Digitalização de Documentos - Contextualização

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Palestra de Digitalização de Documentos contextualizada na Gestão da Informação, conhecimento e documentos

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Digitalizao de Documentos

DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS

Francisco Carlos F. de Souza francisco@multitecti.com.br

MultiTec Tecnologia e Informaowww.multitecti.com.br

Out/2006

Digitalizao de Documentos

DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS

DIGITALIZAO CONTEXTUALIZAO ASPCTOS TCNICOS

Out/2006

Digitalizao de Documentos

CONTEXTUALIZAO DA DIGITALIZAO DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS

CONTEXTUALIZAO DA DIGITALIZAOGESTO DA INFORMAO GESTO DE DOCUMENTOS TECNOLOGIAS DE SUPORTE A DOCUMENTOS

Out/2006

Digitalizao de Documentos

DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS

O que digitalizao de Documento?DIGITALIZAO processo de converso de documentos em suportes tradicionais (no digital), como: papel, microfilmes, para mdia digital, no formato de arquivo eletrnico, como: Tiff, Jpeg, BMP, PDF e outros

Porque digitalizar de Documentos?

Out/2006

Digitalizao de Documentos

Contextualizao DIGITALIZAO INFORMAO GESTO DA DE DOCUMENTOS

Porque digitalizar de Documentos?

Documentos fazem parte do Contedo de Informaes e do Conhecimento das Organizaes Informaes so usadas para gerenciar os processos de negcios e para tomar decises dentro das organizaesOut/2006

Digitalizao de Documentos

Contextualizao DIGITALIZAO INFORMAO GESTO DA DE DOCUMENTOS FATOS AVANO TECNOLGICO MERCADO GLOBALIZADO CONSUMIDORES MAIS EXIGENTES NECESSIDADES EMPRESAS MAIS EFICIENTES AGILIDADE E REDUO DE CUSTO NOS PROCESSOS PRODUTIVOS

SOLUO REESTRUTURAO DO MODELO DE GESTO GESTO POR PROCESSO EM DETRIMENTO DO ANTIGO MODELO EM ESTRUTURA FUNCIONAL NOVA DEMANDA INTEGRAO ENTRE OS PROCESSOS SOLUO --> INFORMAO ELEMENTO INTEGRADOR ENTRE OS PROCESSOS COMBUSTIVO QUE MOVIMENTA O NOVO MODELO DE GESTO

CONSEQUNCIA SOCIEDADE BASEADA NO CONHECIMENTO E NA INFROMAO NO LUGAR DA ANTIGA SOCIEDADE INDUSTRIALOut/2006

Digitalizao de Documentos

Contextualizao DIGITALIZAO INFORMAO GESTO DA DE DOCUMENTOS

Aonde esto as Informaes?

Out/2006

Digitalizao de Documentos

Contextualizao DIGITALIZAO INFORMAO GESTO DA DE DOCUMENTOS

Aonde esto as Informaes?Informaes Estruturadas Banco De Dados Arquivos Dos Aplicativos Informaes No EstruturadasGesto do Conhecimento Gesto de Processos (BPM) Gesto de Documentos

Contedo

De Informaes

Conhecimento Processos Tcito Empresariais

Documentos

Out/2006

Digitalizao de Documentos

CONTEXTUALIZAO DA DIGITALIZAO DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS

GESTO DE DOCUMENTOS

Out/2006

Digitalizao de Documentos

Contextualizao DIGITALIZAODOCUMENTOS GESTO DE DE DOCUMENTOS

Tcnicas Arquivsticas para Gerenciar Documentos Produo Tramitao Organizao Uso AvaliaoObjetivo da Gesto de Documentos Racionalizao e Eficincia dos Arquivos DocumentaisOut/2006

Digitalizao de Documentos

Contextualizao DIGITALIZAODOCUMENTOS GESTO DE DE DOCUMENTOS

mas... O que Documento?

Escrito ou objeto que serve de testemunho ou prova, constituindo um elemento de informaoDicionrio Michaelis

Out/2006

Digitalizao de Documentos

Contextualizao DIGITALIZAODOCUMENTOS GESTO DE DE DOCUMENTOS

Documentos

Correspondncias

Procedimentos

Manuais

Contratos

Pginas WEB

Mensagem de Correio Eletrnico Gravaes Telefnicas

Filmes

Notas Fiscais

Desenhos Tcnicos

Planilhas

Clipping De Notcias

Objeto

Relatrios

Fotografias

Livros

Out/2006

Digitalizao de Documentos

Contextualizao DIGITALIZAODOCUMENTOS GESTO DE DE DOCUMENTOS

Tcnicas Arquivsticas para Gerenciar Documentos Produo Tramitao Organizao Uso Avaliao

Out/2006

Digitalizao de Documentos

Contextualizao DIGITALIZAODOCUMENTOS GESTO DE DE DOCUMENTOS

Ciclo de vida do DocumentoCriaoElaborao

Circulao ou TrmiteFluxo

DestinoGuarda

Reviso

Fato Gerador Ativo

Descarte

Out/2006

Digitalizao de Documentos

Contextualizao DIGITALIZAODOCUMENTOS GESTO DE DE DOCUMENTOS

Teoria das trs idadesACERVO DOCUMENTAL ARQUIVO TEORIA DAS TRS IDADES

Fato Gerador Ativo

Fato Gerador Encerrado Demanda de Consulta

Tabela de Temporalidade

Arquivo Corrente

Arquivo Intermedirio

Arquivo PermanenteOut/2006

Digitalizao de Documentos

Contextualizao DIGITALIZAODOCUMENTOS GESTO DE DE DOCUMENTOS

Outras definies para DocumentoDocumento , qualquer que seja o SUPORTE, o conjunto de informaes que registre o conhecimento humano de forma que possa ser utilizado como elemento de consulta, estudo e prova (Portaria do Ministrio da Fazenda, MF 528/96, de 02/99/1996) Documento toda informao registrada num SUPORTE material (papel, fita, disco ptico, etc) (Dicionrio de Terminologia Arquivstica) Fonte de prova e informao, bem como de garantia de direitos (CONARQ)Out/2006

Digitalizao de Documentos

Contextualizao DIGITALIZAODOCUMENTOS GESTO DE DE DOCUMENTOS

SuportePapel Microfilme Microficha Fita VHS Objeto 3D Fotografia Negativo Cromo Arquivos Eletrnicos DOC XLS TXT TIF BMP JPG PCX DWG MDIAS HD CD DVD FLASH DRIVES HDDVD BLU-RAY

No Digital

DigitalOut/2006

Digitalizao de Documentos

Contextualizao DIGITALIZAODOCUMENTOS GESTO DE DE DOCUMENTOS

Converso de DocumentosConverso de Documento um processo para: Transformar o documento em suporte no digital para digital ou Transformar o documento em suporte digital para No Digital

Digitalizao

Nao Digital

Digital

Impresso

Digital

Nao DigitalOut/2006

Digitalizao de Documentos

CONTEXTUALIZAO DA DIGITALIZAO DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS

TECNOLOGIAS QUE SUPORTAM DOCUMENTOS

Out/2006

Digitalizao de Documentos

TECNOLOGIAS QUE SUPORTAM DOCUMENTOS DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS

GED (ECM) DM DI EDMS OCR BPM (WORKFLOW) ERM(COLD)Out/2006

Digitalizao de Documentos

TECNOLOGIAS QUE SUPORTAM DOCUMENTOS DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS

GED GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS

Tecnologia que envolve programas e equipamentos especficos, responsveis por captar, armazenar, localizar e gerenciar documentos.

Estruturar contedo de informaes nos acervos documentais

Out/2006

Digitalizao de Documentos

TECNOLOGIAS QUE SUPORTAM DOCUMENTOS DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS

Funcionalidades do GEDEstruturao e Organizao de documentos

Pesquisa de documento por: Estrutura de Pastas, Palavras Chaves e FUNCIONALIDADES DO GED Contedo Textual (Full Text Retrival) Controle do Ciclo de Vida do documento Gerenciamento da Temporalidade do documento (Teoria das trs idades) Gerenciamento de Acesso aos Documentos (usurios e Grupos) Controle de acesso aos documentos (Checkin Chechout) Auditoria de acesso.

Out/2006

Digitalizao de Documentos

TECNOLOGIAS QUES SUPORTAM DOCUMENTOS DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS Globalizao da Informao: Disponibiliza o documento para qualquer local da empresa, com o auxlio das redes de computadores e da internet; Compartilhamento: Permite consulta ao documento por duas ou mais pessoas, simultaneamente; BENEFCIOS DO GED Recuperao da Informao: Facilidade, diversidade e rapidez na consulta; Segurana da Informao: Implementa poltica de controle de acesso aos documentos; Integrao de Documentos os Sistemas de Gesto de Negcio: Incorpora documentos os sistemas de ERP, CRM, SuplyChain; Gesto do Documento fsico: Informa a localizao fsica do documento original e sua temporalidade; Otimizao de rea: Libera espao fsico.Out/2006

Benefcios do GED

Digitalizao de Documentos

TECNOLOGIAS QUES SUPORTAM DOCUMENTOS DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS Aplicabilidades do GEDApoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comrcio eletrnico e outras tecnologias Apoio aos processos de fiscalizao Apoio documental aos sistemas de GIS Arquivos de recortes de jornais e revistas - Clipping Atendimento a clientes de servios utilitrios: telefonia, energia eltrica e outros Atendimento aos clientes de banco: extratos de conta corrente, aplicaes por exemplo Automao de cartrios Bibliotecas digitais Cartes de assinatura Catlogos de peas e listas de preos Contratos de cmbioOut/2006

Digitalizao de Documentos

TECNOLOGIAS QUES SUPORTAM DOCUMENTOS DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS Aplicabilidade do GEDContratos de financiamento e leasing Controle completo de compras. Do pedido entrega do produto Controle de bilhetes de companhias areas Controles de documentos de arrecadao, impostos, taxas, multas em organismos do governo Converso de acervos histricos Converso de sistemas microgrficos Depsitos e pagamentos na retaguarda das agncias bancrias Desenhos de engenharia e relatrios tcnicos Disponibilizao ampla de documentos oficiais. Por exemplo, dirios oficiais Documentao administrativa de hospitais Documentao cadastral e societria de clientes Documentao da logstica de transporteOut/2006

Digitalizao de Documentos

TECNOLOGIAS QUES SUPORTAM DOCUMENTOS DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS

GED Com essa tecnologia documentos em papel podem ser digitalizados e suas imagens gerenciadas como qualquer outro documento gerado eletronicamente

Document Imaging

Out/2006

Digitalizao de Documentos

Contextualizao DIGITALIZAO QUES SUPORTAM DOCUMENTOS TECNOLOGIAS DE DOCUMENTOS

Document Imaging (DI) Gerenciamento de Imagens de Documentos A Imagem do documento gerada a partir da digitalizao do documento, atravs do processo de escaneamento do papel. A primeira tecnologia de GED que surgiu enfatizava basicamente a digitalizao de documentos de origem papel, gerando-se imagens digitais dos documentos. Essa mesma tecn