Departamento de T.I. Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Centro O este Paulista

Departamento de T.I.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos


Objetivo

Armazenar e gerenciar de forma proativa os documentos que dão sustentação legal e operacional aos processos da empresa;

Transformar documentos físicos (papéis) em imagens digitais que podem ser acessadas na rede de computadores local ou via Internet;

Compartilhar os documentos entre os departamentos;

Organizar de forma eficiente e inteligente;

Economizar espaço físico;

Facilitar a localização de informações contidas em cada documento.


O que é o GED?

O GED é uma ferramenta, criada para automatizar o processo de gerenciamento de documentos, sejam eles digitalizados ou os que já “nascem” eletrônicos;

Ter um sistema de GED não significa somente guardar arquivos eletrônicos, significa ter nas mãos a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa;

No GED podemos implementar a categorização dos documentos, tabelas de temporalidade, níveis de segurança.


Porque as Empresas estão Implantando o GED?

•Padronização de documentos e formulários;

•Redução de custos com cópias;

•Alta velocidade e precisão na localização dos documentos;

•Integração com outros sistemas;

•Maior agilidade nas transações entre empresas;

•Aproveitamento do espaço físico;

•Diferentes tipos de indexação e localização de documentos;

•Documentos confidenciais são arquivados em cofres.


Porque Gerenciar os Documentos Digitais?

Algumas estatísticas nos ajudam a entender o problema:

•“Executivos gastam em média 150 horas/ano procurando, localizando, solicitando e esperando documentos” – segundo pesquisa da Coopers & Lybrand.Segundo a mesma fonte, “em cada 20 documentos, um se perde”.

•“Processos trabalhistas são perdidos por não encontrarmos o documento correto no prazo estipulado por lei” - FEM.

•“Executivos gastam de 20% a 45% do tempo pensando, criando ou manipulando documentos” – Gartner Group / Datapro.

•“As pessoas perdem entre 20 e 30% de seu tempo, localizando e recuperando informações” – Cyco.

•“Em média, faz-se 19 cópias de cada documento”.


Porque Gerenciar os Documentos Digitais?

Algumas estatísticas nos ajudam a entender o problema:

•“Empregados gastam uma média de 5 1/2 semanas por ano somente procurando por informações para executar suas tarefas diárias” – PME Magazine.

•“60% dos empregados gastam mais de uma hora por dia duplicando trabalho feito por outros funcionários” – KPMG Internal Study.

•“75% das informações que as pessoas procuram já existe na própria empresa” – Competitive Intelligence Review, SCIP’.

•“80% de todos os documentos impressos mundialmente são criados por trabalhadores da área administrativa” – USA Today.


Legislação

Lei 5.433 de 08/05/1968 – Institui a Microfilmagem no Brasil

Decreto Lei 1.799 de 30/01/1996 – Regulamenta a Microfilmagem

Resolução CFM 1.639/2002 – Reconhece a Microfilmagem na Área Médica

Decreto Lei 486 de 03/03/1969 – Regulamenta a Escrituração dos Livros Contábeis

Decreto Lei 64.567 de 22/05/1969 – Regulamenta DL 486-69.

Instrução Normativa DNRC 65 de 31/07/1997 – Microfilmagem dos Livros Contábeis

Lei 8.935 de 18/11/1994 – Regulamenta Microfilmagem para Cartórios e Notários

Parecer 736/2006 – Instrui o processo de Microfilmagem Eletrônica


Case – GedWebUnimed Centro Oeste Paulista

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Demanda – Contratos em Custo Operacional

Entrega dos documentos originais

•40 horas/mês de um colaborador “tirando” cópias;

•Custo elevado;

•Aumento no volume de documentos;

•Dificuldade na guarda dos documentos;

•Armazenamento físico dos documentos terceirizado.


Necessidade

•Armazenar com segurança os documentos evitando extravios e perdas dos originais;

•Centralizar e criar uma base de conhecimento com todo o conteúdo de informações;

•Reduzir o tempo e custos com processos que causavam redundância e ampliação geométrica no volume dos documentos em papel (ex: Cópias);

•Organizar os documentos de forma eficiente e inteligente que permitisse a localização no menor tempo possível;

•Permitir o acesso dos documentos para consultas e conferências com menor custo possível de distribuição.


Requisitos Básicos

Software

•Banco de Dados

•Sistema GED

Hardware

•Servidor

•Estação de trabalho

•Scanner

Link de Internet

Colaborador(es)


Planejamento

•Buscar no mercado a melhor solução para atender a necessidade da empresa;

•Adotar um sistema capaz de reunir as necessidades levantadas de forma concisa, simples e objetiva;

•Encontrar o equipamento de digitalização de documentos adequado para a digitalização de documentos;

•Trabalhar o envolvimento das pessoas nos departamentos afim conscientizar a necessidade da nova cultura interna (endomarketing);

•Iniciar a implantação do sistema e treinar os usuários;

•Iniciar a digitalização e indexação dos documentos classificados em graus de prioridade de trabalho.


Software

Aquisição do software: GEDWEB

Desenvolvido para ambiente Web;

Criação de acesso aos usuários por meio de perfis personalizados;

Auditoria completa – registra todas as operações executadas no sistema;

Arquivamento de documentos diversos;•contratos, NFs, boletos, recibos, documentos de contas médicas, etc...

Permite ao administrador do sistema criar tipos de documentos, grupos e etc...

Indexação automática de documentos.


Recursos do Software

•QUICK INDEX – módulo de indexação automática de documentos;

•OCR BY FIELD – recurso de OCR, indexação automaticamente os documentos;

•FULL SEARCH TEXT – permite a localização de documentos por palavras em seu conteúdo;

•SOUNDEX SEARCH – procura por palavras com pronúncia semelhante, ex: rocha e roxa, Luis e Luiz;

•GEDMAIL SERVICE – serviço que indexa automaticamente os e-mails;

•BARCODE – indexação por código de barras;

•Criação de templates (modelo) – indexação automática;

•Relatórios de produtividade – estatísticas de produção por usuário.


GEDWEB - Interface


QUICK INDEX - Interface


Scanner - Equipamento sugerido

Algumas características;

• Volume de 1500 páginas por dia;

• Resolução óptica: 600 dpi’s;

• Tamanho máximo de documentos: 215 x 863 mm;

• Alimentador: até 75 folhas de 75g, aceita documentos pequenos;

• Conexão: USB 2.0;

• Formato de Saída: JPEG, TIFF, PDF e RTF;

• Velocidade: 30 ppm;

• Duplex;

• Garantia: 1 ano.


Preparação dos Documentos

Documentos em papel têm que ser preparados manualmente para a digitalização:

•Reparar páginas dobradas;

•Realizar consertos;

•Desamassar folhas;

•Retirar clipes e grampos;

•Remover encadernações;

•Classificar documentos.

Documentos mau preparados deixarão o trabalho mais lento.


Preparação de Documentos


Volume de Documentos ???

Média de 1500 Docs por caixaMédia de 1500 Docs por caixaMédia de 1500 Docs por caixaMédia de 1500 Docs por caixa


Qualidade dos Documentos???

Borrados! Ilegíveis!Borrados! Ilegíveis!

Cheios de grampos!Cheios de grampos!

Borrados! Ilegíveis!Borrados! Ilegíveis!

Cheios de grampos!Cheios de grampos!


Faltando Faltando pedaços!!!pedaços!!!Faltando Faltando

pedaços!!!pedaços!!!

Qualidade dos Documentos???


Cuidados

Assinaturas no verso?Assinaturas no verso?Assinaturas no verso?Assinaturas no verso?


Cuidados

Assinaturas no verso?Assinaturas no verso?Assinaturas no verso?Assinaturas no verso?


Documentos para OCR

OCR – reconhece OCR – reconhece caracteres impressos caracteres impressos

por máquina.por máquina.

OCR – reconhece OCR – reconhece caracteres impressos caracteres impressos

por máquina.por máquina.


Digitalização dos Documentos

O que é digitalizar documentos?

É a transformação de documentos em papel numa imagem eletrônica.


Digitalização dos Documentos


Indexação de Documentos

Indexar não é uma opção: é uma obrigatoriedade

•Chave para indexar campos ( tipo de documento, data, nome do cliente etc) a pessoa da entrada de dados indexa documentos manualmente.

•Códigos de barras permitem auto-indexação – armazenando formulários de informação num código de barra antes de digitalizar um lote de documentos certamente valoriza a indexação que pode ser automaticamente colocada.

• Zona OCR – também automática.

•Absorver de outras aplicações: e-mail, processador de textos etc (metadados de documentos, isto é: linha do assunto, remetente etc) torna-se um campo de indexação.

•A indexação também pode ser campo-chave ou o próprio texto. A combinação é geralmente melhor.


Realidade Atual – Quantidade de Documentos

•Contas Médicas.•30.000 documentos / mês

•Contratos;

•Processo de Compras;

•Circulares;

•Planilhas;

•Documentos Bancários.•Extrato;•Movimentação Financeira;•Boletim CETIP;•Documentos Fiscais.


Benefícios

•Armazenamento centralizado num local específico (Servidor);

•Controlar e documentar a comunicação eletrônica;

•Facilidade e rapidez nas consultas;

•Visualização do documento na tela do computador, exatamente igual ao original;

•Redução de espaço para a guarda de documentos;

•Eliminação dos riscos de perdas ou extravio de papéis;

•Rapidez no acesso à informação;

•Absoluto controle dos processos de negócio;


Benefícios

•Compartilhamento dos documentos;

•Melhoria no processo de tomada de decisões;

•Padronizar e documentar os fluxos de processos;

•Sincronizar o tempo de trabalho entre os diferentes participantes do processo;

•Aumentar a produtividade da mão de obra;

•Automatização de processos;

•Reduzir os custos em geral.


GED

“O Gerenciamento Eletrônico de Documentos traz oportunidades e mudanças significativas tanto para o presente, como para o futuro das organizações, evidenciando e exaltando o documento como repositório de informações e conhecimentos que deve não apenas ser controlado, mas administrado em favor do bem da organização à qual pertence.”


GED - Por onde começar???

"Comece fazendo o que é necessário, depois o que é possível e de repente você estará fazendo o impossível." São Francisco de Assis


Conclusão

Cada vez mais as empresas precisam rever e melhorar seus processos. O grande desafio de qualquer mudança corporativa é convencer e motivar pessoas para alinhar esforços e desenvolver vantagens competitivas sustentáveis.

A possibilidade de controlar e gerenciar documentos torna-se hoje uma necessidade estratégica para a competitividade.

“... Sem a menor peça do nosso objeto de trabalho, o documento, não é possível a administração moderna; o direito torna-se privilégio; a economia esmorece; os poderes sucumbem – sem o documento, só existe a barbárie.”

Jacinto Murowaniecki

Fonte: http://www.powerbrasil.com.br/pdf/haddad2000.pdf


OBRIGADO!

Unimed Centro Oeste Paulista

Diretor Presidente: Dr. Péricles Taqueshi Otani

Diretor de Desenvolvimento e Educação: Dr. Hemerson Carlos Costa

Coordenador de Tecnologia da Informação: Demerval Benedetti Lourenço

[email protected]

14-2106-1408

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