma forma que o aceitante de uma letra.

Dinheiro: é o meio usado na troca de bens, na forma de moedas ou notas, usado na compra de bens, serviços, força de trabalho, divisas estrangeiras ou nas demais transacções financeiras, emitido e controlado pelo governo de cada país, que é o único que tem essa atribuição. É também a unidade contável. Seu uso pode ser implícito ou explícito, livre ou por coerção.

Cartão de débito: ou cartão pré-pago é uma forma de pagamento electrónico que permite a dedução do valor de uma compra directamente na conta corrente ou

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poupança do possuidor do cartão. Fisicamente o cartão de débito possui as mesmas dimensões de um cartão de crédito, mas quanto ao uso assemelha-se ao cheque, por representar uma ordem de pagamento à vista expedida sobre fundos da conta do cliente.

Cartão de crédito: é uma forma de pagamento electrónico. É um cartão de plástico que contém, pelo menos, o nome do portador, número do cartão e data de validade na frente, além de, no verso, ter um campo para assinatura do cliente o número de segurança (CVV2) e a tarja magnética (geralmente preta). A maioria de cartões de crédito tem forma e tamanhos padronizados.

O cartão de crédito pode ser usado como meio de pagamento para comprar um bem ou contratar um serviço. O titular recebe mensalmente no endereço indicado a factura para pagamento e pode escolher pagar o total cobrado ou somente o mínimo, postergando o pagamento do restante para o mês seguinte mediante cobrança de juros.

Toda conta de cartão de crédito possui um limite de compras definido pelo banco emissor. As compras efectuadas reduzem o limite disponível até que, quando insuficiente, novas compras são negadas. O pagamento da factura libera o limite para ser usado novamente.

Letra: é um título de crédito, que permite titularizar uma dívida e transferir essa dívida para terceiros. Através da letra, uma entidade, pessoa ou organização (designada o sacador), que é credora de outra, dá ordem a essa outra entidade (o sacado), para pagar uma determinada quantia (o valor nominal da letra), ao fim de um certo prazo a quem seja possuidor dessa letra (o portador). É o título de crédito mais usado entre empresas.

Transferências bancárias: é uma forma muito funcional para fazer depósitos a partir de sua conta e retiros a sua conta. Se você realiza uma Transferência bancária, poderá começar a apostar assim que o banco processe a transferência, normalmente demora entre 4 e 7 dias. Muitas vezes a Casas de apostas oferecem seus números de conta onde serão realizados os pagamentos.

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Formas de pagamento escolhidas para a nossa empresa

Dinheiro: Multibanco:

Cheque:

Cartão de Credito: Transferência Bancária:

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Conclusão

Este trabalho permitiu-nos desenvolver competências a vários níveis, desde a procura de documentos para a criação de uma empresa, até à criação de todos os documentos comerciais e formas de pagamento admissíveis para o mercado. E seleccionadas por nós para a nossa empresa fictícia.

Desde já, consideramos este trabalho pertinente não só porque incide em conhecimentos deste módulo, como do anterior, desta formadora.

É ainda, uma mais-valia para a actividade do tema de vida escolhida pelo grupo de formandos para este curso.

É fruto de muita pesquisa, trabalho e reflexão.

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Bibliografia

Material (manual) cedido pela formadora Matilde Vieira no âmbito do módulo 359/360;

Wikipédia;

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