CONTROLE DE ACESSO E SEGURANÇA PATRIMONIAL

Título do Documento:

CONTROLE DE ACESSO E SEGURANÇA PATRIMONIAL

TIPO DO DOCUMENTO: PROCEDIMENTO – P 08

NÍVEL DE REVISÃO: 01

PÁGINA: Página 1 de 12

1. OBJETIVO:

Estabelecer a sistemática adotada para garantir a qualidade nos processos que envolvem a

área Portaria, preservando o patrimônio da empresa, a segurança das pessoas e o meio

ambiente.

2. ABRANGÊNCIA:

Unidades: Matriz (Diadema), Contagem, São José dos Pinhais e Taubaté.

Áreas: Balança, Portaria, Recepção, Recursos Humanos, QSMA.

3. ASPECTOS AMBIENTAIS: Durante as operações envolvidas no presente procedimento, ocorrências de vazamentos de óleo ou outros produtos devem ser tratadas conforme Plano de Atendimento a Emergências.

4. CONTROLE DE REGISTROS:

IDENTIFICAÇÃO DO

REGISTRO LOCAL DE

ARMAZENAMENTO FORMA DE

RECUPERAÇÃO TEMPO DE RETENÇÃO TIPO DE ACESSO

Controle de Carregamento de Terceiros

Balança Cronológica 1 ano Livre

Formulário de Saída Antecipada

Recursos Humanos Cronológica 1 ano Livre

Liberação de Saída de Bens e Materiais

Manutenção Cronológica 1 ano Livre

Ordem de Coleta Balança Cronológica 1 ano Restrito

Registro de Entrada e Saída de Equipamentos /

Ferramentas

Portaria Cronológica 1 ano Livre

Ticket de Pesagem Financeiro Cronológica 5 anos Restrito

5. REGISTRO DAS REVISÕES:

REVISÃO ALTERAÇÃO IMPLEMENTADA

00 Emissão inicial do documento.

01 Revisão geral, alteração de layout e atualização de identificação.

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6. APROVAÇÃO:

ELABORAÇÃO APROVAÇÃO

Gestor de Segurança Patrimonial Nestor Teobaldo

Vice Presidente Márcio Trujillo Rodrigues

DATA:

07/11/2020 DATA:

07/11/2020






7. FLUXOGRAMA:






8. DEFINIÇÕES

ABRANGÊNCIA: pessoas e ativos da empresa. PESSOAS: funcionários e terceiros vinculados com contrato vigente. ATIVOS: bens tangíveis e intangíveis, como qualquer informação sensível e sistemas de processamento de informações, aos quais seja atribuído valor mensurável e cujo furto, roubo ou corrupção possa causar danos à empresa. PROTEÇÃO AO PATRIMÔNIO: para a proteção dos ativos e pessoas o Gestor deve planejar ações e implementar medidas preventivas, corretivas e contingenciais. PROCESSAMENTO, MANIPULAÇÃO E USO DE INFORMAÇÕES E DOCUMENTOS: as informações e documentos devem ser processados e manipulados por sistemas confiáveis e pessoas capacitadas, definidas pela diretoria. INCIDENTES DE SEGURANÇA PATRIMONIAL: condutas impróprias que transgridam as legislações vigentes ou procedimentos internos, praticados por funcionários ou terceiros, devem ser registrados e investigados, adotando-se medidas cabíveis conforme gravidade e característica.






9. DOCUMENTOS DE APOIO 9.1. LIBERAÇÃO DE SAÍDA DE BENS E MATERIAIS






9.2. REGISTRO DE ENTRADA E SAÍDA DE EQUIPAMENTOS E FERRAMENTAS






9.3. CONTROLE DE ACESSO PARA CARREGAMENTO DE TERCEIROS

9.4. AUTORIZAÇÃO DE ENTRADA (FINAIS DE SEMANA E FERIADOS)






9.5. AUTORIZAÇÃO DE SAÍDA ANTECIPADA

10. POLÍTICA TRUFER DE SEGURANÇA PATRIMONIAL

A empresa é constituída por pessoas e ativos. Ambos devem ser protegidos de forma a garantir a sua integridade física maximizando as eventuais perdas e prejuízos. A política de Segurança Patrimonial visa garantir que, no âmbito da empresa sejam utilizadas as práticas mais adequadas na Proteção das pessoas e dos Ativos e que essas práticas estejam alinhadas com as demais Diretrizes Organizacionais e Legislação em vigor. A Segurança é um processo contínuo cujo resultado está diretamente relacionado ao nível de comprometimento de cada integrante. Sua observância é imprescindível para a manutenção do elevado nível de confiança conquistado junto aos clientes e fornecedores. Considera também o código de conduta da empresa, que tem por objetivo estabelecer os princípios éticos e normas de conduta que devem orientar as relações internas e externas de todos os funcionários da empresa, independente das suas atribuições e responsabilidades.






11. PRINCÍPIOS DA SEGURANÇA PATRIMONIAL

A Política de Segurança Patrimonial será orientada pelos seguintes princípios:

✓ Integração: as ações de Segurança Patrimonial devem estar em consonância com demais normas e procedimentos da empresa, num conjunto de medidas interligadas em que um sistema cubra as limitações do outro.

✓ Adequabilidade: o planejamento deve conter ações e medidas suficientes para minimizar ou eliminar os riscos e, pelo seu conteúdo, não se constituir em óbices aos objetivos e normalidades da empresa.

✓ Oportunidade: quanto mais rápida e oportuna for a intervenção das medidas que compõem os sistemas de segurança, mais fácil será eliminar, controlar ou reduzir o risco.

✓ Responsabilidade: a segurança patrimonial depende de atitude proativa de cada integrante, exigindo para tanto que sejam aplicadas ações e medidas de forma compreendida por todos, com mudanças de hábitos e comprometimento com a prevenção.

✓ Legalidade: as medidas de segurança patrimonial estão em consonância com as normas legais e vigentes.

12. PESSOAS 12.1. TREINAMENTO DE INTEGRAÇÃO

Funcionários e terceiros devem receber treinamento básico de integração, a ser desenvolvido pela área de Recursos Humanos com apoio das demais áreas.

12.2. DEMISSÃO, TRANSFERÊNCIA OU RESCISÃO DE CONTRATO

Nos casos de desligamento, transferência ou rescisão de contrato de funcionários ou terceiros, o departamento de Recursos Humanos ou a empresa contratada deverão informar à segurança patrimonial o evento.

12.3. AUTORIZAÇÃO DE SAÍDA NO HORÁRIO DE EXPEDIENTE Funcionários que tiverem que ausentar-se da empresa em caráter particular ou a serviço, com ou sem retorno no mesmo dia, devem solicitar ao departamento de Recursos Humanos o formulário de Autorização de Saída, sendo devidamente preenchido, assinado pelos responsáveis e entregue na portaria. O formulário será encaminhado Recursos Humanos no dia útil posterior à saída.






13. PROCEDIMENTOS INTERNOS 13.1. RECEBIMENTO E EXPEDIÇÃO DE MATERIAIS

O recebimento e expedição de materiais devem ser realizados em locais próprios e controlados. Cabe aos responsáveis pelas áreas avaliar a necessidade de sistemas de segurança especiais e solicitar apoio à segurança patrimonial para validação e definição do melhor método, com aprovação da diretoria.

13.2. CONTROLE DE ENTRADA E SAÍDA DE ATIVOS A movimentação de ativo de propriedade da empresa ou de terceiros sob sua responsabilidade, depende de autorização formal do responsável pela área e, na ausência deste, de outro colaborador designado pela diretoria.

13.3. ESTACIONAMENTO

Veículos particulares devem estar localizados fora da área operacional. Os colaboradores que possuem autorização para estacionamento nas dependências da empresa devem estacionar o veículo após a portaria principal, em bolsão específico. O bolsão localizado em frente ao escritório administrativo é para uso exclusivo de terceiros, fornecedores, clientes e visitantes da empresa. Demais colaboradores devem estacionar seus veículos fora das dependências da empresa.

13.4. CONTROLE DE ACESSO FÍSICO

As unidades da empresa devem possuir controles de acesso físico, com objetivo de verificar o acesso de pessoas, veículos e equipamentos às instalações da empresa.

13.5. PORTARIAS TRUFER MATRIZ

13.5.1. PORTARIA DE ENTRADA

✓ A cancela deve permanecer fechada durante todo o tempo; ✓ A portaria deve abrir às 5h40m e encerrar expediente às 18h00m, podendo o

horário ser alterado quando necessário para operação da planta; ✓ Colaboradores em expediente normal devem acessar a planta pela catraca em

frente à balança, fazendo uso de cartão de identificação magnético; ✓ Cabe à segurança patrimonial vistoriar os prédios e demais áreas da empresa

após o término do expediente de trabalho, de forma que não permaneça nenhum funcionário sem autorização da diretoria, verificando-se ainda aparelhos eletrônicos e luzes ligados sem necessidade;

✓ Ocorrências fora do expediente de trabalho devem ser registrados em livro ATA, localizado na Portaria de Saída, cabendo ao Gestor reportar aos setores envolvidos e diretoria no primeiro dia útil seguido ao fato;

✓ Não são permitidas nas dependências da empresa bebidas alcoólicas, animais, armas de fogo e outros itens verificados pela segurança patrimonial;

✓ Fora do expediente normal, durante finais de semana e feriados, a presença de






terceiros contratados deverá ser comunicada à segurança patrimonial com antecedência mínima de 24 horas, através de formulário de comunicação interna, assinado pela gerência (exceção aos cargos de gerência e diretoria);

✓ Qualquer descumprimento de instrução deve ser reportado à gerência do envolvido com ciência da diretoria;

✓ A entrada dos veículos da frota deve ser controlada pelas informações disponibilizadas pela vigilância (placa, número da caixa e quilometragem), seguida pelo ticket de pesagem emitido pela balança;

✓ As ferramentas de terceiros que venham a trabalham internamente na planta, devem constar em relação nominal que será retida na portaria para conferência e devolução na saída.

13.5.2. PORTARIA DE SAÍDA

✓ A cancela deve permanecer fechada durante a pesagem do veículo à frente; ✓ Veículos da frota tem preferência para saída; ✓ Comunicações com a balança são realizadas via rádio HT ou telefone; ✓ Devem ser vistoriados os compartimentos da cabine, sempre pelo lado direito

do motorista, solicitando-se também o levantamento da caçamba para vistoria entre o vão do chassi (somente em veículos vazios);

✓ O veículo deve ser orientado a posicionar-se corretamente na balança, devendo o motorista permanecer em seu interior durante a pesagem;

✓ Observar lacres e cadeados nos tanques de combustíveis de veículos da frota; ✓ Observar número da caçamba e correspondência com destino (exemplo?

Caçamba VW não pode ser direcionada para outra empresa); ✓ Lâmpadas queimadas, pneus/estepes furados, caixas danificadas, emissão de

fumaça preta fora dos padrões e vazamentos de óleo, devem ser informados ao motorista para conserto junto à manutenção;

✓ Sobra de material identificada na pesagem deverá retornar ao pátio para limpeza da caçamba;

✓ Todo material ao sair das dependências da planta deve ter sua respectiva autorização ou acompanhamento de Nota Fiscal, apresentada à segurança patrimonial;

✓ Veículos sem necessidade de ticket de saída devem retornar para o interior da planta;

✓ Saída de veículos terceiros vazios (compra de sucata): devem ser vistoriados todos os compartimentos que podem possibilitar extravio de materiais. Em seguida, libera-se para pesagem e, após a pesagem, o veículo se retira da balança e aguarda o ticket de compra;

✓ Saída de veículos terceiros carregados (venda de sucata): devem ser vistoriados todos os compartimentos que podem possibilitar extravio de materiais (não levantar a caçamba). Em seguida, libera-se para pesagem e, após a pesagem, o veículo se retira da balança e aguarda Nota Fiscal de venda;

✓ Saída de veículos da frota vazios: devem ser controlados pelas informações inseridas pela segurança patrimonial (placa, número de caçamba e quilometragem), seguido de ticket de fechamento de pesagem. Em posse da Nota Fiscal, verificar a placa do caminhão, número da caçamba e quilometragem e emitir o ticket de saída liberando o veículo.






13.6. GALPÃO DE RETALHOS (VILA CARIOCA) Os veículos devem efetuar sua pesagem, fechar o peso, dar marcha ré e aguardar a emissão de Nota Fiscal no interior da planta, estacionado na via de saída próximo à portaria. Veículos da frota que efetuarem pesagem de conferência devem dar marcha a ré, não podendo sair da planta sem Nota Fiscal.

13.7. PORTARIAS DAS FILIAIS Todos os procedimentos de conferências de documentos e cargas, devem ser realizados conforme os padrões da matriz. Os horários de trabalho são de acordo com o definido pelo gerente de cada filial.

14. MAPEAMENTO DO PROCESSO






15. MONITORAMENTO

O monitoramento das atividades deverá ser realizado diariamente pela Gestão da área, utilizando-se para isto de informações cadastradas no sistema, e-mails e relatórios. Em caso de problemas ou dúvidas, a Gestão é responsável por providenciar as correções. Em caso de Não Conformidade, adotar a sistemática conforme procedimento “P 21 – Ações Corretivas e Preventivas”. 16. GESTÃO DE RISCOS

NORMA ATIVIDADE PROBLEMA PARTES

INTERESSADAS AÇÃO PREVENTIVA MITIGAÇÃO REGISTROS

ISO 9001 Entrada de Veículos

com Sucata

Erro ao anotar os dados (veículo, motorista, empresa, operação)

Clientes Fornecedores

Sócios

Conferência pelo Aux. Almoxarifado

Correção do Sistema Controle de

carregamento de terceiros

ISO 14001

Entrada de Veículos com Sucata

Veículo com vazamento de óleo

Comunidade Órgão

regulamentador

Inspeção visual e encaminhamento ao setor de

manutenção

Limpeza da área com uso de serragem

Ocorrência Interna

Coleta Seletiva Separação equivocada

de materiais Fornecedores Comunidade

Treinamento e Conscientização

Separar corretamente os materiais

NA

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