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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS

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Didatismo e Conhecimento 1

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS: SERVIÇOS E ROTINAS DE PROTOCOLO, EXPEDIÇÃO E ARQUIVO; CLASSIFICA-ÇÃO DE DOCUMENTOS E CORRESPON-

DÊNCIAS; CORRESPONDÊNCIA OFICIAL.

Classificação da correspondência• Patente • Confidencial ou secretaA correspondência confidencial ou secreta nunca deve ser

aberta, mas sim conduzida diretamente á direção. É conveniente, contudo, registrar a sua entrada, de preferência em livro próprio.

A correspondência particular, como é lógico, também não deve ser aberta, mas sim dirigida aos respectivos destinatários.

A correspondência dita patente, é que vai entrar no circuito de tratamento.

AberturaA abertura da correspondência é importante referir a forma

como se faz e os cuidados a ter para evitar a inutilização do con-teúdo.

Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o conteúdo para um dos cantos dos sobrescritos e em seguida abre-se pelas arestas opostas. Isto porque as cartas são normalmente mal dobradas e quando são inseridas nos subscritos ficam, por vezes, coladas no interior.

Registro das entradasGeralmente esta fase da correspondência concentra-se num só

departamento. Tiram-se cópias dos originais recebidos, para um exemplar ficar no departamento e o outro seguir para o respectivo destino. Mas a tiragem das cópias não pode ser feita sem antes ser colocado o respectivo carimbo da entrada contendo a data e o nume-ro da entrada. Nos serviços públicos e nas empresas mas tradiciona-listas, utiliza-se o Livro de Registo para a correspondência recebida.

DistribuiçãoA distribuição da correspondência pode ser feita de diversas

formas, mas sempre de forma a poder ser controlada. E, para esse efeito utiliza-se o chamado livro de protocolo. Muitas vezes é uti-lizada uma guia de remessa de documentos que os descreve e agru-pa por destinos, acompanhando-os até á recepção. Ai é assinado um duplicado que comprova a entrega.

Resposta ou ArquivoDepois de ser lida, a correspondência deve ser conveniente-

mente tratada.O que significa que:• se não for necessário dar sequência ao assunto, a

correspondência vai imediatamente para o arquivo, com a devida indicação no canto superior esquerdo e a assinatura do ordenante;

• se é necessário uma resposta, devem ser feitas as ano-tações necessárias para a sua execução ou, então, se for o caso, o próprio destinatário encarregar-se-á de a escrever.

Não esquecer que:• toda a correspondência urgente deve ter uma resposta

imediata; • não se deve adiar a resolução de assuntos pendentes,

tornando-os eternamente esquecidos.A execução de uma carta res-posta implica disponibilidade de tempo e disponibilidade mental.

Portanto, a redação da carta deve ser executada por uma pes-soa experiente, de forma a minimizar as perdas de tempo e conse-guir uma boa qualidade de comunicação.

A resposta pode ser executada de diversas formas:• ditado direto, em que o processador de texto executa di-

retamente o texto que lhe é transmitido;• ditado indireto, onde o processador de texto executa o

texto através de uma minuta, um registro que estenografou ou um registro gravado.

Assinatura Depois de finalizada a correspondência deve ser de novo lida e

em seguida assinada. A organização das grandes empresas implica que o correio e expedição esteja pronto até determinada hora, de forma a ser levado a despacho.

Registro de saídaO registro das saídas também é normalmente feito em livro

próprio. Devem ser tiradas cópias aos originais e encaminhadas devidamente.

Expedição e ArquivoAntes da correspondência ser inserida no sobrescrito deve-se

verificar se:• a carta esta datada e assinada; • contém o material referido em anexo; • o endereço corresponde ao do sobrescrito.E por fim...• toda a correspondência que é expedida da empresa deve

possuir em arquivo a respectiva cópia;• quando a correspondência for registrada, juntamente com

a cópia, deve ser arquivado um exemplar do talão de aceitação;• no caso do registro ser com aviso de recepção, este, após

ser devolvido pelo destinatário com a respectiva assinatura, deve também ser arquivado com a cópia da correspondência.

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Didatismo e Conhecimento 2

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos

PROCESSOS ADMINISTRATIVOS: FORMA-ÇÃO, AUTUAÇÃO E TRAMITAÇÃO. PROCE-

DIMENTOS PROCESSUAIS: AUTUAÇÃO, AUTUAÇÃO DE DOCUMENTOS COM CLAS-

SIFICAÇÃO DE PRECEDÊNCIA, AUTUA-ÇÃO DE PROCESSOS E INSTRUÇÃO DE

DOCUMENTOS COM CLASSIFICAÇÃO DE SIGILO E INFORMAÇÕES PESSOAIS, INS-

TRUÇÃO E NUMERAÇÃO DE FOLHAS.

CONCEITO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO

Conceitualmente, temos que processo administrativo, ou en-tão, procedimento administrativo é uma sucessão concatenada de atos administrativos, que transitam todos para um único resultado final e conclusivo.

Assim, para existir o processo administrativo é necessário que haja uma sequência de atos encadeados, ordenados entre si, obje-tivando um ato derradeiro, todavia, cumpre esclarecer que, apesar de estarem ligados entre si, cada ato conserva em sua essência sua identidade funcional própria, dessa forma, cada ato cumpre uma função especifica e autônoma, porém são organizadas de tal ma-neira, que é possível alcançar uma expressão decisiva a respeito de determinada matéria.

REQUISITOS DO PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO

A doutrina administrativa identifica e admite 03 requisitos es-senciais para a formação do procedimento administrativo, quais são:

- Inicialmente é necessário que cada ato administrativo que compõe a cadeia sequencial do procedimento possua autonomia, individualidade jurídica, objetivando conservar sua identidade própria;

- Em uma segunda etapa da formação do procedimento admi-nistrativo, estes diversos atos devem estar encadeados, concatena-dos de maneira sequencial, com o objetivo de alcançar a conclusão sobre determinada matéria;

- Ao final, temos como terceiro requisito, a existência da re-lação de causalidade, entre os diversos atos administrativos, que, de acordo Celso Antônio Bandeira de Mello, “um determinado ato suponha o anterior e o ato final suponha a todos eles”.

OBJETIVO DO PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO

De maneira acertada, os doutrinadores administrativos identi-ficaram dois objetivos principais do procedimento administrativo:

- resguardar o direito dos administrados- tornar a atuação administrativa mais transparente e organizadaAssim, temos inicialmente que o primeiro objetivo da rea-

lização do procedimento administrativo, é justamente ofertar ao administrado a possibilidade de suas razões serem levadas em consideração, antes mesmo da tomada de decisão, pela autoridade administrativa, que irá afetá-lo diretamente.

De outro lado, temos outro objetivo do procedimento admi-nistrativo, que é a transparência das atividades administrativas durante o processo. Tal objetivo visa alcançar e complementar a garantia da defesa jurisdicional, tendo em vista que durante seu curso processual, a autoridade administrativa deve buscar a toma-da da decisão mais bem informada, mais responsável, auxiliando dessa maneira a adoção da melhor solução para os interesses públi-cos, que somente será possível com a organização sistemática do procedimento adotado, conferindo transparência aos atos adminis-trativos processuais, pautados na justiça e obediência a legislação.

FASES DO PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO

Durante o procedimento administrativo, conforme ensina o Ilustre Prof. Celso Antônio Bandeira de Mello, verifica-se a pre-sença de diferentes fases processuais. Assim, temos a sistematiza-ção das fases divididas e escalonadas da seguinte maneira:

- Fase de iniciativa, ou propulsória;- Fase instrutória;- Fase dispositiva;- Fase controladora ou integrativa, e;- Fase de comunicaçãoFase iniciativa ou propulsória: Tal fase corresponde ao impul-

so que inicia o processo, que tanto poderá ser gerado pelo adminis-trado, quando requer uma autorização, licença ou então uma per-missão, ou então poderá ser produto de uma decisão administrativa “ex officio”, que é exatamente o que ocorre quando a administra-ção pública inicia a abertura de um concurso público para preen-chimento de cargos, ou então o início de uma licitação pública;

Fase Instrutória: Em sequencia passamos pela fase instrutória, na qual a Administração Pública deve escolher os elementos que serão utilizados como subsídios para a tomada mais acertada da decisão final.

Importante esclarecer que nesta fase deverá ser ouvido aque-le que será diretamente atingido pela decisão final da autoridade administrativa, e ainda a demonstração de todos os elementos pro-batórios necessários para formar o convencimento da autoridade julgadora do procedimento administrativo.

É exatamente neste estágio do procedimento que é ofertado a possibilidade de fazer averiguações, perícias, exames, estudos técnicos, pareceres, e todo e qualquer elemento probatório;

Fase dispositiva: Pela fase dispositiva temos que é o momento do procedimento administrativo na qual a Administração Pública irá explanar a sua decisão, fundamentando todos os tópicos de sua sentença final, decidindo então a questão.

Fase controladora ou integrativa: É nesta fase que é disponibi-lizado as autoridades administrativas diversas que tiveram partici-pação no procedimento administrativo, para avaliarem de maneira objetiva se houve o satisfatório transcurso das varias fases proces-suais, e ainda se o que foi decidido esta de acordo com o interesse público e se devem confirmar ou não a decisão final.

Fase de comunicação: Por fim, temos a fase de comunicação, em que a providencia conclusiva, ou seja, a decisão confirmada pelas autoridades administrativas deve ser transmitida pelos meios de comunicação que a lei exigir para cada caso, objetivando dar publicidade das decisões administrativas, com seus fundamentos.

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Didatismo e Conhecimento 3

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosPRINCÍPIOS DO PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO.

Não existe em nosso ordenamento jurídico lei reguladora es-pecifica que cuida de identificar de forma taxativa quais são os princípios norteadores do procedimento administrativo, entretan-to, em análise a Constituição Federal e as demais legislações ad-ministrativas esparsas, podemos facilmente identificar alguns prin-cípios passiveis de adoção no processo administrativo, os quais serão objetos do presente estudo.

- Princípio da audiência do interessado: Por tal princípio veri-ficamos a incidência de um direito fundamental de todo acusado, previsto constitucionalmente, que é o do contraditório, que não se deve resumir em uma única manifestação durante todo o transcur-so do procedimento, mas deve a parte que será afetada pela deci-são ter oportunidade de se manifestar durante todo o procedimento administrativo.

- Princípio da acessibilidade: Deve estar à disposição e acessí-vel á parte interessada o exame de toda a documentação constantes dos autos do procedimento administrativo, não podendo ser obs-tada vista dos autos a parte interessada, bem como os documentos que o compõe, com o objetivo de ter conhecimento pleno de todo o teor do procedimento.

- Princípio da ampla instrução probatória: Por tal princípio, temos o direito do administrado, não apenas de oferecer e produzir provas durante o tramite processual, mas também o poder de fisca-lizar a produção das provas por parte da Administração, objetivan-do sanar equívocos e se defender de provas duvidosas.

- Princípio da motivação: Este princípio vincula obrigatoria-mente a administração pública em explicitar tanto o fundamento normativo quanto o fundamento fático da decisão prolatada duran-te o procedimento administrativo, bem como em sua decisão final.

- Princípio da revisibilidade: Tal princípio consiste simples-mente no direito do administrado recorrer de decisão administra-tiva que lhe seja desfavorável, seja em sua totalidade ou em parte.

- Princípio da representação: Durante o trâmite processual, é lícito ao administrado requerer o acompanhamento de determina-das peças técnicas de auxiliar capacitado para lhe representar e assessorar.

- Princípio da lealdade e boa-fé: Temos por este princípio que a administração, em todo o trâmite processual esta obrigada a agir de maneira leal, em obediência a boa-fé administrativa, ficando proibida adoção de medidas ardilosas, capazes de colocar o ad-ministrado em nível de inferioridade no transcorrer do processo.

- Princípio da verdade material: Consiste no fato da adminis-tração pública demonstrar a verdade real dos fatos, independente das provas apresentadas nos auto do procedimento administrativo.

- Princípio da celeridade processual: Este princípio norteador do processo administrativo orienta a administração pública em atuar no processo com presteza e célere, a fim de garantir duração razoável do processo durante sua tramitação.

- Princípio da gratuidade: Este princípio tem a finalidade de garantir que o procedimento administrativo não seja motivo de ônus econômicos ao administrado, para que assim, a falta de recur-sos econômicos e financeiros não sejam motivos de impedir que o administrado figure em qualquer dos polos do processo.

LEI FEDERAL Nº 9.784/99:

Para os estudos acerca da regulamentação do processo admi-nistrativo no âmbito da Administração Pública Federal, é impres-cindível a leitura atenta do que dispõe a Lei 9.784/1999, sobre as disposições gerais, os direitos e os deveres dos administrados.

LEI Nº 9.784 , DE 29 DE JANEIRO DE 1999.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICAFaço saber que o Con-gresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPÍTULO IDAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1oEsta Lei estabelece normas básicas sobre o processo ad-ministrativo no âmbito da Administração Federal direta e indireta, visando, em especial, à proteção dos direitos dos administrados e ao melhor cumprimento dos fins da Administração.

§ 1oOs preceitos desta Lei também se aplicam aos órgãos dos Poderes Legislativo e Judiciário da União, quando no desempenho de função administrativa.

§ 2oPara os fins desta Lei, consideram-se:I - órgão - a unidade de atuação integrante da estrutura da Ad-

ministração direta e da estrutura da Administração indireta;II - entidade - a unidade de atuação dotada de personalidade

jurídica;III - autoridade - o servidor ou agente público dotado de poder

de decisão.Art. 2oA Administração Pública obedecerá, dentre outros, aos

princípios da legalidade, finalidade, motivação, razoabilidade, proporcionalidade, moralidade, ampla defesa, contraditório, segu-rança jurídica, interesse público e eficiência.

Parágrafo único. Nos processos administrativos serão obser-vados, entre outros, os critérios de:

I - atuação conforme a lei e o Direito;II - atendimento a fins de interesse geral, vedada a renúncia to-

tal ou parcial de poderes ou competências, salvo autorização em lei;III - objetividade no atendimento do interesse público, vedada

a promoção pessoal de agentes ou autoridades;IV - atuação segundo padrões éticos de probidade, decoro e

boa-fé;V - divulgação oficial dos atos administrativos, ressalvadas as

hipóteses de sigilo previstas na Constituição;VI - adequação entre meios e fins, vedada a imposição de obri-

gações, restrições e sanções em medida superior àquelas estrita-mente necessárias ao atendimento do interesse público;

VII - indicação dos pressupostos de fato e de direito que de-terminarem a decisão;

VIII – observância das formalidades essenciais à garantia dos direitos dos administrados;

IX - adoção de formas simples, suficientes para propiciar ade-quado grau de certeza, segurança e respeito aos direitos dos admi-nistrados;

X - garantia dos direitos à comunicação, à apresentação de alegações finais, à produção de provas e à interposição de recursos, nos processos de que possam resultar sanções e nas situações de litígio;

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Didatismo e Conhecimento 4

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosXI - proibição de cobrança de despesas processuais, ressalva-

das as previstas em lei;XII - impulsão, de ofício, do processo administrativo, sem

prejuízo da atuação dos interessados;XIII - interpretação da norma administrativa da forma que

melhor garanta o atendimento do fim público a que se dirige, ve-dada aplicação retroativa de nova interpretação.

CAPÍTULO IIDOS DIREITOS DOS ADMINISTRADOS

Art. 3oO administrado tem os seguintes direitos perante a Ad-ministração, sem prejuízo de outros que lhe sejam assegurados:

I - ser tratado com respeito pelas autoridades e servidores, que deverão facilitar o exercício de seus direitos e o cumprimento de suas obrigações;

II - ter ciência da tramitação dos processos administrativos em que tenha a condição de interessado, ter vista dos autos, obter cópias de documentos neles contidos e conhecer as decisões pro-feridas;

III - formular alegações e apresentar documentos antes da decisão, os quais serão objeto de consideração pelo órgão com-petente;

IV - fazer-se assistir, facultativamente, por advogado, salvo quando obrigatória a representação, por força de lei.

CAPÍTULO IIIDOS DEVERES DO ADMINISTRADO

Art. 4oSão deveres do administrado perante a Administração, sem prejuízo de outros previstos em ato normativo:

I - expor os fatos conforme a verdade;II - proceder com lealdade, urbanidade e boa-fé;III - não agir de modo temerário;IV - prestar as informações que lhe forem solicitadas e colabo-

rar para o esclarecimento dos fatos.

CAPÍTULO IVDO INÍCIO DO PROCESSO

Art. 5oO processo administrativo pode iniciar-se de ofício ou a pedido de interessado.

Art. 6oO requerimento inicial do interessado, salvo casos em que for admitida solicitação oral, deve ser formulado por escrito e conter os seguintes dados:

I - órgão ou autoridade administrativa a que se dirige;II - identificação do interessado ou de quem o represente;III - domicílio do requerente ou local para recebimento de co-

municações;IV - formulação do pedido, com exposição dos fatos e de seus

fundamentos;V - data e assinatura do requerente ou de seu representante.Parágrafo único. É vedada à Administração a recusa imotiva-

da de recebimento de documentos, devendo o servidor orientar o interessado quanto ao suprimento de eventuais falhas.

Art. 7oOs órgãos e entidades administrativas deverão elaborar modelos ou formulários padronizados para assuntos que importem pretensões equivalentes.

Art. 8oQuando os pedidos de uma pluralidade de interessados tiverem conteúdo e fundamentos idênticos, poderão ser formula-dos em um único requerimento, salvo preceito legal em contrário.

CAPÍTULO VDOS INTERESSADOS

Art. 9oSão legitimados como interessados no processo admi-nistrativo:

I - pessoas físicas ou jurídicas que o iniciem como titulares de direitos ou interesses individuais ou no exercício do direito de representação;

II - aqueles que, sem terem iniciado o processo, têm direitos ou interesses que possam ser afetados pela decisão a ser adotada;

III - as organizações e associações representativas, no tocante a direitos e interesses coletivos;

IV - as pessoas ou as associações legalmente constituídas quanto a direitos ou interesses difusos.

Art. 10. São capazes, para fins de processo administrativo, os maiores de dezoito anos, ressalvada previsão especial em ato nor-mativo próprio.

CAPÍTULO VIDA COMPETÊNCIA

Art. 11. A competência é irrenunciável e se exerce pelos ór-gãos administrativos a que foi atribuída como própria, salvo os casos de delegação e avocação legalmente admitidos.

Art. 12. Um órgão administrativo e seu titular poderão, se não houver impedimento legal, delegar parte da sua competência a ou-tros órgãos ou titulares, ainda que estes não lhe sejam hierarquica-mente subordinados, quando for conveniente, em razão de circuns-tâncias de índole técnica, social, econômica, jurídica ou territorial.

Parágrafo único. O disposto nocaputdeste artigo aplica-se à delegação de competência dos órgãos colegiados aos respectivos presidentes.

Art. 13. Não podem ser objeto de delegação:I - a edição de atos de caráter normativo;II - a decisão de recursos administrativos;III - as matérias de competência exclusiva do órgão ou auto-

ridade.Art. 14. O ato de delegação e sua revogação deverão ser pu-

blicados no meio oficial.§ 1oO ato de delegação especificará as matérias e poderes

transferidos, os limites da atuação do delegado, a duração e os ob-jetivos da delegação e o recurso cabível, podendo conter ressalva de exercício da atribuição delegada.

§ 2oO ato de delegação é revogável a qualquer tempo pela autoridade delegante.

§ 3oAs decisões adotadas por delegação devem mencionar explicitamente esta qualidade e considerar-se-ão editadas pelo de-legado.

Art. 15. Será permitida, em caráter excepcional e por moti-vos relevantes devidamente justificados, a avocação temporária de competência atribuída a órgão hierarquicamente inferior.

Art. 16. Os órgãos e entidades administrativas divulgarão pu-blicamente os locais das respectivas sedes e, quando conveniente, a unidade fundacional competente em matéria de interesse especial.

Art. 17. Inexistindo competência legal específica, o processo administrativo deverá ser iniciado perante a autoridade de menor grau hierárquico para decidir.

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Didatismo e Conhecimento 5

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosCAPÍTULO VII

DOS IMPEDIMENTOS E DA SUSPEIÇÃO

Art. 18. É impedido de atuar em processo administrativo o servidor ou autoridade que:

I - tenha interesse direto ou indireto na matéria;II - tenha participado ou venha a participar como perito, tes-

temunha ou representante, ou se tais situações ocorrem quanto ao cônjuge, companheiro ou parente e afins até o terceiro grau;

III - esteja litigando judicial ou administrativamente com o interessado ou respectivo cônjuge ou companheiro.

Art. 19. A autoridade ou servidor que incorrer em impedimen-to deve comunicar o fato à autoridade competente, abstendo-se de atuar.

Parágrafo único. A omissão do dever de comunicar o impedi-mento constitui falta grave, para efeitos disciplinares.

Art. 20. Pode ser arguida a suspeição de autoridade ou ser-vidor que tenha amizade íntima ou inimizade notória com algum dos interessados ou com os respectivos cônjuges, companheiros, parentes e afins até o terceiro grau.

Art. 21. O indeferimento de alegação de suspeição poderá ser objeto de recurso, sem efeito suspensivo.

CAPÍTULO VIIIDA FORMA, TEMPO E LUGAR DOS

ATOS DO PROCESSO

Art. 22. Os atos do processo administrativo não dependem de forma determinada senão quando a lei expressamente a exigir.

§ 1oOs atos do processo devem ser produzidos por escrito, em vernáculo, com a data e o local de sua realização e a assinatura da autoridade responsável.

§ 2oSalvo imposição legal, o reconhecimento de firma somen-te será exigido quando houver dúvida de autenticidade.

§ 3oA autenticação de documentos exigidos em cópia poderá ser feita pelo órgão administrativo.

§ 4oO processo deverá ter suas páginas numeradas sequencial-mente e rubricadas.

Art. 23. Os atos do processo devem realizar-se em dias úteis, no horário normal de funcionamento da repartição na qual tramitar o processo.

Parágrafo único. Serão concluídos depois do horário normal os atos já iniciados, cujo adiamento prejudique o curso regular do procedimento ou cause dano ao interessado ou à Administração.

Art. 24. Inexistindo disposição específica, os atos do órgão ou autoridade responsável pelo processo e dos administrados que dele participem devem ser praticados no prazo de cinco dias, salvo motivo de força maior.

Parágrafo único. O prazo previsto neste artigo pode ser dilata-do até o dobro, mediante comprovada justificação.

Art. 25. Os atos do processo devem realizar-se preferencial-mente na sede do órgão, cientificando-se o interessado se outro for o local de realização.

CAPÍTULO IXDA COMUNICAÇÃO DOS ATOS

Art. 26. O órgão competente perante o qual tramita o processo administrativo determinará a intimação do interessado para ciência de decisão ou a efetivação de diligências.

§ 1oA intimação deverá conter:I - identificação do intimado e nome do órgão ou entidade

administrativa;II - finalidade da intimação;III - data, hora e local em que deve comparecer;IV - se o intimado deve comparecer pessoalmente, ou fazer-se

representar;V - informação da continuidade do processo independente-

mente do seu comparecimento;VI - indicação dos fatos e fundamentos legais pertinentes.§ 2oA intimação observará a antecedência mínima de três dias

úteis quanto à data de comparecimento.§ 3oA intimação pode ser efetuada por ciência no processo,

por via postal com aviso de recebimento, por telegrama ou outro meio que assegure a certeza da ciência do interessado.

§ 4oNo caso de interessados indeterminados, desconhecidos ou com domicílio indefinido, a intimação deve ser efetuada por meio de publicação oficial.

§ 5oAs intimações serão nulas quando feitas sem observância das prescrições legais, mas o comparecimento do administrado su-pre sua falta ou irregularidade.

Art. 27. O desatendimento da intimação não importa o reco-nhecimento da verdade dos fatos, nem a renúncia a direito pelo administrado.

Parágrafo único. No prosseguimento do processo, será garan-tido direito de ampla defesa ao interessado.

Art. 28. Devem ser objeto de intimação os atos do processo que resultem para o interessado em imposição de deveres, ônus, sanções ou restrição ao exercício de direitos e atividades e os atos de outra natureza, de seu interesse.

CAPÍTULO XDA INSTRUÇÃO

Art. 29. As atividades de instrução destinadas a averiguar e comprovar os dados necessários à tomada de decisão realizam-se de ofício ou mediante impulsão do órgão responsável pelo proces-so, sem prejuízo do direito dos interessados de propor atuações probatórias.

§ 1oO órgão competente para a instrução fará constar dos au-tos os dados necessários à decisão do processo.

§ 2oOs atos de instrução que exijam a atuação dos interessados devem realizar-se do modo menos oneroso para estes.

Art. 30. São inadmissíveis no processo administrativo as pro-vas obtidas por meios ilícitos.

Art. 31. Quando a matéria do processo envolver assunto de interesse geral, o órgão competente poderá, mediante despacho motivado, abrir período de consulta pública para manifestação de terceiros, antes da decisão do pedido, se não houver prejuízo para a parte interessada.

§ 1oA abertura da consulta pública será objeto de divulgação pelos meios oficiais, a fim de que pessoas físicas ou jurídicas pos-sam examinar os autos, fixando-se prazo para oferecimento de ale-gações escritas.

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Didatismo e Conhecimento 6

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos§ 2oO comparecimento à consulta pública não confere, por

si, a condição de interessado do processo, mas confere o direito de obter da Administração resposta fundamentada, que poderá ser comum a todas as alegações substancialmente iguais.

Art. 32. Antes da tomada de decisão, a juízo da autoridade, diante da relevância da questão, poderá ser realizada audiência pú-blica para debates sobre a matéria do processo.

Art. 33. Os órgãos e entidades administrativas, em matéria re-levante, poderão estabelecer outros meios de participação de admi-nistrados, diretamente ou por meio de organizações e associações legalmente reconhecidas.

Art. 34. Os resultados da consulta e audiência pública e de outros meios de participação de administrados deverão ser apre-sentados com a indicação do procedimento adotado.

Art. 35. Quando necessária à instrução do processo, a au-diência de outros órgãos ou entidades administrativas poderá ser realizada em reunião conjunta, com a participação de titulares ou representantes dos órgãos competentes, lavrando-se a respectiva ata, a ser juntada aos autos.

Art. 36. Cabe ao interessado a prova dos fatos que tenha ale-gado, sem prejuízo do dever atribuído ao órgão competente para a instrução e do disposto no art. 37 desta Lei.

Art. 37. Quando o interessado declarar que fatos e dados estão registrados em documentos existentes na própria Administração responsável pelo processo ou em outro órgão administrativo, o ór-gão competente para a instrução proverá, de ofício, à obtenção dos documentos ou das respectivas cópias.

Art. 38. O interessado poderá, na fase instrutória e antes da tomada da decisão, juntar documentos e pareceres, requerer dili-gências e perícias, bem como aduzir alegações referentes à matéria objeto do processo.

§ 1oOs elementos probatórios deverão ser considerados na motivação do relatório e da decisão.

§ 2oSomente poderão ser recusadas, mediante decisão funda-mentada, as provas propostas pelos interessados quando sejam ilí-citas, impertinentes, desnecessárias ou protelatórias.

Art. 39. Quando for necessária a prestação de informações ou a apresentação de provas pelos interessados ou terceiros, serão expedidas intimações para esse fim, mencionando-se data, prazo, forma e condições de atendimento.

Parágrafo único. Não sendo atendida a intimação, poderá o órgão competente, se entender relevante a matéria, suprir de ofício a omissão, não se eximindo de proferir a decisão.

Art. 40. Quando dados, atuações ou documentos solicitados ao interessado forem necessários à apreciação de pedido formula-do, o não atendimento no prazo fixado pela Administração para a respectiva apresentação implicará arquivamento do processo.

Art. 41. Os interessados serão intimados de prova ou diligên-cia ordenada, com antecedência mínima de três dias úteis, mencio-nando-se data, hora e local de realização.

Art. 42. Quando deva ser obrigatoriamente ouvido um ór-gão consultivo, o parecer deverá ser emitido no prazo máximo de quinze dias, salvo norma especial ou comprovada necessidade de maior prazo.

§ 1oSe um parecer obrigatório e vinculante deixar de ser emiti-do no prazo fixado, o processo não terá seguimento até a respectiva apresentação, responsabilizando-se quem der causa ao atraso.

§ 2oSe um parecer obrigatório e não vinculante deixar de ser emitido no prazo fixado, o processo poderá ter prosseguimento e ser decidido com sua dispensa, sem prejuízo da responsabilidade de quem se omitiu no atendimento.

Art. 43. Quando por disposição de ato normativo devam ser previamente obtidos laudos técnicos de órgãos administrativos e estes não cumprirem o encargo no prazo assinalado, o órgão res-ponsável pela instrução deverá solicitar laudo técnico de outro ór-gão dotado de qualificação e capacidade técnica equivalentes.

Art. 44. Encerrada a instrução, o interessado terá o direito de manifestar-se no prazo máximo de dez dias, salvo se outro prazo for legalmente fixado.

Art. 45. Em caso de risco iminente, a Administração Pública poderá motivadamente adotar providências acauteladoras sem a prévia manifestação do interessado.

Art. 46. Os interessados têm direito à vista do processo e a ob-ter certidões ou cópias reprográficas dos dados e documentos que o integram, ressalvados os dados e documentos de terceiros prote-gidos por sigilo ou pelo direito à privacidade, à honra e à imagem.

Art. 47. O órgão de instrução que não for competente para emitir a decisão final elaborará relatório indicando o pedido ini-cial, o conteúdo das fases do procedimento e formulará proposta de decisão, objetivamente justificada, encaminhando o processo à autoridade competente.

CAPÍTULO XIDO DEVER DE DECIDIR

Art. 48. A Administração tem o dever de explicitamente emitir decisão nos processos administrativos e sobre solicitações ou re-clamações, em matéria de sua competência.

Art. 49. Concluída a instrução de processo administrativo, a Administração tem o prazo de até trinta dias para decidir, salvo prorrogação por igual período expressamente motivada.

CAPÍTULO XIIDA MOTIVAÇÃO

Art. 50. Os atos administrativos deverão ser motivados, com indicação dos fatos e dos fundamentos jurídicos, quando:

I - neguem, limitem ou afetem direitos ou interesses;II - imponham ou agravem deveres, encargos ou sanções;III - decidam processos administrativos de concurso ou sele-

ção pública;IV - dispensem ou declarem a inexigibilidade de processo li-

citatório;V - decidam recursos administrativos;VI - decorram de reexame de ofício;VII - deixem de aplicar jurisprudência firmada sobre a questão

ou discrepem de pareceres, laudos, propostas e relatórios oficiais;VIII - importem anulação, revogação, suspensão ou convali-

dação de ato administrativo.§ 1oA motivação deve ser explícita, clara e congruente, po-

dendo consistir em declaração de concordância com fundamentos de anteriores pareceres, informações, decisões ou propostas, que, neste caso, serão parte integrante do ato.

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos§ 2oNa solução de vários assuntos da mesma natureza, pode

ser utilizado meio mecânico que reproduza os fundamentos das decisões, desde que não prejudique direito ou garantia dos inte-ressados.

§ 3oA motivação das decisões de órgãos colegiados e comis-sões ou de decisões orais constará da respectiva ata ou de termo escrito.

CAPÍTULO XIIIDA DESISTÊNCIA E OUTROS CASOS DE EXTINÇÃO

DO PROCESSO

Art. 51. O interessado poderá, mediante manifestação escrita, desistir total ou parcialmente do pedido formulado ou, ainda, re-nunciar a direitos disponíveis.

§ 1oHavendo vários interessados, a desistência ou renúncia atinge somente quem a tenha formulado.

§ 2oA desistência ou renúncia do interessado, conforme o caso, não prejudica o prosseguimento do processo, se a Adminis-tração considerar que o interesse público assim o exige.

Art. 52. O órgão competente poderá declarar extinto o proces-so quando exaurida sua finalidade ou o objeto da decisão se tornar impossível, inútil ou prejudicado por fato superveniente.

CAPÍTULO XIVDA ANULAÇÃO, REVOGAÇÃO E CONVALIDAÇÃO

Art. 53. A Administração deve anular seus próprios atos, quan-do eivados de vício de legalidade, e pode revogá-los por motivo de conveniência ou oportunidade, respeitados os direitos adquiridos.

Art. 54. O direito da Administração de anular os atos adminis-trativos de que decorram efeitos favoráveis para os destinatários decai em cinco anos, contados da data em que foram praticados, salvo comprovada má-fé.

§ 1oNo caso de efeitos patrimoniais contínuos, o prazo de de-cadência contar-se-á da percepção do primeiro pagamento.

§ 2oConsidera-se exercício do direito de anular qualquer me-dida de autoridade administrativa que importe impugnação à va-lidade do ato.

Art. 55. Em decisão na qual se evidencie não acarretarem le-são ao interesse público nem prejuízo a terceiros, os atos que apre-sentarem defeitos sanáveis poderão ser convalidados pela própria Administração.

CAPÍTULO XVDO RECURSO ADMINISTRATIVO E DA REVISÃO

Art. 56. Das decisões administrativas cabe recurso, em face de razões de legalidade e de mérito.

§ 1oO recurso será dirigido à autoridade que proferiu a deci-são, a qual, se não a reconsiderar no prazo de cinco dias, o encami-nhará à autoridade superior.

§ 2oSalvo exigência legal, a interposição de recurso adminis-trativo independe de caução.

§ 3o Se o recorrente alegar que a decisão administrativa con-traria enunciado da súmula vinculante, caberá à autoridade prola-tora da decisão impugnada, se não a reconsiderar, explicitar, antes

de encaminhar o recurso à autoridade superior, as razões da aplica-bilidade ou inaplicabilidade da súmula, conforme o caso.(Incluído pela Lei nº 11.417, de 2006).Vigência

Art. 57. O recurso administrativo tramitará no máximo por três instâncias administrativas, salvo disposição legal diversa.

Art. 58. Têm legitimidade para interpor recurso administrativo:I - os titulares de direitos e interesses que forem parte no pro-

cesso;II - aqueles cujos direitos ou interesses forem indiretamente

afetados pela decisão recorrida;III - as organizações e associações representativas, no tocante

a direitos e interesses coletivos;IV - os cidadãos ou associações, quanto a direitos ou interes-

ses difusos.Art. 59. Salvo disposição legal específica, é de dez dias o pra-

zo para interposição de recurso administrativo, contado a partir da ciência ou divulgação oficial da decisão recorrida.

§ 1oQuando a lei não fixar prazo diferente, o recurso adminis-trativo deverá ser decidido no prazo máximo de trinta dias, a partir do recebimento dos autos pelo órgão competente.

§ 2oO prazo mencionado no parágrafo anterior poderá ser prorrogado por igual período, ante justificativa explícita.

Art. 60. O recurso interpõe-se por meio de requerimento no qual o recorrente deverá expor os fundamentos do pedido de ree-xame, podendo juntar os documentos que julgar convenientes.

Art. 61. Salvo disposição legal em contrário, o recurso não tem efeito suspensivo.

Parágrafo único. Havendo justo receio de prejuízo de difícil ou incerta reparação decorrente da execução, a autoridade recorri-da ou a imediatamente superior poderá, de ofício ou a pedido, dar efeito suspensivo ao recurso.

Art. 62. Interposto o recurso, o órgão competente para dele conhecer deverá intimar os demais interessados para que, no prazo de cinco dias úteis, apresentem alegações.

Art. 63. O recurso não será conhecido quando interposto:I - fora do prazo;II - perante órgão incompetente;III - por quem não seja legitimado;IV - após exaurida a esfera administrativa.§ 1oNa hipótese do inciso II, será indicada ao recorrente a au-

toridade competente, sendo-lhe devolvido o prazo para recurso.§ 2oO não conhecimento do recurso não impede a Administra-

ção de rever de ofício o ato ilegal, desde que não ocorrida preclu-são administrativa.

Art. 64. O órgão competente para decidir o recurso poderá confirmar, modificar, anular ou revogar, total ou parcialmente, a decisão recorrida, se a matéria for de sua competência.

Parágrafo único. Se da aplicação do disposto neste artigo puder decorrer gravame à situação do recorrente, este deverá ser cientificado para que formule suas alegações antes da decisão.

Art. 64-A. Se o recorrente alegar violação de enunciado da súmula vinculante, o órgão competente para decidir o recurso ex-plicitará as razões da aplicabilidade ou inaplicabilidade da súmula, conforme o caso.(Incluído pela Lei nº 11.417, de 2006).Vigência

Art. 64-B. Acolhida pelo Supremo Tribunal Federal a recla-mação fundada em violação de enunciado da súmula vinculante, dar-se-á ciência à autoridade prolatora e ao órgão competente para o julgamento do recurso, que deverão adequar as futuras decisões

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativosadministrativas em casos semelhantes, sob pena de responsabiliza-ção pessoal nas esferas cível, administrativa e penal.(Incluído pela Lei nº 11.417, de 2006).Vigência

Art. 65. Os processos administrativos de que resultem san-ções poderão ser revistos, a qualquer tempo, a pedido ou de ofício, quando surgirem fatos novos ou circunstâncias relevantes suscetí-veis de justificar a inadequação da sanção aplicada.

Parágrafo único. Da revisão do processo não poderá resultar agravamento da sanção.

CAPÍTULO XVIDOS PRAZOS

Art. 66. Os prazos começam a correr a partir da data da cien-tificação oficial, excluindo-se da contagem o dia do começo e in-cluindo-se o do vencimento.

§ 1oConsidera-se prorrogado o prazo até o primeiro dia útil se-guinte se o vencimento cair em dia em que não houver expediente ou este for encerrado antes da hora normal.

§ 2oOs prazos expressos em dias contam-se de modo contínuo.§ 3oOs prazos fixados em meses ou anos contam-se de data

a data. Se no mês do vencimento não houver o dia equivalente àquele do início do prazo, tem-se como termo o último dia do mês.

Art. 67. Salvo motivo de força maior devidamente comprova-do, os prazos processuais não se suspendem.

CAPÍTULO XVIIDAS SANÇÕES

Art. 68. As sanções, a serem aplicadas por autoridade com-petente, terão natureza pecuniária ou consistirão em obrigação de fazer ou de não fazer, assegurado sempre o direito de defesa.

CAPÍTULO XVIIIDAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 69. Os processos administrativos específicos continuarão a reger-se por lei própria, aplicando-se-lhes apenas subsidiaria-mente os preceitos desta Lei.

Art. 69-A. Terão prioridade na tramitação, em qualquer ór-gão ou instância, os procedimentos administrativos em que figure como parte ou interessado:(Incluído pela Lei nº 12.008, de 2009).

I - pessoa com idade igual ou superior a 60 (sessenta) anos;(In-cluído pela Lei nº 12.008, de 2009).

II - pessoa portadora de deficiência, física ou mental;(Incluído pela Lei nº 12.008, de 2009).

III –(VETADO)(Incluído pela Lei nº 12.008, de 2009).IV - pessoa portadora de tuberculose ativa, esclerose múltipla,

neoplasia maligna, hanseníase, paralisia irreversível e incapacitan-te, cardiopatia grave, doença de Parkinson, espondilo artrose an-quilosante, nefropatia grave, hepatopatia grave, estados avançados da doença de Paget (osteíte deformante), contaminação por radia-ção, síndrome de imunodeficiência adquirida, ou outra doença gra-ve, com base em conclusão da medicina especializada, mesmo que a doença tenha sido contraída após o início do processo.(Incluído pela Lei nº 12.008, de 2009).

§ 1o A pessoa interessada na obtenção do benefício, juntando prova de sua condição, deverá requerê-lo à autoridade administra-tiva competente, que determinará as providências a serem cumpri-das.(Incluído pela Lei nº 12.008, de 2009).

§ 2o Deferida a prioridade, os autos receberão identificação própria que evidencie o regime de tramitação prioritária.(Incluído pela Lei nº 12.008, de 2009).

§ 3o(VETADO)(Incluído pela Lei nº 12.008, de 2009).§ 4o(VETADO)(Incluído pela Lei nº 12.008, de 2009).Art. 70. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília 29 de janeiro de 1999; 178oda Independência e 111oda República.

FONTE: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L9784.htm

GESTÃO DE MATERIAL E CONTROLE DE ESTOQUES E ALMOXARIFADO.

EstoqueA gestão eficiente do fluxo de bens e serviços do ponto de

origem ao ponto de consumo requer de maneira sequencial, o pla-nejamento, a programação e o controle de um conjunto de ativida-des que reúnem: insumos básicos (matérias-primas); materiais em processamento; materiais acabados; serviços e informações dispo-níveis. Como resultado da administração destas atividades gera-se o movimento de bens e serviços aos clientes (cidadão/usuário), havendo como decorrência a geração das chamadas utilidades de tempo e/ou de lugar, que por sua vez são fatores fundamentais para as funções logísticas. Para a administração pública, tanto recursos quanto o público-alvo organizacional estão espalhados em áreas de distintos tamanhos, além da diversidade sócio cultural dos re-sidentes locais. Esse é o problema que a logística têm a missão de resolver. Ou seja, diminuir o hiato entre o resultado do processo de transformação da organização e a demanda, de modo que os consumidores (cidadão-cliente/sociedade/usuário) tenham bens e serviços quando e onde quiserem, na condição que desejarem, e com o menor custo.

Na organização pública, a missão do gestor é estabelecer o nível de atividades logísticas necessário para atender ao público--alvo organizacional no tempo certo, no local certo e nas condições e formas desejadas, de forma economicamente eficaz, eficiente e efetiva no uso dos recursos públicos.

As áreas da logística A logística realiza a integração da administração de materiais

(suprimentos) com a logística organizacional, com a distribuição física e/ou prestação de serviços, e com as atividades relativas ao retorno/descarte de materiais.

Logística de entrada (administração de materiais/logística de suprimentos)

É o conjunto de operações associadas ao fluxo de materiais e informações necessários ao modelo de transformação da orga-nização.

Para a organização pública, têm-se os seguintes entendimen-tos sobre Material e Serviços com seus respectivos embasamento legal.

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Didatismo e Conhecimento 9

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosNo campo da Ciência Contábil o termo MATERIAL compreen-

de todos os itens contabilizáveis que participam diretamente ou indi-retamente na constituição do bem/serviço de uma organização.

Na gestão pública, temos a classificação de Material por natu-reza de despesa em Material Permanente e Material de Consumo, discorrendo os seguintes conceitos:

a. Material Permanente é aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física e/ou tem durabilidade superior a dois anos.

Se um material for adquirido como permanente e ficar com-provado que possui custo de controle superior ao seu benefício, deve ser controlado de forma simplificada, por meio de relação-carga, que mede apenas aspectos qualitativos e quantitativos, não havendo necessidade de controle por meio de número patrimonial. No entanto, esses bens deverão estar registrados contabilmente no patrimônio da entidade.

Isso deve ao fato de obedecer ao Princípio da Economicidade previsto no Art. 70 da CF/88 que se traduz na relação custo-be-nefício. Ou seja, os controles devem ser simplificados quando se apresentam como meramente formais ou cujo custo seja evidente-mente superior ao risco.

b. Material de Consumo é aquele que, em razão de seu uso corrente, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos. Deve atender a pelo menos um dos critérios a seguir:

- Critério de Durabilidade: se em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento no prazo máximo de dois anos;

- Critério de Fragilidade: se sua estrutura for quebradiça, de-formável ou danificável, caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade;

- Critério de Perecibilidade: se está sujeito a modificações quí-micas ou físicas, ou se deteriora ou perde sua característica pelo uso normal;

- Critério de Incorporabilidade: se está destinado à incorpora-ção a outro bem, e não pode ser retirado sem prejuízo das carac-terísticas físicas e funcionais do principal. Pode ser utilizado para a constituição de novos bens, melhoria ou adições complemen-tares de bens em utilização (sendo classificado como 4.4.90.30), ou para a reposição de peças para manutenção do seu uso normal que contenham a mesma configuração (sendo classificado como 3.3.90.30);

- Critério de Transformabilidade: se foi adquirido para fim de transformação.

Se um material de consumo for considerado como de uso duradouro, devido à durabilidade, quantidade utilizada ou valor relevante, deve ser controlado por meio de relação-carga e incor-porado ao patrimônio da entidade.

Logística organizacional (operacional)É a integração das atividades de um sistema organizacional,

em função do seu modelo de transformação, desde o planejamento e obtenção dos insumos necessários, passando pelo processo pro-dutivo até a distribuição para o consumidor (intermediário/final), atendendo as necessidades do público-alvo a custos reduzidos, com qualidade e uso adequado de recursos. O instrumento legal de criação da instituição pública e seu regimento interno norteiam essas atividades na organização.

Logística de saída (distribuição física do bem/prestação do serviço)

É o conjunto de operações associadas à transferência do resul-tado objeto de uma transação desde o local de origem até o local designado no destino e no fluxo de informação associado, devendo garantir que chegue ao destino nas condições desejadas, oportuna-mente e com uso maximizado dos recursos disponíveis. A missão da organização constante no dispositivo de sua criação e as atri-buições funcionais inerentes ao cargo desempenhado orientam os gestores públicos na execução dessas operações.

Logística Reversa:Para o autor PIRES, duas premissas básicas impõem a ne-

cessidade de gestão da logística reversa: a agregação de valor e a responsabilidade pela sucata e/ou lixo industrial. A agregação de valor, considerando o aumento do comércio global, está relacio-nada à importância na gestão dos recipientes (pallets, containers, etc.) e das embalagens, envolvendo processos logísticos comple-xos e estando sujeitos a restrições legais e sanitárias, dentre outras. A responsabilidade pela sucata e/ou lixo industrial diz respeito à gestão dos materiais após o término de suas vidas úteis, passando a vigorar cada vez mais a regra de que “quem produz é o responsável pelo produto após a sua vida útil”.

Para a organização pública, essa preocupação e/ou exigência sócioambiental pode ser observada na INSTRUÇÃO NORMATI-VA Nº 205, DE 08 DE ABRIL DE 1988 expressa no item 1. Ma-terial que: “a designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades das organizações públicas federais, independente de qualquer fa-tor, bem como, aquele oriundo de demolição ou desmontagem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resíduos economica-mente aproveitáveis (grifo meu)”, dando importância à logística reversa nas organizações públicas com o objetivo de racionalizar com minimização de custos o uso de material através de técnicas modernas que atualizam e enriquecem essa gestão com as desejá-veis condições de operacionalidade, no emprego do material nas diversas atividades.

As funções logísticas As atividades administrativas a serem geridas, em qualquer

organização, podem incluir todo ou parte do seguinte: transpor-tes, manutenção de estoques, processamento de pedidos, compras (obtenção), armazenagem, manuseio de materiais, embalagem, pa-drões de serviços e programação do processo de produtivo.

Devido à característica sistêmica da logística, as atividades administrativas organizacionais passam a ser abordadas de forma diferente da tradicional distinção em atividades fim e atividades meio.

Essa nova abordagem vem sendo provocada pela necessida-de das organizações em direcionar seus esforços para o foco do seu negócio, terceirizando aquelas atividades que são economica-mente melhor desempenhadas por outras organizações que as tem como produto do seu trabalho e que, consequentemente, passam a serem parceiros no negócio da empresa. Um exemplo clássico é o da indústria automotiva, formando uma cadeia produtiva.

Para a organização pública não está sendo diferente. Hoje se tem, por exemplo, serviços como segurança, manutenção e limpe-za realizados por terceiros e que até pouco tempo eram realizados

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativospela organização com um quadro próprio de servidores. Como a prática administrativa na organização pública precisa de uma base jurídica, a Instrução Normativa Nº 02 de 30 de Abril de 2008 dis-põe sobre regras e diretrizes para a contratação de serviços, conti-nuados ou não, definindo, em seu Art. 6º, que os serviços continua-dos que podem ser contratos por terceiros são aqueles que apoiam a realização de atividades essenciais ao cumprimento da missão institucional do órgão ou entidade. Essas atividades materiais acessórias, instrumentais ou complementares aos assuntos que constituem área de competência legal do órgão ou entidade pode-rão ser objeto de execução indireta (Art. 1º do Decreto 2.271/97).

É interessante observar os seguintes conceitos relativos à lo-gística:

- Função logística é a reunião, sob uma única designação, de um conjunto de atividades logísticas afins, correlatas ou de mesma natureza.

- Atividade logística é um conjunto de tarefas afins, reunidas segundo critérios de relacionamento, interdependência ou de si-milaridade.

- Tarefa logística é um trabalho específico e limitado no tem-po, que agrupa passos, atos ou movimentos interligados segundo uma determinada sequência e visando à obtenção de um resultado definido.

As funções logísticas primárias (o ciclo crítico)O conceito de logística identifica aquelas funções ou ativi-

dades que são de importância primária para atingir os objetivos logísticos de custo e nível de serviço. Estas atividades-chave são: Transporte, Manutenção de Estoques, Processamento de Pedidos. Constituem o “ciclo crítico de atividades logísticas”.

O resultado final é prover o cidadão (cliente final) quando e onde necessitar, com a melhor alocação de recursos (menor custo).

a. A função logística primária de transportesPara a maioria das organizações, o transporte é a atividade

logística mais importante simplesmente porque ela absorve, em média, de um a dois terços dos custos logísticos. É uma atividade essencial, pois nenhuma instituição pode operar sem providenciar a movimentação de seu produto (bem/serviço) de alguma forma. Implica na utilização dos modais de transporte para se movimen-tar bens. Este movimento é realizado pelos modais de transporte: aeroviário, dutoviário, ferroviário, hidroviário; rodoviário, inter-modalidade e multimodalidade. Os transportes adicionam valor de “lugar” ao produto.

b. A função logística primária de manutenção de estoquesPara se atingir um grau razoável de disponibilidade de bens, é

necessário manter estoques, que agem como “amortecedores” en-tre a disponibilidade e a necessidade (oferta e demanda). O estoque agrega valor de “tempo”.

Na administração pública, a Instrução Normativa Nr. 205, de 08 de Abril de 1988, da Secretaria de Administração Pública da Presidência da República (SEDAP/PR), trata do assunto no item DA AQUISIÇÃO:

- “As compras de material, para reposição de estoques e/ou para atender necessidade específica de qualquer unidade, deverão, em princípio, ser efetuadas através do Departamento de Administração, ou de unidade com atribuições equivalentes ou ainda, pelas corres-pondentes repartições que, no território nacional, sejam projeções dos órgãos setoriais ou seccionais, (delegacias, distritos, etc.)”.

Uma questão importante é saber qual o nível de estoque mais adequado para a organização. Para isso, crescem em importância para a gestão de estoques as variáveis “quantidade” e “tempo”. Essas variáveis compõem os chamados fatores de ressuprimento.

POZO expressa que uma das técnicas utilizadas para a avalia-ção dos níveis de estoques é o enfoque da dimensão do “lote eco-nômico” para a manutenção de níveis de estoques satisfatórios e que é denominado de “sistema máximo-mínimo”. O funcionamen-to do sistema consiste na necessidade nas seguintes informações básicas para cada material:

- Estoque mínimo ou de segurança que se deseja manter (EMin/ESeg);

- O momento em que nova quantidade de material deve ser adquirida, o Ponto do Pedido (PP);

- O tempo necessário para repor o material (TR);- A quantidade de material que deve ser adquirida, ou seja, o

Lote de Compra ou Ressuprimento (LC); e- Quando o material é recebido e aceito pela organização, tem-

se o estoque máximo (EMax).A IN 205/88, no item RENOVAÇÃO DE ESTOQUE, emprega

essas variáveis quando expressa que o acompanhamento dos níveis de estoque e as decisões de “quando” e “quanto” comprar deverão ocorrer em função da aplicação de fatores de ressuprimento e suas respectivas fórmulas constantes no dispositivo legal e aplicáveis à gerência de estoques. Os fatores de ressuprimento são: Tempo de Aquisição, Intervalo de Aquisição, Ponto de Pedido, Consumo Médio Mensal, Estoque Mínimo, Estoque Máximo e Quantidade a Ressuprir. Como pode-se inferir esses fatores constituem o sistema máximo-mínimo com o enfoque da dimensão do lote econômico para a manutenção de níveis de estoques satisfatórios.

Tempo de Aquisição (T)Conforme consta no item RENOVAÇÃO DE ESTOQUE, da

IN 205/88, é entendido como o período decorrido entre a emissão do pedido de compra e o recebimento do material no Almoxarifado (relativo, sempre, à unidade mês).

Intervalo de Aquisição (I)Compreende o período entre duas aquisições normais e suces-

sivas (IN 205/88).

Ponto de Pedido (Pp)É o nível de estoque que, ao ser atingido, determina imediata

emissão de um pedido de compra, visando completar o Estoque Máximo. Obtém-se somando ao Estoque Mínimo (Em) o produto do Consumo Médio Mensal (c) pelo Tempo de Aquisição (T) (IN 205/88).

Consumo Médio Mensal (c)É a média aritmética do consumo nos últimos 12 meses (IN

205/88).

Estoque Mínimo (Em)É a menor quantidade de material a ser mantida em estoque

capaz de atender a um consumo superior ao estimado para certo período ou para atender a demanda normal em caso de entrega da nova aquisição. Obtém-se multiplicando o Consumo Médio Men-sal (c) por uma fração (f) do tempo de aquisição (T) que deve, em princípio, variar de 0,25 de T a 0,50 de T (IN 205/88). Essa fração

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos(f) do Tempo de Aquisição (T) é o chamado fator de risco que a organização está disposta a assumir com relação à ocorrência de falta de estoque. É básico para o adequado estabelecimento do Ponto de Pedido (Pp).

Estoque Máximo (EM)É a maior quantidade de material admissível em estoque, sufi-

ciente para o consumo em certo período, devendo-se considerar a área de armazenagem, disponibilidade financeira, imobilização de recursos, intervalo e tempo de aquisição, perecimento, obsoletis-mo, etc. Obtém-se somando ao Estoque Mínimo (Em) o produto do Consumo Médio Mensal (c) pelo Intervalo de Aquisição (I) (IN 205/88).

Quantidade a Ressuprir (Q)É o número de unidades a adquirir para recompor o Estoque

Máximo. Obtém-se multiplicando o Consumo Médio Mensal (c) pelo Intervalo de Aquisição (I) (IN 205/88).

No item SANEAMENTO DE MATERIAL, a IN 205/88 ex-pressa que essa atividade visa a otimização física dos materiais em estoque ou em uso decorrente da simplificação de variedades, reutilização, recuperação e movimentação daqueles considerados ociosos ou recuperáveis, bem como a alienação dos antieconômi-cos e irrecuperáveis”; “Os estoques devem ser objeto de constantes Revisões e Análises. Essas atividades são responsáveis pela iden-tificação dos itens ativos e inativos”.

c. A função logística primária de processamento de pedidosÉ a atividade que inicializa a movimentação de bens e a pres-

tação de serviços. Sua importância deriva do tempo necessário para levar bens e serviços aos consumidores.

Para a organização pública, o início dessa atividade pode ser considerado por ocasião do levantamento das necessidades organi-zacionais, no ano vigente, a serem incluídas na previsão orçamen-tária para o exercício financeiro do ano seguinte. Após a liberação orçamentária no início do ano em exercício é que as instituições podem começar a realizar seus processos de licitações e contratos.

Essa consideração visa esclarecer uma prática bastante co-mum nas organizações públicas quanto à solicitação de material feita pelas áreas demandantes. É comum o entendimento equivo-cado de que o pedido de material feito pela área demandante é para efetuar a compra, ou seja, um “pedido de compra”. O pedido realizado é para “fornecimento” através de uma requisição ou ta-bela de provisão (IN 205/88). A definição do “quanto comprar” já deve ter sido realizada por ocasião do processo de previsão do orçamento no ano anterior, e a consequente liberação orçamentária no ano vigente para a decisão dos gestores em relação ao “quando comprar”, com os ajustes, se for o caso, na definição do “quanto comprar”. Esse esclarecimento é importante pois visa valorizar o planejamento na instituição.

É importante destacar que a descrição do material para o Pedi-do de Compra deverá ser elaborada através do método Descritivo, que identifica com clareza o item através da enumeração de suas características físicas, mecânicas, de acabamento e de desempe-nho, possibilitando sua perfeita caracterização para a boa orien-tação do processo licitatório e deverá ser utilizada com absoluta prioridade, sempre que possível. E pelo método Referencial, que identifica indiretamente o item, através do nome do material, alia-

do ao seu símbolo ou número de referência estabelecido pelo fa-bricante, não representando necessariamente preferência de marca (IN 205/88).

As necessidades de uma organização pública são atendidas por BENS contratados por meio de atividades de COMPRAS, por SERVIÇOS que são contratados para a sua PRESTAÇÃO, e por OBRAS que são contratadas para a sua EXECUÇÃO.

Esses contratos são oriundos de um procedimento adminis-trativo formal chamado de LICITAÇÃO, em que o órgão público convoca, por meio de condições estabelecidas em ato próprio (edi-tal/convite) as empresas interessadas. Tem por objetivos a obser-vância do princípio constitucional da ISONOMIA e a seleção da PROPOSTA MAIS VANTAJOSA para a administração pública.

As funções logísticas de apoioApoiam as atividades primárias: Armazenagem, Manuseio de

Materiais, Embalagem de Proteção, Obtenção, Programação de Produtos e Manutenção de Informação.

a. A função logística de apoio de armazenagemUma questão básica do gerenciamento logístico nas organiza-

ções públicas é como estruturar sistemas de distribuição/prestação capazes de atender, otimizando a aplicação de recursos, o cida-dão-cliente geograficamente disperso das fontes de distribuição/prestação de um bem/serviço, oferecendo níveis de serviço cada vez mais altos em termos de disponibilidade de estoque e tempo de atendimento.

A Instrução Normativa Nr. 205, de 08 de Abril de 1988, trata do assunto no item RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO de materiais para as entidades públicas. Expressa que o recebimento é o ato pelo qual o material encomendado é entregue ao órgão público no local previamente designado, não implicando em aceitação. Transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor ao órgão recebedor. Ocorrerá nos almo-xarifados, salvo quando o mesmo não possa ou não deva ali ser estocado ou recebido, caso em que a entrega se fará nos locais de-signados. Qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material será sempre no almoxarifado. O recebimento, rotineiramente, nos órgãos sistêmicos, decorrerá de: compra, ces-são, doação, permuta, transferência, produção interna.

No item ARMAZENAGEM expressa que essa atividade com-preende a guarda, localização, segurança e preservação do material adquirido, a fim de suprir adequadamente as necessidades opera-cionais das unidades integrantes da estrutura do órgão ou entidade.

b. A função logística de apoio de manuseio de materiaisDiz respeito à movimentação do bem no local de estocagem.

São atividades: de seleção do equipamento de movimentação e ba-lanceamento da carga de trabalho.

No setor público, pode-se inferir que essa função logística está caracterizada na Instrução Normativa Nr. 205/88, no item ARMA-ZENAGEM, onde se verifica: “os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido inventário”; “os materiais que possuem grande movimentação devem ser esto-cados em lugar de fácil acesso e próximo das áreas de expedição e o material que possui pequena movimentação deve ser estocado na parte mais afastada das áreas de expedição”; “os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. É preciso utili-zar corretamente os acessórios de estocagem para os proteger”; “a arrumação dos materiais não deve prejudicar o acesso as partes de emergência, aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal

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Didatismo e Conhecimento 12

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativosespecializado para combater a incêndio (Corpo de Bombeiros)”; “os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentação e inventário”; “os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta-estrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentação”; e “quando o material tiver que ser empilhado, deve-se atentar para a segurança e altura das pilhas, de modo a não afetar sua qualidade pelo efeito da pressão decorrente, o arejamento (distância de 70 cm aproxi-madamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes)”.

c. A função logística de apoio de embalagem de proteçãoDestina-se a movimentar bens sem danificá-los. No governo,

a IN 205/88, disponível no sítio eletrônico do “comprasnet”, apre-senta, no item ARMAZENAGEM, as atividades a serem realiza-das pelo gestor público nesta função logística: “os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos quan-do houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da utilização”; “a arrumação dos materiais deve ser feita de modo a manter voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem a face da embalagem (ou etiqueta) contendo a marcação do item, permitindo a fácil e rápida leitura de identificação e das demais informações registradas”.

d. A função logística de apoio de obtençãoA função obtenção é também tratada como suprimentos e

aquisição. Independente do termo usado é basicamente uma fun-ção de compras. O termo “compras”, para o órgão ou entidade pública, deve ser entendido como toda aquisição remunerada de bens para o fornecimento de uma só vez ou parceladamente (Art. 6º da Lei 8.666/93).

Segundo BALLOU a “obtenção ou aquisição” refere-se àque-las atividades que ocorrem entre a organização e os seus fornece-dores e, geralmente, dá a impressão de tratar-se de “compras”. Para o autor existem três variáveis-chave no processo de fornecimento para a organização: o preço, a qualidade e a disponibilidade ou entrega do produto. É a atividade que deixa o BEM disponível para o sistema produtivo organizacional. Devem-se considerar as seguintes decisões: quantidades a serem obtidas; programação de compras; localização de fornecedores e a forma física das mer-cadorias:

As quantidades a serem obtidas envolvem decisões sobre “o que deve ser comprado” de fontes externas e sobre “o que pode ser produzido” pela empresa. Por sua vez, as quantidades a serem compradas devem ser abordadas pelo total a ser comprado e pelo tamanho do lote individual de entrega e/ou de compra.

A programação de compras envolve os aspectos de volume e da frequência das compras. A determinação do “tempo certo” é uma questão-chave.

A localização de fornecedores envolve a “variável distância” que implica no tempo para a entrega do suprimento. Fontes pró-ximas têm vantagens, pois a entrega pode ser mais rápida e há menor risco de interrupções no transporte.

A forma física das mercadorias influencia o fluxo de mate-riais entre o fornecedor e o comprador, sendo essencial para a efi-ciência da movimentação no que se refere ao uso de equipamentos adequados para a movimentação, à conversão de um para outro tipo de acondicionamento da mercadoria, ao volume e/ou peso do material e no modal de transporte mais apropriado.

Ainda segundo BALLOU, a “aquisição ou obtenção” é vista como uma extensão da programação do processo produtivo orga-nizacional, pois é onde são geradas as informações de QUANDO e QUANTO “comprar” (grifo meu).

Para a organização pública, podemos observar a necessidade dessas informações na IN 205/88 em seu item RENOVAÇÃO DE ESTOQUE onde expressa que o acompanhamento dos níveis de estoque e as decisões de QUANDO e QUANTO “comprar” (grifo meu) deverá ocorrer em função da aplicação de fórmulas constan-tes na referida Instrução Normativa.

Ainda na IN 205/88, pode ser encontrado no item DA RE-QUISIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO: “A guia de remessa de material (ou nota de transferência), além de outros dados informativos jul-gados necessários, deverá conter: descrição padronizada do mate-rial; quantidade; unidade de medida; preços (unitário e total); nú-mero de volumes; peso; acondicionamento e embalagem; e grau de fragilidade ou perecibilidade do material”.

No setor público, pode-se considerar a aplicação do concei-to de AQUISIÇÃO ou OBTENÇÃO na IN 205/88 no item DA AQUISIÇÃO onde descreve que as “compras” de material, para reposição de estoques e/ou para atender necessidade específica de qualquer unidade, deverão, em princípio, ser efetuadas através do Departamento de Administração, ou de unidade com atribuições equivalentes ou ainda, pelas correspondentes repartições que, no território nacional, sejam projeções dos órgãos setoriais ou sec-cionais.

e. A função logística de apoio de programação do produtoNão diz respeito à programação detalhada da produção, exe-

cutada diariamente pelos programadores de produção. Lida com a distribuição de bens e/ ou prestação de serviço. Trata do fluxo de saída.

Nas organizações públicas, a missão institucional estabelece o produto organizacional e o seu regimento interno regula as ati-vidades administrativas a serem desenvolvidas para a consecução de metas e objetivos estabelecidos para atender as necessidades do público-alvo organizacional, caracterizando essa função logística.

f. A função logística de apoio de manutenção de informaçãoSegundo, CHOPRA e MEINDL, a informação é crucial para o

desempenho das funções logísticas em qualquer organização por-que disponibiliza fatos e dados para o gestor agrupá-los e analisá--los a fim de tomar decisões administrativas organizacionais.

Como toda organização integra uma ou várias cadeias de su-primentos a informação se torna ainda mais importante porque permite que a gerência tome decisões sobre um amplo escopo que abrange interação de funções e interação com outras instituições, sendo influenciada por fatores do ambiente externo à organização, tais como: econômico, político-legal, sócio cultural, tecnológico, fisiográfico e ecológico.

Para realizar a integração das funções logísticas, o gestor pú-blico deve se valer de informações, além daquelas sobre os obje-tivos da análise dos fatores ambientais, as relativas ao fornecedor, às funções logísticas críticas (transporte, manutenção de estoque e processamento de pedidos) e as funções logísticas de apoio (armazenagem, manuseio de materiais, embalagem de proteção, obtenção, programação de produto) cujo resultado será o estabe-lecimento do nível de serviço desejado, possível e adequado às características do público-alvo organizacional. A necessidade de

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Didatismo e Conhecimento 13

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativosinformação sobre essas áreas agrega valor às atividades adminis-trativas organizacionais, permitindo melhor coordenação entre os envolvidos no negócio público, configurando uma engrenagem logística.

Enfim, para a organização pública, a importância da Logística está no fato de que ela permite administrar o fluxo dos bens/servi-ços de onde eles são transformados para o local certo de consumo, na forma desejada, no tempo certo e com o emprego adequado dos recursos públicos disponíveis, proporcionando o nível de serviço desejado pela sociedade. Um sistema logístico eficiente permite uma região geográfica explorar suas vantagens inerentes pela es-pecialização de seus esforços produtivos naqueles produtos que ela tem vantagens e pela exportação desses produtos às outras regiões.

Pelo exposto, pode-se verificar que aplicar a técnica logísti-ca nas atividades administrativas de uma organização pública é estabelecer uma relação entre os dispositivos legais e normativos vigentes para o setor público com os conceitos e procedimentos logísticos aplicáveis às atividades funcionais do gestor público e aos processos administrativos de sua instituição com vistas: a uma convergência aos padrões internacionais de logística aplicados a uma organização (pública ou privada); a adoção de procedimentos e práticas que permitam o reconhecimento, a mensuração, a ava-liação e a evidenciação das funções logísticas nas atividades admi-nistrativas públicas; a configuração de um sistema logístico no âm-bito da organização, valendo-se dos instrumentos administrativos existentes; e a caracterização e a consolidação das informações de natureza logística constantes nos sistemas estruturadores do go-verno e nos dispositivos legais e normativos para a administração pública.

]Custos LogisticosMuitas pessoas que estudam e trabalham com logística às ve-

zes tem dificuldade em definir o que é a logística, e o que compõe o processo logístico. Quando se está em uma empresa, é essencial saber para onde o dinheiro está indo (ou por onde está saindo!), e compreender quais são os componentes dos custos logísticos é essencial nessa área.

A função mais conhecida da logística são os transportes, e eles representam o maior percentual dos custos logísticos para a maioria das empresas. Considerando que a matriz de transporte brasileira, que utiliza fundamentalmente o transporte rodoviário mesmo para longas distâncias, faz com que os custos de trans-portes sejam muito elevados, o que influencia o custo final dos produtos e a competitividade de nossas empresas. Assim, o custo de transporte é composto por custos fixos e variáveis. Os fixos incluem depreciação da frota, salários, manutenção. Os variáveis incluem: combustíveis, pneus, lubrificantes, dentre outros. Caso o transporte seja terceirizado, então todo o custo é pago na forma de frete.

Outro fator importante na composição dos custos logísticos são os estoques. Se o transporte é rápido e frequente, então pode-mos manter níveis de estoques baixos, mas pagaremos caro pelo transporte. Por outro lado, se os lotes são grandes (grandes volu-mes, pouca frequência), então o estoque médio será alto e custo de estocagem será elevado. O custo do estoque é composto por diver-sos elementos: (1) o próprio valor do estoque que poderia estar in-vestido rendendo juros e pela oportunidade do capital; (2) manter o estoque também custa dinheiro: seguros, obsolescência, perdas e outros riscos associados; (3) durante a operação de transportes, um

pouco do estoque fica indisponível dentro dos caminhões – assim, o estoque em trânsito também compõe este custo; (4) finalmente, caso os estoques não sejam bem gerenciados, a empresa terá uma falta de produtos, e este custo é difícil de ser mensurado.

O local onde é feita a armazenagem também compõe o cus-to logístico. Assim, o custo com armazenagem envolve impostos, luz, conservação (ou aluguel caso o armazém seja alugado); para manusear os produtos são necessários equipamentos de movimen-tação e armazenagem, além de salários (e encargos) dos funcio-nários.

Um pouco menores, mas também importantes de serem consi-derados, estão os custos do pedido: custos relacionados ao material utilizado (papel, materiais de escritório, computadores), custos de pessoal (salários e encargos) e os custos indiretos (luz, telefone, dentre outros).

Gestão de estoqueUm dos itens mais importantes do Ativo de uma empresa co-

mercial é o estoque. Essa importância advém não só de sua alta participação percentual no total do Ativo, mas também do fato de ser a partir dele que se determina o custo das mercadorias ou produtos vendidos. O estoque representa o custo das mercadorias possuídas por uma empresa numa data especifica. Ou seja, é uma conta que registra os bens adquiridos para serem revendidos ou transformados.

O tipo de estoque que uma empresa possui, depende do seu objetivo social: se for uma empresa que comercializa produtos, ela compra e vende os mesmos produtos e seu estoque é constituído de mercadorias. Assim sendo, a venda de estoques gera receita de vendas, custo de mercadorias ou produtos vendidos e estoque final. O termo Custo de Mercadorias entende-se que é o preço pago pela mercadoria, acrescido de outras despesas para movimentação do estoque, deduzido os impostos recuperáveis e o valor de mercado.

O princípio básico é que o custo das mercadorias adquiridas deve compreender todos os gastos que a empresa realiza para ad-quiri-las e colocá-las em condições de serem vendidas. Para uma empresa que compra e vende mercadorias, tais custos incluem o preço de compra e os gastos com transporte, recepção, inspeção e colocação nas prateleiras, além de custos administrativos associa-dos ao controle dos estoques. (STICKNEY, 2001, P.340). Diante da existência do custo das mercadorias e do valor de mercado, sur-ge a necessidade de escolher o menor valor para avaliar o estoque. O problema para se chegar a essa conclusão, prende-se ao fato da empresa ter em estoque o mesmo produto adquirido em datas dis-tintas, com custos unitários diferentes.

Se a empresa conseguir identificar qual unidade foi vendida e quais unidades ficaram em estoque no final do período, a men-suração do custo das mercadorias vendidas e do estoque final não apresenta problemas. A semelhança física entre unidades de alguns produtos, entretanto, cria dificuldades para a identificação de quais unidades foram vendidas e quais ficaram em estoque. Mesmo quando avanços na tecnologia permitem que a empresa acompa-nhe cada item de seu estoque, ela pode preferir não fazê-lo, dados os custos envolvidos. (STICKNEY, 2001, p.339). Desta forma, surge a dúvida sobre qual preço unitário deve ser atribuído a tais estoques na data do balanço. Favaro et al. (1997, p.219), destaca que: “o importante é que de acordo com os princípios contábeis (do custo original como base de valor), deve se trabalhar com os

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativosvalores de aquisição (entradas) das mercadorias, o que pode variar é o critério adotado para sua valoração”. Considerando esse pon-to de vista são varias as possibilidades de atribuição desse valor. Qualquer um dos métodos de valoração dos estoques, quando uti-lizados nas mesmas condições de quantidades e preços, manterá a situação real das empresas nas mesmas igualdades, com a mesma quantidade de estoque, porém segundo Favaro et al. (1997, p.253), os resultados são influenciados pelos diferentes critérios de valo-ração de seus estoques, que provocam diferença no custo das mer-cadorias vendidas interferindo assim na obtenção do lucro bruto na Demonstração de Resultado do Exercício. Isso quer dizer que os resultados obtidos são diferentes, em consequência dos critérios de atribuição de custos utilizados, embora todos tenham como base o mesmo custo de aquisição.

Alguns critérios de avaliação de estoques:- Método PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai), do in-

glês, FIFO (first-in, first-out), ou seja, os primeiros artigos a entra-rem no estoque, serão aqueles que sairão em primeiro lugar, deste modo o custo da matéria-prima deve ser considerado pelo valor de compra desses primeiros artigos. O estoque apresenta uma re-lação forte com o custo de reposição, pois esse estoque representa os preços pagos recentemente, adotar este método, faz com que haja oscilação dos preços sobre os resultados, pois as saídas são confrontadas com os custos mais antigos, sendo esta uma das prin-cipais razões pelas quais alguns se mostram contrários a este mé-todo. As vantagens o desse método consistem no controle preciso dos materiais, pois são ordenados em uma base contínua de acordo com sua entrada, o que é importante, quando se trata de produtos sujeitos a mudança de qualidade, decomposição, deterioração etc.; o resultado obtido revela o custo real dos artigos específicos utili-zados nas saídas; os artigos utilizados são retirados do estoque e a baixa dos mesmos é dada de uma maneira sistemática e lógica.

- Método UEPS (último a entrar, primeiro a sair), do inglês LIFO (last-in first-out) é um método de avaliar estoque bastante discutido. O custo do estoque é obtido como se as unidades mais recentes adicionadas ao estoque (últimas a entrar) fossem as pri-meiras unidades vendidas (saídas). Pressupõe-se, deste modo, que o estoque final consiste nas unidades mais antigas e é avaliado ao custo das mesmas. Segue-se que, de acordo com o método UEPS, o custo dos artigos vendidos (saídas) tende a refletir no custo dos artigos comprados mais recentemente (comprados ou produzidos). Também permite reduzir os lucros líquidos expostos. As vantagens de utilização deste método consistem na apuração correta de seus custos correntes; o estoque é avaliado em termos do nível de preço da época em que o UEPS foi introduzido; é uma forma de se cus-tear os artigos consumidos de uma maneira realista e sistemática; em períodos de alta de preços, os preços maiores das compras mais recentes, são ajustados mais rapidamente às produções, reduzindo o lucro. No entanto, não é aceito pela legislação brasileira.

- Custo Médio é o método utilizado nas empresas brasilei-ras para atendimento à legislação fiscal. Empresas multinacionais com operações no Brasil frequentemente têm de avaliar o estoque segundo o método da matriz, e também segundo o custo médio para atendimento à legislação brasileira. Esse método permite que as empresas realizem um controle permanente de seus estoques, e que a cada aquisição, o seu preço médio dos produtos seja atuali-zado, pelo método do custo médio ponderado.

Geralmente as empresas que não possuem uma boa política de estocagem e vivem um dilema: quanto a empresa deve estocar para que seus interesses e os dos seus clientes sejam atendidos de forma satisfatória? A esse respeito, o Planejamento é um dos principais instrumentos para o estabelecimento de uma política de estocagem eficiente. Pois, o departamento de vendas deseja um estoque eleva-do para atender melhor o cliente e a área de produção prefere tam-bém trabalhar com uma maior margem de segurança de estoque.

Em contrapartida, o departamento financeiro quer estoques reduzidos para diminuir o capital investido e melhorar seu fluxo de caixa. Segundo Erasmo (2006), planejar esta atividade é fun-damental, porque de um bom planejamento virão, por exemplo, uma menor necessidade de capital de giro e uma margem de lucro maior”. Por esse motivo, os empresários devem estar atentos aos objetivos da empresa para definir as quantidades corretas de cada mercadoria que deve estar no estoque em um determinado período de tempo, para que a empresa não sofra nenhum prejuízo.

E, já que o alto custo do dinheiro não permite imobilizar gran-des quantias em estoque e que manter uma empresa com uma boa variedade de produtos exige uma imobilização elevada de capital de giro, ele deve saber exatamente o equilíbrio entre a quantidade de compras suficiente para um determinado período de vendas e a variedade de artigos para que os clientes tenham opção de escolha. Para que isso aconteça, é importante que o empresário levante pe-riodicamente a média mensal de compras para compará-las com as vendas e, com isso, saber se o investimento em mercadorias está tendo o retorno desejado.

O ato de comprar deve ser sempre precedido de um bom pla-nejamento. A compra de mercadorias envolve a colocação do pe-dido, o recebimento e a inspeção das mercadorias encomendadas e o registro da compra. Rigorosamente, o comprador de uma mer-cadoria somente deveria registrar a compra quando a propriedade legal da mercadoria adquirida passasse do vendedor para o com-prador. Caracterizar quando isso acontece envolve tecnicalidades legais associadas ao contrato entre as duas partes. E para que isso aconteça, é de grande importância a elaboração de uma previsão de compras. Nas empresas comerciais, essa previsão é complicada, pois o numero de mercadorias comercializadas é muito grande. As empresas preferem vender tanto quanto possível, com um numero mínimo de capital empatado em estoque. Por isso, a previsão deve ser elaborada pelos diversos setores funcionais da empresa, obser-vando-se as características e peculiaridades do mercado fornece-dor e do comportamento das vendas (STICKNEY, 2001).

É aconselhável que sejam feitas previsões individuais para cada setor ou departamento e reuni-las posteriormente em uma só, facilitando o planejamento das compras. Depois de preparada a previsão de compras, esta deve ser ajustada ás condições finan-ceiras da empresa. Isso deve ser feito em reunião com os encarre-gados de compras, os encarregados de vendas e os encarregados pelo controle financeiro para que se encontre um equilíbrio entre os setores.

A empresa que não faz a previsão de compras encontra difi-culdades para manter seus estoques de forma equilibrada. Acabam comprando mercadorias de acordo com as necessidades surgidas correndo o risco de não ter produtos em épocas que o volume de vendas cresce. Perdendo dessa forma, oportunidade de aumentar suas vendas, perdendo clientes e, consequentemente, diminuído o lucro da empresa. E não tendo a previsão correta de compras, ele pode comprar um volume inadequado de mercadorias aumentando

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Didatismo e Conhecimento 15

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativoso custo de manutenção dos estoques. Para Stickney (2001, p.362): “Manter estoques – ou como também se diz, carregar estoques - gera custos”. Isso ocorre, porque quanto maior a quantidade de mercadorias estocadas, maior será o espaço físico necessário para guardá-las, maior o número de funcionários necessários e maiores os gastos para controle do estoque. Além disso, o mesmo autor destaca que pelo menos uma pequena quantidade de mercadorias precisa ser mantida em estoque para satisfazer às necessidades dos clientes à medida que elas apareçam.

ATOS ADMINISTRATIVOS DE USO MAIS FREQUENTES: CIRCULARES, AVISOS,

PORTARIAS, OFÍCIOS, DESPACHOS, OR-DENS DE SERVIÇOS.ATO ADMINISTRATI-VO: CLASSIFICAÇÃO DOS ATOS ADMINIS-TRATIVOS, ESPÉCIES DE ATOS ADMINIS-TRATIVOS. PROCEDIMENTOS LEGAIS DE ATOS ADMINISTRATIVOS: ANULAÇÃO DE ATOS ADMINISTRATIVOS, REVOGAÇÃO DE ATOS ADMINISTRATIVOS, CONVALI-

DAÇÃO DE ATOS ADMINISTRATIVOS.

Os atos administrativos são classificados como:

ATOS DE CORRESPONDÊNCIA

Aviso: Comunicação pela qual os titulares de órgãos, entida-des e presidentes de comissões da Administração do Município comunicam ao público assunto de seu interesse e solicitam a sua participação.

Carta: Forma de correspondência por meio da qual os diri-gentes da Administração Municipal se dirigem a personalidades e entidades públicas e particulares para tratar de assunto oficial.

Circular: Correspondência oficial de igual teor, expedida por dirigentes de órgãos e entidades e chefes de unidades administrati-vas a vários destinatários.

Exposição de Motivos: Correspondência por meio da qual os secretários e autoridades de nível hierárquico equivalente expõem assuntos da Administração Municipal para serem solucionados por atos do Prefeito.

Quando a exposição de motivos tratar de assuntos que envol-vam mais de uma Secretaria, esta deverá ser assinada pelos Secre-tários envolvidos.

Além do caráter informativo, a exposição de motivos pode propor medidas ou submeter projeto de ato normativo à apreciação da autoridade competente.

Memorando: Correspondência utilizada pelas chefias no âm-bito de um mesmo órgão ou entidade para expor assuntos referen-tes a situações administrativas em geral. Pode ser usado no mesmo nível hierárquico ou em nível hierárquico diferente.

Mensagem: Instrumento de comunicação oficial do Prefeito para o Presidente da Câmara Municipal, expondo sobre matérias que dependem de deliberação da Câmara. A mensagem versa so-

bre os seguintes assuntos, entre outros: encaminhamento de proje-to de lei complementar ou financeira; pedido de autorização para o Prefeito e o Vice-Prefeito se ausentarem do Município por mais de 15 dias; encaminhamento das contas referentes ao exercício an-terior;

abertura da sessão legislativa; comunicação de sanção de veto. Ofício: Meio de comunicação utilizado entre dirigentes de

órgãos e entidades e titulares de unidades da Prefeitura ou ainda destes para com a Administração Estadual, Federal e Empresas Privadas.

Telegrama: Forma de correspondência em que são transmi-tidas comunicações de absoluta urgência e com reduzido número de palavras, uma vez que a sua principal característica é a síntese.

Requerimento – deriva-se do verbo requerer, que, de acordo com seu sentido denotativo, significa solicitar, pedir, estar em bus-ca de algo. E principalmente, que o pedido seja deferido, ou seja, aprovado.

ATOS ENUNCIATIVOS

Apostila: Documento que complementa um ato oficial, em ge-ral ligado à vida funcional dos servidores públicos, fixando vanta-gens pecuniárias, retificando ou alterando nomes ou títulos.

O ato deve ser publicado e registrado no assentamento funcio-nal. É sempre assinado pelo titular do órgão expedidor.

Despacho: Nota escrita pela qual uma autoridade dá solução a um pedido ou encaminha a outra autoridade pedido para que de-cida sobre o assunto.

O despacho pode ser interlocutório ou decisório: O Interlocutório é breve e baseado em informações ou pare-

cer, e consta do corpo do processo (quando houver). Em geral é manuscrito e assinado pela autoridade competente, podendo, con-tudo, ser elaborado e assinado por outros servidores desde que lhes seja delegada competência. Nesse caso, inicia-se pela expressão: “De ordem”.

O decisório defere ou indefere solicitações. Parecer: Manifestação de órgãos ou entidades sobre assun-

tos submetidos à sua consideração. É um ato administrativo usado com mais freqüência por conselhos, comissões, assessorias e equi-valentes.

Relatório: Documento em que se relata ao superior imediato a execução de trabalhos concernentes a determinados serviços ou a um período relativo ao exercício de cargo, função ou desempenho de atribuições.

ATOS NORMATIVOS Decreto: Ato emanado do Poder Público, com força obrigató-

ria, que se destina a assegurar ou promover a ordem política, so-cial, jurídica e administrativa. É por meio de decretos que o chefe do Governo determina a observância de regras legais.

Ordem de Serviço: Ato pelo qual os titulares de Coordena-ções, Departamentos, Presidentes de Comissões, além de outras autoridades de nível hierárquico equivalente, determinam provi-dências a serem cumpridas por unidades orgânicas e/ou servidores subordinados.

Portaria: Ato pelo qual o Prefeito ou os Secretários (por de-legação do Prefeito) expedem determinações gerais ou especiais a seus subordinados; ou designam servidores para substituições eventuais e execução de atividades.

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Didatismo e Conhecimento 16

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosResolução: Ato emanado de órgãos colegiados, tendo como

característica fundamental o estabelecimento de normas, diretrizes e orientações para a consecução dos objetivos.

É válida para assuntos normativos ou de reconhecimento de excepcionalidade.

Edital: Ato de caráter obrigatório, emitido pelos titulares de órgãos e entidades e presidentes de comissões, que se destina a fixar condições e prazos para a legitimação de ato ou fato adminis-trativo, a ser concretizado pela Administração Municipal.

Regimento: Ato que indica a categoria e a finalidade dos ór-gãos e entidades, detalha sua estrutura em unidades organizacio-nais, especifica as respectivas competências, define as atribuições de seus dirigentes e indica seus relacionamentos interno e externo. Os regimentos serão postos em vigor por decreto do Prefeito, refe-rendado pelo titular da Secretaria a que diga respeito o ato.

Regulamento: Ato que explica a execução de uma lei ou provê situação ainda não disciplinada por lei. Tem sua aprovação por decreto do Prefeito.

ATOS DE AJUSTE Contrato: Acordo bilateral firmado por escrito entre a admi-

nistração pública e particulares, vislumbrando, de um lado, o ob-jeto do acordo, e de outro, a contraprestação correspondente (re-muneração).

Convênio: Acordo firmado por entidades públicas, ou entre estas e organizações particulares, para realização de objetivos de interesse comum dos partícipes.

Termo Aditivo: Ato lavrado para complementar um ato origi-nário - contrato ou convênio - quando verificada a necessidade de alteração de uma das condições ajustadas.

ATOS COMPROBATÓRIOS Alvará: Documento firmado por autoridade competente, certi-

ficando, autorizando ou aprovando atos ou direitos. Ata: Documento que registra, com o máximo de fidelidade,

o que se passou em uma reunião, sessão pública ou privada, con-gresso, encontro, convenção e outros eventos, para comprovação, inclusive legal, das discussões e resoluções havidas.

A ata é lavrada por um secretário, indicado pelos membros da reunião. Sua redação obedece sempre às mesmas normas, quer se trate de instituições oficiais ou entidades particulares. Escreve-se seguidamente, sem rasuras e sem entrelinhas, evitando-se os pará-grafos ou espaços em branco.

A linguagem utilizada na redação é bastante sumária e quase sem oportunidade de inovações, exatamente por sua característica de simples resumo de fatos. Também, em decorrência disso, os verbos são empregados sempre no tempo passado e, tanto quanto possível, devem ser evitados os adjetivos. Os números fundamen-tais, datas e valores, de preferência, são escritos por extenso. A re-dação deve ser fiel, clara e precisa com relação aos fatos ocorridos, sem que o relator emita opinião sobre eles. Registra-se, quando for o caso, na ata do dia, as retificações feitas à anterior.

Para os erros constatados no momento da redação, consoante o tipo de ata, emprega-se a partícula retificativa “digo”. Se forem notados erros após a redação, há o recurso da expressão “em tempo”.

Atestado: Documento em que se comprova um fato e se afirma a existência ou inexistência de uma situação de direito da qual se tenha conhecimento em favor de alguém.

Certidão: Documento oficial onde se transcrevem dados de assentamentos funcionais com absoluta precisão.

A certidão deve ser escrita sem abertura de parágrafos, emen-das ou rasuras. Quando houver engano ou omissão, o certificante o corrigirá com “digo”, colocado imediatamente após o erro.

Declaração: Documento de manifestação administrativa, de-claratório da existência ou não de um direito ou de um fato.

Considera-se correspondência toda e qualquer forma de co-municação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.

MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL.

Conceito

Entende-se por Redação Oficial o conjunto de normas e prá-ticas que devem reger a emissão dos atos normativos e comuni-cações do poder público, entre seus diversos organismos ou nas relações dos órgãos públicos com as entidades e os cidadãos.

A Redação Oficial inscreve-se na confluência de dois univer-sos distintos: a forma rege-se pelas ciências da linguagem (morfo-logia, sintaxe, semântica, estilística etc.); o conteúdo submete-se aos princípios jurídico-administrativos impostos à União, aos Es-tados e aos Municípios, nas esferas dos poderes Executivo, Legis-lativo e Judiciário.

Pertencente ao campo da linguagem escrita, a Redação Oficial deve ter as qualidades e características exigidas do texto escrito des-tinado à comunicação impessoal, objetiva, clara, correta e eficaz.

Por ser “oficial”, expressão verbal dos atos do poder público, essa modalidade de redação ou de texto subordina-se aos princí-pios constitucionais e administrativos aplicáveis a todos os atos da administração pública, conforme estabelece o artigo 37 da Cons-tituição Federal:

“A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Mu‑nicípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência ( ... )”.

A forma e o conteúdo da Redação Oficial devem convergir na produção dos textos dessa natureza, razão pela qual, muitas vezes, não há como separar uma do outro. Indicam-se, a seguir, alguns pressupostos de como devem ser redigidos os textos oficiais.

Padrão culto do idioma

A redação oficial deve observar o padrão culto do idioma quanto ao léxico (seleção vocabular), à sintaxe (estrutura grama-tical das orações) e à morfologia (ortografia, acentuação gráfica etc.).

Por padrão culto do idioma deve-se entender a língua refe-rendada pelos bons gramáticos e pelo uso nas situações formais de comunicação. Devem-se excluir da Redagão Oficial a erudição minuciosa e os preciosismos vocabulares que criam entraves inú-teis à compreensão do significado. Não faz sentido usar “perfunc-tório” em lugar de “superficial” ou “doesto” em vez de “acusação”

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Didatismo e Conhecimento 17

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativosou “calúnia”. São descabidos também as citações em língua es-trangeira e os latinismos, tão ao gosto da linguagem forense. Os manuais de Redação Oficial, que vários órgãos têm feito publicar, são unânimes em desaconselhar a utilização de certas formas sa-cramentais, protocolares e de anacronismos que ainda se leem em documentos oficiais, como: “No dia 20 de maio, do ano de 2011 do nascimento de Nosso Senhor Jesus Cristo”, que permanecem nos registros cartorários antigos.

Não cabem também, nos textos oficiais, coloquialismos, neo-logismos, regionalismos, bordões da fala e da linguagem oral, bem como as abreviações e imagens sígnicas comuns na comunicação eletrônica.

Diferentemente dos textos escolares, epistolares, jornalísticos ou artísticos, a Redação Oficial não visa ao efeito estético nem à originalidade. Ao contrário, impõe uniformidade, sobriedade, cla-reza, objetividade, no sentido de se obter a maior compreensão possível com o mínimo de recursos expressivos necessários. Porta-rias lavradas sob forma poética, sentenças e despachos escritos em versos rimados pertencem ao “folclore” jurídico-administrativo e são práticas inaceitáveis nos textos oficiais. São também inacei-táveis nos textos oficiais os vícios de linguagem, provocados por descuido ou ignorância, que constituem desvios das normas da lín-gua-padrão. Enumeram-se, a seguir, alguns desses vícios:

- Barbarismos: São desvios:- da ortografia: “advinhar” em vez de adivinhar; “excessão”

em vez de exceção.- da pronúncia: “rúbrica” em vez de rubrica.- da morfologia: “interviu” em vez de interveio.- da semântica: desapercebido (sem recursos) em vez de des-

percebido (não percebido, sem ser notado).- pela utilização de estrangeirismos: galicismo (do francês):

“mise-en-scène” em vez de encenação; anglicismo (do inglês): “delivery” em vez de entrega em domicílio.

- Arcaísmos: Utilização de palavras ou expressões anacrôni-cas, fora de uso. Ex.: “asinha” em vez de ligeira, depressa.

- Neologismos: Palavras novas que, apesar de formadas de acordo com o sistema morfológico da língua, ainda não foram in-corporadas pelo idioma. Ex.: “imexível” em vez de imóvel, que não se pode mexer; “talqualmente” em vez de igualmente.

- Solecismos: São os erros de sintaxe e podem ser:- de concordância: “sobrou” muitas vagas em vez de sobraram. - de regência: os comerciantes visam apenas “o lucro” em vez

de ao lucro. - de colocação: “não tratava-se” de um problema sério em vez

de não se tratava.

- Ambiguidade: Duplo sentido não intencional. Ex.: O desco-nhecido falou-me de sua mãe. (Mãe de quem? Do desconhecido? Do interlocutor?)

- Cacófato: Som desagradável, resultante da junção de duas ou mais palavras da cadeia da frase. Ex.: Darei um prêmio por cada eleitor que votar em mim (por cada e porcada).

- Pleonasmo: Informação desnecessariamente redundante. Exemplos: As pessoas pobres, que não têm dinheiro, vivem na miséria; Os moralistas, que se preocupam com a moral, vivem vi-giando as outras pessoas.

A Redação Oficial supõe, como receptor, um operador linguís-tico dotado de um repertório vocabular e de uma articulação ver-bal minimamente compatíveis com o registro médio da linguagem. Nesse sentido, deve ser um texto neutro, sem facilitações que in-tentem suprir as deficiências cognitivas de leitores precariamente alfabetizados.

Como exceção, citam-se as campanhas e comunicados des-tinados a públicos específicos, que fazem uma aproximação com o registro linguístico do público-alvo. Mas esse é um campo que refoge aos objetivos deste material, para se inserir nos domínios e técnicas da propaganda e da persuasão.

Se o texto oficial não pode e não deve baixar ao nível de com-preensão de leitores precariamente equipados quanto à lingua-gem, fica evidente o falo de que a alfabetização e a capacidade de apreensão de enunciados são condições inerentes à cidadania. Ninguém é verdadeiramente cidadão se não consegue ler e com-preender o que leu. O domínio do idioma é equipamento indispen-sável à vida em sociedade.

Impessoalidade e Objetividade

Ainda que possam ser subscritos por um ente público (fun-cionário, servidor etc.), os textos oficiais são expressão do poder público e é em nome dele que o emissor se comunica, sempre nos termos da lei e sobre atos nela fundamentados.

Não cabe na Redação Oficial, portanto, a presença do “eu” enunciador, de suas impressões subjetivas, sentimentos ou opi-niões. Mesmo quando o agente público manifesta-se em primeira pessoa, em formas verbais comuns como: declaro, resolvo, deter-mino, nomeio, exonero etc., é nos termos da lei que ele o faz e é em função do cargo que exerce que se identifica e se manifesta.

O que interessa é aquilo que se comunica, é o conteúdo, o objeto da informação. A impessoalidade contribui para a necessá-ria padronização, reduzindo a variabilidade da linguagem a certos padrões, sem o que cada texto seria suscetível de inúmeras inter-pretações.

Por isso, a Redação Oficial não admite adjetivação. O adje-tivo, ao qualificar, exprime opinião e evidencia um juízo de valor pessoal do emissor. São inaceitáveis também a pontuação expres-siva, que amplia a significação (! ... ), ou o emprego de interjeições (Oh! Ah!), que funcionam como índices do envolvimento emocio-nal do redator com aquilo que está escrevendo.

Se nos trabalhos artísticos, jornalísticos e escolares o estilo individual é estimulado e serve como diferencial das qualidades autorais, a função pública impõe a despersonalização do sujeito, do agente público que emite a comunicação. São inadmissíveis, portanto, as marcas individualizadoras, as ousadias estilísticas, a linguagem metafórica ou a elíptica e alusiva. A Redação Oficial prima pela denotação, pela sintaxe clara e pela economia vocabu-lar, ainda que essa regularidade imponha certa “monotonia buro-crática” ao discurso.

Reafirma-se que a intermediação entre o emissor e o recep-tor nas Redações Oficiais é o código linguístico, dentro do padrão culto do idioma; uma linguagem “neutra”, referendada pelas gra-máticas, dicionários e pelo uso em situações formais, acima das diferenças individuais, regionais, de classes sociais e de níveis de escolaridade.

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Didatismo e Conhecimento 18

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosFormalidade e Padronização

As comunicações oficiais impõem um tratamento polido e res-peitoso. Na tradição ibero-americana, afeita a títulos e a tratamen-tos reverentes, a autoridade pública revela sua posição hierárquica por meio de formas e de pronomes de tratamento sacramentais. “Excelentíssimo”, “Ilustríssimo”, “Meritíssimo”, “Reverendíssi-mo” são vocativos que, em algumas instâncias do poder, torna-ram-se inevitáveis. Entenda -se que essa solenidade tem por consi-deração o cargo, a função pública, e não a pessoa de seu exercente.

Vale lembrar que os pronomes de tratamento são obrigato-riamente regidos pela terceira pessoa. São erros muito comuns construções como “Vossa Excelência sois bondoso(a)”; o correto é “Vossa Excelência é bondoso(a)”.

A utilização da segunda pessoa do plural (vós), com que os textos oficiais procuravam revestir-se de um tom solene e cerimo-nioso no passado, é hoje incomum, anacrônica e pedante, salvo em algumas peças oratórias envolvendo tribunais ou juizes, herdeiras, no Brasil, da tradição retórica de Rui Barbosa e seus seguidores.

Outro aspecto das formalidades requeridas na Redação Oficial é a necessidade prática de padronização dos expedientes. Assim, as prescrições quanto à diagramação, espaçamento, caracteres ti-pográficos etc., os modelos inevitáveis de ofício, requerimento, memorando, aviso e outros, além de facilitar a legibilidade, ser-vem para agilizar o andamento burocrático, os despachos e o ar-quivamento.

É também por essa razão que quase todos os órgãos públicos editam manuais com os modelos dos expedientes que integram sua rotina burocrática. A Presidência da República, a Câmara dos Deputados, o Senado, os Tribunais Superiores, enfim, os poderes Executivo, Legislativo e Judiciário têm os próprios ritos na elabo-ração dos textos e documentos que lhes são pertinentes.

Concisão e Clareza

Houve um tempo em que escrever bem era escrever “difícil”. Períodos longos, subordinações sucessivas, vocábulos raros, in-versões sintáticas, adjetivação intensiva, enumerações, gradações, repetições enfáticas já foram considerados virtudes estilísticas. Atualmente, a velocidade que se impõe a tudo o que se faz, inclu-sive ao escrever e ao ler, tornou esses recursos quase sempre obso-letos. Hoje, a concisão, a economia vocabular, a precisão lexical, ou seja, a eficácia do discurso, são pressupostos não só da Redação Oficial, mas da própria literatura. Basta observar o estilo “enxuto” de Graciliano Ramos, de Carios Drummond de Andrade, de João Cabral de Melo Neto, de Dalton Trevisan, mestres da linguagem altamente concentrada.

Não têm mais sentido os imensos “prolegômenos” e “exór-dios” que se repetiam como ladainhas nos textos oficiais, como o exemplo risível e caricato que segue:

“Preliminarmente, antes de mais nada, indispensável se faz que nos valhamos do ensejo para congratularmo‑nos com Vossa Excelência pela oportunidade da medida proposta à apreciação de seus nobres pares. Mas, quem sou eu, humilde servidor público, para abordar questões de tamanha complexidade, a respeito das quais divergem os hermeneutas e exegetas.

Entrementes, numa análise ainda que perfunctória das cau‑sas primeiras, que fundamentaram a proposição tempestivamen‑

te encaminhada por Vossa Excelência, indispensável se faz uma abordagem preliminar dos antecedentes imediatos, posto que estes antecedentes necessariamente antecedem os consequentes”.

Observe que absolutamente nada foi dito ou informado.

As Comunicações Oficiais

A redação das comunicações oficiais obedece a preceitos de objetividade, concisão, clareza, impessoalidade, formalidade, pa-dronização e correção gramatical.

Além dessas, há outras características comuns à comunica-ção oficial, como o emprego de pronomes de tratamento, o tipo de fecho (encerramento) de uma correspondência e a forma de iden-tificação do signatário, conforme define o Manual de Redação da Presidência da República. Outros órgãos e instituições do poder público também possuem manual de redação próprio, como a Câ-mara dos Deputados, o Senado Federal, o Ministério das Relações Exteriores, diversos governos estaduais, órgãos do Judiciário etc.

Pronomes de Tratamento

A regra diz que toda comunicação oficial deve ser formal e polida, isto é, ajustada não apenas às normas gramaticais, como também às normas de educação e cortesia. Para isso, é fundamen-tal o emprego de pronomes de tratamento, que devem ser utili-zados de forma correta, de acordo com o destinatário e as regras gramaticais.

Embora os pronomes de tratamento se refiram à segunda pes-soa (Vossa Excelência, Vossa Senhoria), a concordância é feita em terceira pessoa.

Concordância verbal:Vossa Senhoria falou muito bem.Vossa Excelência vai esclarecer o tema.Vossa Majestade sabe que respeitamos sua opinião.

Concordância pronominal:Pronomes de tratamento concordam com pronomes possessi-

vos na terceira pessoa.Vossa Excelência escolheu seu candidato. (e não “vosso...”).Concordância nominal:Os adjetivos devem concordar com o sexo da pessoa a que se

refere o pronome de tratamento.Vossa Excelência ficou confuso. (para homem)Vossa Excelência ficou confusa. (para mulher)Vossa Senhoria está ocupado. (para homem)Vossa Senhoria está ocupada. (para mulher)

Sua Excelência - de quem se fala (ele/ela).Vossa Excelência - com quem se fala (você)

Emprego dos Pronomes de Tratamento

As normas a seguir fazem parte do Manual de Redação da Presidência da República.

Vossa Excelência: É o tratamento empregado para as seguin-tes autoridades:

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos- Do Poder Executivo - Presidente da República; Vice-presi-

denIe da República; Ministros de Estado; Governadores e vice-go-vernadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretários-executivos de Minis-térios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretá-rios de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais.

- Do Poder Legislativo - Deputados Federais e Senadores; Ministro do Tribunal de Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presi-dentes das Câmaras Legislativas Municipais.

- Do Poder Judiciário - Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juizes; Auditores da Justiça Militar.

Vocativos

O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos chefes de poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respec-tivo: Excelentíssimo Senhor Presidente da República; Excelentís-simo Senhor Presidente do Congresso Nacional; Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

As demais autoridades devem ser tratadas com o vocativo Se-nhor ou Senhora, seguido do respectivo cargo: Senhor Senador / Senhora Senadora; Senhor Juiz/ Senhora Juiza; Senhor Ministro / Senhora Ministra; Senhor Governador / Senhora Governadora.

Endereçamento

De acordo com o Manual de Redação da Presidência, no en-velope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autorida-des tratadas por Vossa Excelência, deve ter a seguinte forma:

A Sua Excelência o SenhorFulano de TalMinistro de Estado da Justiça70064‑900 ‑ Brasília. DF

A Sua Excelência o SenhorSenador Fulano de TalSenado Federal70165‑900 ‑ Brasília. DF

A Sua Excelência o SenhorFulano de TalJuiz de Direito da l0ª Vara CívelRua ABC, nº 12301010‑000 ‑ São Paulo. SP

Conforme o Manual de Redação da Presidência, “em comuni-cações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD) às autoridades na lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação”.

Vossa Senhoria: É o pronome de tratamento empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é: Senhor Fulano de Tal / Senhora Fulana de Tal.

No envelope, deve constar do endereçamento:Ao SenhorFulano de TalRua ABC, nº 12370123‑000 – Curitiba.PR

Conforme o Manual de Redação da Presidência, em comu-nicações oficiais “fica dispensado o emprego do superlativo Ilus-tríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. O Manual também esclarece que “doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico”. Por isso, reco-menda-se empregá-lo apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham concluído curso de doutorado. No entanto, ressalva-se que “é costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina”.

Vossa Magnificência: É o pronome de tratamento dirigido a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo: Magnífico Reitor.

Vossa Santidade: É o pronome de tratamento empregado em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é: Santíssimo Padre.

Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima: São os pronomes empregados em comunicações dirigidas a cardeais. Os vocativos correspondentes são: Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal.

Nas comunicações oficiais para as demais autoridades ecle-siásticas são usados: Vossa Excelência Reverendíssima (para arce-bispos e bispos); Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reve‑rendíssima (para monsenhores, cônegos e superiores religiosos); Vossa Reverência (para sacerdotes, clérigos e demais religiosos).

Fechos para Comunicações

De acordo com o Manual da Presidência, o fecho das comu-nicações oficiais “possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário”, ou seja, o fecho é a maneira de quem expede a comunicação despedir-se de seu destinatário.

Até 1991, quando foi publicada a primeira edição do atual Manual de Redação da Presidência da República, havia 15 pa-drões de fechos para comunicações oficiais. O Manual simplificou a lista e reduziu -os a apenas dois para todas as modalidades de comunicação oficial. São eles:

Respeitosamente: para autoridades superiores, inclusive o presidente da República.

Atenciosamente: para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.

“Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atenderem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores”, diz o Manual de Redação da Presidên‑cia da República.

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosA utilização dos fechos “Respeitosamente” e “Atenciosamen-

te” é recomendada para os mesmos casos pelo Manual de Reda‑ção da Câmara dos Deputados e por outros manuais oficiais. Já os fechos para as cartas particulares ou informais ficam a critério do remetente, com preferência para a expressão “Cordialmente”, para encerrar a correspondência de forma polida e sucinta.

Identificação do Signatário

Conforme o Manual de Redação da Presidência do Repúbli‑ca, com exceção das comunicações assinadas pelo presidente da República, em todas as comunicações oficiais devem constar o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo de sua assina-tura. A forma da identificação deve ser a seguinte:

(espaço para assinatura)Nome

Chefe da Secretaria‑Geral da Presidência da República

(espaço para assinatura)Nome

Ministro de Estado da Justiça

“Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho”, alerta o Manual.

Padrões e Modelos

O Padrão Ofício

O Manual de Redação da Presidência da República lista três tipos de expediente que, embora tenham finalidades diferentes, possuem formas semelhantes: Ofício, Aviso e Memorando. A diagramação proposta para esses expedientes é denominada pa-drão ofício.

O Ofício, o Aviso e o Memorando devem conter as seguintes partes:

- Tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede. Exemplos:

Of. 123/2002‑MME Aviso 123/2002‑SGMem. 123/2002‑MF

- Local e data. Devem vir por extenso com alinhamento à direita. Exemplo:

Brasília, 20 de maio de 2011

- Assunto. Resumo do teor do documento. Exemplos:

Assunto: Produtividade do órgão em 2010.Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.

- Destinatário. O nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício, deve ser incluído também o endereço.

- Texto. Nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:

Introdução: que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cum-pre-me informar que”,empregue a forma direta;

Desenvolvimento: no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;

Conclusão: em que é reafirmada ou simplesmente reapresen-tada a posição recomendada sobre o assunto.

Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.

Quando se tratar de mero encaminhamento de documentos, a estrutura deve ser a seguinte:

Introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comu-nicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula:

“Em resposta ao Aviso nº 112, de 10 de fevereiro de 2011, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 2010, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.”

ou

“Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama nº 112, de 11 de fevereiro de 2011, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.”

Desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, pode-rá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento.

- Fecho. ‑ Assinatura.‑ Identificação do Signatário

Forma de Diagramação

Os documentos do padrão ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:

- deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;

- para símbolos não existentes na fonte Times New Roman, poder-se-ão utilizar as fontes symbol e Wíngdings;

- é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos- os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impres-

sos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);

- o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distân-cia da margem esquerda;

- o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no míni-mo 3,0 cm de largura;

- o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;- deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de

6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco;

- não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;

- a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;

- todos os tipos de documento do padrão ofício devem ser im-pressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;

- deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto;

- dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou apro-veitamento de trechos para casos análogos;

- para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + número do documento + palavras-chave do conteúdo. Exemplo:

“Of. 123 ‑ relatório produtivida‑de ano 2010”

Aviso e Ofício (Comunicação Externa)

São modalidades de comunicação oficial praticamente idênti-cas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclu-sivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.

Quanto a sua forma, Aviso e Ofício seguem o modelo do pa-drão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula. Exemplos:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República,Senhora Ministra,Senhor Chefe de Gabinete,

Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguin-tes informações do remetente:

- nome do órgão ou setor;- endereço postal;- telefone e endereço de correio eletrônico.Obs: Modelo no final da matéria.

Memorando ou Comunicação Interna

O Memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquica-mente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes etc. a serem adota-dos por determinado setor do serviço público.

Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar- se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desneces-sário aumento do número de comunicações, os despachos ao me-morando devem ser dados no próprio documento e, no caso de fal-ta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência a tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.

Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que seu destinatário deve ser menciona-do pelo cargo que ocupa. Exemplos:

Ao Sr. Chefe do Departamento de AdministraçãoAo Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos.

Obs: Modelo no final da matéria.

Exposição de Motivos

É o expediente dirigido ao presidente da República ou ao vi-ce-presidente para:

- informá-lo de determinado assunto;- propor alguma medida; ou- submeter a sua consideração projeto de ato normativo.

Em regra, a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério, a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo, por essa razão, chamada de interministerial.

Formalmente a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício. De acordo com sua finalidade, apresenta duas for-mas básicas de estrutura: uma para aquela que tenha caráter exclu-sivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo.

No primeiro caso, o da exposição de motivos que simples-mente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da Re-pública, sua estrutura segue o modelo antes referido para o padrão ofício.

Já a exposição de motivos que submeta à consideração do Pre-sidente da República a sugestão de alguma medida a ser adotada ou a que lhe apresente projeto de ato normativo, embora sigam tam-bém a estrutura do padrão ofício, além de outros comentários jul-gados pertinentes por seu autor, devem, obrigatoriamente, apontar:

- na introdução: o problema que está a reclamar a adoção da medida ou do ato normativo proposto;

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos- no desenvolvimento: o porquê de ser aquela medida ou

aquele ato normativo o ideal para se solucionar o problema, e eventuais alternativas existentes para equacioná-lo;

- na conclusão, novamente, qual medida deve ser tomada, ou qual ato normativo deve ser editado para solucionar o problema.

Deve, ainda, trazer apenso o formulário de anexo à exposição de motivos, devidamente preenchido, de acordo com o seguinte modelo previsto no Anexo II do Decreto nº 4.1760, de 28 de março de 2010.

Anexo à exposição de motivos do (indicar nome do Ministério ou órgão equivalente) nº ______, de ____ de ______________ de 201_.

- Síntese do problema ou da situação que reclama providên-cias;

- Soluções e providências contidas no ato normativo ou na medida proposta;

- Alternativas existentes às medidas propostas. Mencionar:- se há outro projeto do Executivo sobre a matéria;- se há projetos sobre a matéria no Legislativo;- outras possibilidades de resolução do problema.- Custos. Mencionar:- se a despesa decorrente da medida está prevista na lei orça-

mentária anual; se não, quais as alternativas para custeá-la;- se a despesa decorrente da medida está prevista na lei orça-

mentária anual; se não, quais as alternativas para custeá-la;- valor a ser despendido em moeda corrente;- Razões que justificam a urgência (a ser preenchido somente

se o ato proposto for medida provisória ou projeto de lei que deva tramitar em regime de urgência). Mencionar:

- se o problema configura calamidade pública;- por que é indispensável a vigência imediata;- se se trata de problema cuja causa ou agravamento não te-

nham sido previstos;- se se trata de desenvolvimento extraordinário de situação já

prevista.- Impacto sobre o meio ambiente (somente que o ato ou medi-

da proposta possa vir a tê-lo)- Alterações propostas. Texto atual, Texto proposto;- Síntese do parecer do órgão jurídico.Com base em avaliação do ato normativo ou da medida propo-

sa à luz das questões levantadas no ítem 10.4.3.A falta ou insuficiência das informações prestadas pode acar-

retar, a critério da Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil, a devolução do projeto de ato normativo para que se complete o exame ou se reformule a proposta.

O preenchimento obrigatório do anexo para as exposições de motivos que proponham a adoção de alguma medida ou a edição de ato normativo tem como finalidade:

- permitir a adequada reflexão sobre o problema que se busca resolver;

- ensejar mais profunda avaliação das diversas causas do pro-blema e dos defeitos que pode ter a adoção da medida ou a edição do ato, em consonância com as questões que devem ser analisadas na elaboração de proposições normativas no âmbito do Poder Exe-cutivo (v. 10.4.3.)

- conferir perfeita transparência aos atos propostos.

Dessa forma, ao atender às questões que devem ser analisadas na elaboração de atos normativos no âmbito do Poder Executivo, o texto da exposição de motivos e seu anexo complementam-se e formam um todo coeso: no anexo, encontramos uma avaliação profunda e direta de toda a situação que está a reclamar a adoção de certa providência ou a edição de um ato normativo; o problema a ser enfrentado e suas causas; a solução que se propõe, seus efei-tos e seus custos; e as alternativas existentes. O texto da exposição de motivos fica, assim, reservado à demonstração da necessidade da providência proposta: por que deve ser adotada e como resol-verá o problema.

Nos casos em que o ato proposto for questão de pessoal (no-meação, promoção, ascenção, transferência, readaptação, rever-são, aproveitamento, reintegração, recondução, remoção, exone-ração, demissão, dispensa, disponibilidade, aposentadoria), não é necessário o encaminhamento do formulário de anexo à exposição de motivos. Ressalte-se que:

- a síntese do parecer do órgão de assessoramento jurídico não dispensa o encaminhamento do parecer completo;

- o tamanho dos campos do anexo à exposição de motivos pode ser alterado de acordo com a maior ou menor extensão dos comentários a serem alí incluídos.

Ao elaborar uma exposição de motivos, tenha presente que a atenção aos requisitos básicos da Redação Oficial (clareza, conci-são, impessoalidade, formalidade, padronização e uso do padrão culto de linguagem) deve ser redobrada. A exposição de motivos é a principal modalidade de comunicação dirigida ao Presidente da República pelos Ministros. Além disso, pode, em certos casos, ser encaminhada cópia ao Congresso Nacional ou ao Poder Judiciário ou, ainda, ser publicada no Diário Oficial da União, no todo ou em parte.

Mensagem É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos

Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública; expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação.

Minuta de mensagem pode ser encaminhada pelos Ministérios à Presidência da República, a cujas assessorias caberá a redação final.

As mensagens mais usuais do Poder Executivo ao Congresso Nacional têm as seguintes finalidades:

- Encaminhamento de projeto de lei ordinária, complemen-tar ou financeira: Os projetos de lei ordinária ou complementar são enviados em regime normal (Constituição, art. 61) ou de ur-gência (Constituição, art. 64, §§ 1º a 4º). Cabe lembrar que o pro-jeto pode ser encaminhado sob o regime normal e mais tarde ser objeto de nova mensagem, com solicitação de urgência.

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Didatismo e Conhecimento 23

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosEm ambos os casos, a mensagem se dirige aos Membros do

Congresso Nacional, mas é encaminhada com aviso do Chefe da Casa Civil da Presidência da República ao Primeiro Secretário da Câmara dos Deputados, para que tenha início sua tramitação (Constituição, art. 64, caput).

Quanto aos projetos de lei financeira (que compreendem pla-no plurianual, diretrizes orçamentárias, orçamentos anuais e cré-ditos adicionais), as mensagens de encaminhamento dirigem-se aos membros do Congresso Nacional, e os respectivos avisos são endereçados ao Primeiro Secretário do Senado Federal. A razão é que o art. 166 da Constituição impõe a deliberação congressual so-bre as leis financeiras em sessão conjunta, mais precisamente, “na forma do regimento comum”. E à frente da Mesa do Congresso Nacional está o Presidente do Senado Federal (Constituição, art. 57, § 5º), que comanda as sessões conjuntas.

As mensagens aqui tratadas coroam o processo desenvolvi-do no âmbito do Poder Executivo, que abrange minucioso exame técnico, jurídico e econômico-financeiro das matérias objeto das proposições por elas encaminhadas.

Tais exames materializam-se em pareceres dos diversos ór-gãos interessados no assunto das proposições, entre eles o da Ad-vocacia Geral da União. Mas, na origem das propostas, as análises necessárias constam da exposição de motivos do órgão onde se geraram, exposição que acompanhará, por cópia, a mensagem de encaminhamento ao Congresso.

- Encaminhamento de medida provisória: Para dar cumpri-mento ao disposto no art. 62 da Constituição, o Presidente da Re-pública encaminha mensagem ao Congresso, dirigida a seus mem-bros, com aviso para o Primeiro Secretário do Senado Federal, jun-tando cópia da medida provisória, autenticada pela Coordenação de Documentação da Presidência da República.

- Indicação de autoridades: As mensagens que submetem ao Senado Federal a indicação de pessoas para ocuparem determina-dos cargos (magistrados dos Tribunais Superiores, Ministros do TCU, Presidentes e diretores do Banco Central, Procurador-Geral da República, Chefes de Missão Diplomática etc.) têm em vista que a Constituição, no seu art. 52, incisos III e IV, atribui àquela Casa do Congresso Nacional competência privativa para aprovar a indicação. O currículum vitae do indicado, devidamente assinado, acompanha a mensagem.

- Pedido de autorização para o presidente ou o vice-presi-dente da República se ausentarem do País por mais de 15 dias: Trata-se de exigência constitucional (Constituição, art. 49, III, e 83), e a autorização é da competência privativa do Congresso Na-cional.

O presidente da República, tradicionalmente, por cortesia, quando a ausência é por prazo inferior a 15 dias, faz uma comunica-ção a cada Casa do Congresso, enviando-lhes mensagens idênticas.

- Encaminhamento de atos de concessão e renovação de concessão de emissoras de rádio e TV: A obrigação de submeter tais atos à apreciagão do Congresso Nacional consta no inciso XII do artigo 49 da Constituição. Somente produzirão efeitos legais a outorga ou renovação da concessão após deliberação do Congresso

Nacional (Constituição, art. 223, § 3º). Descabe pedir na mensa-gem a urgência prevista no art. 64 da Constituição, porquanto o § 1º do art. 223 já define o prazo da tramitação.

Além do ato de outorga ou renovação, acompanha a mensa-gem o correspondente processo administrativo.

- Encaminhamento das contas referentes ao exercício ante-rior: O Presidente da República tem o prazo de sessenta dias após a abertura da sessão legislativa para enviar ao Congresso Nacio-nal as contas referentes ao exercício anterior (Constituição, art. 84, XXIV), para exame e parecer da Comissão Mista permanente (Constituição, art. 166, § 1º), sob pena de a Câmara dos Deputados realizar a tomada de contas (Constituição, art. 51, II), em procedi-mento disciplinado no art. 215 do seu Regimento Interno.

- Mensagem de abertura da sessão legislativa: Ela deve con-ter o plano de governo, exposição sobre a situação do País e soli-citação de providências que julgar necessárias (Constituição, art. 84, XI).

O portador da mensagem é o Chefe da Casa Civil da Presi-dência da República. Esta mensagem difere das demais porque vai encadernada e é distribuída a todos os congressistas em forma de livro.

- Comunicação de sanção (com restituição de autógrafos): Esta mensagem é dirigida aos membros do Congresso Nacional, encaminhada por Aviso ao Primeiro Secretário da Casa onde se originaram os autógrafos. Nela se informa o número que tomou a lei e se restituem dois exemplares dos três autógrafos recebidos, nos quais o Presidente da República terá aposto o despacho de sanção.

- Comunicação de veto: Dirigida ao Presidente do Senado Federal (Constituição, art. 66, § 1º), a mensagem informa sobre a decisão de vetar, se o veto é parcial, quais as disposições vetadas, e as razões do veto. Seu texto vai publicado na íntegra no Diário Ofi-cial da União, ao contrário das demais mensagens, cuja publicação se restringe à notícia do seu envio ao Poder Legislativo.

- Outras mensagens: Também são remetidas ao Legislativo com regular frequência mensagens com:

- encaminhamento de atos internacionais que acarretam encar-gos ou compromissos gravosos (Constituição, art. 49, I);

- pedido de estabelecimento de alíquolas aplicáveis às opera-ções e prestações interestaduais e de exportação (Constituição, art. 155, § 2º, IV);

- proposta de fixação de limites globais para o montante da dívida consolidada (Constituição, art. 52, VI);

- pedido de autorização para operações financeiras externas (Constituição, art. 52, V); e outros.

Entre as mensagens menos comuns estão as de:- convocação extraordinária do Congresso Nacional (Consti-

tuição, art. 57, § 6º);- pedido de autorização para exonerar o Procurador-Geral da

República (art. 52, XI, e 128, § 2º);- pedido de autorização para declarar guerra e decretar mobi-

lização nacional (Constituição, art. 84, XIX);

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Didatismo e Conhecimento 24

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos- pedido de autorização ou referendo para celebrara paz

(Constituição, art. 84, XX);- justificativa para decretação do estado de defesa ou de sua

prorrogação (Constituição, art. 136, § 4º);- pedido de autorização para decretar o estado de sítio (Cons-

tituição, art. 137);- relato das medidas praticadas na vigência do estado de sítio

ou de defesa (Constituição, art. 141, parágrafo único);- proposta de modificação de projetas de leis financeiras

(Constituição, art. 166, § 5º);- pedido de autorização para utilizar recursos que ficarem sem

despesas correspondentes, em decorrência de veto, emenda ou re-jeição do projeto de lei orçamentária anual (Constituição, art. 166, § 8º);

- pedido de autorização para alienar ou conceder terras públi-cas com área superior a 2.500 ha (Constituição, art. 188, § 1º); etc.

As mensagens contêm: - a indicação do tipo de expediente e de seu número, horizon-

talmente, no início da margem esquerda:

Mensagem nº

- vocativo, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário, horizontalmente, no início da margem esquerda:

Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal, - o texto, iniciando a 2 cm do vocativo; - o local e a data, verticalmente a 2 cm do final do texto, e

horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita. A mensagem, como os demais atos assinados pelo Presidente da República, não traz identificação de seu signatário.

Obs: Modelo no final da matéria.

Telegrama

Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os pro-cedimentos burocráticos, passa a receber o título de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex etc. Por se tratar de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegra-ma apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e, tam-bém em razão de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão.

Não há padrão rígido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu sítio na Internet.

Obs: Modelo no final da matéria.

Fax

O fax (forma abreviada já consagrada de fac‑símile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao de-senvolvimento da Internet. É utilizado para a transmissão de men-sagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo

conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe.

Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xe-rox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.

Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes. É conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, isto é, de pequeno formu-lário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada.

Correio Eletrônico

O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e cele-ridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos.

Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompa-tível com uma comunicação oficial.

O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensa-gem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização docu-mental tanto do destinatário quanto do remetente.

Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que enca-minha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo.

Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirma-ção de leitura. Caso não seja disponível, deve constar da mensa-gem pedido de confirmação de recebimento.

Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certifica‑ção digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabe-lecida em lei.

Apostila

É o aditamento que se faz a um documento com o objetivo de retificação, atualização, esclarecimento ou fixar vantagens, evitando-se assim a expedição de um novo título ou documento. Estrutura:

- Título: APOSTILA, centralizado.- Texto: exposição sucinta da retificação, esclarecimento,

atualização ou fixação da vantagem, com a menção, se for o caso, onde o documento foi publicado.

- Local e data.- Assinatura: nome e função ou cargo da autoridade que cons-

tatou a necessidade de efetuar a apostila.

Não deve receber numeração, sendo que, em caso de docu-mento arquivado, a apostila deve ser feita abaixo dos textos ou no verso do documento.

Em caso de publicação do ato administrativo originário, a apostila deve ser publicada com a menção expressa do ato, núme-ro, dia, página e no mesmo meio de comunicaçao oficial no qual o ato administrativo foi originalmente publicado, a fim de que se preserve a data de validade.

Obs: Modelo no final da matéria.

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Didatismo e Conhecimento 25

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosATA

É o instrumento utilizado para o registro expositivo dos fatos e deliberações ocorridos em uma reunião, sessão ou assembleia. Estrutura:

- Título - ATA. Em se tratando de atas elaboradas sequencial-mente, indicar o respectivo número da reunião ou sessão, em cai-xa-alta.

- Texto, incluindo: Preâmbulo - registro da situação espacial e temporal e participantes; Registro dos assuntos abordados e de suas decisões, com indicação das personalidades envolvidas, se for o caso; Fecho - termo de encerramento com indicação, se neces-sário, do redator, do horário de encerramento, de convocação de nova reunião etc.

A ATA será assinada e/ou rubricada portodos os presentes à reunião ou apenas pelo presidente e relator, dependendo das exi-gências regimentais do órgão.

A fim de se evitarem rasuras nas atas manuscritas, deve-se, em caso de erro, utilizar o termo “digo”, seguido da informação correta a ser registrada. No caso de omissão de informações ou de erros constatados após a redação, usa-se a expressão “Em tempo” ao final da ATA, com o registro das informações corretas.

Obs: Modelo no final da matéria.

Carta

É a forma de correspondência emitida por particular, ou au-toridade com objetivo particular, não se confundindo com o me-morando (correspondência interna) ou o ofício (correspondência externa), nos quais a autoridade que assina expressa uma opinião ou dá uma informação não sua, mas, sim, do órgão pelo qual res-ponde. Em grande parte dos casos da correspondência enviada por deputados, deve-se usar a carta, não o memorando ou ofício, por estar o parlamentar emitindo parecer, opinião ou informação de sua responsabilidade, e não especificamente da Câmara dos Depu-tados. O parlamentar deverá assinar memorando ou ofício apenas como titular de função oficial específica (presidente de comissão ou membro da Mesa, por exemplo). Estrutura:

- Local e data.- Endereçamento, com forma de tratamento, destinatário, car-

go e endereço.- Vocativo.- Texto.- Fecho.- Assinatura: nome e, quando necessário, função ou cargo.Se o gabinete usar cartas com frequência, poderá numerá-las.

Nesse caso, a numeração poderá apoiar -se no padrão básico de diagramação.

O fecho da carta segue, em geral, o padrão da correspondência oficial, mas outros fechos podem ser usados, a exemplo de “Cor-dialmente”, quando se deseja indicar relação de proximidade ou igualdade de posição entre os correspondentes.

Obs: Modelo no final da matéria.

Declaração

É o documento em que se informa, sob responsabilidade, algo sobre pessoa ou acontecimento. Estrutura:

- Título: DECLARAÇÃO, centralizado.- Texto: exposição do fato ou situação declarada, com fina-

lidade, nome do interessado em destaque (em maiúsculas) e sua relação com a Câmara nos casos mais formais.

- Local e data.- Assinatura: nome da pessoa que declara e, no caso de autori-

dade, função ou cargo.

A declaração documenta uma informação prestada por autori-dade ou particular. No caso de autoridade, a comprovação do fato ou o conhecimento da situação declarada deve serem razão do car-go que ocupa ou da função que exerce.

Declarações que possuam características específicas podem receber uma qualificação, a exemplo da “declaração funcional”.

Obs: Modelo no final da matéria.Despacho

É o pronunciamento de autoridade administrativa em petição que lhe é dirigida, ou ato relativo ao andamento do processo. Pode ter caráter decisório ou apenas de expediente. Estrutura:

- Nome do órgão principal e secundário. - Número do processo. - Data. - Texto. - Assinatura e função ou cargo da autoridade.

O despacho pode constituir-se de uma palavra, de uma expres-são ou de um texto mais longo.

Obs: Modelo no final da matéria.

Ordem de Serviço

É o instrumento que encerra orientações detalhadas e/ou pon-tuais para a execução de serviços por órgãos subordinados da Ad-ministração. Estrutura:

- Título: ORDEM DE SERVIÇO, numeração e data.- Preâmbulo e fundamentação: denominação da autoridade

que expede o ato (em maiúsculas) e citação da legislação perti-nente ou por força das prerrogativas do cargo, seguida da palavra “resolve”.

- Texto: desenvolvimento do assunto, que pode ser dividido em itens, incisos, alíneas etc.

- Assinatura: nome da autoridade competente e indicação da função.

A Ordem de Serviço se assemelha à Portaria, porém possui caráter mais específico e detalhista. Objetiva, essencialmente, a otimização e a racionalização de serviços.

Obs: Modelo no final da matéria.

Parecer

É a opinião fundamentada, emitida em nome pessoal ou de órgão administrativo, sobre tema que lhe haja sido submetido para análise e competente pronunciamento. Visa fornecer subsídios para tomada de decisão. Estrutura:

- Número de ordem (quando necessário).- Número do processo de origem.

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Didatismo e Conhecimento 26

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos- Ementa (resumo do assunto). - Texto, compreendendo: Histórico ou relatório (introdução);

Parecer (desenvolvimento com razões e justificativas); Fecho opi-nativo (conclusão).

- Local e data.- Assinatura, nome e função ou cargo do parecerista.

Além do Parecer Administrativo, acima conceituado, existe o Parecer Legislativo, que é uma proposição, e, como tal, definido no art. 126 do Regimento Interno da Câmara dos Deputados.

O desenvolvimento do parecer pode ser dividido em tantos itens (e estes intitulados) quantos bastem ao parecerista para o fim de melhor organizar o assunto, imprimindo-lhe clareza e didatis-mo.

Obs: Modelo no final da matéria.

Portaria

É o ato administrativo pelo qual a autoridade estabelece re-gras, baixa instruções para aplicação de leis ou trata da organiza-ção e do funcionamento de serviços dentro de sua esfera de com-petência. Estrutura:

- Título: PORTARIA, numeração e data.- Ementa: síntese do assunto.- Preâmbulo e fundamentação: denominação da autoridade

que expede o ato e citação da legislação pertinente, seguida da palavra “resolve”.

- Texto: desenvolvimento do assunto, que pode ser dividido em artigos, parágrafos, incisos, alíneas e itens.

- Assinatura: nome da autoridade competente e indicação do cargo.

Certas portarias contêm considerandos, com as razões que justificam o ato. Neste caso, a palavra “resolve” vem depois deles.

A ementa justifica-se em portarias de natureza normativa.Em portarias de matéria rotineira, como nos casos de nomea-

ção e exoneração, por exemplo, suprime -se a ementa.

Obs: Modelo no final da matéria.

Relatório

É o relato exposilivo, detalhado ou não, do funcionamento de uma instituição, do exercício de atividades ou acerca do de-senvolvimento de serviços específicos num determinado período. Estrutura:

- Título - RELATÓRIO ou RELATÓRIO DE...- Texto - registro em tópicos das principais atividades desen-

volvidas, podendo ser indicados os resultados parciais e totais, com destaque, se for o caso, para os aspectos positivos e negativos do período abrangido. O cronograma de trabalho a ser desenvolvi-do, os quadros, os dados estatísticos e as tabelas poderão ser apre-sentados como anexos.

- Local e data. - Assinatura e função ou cargo do(s) funcionário(s) relator(es).

No caso de Relatório de Viagem, aconselha-se registrar uma descrição sucinta da participação do servidor no evento (seminá-rio, curso, missão oficial e outras), indicando o período e o tre-

cho compreendido. Sempre que possível, o Relatório de Viagem deverá ser elaborado com vistas ao aproveitamento efetivo das informações tratadas no evento para os trabalhos legislativos e ad-ministrativos da Casa.

Quanto à elaboração de Relatório de Atividades, deve-se aten-tar para os seguintes procedimentos:

- abster-se de transcrever a competência formal das unidades administrativas já descritas nas normas internas;

- relatar apenas as principais atividades do órgão; - evitar o detalhamento excessivo das tarefas executadas pelas

unidades administrativas que lhe são subordinadas; - priorizar a apresentação de dados agregados, grandes metas

realizadas e problemas abrangentes que foram solucionados; - destacar propostas que não puderam ser concretizadas, iden-

tificando as causas e indicando as prioridades para os próximos anos;

- gerar um relatório final consolidado, limitado, se possível, ao máximo de dez páginas para o conjunto da Diretoria, Departamen-to ou unidade equivalente.

Obs: Modelo no final da matéria.

Requerimento (Petição)

É o instrumento por meio do qual o interessado requer a uma autoridade administrativa um direito do qual se julga detentor. Es-trutura:

- Vocativo, cargo ou função (e nome do destinatário), ou seja, da autoridade competente.

- Texto incluindo: Preâmbulo, contendo nome do requerente (grafado em letras maiúsculas) e respectiva qualificação: nacio-nalidade, estado civil, profissão, documento de identidade, idade (se maior de 60 anos, para fins de preferência na tramitação do processo, segundo a Lei 10.741/03), e domicílio (caso o requerente seja servidor da Câmara dos Deputados, precedendo à qualifica-ção civil deve ser colocado o número do registro funcional e a lotação); Exposição do pedido, de preferência indicando os fun-damentos legais do requerimento e os elementos probatórios de natureza fática.

- Fecho: “Nestes termos, Pede deferimento”.- Local e data.- Assinatura e, se for o caso de servidor, função ou cargo.

Quando mais de uma pessoa fizer uma solicitação, reivindica-ção ou manifestação, o documento utilizado será um abaixo-assi-nado, com estrutura semelhante à do requerimento, devendo haver identificação das assinaturas.

A Constituição Federal assegura a todos, independentemente do pagamento de taxas, o direito de petição aos Poderes Públicos em defesa de direitos ou contra ilegalidade ou abuso de poder (art. 51, XXXIV, “a”), sendo que o exercício desse direito se instrumen-taliza por meio de requerimento. No que concerne especificamente aos servidores públicos, a lei que institui o Regime único estabe-lece que o requerimento deve ser dirigido à autoridade competente para decidi-lo e encaminhado por intermédio daquela a que esti-ver imediatamente subordinado o requerente (Lei nº 8.112/90, art. 105).

Obs: Modelo no final da matéria.

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosProtocolo

O registro de protocolo (ou simplesmente “o protocolo“) é o livro (ou, mais atualmente, o suporte informático) em que são transcritos progressivamente os documentos e os atos em entrada e em saída de um sujeito ou entidade (público ou privado). Este registro, se obedecerem a normas legais, têm fé pública, ou seja, tem valor probatório em casos de controvérsia jurídica.

O termo protocolo tem um significado bastante amplo, identi-ficando-se diretamente com o próprio procedimento. Por extensão de sentido, “protocolo” significa também um trâmite a ser seguido para alcançar determinado objetivo (“seguir o protocolo”).

A gestão do protocolo é normalmente confiada a uma repar-tição determinada, que recebe o material documentário do sujeito que o produz em saída e em entrada e os anota num registro (atual-mente em programas informáticos), atruibuindo-lhes um número e também uma posição de arquivo de acordo com suas caracte-rísticas.

O registro tem quatro elementos necessários e obrigatórios:- Número progressivo.- Data de recebimento ou de saída.- Remetente ou destinatário.‑ Regesto, ou seja, breve resumo do conteúdo da correspon-

dência

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Didatismo e Conhecimento 28

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos

Exemplo de Ofício

(Ministério)(Secretaria/Departamento/Setor/Entidade)

(Endereço para correspondência)(Endereço – continuação)

(Telefone e Endereço de Correio Eletrônico)

Ofício nº 524/1991/SG-PR

Brasília, 20 de maio de 2011

A Sua Excelência o SenhorDeputado (Nome)Câmara dos Deputados70160-900 – Brasília – DF

Assunto: Demarcação de terras indígenas

Senhor Deputado,

1. Em complemento às observações transmitidas pelo telegrama nº 154, de24 de abril último, informo Vossa Excelência de que as medidas mencionadas emsua carta nº 6708, dirigida ao Senhor Presidente da República, estão amparadaspelo procedimento administrativo de demarcação de terras indígenas instituídopelo Decreto nº 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cópia anexa).2. Em sua comunicação, Vossa Excelência ressalva a necessidade de que –na definição e demarcação das terras indígenas – fossem levadas em consideraçãoas características sócio-econômicas regionais.3. Nos termos do Decreto nº 22, a demarcação de terras indígenasdeverá ser precedida de estudos e levantamentos técnicos que atendam ao dispostono art. 231, § 1º, da Constituição Federal. Os estudos deverão incluir os aspectosetno-históricos, sociológicos, cartográficos e fundiários. O exame deste últimoaspecto deverá ser feito conjuntamente com o órgão federal ou estadualcompetente.4. Os órgãos públicos federais, estaduais e municipais deverãoencaminhas as informações que julgarem pertinentes sobre a área em estudo. Éigualmente assegurada a manifestação de entidades representativas da sociedadecivil.5. Os estudos técnicos elaborados pelo órgão federal de proteção ao índioserão publicados juntamente com as informações recebidas dos órgãos públicos edas entidades civis acima mencionadas.6. Como Vossa Excelência pode verificar, o procedimento estabelecidoassegura que a decisão a ser baixada pelo Ministro de Estado da Justiça sobre oslimites e a demarcação de terras indígenas seja informada de todos os elementosnecessários, inclusive daqueles assinalados em sua carta, com a necessáriatransparência e agilidade.

Atenciosamente,

(Nome)(cargo)

3 cm 297 mm1,5 cm

210 mm

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Didatismo e Conhecimento 29

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosExemplo de Aviso

Aviso nº 45/SCT-PR

Brasília, 27 de fevereiro de 2011

A Sua Excelência o Senhor(Nome e cargo)

Assunto: Seminário sobre o uso de energia no setor público

Senhor Ministro,

Convido Vossa Excelência a participar da sessão de abertura do PrimeiroSeminário Regional sobre o Uso Eficiente de Energia no Setor Público, a serrealizado em 5 de março próximo, às 9 horas, no auditório da Escola Nacional deAdministração Pública – ENAP, localizada no Setor de Áreas Isoladas, nestacapital.O Seminário mencionado inclui-se nas atividades do Programa Nacional dasComissões Internas de Conservação de Energia em Órgãos Públicos, instituídopelo Decreto nº 99.656, de 26 de outubro de 1990.

Atenciosamente,

(Nome do signatário)(cargo do signatário)

3 cm1,5 cm

297 mm

210 mm

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Didatismo e Conhecimento 30

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosExemplo de Memorando

Mem. 118/DJ

Em 12 de abril de 2011

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração

Assunto: Administração, Instalação de microcomputadores

1. Nos termos do Plano Geral de Informatização, solicito a VossaSenhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados três microcomputadoresneste Departamento.2. Sem descer a maiores detalhes técnicos, acrescento, apenas, que o idealseria que o equipamento fosse dotado de disco rígido e de monitor padrão EGA.Quanto a programas, haveria necessidade de dois tipos: um processador de textose outro gerenciador de banco de dados.3. O treinamento de pessoal para operação dos micros poderia ficar a cargoda Seção de Treinamento do Departamento de Modernização, cuja chefia jámanifestou seu acordo a respeito.4. Devo mencionar, por fim, que a informatização dos trabalhos desteDeparta-mento ensejará racional distribuição de tarefas entre os servidores e,sobretudo, uma melhoria na qualidade dos serviços prestados.

Atenciosamente,

(Nome do signatário)

1,5 cm

297 mm

210 mm

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Didatismo e Conhecimento 31

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosExemplo de Memorando

Mem. 118/DJ

Em 12 de abril de 2011

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração

Assunto: Administração, Instalação de microcomputadores

1. Nos termos do Plano Geral de Informatização, solicito a VossaSenhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados três microcomputadoresneste Departamento.2. Sem descer a maiores detalhes técnicos, acrescento, apenas, que o idealseria que o equipamento fosse dotado de disco rígido e de monitor padrão EGA.Quanto a programas, haveria necessidade de dois tipos: um processador de textose outro gerenciador de banco de dados.3. O treinamento de pessoal para operação dos micros poderia ficar a cargoda Seção de Treinamento do Departamento de Modernização, cuja chefia jámanifestou seu acordo a respeito.4. Devo mencionar, por fim, que a informatização dos trabalhos desteDeparta-mento ensejará racional distribuição de tarefas entre os servidores e,sobretudo, uma melhoria na qualidade dos serviços prestados.

Atenciosamente,

(Nome do signatário)

1,5 cm

297 mm

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Didatismo e Conhecimento 32

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosExemplo de Mensagem

Mensagem nº 118

Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal,

Comunico a Vossa Excelência o recebimento das mensagens SM nºs106 a 110, de 1991, nas quais informo a promulgação dos Decretos Legislativosnºs 93 a 97, de 1991, relativos à exploração de serviços de radiodifusão.

Brasília, 28 de março de 2011

297 mm

210 mm

1,5 cm2 cm

3 cm

4 cm

5 cm

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Didatismo e Conhecimento 33

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosExemplo de Telegrama

[órgão Expedidorl[setor do órgão expedidor]

[endereço do órgão expedidor]

Destinatário: _________________________________________________________Nº do fax de destino: _________________________________ Data: ___/___/_____Remetente: __________________________________________________________Tel. p/ contato: ____________________Fax/correio eletrônico: ________________Nº de páginas: esta + ______Nº do documento: _____________________________Observações: ______________________________________________________________________________________________________________________________

Exemplo de Apostila

APOSTILA

A Diretora da Coordenação de Secretariado Parlamentar do Departamento de Pessoal declara que o servidor José da Silva, nomeado pela Portaria CDCC-RQ001/2004, publicada no Suplemento ao Boletim Administrativo de 30 de março de 2004, teve sua situação funcional alterada, de Secretário Parlamentar Requisitado, ponto n. 123, para Secretário Parlamentar sem vínculo efetivo com o serviço público, ponto n. 105.123, a partir de 11 de abril de 2004, em face de decisão contida no Processo n. 25.001/2004.

Brasília, em 26/5/2011

Maria da SilvaDiretora

Exemplo de ATACAMARA DOS DEPUTADOS

CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃOCoordenação de Publicações

ATA

As 10h15min, do dia 24 de maio de 2011, na Sala de Reunião do Cedi, a Sra. Maria da Silva, Diretora da Coordenação, deu início aos trabalhos com a leitura da ala da reunião anterior, que foi aprovada, sem alterações. Em prosseguimento, apresentou a pauta da reunião, com a inclusão do item “Projetos Concluídos”, sendo aprovada sem o acréscimo de novos itens. Tomou a palavra o Sr. José da Silva, Chefe da Seção de Marketing, que apresentou um breve relato das atividades desenvolvidas no trimestre, incluindo o lançamento dos novos produtos. Em seguida, o Sr. Mário dos Santos, Chefe da Tipografia, ressaltou que nos últimos meses os trabalhos enviados para publicação estavam de acordo com as normas estabelecidas, parabenizando a todos pelos resultados alcançados. Com relação aos projeXos concluídos, a Diretora esclareceu que todos mantiveram-se dentro do cronograma de trabalho preestabelecido e que serao encaminhados à gráfica na próxima semana. Às 11h45min a Diretora encerrou os trabalhos, antes convocando reunião para o dia 2 de junho, quarta-feira, às 10 horas, no mesmo local. Nada mais havendo a tratar, a reunião foi encerrada, e eu, Ana de Souza, lavrei a presente ata que vai assinada por mim e pela Diretora.

Diretora

Secretária

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Didatismo e Conhecimento 34

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosExemplo de Despacho

CÂMARA DOS DEPUTADOSPRIMEIRASECRETARIA

Processo n . .........Em .... / .... /200 ...

Ao Senhor Presidente da Câmara dos Deputados, por força do disposto no inciso I do art. 70 do Regimento do Cefor, c/c o art. 95, da Lei n. 8.112/90, com parecer favorável desta Secretaria, nos termos das informações e manifestações dos órgãos técnicos da Casa.

Deputado José da SilvaPrimeiroSecretário

Exemplo de Ordem de Serviço

CÂMARA DOS DEPUTADOSCONSULTORIA TÉCNICA

ORDEM DE SERVIÇO N. 3, DE 6/6/2010

O DIRETOR DA CONSULTORIA TÉCNICA DA CÂMARA DOS DEPUTADOS, no uso de suas atribuições, resolve:

1. As salas 3 e 4 da Consultoria Técnica ficam destinadas a reuniões de trabalho com deputados, consultores e servidores dos setores de apoio da Consultoria Técnica.

2. As reuniões de trabalho serão agendadas previamente pela Diretoria da Coordenação de Serviços Gerais.

................................................................................................................................6. Havendo mais de uma solicitação de uso para o mesmo horário, será adotada a seguinte ordem de

preferência:1 reuniões de trabalho com a participação de deputados;11 reuniões de trabalho da diretoria;111 reuniões de trabalho dos consultores;IV . ..................................................................................................................................V . .................................................................................................................................... 7. O cancelamento de reunião deverá ser imediatamente comunicado à Diretoría da Coordenação de

Serviços Gerais.

José da SilvaDiretor

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Didatismo e Conhecimento 35

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosExemplo de Parecer

PARECER JURÍDICO

De: Departamento JurídicoPara: Gerente Administrativo

Senhor Gerente,

Com relação à questão sobre a estabilidade provisória por gestação, ou não, da empregada Fulana de Tal, passamos a analisar o assunto.

O artigo 10, letra “b”, do ADCT, assegura estabilidade à empregada gestante, desde a confirmação da gravidez até cinco meses após o parto.

Nesta hipótese, existe responsabilidade objetiva do empregador pela manutenção do emprego, ou seja, basta comprovar a gravidez no curso do contrato para que haja incidência da regra que assegura a estabilidade provisória no emprego. O fundamento jurídico desta estabilidade é a proteção à maternidade e à infância, ou seja, proteger a gestante e o nascituro, assegurando a dignidade da pessoa humana.

A confirmação da gravidez, expressão utilizada na Constituição, refere-se à afirmativa médica do estado gestacional da empregada e não exige que o empregador tenha ciência prévia da situação da gravidez. Neste sentido tem sido as reiteradas decisões do C. TST, culminando com a edição da Súmula n. 244, que assim disciplina a questão:

I - O desconhecimento do estado gravídico pelo empregador não afasta o direito ao pagamento da indenização decorrente da estabilidade. (art. 10, II, “b” do ADCT). (ex-OJ nº 88 – DJ 16.04.2004).

II - A garantia de emprego à gestante só autoriza a reintegração se esta se der durante o período de estabilidade. Do contrário, a garantia restringe-se aos salários e demais direitos correspondentes ao período de estabilidade. (ex-Súmula nº 244 – Res 121/2003, DJ 19.11.2003).

III - Não há direito da empregada gestante à estabilidade provisória na hipótese de admissão mediante contrato de experiência, visto que a extinção da relação de emprego, em face do término do prazo, não constitui dispensa arbitrária ou sem justa causa. (ex-OJ nº 196 - Inserida em 08.11.2000).

No caso colocado em análise, percebe-se que não havia confirmação da gestação antes da dispensa. Ao contrário, diante da suspeita de gravidez, a empresa teve o cuidado de pedir a realização de exame laboratorial, o que foi feito, não tendo sido confirmada a gravidez. A empresa só dispensou a empregada depois que lhe foi apresentado o resultado negativo do teste de gravidez. A confirmação do estado gestacional só veio após a dispensa.

Assim, para solução da questão, importante indagar se gravidez confirmada no curso aviso prévio indenizado garante ou não a estabilidade.

O TST tem decidido (Súmula 371), que a projeção do contrato de trabalho para o futuro, pela concessão de aviso prévio indenizado, tem efeitos limitados às vantagens econômicas obtidas no período de pré-aviso. Este entendimento exclui a estabilidade provisória da gestante, quando a gravidez ocorre após a rescisão contratual.

A gravidez superveniente à dispensa, durante o aviso prévio indenizado, não assegura a estabilidade. Contudo, na hipótese dos autos, embora a gravidez tenha sido confirmada no curso do aviso prévio indenizado, certo é que a empregada já estava grávida antes da dispensa, como atestam os exames trazidos aos autos. A conclusão da ultrossonografia obstétrica afirma que em 30 de julho de 2009 a idade gestacional ecografica era de pouco mais de 13 semanais, portanto, na data do afastamento a reclamante já contava com mais de 01 mês de gravidez.

Em face do exposto, considerando os fundamentos jurídicos do instituto da estabilidade da gestante, considerando que a responsabilidade do empregador pela manutenção do emprego é objetiva e considerando que o desconhecimento do estado gravídico não impede o reconhecimento da gravidez, conclui-se que:

a) não existe estabilidade quando a gravidez ocorre na vigência do aviso prévio indenizado;b) fica assegurada a estabilidade quando, embora confirmada no período do aviso prévio indenizado, a gravidez

ocorre antes da dispensa.De acordo com tais conclusões, entendemos que a empresa deve proceder a reintegração da empregada diante da

estabilidade provisória decorrente da gestação.É o parecer.

(localidade), (dia) de (mês) de (ano).(assinatura)

(nome)(cargo)

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Didatismo e Conhecimento 36

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosExemplo de Portaría

CÂMARA DOS DEPUTADOSDIRETORIAGERAL

PORTARIA N. 1, de 13/1/2010

Disciplina a utilização da chancela eletrônica nas requisições de passagens aéreas e diárias de viagens, autorizadasem processos administrativos no âmbito da Câmara dos Deputados e assinadas pelo DiretorGeral.

O DIRETORGERAL DA CÂMARA DOS DEPUTADOS, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 147, item XV, da Resolução n. 20, de 30 de novembro de 1971, resolve:

Art. 11 Fica instituído o uso da chancela eletrônica nas requisições de passagens aéreas e diárias de viagens, autorizadas em processos administrativos pela autoridade competente e assinadas pelo DiretorGeral, para parlamentar, servidor ou convidado, no âmbito da Câmara dos Deputados.

Art. 21 A chancela eletrônica, de acesso restrito, será válida se autenticada mediante código de segurança e acompanhada do atesto do Chefe de Gabinete da DiretoriaGeral ou do seu primeiro substituto.

Art. 31 Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Sérgio Sampaio Contreiras de AlmeidaDiretorGeral

Modelo de RelatórioCÂMARA DOS DEPUTADOS

ÓRGÃO PRINCIPALórgão Secundário

RELATÓRIO

IntroduçãoApresentar um breve resumo das temáticas a serem abordadas. Em se tratando de relatório de viagem,

indicar a denominação do evento, local e período compreendido.

Tópico 1Atribuir uma temática para o relato a ser apresentado.........................................................................................................................

Tópico 1.1Havendo subdivisões, os assuntos subseqüentes serão apresentados hierarquizados à temática geral. ................................................................................. ...

Tópico 2Atribuir uma temática para o relato a ser apresentado..........................................................................................................................

3. Considerações finais.........................................................................................................................

Brasília, ........................... de de 201...

NomeFunção ou Cargo

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Didatismo e Conhecimento 37

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos

FUNDAMENTOS ÉTICOS. FUNDAMENTOS LEGAIS.

A ética é composta por valores reais e presentes na sociedade, a partir do momento em que, por mais que às vezes tais valo-res apareçam deturpados no contexto social, não é possível falar em convivência humana se esses forem desconsiderados. Entre tais valores, destacam-se os preceitos da Moral e o valor do justo (componente ético do Direito).

Se, por um lado, podemos constatar que as bruscas transfor-mações sofridas pela sociedade através dos tempos provocaram uma variação no conceito de ética, por outro, não é possível negar que as questões que envolvem o agir ético sempre estiveram pre-sentes no pensamento filosófico e social. Aliás, um marco da ética é a sua imutabilidade: a mesma ética de séculos atrás está vigente hoje, por exemplo, respeitar ao próximo nunca será considerada uma atitude antiética. Outra característica da ética é a sua validade universal, no sentido de delimitar a diretriz do agir humano para todos os que vivem no mundo. Não há uma ética conforme cada época, cultura ou civilização: a ética é uma só, válida para todos eternamente, de forma imutável e definitiva.

Quanto à etimologia da palavra ética: No grego existem duas vogais para pronunciar e grafar a vogal e, uma breve, chamada epsílon, e uma longa, denominada eta. Éthos, escrita com a vogal longa, significa costume; porém, se escrita com a vogal breve, éthos, significa caráter, índole natural, temperamento, conjunto das disposições físicas e psíquicas de uma pessoa.1

A ética passa por certa evolução natural através da história, mas uma breve observação do ideário de alguns pensadores do passado permite perceber que ela é composta por valores comuns desde sempre consagrados.

Entre os elementos que compõem a Ética, destacam-se a Mo-ral e o Direito. Assim, a Moral não é a Ética, mas apenas parte dela. Neste sentido, Moral vem do grego Mos ou Morus, refe-rindo-se exclusivamente ao regramento que determina a ação do indivíduo.

Assim, Moral e Ética não são sinônimos, não apenas pela Moral ser apenas uma parte da Ética; mas principalmente porque enquanto a Moral é entendida como a prática, como a realização efetiva e cotidiana dos valores; a Ética é entendida como uma “filosofia moral”, ou seja, como a reflexão sobre a moral. Moral é ação, Ética é reflexão.

A ética está presente em todas as esferas da vida de um in-divíduo e da sociedade que ele compõe e é fundamental para a manutenção da paz social que todos os cidadãos (ou ao menos grande parte deles) obedeçam os ditames éticos consolidados. A obediência à ética não deve se dar somente no âmbito da vida particular, mas também na atuação profissional, principalmente se tal atuação se der no âmbito estatal.

O Estado é a forma social mais abrangente, a sociedade de fins gerais que permite o desenvolvimento, em seu seio, das indi-vidualidades e das demais sociedades, chamadas de fins particula-

1 CHAUÍ, Marilena. Convite à Filosofia. 13. ed. São Paulo: Ática, 2005.

res. O Estado, como pessoa, é uma ficção, é um arranjo formulado pelos homens para organizar a sociedade de disciplinar o poder visando que todos possam se realizar em plenitude, atingindo suas finalidades particulares.

O Estado tem um valor ético, de modo que sua atuação deve se guiar pela moral idônea. Mas não é propriamente o Estado que é aético, porque ele é composto por homens. Assim, falta ética ou não aos homens que o compõem. Ou seja, o bom comportamento profissional do funcionário público é uma questão ligada à ética no serviço público, pois se os homens que compõem a estrutura do Estado tomam uma atitude correta perante os ditames éticos há uma ampliação e uma consolidação do valor ético do Estado.

Alguns cidadãos recebem poderes e funções específicas den-tro da administração pública, passando a desempenhar um papel de fundamental interesse para o Estado. Quando estiver nesta con-dição, mais ainda, será exigido o respeito à ética. Afinal, o Estado é responsável pela manutenção da sociedade, que espera dele uma conduta ilibada e transparente.

Quando uma pessoa é nomeada como servidor público, passa a ser uma extensão daquilo que o Estado representa na sociedade, devendo, por isso, respeitar ao máximo todos os consagrados pre-ceitos éticos.

Todas as profissões reclamam um agir ético dos que a exer-cem, o qual geralmente se encontra consubstanciado em Códigos de Ética diversos atribuídos a cada categoria profissional. No caso das profissões na esfera pública, esta exigência se amplia.

Não se trata do simples respeito à moral social: a obrigação ética no setor público vai além e encontra-se disciplinada em de-talhes na legislação, tanto na esfera constitucional (notadamente no artigo 37) quanto na ordinária (em que se destacam o Decreto n° 1.171/94 - Código de Ética - a Lei n° 8.429/92 - Lei de Impro-bidade Administrativa - e a Lei n° 8.112/90 - regime jurídico dos servidores públicos civis na esfera federal).

Em geral, as diretivas a respeito do comportamento profissio-nal ético podem ser bem resumidas em alguns princípios basilares.

Segundo Nalini2, o princípio fundamental seria o de agir de acordo com a ciência, se mantendo sempre atualizado, e de acordo com a consciência, sabendo de seu dever ético; tomando-se como princípios específicos:

- Princípio da conduta ilibada - conduta irrepreensível na vida pública e na vida particular.

- Princípio da dignidade e do decoro profissional - agir da me-lhor maneira esperada em sua profissão e fora dela, com técnica, justiça e discrição.

- Princípio da incompatibilidade - não se deve acumular fun-ções incompatíveis.

- Princípio da correção profissional - atuação com transparên-cia e em prol da justiça.

- Princípio do coleguismo - ciência de que você e todos os demais operadores do Direito querem a mesma coisa, realizar a justiça.

- Princípio da diligência - agir com zelo e escrúpulo em todas funções.

- Princípio do desinteresse - relegar a ambição pessoal para buscar o interesse da justiça.

2 NALINI, José Renato. Ética geral e profissional. 8. ed. São Paulo: Revista dos Tribunais, 2011.

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Didatismo e Conhecimento 38

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos- Princípio da confiança - cada profissional de Direito é dota-

do de atributos personalíssimos e intransferíveis, sendo escolhido por causa deles, de forma que a relação estabelecida entre aquele que busca o serviço e o profissional é de confiança.

- Princípio da fidelidade - Fidelidade à causa da justiça, aos valores constitucionais, à verdade, à transparência.

- Princípio da independência profissional - a maior autonomia no exercício da profissão do operador do Direito não deve impedir o caráter ético.

- Princípio da reserva - deve-se guardar segredo sobre as in-formações que acessa no exercício da profissão.

- Princípio da lealdade e da verdade - agir com boa-fé e de forma correta, com lealdade processual.

- Princípio da discricionariedade - geralmente, o profissional do Direito é liberal, exercendo com boa autonomia sua profissão.

- Outros princípios éticos, como informação, solidariedade, cidadania, residência, localização, continuidade da profissão, li-berdade profissional, função social da profissão, severidade consi-go mesmo, defesa das prerrogativas, moderação e tolerância.

Vale destacar que, se a Ética, num sentido amplo, é composta por ao menos dois elementos - a Moral e o Direito (justo); no caso da disciplina da Ética no Setor Público a expressão é adotada num sentido estrito - ética corresponde ao valor do justo, previsto no Direito vigente, o qual é estabelecido com um olhar atento às pres-crições da Moral para a vida social. Em outras palavras, quando se fala em ética no âmbito do Estado não se deve pensar apenas na Moral, mas sim em efetivas normas jurídicas que a regulamentam, o que permite a aplicação de sanções. Veja o organograma:

Logo, as regras éticas do setor público são mais do que regu-lamentos morais, são normas jurídicas e, como tais, passíveis de coação. A desobediência ao princípio da moralidade caracteriza ato de improbidade administrativa, sujeitando o servidor às penas previstas em lei. Da mesma forma, o seu comportamento em rela-ção ao Código de Ética pode gerar benefícios, como promoções, e prejuízos, como censura e outras penas administrativas. A discipli-na constitucional é expressa no sentido de prescrever a moralidade como um dos princípios fundadores da atuação da administração pública direta e indireta, bem como outros princípios correlatos. Assim, o Estado brasileiro deve se conduzir moralmente por von-tade expressa do constituinte, sendo que à imoralidade administra-tiva aplicam-se sanções.

Considerados os princípios administrativos basilares do art. 37 da CF, destaca-se a existência de um diploma específico que estabelece a ação ética esperada dos servidores públicos, qual seja o Decreto n° 1.171/94.

Vale lembrar que o Código de Ética foi expedido pelo Pre-sidente da República, considerada a atribuição da Constituição Federal para dispor sobre a organização e o funcionamento da ad-ministração pública federal, conforme art. 84, IV e VI da Consti-tuição Federal: “IV - sancionar, promulgar e fazer publicar as leis, bem como expedir decretos e regulamentos para sua fiel execução; [...] VI - dispor, mediante decreto, sobre: a) organização e funcio-namento da administração federal, quando não implicar aumento de despesa nem criação ou extinção de órgãos públicos; b) extin-ção de funções ou cargos públicos, quando vagos”. Exatamente por causa desta atribuição que o Código de Ética em estudo adota a forma de decreto e não de lei, já que as leis são elaboradas pelo Poder Legislativo (Congresso Nacional).

O Decreto n° 1.171/94 é um exemplo do chamado poder re-gulamentar inerente ao Executivo, que se perfaz em decretos regu-lamentares. Embora sejam factíveis decretos autônomos3, não é o caso do decreto em estudo, o qual encontra conexão com diplomas como as Leis n° 8.112/90 (regime jurídico dos servidores públicos federais) e Lei n° 8.429/92 (lei de improbidade administrativa), além da Constituição Federal.

Disto extrai-se que a adoção da forma de decreto não signifi-ca, de forma alguma, que suas diretrizes não sejam obrigatórias: o servidor público federal que desobedecê-las estará sujeito à apura-ção de sua conduta perante a respectiva Comissão de Ética, que en-viará informações ao processo administrativo disciplinar, podendo gerar até mesmo a perda do cargo, ou aplicará a pena de censura nos casos menos graves.

DECRETO Nº 1.171, DE 22 DE JUNHO DE 1994

Aprova o Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, e ainda tendo em vista o disposto no art. 37 da Constituição, bem como nos arts. 116 e 117 da Lei n° 8.112, de 11 de dezembro de 1990, e nos arts. 10, 11 e 12 da Lei n° 8.429, de 2 de junho de 1992,

DECRETA:

Art. 1° Fica aprovado o Código de Ética Profissional do Ser‑vidor Público Civil do Poder Executivo Federal, que com este baixa.

Art. 2° Os órgãos e entidades da Administração Pública Fe‑deral direta e indireta implementarão, em sessenta dias, as pro‑vidências necessárias à plena vigência do Código de Ética, in‑clusive mediante a Constituição da respectiva Comissão de Ética, integrada por três servidores ou empregados titulares de cargo efetivo ou emprego permanente.

3 LENZA, Pedro. Direito constitucional esquematizado. 15. ed. São Paulo: Saraiva, 2011.

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Didatismo e Conhecimento 39

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosParágrafo único. A constituição da Comissão de Ética será

comunicada à Secretaria da Administração Federal da Presidên‑cia da República, com a indicação dos respectivos membros titu‑lares e suplentes.

Art. 3° Este decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 22 de junho de 1994, 173° da Independência e 106° da República.

ITAMAR FRANCORomildo Canhim

Este texto não substitui o publicado no DOU de 23.6.1994.

ANEXOCódigo de Ética Profissional do Servidor Público Civil do

Poder Executivo Federal

CAPÍTULO ISeção I

Das Regras Deontológicas

I - A dignidade, o decoro, o zelo, a eficácia e a consciência dos princípios morais são primados maiores que devem nortear o ser‑vidor público, seja no exercício do cargo ou função, ou fora dele, já que refletirá o exercício da vocação do próprio poder estatal. Seus atos, comportamentos e atitudes serão direcionados para a preservação da honra e da tradição dos serviços públicos.

II ‑ O servidor público não poderá jamais desprezar o ele‑mento ético de sua conduta. Assim, não terá que decidir somente entre o legal e o ilegal, o justo e o injusto, o conveniente e o in‑conveniente, o oportuno e o inoportuno, mas principalmente entre o honesto e o desonesto, consoante as regras contidas no art. 37, caput, e § 4°, da Constituição Federal.

III ‑ A moralidade da Administração Pública não se limita à distinção entre o bem e o mal, devendo ser acrescida da ideia de que o fim é sempre o bem comum. O equilíbrio entre a legalidade e a finalidade, na conduta do servidor público, é que poderá con‑solidar a moralidade do ato administrativo.

IV‑ A remuneração do servidor público é custeada pelos tribu‑tos pagos direta ou indiretamente por todos, até por ele próprio, e por isso se exige, como contrapartida, que a moralidade adminis‑trativa se integre no Direito, como elemento indissociável de sua aplicação e de sua finalidade, erigindo-se, como consequência, em fator de legalidade.

V ‑ O trabalho desenvolvido pelo servidor público perante a comunidade deve ser entendido como acréscimo ao seu próprio bem‑estar, já que, como cidadão, integrante da sociedade, o êxito desse trabalho pode ser considerado como seu maior patrimônio.

VI - A função pública deve ser tida como exercício profissional e, portanto, se integra na vida particular de cada servidor público. Assim, os fatos e atos verificados na conduta do dia-a-dia em sua vida privada poderão acrescer ou diminuir o seu bom conceito na vida funcional.

VII ‑ Salvo os casos de segurança nacional, investigações policiais ou interesse superior do Estado e da Administração Pú‑blica, a serem preservados em processo previamente declarado sigiloso, nos termos da lei, a publicidade de qualquer ato adminis‑

trativo constitui requisito de eficácia e moralidade, ensejando sua omissão comprometimento ético contra o bem comum, imputável a quem a negar.

VIII ‑ Toda pessoa tem direito à verdade. O servidor não pode omiti‑la ou falseá‑la, ainda que contrária aos interesses da pró‑pria pessoa interessada ou da Administração Pública. Nenhum Estado pode crescer ou estabilizar‑se sobre o poder corruptivo do hábito do erro, da opressão ou da mentira, que sempre aniquilam até mesmo a dignidade humana quanto mais a de uma Nação.

IX ‑ A cortesia, a boa vontade, o cuidado e o tempo dedicados ao serviço público caracterizam o esforço pela disciplina. Tratar mal uma pessoa que paga seus tributos direta ou indiretamente significa causar-lhe dano moral. Da mesma forma, causar dano a qualquer bem pertencente ao patrimônio público, deteriorando‑o, por descuido ou má vontade, não constitui apenas uma ofensa ao equipamento e às instalações ou ao Estado, mas a todos os ho‑mens de boa vontade que dedicaram sua inteligência, seu tempo, suas esperanças e seus esforços para construí‑los.

X ‑ Deixar o servidor público qualquer pessoa à espera de solução que compete ao setor em que exerça suas funções, per‑mitindo a formação de longas filas, ou qualquer outra espécie de atraso na prestação do serviço, não caracteriza apenas atitude contra a ética ou ato de desumanidade, mas principalmente grave dano moral aos usuários dos serviços públicos.

XI ‑ 0 servidor deve prestar toda a sua atenção às ordens le‑gais de seus superiores, velando atentamente por seu cumprimen‑to, e, assim, evitando a conduta negligente. Os repetidos erros, o descaso e o acúmulo de desvios tornam‑se, às vezes, difíceis de corrigir e caracterizam até mesmo imprudência no desempenho da função pública.

XII - Toda ausência injustificada do servidor de seu local de trabalho é fator de desmoralização do serviço público, o que qua‑se sempre conduz à desordem nas relações humanas.

XIII ‑ 0 servidor que trabalha em harmonia com a estrutura organizacional, respeitando seus colegas e cada concidadão, co‑labora e de todos pode receber colaboração, pois sua atividade pública é a grande oportunidade para o crescimento e o engran‑decimento da Nação.

Seção IIDos Principais Deveres do Servidor Público

XIV ‑ São deveres fundamentais do servidor público:a) desempenhar, a tempo, as atribuições do cargo, função ou

emprego público de que seja titular;b) exercer suas atribuições com rapidez, perfeição e rendi‑

mento, pondo fim ou procurando prioritariamente resolver situa‑ções procrastinatórias, principalmente diante de filas ou de qual‑quer outra espécie de atraso na prestação dos serviços pelo setor em que exerça suas atribuições, com o fim de evitar dano moral ao usuário;

c) ser probo, reto, leal e justo, demonstrando toda a integri‑dade do seu caráter, escolhendo sempre, quando estiver diante de duas opções, a melhor e a mais vantajosa para o bem comum;

d) jamais retardar qualquer prestação de contas, condição essencial da gestão dos bens, direitos e serviços da coletividade a seu cargo;

e) tratar cuidadosamente os usuários dos serviços aperfeiço‑ando o processo de comunicação e contato com o público;

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Didatismo e Conhecimento 40

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativosf) ter consciência de que seu trabalho é regido por princípios

éticos que se materializam na adequada prestação dos serviços públicos;

g) ser cortês, ter urbanidade, disponibilidade e atenção, res‑peitando a capacidade e as limitações individuais de todos os usu‑ários do serviço público, sem qualquer espécie de preconceito ou distinção de raça, sexo, nacionalidade, cor, idade, religião, cunho político e posição social, abstendo‑se, dessa forma, de causar‑lhes dano moral;

h) ter respeito à hierarquia, porém sem nenhum temor de re‑presentar contra qualquer comprometimento indevido da estrutu‑ra em que se funda o Poder Estatal;

i) resistir a todas as pressões de superiores hierárquicos, de contratantes, interessados e outros que visem obter quaisquer fa‑vores, benesses ou vantagens indevidas em decorrência de ações imorais, ilegais ou aéticas e denunciá‑las;

j) zelar, no exercício do direito de greve, pelas exigências es‑pecíficas da defesa da vida e da segurança coletiva;

l) ser assíduo e frequente ao serviço, na certeza de que sua ausência provoca danos ao trabalho ordenado, refletindo negati‑vamente em todo o sistema;

m) comunicar imediatamente a seus superiores todo e qual‑quer ato ou fato contrário ao interesse público, exigindo as provi‑dências cabíveis;

n) manter limpo e em perfeita ordem o local de trabalho, se‑guindo os métodos mais adequados à sua organização e distri‑buição;

o) participar dos movimentos e estudos que se relacionem com a melhoria do exercício de suas funções, tendo por escopo a realização do bem comum;

p) apresentar‑se ao trabalho com vestimentas adequadas ao exercício da função;

q) manter‑se atualizado com as instruções, as normas de ser‑viço e a legislação pertinentes ao órgão onde exerce suas funções;

r) cumprir, de acordo com as normas do serviço e as instru‑ções superiores, as tarefas de seu cargo ou função, tanto quanto possível, com critério, segurança e rapidez, mantendo tudo sem‑pre em boa ordem.

s) facilitar a fiscalização de todos atos ou serviços por quem de direito;

t) exercer com estrita moderação as prerrogativas funcionais que lhe sejam atribuídas, abstendo‑se de fazê‑lo contrariamente aos legítimos interesses dos usuários do serviço público e dos ju‑risdicionados administrativos;

u) abster‑se, de forma absoluta, de exercer sua função, po‑der ou autoridade com finalidade estranha ao interesse público, mesmo que observando as formalidades legais e não cometendo qualquer violação expressa à lei;

v) divulgar e informar a todos os integrantes da sua classe so‑bre a existência deste Código de Ética, estimulando o seu integral cumprimento.

Seção IIIDas Vedações ao Servidor Público

XV ‑ E vedado ao servidor público;a) o uso do cargo ou função, facilidades, amizades, tempo,

posição e influências, para obter qualquer favorecimento, para si ou para outrem;

b) prejudicar deliberadamente a reputação de outros servido‑res ou de cidadãos que deles dependam;

c) ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com erro ou infração a este Código de Ética ou ao Código de Ética de sua profissão;

d) usar de artifícios para procrastinar ou dificultar o exer‑cício regular de direito por qualquer pessoa, causando‑lhe dano moral ou material;

e) deixar de utilizar os avanços técnicos e científicos ao seu alcance ou do seu conhecimento para atendimento do seu mister;

f) permitir que perseguições, simpatias, antipatias, capri‑chos, paixões ou interesses de ordem pessoal interfiram no trato com o público, com os jurisdicionados administrativos ou com colegas hierarquicamente superiores ou inferiores;

g) pleitear, solicitar, provocar, sugerir ou receber qualquer tipo de ajuda financeira, gratificação, prêmio, comissão, doa‑ção ou vantagem de qualquer espécie, para si, familiares ou qualquer pessoa, para o cumprimento da sua missão ou para influenciar outro servidor para o mesmo fim;

h) alterar ou deturpar o teor de documentos que deva enca‑minhar para providências;

i) iludir ou tentar iludir qualquer pessoa que necessite do atendimento em serviços públicos;

j) desviar servidor público para atendimento a interesse particular;

l) retirar da repartição pública, sem estar legalmente auto‑rizado, qualquer documento, livro ou bem pertencente ao patri‑mônio público;

m) fazer uso de informações privilegiadas obtidas no âmbi‑to interno de seu serviço, em benefício próprio, de parentes, de amigos ou de terceiros;

n) apresentar‑se embriagado no serviço ou fora dele habi‑tualmente;

o) dar o seu concurso a qualquer instituição que atente con‑tra a moral, a honestidade ou a dignidade da pessoa humana;

p) exercer atividade profissional aética ou ligar o seu nome a empreendimentos de cunho duvidoso.

CAPÍTULO IIDAS COMISSÕES DE ÉTICA

XVI ‑ Em todos os órgãos e entidades da Administração Pú‑blica Federal direta, indireta autárquica e fundacional, ou em qualquer órgão ou entidade que exerça atribuições delegadas pelo poder público, deverá ser criada uma Comissão de Ética, encarregada de orientar e aconselhar sobre a ética profissional do servidor, no tratamento com as pessoas e com o patrimônio público, competindo‑lhe conhecer concretamente de imputação ou de procedimento susceptível de censura.

XVII ‑ (Revogado pelo Decreto nº 6.029, de 2007)XVIII ‑ À Comissão de Ética incumbe fornecer, aos orga‑

nismos encarregados da execução do quadro de carreira dos servidores, os registros sobre sua conduta ética, para o efeito de instruir e fundamentar promoções e para todos os demais procedimentos próprios da carreira do servidor público.

XIX ‑ (Revogado pelo Decreto nº 6.029, de 2007)

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Didatismo e Conhecimento 41

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosXX ‑ (Revogado pelo Decreto nº 6.029, de 2007)XXI ‑ (Revogado pelo Decreto nº 6.029, de 2007)XXII ‑ A pena aplicável ao servidor público pela Comissão de

Ética é a de censura e sua fundamentação constará do respectivo parecer, assinado por todos os seus integrantes, com ciência do faltoso.

XXIII ‑ (Revogado pelo Decreto nº 6.029, de 2007)XXIV - Para fins de apuração do comprometimento ético,

entende‑se por servidor público todo aquele que, por força de lei, contrato ou de qualquer ato jurídico, preste serviços de natureza permanente, temporária ou excepcional, ainda que sem retribui‑ção financeira, desde que ligado direta ou indiretamente a qual‑quer órgão do poder estatal, como as autarquias, as fundações públicas, as entidades paraestatais, as empresas públicas e as so‑ciedades de economia mista, ou em qualquer setor onde prevaleça o interesse do Estado.

XXV ‑ (Revogado pelo Decreto nº 6.029, de 2007)

FUNDAMENTOS DE LINGUAGEM: IMPES-SOALIDADE, CORREÇÃO E OBJETIVIDA-

DE, CLAREZA E CONCISÃO, COERÊNCIA E COESÃO, PADRONIZAÇÃO.

A ARTE É COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL

Além das palavras, existe um mundo infinito de nuances e prismas diferentes que geram energias ou estímulos que são per-cebidos e recebidos pelo outro, através dos quais a comunicação se processa. Um olhar, um tom de voz um pouco diferente, um franzir de cenho, um levantar de sobrancelhas, podem comunicar muito mais do que está contido em uma mensagem manifestada através das palavras. Em 15 anos atuando como professor de Co-municações Verbais, tendo treinado mais de 13.000 pessoas, tenho observado algumas curiosidades que creio interessantes para que cada um possa refletir e tirar algum proveito.

PROBLEMAS DA COMUNICAÇÃO

Uma dessas constatações de pessoas que se dizem com gran-des problemas de comunicação é que, de fato, os problemas são relativamente simples e de fácil solução. O que ocorre é que esse problema, por menor que seja, compromete todo o sistema de co-municação. Por exemplo, uma pessoa pode ter boa cultura, ser ex-trovertida e desinibida, saber usar bem as mãos, possuir um rico vocabulário e dominar uma boa fluência verbal. Pode possuir tudo isso, mas se falar de forma linear, com voz monótona irá provocar desinteresse e sonolência aos ouvintes e, consequentemente, a co-municação ficou limitada.

O somatório desses pequenos problemas impede que uma pes-soa se comunique com fluidez e naturalidade. É o mesmo princípio de que: “A união faz a força”, ou seja, o conjunto dessas dificulda-

des neutraliza o efeito que a comunicação poderia provocar, impe-dindo-a de mostrar o seu potencial e a sua competência, gerando frustrações na vida pessoal e profissional:

a) Timidez: Há pessoas que possuem muito conhecimento e muito talento mas na hora de falar em público, em uma reunião ou quando convidadas para proferir uma palestra, ficam totalmen-te apavoradas e preferem fugir do que enfrentar. Se observarmos bem, uma pessoa não é valorizada por aquilo que sabe ou conhece, mas por aquilo que faz com aquilo que sabe. Por isso, a timidez tem impedido muitas pessoas de conseguirem galgar melhores possibilidades de sucesso na vida. Basicamente, os problemas de timidez manifestam-se por medos, tais como de não ser bem su-cedido, de errar, de ter o famoso “branco”. Outra evidência é a baixa auto-estima, ou a sensação de incapacidade para se expres-sar diante de situações desafiadoras. Além disso, há o excesso de manifestações no próprio corpo, tais como tremedeira, gagueira, sudorese, taquicardia, chegando, em alguns casos até a desmaios;

b) Saber Ouvir: Saber ouvir é muito mais do que escutar e darmos a nossa interpretação conforme desejarmos ou baseada nas nossas próprias limitações. Saber ouvir é cultivar a difícil arte da empatia que é a habilidade de se colocar no lugar do outro e prestar muita atenção no significado das palavras, na maneira em que a pessoa está transmitindo, no seu estado emocional, seus limites e conhecimentos; é olhar para os seus olhos, é perguntar se houver dúvidas, é evitar interpretar ou “alucinar” a partir do que foi dito;

Este mesmo princípio de empatia se processa para quem dese-ja se comunicar. Para conseguir um ótimo resultado, basta colocar-se no lugar do outro e gerar estímulos adequados conforme o jeito do outro funcionar, de processar informações, de entender confor-me o seu nível cultural ou limitações de vocabulário, conceitos e experiências pessoais. A pergunta ideal para termos a evidência se, de fato, o outro entendeu o que dissemos é “O que você entendeu do que eu disse?”. O mundo seria, certamente, bem melhor e as pessoas conseguissem relacionar-se melhor se pudessem fazer e responder a essa pergunta;

d) Voz: Outra grande dificuldade para muitos (e o problema é que desses, poucos sabem) é sobre a utilização adequada da voz. Há pessoas que falam muito devagar, outras ainda que tem dicção ruim ou falam de forma linear ou ainda com volume muito baixo.

A questão é simples: Como posso esperar, de fato, que alguém me compreenda ou preste atenção no que digo se nem sequer con-sigo entender o que estou dizendo?

e) Corpo: Curiosamente, a expressão corporal assume até mais importância do que a voz e, em alguns casos, do que o pró-prio conteúdo. Medo de olhar nos olhos, expressão facial incon-gruente com o conteúdo, aparência mal cuidada, ausência de ges-tos ou excessiva gesticulação, bem como posturas inadequadas são suficientes para tirarem o brilho de um processo de comunicação;

f) Vícios: Quantas vezes ouvimos, ou melhor, tentamos ouvir pessoas, acompanhar seu raciocínio, mas fica difícil pois ouvimos alguns ruídos, tais como “aaaa...”, “éééé....”, “tá”, “né”, “certo”, “percebe” repetidos inúmeras vezes. Deixamos de prestar atenção no conteúdo e ficamos incomodados com esses sons que dificultam a compreensão;

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Didatismo e Conhecimento 42

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativosg) Prolixidade: Por acaso, você conhece pessoas que dão vá-

rias voltas, entram em paralelas ou transversais, fazem retornos, dão marcha ré, engatam novamente a primeira marcha... Já deu para perceber que estamos falando de pessoas prolixas, ou seja: Ninguém aguenta por muito tempo ouvir aquelas pessoas que fa-lam demais e desnecessariamente, principalmente sobre assuntos sem interesse;

h) Controle emocional: Você já ficou magoado e ficou cha-teado um dia inteiro por um simples fato ocorrido no trânsito ou um tom de voz mais elevado em um momento de discussão ou um “bom dia” que não lhe disseram? Você já imaginou o poder que você mesmo dá, assim, de presente a uma pessoa que você nem conhece, talvez nunca mais a veja na vida, ou mesmo que seja alguém conhecido, que é a capacidade de tirar o seu bom hu-mor, seu otimismo, ou a sua motivação? Esteja atento para essas armadilhas da comunicação e previna-se. Conheço uma frase de um filme de treinamento chamado “O Homem Milagre”, que diz o seguinte: “SNIOP”, ou seja: “Salve-se das Nefastas Influências de Outras Pessoas”. De qualquer modo é importante que você mesmo mantenha o devido controle emocional e saiba proteger-se dessas negatividades;

i) Foco de mudanças: Você não pode mudar as atitudes e com-portamentos de outras pessoas. Assuma! Você é o responsável ape-nas por aquilo que está ao seu alcance e pelas mudanças que pode proporcionar a você mesmo;

j) Motivação e autoestima: Considero um dos aspectos mais importantes da comunicabilidade de uma pessoa, a energia que flui sutilmente através da sua voz e do seu corpo, das palavras e da sua postura, dos gestos e do olhar. É a expressão do seu otimismo ou pessimismo, da agressividade ou suavidade, do nível da sua autoestima. É a comunicação invisível, mas presente, percebida pelos sentidos. Quão agradável é a energia que flui de pessoas oti-mistas, bem humoradas, felizes, que diante das adversidades da vida encontram desafios que serão superados.

Para concluir, cabe ressaltar a sutileza da comunicação das pessoas que tem bondade no coração, a gentileza nos gestos, be-leza e doçura nas palavras. “Sensualidade, alinhamento e graça permeiam seus movimentos. Uma nobreza natural flui silenciosa e discretamente em suas ações; há uma segurança pessoal apoiada na humildade; uma reverência, um senso de humor mesclado com a consciência do sagrado”. Essas são as pessoas que fazem mais do que se comunicar, irradiam luz e brilho pessoal.

O QUE É COMUNICAÇÃO INTERGRUPAL

“Uma comunicação bem estruturada e efetiva provoca im-pacto positivo no desempenho individual dos empregados”. Não obstante todo o progresso tecnológico deve-se levar em conta uma verdade fundamental. O homem, para produzir e sobreviver neces-sita da comunicação. Comunicar-se com seu semelhante está na base de qualquer relacionamento humano. E mais: Quanto maior for o entendimento entre as pessoas, melhor será o bem-estar exis-tente entre elas e mais produtivas elas serão. Diante dessa perspec-tiva é que as organizações modernas, de grande ou pequeno porte, devem orientar-se, lembrando-se de que sua maior força produtiva, de muito mais valia do que suas máquinas, são seus funcionários.

A eles deve ser dada toda a atenção, para que convivam em har-monia, conheçam os objetivos pelos quais trabalham e possam ser produtivos pela sua atuação em equipe. E o que pode produzir essa ligação entre pessoas é a comunicação.

Diversos sentimentos negativos podem surgir dentro da orga-nização quando essa não se preocupa em criar um eficiente proces-so permanente de comunicação com os empregados. Um sistema ineficiente de comunicação pode causar nos funcionários frustra-ção por se sentirem de certa forma menosprezados, e ansiedade por se verem diante do desconhecido, o que acaba provocando medos e incertezas quanto à segurança no emprego. Em um ambiente fe-chado de trabalho, no qual centenas de pessoas dependem da con-fiança que depositam umas nas outras para o cumprimento de suas tarefas, a existência de um quadro psicológico negativo, inseguro, diminui a concentração no trabalho, a motivação e pode provocar irritação e muito estresse em quem deve atender a programas rígi-dos de produtividade.

Hoje, a importância estratégica da comunicação nos negócios tornou-se tão grande que é impossível uma organização manter seus níveis de produtividade e lucratividade sem que institua inter-namente excelente processo de informação, de diálogo com seus funcionários. A existência de boa comunicação na empresa motiva a boa execução das tarefas, elimina as incertezas, as ambiguidades e produz confiança e segurança. Para ser eficaz, o processo de co-municação não pode ser tratado como algo sazonal. Ao contrário, precisará ser permanente, acurado, adequado ao contexto em que vivem os empregados. Ou seja, os empregados necessitam de uma comunicação just-in-time, isto é, a informação certa, na medida certa e no tempo certo para executarem com êxito suas tarefas.

A propósito, é bom lembrar o que diz Levine and Wright Ko-zoles que, “quando os empregados são mantidos informados, ten-dem a se sentir mais satisfeitos com seus trabalhos, apresentam um moral de nível mais alto e são motivados a serem empregados produtivos”. Continua sendo verdadeiro afirmar que a existência de um processo de comunicação bem planejado e executado pro-voca impacto positivo no desempenho individual dos empregados. Como se vê, o impacto da comunicação sobre os empregados deve ser avaliado de maneira muito mais profunda e crítica para que as empresas atinjam suas metas em parceria com seus funcionários.

O QUE É EQUIPE

Há alguns anos atrás, não falavam em equipe, elas existiam mais eram convencionais, orientadas para a função, compostas de especialistas nessas funções. O mundo está cheio de equipes, e existem muitos tipos, e cada uma possui seu próprio potencial que se desmorona à sua frente. Elas tem sido um componente-chave da realidade organizacional desde que existem as organizações, diga-mos que, é a unidade natural para atividades de pequena escala, desde o início da Revolução Industrial, iniciada no século XVIII.

O mundo, após o final da II Guerra Mundial, estava em ruínas, tinha recém se reconstruído e tornara-se altamente competitivo. Em outros países, estavam-se experimentando novos modelos para grandes organizações. O sucesso desses países deve-se a custa dos norte-americanos. O entusiasmo da prosperidade norte-americana estava parada, e o novo entusiasmo viraria a velha pirâmide de ponta-cabeça e iria devolver o foco à esquecida e básica unidade de operações: o grupo de trabalho ou equipe. Mas o que é uma equipe? O Japão após a II Guerra estava sem infra-estrutura, mas

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Didatismo e Conhecimento 43

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativospossuía pessoas motivadas, com disposição cultural para trabalha-rem juntas e a visão e paciência para traçar estratégias e praticá--las. Alguns anos mais tarde os japoneses estavam exigindo o má-ximo, para todos os trabalhadores de todas as funções, e a missão de cada equipe era a melhoria contínua dos processos. Nenhuma idéia era pequena demais e nenhum trabalhador insignificante. To-dos participavam.

São pessoas fazendo algo juntas. O algo que uma equipe faz não é o que a torna uma equipe, é o juntos que interessa. Por várias vantagens as organizações estão mudando de grupos para equipes, em resumo:

• Aumento de produtividade: Outra visão para oportuni-dades que a gerência convencional deixaria passar despercebida. Organizações que viram as equipes apenas como estratégia de re-dução de custos não se desapontaram;

• Melhoria de comunicação: Informações compartilhas e trabalho delegado. Equipes realizam tarefas que grupos comuns não podem fazer. Há conhecimentos demais para que uma única pessoa ou turma de funcionários possa saber tudo e competir com uma equipe de integrantes versáteis;

• Melhor uso dos recursos: As equipes focalizam seus re-cursos mais importantes diretamente nos problemas. É o princípio de que nada pode ser desperdiçado;

• Mais criatividade e eficiência na resolução de proble-mas: Além de estarem mais motivadas, estão mais próximas dos clientes e combinam-se. Elas invariavelmente sabem mais sobre a estrutura da organização;

• Decisões de alta qualidade; Vem do princípio do conhe-cimento compartilhado;

• Melhores produtos e serviços: As equipes aumentam o conhecimento que, quando aplicado no momento certo, é a chave para a melhoria contínua;

• Processos Melhorados: Apenas as equipes, que possuem o conhecimento de todas as funções, podem remover os obstáculos e acelerar o ciclo;

• Diferenciam enquanto integram: As equipes permitem às organizações misturar pessoas com diferentes tipos de conheci-mentos sem que essas diferenças rompam o tecido da organização.

As organizações mudaram da velha pirâmide hierárquica para trabalharem em equipes, e muitas já fracassaram no início. E agora será que compensa continuar com isso? Ou deve-se voltar para a velha pirâmide da burocracia? Quando fracassam, é quase sempre porque a organização que as emprega voltou-se para equipes para diminuir a gerência de nível médio, sem dar-lhes atenção, ferra-mentas, visão, recompensas, ou a clareza de que necessitam para serem bem sucedidas. As empresas que abordam a formação de equipes com a orientação de numerador (potencial de uma empre-sa para crescimento) não abandonam a idéia da lucratividade de seus resultados financeiros.

NECESSIDADES HUMANAS

O ser humano, como ser social, necessita de interação com outras pessoas, da mesma forma que necessitamos da água, ar, etc. Uns mais ou menos do que outros. Mas o que obtemos uns dos outros?

• Afeição: Todo ser humano necessita de afeição;• Afiliação: É o sentimento de pertencer a algum grupo ou

organização;• Reconhecimento: Uma vida sem reconhecimento é algo

superficial;• Troca de idéias: É a maneira mais rápida e prática de

aprender;• Valorização pessoal: Processo de benchmarking pessoal.

Alguns tipos de cultura, não só antigamente, mas ainda hoje, fazem ao contrário para punir alguém, excluem-no, não o deixando relacionar-se com outros membros. Nós ainda queremos que gos-tem de nós, ainda usamos uns aos outros para aprender, realizar tarefas complexas e enfatizar nosso valor individual como colabo-radores. A afiliação existe em diversas gradações de intensidade e acontece por diferentes razões, uma delas, é a fim de sobreviver. O indivíduo isolado é solitário; ele também é ineficaz e vive pouco. Para muitos membros de equipe, sua equipe é sua passagem para a sobrevivência. A equipe fornece a força dos números que serve, muitas vezes, de camuflagem para esconder seus fracassos ou me-diocridade. Eles farão o que for necessário, incluindo juntar-se a uma equipe, para sobreviver.

Formar equipes não é uma idéia inovadora, isto está em nos-so sangue, queremos fazê-lo e bem, mas temos essa tendência de estragar tudo na execução. Quando as coisas estiverem difíceis, ajuda lembrar que nossas intenções são sempre boas no fundo, e muito naturais.

NECESSIDADES INDIVIDUAIS X NECESSIDADES DE EQUIPE

Mesmo com a tendência do ser humano pertencer a uma equipe, não queremos desenraizar nossas vidas e prioridades in-dividuais pelo bem de um grupo de trabalho desprezível qualquer. Se os membros de uma equipe não tiverem suas necessidades in-dividuais satisfeitas ou pelo menos direcionadas para um mesmo objetivo, dificilmente serão uma grande equipe; e não conseguirão atingir suas metas de forma oportuna, porque as metas de sua equi-pe estão sendo sutilmente enfraquecidas por uma grande quantida-de de metas pessoais insatisfeitas.

Trabalho eficaz em equipe significa saber manter um equilí-brio constante entre as necessidades da equipe e as necessidades individuais. Não apenas as básicas de sobreviver através de filia-ção, mas também coisas que cada um deseja, coisa que nada tem a ver com equipes ou cargos. As equipes devem desconfiar de mem-bros que não tem qualquer intenção honesta de serem membros ativos da equipe. Sacrifício, lealdade e a vontade de passar por um pouco de dificuldades uns pelos outros apenas ocorrem quando as cartas estão na mesa e as pessoas podem ser honestas acerca de suas necessidades. Quaisquer que sejam as metas pessoais, preci-samos saber quais são para lidar com elas, ou ao menos reconhe-cê-las, como equipe. Quando sabemos o que nossos companheiros desejam que consigamos e o que nós mesmos queremos, forma-se um excelente vínculo entre os membros.

O QUE É TRABALHO EM EQUIPE

Uma das condições essenciais nas organizações é o trabalho em grupo. Parece bastante simples, visto que as necessidades e

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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativosos resultados alcançados são de longe muito mais significativo do que o trabalho separado. Então o desafio resume-se somente em colocar as pessoas ao lado das outras e explicar bem os desafios e dar condições para a realização das tarefas, certo? Errado, o que parece extremamente fácil, pode ser algo de extrema dificuldade, quando se tenta colocar em prática.

Pesquisas mostram que quanto maior a habilidade de um líder em utilizar os métodos de supervisão em grupo, tanto maiores se-rão a produtividade e as satisfações encontradas no emprego, pelos subordinados. A frequência das reuniões de grupo de trabalho, bem como a atitude e comportamento do superior em relação às idéias dos subordinados, afetam o grau em que os subordinados acham que o supervisor é bom nas relações humanas. Assim, um super-visor ou gerente só deve fazer uma reunião se realmente estiver interessado em servir-se das idéias dos subordinados. Uma atitude solidária por parte do chefe/supervisor, assim como a utilização construtivas das reuniões de grupo, é necessária para desenvol-ver orgulho e lealdade no grupo. Supervisores que são altamente cotados pela administração fazem uso frequentes de reuniões de grupos para tratar de problemas relativos ao trabalho.

Outro fator importante registrado, é que mestres de grupos de trabalho de elevada produção reportam, com muito mais frequên-cia do que mestres de grupos de baixa produção, que seus grupos de trabalho apresentam bom desempenho quando os mestres estão ausentes. Aparentemente mestres de alta produtividade criam no interior do grupo de trabalho expectativas, a capacidade e as me-tas necessárias para seus funcionamento normal na ausência do mestre.

Os grupos de trabalho com maior orgulho de sua capacidade de produzir ou com maior lealdade pelo grupo tendem a ser grupos de altos índices de produtividade. O alto índice de lealdade em um grupo, não está necessariamente relacionada com produtividade. Existem consideráveis indícios que grupos de trabalho podem ter objetivos que influenciarão a produtividade e custo tanto favorável como desfavoravelmente. A capacidade e tendência de grupos de trabalho para restringir a produção foram encontradas em muitos estudos. As organizações informais que se compõe quase na tota-lidade ou da maioria dos membros dos grupos de trabalho podem restringir ou aumentar a produção, aumentar as faltas e, de outras maneiras, influir nos objetivos da empresa. Portanto já se verifi-cou que aumentos substanciais de produtividade e reciprocamente diminuição do desperdício, quando os objetivos grupais são alte-rados de forma a se tornarem compatíveis com os da organização. Razões diversas parecem concorrer para maior produtividade dos grupos de trabalho com elevado índice de orgulho e lealdade entre os colegas. Uma delas é que os trabalhadores nesses grupos reve-lam mais cooperação para realizar as tarefas.

TRABALHO EM EQUIPE X AGENDA SOCIAL

O propósito da equipe é reunir pessoas e fazer coisas juntas, e o propósito da agenda social é satisfazer suas necessidades pes-soais de afiliação ao estar envolvido em um grupo. Um deles diz respeito a trabalho, o outro não. Se conhecermos os detalhes uns dos outros logo no início, poderemos resolver ansiedades e expec-tativas antes que elas arrastem a equipe para baixo. Algumas ve-

zes a definição de trabalho em equipe e agenda social torna-se um pouco indefinida. Pesquisadores afirmam que a agenda social é um componente necessário para manter a sanidade durante o trabalho, aliviar o estresse.

AS POTENCIALIDADES DO TRABALHO EM EQUI-PE

O pequeno grupo face-a-face é uma unidade tão importante quanto o indivíduo, na organização. Os dois não se opõem. Isto só pode ser realizado se certas exigências forem cumpridas. Teremos de aprender a distinguir entre atividades que são próprias para gru-pos e as que não são. Na medida em que essas exigências forem sa-tisfeitas, faremos algumas descobertas importantes. Por exemplo:

a) O estabelecimento de metas em grupo oferece vantagens que não podem ser obtidas pelo estabelecimento de metas por um indivíduo;

b) Um grupo gerencial eficiente proporciona o melhor am-biente possível para o desenvolvimento individual;

c) Muitos objetivos importantes e muitas medidas de de-sempenho podem ser criadas para serem aplicadas ao grupo, o que não acontece no plano individual;

d) Numa equipe gerencial eficiente, os aspectos de com-petição encarniçada, que representam um prejuízo para o suces-so organizacional, podem ser minimizados pelo desenvolvimento da “unidade de propósito”, sem reduzir a motivação individual. Temos muito o que aprender, e muitos preconceitos para vencer. Mas realmente acredito que essa transição seja inevitável, a longo prazo. Logo mais já não será possível dirigir uma empresa com-plexa, interdependente e cooperativa, como a companhia industrial moderna, com base nas premissas totalmente ilusórias de que ela é feita de relações individuais.

MITOS DA EQUIPE

1. O mito do aprendizado através da aventura: O aprendizado através da aventura é um evento de grupo em que uma equipe é submetida a uma série de tarefas desafiadoras, físicas e mentais. Frequentemente são realizadas em locais abertos, em um cenário idílico ou em um retiro nas montanhas, ou em um hotel-fazenda ou parque.

Descobriu-se que as pessoas poderiam passar por transfor-mações comportamentais incríveis, se solicitadas a fazer coisas que comumente não faziam, com o resto do grupo atuando como apoio. Há dois graus básicos de aprendizado por aventura:

- De alto risco: São os de maior aventura, há um certo grau de perigo físico real nos exercícios desse tipo;

- De Baixo risco: Implicam um risco real muito pequeno. É o aprendizado através da aventura de forma barata, geralmente uma série de exercícios físicos ao ar livre, que podem ser realizados em um parque ou num quintal.

As lições que as pessoas aprendem nestes grupos incluem a superação do medo e da desconfiança, assim como a lição de que a força sinérgica do grupo trabalha para ajudar o indivíduo;

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Didatismo e Conhecimento 45

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos2. O mito do tipo de personalidade: As categorias de perso-

nalidade também fornecem a cada membro de equipe uma nova compreensão de si mesmo e um conjunto de iniciais para explicar que tipo de personalidade tem. Mas a classificação de personali-dade não mede nada que seja importante para equipes. As equipes não se destacam ou fracassam em função de como as pessoas são lá no fundo, seja em sua forma real ou percebida. Elas se destacam ou fracassam em função do que elas, de fato, realizam ou de como elas, de fato, se comportam com relação a outros grupos que lhe são externos;

3. O mito de que as pessoas gostam de trabalhar juntas: As pessoas precisam de seu espaço para se sentirem calmas e segu-ras. Passar o dia inteiro encurralados com colegas de equipe pa-rece menos com uma receita para desempenho do que com uma peça teatral francesa de tédio existencial. Ao projetar um ambiente para equipes, não espere que as pessoas fiquem loucas para terem contatos constantes entre si. Respeite sua relutância em perder sua identidade individual para a equipe;

4. O mito de que o trabalho em equipe é mais produtivo do que o individual: A verdade é que as equipes são inerentemente inferiores a indivíduos, em termos de eficiência. Se uma única pessoa tiver informações suficientes para completar uma tarefa, ela sobrepujará uma equipe incumbida da mesma tarefa. Não há interfaces, repasses de serviços intermediários entre indivíduos. Não há mal-entendidos nem culturas conflitantes. Nenhum confli-to de personalidade ou algo assim.

5. O mito do “quanto mais, melhor” nas equipes: Há uma tendência em algumas empresas de pensar sua organização inteira como uma equipe. Esta é uma expressão interessante mas sem uti-lidade. Equipes, por sua própria natureza, não podem ser grandes. Em algum ponto elas deixam de ser equipes e tornam-se multi-dões. O tamanho da equipe é importante. Pequeno é melhor que grande. Uma equipe pode ser conduzida, dirigida por um líder, instituída formalmente.

REVIRANDO AS EQUIPES

1. Fazendo As Equipes Passarem Por Estágios Rumo Ao Sucesso

Há quatro estágios no desenvolvimento de equipes que alme-jam ser bem sucedidas: Todas as equipes bem sucedidas passam por todos estes quatro estágios:

a) Formação: Quando os membros do grupo está ainda apren-dendo a lidar uns com os outros. A formação é aquele estágio do desenvolvimento de equipe em que tudo está para se iniciado, quando a equipe é ainda somente uma equipe no sentido mais solto da palavra. Um dos sinais de uma equipe no estágio de formação é a extrema delicadeza, um esforço enorme para não ofender e para não provocar animosidades. Isso é compreensível quando se considera que as boas maneiras são instituídas de uma forma glo-bal para evitar que as pessoas que não se conhecem não ameacem umas às outras. Essa ânsia de se apresentar como não ameaçador é realmente a chave para quão ameaçador o estágio de formação realmente é. As pessoas que se reúnem pela primeira vez tem con-sigo todos os tipos de pergunta acerca de quais membros tem poder e se eles compartilharão este poder e com quem, dúvidas a respeito

de suas próprias capacidades e a dos demais, e preconceitos sobre os tipos de pessoas com que terão que se ombrear dentro na equi-pe. Em meio a tais sentimentos conflitantes, as pessoas se agarram ansiosamente em alguma coisa para formar alianças temporárias.

Durante o estágio de formação, os potenciais colegas de equi-pe identificam similaridades e expectativas de resultados, concor-dam com o propósito da equipe e identificam recursos possíveis e conjuntos de habilidades. A formação é uma época de grande perigo. As primeiras impressões são formadas e fixadas. As perso-nalidades agressivas se movimentam para estabelecer o domínio;

b) Tormenta: Uma época de difícil negociação das condições sob as quais a equipe deverá trabalhar juntas. Estima-se que três quintos da extensão de um projeto de equipe, do começo ao fim, sejam constituídos com os dois primeiros estágios, formação e tor-menta. Nunca houve uma equipe que não tenha sido testada na fase de tormenta. E a tormenta sempre vem como uma surpresa, inde-pendentemente de como se tenha preparado para ela. Esta é a hora de entrar, de explicar limites, de oferecer sugestões, de manter um controle sobre a anarquia inevitável. A tarefa de treinar é crítica, porque a tormenta é onde mais importantes dimensões da equipe são delineadas. Juntamente com suas metas, as quais a equipe co-meçou a estabelecer durante a formação, esclarecer e implementar estes quatro elementos compreende a agenda inteira da equipe. O treinador está ali para ajudar, não para interferir. É tão delicado como andar na corda bamba, porque o moral pode cair a níveis baixos e as hostilidades emergirão e exigirão alguma espécie de reação. De qualquer modo, estas coisas acontecem na tormenta. A única reação errada em tal circunstância é a de tornar-se realmente defensivo. Não houve intenção de ofensa.

Os líderes devem compreender os sinais de tormenta. A tor-menta é a esperança misturada com uma grande dose de temor. Durante a tormenta, todos os membros da equipe estão cogitando se são respeitados pelos demais. A tormenta é o estágio no qual algumas pessoas decidirão diminuir o ritmo. Elas aparecerão para trabalhar, e ainda se comunicarão com membros de outras equipes, mas não muito bem. Mas se olhar mais de perto para o comporta-mento delas, ficará claro que a equipe considerada não é a equipe que elas queriam, e por isso elas decidirão não ser membros entu-siastas;

c) Aquiescência: Uma época na qual os papéis são aceitos. Com o passar da tormenta chega-se a um novo alinhamento e acei-tação dos papéis na equipe. O sucesso experimentado durante o estágio de aquiescência é um sucesso marcado por contradições, de que o grupo se torna mais forte à medida que os indivíduos cedem em suas defesas-chave, reconhecem pontos fracos e pedem a ajuda das pessoas como formas de compensação. O estágio de aquiescência é definido pela aceitação dos mesmos papéis que a tormenta renegou. Os relacionamentos que começaram no estágio da formação, tem a oportunidade de se aprofundarem durante a aquiescência. Durante a aquiescência as arestas não tratadas do conflito começam a ceder. O que aconteceu é que as agendas ocul-tas pelos membros durante a tormenta foram desmascaradas ou diminuíram de importância. A necessidade das pessoas de avaliar seus domínios sobre o grupo, sejam eles ativos ou passivos, redu-ziu-se na medida em que aumentou a intimidade do grupo;

d) Realização: Quando níveis ótimos são finalmente alcança-dos. Realização não é ser viciado em trabalho. De certa forma é o contrário, porque é admissão por cada membro da equipe de que

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Didatismo e Conhecimento 46

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativosele não pode fazer o trabalho sozinho. Trata-se de um nível de compromisso genuíno com as metas e objetivos da empresa que pode ser novidade para os membros de equipe individualmente. Os realizadores sabem o valor real de todos com que trabalham. Os membros de equipe realizadores não demonstram cansaço se forem convocados no fim de semana para ajudarem a resolver um problema aparente. A realização é um período de grande cresci-mento pessoal entre os membros da equipe. Com o compartilha-mento de experiências, sentimentos e idéias de outros membros da equipe que advém de um novo nível de consciência.

2. Equipes E Tecnologia

Naturalmente, a tecnologia é o que tornou possível esta es-pécie global de trabalho em equipe. Com sorte, a tecnologia irá ajudar para que isso tudo funcione. É difícil elaborar uma frase tec-nológica que signifique tanto e tenha tão pouca conotação como a palavra “groupware”, que é um software para uso em PC e voltado para grupos. Até agora os produtos de groupware se destinaram a dois problemas principais, controlar o fluxo de trabalho e regular o conteúdo do trabalho ou uma certa combinação destas duas coisas. Decidir qual tecnologia é a mais indicada para tal equipe é uma pergunta de porte, envolvendo tudo o que existe no mercado hoje, desde de programas de software, plataformas de hardware e mon-tagem de fone/fax, até lápis e borracha. As tecnologias de equipe são raramente solicitadas pelas equipes, elas são em geral impostas pela organização. Impor soluções às equipes subtrai a flexibilidade que queremos delas.

Muitas equipes tem uma subequipe encarregada de monitorar o desenvolvimento de novas tecnologias e recomendar compras. O trabalho dessas subequipes é difícil, pois tem que andar na ponta dos pés em um campo minado de paradoxos que podem ser fatais. A triste verdade é que, embora as tecnologias de equipe existen-tes no momento sejam frequentemente fantásticas, as equipes es-tão ainda tropeçando em suas ferramentas, gastando seu precioso tempo aprendendo sistemas que não fazem o que elas querem que façam ou que são muito difíceis de serem dominados por cada um dos membros da equipe e tentando fazer com que essas ferramen-tas façam coisas que elas simplesmente ainda não conseguem fa-zer.

3. Saúde Da Equipe A Longo Prazo

Tendo-se conseguido uma boa trilha para a equipe, tem-se que achar formas de conservá-las e evitar que ela se desgaste, transfor-mando-se em um beco sem saída. A equipe sobrevive ao sucesso lutando para manter o mesmo nível de atenção a seus próprios pro-cessos como ela mantinha quando começou a ter êxito. O ponto de referência é a melhoria contínua, a idéia de que o processo pode ser melhorado indefinidamente. A clareza contínua significa que deve-se estar constantemente esclarecendo a clareza já alcançada durante a formação inicial da equipe. Não basta que os membros de equipe se reúnam e discutam com detalhes suas metas e visões em um determinado dia. Eles tem que continuar mantendo aquele entendimento novo e claro no dia seguinte, um dia após o outro.

A clareza contínua significa enumerar continuamente as coi-sas que levam a equipe ao sucesso e perguntar se elas estão fun-cionando ou se precisam ser trabalhadas de alguma forma. Adotar

uma atitude de diagnóstico contínuo sobre si própria. Normalmen-te há alguém na equipe que tem um jeito especial para o pensamen-to circunspecto, aquele que cobre todos os aspectos das coisas, o que é um requisito para o diagnóstico. Esta pessoa tem seus “fios” ligados de forma diferente da maioria das outras pessoas. Algu-mas equipes não tem ninguém que atenda a esta descrição. Não podem designar ninguém para ser o controlador de clareza e tem uma brutal dificuldade de permanecer focalizadas. Outras equipes tem o problema oposto, um ou mais membro gostam da tarefa do diagnóstico. Estas pessoas são extremamente apaixonadas pela clareza. Seus egos e autoestimas estão excessivamente voltados para detectar variações mínimas. Elas visualizam como um bando de maníacos que se aplicam chicotadas implacáveis com fins de autocorreção.

A razão para se ter uma equipe hoje é explorar o conhecimen-to e a inteligência das pessoas. A razão para se tê-la ao longo do tempo é fazer com que o conhecimento e a inteligência cresçam, se disseminem e se multipliquem. As pessoas às vezes confundem informações com conhecimento:

- Informação: É o que se tem em abundância pelo mundo, a informação é boa e indispensável para o término de muitas tarefas;

- Conhecimento: É um ponto de vista sobre a informação, uma teoria que lhe dá um contorno e um significado, acontece dentro de nós e somente dentro de nós, é esta transformação mágica que nos faz humanos, que nos permite mudar. Ao respirarmos, inspiramos informação e expiramos conhecimento.

ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZA-DAS: APOSTILA, ATA, ATESTADO, ATO,

CARTA, CERTIDÃO, CORRESPONDÊNCIA INTERNA, DECRETO, DELIBERAÇÃO,

DESPACHO, EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS, INSTRUÇÃO NORMATIVA, LEI, LEI COM-PLEMENTAR, MENSAGEM, OFÍCIO, OFÍ-

CIO CIRCULAR, ORDEM DE SERVIÇO, PARECER, PAUTA DE REUNIÃO, PORTA-RIA, RELATO DE REUNIÃO, RELATÓRIO,

REQUERIMENTO, RESOLUÇÃO.

Espécies de DocumentosAta - modalidade de documento oficial em que um resumo

é feito em um livro específico, sobre os fatos mais importantes ocorridos em uma assembleia, reunião ou sessão.

Atestado - modalidade de documento oficial em que uma pes-soa atesta algo em favor de outra, firmado veracidade acerca de algum fato.

Aviso - modalidade de comunicação oficial expedida exclu-sivamente por Ministros de Estados para autoridades da mesma hierarquia.

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Didatismo e Conhecimento 47

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosCarta - modalidade de comunicação oficial de órgãos públi-

cos para outrem em situações não-cerimoniosas. Tem sido substi-tuída pelo Ofício.

Certidão - modalidade de documento oficial emanado de au-toridade pública fornecida ao interessado atestando fatos verifica-dos de acordo com registros em livros, processos ou documentos das repartições públicas.

Circular - modalidade de comunicação oficial multidirecio-nal, ou seja, vários destinatários, escrita muitas vezes por ofício, carta ou memorando, sendo identificadas como ofício-circular, carta-circular ou memorando-circular.

Decreto - atos administrativos expedido por um dos três po-deres, competência exclusiva do Chefes do Executivo, Legislativo ou Judiciário, destinados a prover situações gerais ou individuais, abstratamente previstas, de modo expresso ou implícito na lei. Quando pelo Executivo, é assinado pelo Presidente da República, Governadores dos Estados ou Prefeitos. Quando pelo Legislativo, está sujeito à promulgação do Presidente do Senado Federal na regulação de matérias de competência exclusiva Congresso Na-cional. Se pelo Judiciário, pelos magistrados e juízes no caso das sentenças judiciais.

Decreto-Lei - norma administrativa com efeito de lei, expe-dido pelo poder executivo quando o legislativo estiver com poder suspenso.

Despachos - modalidade de comunicação oficial de autorida-des sobre assuntos de competência, submetidos a sua apreciação em autos ou papéis administrativos.

Edital - modalidade de documento de acesso público de or-dem oficial. Exemplo: edital de um concurso público contém todas as regras e normativos do certame.

Exposição de Motivos - modalidade de comunicação oficial em que o Vice-Presidente da República, Ministros de Estados ou dirigentes de órgãos se dirige ao Presidente da República, expon-do fatos que justifiquem necessidades de medidas ou providências para a solução de problemas. Por exemplo, proposição de projeto de ato normativo, medidas ou comunicação de determinado as-sunto.

Lei - norma ou conjunto de normas jurídicas, emanada pelas autoridades competentes, com efeito de obrigatoriedade onde se cria, extingue ou modifica direito.

Memorando - modalidade de comunicação oficial interna en-tre unidades administrativas de um órgão. Possui agilidade em sua tramitação e simplicidade em procedimentos burocráticos.

Mensagem - modalidade de comunicação oficial trocada entre os Chefes dos Três Poderes (Executivo, Legislativo e Judiciário).

Notas - modalidade de comunicação oficial entre o Ministério das Relações Exteriores e as Representações Diplomáticas.

Ofício - modalidade de comunicação oficial trocada entre au-toridades.

Ordem de Serviço - modalidade de documento oficial auto-rizando a execução de algum serviço por órgãos públicos subordi-nados ou servidores dos mesmos.

Portaria - ato administrativo expedido por autoridade públi-ca por meio do qual instruções são dadas para a execução de um serviço, uma lei, regulamento, nomeação, demissão ou medida disciplinar.

Regimento - conjunto de princípios ou normas que estabele-cem o funcionamento interno de um órgão público ou repartição.

Regulamento - conjunto de normas ou regras estabelecidas de forma organizada para a execução de uma lei.

Relatório - modalidade de comunicação oficial contendo um conjunto de informações expondo o desenvolvimento de algum serviço à autoridades superiores.

Requerimento - modalidade de comunicação oficial em que solicitações ou pedidos são feitos a órgãos públicos ou autoridades competentes.

PortariaDefinição e ObjetoÉ o instrumento pelo qual Ministros ou outras autoridades ex-

pedem instruções sobre a organização e funcionamento de serviço e praticam outros atos de sua competência.

Forma e EstruturaTal como os atos legislativos, a portaria contém preâmbulo e

corpo. São válidas, pois, as considerações expendidas no item 11.3. Forma e Estrutura.

Exemplo de Portaria:“Portaria no5 , de 7 de fevereiro de 2002.

Aprova o Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

O CHEFE DA CASA CIVIL DA PRESIDÊNCIA DA RE-PÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 9o do De‑creto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002,

R E S O L V E :Art. 1o Fica aprovado, na forma do Anexo, o Regimento Inter‑

no do Conselho Nacional de Arquivos ‑ CONARQ.Art. 2o Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

PEDRO PARENTE”

Decreto

Definição Decretos são atos administrativos da competência exclusiva

do Chefe do Executivo, destinados a prover situações gerais ou in-dividuais, abstratamente previstas, de modo expresso ou implícito, na lei. . Esta é a definição clássica, a qual, no entanto, é inaplicável aos decretos autônomos, tratados adiante.

Decretos Singulares Os decretos podem conter regras singulares ou concretas (v.

g., decretos de nomeação, de aposentadoria, de abertura de crédito, de desapropriação, de cessão de uso de imóvel, de indulto de perda de nacionalidade, etc.).

Decretos Regulamentares Os decretos regulamentares são atos normativos subordina-

dos ou secundários.

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Didatismo e Conhecimento 48

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos A diferença entre a lei e o regulamento, no Direito brasileiro,

não se limita à origem ou à supremacia daquela sobre este. A dis-tinção substancial reside no fato de que a lei inova originariamente o ordenamento jurídico, enquanto o regulamento não o altera, mas fixa, tão-somente, as “regras orgânicas e processuais destinadas a pôr em execução os princípios institucionais estabelecidos por lei, ou para desenvolver os preceitos constantes da lei, expressos ou implícitos, dentro da órbita por ela circunscrita, isto é, as diretri‑zes, em pormenor, por ela determinadas”.

Não se pode negar que, como observa Celso Antônio Ban-deira de Mello, a generalidade e o caráter abstrato da lei permitem particularizações gradativas quando não têm como fim a especifi-cidade de situações insuscetíveis de redução a um padrão qualquer.Disso resulta, não raras vezes, margem de discrição administrativa a ser exercida na aplicação da lei.

Não se há de confundir, porém, a discricionariedade admi-nistrativa, atinente ao exercício do poder regulamentar, com dele-gação disfarçada de poder, Na discricionariedade, a lei estabelece previamente o direito ou dever, a obrigação ou a restrição, fixando os requisitos de seu surgimento e os elementos de identificação dos destinatários. Na delegação, ao revés, não se identificam, na norma regulamentada, o direito, a obrigação ou a limitação. Estes são estabelecidos apenas no regulamento.

Decretos Autônomos Com a Emenda Constitucional no 32, de 11 de setembro de

2001, introduziu-se no ordenamento pátrio ato normativo conhe-cido doutrinariamente como decreto autônomo, i. é., decreto que decorre diretamente da Constituição, possuindo efeitos análogos ao de uma lei ordinária.

Tal espécie normativa, contudo, limita-se às hipóteses de or‑ganização e funcionamento da administração federal, quando não implicar aumento de despesa nem criação ou extinção de órgãos públicos, e de extinção de funções ou cargos públicos, quando vago (art. 84, VI, da Constituição).

Forma e Estrutura Tal como as leis, os decretos compõem-se de dois elementos:

a ordem legislativa (preâmbulo e fecho) e a matéria legislada (tex-to ou corpo da lei).

Assinale-se que somente são numerados os decretos que con-têm regras jurídicas de caráter geral e abstrato.

Os decretos que contenham regras de caráter singular não são numerados, mas contêm ementa, exceto os relativos a nomeação ou a designação para cargo público, os quais não serão numerados nem conterão ementa.

Todos os decretos serão referendados pelo Ministro compe-tente.

Exemplo de Decreto:“DECRETO No 4.298, DE 11 DE JULHO DE 2002.

Dispõe sobre a atuação dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal durante o processo de transição governamental.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso VI, alínea “a”, da Constituição,

D E C R E T A : Art. 1o Transição governamental é o processo que objetiva

propiciar condições para que o candidato eleito para o cargo de

Presidente da República possa receber de seu antecessor todos os dados e informações necessários à implementação do programa do novo governo, desde a data de sua posse.

Parágrafo único. Caberá ao Chefe da Casa Civil da Presi‑dência da República a coordenação dos trabalhos vinculados à transição governamental.

Art. 2o O processo de transição governamental tem início seis meses antes da data da posse do novo Presidente da Repúbli‑ca e com ela se encerra.

Art. 3o O candidato eleito para o cargo de Presidente da Re‑pública poderá indicar equipe de transição, a qual terá acesso às informações relativas às contas públicas, aos programas e aos projetos do Governo Federal.

Parágrafo único. A indicação a que se refere este artigo será feita por meio de ofício ao Presidente da República.

Art. 4o Os pedidos de acesso às informações de que trata o art. 3o, qualquer que seja a sua natureza, deverão ser formulados por escrito e encaminhados ao Secretário‑Executivo da Casa Ci‑vil da Presidência da República, a quem competirá requisitar dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal os dados solicitados pela equipe de transição, observadas as condições es‑tabelecidas no Decreto no 4.199, de 16 de abril de 2002.

Art. 5o Os Secretários‑Executivos dos Ministérios deverão encaminhar ao Secretário‑Executivo da Casa Civil da Presidência da República as informações de que trata o art. 4o, as quais serão consolidadas pela coordenação do processo de transição.

Art. 6o Sem prejuízo do disposto nos arts. 1o a 5o, o Secretá‑rio‑Executivo da Casa Civil solicitará aos Secretários‑Executivos dos Ministérios informações circunstanciadas sobre:

I ‑ programas realizados e em execução relativos ao período do mandato do Presidente da República;

II ‑ assuntos que demandarão ação ou decisão da administra‑ção nos cem primeiros dias do novo governo;

III ‑ projetos que aguardam implementação ou que tenham sido interrompidos; e

IV ‑ glossário de projetos, termos técnicos e siglas utilizadas pela Administração Pública Federal.

Art. 7o O Chefe da Casa Civil expedirá normas complemen‑tares para execução do disposto no art. 5o.

Art. 8o As reuniões de servidores com integrantes da equipe de transição devem ser objeto de agendamento e registro sumário em atas que indiquem os participantes, os assuntos tratados, as informações solicitadas e o cronograma de atendimento das de‑mandas apresentadas.

Art. 9o Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. Brasília, 11 de julho de 2002; 181o da Independência e

114o da República.FERNANDO HENRIQUE CARDOSO

Silvano Gianni”

O Padrão Ofício Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela

finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga o que chamamos de padrão ofício. As peculiarida-des de cada um serão tratadas adiante; por ora busquemos as suas semelhanças.

Partes do documento no Padrão Ofício O aviso, o ofício e o memorando devem conter as seguintes

partes:

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Didatismo e Conhecimento 49

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão

que o expede: Exemplos:Mem. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. 123/2002-MME b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinha-

mento à direita: Exemplo:Brasília, 15 de março de 1991. c) assunto: resumo do teor do documento Exemplos: Assunto: Produtividade do órgão em 2002. Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores. d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é diri-

gida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço.

e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:

– introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evi-te o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre‑me informar que”, empregue a forma direta;

– desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;

– conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresen-tada a posição recomendada sobre o assunto.

Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos ca-sos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtí-tulos.

Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:

– introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comu-nicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula:

“Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, en‑caminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.”

ou“Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia

do telegrama no 12, de 1o de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.”

– desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, pode-rá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento.

f) fecho (v. 2.2. Fechos para Comunicações); g) assinatura do autor da comunicação; e h) identificação do signatário (v. 2.3. Identificação do Sig‑

natário).

Forma de diagramação Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte

forma de apresentação: a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo

12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé; b) para símbolos não existentes na fonte Times New Ro‑

man poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings; c) é obrigatória constar a partir da segunda página o número

da página; d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser im-

pressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens es-querda e direta terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);

e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de dis-tância da margem esquerda;

f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mí-nimo, 3,0 cm de largura;

g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm; h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de

6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco;

i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;

j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;

l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A‑4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;

m) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arqui-vo Rich Text nos documentos de texto;

n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou apro-veitamento de trechos para casos análogos;

o) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:

tipo do documento + número do documento + palavras‑cha‑ves do conteúdo

Ex.: “Of. 123 ‑ relatório produtividade ano 2002”

ARQUIVO

Em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos cria-dos ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a exe-cução de suas atividades. Os documentos preservados pelo arqui-vo podem ser de vários tipos e em vários suportes. As entidades mantenedoras de arquivos podem ser públicas (Federal, Estadual Distrital, Municipal), institucionais, comerciais e pessoais.

No Brasil, a política de arquivos públicos e privados é geren-ciada pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão ligado ao Arquivo Nacional.

Finalidade• Servir a administração: Fornecem informações e docu-

mentos necessários ao desenvolvimento das atividades, facilitam o acesso aos documentos, preservam a documentação da empresa, possibilitam o controle da produção de documentos e colocam à disposição dos usuários documentos que fornecem informações de caráter probatório ou simplesmente informativo.

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Didatismo e Conhecimento 50

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos• Servir à História: Fornecem informações e/ou docu-

mentos para reconstituir ou escrever a história política, social ou econômica de uma nação. Também servem de memória de uma empresa e constituem uma importante fonte de pesquisa.

Funções do Arquivo• Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na

empresa;• Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua

preservação ou eliminação;• Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenien-

tes dos diversos órgãos da empresa;• Arquivar os documentos, visando a preservação da infor-

mação;• Conservar e assegurar a integridade dos documentos,

evitando danos que possam ocasionar a sua perda;• Executar as funções específicas conforme a organização

e administração da instituição.

Declaração: é mais um gênero textual que comumente circun-da em nosso cotidiano. Sua finalidade restringe-se à veracidade prestada por alguma informação a fim de que se possa comprovar algo.

Procuração: é um instrumento formal e legal através do qual uma pessoa autoriza outra a agir em seu nome, ou seja, é uma formalidade jurídica que possibilita a outorga de poderes de uma pessoa (outorgante) à outra (outorgado). Por exemplo, a outorga de poderes para o uso de conta bancária, para a realização de matrícu-la universitária, para a realização de contratos, para se casar, para participação em assembleias condominiais, etc. É a formalidade mais usada para a realização de mandato (negócio celebrado exa-tamente quando alguém recebe poderes de outro para realizar atos no interesse deste).

PROTOCOLO: GERENCIAMENTOS DE UNIDADES PROTOCOLADORAS: CADAS-TRO ÚNICO DE UNIDADES PROTOCOLA-

DORAS, CADASTRAMENTO, CANCELA-MENTO DE CADASTRO, REATIVAÇÃO DE

CADASTRO, NUMERAÇÃO ÚNICA DE PRO-TOCOLO. ATIVIDADES DE PROTOCOLO: PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS, PADRO-

NIZAÇÃO DA ESTRUTURA DOCUMENTAL, ANEXAÇÃO DE DOCUMENTOS A DOCU-MENTOS, TRAMITAÇÃO DE DOCUMEN-

TOS E PROCESSOS, RECEPÇÃO DE DOCU-MENTOS E PROCESSOS, DISTRIBUIÇÃO

INTERNA, EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS, ARQUIVAMENTO DE DO-

CUMENTOS E PROCESSOS, DESARQUIVA-MENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS, VISTA E CÓPIA DE DOCUMENTOS E PRO-

CESSOS.

PROTOCOLO:

É conhecimento da grande maioria que os arquivos possuem hoje uma notoriedade muito melhor do que já se viu há algum tempo. Contudo, esse reconhecimento ainda não é o desejado. Para que os arquivos alcancem um nível de importância ainda maior, é necessário que sejam geridos da forma correta, a fim de evitar o acúmulo de massas documentais desnecessárias, de agilizarem ações dentro de uma instituição, enfim, que cumpram a sua função, seja desde o valor probatório até o cultural.

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedi-mentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, vi-sando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.

Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores en-carregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio nú-mero de registro dado ao documento; Livro de registro de docu-mentos recebidos e/ou expedidos.

É de conhecimento comum o grande avanço que a humanida-de teve nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se as áreas que vão desde a política até a tecnológica. Tais avanços contribuí-ram para o aumento da produção de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas pessoas a importância dos arqui-vos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de conheci-mento, a acumulação de massas documentais desnecessárias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabi-lizar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de um sistema de protocolo.

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Didatismo e Conhecimento 51

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosÉ sabido que durante a sua tramitação, os arquivos correntes

podem exercer funções de protocolo (recebimento, registro, dis-tribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a de-nominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o docu-mento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema de base de da-dos, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada.

Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importância, mas que na maioria das ve-zes é feito de forma errônea). Dentre as recomendações de recebi-mento e registro, destaca-se:

Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários.

Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário Para isto, recomenda-se:

Separar as correspondências de caráter ostensivo das de cará-ter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respecti-vos destinatários;

Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensi-vo por meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, se existirem;

Classificar o documento de acordo com o método da institui-ção; carimbando-o em seguida;

Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao proto-colo.

Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a se-gunda via da ficha ao documento;

Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo;

Arquivar as fichas de protocolo.

A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da for-ma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente en-contravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.

Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos de-vem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou reco-lhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação

do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais con-fiável, o destino do documento. Dentre as recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se:

Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;

Separar as cópias, expedindo o original;Encaminhar as cópias ao Arquivo.É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem

como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias do-cumentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de ro-tinas em cada instituição.

CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO.

Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do século XIX, talvez nada a tenha re-volucionado tanto quanto concepção teórica e os desdobramentos práticos da gestão ou a administração de documentos estabeleci-dos após a Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controvérsias e ainda restrito, como experiência, a poucos países.

Segundo o historiador norte americano Lawrence Burnet, a gestão de documentos é uma operação arquivística “o processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa”.

Por outro lado, alguns concebem a gestão de documentos como a aplicação da administração científica com fins de eficiên-cia e economia, sendo os benefícios para os futuros pesquisadores considerados apenas meros subprodutos. Situando-se entre esses dois extremos, a legislação norte americana estabelece a seguinte definição:

O planejamento, o controle, a direção, a organização, a capa‑citação, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas com a criação de documentos, sua manutenção, uso e eliminação, incluindo o manejo de correspondência, formulários, diretrizes, informes, documentos informáticos, microformas, recuperação de informação, fichários, correios, documentos vitais, equipamentos e materiais, máquinas reprográficas, técnicas de automação e ela‑boração de dados, preservação e centros de arquivamento inter‑mediários ou outras instalações para armazenagem.

Sob tal perspectiva, a gestão cobre todo o ciclo de existência dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou reco-lhidos para arquivamento permanente, ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária.

De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, do Conselho Internacional de Arquivos, a gestão de documentos diz respeito a uma área da administração geral relacionada com a busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final dos mesmos.

Por meio do Ramp/PGI, a Unesco procurou também abordar o tema conforme trabalho de James Rhoads. A função da gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação, segundo o qual um programa geral de gestão de documentos, para alcançar economia e eficácia, envolve as seguintes fases:

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Didatismo e Conhecimento 52

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosProdução: concepção e gestão de formulários, preparação e

gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomen-to de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos;

Utilização e conservação: criação e melhoramento dos siste-mas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e te-lecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, aná-lise de sistemas, produção e manutenção de programas de docu-mentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos;

Destinação: a identificação e descrição das séries documen-tais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhi-mento dos documentos de valor permanente às instituições arqui-vísticas.

O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas ar-quivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivísticos é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.

No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encon-tram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierar-quia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.

A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações.

a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as re-ferências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.

b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código corres-pondente ao assunto de que trata o documento.

ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO

1. Receber o documento para classificação; 2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s)

secundário(s) de. Acordo com seu conteúdo; 3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de do-

cumentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário; 4. Anotar o código na primeira folha do documento; 5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos se-

cundários.

A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivísticos, na medida em que define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destina-dos aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade.

Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avaliação de documentos no serviço público datam do final do século pas-sado, em países da Europa, nos Estados Unidos e no Canadá. No Brasil, a preocupação com a avaliação de documentos públicos não é recente, mas o primeiro passo para sua regulamentação ocorreu efetivamente com a lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que em seu artigo 9º dispõe que “a eliminação de documen-tos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização de instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência”.

O Arquivo Nacional publicou em 1985 manual técnico sob o título Orientação para avaliação e arquivamento intermediário em arquivos públicos, do qual constam diretrizes gerais para a realização da avaliação e para a elaboração de tabelas de tempo-ralidade. Em 1986, iniciaram-se as primeiras atividades de ava-liação dos acervos de caráter intermediário sob a guarda da então Divisão de Pré Arquivo do Arquivo Nacional, desta vez com a preocupação de estabelecer prazos de guarda com vista à elimi-nação e, consequentemente, à redução do volume documental e racionalização do espaço físico.

A metodologia adotada à época envolveu pesquisas na le-gislação que regula a prescrição de documentos administrativos, e entrevistas com historiadores e servidores responsáveis pela execução das atividades nos órgãos públicos, que forneceram as informações relativas aos valores primário e secundário dos docu-mentos, isto é, ao seu potencial de uso para fins administrativos e de pesquisa, respectivamente. Concluídos os trabalhos, ainda que restrito à documentação já depositada no arquivo intermediário do Arquivo Nacional foi constituída, em 1993, uma Comissão Inter-na de Avaliação que referendou os prazos de guarda e destinação propostos.

Com o objetivo de elaborar uma tabela de temporalidade para documentos da então Secretaria de Planejamento, Orçamento e Coordenação (SEPLAN), foi criado, em 1993, um grupo de tra-balho composto por técnicos do Arquivo Nacional e daquela se-cretaria, cujos resultados, relativos as atividades-meio, serviriam de subsídio ao estabelecimento de prazos de guarda e destinação para os documentos da administração pública federal. A tabela, elaborada com base nas experiências já desenvolvidas pelos dois órgãos, foi encaminhada, em 1994, à Direção Geral do Arquivo Nacional para aprovação.

Com a instalação do Conselho Nacional de Arquivos (Co-narq), em novembro de 1994, foi criada, dentre outras, a Câmara Técnica de Avaliação de Documentos (Ctad) para dar suporte às atividades do conselho. Sua primeira tarefa foi analisar e discutir a tabela de temporalidade elaborada pelo grupo de trabalho Ar-quivo Nacional/SEPLAN, com o objetivo de torná-la aplicável também aos documentos produzidos pelos órgãos públicos nas esferas estadual e municipal, servindo como orientação a todos os órgãos participantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).

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Didatismo e Conhecimento 53

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosO modelo ora apresentado constitui-se em instrumento bá-

sico para elaboração de tabelas referentes as atividades-meio do serviço público, podendo ser adaptado de acordo com os conjuntos documentais produzidos e recebidos. Vale ressaltar que a aplicação da tabela deverá estar condicionada à aprovação por instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.

A tabela de temporalidade deverá contemplar as atividades meio e atividades-fim de cada órgão público. Desta forma, caberá aos mesmos definir a temporalidade e destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas, complementando a tabela básica. Posteriormente, esta deverá ser encaminhada à instituição arquivística pública para aprovação e divulgação, por meio de ato legal que lhe confira legitimidade.

A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o aces-so à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura bási-ca deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediá-ria, a destinação final – eliminação ou guarda permanente –, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.

Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização do instrumento:

1. Assunto: Neste campo são apresentados os conjuntos do-cumentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela insti-tuição. Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da in-formação, foram empregadas funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um código de classificação, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos.

Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localização na tabela.

2. Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administra-ção que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Ex-cepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma ação concreta que deverá necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na definição da ação – exemplos: até aprovação das contas; até ho-mologação da aposentadoria; e até quitação da dívida. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua perma-nência junto às unidades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à administração, porém com menor frequência de uso, podendo ser transferido para depósito em outro local, embora à disposição desta.

A realidade arquivística no Brasil aponta para variadas for-mas de concentração dos arquivos, seja ao nível da administra-ção (fases corrente e intermediária), seja no âmbito dos arquivos públicos (permanentes ou históricos). Assim, a distribuição dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária foi definida a partir das seguintes variáveis:

I – Órgãos que possuem arquivo central e contam com servi-ços de arquivamento intermediário:

Para os órgãos federais, estaduais e municipais que se enqua-dram nesta variável, há necessidade de redistribuição dos prazos, considerando-se as características de cada fase, desde que o prazo total de guarda não seja alterado, de forma a contemplar os seguin-tes setores arquivísticos:

- arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade organizacional);

- arquivo central (fase intermediária I, que corresponde ao se-tor de arquivo geral/central da instituição);

- arquivo intermediário (fase intermediária II, que correspon-de ao depósito de arquivamento intermediário, geralmente subor-dinado à instituição arquivística pública nas esferas federal, esta-dual e municipal).

II – Órgãos que possuem arquivo central e não contam com serviços de arquivamento intermediário: Nos órgãos situados nes-ta variável, as unidades organizacionais são responsáveis pelo ar-quivamento corrente e o arquivo central funciona como arquivo intermediário, obedecendo aos prazos previstos para esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente.

III – Órgãos que não possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário: Nesta variável, as unida-des organizacionais também funcionam como arquivo corrente, transferindo os documentos – depois de cessado o prazo previsto para esta fase – para o arquivo intermediário, que promoverá o recolhimento ao arquivo permanente.

IV – Órgãos que não possuem arquivo central nem contam com serviços de arquivamento intermediário:

Quanto aos órgãos situados nesta variável, as unidades orga-nizacionais são igualmente responsáveis pelo arquivamento cor-rente, ficando a guarda intermediária a cargo das mesmas ou do arquivo público, o qual deverá assumir tais funções.

3. Destinação final: Neste campo é registrada a destinação estabelecida que possa ser a eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documen-to são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa.

A guarda permanente será sempre nas instituições arquivísti-cas públicas (Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsáveis pela preservação dos documentos e pelo acesso às informações neles contidas. Outras instituições poderão manter seus arquivos permanentes, seguindo orientação técnica dos arquivos públicos, garantindo o intercâm-bio de informações sobre os respectivos acervos.

4. Observações: Neste campo são registradas informações complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do supor-te da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.

A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de se perpetuar, teve sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pen-samento, para legá-los às gerações futuras.

Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais simples, guardar é arquivar.

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Didatismo e Conhecimento 54

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosPor muito tempo reinou uma completa confusão sobre o ver-

dadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo. Indiscutivelmente, por anos e anos, estas instituições tiveram mais ou menos o mesmo objetivo. Eram elas depósitos de tudo o que se produzira a mente humana, isto é, do resultado do trabalho intelectual e espiritual do homem.

O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetição desnecessárias de experiências, diminui a duplicidade de documentos, revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados obtidos. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador a tomada de decisões.

Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos são:

Método alfabético: É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo ima-ginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execu-ção do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documen-to desejado, pois a consulta é direta.

Método numérico simples: Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo. Para o bom êxito deste método, devemos organizar dois índices em fichas; numas fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro são ar-quivadas numericamente, de acordo com o numero que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este último índice pode ser considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, gra-ças a ele, sabemos qual é o ultimo numero preenchido e assim destinaremos o numero seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado.

Método alfabético numérico: Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que procurou reunir as vantagens dos métodos alfabéticos simples e numérico simples, tendo alcançado seu ob-jetivo, pois desta combinação resultou um método que apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de nume-ralfa e alfanumérico.

Método geográfico: Este método é muito aconselhável quando desejamos ordenar a documentação de acordo com a divisão geo-gráfica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municí-pios etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem.

Método específico ou por assunto: Indiscutivelmente o méto-do especifico, representado por palavras dispostas alfabeticamen-te, é um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, con-sistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto. Temos o vocabulário todo da língua à nossa disposição e justa-mente o fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a seleção acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do arquivista, nesta seleção.

Método decimal: Este método foi inspirado no Sistema De-cimal de Melvil Dewey. Dewey organizou um sistema de classi-ficação para bibliotecas, muito interessante, o qual conseguiu um grande sucesso; fora publicado em 1876.

Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as quais, por sua vez, se subdividiram em outras dez, e assim por diante, sendo infinita essa possibilidade de subdivisão, graças à sua base decimal.

Método simplificado: Este a rigor não deveria ser considerado propriamente um método, pois, na realidade, nada mais é do que a utilização de vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir num só móvel as vantagens de todos eles.

Tipologia

Tipologia documental é a denominação que se dá quando reu-nimos determinada espécie à função ou atividade que o documen-to irá exercer. Ex.: Declaração de Imposto de Renda, Certidão de nascimento.

Exemplo: Espécie e Tipologia documental

Espécie Tipologia Contrato Contrato de locaçãoAlvará Alvará de funcionamentoCertidão Certidão de nascimento

A fase de identificação pressupõe o reconhecimento de ele-mentos que caracterizam os documentos, seja em fase de produção ou de acumulação nos arquivos, em instrumentos de coleta de da-dos. É uma fase que busca o conhecimento dos procedimentos e rotinas de produção de documentos no órgão, cujo resultado final é a definição das séries documentais.

O estudo do contexto de produção das tipologias identificadas pressupõe o levantamento de elementos, que versem a sua criação, estrutura e desenvolvimento do órgão, sendo esta a primeira tarefa da identificação. A segunda é a identificação do tipo documental, a qual está baseada no método diplomático, que é utilizado para ex-trair e registrar os elementos constitutivos do documento, visando entender e conhecer o seu processo de criação. O registro desses elementos nessa fase é imprescindível para a análise realizada na fase da avaliação, função arquivística, que tem por finalidade atri-buir valores para os documentos, definindo prazos para sua guarda, objetivando e racionalização dos arquivos como meio de propor-cionar a eficiência administrativa.

Neste sentido, a fase de identificação assume um papel rele-vante no processo de continuidade do fazer arquivísticos, forne-cendo dados, que serão utilizados no processo da avaliação.

O histórico da identificação inicia-se nas primeiras Jornadas de Identificação e Avaliação de Fundos Documentais das Admi-nistrações Públicas, realizadas em 1991, em Madrid na Espanha, na qual a identificação foi reconhecida como uma fase da metodo-logia arquivística.

Este reconhecimento definiu qual é o momento arquivístico para o desenvolvimento desta fase e como aplicar esta metodolo-gia. A identificação passa a ser considerada como a primeira fase do trabalho arquivístico, e o seu corpo metodológico se divide em três etapas: “identificação do órgão produtor, identificação do ele-mento funcional e a identificação do tipo documental”.

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Didatismo e Conhecimento 55

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços AdministrativosNo Brasil, o Arquivo Nacional a partir de 1981, implantou

o Programa de Modernização Institucional-Administrativa, o qual era constituído de vários projetos, sendo que um deles previa a identificação e controle dos conjuntos documentais recolhidos. A atividade da identificação adquiriu uma importância maior e foi definida como uma das metas no tratamento dos conjuntos

Com o término desses trabalhos, foi publicado o manual de procedimentos para a identificação de documentos em arquivos públicos e o manual de levantamento da produção documental em 1985 e 1986, respectivamente.

Naquele momento, a metodologia da identificação apresenta-va um enfoque para o tratamento de massas documentais acumu-ladas nos arquivos, e a discussão proposta pelo Arquivo Nacional não chegou ao nível da identificação da tipologia documental, ou seja, passou longe da discussão sobre as características do docu-mento, focando apenas o nível do fundo.

Atualmente, a metodologia de identificação tipológica é reali-zada no tratamento documental, porém, é parcialmente reconheci-da na área. Mesmo estando presente na literatura, há uma variação na designação do termo, este é encontrado como: tarefa, levanta-mento de dados, diagnóstico de problemas documentais, análise de produção, análise dos documentos, análise do fluxo documental; do órgão produtor ou da instituição produtora; estudo da estrutura organizacional, entre outros.

A “fase do tratamento arquivístico consiste na investigação e sistematização das categorias administrativas em que se sustenta à estrutura de um fundo”. É considerada a primeira fase da me-todologia arquivística, por apresentar um caráter intelectual e in-vestigativo, o qual visa o reconhecimento do órgão produtor e das tipologias documentais existentes, cujo objetivo final é a definição das séries que se configuram como conjuntos de tipos documentais que tem produção seriada. São nas séries que encontramos a iden-tidade do órgão produtor, as funções, as competências e a definição do tipo documental.

Diante da escassa literatura e da ausência de estudos sobre essa fase metodológica no campo da arquivística, os dicionários publicados no país refletem tal problema.

Vale ressaltar que o Dicionário de Terminologia Arquivísti-ca publicado pela Associação de Arquivistas Brasileiros em 1996, não apresenta o termo. Entretanto, o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística publicado pelo Arquivo Nacional, em 2005, faz referência e define a identificação como um “processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos, com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual”.

Definição esta voltada para os arquivos enquanto fundos, mas que pelo menos registra o conceito, sendo uma abertura para o co-nhecimento da identificação como parte da metodologia, primeira referência à história do conceito da identificação no Brasil.

Com base na proposta metodológica da fase de identificação de Martín-Palomino Benito e Torre Merino, que contemplam a identificação do órgão produtor, enquanto fundo e o tipo docu-mental em seu menor nível, são definidos três momentos para a realização deste procedimento metodológico:

1) Identificação do órgão produtor;2) Identificação do elemento funcional e3) Identificação do tipo documental

Para os autores a fase de identificação, deve se iniciar pela identificação do órgão produtor, sendo seguida pela identificação do elemento funcional. Entretanto, serão associadas em uma mes-ma etapa e/ou procedimento, pois são tarefas afins, as quais se complementam em um mesmo estudo, e são realizadas a partir de entrevistas e/ou aplicação de questionário, pelo estudo da legisla-ção, com especial atenção aos itens que tratam das funções e com-petências, razão pela qual não há necessidade de separá-las neste estudo. Nesta perspectiva, podemos afirmar que a fase da identi-ficação se constitui de dois momentos, e não três: a identificação do órgão produtor, considerando os elementos funcionais que o caracterizam internamente, e a identificação do tipo documental.

Na fase de identificação, a primeira etapa será o levantamen-to do contexto de produção, que versa sobre o elemento orgânico e o órgão produtor da documentação gerada como consequência do exercício de suas funções. Dessa forma, compreende-se como órgão produtor toda instituição, empresa e/ou organização de pe-queno, médio ou grande porte que exerce atividades e tem como reflexo dessas, a produção de documentos, com o fim de atingir seus objetivos sociais, comerciais e/ou governamentais. Portanto, é quem cria o conjunto documental. Então, como fazer essa identi-ficação e quais os procedimentos que devem ser realizados?

Identificar o contexto de produção é conhecer toda vida do órgão, significa investigar a história administrativa, sua origem, seu funcionamento, a hierarquia de competências e funções de-sempenhadas. Isso possibilita encontrar as falhas do órgão, que serão analisadas para se chegar a possíveis soluções e para gerar eficiência no desenvolvimento das metodologias arquivísticas a serem aplicadas.

Martín-Palomino Benito e Torre Merino demonstram um es-tudo sistematizado, que versa sobre: órgão produtor, organogra-mas e legislação. Neste estudo os autores apresentam vários ele-mentos, para a elaboração do índice do órgão produtor. Conforme os autores, se deve diagnosticar o nome, a origem, as datas e textos normativos que indiquem mudanças na estrutura do órgão, as su-bordinações a outros órgãos e os documentos mais produzidos.

No repertório de organograma, o arquivista deverá partir dos dados coletados, que propiciem análises, principalmente, das di-versas estruturas que o órgão apresenta. Já no índice legislativo serão produzidas fichas, com informações sobre a legislação que afeta o órgão, definindo sua data de aprovação e publicação resu-mo da norma.

Nota-se que os procedimentos adotados para esta identifica-ção estarão baseados em coletas de dados. Subentende-se por co-leta de dados e informações “o registro sistemático do conjunto de elementos que se associa ao comportamento de um fenômeno, de um sistema ou de um conjunto desses dois” e para diagnosticar tais conjuntos, existem três técnicas: a entrevista, o questionário e a observação pessoal ou direta, que se elaboradas e aplicadas de forma imperfeita comprometerá o planejamento final.

A Tipologia também cuida da reunião de documentos de for-ma automatizada. Também cabe ao seu âmbito a preservação, con-servação e restauração de documentos.

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Didatismo e Conhecimento 56

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos

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Didatismo e Conhecimento 57

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Didatismo e Conhecimento 58

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos

ANOTAÇÕES

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Didatismo e Conhecimento 59

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos

ANOTAÇÕES

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Didatismo e Conhecimento 60

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos

ANOTAÇÕES

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Didatismo e Conhecimento 61

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos

ANOTAÇÕES

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Didatismo e Conhecimento 62

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS\ Oficial de Serviços Administrativos

ANOTAÇÕES

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