ConferênciaSIADAP DIRECÇÃO DE SERVIÇOS DE FORMAÇÃO SECRETARIA-GERAL MINISTÉRIO DA SEGURANÇA SOCIAL E DO TRABALHO

ConferênciaConferência

SIADAPSIADAP

DIRECÇÃO DE SERVIÇOS DE FORMAÇÃOSECRETARIA-GERALMINISTÉRIO DA SEGURANÇA SOCIAL E DO TRABALHO

@Luís Evangelista 2

Autor da apresentação: Luís Evangelista

(Técnico Superior DGAP)

Apresentação para efeitos exclusivos da Conferência e uso dos participantes


SISTEMA INTEGRADO DE AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO DA ADMINISTRAÇÃO

PÚBLICA

(SIADAP)


AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO DOS TRABALHADORES E DIRIGENTES INTERMÉDIOS DA AMINISTRAÇÃO

PÚBLICA


Programa1. Enquadramento do SIADAP 1.1. Âmbito e princípios de aplicação 1.2. Objectivos gerais

2. O Sistema de Avaliação de Pessoal 2.1. Componentes para a avaliação 2.1.1. Objectivos 2.1.2. Competências comportamentais 2.1.3 Atitude pessoal

2.2. Regras gerais da avaliação de pessoal2.3. Fichas de avaliação


Programa (cont.)

3. O processo de avaliação3.1. Modalidades3.2. Intervenientes3.3. Fases 3.3.1. Auto-avaliação 3.3.2. Avaliação prévia 3.3.3. Harmonização 3.3.4. Entrevista com o avaliado 3.3.5. Homologação 3.3.6. Reclamação 3.3.7. Recurso hierárquico


Programa (cont.)

3.4. Explicitação da fórmula para avaliação global do desempenho e exemplos

3.5. Avaliação dirigentes

4. Check list para organização do processo

5. O sistema informático de apoio ao SIADAP


Enquadramento na Política de Gestão Integrada de Recursos Humanos


Enquadramento

Avaliação do Desempenho

FormaçãoQualificação

Recrutamento e Selecção

BD Conhecimento da BD Conhecimento da A.P.A.P.

Gestão porObjectivos

Perfisde Competências

Planeamento de Efectivos

Mobilidadeprofissional


DirigentesDas pessoas

Outros trabalhadores

Das organizações

Auto-avaliação

Serviços de inspecção e de auditoria

Entidades externas

AVALIAÇÃOdo

DESEMPENHO

Perspectiva integrada


A Avaliação do Desempenho das Pessoas

Novo Sistema

NOVO PARADIGMA


Porquê mudar?

Constatações:

Idade do actual sistema (+ 20 anos) Descaracterização desde o início da sua

aplicação Descrédito

Necessidades: Novos paradigmas para a gestão pública

• Diferenciação positiva do mérito visando a motivação

• Reforço dos níveis de responsabilidade e controlo

• Avaliação rigorosa do cumprimento dos objectivos

• Eficácia na gestão dos recursos humanos


Desafio

►Criação de um modelo de avaliação global credível que permita:

Implantar uma cultura de gestão pública, baseada na responsabilização de dirigentes e outros trabalhadores relativamente à prossecução dos objectivos fixados, mediante a avaliação dos resultados

Identificar desequilíbrios funcionais e deficiências organizacionais


Criar um clima de exigência, de mérito e de transparência na acção dos serviços

Criar condições para que seja o mérito a promover a diferenciação

Impulsionar a mudança de cultura e práticas de gestão essenciais à melhoria contínua da prestação de serviços por parte da AP


Formalização da mudança

Cria o Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho da Administração Pública (SIADAP):

• dos dirigentes• dos outros trabalhadores• dos serviços e organismos

LeiLei10/200410/2004

Regulamenta o sistema de avaliação dos dirigentes, funcionários, agentes e outros colaboradores

Decreto Regulamenta

r19-A/2004

Enquadra-se num processo de reforma e modernização da A.P. que visa:

Focalização no cidadão/utente

Reforço do conceito de liderança

Gestão por objectivos orientada para resultados

Cultura de responsabilidade

Reforço da ideia de mérito

Qualificação das pessoas

Melhoria contínua

A Lei n.º 10/2004, de 22 de

Março e respectiva

regulamentação(DR Nº 19-A/2004, de 14 de Março)


►Alteração da escala – 1 a 10 passa para 1 a 5

►Avaliação dos dirigentes de 2º nível (Directores de Serviços e Chefes de Divisão)

►Introdução de um novo nível de desempenho – “Excelente”

►Introdução da auto-avaliação

Principais alterações relativamente ao sistema actual


►Avaliação de: Factores relativos a saberes e

competências Atitude pessoal Cumprimento de metas/objectivos

► Introdução de um sistema de percentagens máximas por níveis de desempenho

►Criação do conselho de coordenação da avaliação

Principais alterações relativamente ao sistema actual

A Lei n.º 10/2004, de 22 de Março e respectiva

regulamentação tem os seguintes objectivos essenciais:


► Desenvolver uma cultura de gestão orientada para resultados com base em objectivos previamente estabelecidos

► Mobilizar os trabalhadores em torno da missão essencial do serviço orientando a sua actividade em função de objectivos claros e critérios de avaliação transparentes

► Reconhecer o mérito, assegurando a diferenciação e valorização dos diversos de níveis de desempenho


►Promover a comunicação eficaz entre hierarquias, estabelecendo como instrumentos essenciais no processo de avaliação do desempenho a entrevista anual e a auto-avaliação

►Fomentar o desenvolvimento profissional dos funcionários, através da identificação de necessidades de formação, a considerar necessariamente na elaboração dos planos de formação dos serviços


O Sistema de Avaliação do Desempenho integra-se no ciclo anual de gestão

FASES

►Elaboração do plano de actividades para o ano seguinte, de acordo com os objectivos estratégicos, as atribuições orgânicas e os meios financeiros e humanos existentes

►Definição dos objectivos de cada unidade orgânica a prosseguir no ano seguinte


►Definição dos objectivos a atingir por cada trabalhador e/ou equipa no ano seguinte

►Avaliação dos desempenhos

►Elaboração do relatório de actividades


►Orientação para resultados, promovendo a excelência e a qualidade do serviço

►Universalidade, sendo de aplicação obrigatória a todos os serviços, organismos e grupos de pessoal da Administração Pública

►Reconhecimento e motivação, garantindo a diferenciação de desempenhos

Princípios do SIADAP/1


Princípios do SIADAP/2

►Coerência e integração, suportando uma gestão integrada de recursos humanos

►Transparência, assentando em critérios objectivos e regras claras amplamente divulgadas

►Flexibilidade, permitindo a aprovação de outros sistemas de avaliação ou a sua adaptação, de natureza instrumental


Âmbito de aplicação/1

►Funcionários, agentes e demais trabalhadores, independentemente do título jurídico da relação de trabalho, desde que não disponham de um sistema de Avaliação do Desempenho específico

►Dirigentes de nível intermédio – nível 1 e 2 (chefias de divisão e direcção de Serviços e equiparados)



►Os Institutos Públicos poderão adaptar esta regulamentação à sua situação específica através dos respectivos estatutos

►Os corpos e carreiras especiais que disponham de um sistema de avaliação do desempenho específico devem promover a adaptação do SIADAP às suas situações particulares mediante regulamentação própria (6 meses)



►O SIADAP será aplicado à Administração Local e à Administração Regional Autónoma através de decreto regulamentar e decreto regulamentar regional tendo em consideração as especificidades particulares destas Administrações

►O que se pretende é que seja transversal a toda a Administração Pública nos seus princípios, componentes e regras gerais, garantindo a equidade interna do sistema e a coerência integrada do processo


O que é objecto de avaliação/1

►Os objectivos a atingir Variam função do trabalhador e são (preferencialmente) objecto de acordo (“contratualização”)

De responsabilidade individual

De responsabilidade partilhada

Objecto de acordo


O que é objecto de avaliação/2

►Factores relativos a competências Variam em número e caracterização em função

dos grupos de pessoal e constam das respectivas fichas aplicáveis

►Atitude pessoal Vontade pessoal para atingir objectivos e

desempenhos superiores, identificação com valores institucionais e motivação demonstrada


Diferenciação do Mérito

►Garantida através da fixação de percentagens máximas para as seguintes classificações:

Muito Bom – 20% Excelente – 5%

São aplicadas em cada serviço ou organismo, de modo equitativo aos diferentes grupos profissionais

Em serviços ou organismos em que o número de avaliados por grupo profissional é inferior a 20 pode ser feita, para esse efeito, a agregação de grupos profissionais


Percentagens por nível de desempenho

0

10

20

30

40

50

60

70

Visam uma distribuição equilibrada das classificações

Percentagensmáximas


Grupos ObjectivosCompetência

sAtitude Pessoal

Dirigentes 75% 25% --

Técnico Superior e Técnico

60% 30% 10%

Téc. Profissional e Administrativo

50% 40% 10%

Operário 40% 50% 10%

Auxiliar 20% 60% 20%

Ponderação das diversas componentes da avaliação


Adaptação

► A adaptação a corpos especiais e carreiras de regime

especial não poderá prever:

Ponderação inferior a 40% para os objectivos

Ponderação inferior a 30% para as competências


Intervenientes no processo de avaliação

Para além dos avaliados, intervêm no processo de avaliação do desempenho:

Os avaliadores

O conselho de coordenação da avaliação (CCA)

O dirigente máximo do respectivo organismo


Aos avaliadores compete

Definir objectivos dos seus colaboradores directos de acordo com os objectivos fixados para o organismo

Avaliar anualmente os seus colaboradores directos, cumprindo o calendário de avaliação

Assegurar a correcta aplicação dos princípios integrantes da avaliação

Identificar necessidades de formação


Conselho de Coordenação da Avaliação (CCA)

O regulamento de funcionamento do conselho será elaborado por cada serviço ou organismo tendo em conta as respectivas natureza e dimensão, salvaguardando o princípio da rotatividade, se for caso disso

Dirigente máximoDirigente máximo

Subdirectores-GeraisSubdirectores-Gerais Directores de ServiçosDirectores de ServiçosOutros dirigentes

directamente dependentes

Outros dirigentes directamente dependentes

Dirigente máximo DORH ou

representante (1)

(1) No caso de serviço partilhado


Estabelecer directrizes para uma aplicação objectiva e harmónica do sistema de avaliação do desempenho

Garantir a selectividade do sistema de avaliação, validando as avaliações finais iguais ou superiores a Muito Bom

Emitir parecer sobre as reclamações dos avaliados

Proceder à avaliação do desempenho nos casos de ausência de superior hierárquico

Propor a adopção de outros sistemas específicos de avaliação nos termos legalmente previstos

Ao conselho de coordenação da avaliação compete


Garantir a adequação do sistema de avaliação do desempenho às realidades específicas do serviço ou organismo

Coordenar e controlar o processo de avaliação anual de acordo com os princípios e regras legalmente fixadas

Decidir das reclamações dos avaliados após parecer do conselho de coordenação da avaliação

Homologar as avaliações anuais Assegurar a elaboração do relatório anual da

avaliação do desempenho

Compete ao dirigente máximo do serviço


FASES DO PROCESSODE AVALIAÇÃO


Fases do processo de avaliação Auto-avaliação

Avaliação prévia

Harmonização (CCA)

Entrevista

Homologação

Reclamação

Recurso

O processo deverá estar concluído em 30 de Abril


FASES INTERVENIENTES ACÇÃO DATA OBJECTIVO

AUTO-AVALIAÇÃO AVALIADOPreenchimento de ficha de auto-avaliação

Após 5 de JaneiroApresentação ao avaliador na entrevista em Fevereiro

AVALIAÇÃO PRÉVIA AVALIADORPreenchimento das fichas de Avaliação do Desempenho

Entre 5 e 20 de JaneiroPara apresentação nas reuniões de harmonização das avaliações (CCA)

HARMONIZAÇÃO DAS AVALIAÇÕES DE DESEMPENHO

CONSELHO DE COORDENAÇÃO DA AVALIAÇÃO (CCA)

ReuniõesEntre 21 e 31 de Janeiro

Harmonização das avaliações/validação das propostas de avaliação final correspondentes às percentagens máximas de mérito e excelência

ENTREVISTA AVALIADORES/ AVALIADOS Entrevista com o avaliadoDurante o mês de Fevereiro

1- Analisar a auto-avaliação; 2- Dar conhecimento ao avaliado da avaliação feita pelo avaliador;3- Estabelecer os objectivos para o ano

HOMOLOGAÇÃODIRIGENTE MÁXIMO DO SERVIÇO

Homologação das avaliações de desempenho ordinárias

Até 15 de Março

RECLAMAÇÃO(eventual)

AVALIADOEventual apresentação de reclamação

No prazo de 5 dias úteis após tomar conhecimento da homologação

Contestação da classificação atribuída.

DIRIGENTE MÁXIMO DO SERVIÇO

Pede parecer prévio ao CCA Apreciação da reclamação

Decisão sobre a reclamaçãoNo prazo máximo de 15 dias úteis

Decisão final


FASES INTERVENIENTES ACÇÃO DATA OBJECTIVO

RECURSO HIERÁRQUICO(eventual)

AVALIADOEventual recurso hierárquico para o membro do governo competente

No prazo de 5 dias úteis após tomar conhecimento da decisão sobre a reclamação

Contestação da classificação atribuída

MEMBRO DO GOVERNO COMPETENTE

Decisão sobre o recurso hierárquico

No prazo de 10 dias úteis após a data de interposição do recurso

Apreciação da reclamação e decisão final

FIM DO PROCESSO DE AVALIAÇÃO

30 de Abril

MONITORIZAÇÃO E CONTROLO

ORGANISMO

Apresenta ao membro do governo da tutela o relatório anual dos resultados da avaliação do desempenho

No final do período de avaliação

SECRETARIAS-GERAIS

Elaboram um relatório síntese sobre a forma como o sistema de avaliação foi aplicado no seu Ministério

Depois de recebidos os relatórios dos Organismos da tutela

BASE DE DADOS ESPECIFICA DO SISTEMA DE AVALIAÇÃO

ORGANISMOS E SECRETARIAS-GERAIS

Remetem em suporte electrónico os relatórios à DGAP que são o suporte da Base de Dados

DGAP

Constitui uma base de dados específica do SIADAP

Suporte ao relatório global de avaliação do desempenho

Elabora o relatório global sobre a aplicação do sistema de avaliação do desempenho

Anualmente, durante o 3º trimestre

Servir de suporte à definição da política de emprego público e à implementação de um sistema de gestão e desenvolvimento de RH


Cada organismo apresentará ao membro do Governo da tutela, um relatório anual dos resultados, sem referencias nominativas, que evidencie o cumprimento das regras estabelecidas

Incumbe às Secretarias-Gerais a elaboração de um relatório síntese da forma como o sistema de avaliação foi aplicado ao nível de cada Ministério

A estrutura e conteúdo do relatório síntese será objecto de normalização e aprovado por portaria

Monitorização e controlo


Compete à Inspecção-Geral da Administração Pública analisar regularmente, no âmbito das suas actividades de auditoria, a forma como o sistema é aplicado

Poderá ser superiormente determinada à mesma Inspecção-Geral a realização de auditorias nos casos em que se revelem desvios dos objectivos estabelecidos, em especial a selectividade do sistema

Auditorias


Publicitação

No serviço ou organismo

a)Conjunto das menções qualitativas atribuídas, por grupo profissional

b)Número de casos de avaliação extraordinária ou de suprimento da avaliação

Secretarias-gerais ou serviços competentes a nível ministerialPublicitação, via Internet (sítio/portal), dos resultados apurados sectorialmente, por serviço ou organismo. (não está legalmente previsto)

DGAPDivulgação, no respectivo portal, dos dados globais da A.P.


Fases do processo de avaliação

Auto-avaliação Avaliação prévia Harmonização Entrevista Homologação Reclamação Recurso

Janeiro Fevereiro Março Abril 1 ‘’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’ 31 1’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’ 28

1’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’ 31 1’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’ 30


Auto-avaliação

► Concretiza-se pelo preenchimento pelo avaliado de uma ficha própria e pré-existente, a partir de 5 de Janeiro (no caso de avaliação extraordinária deverá ser preenchida nos primeiros cinco dias de Junho)

► A ficha deve ser presente ao avaliador no momento da entrevista de avaliação

► São avaliados: os funcionários e agentes dos serviços e organismos da administração directa do Estado, os demais trabalhadores da administração directa do Estado independentemente do título jurídico da relação de trabalho, desde que o respectivo contrato seja por prazo superior a seis meses e os trabalhadores dos institutos públicos, neste caso sem prejuízo das necessárias adaptações


Auto-avaliação

►Não constitui componente vinculativa da avaliação

►Tem carácter preparatório da entrevista de avaliação

►É um elemento essencial na medida em que envolve o avaliado no processo de avaliação permitindo-lhe:


►Destacar quais os factores mais influentes na realização dos objectivos fixados

►Destacar quais as competências em que foi capaz de demonstrar um melhor desempenho

► Identificar oportunidades de desenvolvimento profissional

Auto-avaliação





1’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’ 31 1’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’ 30


Avaliação prévia

►Realiza-se entre 5 e 20 de Janeiro, sendo da responsabilidade do avaliador

► São avaliadores: o superior hierárquico imediato ou funcionário que possua responsabilidades de coordenação sobre o avaliado, desde que, no decurso do ano a que se refere a avaliação, reúnam o mínimo de seis meses de contacto funcional com o avaliado. Na ausência superior hierárquico ou funcionário que possua responsabilidades de coordenação sobre o avaliado, no momento da avaliação, cabe ao Conselho de Coordenação de Avaliação proceder à mesma


Avaliação prévia

►A realização da avaliação prévia é feita mediante o preenchimento das fichas para o efeito pré-existentes

(onde no inicio do período anual de avaliação foram, nomeadamente, descritos os objectivos a atingir e quais os respectivos indicadores de medida)


Avaliação prévia

No momento do preenchimento das fichas de avaliação de desempenho, o avaliador deverá:

►Ser objectivo na atribuição dos níveis da escala ao avaliado

►Utilizar toda a escala de avaliação, tendo presente que os níveis extremos se aplicam realmente em situações excepcionais


O avaliador deverá ter presente que há determinados erros a evitar , designadamente:

Efeito de halo – tendência para que a opinião global sobre o avaliado influencie a apreciação de cada atributo

Proximidade temporal – tendência para sobrevalorizar negativa ou positivamente os comportamentos observados mais perto do fim do período a que se reporta a avaliação

Tempo de serviço - tendência para atribuir classificações mais elevadas aos avaliados com mais tempo de serviço

Fuga ao conflito – tendência para sobrevalorizar os níveis

reais de desempenho apresentado pelo avaliado, com o objectivo de não despoletar reacções adversas

Tendência central – tendência para avaliar quase todos os trabalhadores nos pontos médios





1’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’ 31 1’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’ 30


►Após a realização da avaliação prévia realizam-se, entre 21 e 31 de Janeiro, as reuniões do conselho de coordenação da avaliação (CCA) a fim de proceder à harmonização das avaliações e à validação das propostas de avaliação final correspondentes às percentagens de mérito (muito bom) e excelência (excelente)

►Podem realizar-se várias reuniões…

Harmonização


►É presidido pelo dirigente máximo do organismo e integra todos os dirigentes de nível superior e os dirigentes de nível intermédio de primeiro grau, bem como outros dirigentes dependentes directamente do dirigente máximo do organismo

►Nos serviços de grande dimensão a composição do CCA poderá ser reduzida, integrando o dirigente máximo do serviço, o dirigente responsável pela área dos recursos humanos e a um número restrito de dirigentes, sujeitos à regra da rotatividade

►Em qualquer circunstância, desde que exista serviço partilhado, participa nas reuniões do CCA o dirigente máximo do departamento responsável pela organização e recursos humanos, ou representante por ele indicado

CCA


►Verificar de eventuais disparidades na forma de apreciação global dos níveis de cumprimento das componentes de avaliação

►Verificar se foi assegurada a diferenciação de desempenhos e o seu enquadramento dentro das percentagens máximas fixadas para o mérito e excelência

►Validar as propostas de avaliação final correspondentes às referidas percentagens máximas de mérito e excelência

Cabe ao CCA nesta fase do processo:





1’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’ 31 1’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’ 30


Entrevista

►Durante o mês de Fevereiro realizam-se as entrevistas individuais dos avaliadores com os respectivos avaliados


Entrevista

A entrevista individual do avaliador com o avaliado tem por objectivos:

►Analisar a auto-avaliação do avaliado

►Dar conhecimento da avaliação feita pelo avaliador

►Estabelecer os objectivos a prosseguir pelo avaliado no ano em curso

► Identificar as necessidades de formação para o desenvolvimento do trabalhador


►O conhecimento formal da avaliação por parte do avaliado será feito mediante assinatura da ficha de avaliação

►O estabelecimento dos objectivos a prosseguir será fixado em ficha para o efeito pré-existente


É desejável que na entrevista de avaliação o avaliador:

►clarifique com o avaliado a metodologia de avaliação, esclarecendo dúvidas e assegurando a transparência do processo

► transmita ao avaliado a importância do modelo de avaliação de desempenho como ferramenta essencial para o seu desenvolvimento profissional





1’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’ 31 1’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’ 30


►A homologação das classificações, da competência do dirigente máximo do serviço, deve ocorrer até 15 Março

► Considera-se dirigente máximo do serviço: o titular do cargo de direcção superior de 1.º grau ou outro dirigente responsável pelo serviço ou organismo, directamente dependente do membro do Governo

►Em caso de discordância com a classificação atribuída o dirigente pode recusar a homologação devendo, para o efeito, estabelecer a classificação a atribuir mediante despacho fundamentado

Homologação


►A homologação ou o despacho de alteração é remetida ao avaliador que a torna presente ao avaliado para seu conhecimento formal

►Após o conhecimento formal pelo avaliado, e decorridos cinco dias úteis sem que este tenha formalizado reclamação da avaliação, é o processo encerrado

Homologação





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Reclamação

►No prazo de cinco dias úteis após o conhecimento da homologação da sua avaliação, o avaliado pode apresentar reclamação, por escrito, para o dirigente máximo do serviço

►Após a recepção da reclamação o dirigente máximo do serviço deve solicitar parecer ao Conselho de Coordenação da Avaliação

►O Conselho de Coordenação da Avaliação pode solicitar, por escrito, elementos ao avaliador e avaliado


Reclamação

►O dirigente máximo do serviço deve proferir a decisão no prazo máximo de quinze dias úteis, contados a partir da data de recepção da reclamação, dando conhecimento da sua decisão ao requerente





1’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’ 31 1’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’ 30


Recurso

►No prazo de cinco dias úteis a contar do conhecimento da decisão sobre a reclamação pode o avaliado interpor recurso hierárquico para o membro do Governo competente

►O recurso não pode fundamentar-se na comparação entre resultados de avaliações

►O membro do governo analisa o recurso, devendo proferir decisão no prazo de dez dias úteis, contados a partir da interposição do mesmo

O processo de avaliação de desempenho encerra-se a 30 de Abril

FIM DO PROCESSO


OBJECTIVOS


O que são objectivos?

► Os objectivos são os resultados/metas devidamente mensuráveis, relacionados com o desenvolvimento de uma actividade específica, desempenhada por um funcionário ou por uma equipa num determinado período de tempo

► Pretendem avaliar os contributos individuais para a concretização dos resultados previstos

► Devem ser orientados para resultados, isto é, enunciados em termos de uma consequência desejada


Princípios considerar na definição de objectivos

►Devem ser definidos do topo para a base da estrutura organizacional, em coerência com o plano de actividades do serviço ou organismo e tendo em consideração a missão da unidade orgânica

►Pretende-se que exista coerência entre os resultados da avaliação individual dos funcionários e os resultados obtidos pelo serviço ou organismo no cumprimento dos seus objectivos globais


Cascata de Objectivos

Objectivos da Organização

Objectivos da U.O. 1

Objectivos da U.O. 2

Objectivos da U.O. n

Projectos/Actividades


objectivos

►Os objectivos devem estar directamente associados aos resultados considerados mais relevantes no período de avaliação, razão pela qual o número de objectivos a definir é limitado a um mínimo de três e a um máximo de cinco

►A definição de objectivos para cada trabalhador deve considerar não só o seu desempenho individual, mas também o seu compromisso com objectivos de equipa (a partilha e cooperação)


Como definir Objectivos?

►Os objectivos devem corresponder aos resultados esperados do desempenho do trabalhador, e não às actividades que caracterizam a sua função

►Pretende-se orientar e responsabilizar os trabalhadores para os resultados da sua função, reconhecendo o desempenho efectivamente demonstrado na sua obtenção


Exemplos

►Actividades – Elaborar o Plano de actividades; gerir o orçamento; Participar em projectos internos, etc.

►Objectivos – Nível de cumprimento do Plano de actividades; % de redução de custos; Nível de cumprimento dos resultados previstos no projecto Y


►Os objectivos devem ser específicos para cada funcionário durante o período de avaliação

►Assim, devem ser considerados previamente os prazos estimados para a respectiva realização

►Devem ser simples, claros e concisos na sua formulação


►Sempre que possível, cada objectivo deve estar associado a uma métrica (medida) quantitativa que seja do conhecimento prévio do avaliador e do avaliado

►É com base nestas métricas que será definida uma meta para cada objectivo

►Desejavelmente devem ser vistos como uma melhoria e não como algo que a unidade orgânica já faz

►Devem ir para além de simples intenções


A definição de metas é um processo fundamental!

Permite:

►Clarificar os níveis de exigência requeridos no cumprimento do objectivo

►Tornar mais efectivo e transparente o processo de avaliação

►Possibilita um acompanhamento contínuo por parte do avaliado, ao nível da realização do objectivo ao longo do ano, para que possa tomar medidas correctivas em caso de incumprimento ou de desvios


É sempre possível definir uma meta específica? Talvez não…

Então:

►O avaliador deve determinar qual o nível de exigência requerido para o objectivo, fazendo exemplificações e clarificando junto do avaliado como será esse objectivo avaliado no final do ano


Exemplos►Redução do número de reclamações em 20% no segundo

semestre do ano….

►Redução do tempo médio de atendimento de X horas para Y hora (s) até ……..de 2004

►Redução dos custos por processo em Z% até ao final do ano

►Aumento da produtividade por funcionário em W% até ao final do ano

►Redução do número de erros no desenvolvimento da actividade, passando de X por 100 processos tratados, para Y por 100 processos tratados até ….. de 2004


Actividades por projecto: Exemplo

►É recomendável que para cada projecto seja feita uma grelha, simples, que integre:

Decomposição do projecto em actividades-chave

Cada uma pode (deve) ser avaliada em termos de custo, qualidade e cumprimento de prazos (convém que os critérios de qualidade sejam previamente acordados)

A avaliação do projecto pode ser igual à média – aritmética ou ponderada - de cada actividade

Neste caso o Objectivo a inscrever na Ficha será “desenvolver o projecto X com a avaliação de Y”


Exemplo de grelha

Actividades Ponderação Avaliação

Actividade 1 20% 3

Actividade 2 40% 5

Actividade 3 20% 1

Actividade 4 20% 3

TOTAL 100% 3,4

Escala: 1- Não Cumpriu3 – Cumpriu custo e prazo 5 – Cumpriu prazo, qualidade e custo


Objectivos de Qualidade de serviço e impacto

Exemplos: Impacto na sociedade Taxa de mortalidade infantil

Qualidade de serviço Tempo médio de espera

para cirurgia no SNS

Objectivos de Produtividade e gestão da despesa

Exemplos: Produtividade Nº de cirurgias anuais efectuadas

por bloco operatório

Gestão da despesa Consumo de energia eléctrica /

funcionário

Objectivos Instrumentais (Motivação/gestão dos RH’s e outros)

Exemplos: Diminuição da taxa de absentismo; prazo para conclusão de

aplicação informática crítica.


Exemplos de Objectivos versus Intenções

No âmbito da qualidade do serviço e impacto:

Intenção: Reduzir o tempo de espera por consultas

Objectivo: Aumentar em x% o nº de consultas médicas realizadas diariamente até 00/00/00

No âmbito da Produtividade e gestão da despesa:

Intenção: Aumentar os níveis de produtividade

Objectivo: Aumentar em x% a ratio médico/consultas diárias até 00/00/04

No âmbito da Motivação dos Recursos humanos:

Intenção: Aumentar a motivação dos fuionáriosnc

Objectivo: Diminuir para x% os lugares vagos em lugares estratégicos


Produtividade

O que é melhorar?

►Aumentar o resultado obtido, mantendo constante o consumo de recursos

►Manter o resultado, reduzindo o montante dos recursos usados

►Procurar combinações do uso dos recursos da obtenção de resultados, em que a um incremento nos resultados corresponda um incremento menos que proporcional no consumo de recursos


Avaliação da componente Objectivos

►Tipologia e Número: Os objectivos a fixar devem ser no máximo cinco e no mínimo três, dos quais pelo menos um deve ser de responsabilidade partilhada

►Ponderação: Cada objectivo deverá ser objecto de ponderação, não podendo cada um deles ter valor inferior a 15% ou a 20%, consoante tenham sido fixados, respectivamente, em cinco, ou menos objectivos


Avaliação da componente Objectivos

►Escala de medida: Cada objectivo é aferido em três níveis, de acordo com os indicadores de concretização previamente definidos:

Nível 5 – Superou claramente o objectivo Nível 3 – Cumpriu o objectivo Nível 1 – Não cumpriu o objectivo

►Resultado da avaliação: A avaliação final desta componente Objectivos resulta da média ponderada dos níveis atribuídos


OBJECTIVOS (Obj)

Definição(mínimo de 3 e

máximo 5)

Ponderação de cada um (*)

POND

Nível de cumprimento

( 5,3 ou 1)NC

Classificaçãoobtida

= POND x NC

1 - 2 - 3 - 4 - 5 -

∑= 100% ∑= Obj(Classif total do Item )

(*) Não podem ter valor inferior a 15% no caso de serem fixados 5 objectivos e de 20% no caso de serem fixados menos objectivos


OBJECTIVOS (Obj) Téc. superior/técnicoExemplo/1


máximo 5)


POND


( 5,3 ou 1)NC


= POND x NC

1 – a2 - b3 - c4 - d5 - e

20%15%25%25%15%

33351

0,60,50,81,30,2

100% 3



OBJECTIVOS (Obj) Téc. superior/técnicoExemplo/2


máximo 5)


POND


( 5,3 ou 1)NC


= POND x NC

1 – a2 - b3 - c4 - d5 - e

20%15%25%25%15%

35531

0,60,81,30,80,2

100% 4



COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS

►Esta componente tem em vista avaliar características pessoais relativamente estáveis que diferenciam os níveis de desempenho numa função

►e que se traduzem em comportamentos observáveis, com impacte no desempenho actual e futuro dos trabalhadores

►Não basta ter competências comportamentais, é necessário aplicá-las


A avaliação das competências comportamentais será feita de acordo com as seguintes regras:

►Definição: Os perfis de competências são definidos em função dos diferentes grupos profissionais de forma a garantir a adequação dos factores de avaliação às exigências específicas de cada realidade

►Conhecimento: No início do período de avaliação, o avaliado deverá ter conhecimento das competências mais relevantes para o desempenho da sua função na respectiva unidade orgânica, bem assim como da sua ponderação


►Número de competências: Mínimo de quatro e máximo de seis

►Ponderação: A ponderação de cada competência não pode ser inferior a 10%

►Cada competência é aferida numa escala de 1 a 5 (números inteiros) , onde 1 representa insuficiente e 5 representa excelente

►Esta componente é classificada através da soma ponderada da classificação obtida em cada uma das competências


COMPETÊNCIAS- FICHA

►5 – Excelente: Excede claramente o modelo de comportamentos definido para a competência, destacando-se no conjunto de funcionários da mesma categoria por um desempenho especialmente relevante, contribuindo significativamente para a melhoria do serviço

►4 – Muito Bom: Supera o modelo de comportamentos definido para a competência, revelando grande qualidade de desempenho e uma actuação activa, contribuindo para a qualidade do serviço


COMPETÊNCIAS- FICHA

► 3 – Bom: Enquadra-se no modelo de comportamentos definido para a competência, revelando capacidade de desempenho e actuando de forma positiva, contribuindo assim para a qualidade do serviço

► 2 – Necessita de desenvolvimento: Não atinge o modelo de comportamentos definido para a competência, actuando de modo irregular e variável, revelando algumas dificuldades de desempenho

► 1 – Insuficiente: Está claramente abaixo do modelo de comportamentos definido para a competência, evidenciando deficiências graves de desempenho e revelando comportamentos desadequados à função


COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS ( Comp)

Competências(mínimo de 4 e

máximo 6)

Ponderação de cada uma

(10% ou mais)POND

Nível de Avaliação ( 1,2,3,4 ou

5)NA

Classificação obtida

= POND x NA

1 -2 - 3 -4 - 5 -6 -

∑= 100% ∑= Comp (Classif. total do item )



Exemplo/1 Téc. superior/técnico


máximo 6)


(10% ou mais)POND


5)NA


= POND x NA

1 –a2 - b3 - c4 - d5 - e6 –f

20%15%20%20%15%10%

434543

0,80,50,81,00,60,3

100% 4





máximo 6)


(10% ou mais)POND


5)NA


= POND x NA

1 –a2 - b3 - c4 - d5 - e6 –f

20%15%20%20%15%10%

445545

0,80,61,01,00,60,5

100% 5


ATITUDE PESSOAL

►Esta componente visa avaliar a manifestação da vontade pessoal para alcançar níveis superiores de desempenho, incluindo aspectos como o esforço realizado, o interesse e a motivação demonstradas

►Devem ser identificados os tipos de atitudes pessoais mais importantes para que o avaliado possa desempenhar correctamente as suas tarefas

► Deve ser feita uma apreciação geral da forma como a actividade foi desempenhada pelo avaliado


ATITUDE PESSOAL (At)

►Escala de avaliação de 1 a 5 (números inteiros), da atitude mais fraca para a mais forte (insuficiente a excelente)

►Esta componente não é objecto de “contratualização”

►A avaliação deve ser devidamente fundamentada com parecer qualitativo sobre a atitude demonstrada pelo trabalhador ao longo do ano


ATITUDE PESSOAL - FICHA

►5 – Excelente: Evidenciou uma notável dinâmica na prossecução dos objectivos, demonstrou sempre elevado interesse em aprofundar os seus conhecimentos, distinguiu-se por manter um elevado nível de motivação pessoal, assim como elevados padrões de exigência em relação àquilo que faz, mantém excelentes relações interpessoais com os colegas e promove acentuadamente o esforço da equipa a que pertence, destacando-se claramente como uma referencia no grupo de trabalho.



► 4 – Muito Bom: Demonstrou grande dinâmica na prossecução dos objectivos, manifestou muito interesse em aprofundar os seus conhecimentos, manteve um alto nível de motivação pessoal, assim como altos padrões de exigência em relação àquilo que faz, mantém muito boas relações interpessoais com os colegas e fomenta activamente o esforço da equipa a que pertence

► 3 – Bom: Revelou dinamismo na prossecução dos objectivos e evidenciou interesse em aprofundar os seus conhecimentos, manteve um bom nível de motivação pessoal, assim como bons padrões de exigência em relação àquilo que faz, mantém boas relações interpessoais com os colegas e fomenta do esforço da equipa a que pertence



► 2 – Necessita de desenvolvimento: Revelou pouca dinâmica na prossecução dos objectivos, não manifestou interesse em aprofundar os seus conhecimentos e melhorar as suas competências, demonstrou um baixo nível de motivação pessoal, assim como baixos padrões de exigência em relação àquilo que faz, tem uma relação cordial com os colegas e participa do esforço da equipa a que pertence

► 1 – Insuficiente: Revelou passividade e negligencia na prossecução dos objectivos, manifestou desinteresse em aprofundar os seus conhecimentos e melhorar as suas competências, evidenciou falta de motivação pessoal, assim como indiferença em relação àquilo que faz, tem dificuldades de relacionamento com os colegas e de integração nas equipas de trabalho


AVALIAÇÃO GLOBAL DO DESEMPENHO

►A avaliação global é feita numa escala de 1 a 5, e expressa através da classificação qualitativa e quantitativa, traduzindo-se no seguinte:

Excelente - excedeu claramente os objectivos definidos, evidenciando uma média ponderada das avaliações dos objectivos de 4,5 a 5 valores

Muito Bom - superou os objectivos definidos, evidenciando uma média ponderada das avaliações dos objectivos de 4 a 4,4 valores. Este é o nível intermédio entre os níveis de exigência exigidos e os níveis considerados de excelência



Bom - cumpriu com os objectivos definidos, evidenciando uma média ponderada das avaliações dos objectivos de 3 a 3,9 valores

Necessita de desenvolvimento - não cumpriu plenamente os níveis de objectivos acordados, evidenciando uma média ponderada das avaliações dos objectivos de 2 a 2,9 valores. Este é o nível intermédio entre os níveis de exigência exigidos e os níveis de insuficiência

Insuficiente - Ficou claramente abaixo dos objectivos definidos, evidenciando uma média ponderada das avaliações dos objectivos de 1 a 1,9 valores



►Sempre que a Avaliação Global apurada corresponder às classificações de Muito Bom ou Excelente deve o respectivo avaliador:

Justificar a sua atribuição Identificar os factores que para tal contribuíram

►Quando a classificação for o Excelente o avaliador deve ainda:

Identificar os contributos relevantes para o serviço, a incluir na base de dados sobre boas práticas


Grupos ObjectivosCompetência

sAtitude Pessoal

Dirigentes 75% 25% --

Técnico Superior e Técnico

60% 30% 10%

Téc. Profissional e Administrativo

50% 40% 10%

Operário 40% 50% 10%

Auxiliar 20% 60% 20%

Ponderação das diversas componentes da avaliação


FÓRMULA PARA A AVALIAÇÃO GLOBAL (AG) DO DESEMPENHO

AG = ( Obj x %) + (Comp x%) + (At x%)

Em que: Obj = Classificação total do item objectivo

Comp = Classificação obtida no item competências comportamentais At = Avaliação da componente atitude

Pessoal. Téc. superior e técnico

AG = ( Obj x0,60 ) + ( Comp x 0,30 ) + ( At x 0,10 )

Pessoal. Téc. profissional e administrativo

AG = ( Obj x 0,50 ) + ( Comp x 0,40 ) + ( At x 0,10 )

Pessoal operário AG = ( Obj x 0,40 ) + ( Comp x 0,50 ) +( At x 0,10 )

Pessoal auxiliar AG = ( Obj x 0,20 ) + ( Comp x 0,60 ) + ( At x 0,20 )


Pessoal técnico superior e técnico

AG = ( Obj x0,60 ) + ( Comp x 0,30 ) + ( At x 0,10 )

Pessoal técnico profissional e administrativo

AG = ( Obj x 0,50 ) + ( Comp x 0,40 ) + ( At x 0,10 )

Pessoal operário

AG = ( Obj x 0,40 ) + ( Comp x 0,50 ) + ( At x 0,10 )

Pessoal auxiliar

AG = ( Obj x 0,20 ) + ( Comp x 0,60 ) + ( At x 0,20 )



ATITUDE

4

AG = ( 0,6 0 x Obj 3) + (0,30 x Comp 4 ) + ( 0,10 x At 4 )

CLASSIFICAÇÃO FINAL 3,5 BOM



ATITUDE

5

AG = ( 0,6 0 x Obj 4) + (0,30 x Comp 5) + ( 0,10 x At 5)

CLASSIFICAÇÃO FINAL 4 MUITO BOM


A Avaliação dos dirigentes/1

► O desempenho dos dirigentes é determinante na qualidade do serviço prestado pelo serviço, pelo que é essencial a sua responsabilização e reconhecimento pelos resultados obtidos

► A avaliação do desempenho dos dirigentes intermédios tem como objectivo o desenvolvimento de competências de gestão e comportamentos de liderança, com vista a potenciar os níveis de eficiência e qualidade dos serviços

► O modelo de avaliação é semelhante ao dos restantes grupos profissionais, diferenciando-se no seguinte:


A Avaliação dos dirigentes/2► A componente objectivos tem um peso determinante – 75% –

em reforço da responsabilidade partilhada pelo cumprimento dos objectivos do organismo

► A ponderação das competências é de 25%, segundo modelo diferenciado dos restantes grupos profissionais

► Não é considerada a componente atitude pessoal, pois a nomeação em cargo dirigente pressupõe uma atitude pessoal positiva do nomeado

► A diferenciação do mérito é da responsabilidade do dirigente máximo do serviço, não estando vinculado a percentagens máximas de classificação

► A homologação da avaliação é conjunta dos dirigentes de nível superior, excepto quando um deles tenha sido avaliador


A Avaliação dos dirigentes/3

►O Conselho Coordenador da Avaliação apenas intervém no processo de avaliação dos dirigentes intermédios em caso de reclamação

►Trata-se de um CCA com composição restrita

Dirigente máximo do serviço ou organismo, que presidirá Dirigentes de nível superior Dirigente máximo do departamento responsável pela

organização e recursos humanos, quando este seja um serviço partilhado


Sistema informático de apoio ao

SIADAP


A DGAP em parceria com o IIMF está a desenvolver um sistema informático que

permite para cada organismo:

Carregar a missão, a visão e os objectivos do organismo

Carregar as unidades orgânicas com a missão e os objectivos

Ou ver a lista dos funcionários (via BDAP) ou carregar informação de funcionários

Associar, a cada unidade orgânica, os funcionários


Associar os avaliadores e os avaliados

Associar as fichas de avaliação aos funcionários

Preencher, pelos avaliadores, os objectivos e ponderações relativas aos seus avaliados

Preencher, pelos avaliadores, a avaliação dos seus avaliados nas fichas de avaliação

Apresentar resultados da avaliação, quer ficha a

ficha, quer por grupo profissional, quer global


Elaboração de relatórios para apoio na fase de

Harmonização Tratamento da avaliação (ex: alteração das fichas em casos em que forem excedidas as percentagens)

Registo da informação de reclamação, quando for o caso

Registo da informação da homologação

Registo da informação de recurso, quando for o caso


Sistema Informático de apoioSistema Informático de apoio

Serviço / Organismo

Fichas e

dados esta

tístic

os

SG / DGORH respectiva

Dados estatísticos sectoriais

Dados estatísticos globais

Serviço / Organismo

Fichas de avaliação

Impressão e arquivo (PI)

Arquivo


Utilização dos dados

Sistema Integrado de Gestão do

Conhecimento da A.P.

Relatórioanual global

Auditorias

BD DGAPBD DGAP

Estudos sobre políticas degestão integrada de RH na AP


Documentos de apoio disponíveis em:

www.dgap.gov.pt

Documents

ConferênciaSIADAP DIRECÇÃO DE SERVIÇOS DE FORMAÇÃO SECRETARIA-GERAL MINISTÉRIO DA SEGURANÇA SOCIAL E DO TRABALHO