• Conhecer previamente o serviço prestado;• Conversar com pessoas que já tenham se

utilizado dos serviços;• Solicitar sempre três orçamentos para fazer

comparação e poder negociar valores;• Visita aos espaços para apreciação das

estruturas;• Possuir planta baixa com especificações;• Sempre fechar contrato entre as partes.

Para contratação de empresas:

A montagem do evento:• Ainda estamos na fase “Pré-evento”;• Também conhecido como “transevento”;• Início da execução do projeto acertado no início do

planejamento;• Sua duração depende:– Do tamanho do evento;– Do tipo do evento;– Da programação prevista;– Das limitações impostas pelo espaço;– Entre outras coisas.

A montagem do evento:

• Necessidade de cumprir integralmente cronograma indicado no planejamento;

• Equipe entrosada e atenta a todos os itens do evento;

• Caso necessidade de elaboração de PET ficar atento ao horário marcado para a chegada das equipes;

• Quanto mais organização mais facilidade para montar e organizar tudo;

• Checar mais de uma vez o funcionamento de equipamentos.

A fase Evento:• É o momento em que a qualidade do planejamento

vem à tona;• Preparação para a reação em caso de necessidade;• Capacidade de identificar problemas, registrá-los e

discuti-los posteriormente;• É o momento mais curto e mais importante de

todo o projeto;• Seu resultado influencia no futuro profissional de

todos os envolvidos.

• Situação 1: Numa solenidade de colação de grau, tudo está preparado, mas duas das autoridades máximas não haviam chegado e faltavam apenas 10 minutos para o início do evento. Sem estas não há como iniciar, pois ambos abrem o evento com um pronunciamento, o que fazer?

Preparado? Nunca!

• Situação 2: O evento já começou. A mesa diretora está composta. Ao verificar nos bastidores do evento você se dá conta de que o serviço de garçom foi contratado de forma errada: seu trabalho estava restrito aos instantes que antecedem o evento, mas não no evento em si. A mesa ficaria sem serviço de água durante todo evento. O que fazer?

• Situação 3: após a 5ª hora de evento você nota que o público não vai embora. Eram previstas somente 5 horas de duração. Os convidados sabiam do fato, mas continuavam assentados e querendo permanecer ali. Como proceder?

• Situação 4: Para seu evento foram pensadas 8 recepcionistas a cada dia. São 5 dias de evento e você elaborou uma escala de serviço segundo disponibilidade apontada pelas profissionais. No primeiro dia uma delas não apareceu e as outras estão todas indisponíveis. O que fazer?

• Situação 5: No meio de um evento um convidado começa a importunar os outros participantes. O mesmo está alcoolizado. O que se pode fazer neste caso?

• Não importa o que ocorra, se o evento está marcado e o público está a caminho, você precisa realizá-lo;

• O cancelamento do evento só ocorrerá em último caso;

• Em caso de cancelamento a expectativa e o resultado já estará comprometido.