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Gerenciamento
de AquisiçõesGP4 – JOÃO PESSOA
Quem somos?
G T M E
CONSULTORIA
Empresa consolidada na área de
Consultoria e Gestão de Projetos utilizando
as melhores práticas segundo o PMI (Project
Management Institute).
Através de seus profissionais certificados
PMP (Project Management Professional) a
GTME fornece uma extensa gama de
soluções empresariais em gerenciamento
de projetos.
São etapas deste processo:
· Definição e planejamento de projetos;
· Liderança de Projetos;
· Suporte e operação de Projetos;
· Revisão e auditoria em Projetos.
O Projeto D e l y
Construção de um centro de conveniência
que oferece ao cliente itens de
necessidade básica para eventos
residenciais ou comerciais, como utensilios
para
cozinha, churrasco, alimentos, bebidas, frios,
pães, gelo, carvão, mesas, cadeiras, dentre
outros. A proposta é disponibilizar a solução
ideal para facilitar a vida do nosso
cliente, oferecendo ainda a opção de
Delivery dos nossos produtos para maior
comodidade.
Diretores
Ana Beatriz Toledo [email protected]
Eladson Cleiton [email protected]
Gustavo Martins [email protected]
Marília Assunção [email protected]
Thiago José de Q. Jatobá [email protected]
Marcos Correa [email protected]
Objetivo
Desenvolver o plano de gerenciamento de aquisições da
empresa GTME no projeto de implantação da Dely
Express, tendo como princípios de atuação o uso de
tecnologias inovadoras e sustentáveis, fundamentados no alto
controle de qualidade buscando agregar valor ao
empreendimento processos funcionais.
G T M E
CONSULTORIA
D e l y
WBS / EAP
Delyexpress
1.1 Gerenciamento
do Projeto
WBS
Declaração de Escopo
1.2 Recursos Humanos
Seleção e Contratação
Capacitação
1.3 Estrutura Física
Projeto Arquitetônico
Construção Civil
1.4 Tecnologia de Informação
Software
Estrutura de
Site E-commerce
1.5 Logísitca
Fornecedores
Compras
Estoque
Distribuição
1.6 Marketing
Plano de Comunicação
Gestão da Imagem
Evento de Inauguração
Gestão dos Clientes
1.7 Aquisições
Seleção de Fornecedores
Contratação
Avaliação de Fornecedores
1.8 Encerramento
Obs.: Os pacotes em vermelho foram selecionados como buy. Os demais foram considerados make.
Lista de Critérios Make or Buy
1 Necessidade de Fornecimento especializado; B
2 Necessidade de Absorção de Tecnologia; B
3 Restrição de Custo ; M
4 Não é o core bussiness da empresa; B
5 Existência de Fornedores confiáveis; B
6 Necessidade de Absorção de Tecnologia/ B
7 Ausência de pessoas capacitadas; M
8 Restrição de Prazos; M
Mapa de AquisiçõesN RFP
RFQMEIO DE ENVIO
ITENS A CONTRATAR
REF.WBS
VENDOR LIST. ORÇ. PRAZO CRITÉRIOS M/B
1 RFP E-MAIL Capacitação 1.2.2 Sebrae; MRH; R$ 30.000,00 15 dias Necessidade de fornecimento
especializado;
2 RFP E-MAIL Projeto Arquitetônico 1.3.1
Funcional;
Lay out;
Building;
R$ 40.000,00 30 dias Necessidade de fornecimento
especializado;
3 RFIRFP
E-MAIL Construção Civil 1.3.2
Alliance;
Brascon;
Vertical;
R$ 500.000,00 6 meses Necessidade de fornecimento
especializado;
4 RFI
RFPE-MAIL Software
1.4.1 Softcon;R$ 75.000,00 3 meses Necessidade de Absorção de
Tecnologia;
5 RFP E-MAIL Estrutura de Rede 1.4.2
Hitech;
Network;
Lan on
R$ 7.000,00 20 dias Necessidade de Absorção de
Tecnologia;
6 RFIRFP
E-MAL Site/E-commerce 1.4.3
Inova;
Cyber Tech;
Best Technologes
R$ 15.000,00 2 meses Necessidade de Absorção de
Tecnologia;
Core business da empresa;
7 RFP REUNIÃOE-MAIL
Distribuição
1.5.4
CLog;
Entrega Já;
Martins;
R$
5.000,00/mes
15 dias Capacidade da equipe;
Existência de fornecedores
confiáveis;
Compartilhamento de Riscos;
Necessidade de fornecimento
especializado;
8 RFP E-MAIL Plano de Comunicação
1.6.1
9Idéia;
Mediar;
MIX
R$ 30.000,00 30 dias Ausencia de pessoas
caacitadas;
Necessidade de
fornecimento
especializado;
9 RFP E-MAIL Gestão da Imagem 1.6.2
Mark;
Publiart;
Brading;
R$ 100.000,00 3 meses Necessidade de
fornecimento
especializado;
10 RFP E-MAIL Evento de Inauguração 1.6.3
Inventos;R$ 50.000,00 1 dia Necessidade de
fornecimento
especializado;
WBS - Revisada
Delyexpress
1.1 Gerenciamento do Projeto
Plano do Projeto
Declaração de Escopo
WBS
Plano de Gerenciamento
de Riscos
Mapa de Aquisições
Cronograma
Orçamento
Matriz de Responsabilidade
Monitoramento e Controle
1.2 Recursos Humanos
Seleção e Contratação
Capacitação
1.3 Estrutura Física
Projeto Arquitetônico
Construção Civil
1.4 Tecnologia de Informação
Software
Estrutura de
Site E-commerce
1.5 Logísitca
Fornecedores
Compras
Estoque
Distribuição
1.6 Marketing
Plano de Comunicação
Gestão da Imagem
Evento de Inauguração
Gestão dos Clientes
1.7 Aquisições
Contrato
Administração
dos Contratos
Encerramento
dos Contratos
1.8 Encerramento
Registro de Riscos
NUMERO Evento a Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta
ao Risco
1 TREINAMENTO: Não
adequação do projeto as
normas vigentes
• Verificar experiência em projetos
anteriores, capacidade técnica.
PLAN / CONT / ESP / SEL
2
E-COMERCE: Falha técnica,
falta de integração do site e-
comerce com o software de
estoque
Teste de garantia;
Multa contratual;
Selecionar empresa com
experiência;
Integrar as equipes de
desenvolvimento do
e-comerce com os
desenvolvedores do software;
Diligenciamento na empresa
CONT / SEL / ESP
3 Construção Civil: Demora na
entrega das instalações da
loja
• Realizar Diligenciamento na obra;
• Pagamento sobre entregas do
projeto de construção;
• Multa contratual;
CONT / SEL / ESP
4 DISTRIBUIÇÃO: atraso entrega,
afetando a imagem da
empresa
• Desenvolver contrato com
empresa selecionada para a
realização das entregas , com
tempo máximo de cada entrega;
• Selecionar a empresa que possua
o melhor processo;
ADM / SEL / ESP
N RFP
RFQ
MEIO
DE
ENVIO
ITENS A
CONTRATAR
REF.
WBS
VENDOR
LIST.
ORÇ. PRAZO CRITÉRIOS M/B
1 RFP E-MAIL Capacitação 1.2.2Sebrae; MRH;
Microlins;R$ 30.000,00 15 dias Necessidade de fornecimento
especializado;
2 RFP E-MAIL Projeto Arquitetônico 1.3.1
Funcional;
Lay out;
Building;
R$ 40.000,00 30 dias Necessidade de fornecimento
especializado;
3 RFIRFP
E-MAIL Construção Civil 1.3.2
Alliance;
Brascon;
Vertical;
R$ 500.000,00 6 meses Necessidade de fornecimento
especializado;
4 RFIRFP
E-MAIL Software 1.4.1 Softcon;
R$ 75.000,00 3 meses Necessidade de Absorção de
Tecnologia;
5 RFP E-MAIL Estrutura de Rede 1.4.2
Hitech;
Network;
Lan on
R$ 7.000,00 20 dias Necessidade de Absorção de
Tecnologia;
6 RFIRFP
E-MAL Site/E-commerce 1.4.3
Inova;
Cyber Tech;
Best Technologes
R$ 15.000,00 2 meses Necessidade de Absorção de
Tecnologia;
Core business da empresa;
7 RFP REUNIÃOE-MAIL
Distribuição
1.5.4
CLog;
Entrega Já;
Martins;
R$
5.000,00/mes
15 dias Capacidade da equipe;
Existência de fornecedores
confiáveis;
Compartilhamento de Riscos;
Necessidade de fornecimento
especializado;
8 RFP E-MAIL Plano de Comunicação
1.6.1
9Idéia;
Mediar;
MIX
R$ 30.000,00 30 dias Ausencia de pessoas
caacitadas;
Necessidade de
fornecimento
especializado;
9 RFP E-MAIL Gestão da Imagem 1.6.2
Mark;
Publiart;
Brading;
R$ 100.000,00 3 meses Necessidade de
fornecimento
especializado;
10 RFP E-MAIL Evento de Inauguração 1.6.3
Inventos;R$ 50.000,00 1 dia Necessidade de
fornecimento
especializado;
Seleção do item
Declaração de Trabalho
Especificação Funcional:
Treinamento e qualificação dos funcionários
Qualidade:
Empresa tem que apresentar certificação PAS
(Programa de Alimento Seguro – SENAI); Atender aos
cumprimentos e normas vigentes.
Prazos:
Todos os funcionários deverão estar treinados no prazo
máximo de 15 dias;
Declaração de Trabalho
Suporte:
Deverá haver uma reciclagem no treinamento para os
funcionários de 6 meses em 6 meses.
Treinamentos:
Treinamento presencial, com abordagem prática e
teórica, empresa deverá distribuir material didático e
entregar certificação de qualificação para os
participantes.
Manutenção:
Disponibilização de material de sinalização interna na
empresa, com a finalidade de divulgar as boas praticas
na manipulação dos produtos alimentícios e higiene
pessoal.
Declaração de Trabalho
Garantia:
Realizar uma avaliação no final do treinamento, onde
deverá haver aprovação mínima de 80% dos
participantes e presença de 100% dos participantes.
Local de entrega:
O treinamento deverá ser ministrado nas dependências
da empresa contratada para o treinamento.
Divulgação dos Critérios:
Os critérios não serão divulgados, apenas analisados
para conseguirmos melhor transparência e análise da
empresa contratada.
Critérios Eliminatórios
TREINAMENTO E QUALIFICAÇÃO
Local apropriado para treinamento;
Instrutores habilitados e certificados
Empresa quitada com obrigações Legais
(INSS, PIS , CONFINS);
Ofertar certificação reconhecida pelo mercado;
Ter realizado pelo menos 5 treinamentos focados na área de
manipulação de alimentos;
TREINAMENTO E QUALIFICAÇÃO
O Preço que estiver alinhado ao budget;
Qualidade do material do Treinamento;
Qualificação da equipe técnica;
Prazo de conclusão do Treinamento;
Critérios Classificatórios;
Pontuação
Critério Peso Nota Nota
Qualificação do corpo técnico; 30 8 7
Qualificações desejadas do fornecedor;
20 10 8
Experiência do Fornecedor(números treinamentos realizados;
25 8 5
Tempo de existência da empresa; 5 7 4
Preço; 20 9 9
Total 100 8 7
Sebrae MRH
Documentos de aquisição
Solicitação de Cotação;
Enviada RFP formal, via e-mail para osfornecedores, visando uma agilidade maiorno retorno das propostas.
Envio de RFP
Carta Convite;
Declaração de Trabalho;
Cláusulas Contratuais;
Contrato
Formato: O contrato escolhido foi o formato formal, ondeas formalidades estão descritas junto ao Código Civil, e ascondições estão descritas em cláusulas garantindo a segurançade ambas as partes , ordenado por uma Ordem de Compra(serviço);
Espécie: Prestação de serviço
Tipo: O Contrato adotado PG (Preço Global), foi escolhidopor se tratar de um preço fechado na ministração dotreinamento e qualificação dos funcionários da Daly Express, etodos os requisitos ja estarem muito bem claros no Documentode Aquisição e a empresa contratada atender todos os critérioseliminatórios.
Concorrência Privada
ACEITAÇÃO DAS
PROPOSTAS
CONCLUIR
PROCESSORFP
ENVIO DO CONVITE
RECEBIMENTO
PROPROPOSTAS
AVALIAÇÃO
ELIMINATÓRIASS
N
NEGOCIAÇÃO
ESCOLHER
FORNECEDORES
CLASSIFICAR
PROPOSTAS
RFI
ASSINAR CONTRATO
DESCARTAR
PROPOSTA
Atitudes e Fiscalização
AtitudesRespeito às condições do contrato;
Transparência nas informações;
Fiscalização
Ordem de Serviço;
Avaliação dos fornecedores;
Acompanhamento de presença;
Acompanhamento das notas das
avaliações;
Acompanhamento de entrega de
certificados;
Relatórios
Templete - Carta Convite
Template
1 - Unidade Solicitante
Projeto Dely express
2 – Objeto
Contratação de empresa especializada para prestação de serviço de capacitação de recursos humano com foco na qualidade de atendimento ao público a ser realizado no período de 10 a 15 de abril de 2013, na
cidade de João Pessoa/PB, conforme especiaficação abaixo.
3 - Justificativa
A presente aquisição é necessária em face da estruturação da equipe de atendimento demandada pela implantação do projeto Dely em maio de 2013.
4 – ESPECIFICAÇÕES
ITEM
UNID
QUANT.
MATERIAL/SERVIÇO
001
Curso
001
Curso presencial, com carga horária de 40 horas-aula, tendo como tema central a Qualidade no Atendimento ao Cliente.
4.2. Da organização, agendamento e realização
O curso deverá ser realizado em dia útil, no horário das 8:00 às 12:00 horas, em até 72 horas após a data deapresentação do material técnico (acima descrito). Para viabilizar a execução do serviço, deverá ser organizada
sala climatizada, com capacidade para 30 participantes, com equipamentos para projeção de vídeos e slides.
5 – Prazo e Condições de Execução ou Entrega
5.1 Do pessoal para organização
5.1.1. Todo o custo com alimentação, hospedagem e transporte sobre o pessoal que executará o serviço daorganização, recepção e instrutória, bem como todo o staff necessário correrá por inteira responsabilidade daCONTRATADA, tanto os valores remuneratórios, quanto os encargos trabalhistas e previdenciários.
5.1.2. INSTRUTORES: deverão ser profissionais com formação em psicologia organizacional e com experiência
comprovada no mercado, registrado no conselho da categoria ou no ministério do trabalho.
6. Obrigações da CONTRATADA
6.2. Prestar o serviço de acordo com as especificações constantes deste termo.
6.3. Retirar qualquer empregado que não corresponder à confiança ou perturbar o desenvolvimento dos trabalhos, até24 horas após receber a notificação;
6.4. Acatar as decisões e observações feitas pela fiscalização e/ou preposto da CONTRATANTE, relativamente àprestação dos serviços:
6.5. Acatar, cumprir e fazer cumprir por parte de seus empregados, as disposições contidas na legislação específica dotrabalho;
6.6. Instruir a mão de obra quanto às necessidades de acatar as orientações do preposto da CONTRATANTE,inclusive quanto ao cumprimento de normas internas e de Segurança e Medicina do Trabalho;
6.7. Apresentar e manter seus empregados identificados por crachá, correndo as despesas por sua conta, exceto para ocaso de quando o crachá for fornecido pela CONTRATANTE;
6.8. Ser responsável pelos danos causados diretamente à Administração ou a terceiros, decorrente de culpa ou dolo, seuou de seus funcionários, quando da prestação dos serviços, não excluindo ou reduzindo essa responsabilidade oacompanhamento pela Administração;
6.9. Arcar com as despesas decorrentes de qualquer infração, seja qual for, desde que praticada pelos seus empregadosquando da prestação dos serviços; Comunicar à Administração, por escrito, qualquer anormalidade urgente e prestaresclarecimentos que julgar necessários;
7. Obrigações da CONTRATANTE
7.1. Acompanhar e fiscalizar a execução dos serviços.
7.2. Atestar nas notas fiscais/fatura a efetiva entrega do objeto contratado.
7.3. Efetuar os pagamentos devidos.
7.4. Apresentar atestado de capacidade técnica ou declaração que comprove perante empresa pública ouprivada a prestação dos serviços na quantidade e tecnologia objeto da licitação.
7.5. Manifestar-se formalmente em todos os atos relativos à execução contratual, em especial, aplicação desanções e alterações do mesmo.
7.6. Proporcionar a CONTRATADA todas as facilidades para que possa desempenhar o objeto do contrato deforma satisfatória;
7.7. Prestar as informações e os esclarecimentos que venham a ser solicitados pelos empregados daCONTRATADA;
7.8. Comunicar oficialmente à CONTRATADA quaisquer falhas ocorridas, consideradas de natureza grave:
7.9. Ordenar a imediata retirada do local, bem como a substituição de empregados de sua CONTRATADA que
estiver sem identificação ou crachá, que embargar ou dificultar a sua fiscalização ou cuja permanência na área,a seu exclusivo critério, julgar inconveniente.
8 – Gestão do Contrato
8.1 Manter conformidade do serviço prestado através da verificação de conformidade exigida no contrato pormeio de ficha de presença/frequência, relatórios de atividades e avaliação dos participantes.
8.2 Receber e atestar as notas fiscais e encaminhá-las à unidade competente para pagamento;
9 – FORMA DE PAGAMENTO
Deverá ser efetivado após a realização do serviço, com apresentação da nota fiscal, relatório de atividades eavaliação dos participantes.
João Pessoa/PB, 16 de março de 2013
Empresa Contratada Gestor de aquisições
Representante Legal GTME Consultoria
Fluxograma Administração do Processo:
Concorrência Privada
ESC. GESTOR
RESPOSÁVEL
REUNIÃO
KIK-OFF
ASSINATURA DO
CONTRATO
MONITORAMENTO
ENCERRAMENTO DAS
ATIVIDADES
ORDEM DE
SERVIÇO
EMISSÃO DE
RELATÓRIOS
PAGAMENTO
DOCUMENTAR
FATOS RELEVANTES
ESTIMULO AS BOAS
PRATICAS
INICIO DAS ATIVIDADES
- 60% - MINISTRAR O CURSO
- 10% - MATERIAL DIDATICO
- 10% - CERTIFICADO
- 10% - AVALIAÇÃO
- 10% - CARGA HORÁRIA
- 25% - LISTA DE FREQUENCIA
- 25% - FEED BACK
- 25% - NOTAS
- 25% - APROVAÇÃO
COMUNICAÇÃO
VISUAL
Plano de Aquisições
1 Planejamento das Aquisições Colher informações das áreascorrelacionadas ,compilação
das informações e preparo de documetação para envio aosfornecedores;
2 Conduzir as aquisições Envio de RFI e RFP para osfornecedores, Receberpropostas dos fornecedores,
avaliar quem atende aoscritérios eliminatórios, selecionaro fornecedor ideal para o pacote Buy;
3 Administrar aquisições Realizar a reunião de Kik-off Garantir o cumprimento dos
requisitos contratuais, acompanhar relatorios de monitoramento;
4 Encerrar as aquisições Acompanhar os realtorios finais, pagar o serviço prestado, e documentar fatos relevantes.;
