Gerenciamento de Aquisições em Projetos

MBA em Gerenciamento de Projetos 6/11Professor: Marco Antonio CoghiTema: Evento para fornecedores O Boticário

Setembro, Curitiba - PR

1. Empresa e Projeto2. Equipe3. Objetivos4. Cenário5. WBS e pacotes “Make” e “Buy”6. Critérios “Make” or “Buy” adotados7. Mapa de aquisições8. WBS para gerência de aquisições9. Registro de Riscos para gerência de aquisições10. Linha do mapa de aquisições11. Declaração de Trabalho > “pacote buy”12. Critérios Eliminatórios 13. Critérios Classificatórios14. Abertura de critérios de classificação15. Sistema de pontuação16. Documentos de aquisição17. Convite para aquisição18. Contrato 19. Fluxograma do processo de concorrência20. Ações para administrar a aquisição21. Fluxograma do processo de administração de contrato22. Fluxograma do processo para encerramento de contrato23. Planejamento de gerenciamento de aquisições

SUM

ÁR

IO

1. EMPRESA: O Boticário

1. RAMO DE ATUAÇÃO: Empresa fabricante e fornecedores de cosméticos e bens de consumo

2. PROJETO: Realização de Evento para agradecimento aos fornecedores que atendem atividade do marketing da empresa. O Nome deste projeto será “Projeto Festa”

1. Neste projeto O Boticário será o cliente que contratará os organizadores do eventoEM

PR

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TR

AB

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O

Gerenciar as aquisições do PROJETO FESTA para O Boticário,

afim de garantir o melhor planejamento e processo de

aquisições atendendo as expectativas, escopo, premissas e

restrições do projeto.

projeto

festa!

projeto

festa! Cenário

O Boticário, empresa fabricante de produtos para cuidados pessoais e beleza,desenvolveu diversas atividades, que obtiveram ótimos resultados, comfornecedores chaves ao longo do primeiro semestre de 2012. Por isto,resolveu tomar a iniciativa de agradecer a estes parceiros realizando umafesta para homenageá-los, buscando fortalecer o relacionamento ereconhecer o desempenho do trabalho desenvolvido.

Como O Boticário não detém a expertise para realização de eventos. Este projetoprevê a contratação de fornecedores especializados para realização do mesmo,fornecedores capazes de promover uma experiência única, como só uma empresade beleza pode oferecer.

projeto

festa! WBS e pacotes

"Make or Buy"

projeto

festa! Critérios "Make or Buy"

Terceirização da mão de obra

Mão de obra inexistente no O Boticário

Ausência de conhecimento no segmento

Necessidade de fornecimento especializado

Restrições de prazo

Restrições de custo

Existência de players especializados no mercado

Compartilhamento de riscos

projeto

festa! Mapa de aquisições

NÚMERO ITEM A SER CONTRATADO REF. WBS VENDOR LIST ORÇAMENTO PRAZO CRITÉRIO MAKE OR BUY

1Criação de tema/identidade do evento e criação de peças gráficas.

4.1.1Agência de publicidade ou design local.

R$12.000,00 45 dias antes

do evento.Terceirização da mão de obra; Restrições de prazo.

2 Produção das peças gráficas. 4.1.2Produtora gráfica offset e plotadora de comunicação visual.

R$4.500,00 30 dias antes

do evento.

Necessidade de fornecimento especializado; Mão de obra inexistente no O Boticário.

3

Inrfaestrutura: contrataçãoentretenimento, local, segurança, alimentação e bebida, equipamentosesquipamentos. Montagem, realização, recepção, desmontagem.

4.2; 4.3; 4.4; 4.5;

4.6

Agência de eventosespecializada paracentralizar a organizaçãodo evento.

R$80.000,00 30 dias antes

do evento.

Compartilhamento de riscos;Ausência de conhecimento no segmento;Necessidade de fornecimento; especializado;Restrições de prazo;Restrições de custo.

4 Divulgação de fotos. 5.5 Profissional de fotografia. R$3.500,00 10 dias antes

do evento.

Existência de players especializadosno mercado; Necessidade de fornecimento especializado.

WBS aquisições

3.4.1 Revisão da análise de riscosem contrato (M)

3.4.2 Fiscalização(M)

projeto

festa!

projeto

festa! Registro de Riscos

EVENTO DE RISCO RESPOSTA AO RISCOMOMENTO DE RESPOSTA AO

RISCO

Não funcionamento ou entrega adequada dos equipamentos.

O fornecedor deve ter o compromisso, firmado em contrato, de testar um dia antes da realização do evento todos os equipamentos, para que, caso não funcionem troque em tempo, assim como de garantir o horário de entrega seguro de todos os ítens, se responsabilizando.

PLAN / CONT / ADM

Entretenimento cancelar ou não aparecer. Garantir um plano B em contrato e multa. PLAN / CONT / SEL

Cancelamento do contrato com pouco tempo faltando para o evento.

Estipular alta multa contratual e a responsabilidade de encontrar outro parceiro em tempo da realização do evento. Caso não seja possivel, e isto interfira em cronograma, arcar co mo prejuizo da remarcação do evento.

CONT / ADM / ENC

Não pagamento de sub contratados.Estabelecer cláusulas contratuais para garantir o pagamento dos subcontratados

PLAN / CONT

projeto

festa! Linha do mapa de aquisições

3

Inrfaestrutura: contrataçãoentretenimento, local, segurança, alimentação e bebida, equipamentos esquipamentos. Montagem, realização, recepção, desmontagem.

4.2; 4.3; 4.4; 4.5;

4.6

Agência de eventosespecializada paracentralizar a organizaçãodo evento.

R$80.000,00 30 dias

antes do evento.

Compartilhamento de riscos;Ausência de conhecimento no segmento;Necessidade de fornecimento; especializado;Restrições de prazo;Restrições de custo.

infraestrutura

projeto

festa! Declaração de trabalho

projeto

festa! Critérios eliminatórios

Solidez Financeira Duvidosa

Baixa recomendação no Mercado

Inexperiência na Tarefa

Não atendimento aos requisitos de Alta Relevância

Altos Índices de Protestos Judiciais e irregularidades

Orçamentação fora dos Limites

projeto

festa! Critérios classificatórios

Proposta atraente Custo X Serviços

Qualidade Comprovada no Serviços Prestados

Experiência Comprovada no Mercado (Bons Cliente)

Atendimento aos Prazos (histórico)

Poucas Ocorrências Trabalhistas

Profissionais Experientes na Área Financeira e Jurídica

projeto

festa! Abertura de critérios de classificação

O O Boticário optou pela abertura dos critérios eliminatórios e declassificação.

Justificativas:

Garantia de qualidade na resposta ao orçamento/projeto;

Objetividade e agilidade na resposta;

Transparência e competitividade justa.

projeto

festa! Sistema de Pontuação

projeto

festa! Documentos de aquisição

Será utilizado uma RFP com o objetivo de informar alguns critérios deeliminação e classificação, mas que não limitará o fornecedor a trazersugestões para a área requisitante, tendo em vista que não háconhecimento suficiente para pré-determinar alguns detalhes do evento.

projeto

festa! Envio do convite

A solicitação de proposta será realizada através de um portal de compras, onde o fornecedor receberá um alerta no e-

mail cadastrado e por meio desse portal imputará os valores envolvidos

na prestação de serviço. Será agendado uma reunião presencial

onde o mesmo apresentará o conceito do evento, sendo que os custos já

estarão registrados no portal.

projeto

festa! Contrato

ESPÉCIE DO CONTRATO

O Contrato será de prestação de serviços.

O Contrato será informal, através de detalhamento da propostacomercial, tendo em vista ser uma prestação de serviço pontual que nãorequer um contrato formal entre as partes. No entanto, na formalizaçãoda proposta, deverão constar informações sobre multas em caso deatraso ou então de violação do que foi acordado.

TIPO DO CONTRATO

O contrato informal será com preços fixados para cada serviço e/ou material

envolvido na prestação de serviço.

projeto

festa!Concorrência privadaPasso a passo das aquisições do pacote de trabalho selecionado, considerando umaconcorrência privada.

RFP

Determinação dos fornecedores

Envio da RFP

Recebimento das propostas

Análise das propostas com base

nos critérioseliminatórios

Aprovado?

Feedback ao fornecedorinformando a negativação de sua

proposta

sim

não

Elaboração de documentação –contrato informal

De acordo dos diretores das areas

responsáveis

projeto

festa! Administração do contrato (check list)

Elaborar RFP

Elaborar critérios de aceitação

Elaborar critérios de reprovação

Selecionar de fornecedores

Enviar de RFP s para os fornecedores

Receber as propostas comerciais

Avaliação das respostas

Selecionar e notificar o fornecedor vencedor e os não selecionados

Elaborar a documentação com proposta comercial e contrato informal

Coletar o aceite da proposta pela diretoria da áreas responsáveis

ATIVIDADEPREVISTO

(%)REALIZADO

(%)STATUS RECURSOS UTILIZADOS

Atividade 1

Atividade 2

Atividade 3

Atividade 4

Atividade 5

Atividade 6

Atividade 7

Atividade 8

DATA DE AVALIAÇÃO: 01/01/1999PERÍODO DE AVALIAÇÃO (DATA INICIAL ATÉ A DATA FINAL): 01/01/1999 a 30/01/1999

NO PRAZO ATRASADO

Relatório para Administração

Observações:

Imprevistos ocorridos:

Riscos envolvidos:

Alterações previstas:

projeto

festa!Fluxograma para

administrar o contrato

projeto

festa!Fluxograma para

encerrar o contrato

projeto

festa! Plano de gerenciamento de aquisições

1. Classificação dos Pacotes Make or Buy1.1. Definição dos Critérios Eliminatórios e Classificatórios1.2. Aplicação dos Critérios

2. Proposta2.1 Elaboração da Proposta

2.1.1. Elaboração de RFP2.1.2 Determinação de Critérios de Aceitação e Reprovação2.1.3. Elaboração de Critérios de Aceite

2.2. Classificação de Fornecedores2.2.1. Seleção dos Fornecedores2.2.2. Envio do RFP2.2.3. Recebimento das Resposta2.2.4. Avaliação e Classificação das Respostas dos Fornecedores

2.3. Definir Contrato2.3.1. Redigir Contrato

projeto

festa! Plano de gerenciamento de aquisições

2.3.3. Análise e Aprovação do Contrato2.3.4. Assinatura do Contrato com os Fornecedores

3. Gerenciamento de Contratos3.1. Definição do Responsável pelo Contrato3.2. Reunião de KickOff3.3. Definição de Critérios de Controle (RDOs)3.4. Aplicação de RDOs3.5. Registrar Lições Aprendidas3.6. Informar Stakeholders

4. Encerramento4.1. Executar Revisão dos Registros4.2. Tratar Pendências4.3. Fechar o Contrato

projeto

festa!Obrigado.