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Digitalização

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Índice

Digitalização Pág.Digitalização de Currículos...................................................................................................... ....................................... 03Digitalização de ficha...................................................................................................................................................... 14Guia de Referência do SPA............................................................................................................................................. 19

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Digitalização de CurrículosNesse processo você aprenderá a configurar o Omnipage para digitalização dos currículos. O Omnipage é um software que faz a digitalização do CV gerando uma imagem e depois faz o OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) da imagem, ou seja, ele lê a imagem e a interpreta, gerando assim um arquivo .DOC do Word como se alguém tivesse digitado seu conteúdo.

Esse processo é feito em duas etapas:

1. Primeira Etapa: Será feita a digitalização dos currículos gerando um arquivo no formato .DOC que será aberto pelo Microsoft Word, e um arquivo no formato .TIF que poderá ser aberto pelo Imaging do windows.

2. Segunda Etapa: Será feita a classificação do currículo através do botão classificar dentro do Word, juntamente com a tela de classificação no SPA.

Vejamos então as configurações iniciais:

Iniciando o Procedimento1. Ligar o Scanner2. Acessar o OmniPage3. O OmniPage deve estar com as opções 1-2-3:

3.1. SCAN B&W (DIGITALIZAR EM P&B)3.2. AUTOMATIC (AUTOMÁTICO) 3.3. SAVE TO FILE (SALVAR COMO ARQUIVO)

4. No Rodapé da tela do OmniPage, marque o segundo botão da esquerda para a direita RETAIN FONTS AND PARAGRAPHS (MARCAR FONTES E PARÁGRAFOS), conforme a figura abaixo:

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Configurar o tempo de pausa para início da próxima página a ser digitalizada

O OmniPage permite que seja configurado um tempo de espera (pausa) entre as folhas que devem ser digitalizadas. A finalidade é evitar que você tenha que, além de trocar a folha (isso não tem como evitar), seja necessário pressionar algum botão para iniciar a digitalização da nova folha. Desta forma, ao terminar de digitalizar a primeira folha, o OmniPage aguarda um tempo (que você aproveita para posicionar a próxima folha) e, em seguida, inicia-se a digitalização da segunda folha e assim sucessivamente até a última; somente após o término desta será necessário a intervenção do operador.

Para programar este tempo de espera (pausa), siga os seguintes passos:1. Ative o menu do OmniPage selecione Tools (Ferramentas)2. Clique no item Options (Opções) e em seguida selecione a guia scanner.3. Na tela que será apresentada, marque a opção Automatically scan pages (Digitalizar as páginas

automaticamente) e coloque o intervalo para o tempo desejado. Recomendamos 5 segundos para este processo, mas o melhor é você testar e ver o tempo que melhor se adapta.

Desativando o Corretor Ortográfico:Ao terminar o processo de OCR, o OmniPage dispara um processo de correção ortográfica e de busca por palavras que ele não conhece. É muito interessante, mas não nos interessa, devido a necessidade de alta produção e também da enorme quantidade de termos técnicos e nomes que ele não reconhece. Para desativar o corretor siga os passos abaixo:

1. Acesse o menu Tools (Ferramentas) Item Options (Opções), 2. Selecione a guia Proofing (Corrigir) e desative as opções:

2.1. “Mark non-dictionary words” (Marcar palavras ausentes do dicionário); 2.2. “Automatically proofread results after OCR” (Corrigir os resultados automaticamente após fazer o OCR) 2.3. “Enable IntelliTrain” (Ativar o IntelliTrain”) , de acordo com a figura abaixo:

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Após as configurações iniciais, vamos à prática:

Digitalização dos CVs a) Colocar a Primeira folha do CV no Scanner.b) Pressionar o “Iniciar” do OmniPage (botão azul 1-2-3).c) Ao concluir a digitalização da Primeira página aparecerá a tela abaixo durante alguns segundos (tempo de espera

configurado conforme explicação anterior).

d) Se o CV tiver mais que uma folha, apenas coloque a próxima folha no scanner e aguarde que automaticamente será inicializada sua digitalização. Durante a digitalização da segunda folha, o OmniPage aproveita o tempo e vai fazendo OCR da primeira folha. Após digitalizar a última folha do CV, quando aparecer a tela acima pressione o botão STOP SCANNING (Interromper a Digitalização) para finalizar, aguarde a finalização do OCR que automaticamente será apresentada a tela para salvar, conforme figura abaixo. A tela apresentada pode ser diferente da apresentada no próximo item. Não tem problema, siga então as instruções do próximo item.

Configurando o formato dos arquivos digitalizados:

a) Na tela que aparece automaticamente, pressione o botão OPTIONS >> para entrar com as configurações corretas.Será apresentada a seguinte tela:

TENHA CERTEZA QUE ESTÁ CONFIGURADO COMO MOSTRADO NA FIGURA.

Esse procedimento de configurações de salvamento, será feita uma única vez.1. FILES OF TYPE (Tipo de Arquivo): Microsoft Word 97 (*.doc);

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2. SAVE AND LAUNCH (Salvar e Iniciar) deve estar DESMARCADA.3. PAGE RANGE (Intervalo): ALL PAGES (Todas as páginas)4. FILE OPTIONS (Opções de Arquivo): CREATE ONE FILE FOR ALL PAGES (Criar um arquivo para todas as

páginas)5. FORMATING LEVEL: Flowing Page

a. Pressione o botão OPTIONS (Opções )será apresentada esta tela:

Em RETAIN GRAPHICS marque a opção AS IS e em GRAPHICS MODE escolha a opção BLACK-AND-WHITE.

Em TABLES marque a opção RETAIN TABLES e marque as outra como mostra a tela acima.Terminada a configuração clique em OK.

Agora vamos verificar as configurações da imagem :

Verifique as configurações: SAVE AS: marque a opção IMAGE FILES OF TYPE: escolha a opção TIFF Files (*.tif) SAVE AND LAUNCH: deve estar DESMARCADO. FILE OPTIONS: escolha a opção CREATE ONE FILE FOR ALL PAGES. PAGE RANGE: escolha a opção ALL PAGES

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Pressione o botão OPTIONS (Opções )será apresentada esta tela:

Em IMAGE MODE escolha BLACK-AND-WHITE e em IMAGE MODE CONVERSION escolha a opção ASK FOR CONVERSION e em MAXIMUM RESOLUTION escolha a opção 300 DPI.

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Nessa tela em COMPRESSION escolha a opção GROUP 4, terminada as configurações clique no botão OK..

Configuração para salvar os arquivos simultaneamente

Marque a opção MULTIPLE (MÚLTIPLO) e pressione o botão OPTIONS (OPÇÕES).

Nesse momento vamos criar uma nova opção para salvar os arquivos, no entanto essa opção fará com que os arquivos sejam salvos simultaneamente. Veja as configurações:

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a) Pressione o botão “NEW”, será aberta a tela “SAVE CONVERTER”. b) No campo “CONVERTER NAME” , digite SPA_ CV e pressione o botão OK

Veja que apareceu o nome do novo Conversor

c) Na coluna CONVERTER NAME desmarque todas as opções.d) Marque a opção MICROSOFT WORD 97 e) Na coluna SUBFOLDER FOR EXPORT digite CVSCANNER\ (não esqueça da barra invertida no final)

Ainda nesta tela:

f) Na Coluna CONVERTER NAME marque a opção TIFF FILESNa coluna SUBFOLDER FOR EXPORT digite CVIMAGEM\ (não esqueça da barra invertida no final).

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g) Pressione o botão OK.

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Será apresentada a seguinte tela

Certifique-se que no campo FILES OF TYPE aparece a opção criada SPA CV (*.*)

Digite o nome do arquivo (A01, A02, A03, etc) e pressione o botão OK

b) Para fazer novo currículo, pressione Ctrl+N ou selecione no Menu FILE NEW (ARQUIVO/NOVO).

c) Após digitalizar alguns currículos, executar o procedimento de classificação de currículos.

Observações – Nome do arquivo temporário O nome do arquivo temporário deve ser composto de uma letra e dois números. Ex.: A01, A02, etc. Ao atingir A99

mudar a letra. Ex.: B01, B02, etc. Não tente utilizar o nome do arquivo A100, por exemplo, pois ocorrerá um erro na seqüência.

Caso tenha mais de uma pessoa digitalizando, combine de cada uma utilizar uma letra para o nome do arquivo. Após a classificação, os arquivos classificados serão excluídos automaticamente, permitindo que a numeração A01,

A02, etc, possa ser novamente utilizada.

Anote aqui suas dúvidas e comentários

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Procedimento Para a Digitalização de Curriculos

Iniciando o Procedimento:1. Verifique as configurações: 1-Scan B&W ; 2- Automatic ; 3- Save to File2. Ligue scanner.

3. Separe cem curriculos de uma página.4. Coloque a primeira folha no scanner.

5. Quando aparecer a seguinte tela troque de curriculo pressione o botão “Stop Scanning”.

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Logo após isso irá aparecer a seguinte tela pedindo para você salvar o arquivo.

Posicone na pasta Wancora. Para salvar o curriculo basta você marcar a opção Multiple que já configuramos . E em files of type escolha a opção spa_cv(*.*). Em File name coloque o nome do arquivo por exemplo A01 e clique no botão salvar.

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Digitalização de FichasAntes de digitalizar as fichas preenchidas manualmente pelo candidato, temos que saber qual é seu código no SPA. Para isso é necessário que tenha sido cadastrado pelo menos o seu nome. Outro detalhe importante é anotar na ficha o código que o SPA gerou para ele. Isso é necessário, pois após a digitalização iremos salvar o arquivo com a imagem da ficha e o nome deste arquivo será o código do candidato.

Outro detalhe é que por uma questão de praticidade e maior produção, recomendamos que sua empresa desenvolva uma ficha com apenas uma face (somente frente). Fichas com frente e verso ou os currículos de banca de jornal (ainda existem – apesar de recomendarmos neste caso o preenchimento da ficha, se possível) podem ser digitalizados também, porém a produção é menor.

Caso queira uma sugestão de ficha de apenas uma face, envie um e-mail para Suporte@AncoraRh.com.br solicitando um modelo que nós o encaminharemos.

Vejamos então os procedimentos:

Iniciando o Procedimento1. Ligar o Scanner2. Acessar o OmniPage3. O OmniPage deve estar com as opções:

3.1 SCAN B&W (DIGITALIZAR EM P&B)3.2 AUTOMATIC (AUTOMÁTICO)3.3 SAVE TO FILE (SALVAR COMO ARQUIVO), conforme figura abaixo

Configurar o tempo de pausa para início da próxima página a ser digitalizadaO OmniPage permite que seja configurado um tempo de espera (pausa) entre as folhas que devem ser digitalizadas. A finalidade é evitar que você tenha que além de trocar a folha (isso não tem como evitar) seja necessário pressionar algum botão para iniciar a digitalização da nova folha. Desta forma, ao terminar de digitalizar a primeira folha, o OmniPage aguarda um tempo (que você aproveita para posicionar a próxima folha), e em seguida inicia-se a digitalização da segunda e assim sucessivamente até a última folha, onde somente após o término desta será necessário a intervenção do operador.

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Para programar este tempo de espera (pausa), ative o menu do OmniPage selecione Tools (Ferramentas), Options (Opções), Scanner. Na tela que será apresentada, marque a opção Automatically scan pages (Digitalizar as páginas automaticamente) e coloque o intervalo para o tempo desejado. Recomendamos 5 segundos para este processo, mas o melhor é você testar e ver o tempo que melhor se adapta.

Digitalização das FichasDigitalizar uma ficha por vez e salvá-la: aplicado as fichas de uma única face, fichas de mais de uma face (frente e verso), ou aos currículos de banca de jornal (várias faces).

Digitalizar uma ficha por vez e salvar (várias faces)

Aplicação Permitido?Fichas de uma única face SimFichas de mais de uma face (frente e verso) SimCurrículos de banca de jornal Sim

a) Posicione a ficha no Scannerb) Pressionar o Botão 1 – SCAN B&W (DIGITALIZAR P&B)c) Ao concluir a digitalização da primeira página aparecerá a tela abaixo durante alguns segundos (tempo de

espera configurado conforme explicação anterior).

d) Coloque a próxima face no scanner e aguarde que automaticamente será iniciada a digitalização da segunda face, ao aparecer novamente a tela acima com os botões solicitando a ação, pressione o botão STOP SCANNING (Interromper a Digitalização) para finalizar, será apresentada a tela para salvar, conforme figura abaixo. Siga então as instruções:

e) Pressione o Botão 3. Aparecerá a seguinte tela para salvar a imagem:

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Faça o seguinte: Selecione o diretório onde a imagem deve ser salva, que consta no parâmetro do sistema.

(ex: G:\WANCORA\CV\IMG)

>>> Coloque aqui o diretório que está configurado para sua empresa: ________________________________________

No campo FILE NAME: Informe o nome do arquivo que é o código do candidato anotado na ficha. SAVE AS: marque a opção IMAGE FILES OF TYPE: escolha a opção TIFF Files (*.tif) SAVE AND LAUNCH: deve estar DESMARCADO. FILE OPTIONS: escolha a opção CREATE ONE FILE FOR ALL PAGES. PAGE RANGE: escolha a opção ALL PAGES. Pressione o botão CONVERTER OPTIONS, clique sobre o botão NEW será apresentada a seguinte tela:

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No campo CONVERTER NAME digite SPA FICHA, e pressione o botão OK.

No FILE OPTIONS: CREATE ONE FILE FOR ALL PAGES. No item IMAGE MODE marque a opção BLACK-AND-WHITE No item IMAGE MODE CONVERSION, marque a opção ASK FOR CONVERSION. No item MAXIMUM RESOLUTION marque a opção 300 DPI. No item COMPRESSION, marque a opção GROUP 4.

Em seguida pressione o botão OK.

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No campo FILE NAME digite o código do candidato e salve no diretório principal.

***OBS.: As configurações do botão OPTIONS deverão ser feitas somente na primeira ficha a ser salva, nas demais o Omnipage trará as configurações automaticamente.***

f) Para Digitalizar nova ficha, pressione Ctrl+N ou selecione no menu FILE NEW (ARQUIVO/NOVO). Será feita uma pergunta: “Do you want to save the current document ?” (Quer salvar o documento atual?). Responder NÃO.

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Guia de Referência SPA DigitalizaçãoDigitalização CV com duas páginas (CV Papel )

No OmniPage1. Checar Configurações: 1 – Scan B&W, 2 - Automatic, 3 –

Save to File2. Botão Iniciar 1-2-33. Após a última página: Botão “Stop Scanning” (Interromper a

digitalização)4. Aparecerá uma tela pedindo para salvar o arquivo.5. Observe as configurações:

Save as: Text Files of type: Microsoft Word 97(*.doc) Pasta _:\WANCORA\CVSCANNER File options: Create one file for all page.

6. Clique novamente no botão 3 e observe as configurações. Save as : Image Files of Type :TIF – TIFF ag Image File Format (*.tif) Pasta :_\WANCORA\CVIMAGEM File options: Create one file for all page.

Informar nome do arquivo:A01, A02 , A03...7. Botão New (Novo) ou Ctrl+N:

Do you want to save the current document?(Quer salvar o documento atual?) R.: Não

8. Digitalizar Próximo CV (item 2)Ainda é necessário: Classificar Vide abaixo item Classificação

Digitalização CV com apenas 1 página (CV Papel )

No OmniPage9. Checar Configurações: 1 – Scan B&W, 2 - Automatic, 3 –

Save to File10. Botão Iniciar 1-2-311. Após a última página: Botão “Stop Scanning” (Interromper a

digitalização)12. Informar o nome do arquivo para Salvar o .DOC e a IMAGEM

OBSERVAR CONFIGURAÇÕES Save AS: Multiple

Files of type: SPA CV (*.*) Pasta __:\WANCORA

Informar nome do arquivo: A01, A02, A03, ...13. Botão New (Novo) ou Ctrl+N:

Do you want to save the current document?(Quer salvar o documento atual?) R.: Não

14. Digitalizar Próximo CV (item 2)Ainda é necessário: Classificar Vide abaixo item Classificação

IMPORTANTEAo fechar o Omnipape Pro 15 ele perde todas as configurações para o processo da digitalização. Para configurá-lo, basta seguir o procedimento abaixo:

Abrir o OmniPage. Acesse o menu Tools (Ferramentas) – Options (Opções) Clique na guia scanner e pressione o botão OK Na tela principal do Omnipage no item 1, altere a configuração atual para

Scan B&W. Após as configurações atualizadas, inicie a digitalização dos currículos

Ficha 1 FACE

O CADASTRO SIMPLIFICADO já deve ter sido efetuado!!!As fichas devem estar com o CÓDIGO SPA1. No OmniPage2. Botão 1- SCAN B&W (DIGITALIZAR P&B)3. Botão “Stop Scanning” (Interromper a digitalização)4. Clicar na imagem e no Botão 3 para salvar a fichaOBSERVAR CONFIGURAÇÕES

Save As: Image Files of type: SPA Ficha (*.tif) Current Page. Pasta __:\WANCORA\CV\IMG

5. Informar nome do arquivo: que é o CÓDIGO SPA anotado na ficha

6. Pressionar botão “OK” ou [Enter]

Observe que o diretório é o diretório oficial das imagens e não o temporário.

Ficha Mais de 1 FACEDigitalizar 1 ficha e salvarO CADASTRO SIMPLIFICADO já deve ter sido efetuado!!!As fichas devem estar com o CÓDIGO SPA1. No OmniPage2. Botão 1 – SCAN B&W (DIGITALIZAR P&B)3. Após última página da ficha Botão “Stop Scanning”

(Interromper a digitalização)4. Clicar na 1a imagem e no Botão 3 para salvar a fichaOBSERVAR CONFIGURAÇÕES Save AS: Image Files of type: SPA Ficha (*.tif) Create one file for all pages. All Pages. Pasta __:\WANCORA\CV\IMG

5. Informar nome do arquivo: que é o CÓDIGO SPA anotado na ficha

6. Salvar Imagem – Botão 37. Pressionar botão “OK” ou [Enter]8. Botão New (Novo) ou Ctrl+N

Do you want to save the current document?(Quer salvar o documento atual?) R.: Não

9. Digitalizar Próxima Ficha (item 2)Observe que o diretório é o diretório oficial das imagens e não o temporário.

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CLASSIFICAÇÃO Abrir o SPA e acessar Classificação de Currículos Windows Explorer, Pasta __:\WANCORA\CVSCANNER Marcar até 5 arquivos e abrir No Word, verificar o nome e botão Classificar No SPA preencher os campos da classificação Após o último CV, voltar para o Windows Explorer e abrir mais 5 arquivos (os CVs serão excluídos automaticamente)

Se for e-mail não esquecer de excluir o arquivo após classificação

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