DIGITALIZAO ELETRNICA DE DOCUMENTOS DE

IDENTIFICAO CIVIL E CRIMINAL COM PREPARAO PARA

O AFIS.

Autor: Paulo Roberto Chaparro

Gerente de Projetos do Cepromat - SSP

CEPROMAT MT

RESUMO

Em dezembro de 2000 a Secretaria de Segurana Pblica do Estado de Mato Grosso e o Instituto de

Identificao decidiram renovar os mtodos e procedimentos adotados na identificao civil e criminal,

utilizando a tecnologia de GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos) para a preservao de

documentos existentes bem como preparando para o AFIS (Sistema Automatizado de Identificao de

Impresso Digital).

O Instituto de Identificao encontrava-se numa difcil situao no que diz respeito ao

armazenamento e pesquisa aos seus arquivos. Tal situao impactava na emisso duplicada de rgs pela falta

de condies fsicas de se fazer uma pesquisa atravs da classificao datiloscpica nos arquivos

decadactilares. A escolha de um sistema de digitalizao eletrnica de documentos deveria buscar a

renovao dos processos em bases de tecnologia avanadas, bem como a integrao com as bases existentes.

Com a implantao dessa nova tecnologia, deveria atender aos aspectos de segurana, rapidez,

confiabilidade e renovao citados e ainda garantir ao final da soluo, o domnio tecnolgico.

A soluo implementada pelo instituto de identificao compreende-se de hardware, software,

desenvolvimento, a implantao da soluo, operao do sistema, treinamento e a adequao das instalaes.

A estratgia de implantao inclui todo o acervo civil com 1.550.000 e criminal 50.000 sendo que as

digitais foram digitalizadas a 500 dpi e os dados biogrficos, fotos e assinaturas a 200 dpi.

O sistema foi desenvolvido em arquitetura cliente servidor. o servidor usado de padro Intel com

dois processadores Pentium III de 1 Gigahertz de freqncia e com uma rede de discos scsi, num total 72

Gigabaytes de espao, o sistema operacional o Microsoft Windows NT e a linguagem utilizada foi o

Delphi e banco de dados Oracle 8i.

Existem 10 estaes de trabalho utilizando microprocessadores Pentium III de 800 mhz de

velocidade, com 128 mb de memria ram com seus respectivos scanners que executam o trabalho de

digitalizao a 500 dpi, e outro automtico com capacidade de digitalizar 50.000 documentos dia.

As imagens so armazenadas em disco array dimensionado para atender ao volume de 1.600.000

pronturios civis e criminais.

ELECTRONIC DIGITALIZATION CRIMINAL AND CIVIL IDENTIFICATION

DOCUMENTS IN PREPARATION FOR AFIS

Author:

Paulo Roberto Chaparro

Project Manager at CEPROMAT-SSP

ABSTRACT

In December of 2000 The Public Safety Office of the State of Mato Grosso and the Identification

Institute decided to renew methods and procedures of criminal and civil identification using the technology

for Electronic Management of Documents either for keeping documents or preparing the institution for the

use of the Automatic System for Identification of Fingerprints (AFIS) .

The Identification Institute was facing a difficult situation concerning the storage and research of its

files. There were problems when the copies of Ids were emitted due to the lack of physical conditions of

doing a research on fingerprints classification on the files. The option for an electronic system of digitalizing

documents would aim to renovate processes using advanced technologies as well as integrating the existent

information stored.

The implementation of the new technology would answer the needs concerning security, reliability,

speed and renovation and would also guarantee the technological domain.

The solution chosen by the Identification Institute includes hardware, software, development,

implementation and operation of the new system, training of personnel and adjustments of physical areas of

work .

The implementation strategy involves all the civil stock of information ( 1,550,000 registers) and

criminal one (50,000 registers) . The fingerprints were digitalized in 500 dpi and the biographic data,

photographs and signatures in 200dpi.

The system was developed in client server architecture , the server used is the Intel pattern with two

Pentium III processors of 1 Gig hertz of frequency and with one disc net scsi , summing up 72 Gigabytes of

space. The operational system is the Microsoft Windows NT , the language used was Delphi and the data base

was Oracle 8i.

There are 10 work stations using micro-processors Pentium III of 800 mhz speed with 128 mgb ram

memory with scanners that make the digitalization in 500 dpi, and there is an automatic one that is able to

digitalize 50 000 documents a day.

The images are stored in discs array dimensioned to receive up to 1,600,000 civil and criminal

registers.

DIGITALIZAO ELETRNICA DE DOCUMENTOS DE

IDENTIFICAO CIVIL E CRIMINAL COM PREPARAO PARA

O AFIS.

HISTRICO

Em dezembro de 2000 a Secretaria de Segurana Pblica do Estado de Mato Grosso e o Instituto de

Identificao decidiram renovar os mtodos e procedimentos adotados na identificao civil e criminal,

utilizando a tecnologia de GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos) para a preservao de

documentos existentes bem como preparando para o AFIS (Sistema Automatizado de Identificao de

Impresso Digital).

O Instituto de identificao encontrava-se numa difcil situao no que diz respeito ao

armazenamento e pesquisa aos seus arquivos. Tal situao impactava na emisso duplicada de rgs pela falta

de condies fsicas de se fazer uma pesquisa atravs da classificao datiloscpica nos arquivos

decadactilares. A escolha de um sistema de digitalizao eletrnica de documentos deveria buscar a

renovao dos processos em bases de tecnologia avanadas, bem como a integrao com as bases existentes.

A contratao desta tecnologia foi feita com recursos do plano nacional de Segurana Pblica, e a sua

implantao foi iniciada em maro de 2001.

A implantao dessa nova tecnologia, atende aos aspectos de segurana, rapidez, confiabilidade e

renovao citados e ainda garante ao final da soluo, o domnio tecnolgico.

O ARMAZENAMENTO E A PESQUISA DE REGISTROS CIVIS E CRIMINAIS ANTES DA

DIGITALIZAO.

Todo processo de coleta a impresso digital, dados biogrficos e assinatura dos indivduos so feitos

nos postos de identificao ou nas delegacias no caso dos boletins de identificao criminal. Esses

documentos so encaminhados ao Instituto de Identificao onde passam por uma seleo para verificarem se

os documentos esto preenchidos de forma correta e se a impre sso digital esta dentro dos padres

estabelecidos pelo Instituto de Identificao.

Feita est triagem, esses documentos so passados para a seo de classificao de impresses

digitais, onde os papiloscopistas fazem a classificao primria, secundria e contagem de linha.

As fichas individuais datiloscpicas so arquivadas segundo o critrio da classificao em arquivos

eletromecnicos e os pronturios so arquivados segundo a ordem de RG.

Dado o tempo que esse processo ocorre, existem 3 tipos diferentes de ficha e diferentes tamanhos o

qual requer diferentes formas de arquivos.

H 2 anos atrs ainda era possvel fazer uma pesquisa pela frmula datiloscpica nos arquivos

eletromecnicos, hoje se tornou quase impossvel, em razo dos arquivos no possurem mais condies de

serem manipulados e nem existir manuteno dos mesmos.

Os dados biogrficos esto sendo digitados no sistema desenvolvido em natural/adabas, sistema este

que tem como objetivo controlar e manter atualizado de forma On-Line, o cadastro de todos os indivduos

identificados civilmente e criminalmente no Estado de Mato Grosso e tem como principais funes:

Cadastramento e Manuteno dos Pronturios Civis

Emisso da Carteira de Identidade

Controle de Atestado de Antecedentes

Identificao de Indivduos atravs de suas caractersticas

Controle de Arrecadao ( Funreseg )

Controle de Produo ( Digitao )

Controle das Cdulas de Identidade

Diversas consultas esto disponveis tais como:

Por RG

Nome Fontico

Nmero da cdula

Filiao

O elemento mais crtico alm do espao fsico que as fichas ocupam, entretanto, a perda de

documentos devido ao do tempo. A maioria das fichas mais antigas esto em estado de deteriorao,

impossibilitando sua manipulao.

SOLUO

Apresentamos a soluo de um projeto bsico, constitudo das especificaes funcionais,

operacionais e tcnicas para a execuo do PEDOC Projeto de Preservao Eletrnica de Documentos com

a preparao do AFIS, no mbito do Instituto de Identificao do Estado de Mato Grosso.

O Instituto de Identificao, subordinado diretamente Coordenadoria Geral de Percias e

Identificao da Secretaria de Segurana Pblica, responsvel pelo apoio tcnico especializado s atividades

policiais no que concerne a identificao datiloscpica criminal, e mantm um Sistema de Identificao Civil

e Criminal, em plataforma mainframe, denominado SCI Sistema Controle de Indivduo e SIC - Sistema

de Identificao Criminal, que alimentado com dados alfanumricos, a partir de informaes civis e

criminais provenientes do pronturio civil e de inquritos (BIC - Boletim de Identificao Criminal).

A consulta e armazenamento dessas informaes apresentam as seguintes dificuldades :

volume crescente de documentos que impe a ocupao de espao til bem como a manuteno fsica dos arquivos;

dificuldade de acesso a um determinado documento em tempo hbil.

O objetivo da Secretaria de Segurana Pblica foi contratar a implantao e execuo do PEDOC,

sob a forma de servios tcnicos especializados, por empreitada global, contemplando a infra-estrutura

necessria execuo dos servios integrantes do escopo de fornecimento, incluindo :

1- Em termos de acessrios, materiais, dispositivos, equipamentos e sistemas eletrnicos e

computacionais:

sistemas eletrnicos e computacionais de digitalizao de documentos e correspondente transferncia para mdia magntica;

sistemas computacionais de medio e superviso dos servios executados;

2- Em termos de servios tcnicos especializados:

execuo das atividades relativas aos processos de organizao de documentos e de digitalizao de imagens;

aquisio/manuteno do software aplicativo de gerenciamento de imagem de documentos;

documentao tcnica e de usurio, incluindo a definio dos procedimentos administrativos do Instituto de Identificao e manualizao das atividades, decorrente da implantao da infra-

estrutura englobada no escopo do PEDOC;

treinamento do pessoal designado pelo Instituto de Identificao;

instalao, incluindo a necessria adequao das instalaes eltricas, start-up e colocao em operao de todos os equipamentos e sistemas eletrnicos e computacionais integrantes da

soluo proposta;

testes de aceitao referentes a todos os equipamentos e sistemas eletrnicos e computacionais;

manuteno e assistncia tcnica sobre todos os equipamentos e sistemas eletrnicos e computacionais e

superviso e gerenciamento da execuo dos servios e do contrato.

DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS A digitalizao dos pronturios civis e criminais veio para solucionar o problema de armazenamento

e procura dos prprios registros.

Com o armazenamento digital dos documentos, o problema de armazenamento passa a ser

padronizado e pesquisa sobre esses cadastros ficam acessveis atravs de uma consulta em uma base de

dados.

Os servios de digitalizao de documentos esto sendo executados nas dependncias do Instituto de

Identificao de Cuiab, com base em recursos humanos e materiais que foram fornecidos pela contratada.

nmero de documentos a serem digitalizados : 1.600.000 (Hum milho e seiscentos mil);em 02(duas) faces, totalizando 3.200.000 imagens;

Prazo de execuo : de Maro at Dezembro de 2001;

os servios devero ser executados com equipamentos de produo, software bsico, mdia ptica (CD-R, tanto para o armazenamento da cpia principal quanto para a cpia de segurana)

e mo-de-obra a serem fornecidos pela contratada;

Volume convertido

O volume total de fichas convertidas superior a 800.000.

Capacidade diria de fichas digitalizadas a 500 DPI de 10.000;

Capacidade diria de fichas digitalizadas a 200 DPI de 50.000.

REQUISITOS FUNCIONAIS E OPERACIONAIS

A soluo proposta prev que os documentos devero ser digitalizados, tratados, armazenados,

recuperados e ter gerenciador imagens de documentos da seguinte forma :

Documento Padro DPI

(mnimo)

Boletim de Identificao Criminal BIC, frente e verso, tamanho A4, com exceo dos BIC que possuam impresso digital no verso. Ofcio, Obs: Os BICs anteriores a 1979 no esto no formato A4.

TIFF Grupo 4

200 *

Fotografias contidas nos BIC. TIFF JPEG 300 # # digitalizado a 256 tons de cinza * digitalizado em preto e branco

Documento Padro DPI (mnimo)

Pronturio Civil - PC, possui 03 tipos diferentes de pronturio.

TIFF Grupo 4 200 *

Fotografias contidas nos PC. TIFF JPEG 300 # # digitalizado a 256 tons de cinza * digitalizado em preto e branco

Os documentos que possuem impresso digital, esto sendo digitalizados conforme o seguinte padro:

FBI - WSQ Gray-Scale Image Compression Specification (IAFIS-IC-001 v2, 16 de fevereiro de 1993),

com conversor para JPEG.

Padro ANSI, Data Format for the interchange of Fingerprint information (ANSI/NIST - CSL 1-1993).

FBI NCIC CJIS WAN Protocol Specification e outros pades de telecomunicao do IAFIS que

especifiquem o uso TCP/IP, incluido a disponibilidade de FTP.

FBI Eletronic Fingerprint Transmission Specification (CJIS-RS-0010v4), 24 de agosto de 1995),

incluido as especificaes de qualidade de imagem do apndice F ou G da citada especificao.

Resoluo mnima de 500 dpi e 256 tons de cinza com distoro < 1% .

OBS: Na digitalizao deve ser considerado que o tempo de escaneamento das fichas em 500 DPI maior do que a 200 DPI, independente do scanner ser de alta velocidade. As fichas so digitalizadas em formato TIFF. Depois somente as digitais so convertidas para o formato WSQ, o formato padro para compresso de imagens de impresses digitais.

Figura 1 O software utilizado para a digitalizao das fichas, em formato TIFF e recorta-las para compresso em WSQ.

FLUXO DE TRABALHO

Fase de preparao

Os documentos a serem digitalizados so preparados pela linha de produo do Instituto de

Identificao e repassados para a empresa contratada.

Na preparao, os documentos so identificados com etiquetas que possui o nmero do RG

cadastrado na ficha.

Fase de digitalizao

Aps a fase de preparao e cadastramento dos lotes, proceder-se- o encaminhamento fase de

digitalizao. Esta fase realizada atravs do programa chamado "Mdulo de Digitalizao" que digitaliza

todas as imagens em preto e branco, com resoluo de 200 dpi, em scanner de alta velocidade, exceto as

fotografias que so digitalizadas a 300 dpi em 256 tons de cinza, e impresso digital conforme padres

descrito acima e no preciso digitar o nmero do documento porque o sistema se encarrega de fazer um

OCR na etiqueta.

Fase de controle de qualidade de digitalizao

Aps a fase de digitalizao, os documentos so disponibilizados, juntamente com as informaes

das imagens obtidas e armazenadas no banco de dados, para o controle de qualidade. Esta fase realizada

atravs do "Mdulo de Controle de Qualidade da Digitalizao", que permite ao operador verificar a

qualidade das imagens obtidas, bem como a integridade da ordem com que estes documentos foram

preparados. Da mesma forma, o programa permite remover imagens indesejveis (documentos duplicados e

folhas em branco no eliminadas pela fase de dig italizao) e atualizar ou inserir imagens a partir de um

scanner manual.

Fase de indexao automtica

A fase de indexao automtica realizada pelo programa denominado "Mdulo de Indexao

Automtica", qu e d incio ao processo de indexao e identificao do tipo de documento de acordo com a

etiqueta colocada durante a fase de preparao. Existem outros critrios de ndices, e que sero

disponibilizados pela SSP/Cepromat em arquivo TXT que sero lidos por um programas desenvolvidos

especificamente para este fim e armazenados em banco de dados, conforme arquitetura de computadores e

ambiente operacional descritos. Caso o programa no identifique o tipo de documento, a interveno do

operador tambm se fa z necessria.

Os atributos que estaro disponveis para consulta pelo aplicativo a ser fornecido pela contratada:

Registro civil (RG) (chave principal)

Nome do indivduo (chave secundria)

Nome do Pai (chave secundria)

Nome da Me (chave secundria)

Data de Nascimento

Sexo

Data da identificao

Naturalidade

UF

Posto de identificao

Formula datiloscpica (chave secundria)

Fase de aprovao

A fase de aprovao ser de responsabilidade do Instituto de Identificao. Sendo aprovado, o

documento ser encaminhado para a fase de preparao para restaurar condio inicial dos documentos e

posterior arquivamento. No havendo aprovao do documento o mesmo dever retornar fase de controle de

qualidade de digitalizao.

Fase de transferncia para meio ptico

Aps a fase de aprovao, as imagens devero ser disponibilizadas para armazenamento em CD-R.

Esta fase ser realizada pelo "Mdulo de Transferncia", que permite armazenar tanto imagens provenientes

da produo quanto da manuteno realizada pelo Instituto de Identificao.

PESSOAL EXIGIDO PARA O SERVIO

Supervisor de turno

supervisionar todas as atribuies de cada empregado da linha de produo, controlando a sua produtividade individual e por estao de trabalho, por etapa da linha de produo, por turno/semana, por

turno/ms;

prover os recursos necessrios para manter em funcionamento perene o seu turno de trabalho, controlar pessoal e equipamentos utilizados, bem como a eventual necessidade de substituio de qualquer deles e

emitir relatrios estatsticos e acompanhar suas indicaes.

Preparador de documentos

controlar os documentos que chegarem na linha de produo, na forma de lote (pasta/pronturio) e reorden-los conforme as instrues de trabalho para que entrem em produo de digitalizao;

providenciar a organizao dos papis (desgrampeamento, desamassamento, colagem de rasgos crticos e etiquetagem de cada documento, conforme definies prvias) na forma de lotes compatveis com o

especificado no projeto de forma que estejam prontos para serem digitalizados e

ao final do processamento, controlar a sada dos documentos, lote a lote, e, conforme o caso, recomp-los no formato original.

Digitalizador (operador de micro)

Atuar aps a liberao do(s) lote(s) pelo preparador de dados, efetuando o comando para a

digitalizao automtica de cada lote (onde houver scanner com o alimentador automtico) ou promover a

digitalizao de cada documento de cada lote (onde houver scanner sem alimentador automtico) conforme

o tipo de documento.

Conferente de Qualidade (operador de micro)

atuar aps a liberao do(s) lote(s) pelo digitalizador, efetuando o controle de qualidade da digitalizao, indexao e controle de qualidade da indexao de cada imagem digitalizada;

havendo necessidade, redigitalizar e reindexar a imagem inadequada de um documento aps a fase de digitalizao normal e

concludo seu trabalho, o lote dever estar pronto para ser conferido pelos servidores do Instituto de Identificao e posteriormente transferido de meio magntico para meio ptico.

Figura 2 - Programa de administrao e de retirada de Relatrios. Esses relatrios podem ter a produo de um funcionrio, at mesmo da equipe por intervalos de datas.

ARQUITETURA/SISTEMA

O sistema foi desenvolvido em arquitetura cliente servidor, permitindo confiabilidade e agilidade nas

consultas, permitindo efetuar vrios tipos de filtros no banco de dados tais como:

Nome do individuo;

Registro geral;

Naturalidade;

Intervalo de data de nascimento;

Frmula datiloscpica.

Uma das funes mais importante no auxlio ao papiloscopista a da Frmula datiloscpica, como vemos

tela abaixo.

Figura 3 Mostra uma consulta pela frmula datiloscpica.

Figura 4 Viso das digitais de um cadastro de Registro Civil.

EQUIPAMENTOS

Todas as estaes de trabalho e o servidor, esto conectados em um switch, em uma rede padro ethernet,

utilizando o protocolo IP para comunicao entre elas.

Servidor de produo com 2 processadores Intel Pentium III com 1 Gigahertz de freqncia e com

rede de discos SCSI, e 72 Gigabytes em disco;

Sistema Operacional utilizado pelo servidor o Microsoft Windows NT 4;

Banco de dados o Oracle 8 I;

10 estaes de trabalho utilizam microprocessadores Pentium III de 800 MHz de velocidade, com

128 Mb de memria RAM e 6.0 Gb de disco e sistema operacional Windows Millenium Edition;

8 scanners automticos HP e 2 scanners manual Microtek e 1 scanner de alta velocidade;

Uma impressora Laser HP;

Um servidor de disco array com capacidade de armazenar 1.600.000 imagens;

Software de desenvolvimento da aplicao foi o Borland Delphi 5.

ESTRUTURA FSICA

O Instituto de Identificao observando a necessidade da execuo do servio em suas dependncias,

liberou uma rea de 70 m para que a empresa pudesse definir o lay-out do local, do fluxo de trabalho a ser

implementado, bem como adequao das dependncias, em termos de instalaes eltricas, incluindo o

adequado aterramento, para instalao dos equipamentos e sistemas eletrnicos e computacionais a serem

empregados na execuo dos servios.

TREINAMENTO

Os servidores devero receber treinamento adequado para transform-los em monitores, com

capacitao de replicar os conhecimentos internamente aos funcionrios do Instituto de Identificao, no s

do ponto de vista da utilizao, mas tambm de retirada e instalao de equipamentos, incluindo start-up,

caracterizando a manuteno de primeiro nvel a ser executada pelo rgo.

CONCLUSO

Apesar de ser um projeto pioneiro e importante para Secretaria de Segurana Pblica e Instituto de

Identificao, a digitalizao de todo acervo est sendo capaz de proporcionar inmeras vantagens em relao

aos aspectos de segurana, rapidez e confiabilidade que envolve a identificao do individuo.

A qualidade e eficincia de trabalho dos papiloscopistas passam a ser otimizadas em funo das

facilidades de consultas as bases de dados com informaes de dados biogrficos, imagem de fotos, assinatura

e impresses digitais e essa nova tecnologia de sistema envolvendo digitalizao, resoluo e compresso de

imagem, deve possibilitar a troca de informaes entre sistemas de diferentes fornecedores.

Porm, o aspecto mais relevante a ser considerado, que a digitalizao consiste em uma primeira fase do processo de modernizao do instituto de identificao. A implementao da tecnologia AFIS (

Sistema Automatizado Identificao de Impresso Digital), proporcionar uma revoluo tanto no aspecto das

rotinas internas do rgo, como na incrementao da dinmica investigatria policial.

ndice: