Decisão democrata

ORGANIZE-SE!

Segurança

Importância

Organização

Espaços eletrônicos

Prioridades & Critérios

Procedimentos / Padrões

Inimigos da Organização

Delegação

Telefonia, Emails, Visitas

Reuniões

Decisões

Objetivos & Estrutura

Responsabilidade

Impacto da Mudança

FERRAMENTASRELACIONADAS

Causas

Análise

Espaços físicos

Recuperação

Preparatório

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O autor

Decisão democrata

Decisão autocrata / autoritária

Vantagem:

Decisão de todos

Desvantagem:

Demora muito

Vantagem:

Decisão imediata

Desvantagem:

Ninguém entra no barco

Decisões

O que faz o mundo virar é a vontade de tomar decisões. Tem várias maneiras como tomar decisões na forma correta. Aqui vamos diferenciar somente duas delas: a democrata e a autoritária. As duas tem vantagens e desvantagens. Qual vantagem vale mais no

momento da decisão ele mesmo vai te mostrar.

87Parte III de III Slides 87-117

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2 horas

Você pode recuperar

até 576 horas perdidas

por anorecuperando

2 horas (25%) por dia!

Quando você consegue um impacto bom com sua escolha do tipo de decisão você vai

sentir isso no tempo depois porque você não precisa corrigir ou explicar nada mais.

Decisões

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O Princípio Eisenhower

O que acontecará caso jogue

este documento no lixo?

Delegação

O General Eisenhower, um presidente dos EUA no meio do último século tinha um princípio impressionante. Quando ele não queria

tomar conta de um assunto, escrito num documento, ele se perguntou o que aconteceria se ele jogasse exatamente este documento

no lixo. Ele queria evitar a ocupação ou melhor perda de tempo com assuntos inferiores. Caso você acha que você tem tempo para

nada você deveria pensar em delegação. No final, o sistema econômico está baseado no princípio da divisão de trabalho, não é? Se

você nunca desenvolveu seus inferiores você está com um problemão. Mas caso você fez tudo o que um superior moderno faz para

qualificar o seu pessoal você pode.

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O Princípio da Delegação:

Não somente tarefas mas resultados!

O que acontecerá se eu delegar este resultado ao

fulano? Como posso evitar problemas?

RESULTADO

RESULTADO

RESULTADO

A falta de supervisão: Quando o superior é detalhista, perfeccionista e dono de

verdade, ele quer se aprofundar no assunto, mas o que ele não têm nesse

momento é a atitude de um gerente que precisa de uma certa distância de tudo

para poder supervisionar. Então, ele agindo mais como especialista e menos

como gerente, ele deveria pensar em como conseguir uma certa distância de

tudo para conseguir mais supervisão, por exemplo através da delegação de

tarefas para outros.

Como todos métodos a delegação também tem princípios. Em primeiro lugar

não basta delegar simplesmente uma tarefa. Precisa ser um resultado!

Em segundo lugar você precisa se perguntar o que aconteceria se delegar um

resultado a um jovem ou um novo funcionário? Bom, você não deixaria um

menino de 10 anos pegar uma caixa de 40 kg, não é? 4 kg talvez. Então o

princípio é: resultados grandes para os meninos grandes e resultados menores

para meninos menores. Em terceiro lugar você vai se perguntar como você

pode evitar problemas na delegação.

Delegação

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O que ele ainda não sabe fazer?

O que ele sabe fazer mais ou menos?

O que ele sabe fazer muito bem?

O princípio é acompanhar/fiscalizar os mais fracos até eles sabem fazer o

que precisam fazer. Cada vez você pode se afastar mais até pode confiar

100% na delegação. Caso isso não funciona você precisa ensinar melhor

ou o funcionário não está preparado para aprender.Delegação

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RESULTADO

RESULTADO

RESULTADO


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Todas as atividades

(repetitivas e não repetitivas)

que nós delegamos aos outros

podemos dividir em 4 passos:

Preparaçãopor exemplo, treinamento do funcionário

Execuçãodo resultado delegado

Controledo resultado

Quando se fala em DELEGAÇÃO,se fala destes quatro passos.

Fiscalizaçãoda execução

A delegação, caso você trabalha com outros (podem ser funcionários, terceirizados, prestadores de serviços ou outros fornecedores) é

a ferramenta mais efetiva para ganhar tempo. E como sempre vale: melhor a preparação, menos tempo você vai perder depois. A

fiscalização em intervalos adequados vale em segundo lugar. Melhor fiscalizar demais do que de menos! É não esquece, a

preparação, que pode ser o ensino inicial exige, outra paciência e tolerância e antes de tudo: REPETIÇÂO!

O aperfeiçoamento é criado através da repetição.

Delegação

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Você pode recuperar

até 72 dias perdidos por ano

recuperando 25% por dia!

25%

Reconquistar 72 dias não é um blábláblá de propaganda, posso garantir. Estimo que em média mais ou menos um terço destes dias

você recupera com a delegação perfeita, um outro terço com a profissionalização das suas reuniões (veja lá) e um terço com as

outras dicas nestes slides. Faz a conta honestamente: Das suas tarefas / seus resultados profissionais não tem nada que poderia

delegar? Aposto que tem, sim!

Delegação

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Preparação Execução ControleRelacionamento

Maximo Resultado / Mínimo Resultado

Saber onde quer chegar

Melhor situação / Pior Situação

Plano A Plano B


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Não importa se falamos de um telefonema, uma correspondência ou uma visita:

como sempre separamos tudo em três partes: a preparação, a execução e o

controle. Em primeiro lugar precisa definir o que quer, para onde quer chegar ou

com qual resultado você quer desligar o telefone, saber que quer ter conseguido

depois o outro leu a sua correspondência ou com qual resultado você quer voltar

de uma visita. Muitas vezes ajuda definir o mínimo resultado que você pode

aceitar e o máximo que você quer atingir. A flexibilidade ajuda muito quando você

não consegue fazer progresso com seu plano A. Neste caso é bom ter um plano

B. No início dos anos 90 negociei com ODEBRECHT que acabou de ter

comprado 8 empresas de construção civil na Alemanha. Queria vender

consultoria e percebi, saindo do elevador, pessoas que me parecerem

consultores. Fiquei alerto. Na conversa com a diretoria enfrentei uma completa

falta de interesse em consultoria. Eles me explicavam que já contratavam a maior

consultoria mundial. Mudei para meu plano B e ofereci treinamento. Deu certo. O

plano B e seu segundo para queda em caso que o primeiro não abre. Esta

flexibilidade ajuda também quando você se prepare para surpresas, por exemplo,

participantes não avisados em reuniões importantes. Pense em tudo, imagine

tudo, prepare se para tudo.

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Anota !!! Agenda eletrônica

TELEFONIA: Negociação com um fornecedor para conseguir um desconto.

Preparação

Execução

Controle

Quanto já comprei / informações sobre descontos. Vantagens para o fornecedor. Informações sobre a sua concorrência.

Argumentação preparada. Perguntas retóricas.

Relacionamento *, Pós -Vendas

* = Relacionamento não faz diretamente parte da auto-organização mas fecha o ciclo, neste caso, da telefonia ou nos próximos slides dos emails e visitas.

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O autorQuando ligo depois do email?

EMAILS: Negociação com um cliente para conseguir um aumento do preço.

Preparação

Execução

Controle

Os preços até agora eram de lançamento.


Relacionamento, Pós-Vendas

Agenda eletrônica

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O autor Próximo passo?

VISITAS: Negociação com um cliente para conseguir uma venda adicional.

Preparação

Execução

Controle

Conhecimento da mercadoria / produtos e das necessidades do cliente.


Relacionamento, Pós-Vendas

Agenda eletrônica

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Você quer ser um ótimo exemplo para os outros!

Mais uma ajuda que você pode esperar dos seus colaboradores: Eles se comportam como você, te tratam como você quer ser

tratado. MAS isso funciona somente quando você da um exemplo excelente.

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Nunca deixe alguém participar de uma reunião sem tomar notas. Quem não anota durante a reunião causará tempo perdido depois.

SEU TEMPO.

Pode apostar!

Profissionais não levam ninguém a sério que não anota nada durante uma reunião.

ReuniõesPreparação Execução

da delegação Controle

Fiscalizaçãoda execução

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Gerentes passam até 75% do seu tempo em reuniões. Aqui perdemos muito tempo e por isso, podemos também recuperar muito!

Tem reuniões informativas que acontecem somente uma única vez para divulgar algo. Não falo dessas aqui. Falo das reuniões quais

acompanham processos, por exemplo, reuniões sobre progresso em vendas, sobre progresso de obras na construção civil, sobre

progresso na produção industrial etc. Como o conteúdo delas é um processo em andamento, as reuniões processuais também fazem

parte da corrente processual durante um prazo determinado. Elas não terminam depois o pessoal saiu da sala. Elas preparam a

próxima reunião sobre o trabalho que foi delegado nesta vez. Em termo de auto-organização gostaria chamar a sua atenção no fato

que, de novo, a fiscalização dos trabalhos delegados determina a economia de tempo perdido. Caso você não fiscaliza o progresso do

trabalho delegado durante o intervalo até a próxima reunião você risca o nascimento de um probleminha sem seu conhecimento que

pode se tornar um problemão até a próxima reunião. A fiscalização pode ser ativa ou passiva. Ativa signifique que você precisa

procurar a informação, por exemplo, ligar para 10 vendedores, obras ou produções. Passiva signifique que a informação te procura,

por exemplo, 10 vendedores te ligam para te informar. O que custa menos tempo é claro: Receber 10 telefonemas é definitivamente

mais econômico do que precisar fazer 10 ligações. Mas atenção! Coisas de extrema importância ou urgência precisam o seu

envolvimento ativo. Mas elas deveriam fazer a minoria dos seus processos quais você precisa controlar.

Reuniões

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Nunca deixe ninguém sair de uma reunião com um resultado delegado

sem data de finalização.

Agen

da e

letrô

nica

Reuniões

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A reunião não acabou depois da reunião! Ela termina com a próxima.

Fiscalização ativa(Você vai atrás)

Fiscalização passiva(Eles relatam automaticamente)

Reuniões

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PERFIL DE UM RESPONSAVEL DONO DE SEU TEMPO

Tempo é um recurso na nossa vida. Quando você nasce você tem ‘todo tempo do mundo’ mas não sabe o que fazer com isso.

Quando você sabe o valor do tempo, ele se torna menor a cada dia.

Alguém pode roubar seu dinheiro mas pode devolvê-lo também.

Alguém pode roubar seus bens mas pode devolvê-los também.

Alguém que roubou seu tempo nunca poderá devolvê-lo para você.

Um colega que rouba o nosso tempo vai perder o nosso coleguismo.

Um superior que rouba o nosso tempo vai perder a nossa dedicação.

Um inferior que rouba o nosso tempo vai logo ter um novo superior.

Um cliente que rouba o nosso tempo vai perder o nosso interesse.

Um fornecedor que rouba o nosso tempo vai logo precisar de um novo cliente.

Responsabilidade

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Você quer ser um ótimo exemplo para os outros!

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Alguém que sabe valorizar o seu tempo (sabe respeitá-lo), não rouba o tempo dos outros:

Ele respeita o tempo dos outros!

Ele não trata mal o tempo dos outros porque ele não gosta quando outros tratam mal o seu tempo.

O responsável Dono de seu tempo mostra respeito e dá valor a este seu recurso.

Ele sabe que tempo tem um próprio valor e além disso vale DINHEIRO.

Ele não quer se prejudicar e ele não quer que outros o prejudiquem.

Por isso, a palavra dele tem valor. Ela VALE.

Aquele que não respeita o seu tempo (e o tempo dos outros) não tem palavra.

Uma pessoa sem palavra é um perigo. Ela PREJUDICA VOCÊ!

Responsabilidade

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Departamento

Departamento DepartamentoDepartamento




órgão + corpo = CORPOração

Órgão + Órgãos = CORPO

Impacto da Mudança

O nosso corpo é composto por órgãos, quais trabalhando juntos,

formam um sistema. O corpo de uma empresa chamamos de

Corporação, e a Corporação é também formada por órgãos, só que

esses órgãos chamamos de departamentos. Então, essa estrutura de

uma empresa podemos comparar com o nosso corpo. Tudo deve

funcionar simultaneamente e corretamente, caso contrário, o corpo terá

problemas. Para que tudo funcione bem, precisamos de organização.

Dentro do corpo humano nós temos um recurso vital que

se chama “sangue”, e o sangue precisa circular para que

nosso corpo funcione. Dentro do Corpo Empresarial,

temos um recurso que se chama “informação”. As

informações também devem circular na empresa

corretamente para que esta também possa funcionar.

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Departamento




TUDO e TODOS estão conectados

Imagine o contrário aqui ...

... ou aqui ...

Tudo e todos estão conectados, isso é o que nós precisamos entender. Sem esta conexão que funciona como uma rede, nada

funciona bem e o prejuízo está escrito! As suas próprias atividades não conectadas na maneira certa te causam prejuízo, por

exemplo, a conexão entre reunião, fiscalização, reunião: se você esquece da fiscalização perde informação riscando problemas sem

seu conhecimento. A conexão é um princípio que vale no dia a dia do individuo como para o maior grupo do mundo (aliais uma

chinesa com mais do que 1 milhão de funcionários). Então: independente do seu tamanho pense sempre em redes, em conexões!

Impacto da Mudança

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Departamento




Hoje em dia falamos muito sobre a alimentação certa para não prejudicar os

órgãos do corpo humano. Desde muitos anos falamos também sobre a

liderança certa para não prejudicar o desempenho humano nas empresas.

Como a alimentação pode aumentar a expectativa da vida orgânica, os

exemplos bons dentro da empresa podem aumentar o desempenho

daqueles quais os seguem. Bons exemplos tem um impacto positivo.

Impacto da Mudança

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Onde você vai os outros vão também ...

Sou o chefe!

Aqui podemos compreender a complexidade do assunto.

Tudo o que você como líder, está fazendo certo, terá um

impacto positivo e multiplicado pelas pessoas com as

quais você trabalha. Tudo o que você faz errado tem um

impacto também - é somente mais rápido! Sabemos que

uma reputação negativa você ganhe bem rápida mas

uma positiva bem mais devagar. Tudo está conectado em

nossas vidas, vamos aprender como utilizar esse fato a

favor da nossa empresa ou em nossa carreira

profissional.

Impacto da Mudança

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Imagine você é um destes gerentes. Você tem relacionamentos profissionais e humanos com seus colegas presentes a ausentes: superiores, inferiores, clientes, fornecedores etc.

Caso você é mau organizado nestes relacionamentos você perde em média 2 horas por dia por causa disso.

... e todos que dependem da sua conduta perdem também. Caso a conduta está errada.

Impacto da Mudança

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1. Ganham tempo

2. Tem mais tempo para tarefas importantes

3. Tem mais tempo para a família

4. Apresentam melhores resultados

5. Sentem mais satisfação no trabalho

6. São mais ágeis

7. Antecipam Problemas

8. Tem menos estresse e aborrecimentos

9. Podem se tornar multiplicadores de trabalho eficiente

Pessoas organizadas

Impacto da Mudança

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Conseguindo praticar todas as ferramentas você conseguirá recuperar até 72 dias por ano!

Conseguindo praticar um terço destas ferramentas você conseguirá recuperar até 24 dias por ano!

Impacto da Mudança

Conseguindo praticar dois terços destas ferramentas você conseguirá recuperar até48 dias por ano!

X 50 Funcionários X 500 Funcionários X 5.000 Funcionários

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Técnicas para resolver Problemas

Técnicas de Trabalho para Assistentes

Gestão de Projetos

Apresentações excelentes

Aparência e Postura na Vida Profissional

Técnicas para tomar as certas Decisões

Recuperação de Tempo Perdido

Como priorizar efetivamente

Como planejar e preparar

Como elaborar Padrões

Como delegar

Organize-se para Vendedores

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Kay Dahlmann é consultor empresarial no Brasil. Ele também é empresário e sócio de outras empresas. Ele passou a juventude na

Europa e nos EUA. Sua filosofia foca no aumento da lucratividade dos seus clientes.

Experiência Profissional

Kay Dahlmann (Alemão), trabalhou como Analista, Consultor, Assessor e Treinador Empresarial;

Diretor de Operações; Vice Presidente (VP) Business Development, VP Treinamento Executivo e VP RH numa das 10 maiores

consultorias mundiais, fundou sua própria Consultoria e trabalhou como Professor universitário / Membro da Banca Examinadora

(Marketing Internacional e Vendas) na Europa.

Credibilidade

500 Análises, 250 Projetos e 600 Treinamentos realizados em 45 países na Europa, EUA, África e América Latina com 100 Empresas

de 16 nações e pessoas de 70 nações em 33 tipos de departamentos dos setores Indústria, Comércio e Serviços.

Foco na utilidade de recursos;

Redução de Custos;

Produtividade, Eficiência e Eficácia nas várias estruturas, processos e sistemas de trabalho;

Aumenta de Vendas.

Retorno de investimento em média 3:1, casos de 10:1.

A Consultoria KHD

Desde 2001 situada no Brasil realizando projetos, serviços terceirizados e treinamentos que ajudam seus clientes aumentar a

lucratividade deles. Estes trabalhos estão formados como módulos em partes desenvolvidos com os próprios clientes para vários fins.

Tudo o que o cliente da KHD recebe é aprovado por empresários, gerentes e funcionários da Região, do Brasil e do Exterior

(veja as entrevistas e depoimentos internacionais e nacionais no site: www.khd.com.br).

O autor

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Kay

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ahlm

ann

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Foi criado, educado e formado na época quando a qualidade total QT, a sua Gestão TQM (Total Quality Management) e o DIN ISO

foram inventadas, ‘Zero Erro’ e tudo mais e nunca acreditou totalmente em tudo isso. Acredito no ser humano com suas forças e

fraquezas. Sei que nada perfeito existe na verdade. Mas sei também que sem o desejo de chegar mais perto possível do

aperfeiçoamento não temos progresso. Sem progresso conseguimos nada melhor.

116

A Auto-Organização te oferece a possibilidade de se tornar dono do seu tempo e não vitima de outros.

As experiências profissionais do Kay Dahlmann são estruturadas em mais ou menos 300 Módulos & 15 Métodos.

Estes e outros slides divulgam este Know-How na Editora TOOL.

O Email do autor: [email protected]

Ele terá prazer em responder a consultas e comentários.

O autor

[email protected]

Kay

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SEU FUTURO

Você acabou de ganhar conhecimento de uma parte do meu Know-How e de algumas das minhas experiências. Nada mais e nada

menos. Para aproveitar deste conhecimento na prática você precisa ganhar próprias experiências. Aquelas você consegue praticando

o seu novo conhecimento. Você vai cometer erros e analisando saber como evitá-los no futuro. Assim você vai chegar cada vez mais

perto do aperfeiçoamento. Este é o caminho. Eu te passei o primeiro equipamento, agora andar é com você. Boa sorte!



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SEJA BEM VINDO NO SITE

www.khd.com.br

A editora Tool tem um próprio espaço no site

da consultoria KHD.

Você pode baixar sua ferramenta gratuitamente

por tempo indeterminado.

Por favor, passar ou recomendar estes slides a outros,

caso você gostou deste trabalho.

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