[Despert RH] Manual Pratico de Auditoria Trabalhista

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Manual de Auditoria Trabalhista MANUAL PRTICO DE AUDITORIA TRABALHISTA Para pesquisar rapidamente uma palavra, tecle CTRL+L Sumrio: (clique no ttulo para acessar o tema desejado) Introduo Siglas Utilizadas Auditoria Trabalhista Seleo dos Documentos Papis de Trabalho Relatrio 1. Documentao 2. Registro de Ponto e Jornada de Trabalho 3. Folha de Pagamento 4. INSS 5. Segurana e Medicina do Trabalho 6. Autnomos 7. Resciso de Contrato de Trabalho 8. Reclamatrias 9. Frias 10. Dcimo Terceiro Salrio 11. Outros 12. Procedimentos Prvios de Auditoria na Terceirizao 13. Controles Internos na rea de Pessoal

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Manual de Auditoria Trabalhista INTRODUO Nesta obra apresentada a base prtica de auditoria trabalhista, incluindo exemplo de relatrio, de acordo com a legislao laboral vigente. A importncia da auditoria trabalhista por demais conhecida, j que qualquer empregador deve ater-se aos pressupostos legais, visando prevenir contingncias trabalhistas e previdencirias. Esta uma obra com direitos autorais REGISTRADOS, no podendo ser reproduzida, distribuda, comercializada por qualquer meio sem autorizao por escrito do detentor dos direitos autorais. Permitida a reproduo de apenas 1 (uma) cpia para uso exclusivo e pessoal do adquirente. A ntegra da legislao bsica trabalhista voc poder encontrar em: http://www.planalto.gov.br/leg.asp Smulas do TST voc encontra em http://apolo.tst.gov.br/brs/bden.shtml Jurisprudncia (decises dos tribunais trabalhistas): http://apolo.tst.gov.br/jurisprudencia/brs/genep.html Portarias, Ordens de Servios e demais regulamentaes do Ministrio do Trabalho: www.mte.gov.br No caso da legislao do INSS, obtenha a mesma em http://www81.dataprev.gov.br/sislex/ Em alguns casos, inclumos a referncia diretamente internet, bastando clicar sobre a rea marcada (neste caso voc dever estar conectado internet para poder acessar a legislao respectiva).

SIGLAS UTILIZADAS CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados CIPA ou Cipa: Comisso Interna de Preveno de Acidentes CLT: Consolidao das Leis do Trabalho (Decreto-Lei 5.452/43) CTPS: Carteira de Trabalho e Previdncia Social DSR: Descanso Semanal Remunerado GFIP: Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Servio e Informaes Previdncia Social. GPS: Guia da Previdncia Social HE: horas extras IN: Instruo Normativa INSS: Instituto Nacional de Seguridade Social IR: Imposto de Renda IRF ou IRRF: Imposto de Renda Retido na Fonte LC: Lei Complementar MTb ou MTE: Ministrio do Trabalho e Emprego NR: Norma Regulamentadora de Segurana e Sade no Trabalho OS: Ordem de Servio PAT: Programa de Alimentao do Trabalhador PIS: Programa de Integrao Social (Lei Complementar 7/70) SRF: Secretaria da Receita Federal VT: Vale Transporte

AUDITORIA TRABALHISTA A importncia da Auditoria - autofiscalizao da empresa - diminui erros e prejuzos das rotinas auditadas - na situao de auditoria interna, cria filtra e peneira as tarefas de maior importncia, criando rgos de controle de qualidade do trabalho. - funciona como um freio na empresa, para evitar desvios, furtos, pagamentos indevidos e outras irregularidades. A falta de fiscalizao no Setor de Pessoal e Recursos Humanos d a sensao de desleixo, propiciando pequenos erros, que de incio so involuntrios, porm tornam-se a porta para desvios, fraudes, etc. - ferramenta de orientao tcnica e assessoramento - preveno e melhoria da atividade de administrao dos funcionrios na empresa

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Manual de Auditoria Trabalhista Procedimentos de Auditoria Exame fsico: verificao in loco, a qual fornece ao Auditor a formao de sua opinio quanto existncia fsica de um item. Confirmao: o procedimento de auditoria pelo qual o Auditor se respalda em documentao formal e isenta de pessoas independentes entidade. Exame dos documentos originais: procedimento voltado para a comprovao das transaes evidenciadas por documentao comprobatria dessas transaes, observando sempre os seguintes aspectos: -autenticidade -normalidade -aprovao -registro Conferncia dos Clculos: procedimento voltado para a constatao da adequao das operaes aritmticas, sendo mesmo, o mais comum dos procedimentos de auditoria, e se revestindo de vital importncia na exatido da formao de opinio. Investigao minuciosa: procedimento voltado para o exame me profundidade do assunto auditado podendo aplicar-se sobre um documento, uma anlise, uma informao obtida, etc. Inqurito: consiste na formulao de perguntas ( questionrios) e na obteno de respostas satisfatrias, sendo um dos procedimentos de maior importncia. Observao: procedimento mais objetivo implica o envolvimento de poder de constatao visual do auditor, dependendo de habilidades pessoais desenvolvidas no decorrer das experincias profissionais. Pode revelar erros, dificuldades, inadequaes e deficincias, exigindo senso crtico muito aguado para evitar juzos de valor no plenamente embasados. recomendvel anlise criteriosa dos dados obtidos antes de formar uma opinio. SELEO DOS DOCUMENTOS O Auditor dever selecionar um determinado ms para fazer os procedimentos de Auditoria, normalmente o ms anterior ao da visita. Para o incio das anlises o Auditor deve ter em mos a folha analtica de pagamento, atravs da visualizao desta solicitar o seguinte: -dossis (pastas) de funcionrios contratados recentemente; (o Auditor dever solicitar ao RH, listagem contento nome dos funcionrios, data de admisso e salrio). -dossis (pastas) de funcionrios com desconto de IRRF; -dossis (pastas) de funcionrios com desconto de vale transporte, vale-alimentao, farmcia, mercado, seguro de vida e outros descontos; -dossis (pastas) de funcionrios com horas extras de 50%, 100%. Adicional noturno, adicional de periculosidade, comisses e outras situaes; (alm de outras finalidades, essas pastas sero utilizadas para verificar as mdias variveis, pois normalmente nas pastas dos funcionrios encontram-se os recibos de pagamento de salrios); -dossis (pastas) de funcionrios com acidente de trabalho; -dossis (pastas) de funcionrios que j gozaram frias; -dossis (pastas) de funcionrios que percebem salrio famlia; -dossis (pastas) de funcionrios com categoria diferenciada (contadores, engenheiros, outros); -dossis (pastas) de funcionrios demitidos sem justa causa e com justa causa, com pedido de demisso, abandono de emprego, etc; -dossis (pastas) de telefonistas; -outras situaes que chamou a ateno do Auditor atravs da visualizao da na folha de pagamento; -guias de recolhimento de INSS, FGTS, IRRF, contribuio sindical; -RAIS, CAGED;

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Manual de Auditoria Trabalhista -Comprovante de Adeso ao PAT -folha de pagamento do 13 salrio do ano anterior; -recibo de pagamentos de autnomos; -reclamatrias trabalhistas para verificar o recolhimento do INSS e do IRRF. *Obs.: importante que o Auditor ao verificar as situaes contidas na folha de pagamento, relacione o nome dos funcionrios e solicite as respectivas pastas contendo os documentos (entre 02 a 04 pastas por situao e se for o caso estender os testes) tendo em vista a evitar possveis tendncias de serem selecionados os funcionrios que esto com a documentao em dia. PAPIS DE TRABALHO O Auditor dever deixar evidenciado em papis de trabalho as anlises efetuadas, observando o seguinte: -cada profissional tem uma forma diferente de demonstrar os testes efetuados; -com relao documentao, o auditor poder somente anotar no papel de trabalho os itens no observados pela empresa, podendo ser adotado o exemplo em anexo Exemplo de Papel de Trabalho; -tirar fotocpias de documentos que podem ser alterados ou preenchidos posteriormente; -de preferncia fotocopiar os cartes pontos com incorrees; -anotar 02 ou mais clculos, demonstrando o procedimento de horas extras, adicional noturno, DSR, outros. Se for possvel fotocopiar alguns casos de incorrees, o que vai facilitar a confeco do relatrio e servir de prova da incorreo. -utilizar a fotocpia do recibo de frias, resciso como papel de trabalho, evidenciando a reviso sobre as mesmas; -Em geral, importante que o Auditor faa fotocpia dos documentos que contm incorrees para constarem no seu arquivo e serem utilizadas como prova em contestaes por parte do cliente; -Separar a documentao por sees, conforme o assunto. RELATRIO O trabalho do Auditor se resume no relatrio, portanto deve levantar com clareza todos os dados que vo fazer parte do relatrio de auditoria. Antes do trmino dos trabalhos, o Auditor dever apresentar e discutir os pontos levantados com o responsvel pela seo do RH, caso permanea alguma dvida pode-se retornar s anlises. Essa discusso evita muitas vezes de refazer o relatrio ou chegar alguma informao incorreta Diretoria da empresa, um excelente relatrio pode ser ofuscado por um ponto mal colocado ou redigido. Para o bom andamento do trabalho, o relatrio pode ser iniciado e desenvolvido no cliente, e concludo no escritrio, para isso, os Modelos de Relatrios de Auditoria constantes desta obra iro facilitar o desempenho do auditor. 1. DOCUMENTAO a) CONTRATO DE TRABALHO Verificar se: a1) foi celebrado por escrito entre a empresa e o funcionrio; (1.16) a2) est assinado pela empresa e pelo funcionrio, contrato sem assinatura no vlido, no entanto muitas vezes o contrato elaborado mas no assinado entre as partes; (1.16) a3) est devidamente preenchido, ocorre em alguns casos que o contrato est assinado em branco; (1.19) a4) consta clusula de horrio de trabalho;

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Manual de Auditoria Trabalhista a5) consta clusula para o desconto de vales, farmcia, seguros, associaes, mercado. Sem a previso contratual que permita tais descontos, qualquer desconto em folha poder questionado e o funcionrio solicitar devoluo dos valores descontados (exceto os descontos legais INSS, IRRF...). Se a empresa no mencionou clusula de desconto em contrato de trabalho, o Auditor dever recomendar que se faa um aditivo contratual, para que a empresa tenha a documentao contra