CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS

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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAO * Protocolo recepo de documentos * Classificao, codificao e catalogao de papis e documentos * Noes sobre patrimnio, cadastro e convnios * Preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais * Relaes Humanas no Trabalho. 6. Normas especficas para redao de correspondncia oficial * Organizao de arquivo. 8. Princpios para atendimento ao pblico * Noes de Administrao Financeira, Organizao, Sistemas e Mtodos, Logstica, Materiais e Recursos Humanos * Noes de Oramento e Finanas Pblicas * Leis oramentrias * Classificao oramentria e estgios das receitas e despesas


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Protocolo recepo de documentos - Classificao, codificao e catalogao de papis e documentos Noes sobre patrimnio, cadastro e convnios - Preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais - Organizao de arquivo

Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos sculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da me dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prdio pblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de impedir a adulterao e propiciar as condies necessrias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa que se reconheceu definitivamente a importncia dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em trs importantes realizaes no campo arquivstico: a) criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos; b) proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos; c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos documentos de valor, do passado Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos: a) necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental; b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos constituem uma espcie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de museus; c) razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que objetivando a aniquilao de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindveis proteo de direitos feudais e privilgios, criaram um rgo especial Agence Temporaire des Titres cuja atividade principal era separar, para eliminao, todos os documentos alusivos a tais direitos e privilgios. Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando no atendiam mais a essa exigncia, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo da a idia de arquivo administrativo e arquivo histrico. Em meados do sculo XIX comea a desabrochar um crescente interesse pelo valor histrico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da histria.

O primeiro elemento essencial refere-se razo pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. Sero arquivos os documentos criados e acumulados na consecuo de algum objetivo. Em nvel governamental, tal objetivo o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primrio). Assim, filmes cinematogrficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administrao no cumprimento de funes especficas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos histricos, se tiverem sido produzidos em decorrncia de uma atividade organizada como por exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivduo podero ser considerados arquivos. O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos so preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razes outras que no apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. Essas razes tanto podem ser oficiais quanto culturais. Sero ento preservados para o uso de outros alm de seus prprios criadores (valor secundrio). Devem ainda satisfazer a condio de serem realmente documentos do rgo que os oferece.Apostilas Aprendizado Urbano Todos os direitos reservados 5

Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mant-los conservados num todo como documentos do rgo que os produziu, deve-se ainda guard-los na sua totalidade, sem mutilao, modificao ou destruio de parte deles. Conquanto no haja uma definio de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se definilos como, os documentos de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo preservao permanente para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depsito, num arquivo permanente. (T.R.Schellenberg). Ou ainda, segundo Slon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir Administrao; e sua funo a de tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. O art. 2 da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Estgios de sua evoluo Arquivos de primeira idade, corrente, ativo ou de movimento so aqueles constitudos de documentos em curso ou consultados freqentemente conservados em dependncias prximas de fcil acesso. Arquivos de segunda idade, intermedirios ou limbo, so aqueles constitudos de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los. No h necessidade de conserv-los prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de limbo ou purgatrio. Arquivos de terceira idade, de custdia ou permanentes so constitudos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservaram em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos. A cada uma dessas fases que so complementares corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada. Extenso de sua atuao Quanto abrangncia de sua atuao podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais (ncleos de arquivo ou arquivo descentralizado) so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando as atividades de arquivo corrente. Natureza dos documentos Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM e que, por esta razo, merecem tratamento especial. Arquivo especializado o que tem sob sua custdia osApostilas Aprendizado Urbano Todos os direitos reservados 6

documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independentemente da forma que apresentem. Ex.: arquivos mdicos, arquivos de engenharia, arquivos tcnicos. Gnero (caracterstica) Podem ser: escritos ou textuais, cartogrficos (mapas e plantas), iconogrficos (fotografias, desenhos, gravuras), filmogrficos (filmes e fitas videomagnticas), sonoros (discos e fitas audiomagnticas), microgrficos (rolo, microficha, jaqueta), informticos (disquetes, HD, CD-ROM). Natureza do Assunto (caracterstica) Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo o documento cuja divulgao no prejudica a administrao.So sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custdia e divulgao. Em nossa legislao, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem: Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo. Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. A regulamentao do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto n 2.134 de 24 de janeiro de 1.997 Correspondncia toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a pessoas jurdicas ou fsicas, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio. Quanto ao destino e procedncia pode-se classificar a correspondncia em externa e interna. Interna a correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares. Contrrio sensu, externa aquela trocada entre rgos de instituies diversas ou entre rgos de uma entidade e pessoas fsicas, como ofcios, telegramas e cartas. A correspondncia pode ainda ser oficial e particular. Ser oficial a que cuidar de assuntos de servio ou de interesse especfico das atividades de uma instituio. Ser particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituio. Tipo de Arquivamento Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Ser vertical se os documentos ou fichas estiveremApostilas Aprendizado Urbano Todos os direitos reservados 7

dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha. Diferenciao entre biblioteca e arquivo As diferenas bsicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custdias. Como j foi visto, os arquivos tm estreito vnculo com as atividades funcionais de um rgo do governo ou de qualquer outra entidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundrio ou acidental. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais estudo, pesquisa e consulta. Os arquivos so rgos receptores, enquanto as bibliotecas so colecionadores. Os materiais de biblioteca so adquiridos principalmente a partir de compras e doaes, ao passo que os arquivos so produzidos ou recebidos por uma administrao para o cumprimento de funes especficas. Jamais sero colecionadores como a biblioteca e sua qualidade prpria de arquivo s se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relao natural forem mantidas. Uma biblioteca no deve recolher documentos oficiais. Alm disso h significativa distino quanto aos mtodos empregados em um e outro caso. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um rgo oficial ou privado, o arquivista no o faz tomando por base partes do material. No examina e conclui quanto ao valor de uma simples pea avulsa como uma carta, um relatrio ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relao s demais peas, isto , em relao inteira documentao, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecrio, ao contrrio, avalia o material a ser adquirido por sua instituio como peas isoladas. Por isso, os arquivistas no podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificao de assunto. O bibliotecrio, no arranjo de seu material, que consiste em peas avulsas, pode empregar qualquer sistema de classificao. O principal objetivo de um sistema reunir materiais idnticos, mas o valor de determinada pea no estar necessariamente perdido se no for classificado em determinado lugar. O mesmo no ocorre no arquivo: uma vez que as peas tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiuse muito do seu valor de prova. Da surgiu o princpio da provenincia, pelo qual os documentos so agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma classificao ditada pelas circunstncias originais de criao. O princpio da provenincia resultou de experincias desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificao. Outra diferena que pode ser destacada a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias. Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivstica, de conjuntos de documentos. Centros de documentao ou informao Os centros de informao abrangem algumas atividades prprias da biblioteconomia, da arquivstica e da informtica, sendo o seu campo bem maior, exigindo especializao no aproveitamento de documentos de toda espcie. Em sntese, o centro de informaes tem por finalidade coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a informao. A essncia da documentao deixou de ser o documento, para ser a informao em si mesma. Sua finalidade principal a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforo intil de, por carncia de informaes, resolver problemas j solucionados ou repetir experincias que foram testadas anteriormente.


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Organizao e Administrao de Arquivos Correntes A qualidade dessa administrao ir determinar a exatido com que podem ser fixados os valores da documentao recolhida1. Determinar ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para reteno num arquivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os mtodos de administrao de arquivos permanentes desenvolvem-se em funo dos utilizados na administrao dos arquivos correntes, lembrando que um dos princpios bsicos da arquivstica conservar, nos arquivos de custdia, o arranjo original. Assim que o valor primrio (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, devero ser descartados, recolhidos ao arquivo de custdia ou transferidos a um arquivo intermedirio, caso contrrio, tomaro espao estorvando o bom andamento das atividades correntes. Logo, a administrao dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam s finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econmica possvel, e concorrer para a destinao adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos so eficientemente administrados quando: a) uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confuso; b) quando conservados a um custo mnimo de espao e manuteno enquanto indispensveis s atividades correntes; c) e quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o necessrio a tais atividades, a menos que tenham valor contnuo para pesquisa e outros fins. Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser alcanados quando se dispensa ateno aos documentos desde a sua criao at o momento em que so transferidos para um arquivo de custdia permanente ou so eliminados. A administrao de arquivos preocupa-se com todo o perodo de vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criao, de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao inferno do incinerador, ou ao cu de um arquivo permanente, ou ao limbo de um depsito intermedirio. A tarefa mais difcil da administrao de documentos prende-se aos documentos mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos, mais difcil se torna administr-los. Geralmente, os documentos mais valiosos so os que se referem s origens, organizao e ao desenvolvimento funcional de um rgo, e aos seus programas essenciais. Referem-se antes direo do que execuo das funes da repartio. Os documentos importantes so difceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma poltica nem sempre podem ser identificados como tal, quando so inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobre operaes de rotina so facilmente classificveis. Os documentos de importncia so difceis de ser retirados de circulao uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas no se tornam obsoletos ou no-correntes to logo cessam as atividades que os originaram. As orientaes neles continuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes, alm disso, so difceis de reunir para serem preservados num arquivo de custdia permanente, porque muitos deles tm que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se essa separao aps perderem os documentos o valor para as operaes correntes, quando j se tornou obscura a sua identificao. A organizao de arquivos pode ser desenvolvida em vrias etapas ou fases: a) levantamento de dados; b) anlise dos dados coletados; c) planejamento;1

Recolhimento a transferncia de documentos para o arquivo de custdia.9


d) implantao e acompanhamento. Levantamento de Dados O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informaes sobre documentao. preciso analisar o gnero dos documentos; as espcies de documentos mais freqentes; os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos; existncia de registros e protocolos; mdia de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de documentos; processos adotados para conservao e reproduo de documentos; existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal encarregado do arquivo (nmero de pessoas, salrios, nvel de escolaridade, formao profissional), o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao), a localizao fsica (extenso da rea ocupada, condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra incndio), meios de comunicao disponveis (telefones, fax). Anlise dos dados coletados Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. Planejamento Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir. Posio do arquivo na estrutura da instituio Recomenda-se que seja a mais elevada possvel, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas. Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo A descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediria e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados. Centralizao No consiste apenas da reunio da documentao em um nico local, mas tambm a concentrao de todas as atividades de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional, freqentemente designado Protocolo e Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra denominao similar. Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos, ntidaApostilas Aprendizado Urbano Todos os direitos reservados 10

delimitao de responsabilidades, constituio de conjuntos arquivsticos mais completos, reduo dos custos operacionais, economia de espao e equipamentos. Descentralizao A descentralizao, por si s, um grande ato de classificao. Dever ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento, onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas divises e sees que o compem. Dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos administrativos. Essa descentralizao (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critrios: Centralizao das atividades de controle e descentralizao dos arquivos, tambm denominados ncleos de arquivo ou arquivos setoriais. Descentralizao das atividades de controle e dos arquivos Coordenao Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia so imprescindveis criao de uma COORDENAO CENTRAL, que exercer funes normativas, orientadoras e controladoras. A coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas especficas de operao, a fim de atender s peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organizao ou reorganizao dos arquivos setoriais, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reunies peridicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenao poder constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. Escolha de mtodos de arquivamento e classificao O problema bsico na administrao de documentos correntes o de conserv-los de maneira ordenada e acessvel de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. Para atingir esses objetivos torna-se necessrio que os documentos sejam: a) bem classificados; e b) bem arquivados. Todos os documentos devero ser arquivados em relao ao seu uso de forma a refletir a funo do rgo. Na avaliao de documentos pblicos, o primeiro fator a ser levado em considerao o testemunho ou prova que contm da organizao e da funo. No tratamento dos documentos concernentes organizao e funcionamento, leva-se em conta o valor comprobatrio dos mesmos. Se a classificao dos documentos visa a refletir a organizao, pode-se remov-los para uma destinao adequada, uma vez extinta a unidade administrativa. E se, alm disso, so classificados pela funo separando-se a funo substantiva (fins) da auxiliar (meios, facilitativas), a poltica da executiva, ou em geral, distinguindo-se a documentao importante da secundria ento o mtodo de classificao proporciona as bases para a preservao e destruio, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes. Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento. Sistemas de registro O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um rgo em duas sries, umaApostilas Aprendizado Urbano Todos os direitos reservados 11

constituda de papis expedidos e outra de recebidos. A caracterstica essencial do sistema, da qual se deriva o seu nome, o registro. No servio de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam. Atribuem-se-lhes nmeros consecutivos. Esses nmeros so a chave para o controle dos documentos em ambas as sries, e constituem um meio de referncia para o nome dos signatrios e para os assuntos dos documentos; nos ndices as pessoas e os assuntos so identificados pelos mesmos. Indicam a ordem dos documentos em cada srie. Num sistema de registro mais aperfeioado, os documentos de um servio so guardados numa srie que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos so colocados juntos. Essas unidades so registradas numericamente na ordem em que se acumulam, e fazem-se ndices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja chave o nmero das unidades de arquivamento.O sistema de registro um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material documentrio. Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de no usarem registros ou protocolos, isto , livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento ou fichas-lembrete, que veremos mais adiante. Elementos de Classificao H trs elementos principais a serem considerados na classificao de documentos pblicos: a) a ao a que os documentos se referem (funes, atividades e atos); b) a estrutura do rgo que os produz; c) o assunto dos documentos. Em vista disso, os mtodos de organizao podem ser funcional, organizacional e por assuntos. Para que um rgo cumpra suas funes dever realizar dois tipos principais de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). Na execuo de qualquer espcie de atividade, quer substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de operaes ou atos: polticos ou normativos e executivos. Os de natureza poltica determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gnero. Muitas das vezes sero escolhidos mais de um mtodo ou sistema de arquivamento 2. Por exemplo, o item Patrimnio pode estar organizado geograficamente; o item Pessoal, em ordem alfabtica; o item Correspondncia, em ordem cronolgica etc. Princpios de classificao S em casos excepcionais os documentos pblicos devem ser classificados em relao aos assuntos que se originam da anlise de determinado campo de conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa, de referncia e similares. Os documentos pblicos podem ser classificados em relao organizao e podem ser descentralizados, desde que as reparties que os acumulam executem atividades relativamente distintas e separveis. Entretanto, os documentos pblicos devem ser classificados em relao funo, pois resultam de uma funo, so usados em relao funo e devem, portanto, ser classificados de acordo com esta (vide Resoluo n 143 do CONARQ que trata da Classificao, Temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meio da Administrao Pblica que por ser muito extensa no foi reproduzida aqui)4.2 3

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No confundir mtodo ou sistema de arquivamento com mtodo de organizao definido acima Estabelece classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meio da Administrao Pblica, com notao pura Recomendamos a leitura dessa resoluo para efeito de familiarizao com os diversos procedimentos arquivsticos12


Escolha das Instalaes e equipamentos Equipamento a totalidade de materiais de consumo e permanente necessrios realizao do trabalho arquivstico. Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto e mdio prazo. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros. Notao a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica. Tambm poder ser aberta ou fechada. Ser aberta quando indicar somente o incio da seo e fechada quando indica o princpio e o fim. Vide figuras abaixo. A posio o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto.

Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de uma pasta do arquivo. Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias. Pasta miscelnea aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica. Material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado vrias vezes para o mesmo fim.Apostilas Aprendizado Urbano Todos os direitos reservados 13

Constituio de arquivos intermedirios Os depsitos intermedirios s devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Em geral, existem em mbito governamental, em face do grande volume de documentao oficial e de sua descentralizao fsica. Implantao e acompanhamento O manual de arquivo dever ser elaborado aps estarem implantados e testados todos os procedimentos de arquivo. Esse manual dever incluir organogramas e fluxogramas, terminologia, informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e responsabilidades, detalhamento das rotinas etc. Gesto de documentos A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de documentos: Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Devem ser criados apenas documentos essenciais administrao da instituio e evitadas duplicaes e emisso de vias desnecessrias. A tramitao e utilizao de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao); expedio; organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria; elaborao de normas de acesso documentao (emprstimos e consultas). A avaliao (com vistas destinao) se desenvolve mediante anlise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero objeto de arquivamento permanente e quais devero ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informao para a instituio e para terceiros. Protocolo Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina: Pass Atividades o 1 2 3 4 5 6 7 8 Receber a correspondncia Separar a correspondncia oficial da particular Distribuir a correspondncia particular Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa Abrir a correspondncia ostensiva Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando a existncia de antecedentes Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os solicitar para ser feita a juntada Interpretar e classificar a correspondncia14

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Pass o 10 11 12 13

Atividades Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se for o caso Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao Registro e movimentao

Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos e suas atribuies podem ser assim descritas: Pass Atividades os 1 Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de protocolo, data de entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira distribuio 2 Anexar a segunda via da ficha5 ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes pertinentes nas respectivas fichas 3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedncia e assunto, rearquivando-as em seguida 4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica 5 Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos, anotar nas respectivas fichas (numricas) o novo destino 6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente Expedio Geralmente so adotadas as seguintes atividades: Pass Atividades os 1 2 3 4 5 6 Receber a correspondncia Verificar se no faltam folhas ou anexos Numerar e completar a data, no original e nas cpias Separar o original da cpias Expedir o original com os anexos Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao arquivo

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Essa ficha ser retirada no rgo a que o documento destinado pelo responsvel pelo controle no mbito desse rgo, e ser novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro rgo, devendo essa passagem ser feita por intermdio do Setor de Registro e Movimentao, que o redistribuir15


Mtodos de Arquivamento O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecnica em relao qual os documentos devem ser arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. Qualquer sistema de arquivamento, no importa qual seja, pode apresentar resultados satisfatrios se for adequadamente aplicado. A insuficincia do arquivamento deve-se, com mais freqncia s falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha de um mtodo de arquivamento devese levar em considerao trs premissas bsicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexvel e deve admitir expanses. Alfabtico Geogrfico Simples Cronolgico Numricos Digitoterminal Bsicos Enciclopdico Alfabticos Dicionrio Duplex Ideogrficos Decimal Numricos Unitermo ou Indexao coordenada Variadex Automtico Padronizados Soudex Mneumnico Rneo Cada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto aquele em que a busca feita diretamente sem a necessidade de se consultar um ndice Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice ou um cdigo. O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto. Mtodo Alfabtico (mtodo bsico) Mtodo alfabtico o mais simples. um mtodo direto. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas em ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para alfabetao. As notaes nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou compostas. Notaes simples abertas: A, B, C Ab, Ac etc; notaes compostas e fechadas: Aa-Al , Am-Az etc.Apostilas Aprendizado Urbano Todos os direitos reservados 16

Sua desvantagem a alta incidncia de erros de arquivamento quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes. Regras de Alfabetao 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Rita Guimares, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro Lima Arquivam-se: Cavalcante, Juvenal; Guimares, Rita; Lima, Pedro; Silveira, Maria Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Exemplo: Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marlia Morro Azul; Slvia Praia Vermelha Arquivam-se: Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marlia; Villa-Lobos, Heitor; Praia Vermelha, Slvia 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Walmir Santo Cristo, Lus So Caetano, Denise Santa Rita Arquivam-se: Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; So Caetano, Lus. 4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais.

Exemplo: R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo Silveira Arquivam-se: Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto 5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9) Exemplo: Paulo de Farias, Ricardo dFerreira, Rosana dAlbuquerque. Arquivam-se: Albuquerque d, Rosana, Farias de, Paulo; Ferreira d, Ricardo. 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no considerados na ordenao alfabtica. Exemplo: Marco Antnio Neto, Maria Jos Sobrinho, Silvia Maria Filho. Arquivam-se: Antnio Neto, Marco; Jos Sobrinho, Maria; Maria Filho, Silvia Obs.: os graus de parentesco da alfabetao s sero considerados quando servirem de elemento de descrio. 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Doutora Maria Helena, Juiz Armando Marques, Capito Silva Mozila. Arquivam-se: Helena, Maria (Doutora); Marques, Armando (Juiz); Mozila, Slvia. 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11). Exemplo: Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John Boy Arquivam-se: Boy, John; Freud, Sigmund; Jung, Carl Gustav 9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiscula.17


Exemplo: Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont Arquivam-se: Capri, Guilio di; De Penedo, Esteban, Du Pont, Charles 10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Exemplo: Jos de Oviedo y Baos, Francisco de Pina de Mello, Angel Del Arco y Molinero, Antonio de los Rios Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del; Oviedo y Baos, Jos de; Pina de Mello, Francisco de; Rios, Antonio de los 11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Li Xian Xin, Li Yutang Arquivam-se: Li Xian Xin, Li Yutang 12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como e apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Embratel, A Colegial, Fundao Getlio Vargas, The Library of Congress Arquivam-se: Colegial (A); Embratel, Fundao Getlio Vargas; Library of Congress (The) 13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: III Conferncia de Cirurgia Cardaca, Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana, 1 Congresso de Odontologia Arquivam-se: Conferncia de Cirurgia Cardaca (III); Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo); Congresso de Odontologia (1) 14. As correspondncias recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituio (setor, seo, gerncia, departamento, superintendncia) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e no da unidade. Exemplo: Gerncia de Atendimento da TELERJ, Superintendncia Financeira da TELERJ Arquivam-se: TELERJ Gerncia de Atendimento; TELERJ - Superintendncia Financeira 15. Os nmeros que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. Exemplo: 3M do Brasil, Fbrica Estrela de 4 pontas, Madeiras Cachoeira dos 4 Arquivam-se: Fbrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro); 3 (Trs) M do Brasil Essas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras. As regras de ordenao podem ser adotadas segundo critrio de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma aps a outra. Exemplo de critrio letra por letra: Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado Exemplo de critrio palavra por palavra: Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira Alegre Como se pode observar, no critrio letra por letra no se consideram os espaos entre palavras. Mtodo Geogrfico O mtodo geogrfico um sistema de recuperao direta onde a chave de recuperao aApostilas Aprendizado Urbano Todos os direitos reservados 18

procedncia ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondncia) Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrs do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que, logicamente, no seguir a ordem alfabtica. Exemplo: Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo So Paulo Campinas Pedro Luiz Maranho So Luiz Maria do Carmo Rio de Janeiro Campos Lucas Marques So Paulo So Paulo Lvia de Ftima Arquivam-se: Maranho So Luiz Maria do Carmo Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo Rio de Janeiro Campos Lucas Marques So Paulo So Paulo Lvia de Ftima So Paulo Campinas Pedro Luiz Nome da cidade, estado e correspondente Como a principal chave a cidade, deve-se orden-las alfabeticamente, no havendo destaque para as capitais. Exemplo: Araatuba SP Luiz Carlos So Mateus ES Maria Augusta Belm PA Adalberto Oliveira Crates PE Francisco Balbino Diadema SP Dilma da Silva Arquivam-se: Araatuba SP Luiz Carlos Belm PA Adalberto Oliveira Crates PE Francisco Balbino Diadema SP Dilma da Silva So Mateus ES Maria Augusta necessrio que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades sero dispostas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem. O mtodo geogrfico direto e de fcil manuseio. Sua desvantagem a de exigir duas classificaes. Mtodo numrico simples O mtodo numrico simples um mtodo indireto, pois exige a consulta a um ndice alfabtico. Nesse mtodo atribui-se a cada entrada uma numerao seqencial sem qualquer preocupao com aApostilas Aprendizado Urbano Todos os direitos reservados 19

ordenao alfabtica. Alm disso, ser necessrio um registro para controle da numerao utilizada nas pastas a fim de impedir duplicidades. Nesse mtodo, os correspondentes eventuais tero a sua documentao arquivada em pastas miscelneas, que devem conter de dez a vinte correspondentes cada uma. Essa pasta miscelnea pode ser organizada segundo dois critrios distintos: a) numeram-se somente as pastas, arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabtica, os quais recebero o nmero da pasta; b) numera-se cada correspondente eventual, precedido da letra M (de miscelnea), arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenao alfabtica. No primeiro caso, a notao das pastas miscelneas seria M-1, M-2, M3 e, no segundo caso, M1-10, M11-20, M21-30 etc. Nesse mtodo pode-se ainda reaproveitar uma numerao que venha a vagar. Tal mtodo tem ampla aplicao nos arquivos especiais e especializados. Mtodo numrico cronolgico Nesse mtodo, alm da ordem numrica deve-se observar a data. um mtodo adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. Depois de autuado, o documento colocado em uma capa de cartolina, passando a ser chamado da em diante de processo. Nesse mtodo, tambm possvel o reaproveitamento de numerao, desde que seja da mesma data. o nico mtodo de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelnea. As vantagens desse mtodo so maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros, por ser mais fcil de lidar com nmeros do que com letras. Sua desvantagem o fato de ser um mtodo indireto, obrigando duplicidade de pesquisa. Mtodo Dgito-terminal Esse mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificao o nmero. Os documentos so numerados seqencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Exemplo: o nmero 831.423, ser lido 23.14.83 Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados zeros sua esquerda para fins de complementao. So vantagens do mtodo dgito-terminal a reduo de erros de arquivamento e rapidez na localizao e arquivamento. Mtodos por assunto (ideogrficos) Os alfabticos podem ser enciclopdico ou dicionrio; os numricos, duplex, decimal, unitermo ou indexao coordenada. Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico Exemplo: Cursos Especializao Formao Ps-graduao Doutorado MestradoApostilas Aprendizado Urbano Todos os direitos reservados 20

Pesquisas Administrao Cincia poltica Economia Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio Cursos de doutorado Cursos de especializao Cursos de formao Cursos de mestrado Cursos de ps-graduao Pesquisas de administrao Pesquisas de cincia poltica Pesquisas de economia Mtodo ideogrfico numrico duplex Em todos os mtodos ideogrficos numricos necessria a elaborao de um ndice alfabtico remissivo. So portanto mtodos indiretos. Classifica-se a documentao em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o particular. Exemplo: 0 Administrao Geral 1 Pesquisas 1-1 Psicologia 1-1-2 Aplicada ao trabalho Aplicada educao 1-2 Cincia poltica 1-3 Administrao 1-4 Economia Em relao ao mtodo decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes. Mtodo ideogrfico numrico decimal Esse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificao divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que no podem ser includos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe subdividida em nove subclasses e uma dcima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira do nmero composta de trs algarismos. A parte decimal, que facultativa, pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. As dez primeiras divises so denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a seguir, sucessivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc. Um bom exemplo de classificao decimal pode ser encontrado na resoluo n 14 do CONARQ. Suas principais desvantagens so a limitao de dez nmeros para cada nvel de classificao o que no ocorre no mtodo duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituio.


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Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada) Vem sendo utilizada com grande xito nos arquivos especiais e especializados. O mtodo consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem crescente (nmero de registro), de acordo com sua entrada no arquivo. Sua finalidade identificar e localizar o documento quando solicitado. Uma vez numerado, atravs da anlise do documento so identificadas as palavras-chave ou descritores, que serviro posteriormente como chave de pesquisa. Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha-ndice, como mostra o exemplo a seguir: N 0012 Assemblia Extraordinria Palavras-Chave / descritores Resumo: Assemblia extraordinria Greve para deliberar sobre a continuidade da greve Metalrgicos promovida pelos metalrgicos de todo pas. Assemblia extraordinria Foi realizada no salo vip do Hotel Marina, Hotel Marina na praia do Leblon, em 13 de maro de 1936 1936. A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. O nmero de registro transcrito nas fichas correspondentes s palavras-chaves escolhidas para sua identificao, na coluna cujo algarismo coincidir com o final do nmero atribudo ao documento, como no exemplo a seguir: Greve: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 210 311 172 063 04 135 006 017 008 099 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 320 421 232 0173 134 235 026 417 098 149 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 450 461 252 0243 244 465 236 317 128 439 0 0 530 531 Metalrgicos 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 120 411 212 003 004 145 016 127 018 199 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 340 521 322 0193 144 245 345 527 108 239 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 530 631 512 0283 234 475 575 427 138 399 Pelo exemplo acima pode-se concluir que h duas fichas que contm as palavras-chave Greve e Metalrgicos: a 0004 e a 0530. Esse mtodo recomendado para arquivos fotogrficos, sonoros e outros arquivos constitudos de documentos especiais. Mtodos padronizados Dentre os mtodos padronizados, o mais conhecido o automtico.Apostilas Aprendizado Urbano Todos os direitos reservados 22

Mtodos padronizados automtico Nesse mtodo os papis so arquivados com guias e pastas que j indicam as divises das letras do alfabeto. Mtodos padronizados soundex Para os arquivos alfabticos onomsticos, de grandes propores.foi inventado o sistema soundex, segundo o qual as unidades de arquivamento so ordenadas por cdigo, ao invs de o serem pela seqncia estritamente alfabtica. O cdigo baseia-se no som das consoantes dos nomes. As unidades de arquivamento so assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idntica, sem levar em conta se a grafia ou no a mesma. Mtodos padronizados rneo e mnemnico No trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos. Mtodos padronizados variadex Esse mtodo uma variao do mtodo alfabtico. Nesse mtodo so utilizadas cores como elementos auxiliares para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de documentos. Nesse mtodo trabalha-se com uma chave constituda de cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e no a primeira. Dessa forma, em cada letra do alfabeto podero existir pastas nas cinco cores da chave. Nesse mtodo possvel reduzir a incidncia de erros de arquivamento muito comuns no mtodo alfabtico. Mtodo alfanumrico Esse mtodo no considerado bsico nem padronizado. Esse mtodo trabalha com uma tabela constituda de divises do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Usam-se notaes fechadas, para evitar que depois de numeradas as divises sejam alteradas. Exemplo: Aa-Af = 1 Ag-Al =2 Am-As =3 E assim, sucessivamente. Etapas de arquivamento So as seguintes as fases de arquivamento: inspeo, estudo, classificao, codificao, ordenao e guarda dos documentos. Inspeo Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento. Estudo Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe dever ser atribuda, a existncia de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referncias cruzadas.Apostilas Aprendizado Urbano Todos os direitos reservados 23

Classificao Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas que lhe sero atribudas atravs de um processo interpretativo. Codificao Consiste na aposio dos smbolos correspondentes ao mtodo de arquivamento adotado. Ordenao o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao e codificao adotadas. Sua finalidade agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho. Guarda dos documentos o arquivamento propriamente dito. Emprstimo e consulta Documentos de arquivo s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos que os receberam ou produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se referem os documentos e s autoridades superiores, na mesma linha hierrquica. Quanto aos prazos para emprstimo de dossis, sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de dez dias, podendo ser renovados mediante sua apresentao no Arquivo. Dever ser utilizada a guia-fora, que ficar no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossi. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade administrativa, ndice da pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista responsvel pelo emprstimo. Para facilitar sua cobrana, deve ser institudo o fichrio de lembretes ou vigilncia contnua followup para controle de prazos, que poder ser organizado em diversas modalidades. Para informaes adicionais, consultar Resoluo n 14 do CONARQ. Anlise, avaliao, seleo e eliminao O governo no pode conservar todos os documentos produzidos em conseqncia de suas mltiplas atividades. Torna-se impossvel prover espao para armazen-los, bem como pessoal para cuidar dos mesmos. O custo da manuteno de tais papis vai alm das posses da mais rica nao. Alm disso, os documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam teis pesquisa erudita. O destino de um documento pode ser a transferncia para um depsito de armazenamento temporrio (record center) ou para um arquivo de preservao em carter permanente, reduo de seu volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruio imediata. A eficincia de um programa de destinao de documentos deve ser julgada to-somente pela exatido de suas determinaes. A transferncia para um depsito temporrio presume valor para um futuro uso administrativo, legal ou fiscal; o recolhimento para um arquivo de custdia permanente, o valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu alto custo, s proposta quando os documentos tm valor primrio ou secundrio que justifique a despesa. E, lgico, faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. Para maiores informaes vide art. 1, 2 e art 2 da Lei 5.433/68. Um instrumento de destinao pode servir a vrios fins. Podem visar to-somente identificao deApostilas Aprendizado Urbano Todos os direitos reservados 24

corpos de documentos acumulados num rgo do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo. Um documento preparado com esse objetivo chama-se lista de descarte ou lista de eliminao. Essas tabelas normalmente so aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminao dos mesmos. O teste de eficincia de uma tabela decorre da possibilidade de os documentos nela includos serem removidos e eliminados no fim dos perodos de reteno recomendados. A remoo ordenada e o descarte de grande quantidade de papis inteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. So, pois, um importante instrumento de administrao. Um instrumento de destinao pode tambm ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. Um documento feito com esse objetivo chama-se tabela de descarte. Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um rgo e indicar o destino que se deva dar a cada um deles, seja a eliminao, seja a transferncia para um arquivo de custdia permanente. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se plano de destinao ou tabela de temporalidade. Todos esses instrumentos de destinao so atos normativos. Uma vez determinada a eliminao de documentos, devem ser preparados os termos de eliminao correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a identificao dos conjuntos documentais, datas abrangentes, natureza dos documentos e quantidade, bem como a indicao do instrumento de destinao que autoriza a destruio. Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente, como uma preliminar para a sua exata identificao nos instrumentos de destinao. Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamente removidos para serem destrudos depois de terem servido ao uso corrente. A triagem ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento americano, um processo de alto custo. De fato, a triagem dificilmente se justifica do ponto de vista econmico, a menos que uma boa parte dos documentos que esto sendo examinados possa ser separada para descarte. A classificao, portanto, tem estreita ligao com as prticas de destinao. Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro lugar, a facilitar o seu uso em atividades correntes, e somente como finalidade secundria a facilitar a sua remoo e descarte. Contudo, se os documentos forem devidamente classificados em relao funo, podem, em geral, ser eliminados segunda esta, pois muito do valor daqueles deriva de sua relao com a prpria funo. As decises para se destruir documentos devem ser finais e irrevogveis. Salvo em circunstncias excepcionais, os documentos no devem ser conservados temporariamente ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma opinio mediante verificao de falta de uso dos mesmos. Os documentos selecionados para eliminao normalmente so vendidos como papel velho, podendo, porm, ser eliminados por qualquer outro meio: fragmentao, macerao etc. A incinerao processo condenado , quer pelo aumento do ndice de poluio que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do papel, no deve ser adotada. Quando se faz um contrato para venda desses papeis, deve-se incluir uma clusula proibindo a sua revenda como documento. A macerao ou qualquer outro tratamento sempre aconselhvel quando se tratar de documentos confidenciais. Valor dos documentos Em relao ao seu valor, os documentos podem ser: Permanentes vitais aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importnciaApostilas Aprendizado Urbano Todos os direitos reservados 25

vital para a organizao. Permanentes so os que, pela informao que contm, devem ser conservados indefinidamente. Temporrios > quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento. Distino entre valores primrios e secundrios Os valores inerentes aos documentos pblicos so de duas categorias: valores primrios, para a prpria entidade onde se originaram os documentos, e valores secundrios, para outras entidades e utilizadores privados. Distino entre valores probatrios e informativos Pode-se determinar mais facilmente os valores secundrios de documentos oficiais se os analisarmos em relao a dois aspectos: a) a prova que contm da organizao e do funcionamento do rgo governamental que os produziu, ou seja, todos os documentos essenciais relativos origem, ao desenvolvimento e ao funcionamento de um rgo documentos probatrios ou demonstrativos, que contm o testemunho da existncia e das atividades do rgo; e b) a informao que contm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condies etc. com que o rgo governamental haja tratado. Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contm da organizao e funes sero chamados de valores probatrios. Os valores inerentes aos documentos devido informao que contm sero chamados de valores informativos. A informao pode relacionar-se, de modo geral, a pessoas (fsicas e jurdicas), coisas ou fenmenos, sabendo-se que os dois tipos de valores no se excluem mutuamente. Valores probatrios Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas de como era a sua organizao e de como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o mnimo a ser guardado so os documentos sobre a organizao e o funcionamento. Mediante uma seleo criteriosa de vrios grupos e sries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos de importncia sobre a existncia de um rgo. Para efeito probatrio deve-se procurar responder as seguintes perguntas: o que era o negcio?, como era conduzido, por quem e com que resultados?. As estimativas de valores probatrios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentao do rgo; no devem ser feitas tomando-se por base parte da documentao e no importa quo bem concebido e bem executado seja um programa histrico; jamais poder produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais. Outro ponto importante a ser considerado o de que se os documentos visam a servir como prova da organizao e funo, h que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram; no se deve reorganiz-los pelos assuntos ou por outro princpio qualquer. Valores Informativos Os valores informativos derivam da informao contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as reparties pblicas e no da informao ali existente sobre as prprias reparties. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custdia valiosa, menos pela prova que oferecem da ao do governo, do que pela informao que apresentam sobre pessoasApostilas Aprendizado Urbano Todos os direitos reservados 26

determinadas, situaes, eventos, condies, problemas, coisas e propriedades que deram origem a competente ao. Na apreciao do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista no leva em considerao a origem dos documentos que rgo os produziu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informao que contm. H alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos oficiais. So eles: a) unicidade; b) forma; e c) importncia. Unicidade Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informao, quanto a unicidade dos documentos que contm a informao. O termo unicidade, aplicado informao, significa que a informao contida em determinados documentos oficiais no ser encontrada em outras fontes documentrias de forma to completa e utilizvel. A informao obviamente nica se no pode ser encontrada em outro lugar. Para determinar se um corpo de documentos a nica boa fonte de informao sobre um dado assunto, preciso ser um verdadeiro perito no mesmo. O arquivista alemo Meissner formulou a mxima a idade avanada deve ser respeitada nos documentos. Os arquivistas de diversos pases estabeleceram datas-limite antes das quais propem que todos os documentos sejam conservados. Na Alemanha o ano de 1700; na Inglaterra, 1750; na Frana, 1830; e na Itlia, 1861. A data italiana corresponde aproximadamente, por coincidncia histrica, adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil, iniciada em 1861. Forma Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informao nos documentos, e b) a forma dos documentos. A informao pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos so apresentados em dado documento sobre muitas pessoas, coisas ou fenmenos (informao extensa); b) muitos fatos so apresentados sobre algumas pessoas, coisas ou fenmenos (informao intensa); ou c) muitos fatos so apresentados sobre matrias diversas pessoas coisas e fenmenos (informao diversa). Em geral, os documentos que representam concentrao de informao so os que mais se prestam preservao arquivstica, pois os arquivos quase sempre tm problemas de espao para a guarda de documentos. O termo forma aplicado aos documentos e no informao neles contida refere-se condio fsica dos documentos oficiais. A condio fsica importante, pois, se os documentos vo ser preservados num arquivo, devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que no os prprios criadores, us-los sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecnicos ou eletrnicos. Importncia O arquivista presume que sua primeira obrigao a de conservar a documentao que contenha informao que satisfar s necessidades do prprio governo, e depois disso, por mais indefinidas que sejam, as dos pesquisadores e do pblico em geral. Antes de aplicar o teste da importncia, o arquivista deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. O teste de importncia relaciona-se a fatores imponderveis a matrias que no podem ser avaliadas com real certeza. Os testes de unicidade e forma, ao contrrio, referem-se a fatores ponderveis a assuntos que so passveis de ser avaliados na base de fatos que no deixam dvidas.


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Documentos relativos a pessoas - seleo especial e amostra estatstica Na seleo de documentos, tendo em vista a informao que contm sobre pessoas, dois critrios so possveis. O primeiro selecionar aqueles que representam concentraes de informaes, tais como formulrios de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informao extensa, intensa ou diversa, em forma concentrada. O segundo selecionar um certo nmero de documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo, ou que sejam suficientes para esclarecer os fenmenos investigados. Na ltima alternativa, isto , naquela de selecionar, para reteno, um nmero limitado de processos sobre indivduos, dois princpios podem ser adotados: a) o de seleo especial; e b) o de amostra estatstica. Documentos relativos a coisas No estudo dos documentos sobre coisas, os valores a serem considerados so os que derivam da informao que contm ore as prprias coisas e no da informao sobre o que acontece s coisas. Entre as coisas, o ser humano se preocupa, fundamentalmente, com a terra na qual vive. Documentos relativos a fenmenos O termo fenmeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. Se os fenmenos so antigos, interessam principalmente aos historiadores; se novos, aos socilogos, economistas ou estudiosos de administrao. Um arquivista, no importa qual seja sua experincia, ordinariamente apreciar os documentos principalmente por seu valor ou interesse histrico. A maioria dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas, episdios ou acontecimentos importantes. Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econmicos, deve-se aplicar o princpio da seleo especial. Esse princpio significa, simplesmente, que alguns documentos so selecionados para preservao, porque contm dados que so representativos ou ilustrativos do todo, porque tratam de um acontecimento ou ao importante ou significativa, ou porque contm dados considerados prprios para um estudo de condies sociais e econmicas especficas. bom distinguir-se imediatamente esse princpio do princpio de amostragem estatstica. Este ltimo, adotado no incio do sculo XX, requer um conhecimento do mtodo que o arquivista, em geral, no possui. As tcnicas de coleta, classificao e anlise estatstica, de correlao de dados, cmputo de mdias e probabilidades, previses, curvas e compilao de nmerosndices so tcnicas altamente especializadas, parte de uma disciplina distinta. Concluses A avaliao de documentos no deve se basear em intuio ou em suposies arbitrrias de valor. Deve ser, ao contrrio, baseada na anlise total da documentao relativa ao assunto a que se referem os documentos em questo. A anlise a essncia da avaliao arquivstica. Ao mesmo tempo em que aquilata os valores probatrios dos documentos, o arquivista deve levar em conta o conjunto da documentao do rgo que os produziu. Igualmente, ao apreciar os valores informativos dos documentos, o arquivista deve levar em considerao a documentao total em conexo com o assunto a que se refere a informao. Deve determinar se aquele grupo de documentos em questo contm informao nica e se apresenta uma forma que o torne til como uma fonte de informao, e s depois de feito isto dever entrar no reino do impondervel.


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Microfilmagem Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral, dois: a) reduzir o seu volume; b) garantir a sua durabilidade. Qualquer determinao para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguintes princpios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operao; o processo de microfilmagem de alto custo, devendo-se, por isso, sopesar esse custo contra o da preservao dos documentos na forma original; e os documentos a serem microfilmados devem ter caractersticas fsicas que se prestem filmagem. No Brasil, a Lei 5.433/68 regula a matria. O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reproduo de diminutas imagens fotogrficas. Entretanto a sua utilizao como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimenses visando sua utilizao em pesquisas. Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide sobre documentos de guarda temporria, com vistas ao aproveitamento de espao. As microformas podem apresentar-se em trs modos: filme, jaqueta ou microficha; Filme (rolo) a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos documentos. So gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurana e uma cpia (diazo) para consulta. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses documentos so chamados de fotogramas. Jaqueta A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Tambm so gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurana e outro para consulta. Entretanto, esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossis e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados, exigindo, assim, a proximidade das informaes. Como esse processo mais trabalhoso, somente uma pequena parte da documentao de uma empresa encontra-se nesse suporte. Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do sistema COM Computer Output Microfilm, ou seja, sada direta do computador para a microficha, atravs da fita spool, sem passar pelo papel. No mais necessria a impresso de quilmetros de formulrios contnuos. Sua capacidade de armazenamento de at 420 fotogramas. As microfichas so usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido facilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples unicamente para a leitura ou conjugados (leitoras/ copiadoras) para a leitura e cpia em papel. Tecnologia da Informao Os avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam alguns problemas que merecem reflexo e exigem solues dentro de curto espao de tempo: falta de respaldo legal, no Brasil, que assegure o valor probatrio dos registros contidos em suportes informticos; baixa durabilidade dos materiais empregados, tornando necessria a transferncia peridica das informaes para outros suportes; obsolescncia, em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos necessrios leitura das informaes armazenadas; falta de padronizao na fabricao de equipamentos e suportes.


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Transferncia e recolhimento Transferncia e recolhimento so definidos respectivamente no art. 1, 1 e art 1, 2 da Resoluo n 2 do CONARQ. Transferncia e recolhimento so feitos em razo da freqncia de uso e no do valor do documento. A transferncia dos documentos do arquivo corrente para o intermedirio e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos facilita o arquivamento e a localizao de documentos, pois libera espao e economiza recursos materiais, lembrando que o arquivo intermedirio dever ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente. As transferncias para centros de depsito de armazenamento temporrio. atendem, no mnimo, a trs necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas reparties do governo e que devem ser conservados durante longos perodos de tempo; b) servem para acomodar acumulaes especiais de documentos de rgos extintos ou de determinadas atividades; e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acmulos de documentos regulares ou especiais, de valor e sem valor ao se iniciar um programa de administrao de documentos ou arquivstico. Essas transferncias tambm ocorrem para reas de custo reduzido, contribuindo para a economia do sistema, que sua finalidade primordial. A maior desvantagem de um plano de depsito tipo limbo, reside no incentivo que d s instituies para protelar o exame de seus documentos. Esses centros no devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionrios no possam decidir de imediato. Sempre que se transferem documentos do tipo no-rotineiro para centros intermedirios, faz-se mister obter informaes precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos, a fim de facilitar sua avaliao. Conquanto tais informaes sejam muito teis na avaliao, as descries, por escrito, de documentos, raramente so um bom substituto para a informao que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. importante lembrar que os documentos transferidos a um depsito intermedirio conservam a classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes. Quanto aos arquivos de custdia, deve-se observar alguns preceitos bsicos: primeiro, que um arquivo permanente no deve aceitar documentos que possam demandar emprstimos freqentes repartio de origem, embora um centro intermedirio possa tomar tais encargos.; segundo devem ser documentos com valor secundrio evidente que justifique sua reteno permanente; terceiro, os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lgicas, acompanhadas dos ndices que lhe sejam pertinentes, devem estar em boa ordem e, tanto quanto possvel, destitudos de peas sem valor que com eles possam ter sido arquivados. E por ltimo, um arquivo de custdia no deve recolher documentos a cujo uso se imponham restries consideradas descabidas e contrrias ao interesse pblico. Tipos de transferncia At a primeira metade do sculo XX a tradio arquivstica clssica considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histrica. Os documentos passavam diretamente de um a outro estgio, no sendo prevista nenhuma fase de transio. Com o aumento da massa documental, surgiu a teoria da idade intermediria e com ela a noo de depsitos intermedirios, cujo acervo constitudo de papis que no esto mais em uso corrente. Os arquivos intermedirios tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e arquivistas. Sua funo principal consiste em proceder a um arquivamento transitrio, isto , em assegurar a preservao de documentos que no so mais movimentados, utilizados pela administrao e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos elas comisses de anlise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidir pela eliminao ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa.Apostilas Aprendizado Urbano Todos os direitos reservados 30

H dois tipos bsicos de transferncia: permanente e peridica. Permanente a que se processa em intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique em cada documento a data em que dever ser transferido. S aplicada em casos especiais. Peridica a remoo de documentos, em intervalos determinados. Ela pode ser efetuada em uma etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um perodo determinado, sendo esta ltima conhecida como peridica de mnimo e mximo. Na transferncia peridica em uma etapa, os documentos julgados de valor so recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Neste caso, no h arquivo intermedirio e a transferncia recebe o nome de recolhimento. Na transferncia peridica em duas etapas tambm conhecida por dupla capacidade, transferncia mltipla ou mtodo do ciclo os documentos so transferidos para o arquivo intermedirio, onde permanecem durante determinado perodo e, posteriormente, se julgados de valor, so recolhidos em carter definitivo para o arquivo permanente. normalmente nessa fase (transferncia) que se promove a desinfestao e a restaurao dos documentos. Arquivos permanentes Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-se por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e torn-los disponveis para serem usados. Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pblica. O direito a tais documentos ser exclusivamente do governo que os criou e sero conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartio. O princpio bsico nullum tempus occurrit regi (art. 17, 4, Decreto 4.073/2002), que foi traduzido como contra o rei no h prescrio (vide art. 15 e seguintes do Decreto 4.073/2002). A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir claramente as responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos pblicos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h transferncia de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto sob a sua guarda fsica, no que diz respeito ao seguinte: Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilgios que tinha a entidade que os criou, relativamente reproduo e autenticao de cpias. Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, descrio e publicao para fins que no aqueles para os quais foram originariamente criados para servir a usos secundrios de outras reparties e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres. Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de documentos pblicos.Apostilas Aprendizado Urbano Todos os direitos reservados 31

Essa regulamentao h que proibir a destruio de qualquer documento pblico por qualquer funcionrio sem a devida aprovao da autoridade responsvel pelos arquivos (vide art. 18, Decreto 4.073/2002). Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanh, por diversas circunstncias, devido sua utilizao. Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo de custdia devem ser distintos dos princpios expostos at agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas prprias reparties de origem. A administrao de arquivos permanentes bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermedirio. Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: arranjo reunio e ordenao adequada dos documentos; descrio e publicao acesso aos documentos para consulta e divulgao; conservao medidas de proteo aos documentos e, conseqentemente do local de sua guarda, visando a impedir sua destruio; referncia poltica de acesso e uso dos documentos. Atividades de arranjo Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenao dos documentos em fundos, a ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries. O arranjo uma das funes mais importantes em um arquivo,e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. As atividades desenvolvidas no arranjo so de dois tipos: intelectuais e fsicas. As intelectuais consistem na anlise dos documentos quanto a sua forma, origem funcional e contedo. As atividades fsicas se referem colocao dos papis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixao de etiquetas etc. H considervel diferena entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. Quanto aos arquivos intermedirios, no existem mtodos ou princpios especficos de arranjo no sentido tcnico da palavra aqui empregado. Nesses arquivos, de guarda transitria, aplicam-se apenas critrios racionais de disposio dos documentos em estantes e armrios.

Princpios de arranjo de arquivos O conservador de arquivos no se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma nica repartio, como o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua custdia, os quais emanam de diversos rgos, de muitas subdivises administrativas e de numerosos funcionrios individuais. Arranja seus documentos para uso no-corrente, em contraposio ao uso corrente, e arranja-os de acordo com certos princpios bsicos da arquivstica e no segundo qualquer classificao predeterminada ou esquema de arquivamento. Evoluo dos princpios de arranjo O primeiro grande passo terico, que diferia do velho mtodo de arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificao predeterminados, ocorreu quando Guizot (1787-1874), ministro da Instruo Pblica de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848, baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos dpartments que haviam sido colocados sob a jurisdio dos Archives Nationales, pela lei de 26 de outubro de 1796. O primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do Interior, conde Duchatel (1803-67), em 24 de abril de 1841. Essa circular, intitulada Instructions pour la mise em ordre et l classement des archivesApostilas Aprendizado Urbano Todos os direitos reservados 32

dpartmentales et communales, estabeleceu um esquema lgico para o agrupamento de documentos dos dpartments que, embora modificado por dois suplementos posteriores, ainda est em vigor. Os princpios gerais estabelecidos para a execuo desse esquema foram os seguintes: a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto , todos os documentos originrios de uma determinada instituio, tal como uma entidade administrativa, uma corporao ou uma famlia, seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituio; b) os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos, e a cada grupo seria atribudo um lugar definitivo em relao aos outros grupos; c) as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas conforme as circunstncias, em ordem cronolgica, geogrfica ou alfabtica. A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princpio bsico de respect des fonds, pelo qual todos os documentos originrios de uma autoridade administrativa, corporao ou famlia devem ser agrupados, constituindo fundos. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos, e aps, em ordem cronolgica, geogrfica ou alfabtica. As relaes entre os grupos de assuntos, dentro de um fundo, devem ser determinadas pelo contedo dos mesmos. Quando se tratar, por exemplo, de uma coleo de decretos ou leis, ou de decises judiciais, as peas devem ser arranjadas em ordem cronolgica, visto que um pesquisador, geralmente, indica a data de tais documentos. Se, por outro lado, se tratar de assuntos de municipalidades, prefervel o arranjo geogrfico, visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. Se se tratar de documentos relativos a pessoas, claro que o arranjo alfabtico pelos nomes dos indivduos facilita as buscas. O eminente palegrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princpio respect des fonds nos seguintes termos: Uma classificao geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto, a nica maneira adequada de se assegurar a realizao imediata de uma ordem regular e uniforme. Tal classificao apresenta vrias vantagens. Em primeiro lugar, mais simples de se por em prtica do que qualquer outro sistema, pois consiste to-somente em reunir peas das quais apenas necessrio determinar a origem. Num grande nmero de casos, essa classificao feita com mais facilidade, porquanto consta simplesmente da reproduo da ordem atribuda por seus donos anteriores; essa ordem pode, talvez, ser conseguida por meio de inventrios existentes, sendo, neste caso, suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. Se, ao invs de seguir esse mtodo, se prope uma ordem terica, baseada na natureza das coisas, todas essas vantagens se perdem. O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrrio de classificao de assuntos foi abandonado, ao menos teoricamente, e substitudo por um sistema baseado em princpio aplicvel de maneira geral. Esse princpio o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza das instituies pblicas que os acumulam. O princpio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prssia, onde se decidiu, primeiro, que os documentos pblicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram (e no de acordo com a natureza das instituies que os criaram, como na Frana) e, em segundo lugar, que o arranjo dado aos documentos pelos prprios rgos criadores deve ser preservado no arquivo de custdia permanente. O princpio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos pblicos administrativos chamado princpio da provenincia. O reagrupamento dos documentos de diferentes rgos, por assuntos, foi ento reconhecido como um mtodo impraticvel, especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos documentosApostilas Aprendizado Urbano Todos os direitos reservados 33

transferidos. Criou-se ainda um novo princpio chamado Registraturprinzip. Este estabelecia que os documentos de cada rgo devem ser mantidos, no arquivo de custdia, na ordem dada pelo servio de registro do rgo, e no reorganizados por grupos de assuntos. Os arquivistas holandeses tambm concluram no ser possvel, tampouco desejvel, que se destrua a ordem original do registro para substitu-la por outra baseada no que possa parecer um esquema mais lgico de cabealhos de assuntos. A ordem original do registro, explicaram, no foi criada arbitrariamente, no resulta do acaso, mas, ao contrrio, conseqncia lgica da organizao do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro produto. A evoluo desses princpios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha, consagrando-se mundialmente o princpio da provenincia por vrias razes: a) o princpio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo. A maioria dos documentos do governo se acumula em conexo com atos oficiais e, como os atos do governo se relacionam entre si, atravs da funo e da organizao administrativa, assim os documentos so mais inteligveis quando conservados juntos, sob a identidade do rgo ou da subdiviso do rgo, pelo qual foram acumulados e na ordem geral que lhes foi dada por aquele rgo; b) o princpio ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos, no contexto, com documentos correlatos. Se os documentos so arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou arbitrrio qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentria, pode-se tornar obscuro ou at se perder; c) o princpio d ao arquivista um guia exeqvel e econmico para o arranjo, descrio e utilizao dos documentos sob sua custdia. Quebrar as unidades existentes e substitu-las arbitrariamente por novas consumiria, inutilmente, grande parte do tempo do arquivista, e a complexidade e diversidade de assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizveis o acabamento de qualquer tarefa desse gnero. Concluses finais sobre os princpios de arranjo de documentos Na aplicao do princpio da provenincia, a entidade administrativa que os produziu no precisa ter sido completa e independente, como na Inglaterra, mas deve, no entanto, ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser prontamente distinguidos de outros grupos de documentos, considerando-se a relao desses para com a funo ou campo de assunto. Alm disso, os documentos preservados pelo testemunho que contm da organizao e da funo devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuda pelos rgos que os criaram, mantiveram ou acumularam. Conquanto essa ordem no rena os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores, a nica maneira vivel de colocarem-se os documentos em ordem, conservando-se, ao mesmo tempo, os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. Dar novo arranjo, de acordo com algum plano arbitrrio, a documentos que j estejam em ordem ou parcialmente ordenados, seria um extravagante desperdcio de tempo, e i

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS