Digitalização de Documentos e a

Preservação Documental na Era Digital

Odair Rodrigues

AGO/2012

2012 Curitiba

2

3

4

Principais desafios com a gestão em papel

Incomodado com a falta de

organização do seu arquivo?

Pouco espaço físico para guardar

documentos?

Falta de agilidade na busca da

informação?

Conservação das informações mais

antigas

Inconsistência na comunicação entre

as áreas funcionais

Lentidão na tomada de decisão,

aumento de custo.

Descumprimento de prazos e normas

internas internal e com o governo

Perda de clientes / diminuição da

satisfação do cliente.

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Gerenciamento “básico”do Papel Nenhuma solução implementada

Estágios e necessidades dos clientes

Adotar

Expandir

Otimizar

Pequenas empresas,

escritórios, SOHO

Grande

Empresas

Média Empresas

Departamentos

e Governo

Organização Documentos são digitalizado e armazenado por tipo de

documento para simples consulta e acesso.

Colaboração Os documentos são compartilhados através da empresa

para consulta, referência, aprovação de diversas áreas.

Linha de frente do negócio Os documentos são digitalizados nas áreas que recebem

os documentos e as informações são enviadas de forma

eletrônica para outras áreas de tomada de decisão.

Fluxo de informação do negócio Informações específicas são extraídas dos documentos

digitalizados e encaminhadas para permitir o fluxo da

informação do negócio (transação)

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Digitalização de Documentos

Principais benefícios da digitalização de Documentos.

• Rapidez e agilidade no acesso à informação

• Baixo custo na distribuição de informação

• Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação de papel

• Automação de entrada de dados

• Acesso à informação por um número ilimitado de pessoas e em qualquer

lugar

• Melhoria no atendimento ao cliente

• Maior segurança de informações por permitir controle de acesso aos

documentos

7 21/8/2012 7

• O documento digital também é vulneravel:

• Depende de:

– Hardware (computador)

– Meio de armazenamento

– Software (Sistema Operacional, Programa e formato de imagem)

• Mídia se deterioram ou “evaporação” de Bit

– Devido a efeitos físicos, químicos, magnéticos, etc.

– Qualidade do meio de armazenamento

– Forma de gravação

• Há limitações com respeito a legalidade

Obsolescência Digital

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O Custo do Arquivo Digital

2012 >> 2015 >> 2020 >> 2025

Fase Inativa Fase Ativa

• O tempo que você ira manter as imagen “on-line” irá determinar o custo de migração

• Com o avanço dos softwares e hardwares, os arquivos digitais deverão ser migrados para uma outra tecnologia mais moderna.

Índice de

busca da

informação

Custo do

Armazenamento

Digital

Preservação da informação digital

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• Como preservar os documentos digitais ?

– Por um perido grande de tempo(mais de 10 anos)

– Com baixo custo de armazenamento

– Com segurança e integridade

– Sem necessidade de muitas atualizações

– Legalmente

• Resposta

• Sistema Híbrido

• Fazer BACK-UP em um meio análógico

Pergunta Principal

10

GBA-12/01

11

Microfilme

• Paradigma: “Mídia ultrapassada??”

• Mídia analógica

• Durabilidade: 500 anos (filme prata)

• Melhor meio arquivístico

• Microfilmagem sem indexação por

documento

• Lei do Microfilme

Preservação da informação digital

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Sistema Híbrido

• É a integração dos Sistemas digitais e micrográficos.

• Microfilme sendo um arquivo de referência e segurança do arquivo digital

• Arquivo digital somente na fase ativa

Fase Inativa Fase Ativa

Indíce de

busca da

informação

Custo do Armazenamento

Digital

Preservação da informação digital

Digitalização

do Microfilme

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Comparação dos Sistemas

Microfilmagem

Vantagens:

• Custo baixo de armazenagem

• Melhor meio arquivístico

(Durabilidade)

• Aceito como um meio legal

• Excelente compactação

• Existência de normas para

criação, processamento,

duplicação e armazenamento

Digitalização

Vantagens:

Excelente acesso, distribuição e transmissão dos registros

Acesso múltiplo do arquivo

Melhor qualidade da imagem

Impressão de alta qualidade

A copiagem sucessiva não provoca degradação

Desvantagens:

• Off-Line

• Acesso individual

• Perda de resolução devido a copiagem sucessiva

• Se não for indexada possui uma velocidade de recuperação lenta

Desvantagens:

Dependência de Hardware e Software

Não aceito como meio legal

Alto custo para manter a informação acessível ao longo prazo

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Microfilmadora Eletrônica: Processo

Digitalização, indexação e controle de qualidade

dos documentos

Microfilmadora

Eletrônica i9600

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Arquitetura Microfilmagem Eletrônica

GED

Mainframe

Scanner

Microfilme

Virtual

Lista ou Diretório

de imagens

AWIS

16

mm

Microfilme

•Livros

• Plantas

• Folhas soltas

• Word

•PPT

• Arquivo TXT

• Arquivos PDF/A e PDF

• E-mail

•JPEG

16

GBA-12/01

Exemplo de Microfilme

17

Microfilmadora Eletrônica – i9600

Decreto 1.799 de 1996

• Art. 3º Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o

resultado do processo de reprodução em filme de

documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou

eletrônicos, em diferentes graus de redução.

Parecer do Ministério da Justiça de Novembro de 2006

18

Legalidade do Microfilme – Parecer 736/2006 M.

Justiça

18

19

Beneficios do Arquivo de Referência

• Gerenciamento do ciclo de vida da Informação

• Evita riscos de Migração e Despesas não planejadas

• Recuperação de Desastres

• Gerenciamento de Armazenamento da Informação

• Segurança no conteudo

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Status no Brasil

• Mais de 6,5 Milhões de documentos por dia microfilmados eletrônicamente

• Birôs de serviço , Bancos , Comércio , Governo, Fundações , Justiça

• Tipos de Documentos – Contratos comerciais – Jornais – Cheques – Extrato Bancario – Correios – Depto Pessoal – Documentos notariais – Correio eletrônico – Multas – Processos Juciciais – Plantas – Registros médicos – Histórico Escolar – RH

• Back up de informação / Preservação

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Microfilmagem eletrônica no Brasil

•Mercado em Crescimento - 10%

•Instalações nos principais centros

•Estudos de implantação

•Migração do Convencional

•Preservação Digital / Back Up

•Redução custos

•Uso da Imagem

•Legalmente Aceito

– Parecer 736/2006 do Min.da Justiça

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

22

• Segmentos: Birô de Serviço

– Perfil: empresas novas que já fazem a digitalização e agora precisam fazer a

microfilmagem.

– Atualização dos antigos equipamentos de microfilmagem tradicional

– Oferecem o scanner sem custo para os clientes que fazem a microfilmagem

eletrônica

– Baixo custo operacional

– As imagens são enviadas para a empresa através de FTP ou CD/DVD.

– Pesquisa rápida devido a indexação por imagem

Casos de Sucesso - Brasil

23

Casos de Sucesso - Brasil Segmentos: Governo

Atualização dos equipamentos de microfilmagem tradicional

Redução de custo para fazer a microfilmagem:

• Mão de obra para fazer a captura e indexação dos documentos

• Manutenção de equipamentos antigos.

• Preservação da Informação

• Explosão de imagem Digital - Justiça

Melhoria de atendimento

• Atendimento com imagem no curto prazo

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Típico processo de microfilmagem eletrônica

Captura descentralizada

em diversos locais

Microfilmagem centralizada

num unico ponto

Redução de Custos com

movimentação de

documentos

Imagem movimentada via

link , Cd/DVD .

Microfilmagem

Centralizada

25

DV 2400

A saída da informação em PAPEL,

EMAIL, FAX e como Imagem Digital.

Recuperação da Informação

Digitlização do Microfilme por demanda

ScanPro 2000

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Digital para Filme

Preparar Documentos

Capturar as imagens

“Processar” as imagens

Gravar imagens no filme

Digitalizar a imagem do filme DOCUMENTOS PROCESS /

GRAVAÇÃO

ARMAZENAMENTO/ PESQUISA

• O processo de digitalizar a

imagem , e gravar no filme

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Conclusão

A Decisão de usar microfilme como midia de preservação de

documentos deve considerar os seguintes aspectos:

•Expectativa de vida do documento

•Integridade do documento

•Flexibilidade( analógico para digital e vice versa)

•Redução de espaço Físico – 98%

•Beneficios na pesquisa , acesso e armazenamento

•Estratégia de preservação digital

•Nível de complexidade / interatividade

•Aspecto Legal

Microfilme , simplicidade de acesso , requer baixo nivel de

investimento para preservar documentação.

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Desejo de todos os clientes…..

29

Tipos de Captura - Volume

30

Tendências

• Mercado em crescimento acelerado 15% no mundo

• Captura Descentralizada

• SharePoint

• Mobilidade

• Aplicações em Nuvem

• Botão inteligente

• Route information faster

• Enable collaboration, customer engagement

• Save time and costs derived from shorter information access cycles

• Use paper rather than eliminate it

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Dilma veta garantia de efeitos jurídicos para

documentos digitalizados - Lei 12.682/2012

http://trt-12.jusbrasil.com.br/noticias/3178621/dilma-veta-garantia-de-efeitos-juridicos-para-

documentos-digitalizados

11 julho 2012

A presidente Dilma Rousseff vetou a equiparação, para fins probatórios, dos

documentos digitalizados aos seus originais. Dilma sancionou projeto tratando da

elaboração e do arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, na forma da

Lei 12.682/2012, mas rejeitou todos os artigos que garantiam o mesmo efeito jurídico

aos documentos digitalizados

De acordo com o Projeto de Lei da Câmara 11/2007, da então deputada Angela

Guadagnin (PT-SP), o documento digital e sua reprodução teriam o mesmo valor

probatório do documento original, para todos os fins de direito. A proposta também

garantia aos documentos digitalizados o mesmo efeito jurídico conferido aos

documentos microfilmados.

Na fundamentação dos vetos, com base em parecer do Ministério da Justiça...

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Componentes da solução de digitalização

Servidor

Base de Dados SQL

Software de GED Diretórios da rede Software de ECM

Sharepoint File Net

Qualquer SW de Gestão Microfilmagem eletronica

Tipo de Papel Scanners

Estação de Captura

Captura das imagens Indexação

OCR Código de barras

Separadores

Drivers

WIA

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ScanMate

i1120

Scan Station

500/520EX/550

i1405 / i1420 / i1440

i1860

Truper 3210

i4200 / i4600

i2600 / i2800

i5200 / i5600 / i5800

i2400

Truper 3610

ScanMate

i940

Captura - Portfólio de Scanners

Scanners:

• Departamentais

• Rede

• Produção

34

Auto-Crop e Auto-Deskew

35

Remoção Automática de verso em Branco

• Automaticamente identifica imagens em

branco baseado na porcentagem de

conteudo de informação.

– Recurso muito mais preciso

comparado a opção de remover por

tamanho de imagem (kbytes)

– A configuração da % do conteudo é

feito de forma simples através dos

driver ISIS e TWAIN

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Rotação Automática de Imagem

Automaticamente rotaciona as imagens na

posição correta de leitura

Frente e verso

Ganho de tempo na preparação do

documentos

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Função de Junção – Frente e Verso

• Automaticamente cria uma única imagem

contendo a frente e verso do documento.

– Aplicação: documentos de identidade

e notas fiscais e papel A3

– Disponivel somente no driver TWAIN

38

Original

ATP 161KB

Scanner 1 c/ add-n IP 235KB

Scanner 2 c/ add-on IP 189KB

62KB

Business Confidential

iThresholding - exemplos

39

iThresholding-2

40

41

iThresholding-2 @ 200 dpi

42

Drop out – Vermelho, Azul e Verde

Colorida PB normal PB com drop out

43

Novos Scanners série i2000

Recursos do Perfect Page

Preenchimento Inteligente de Borda

44

Remoção de furos e Preenchimento de borda inteligente

Recurso de remoção de furos de ficharios: disponíveis nos scanners i1200/i1300, i2000 e i1400

Recurso do preenchimento inteligente de borda: disponíveis nos scanners i2000

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Duas lâmpadas por camera – a partir do i2000

46

Sistema completo

Documentos Digitalização

Controle de Qualidade

Indexação

Armazenamento Digital

Software de Pesquisa

Gerenciamento do

documento digital

Microfilmagem

eletrônica

47

Fluxo de Captura de Documentos

48

Tipos de Scanners

49

Captura

Rotativo Planetário

Elementos funcionais

•Lâmpada

•Lentes

•Sensor

i4200

i940

50

Scanner

Multi-funcional

Scanner

Professional

Digitalização frente e verso Não, simplex Sim, Duplex

Tratamento/Melhoramento de

imagem

Muito básico, quase nenhum Varios recursos para

gerar imagem excelente

Software de Captura Interface complicada Softwares de captura

orientados a digitalização

de documentos ou lotes

de documentos

Tempo de digitalização

( supondo documento com 10

folhas)

15 Minutos 40 Segundos

Transporte Curvatura interna

Limita os tipos de docs no

Alimentador Autom. – ADF

Sistema de transporte

robusto

Scanner Profissional X Multi-Funcional

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• Tipo de documento

– Tamanho (A4,A3,Legal, etc) e gramatura

– Estado de conservação

– Quantidade de folhas por documento

• Indexação

– Identificar qual é o software de captura indicado

• Manual , OCR , Cod. Barras ,

• Aplicação: Uso compartilhado ou dedicado (USB)

• Produção

– Volume diário, mensal de documentos, picos de produção

– Aplicação departamental, centralizada ou descentralizada

• Assistência técnica

– On-site, troca ou balcão , tempo de resposta – SLA

– Consumíveis e peças disponíveis

Como escolher um Scanner Profissional ?

52

Segmentação do Mercado - Scanners

Segmento de

Produtos

Velocidade

Alto Volume > 100 ppm

Médio Volume 65 – 100 ppm

Baixo Volume 51 – 75 ppm

Departamental 31 – 50 ppm

Workgroup 16 – 30 ppm

Pessoal 8 – 15 ppm

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Scanner Profissional vs Multifuncional

• Velocidade de captura do documento – A partir de 20 folhas ou 40 imagens por minuto

– Digitaliza frente e verso ao mesmo tempo sem perder performance

– Robusto Alimentador de Documentos (ADF) aceita diferentes tamanhos e gramatura de documentos

• Processamento de imagem – Correção inclinação

– Detecta o tamanho exato de cada documento

– Auto- Brilho e rotação automático do documento

– Menor tamanho de arquivo (compressão interna de imagem)

– Tratamento da imagem do documento

• Facilidade de uso – Smart Touch – Botão inteligente

• Fluxo de trabalho pré-definido

– Interação e integração com sistema de gestão documentos

• Personalização do software interno do scanner

54 54

Fluxo do Documento – áreas envolvidas

• Recepção Área Final

“Arquivo”

Áreas usuárias Documento

Identificar qual é melhor área para colocar o Scanner? Verificar infra-estrutura necessário (rede, link, espaço na mesa)

Software de Captura e GED

Tipo de documento (cartão PVC )

55

Fluxo do Documento – áreas envolvidas

• Recepção Área Final “Arquivo” Áreas Usuárias Documento

i1120

Scanner de Rede

Scanner de Rede

Scanner

Recomendado

i4200/i4600

i5200/i5600/i5800

i2400/

i2600/

i2800

i940

56

Principais Scanners Kodak

Scanner i940 – 20 folhas por minuto

alimentação rede elétrica ou via USB

i940

57 21/8/2012 57

• Scanner de Rede SS500 ( não necessita Micro)

• Digitaliza 30 folhas por minuto

• Envia imagens para:

– Impressora da rede

– FTP

– FAX

– Diretório da rede

– Pen Drive

– Email

Principais Scanners Kodak

47.wmv

58

Mesas A3 e A4

59

Scanners da Série i5000

Duplex –A3

140 / 170 / 210 ppm

Volume ilimitado

ADF de 750 folhas

05 sensores ultra-som

LED CCD (duas lamp.)

Scanners de alta produção

i5200 / i5600 / i5800

60

Scanners da Série i5800

Scanners de alta produção

61

Smart Touch – Botão inteligente

• Software de Captura orientada a digitalização de Documento

• Acionado pelo botão ou pelo PC

•Crie PDFs / JPEGs / TIFF/ RTF / BMP

• Até 9 tipos de fluxo diferentes

• Digitalize para: • Email

• Web e-mail

• Rede - diretório

• FTP

• Microsoft Word

• SharePoint

• Impressora da rede

• Folha em branco para separar documentos

• Incluir palavra “chave” em arquivo PDF

• Duas telas de digitalização: com ou sem Pré Visualização

• Imprime etiqueta com os tipos de fluxo

• Funções de pós digitalização: remoção, rotação e recorte de imagem.

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Atendimento a clientes - Digitalização

• Controle de contas a pagar e receber

– Diminuição do tempo de processamento das faturas

– Controle de datas de pagamento

• Gerenciamento das ordens de serviços

• Controle dos documentos de vendas e pedidos

– Proposta e confirmação de pedidos

– Documentos complementares

• Departamento de Crédito

– Melhor controle e atualização dos dados dos clientes.

– Facilidade para analise de conta.

Soluções para área de administrativas

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Segmentos: Comércio

– Armazenar cadastro de cliente

– Contratos de Financiamento

– Garantias

– Seguros

– Back up de informação

Casos de Sucesso - Brasil

Feiras de Imovéis

Stand de Vendas

Vendas de Campo

Abeetura de Credito

Venda de automoveis

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Casos de Sucesso - Brasil

Segmentos: Saúde

Otimizar fluxo de documentação

Centralizar documentação referente a atendimentos médicos e clientes

Redução dos tempos de pagamento

Redução de custos operacionais e armazenamento

Redução de espaço de armazenamento de papéis

Clinicas Consultorios

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Perguntas?

Odair Rodrigues

benedito.rodrigues@kodak.com

Tel: 011-9940-6781 / 011 2132 6067 ou

www.kodak.com.br

Netscan Digital Ltda

www.netscandigital.com.br

Tel: 041 3072 0559

2012 Curitiba