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Comunicação Empresarial - Unidade15

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Comunicação Empresarial - Unidade15

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COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL

COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL

EXCELÊNCIA EM EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA

Unidade 15. Comunicação Empresarial2EXCELÊNCIA EM EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA

COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL

Caro (a) Aluno (a),

Nesta unidade, vamos tratar da correspondência empresarial moderna. Muitas inovações aconteceram nos últimos tempos e, com o advento da internet, os textos sofreram modificações para atender à pressa na comunicação.

Bons estudos!

A correspondência empresarial tem sofrido modificações ao longo do tempo, tendo em vista a necessidade de agilizar os pro-cessos, isto é, escrever apenas o que realmente é importante, assim, como tornar a linguagem atual. No entanto, cada organização tem seus próprios valores, missão, visão e seus aspectos culturais. Segun-do Gold, “elas [as empresas] apresentam variações nas normas da cor-respondência de acordo com sua própria realidade da tramitação de informações”. (GOLD, 2010, p. 161).

Isso decorre da modernidade que acomete as organizações, sendo que, hoje, a correspondência é tida como um instrumento de marketing e de controle. Desta forma, Gold (2005, p. 161) explica que

[...] é um instrumento de marketing porque a comunicação empresarial é a responsável pela imagem da organização diante de seu público interno ou externo, e se insere na realidade de um mercado competitivo em que todas as nu-ances de comportamento adquirem sentido; de controle porque cristaliza informações e responsabilidades.

Estamos nos referindo aqui apenas às empresas privadas, pois as que são públicas seguem um manual específico.

As maiores mudanças na comunicação empresarial ocorreram no estilo da linguagem e na disposição dos elementos, conforme o quadro que Gold (2005, p. 99) nos apresenta.

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ANTES AGORA

EstiloPROLIXO – uso e abuso de vocabulário mais sofisticado, clichês e subterfúgios.

OBJETIVO – apresentação das informações necessá-rias com clareza.

Disposição dos elementos

BLOCO – uma única mar-gem vertical do lado es-querdo.

Fonte: GOLD (2005, p. 99) adaptado.

Outro fator a ser considerado hoje, é a utilização do meio eletrônico no envio de mensagens e Gold (2005. P. 100) o descreve como obser-vado a seguir.

O correio eletrônico é o meio de comunicação mais utiliza-do hoje em dia nas empresas. Por meio dele são transmiti-das informações para clientes internos ou externos.

[...]

No caso do envio de uma carta por correio eletrônico, por exemplo, a padronização estética da carta é mantida, bem como a estrutura formal da mensagem, com apresenta-ção inicial, desenvolvimento e fecho. Quanto à linguagem, o grau de formalidade será determinado pelo conteúdo e pelo destinatário.

Entretanto, quando o correio eletrônico é utilizado como documento empresarial interno, observamos uma signifi-cativa diferença na linguagem e na forma empregadas se o compararmos a documentos tradicionais.

Sendo cliente interno todos os funcionários, estagiários, trai-nees e prestadores de serviço, é importante destacar que o público interno, além de ser o receptor das informações, também é o emissor delas, pois ao receber uma ordem e/ou informação, ele estará repas-sando isso para seus parceiros, sejam eles superiores ou inferiores em relação aos cargos.

Já o cliente externo se refere aos clientes, às empresas, aos for-

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necedores, aos órgãos públicos, às ONG’s, entre outros.

A comunicação externa, além de ser imprescindível para a inte-ração com seu público, também passa a visão da empresa. Por esse motivo, quanto melhor isso se der, melhor será a visão do público em geral. Isso quer dizer que se a empresa tem como cliente os consumi-dores, seu foco é esse público e a divulgação da empresa deve aten-der a essa parcela da sociedade. Se for uma empresa de prestação de serviços, terá outro tipo de cliente e assim por diante. Pesquisar o tipo de público em relação à cultura, nível socioeconômico, cidade e região, podem ser fundamentais para a comunicação externa ade-quada.

Para Gold (2005, p. 100), um problema comum nas comunica-ções modernas é a tendência à informalidade, má organização das ideias e falta de clareza. E, para exemplificar, ela dá o exemplo a seguir, com erro e depois corrigido:

Exemplo com erro:

Foi solicitado mais informações sobre o Sistema de Frequência e ficou fechado que a reunião será às dez horas.

Exemplo corrigido:

Foram solicitadas mais informações sobre o Sistema de Frequ-ência e ficou combinado que a reunião será às dez horas.

A modernização mais evidente aconteceu com a carta. Ela so-freu influência do modelo americano, tanto na forma como no estilo. De acordo com Gold (2005, p. 102),

No início da década de 60, o modelo que vigorava entre nós era o denteado, por causa das aberturas dos parágrafos. Com a influência norte-americana, essa estética sofreu variações, até que, no final da década de 80, foi assimilado totalmente o estilo em bloco.

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O modelo é demonstrado a seguir.

Finalmente, o modelo de carta moderna ficou assim:

Nº DE EXPEDIÇÃO(no papel)

Pode aparecer isolado, combinado ao setor ou à abreviatura da espéciedo documento.Exemplo:

657, SETRE/657, SETRE - 657Por tradição tem sido posto à esquerda, mas também pode ser colocado àdireita para facilitar o arquivamento.

DATA

O dia e o mês aparecem sem o zero à esquerdaExemplo:

Porto Alegre, 3 de maio de 2015.Com relação à data no meio do texto, pode-se optar por escrevê-la comdois digitos, ou com um digito só.Exemplo:

Em resposta à sua carta de 03/05/2015 ouEm resposta à sua carta de 3/5/2015

O nome do mês é escrito em minúscula, inclusive a letra inicial.Exemplo:

São Paulo, 1º de janeiro de 2016.Não há ponto ou espaço depois do milhar.Depois da data, usa-se o ponto final. Só na carta com pontuação abertaele será dispensável. (Pontuação aberta é um recurso norte-americano que consiste em não se colocar nenhum sinal de pontuação em três elementos:data, vocativo e fecho. Em nossa cultura, esse recurso não é aceito portodos e, portanto, não aconselhamos seu uso.)

DENTEADO EM BLOCO

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Att, At. ou A/C?

A/C - Este código deve ser utilizado somente no envelope, indicando aoscuidados de quem se direciona o documento.

Att. - Abreviatura do inglês attention; não é usado em língua portuguesa

At. - Significa em atenção de quem se destina o documento. Pode virjunto do destinatário ou logo abaixo.Exemplos:

ÀPetróleo Brasileiro S.A. - PETROBRASSetor de TreinamentoAt.: sra. Eliana de Souza

Na carta moderna, não se coloca o endereço do destinatário por umaquestão de lógica: por que a pessoa que recebe a correspondência precisasaber o próprio endereço? É claro que caberá a cada empresa organizarseus arquivos de forma a associar o destinatário com seu endereço.A única situação em que será pertinente o uso do endereço no própriocorpo da carta será no caso de envelopes janelados.Eis algumas variações de como se pode estruturar o destinatário:Exemplos:

À (facultativo)Petróleo Brasileiro S.A. - PETROBRAS

(observe o uso do � craseado. Deve ser usado sempre que ficar subentendidaa palavra empresa)ou

Ao (facultativo)Banco do Brasil S.A.Agência Centro

ou aindaÀ (facultativo)Sul America CapitalizaçãoSetor de Treinamento

DESTINATÁRIO=

ENDEREÇAMENTO

A reterência diz respeito ao número do documento mencionado. O assuntorefere-se ao tema que será tratado na correspondência.Assim, é errado colocar:

Referência: instalação de microcomputadores.Mas é correto usar:

Assunto: instalação de microcomputadores.Quando houver a necessidade de se colocar o assunto e a referência, amelhor solução é:

Assunto: instalação de microcomputadoresSua Carta-Proposta n. 22

REFEREÊNCIA=

ASSUNTO

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VOCATIVO

Uma vez que o vocativo trata de uma invocação ao destinatário, ele deveconcordar em gênero e número com este.Exemplos:

ÀSul America CapitalizaçãoSetor de Treinamento

Prezados Senhores.ou

ÀPetróleo Brasileiro S.A. - PETROBRASSetor de TreinamentoAt.: Sra. Eliana de Souza

Prezada senhora,É importante ressaltar que, depois do vocativo, usa-se a vírgula, por determi-nação da IN n. 4/92, constante no Manual de Redação da Presidência daRepública. Convém também observar que, gramaticalmente, o correto seriao uso dos dois-pontos, uma vez que depois se inicia uma frase com letramaiúscula.Em muitas cartas é oportuno usar o vocativo personalizado, quando sedeseja fazer um apelo mais direto e que contenha maior força de venda.

TEXTO

O texto se inicia sempre sem abertura de parágrafo e não é mais impres-cindível o alinhamento pela margem direita (cf. IN n.133/82), emboradepois do incremento do uso dos computadores seja mais usual este ali-nhamento, pois basta clicar no ícone justificar.A separação dos parágrafos fica demonstrada por um espaço maior entreuma linha e outra.Observe-se que até o fecho Atenciosamente vem alinhado na mesmamargem esquerda.

NOME E CARGO/FUNÇÃO

Hoje em dia não se coloca mais a linha para a anteposição da assinatura,pois todos são capazes de assinar de maneira correta, independentementeda linha.É importante ressaltar que não se antepõe o título ao nome do signatárioque, geralmente, vem somente com as iniciais em maiúscula na carta.Não se deve deixar de registrar o nome de quem está assinando, pois aassinatura é sempre de uma pessoa, e não de um setor ou divisão.Exemplo:

Jairo da SilvaSetor de Cobrança

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CORRESPONDÊNCIA OFICIAL

A correspondência oficial foi criada pela Presidência da Repú-blica em 1991, elaborada por uma comissão para uniformizar e sim-plificar as normas de redação de atos e comunicações oficiais. (GOLD, 2010, p. 173). Assim, em 1992, foi elaborado o “Manual de Redação da Presidência da República”, que resultou na Instrução Normativa n. 4, de 6 de março de 1992, vindo a consolidar e tornar obrigatório seu uso em todo território nacional. (GOLD, 2010.)

Para a autora, a correspondência oficial se dá por ofício (comu-nicação externa) e memorando (correspondência interna).

OFÍCIO

É por meio dele que se dá a correspondência oficial entre chefes ou dirigentes de hierarquia igual ou enviada a alguém de hierarquia superior a de quem assina. Gold (2010, p. 173) ainda afirma que “[...] é empregado na comunicação de assuntos oficiais pelos órgãos da administração pública entre si e com órgãos particulares e sua finali-dade é informar com o máximo de clareza e precisão, utilizando-se o padrão culto da língua”. (GOLD, 2010, p, 173).

ANEXOS

A palavra anexo, no canto esquerdo da carta em papel, tem a finalidade deapontar, de forma simplificada, a inclusão de outros documentos. Como elatem por objetivo conferir os documentos inclusos, não faz sentido o uso jádisseminado da expressão “os citados”, pois a pessoa teria de ler todo o texto para, só depois, saber se os documentos estão de acordo. Portanto, embora não se tenha este costume, o mais lógico é colocar o nome do do-cumento citado ou a quantidade dos documentos incluídos.Exemplos:

anexos: Comunicado AMB n. 7Tabela de Honorários Médicos

ouanexos: 2

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Exemplo (GOLD, 2010, p. 174 1 175):

[Ministério][Secretaria/Departamento/Setor/Entidade]

[Endereço para correspondência].[Endereço - continuação]

[Telefone e Endereço de e-mail]

Ofício nº 524/1991/SGB-PR.Brasília, 27 de maio de 1991.

A sua Escelência e SenhorDeputado [Nome]Câmara dos Deputados70.160-900 - Brasília - DF

Assunto: Demarcação de terras indígenas

1. Em complemento às observações transmitidas pelo telegrama nº 154, de 24 de abril último, informo Vossa Excelência de que as medidas mencionadas em sua carta nº 6708, dirigida ao Senhor Presidente da República, estão amparadas pelo procedimento administrativo de demarcação de terras indígenas instituído pelo Decreto nº 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cópia anexa).2. Em sua comunicação , Vossa Excelência ressalva a necessidade de que - na definição e demarcação das terras indígenas - fossem levadas em consideração as características socioeconômicas regionais.3. Nos termos do Decreto nº 22, a demarcação de terras indígenas deverá ser precedida de estudos e levantamentos técnicos que atendam ao disposto no art. 231, § 1º, da constituição Federal. Os estudos deverão incluir os aspectos etno-istóricos, sociológicos, cartográficos e fundiários. O exame deste último aspecto deverá ser feito conjuntamente com o órgão federal ou estadal competente.4. Os órgãos públicos federais, estaduais e municipais deverão encaminhar as informações que julgarem pertinentes sobre a área em estudo. É igualmente assegurada a manifestação de entidades representativas da sociedade civil.5. Os estudos técnicos elaborados pelo órgão federal de proteção ao índio serão publicados juntamente com as informações recebidas dos órgãos públicos e das entidades civis acima mencionadas.

3cm

2,5cm

1,5cm

5cm

3,5cm

6. ComoVossaExcelênciapodeverificar,oprocedimentoestabelecidoasseguraqueadecisãoaserbaixadapeloMinistériodeEstadodaJustiçasobreoslimiteseademarcaçãodeterrasindígenassejainformadadetodososelementosnecessários,inclusivedaquelesassinala-dosemsuacarta,comanecessáriatransparênciaeagilidade.

Atenciosamente,

[Nome][Cargo]

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MEMORANDO

Em 2005, Gold (2005, p. 117) nos apresenta este tipo de comu-nicação como

[...] a modalidade de comunicação entre unidades admi-nistrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierar-quicamente em um mesmo nível ou em nível diferente. [...] (GOLD, 2005, p. 117)

Como características tem-se:

• a rapidez;

• a simplicidade de procedimentos burocráticos;

• os despachos devem ser dados no próprio documento (quando ele é em papel).

Modelo de memorando, segundo Gold (2005, p. 117):

Finalmente, por ser um estudo extenso, em unidade posterior estaremos abordando novamente este assunto.

O secretário nacional de Vigilância Sanitária, Roberto Chabo, apresentou uma lista de 34 medicamentos, que terão a fabricação suspensa e serão retirados do merca-do na semana que vem por serem considerados sem efeito terapêutico.

Os remédios serão divididos em quatro grupos: protetores do fígado, estimulantes neuropsiquicos, polivitamínicos e estimulantes sexuais

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REFERÊNCIAS

GOLD, M. Redação empresarial: escrevendo com sucesso na era da globalização 3ª ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005.

_____. Redação empresarial. 4ª ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010.

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