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DESAFIOS DA MEMÓRIA
EMPRESARIAL COMO
FERRAMENTA ESTRATÉGICA DAS
ORGANIZAÇÕES
CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO
E MEMÓRIA GOL (CEDOC)
Equipe CEDOC
17 Colaboradores:
1 Coordenador
6 Analistas Administrativos
5 Assistentes Administrativos
3 Aprendizes
(+ 2 aprendizes aterrissam no
CEDOC na próxima semana, na
Documentação e na Memória)
Expedição
Qual o objetivo?
Garantir que as informações
contidas nos documentos que
circulam diariamente pela
Companhia sejam entregues em
tempo hábil ao destinatário.
Expedição
O que faz?
Recebe, cadastra e disponibiliza
documentos para a retirada dos
destinatários, através do
Protocolo Eletrônico.
Expedição
Expedição
O que recebe?
Documentos de setores;
Malotes das Bases Nacionais e
Internacionais;
Correspondência via Correios;
Documentos externos
de motoboy.
Expedição
O que recebe?
Documentos de setores;
Malotes das Bases Nacionais e
Internacionais;
Correspondência via Correios;
Documentos externos
de motoboy.
Expedição
O que envia?
Correspondências da GOL através dos
serviços de Correios;
Documentos para as Bases Nacionais e
Internacionais;
Documentos para serviço de motofrete e
cartório.
Expedição
Gestão de contratos e serviços:
• Correios;
• Cartório
• Motofrete;
• Transporte de documentos,
equipamentos e materiais.
Expedição
O que pode:
Documentos GOL
Documentos de
empresa terceira
Brindes (Até USD 100)
Envio de documentos
para Correios e Cartório
O que não pode:
X Recebimentos e envio
de documentos pessoais
X Produtos perecíveis
X Valores
X Receber documentos
fora do horário
X Retirar documentos sem
crachá
Documentação
Qual o objetivo?
Gerenciamento, armazenamento,
preservação e disponibilização das
informações e documentos
relacionados com as principais
necessidades da Companhia.
Documentação
O que faz?
Gestão de contratos de guarda de
arquivos nacional e internacional;
Gestão de documentos
(centralizado) – nacional;
Gestão de documentos
(descentralizado) – internacional.
Documentação
O que faz?
Workflow de Correspondências
Ferramenta que propicia aos usuários
agilidade na distribuição de informações
estratégicas, disponibilizando
correspondências (ofícios ou cartas) em
uma única plataforma.
Documentação
Para quê?
- Controlar prazos de respostas, evitando
prejuízos financeiros à Companhia;
- Agilidade na tomada de decisão;
- Prover o arquivo permanente de suas vias
originais ou autenticadas, devidamente
conservadas e acondicionadas.
Documentação
O que pode:
Tirar dúvidas sobre
guarda de
documentos
Atendimento por
telefone, e-mail e
pessoalmente
Pedir auxílio para
arquivar documentos
Agendar reuniões
para definição de
tipologia documental
O que não pode:
X Descartar documentos
sem o conhecimento da
área
X Encaminhar
documentos fora do
prazo de envio
X Misturar tipos de
documentos e períodos
diferentes (anos)
X Enviar caixas muito
cheias ou muito vazias
X Enviar documentos
com grampos e/ou
clipes
Contexto GOL
15 de janeiro de 2001 - Início das
atividades da GOL no mercado aéreo
brasileiro;
Rápido crescimento da Companhia e assim
como a produção e recebimento de seus
documentos (físico e eletrônico);
2003 – Implantação do Centro de
Documentação e Memória – CEDOC.
Centro de Documentação e
Memória GOL - CEDOC
Memória GOL
Qual o objetivo?
Atender as solicitações de
informações da Companhia;
Preservar a história e a memória
GOL.
Público: Clientes, colaboradores,
estudantes, pesquisadores e
público em geral.
Memória
O que faz?
Atendimento público interno;
Atendimento público externo;
Conservação preventiva.
Memória GOL
Composição do Acervo
Textuais;
Iconográficos;
Tridimensionais;
e audiovisuais.
(físicos e eletrônicos)
Adquirido através de doação dos diversos
setores da Companhia
Núcleo de informações - dados
inauguração de bases,
lojas, quiosques de vendas;
recebimento de aeronaves;
realização de acordos com outras
companhias aéreas;
recebimento de prêmios e homenagens;
dados estatísticos referentes à frota e
número de colaboradores, entre outros.
Memória GOL
Centro de Documentação e
Memória GOL - CEDOC
Centro de Documentação e
Memória GOL - CEDOC
Centro de Documentação e
Memória GOL - CEDOC
Produtos e Serviços
Público Interno
organização de exposições temporárias
com materiais do acervo;
site específico para colaboradores;
atendimento a colaboradores que desejam
pesquisar sobre a Companhia.
Centro de Documentação e
Memória GOL - CEDOC
Centro de Documentação e
Memória GOL - CEDOC
Produtos e Serviços
Público Externo
site específico para público externo,
benchmarking;
programa de visitas guiadas a GOL para
diversos perfis de públicos;
atendimento a estudantes e
pesquisadores que solicitam informações
para trabalhos acadêmicos e pesquisas
em geral.
Memória GOL
Centro de Documentação e
Memória GOL - CEDOC
Produtos e Serviços
o Cronologia com fatos sobre a empresa;
o Captação de informações provenientes de:
• Portal Corporativo;
• Redes sociais;
• Assessoria de imprensa.
Memória GOL
Como colaborar com a Memória?
Fitas VHS, DVDs, CDs;
Livros, revistas, jornais, relatórios,
apresentações impressas;
Prêmios, troféus, certificados, quadros,
maquetes;
Fotografias (impressas e digitais);
Memória GOL
Como colaborar com a Memória ?
Materiais relacionados a campanhas
antigas;
Materiais com logomarca clássica;
Banners de campanhas, cartazes, adesivos,
placas e outros itens de campanhas
internas e/ou publicitárias;
Manuais e cartilhas antigas ou
desatualizadas.
*não descarte!
Memória GOL
Memória GOL
Memória GOL
Memória GOL
GOL – desenvolvimento de uma “cultura
de memória empresarial”.
Atuação da Memória GOL como núcleo de
informações, ganhando destaque como
ferramenta de gestão.
Algumas dificuldades quanto à aquisição
de materiais para o acervo.
Desafios da Memória GOL
CONSIDERAÇÕES
MEMÓRIA EMPRESARIAL
Pontos críticos
A memória empresarial no mundo
corporativo
A intangibilidade da memória nas
empresas
Os desafios da memória de integração aos
negócios
Considerações
Memória associada exclusivamente ao
passado (dinâmica da informação);
Desconhecimento da própria existência na
empresa, de objetivos e como contribuir;
Desvinculada e distante das estruturas
organizacionais;
Desvalorização e/ou desconhecimento dos
profissionais da área (bibliotecários,
historiadores, arquivistas, museólogos
dentre outras);
Pontos críticos
A valor da imagem corporativa é
imensurável - seu reflexo é visto em
contexto de crises;
Qual o valor da memória para a empresa?
Como mensurar os ganhos?
Centros de Memória:
ainda buscam o reconhecimento dentro das
instituições;
Justificar sua existência (não é arquivo
morto).
A intangibilidade da memória
nas empresas
Como o centro de memória é visto por
seus público?
O centro de memória costuma ser visto somente
como um espaço responsável pela preservação
do passado, de festejos de aniversários e de
marcos empresariais, desempenhando
atividades sistemáticas de coleta, organização e
preservação documental para expressar a
trajetória de uma empresa.
A memória empresarial no mundo
corporativo
Por que seus públicos têm essa percepção?
A visão de um centro de memória ainda é
restrita e/ou pouco conhecida por seus públicos
potenciais. Predomina ainda uma percepção de
um setor desvinculado das práticas
administrativas organizacionais, limitado a um
repositório da história da empresa, que não
dispõe de informação estratégica.
A memória empresarial no
mundo corporativo
Qual o papel do centro de memória na
empresa?
Ser um lugar de referência dos valores e da
cultura organizacional, além de constituir um
espaço de informação sobre os passos dados
por uma empresa durante sua trajetória.
A memória empresarial no
mundo corporativo
Qual o desafio da Memória de uma
empresa?
Pense na sua empresa...
No caso da GOL é ser um centro de memória
referência na área de aviação, cuja principal
ferramenta de trabalho é a informação
disponibilizada de acordo com as
necessidades de seu público (interno e
externo) e em tempo hábil.
Desafios da Memória Empresarial
Como a Memória pode contribuir para o
negócio?
A área deve estar, fundamentalmente, articulada
às áreas de Comunicação e Marketing,
instrumentando ações institucionais,
estratégicas e mercadológicas que atendam as
necessidades da organização sejam elas
produtos, serviços ou credenciais para a
imagem corporativa.
Desafios da Memória Empresarial
Como manter a equipe motivada e
engajada?
A equipe deve gostar essencialmente do que faz e ser
qualificada;
Colaboradores dinâmicos, envolvidos e criativos na
área de atuação (fazer mais com menos);
Colaboradores protagonistas e donos do negócio;
Trabalho em equipe (colaboração, respeito,
comunicação, empatia, sinergia e parceria ;
Foco em resultado (comprometimento, iniciativa e
disciplina);
Ter metas desafiadoras que integram o plano de
negócio da empresa;
Desafios da Memória Empresarial
Como manter a equipe motivada e
engajada?
Comunicação e integração com as áreas da empresa;
Trabalhar com metas e sob pressão, saber lidar com as
diferenças, grande demanda de trabalho;
Acervo acumulado e jogo de cintura para conseguir
materiais para o acervo da empresa;
Flexibilidade (adaptação à mudanças e capacidade de
traduzir o conhecimento para aplicação prática);
(cuidado com a linguagem da área);
Trabalho sem frustração com resultados intangíveis
(Síndrome do Patinho Feio).
Desafios da Memória Empresarial
Contatos
Sara Barbosa de Sousa
Expedição
Documentação
Memória
