Consultoria em Gestão Eletrônica de Documentos e Processos

Janeiro / 2012.

 Easy Doc ® Soluções Integradas Ltda Em 2011, a Easy Doc® comemorou 6 anos no mercado. Uma trajetória de muito sucesso marcada pela excelência de seu trabalho e pelo respeito aos padrões éticos, valores e condutas que valorizam o ser humano e a vida. Criada com o objetivo de atender a crescente demanda por controle de processos e documentos, presta serviços de BPO e é revenda dos scanners Fujitsu, principal fabricante de scanners para documentos. A Easy Doc® rapidamente firmou sua marca no mercado tornando-se sinônimo de confiança e qualidade. Sempre orientada pela tecnologia e evoluindo junto ao mercado, a Easy Doc® acompanhou o desenvolvimento das necessidades dos escritórios modernos e passou a desenvolver soluções de ponta.  MissãoSatisfazer as necessidades de nossos clientes, oferecendo soluções completas que desenvolvam continuamente alto valor agregado aos processos de negócio.  Visão Ser uma empresa atuante e sólida, que opere com foco no cliente e com o máximo de qualidade, eficiência e confiabilidade, mantendo sempre a ética e a constância de propósitos. FocoA Easy Doc® é uma empresa 100% focada em oferecer produtos e serviços ligados às tecnologias de Processos e Documentos, com forte ênfase na inovação do processo de implantação junto ao mercado. Suas soluções foram concebidas baseadas em demandas reais recebidas de nossos clientes e a experiência adquirida por cerca de 11 anos em soluções de impressão/cópia de documentos, gestão empresarial, ERP`s e RH. 

Consultoria em Gestão Eletrônica de Documentos e Processos

Janeiro / 2012.

PORTFÓLIO DE SOLUÇÕES

Solução

O Easy Doc Suíte é uma ferramenta que agrega um conjunto de conceitos voltados ao gerenciamento de documentos e processos de forma digital. Seu principal objetivo é fornecer segurança, organização e acessibilidade em um ambiente integrado e corporativo para as questões envolvendo digitalização, armazenamento, localização, controle de fluxo e recuperação de documentos no meio eletrônico.

Easy Doc SUITE

• Gerenciamento de Conteúdo – GED• Controle de Fluxos de Documentos – Workflow• Formulários Eletrônicos• Certificação Digital• Biometria• FTP Collector• Relatórios Gerenciais

Easy Doc SUITE

Módulos

WORKFLOW – GESTÃO E AUTOMAÇÃO DE PROCESSOSOtimização no fluxo de informações e documentos, incluindo formato gráfico, através do ambiente web, com segurança e integração corporativa. Integra eventos manuais com eventos automatizados da empresa, permitindo a rastreabilidade e posterior medição de cada processo, etapa e colaborador envolvido.

FORMULÁRIOS ELETRÔNICOSDefinição de templates ( padrões ) de documentos, criação automática dos mesmos, substituindo partes variáveis de forma automática, além de integrar a aplicação web com a edição do documento na estação do usuário.

BIOMETRIACom a tecnologia da biometria + workflow é possível identificar e autenticar as ações realizadas no sistema com total segurança, além de poder criar aplicações que necessitam de validação biométrica moldadas às necessidades do cliente.

OCR / BARCODEReconhecimento de caracteres através de imagem baseados nas tecnologias de OCR ou Código de Barras, identificando padrões de informações através de regras de negócio e integração com as bases de dados .

GED – GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOSGerenciamento Eletrônico de Documentos. Representa o ciclo de vida do documento desde a sua criação ou captura inteligente até sua disponibilidade final para consulta on-line do usuário, em ambiente web, com segurança e integração corporativa.

CERTIFICAÇÃO DIGITALTecnologia que permite a criação ou assinatura de documentos eprocessos, dentro do padrão legal brasileiro ( ICP-Brasil ), através da assinatura digital de uma pessoa física ou jurídica, eliminando O papel, reduzindo custos, e aumentando a eficiência da operação.

DIGITALIZAÇÃO DISTRIBUÍDAFTPCollector – Digitalização inteligente sobre o painel de multi-funcionais, permitindo uma pré-Indexação e posterior captura automatizada do documento.

ANÁLISE GERENCIAL Ferramenta de EIS ( Executive Information System ), que forneceum ambiente flexível para geração de gráficos e relatórios, além deferramenta de medição on-line de indicadores dos processos daempresa.

Arquitetura

Visão Geral do Sistema (Arquitetura de Componentes)

Gerenciamento de Conteúdo – GED

Gerenciamento de qualquer Tipo de Processo, Tipo de Documento, armazenando qualquer tipo de extensão como: Word, Excel, Power Point, Cad, jpg, pdf, tiff, e-mail, voz e vídeo.

Através deste módulo, serão digitalizados e ficarão armazenados em banco de dados todos os documentos do processo, proporcionando organização,  conformidade,  agilidade,  e  segurança , ambientes client e web, incluindo funcionalidades como criação, digitalização, localização, download, upload, digitalização profissional, indexação, workflow e integração com Sistemas de Gestão (ERP).

Eficiente ferramenta para Controle de Processos de (qualquer natureza) como: Jurídicos, RH, Processo de Compra, entre outros.

OCR (indexação automática)

• Com o módulo de captura por OCR e CÓDIGO DE BARRAS, o Easy Doc é capaz de identificar e diferenciar em um grande lote de imagens digitalizadas quais são os tipos de documentos, e ainda mais, indexar o documento com os dados ocerizados. É um módulo de apoio à indexação que traz acima de tudo rapidez e auxílio no processo de disponibilização das imagens no GED.

WorkflowEste módulo fornece suporte total a processos como elaboração,  revisão,  cancelamento,  distribuição,  cópia  controlada,  controle  de  versões  e conformidades.Operações como a colaboração entre as pessoas, a verificação dos prazos de vencimento e a distribuição dos documentos serão controladas através do Workflow embutido no produto. Além disso, poderão ser emitidos alertas e avisos de novas tarefas através da própria interface do Easy Doc ou através de e-mail para os responsáveis. Os fluxos podem ser adequados aos padrões da empresa, garantindo aderência total.Será possível ainda estabelecer ações e avisos de contingências, caso tarefas não sejam executadas nos tempos previstos ou determinadas situações ocorram.Todas as atividades realizadas através do produto são auditadas, permitindo que, a qualquer momento, sejam verificadas pendências, atrasos, tempos de resposta, e o histórico dos fluxos e das comunicações geradas na colaboração.

Visualização Gráfica do FLuxoComentários sobre a etapa 

Botões de Ações

Workflow

• Consultoria;

• Suporte total à empresa em processos;

•Os fluxos podem ser adequados aos padrões da empresa, garantindo aderência total;

• Automação de tarefas;

• Economia de tempo;

• Integração de tecnologias;

• Rastreabilidade;

• Regras, condições e segurança;

• Envio de emails automáticos;

Exemplos de Aplicações (Construções/Obras)

DIÁRIO DE OBRASWorkflow de acompanhamento da obra, envolvendo a análise de não-conformidades e gestão documental.

Aplicações

Processo de Compras

Aplicações

Certificação Digital

Utilizando os recursos da Certificação Digital, é possível criar documentos e processos digitais originais e autênticos, além de digitalizar acervos de documentos, liberando espaço físico. Além disso, é possível assinar e distribuir digitalmente novos documentos e processos, eliminando custos com papel.

FTPCollector

• Inteligência da solução consistindo em ferramenta que captura arquivos em ambiente windows com armazenamento automático em banco de dados;

• Coleta automática de documentos gerados pelo ERP e demais sistemas com armazenamento no Easy Doc.

Solução para Digitalização Distribuída ou Busca Automática de ArquivosExemplos: Captura de XML, Captura de Backup’s, E-mail’s, etc.

Digitalização Distribuída

• Através da interface web é possível interligar todas as filiais, para que a documentação gire em torno de um fluxo de trabalho.

• É possível ainda a migração manual ou automática de bases de produção descentralizadas para base de dados central.

Formulários Eletrônicos

• Os Formulários Eletrônicos possibilitam a rápida criação ou modificação de telas que complementam os sistemas de gestão, sem a necessidade de desenvolvimento técnico.

• Informações complementares podem ser trazidas para a tela e consistências podem ser feitas a partir de dados de outras aplicações no banco de dados

Análise Gerencial

•Definição de relatórios e gráficos pré-definidos e disponibilização de ambiente para geração pelo próprio usuário;

•Ferramenta de Monitoração On-Line de Indicadores de processos ( painel de monitoração e avisos de processos ).

EIS – Executive Information System Monitoração On-Line de Processos

SEGMENTOS ATENDIDOS

Aplicações Diversas

ENGENHARIA

COMERCIAL

QUALIDADE

JURÍDICO

RH

ANÁLISE DE CRÉDITO

HELP-DESK LOGÍSTICA e TRANSPORTE

FISCAL

FINANCEIRO

Funcionalidades detalhadas do Produto

Funcionalidades do Produto

• Configuração de aplicativos, ícones e seus múltiplos caminhos de rede por extensão de arquivo;

• Configuração de aplicativo de impressão por aplicativo;

• Configuração de tipos de documentos e suas propriedades (campos), automaticamente via comando SQL;

• Definição de campos chave (informados) e descritores (obtidos automaticamente) via comando SQL;

• Definição de tipos de documentos processos, tipos que englobam tipos de documentos filhos;

• Configuração de numeradores e sua geração automática em propriedades de tipos de documentos;

• Configuração de cargas de arquivos texto e a associação de suas linhas e posições com propriedades e pastas de

arquivamento;

• Configuração de tamanhos mínimos de páginas digitalizadas;

• Definição de intervalo de tempo para atualização de atividades de workflow;

• Cadastramento de domínios de valores, com suas opções, e sua associação com propriedades de tipos de documentos;

• Parametrização de níveis e operações de log desejados, por documentos, arquivos, propriedades, pastas, login/logout,

operações de localização e alterações de senhas;

• Rotina de atualização de palavras sobre dicionário OCR a partir de arquivo de vocabulários;

• Definição de atualização automática de OCR no arquivamento do documento ou rotina a ser executada em horário

posterior;

• Listagem de utilização do repositório, por cofres, pastas, tipos de documentos e extensões de arquivo;

1. Administração

2. Interface do Sistema

•Configuração de aplicativos, ícones e seus múltiplos caminhos de rede por extensão de arquivo ;

•Árvore hierárquica de cofres e pastas conforme privilégios e acessos do usuário ;

•Pasta virtual automática com atividades de workflow ;

•Pasta virtual automática com documentos localizados por pesquisa ;

•Montagem dinâmica de nomes de documentos, seus ícones representativos e demais informações ;

•Ajuste automático de layout para propriedades do tipo de documento selecionado ;

•Ajuste automático de layout para opções de decisões de workflow e chamadas de aplicativos contextuais ;

•Possibilidade de marcação de documentos da tela e sua impressão e envio de email em lotes marcados ;

Funcionalidades do Produto

3. Operações

• Permite armazenar qualquer tipo de documento (imagens digitalizadas, MS Word, MS Excel, MS Power Point, Auto Cad,

PDF, TXT, etc) ;

• Permite armazenar qualquer documento em banco de dados até o limite máximo permitido no banco de dados ;

• Capacidade de gerenciamento próprio do scanner, transferindo as digitalizações diretamente para o banco de dados,

evitando a necessidade de softwares externos para fazer digitalizações ;

• Criação de novos cofres e pastas, conforme os privilégios do usuário ;

• Criação de novo documento, a partir de template ;

• Substituição automática de bookmarks para documentos word pelas propriedades informadas no documento ;

• Cópia de documentos de seu local origem para pasta destino definida ;

• Criação de nova versão de documento a partir da sua última versão ;

• Localização de documentos por tipo de documentos em que o usuário possua acesso ;

• Por propriedades definidas para pesquisa ;

• Diferenciando ou não maiúsculas / minúsculas, caracteres coringas e somente a última versão ;

• Por conteúdo ( pesquisa textual baseado em OCR prévio gerado no dicionário);

• Conteúdos combinados nos critérios “AND’ e ‘OR’;

• Por características de arquivos ( mesmos critérios oferecidos pelo windows) ;

Funcionalidades do Produto

3. Operações (cont.)

• Visualização automática de documentos ;

• Visualizador próprio multi-page para imagens ;

• Visualização de 1, 2 ou 4 páginas simultâneas ;

• Reordenação de páginas para frente ou trás ;

• Recatalogação de páginas para outros tipos de documentos ;

• Edição da imagem selecionada ;

• Impressão total ou de intervalos definidos de páginas ;

• Função OCR para visualização na tela do texto reconhecido ;

• Redigitalização do documento inteiro ;

• Inserção de novas páginas via digitalização em determinado ponto do documento ;

• Redigitalização da página selecionada ;

• Eliminação de página selecionada ;

• Navegação para página próxima, anterior, primeira ou última ;

• Rotação 90% para direita e esquerda, e rotação 180% ;

• Zoom + e zoom - ;

• Chamada de visualizadores externos conforme o tipo de documento ;

Funcionalidades do Produto

3. Operações (cont.)

• Edição externa de documentos conforme o tipo de documento ;

• Atualização automática no banco de dados em caso de modificação na edição ;

• Eliminação de processos de documentos, documentos ou páginas de documentos ;

• Vínculo entre documentos, marcando origem e destino ;

• Visualização na tela de documentos vinculados ao documento selecionado ;

• Exportação de processo de documento ou documento selecionado ;

• Um arquivo por documento ou um arquivo por página ;

• Arquivamento de arquivos ou pastas inteiras de documentos ;

• Selecionando o tipo de documento a ser criado e informando suas propriedades ;

• Visualização multi-page automática para imagens ;

• Desmenbramento automática de arquivos TIF / TIFF multi-page ;

• Digitalização de documentos ;

• Selecionando o tipo de documento a ser criado e informando suas propriedades ;

• Visualização multi-page automática ;

• Utilização de interfaces padrão TWAIN, informando todos os drivers instalados e permitindo a seleção ;

• Seleção de propriedades de digitalização do driver TWAIN selecioanado, como a qualidade desejada ;

Funcionalidades do Produto

3. Operações (cont.)

• Assinatura digital de documentos ;

• Detecção automática de certificados digitais no equipamento ou dispositivos externos como smart-card ;

• Processamento de qualquer tipo de arquivo imagem, word, excel ou PDF ;

• Transformação do conteúdo do documento com a assinatura digital e sua compactação ;

• Visualização de documentos assinados digitalmente ;

• Capacidade de gerar um protocolo de cópia controlada, dando suporte a ISO 9001 quando forem autorizadas

impressões documentos.

Funcionalidades do Produto

4. Segurança

Funcionalidades do Produto

• Cadastramento de perfis ( grupos ) de usuários, usuários e usuários por perfil ;

• Privilégios de acesso, inclusão, alteração ou exclusão por cofres, pastas, tipos de documentos e valores específicos de

domínios ;

• Integração com MS-AD ( Active Director ).

5. Workflow

• Permite a configuração de workflows através de parametrização em português, não exigindo que se façam customizações ou

alterações no seu código fonte ;

• Permite que usuários compartilhem comentários quando participarem de fluxos de workflow;

• Capaz de controlar suas próprias tabelas de feriados e finais de semana para o estabelecimento de prazos em dias úteis;

• Permite parametrizar acessos a outras bases de dados através de comandos SQL, que são executados a partir dos tipos

documentos envolvidos ;

• Configuração ad-hoc de diferentes fluxos de workflow por tipo de documento ;

• Definição de início automático de fluxo baseado na criação do documento ;

• Definição de início automático de fluxo baseado no vencimento de propriedades tipo data ;

• Visualização gráfica do fluxo parametrizado ou em execução ;

• Incluindo cores para atrasado, antecipado ou sem controle de prazo ;

• Incluindo a informação de usuários participantes e horários de participação ;

• Configuração das diferentes etapas por fluxo de workflow ;

• Definição de labels a serem utilizados na interface ;

• Definição de prazos em minutos, horas, dias e meses, dia útil ou não ;

• Definição de participantes da etapa em questão ;

• Usuário origem do fluxo, origem da etapa anterior, pré-definição de grupos ou usuários ou definição manual durante a

execução do fluxo ;

Funcionalidades do Produto

5. Workflow (cont.)

• Definição de e-mail automático para os participantes, possibilitando a substituição automática de propriedades dos

documentos dentro dos assuntos e textos pré-definidos ;

• Configuração das diferentes ações por etapa de fluxo de workflow ;

• Definição de label a ser informado;

• Política de conclusão da etapa ( 1 participante, todos os partticipantes, N participantes ) ;

• Nova etapa do fluxo indicado pela ação ;

• E-mail específicos com relação a ação tomada ( como os mesmos recursos de substituição de informações ) ;

• Definição de destinação avançada de etapa do fluxo conforme regras booleanas ;

• Regras booleanas baseadas em expressões lógicas envolvendo as propriedades do documento ;

• Ações manuais ou automáticas ( executadas por motor de workflow cuja regra tenha sido cumprida ) ;

• Configuração de contingências de fluxo de workflow ;

• A cada intervalo de tempo anterior ou posterior ao vencimento da atividade iniciar fluxo de workflow alternativo ou

simplesmente enviar e-mails de aviso ;

• Configuração de chamadas de aplicativos externos a cada etapa do fluxo ;

• Definição de montagem de linha de comando e passagem de parâmetros baseadas em constantes ou propriedades do

documento ;

• Definição de envio de e-mails por SMTP, Outlook Express ou Office Outlook ;

• Execução automática de ações de workflow baseada em regras booleanas sobre os metadados do documento através do

conceito de “motor de workflow”.

Funcionalidades do Produto

6. Formulários Eletrônicos / Integrado ao MS OFFICE

• Permite a criação e identificação de documentos de texto “templates” para cada situação de processo existente ;

• Cria automaticamente um determinado tipo de documento a partir da identificação do seu template existente ;

• Substitui de forma automática partes variáveis do documento a partir das informações estruturadas fornecidas ou obtidas

junto ao ERP da empresa ;

• Permite o acesso via web aos documentos, baixando e abrindo o seu editor na estação do cliente ;

• Salva automaticamente o conteúdo do documento no repositório do banco de dados após sua alteração.

Funcionalidades do Produto

• Permite visualizar/editar documentos do MS OFFICE por um botão da interface WEB.

7. Certificação Digital

•Permite assinar documentos digitais que estão na base de dados do Easy Doc , incluindo documentos complexos que

representam processos estruturados ;

•O documento assinado fica armazenado com a extensão P7M ( padrão brasileiro para arquivos assinados ) ;

•Possibilita que um processo de Workflow ( conjunto de documentos e histórico de um processo ) seja “agrupado” e

assinado, não podendo ser alterado posteriormente à sua assinatura;

•Utilizado também para acesso seguro ao sistema e seus documentos e processos.

•Permite a elaboração, distribuição e assinatura remota com participantes distantes através da internet.

Funcionalidades do Produto

8. Biometria

•Permite vincular botões de ação de um workflow para realizar cadastro/validação de biometria;

•Definição de brilho dos dispositivos;

•Definição de contraste dos dispositivos;

•Configuração das conexões dos dispositivos;

•Definição de tempo de resposta dos dispositivos;

•Definição de avisos sonoros dos dispositivos;

•Pode estar integrado a um banco de dados de fraudadores.

Funcionalidades do Produto

9. Análise Gerencial

•Definição de relatórios e gráficos pré-definidos e disponibilização de ambiente para geração pelo próprio usuário;

•Ferramenta de Monitoração On-Line de Indicadores de processos ( painel de monitoração e avisos de processos ).

Funcionalidades do Produto

9. Repositório de Banco de Dados

•Estrutura de informações, dicionário de dados, etc, totalmente dentro de banco de dados relacional ;

•Portabilidade para os bancos de dados Oracle, Sql-Server ou PostgreSQL.

•Dicionário de dados aberto e documentado ;

•Armazenamento binário dos documentos utilizados dentro de tabelas do banco dados .

Funcionalidades do Produto

10. Funcionalidades Web

• Interface em browers padrões de mercado em ambos os ambientes Windows e Linux, para todas as funcionalidades abaixo;

• Login através de autenticação via MS-AD (Active Director);

• Conexão em ambiente seguro de internet ( SSL – Security Socket Layer );

• Função localização de documentos, similar à versão client-server, por tipo de documento e seus metadados de acordo com os

privilégios do usuário ;

• Upload de documentos, inclusive de documentos estruturados no conceito “pai / filho” , englobando controles de metadados;

• Montagem dinâmica da árvore de cofres e pastas de acordo com os privilégios de acesso do usuário ;

• Visualização das páginas de um documento de formato imagem localizado dentro do browser e possibilidade de

transformação das imagens em PDF ;

• Download de documentos ;

• Edição de alteração dos metadados de um documento de acordo com os privilégios do usuário;

• Eliminação de um documento de acordo com os privilégios do usuário;

• E-mail do documento localizado, anexando automaticamente o documento à mensagem de e-mail ;

• Funcionalidade coleta automatizada de documentos via FTP, configurando servidores e pastas de origem e disponibilizando em

estrutura idêntica de pastas no servidor web, permitindo a busca em servidores Windows e Linux;

Funcionalidades do Produto

11. Funcionalidades Web – Integração com o MS OFFICE• Mesmas funcionalidades descritas no item ‘Formulários Eletrônicos’

Funcionalidades do Produto

12. Funcionalidades Web – Integração Certificação Digital

• Mesmas funcionalidades descritas no item ‘Certificação Digital’

10. Funcionalidades Web (Cont.)

• Funcionalidade de upload (ou arquivamento) e indexação de metados automático de tais documentos coletados via FTP, através de configuração baseada na nomenclatura padrão dos documentos e sua associação com todos os metadados que são “chave” de indexação do tipo de documento;

• Todas as funcionalidades do módulo workflow client descritas acima no item “Quanto ao workflow”;Possibilidade de autenticação do usuário na execução de uma etapa de workflow através de reconhecimento biométrico integrado ao banco de dados de biometria dos usuários ;

Alguns Clientes

“TUDO PODE E DEVE SER MEDIDO!

QUANDO VOCÊ MEDE, VOCÊ ENTENDE,

QUANDO VOCÊ ENTENDE, VOCÊ CONTROLA E

QUANDO VOCÊ CONTROLA , VOCÊ MELHORA”

Peter Drucker

André Nyilas

Tel. (11) 2227-3076

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