Digitalização de Documentos - Contextualização

Out/2006

DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Digitalização de Documentos

Francisco Carlos F. de Souza

[email protected]

MultiTec Tecnologia e Informação

www.multitecti.com.br

Out/2006



DIGITALIZAÇÃO

CONTEXTUALIZAÇÃO

ASPÉCTOS TÉCNICOS

Out/2006



CONTEXTUALIZAÇÃO DA DIGITALIZAÇÃO

GESTÃO DA INFORMAÇÃO

GESTÃO DE DOCUMENTOS

TECNOLOGIAS DE SUPORTE A DOCUMENTOS


Out/2006



O que é digitalização de Documento?

DIGITALIZAÇÃO é processo de conversão de documentos em suportes tradicionais (não digital), como: papel, microfilmes, para mídia digital, no formato de arquivo eletrônico, como: Tiff, Jpeg, BMP, PDF e outros

Porque digitalizar de Documentos?

Out/2006



Contextualização GESTÃO DA INFORMAÇÃO

Documentos fazem parte do Conteúdo de Informações e do Conhecimento das Organizações

Informações são usadas para gerenciar os processos de negócios e para tomar decisões dentro das organizações

Porque digitalizar de Documentos?

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Contextualização GESTÃO DA INFORMAÇÃOFATOS

AVANÇO TECNOLÓGICOMERCADO GLOBALIZADO

CONSUMIDORES MAIS EXIGENTES

NECESSIDADESEMPRESAS MAIS EFICIENTES

AGILIDADE E REDUÇÃO DE CUSTONOS PROCESSOS PRODUTIVOS

SOLUÇÃOREESTRUTURAÇÃO DO MODELO DE GESTÃO

GESTÃO POR PROCESSO EM DETRIMENTO DOANTIGO MODELO EM ESTRUTURA FUNCIONAL

NOVA DEMANDAINTEGRAÇÃO ENTRE OS PROCESSOS

SOLUÇÃO --> INFORMAÇÃOELEMENTO INTEGRADOR ENTRE

OS PROCESSOSCOMBUSTIVO QUE MOVIMENTA O NOVO MODELO DE GESTÃO

CONSEQUÊNCIASOCIEDADE BASEADA NO

CONHECIMENTOE NA INFROMAÇÃO

NO LUGAR DA ANTIGASOCIEDADE INDUSTRIAL

Out/2006



Aonde estão as Informações?


Out/2006



Conteúdo

DeInformações

Informações Estruturadas

Informações Não Estruturadas

ArquivosDos

Aplicativos

BancoDe

Dados

ConhecimentoTácito

Processos Empresariais

Documentos

Gestão do Conhecimento

Gestão de Processos (BPM)‏

Aonde estão as Informações?

Gestão de Documentos


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GESTÃO DE DOCUMENTOS


Out/2006



Objetivo da Gestão de Documentos

Racionalização e Eficiência dos Arquivos Documentais

Técnicas Arquivísticas para Gerenciar Documentos

Produção

Tramitação

Organização

Uso

Avaliação

Contextualização GESTÃO DE DOCUMENTOS

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Escrito ou objeto que serve de testemunho ou prova, constituindoum elemento de informaçãoDicionário Michaelis

mas...

O que é Documento?


Out/2006



Documentos

Correspondências

Páginas WEB

Desenhos

Técnicos

Procedimentos

Mensagem de

Correio Eletrônico

Gravações

Telefônicas

Manuais

Filmes

Planilhas

Contratos

Notas Fiscais

Clipping

De Notícias

Objeto Relatórios Fotografias Livros


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Técnicas Arquivísticas para Gerenciar Documentos

Produção

Tramitação

Organização

Uso

Avaliação


Out/2006



Ciclo de vida do Documento

Elaboração

Revisão

Fluxo Guarda

Descarte

Criação Circulação ou Trâmite Destino

Fato Gerador Ativo


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TEORIA DAS TRÊSIDADES

ARQUIVOACERVO

DOCUMENTAL

ArquivoCorrente

ArquivoIntermediário

ArquivoPermanente

Fato Gerador Ativo

Fato Gerador EncerradoDemanda de Consulta

Tabela deTemporalidade


Teoria das três idades

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Outras definições para Documento

Documento é, qualquer que seja o SUPORTE, o conjunto de informações que registre o conhecimento humano de forma que possa ser utilizado como elemento de consulta, estudo e prova

(Portaria do Ministério da Fazenda, MF 528/96, de 02/99/1996) ‏

Documento é toda informação registrada num SUPORTE material (papel, fita, disco óptico, etc)‏

(Dicionário de Terminologia Arquivística)‏


Fonte de prova e informação, bem como de garantia de direitos

(CONARQ)‏

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Suporte

Papel

Microfilme

Microficha

Fita VHS

Objeto 3D

Fotografia

Negativo

Cromo

Arquivos

Eletrônicos

DOC XLS TXT TIF BMP JPG PCX DWG

MÍDIAS

HD CD DVD

FLASH DRIVES

HDDVD BLU-RAY

Não Digital Digital


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Conversão de Documentos

Conversão de Documento é um processo para:

Transformar o documento em suporte não digital para digital

ou

Transformar o documento em suporte digital para Não Digital

Nao Digital Digital

Digital Nao Digital

Digitalização

Impressão


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TECNOLOGIAS QUE SUPORTAM DOCUMENTOS


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GED (ECM) ‏

DM

DI

EDMS

OCR

BPM (WORKFLOW)‏

ERM(COLD) ‏

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GED GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

Tecnologia que envolve programas e equipamentos específicos, responsáveis por captar, armazenar, localizar e gerenciar documentos.

Estruturar conteúdo de informações nos acervos documentais


Out/2006



FUNCIONALIDADES DO GED

Funcionalidades do GED

Estruturação e Organização de documentos

Pesquisa de documento por: Estrutura de Pastas, Palavras Chaves e Conteúdo Textual (Full Text Retrival)‏

Controle do Ciclo de Vida do documento

Gerenciamento da Temporalidade do documento (Teoria das três idades) ‏

Gerenciamento de Acesso aos Documentos (usuários e Grupos)

Controle de acesso aos documentos (Checkin Chechout)‏

Auditoria de acesso.


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TECNOLOGIAS QUES SUPORTAM DOCUMENTOS

BENEFÍCIOS DO GED

Globalização da Informação: Disponibiliza o documento para qualquer local da empresa, com o auxílio das redes de computadores e da internet;

Compartilhamento: Permite consulta ao documento por duas ou mais pessoas, simultaneamente;

Recuperação da Informação: Facilidade, diversidade e rapidez na consulta;

Segurança da Informação: Implementa política de controle de acesso aos documentos;

Integração de Documentos os Sistemas de Gestão de Negócio:Incorpora documentos os sistemas de ERP, CRM, SuplyChain;

Gestão do Documento físico: Informa a localização física do documento original e sua temporalidade;

Otimização de área: Libera espaço físico.

Benefícios do GED

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Aplicabilidades do GED


Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comércio eletrônico e outras tecnologias

Apoio aos processos de fiscalização

Apoio documental aos sistemas de GIS

Arquivos de recortes de jornais e revistas - Clipping

Atendimento a clientes de serviços utilitários: telefonia, energia elétrica e outros

Atendimento aos clientes de banco: extratos de conta corrente, aplicações por exemplo

Automação de cartórios

Bibliotecas digitais

Cartões de assinatura

Catálogos de peças e listas de preços

Contratos de câmbio

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Contratos de financiamento e leasing

Controle completo de compras. Do pedido à entrega do produto

Controle de bilhetes de companhias aéreas

Controles de documentos de arrecadação, impostos, taxas, multas em organismos do governo

Conversão de acervos históricos

Conversão de sistemas micrográficos

Depósitos e pagamentos na retaguarda das agências bancárias

Desenhos de engenharia e relatórios técnicos

Disponibilização ampla de documentos oficiais. Por exemplo, diários oficiais

Documentação administrativa de hospitais

Documentação cadastral e societária de clientes

Documentação da logística de transporte


Aplicabilidade do GED

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GED

Com essa tecnologia documentos em papel podem ser digitalizados e suas imagens gerenciadas como

qualquer outro documento gerado eletronicamente

Document Imaging


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Document Imaging (DI)

Gerenciamento de Imagens de Documentos

A Imagem do documento é gerada a partir da digitalização do documento, através do processo de escaneamento do papel.

A primeira tecnologia de GED que surgiu enfatizava basicamente a digitalização de documentos de origem papel, gerando-se imagens digitais dos documentos. Essa mesma tecnologia também possibilita a digitalização de documentos de origem microfilme, justamente para converter os documentos gerenciados pela tecnologia anterior.

a microfilmagem, ainda hoje utilizada por diversas empresasfoi a tecnologia que antecedeu ao GED, especificamente Document Imaging.

Contextualização TECNOLOGIAS QUES SUPORTAM DOCUMENTOS

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DM – Document management

CM - Content management

WCM - Web Content Management

ECM – Enterprise Content Management

EDMS – Electronic Document Management System


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Gera dados processáveis por sistemas de processamento de dados, a partir de imagens digitais (Mapa de Bits), ou seja converte imagem em caracteres

O OCR converte documentos gerados de forma mecânica (datilografada, impressa)‏

O ICR converte documento gerados de forma manuscrita.

A tecnologias de reconhecimento viabilizaram as aplicações de processamento de formulários, (Forms Processing), na qual, em vez da utilização de digitadores para a retirada das informações, utilizam-se sistemas de digitalização e reconhecimento.

OCR / ICR / Form Processing

OCR - Optical Character Recognition

ICR - Intelligent Character Recognition) e Forms

Processing - Processamento de Formulários


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Categorias de WorkflowBaseado em Correio EletrônicoCentrado em DocumentoCentrado em processo

WORKFLOW / BPMTecnologia para trabalho em grupo

Workflow é a automação de um processo de negócio, onde documentos, informações ou tarefas são passadas de um participante a outro para que sejam tomadas ações, de acordo com um conjunto de regras estabelecidas.

Tipos de WorkflowAd-DocAdministrativo & Produção

Conhecimento


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A tecnologia COLD, Computer Output to Laser Disk, foi inicialmente introduzida no mercado para substituir a tecnologia COM, Computer Output to Microfilm, devido a redução de custos quando se armazenam as informações em discos ópticos comparados ao microfilme.

Essa tecnologia permite o armazenamento e gerenciamento de relatórios de forma digital. Devido a abrangência dessa tecnologia, em vez de COLD ela passou a ser chamada de ERM -Enterprise Report Management.

COLD / ERM


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Gestão da Informação

Gestão de Documentos

GED

Document Imaging

DigitalizaçãoOCR

Workflow COLD/ERM

SÍNTESE


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TÉCNICA DE DIGITALIZAÇÃOTÉCNICA DE DIGITALIZAÇÃO

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Digitalização

Processo de versão de documento Não Digital para digital

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Preparação

Digitalização

Indexação

Publicação

C Q

Consulta

Etapas Preliminares

Higienização do acervo

Inventário dos documentos

Limpeza/Triagem do acervo

Classificação dos documentos

Resultado:

Informações Estruturadas

Diversidade de Consulta

Atributos ou Palavras chaves

Estrutura de Pastas

Conteúdo Textual (OCR)

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Preparação

Digitalização

Indexação

Publicação

C Q

Consulta

Preparação dos Documentos

Desencadernar

Retirar clipeses, Grampos

Retirar, Orelhas, dobras, amassados

Tornar o documento pronto p/ o scanner

PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO

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Preparação

Digitalização

Indexação

Publicação

C Q

Consulta

Digitalização do documento

Submeter o documento ao Scanner

Gerar a imagem digital do documento


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Preparação

Digitalização

Indexação

Publicação

C Q

Consulta

Controle de Qualidade da Imagem

Verificar a qualidade da imagem

Alinhar (Deskew)

Limpar

Ajustar brilho e Contraste


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Preparação

Digitalização

Indexação

Publicação

C Q

Consulta

Indexação da imagem

Inserir atributos do documentos

Permite localizar o Documento

Norteada pelo Processo de Negócio

Pode ser de três formas:Atributos ou Palavras chavesEstrutura de PastasConteúdo Textual (OCR)


Out/2006



Preparação

Digitalização

Indexação

Publicação

C Q

Consulta

publicação do Documento

Gravar índices e imagem no sistema de GED


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Preparação

Digitalização

Indexação

Publicação

C Q

Consulta

Verificação

Pesquisar e visualizar documentos, geralmente por amostragem

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Preparação

Digitalização

Indexação

Publicação

C Q

Consulta

Higienização do acervo:

Eliminação de fungos e ácaros, evitando assim, doenças respiratórias ou infecções caudadas por esse micro organimos que residem nesses arquivos.

Etapas Preliminares





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Preparação

Digitalização

Indexação

Publicação

C Q

Consulta

Inventário dos documentos:Identificação da quantidade de documentoTipo, formatos, estado de conservaçãoEncadernação

Etapas Preliminares





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Preparação

Digitalização

Indexação

Publicação

C Q

Consulta

Limpeza/Triagem do acervo:

Acervos documentais possuem gorduras que devem ser eliminadas. São as duplicidade e documentos que deveriam estar arquivos, por não terem o caráter comprobatório ou não possuírem informações relevantes para o processo empresarial

Etapas Preliminares





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Preparação

Digitalização

Indexação

Publicação

C Q

Consulta

Classificação dos documentos:

Organização e catalogação do acervo documental, a partir do arranjo norteado pelo processo empresarial do contexto dos documentos.

Etapas Preliminares





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DOCUMENTO

SCANNER

IMAGEM

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Dimensões do Documento Impresso

Documento

A4

A4 X2 = A3

A3 X2 = A2

A2 X2 = A1

A1 X2 = A0

MonoCromático Tons de Cinza Colorido

Cores

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Out/2006



TIPOS DE SCANNERS

PAPEL A4 A3GRANDE FORMATO (DESENHOS TÉCNICOS)‏LIVROSMICROFICHAS / MICROFILMESALIDES (CROMO)‏

Scanner

Características dos Scanners (Funcionalidades)‏

Flatbad

ADF

SimplexDuplex

Velocidade

Resolução

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Arquivos de Imagem

Cores e Tonalidade

Imagem de documento geralmente está classificada nas categorias:

Bitonal – Imagem preta e branca. Essas imagens são representadas no computador simplesmente em termos de zeros e uns, significando preto e branco na página do documento

Half Tone – É semelhante ao bitotal, porém os pontos são espacados para simular uma escala de cinza nas áreas onde os pontos são menos denso. O halfTone é uma tecnologia utilizada para impressão

Escala de cinza (Gray Scale) – Efeito produzido é de uma sombra. Os pontos de uma imagem em Escala de Cinza representa um espectro e uma sombra. Essa característica exibe mais detalhe da imagem

Colorida – Imagens coloridas são derivadas de documentos coloridos, como: Fotografias, ilustrações, gráficos e etc. As cores são resultado três vetores de cor: Vermelho, verde e azul (RGB – Red, green e blue). A quantidade de cores é derivada do número de bits para representar as cores, 4 bits representa 16 cores (2**4=16), 8 bits representa 256 cores (2**8=256), 16 bits representa 65.536 cores (2**16=65,536).

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Arquivos de Imagem

Mapa de Bits

O arquivo de imagem ao contrário do arquivo de caracteres é constituído por zeros e uns

Imagem Texto

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Arquivos de Imagem

Resolução

A resolução é uma característica do arquivo a imagem que define a densidade de pontos em uma área

A unidade de medida da resolução é o dpi (dots per inch) – Pontos por polegadas

Quanto maior a resolução significa mais pontos em uma polegada, portanto, mais fiel a imagem é ao documento

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Arquivos de Imagem

Formatos

Existe diversos formato e imagem: bmp, pcx, tiff, gif

O formato de arquivo mais comum para imagem de documentos é o padrão da industria de artes gráfica, o Tiff (Tag Image File Format). O arquivo de imagem no formato tiff contém uma descrição padrão no próprio arquivo. O formato Tiff também permite o uso de “tags” no cabeçalho do arquivo, que dá informações específicas do arquivo de imagem para os programas de aplicação.

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Francisco Carlos F. de Souza

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