Contabilidade Primavera Software

PRODUTO

CONTABILIDADE

MANUAL DO FORMADOR

Governo da República Portuguesa

UNIÃO EUROPEIAFundo Social Europeu



UNIÃO EUROPEIAFundo Social EuropeuUNIÃO EUROPEIAFundo Social Europeu

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Ficha Técnica

PROJECTO:

“Kit de apoio à Gestão –ERP´s” ANO DE EDIÇÃO: 2006

ENTIDADE PROMOTORA:

ADRAL – Agência de Desenvolvimento da Região Alentejo S.A

DIRECÇÃO, COORDENAÇÃO E GESTÃO:

ADRAL – Agência de Desenvolvimento da Região Alentejo S.A

ASSESSORIA TÉCNICA-PEDAGÓGICA:

IFH – INSTITUTO PARA A FORMAÇÃO HUMANA, LDA. PRODUÇÃO DE CONTEÚDOS

ATLAS CAPITAL – ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS, LDA. CONCEPÇÃO, EXECUÇÃO E DESIGN

ATLAS CAPITAL – ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS, LDA.

INSTITUTO PARA A FORMAÇÃO HUMANA, LDA.

Produção apoiada pelo:

Programa Operacional de Emprego, Formação e Desenvolvimento Social (POEFDS)

Co-financiado pelo Estado Português e pela União Europeia através do Fundo social Europeu.

Medida 4.2. Desenvolvimento e Modernização das Estruturas e Serviços de Apoio ao Emprego

Tipologia de Projecto 4.2.2 Desenvolvimento de Estudos e Recursos Didácticos

Acção Tipo 4.2.2.2 Recursos didácticos

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Índice

Objectivos Gerais ............. 4 Pré-Requisitos ............. 5 Perfil do Formador ............. 6 Publico Alvo ............. 7 Plano Geral de Desenvolvimento de Módulos ............. 8 Léxico de Siglas Mais Usuais .............

Introdução ao Tema ............. 9

Módulo 1 – Manipulação e Criação de Tabelas ............. 1.1. Criação de Entidades ............. 14 1.2. Plano de Contas ............. 16 1.3. Centros de Custo e Chaves de Repartição ............. 20 1.4. Criação de Diários e Documentos ............. 21 1.5. Exercícios práticos ............. 23

Módulo 2 – Movimentos contabilísticos ............. 2.1. Introdução e Registo de operações ............. 27 2.2. Orçamentos ............. 32 2.3. Exercícios práticos ............. 36

Módulo 3 – Exploração da Informação ............. 3.1. Criação de Livros Legais ............. 41 3.2. Peças Contabilísticas: Balanços e Balancetes ............. 42 3.3. Extractos de conta ............. 43 3.4. Mapas Legais e de Gestão ............. 45 3.5. O Balanço e a Demonstração de Resultados ............. 49 3.6. O Simulador de Resultados ............. 54 3.7. Exercícios práticos ............. 56

Módulo 4 – Outros utilitários ............. 4.1. Diagnósticos de IVA ............. 61 4.2. Conferência de Recapitulativos ............. 62 4.3. Declarações e Mapas Fiscais ............. 63 4.4. Exercícios práticos ............. 70

Práticas Conteúdos Didácticos Complementares ............. 73 Exercícios Práticos Globais ............. 86

Notas Finais Soluções dos Exercícios ............. 89 Material de Apoio ............. 89 Bibliografia Aconselhada ............. 90 Contactos Úteis ............. 91

3

PPllaannoo

4

Objectivos Gerais

Com este manual pretende-se auxiliar o formador a conduzir

acções de formação sobre aplicações da área de

Contabilidade em ERP´s (Enterprise Resource Planning) e

suas funcionalidades.

Tem como objectivos:

• Dotar o formador de uma planificação orientada

para a prática nos seguintes conteúdos temáticos:

Conceito e aplicação do software de

Gestão da Contabilidade;

Organizar e estipular parâmetros de

utilização;

Produzir registos e explorar fontes de

informação de gestão;

Avaliação das competências de cada

utilizador.

• Fornecer linhas de orientação metodológica na

condução de sessões formativas;

• Fornecer um conjunto de tarefas e exercícios bem

como a respectiva solução para acentuar o

carácter prático da formação;

• Servir de suporte à aplicação informática (CD) do

formando dedicado ao mesmo tema;

• Indicar bibliografia, entre outros recursos, para que

o formador se possa preparar e dominar um

conjunto de recursos possíveis de recomendar aos

formandos, consoante a necessidade de

aprofundar os temas.

5

Pré-Requisitos

Os formadores devem apresentar como pré-requisitos as

seguintes valências:

• Conhecimentos académicos nas áreas

económicas e empresariais;

• Experiência de formação nas áreas de gestão

e/ou tecnologias de informação;

• Conhecimentos sobre comunicação, relação

pedagógica, dinâmica de grupo e planificação;

• Responsabilidade e maturidade emocional;

• Capacidade de resolver problemas e lidar com

imprevistos;

• Gerir múltiplos factores em simultâneo;

• Capacidade de comunicação e expressão;

• Capacidade para trabalhar em equipa.

6

Perfil do Formador

Domínio Pedagógico

• Capacidade de motivar os formandos para a

aprendizagem dos conteúdos propostos;

• Capacidade para exemplificar e transpor; para

situações práticas; os conteúdos das

aplicações informáticas, enquadráveis na

realidade empresarial;

• Domínio de técnicas pedagógicas devidamente

adaptadas às temáticas introduzidas.

Domínio Técnico

• Competência e domínio das temáticas a

abordar;

• Experiência na organização de acções de

formação em sala e/ou em ambiente

empresarial;

• Curso de formação pedagógica de formadores.

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Público-alvo

Os sistemas de informação para gestão (SIG), mais conhecidos pela sigla em inglês de ERP (Enterprise Resource Planning), são uma ferramenta essencial e imprescindível hoje em dia nas organizações. Com este manual disponibilizamos um conjunto de ferramentas de índole didáctica e formativa para auxiliar à sua compreensão. A importância assumida por estes sistemas advêm de dois factores:

• Por um lado a exigência do mercado para respostas às solicitações com a maior brevidade possível;

• Por outro o processamento da informação gerado pelo tratamento dos dados armazenados nas bases de dados, é vital para aferir do andamento dos negócios e poder assim formular estratégias correctivas atempadamente.

Responder com eficiência (just in time) aos anseios dos parceiros de negócio (internos e externos) já não é concebível nos dias de hoje, à velocidade a que a informação é produzida, sem o recurso a poderosas ferramentas baseadas em tecnologias de informação como suporte de decisões em tempo oportuno.

Esta ferramenta de apoio à área de Contabilidade do ERP (Enterprise Resource Planning), composto por um Manual do Formador e por uma Aplicação Informática para o Formando (CD) visa contribuir para uma rápida assimilação dos conceitos e das formas de utilização desta aplicação por parte do público alvo a que os mesmos se destinam, nomeadamente:

• Decisores, Quadros, Formadores; • Formandos em acções de Formação; • Desempregados que pretendam reciclagem e / ou

adquirir novos conhecimentos; • Activos que pretendam potenciar as suas competências.

8

Plano Geral dos Módulos

Módulos Objectivos

• Manipulação de

Tabelas

• Criar entidades (clientes / fornecedores / outros

terceiros);

• Definir alterações dos planos de contas;

• Definir centros de custos e chaves de repartição;

• Criar de diários e documentos.

• Movimentos

contabilísticos

• Utilizar a tabela de introdução de documentos;

• Utilizar a tabela de introdução de orçamentos.

• Exploração da

informação

contabilística para

efeitos de gestão e

legais

• Criar livros legais;

• Utilizar peças contabilísticas: Balancetes;

• Avaliar extractos de conta, para conferência e

acumulados;

• Avaliar orçamentos, por funções e centros de custos;

• Explicar e listar Mapas Legais e de Gestão.

• Outros Utilitários • Executar o diagnóstico do IVA;

• Controlar de recapitulativos;

• Preparar as Declarações e Mapas Fiscais.

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Léxico de Siglas Mais Usuais

Sigla Descrição

SGI Sistema de Gestão Integrado ERP Enterprise Resource Planning (SIG) SGP Sistema de Gestão Primavera CRM Costumer Relationship Management (Gestão de relações com clientes) CAE Código de Actividade Económica FAQ Frequent Asked Question (Questões Frequentes) IVA Imposto Sobre Valor Acrescentado IRC Imposto sobre Sociedades Comerciais IRS Imposto sobre Pessoas Singulares HTML Hipertext Markup Languague SQL Strutured Query Language (Base Dados) IP Internet Protocolo IAPMEI Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas WIZARD Assistente de Procedimentos PC Computador Pessoal VBA Visual Basic for Application TOC Técnico Oficial de Contas ROC Revisor Oficial de Contas SHST Saúde Higiene e Segurança no Trabalho PME´s Pequena e Média Empresa

10

Introdução ao Tema

A contabilidade é dentro das organizações o departamento que trata de traduzir em

documentos normalizados e legíveis, a informação que os investidores, financiadores,

estado e outros analisam, para aferir da sua solvabilidade e sustentabilidade do modelo de

negócio de cada organização. Aos serviços do Estado estes documentos importam na

medida em que, pela sua leitura e análise, podem determinar qual o grau de impostos a

pagar pela empresa e ainda verificar se foram respeitados todos os deveres e obrigações

legais.

No passado a contabilidade representava dentro das organizações uma função burocrática

muitas vezes desfasada da realidade da empresa. Ao assentar na produção de dados

baseados em registos históricos, exigia a produção de inúmeros documentos de suporte e

elevou a burocracia a um patamar insuportável dentro das empresas. A informação

contabilística era então manuseada por processos pouco expeditos e muitas vezes

manualmente. Traduzia-se quase sempre num trabalho moroso que exigia um numero

elevado de colaboradores nas áreas administrativas. A informação que disponibilizava

surgia com um hiato temporal que muitas vezes inviabilizada qualquer acção correctiva em

tempo oportuno por parte dos decisores.

O grande desenvolvimento das tecnologias de informação e das aplicações informáticas

para as áreas empresariais nos últimos anos provocou profundas alterações nas estruturas

empresariais. Optimizou-se todo o circuito de informação e foram em simultâneo eliminados

muitos postos de trabalho em áreas não nucleares aos negócios, nomeadamente a área

administrativa, gerando elevados ganhos de eficiência e produtividade.

Hoje em dia a informação contabilística pode estar sempre actualizada e permite a tomada

de decisões em tempo oportuno, com grande facilidade e rapidez.

A grande vantagem das aplicações de gestão em suporte informático, especificamente a de

Contabilidade, está na velocidade do tratamento de dados e na rapidez de acesso aos

mapas de gestão e consequentemente às respectivas análises.

As aplicações de gestão da contabilidade podem dar o seu contributo de uma forma

eficiente e produtiva às organizações, pois são uma ferramenta de trabalho auxiliar muito

11

poderosa. Permitem por um lado aos empresários responder aos compromissos legais e

fiscais a que se obrigam e por outro, obter uma visão rigorosa da situação financeira da

organização. Com o recurso a esta ferramenta de gestão é possível analisar a situação

líquida da empresa, o prazo médio de recebimentos e pagamentos, o nível de stocks

necessários ao modelo de negócio, os custos com pessoal, o valor dos fornecimentos e

serviços externos, o valor dos resultados líquidos, o montante de impostos suportados e a

pagar, entre outros indicadores.

Em traços gerais podemos afirmar que as ferramentas informáticas permitem:

• Criar e disponibilizar um conjunto de indicadores de gestão que retractem o

desempenho operacional e que sejam actualizados frequentemente;

• Criar um painel de bordo com indicadores de liderança;

• Contribuir para a implementação de normas e processos de tomada de decisão

pelos orgãos decisores;

• Evidenciar e relevar a realidade contabilística e patrimonial da sociedade;

• Elaborar orçamentos previsionais de actividade, controlar a sua execução, e

validar os resultados e desvios observados.

Neste manual pretendemos evidenciar a sequência de acções eminentemente práticas que

tocam os aspectos principais da aplicação e visam apostar claramente no saber-fazer,

procurando auxiliar o utilizador na panóplia de opções disponíveis. O Presente manual

aposta assim em ideias simples, conceitos práticos e pequenos “truques”.

12

MMóódduulloo 11

13

Módulo 1 – Criar Tabelas de Trabalho

PLANIFICAÇÃO

OJBJECTIVOS GERAIS

OBJECTIVOS ESPECÍFICOS METODOLOGIA MATERIAL TEMPO

- Manipulação de tabelas.

- Criar entidades; - Definir e alterar os planos de contas; - Definir centros de custos e chaves de repartição; - Criar de diários e documentos.

- Método Interactivo; - Método

Demonstrativo; - Método

Demonstrativo; - Método Interactivo; - Método

Demonstrativo.

- Computador - Computador - Computador - Computador

10 min.

20 min.

30 min.

30 min.

14

Figura 1

1.1. Criação de Entidades

Como já observámos em aplicações anteriores a primeira

tarefa em qualquer aplicação informática virada para a área

empresarial é a criação de tabelas sobre entidades, artigos,

funcionários, entre outros, consoante as áreas e âmbitos de

aplicação prática do software em causa.

No caso da contabilidade, vamos ter necessidade de criar

fichas de clientes, fornecedores e outros.

Para quem possua a Contabilidade e a Gestão Comercial a

funcionar de forma integrada estas tarefas podem ser

simplificadas já que basta criar as entidades uma só vez numa

das aplicações, podendo a sua criação ser automaticamente

replicada para a outra aplicação.

Aqui não temos necessidade de proceder à criação do plano de contas, vector fundamental

de uma aplicação de contabilidade, visto que o fabricante já disponibiliza um plano de

contas organizado de acordo com o POC (Plano Oficial de Contabilidade), que é utilizado

de forma universal por todos os utilizadores da aplicação. Assim o trabalho inicial já se

encontra simplificado.

A criação das fichas para as entidades terceiras neste aplicativo é mais fácil do que na

gestão comercial, já que a informação necessária requerida para trabalhar é mais simples,

tanto mais que a maior parte das vezes os serviços de contabilidade são contratados fora

da empresa a terceiros (outsourcing). Ora, os contabilistas não precisam de muita

informação de carácter comercial para fazerem o seu trabalho.

15

Figura 2

Figura 3

Figura 4

Figura 5

Criar Clientes

Nesta ficha de clientes é

fundamental introduzir os

seguintes elementos:

Código, Designação, Número de

Contribuinte, País e se for caso

disso número da contabilidade.

Os outros separadores não são essenciais, embora possam vir a conter informação de

carácter mais geral que será interessante.

Dica: Ao gravar a ficha, a aplicação sugere a

criação automática de contas do razão e

movimento. Confirmar.

Criar Fornecedores e Outros Terceiros

O mesmo se passa com a criação de fichas de

fornecedores. Os passos e dados essenciais

são os mesmos. Código, Cliente, Nome, País, e

Contribuinte.

Dica: No caso do fornecedor ser um “profissional liberal” é normal pela lei fiscal que o mesmo esteja sujeito à retenção na fonte de 20% em sede de IRS. Activar essa função.

Acção Ensinar a criar entidades e os cuidados com o seu registo

16

Figura 8

1.2. Plano de Contas

Como já referimos anteriormente, o Plano Oficial de Contabilidade (POC), é de aplicação

universal. Neste sentido é pertinente que o mesmo já seja fornecido e formatado nas suas

configurações pelo fabricante de software, como é o caso desta aplicação informática.

Dica: Use o plano de contas fornecido como base e altere posteriormente de acordo com a sua necessidade. É mais fácil e eficiente do que criar planos de raiz, sendo também opção menos susceptível de ter erros.

F4

Visualizar o POC

Para consultar o plano de contas fornecido

INTEGRADORAS

MOVIMENTO

Não são de movimento. São contas de acumulação.

São contas de registo de movimentos. Também podem ser usadas na contabilidade analítica.

Não disponível

Nas contas de Razão

Figura 6

Acção Explicar o que são contas de movimento e razão.

17

Para os menos familiarizados com estas temáticas, convém lembrar que o Plano de Contas

mais não é do que uma tabela de rubricas (contas) devidamente parametrizadas e

configuradas segundo determinadas regras de registo e procedimentos, definidas e

estruturadas num documento orientador da sua aplicação, o designado Plano Oficial de

Contabilidade (POC), que tem evoluído nos seus conceitos para poder acomodar o

desenvolvimento da actividade económica e os seus mais recentes conceitos.

Neste âmbito convém referir algumas regras:

• Só é possível anular contas de movimento, desde que as mesmas não tenham

registos, ou os mesmos sejam transferidos para outras contas;

• O POC não prevê a existência de contas só com um dígito. O mínimo é dois

dígitos, e são vulgarmente denominadas por contas de razão;

• Ao criar uma conta com 3 dígitos (em que não existe a correspondente conta de

razão), o utilizador será informado pelo programa da sua criação da sua Sendo

a conta de movimento (mais de 2 dígitos), e usando a empresa sistemas de

contabilidade analítica, podem ser associadas à mesma chave de repartição.

O Plano de Contas apresentado, conforme prevê o POC, está mais vocacionado para a

prestação de contas a entidades externas, tais como sejam o Estado – Finanças, os sócios,

os bancos e outros. Tem também uma vertente de revelação patrimonial, para apurar o

valor dos activos líquidos que a organização detém.

Para quem tem a incumbência de gerir no dia a dia a organização, este tipo de informação

por si só não é de modo nenhum suficiente e eficaz, tanto mais que a sua produção ocorre

uma vez por ano, conforme impõem as normas vigentes. Nas sociedades cotadas em

mercados financeiros a sua periodicidade é trimestral. Muitos gestores que têm

necessidade de informação em tempo real optam por instalar sistemas de gestão com

recurso a meios informáticos que lhes permitem ter os elementos contabilísticos

constantemente actualizados.

Chaves de Repartição Tabela de distribuição da despesa por varias áreas departamentais, funcionais, ou rubricas.

18

Figura 10

Figura 11

Figura 9

Uma das peças contabilísticas

produzidas pela aplicação, e de uso

corrente, é a Demonstração de

Resultados. Este documento mais

virado para a actividade operacional

da empresa, visa demonstrar como foi

apurado o resultado líquido (positivo

ou negativo) alcançado pela

organização.

A tendência actual é a produção de

mapas de gestão com a classificação das actividades por funções. Neste sentido, a

aplicação disponibiliza também um plano de contas funcional, neste caso mais

direccionado para empresas de natureza comercial.

Plano de Contas de IVA

Esta tarefa baseia-se na constituição uma “ficheiro” onde estão organizados todos os

procedimentos necessários ao processamento do IVA e ao preenchimento das declarações

obrigatórias. Este plano de contas é gerido da

mesma forma que o plano de contas do Razão. A

vantagem da criação em separado de um plano

de contas específico para tratamento das

questões fiscais em sede de IVA visa facilitar o

seu tratamento, além de simplificar

substancialmente o seu manuseamento e a

dimensão do plano de contas em si.

Outra grande vantagem resultante

do programa estar estruturado

desta forma, é o preenchimento

automático da Declaração

Periódica, Anexos à Declaração

Periódica, Declaração Anual e

Anexo à Declaração Anual.

19

Figura 12

Figura 13

Figura 14

Planos Alternativos

Esta opção é mais uma valência disponibilizada pela aplicação informática, tendo como

principal destinatário as empresas com necessidade de prestar contas em diferentes

países. É possível, desta forma, associar uma conta do POC nacional a uma conta de um

outro “POC” estrangeiro e fazer correspondências perfeitas simplificando o trabalho de

registo de documentos (em vários países) bem como a produção das peças contabilísticas

finais necessárias para diferentes legislações.

A aplicação traz incluído um plano de contas Espanhol, ao qual utilizador só terá de

associar as contas ao POC nacional. Para outros países deverá, proceder à sua

configuração.

Para aceder às contas deste plano de contas Espanhol, visualize os passos seguintes:

1. Aceda ao menu contexto e escolha a

opção contas do plano alternativo;

2. Será mostrada uma lista (tabela) com as

contas constantes nesse plano;

3. Para visualizar a configuração da conta

pretendida e fazer associações, deve dar

dois cliques com o rato na mesma.

Exemplo: Se a conta 100 no Plano Espanhol tiver a designação Capital Social, terá

de ser escolhida como conta equivalente do POC Nacional a conta 51 – Capital

Social, para a mesma rubrica.

F4

F4

1

2

3

20

Figura 15

Figura 17

1.3. Centros de custos e Chaves de Repartição

Os centros de custos são departamentos, secções, actividades ou unidades empresariais

em que a empresa se encontra organizada Assim sempre que a empresa pretender apurar

os custos e proveitos de uma determinada

“componente”, deverá criar um centro de

custos contabilístico associado para

determinar com exactidão os valores em

causa.

Para construir chaves de repartição o utilizador deverá aceder a outras tabelas/chaves de

repartição e escolher o tipo de chaves a criar: centro de custos, por funções ou analítica. A

sua criação é feita de modo igual nos 3 casos. As mais usuais são as de centros de custos.

Na janela seguinte podemos ver a construção de uma chave de repartição com as

respectivas percentagens de imputação da despesa aos diferentes centros de custo, com

as ponderações (percentagens) atribuídas em função do seu peso efectivo na actividade

operacional da organização

1.3.

1.4. Documentos

Tabelas de apoio

Sequência de tarefas:

1. Atribuir código e designação à chave de repartição (REP);

2. Codificar o centro de custos (11001);

3. Distribuir a despesa em percentagem pelos diferentes centros de custos (o total terá de ser 100%);

4. A distribuição deve ser feita em função do peso de cada centro na estrutura global de custos da empresa;

5. Gravar.

Figura 16 Acção Evidenciar a importância dos centros de custos no apuramento dos custos directos e indirectos.

21


1. Consultar os diários já criados, ou;

2. Criar os pretendidos, começando por lhe atribuir um código numérico e uma descrição;

3. A estrutura do diário em termos de numeração será a seguinte: Ano; Diário; Mês;

4. Gravar, para confirmar alterações.

Figura 18

1.4. Criação de Diário e Documentos

Os documentos e os diários (inclusos na aplicação ou criados pelo utilizador) são

ferramentas de trabalho diário por excelência, uma vez que é o seu manuseamento no

lançamento de movimentos que irá gerar informação (registos). Estes registos permitirão à

aplicação produzir mapas e informação tratada para gerir a empresa e as relações com as

entidades exteriores, oficiais ou particulares.

A aplicação têm diversos diários constituídos que podem ser eliminados ou renomeados. O

mesmo se aplica aos documentos. Contudo se o utilizador se sentir desconfortável com a

nomenclatura apresentada, poderá sempre criar os seus próprios diários e documentos de

trabalho. Se for um utilizador com experiência na área contabilística pode facilmente

replicar os modelos de diário e documentos de trabalho a que esteja habituado. Se essa

nomenclatura for só uma questão de semântica (nomes parecidos) aconselhamos somente

a alteração das designações necessárias. Será mais fácil e menos susceptível de provocar

erros e incongruências nas formas de registo.

Diários (pastas)

Os diários funcionam como pastas de arquivo dentro da aplicação. Se num escritório o

arquivo faz-se de acordo com as temáticas de trabalho (vendas, compras, bancos,

correspondência, pessoal, etc.), o intuito da criação da figura dos diários, numa aplicação

informática dedicada à contabilidade, é também segmentar os registos por assuntos, para

mais fácil organização da informação e a sua posterior consulta.

F4

Acção Realçar a importância dos diários na organização de contabilidade.

22

Figura 19

Documentos

Esta opção do programa visa criar fichas/documentos através de modelos de registo de

dados com base em lançamentos pré-configurados, em que as contas a movimentar estão

encontram-se identificadas na sua totalidade. Com este tipo de metodologia de registo

simplifica-se o trabalho de lançamento, mesmo para principiantes nas práticas

administrativas, com a vantagem adicional de se evitar assim possíveis erros ou anomalias

nos registos.

Existe também a possibilidade de desenhar documentos para registos de lançamentos mais

complexos, com um maior número de contas a serem movimentadas, tais como casos do

processamento de salários. Também é possível programar documentos com registos semi

desenhados, recorrendo ao símbolo “????” para as contas a serem escolhidas somente no

momento do lançamento.

F4


1. Consultar os documentos já criados, ou;

2. Criar os pretendidos, começando por lhe atribuir um código numérico e uma descrição;

3. Desenhar os lançamentos automáticos pretendidos;

4. Gravar, para confirmar alterações.

Vantagens dos documentos pré-classificados:

Facilita o trabalho de registo de dados. Diminui a possibilidade de ocorrência de erros de lançamento.

Possibilidade de lançamentos semi-automáticos com contas configuradas excepto as contas do IVA.

Aplicável nos lançamentos mais básicos aos mais estruturados.

Acção

Explicar a vantagem de criar documentos específicos para lançamentos repetitivos.

23

1.5. Exercícios Práticos

FICHA DE ACTIVIDADE 1

Tempo de Execução: 10 minutos

Local: Posto de Trabalho

Grau de Exigência: Médio

Objectivo:

Saber preencher informação base para funcionamento.

Trabalho Inicial:

• Identificar as informações necessárias à criação de fichas de

cliente.

Desenvolvimento

• Criar uma ficha de cliente com os seguintes elementos:

Código: ALENPC;

Nome: ALENPC, Lda;

Rua da Crive, 54 1000-100 Lisboa;

NIF: 300400500;

Mercado Nacional;

N.º Contabilidade: 003;

Comercial: Joaquim Fonseca, Director Comercial;

Tel.: 21 444 44 45;

Fax: 21 444 44 46.

Sugestões

Tabelas / Clientes.

24

FICHA DE AVALIAÇÃO 1

Indique a resposta correcta.

1. É possível excluir do mapa de recapitulativos os clientes aquando da sua

criação.

a) Verdadeiro;

b) Falso.

2. Quando se cria uma entidade, as contas que vão ser utilizadas por ela não

são criadas automaticamente.

a) Verdadeiro;

b) Falso.

3. A aplicação já traz um plano de contas configurado.

a) Verdadeiro;

b) Falso.

4. Não é possível apagar um diário após este estar criado.

a) Verdadeiro;

b) Falso.

5. Depois de um registo criado numa tabela é possível:

a) Apenas alterar;

b) Apenas apagar;

c) Alterar ou apagar.

Soluções: Página 89 Dificuldade: Baixa

25

MMóódduulloo 22

26

Módulo 2 – Movimentos Contabilísticos

PLANIFICAÇÃO

OJBJECTIVOS GERAIS


- Movimentos contabilísticos.

- Utilizar a tabela de introdução de documentos;

- Utilizar a tabela de introdução de orçamentos.

- Método


Expositivo; - Método

Demonstrativo.

- Documentação comercial

- Computador - Acetatos - Computador

10 min.

20 min.

10 min.

20 min.

27

Figura 20

Neste módulo iremos ver o processo de registo dos lançamentos contabilísticos. Este

baseia-se no processamento informático de documentos comerciais que fazem parte da

actividade económica da organização, tendo por base os princípios contabilísticos

geralmente aceites (ver anexos), e respeitando as regras de codificação estipuladas no

POC (Plano Oficial de Contabilidade).

2.1. Introdução de Movimentos

Esta é a principal opção (janela) de trabalho diário do

utilizador desta aplicação informática. Esta janela de

introdução é seguramente uma das mais fáceis de utilizar em aplicações similares

disponíveis no mercado e muito intuitiva. Mesmo os utilizadores iniciados neste tipo de

Software desenvolvem rapidamente capacidades e competências de manuseamento da

mesma para o desempenho das suas tarefas.

Dicas: A partir de qualquer posição é possível aceder às listas para consulta, clientes, fornecedores, plano de contas, plano contas IVA, diários, documentos, etc. Use a tecla F4. À medida que o utilizador for adquirindo experiência no manuseamento da aplicação é de todo recomendável que vá tentando automatizar o máximo possível os seus procedimentos criando documentos para as situações que não estejam contempladas.

Para uma inserção de registos mais rápida utilize a tecla ENTER em vez do rato, pois à medida que vai carregando no ENTER o cursor vai passando por todos os campos de preenchimento obrigatório.

28

Figura 21

A janela de introdução e sequência de tarefas:

Exemplo prático 1: Recebimento de um cliente:

Escolher documento

1

Descrição do documento

2

Totais

3

Só é possível gravar o documento (6) se os totais estiverem saldados, isto é, o valor das colunas tem de ser igual.

Zona de movimentação financeira: Nesta grelha o utilizador fará o registo financeiro dos diversos movimentos contabilísticos associados ao documento escolhido.

5

6

Número de ordem do registo no documento

Com o cursor nesta posição, pode ver em baixo o nome do cliente

Valor igual nas colunas, ou Saldado igual a zero, na financeira. Após o lançamento, verificar se a

informação registada está correcta,caso tudo esteja validado, gravar.

Figura 22

29

Nos casos em que os movimentos de

reflexão na secção financeira não

estejam devidamente compensados, a

zero, significa que o lançamento não

está correcto. Ao gravar, obterá uma

mensagem de erro.

Exemplo prático 2: Vendas a Crédito (facturas) no mercado nacional.

Este documento encontra-se já desenhado no software. Os pontos de interrogação bem

como os valores são os dados em falta, sendo necessário o seu preenchimento. No caso

de desconhecer os códigos para os pontos de interrogação basta carregar em F4 com o

cursor colocado sobre a célula em causa, acedendo directamente, deste modo, à

lista/tabela para consulta.

Com este documento pré-formatado, só falta o código do cliente, que está em aberto -???

para registar este movimento. Para tal, bastará, pressionar com o curso do rato, sobre, os

No caso dos totais dos valores lançados não serem iguais a débito e a crédito, isso constitui uma violação das regras contabilísticas e não será possível gravar o documento. Aqueles têm de totalizar ZERO.

F4

F4

Figura 23

Figura 24

30

pontos de interrogação e carregar na tecla F4. acedendo-se desta forma, ao plano de

contas onde se encontra o código da conta associado à entidade em causa.

A fim de facilitar o trabalho, é possível utilizar algumas teclas de acesso rápido nas janelas

de contexto:

Para que esta unidade temática seja rapidamente apreendida pelos utilizadores do software

recomendamos ao formador que a mesma seja acompanhada de exercícios práticos,

possibilitando desde logo, validar os níveis de apreensão dos formandos. Por outro lado,

será mais eficaz desenvolver a apresentação dos outros temas tendo por base a simulação

de movimentos em ambiente de actividade real.

Produtividade instantânea em TRÊS (3) passos, que deve ser instigada pelo formador.

Para os utilizadores com conhecimentos razoáveis de práticas administrativas, de

contabilidade ou de finanças, e que pretendam retirar proveito da aplicação informática

de contabilidade muito rapidamente é possível, iniciar o trabalho rapidamente em

poucos passos. Vejamos como:

• Primeiro – Instalação da aplicação / Criação da Empresa / Criação de Ano

económico ou série (vide manual de administrador);

• Segundo – Abertura de escrita (utilizando os diários e documentos que se

encontram já configurados na aplicação);

F12

F5 Balancear as contas = Acertar valores.

F12 Janela de pesquisa de documentos.

F4

Tabelas – Consulta de dados.

Figura 25

31

• Terceiro – Introdução de registos (com ou sem a criação de contas de clientes e outras

entidades),

Nesta altura temos duas alternativas: podemos constituir ou não a entidade. Em

qualquer um dos casos, utilizando a tecla de atalho, acedemos à tabela respectiva e

executamos a tarefa necessária (criação ou consulta) para substituir os “wildcards” apresentados.1

Carregando na tecla F4 acedemos à

tabela de clientes. Este procedimento

também servirá se os clientes já

estiverem criados.

1 Designação técnica atribuída aos pontos de interrogação, “???”.

iguais

Situação 1: • Se a empresa é de

constituição recente, as contas a lançar na abertura serão poucas.

Situação 2: • Se a empresa já está

em actividade, mas está a mudar de aplicação informática, neste lançamento de abertura serão lançados os saldos de todas as contas já movimentadas.

Diário e documento já fornecido com aplicação

Registo de uma venda a crédito > N/ Factura

Contas já configuradas

F4

F4

Figura 26

Figura 27

Figura 28

32

2.2. Introdução de Orçamentos

O processo de orçamentação funciona nas empresas e, também no Estado, como um

elemento orientador da actividade da empresa para o ano seguinte. Normalmente

construído em Setembro ou Outubro do ano em curso.

A construção deste processo deve ser ponderada em função do jogo de interesses próprios

das várias áreas funcionais da empresa. Por um lado temos o desejo de crescimento da

administração2, a expectativa de maiores verbas para divulgação por parte da área

comercial e de marketing, da mais recursos para financiar a investigação (cujo retorno é

sempre mais demorado), e da área financeira responsável pela administração dos recursos

financeiros que os considera sempre escassos. Esta é a componente endógena passível

de ser gerida pela empresa.

A empresa deve ainda considerar, nos seus modelos de planeamento, os mercados onde

actua, as suas condicionantes políticas, económicas e sociais. Outros intervenientes que

podem também condicionar a sua actividade são os reguladores através da alteração das

regras e naturalmente os concorrentes, cada vez mais globais mas com um impacto cada

vez mais local. Esta componente externa é obviamente enquadrada pelos ciclos

económicos (de crescimento ou recessão) a que poderemos chamar ambiente económico

em que a empresa actua, sendo este ambiente, motivador ou condicionador de convulsões

sociais, políticas, religiosas, culturais, económicas ou guerras. Certo é que o

enquadramento actual da actividade económica sofre uma mutação constante do seu

paradigma de actuação a tal velocidade só os mais ágeis, eficientes e produtivos podem

aspirar a sobreviver e ter sucesso.

O processo de orçamentação na sua construção incide sobretudo nas áreas operacionais

(custos e proveitos), nas áreas de investigação e no plano de investimentos (estratégicos

ou de substituição). Isto implica, em termos de aplicação informática, a introdução de

valores ao nível das contas de movimentação (pelo menos 3 dígitos).

2 É competência da administração determinar as grandes metas e objectivos estratégicos a alcançar, como por exemplo: taxa de crescimento dos lucros, taxa de retorno dos investimentos, quota de mercado a atingir, número de produtos novos a lançar, entre outros.

33

Exemplo de um esquema de decisão sobre orçamentação:

Após a sua aprovação

Introdução • Dos dados financeiros apurados (contas).

Departamento Financeiro Controle

• Controle mensal da execução do mesmo, análise e controle dos desvios financeiros;

• Captação, cabimentos e afectação dos recursos financeiros necessários.

Responsáveis Departamento Controle Correcção

• Controle da execução do plano de actividades, implementação do mesmo e correcção dos possíveis desvios negativos.

• Crescimento dos lucros = 15%; • Aumento do Dividendo = 20%.

ADMINISTRAÇÃO

• Definição de estratégias de mercado e marketing;

• Definição do lançamento de novos produtos;

• Definição da politica de preços; • Definição de politicas industriais.

RESPONSÁVEIS SECTORIAIS

Planeamento estratégico a médio e longo prazo – 3 a 5 Anos

Sectores de actividade onde actuar

Mercados Geográficos abrangidos

Posicionamento pretendiddo na cadeia de valor

Planeamento Anual

• Definição e quantificação de acções operacionais;

• Negociação com fornecedores de novas condições;

• Implementação de medidas correctivas;

• Execução das acções necessária.

RESPONSÁVEIS DEPARTAMENTO

EXECUTORES

34

Em termos de software de gestão, e mais concretamente na aplicação informática

presente, as tarefas a levar a cabo são basicamente as correspondentes no esquema da

página anterior às do departamento financeiro.

Nesta altura uma pergunta se impõe: Estes procedimentos são para todas as empresas ou

só para as grandes organizações com recursos e meios para as desenvolver?

A nosso ver, com as ferramentas actualmente disponíveis no mercado, com custos e

funcionalidades adaptadas a todos os mercados, sectores e dimensões, não se justifica

que as PME´s não tenham acesso e não utilizem estas tecnologias. Podemos mesmo dizer

que a sua aplicação e utilização são essenciais para a gestão diária da empresa.

É também uma evidência que com recurso a ferramentas informáticas mais elaboradas, a

simples folhas de cálculo ou a um simples caderno de apontamentos, todas as empresas

de alguma forma, fazem o seu planeamento orçamental. Até na sua vida privada os

indivíduos colocam em prática o planeamento orçamental.

Vejamos então como se processa a introdução de orçamentos na aplicação de

contabilidade, recorrendo a uma conta de custos, fornecimentos e serviços 622.

Indicando a conta a

tratar e pressionando

a opção actualizar, o

quadro será

automaticamente

preenchido com todas

as sub-contas abertas

no plano de contas da

empresa.

Figura 29

35

Um dos caminhos a seguir será atribuir um valor igual para todos os meses para uma

determinada conta:

Outro caminho possível será

introduzir o valor para um mês

(exemplo: 100,00 €) e pressionar

o botão de “IGUAL ATÉ”. O

resultado prático será o mesmo.

Uma terceira opção e provavelmente a mais prática e correcta (uma vês que trabalhar

sobre valores já conhecidos),

é atribuir uma percentagem

de actualização (por

exemplo: a taxa de inflação)

sobre os valores do ano

anterior.

Inserir o valor 1 2

1 3

4


1. Inserir o valor, que será automaticamente colocado na primeira coluna;

2. Pressionar o botão distribuir;

3. Verificar a distribuição;

4. Gravar.


1. Inserir a taxa de crescimento desejada;

2. Pressionar o botão calcular;

3. Verificar a distribuição e alterar algum valor se for o caso (por exemplo, os meses considerados);

4. Gravar.

Figura 30

Figura 31

Figura 32

36






Objectivo:

Saber introduzir orçamentos.

Desenvolvimento

• Introduzir um orçamento para a contabilidade geral, com todas

as sub-contas de fornecedores e que respeite as seguintes

regras:

Orçamento mensal;

Distribuir automaticamente valores iguais para todos os

meses;

Orçamente algumas contas com valores diferentes para

cada mês.

Sugestões

Movimentos / Introdução de Orçamentos.

37




Grau de Exigência: Baixo

Objectivo:

Saber introduzir documentos.

Trabalho Inicial:

• Identificar quais os documentos que irão ser introduzidos;

• Criar o fornecedor Pacote, Lda., NIF 500600700.

Desenvolvimento

• Introduza uma factura de compra de matérias-primas:

Compra no valor de 550,00 €;

NIF 500600700;

Fornecedor Pacote, Lda.;

Sem centros de custos.

Sugestões

Movimentos / Introdução de Documentos.

38



1. É possível fazer lançamentos antes de configurar as tabelas.

a) Verdadeiro;

b) Falso.

2. Pode-se introduzir orçamentos para:

a) Contabilidade Geral;

b) Contabilidade Analítica;

c) Contabilidade Geral e Analítica;

d) Centros de Custos;

e) Contabilidade Geral e Analítica e Centros de Custos.

3. Consegue-se ver a conta de movimento a partir da conta integradora.

a) Verdadeiro;

b) Falso.

4. É possível distribuir automaticamente um valor orçamentado pelos diferentes

meses do ano.

a) Verdadeiro;

b) Falso.

5. A pesquisa de lançamentos pode ser filtrada por:

a) Data e Diário;

b) Diário e Documento;

c) Documento e Data;

d) Data, Diário, Centro de Custos e Documento;

e) Data, Diário e Documento.

Soluções: Página 89 Dificuldade: Média

39

MMóódduulloo 33

40

Módulo 3 – Exploração da Informação

PLANIFICAÇÃO

OJBJECTIVOS GERAIS


- Exploração da informação contabilística para efeitos de gestão e legais.

- Criar de livros legais;

- Utilizar peças contabilísticas: Balancetes (gerais, analíticos e acumulados);

- Avaliar extractos de conta, para conferência e acumulados;

- Avaliar o orçamento, por funções e centros de custos;

- Utilizar Mapas Legais e de Gestão;

- Preparar o Anexo ao Balanço e demonstração de resultados;

- Utilizar o simulador de resultados.

- Método Expositivo;

- Método Interrogativo;

- Método Demonstrativo;


- Método Interactivo;




- Método Demonstrativo.

- Diapositivos - Ficha de Actividade

- Computador - Computador - Ficha de Avaliação

- Computador - Computador - Computador - Ficha de Actividade

- Computador - Computador

15 min.

10 min.

20 min.

20 min. 10 min.

35 min.

15 min.

10 min. 15 min.

15 min.

10 min.

41

Neste módulo pretende-se explorar a informação

armazenada na aplicação, de forma a produzir informação

útil para gestão ou para solicitações externas,

nomeadamente fiscais.

3.1. Criação dos Mapas Legais (preparação)3

Os balancetes tratam-se de documentos/mapas de trabalho para análise de dados, sendo

dos documentos mais usados e têm uma periodicidade mensal. A sua execução realiza-se

em duas etapas, uma de preparação e outra de emissão. A etapa a que aqui nos

reportamos trata-se da etapa de impressão propriamente dita.

3 A preparação, consiste em imprimir em folhas brancas numeradas os dados da empresa.

Figura 33

Figura 34

Indica a quantidade folhas a imprimir.

42

3.2. Balanços e Balancetes

A visualização do balancete geral do razão pode ser obtida para diferentes períodos e o

número de colunas do

mapa varia consoante a

opção temporal escolhida.

As contas com saldo a cor

azul são contas do activo

(1º membro do balanço) e

as contas a vermelho são

do passivo ou capital

próprio (2º membro do

balanço).

Para o balancete analítico o procedimento a executar para extrair informação adicional é

similar, bastando mudar de separador.

Analítico


1. Seleccionar o primeiro separador;

2. Escolher o período de análise;

3. Verificar o ano de trabalho;

4. Actualizar para obter informação;

5. Imprimir, se for caso disso.

Geral – Razão

1 2

3

4

Figura 36

43

Também é possível filtrar a informação usando “máscaras”. Estas consistem em colocar

pontos de interrogação “??” no campo máscara. A quantidade de “?” serve como indicador

do número de dígitos a listar no mapa.

Para imprimir um mapa com toda a

informação possível listada, bastará

não fazer nenhuma indicação ou

restrição, e o resultado será uma

listagem deste género.

Os separadores do IVA e do Imposto de Selo produzem

listagens sobre a movimentação de contas que tratam

destes impostos.

3.3. Extractos de Conta

Com esta opção o formador poderá demonstrar como se podem consultar todos os tipos

de lançamentos efectuados e todos os registos constantes na aplicação, obtendo a

informação por separador praticamente da mesma forma organizada que foi introduzida.

Os extractos acumulados são apresentados da seguinte forma:

Podendo ser passados a formato

gráfico, basta seleccionar a área

ou o conjunto de dados a

representar e pressionar o botão

direito do rato.

Figura 37

Figura 38

Figura 39

44

Para as organizações que tiverem capacidade administrativa e competências para produzir

orçamentos anuais, este poderá ser uma poderosa ferramenta de gestão, já que servirá de

orientador da acção executiva da gestão, uma vez que o orçamento mais não é do que um

plano quantificado e valorizado das projecções efectuadas para o ano seguinte. O que este

mapa faz é comparar as projecções introduzidas no orçamento inicial com a execução

realizada, evidenciando os desvios (positivos ou negativos) em valor e em percentagem.

A aposta do formador relativamente a esta temática deverá passar pelo incentivo à

produção, em todas as organizações, de um orçamento previsional anual. Só assim será

possível aferir do desempenho da empresa e da sua força laboral. Também desta forma é

possível compreender as áreas departamentais mais eficazes e as mais problemáticas.

Nos dias de hoje, a concretização deste instrumento de trabalho é essencial na gestão

moderna.

Ao clicar duas vezes com o cursor do rato nas pastas estas vão abrindo até chegar a pasta / conta de movimento.

Figura 40

45

O desenho destes mapas tem por base a comparação entre o ano actual (n) e o ano anterior (n-1). É pois necessário seleccionar na parte inferior outro ano para comparação.

3.4. Mapas Legais e de Gestão

A quantidade de mapas de gestão

e legais fornecidos pela aplicação

é enorme, podendo responder às

mais variadas solicitações

pretendidas pelos utilizadores,

sejam estes directores

departamentais, financeiros,

contabilistas, entidades bancárias,

entidades oficiais, entre outros.

Desta forma, a nossa sugestão passa por nos

concentramos nos mapas que são essenciais para

responder às responsabilidades e exigências legais

bem assim como nalguns que ajudam a perceber o

estado económico e financeiro da organização, relevando o estado da sua solvabilidade.

Neste caso, o que se pretende é projectar a sustentabilidade futura da organização.

Dicas: • Para instalações de raiz aconselhamos sempre que possível ir mais além do que a

realização de um lançamento de abertura com os saldos das contas em aberto; • O ideal será realizar a criação da base de dados com os dados finais do ano anterior; • Por isso as mudanças efectuadas nas plataformas de software para gestão ocorrem

habitualmente entre Novembro e Fevereiro, coincidindo as alterações com o fecho de contas e o fim do ano económico;

• Muitas vezes, a mudança de tecnologia associada aos sistemas integrados de gestão

tem impacto nos processos de negócios existentes, o que leva a mudanças no modelo organizacional da empresa bem como à implementação de novas actividades administrativas;

• Recomenda-se, nesta fase, muita atenção à formação dos agentes implicados nesta

reestruturação, implicando normalmente novas atitudes e posicionamentos.

Figura 41

46

3.5. Balanço Analítico versus Balanço Sintético

O balanço analítico e o balanço sintético tratam-se de mapas produzidos com base no

Excel. Logo podem ser modificados e personalizados pelos utilizadores em função das

suas necessidades específicas, caso estas não estiverem já contempladas na aplicação.

O formador deverá contudo chamar à atenção para o facto de que, não sendo uma tarefa

muito complicada, os utilizadores habilitados a alterar os mapas devem dominar bem as

práticas contabilísticas e possuir razoáveis conhecimentos de Excel. A restrição ao seu uso

e manipulação deverá ser efectuada no ADMINISTRADOR com a criação de utilizadores

com acesso condicionado e restringido a determinadas funções das aplicações4.

As diferenças entre os dois modelos residem

sobretudo na quantidade de informação

visualizada. Além do formato horizontal no

balanço sintético e vertical no analítico, este

ultimo possui mais informação visto apresentar

as contas desagregadas (3 dígitos), enquanto

o balanço sintético só apresenta as contas

integradoras principais (2 dígitos).

Siglas:

AB = Activo Bruto

AP = Amortiza. Período

AL =Activo Liquido

AL = AB – AP

4 Consultar manual do Administrador

Figura 42

Acção

Realçar que a validade do documento implica a sua assinatura pela gerência e pelo técnico de contas. Figura 42

47

Demonstração de Resultados

Este mapa da demonstração de resultados é bastante útil para a compreensão do negócio

da empresa e a sua estrutura de custos. É nele que se encontra reflectida toda a actividade

operacional da empresa. Este mapa diz-nos qual a estrutura de custos (pessoal,

fornecimentos e serviços externos, custos de financiamento, custos administrativos, etc.,)

como é que a empresa obtêm os seus proveitos (se em serviços ou em vendas de

produtos), e apurar os resultados líquidos bem como quais rubricas não operacionais que

contribuíram para a sua formação.

Da leitura destes mapas, muitas das vezes, não é induzida qualquer análise, pois os

utilizadores olham para o mesmo como uma mera formalidade legal que é necessário

cumprir. Cabe ao formador demonstrar que este mapa, juntamente com o balancete

analítico, é um “centro de informação” sobre a organização e que convém analisar.

A nossa sugestão é para que se explique, com algum pormenor, como se deve ler e qual o

significado dos algum elementos constantes nas peças contabilísticas aqui referenciadas.

Para isso, são fornecidos em anexo elementos complementares e de apoio que auxiliam no

entendimento destas matérias. A própria aplicação fornece elementos adicionais tais como

os mapas de gestão e rácios que veremos mais adiante.

Figura 43

48

Outros Mapas

Para a maioria dos utilizadores, a contabilidade é uma disciplina legal, não tendo

substância no seu conteúdo com a realidade. Esta percepção advém da contabilidade

representar acontecimentos

passados, quando a actividade

das empresas é feita de uma

dinâmica em constante

mutação. Outro factor

desmotivador do seu estudo

para os não especialistas é

que nem sempre e fácil de

entender onde estão

representados os factos que

conhecem e percebem.

A maior das PME (Pequenas e Médias Empresas) é geridas por indivíduos que se fizeram

por si enquanto empresários, o que conta é perceber onde está o dinheiro e para onde foi,

ou foi gasto. Tudo se resume ao dinheiro e ao património que se tem.

Para estes, uma explicação mais pormenorizada do Mapa de Origem e Aplicação de

Fundos bem como a

Demonstração dos Fluxos de

Caixa podem ser um bom auxiliar

de trabalho, já que eles

evidenciam onde se obtiveram

fundos (nas vendas, em

empréstimos, venda de

imobilizado, etc.) e onde os

mesmos foram aplicados

(pagamento de dívidas,

investimentos, etc.)

Figura 44

Figura 45

49

3.5. O Balanço e a Demonstração de Resultados

Estes mapas estão direccionados para a análise da performance da empresa com o

objectivo claro de proporcionar informação de valor e mensurável sobre a organização.

Facilitam a análise operacional e financeira da mesma e proporcionam assim elementos

valiosos no apoio à tomada de decisão pela alta direcção da empresa.

As áreas com mais instrumentos de informação são a financeira e a comercial. Estão

disponíveis mapas sobre vendas parciais e acumulados, permitindo a comparação com

anos anteriores. Estão igualmente disponíveis quadros com indicadores de carácter

financeiro (rácios) que dão uma ideia objectiva da situação da empresa em termos

patrimoniais, de produtividade e de eficiência. A leitura e análise destes rácios são um

método eficaz de comparar a empresa com os seus concorrentes e o mercado. Assim, a

empresa poderá confrontar os seus valores com a média do mercado e perceber qual a

sua posição relativa. Convém evidenciar que este tipo de análise é muito utilizado pelo

sistema financeiro para análise e aprovação de operações de financiamento. Este, além de

utilizar os valores de referência do Banco de Portugal para estes indicadores, constroe os

seus próprios modelos.

Relativamente a este tema, o formador deverá percepcionar qual a apetência do seu

público-alvo e tentar incutir no mesmo a necessidade de periodicamente observar estes

mapas e indicadores económicos. Mesmo que os formandos não sejam entendidos na

matéria (não financeiros) é possível transmitir este tipo de informação de forma a ser

facilmente percepcionada. Consultar material de apoio em anexo.

Figura 46

50

A produção destes mapas não exige a introdução de qualquer informação adicional. Basta

pressionar o botão “Imprimir” e

consequentemente analisar os dados.

Nas empresas com sistemas integrados de gestão baseados em aplicações ERP´s, estes

mapas encontram-se sempre acessíveis. Nas empresas que entregam a execução da sua

contabilidade a terceiros em regime de serviços externos (outsourcing) como acontece com

a maioria das Pequenas e Medias Empresas (PME´s) não existe o hábito de solicitar estes

mapas.

Algumas das dúvidas mais frequentes na mente dos decisores e/ou utilizadores destas

ferramentas informáticas podem ser desbravadas com a informação produzida pela

contabilidade, que reflectindo a actividade passada, pode ajudar o utilizador a encontrar

padrões e rumos que o auxiliem a perspectivar o futuro da organização. O qual implica

também planeamento e visão para apontar um rumo de actuação para a empresa.

Figura 47

51

Algumas das questões a que a contabilidade e os mapas por ela fornecidos podem dar

pistas para uma acção atempada, são por exemplo as seguintes:

• Donde vem o dinheiro e para onde vai o dinheiro?

• Qual o meu nível de vendas necessário para alcançar o ponto zero (break even) e

não ter prejuízos?

• Qual o montante de fundos necessário ao normal desenvolvimento da actividade

operacional da empresa para não ter sobressaltos de tesouraria?

• Será que, para aumentar a minha actividade, tenho de aumentar o capital social da

firma ou é preferível obter um financiamento de médio e longo prazo?

• Será que estou a utilizar os recursos disponíveis (financeiros, humanos, produtivos)

da melhor forma?

Como já foi referido, a própria aplicação produz um mapa/listagem com indicadores de

carácter económico-financeiros, bastante útil, para todos os interessados nestas matérias.

Figura 48

52

Muitas das vezes, os

decisores empresariais

produzem este tipo de

informação com

recurso a folhas

cálculo.

É um processo mais

moroso, já que exige a

recolha de dados

produzidos noutras

fontes.

Regularmente este tipo

de informação, embora

presente nas aplicações, não e utilizado. Um dos nossos objectivos com este manual é

precisamente combater este “bug” funcional.

Cabe aqui ao formador um papel nuclear de disseminação e propagação do conhecimento

sobre estas matérias e sobre as reais potencialidades deste tipo de aplicações informáticas.

A contabilidade deve e pode ser muito mais útil às organizações, tratando-se mais do que o

simples registo de dados para responder a obrigações legais. Se é certo que 95% do tempo

gasto na aplicação é na execução dessas tarefas, essa parte do programa corresponde a

uma parcela reduzida de todas as opções disponíveis.

Anexo ao Balanço e Demonstração de Contas

O Anexo ao balanço é um mapa de obrigatoriedade legal e que é elaborado praticamente

de forma automática pela aplicação, podendo o TOC preencher os campos de texto

mostrados na figura 50 no caso de ter de descriminar qualquer informação adicional. Nos

Figura 49

53

separadores onde existam quadros os valores também podem ser introduzidos

directamente com recurso ao teclado.

No final, o resultado da impressão será uma

listagem para arquivo.

Declarações de Rendimentos

As declarações de rendimentos para dependentes e independentes são passadas pela

aplicação de Recursos Humanos. Contudo, também aqui na aplicação de contabilidade é

possível produzir declarações sobre os pagamentos efectuados a terceiros que prestem ou

forneçam serviços à empresa e que estejam de alguma forma, sujeitos a retenção na fonte

sobre os valores liquidados (ex: casos dos advogados, das rendas, e outros).

Inserção de texto

Exploração / Retenções na Fonte / Extracto > Actualizar.

Exploração / Retenções na Fonte / Declaração > Imprimir

Figura 50

Figura 51

54

3.6. Simulador de Resultados

A nosso ver, esta funcionalidade é uma das mais interessantes disponibilizadas pela

aplicação, sendo bastante útil para testar o impacto de determinadas rubricas que afectam

a construção dos resultados líquidos, com impactos prováveis nos impostos a suportar e

consequentemente no valor patrimonial da organização.

As opções assumidas, em função do exercício dos testes e simulações realizadas deverão

ser postas em curso antes de fechar o ano económico (31 de Dezembro) já que os mapas

legais só são normalmente emitidos até 31 de Março no ano civil seguinte, altura em que já

não terá qualquer efeito prático. Como é evidente, todas as simulações realizadas deverão

estar de acordo com as normas em vigor e com os princípios contabilísticos

Vejamos então o que podemos aferir desta ferramenta.

O que temos aqui?

Basicamente vemos uma

demonstração de

resultados em formato

legível para entendidos e

não entendidos.

O período de análise pode

ser em qualquer altura,

basta ter curiosidade para

indagar como está a correr

o ano económico da

organização.

Partindo do volume de

vendas (100%), a

ferramenta vai

evidenciando as outras

componentes e calculando

a percentagem das mesmas face ao volume de vendas. Figura 52

Acção Demonstrar as várias situações possíveis

55

A coluna dos valores está

com cor amarela para

evidenciar que os dados

são obtidos directamente

das contas em função dos

registos efectuados.

Na parte final estão

evidenciados os diferentes

tipos de resultados que

contribuem para a formação

do resultado líquido.

Também é visível um conjunto de separadores que mostram outras componentes da

formação dos resultados e sobre os quais podem ser tomadas algumas opções com

impacto nos lucros.

Valores introduzidos manualmente

Figura 53

Figura 54

56






Objectivo:

Saber emitir balancetes documentos.

Trabalho Inicial:

• Ter vários documentos introduzidos de modo aos mapas serem

mais completos.

Desenvolvimento

• Emita um balancete do razão para todas as contas com valores;

• Emita um balancete analítico para todas as contas com valores.

Sugestões

Exploração / Balancetes.

57





Objectivo:

Saber emitir o Balanço e a Demonstração de Resultados.

Trabalho Inicial:

• Ter vários documentos introduzidos de modo aos mapas serem

mais completos.

Desenvolvimento

• Emitir o Balanço para o ano em exercício abrangendo todos os

meses;

• Emitir a Demonstração de Resultados para o ano em exercício

abrangendo todos os meses.

Sugestões

Exploração / “Mapas Legais / Gestão”.

58



1. Os balancetes (Razão e Analítico) podem ser tirados para algumas contas ou

para todas.

a) Verdadeiro;

b) Falso.

2. O ecrã de pedido de extracto é semelhante para quais dos seguintes

extractos?

a) Conta, IVA e Selo;

b) IVA, Selo e Fluxo;

c) Diário, Fluxo e Selo;

d) Conta, IVA, Selo, Fluxo e Diário.

3. A exploração permite que análises?

a) Orçamental e Funções;

b) Centros de Custo e Funções;

c) Orçamental, Centros de Custo e Funções;

d) Orçamental, Centros de Custo, Funções, Documental.

4. Os mapas legais obrigatórios já vêem todos criados de origem.

a) Verdadeiro;

b) Falso.

5. Podem-se editar ou eliminar valores do mapa de anexo ao balanço e

demonstração de resultados.

a) Verdadeiro;

b) Falso.


59

MMóódduulloo 44

60

Módulo 4 – Utilitários

PLANIFICAÇÃO

OJBJECTIVOS GERAIS


- Outros Utilitários.

- Executar o cálculo

do IVA; - Controlar mapa

de recapitulativos; - Preparar as

Declarações e Mapas Fiscais.

- Método

Expositivo; - Método



Interrogativo.

- Ficha de Actividades

- Computador - Computador - Computador

15 min.

25 min.

20 min. 15 min.

61

Como podemos observar pela figura 55 o módulo de

utilitários na aplicação Contabilidade é muito reduzido em

quando comparado com as outras aplicações de gestão.

4.1. Diagnósticos de IVA

Como sabemos a aplicação faz o tratamento automático do IVA calculando o valor do

imposto e realizando o seu lançamento (com recurso aos documentos pré-configurados).

Apesar disso, o utilizador pode alterar os valores intencionalmente ou enganar-se no

decorrer das operações de registo, existindo assim a possibilidade de existirem desvios

(positivos ou negativos) relativamente ao valor correcto.

Através deste mapa é possível efectuar a análise dos desvios entre os valores esperados

de IVA e os valores reais lançados.

Figura 55

Figura 56

62

4.2. Conferência de Recapitulativos

Os mapas de recapitulativos resultam duma obrigação legal, que visa responder à

obrigatoriedade de informar os serviços fiscais de quais os clientes e fornecedores com

quem a organização tem relações comerciais que ultrapassam determinados montantes

(actualmente esse valor é de 25.000 €). Este compromisso tem, por parte das entidades

fiscais, o objectivo de cruzar informação para detenção de eventuais fugas ao pagamento

dos impostos.

Neste momento, este tipo de informação é inserido numa listagem com o nome, número de

contribuinte e montantes transaccionados (desde que superior ao mínimo de 25.000 €) e

fornecido juntamente com as declarações fiscais apresentadas pela empresa.


1. Seleccionar cliente ou fornecedores;

2. Indicar a entidade (ou deixar em branco);

3. Escolher o período e ano;

4. Indicar o montante;

5. Escolher carta ou entidades;

1

2

3 4

5

6

Figura 57

63

Figura 58

4.3. Declarações e Mapas Fiscais

As declarações fiscais são mapas produzidos pela aplicação de

contabilidade e que visão responder aos compromissos e

obrigações de carácter fiscal às quais as organizações têm de dar

resposta. É com base nestes mapas e na informação nela contida que serão apurados os

valores de imposto a liquidar pelos resultados alcançados.

Sendo parte integrante da aplicação de contabilidade, esta ferramenta de trabalho é

disponibilizada na forma de sub-produto. Este encontra-se estruturado unicamente com o

intuito de dar responda à produção de declarações fiscais. Este método tem a vantagem de

ser fácil de actualizar, de acordo com as alterações introduzidas nos modelos das

declarações. Por outro lado, possibilita segmentar o trabalho diário do contabilista do

trabalho de produção de documentos fiscais, tornando a aplicação de contabilidade mais

simples visualmente simples e mais intuitiva.

A sua estrutura de tratamento também é muito simples, visto que está dividida em

declarações de carácter mensal (IVA e retenção na fonte) ou de obrigatoriedade somente

anual (declaração anual – apresentação de contas).

Neste módulo do programa não se efectua qualquer introdução de dados. Todos os dados

que são utilizados no preenchimento dos mapas, resultam da introdução de movimentos na

aplicação de contabilidade propriamente dita. Aqui só serão efectuadas leituras, consultas e

impressões de mapas. Se forem detectados erros nos mapas estes devem ser corrigidos na

contabilidade.

Declarações Fiscais

Consultas Impressão de Documentos

64

Vejamos esquematicamente quais os documentos a serem impressos:

Impressão de Documentos

Mapas Fiscais Mensais

• IVA;

• IVA intracomunitário;

• Pedidos de Reembolso do IVA;

• Retenções na Fonte.

Mapas Fiscais Anuais

• Modelo 22;

• Declaração Anual.

Anexo A = Demonstração de Resultados (D.R)

Folha de Rosto = Identificação da empresa

Anexo B = Demonstração de Resultados (D.R)

Anexo C = Conta de Ganhos e Perdas

Anexo D = D.R – Comerciais, Agrícolas, Indust.

Anexo E = Rendimentos Prediais.

Anexo F = Rendimentos Isentos

Anexo H = Preços de Transferência

Anexo G = Rendimentos Prediais.

Anexo J = Importâncias Retidas

Anexo N = Regimes Particulares

Anexo M = Localização de Operações

Anexo L = Operações Internas Activas

Anexo O = Relação de Clientes

Anexo P = Relação de Fornecedores

Anexo P = Operações sujeitas a Imposto Selo

Para imprimir qualquer um destes documentos, basta pressionar duas vezes com o cursor do rato sobre o mesmo.

Declarações electrónicas = Trabalho simplificado

Figura 59

Figura 60

65

Agora que já compreendemos o conceito e o circuito de obrigações legais, para informação

adicional consulte os anexos a este manual, onde poderá visualizar alguns.

Simulação de IVA

Esta opção produz as declarações periódicas (mensal ou trimestral do imposto) e se estiver

tudo correcto a sua impressão.

Basta escolher o período e preencher

os campos em branco se for o caso, já

que os outros elementos são

automaticamente sugeridos pelas

opções de configuração indicadas no decorrer da configuração da aplicação.

Mapas Mensais

Como no exemplo anterior, o tratamento destes

mapas é muito fácil e o seu preenchimento é

automático. Podemos afirmar que o utilizador

pouco mais faz do que verificar, validar e imprimir.

Enviar para a impressora

Figura 61

Figura 62

66

Relativamente ao IVA, o procedimento do ponto anterior é válido e suficiente para tratar do

assunto. Todavia se o utilizador pretender fazer alguma alteração pode seguir este

caminho.

Dita: Este procedimento excepcional só deve ser praticado em casos extremos, por pessoal habilitado, contabilistas e/ou técnicos.

Número do diário onde estão configuradas as contas a movimentar e onde se guarda a informação necessária.

Recomendado só para utilizadores

experientes.

Inserir directamente as alterações nos campos pretendidos. Não gravar, se não tiver a certeza.

Figura 63

67

No que aos fluxos de caixa diz respeito o procedimento é semelhante, sendo que aqui só é

possível consultar e imprimir o mapa.

Este mapa, como já foi

referido, permite visualizar

quais os itens onde são

movimentados os fundos da

empresa.

O formador poderá, neste caso

aproveitar, o documento para,

em conjunto com os

formandos, tentar analisar a tesouraria da empresa e verificar se esta está adequada à

actividade desenvolvida.

Declarações de Retenção na Fonte (IRS / IRC)

Mapa de consulta e impressão de documento.

Figura 64

Figura 65

Acção

Relatar o tempo em que estes documentos eram feitos de forma manual.

68

Mapas Anuais

Relembrando o esquema apresentado no início desta unidade temática, esta declaração é

produzida para dar resposta às obrigações fiscais de carácter anual. Nesta existem campos

que são preenchidos de forma automática e outros através da inserção manual dos dados.

Não sendo uma tarefa difícil, mas é claramente destinada a conhecedores destas temáticas

como responsáveis financeiros, contabilistas ou equivalentes. Porquê? Porque o seu

preenchimento requer conhecimentos para lá do simples manuseamento da aplicação

informática.

Exemplo: A primeira folha da declaração, folha de rosto, requer que se escolha quais os

anexos a serem entregues. Para isso é necessário conhecer quais os tipos de rendimentos

que são abrangidos pela empresa e quais os benefícios e isenções a que a mesma tem

direito.

Nota: Este documento é impresso para arquivo. Os dados para a administração fiscal são carregados electronicamente, com o apoio da aplicação ou directamente no site oficial das Finanças. Vide declarações electrónicas em: http://www.e-financas.gov.pt/de/jsp-dgci/main.jsp.

Indicar a quantidade de anexos

“Picar" com o rato as opções necessárias. Todas as caixas com cor mais forte.

Figura 66

69

Exemplos de impressos com

preenchimento automático.

Exemplo de impressos em que é possível ou necessário introduzir dados adicionais.

Dicas: • Pressionar duas vezes o

cursor do rato no campo a tratar;

• Para confirma carregar na tecla “enter”.

Observações

= Texto (“data”) Texto em forma de calendário.

Picar as opções a considerar.

Campo numérico.

Campos com formulas. Não mexer. Vai buscar dados à aplicação.

Dica: Se tentar escrever texto em campos numéricos, a aplicação não aceita, o contrário também é válido.

Figura 67

Figura 68

70






Objectivo:

Saber executar diagnósticos, nomeadamente o de IVA.

Trabalho Inicial:

• Efectuar previamente a criação de Novo Exercício.

Desenvolvimento

• Corra o programa de diagnóstico apenas para IVA;

• Analise os erros, no caso de existirem;

• Corra o programa de diagnóstico com todas as opções

seleccionadas (por defeito);

• Analise os erros, no caso de existirem;

Sugestões

{Administrador} / Empresas (Todas) / Criação de Novo Exercício;

{Administrador} / Empresas (Todas) / Diagnósticos.

71

FICHA DE AVALIAÇÃO 4 Indique a resposta correcta.

1. O mapa de diagnósticos de IVA permite:

a) Analisar desvios;

b) Analisar as diferenças pelas diferentes taxas de IVA;

c) Fazer uma análise mensal do IVA;

d) Valores esperados e desvios;

e) Todas as repostas anteriores.

2. A aplicação permite diferentes opções para os mapas recapitulativos de

clientes e de fornecedores.

a) Verdadeiro;

b) Falso.

3. Quais das seguintes opções estão disponíveis para o mapa recapitulativo de

fornecedores?

a) Dados Fiscais, Ano e Mês;

b) Ano, Mês e Valor Limite;

c) Dados Fiscais, Ano, Mês e Valor Limite;

d) Emissão de carta, Ano, Mês e Valor Limite;

e) Todas as anteriores.

4. O mapa oficial da declaração de IVA pode ser alterado manualmente.

a) Verdadeiro;

b) Falso.

5. A declaração periódica de IVA pode ser extraída da aplicação:

a) Em papel, folha branca ou em modelo oficial (pré-impresso);

b) Magnético;

c) Em papel, folha branca ou em modelo oficial e Magnético

d) Todas as hipóteses anteriores.


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PPrrááttiiccaass

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Conteúdos Didácticos Complementares

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Exercícios Práticos Globais

FICHA DE AVALIAÇÃO - 5 (exercícios do CD FORMAÇÃO) Indique a resposta correcta.

1. A tabela do Plano de Contas:

a. Tem que ser toda configurada pelo utilizador;

b. Já vem configurada e pode ser alterada pelo utilizador;

c. Já vem configurada e não pode ser alterada pelo utilizador.

2. Existem chaves de repartição por:

a. Centros de Custo e Funções;

b. Funções e Analítica;

c. Todas as anteriores;

d. Nenhuma das anteriores.

3. “É possível balancear um movimento automaticamente aquando a

introdução de documentos.”

a. Verdadeiro;

b. Falso.

4. Para lançar um movimento contabilístico, é necessário definir o n.º do

diário, o n.º do documento, as diversas contas e valores a débito ou a

crédito e, no final:

a. Balancear;

b. Gravar;

c. Balancear e gravar;

d. Nenhuma das anteriores.

Solução: Página 89 Dificuldade: Baixa

87

FICHA DE AVALIAÇÃO - 5 (exercícios do CD FORMAÇÃO) … Continuação

5. “Para calcular um balancete não é necessário indicar intervalo de

contas.”

a. Verdadeira;

b. Falsa.

6. “O mapa de rácios que vem configurado com a aplicação calcula os

rácios mais comuns e importantes.”

a. Verdadeiro;

b. Falso.

7. “A declaração periódica de IVA pode ser criada em ficheiro magnético, o

que simplifica a entrega dessa declaração.”

a. Verdadeira;

b. Falsa.

8. No Outros Utilitários é possível:

a. Lançar movimentos contabilísticos em lote;

b. Alterar a data de movimentos ou transferi-los para outra contas;

c. Calcular balancetes para todas as contas em simultâneo;

d. Todas as anteriores;

e. Nenhuma das anteriores.

Solução: Página 89 Dificuldade: Baixa

88

NNoottaass

89

Soluções

Ficha de Avaliação nº 1 Soluções: 1-a / 2-b / 3-a / 4-b / 5-c

Ficha de Avaliação nº 2 Soluções: 1-b / 2-e / 3-a / 4-a / 5-e

Ficha de Avaliação nº 3 Soluções: 1-a / 2-d / 3-c / 4-a / 5-a

Ficha de Avaliação nº 4 Soluções: 1-e / 2-b / 3-d / 4-a / 5-c

Ficha de Avaliação nº 5 Soluções: 1-b / 2-c / 3-a / 4--c / 5-a / 6-a

7-a / 8-d

Material de Apoio

VÍDEO PROJECTOR

COMPUTADOR PORTATIL

QUADRO DE PAREDE

CD DE FORMAÇÃO DO FORMANDO

90

Bibliografia Consultada

Victor Seabra Franco, Carlos Cainao Pereira (2002)

Contabilidade Analítica

Edição: Rei dos Livros

Vários (2004)

Códigos do I.R.S e I.R.C

Edição Rei dos Livros

Sérgio Pereira Carmelo (2005)

Manual Casos Práticos Contabilidade Sociedades

Edição da Universidade Lusíada

Manuel Nogueira Serens (2005)

Código das Soc. Comerciais, 12ª Edição

Edição: Livraria Almedina

Eugene F. Brigham, Michael C. Ehrhardt (2006)

Administração Financeira

Edição: Thompson Learning

Manuel João Pereira (2006)

Sistemas de Informação

Edição: Universidade Católica

Carlos Baptista da Costa, Gabriel C. Alves (2001)

Casos Práticos de Auditoria Financeira

Edição: Visilis Editores

Vários (2005)

Manuais técnicos Primavera

Edição Primavera

António Borges (2003)

Elementos de Contabilidade Geral, 22ª Edição

Edição: Áreas Editora

Idalberto Chiavenato (1990)

Iniciação à Administração Financeira

Edição: Mc Graw-Hill

Vários (2006)

Código das Sociedades Comerciais, 4ª Edição

Editora: Dislivro

José Alves Rodrigues (2004)

Código do IVA, 19ª Edição

Editora: Rei dos Livros

Denis Alcides Rezende (2005)

Sistemas de Informação Organizacionais

Guia Prático para projectos

Edições Atlas

IAPMEI (2001)

Guia de Aspectos Legais para PME´s

Guia de Plano de Negócios

Edição IAPMEI

Ralph Stair (2006)

Princípios de Sistemas de Informação

Edição: Thompson Learning

IAPMEI (2002)

Guia de Gestão de PME´s / IAPMEI

Dinnelly, Jonh Ivancevich (2000)

Administração Princípios de Gestão Empresarial

Edição: Mc Graw-Hill

Carlos Baptista da Costa (2000)

Auditoria Financeira 7ª Edição

Edição: Rei dos Livros

Bruno Cortes (2005)

Sistemas de Suporte à Decisão

F.C.A – Editora Informática

Maribel Yasmina Santos (2006)

Business Intelligence

F.C.A – Editora Informática

91

Contactos Úteis

Parque Industrial e Tecnológico de Évora Rua Intermédia nº 4 e 6 7005-513 Évora Tel. +351 266 769 150 Fax: +351 266 769 156 E-Mail: [email protected] http://www.adral.pt

Rua Intermédia, Lt. 10 – P.I.T.E 7005-516 Évora Tel.: +351 266 735 449 Fax: +351 266 736 016 E-mail: [email protected]

IFH – Instituto de Formação para o Desenvolvimento Humano, Lda. Av. dos Combatentes da Grande Guerra, 1C 2890 Alcochete Tel. 210 849 162 - Fax. 210 849 164 E-mail: [email protected] http://www.ifh.pt

PRIMAVERA BUSINESS SOFTWARE SOLUTIONS, S.A. Edifício Olympus II Rua Cidade do Porto, 79 4709-003 Braga Telef. +351 253 309 900 Fax: +351 253 309 909 http://www.primaverabss.com http://www.primaverasoft.pt

Páginas Web (Links) de interesse:

http://www.prime.min-economia.pt/

http://www.anje.pt

http://www.jurinfor.pt

http://www.impostos.net

http://www.ctoc.pt

(sistema de incentivos)

(Associação nacional de jovens empresários)

(Informação Jurídica - Português)

(Tudo sobre impostos - Português)

(Câmara Técnicos de Contabilidade – Português)

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Documents

Contabilidade Primavera Software