Disciplina.Organizacao de eventos.pdf

Disciplina Organização de eventos.

Conceitos e importância dos eventos.

Evento é um acontecimento especial, com planejamento específico e prévio, no qual há uma mobilização de pessoas para sua organização e consequente participação do público-alvo, e que ocorre em um espaço de tempo único.

Conceitos e importância dos eventos

Conceitos

São vários os conceitos de Eventos e, antes de apresentá-los, caro aluno, dou uma breve explicação sobre a denominação “Evento”. A origem da palavra vem do termo “eventual”, o mesmo que casual, um acontecimento que foge à rotina e é planejado para reunir um grupo de pessoas (CAMPOS, WYSE e ARAÚJO, 2000). Alguns autores chamam simplesmente de “Evento”, outros acrescentam o adjetivo, chamando-o de “Evento Especial”, mas, na verdade, ambos significam a mesma coisa. O adjetivo funciona apenas como diferencial, ou seja, para destacar que é uma celebração, uma cerimônia. Isso porque a palavra “evento” é utilizada em diversos outros campos de estudo, além da comunicação, marketing e turismo. O vocábulo é usado, por exemplo, para descrever reações químicas, como: “a energia migra a um centro de reação e promove o evento de transferência de um elétron”, ou “esse evento ocorre num tempo muito curto, quando a luz é absorvida por um átomo no estado fundamental”. Calma! Não vamos estudar Química, ou pior, Física! No nosso caso, a palavra evento realmente significa uma cerimônia, um encontro de pessoas, e seu conceito é discutido por alguns autores:

Soma de esforços e ações planejadas com o objetivo de alcançar resultados definidos junto ao público-alvo. (BRITTO e FONTES, 2002, p. 14) Acontecimento excepcional previamente planejado, que ocorre em determinado tempo e local e gera grande envolvimento e mobilização de um grupo ou comunidade, buscando a integração, difusão e sensibilização entre os participantes para os objetivos pretendidos. (HAMAM, R., 1997, p. 107) Evento é um instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicação dirigida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de organizações, produtos, serviços, idéias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre os participantes, quer seja física, quer seja por meio de recursos da tecnologia. (MEIRELES, 1999, p. 21) Evento é um acontecimento criado com a finalidade específica de alterar a histórica da relação organização-público, em face das necessidades observadas. Caso esse

http://www.feadvirtual.com.br/file.php/100/moddata/scorm/81/aula01/03.htm

http://www.feadvirtual.com.br/file.php/100/moddata/scorm/81/aula01/03.htm

acontecimento não ocorresse, a relação tomaria rumo diferente e, certamente, problemático. (SIMÕES, 1995, apud MATIAS, 2004, p. 75)

São muitos os conceitos, não é mesmo? Mas o importante é lembrar que o Evento é um acontecimento especial, com planejamento específico e prévio, no qual há uma mobilização de pessoas para sua organização e consequente participação do público-alvo, e que ocorre em um espaço de tempo único. O local não é, necessariamente, um espaço físico, pois hoje podemos ter, com o auxílio da tecnologia, até mesmo eventos virtuais, como fóruns de discussões e seminários, nos quais as pessoas são convidadas a participar e discutir virtualmente os assuntos relacionados ao tema central do evento. Ah, já ia me esquecendo! Por comunicação dirigida entende-se aquela comunicação que é totalmente adequada ao receptor da mensagem, na linguagem, imagens, tempo, formato e canal apropriados à emissão e ao feedback (retorno) da comunicação (FORTES, 2002).

Importância dos eventos

Para estudar a importância dos eventos tanto para as organizações quanto para o Turismo, vamos nos basear em algumas premissas, discutidas no livro Estratégias para Eventos, de Janaína Britto e Nena Fontes, que está em nossas referências:

a) Os eventos estão se tornando cada vez mais essenciais à vida econômica das empresas. Ano após ano eles crescem em número, proporções e sofisticação. Sua organização constitui tarefa especializada e de grande responsabilidade.

A primeira premissa demonstra como a indústria dos eventos vem crescendo nos últimos anos. De acordo com Gonçalves (2003), nos últimos 10 anos, o setor cresceu cerca de 300% no Brasil. Essa posição de destaque é reforçada por Oliveira (2000), que afirma que o turismo de eventos é o segmento mais pleiteado pelos países. Essa questão é facilmente confirmada pelo fato de que, nesses momentos de eventos, principalmente internacionais, a atração de público é forte, e os produtos turísticos são vendidos por atacado, pelo volume de pessoas e pelo longo tempo de permanência na localidade do evento, o que favorece a arrecadação local com visita a shoppings, programas culturais como cinemas e teatros, ou sociais como restaurantes, bares, boates, dentre outros. Independentemente das condições climáticas ou de hospedagem e atendimento, o fluxo de público é garantido e, por sua vez, os ganhos são gerados quase automaticamente. Mais que uma simples festa ou comemoração, o evento precisa ser estudado como uma atividade que proporciona benefícios econômicos, políticos e culturais para a cidade acolhedora, o sistema econômico local e a comunidade (BRITTO e FONTES, 2002). Eventos também são responsáveis por boa parte do fluxo turístico no Brasil. São de vários tipos: eventos culturais, como o Carnaval no Rio de Janeiro, a Festa do Boi Bumbá, em Parintins/ Amazonas, o Comida di Buteco em Belo Horizonte/Minas Gerais; eventos esportivos como a Fórmula 1, em Interlagos/ São Paulo; eventos religiosos como o Círio de Nazaré, em Belém, ou a Paixão de Cristo, em Nova Jerusalém; eventos agropecuários, como a Festa do Vinho, em Caxias/ Rio Grande do Sul, ou a Festa do Peão Boiadeiro, em Barretos/ São Paulo; eventos comerciais como o Salão do Automóvel ou a Feira de Utilidades Domésticas, em São Paulo, ou feiras de

informática. Além desses, há uma série de eventos técnicos e científicos, em todos os meses do calendário, em todo o Brasil. Os eventos representam uma alavanca geradora de negócios, de inovação em tecnologia e um espaço importante de socialização e troca de informações de mercado (SEBRAE, 2001). Essa indústria ainda tem uma relevante participação no setor tributário, gerando cerca de R$4,2 bilhões em arrecadação de impostos, representando uma atividade que rende frutos também para o governo e para a sociedade, especialmente em sua impressionante capacidade de geração de empregos, tanto diretos quanto indiretos (SEBRAE, 2001). Veja a matéria abaixo, da Revista dos Eventos, que mostra os impressionantes números da indústria de eventos, captados no I Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil.

O Brasil descobriu a indústria de eventos

Da Redação

A pesquisa I Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil alcançou grande repercussão no trade e entre os governantes e a imprensa, passando a nortear as ações futuras do segmento, que já é responsável por 3,1% do PIB nacional. O estudo inédito foi um dos grandes destaques entre as mais importantes realizações no ano de 2002. A pesquisa, realizada pela CTI – Consultoria Turística Integrada e promovida pelo Fórum Brasileiro dos Convention & Visitors Bureaux, em parceria com o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), com apoio da Embratur, teve lançamento em julho, em Brasília, e foi prestigiada por autoridades e entidades da indústria de eventos. Publicado com exclusividade pela Revista dos Eventos, o I Dimensionamento revelou dados impressionantes sobre a indústria de eventos: R$ 58 bilhões de renda anual, o que representa 3,1% do PIB brasileiro; 330 mil eventos por ano, com a participação de 79,9 milhões de pessoas; e geração de 3 milhões de empregos diretos, terceirizados e indiretos. Os números ganharam grande repercussão tanto na indústria e entre investidores, quanto nas esferas de governo e na imprensa brasileira que divulgou, com grande destaque, os resultados da pesquisa. Nas capitais e algumas das principais cidades brasileiras, o trabalho foi apresentado e discutido em seminários promovidos pelos Convention & Visitors Bureaux e pelo Sebrae. O trade de cidades como Brasília, Belo Horizonte, São Paulo, Rio de Janeiro, Campo Grande, Porto Alegre, Fortaleza, Vitória, Campinas, Blumenau, Florianópolis, Joinville, entre tantas outras (veja fotos), esteve inteiramente mobilizado para discutir a pesquisa e enfrentar os positivos desafios representados pela indústria de eventos, para o permanente desenvolvimento econômico e social do país.

FONTE: REVISTA DOS EVENTOS. O Brasil descobriu a indústria de eventos. 2004. Disponível em: http://www.vtower.org/cgi-bin/index.cgi?action=viewnews&id=899. Acesso em: 23 dez. 2009.

http://www.vtower.org/cgi-bin/index.cgi?action=viewnews&id=899

http://www.vtower.org/cgi-bin/index.cgi?action=viewnews&id=899

Passemos à segunda premissa.

a) No sistema de comunicação da empresa, as inter-relações estratégicas possibilitam diferentes canais de comunicação, entre os quais o evento se destaca como uma ação concreta e de resultados positivos constantes.

Já vimos que o evento é uma importante ferramenta de comunicação dirigida. De maneira geral, só participa de um evento quem efetivamente tem interesse por ele. Veja só: imagine você, que é estudante de Turismo. Dificilmente você iria a uma palestra sobre “As novas técnicas de soldagem do tanque de combustível de carros flex”. Você teria interesse? Por esse motivo o evento é dirigido, isto é, você consegue falar com seu público-alvo em um só lugar e ao mesmo tempo. É claro que estou deixando de lado os eventos abertos, ou seja, aqueles em praça pública ou convite aberto, em que há presença de vários tipos de públicos. Na maior parte dos casos, os eventos são dirigidos e por isso conseguem atingir resultados fantásticos. O evento é um canal de comunicação direto entre a empresa e seu cliente, e também o contrário, do cliente com a empresa. Ou ainda, da prefeitura com o cidadão e vice versa. De uma nação anfitriã com outra visitante. O evento permite um contato direto que facilita e proporciona a troca de informações, expectativas e demandas. Vejamos mais uma premissa.

b) Como ferramenta de comunicação e marketing, o evento se constitui numa eficaz forma de comunicação e promove a renovação ambiental e humana.

O evento é um instrumento de comunicação que proporciona a criação e a manutenção da boa imagem de uma organização. Como toda e qualquer organização deseja ter bom relacionamento com seus públicos, para garantir sua perpetuidade, o evento torna-se fundamental para conquistar tanto clientes quanto empregados a fim de atingir a excelência nos negócios. Sim, eventos podem gerar engajamento dos empregados e uma maior simpatia dos clientes, parceiros e fornecedores, mas desde que seja bem organizado, claro, e que atenda às expectativas do público-alvo. O evento promove a renovação, um novo ar, um novo “gás” para a empresa. Realizar uma comemoração com os funcionários por terem atingido uma meta de vendas, revigora e anima essas pessoas para os novos desafios.

Resumo

Nesta aula estudamos a origem da palavra ‘Evento’, que vem do termo ‘eventual’, um acontecimento que foge à rotina e é planejado para reunir um grupo de pessoas. É, portanto, um acontecimento especial, com planejamento específico e prévio, no qual há uma mobilização de pessoas para sua organização e consequente participação do público-alvo e que ocorre em um espaço de tempo único. Também vimos que os eventos estão se tornando cada vez mais essenciais à vida econômica das empresas. Ano após ano, eles crescem em número, proporções e sofisticação. Sua organização constitui tarefa especializada e de grande responsabilidade, pois se constitui numa eficaz forma de comunicação e promove a renovação ambiental e humana.

Atividade

Qual a importância do evento para as organizações? Cite um caso que você vivenciou, ou de que tomou conhecimento, de um evento ter sido importante para atingir os objetivos da organização.

Introdução (02)

Agora que o conceito, as definições e a importância dos eventos já são conhecidos, vamos estudar a sua evolução histórica, entendendo o evento como uma atividade econômica expressiva para as empresas e nações. Esta aula foi baseada no livro Organização de eventos: procedimentos e técnicas, da autora Marlene Matias. É importante destacar que o Turismo tem suas bases nos deslocamentos de pessoas entre localidades para discutir assuntos de interesse comum e para participar de eventos como os Jogos Olímpicos (MATIAS, 2004). Vamos aprender com essa viagem histórica?

Histórico dos eventos

Os eventos no mundo

Os primeiros registros dos deslocamentos humanos, que deram origem ao Turismo e, especialmente, ao Turismo de Eventos, datam de 776 a.C., com os Jogos Olímpicos da Era Antiga. Era considerado um evento religioso, que acontecia de quatro em quatro anos, tão representativo que tinha força de suspender os ataques armados da época. Esse evento esportivo foi responsável pela formação do espírito de hospitalidade e gerou o interesse de outras cidades gregas, além de Olímpia, de realizarem seus próprios jogos e atrações (MATIAS, 2004). As Festas Saturnálias, das quais nasceram os carnavais, instituídas em 500 a.C., foram outra categoria de evento datada na Antiguidade. Durante esses festejos, era subvertida a ordem social: os escravos podiam considerar-se temporariamente homens livres. Essa festa acolhia além do lazer, os anseios, as esperanças e o folclore das regiões. O primeiro evento com características técnicas e informativas foi registrado em 377 a.C. e foi denominado Congresso. Aconteceu em Corinto, Grécia, e reuniu todos os delegados das cidades gregas. Mais semelhante a uma Assembléia que a um Congresso, o evento elegeu Felipe como o generalíssimo da Grécia nas lutas contra a Pérsia (MATIAS, 2004). O último evento da Idade Antiga, a Conferência de Luca, foi datado em 56 a.C. O objetivo de César ao realizar esse evento era atrair para Luca, norte da Itália, os rivais Pompeu e Crasso, para reconciliá-los. Com esse feito, César fortaleceu o poder do Triunvirato e derrubou o Senado. Com o declínio da Era Antiga, surge o Cristianismo, combatido firmemente pelos

romanos. Estes, sem forças para acabar com a doutrina, tentaram buscar o apoio do crescente número de cristãos que, por sua vez, não viam com bons olhos o aumento da riqueza e do poder da Igreja. A civilização antiga deixa como legado o desenvolvimento da hospitalidade, o início da infraestrutura de acesso nas estradas e locais de eventos. Longe de comparar com os problemas das nossas estradas atuais, naquela época, a dificuldade de deslocamento e a falta de segurança realmente impossibilitavam o acesso das pessoas a outros lugares, o que fez estagnar o que poderia se chamar “o início do mercado de eventos”. Por outro lado, apesar das dificuldades, essa trajetória foi adquirindo características econômicas, sociais e políticas que conduziram à criação de instrumentos que ajudavam imensamente nas viagens, como o Guia de Estradas, de Charles Estiene (1552), com informações sobre roteiros de diversas viagens, e a publicação Of Travel, de Francis Bacon (1612), com variadas orientações para viajantes (MATIAS, 2004). Segundo Matias (2004), os principais tipos de eventos que marcaram esse período foram os religiosos – concílios e representações teatrais – e os comerciais – feiras de caráter comercial e mercadológico. Como os membros do clero eram autoridade máxima à época, a segurança desses eventos de caráter religioso não era uma preocupação. Já os participantes da feira, os mercadores, tinham que pagar tributos ao senhor ou ao clero para garantir sua segurança. As representações teatrais tinham certo caráter religioso, visto que foram introduzidas na missa para quebrar a monotonia do ritual. A encenação facilitava o entendimento da passagem bíblica em questão. Posteriormente, as representações passaram a compor outras cerimônias, atraindo um grande público. Assim, as Igrejas não conseguiam suportar tamanho número de espectadores, e o teatro ganhou as ruas, praças públicas e, finalmente, anfiteatros. As feiras foram os eventos mais representativos da Idade Média e tinham o conceito bem próximo do atual: exposição de produtos e demonstração de serviços com o objetivo de gerar vendas. Outras viagens que aconteciam nessa época eram os Grand Tours, realizados por jovens da nobreza para aprimorar seus conhecimentos e adquirir experiência profissional. O surgimento das hospedagens como albergues e estalagens, bem como a melhoria das condições de viagem, com as carruagens, beneficiaram o turismo de eventos (MATIAS, 2004). A partir da Revolução Industrial, com a transformação do trabalho, da economia manual para a mecanizada e com a introdução da energia a vapor ou combustão, novas formas de transporte e comunicação apareceram, refletindo também nos tipos de eventos realizados, que passaram a ser mais científicos e técnicos. De acordo com Matias (2004), o Turismo de Eventos como segmento de atuação e atividade econômica surgiu no século XIX, quando o inglês Thomas Cook coordenou a ida de um grupo de pessoas a um congresso. Também se baseou em outros tipos de eventos, como os esportivos, feiras de amostras e exposições, para se consolidar como atividade organizada.

No século XX, o surgimento do automóvel deu impulso à indústria de eventos. Mais tarde, as viagens aéreas se expandiram, garantindo mais rapidez e conforto aos viajantes e encurtando as distâncias dos eventos. Mesmo com a estagnação advinda da Primeira Guerra Mundial, o setor de eventos continuou se organizando e, em 1914, foi criada a International Association of Convention and Visitors Bureau. Em 1961 foi fundada a International Congress and Convention Association (ICAA), cuja sede é em Amsterdã/ Holanda, com o objetivo de contribuir em âmbito mundial com o desenvolvimento da indústria de eventos, pesquisa e organização de informações (MATIAS, 2004).

Os eventos no Brasil

E no Brasil? Como você acha que os eventos surgiram? Se no mundo há registros da ocorrência deles antes de Cristo, no Brasil, os eventos somente tomaram propulsão após a Segunda Guerra Mundial, mais precisamente na década de 1950. Vamos conhecer essa história? De acordo com os registros do Ministério da Indústria e Comércio, antes da chegada da Família Real ao Brasil, aconteciam algumas feiras em locais abertos, com comerciantes vendendo produtos em barracas, em uma circunstância parecida com as feiras da Idade Média (MATIAS, 2004). Normalmente as feiras ocorriam nos domingos ou dias santos, junto com as celebrações religiosas. Eram permeadas por personagens como o cego cantador, o poeta popular e os contadores de histórias. Essas feiras foram se aperfeiçoando até se tornarem atualmente megaestruturas nos grandes pavilhões e locais de exposições. O primeiro espaço para eventos de que se tem registro foi o Salão do Hotel Itália, onde se realizou um Baile de Carnaval, em 1840. Nesse mesmo ano, o Café Neville anunciava seus bailes carnavalescos. Em 1861, no Rio de Janeiro, o Brasil realizou a primeira Exposição Nacional, uma prévia da exposição Internacional de 1862, em Londres. O “teste” era para escolher os produtos nacionais que iriam figurar na feira internacional. Em 1881 aconteceu no Rio de Janeiro a mostra preparatória da Exposição Continental de Buenos Aires, que ocorreria no ano seguinte. Até então, o Brasil não tinha experiência em organizar eventos técnico-científicos, mas a pouca vivência nos preparativos para os eventos internacionais garantiu um mínimo de aparato para organização do evento de âmbito local (MATIAS, 2004). Já em 1908, aconteceu a Exposição Nacional, no Pavilhão de Feiras da Praia Vermelha, um marco para a atividade de eventos brasileira. O Brasil passa a se destacar e se firmar como organizador de feiras e exposições a partir de 1922, ao realizar, no Palácio das Festas, Rio de Janeiro, a Exposição Internacional do Centenário, com o objetivo de celebrar o Centenário da Independência do país.

O Hotel Copacabana Palace, no Rio de Janeiro, foi inaugurado em 1923 e passou a abrigar variados tipos de eventos, sendo destaque no cenário nacional até hoje. Em 1928 é realizado o primeiro evento de turismo, chamado Convenção Interestadual de Turismo, organizado pela Sociedade Brasileira de Turismo, atualmente chamada de Touring Club do Brasil (MATIAS, 2004). Em virtude da Segunda Guerra Mundial, o final da década de 1930 e início dos anos de 1940 não foram frutíferos para o setor de eventos. O setor hoteleiro, porém, conseguiu ter mais sucesso na década de 1940, quando foram inaugurados os hotéis-cassinos, com jogos, espetáculos nacionais e internacionais, reuniões e celebrações. (MATIAS, 2004). Na década de 1950, foi inaugurado o Estádio Mário Filho, o Maracanã, no Rio de Janeiro, que recebeu um dos maiores eventos mundiais: a Copa do Mundo. O Maracanã, inicialmente preparado para atender eventos esportivos, atualmente também tem estrutura para outras categorias de eventos, como shows e apresentações. A partir desse acontecimento, que mobilizou um grande número de profissionais e atraiu um amplo volume de público, o Turismo se transformou em uma atividade cada vez mais organizada. A primeira Associação Brasileira de Agências de Viagens (ABAV) foi criada em 1953, no Rio de Janeiro, para cuidar da prestação de serviço das agências de viagens. Outras ABAVs foram se desenvolvendo depois da iniciativa pioneira. Os Congressos da ABAV impulsionaram o crescimento do Turismo e fizeram disseminar a profissionalização do setor, já que diferentes localidades disputavam para sediar o evento. A partir desse movimento, os agentes de viagem começaram a buscar mais informações técnicas e oportunidades de acordos empresariais para prestar um melhor atendimento. As comemorações do IV Centenário da Fundação de São Paulo, em 1954, culminaram na inauguração do Parque Ibirapuera, que abriga feiras, museus, áreas para esporte etc. Como o setor de eventos ainda era incipiente, foi realizado, em 1967, o Encontro Nacional de Turismo, no Rio de Janeiro, um ano depois da criação da Empresa Brasileira de Turismo (Embratur). Em 1970, é inaugurado o Pavilhão de Exposições do Palácio das Convenções do Anhembi, em São Paulo, um dos mais conhecidos até hoje. Com a evolução do setor, em 1967 foi criada a Alcântara Machado Feiras e Promoções, em São Paulo, a primeira empresa nacional especializada em organização de congressos e convenções. Já em 1977, foi fundada a Associação Brasileira de Eventos e Empresas Operadoras em Congressos e Convenções (ABEOC), que depois passou a ser chamada de Associação Brasileira das Empresas de Eventos, criada com o objetivo de captar e gerar eventos, visando o desenvolvimento da atividade econômica. Outro fato de destaque foi a criação da Associação Brasileira de Centros de Convenções, Exposições e Feiras (ABRACEF), com a vocação de:

Promover o desenvolvimento institucional de seus associados, preservando sua integridade e individualidade; e promover também a integração e troca de informações relativas aos sistemas de tecnologia, marketing, planejamento, comunicação social, gerenciamento de eventos nacionais e internacionais. (MATIAS, 2004, p. 36)

Nessa sequência histórica, prezado aluno, pode-se perceber o quanto a indústria de eventos evoluiu. Atualmente no Brasil existem centenas de empresas especializadas no planejamento, organização e condução de eventos empresariais, públicos, acadêmicos, esportivos e de uma infinidade de outras categorias. Tem evento pra todo o tipo de gente, para atingir vários objetivos! Esse será o assunto da nossa próxima aula: Os vários objetivos dos eventos.

Resumo

Os primeiros registros dos deslocamentos humanos, que deram origem ao Turismo e, especialmente, ao Turismo de Eventos, datam de 776 a.C., com os Jogos Olímpicos da Era Antiga. O primeiro evento com características técnicas e informativas foi registrado em 377 a.C. e foi denominado Congresso. Aconteceu em Corinto, Grécia, e reuniu todos os delegados das cidades gregas. No Brasil, os eventos somente tomaram propulsão após a Segunda Guerra Mundial. Atualmente no Brasil existem centenas de empresas especializadas no planejamento, organização e condução de eventos empresariais, públicos, acadêmicos, esportivos e uma infinidade de categorias.

Atividades

1) Comente as origens dos eventos, buscando identificar as três principais contribuições que essa trajetória dos eventos ofereceu para a evolução dos eventos atuais. 2) No caso brasileiro, quais fatores contribuíram para que o país pudesse se tornar um organizador de eventos?

Introdução (03)

Muito mais que uma simples festa, os eventos servem para discutir alternativas econômicas para uma cidade, para reunir as partes interessadas em um projeto e discutir as soluções para um determinado problema, para motivar e mobilizar uma comunidade, dentre outros objetivos. Você já participou de algum evento que não fosse somente uma celebração, uma festa? No campo organizacional isso é muito comum. Pense agora em um objetivo que uma empresa precisa atingir. Ela poderia organizar um evento para alcançá-lo, não é? Então vamos lá!

Os vários objetivos dos eventos

Pensou no objetivo para um evento que comentamos na Introdução? Veremos agora alguns objetivos que um evento pode alcançar. Vamos nos deter em cada um e comentá-lo, para que você possa entender tudo muito bem. Vamos a eles.

Atingir resultados qualificados e quantificados junto ao público-alvo

Um evento pode ajudar a atingir resultados junto ao público-alvo, aumentando o número de clientes, por exemplo. A empresa turística pode organizar um evento para captar passageiros para um cruzeiro ou um destino turístico. Ao mesmo tempo, ela pode fazer um evento para gerar mailing list, ou seja, um cadastro de pessoas que podem ter interesse pelo produto ou serviço, mas que não necessariamente irão comprar ou negociar com a empresa naquele exato momento do evento. Esse tipo de estratégia é muito utilizado, pois o evento atrai o público-alvo, aquele diretamente relacionado com a empresa. Como vimos na primeira aula, participa de um evento quem tem interesse no assunto que está sendo tratado nele. Então, é muito mais fácil captar contatos organizando um evento do que realizar outro tipo de captação. Essa mailing list (cadastro) pode servir para uma infinidade de projetos e objetivos da empresa. Desta maneira, o resultado do evento se propaga e vai além das fronteiras de tempo e espaço em que é organizado. O evento gera frutos para outras ações e projetos corporativos. Além disso, essa mailing gerada pode servir de base de público para os próximos eventos da empresa, que poderá convidar os mesmos participantes para as outras edições desse evento ou então para eventos relacionados. A organização também poderá atingir objetivo junto ao público-alvo por meio do estreitamento de relações, facilitando as vendas. A aproximação empresa-cliente pode ser proporcionada por um evento, já que sua característica primordial é a interação social. Se uma empresa tem aproximação com seus clientes, as vendas são favorecidas, e o evento proporciona essa sinergia.

Alcançar o público-alvo por meio do lançamento de produtos, serviços, apresentação de pessoas ou empresas

O evento é uma atividade interessante porque amplia o leque de exposição da empresa e de seus produtos e serviços. A empresa pode organizar o evento para lançar um produto no mercado e chamar a atenção para ele. Esse tipo de estratégia favorece a divulgação nos meios de comunicação, porque um evento é pauta para jornais. E, mais uma vez, por ser dirigido, o evento consegue atingir, de uma só vez, boa parte do público-alvo da empresa. Muitas vezes, a empresa espera o período da feira do seu setor de atuação para fazer o lançamento do produto, sabendo que seu público estará presente nela. Exemplos: uma empresa automobilística pode lançar uma inovação no veículo na feira de automóveis; uma empresa de cosméticos pode lançar um novo creme hidratante revolucionário em uma feira da indústria da beleza. Todas as pessoas interessadas estarão na feira e poderão conhecer o produto, tirar suas dúvidas e até mesmo experimentá-lo. Com uma propaganda ou uma campanha publicitária, ou mesmo com divulgação na mídia não seria fácil conseguir essa proeza. O evento abre muitas possibilidades de aproximação

com o produto ou o serviço, especialmente no momento do lançamento dele no mercado. Além disso, o evento também pode ser realizado para apresentar uma pessoa ao mercado ou aos empregados de uma empresa: um novo diretor de vendas, ou um coordenador de logística, ou mesmo o presidente da empresa podem ser apresentados ao seu grupo de trabalho por meio de um evento, já que é mais fácil e, muitas vezes mais viável, apresentar esse novo profissional a todos de uma só vez. Pense em uma situação de um Diretor Comercial: para ele ser apresentado para todo o mercado brasileiro, em todas as regionais, ele teria que viajar para essas localidades e se apresentar. Em um evento de âmbito nacional, esse profissional consegue conhecer toda a equipe de uma só vez. É claro que depois ele terá a oportunidade de apreciar todas as praças e atuar junto aos vendedores locais, mas essa apresentação geral favorece o contato, além de não privilegiar uma ou outra regional que ele escolhesse para visitar primeiro.

Estabelecer conceito, recuperar ou alavancar a imagem da organização

Um evento pode ter o objetivo de alavancar a imagem de uma companhia ou empreendimento. Imagine uma empresa que está entrando no mercado brasileiro. Um evento pode ajudá-la a mostrar seus produtos e serviços, sua forma de trabalhar, sua missão e valores, demonstrando para a sociedade seus princípios. Nesse caso, ela precisa se firmar no mercado, e o evento é uma mola impulsora para atingir essa meta. Com o evento, a empresa pode estabelecer seu conceito no mercado. Exemplos: promover um conceito de uma empresa “hi-tech”, realizando um evento com as últimas inovações da tecnologia. Ou se mostrar uma empresa parceira e próxima dos clientes, realizando um evento intimista, com uma decoração e uma estrutura parecida com a sala da sua casa ou com um ambiente de barzinho, que proporciona a conversa, o bate-papo, a interação, a proximidade. Da mesma forma, quando uma empresa está com sua imagem “manchada”, um evento pode ser realizado para tentar minimizar o impacto negativo e efetivamente mudar a conjuntura. Mas muita calma nessa hora, caro aluno! Uma situação de crise não combina com festança! Se a empresa está passando por um momento difícil, não é hora de comemorar. Pode parecer falsidade ou falta de consideração da diretoria da empresa com os empregados ou com os clientes e fornecedores. Explico melhor: imagine que uma empresa provocou um acidente ambiental, que contaminou o rio local e afetou o fornecimento de água da região. Essa empresa precisa, primeiramente, corrigir as terríveis falhas que causaram o problema, para depois tentar alavancar a sua imagem. Uma das estratégias para reconquistar a aceitação pública pode ser um evento. A empresa pode, por exemplo, depois de ajustados os problemas ambientais do caso em estudo, promover um Programa de Visitas, para mostrar como ela cuidou daquele problema e as ações que estão sendo desenvolvidas para aquela comunidade. Entenda, pois, que não é o momento de fazer uma celebração, mas de provar, por meio de um evento no qual a empresa abre suas portas para visitação, que ela realmente consertou os estragos, sanou os problemas, criou novas ações e está

tomando todos os cuidados para que nada de ruim aconteça. Outra forma de alavancar a imagem é por meio de patrocínio de eventos culturais ou esportivos. A empresa associa sua imagem ao evento, gerando simpatia e proximidade com o público-alvo.

Realizar ato comemorativo, com ou sem fim mercadológico

Por outro lado, é possível, e muito comum, realizar um evento com o objetivo de FESTEJAR! Um evento comemorativo é importante para melhorar a motivação dos empregados, celebrar a conquista de um prêmio, encerrar as atividade anuais, comemorar resultados atingidos, reconhecer uma equipe de profissionais, celebrar o fechamento de um contrato, abrir os trabalhos de um congresso ou seminário, dar o pontapé inicial de um projeto empresarial ou acadêmico e mais uma infinidade de motivos! O evento comemorativo pode ou não ter fins mercadológicos, isto é, pode unicamente celebrar o ano com os clientes, ou pode também servir para fazer contatos comerciais e parcerias, criando oportunidades de mercado. Um bom exemplo pode ser a comemoração do aniversário da empresa, que é um momento de celebração e de integração com os públicos de interesse da organização.

Envolver pesquisa, planejamento, coordenação, controle, organização e implantação de um projeto

O evento ajuda a estudar um determinado tema, porque reúne as pessoas interessadas para discutir sobre aquele assunto; pode servir para planejar, coordenar e implantar um projeto empresarial, visando alcançar o público com medidas concretas e viáveis e resultados projetados. Também é possível, por meio de um evento, promover um treinamento técnico, aprimorando a capacitação profissional. Nesse caso, o evento é completamente planejado para gerar conhecimento coletivo, permitindo que os participantes aproveitem um conteúdo e uma prática totalmente preparados para este fim.

Promover um roteiro turístico ou uma cidade com atração turística

Chamar a atenção de pessoas para uma localidade não é tarefa fácil. Muitas vezes, uma cidade tem grande potencial turístico, mas que não é conhecido ou reconhecido pela sociedade. Um circuito de eventos locais pode beneficiar a promoção dessa localidade, gerando a atração do público. A cidade passa a receber a atenção dos turistas, o que favorece:

• o desenvolvimento econômico: o evento faz girar a economia local, impulsiona o comércio e o desenvolvimento da infraestrutura, com construção de hotéis, restaurantes e serviços para a população. Os resultados, muitas vezes, podem ser sentidos até mesmo nas localidades circunvizinhas. • o equilíbrio da demanda: algumas regiões têm grande potencial turístico, mas que

normalmente é aproveitado somente na alta estação, causando um desequilíbrio entre oferta e demanda. A realização de eventos fora da alta temporada garante a estabilização econômica nessas localidades, diminuindo os efeitos da sazonalidade e proporcionando movimento durante o ano todo. • a geração de empregos: esse movimento da economia proporciona também o surgimento de trabalho e renda, conduzindo ao desenvolvimento local. O setor turístico pode ser responsável por um significativo número de empregos.

Viu como um evento pode ajudar uma organização a aprimorar o relacionamento com seu público de interesse? Um evento é capaz de atingir vários objetivos e metas. Para aprimorar seu conhecimento, fixe bem esses objetivos dos eventos, pois, na próxima aula, estudaremos a classificação dos eventos. Para classificar um evento é preciso ter sempre em mente seu objetivo primordial, o motivo pelo qual ele foi desenvolvido. Até a próxima!

Resumo

Muito mais que uma simples festa, os eventos servem para discutir alternativas econômicas para uma cidade, para reunir as partes interessadas em um projeto e discutir as soluções para um determinado problema, para motivar e mobilizar uma comunidade, dentre outros objetivos. Alguns objetivos que um evento pode alcançar: atingir resultados qualificados e quantificados junto ao público-alvo; alcançar o público-alvo por meio do lançamento de produtos, serviços, apresentação de pessoas ou empresas; estabelecer conceito, recuperar ou alavancar a imagem da organização; realizar ato comemorativo, com ou sem fim mercadológico; envolver pesquisa, planejamento, coordenação, controle, organização e implantação de um projeto; promover um roteiro turístico ou uma cidade com atração turística, dentre outros.

Atividade

Vimos nesta aula que os eventos são criados para atingir alguns objetivos. Crie um evento para atingir cada um dos objetivos abaixo. Use a criatividade!

a. Alcançar o público-alvo por meio do lança-mento de produtos, serviços, apresentação de pessoas ou empresas. b. Promover um roteiro turístico ou uma cidade com atração turística.

BRITTO, Janaina; FONTES, Nena. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo. São Paulo: Aleph, 2002. CESCA, Cleusa G. Gimenes. Organização de eventos: manual para planejamento e execução. São Paulo: Summus Editorial, 1997. MATIAS, Marlene. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. São Paulo: Ed. Manole, 2004.

Introdução (04)

Vimos que os eventos têm vários objetivos e atendem a diversos propósitos. Na aula anterior, estudamos os principais motivos pelos quais organizações e pessoas promovem eventos. Vamos conhecer agora as suas classificações? De acordo com o porte, abrangência, perfil dos participantes ou período de realização, dentre outras categorias de análise, o evento pode ser classificado como grande, médio ou pequeno, ou mesmo local, regional, nacional ou internacional. Você sabe classificá-los? O que seria um evento cívico nacional? Ou um evento desportivo internacional? Uma cerimônia de grande porte? Vamos aprender um pouco mais?

Classificações dos eventos

Existem diferenciadas formas de classificação de eventos. Cada autor adota uma categorização. Para Britto e Fontes (2002), os eventos são classificados por: categoria, área de interesse, localização/abrangência, características estruturais e tipologia. Vejamos detalhadamente essa classificação dos eventos feita pelas duas autoras.

• Categoria: institucional; promocional ou mercadológico.

A categoria Institucional se refere a eventos que visam criar ou fixar conceito, imagem e identidade de uma organização ou de uma pessoa. Já um evento Promocional ou Mercadológico objetiva promover um produto ou serviço, reforçando as ações de marketing e divulgação, tendo como finalidade, portanto, vender ou realizar processo comercial, negociação. Essa classificação por “categoria” fornece ao organizador de eventos subsídios para definir corretamente seu público-alvo participante do evento. Por exemplo: se a empresa realiza um evento institucional, não necessariamente ela precisa convidar os clientes. Ela pode convidar parceiros, empregados, fornecedores, por exemplo. Mas se realiza um evento mercadológico, é de bom tom que ela convide seus clientes, mas tendo sempre em mente os objetivos desse evento, como estudamos na aula anterior. Para um evento mercadológico, a empresa pode avaliar a necessidade de convidar os empregados, priorizando a participação de outros públicos externos mais alinhados aos objetivos mercadológicos.

• Área de Interesse: artística, científica, cultural, educativa, cívica, política, governamental, empresarial, de lazer, social, desportiva, religiosa, beneficente, turística.

Algumas modalidades de eventos podem se enquadrar em mais de uma área de interesse, simultaneamente. Vamos descrevê-las:

a) Artística: eventos que tratam de arte, como literatura, teatro, dança, música, dentre outros. b) Científica: relacionada a assuntos científicos em qualquer campo de conhecimento ligado à pesquisa. c) Cultural: eventos relacionados aos aspectos culturais para sua divulgação e reconhecimento, ou mesmo com objetivo promocional. Incluem-se nesta classificação os eventos folclóricos e ligados a outras manifestações e hábitos regionais. d) Educativa: aborda questões da área educa-cional, novas práticas pedagógicas, cursos e novidades da educação. e) Cívica: classificação dada para eventos relacionados à Pátria e/ou à sua história. f) Política: trata de assuntos políticos, como eventos ligados a partidos políticos, associações de classe etc. g) Governamental: em todas as esferas, níveis e instâncias, são eventos que mostram ações e prestam contas sobre as realizações do governo. h) Empresarial: envolve atividades organizacionais como pesquisa e ações de empresas e seus parceiros. i) Lazer: eventos que visam gerar entretenimento e bem-estar aos seus participantes. j) Social: eventos de interesse comum, que visam à confraternização, quer sejam familiares, quer sejam de grupos com interesses afins, amigos ou outros grupos sociais. k) Desportiva: eventos ligados ao universo esportivo, de qualquer modalidade ou espécie. l) Religiosa: enfoca interesses, assuntos ou confraternizações religiosas, de qualquer crença. m) Beneficente: eventos realizados em prol de uma causa, refletem programas e projetos sociais divulgados em cerimônias públicas, normalmente para angariar fundos ou apoio institucional. n) Turística: visa divulgar e promover produtos e serviços turísticos tentando incrementar o turismo local ou nacional. Como vimos na aula anterior, este tipo de evento é muito utilizado para garantir a manutenção da oferta turística integral e constante. Nesse caso, geralmente, compõe o calendário oficial de eventos daquela localidade.

• Localização/ Abrangência

Esse tipo de classificação distingue os eventos por sua abrangência e local em que ocorrem:

a) Locais: de bairro ou grupo de bairros. b) Distritais: relativos ao distrito. c) Municipais: de alguma cidade. d) Regionais: que abrange uma determinada região. e) Estaduais: relativos a um estado. f) Nacionais: representam uma nação. g) Internacionais: abrangem os interesses de vários países.

De qualquer forma, o evento, mesmo acontecendo em uma localidade ou em uma pequena cidade, pode ter caráter internacional, desde que inclua as características necessárias para ser considerado como tal, como ter público de vários países, representantes e/ou autoridades internacionais, ser bilingue ou trilingue, ter um assunto de abrangência e interesse internacional, etc.

• Características estruturais

Considerando as características estruturais, um evento pode ser classificado quanto a:

• Porte: pequeno; médio; grande.

Um evento de pequeno porte abrange um número de até 200 pessoas. Um evento de médio porte tem o número estimado de 200 a 500 participantes. Um evento de grande porte tem mais de 500 participantes. (BRITTO e FONTES, 2002).

• Periodicidade: fixo; móvel; esporádico.

Um evento fixo não varia a data de realização, ou seja, sempre ocorre na mesma data. Você consegue pensar agora em um evento que tenha essa característica? Lembrou de algum? Ok, vamos à resposta: solenidades de Sete de Setembro e festas de santos padroeiros (realizam-se, anualmente, no mesmo dia). Um evento móvel sempre se realiza, mas não em data fixa. Ele pode variar de acordo com o calendário ou interesse dos organizadores. Ou seja, a periodicidade é fixa, mas a data é móvel. Incluem-se aqui eventos tais como os Jogos Olímpicos e a Copa do Mundo, que ocorrem de quatro em quatro anos. O carnaval também é um evento móvel. Um evento esporádico é de realização temporária e só acontece por demanda, em função de fatos extraordinários. Mas é claro que também tem planejamento e programação para se realizar. São exemplos deste tipo os

eventos empresariais diversos ou cerimônias do Vaticano quando ocorre morte, escolha ou sagração do Papa.

• Público: geral; dirigido; específico.

A classificação por perfil de participantes pode ser:

a) Geral: evento aberto, com todo tipo de público, com participação limitada apenas ao tamanho do espaço no qual o evento está sendo realizado. Há alguns eventos que, mesmo abertos, têm restrição de idade ou censura para participação. São exemplos de eventos com público geral: desfile de escolas de samba na rua, show em praça pública, encenação da Paixão de Cristo em Pernambuco, festa do Senhor do Bonfim em Salvador etc. b) Dirigido: como o próprio nome diz, é restrito ao público que tem afinidade com o assunto do evento ou interesse por ele. Alguns exemplos são: exposições agropecuárias, feiras de calçado ou de couros, salão do automóvel etc. c) Específico: o público é claramente definido pela afinidade direta com o assunto. Incluem-se nessa categoria os congressos da área de saúde, seminários de educação, workshops de medicina alternativa, entre outros.

• Por tipologia

Os eventos também podem ser classificados por tipologia e na próxima aula vamos analisar detalhadamente os principais tipos de eventos. Já vamos ver agora a classificação:

TABELA 1 Classificação por tipologia

Programa de Visitas

Famtour1 Openday2

Exposições

Feiras Exposições Road-shows3 Show case4 Mostras Salões Vernissages5

Encontros Técnicos e Científicos

Congressos Conferências Videoconferências6 Ciclos de palestras Simpósios Mesas-redondas Painéis

Fóruns Convenções Seminários Debates Conclaves Brainstormings7 Semanas Jornadas Concentrações Entrevistas coletivas Workshops8 Oficinas Assembleias Estudos de caso Comícios Passeatas Carreatas

Encontros de Convivência

Saraus Coquetéis Happy-hours9 Chás da tarde Chás de cozinha Chás beneficentes Chás-bar Almoços Jantares Banquetes Cafés da manhã Brunchs10 Coffee-breaks11 Guest Coffees12 Encontros culturais Shows Festivais

Cerimônias

De cunho religioso Fúnebres Casamentos Bodas De Posse Acadêmicas (formatura, outorga de títulos, aula magna)

Eventos competitivos

Concursos Gincanas Torneios Campeonatos Olimpíadas

Inaugurações Espaços físicos Monumentos

Lançamentos

Pedra fundamental Livros Empreendimentos imobiliários Maquetes Produtos Serviços

Excursões Técnicas De incentivo Educacionais

Desfiles Cívicos De moda

Leilões Variados

Fonte: BRITTO e FONTES, 2002, p. 61

Outra classificação dos eventos é dada por Matias (2004). Para a autora, os eventos podem ser classificados:

• Em relação ao público

a) Evento fechado: acontece dentro de situações específicas e com público definido, que é convidado a participar. b) Evento aberto: divide-se em duas categorias: evento aberto em geral, que alcança todas as classes de público e evento aberto por adesão, que é direcionado a um determinado público que faz inscrição gratuita ou paga taxa de participação.

• Em relação à área de interesse

Bem parecida com a classificação anterior, de Britto e Fontes (2002), a classificação por área de interesse de Matias (2004) se divide em evento: artístico, científico, cultural, cívico, desportivo, folclórico (manifestações culturais regionais sobre lendas, tradições, costumes), de lazer, promocional (com objetivo de promover produtos e serviços), religioso e turístico. Diferentes classificações, não é mesmo? O importante é entender que os eventos são distintos em seus objetivos e classificações, para atender a uma ou mais demanda(s) específica(s) da organização. Não podemos nos esquecer de que o evento é um investimento significativo, de verba, tempo e esforço de uma determinada equipe para realizá-lo. Portanto, tendo seu

objetivo sempre em mente e sabendo classificá-lo, você começará muito bem seu próximo evento!

1 - Abreviatura de familiarization tour ou tour de familiarização e reconhecimento; é organizado para operadores e empresas turísticas para se familiarizarem com novos destinos turísticos 2 - Programa de visitas interno às empresas. 3 -Exposição montada sobre rodas – ônibus ou carretas – constituindo-se em um evento itinerante. 4 - Parecido com uma feira comercial, porém mais econômico, é um evento em que os produtos e serviços são expostos em vitrines fechadas e os visitantes entram em contato com o expositor por meio de cabines telefônicas anexas ao estande, comunicando-se diretamente com a central de informações do expositor. 5 - Evento característico de exposição artística, apresenta o trabalho de um ou mais artistas. 6 - Conferência feita por vídeo, que depende da Internet e/ou satélite. 7 - Encontro que exercita o raciocínio livre, no qual um grupo de pessoas se reúne para emitir ideias livremente sobre um determinado assunto, como uma “chuva de ideias”. 8 - A tradução mais próxima seria ‘oficina’ e se caracteriza por um evento que tem uma parte prática, ou seja, um grupo de pessoas de um segmento de mercado que discute, estuda e faz as aplicações de uma determinada tecnologia, produto ou serviço. 9 - Evento informal que se inicia mais cedo, normalmente logo após o expediente, em que as pessoas saem diretamente do trabalho e se dirigem ao evento. Tomam-se drinks e degustam-se aperitivos, com conversas descontraídas. Também termina mais cedo, por volta de 22h. 10 - Inspirado nos costumes americanos, une o breakfast (café da manhã) com o lunch (almoço), daí a palavra brunch, e mistura os dois cardápios, ocorrendo por volta de 11h da manhã.

11 - Café servido no intervalo de duas atividades. Como o nome diz, ele “quebra” o evento, para que os participantes possam ter um intervalo. 12 - é servido antes do início efetivo do evento, para os palestrantes ou convidados especiais, em uma sala reservada. Após o início da palestra, o guest coffee é reposto, para que os palestrantes possam se servir novamente após sua apresentação, quando não estiverem previstos coquetéis ou outros eventos sociais.

Resumo

Existem diferenciadas formas de classificações de eventos. Cada autor adota uma categorização. São categorias de classificação: em relação ao seu tipo, porte, público, abrangência, características estruturais ou área de interesse. O importante é entender que os eventos são distintos em seus objetivos e classificações, para atender a uma ou mais demanda(s) específica(s) da organização.

Atividades

A empresa WxWx, agência de turismo, está entrando no mercado brasileiro e quer desenvolver um programa de relacionamento com seus públicos. A empresa decidiu fazer um evento para um desses públicos prioritários: seus 300 revendedores em todo o Brasil, das agências em vários estados. A WxWx precisa apresentar e explicar seus produtos e serviços, as formas de comercialização e a estratégia de atuação no mercado.

a) Indique qual evento seria adequado para a situação e descreva-o. b) Defina a área de interesse, a categoria e a abrangência desse evento.

Introdução (05)

Festa do interior Fagulhas, pontas de agulhas Brilham estrelas de São João Babados, xotes e xaxados Segura as pontas meu coração Bombas na guerra-magia Ninguém matava, ninguém morria

Nas trincheiras da alegria O que explodia era o amor Nas trincheiras da alegria O que explodia era o amor E ardia aquela fogueira Que me esquenta a vida inteira Eterna noite sempre a primeira Festa do Interior (Música de Morais Moreira Intérprete: Gal Costa)

Como canta Gal Costa, existem eventos para todos os tipos de pessoas, horários, locais e finalidades. Vimos como os eventos são classificados, agora vamos estudar seus tipos. Na tabela que encerra a última aula, os eventos estão divididos e classificados de acordo com seus tipos. Vamos agora ver detalhadamente os tipos mais utilizados de eventos organizacionais.

Tipos de eventos

Programa de Visitas

Descrição: um Programa de Visitas se constitui na recepção a grupos de pessoas seguindo uma programação preparada. A visitação normalmente tem uma finalidade técnico-científica. Objetivo: esse tipo de evento tem o objetivo de divulgar a empresa ou instituição a seu público-avo e propiciar aproximação entre eles.

Dicas e observações:

• É necessário divulgar a visita internamente e apresentar as informações do grupo visitante para toda a empresa, para não gerar estranhamento dos empregados ou atrapalhar sua rotina. • Nas atividades preparativas, é preciso elaborar o roteiro de visita, contendo o percurso dos visitantes e os nomes dos empregados que serão envolvidos no evento, bem como a preparação de material que será utilizado na visita (apresentações, apostilas) ou entregue aos visitantes (cartilhas, brindes etc.). • Também é preciso avaliar a necessidade de guias para percorrer o trajeto dentro da

empresa. Os guias podem ser tanto empregados quanto guias contratados especialmente para o evento. • Quando forem visitantes estrangeiros, levar em conta sua tradição e seus costumes, para que o programa de visitas não vire um pesadelo, isto é, que a cultura do visitante não seja ferida, mesmo sem intenção.

São etapas da organização deste tipo de evento:

• agendamento da visita em uma data propícia para a empresa e para o visitante; • monitoramento e recepção dos visitantes; • organização do receptivo, contratando serviços como transporte, hospedagem, alimentação, recepção e cadastro dos convidados, quando necessário; • elaboração ou renovação do material de divulgação da empresa; • preparação de local para recepção e explicações iniciais sobre a empresa e a visita; • realização de registro da visita, com cobertura de foto e vídeo e entrega de foto oficial aos participantes, junto com um brinde da empresa.

Feira

Descrição: em um estande, a organização apresenta seus produtos e serviços, com finalidade comercial. Objetivo: promover a exposição da empresa, produtos e serviços e a aproximação com clientes e com o mercado.


• É importante investir na participação em feiras, pois são compostas por um público segmentado, com consumidores potenciais. • A feira propicia a aproximação com os clientes e prospects (clientes potenciais) e serve como oportunidade de coleta de informações da concorrência e mercado. • Devido a sua importância para o mercado, abrangência e participação do público, é uma excelente forma de realizar o lançamento de novos produtos e serviços. • A empresa deve avaliar se participará de todas as feiras de seu setor de atuação, já que o investimento para participar de uma feira é significativo. De acordo com o objetivo e o tipo de público visitante, a empresa deverá definir-se quanto à sua participação ou não.


• escolha da área de exposição; • definição do projeto do estande; • contratação de serviços para o estande: buffet, recepcionista, segurança, limpeza etc.

A participação em feiras é tão importante e composta por tantos detalhes, normas e procedimentos que sua organização será tratada em uma aula à parte. Aguarde os próximos capítulos!

Congresso

Descrição: evento de grande porte cujas sessões de trabalho englobam, por exemplo, debates, cursos, workshops, atividades sociais para participantes, em um só local. São eventos promovidos por entidades participativas para debater temas que interessam a um segmento profissional. Objetivo: estudar temas cujas conclusões, depois de aprovadas pelas autoridades, serão adotadas (no todo ou em parte). Dicas e observações:

• Pode ser uma forma interessante também para a empresa, além de participar do Congresso como palestrante ou como expositor na feira anexa ao evento, patrocinar o Congresso. Para isso, é necessário ter antecedência na compra de cotas de patrocínio, já que normalmente a organização do congresso do ano seguinte começa quando da finalização do Congresso anterior. Patrocinando um Congresso, a empresa terá grande visibilidade frente ao seu público-alvo, já que estará exposta para todo o público participante e em toda a programação visual do evento: banners, pastas, canetas, uniformes dos organizadores, blocos, faixas, painéis, releases de divulgação para a imprensa etc. • O Congresso também é uma oportunidade para a antecipação de tecnologias e serviços, para apresentá-los em primeira mão ao público-alvo. • Dentre os públicos participantes de um Congresso estão:

• palestrante (conferencista), • congressista (quem participa das atividades do Congresso e paga pela inscrição), • expositor (que expõe os produtos na feira que eventualmente compõe o Congresso), • estudante (também participa das atividades do Congresso e normalmente tem o valor de inscrição reduzido),

• visitante (não tem acesso às atividades principais, somente participa da progra-mação aberta ao público).


• definição do tipo de participação da empresa: como palestrante, como expositor etc; • preparação do material de divulgação da empresa.

Seminário

Descrição: em um seminário, a exposição é feita por uma ou mais pessoas com a presença de um coordenador. Normalmente divide-se em três fases: exposição, discussão e conclusão. Objetivo: transmissão, atualização e debate de conhecimentos e técnicas centrado num tema básico, que pode ser desdobrado em subtemas.


• Normalmente os custos são cobertos por cobrança de inscrições, patrocínios e trocas de serviços, como a cessão de passagens aéreas por uma companhia aérea. • Entrega-se material (pasta, crachá, bloco, caneta ou lápis etc.) e/ou certificado aos participantes. • Podem ocorrer exposições paralelas ao seminário.


• Definição do tema central. • Definição e convite aos palestrantes. • Preparação do material a ser entregue aos participantes (apostila, bloco, caneta, pasta etc.) • Organização de estrutura adequada para os participantes fazerem anotações e participarem do seminário (montagem com cadeira e mesa ou com cadeiras escolares).

Simpósio

Descrição: muito parecido com a estrutura de um seminário, é um evento destinado à divulgação de experiências, pesquisas ou inovações tecnológicas em determinada área profissional. É um evento prático e simples, de pequeno porte e curta duração, com público especializado. Objetivo: discussão e debate sobre as possibilidades de aplicação prática das ideias apresentadas. Dicas e observações:

• Favorece contato entre expositores e público: permite apresentação de pesquisas e demonstração de tecnologias e processos. • É um evento que permite discussão de temas de interesse geral: medicina alternativa, jardinagem etc.


• Bem parecido com o seminário, o simpósio deve proporcionar estrutura para os participantes fazerem anotações e assistirem à exposição.

Workshop

Descrição: encontro em que há uma parte expositiva seguida de desenvolvimento de atividades práticas. É voltado para a aprendizagem e é composto, necessariamente, por uma parte prática, ou seja, parte do evento em que os participantes efetivamente se envolvem com o que está sendo apresentado. Por exemplo, a apresentação de um novo produto: em um workshop, os participantes assistem à explicação sobre o produto, suas funcionalidades, características e informações técnicas e também testam, tocam, sentem o produto, mexem e interagem com ele. Objetivo: familiarizar os participantes com um assunto ou técnica, aliando teoria à prática. Dicas e observações:

• Por sua característica prática, recomenda-se, no máximo, 30 ou 40 participantes por evento. Se você precisar fazer um workshop e a turma for muito grande, a solução será dividir o grupo maior em vários grupos menores, para que o evento seja mais produtivo. • Um workshop pode ser útil para:

• solucionar problemas operacionais, já que os participantes entrarão em contato com o produto ou serviço e poderão testar e opinar sobre ele; • desenvolver ou aprimorar produtos, com a inclusão de pessoas externas à empresa no evento, desde que isso seja viável.


• Preparação de um espaço adequado para comportar as características do evento, tanto em sua parte de exposição teórica quanto em sua parte prática e interativa. • Organização dos materiais necessários para a parte prática do evento, que muitas vezes envolve artigos inusitados, já que eles podem gerar inovações para os produtos. Como exemplo, um workshop para guias turísticos, para que eles desenvolvam novidades na venda de pacotes de viagem: eles podem desenvolver alguma estratégia inovadora que, para ser apresentada e explicada ao público participante, pode envolver materiais como papéis diferenciados, canetas especiais, computador com internet e caixas de som etc.

Por ora é isso! Espero você na próxima aula, com mais tipos de eventos!

Resumo

Nesta aula, estudamos alguns tipos de eventos organizacionais:

a) Programa de Visitas, que se constitui como a recepção a grupos de pessoas seguindo uma programação preparada. b) Feira, evento em que a organização apresenta seus produtos e serviços, com finalidade comercial, em um estande. c) Congresso, evento de grande porte cujas sessões de trabalho englobam, por exemplo, debates, cursos, workshops, atividades sociais para participantes, em um só local. d) Seminário, em que a exposição é feita por uma ou mais pessoas com a presença de um coordenador. Normalmente divide-se em três fases: exposição, discussão e conclusão. e) Simpósio, evento destinado à divulgação de experiências, pesquisas ou inovações tecnológicas em determinada área profissional. É um evento prático e simples, de pequeno porte e curta duração, com público especializado. f) Workshop, que é um encontro em que há uma parte expositiva seguida de desenvolvimento de atividades práticas.

Atividades

1 Pesquise algum Congresso de área de seu interesse (Turismo, Hotelaria etc.) e verifique os itens estudados na aula:

a. sessões de trabalho englobam debates, cursos, workshops, atividades sociais para participantes; b. públicos envolvidos; c. existência ou não de feira ou outra atividade paralela.

2 Imagine que você foi contratado para organizar um Workshop de Guias Turísticos, para prepará-los para as Olimpíadas no Brasil. Indique quais as características necessárias para preparar este evento e sugira um tema de trabalho dos guias turísticos neste evento.

Introdução (06)

Na aula anterior, estudamos eventos como Programa de Visitas, Feira, Congresso, Seminário, Simpósio e Workshop. Cada um com seu propósito e aplicação, atendendo a um tipo de público. Você conhecia todos esses tipos de eventos? Vamos continuar a estudar mais alguns tipos.

Nesta aula, aprofundaremos o estudo de mais alguns tipos de eventos: Convenção de Vendas, Roadshow, Concurso, Mesa-redonda, Coletiva de Imprensa e Lançamento. Já participou de algum deles? Melhor ainda: teve a oportunidade de ajudar na organização deles? E se, amanhã, você tiver que produzir um Roadshow? Por onde você vai começar? Vamos descobrir!

Tipos de eventos

Convenção de Vendas

Descrição: evento fechado, destinado às equipes de vendas interna, externa e aos canais de distribuição da empresa. Sua periodicidade é definida pela empresa, podendo ocorrer com intervalos de 12, 18 ou 24 meses de uma edição para outra. Ocorre, na maioria das vezes, em um local fora da empresa, podendo ser um hotel, uma pousada ou um hotel fazenda. Essa estratégia é adotada para que os participantes fiquem “em imersão” e possam efetivamente se envolver no evento, sem dispersarem a atenção com outros afazeres. Este evento pode durar de dois a cinco dias, repletos de atividades, dentro de uma programação especialmente preparada para atingir os objetivos da empresa. Normalmente é um evento temático. Um determinado assunto permeia toda a convenção, dando ânimo e conduzindo as atividades em torno desse tema. Exemplo de temas: futebol, Fórmula 1, Jornada nas Estrelas etc.. Pegando como exemplo o tema futebol, a convenção pode desenvolver toda a programação visual lembrando um campo gramado, com os vendedores como jogadores oficiais. Como brinde, pode ser entregue uma bola de futebol ou a camisa da seleção brasileira e desenvolvidas atividades de treinamento baseadas nas estratégicas futebolísticas.

Objetivo: discussão de aspectos comerciais da empresa; treinamento; motivação da equipe de vendas, para que tenha força, preparo e demonstre engajamento nos projetos da empresa e na atuação no mercado. A equipe de vendas é aquela que está na linha de frente da empresa e precisa dessa renovação de tempos em tempos para que se sinta mobilizada e possa alcançar resultados cada vez melhores para a organização e para sua motivação pessoal.


• Estabelecimento de estratégias e ações que a força de vendas deverá trabalhar no mercado. • É uma oportunidade para antecipação de novidades e lançamentos da empresa. Apresentando o lançamento primeiramente para a equipe de vendas, a empresa prioriza esse público e favorece a divulgação posterior no mercado. • É um importante evento para motivação e capacitação da equipe de vendas. Além disso, promove a integração dos profissionais de vendas, que normalmente estão espalhados em várias regiões e só se comunicam remotamente. A convenção é um momento de interação, descontração e troca de experiências.


• Definição do tema central. • Escolha dos palestrantes e atividades alinhados ao tema e aos objetivos da convenção de vendas. • Definição das atividades paralelas: além das atividades principais, como palestras e workshops, podem acontecer desde reuniões de negócios até ginástica com preparador físico contratado especialmente para o evento. • Alinhamento da programação, coordenando e alternando os horários de atividades teóricas e práticas, para não cansar os participantes. • Definição do tipo de alimentação mais adequado para cada dia e horário do evento, para que os participantes possam participar ativamente de toda a programação. • Seleção dos brindes que irão compor o evento e reforçar a ideia central: motivação, integração, aprendizado etc.. • Organização de sistema de traslado e transporte: desde a parte aérea até o deslocamento local. • Para finalizar o evento, é comum organizar uma festa de comemoração e despedida. Nesse caso, deve-se pensar no tema do evento e no tipo de público, para se escolher a melhor proposta de festa.

Roadshow

Descrição: os roadshows são eventos que “viajam” por diversos lugares, levando o mesmo conteúdo de apresentações, e que precisam atingir um público abrangente, de todas as regiões de atuação da empresa. Montado sobre rodas (ônibus ou carreta), constitui um evento itinerante. É utilizado principalmente quando há dificuldade em reunir todo o público em um local apenas. Então, em vez de o público ir ao evento, é o evento que vai até o público.

Objetivos: divulgar e promover novas tecnologias e políticas de atuação, demonstrar produtos e serviços e obter a adesão dos públicos.


• É preciso calcular muito bem o calendário da equipe organizadora, já que ela terá que percorrer várias localidades e muitas vezes pode passar semanas viajando. • Para promover o relacionamento com clientes, parceiros e funcionários, o roadshow é um excelente instrumento de aproximação para coleta de opiniões, sugestões e troca de experiências. • É preciso também adequar o evento às peculiaridades da região. O evento é o mesmo, com as mesmas características, formato, participantes e atividades, mas itens como

datas e horários podem ser alterados, respeitando-se a cultura local. Em uma determinada cidade, por exemplo, o dia planejado para o evento pode ser um dia de festa religiosa, em que a cidade inteira estará envolvida. Portanto, nesse caso, o seu evento deverá esperar.


• Planejamento do trajeto a ser percorrido. • Definição das datas e horários das atividades. • Estudo do público-alvo, para adaptar alguma característica do evento, se necessário. • Verificação do que será transportado e o que será, eventualmente, contratado no local de realização do evento.

Concurso

Descrição: competição que estimula o interesse do público e o familiariza com a organização e suas políticas. Um concurso pode ser realizado para que os empregados ou para que os clientes aprendam sobre um determinado projeto da empresa ou sobre a história e os produtos da organização como um todo. Veja, caro aluno, como desenvolver esta estratégia: a empresa divulga uma cartilha ou realiza um treinamento sobre um determinado assunto; depois lança um concurso para verificar se o público apreendeu aquele conteúdo. Além de divertido e criativo, um concurso pode gerar ideias interessantes para a empresa aplicar no seu dia a dia.

Objetivos: promover a integração entre o público e a empresa, desenvolver a aproximação entre eles, aprimorar o conhecimento do público sobre a empresa. Dicas e observações:

• Um regulamento deve ser preparado e deve conter todas as diretrizes para participação no concurso e premiação do(s) vencedor(es). • A fase em que o concurso está em vigor é o momento em que os participantes mais se envolvem, mas a empresa não pode se esquecer de divulgar claramente os resultados, logo após o término do concurso. Essa ampla divulgação demonstra a transparência com que a empresa realiza o concurso e não gera dúvidas nos participantes, principalmente nas próximas edições do evento. • A empresa deve pensar se fará a divulgação prévia da premiação ou não. Ao definir previamente a premiação, ela pode gerar maior envolvimento dos participantes. Do contrário, se a premiação for surpresa, pode gerar frustração na hora de receber um prêmio. Um exemplo: se todos se envolvem ativamente no concurso, participam, dedicam seu tempo e suas mais brilhantes ideias, depois recebem como prêmio uma caixa de bombom, possivelmente, na próxima edição do concurso, não haverá participantes suficientes. A surpresa é interessante, mas, se não for condizente com o esforço dos participantes, pode gerar frustração.


• Elaboração do regulamento do concurso. • Divulgação do regulamento e dos prazos de participação. • Definição do prêmio. • Definição da cerimônia de entrega da premiação. • Divulgação ampla do resultado e do vencedor.

Mesa-Redonda

Descrição: os expositores, geralmente especialistas, debatem e apresentam seus pontos de vista sob a coordenação de um moderador. Cada um faz uma breve exposição, e depois abre-se o tema para o debate. O nome mesa-redonda é inspirado no tipo de disposição da sala porque, normalmente, os expositores estão posicionados em uma mesa na frente do auditório ou no palco. Exemplos de formato de mesa:

Mesa retangular

(Plateia)

Mesa em semicírculo

(Plateia)

ou

(Plateia)

Moderador

Expositor 1

Expositor 2

O moderador geralmente posiciona-se no centro da mesa, para facilitar seu contato com todos os expositores.

Objetivo: debater e discutir determinado tema de interesse público.


• Pode-se ter, em média, de dois a quatro palestrantes na mesa-redonda. • Após a exposição de todos os palestrantes, ocorrem os debates. O tempo de exposição pode variar de acordo com o conteúdo, objetivos e tempo total do evento. Geralmente planeja-se de 20 a 30 minutos de exposição para cada palestrante. • A mesa-redonda pode ser de duas modalidades: aberta ou fechada. A mesa-redonda aberta permite a participação da plateia, com perguntas aos expositores (as perguntas podem ser feitas ao vivo, com um microfone que percorre a plateia, ou com a entrega de perguntas escritas para a mesa, que seleciona as que serão feitas, de acordo com o tempo disponível para o evento). A mesa-redonda fechada não permite a participação da plateia, e somente os expositores falam.


• Definição do tema central. • Escolha dos palestrantes. • Divulgação da mesa-redonda para o público. • Preparação do local, de modo a atender às características do evento.

Coletiva de Imprensa

Descrição: a assessoria de imprensa convida jornalistas para transmitir informações a eles, abrindo espaço para perguntas sobre o assunto. Objetivo: divulgar uma informação importante, de interesse público. Dicas e observações:

• É necessário fazer o convite aos jornalistas e editores. • Preparar material para entregar aos jornalistas (release com as informações, bloco, caneta etc.). • A equipe da empresa deve estar preparada para atender às solicitações dos jornalistas, inclusive com informações complementares e materiais como fotos e gráficos que ilustrem o tema que está sendo discutido.

São etapas da organização deste tipo de evento: • Convite aos jornalistas. • Preparação da sala da coletiva. • Preparação de press kit: pasta, release com as informações do fato em questão, caneta, bloco de anotações e outros materiais necessários para os jornalistas. • Contratação de café para servir aos jornalistas. • Preparação de estrutura com computador e internet para deixar à disposição dos jornalistas.

Lançamento

Descrição: apresentação de novos produtos, serviços, tecnologias ou novidades que possam trazer contribuições significativas à sociedade. Existem lançamentos de: livros, empreendimentos imobiliários, produtos turísticos, pedra fundamental (solenidade que marca o início da construção de um grande empreendimento), discos, etc. Objetivo: divulgar o lançamento de um produto; chamar a atenção para ele.


• Lançamentos devem estar respaldados por testes de validação e estudo prévio de mercado. • Deve-se preparar um material informativo que favoreça a divulgação e, se for o caso, ter um kit de demonstração do novo produto. • O responsável pela criação ou desenvolvimento do produto deve estar presente no lançamento para poder prestar as informações técnicas que forem solicitadas.


• Preparação do local, com a infraestrutura que atenda os objetivos do lançamento. • Reunir as informações sobre o lançamento. • Reservar um local de destaque para apresentar o lançamento: um palco ou uma estrutura especial.

Prezado aluno, aqui terminamos nossa aula. Na próxima, veremos mais tipos de eventos. Sim! Existem vários tipos e vamos aprender mais sobre eles no próximo encontro. Você tem fôlego? Pra organizar um evento é preciso ter força e coragem! Respire fundo e vamos lá!

Resumo

Os eventos estudados nesta aula foram:

a) Convenção de Vendas: evento fechado, destinado à equipe de vendas interna, externa e aos canais de distribuição da empresa. b) Roadshows: eventos que “viajam” por diversos lugares, levando o mesmo conteúdo de apresentações e que precisam atingir um público abrangente, de várias regiões. Montado sobre rodas (ônibus ou carreta), constitui um evento itinerante. c) Concurso: competição que estimula o interesse do público e o familiariza com a organização e suas políticas. d) Mesa-redonda: os expositores, geralmente especialistas, debatem e apresentam seus pontos de vista, sob a coordenação de um moderador. e) Coletiva de Imprensa: a assessoria de imprensa convida jornalistas para transmitir informações, abrindo espaço para perguntas sobre o assunto. f) Lançamento: apresentação de novos produtos, serviços, tecnologias ou novidades que possam trazer contribuições significativas à sociedade.

Atividades

Qual evento você sugeriria para as situações abaixo? Descreva o evento que você sugeriu e explique por que você escolheu este tipo de evento, tentando dar o maior detalhamento que você puder.

Situação 1

A equipe de vendas da empresa está desmotivada: a diretoria considera que os salários e benefícios estão de acordo com o mercado, mas a equipe de vendas não está correspondendo às expectativas. Os vendedores estão desmotivados, além de não terem domínio sobre os novos produtos e serviços. Estão atuando com estratégias de vendas díspares em cada região.

Situação 2

A empresa já é conhecida e quer mostrar sua nova logomarca ao mercado de indústria automotiva, com novo e mais arrojado design, ou seja, uma imagem que mostra a evolução por que a empresa vem passando nos últimos anos.

Introdução (07)

Chegamos à terceira parte da aula Tipos de eventos. Como existem eventos diferentes, não é? Vimos na última aula a Convenção de Vendas, o Roadshow, o Concurso, a Mesa-redonda, a Coletiva de Imprensa e o Lançamento. De qual deles você gostou mais? Todos são importantes, têm uma função e atendem a uma ou mais demandas.

Vamos continuar a analisar os tipos de eventos e, nesta última parte sobre esse tema, estudaremos: a Inauguração, o Painel, o Fórum, a Assembleia, o Colóquio e os Eventos Sociais. No total, estudaremos detalhadamente 18 tipos de eventos. Lembro que é praticamente impossível falar de todos os tipos de eventos, sabe por quê? A cada dia, a cada momento, um novo evento surge para atender a uma demanda diferente neste mundo cada vez mais veloz e com expectativas crescentes. E sempre queremos participar de um evento melhor que o outro, não é mesmo? Se for a um evento neste ano, no próximo eu vou esperar que seja melhor. Então é preciso renovar, investir em novas ideias e garantir continuamente um bom evento, que satisfaça ao público e ao promotor do evento.

Tipos de eventos

Inauguração

Descrição: apresentação ao público de um espaço físico, instalações ou monumento. No caso de salões, auditórios ou bibliotecas, costuma-se homenagear alguma pessoa ilustre, dando o nome dessa pessoa ao espaço físico. Objetivo: divulgar o espaço ou novas instalações. Dicas e observações:

• Divulgação expressiva nos meios de comunicação. A inauguração é uma pauta que costuma chamar a atenção dos jornais. • Costuma-se ter uma placa (e seu descerramento) com informações sobre a obra e autoridades, beneméritos ou empresas responsáveis pela construção. • O uso de fita na inauguração é opcional. Nesse caso, os convidados entram após o rompimento da fita (desamarrada ou cortada com uma bela tesoura).


• Preparação do espaço físico que será inaugurado, verificando-se inclusive o estado dos toilets. • Atenção à infraestrutura existente, pois a inauguração costuma ser o primeiro evento realizado naquele espaço e, portanto, pode não haver algum material necessário para o evento acontecer.

Painel

Descrição: caracteriza-se pela apresentação de um assunto pelo painelista, por isso tem a participação limitada a um grupo de especialistas. Além do presidente, o painel deverá ter um coordenador que organizará suas três etapas: a exposição, o debate e a arguição da plateia.

Objetivo: estudar o tema em questão, por meio da discussão entre os painelistas e os participantes. Dicas e observações:

• É um evento que permite escutar, pensar e questionar os pontos de interesse comum dos participantes. • O orador principal tem mais tempo para sua exposição.


• Definição do tema central. • Definição do tempo de exposição dos painelistas e do orador principal do painel. • Preparação da sala com estrutura para ouvir, mas também para participar, intervindo na discussão.

Fórum

Descrição: é um evento mais aplicativo e menos técnico, que deve ser realizado em um lugar espaçoso, para garantir o conforto de todos os participantes. Objetivo: conquistar a participação de um grande número de pessoas, motivados para discutir um determinado tema.


• O coordenador expõe um tema-problema, de interesse geral, para buscar a participação da coletividade. • Depois de discutidas as alternativas de solução, o coordenador apresenta a proposta de conclusão que, depois de aprovada pelo grupo, transforma-se em objetivo a ser atingido. Pelo seu alcance social, é um evento muito utilizado para discutir questões como meio ambiente, combate à miséria, AIDS etc.


• Divulgação ampla do fórum. • Preparação de sala com estrutura adequada para receber um maior número de público. • Divulgação dos resultados coletados nas discussões do fórum.

Assembleia

Descrição: evento em que participam delegações que representam grupos, estados, países etc. para debater um assunto de interesse dos envolvidos. As delegações têm

lugar preestabelecido. As conclusões da assembleia são colocadas para votação e transformadas em recomendações. Objetivo: colocar em debate assuntos de grande interesse de grupos, classes ou determinadas regiões e realizar votação. Um exemplo é a Assembleia Geral da ONU (Organização das Nações Unidas), evento deliberativo composto por todos os países membros, tendo cada um direito a um voto. Dicas e observações:

• Apenas as delegações oficiais podem votar, mas o evento pode abarcar demais interessados na pauta.


• Recepção aos participantes. • Definição de infraestrutura para votação. • Registro dos participantes: livro de assinatura etc.

Colóquio

Descrição: este evento é uma reunião fechada com um tema central, e o plenário – pessoas participantes – é dividido em subtemas. As discussões são regidas por um moderador, que apresenta as conclusões e as submete à aprovação do público participante. Objetivo: geralmente é realizado com a finalidade de clarificar um tema ou tomar decisão. Dicas e observações:

• O colóquio é um tipo de evento muito utilizado por diversos segmentos profissionais, como professores e especialistas. Exemplos: Colóquio Internacional sobre Poder Local e Colóquio Nacional de Direitos Humanos.


• Os preparativos são bem parecidos com os demais eventos com as mesmas características, como seminário, simpósio, mesa-redonda, assembleias e painéis. • É necessário contratar o espaço de evento que atenda às suas características (exposição e plenário).

Eventos Sociais

Descrição: são aqueles eventos destinados à confraternização e integração. Podem acontecer em horários variados, dividindo-se principalmente em:

• welcome coffee • café da manhã • brunch • almoço • coffee-break • happy hour • jantar • coquetel

Só para você ter uma noção, caro aluno, os eventos acima estão organizados em uma sequência aproximada de horários em que acontecem.

Objetivos: promover integração, descontração, aproximação com diversos públicos, premiação, lançamento de produtos/serviços.


• A escolha do buffet é o ponto-chave deste tipo de evento. Se não forem um buffet e um cardápio adequados para a situação, o evento pode se tornar um fracasso. • O local de um evento deve ser sempre agradável, mas para isso é necessário pensar nos prós e contras para garantir o conforto de todos participantes. Há duas modalidades deste tipo de evento: sentado ou em pé. Se o evento for em pé, como um coquetel, é mais provável que os participantes o deixem mais cedo. Se o evento for com cadeiras ou sofás, é mais provável que as pessoas fiquem no evento por mais tempo. Neste último caso, é necessário preparar o buffet para servir mais tempo, ou seja, preparar mais quantidade de alimentos e de bebidas. • Um evento com características sociais prima pela criatividade, desde sua decoração, formato e serviços até seus brindes.

São características da organização deste tipo de evento:

• Welcome coffee: servido na entrada do evento, só para os participantes se prepararem para acompanhar a cerimônia. Um cafezinho, água, suco e uns petit fours (tradução mais próxima do francês: “biscoitinhos”) bastam. • Café da manhã: café mais completo que o anterior, podendo conter bolos, broas, biscoitos, pães de queijo, croissants e outros quitutes. Quanto às bebidas: café, leite, chá, suco (de um ou mais sabores), água e outros que combinem com o horário. • Brunch: como comentamos anteriormente, o brunch combina o cardápio do café da

manhã e do almoço. Portanto, ele pode conter pães, salgados, torradas, patês, até uma salada, uma carne leve ou um prato quente adequado ao tema do evento. • Almoço: o cardápio é bastante variado e vai depender do gosto do organizador, combinado com as características e demandas do público participante. É importante respeitar o hábito alimentar, principalmente quando não se conhece muito bem o público do evento. Neste caso, é recomendado elaborar um cardápio variado, contendo carnes vermelhas, brancas e opções para vegetarianos. • Coffee-break: ele divide duas atividades e tem uma duração muito curta, de aproximadamente 20 minutos. O cardápio é bem parecido com o café da manhã. Normalmente ocorre, na parte da manhã, por volta de 10h 30min e, na parte da tarde, em torno de 16h. À tarde é mais comum servir refrigerante, somado ao suco e café que também são servidos no cardápio matutino. • Happy hour: evento descontraído e leve, tem o cardápio também com as mesmas características. Inicia-se com petiscos suaves, como canapés, castanhas e torradas, para depois servirem-se os petiscos quentes como pastéis, espetinhos de frango etc. Neste horário já é permitido servir bebida alcoólica, como cerveja e coquetéis de frutas. • Jantar: é um evento mais formal e demanda um bom espaço para sua organização, já que os convidados precisam estar sentados, portanto, deve haver mesas e cadeiras para todos. Assim como o almoço, seu cardápio tem que atender a todos os convidados, balanceando pratos com e sem carne. É mais sofisticado que o almoço e pode conter vários pratos divididos em antepasto (também conhecido como aperitivo), entrada, prato principal, segundo prato, sobremesa, frutas e café. • Coquetel: é um evento que, por ter circulação ativa do público, favorece a integração, já que normalmente é realizado na modalidade em pé, ou seja, o espaço é composto apenas por poucas cadeiras ou sofás, que servem ao público mais idoso ou com necessidades especiais. Os demais participantes ficam em pé durante todo o evento, circulando pelo local e conversando com os outros convidados. O serviço de buffet pode ser volante (servido por garçons em bandejas) ou misto (com garçons e também aparadores montados com uma parte do serviço de petiscos ou de bebidas).

Parabéns! Você venceu! Depois dessa maratona de 18 tipos de eventos, você está preparado até para a corrida de São Silvestre que, por sinal, é um grande evento de destaque internacional. Mas acalme-se, respire, concentre-se, pois na próxima aula vamos aprender a PLANEJAR um evento!

Resumo

Estudamos, nesta aula, os tipos de eventos:

a) Inauguração: apresentação ao público de um espaço físico, instalações ou monumentos. b) Painel: apresentação de um assunto pelo painelista. Além do presidente, o painel deverá ter um coordenador que organizará suas três etapas: a exposição, o debate

e a arguição da plateia. c) Fórum: evento mais aplicativo e menos técnico, que deve ser realizado em um lugar espaçoso, para garantir o conforto de todos os participantes. d) Assembleia: evento em que participam delegações que representam grupos, estados, países etc. para debater um assunto de interesse dos envolvidos. e) Colóquio: reunião fechada com um tema central, e o plenário – pessoas participantes – é dividido em subtemas. As discussões são regidas por um moderador, que apresenta as conclusões e as submete à aprovação do público participante. f) Eventos sociais: são aqueles eventos destinados à confraternização e integração. Podem acontecer em horários variados, dividindo-se principalmente em: welcome coffee, café da manhã, brunch, almoço, coffee-break, happy hour, jantar e coquetel.

Atividades

Qual evento você sugeriria para as situações abaixo? Explique por que você escolheu este tipo de evento e descreva-o, tentando dar o maior detalhamento que você puder.

Situação 1

A empresa instalou um novo sistema de tingimento de tecido que, ao final do processo, despeja água no rio principal da cidade. Na estação de tratamento da empresa, toda a água que sai é purificada e tratada, sendo devolvida para o rio sem poluentes. Porém os moradores do entorno da empresa não sabem disso...

Situação 2

A empresa lançou um novo produto da área de informática: trata-se de um novo programa que facilita o controle de estoque das empresas. O próximo passo é divulgá-lo ao mercado.

Situação 3

A instituição quer divulgar o novo campus da universidade para a imprensa, para torná-lo conhecido e facilitar a posterior divulgação de matérias sobre os novos cursos.

Importância do planejamento

Aula nº 08

Planejar é preciso! Um evento sem planejamento corre um sério risco de não dar certo. O planejamento é a primeira etapa na organização de um evento e, se bem realizado, o evento tem mais chances de ser bem sucedido. Digo isso porque tudo é possível acontecer em um evento. Acredite: qualquer probleminha pode se tornar um grande transtorno.

Imagine que o local escolhido para o evento seja descoberto, isto é, que não tenha teto, uma cobertura para todos os convidados. A previsão do tempo é de sol, calor e, dentro dos planos, tudo vai dar certo! Mas, de repente, uma chuva brusca aparece e o evento, que tinha tudo para ser um sucesso, precisa ser completamente readaptado. Com um bom planejamento, essa situação poderia ser evitada ou minimizada. Se, por exemplo, o local do evento fosse mais bem escolhido, ou se tivesse sido alugada uma grande tenda para cobrir o local do evento, provavelmente esse problema teria sido resolvido. É claro que o tipo e o porte do evento têm que ser considerados: é praticamente impossível cobrir uma praça inteira, não é? E quantos eventos abertos são realizados em praças, ruas e parques! Cada evento com suas características, mas todos exigem um excelente planejamento!

Importância do planejamento

Coerência

Para elaborar o planejamento do evento, em primeiro lugar, é preciso ter coerência, principalmente:

• com as estratégias da empresa: o evento é uma ação que contribui muito para a divulgação e a exposição da organização. Por isso, é necessário conhecer as estratégias de mercado da empresa para determinar o tipo, o porte e as características do evento que será organizado.

Por exemplo: imagine que uma organização queira aumentar o número de clientes e avaliou que um evento pode contribuir para atingir este objetivo. Se ela realizar um evento para sua diretoria, esse objetivo provavelmente não será atingido; por outro lado, se realizar um evento com fornecedores, ex-clientes e até mesmo empregados, ela poderá captar mais clientes, por meio da indicação de fornecedores, recuperação dos ex-clientes ou mesmo gerando motivação dos empregados que, por sua vez, contribuirão futuramente para o aumento da base de clientes. Outro exemplo: suponhamos que a empresa deseje entrar em um novo mercado, um segmento de atuação em que ela ainda não atua. Ela pode patrocinar algum evento nesse setor para expor seu nome para esse mercado. Dessa forma, ela será coerente com sua estratégia de mercado.

• com o contexto social, econômico e político: uma organização deve pensar primeiramente em que contexto está vivendo para realizar seu planejamento de evento.

Por exemplo: a empresa teve resultado negativo no ano e está precisando organizar um evento com a diretoria para demonstrar a situação. Mesmo que a tradição para esse público seja fazer eventos grandiosos, nesse momento a empresa tem que ser coerente e fazer um evento mais comedido, respeitando o nível de exigência desse público, mas sem esbanjar. Por outro lado, quando estiver em uma boa situação, ela poderá fazer um evento mais pomposo.

Outro exemplo: imagine que a organização esteja com um grave problema político, gerando notícias na imprensa sobre sua situação – está sendo acusada de repasse ilegal de verba a uma instituição pública, por exemplo. Nesse caso, se ela fizer um evento comemorativo, com esse pano de fundo acontecendo, o que irá demonstrar para a sociedade é hipocrisia e descaso. Um evento festivo não deve ser organizado nesse contexto. Um evento coerente com essa situação seria uma entrevista coletiva para a imprensa, expondo o lado da empresa nessa história.

Foco do evento

No planejamento, também é preciso ter muita atenção com o foco do evento. Parece bobagem falar isso, não é? Mas tem muito evento por aí que esquece seu foco inicial e acaba não atingindo seu objetivo. Do início ao fim, do convite ao brinde final, o evento deve perseguir seu foco. Um exemplo: se o foco é fazer um evento mais sofisticado, o convite deve ser de primeira linha, com papel e envelope diferenciados, possivelmente entregue em mãos. O local do evento deve ser sofisticado e o buffet de um bom nível, com um cardápio especial. Ao contrário, se o foco do evento for o esporte, o organizador de evento deve escolher um local mais esportivo como uma quadra para realizar a celebração; o cardápio deve ser saudável, bem parecido com a alimentação de atletas, e o brinde, caso tenha, deve ser alusivo ao esporte. Veja um caso bem simples, mas que exemplifica a questão: pense que o evento é de gala e, no final, todos saem de lá com um guarda-sol de brinde... O evento saiu do foco.

O evento é “ao vivo”

Sabe qual é o grande problema do evento? Ele é AO VIVO! No momento em que acontece, tem que dar tudo certo, porque não tem como corrigir! Seria ótimo poder gravá-lo e transmitir editado, sem os errinhos de gravação. Brincadeira à parte, o evento realmente necessita de planejamento porque qualquer problema é visível, já que, enquanto ele acontece, todos estão vendo, ouvindo e participando da mesma situação. O que são 30 segundos no nosso dia a dia? Quase nada, mas, em um evento, isso é bastante tempo. Pense agora em uma plateia, todos sentados esperando o palestrante falar e, de repente, o microfone não funciona. Os 30 segundos estão passando, estão passando e todo mundo olhando aquilo acontecer. Em um evento de moda, um desfile, 30 segundos de intervalo entre a passagem de uma modelo e outra é praticamente uma eternidade na passarela. Planejar é fundamental para que esses minutos e segundos não interfiram no resultado do evento.

Imprevisto X Falhas

Em um evento, o que seria um imprevisto e o que seria uma falha? Imagine que o fornecedor de sonorização do evento tenha se esquecido de trazer os dois microfones contratados, e o evento começou com apenas um deles. À primeira vista, um microfone

pode atender a todo o evento. Mas, por outro lado, com um microfone apenas o evento se torna mais complicado, já que se tem que passá-lo de mão em mão durante toda a cerimônia. Isso seria um imprevisto ou uma falha? É uma falha, tanto do fornecedor quanto do organizador do evento. O organizador deveria ter feito um melhor planejamento e ter conferido com o fornecedor, um ou dois dias antes do evento, todo o material contratado. Esse pequeno detalhe, uma ligação telefônica apenas, poderia ter evitado o transtorno. Além disso, o organizador do evento deveria ter conferido toda a lista contratada novamente, logo que o fornecedor chegasse ao local. Se essa conferência tivesse acontecido, provavelmente daria tempo de o fornecedor providenciar outra unidade do microfone. Portanto foi falha. Vamos usar o mesmo exemplo do fornecedor de sonorização para exemplificar um caso de imprevisto: imagine que o fornecedor seja de uma cidade vizinha ao evento, fato muito comum, já que em determinadas localidades não há a mínima infraestrutura necessária para a organização de eventos, por mais simples que sejam. Pois bem, o evento é à noite e, de manhã, o fornecedor viaja para chegar a tempo da montagem do evento e à noite estar tudo pronto para a celebração. Em determinada altura da estrada, ele se depara com um acidente: com as chuvas, a encosta desabou, impedindo a passagem dos carros. Ele não conseguirá chegar ao evento, portanto, é um imprevisto. Por mais que o organizador de evento pense nos detalhes, nos pormenores, ele não tem bola de cristal! Não é possível prever uma catástrofe ambiental. Infelizmente... Voltando ao exemplo do fornecedor de sonorização: tudo foi testado na montagem; mais tarde, no ensaio geral do evento, o microfone funcionou e o evento transcorria muito bem. De repente, o microfone não funciona. É um imprevisto ou uma falha? Novamente um imprevisto. Pode ter acontecido alguma descarga elétrica, algum problema momentâneo que fez o microfone não funcionar. Dessa forma, ao planejar o evento, é preciso contratar sempre um microfone reserva, para substituir o original em caso de eventuais problemas. Se esse microfone reserva não foi contratado para este evento, aí sim, foi uma falha. Vamos fazer um teste? Vou colocar duas situações para você identificar se o que ocorreu foi um imprevisto ou uma falha:

Situação 1

Determinada empresa irá realizar uma palestra para o mercado financeiro em seu auditório, que tem a capacidade para 100 pessoas sentadas, com a possibilidade de colocação de mais dez cadeiras avulsas. Para calcular o número de presenças, bem como medir mais precisamente o buffet para o café de boas vindas, foi pedida a confirmação de presenças no convite do evento. As confirmações chegaram ao longo da semana e, no dia do evento, o número de confirmados era de 110 pessoas. A empresa decidiu realizar o evento no auditório mesmo, já que ele comportava o número necessário. Na hora do evento, todos se surpreenderam com a presença de 130 pessoas. Rapidamente a empresa apertou as cadeiras avulsas e essas 20 pessoas extras assistiram à palestra em pé.

E então? Essa falta de acomodação apropriada para os participantes é um imprevisto ou uma falha? Raciocine...

Situação 2

Está acontecendo um evento de apresentação de um novo destino turístico para um grupo de guias de viagens e, de repente, no início do coquetel, acaba a luz do bairro inteiro onde o evento está ocorrendo. A organização rapidamente tenta descobrir o que causou o problema, mas é algo muito maior, é um defeito em toda a região, com previsão de restabelecimento da energia somente no dia seguinte. A solução foi comprar velas e decorar o local com a iluminação improvisada. Mas não havia mais música, a comida do buffet estava se perdendo sem refrigeração, a bebida estava sendo servida quente, dentre outros problemas. Isso é uma falha ou um imprevisto? O que você acha? Pense bem... Respostas:

Situação 1

É uma falha. Sabemos que um dos fatores mais complicados na hora de se organizar um evento é determinar, com certeza, quantas pessoas estarão presentes. É um cálculo de mestre! Quando se conhece o público e se tem a experiência de realizar outros eventos com as mesmas características, é mais fácil precisar a quantidade, mas mesmo assim é um risco. Neste caso da palestra no auditório da empresa, reconhecendo-se que o local era limitado, a organização do evento tinha que ter elaborado um plano B, ou seja, ela tinha que pensar e executar outra estratégia caso o evento ultrapassasse o número de participantes previstos. Uma solução para esse caso é instalar, do lado de fora do auditório (na entrada, no foyer ou em uma sala anexa) uma TV de plasma grande ou um telão, com transmissão simultânea da palestra para esse local anexo. Isso é possível por meio de contratação de equipe de filmagem com estrutura para transmissão simultânea, isto é, a equipe instala uma câmera dentro do auditório e filma toda a palestra, que é instantaneamente repassada na sala anexa. Dessa maneira, mesmo se todos não couberem no espaço, poderão assistir à palestra tranquilamente, sentados e com o conforto necessário. Se você, por acaso, pensou em mudar o evento de local, imagine o transtorno que isso poderia gerar. Depois de divulgado, alterar o local do evento é muito complicado. Veja só: demanda entrar em contato com todos os participantes confirmados, informar sobre a mudança e garantir que eles continuarão interessados. Também é necessário divulgar em todas as mídias possíveis e pertinentes (e-mail, site da empresa, anúncio em jornal, telefone etc.) a mudança do local do evento. Além disso, no dia do evento, no local anteriormente programado, uma equipe deve ficar a postos para informar aqueles que, porventura, não foram avisados de que o evento está acontecendo em outro local, pedir desculpas pelo transtorno e, se possível, providenciar transporte para os que foram ao local antigo, para que possam participar do evento no novo local. Viu como um bom planejamento faz falta?

Situação 2

É um imprevisto. Acabar a luz em toda uma região não é uma causa que depende do organizador de eventos. Mas, por outro lado, um gerador de energia poderia ter sido alugado. Existem alguns locais de eventos em que o gerador já fica disponível e, na hora de fazer o contrato, é possível reservá-lo. No caso do nosso evento turístico, a organização errou em não contratar um gerador, portanto, isso também pode ser considerado uma falha. Lembro, porém, que a contratação de gerador de energia pode ser inviável para o evento (a locação de um gerador não é dos itens mais baratos nos custos de um evento), ou seja, o custo aumenta tanto que não compensa, em alguns momentos, contratá-lo. Nesse caso, a organização do evento assume o risco. Querido aluno, sinto avisar-lhe que, querendo ou não, imprevistos e falhas acontecem. Por isso, um bom organizador de eventos, além de primar por um eficaz planejamento e uma eficiente condução do evento, também deve ser capaz de corrigir os problemas que teimam em acontecer. Esse profissional deve ter sempre na manga mais que um Plano B. Ele deve ter um Plano Mestre, como eu costumo dizer, porque ele tem que ser muito melhor que o Plano B. Ele tem que superar os contratempos, ser criativo e ter jogo de cintura para fazer com que aquele problema seja o mais rapidamente possível contornado e, de preferência, sem ninguém notar. Ou, pelo menos, sem causar muito alarde. Vamos estudar, ao longo das aulas, as características de um profissional de eventos, e você vai ver que uma das principais habilidades é a discrição! Com um planejamento adequado, tanto os imprevistos quanto as falhas são minimizados.

Antecedência para elaboração do planejamento

Nada melhor do que poder planejar um evento com antecedência! Mas é claro que, em alguns momentos, na correria do mercado de trabalho e com o volume das demandas e necessidades, infelizmente temos que organizar um evento “da noite para o dia”, ou melhor, com poucos dias de prazo antes da sua realização. A antecipação é uma grande aliada para a qualidade dos eventos e sua eficácia no cumprimento dos objetivos, pois:

• Garante uma boa divulgação para o público de interesse, o que favorece a participação. • Permite o cumprimento dos prazos de produção: o convite, para chegar às mãos do convidado, precisa ser pensado, criado, diagramado, impresso, conferido, etiquetado, despachado, para então chegar no endereço da pessoa. Qualquer problema em uma dessas fases pode gerar até mesmo a inviabilidade do evento. Com antecedência no planejamento, é muito mais fácil cumprir todos os prazos de produção necessários, tais como: produção de programação visual do evento, brindes, decoração, materiais gráficos que serão distribuídos, discursos etc. • Garante tempo para rever os detalhes: será que a maquete chegou inteira no local do evento? E a temperatura do ambiente está adequada para os convidados? O acesso ao local do evento foi modificado? E uma infinidade de outros detalhes que um evento possui.

• Possibilita melhores condições de negociação. A urgência demanda esforço maior de mobilização de recursos humanos, financeiros e de infraestrutura. Já ouviu falar do “preço da pressa”? Tem hora em que você tem que pagar pela urgência. Um exemplo: você está produzindo banners para o evento, e surge a necessidade, um dia antes do evento, de produzir mais um banner para colocar na recepção do hotel. O fornecedor até consegue produzir a tempo, mas ele vai cobrar mais caro por causa da urgência. Mesmo porque ele também terá custos adicionais para atendê-lo, por exemplo, com a hora-extra do profissional de produção do banner.

Quanta responsabilidade, hein? Organizar um evento é assumir riscos, mas, com um planejamento eficaz, o evento dá o primeiro passo para ser um sucesso. E como é bom, depois de um evento, ver que o público ficou satisfeito e que os objetivos foram atingidos! É um reconhecimento pelo trabalho do organizador de eventos. E assim vem um novo desafio: um evento ainda melhor! Na próxima aula, vamos estudar o Plano de Evento passo a passo, ok?

Resumo

O planejamento é a primeira etapa na organização de um evento. Para elaborá-lo é preciso ter coerência com as estratégias da empresa e com o contexto social, econômico e político da organização. No planejamento, também é preciso ter muita atenção com o foco do evento. Do início ao fim, do convite ao brinde final, o evento deve perseguir seu foco. Atenção durante todo o planejamento é fundamental, pois o evento é AO VIVO! No momento em que acontece, tem que dar tudo certo. Por isso, um bom organizador de eventos, além de primar por um eficaz planejamento e uma eficiente condução do evento, também deve ser capaz de corrigir os problemas. Esse profissional deve ter sempre um Plano Mestre, porque ele tem que superar os contratempos, ser criativo e ter jogo de cintura para fazer com que aquele problema seja o mais rapidamente possível resolvido, de preferência, sem ninguém notar. A antecedência é uma grande aliada para a qualidade dos eventos e para a eficácia no cumprimento dos objetivos, pois garante uma boa divulgação para o público de interesse, permite o cumprimento dos prazos de produção, garante tempo para rever os detalhes e propicia melhores condições de negociação.

Atividades

1. Explique, com suas palavras, a importância do planejamento de eventos. 2. Exemplifique, a partir do que foi estudado, três situações de falha e três situações de imprevisto em um evento.

Introdução (09)

Tenho certeza de que você agora reconhece a importância de um eficaz planejamento de um evento. Também acredito que você entendeu a relevância de se ter um bom profissional organizando um evento. Planejar um evento significa otimizar tempo, verba e esforço da

equipe. Agora vamos analisar o Plano de Evento, suas etapas, formato e estrutura, e também veremos um exemplo de Plano de Evento, inspirado no livro Organização de eventos – manual para planejamento e execução, de Cleusa G. Gimenez Cesca (1997).

Plano do evento

Concepção do evento

Pois bem! Entendidos os princípios para se preparar um bom planejamento, agora vamos aprender os passos para elaborar um plano de evento. Antes de escrever o plano em si, que é um documento formal, com todas as etapas de construção do evento, é necessário pensar na Concepção do Evento, ou seja, suas principais características, para então elaborar o planejamento. Ao conceber um evento, você deverá definir:

• Tipo do evento: escolher qual tipo é mais adequado para cada situação ou demanda, sempre observando os objetivos que ele pretende atingir junto ao público-alvo. • Nome do evento: é importante, desde o início, definir o nome do evento, para que todos os envolvidos tenham, claramente, a noção do que está sendo realizado. Um exemplo: a agência de turismo resolveu fazer um seminário para seu público interno, ou seja, os empregados de todas as suas unidades na cidade de Belo Horizonte. Três pessoas da equipe estão na organização do evento e cada uma delas chama o evento por um nome diferente:

• a primeira, que ficou responsável pelo buffet, chama o evento de seminário interno; • a segunda, responsável pela contratação do espaço, denomina o evento de palestra comercial; • a terceira, que cuidará do convite, chama o evento de reunião técnica.

Os fornecedores poderão pensar que são vários eventos e não um evento apenas. Isso acontece muito quando o local do evento tem o buffet próprio e, a essa altura, com cada um chamando o evento por um nome diferente, o buffet pode fazer dois orçamentos distintos: um para o seminário e outro para a palestra, sendo que ambos são, na realidade, o mesmo evento. Sem falar na confusão interna que as várias designações podem gerar. Pense nos demais empregados, achando que irão participar de três eventos... Batizar o evento desde o início do planejamento é muito importante para alinhar as informações e as expectativas.

• Data: definir a data logo no início, na concepção do evento, permite uma melhor organização do evento, melhor escolha dos fornecedores, verificação do calendário de eventos para checar se a data é a mais apropriada e diversas outras vantagens de planejamento e produção das atividades. • Local e horário: da mesma forma que a definição da data, a escolha do local e do

horário favorecem a produção de todos os itens necessários para a realização do evento. Imagine que o evento está todo concebido, esperando apenas a definição do horário. Vai ser às 19h ou às 20h? Essa definição trava toda a produção dos convites, por exemplo, o que, por sua vez, atrasa o envio e a chegada deles em tempo hábil para os participantes. • Público: definir o tipo e a quantidade prévia de público é importante para calcular o porte e o tipo de evento. Se a organização tem a intenção de fazer um evento para os empregados, poderá pensar em um jantar bem elaborado. Se decidir incluir nesse evento os fornecedores e parceiros, terá que mudar para um coquetel mais simplificado, para manter o mesmo local contratado e infraestrutura planejada. • Fornecedores: na concepção do evento, também é importante definir se haverá contratação ou não de fornecedores externos. Vamos fazer o evento com nossos recursos internos (pessoas, espaço e materiais) ou vamos contratar fornecedores para as atividades? Tomemos como exemplo uma palestra: o superintendente de Recursos Humanos fará a palestra principal do evento ou vamos contratar um palestrante externo, especialista no tema? Essa decisão é importante, pois impacta custos, qualidade e organização geral do evento, dividindo ou concentrando as tarefas.

Plano do evento

Vários tipos de Plano de Eventos podem ser elaborados, e cada autor oferece uma proposta diferente. Apresento, a seguir, um roteiro bem completo de plano de evento elaborado pela autora Cesca (1997), em seu livro Organização de eventos – manual para planejamento e execução, que está nas referências desta aula.

Roteiro

• Apresentação: faz a introdução e contextualização do tema, explicando quem desenvolveu aquele plano, o contexto em que o evento foi pensado e em que será realizado. • Objetivos: estabelece o que será atingido com o evento em curto, médio e longo prazos. • Estratégia: mostra que, se o objetivo é o que atingir, as estratégias são como atingir, ou seja, como os objetivos serão cumpridos. • Públicos: especifica a quem se destina o evento (quanto mais detalhado, melhor para o organizador planejar as atividades do evento). • Recursos: indica os recursos necessários ao desenvolvimento do evento. Podem ser recursos humanos, materiais e físicos. • Implantação/Desenvolvimento: descreve as etapas de realização do evento. • Planilha: Atividades X Responsabilidades X Cronograma: faz um check-list das atividades (conforme modelo abaixo). • Fatores condicionantes: descreve os acontecimentos, decisões e fatos que afetam sua

realização. • Acompanhamento e controle: especifica por quem e como será feita a coordenação do processo de organização. • Orçamento: relaciona os recursos previstos para a realização do evento, em todas as etapas. É importante nesse item deixar uma verba final na planilha chamada “verba extra” ou “despesa não programada”, para cobrir determinados gastos que não foram previstos. • Mensuração dos resultados: traz formas de medição do resultado do evento, em todas as suas fases.

Esse roteiro é uma base, uma estrutura, que será preenchida ou adaptada, se for o caso, para atender às características do evento. Além de estruturar todo o evento e organizar as ideias e propostas, o roteiro serve como fundamento para um próximo evento semelhante.

Exemplo de Plano de Evento

Vamos ver como é, de fato, um Plano de Evento? Abaixo está um exemplo de plano de evento, adaptado de Cesca (1997), do Lançamento de Pedra Fundamental que, como estudamos, é o evento que marca o início da construção de uma grande obra ou empreendimento. Nesse tipo de evento é construído um marco, que pode ser a primeira pedra da construção, um tijolo, uma grande pedra decorativa, a planta da obra ou sua maquete – nesses dois últimos casos, protegidas por uma estrutura de acrílico ou vidro. Esse marco é acompanhado por uma placa que informa a data do início da construção (a data do evento), as autoridades presentes e alguma frase alusiva à ocasião. Também podem acompanhar o lançamento da pedra: a) uma cerimônia religiosa, abençoando o início das construções e o empreendimento; b) um evento social, como um café da manhã, um almoço ou um brunch.

Lançamento de Pedra Fundamental

1 Apresentação

A WxWx Construtora [empresa fictícia] é uma empresa reconhecida pela qualidade dos serviços prestados aos seus clientes e pela competência de seus profissionais, o que garante à empresa uma sólida atuação no concorrido mercado de construção. Frente ao crescimento da empresa e na intenção de atender cada vez melhor seus clientes e futuros clientes, a WxWx Construtora apresenta ao mercado a sua nova sede, através do lançamento da pedra fundamental de construção.

2 Objetivos

2.1 Geral:

Divulgar a empresa por meio do marco inicial da construção de sua sede própria.

2.2 Específicos:

• Apresentar a maquete e a planta do prédio a ser construído. • Divulgar a área de atuação da empresa na região.

3 Estratégias:

• Oferecimento de informações detalhadas sobre a obra. • Divulgação da maquete e planta do prédio. • Integração com os participantes através de um evento social.

4 Públicos:

Autoridades, imprensa, distribuidores e representantes, diretores e gerentes das filiais e matriz.

5 Recursos

5.1 Humanos:

• 1 mestre de cerimônias • 1 pedreiro • 6 garçons • 2 recepcionistas • 1 engenheiro • 1 profissional de som e vídeo • 1 fotógrafo • 3 seguranças • 6 manobristas

5.2 Materiais:

• Construção da pedra • Ata de presença • Decoração do ambiente

• 1 caixa para documentos • documentos e objetos para colocação na caixa • 200 convites • Press-releases • 200 brindes • 1 placa • 1 toldo • cópias dos discursos • 200 folders • 1 maquete • 1 planta da construção • câmeras (foto e vídeo) • 400 copos de água

5.3 Físicos:

• Estacionamento • Hotel • Restaurante • Espaço reservado para o evento

6 Implantação/ Desenvolvimento Após a aprovação do projeto, serão feitas as ações a seguir:

• Divulgação interna (na empresa) • Divulgação por meio da mídia local: editoria de economia e colunistas • Envio de convite ao público de interesse • Providências quanto a recursos humanos e materiais

Elaboração de programação do evento:

• 10h – chegada dos convidados • 10h 30min – mestre de cerimônias apresenta as autoridades • 10h 35min – sequência de discursos • 11h – colocação dos documentos e objetos na urna que será introduzida na pedra (ação feita pela autoridade designada) • 11h 20min – encerramento da pedra por autoridade designada e leitura da placa • 11h 40min – encerramento da solenidade pelo anfitrião • 12h – o mestre-de-cerimônias convida para o almoço em local previamente reservado • 12h 10min – o pedreiro termina o fechamento da pedra enquanto os convidados se dirigem ao local da recepção • 12h 30min – chegada à recepção, encaminhamento dos convidados pelas recepcionistas, apresentação da maquete, plantas, distribuição de convites e folders.

6.1 Planilha: Atividades X Responsável

Atividade Responsável Data

Impressão dos convites

Equipe de comunicação e gráfica

45 dias antes do evento

(e assim por diante...)

7 Fatores condicionantes:

• Aprovação do projeto • Interesse público • Condições climáticas

8 Acompanhamento e controle:

Serão feitos pela equipe organizadora, com condução minuciosa do cronograma de trabalho.

9 Orçamento previsto:

Elaborar um quadro com todos os recursos envolvidos. Exemplo:

9.1 Recursos Humanos

Quantidade Discriminação ....... ........ Valor hora/unitário Total ....... ........ (e assim por diante...)

10 Avaliação

Será feita pela equipe organizadora, com base na observação do andamento do evento e nos dados do acompanhamento – controle e repercussão na mídia –, com elaboração de relatório para a diretoria.

Fonte: adaptado de CESCA, 1997, p. 40.

Com esse exemplo, fica muito mais prático elaborar o plano de seu próximo evento, concorda? Espero que ele seja feito com muito primor e que seja um sucesso. No exercício desta aula você terá a oportunidade de elaborar um Plano de Evento para uma cerimônia a sua escolha. Tenha criatividade, mas mantenha os pés no chão, ok?

Resumo

Antes de escrever o plano em si, que é um documento formal, com todas as etapas de construção do evento, é necessário pensar na concepção do evento: definir o tipo do evento; o nome do evento; a data; local e horário; público; fornecedores. Vários tipos de Plano de Eventos podem ser elaborados, e cada autor oferece uma proposta diferente. Nesta aula, foi apresentado o roteiro elaborado pela autora Cesca (1997), composto pelas etapas: Apresentação, Objetivos, Estratégia, Públicos, Recursos, Implantação/ Desenvolvimento, Planilha: Atividades X Responsabilidades X Cronograma, Fatores condicionantes, Acompanhamento e controle, Orçamento, Mensuração dos resultados.

Atividades

1) Lembre-se de um evento de que você participou ou algum outro evento de que você gostaria de participar. Elabore o Plano deste evento, pensando em todos os seus detalhes. Siga as etapas que estudamos nessa aula. 2) Escolha um tema para uma festa corporativa. Agora relacione todos os elementos da montagem ao tema definido. Defina como esse evento será, de acordo com o tema escolhido.

Introdução (10)

O Planejamento está feito, agora vamos começar outra etapa importante na hora de elaborar um evento: o check-list. Essa ferramenta é tudo para um profissional de eventos! Você sabe o que é o check-list? Na aula anterior tivemos uma pista, mas agora vamos nos aprofundar no conhecimento dele, já que ele é fundamental na organização de um evento.

É uma etapa importante do planejamento, que vai sendo adaptada também ao longo da produção do evento. Quanto mais completo, mais eficaz! Está curioso(a)? Então estude comigo!

Elaboração do check-list

Até agora você viu quantas atividades passam pelas mãos (e cabeça) de um organizador de eventos. Para ajudá-lo, o check-list é a solução! Traduzindo, seria uma lista de checagem, isto é, o check-list é uma lista de tarefas e atividades, com seu respectivo prazo de cumprimento e pessoa ou setor responsáveis por cada uma dessas tarefas. Para Matias (2004, p. 133), o check-list “é uma lista de providências, tarefas ou necessidades do evento”. Para a autora, é possível organizar essa lista de várias formas:

• por ordem alfabética • por grupos de atividades afins • por setores de organização • por circunstância específica (tais como check-list da recepção, da programação social, do buffet etc)

Na verdade, o check-list deve atender às necessidades da equipe organizadora do evento e, por isso, deve ser formatado da maneira que for mais eficaz.

Veja um exemplo bem simples:

Tarefa Responsável Data

Contratar serviço de floricultura Joaquim 15/03

Imprimir a lista de passageiros Beatriz 17/03

Verificar entrega dos convites Beatriz 18/03

Esse é um exemplo bem reduzido e fácil, mas você pode criar suas colunas com itens de controle conforme a necessidade do evento e da equipe organizadora. Outro exemplo:

Tarefa Descrição Responsável Data Status Contratar serviço de floricultura

2 arranjos de mesa e 1 arranjo de palco Joaquim 15/03 OK

Imprimir a lista de passageiros

Imprimir por ordem alfabética Beatriz 17/03 Pendente

Verificar entrega dos convites

Checar convites que retornaram por erro de endereço

Beatriz 18/03 Pendente

O segredo é: quanto mais detalhado, mais chances de dar tudo certo, ou seja, menor a probabilidade de se esquecer de algum detalhe. Quer ver? No planejamento do evento foi definido que os participantes usarão uma camiseta personalizada. Ao colocar no check-list somente a tarefa ‘camiseta’, sabe-se que é preciso cumprir alguma atividade relativa à sua produção. Mas há todo um processo que envolve a fabricação de uma camiseta, certo? Se o check-list contemplar todas as etapas de produção da camiseta, é mais fácil controlar os fornecedores e organizar as atividades ao longo do planejamento e produção do evento. Veja o detalhamento:

Tarefa Responsável Data

Criar a arte da camiseta Agência de publicidade 15/03

Aprovar a arte com a diretoria Joaquim e a diretoria da empresa 17/03

Definir o número de camisetas a serem produzidas (inserir mais algumas unidades extras, como margem de segurança)

Joaquim 17/03

Fazer o orçamento com três fornecedores de confecção das camisetas Beatriz 18/03

Elaborar a grade dos tamanhos (P, M, G, GG) Beatriz 18/03

Definir a empresa que confeccionará as camisetas Joaquim e Beatriz 20/03

Enviar a arte para a empresa de confecção Joaquim 20/03

Verificar o andamento da produção Beatriz 24/03

Separar e embalar as camisetas Joaquim e Beatriz 27/03

Contratar transporte para entregar as camisetas embaladas no evento Beatriz 29/03

Distribuir as camisetas no evento, de acordo com o tamanho, no momento do credenciamento Equipe de recepcionistas 30/03

Com esse detalhamento, você não deixaria, por exemplo, de aprovar a arte com a diretoria, ou de separar e embalar as camisetas. Fica muito mais fácil, organizado e eficaz! Nessa aula, você terá um exemplo de check-list para poder fazer o seu. Utilize-o como

base para seu próximo evento. Este modelo é do livro Organização de eventos – procedimentos e técnicas, de Marlene Matias (2004) e se refere à organização e condução do evento ‘Semana de Turismo’.

TABELA 1 Modelo de Check-list

MODELO DE CHECK-LIST Evento: Semana de Turismo Local: Auditório da Instituição Organizadora Data: 22/09 a 27/09 de 2000 Horário: das 19h 30min às 22h 30min Responsável: João Carlos Azevedo

DISCRIMINAÇÃO UNIDADE/SETOR RESPONSÁVEL SITUAÇÃO

1 – Fazer reserva do local Coordenação de curso Carla Matos Em

andamento

2 – Fazer reunião para montagem da comissão organizadora da semana

Coordenação de curso Carla Matos Ok

3 – Distribuir atividades para as diversas comissões de trabalho

Coordenação geral do evento Sandra Regina Ok

4 – Definir tema e programa do evento

Comissão organizadora

5 – Contratar pessoas e/ou profissional autônomo para criação de material de divulgação

Comissão financeira, de divulgação e marketing

6 – Buscar patrocínio e apoio cultural

Comissão financeira, de divulgação e marketing

7 – Definir o material de divulgação


8 – Contratar gráfica para impressão do material de divulgação e administrativo


9 – Fazer listagem de convidados e palestrantes Secretaria do evento

10 – Enviar carta convite para autoridades, palestrantes,diretoria da instituição e demais funcionários

Secretaria do evento

11 – Fazer reserva de equipamentos de audiovisual no departamento responsável


12 – Fazer solicitação de serviço de copa (café, água, chá) Secretaria do evento

14 – Fazer folow up1 dos convidados, autoridades e outros Secretaria do evento

15 – Fazer a divulgação na mídia

Comissão financeira,de divulgação e marketing

16 – Fazer a divulgação do evento na instituição

Comissão financeira, divulgação e marketing

17 – Montar as pastas dos participantes e convidados

Comissão de recepção

18 – Definir recepcionistas e escala de trabalho

Comissão de recepção

19 – Verificar e liberar estacionamento Secretaria do evento

20 – Elaborar carta de agradecimento para os palestrantes


21 – Providenciar os certificados dos participantes Secretaria do evento

22- Definir mestre de cerimônia Comissão organizadora

23 – Treinar as recepcionistas Coordenação geral do evento

25 – Convocar reunião de avaliação do evento

Coordenação geral do evento

26 – Elaborar relatório de avaliação Coordenação geral

Fonte: MATIAS, 2004, p. 133 (adaptado).

Fácil? Difícil? Qual a sua avaliação sobre elaboração de um check-list de eventos organizacionais? Treine bastante, pois isso garantirá boa parte do sucesso de seu evento. Ah, e não pense que elaborar um check-list é “perda de tempo”. Pelo contrário, você ganhará muito no decorrer da organização e terá mais chances de alcançar um bom resultado no evento. Boa sorte! Na próxima aula vamos continuar a estudar check-list para eventos organizacionais, analisando outro tipo de modelo de check-list. Espero você!

1 - Conferência, checagem

Resumo

Ao elaborar o Plano do Evento, o organizador de eventos prepara o check-list que, traduzindo, seria uma lista de checagem, isto é, uma lista de tarefas e atividades, com seu respectivo prazo de cumprimento e pessoa ou setor responsáveis por cada uma dessas tarefas. Para Matias (2004, p. 133), o check-list “é uma lista de providências, tarefas ou necessidades do evento”. O segredo de um eficiente check-list é: quanto mais detalhado e completo, mais chances de dar tudo certo, ou seja, menor a probabilidade de se esquecer de algum detalhe do evento.

Atividade

Elabore um check-list para um evento turístico de sua escolha. Pense minuciosamente em cada atividade e detalhe ao máximo cada tarefa.

Introdução (11)

Vamos continuar a analisar o check-list para eventos organizacionais? Agora estudaremos um novo modelo para check-list que poderá ser aplicado a qualquer tipo de evento. Como comentamos na última aula, este também é um modelo básico, que poderá sofrer adaptações conforme a necessidade do organizador de eventos e as características do evento. Leia com atenção e repare em todos os detalhes.

Elaboração do check-list

• Modelo do Livro Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo, de Janaina Britto e Nena Fontes (2002):

TABELA 1 Check-list

TITULO OU NOME DO PROMOTOR/EMPREENDEDOR

Nome do Evento: Data: / /

Local de Realização:

Auditório Quantidade Nº dias Valor unit. Valor total

De ( ) lugares

( ) lugares ( ) lugares ( ) lugares

Nível de Abrangência

( ) Local ( ) Municipal ( ) Estadual ( ) Nacional ( ) Internacional

Nome do Coordenador: Deptº

Fone: Celular: Fax:

E-mail: Contato:

Empresa Organizadora do Evento

Nome:

Razão Social:

CNPJ: Inscrição:

Endereço:

Fone: Fax:

Pessoa Responsável:

Fone: Celular: E-mail:

Recursos Físicos

Tipo Necessidades e Características

Metragem Localização/Quantid. Custo

Sala Vip

Sala de imprensa

Cabine de som

Secretaria

Sala de comissões

Ambulatório

Sala de estocagem

Sala de videoconferência.

Stand (feira)

Sala de Segurança

Custo Total R$

Recursos Materiais

Criação/Arte/Material Gráfico

Criação e Arte Quantidade Valor Unitário Valor Total

Criação do folder/arte final

Fotolito do cartaz

Fotolito do folder

Valor total R$

Material Gráfico/Participantes Quantidade Valor Valor Total

Unitário

Folder c/ficha inscrição

Folder s/ficha inscrição

Cartazes

Pastas

Crachás

Blocos

Certificados de participação

Impressão dos Anais

Recibo das inscrições

Ficha de avaliação do evento

Mapa de localização

Papel timbrado

Envelope timbrado

Ficha de perguntas

Brindes

Valor total R$

Programação Visual Quantidade Valor Unitário Valor Total

Banner

Placas de sinalização

Faixas

Placas de orientação

Placas de segurança

Valor total R$

Material p/divulgação (Imprensa) Quantidade Valor Unitário

Valor Total Destino

Release do evento jornal

Release do evento revista

Release do evento periódico esp.

Home page (Internet)

Outros

Valor total R$

Materiais e Equipamentos Diversos

Material de expediente Quantidade Valor Unitário Valor Total

Papel comum

Papel para impressora

Calculadora

Fita adesiva

Fita crepe

Caixa de grampos

Caixa de clips

Quadro branco

Grampeador

Perfurador

Régua

Lápis

Borracha

Caneta

Caneta hidrocor

Pincel atômico

Papel carbono

Papel ofício

Envelope pardo

Envelope branco

Envelope malote

Folha cartolina

Blocos

Cartucho p/ impressora cor

Cartucho p/impressora PB

Alfinetes/tachinhas

Rolo de barbante

Tesoura

Frasco de cola

Cola em bastão

Transparência

Disquetes

Fitas cassete

Fitas de vídeo

CDs

Filme fotográfico

Álbum de fotografias

Outros

Valor total R$

Equipamentos (locação) Quant. Nº dias Valor Unit. Total

Computador R$ R$

Impressora

Scanner

Retroprojetor

Data show

Projetor de slides

Telão

Vídeo cassete

TV

Computador

Impressora

Máquina xerox

Aparelho de fax

Telefone

Sonorização

Caneta óptica

Microfone

Amplificadores

Painéis

Displays

Lona

Tablado

Mesa grande

Mesa pequena

Cadeiras

Filmadora

Máquina fotográfica

Equip. iluminação

Valor total R$

Recursos Humanos

Secretaria do Evento

Secretaria Quantidade Valor Unitário Valor Total

Palestrante (pró-labore)

Secretaria

Digitador

Grupo musical

Grupo de atrações

Mensageiro

Valor total R$

Recepção Quantidade Valor Unitário Valor Total

Guias

Secretaria

Recepcionista

Tradutor/intérprete

Segurança

Manobrista/motorista

Mensageiro

Valor total R$

Manutenção e Apoio Quantidade Valor Unitário Valor Total

Operador som

Operador luz

Operador multimeios

Eletricista

Encanador

Segurança

Mensageiro

Médico

Garçom/garçonete

Enfermeiro

Valor total R$

Receptivo Quantidade Valor Unitário Valor Total

Guia

Tradutor

Motorista

Recepcionista

Segurança

Valor total R$

Cerimonial Quantidade Valor Unitário Valor Total

Mestre de cerimônias

Guia

Intérprete

Tradutor simultâneo

Motorista

Recepcionista

Garçom

Mensageiro

Segurança

Valor total R$

Serviços Externos

Cerimonial

Locação Quantidade Valor Unitário Valor Total

Porcelanas

Copos

Taças

Talheres

Travessas

Bandejas

Toalhas

Arranjos de flores

Arranjos de mesa

Microfones

Mastros

Bandeiras

Prismas de mesa

Tribuna/púlpito

Valor total R$

Cerimonial

Aquisição Quantidade Valor Unitário Valor Total

Café

Leite

Suco

Chocolate

Copos de água

Pães

Petit-fours

Valor total R$

Receptivo

Locação Quantidade Valor Unitário Valor Total

Ônibus

Microônibus

Van

Carro de passeio

Escuna

Valor total R$

Receptivo

Aquisição/Reservas Quantidade Valor Unitário Valor Total

Pacotes de turismo

Tours

Passagens aéreas

Passagens rodoviárias

Serviços de traslado

Apto. hotel

Refeição

Coquetel

Valor total R$ Encerramento do Evento

Coordenação/Secretaria do Evento

Descrição Quantidade Valor Unitário Valor Total

Prestação de contas

Relatório final

Ofícios de agradecimento

Álbum de fotografia

Edição de vídeo

Pagamento RH

Pagamento locação Espaço

Pagamento locação Equipamento

Pagamento locação Serviço

Valor total R$

TOTAL FINAL R$

Fonte: BRITTO e FONTES, 2002

Esse modelo apresentado é genérico, base para qualquer tipo de evento. Na próxima aula, veremos outros modelos de check-lists adaptados a eventos específicos como eventos de moda, congressos, feiras etc.

Resumo

Nesta aula estudamos um novo modelo para check-list que poderá ser aplicado a qualquer tipo de evento. É um modelo básico, elaborado por Janaina Britto e Nena

Fontes, que poderá sofrer adaptações conforme a necessidade do organizador de eventos e as características do evento.

Atividade

Com base no modelo apresentado nesta aula, elabore um check-list para um Congresso Nacional da área do Turismo.

Introdução (12)

Na aula passada, vimos a importância de um check-list para o organizador de eventos e estudamos um modelo geral de check-list. Agora, vamos analisar alguns outros modelos, adaptados a situações específicas, como feira, congresso/fórum, jantar/coquetel e convenção. Lembro que cada evento tem seu próprio check-list, adequado às suas necessidades. Esses modelos apresentados nas aulas servem apenas como referência para você adaptar o seu padrão, da maneira que lhe convier. Check-lists adaptados

A EVENTOS ESPECÍFICOS

Check-lists elaborados pela Associação Brasileira de Anunciantes (ABA)

CHECK-LIST PARA UMA FEIRA

I) Informações Gerais

• Requerer informações para participação • Determinar tamanho e posição do stand • Contrato do espaço • Contrato da montadora • Informações gerais dos setores envolvidos internamente • Determinar pontos de destaque • Definir que produtos serão expostos • Verificar produtos existentes na empresa • Verificar Produtos que deverão ser adquiridos/importados

II) Projeto

• Solicitar projeto • Solicitar desenho do stand • Aprovação do stand

III) Desenho do Stand

• Definição de áreas para divisões de produtos • Projeto de displays • Área disponível para circulação • Quantidade de displays disponíveis • Produtos por painel • Texto de produtos • Destaques • Fotos, slides, gráficos • Chamadas promocionais • Definir mobília/decoração • Definir posicionamento de plantas/flores • Atividades promocionais

IV) Necessidades do Stand

• Instalação elétrica • Telefone/Internet • Catálogos/folhetos • Crachás/convites • Vale estacionamento • Vigilância do stand • Limpeza do stand • Contratação do buffet

• Definir coquetéis ou eventos especiais • Brindes • Recepcionistas • Vestuário • Fotógrafo

V) Imprensa

• Folheto institucional • Press-release • Entrevistas com imprensa • Fotos/filmagem do stand e de produtos em exposição

VI) Atendimento

• Pagamento das taxas legais: energia, hidráulica, ICMS, ECAD, etc. • Determinar pessoal que trabalhará no stand • Regulamento disciplinar do stand • Relação de telefones • Plano de visita de personalidades ao stand • Em caso de coquetel, elaborar plano específico • Notas de venda para mercadoria a ser comercializada • Reservas de hotel • Traslados • Treinamento da equipe

VII) Montagem

• Emissão de notas fiscais de transporte • Seguro • Remessa de produtos para feira

• Montagem • Limpeza

VIII) Desmontagem

• Checagem das notas fiscais de transporte • Retirada e embalagem de produtos • Transporte • Recepção de produtos na fábrica

IX) Relatório

• Avaliação dos resultados da exposição • Distribuição dos contatos realizados

CHECK-LIST PARA UM CONGRESSO / FÓRUM

I) Parte Técnica/Científica

• Definir Comissão organizadora • Fixar data e local • Realizar as chamadas para trabalhos • Confecção e Expedição dos Cartazes • Inscrição de trabalhos • Aprovação de trabalhos • Comunicação para os autores • Recebimento de originais • Convites oficiais • Confirmação de convites • Programa definitivo (confecção e expedição) • Formação de mesa • Palestra de abertura

• Sessões técnicas • Visitas técnicas

II) Secretaria

• Lista de pré-inscritos • Crachás • Montagem de pastas • Material de escritório • Carimbos • Fichas para inscrição no local • Programa • Envio do material • Montagem da secretaria

III) Serviços de Terceiros

• Vender os patrocínios • Verificação do local • Contrato • Audiovisual • Projetor • Vídeo • Gravação • Fotógrafo • Computadores, impressoras • Telefones, fax • Recepcionistas • Segurança

• Café, água etc. • Refeições • Coquetel • Jantar • Hospedagem • Traslados • Passeio turístico • Decoração • Faixas/Painéis • Pastas/blocos • Crachás

• Certificados

IV) Pós Evento

• Despachar a sobra do material • Pagamento de serviços • Relação final de inscrições • Faturamento • Cartas de agradecimento

CHECK-LIST PARA UMA CONVENÇÃO

I) Providências Prévias

• Informar oficialmente a realização • Solicitar aos responsáveis o número de participantes • Determinar período • Preparar lista de participantes • Elaborar programa

• Redigir convite/programa/orientação • Enviar aos gerentes programa detalhado • Solicitar adiantamento de despesas • Dividir os participantes por grupos • Enviar aos participantes pasta com material (opcional) • Contratar hotel • Enviar ao final carta de agradecimento

II) Preparação do Material para Convenção

• Encomendar pastas • Montar pastas • Arranjar e preparar filmes • Preparar crachás • Preparar bandeiras do Brasil e do Estado da Convenção • Definir e arranjar equipamentos audiovisuais • Contratar alimentação • Arranjar quadro branco e pincel, flip-chart etc. • Preparar material para decoração

III) Preparação de Assuntos a Serem Tratados

• Determinar os assuntos • Determinar os fins a serem atingidos • Determinar tônica principal da convenção • Criar slogan para convenção • Preparar tema do discurso de apresentação • Preparar discurso de despedida

IV) Providências de Administração a Serem Tomadas no Local

• Pedir orçamentos do hotel • Reserva dos apartamentos • Informar ao hotel a data e horário de chegada dos convencionais • Prever possibilidade de uso da piscina, sauna e outras facilidades do hotel • Acertar jantar de encerramento • Escolher e preparar sala de demonstração • Determinar sequência de lugares dos participantes na mesa • Contratar fotógrafo • Decorar salas de trabalho da convenção • Informar e convidar imprensa (se for o caso) • Determinar os horários das refeições • Levantar preferências alimentares dos convencionais • Preparar lista de distribuição dos apartamentos • Informar lista de participantes ao hotel • Distribuir as pastas nas salas de trabalho • Entregar crachás • Realizar atividades de integração, lazer e convivência social conforme programa • Escolher quem fará a recepção no local de chegada • Providenciar a foto do grupo de convencionais • Emitir relatório ao final • Realizar debates internos sobre a convenção

CHECK-LIST PARA UM JANTAR/COQUETEL

I) Local e data para o evento

• Confirmação por escrito • Contratação de serviços de buffet

• Contratação de músicos • Contratação da decoração • Contratação de manobristas • Contratação de porteiros • Contratação de recepcionistas • Convites • Programa oficial • Presentes para homenageados

II) Decoração

• Do salão

1. Setas indicativas 2. Som 3. Iluminação 4. Arranjos florais 5. Cestos de lixo 6. Cinzeiros 7. Mesas de apoio 8. Livro de ouro/ registro

• Do palco

1. Painéis ou faixas 2. Iluminação 3. Púlpito para oradores 4. Som do microfone 5. Água para orador 6. Arranjos florais

7. Espaço para músico

III) Estacionamento

• Contratação de empresa especializada • Policiamento nas redondezas • Segurança dos automóveis

IV) Recepção

• Recepcionistas • Uniformes/trajes • Mesas de apoio • Controle • Crachás

V) Imprensa

• Jornalistas convidados • Kit de imprensa • Press-releases • Fotos

VI) Registro do evento

• Equipe de fotografia • Equipe de filmagem

VII) Primeiros socorros

• Caixa de pronto-socorro • Nome de hospitais de emergência

VIII) Pessoal de serviço

• Chefia • Recepcionistas

• Segurança interna/externa • Manobristas • Porteiros • Eletricista • Encarregado do som • Encarregado da iluminação • Plantonista dos sanitários • Encarregada de chapelaria

IX) Diversos

• Checar sanitários – papel toalha/sabonete/etc. • Checar chapelaria – tickets • Telefone e fichas • Balcão de informações • Guarda-chaves • Crachás

Fonte: Adaptado de Associação Brasileira de Anunciantes (2009)

Caro aluno, gostou de conhecer os detalhes de organização desses tipos de eventos? Na próxima aula tem mais: veremos os check-lists para novos eventos. Aguarde!

Resumo

Nesta aula analisamos alguns modelos de check-lists adaptados a situações específicas, como feira, congresso/fórum, jantar/coquetel e convenção. Cada evento tem seu próprio check-list, adequado às suas necessidades. Esses modelos apresentados nas aulas servem como referência para o organizador de eventos elaborar o seu, adaptado ao seu padrão, da maneira que lhe convier.

Atividade

1) Compare os modelos de check-lists apresentados nesta aula. Quais as principais diferenças e semelhanças entre eles?

2) Por meio da análise dos check-lists apresentados, identifique o nível de complexidade de cada evento apresentado (baixo, médio ou alto). Justifique sua resposta.

Introdução (13)

Na última aula vimos os check-lists específicos para feira, congresso/fórum, jantar/coquetel e convenção. Agora analisaremos, passo a passo, os check-lists para festival cultural, evento de moda, cursos e seminários. Finalizaremos com um outro check-list geral, para relembrar os conceitos-base para elaboração de qualquer check-list de eventos organizacionais, ok? Check-lists adaptados a eventos específicos

Check-list para festival cultural

1. Definição da ideia 2. Pesquisa de viabilidade da ideia (originalidade, levantamento do público e de possíveis empresas patrocinadoras, etc.) 3. Definição da área de abrangência: artes cênicas (dança e teatro), plásticas, audiovisuais (cinema e vídeo), música e patrimônio histórico e cultural, etc. 4. Escolha de data e local 5. Definição do orçamento 6. Criação da logomarca e da identidade visual 7. Confecção do projeto de captação de recursos financeiros com patrocinadores para realização do evento. 8. Fechamento de parcerias

• Prefeituras • Órgãos governamentais • Espaços para oficinas e apresentações culturais • Parcerias com companhia aéreas

9. 10. Montagem da curadoria1 11. Divulgação da curadoria no site da empresa

12. Confecção de editais ou definição de participantes convidados

• Oficinas • Apresentações artísticas • Mostras

13. Divulgação dos editais para os itens abaixo discriminados (ou envio de carta convite para os participantes).

• Participantes anteriores • Mailing2 da empresa • Mailing de interessados na área cultural • Instituições vinculadas à área cultural • Imprensa • Site

14. Catalogação dos projetos inscritos 15. Confirmação das inscrições dos projetos ou confirmação da presença. 16. Seleção das apresentações 17. Confirmação de data, horário e local das apresentações e oficinas 18. Elaboração da planilha financeira 19. Contratos com artistas, professores, parceiros e patrocinadores 20. Oficinas

• Regulamento • Inscrições (definição dos valores das inscrições, locais e meios de efetivação) • Parceria com o banco • Fichas • Confirmação da inscrição • Lista de espera

21. Programação visual

• Programação cultural • Catálogo de oficinas • Cartazes • Banners • Site • Convites para a cerimônia de abertura • Cartão de boas-vindas • Cartão de agradecimento • Crachás • Certificados para alunos, professores e participantes de mostras • Tickets de alimentação • Convites para as apresentações

22. Planilha de transporte

• Caminhão baú • Ônibus • Carro – interno e externo • Aéreo • crachá de identificação • placa de identificação (nome do evento ou do visitante) • listagem das pessoas a serem recepcionadas • planilha com vôos aguardados • telefone celular ou cartão telefônico • relação dos hotéis que hospedarão os participantes, com nomes, endereços, telefones e contatos no atendimento e reserva

23. Planilha de hospedagem (parceria com hotéis) 24. Planilha de camarins

• Local • Data • Horário de montagem • Itens (água, refrigerante diet, espelho, etc.)

25. Rider técnico (documento que deve conter toda a necessidade estrutural de som e palco de uma banda ou festival) 26. Locação de equipamentos:

• Orçamento de sonorização, iluminação e demais recursos • Planilha de equipamentos de informática • Material de secretaria

27. Cobertura da imprensa 28. Lançamento da programação 29. Montagem da secretaria do evento 30. Sinalização do(s) espaço(s) 31. Seguro 32. Ambulância/serviço médico 33. Contratação dos recursos humanos necessários 34. Entrega de certificados 35. Agradecimentos (artistas, autoridades, parceiros, funcionários)

Check-list - evento de moda

• Definição do local: • verificar se o ambiente comporta o número de pessoas esperado, o desfile em um tablado mais elevado ou passarela. • telão para transmissão simultânea das imagens do desfile

• estacionamento • espaço anexo ao local do desfile para servir de camarim para os modelos • Distribuição dos convites • Aluguel de equipamento de som e vídeo: • sonorização ambiente • microfone para o mestre de cerimônias e palestrante • 2 telões • Data show • computador (ver se os programas são compatíveis com a versão do arquivo da apresentação) • Contratação do buffet • Contratação do mestre de cerimônias (preparar pauta para ele). • Contratação de recepcionistas: verificar uniformes e sapato. • Decoração do ambiente • Contratação de fotógrafo • Contratação de filmagem – transmissão simultânea para os telões para mostrar os detalhes das roupas. • Araras com roupas expostas • Cabides • Banners

Providências para o desfile:

• Tablado • Iluminação • Trilha sonora do desfile • Cabeleireiro e maquiador • Camareira

• Passadeira • Cadeiras para o público (e forro, se necessário) • Acompanhar a prova de roupa dos modelos

1 - Curadoria é a designação genérica do processo de concepção, organização e montagem da exposição pública. Inclui todos os passos necessários à exposição de um acervo, quais sejam: conceituação, documentação e seleção do acervo, produção de textos, publicações e planejamento da disposição física dos objetos. Refere-se também ao cargo ou função exercida por aquele que é responsável por zelar pelo acervo de um museu. Fonte: Disponível em: http://www.cultura.mg.gov.br/?task=interna&sec=3&con=368. Acesso em 01 jul 2010. 2 - Mailing é um cadastro de nomes – contendo contatos como endereço, telefone, e-mail – que se prepara de acordo com um tema ou área de interesse. Esse cadastro organiza as informações para o organizador de eventos realizar tarefas como envio de convites ou mesmo o controle da entrada dos convidados no evento. É possível elaborar mailing de imprensa (com os nomes, cargos e contatos dos jornalistas convidados para o evento), mailing de empresários, mailing de artistas, dentre outros.

Check-list para cursos e seminários

Audiovisuais e outros acessórios

• Data-show • Pointer • Tela para projeção • Cavalete para flip-chart • Papel para flip-chart • Quadro branco • Pincéis para quadro magnético • Apagador para quadro magnético • Benjamim (ou “T”) • Adaptador pino chato para redondo • Adaptador pino redondo para chato • Fio de extensão (10 metros)

http://www.cultura.mg.gov.br/?task=interna&sec=3&con=368

• Equipamento de vídeo • Operador para equipamento de vídeo • Fitas extras para videotape • Gravador • Fitas para gravador

Material para participantes

• Lápis • Borrachas • Pastas • Etiquetas com título do curso (para as pastas) • Blocos de papel pautado • Folhas de avaliação (por assunto, global) • Prismas com nome dos participantes • Apostilas • Programação do curso • Relação de participantes • Brindes • Resumo biográfico dos apresentadores/participantes • Crachás

Papelaria e Escritório

• Apontador • Elásticos • Clips • Grampeador • Grampos para grampeador

• Furador de dois furos • Etiquetas autoadesivas • Fita adesiva dupla face • Durex • Tesoura • Espátula • Régua • Percevejos • Envelopes comuns de correspondência (10) • Envelopes pessoais de correspondência (10) • Papel pardo de embrulho • Tinta branca corretiva • Lápis-borracha • Papel (sem pauta, timbrado, etc.) • Protetores de plástico transparente • Cola • Caixas de papelão • Copiadora Xerox • Papel para copiadora Xerox • Linha telefônica • Álcool • Algodão

Logística

• Programa detalhado do curso (dia do mês, da semana, hora, assunto, apresentador) • Relação de endereço/telefones dos apresentadores para contatos urgentes

• Relação de participantes (nome completo, nome mais conhecido, cargo, local, gerente) • Leituras prévias pelos participantes (definição, preparo e envio do material) • Fotógrafo • Reservas de hotel • Reservas de passagens • Reservas de salas/local do evento • Reservas de salas para reuniões de grupo • Almoço/jantar de abertura e/ou encerramento • Responsabilidade financeira e normas para contabilização das despesas • Coordenador • Suporte administrativo • Carta de boas vindas aos participantes • Cardápio • Conhecimento do horário de coffee-breaks, almoço, jantar • Carta-convite/confirmação aos participantes (data, local completo, programa, horário das refeições e tempo livre, condução, facilidades esportivas, normas especiais de segurança, outros cuidados e precauções especiais, mapa, vestuário, despesas, etc.) • Café e biscoitos para intervalos • Reserva e/ou arranjos de táxi, ônibus ou outras conduções (participantes e instrutores) • Emissão de nota fiscal para remessa do material • Providências para pagamentos de instrutores externos, hotel, táxi (adiantamentos, etc.) • Médico de emergência no local do curso (nome, endereço, telefone)

Check-list para eventos

CHECK-LIST da Associação Brasileira de Empresas Organizadoras de Eventos (ABEOC) PLANEJAMENTO

• Comercialização de Eventos (prospecção de negócios no mercado convencional ou em projetos inéditos) • Contrato de Prestação de Serviços de Organização (modelo padronizado, detalhes importantes, formas de remuneração claras) • Estudos Mercadológicos (propostas para a temática, sugestões de data e local, perfil dos participantes, potencial de realização e objetivos e metas) • Calendário de Eventos da Cidade (aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira) • Previsão Orçamentária (receitas, despesas, resultado) • Cronograma de Desembolsos (planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais) • Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminário, simpósio ou outro nome) • Iniciativas integradas (exposição paralela, visitas técnicas, workshops, tutoriais e cursos) • Esboço do Programa (científico, acadêmico, técnico, social, turístico) • Cronograma de Atividades (tarefas e providências, responsáveis e prazos) • Relacionamento “cliente e organizador” - Comis-sões de Suporte (organizadora, executiva, técnica e outras) • Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico, órgãos governamentais, associações, sindicatos, autarquias) • Programação Visual (logomarca oficial, impressos em geral) • Patrocínios, subvenções e permutas (iniciativa privada, fornecedores da área, publicações especializadas, órgãos públicos)

ORGANIZAÇÃO

• Programa Técnico e Científico (chamadas de trabalhos, comissões específicas, critérios de seleção de palestras, normas de publicação de textos, planilhas de dias e horários e formatação final) • Meios e Formas de Divulgação (folhetos e impressos, assessoria de divulgação, internet, telemarketing, planos de mídia - convencionais e alternativos) • Automação de Eventos (sistemas informatizados - gerenciamento, administração, credenciamento e outros) • Cadastros Afins (estruturação e atualização)

• Aspectos Jurídicos (marcas e patentes, contratos e acordos) • Locais de Inscrições (secretaria executiva, secretarias regionais) • Gerenciamento e Administração (serviços de terceiros, propostas e orçamentos, contratos em geral, previsão orçamentária) • Textos e Correspondências (padronização, objetividade, apresentação gráfica, prazos para respostas) • Patrocínios, Subvenções e Permutas (fase 2 - projetos e propostas especiais, visitas, reuniões e acompanhamento, formalização de contratos, contrapartidas) • Local do Evento (ordem de serviços e suporte e logística) • Pessoal de Apoio (recepcionistas, coordenadoras, operadores, locutor oficial, mestre de cerimônia, fotógrafo, seguranças, faxineiras, mensageiros e outros, com propostas, contratação, treinamento, encargos sociais e trabalhistas) • Material dos Participantes (crachá e pasta de trabalho, bloco de anotações, caneta e formulário para perguntas, programa oficial, lembranças e brindes, apostila ou anais, certificado, atestado para carga horária, manual de orientação) • Iniciativas Integradas (estruturação, programa de atividades, conferencistas, infra-estrutura, divulgação, inscrições, suporte e logística) • Material de Secretaria (consumo, permanente, máquinas e equipamentos - microcomputadores, aparelhos de fax, copiadoras, rádios para intercomunicação) • Conferencistas (manual de orientação, formulários padronizados para currículo, resumo do trabalho e material de suporte, mapa de localização, inscrição-cortesia) • Serviços de Apoio aos Participantes (hospedagem, passagem, traslados, opcionais noturnos - agência de turismo oficial) • Sessões Solenes (abertura, encerramento - convites, confirmações, cerimonial) • Suporte e Logística (slide-desk, sinalização, decoração, serviço médico, fotografia, filmagem, serviços públicos - policiamento, trânsito, linha de ônibus extra) • Exposição Paralela • planta-baixa do local; • montadora oficial dos estandes; • registro no Ministério da Indústria e Comércio; • folheto promocional específico;

• regulamento geral e manual do expositor; • coquetel de lançamento; • comercialização de estandes; • equipe de vendas; • projetos de energia elétrica; • taxas da Prefeitura Municipal; • avaliação do Corpo de Bombeiros; • seguro de responsabilidade civil dos visitantes; • oficialização do evento na Secretaria da Receita Federal para importação temporária de equipamentos e produtos; • cronograma de montagem, realização e desmontagem; • esquema de visitação (divulgação e convites, telemarketing); • serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores (credenciamento, alimentação, carga e descarga de materiais, segurança, limpeza, salas para reuniões de negócios, estacionamento privativo ou cartões de desconto, depósito de mercadorias); • atendimento a visitantes (credenciamento específico, balcão de informações, catálogo oficial, pontos multimídia, guarda-volumes); • aspectos genéricos (sinalização, decoração e jardinagem, central de recados, visitas de inspeção de fiscais); • supervisão e acompanhamento integral.

REALIZAÇÃO

• Entrega de Material (crachás, pastas de trabalho, programa oficial, manual de orientação, apostilas ou anais) • Controle e Supervisão das Atividades e Horários e Acompanhamento dos Serviços de Terceiros, do Centro de Convenções e do Atendimento Geral (participantes, autoridades, imprensa, convidados especiais, conferencistas, salas e auditórios) • Assessoria aos Membros das Comissões - Confecção e Distribuição (listagem dos inscritos, certificados, formulários de avaliação)

PÓS-EVENTO

• Elaboração de Relatórios • Prestação de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade, órgãos financiadores) • Cartas de Agradecimento

Fonte: COGO, 2009.

Quantos itens, não é mesmo? Você imaginava que um check-list fosse tão detalhado? Esse é o ponto-chave para se realizar um bom planejamento e uma adequada condução de eventos. Na próxima aula, vamos partir para a prática, ou seja, colocar o evento em produção! Prepare-se!

Resumo

Nesta aula analisamos, passo a passo, os check-lists para festival cultural, evento de moda, cursos e seminários e finalizamos com outro check-list geral, para relembrar os conceitos-base para elaboração de qualquer check-list de eventos organizacionais. O check-list é o ponto-chave para se realizar um bom planejamento e uma adequada condução de eventos.

Atividade

A cidade de Campinas sediará um Seminário Nacional de Operadores Turísticos, em um período de dois dias, com a presença de 500 participantes, em um dos hotéis da cidade. Elabore o check-list para esse evento, planejando as atividades técnicas e culturais/sociais para os participantes.

Introdução (14)

Vamos praticar? Até agora estudamos a parte que podemos chamar de mais “teórica” do evento, que são o conceito, a história, a importância, os tipos, as classificações e o planejamento. A partir desta aula, teremos uma outra parte mais “prática”, aplicando os conceitos que estudamos até aqui. Veremos como se produz um evento, quais são os passos necessários para um evento acontecer na realidade. Você está preparado? Se for necessário, faça uma breve revisão das aulas anteriores para recapitular os principais tópicos. Se está tudo “fresquinho” na cabeça, vamos em frente!

Pré-evento

Agora que já vimos como se organiza um check-list, vamos estudá-lo detalhadamente, observando as exigências e cuidados que o organizador de evento precisa ter em cada item. Após a aprovação do Plano do Evento com a Diretoria da Empresa, passa-se para a operacionalização. Cada evento demanda uma infraestrutura, mas aqui estudaremos alguns pontos que permeiam a preparação, ou seja, antes de acontecer: o pré-evento.

Definição da data e horário

• Analisar a melhor época para a empresa: o organizador precisa observar qual época é mais adequada para realizar aquele evento: início de mês ou final de mês? Perto de feriado ou longe de feriado? Época de férias escolares ou não? O período de realização deve casar com a oportunidade e com os objetivos que a empresa precisa atingir. • Verificar calendários regional, nacional e internacional: o organizador de eventos precisa ficar muito atento ao calendário. Veja, confira, analise e, se for o caso, peça opinião sobre a data selecionada, pois essa escolha pode afetar todo o sucesso do evento. Imagine que você está organizando um Seminário de Fisioterapia e, na data escolhida para seu evento, está acontecendo o Congresso Nacional de Fisioterapia. Por mais que seu evento seja bem organizado, um evento maior e mais representativo está concorrendo com você e, nesse caso, o seu evento tem chances de não ser bem sucedido. Analise os feriados locais (na cidade onde será realizado o evento) e o calendário de eventos do setor em que a organização atua. • Evento para público-alvo da área de vendas: nesse caso, evitar primeiros e últimos dias do mês. Explico: os primeiros dias do mês servem para fazer balanço do mês anterior, checar os gráficos de vendas e realizar o planejamento do mês. Já os últimos dias são complicados porque é fechamento das vendas, todo mundo precisando bater meta, sem cabeça para participar de eventos. Realizar um evento nessas épocas para esse público é praticamente inviável. • Eventos corporativos: é prudente evitar segundas e sextas-feiras. Na segunda-feira, a semana começa, todos ainda estão se planejando para cumprir suas atividades. Além disso, se um evento empresarial for ocorrer na segunda-feira, é preciso divulgá-lo na sexta-fera; o intervalo do final de semana faz com que as pessoas se esqueçam dele. Fica muito mais complicado divulgá-lo e realizar os últimos preparativos para ele. Sexta-feira também não é um bom dia para evento empresarial. É um dia de relaxamento, as pessoas já estão em clima de final de semana. Ainda mais se o evento não for festivo, puramente. Então prefira outro dia para realizar o evento corporativo, ok? Algumas exceções são as Convenções de Vendas e eventos correlatos, que duram 3 ou 4 dias. Uma Convenção pode, perfeitamente, ocorrer de quinta a domingo. • Horário de início do evento: o horário divulgado no convite deve prever atrasos. Infelizmente, é prática do povo brasileiro chegar com atraso aos eventos. Portanto é preciso planejar discursos e palestras para cerca de 30 minutos mais tarde do que o horário oficial do convite. Quanto menor o atraso, melhor. Existem formaturas escolares que não atrasam nem um minuto. Peças de teatro e outras atividades culturais também

começam no horário marcado. É o certo, mas às vezes é preciso esperar um pouco, para que o público consiga chegar a tempo de assistir ao evento. É claro que não é adequado atrasar um evento por mais de 30 minutos. Existem convidados que chegaram no horário correto e atrasar além disso é um desrespeito com seu público. Em casamentos, o mais comum é colocar 15 minutos de antecedência no convite: o casamento, na realidade, ocorrerá às 20h 30min e, no convite, é divulgado 20h 15min. Essa prática é utilizada para que todos os convidados cheguem, acomodem-se e possam ver a comitiva nupcial, especialmente a noiva, entrar. • O horário do evento deve respeitar o público-alvo: existem públicos que estão habituados com certos horários, e o evento deve acompanhar a necessidade e o costume deles. Um exemplo: se for planejar o horário de um almoço:

• executivos almoçam às 13h e não às 12h; • crianças costumam almoçar às 11h ou 11h 30min.

Definição do local

• Combinar o local ao tema do evento: a não ser que o objetivo seja, realmente, quebrar paradigmas, não dá pra realizar um evento com executivos engravatados em um circo, concorda? É calor e todos estarão de terno e gravata. Se o evento for mais formal, para executivos, e você quiser inovar, pode fazê-lo em um local diferente, tudo bem, existem alternativas além de um circo, como realizar o evento em um museu ou uma galeria de arte. O mais importante é adequar o local escolhido ao tipo de evento. Em condições normais, um evento rústico, por exemplo, não “cabe” em um hotel ultrassofisticado. Pode ser objetivo da empresa, portanto, inovar e criar um evento diferente, especialmente para atingir um objetivo específico. Por exemplo: suponhamos que uma determinada empresa tenha fechado um contrato com um grupo chinês e ela quer celebrar e demonstrar para seu público-alvo que o contrato foi firmado e que isso trará muitos benefícios aos seus clientes e parceiros. A empresa, portanto, pode realizar um estande com decoração chinesa. Será um tipo de evento completamente inovador e diferente do que ela já tinha feito, mas atingirá o objetivo proposto e estará dentro do contexto. Além de chamar bastante atenção para o fato que está sendo celebrado. • Combinar tamanho do local ao porte do evento: difícil tarefa! Calcular o número certo de participantes é uma das mais complicadas tarefas de um organizador de eventos. Quando já se conhece o público, ou quando o evento é realizado periodicamente, o cálculo é mais fácil. Do contrário, a maneira mais interessante é enviar convite e pedir confirmação de presença. Dessa forma, consegue-se pelo menos aproximar o número de pessoas e determinar a organização do local do evento. Se for realizar pela primeira vez, por exemplo, um evento com clientes, não é indicado que se escolha um local com cadeiras fixas ou número limitado de assentos. Se o local permitir mobilidade, até algumas horas antes do evento você poderá retirar ou inserir cadeiras em um salão, por exemplo. Em geral, há uma quebra de 20% do público, ou seja, mesmo em eventos com confirmação de presença, cerca de 20% do público não comparecerá, em casos normais. Ou seja, se você teve 100 confirmações, é mais provável que 80 pessoas estejam no evento. Alguns desistiram de ir, outros tiveram algum problema ou surgiram outros

compromissos. Mas atenção: somente se for um evento comum. Um evento com um show de Roberto Carlos ou com a presença de Madonna, ou de outra celebridade incontestável, tem apelo e certamente atrairá a participação de 100% dos convidados. Um seminário, uma feira, até mesmo um coquetel empresarial costumam ter a quebra de 20%. Também é necessário frisar que, em determinados momentos, quando o evento é muito importante ou quando vai ser anunciada uma decisão importante na cerimônia, enfim, um evento de destaque para a organização, essa quebra pode diminuir. Determinar o espaço adequado é tarefa de mestre e, mesmo um pouco antes de o evento acontecer, o organizador de eventos tem que ficar atento para fazer alguma adaptação no local, aumentando o número de cadeiras, ou, se o evento não foi tão atrativo, diminuir o número de cadeiras e modificar a decoração, para não dar impressão aos participantes de estarem “perdidos” no meio do salão.

• Verificar se o local tem a infraestrutura necessária: o local contratado deve atender à infraestrutura necessária e facilitar a vida do organizador de eventos, que não é nada fácil, não é? Se o local já fornece equipamento de sonorização e data show, por exemplo, fica mais fácil para o organizador de eventos e, muitas vezes, mais barato, já que não será preciso contratar esses equipamentos de fornecedores externos. • Observar se o local está adequado à expectativa de investimentos: não adianta nada ser um local maravilhoso, mas inviável. Organizar evento é a arte de fazer mais com menos!!! Muitas vezes, é melhor escolher um local mais simples e poder aprimorar o material que será entregue aos participantes, como apostila, pasta, caneta e brindes. Em outros momentos, o local pode dar status ao evento, favorecendo a atração dos convidados. Quem não gostaria de ir a um evento no Kodak Theatre (Teatro Kodak), no Hollywood Boulevard, em Los Angeles, Estados Unidos, local onde é realizada a cerimônia do Oscar? • Considerar se o local possui facilidade de:

• localização: o local deve ser de fácil acesso, tanto por transporte privado quanto público (no caso de não possuir transporte público, precisa ser avaliada a necessidade de o evento proporcionar transporte próprio, tanto na ida quanto no retorno dos participantes); • estacionamento: existem localidades em que, se não houver estacionamento no local, há um sério risco de os participantes deixarem de ir ao evento. Portanto proporcionar estacionamento é mais uma garantia de que seu público estará mais apto a participar do evento; • atendimento de recepção: alguns eventos exigem estrutura de credenciamento e é interessante observar se o local do evento possui espaço para essa função, ou até mesmo se já existe um grande balcão para recepção dos convidados; • clima (ar condicionado): em certas localidades, fazer um evento em um auditório sem ar condicionado é inviável. O calor faz com que as pessoas não prestem atenção no que está sendo tratado, e o evento acaba dando errado por causa do fator clima. Por outro lado, existem auditórios em que o ar condicionado é tão forte que as pessoas começam a ter reações alérgicas ou respiratórias. Controlar a temperatura no local é fundamental para um bom evento.

• existência de equipamentos próprios: alguns locais de eventos favorecem bastante a organização geral, já que possuem equipamentos como telão, cadeiras e mesas. São itens básicos que ajudam o organizador de eventos na preparação do local. É importante observar se o espaço contratado já possui esses itens, pois eles irão facilitar muito o trabalho. Outros itens importantes são: • púlpito (ou parlatório): de onde se fala um orador; tribuna; espécie de balcão onde as autoridades se apresentam para discursar e local de onde o mestre de cerimônias conduz o evento; • serviço de buffet: alguns locais de evento possuem um buffet próprio, o que facilita muito o acesso e o serviço deste fornecedor, desde que seja um buffet de qualidade e que atenda às exigências do evento; • segurança: se o local do evento já possui o serviço de segurança, diminui o custo e facilita os trâmites do evento. • saída de emergência: não só porque é lei, mas porque todo evento deve priorizar a segurança. Ter saída de emergência larga e visível é fator importantíssimo para se escolher o local do evento;

• Reconhecimento do local: realizar pelo menos uma visita ao local antes da realização do evento. Essa ação é de fundamental importância. Se eu pudesse eleger uma das principais dicas de realização de evento, com certeza, essa seria uma delas:

Fazer a visita de reconhecimento do local, antes de o evento acontecer, na época do planejamento.

Essa visita ajuda a verificar como se dará a entrada das pessoas, a circulação, a articulação de móveis e a programação visual, o posicionamento de telão, cadeiras, mesas de buffet e toda a infinidade de itens que compõem o evento. É essencial ir ao local do evento, mesmo que já o conheça, pois algum detalhe pode ter mudado na estrutura, e sua visita poderá detectar alguma dificuldade que você poderá resolver, bem antes do evento. Além disso, favorecerá o direcionamento de seu investimento, evitando que gaste com itens desnecessários ou correções que poderiam ter sido evitadas se tivesse ido até o local com antecedência. Vou lhe contar um caso pessoal: quando fui fazer um coquetel em um espaço de eventos no Rio de Janeiro, percebi que precisava contratar mais uma recepcionista para ficar posicionada sabe onde? Na garagem do prédio! Isso mesmo. Eu havia contratado duas recepcionistas para a entrada do prédio, que encaminhavam os participantes para o segundo andar, local do evento. Mas, quando visitei o local para o reconhecimento prévio, notei que alguns participantes poderiam estacionar no próprio prédio e não saberiam encontrar facilmente o local do evento, pois não passariam pela recepção. Portanto essa terceira recepcionista, posicionada na garagem, facilitou extremamente a chegada dos participantes. Ouvi de alguns deles, e da própria recepcionista: “Se essa menina não estivesse aqui, acho que não conseguiria encontrar o local do evento, já que

era preciso pegar um elevador que fica muito escondido”. A visita de reconhecimento prévio auxiliou no sucesso do evento!

Agora, repare bem essas duas imagens abaixo. Elas são bem conhecidas para várias pessoas. O que você consegue perceber nelas? Prepare-se, pois existem, pelo menos, duas figuras em cada uma delas. Concentre-se.

Figura 1

Figura 2

Fonte: www.google.com.br. Acesso em: 20 dez. 2009.

Conseguiu ver? Observou todos os detalhes?

Veja as respostas:

• Na FIG. 1, há as imagens de duas mulheres: uma moça e uma velha. Se você não conseguiu ver, vou dar uma dica: a boca da mulher velha é a gargantilha no pescoço da moça. Ou ainda: o nariz da mulher velha é o queixo da moça, que está de perfil. • Na FIG. 2, são várias imagens. As principais são: um cálice dourado no centro da figura, que divide o perfil de dois rostos: dois idosos (uma mulher à esquerda e um homem à direita); ou, em outra perspectiva, dois jovens de chapéu sentados, o da direita com um violão e o da esquerda com uma garrafa ao lado.

Agora ficou mais fácil? Essas são figuras bem singelas, mas servem para demonstrar e reforçar um ponto básico na organização de eventos: os detalhes fazem a diferença. Não ignore um simples feeling, ou seja, um sentimento que bate lá no fundo, do tipo: “esse tapete não está legal, alguém pode tropeçar... mas deixa pra lá, ele está bem ali”. E, de repente, alguém escorrega. Se você seguisse seu feeling, o acidente não teria acontecido. Mesmo ao mais simples sinal, siga seus instintos de organizador de evento! Observe todos os detalhes e, a partir de agora, treine seu olhar e percepção para enxergar todos os pormenores ao organizar um evento, ok? Na próxima aula vamos continuar a estudar os preparativos para o evento. Aos poucos e na prática, você vai aprendendo, adquirindo experiência, e irá se tornar fera na organização de eventos!

Resumo

Cada evento demanda uma infraestrutura. Na produção de eventos, estudamos alguns pontos que permeiam o pré-evento:

http://www.google.com.br/

I - Definição da data e horário: analisar a melhor época para a empresa, verificar calendários regional, nacional e internacional, observar horário de início do evento. II - Definição do local: este deve combinar com o tema do evento, combinar em tamanho ao porte do evento, ter a infraestrutura necessária, estar adequado à expectativa de investimentos. É fundamental fazer o reconhecimento do local: realizar pelo menos uma visita ao local antes da realização do evento.

Atividades

1. Relacione, em sua cidade, os principais locais de eventos e classifique-os como locais sofisticados, intermediários ou simples. Justifique a sua classificação. 2. Pense quais são os hábitos de horários de refeições na sua cidade e elabore uma programação de uma palestra, seguida de almoço, para executivos do segmento turístico. Considerando este mesmo evento, defina a melhor data para sua realização, verificando o calendário de eventos do setor turístico e o calendário de feriados e acontecimentos de sua cidade.

Introdução

Na última aula, começamos a estudar a Produção de Eventos em sua primeira etapa: o pré-evento. Vimos a importância de se observarem os detalhes e de o organizador de evento seguir o seu sentimento, o seu feeling, que vai se aprimorando ao longo do tempo, com a realização dos eventos. Estudamos os fatores a observar na definição da data e horário de um evento e também na escolha do local. Nesta aula, vamos analisar:

• escolha da disposição da sala ou ambiente; • contratação de palestrantes; • preparação de mailing de convidados; • contratação de serviços gráficos.

Vamos juntos, com muita atenção, às particularidades dos eventos. A partir de hoje você vai saber montar uma sala em Espinha de Peixe ou em “T”. E que tal participar de um Workshop em montagem em “U”? Entendeu alguma coisa? Respostas no decorrer desta aula!

Pré-evento

Escolha da disposição da sala ou ambiente

Um ambiente como um auditório ou um salão pode ser organizado de diversas formas, de acordo com o objetivo e o número de participantes de um evento. Se vou fazer uma

palestra, posso colocar os participantes no formato de uma sala de aula, ou em círculo, se o número for menor. Se for uma reunião, posso organizar os participantes em função de uma mesa. Um workshop permite uma montagem da sala em “U”, como veremos abaixo. O organizador de eventos deve fazer uma análise minuciosa antes de determinar a montagem e a organização do espaço do evento e fazer um mapeamento de todo o local, observando:

• por onde os convidados irão entrar e sair (na entrada posso ter uma recepção e, na saída, entrega de brindes) para planejar a circulação e as atividades do evento; • otimização do espaço, verificando qual montagem de cadeiras e mesas garantirá uma melhor circulação e melhor visualização de todos os convidados, inclusive aqueles que se sentarem lá na última cadeira • acesso ao buffet, considerando que tem que estar livre, sem móveis ou adornos na passagem; • necessidade de se montar um palco ou não, levando em conta se o palestrante pode ser visto por todos; • necessidade de se montar uma sala anexa ao local do evento para camarim ou sala de apoio para os equipamentos de som e vídeo.

Veja os principais formatos de organização e disposição de ambientes em eventos organizacionais. Para facilitar a sua identificação, as bolinhas representam os participantes e os retângulos são mesas:

Em Auditório

A montagem em auditório é a mais eficaz quando se precisa colocar o maior número de participantes dentro de uma sala, pois é o formato que melhor aproveita o espaço. Se você tiver um grande número de participantes e um espaço na medida, esse é o formato mais indicado. É possível também fazer esta montagem só com cadeiras (sem as mesas).

FIGURA 1 – Montagem em auditório Fonte: CESCA, 1997, p. 84.

Em Espinha de Peixe

Também permite um grande número de partici-pantes alocados em um espaço, mas uma quantidade um pouco menor que no auditório. É uma montagem que deixa a sala mais bonita, com mais movimento, e tem uma grande vantagem: os participantes ficam intercalados, ou seja, todos conseguem enxergar um palestrante lá na frente, pois o participante sentado à frente não está exatamente na mesma linha de visão, o que permite melhor visualização.

FIGURA 2 – Montagem em espinha de peixe Fonte: CESCA, 1997, p. 84.

Em “U”

A montagem em “U” é adequada para pequenos grupos. Imagine uma mesa em “U” para 300 pessoas! Fica inviável, concorda? Esta montagem permite que o palestrante ou condutor do evento consiga se aproximar de todos os participantes, pois ele pode circular dentro do espaço do “U”.

FIGURA 3 – Montagem em “U” Fonte: CESCA, 1997, p. 77.

Em “T”

Este formato é apropriado para reuniões em que haja um número pequeno de participantes e, especialmente, um grupo de expositores, que se sentam na cabeceira do “T”, para serem vistos por todos os demais participantes.

FIGURA 4 – Montagem em “T” Fonte: CESCA, 1997, p. 80.

Mesa em “I”

Comum em reuniões ou em almoços e jantares. Os dois coordenadores estão posicionados no centro da mesa. Esse formato é o chamado à francesa. No formato de mesa em “I” à inglesa, os coordenadores posicionam-se nas cabeceiras da mesa, um de cada lado.

FIGURA 5 – Montagem em “I” Fonte: CESCA, 1997, p. 76.

Em grupos

Montagem muito comum em shows, jantares e também em eventos cujo objetivo é realizar trabalhos e discussões em grupos.

FIGURA 6 – Montagem em grupos Fonte: CESCA, 1997, p. 79.

Em função de um palco

Esse formato é comum em algumas apresentações culturais e artísticas.

FIGURA 7 – Montagem em auditório Fonte: CESCA, 1997, p. 85.

Contratação de palestrantes

O palestrante ou outro profissional que irá participar do evento com condição de destaque é um tipo de público que deve ter tratamento especial no evento. Imagine que tenha dado tudo errado para o palestrante: o carro programado não foi buscá-lo no aeroporto, o hotel não tinha as condições necessárias, a alimentação solicitada não foi servida... Enfim, será que esse palestrante irá conseguir fazer uma boa palestra no evento? Portanto é necessário observar algumas questões na contratação de palestrantes:

• antecedência na convocação: um palestrante reconhecido costuma ter sua agenda fechada com seis meses de antecedência. Quando for organizar um evento que tenha palestra, um dos primeiros itens no planejamento é verificar a disponibilidade do palestrante. Em muitos casos, o dia do evento tem que mudar em função da agenda do palestrante. • orientação ao palestrante: quando você contratar o palestrante, é preciso realizar uma reunião, ou pelo menos conversar bastante por telefone ou por e-mail, passando as orientações e as demandas que a empresa espera que ele atenda. Que tipo de foco a palestra deve ter? Qual é o objetivo principal ao contratá-lo? No dia do evento também é importante reforçar esses pontos principais com o palestrante, logo antes de sua exposição, para ficar tudo bem claro. • atenção à negociação: normalmente o valor do cachê de um palestrante não inclui hospedagem, transporte e alimentação. Portanto fique atento na hora de negociar, sabendo o que o palestrante irá proporcionar e o que você, organizador de evento, deverá contratar. • checagem de equipamento a ser utilizado: na contratação do palestrante, também é necessário checar qual tipo de equipamento ele demandará – data-show, música etc. Em caso de apresentação eletrônica, solicitar o material com antecedência para a realização de testes. • no dia do evento, atenção especial ao palestrante: transportar para o local do evento, reservar uma pessoa da equipe para fazer o “receptivo”, contratar lanche antes e depois da palestra, entregar presente/ brinde especial, programar o transporte de retorno até o hotel ou aeroporto. • proporcionar jantar ou viagem curta de turismo: se for o caso, o organizador pode oferecer ao palestrante a alternativa de participar de um jantar ou realizar uma viagem turística na cidade onde está sendo realizado um evento ou nas proximidades. Por exemplo: um palestrante internacional vai à Belo Horizonte fazer uma palestra e se interessa muito pelo Barroco. A organização do evento pode proporcionar a ele uma viagem a Ouro Preto, por exemplo, acompanhando o palestrante em todo o trajeto.

Preparação de mailing de convidados

Lembra que conversamos sobre mailing list, aquele cadastro de pessoas, no nosso caso, mailing de convidados? Alguns detalhes devem ser observados na hora de preparar essa mailing.

• Definição da mailing de acordo com os objetivos do evento. Ex: a concorrência da empresa pode ir a um evento comemorativo, mas não a um evento de lançamento de produto. • Checagem de nomes e endereço para entrega de convites: informações corretas. Não tem nada mais desagradável que receber uma correspondência com seu nome errado, não é? • Lembrar da “quebra” de cerca de 20% do público, ou seja, se for o caso, é preciso

convidar um número maior de pessoas, para conseguir o número mínimo de participantes.

Contratação de serviços gráficos

Todo evento demanda algum tipo de serviço gráfico ou de criação, até mesmo os eventos virtuais, nos quais os convites, banners e divulgações são todos eletrônicos. Nos eventos presenciais, há uma demanda enorme de impressão de materiais como convite, cartazes, folhetos explicativos, blocos, cadernos, programação do evento, listas de presença, roteiro do mestre de cerimônias, discursos etc., além de criação e produção de pastas, envelopes, canetas, banners, placa de mesa, placa de homenagem etc. É um volume muito grande que demanda muito cuidado para produção. E se o convite sair com o endereço errado? Apenas um número trocado causa um transtorno enorme. Para não ter esse tipo de problema, é preciso:

• agir com antecedência, para a agência de criação e a gráfica entregarem tudo a tempo, além de se ter um tempo hábil de revisão do material e até mesmo correção ou substituição de algum material; • observar o formato, a qualidade do material e a quantidade: todos esses itens devem se adequar ao evento. Se a cerimônia é de caráter oficial, cívico, o material deve acompanhar a sobriedade necessária a esse tipo de evento. Se o evento for da área ambiental, todas as peças devem ter papel reciclado, aproveitamento de recursos, redução de desperdício e eliminação da produção de itens desnecessários. Na verdade, além dos eventos ambientais, todo tipo de evento deve se preocupar com essas questões ambientais, independentemente do seu conteúdo. Vamos estudar a sustentabilidade em evento nas próximas aulas.

Há muitos formatos de montagem, muitas exigências de palestrantes e alguns detalhes na hora de fazer uma maling list e de contratar serviços gráficos para um evento organizacional. Nada disso é fácil e demanda uma atenção enorme do organizador de eventos que, por mais que delegue atividades, tem que controlar e conduzir tudo em suas mãos, para garantir a qualidade e o sucesso do evento. Na próxima aula, vamos estudar mais sobre o pré-evento.

Resumo

Nesta aula estudamos que um ambiente pode ser organizado de diversas formas, de acordo com o objetivo e o número de participantes de um evento. No pré-evento, vimos as etapas de produção para:

• escolha da disposição da sala ou ambiente; • contratação de palestrantes; • preparação de mailing de convidados;

• contratação de serviços gráficos.

Atividades

1) Escolha um tipo de montagem de sala para os seguintes eventos:

a) Reunião com a presença de 9 participantes b) Palestra com a presença de 150 participantes c) Show com a presença de 800 participantes d) Workshop com a presença de 20 participantes e) Simpósio com a presença de 90 participantes

2) Faça uma pesquisa e descubra três palestrantes para um evento de uma empresa do ramo de telefonia móvel, que tem interesse em fazer uma Convenção de Vendas com seus representantes. O tema da palestra é motivação. Faça uma planilha comparando o conteúdo oferecido por cada palestrante e as exigências feitas/infraestrutura requerida por eles. Essas informações podem ser obtidas no website do palestrante, caso ele possua, ou enviadas por e-mail a você, mediante contato prévio.

Introdução (16)

Agora você já sabe montar um auditório em Espinha de Peixe, não é? E uma reunião em sala em “T”? Muito bem. Na última aula, vimos a produção de eventos no que se refere à montagem do local, à contratação de palestrantes, elaboração de mailing e contratação de serviços gráficos. Vamos agora aprender um pouco mais quanto a contratação de fornecedores, distribuição de convites, divulgação do evento, assessoria de imprensa e outros tópicos importantes na produção de um evento organizacional. O pré-evento, para o organizador de eventos, é uma das etapas mais pesadas e tormentosas, que demanda atenção redobrada em todas as ações, contratações, ligações telefônicas, despachos, deliberações, assinaturas de contratos, verificações de espaços, aluguéis etc., etc., etc.... Ufa!

Pré-evento

Contratação de fornecedores

Um bom evento depende de bons fornecedores. O custo nem sempre é o principal quesito na determinação de uma empresa fornecedora. É preciso avaliar a qualidade, aliada ao seu custo-benefício. A cotação de três fornecedores é uma prática que, além de obrigatória em muitas empresas, também pode ser proveitosa para se avaliar o nível de

serviço que cada fornecedor oferece e poder exigir dos demais o mesmo nível de trabalho. São exemplos de fornecedores para um evento: buffet, foto/filmagem, sonorização, música, execução de hino nacional, equipamentos de audiovisual, decoração, mestre de cerimônia, recepcionista, segurança, manobrista, montagem de palco etc.

Distribuição de convites

Para o participante, o evento começa no convite. É ali que ele inicia seu contato com a cerimônia. Um convite chique traduz para o participante que o evento será sofisticado. Um convite colorido e festivo mostra que o evento será alegre e descontraído. Por isso, é preciso ter criatividade e eficiência na sua elaboração, sempre observando os objetivos e o tipo de evento em questão. Os prazos para envio de convite variam e podem ser, aproximadamente, de:

• uma semana a dez dias de antecedência, para eventos empresariais; • um mês de antecedência para casamentos e formaturas.

Lembro que esses prazos são de recebimento, nas mãos do convidado, e não de envio do convite. Em caso de o convite conter pedido de confirmação de presenças, prepare-se para receber as ligações e e-mails, respondendo educadamente a todos eles. Treine a equipe responsável pelas confirmações e prepare uma lista para controlar o número de pessoas confirmadas. Como não é hábito de muitas pessoas confirmarem a presença e, se for estritamente necessário definir o número de participantes, pode-se, três dias antes do evento, fazer telemarketing ativo para confirmação das presenças de convidados que ainda não confirmaram: perguntar se recebeu o convite, se há dúvida e se poderá contar com a especial presença dele(a) no evento.

Divulgação do evento

Não é fácil garantir 100% de presença do público em determinados eventos, como palestras, cursos, lançamentos, inaugurações e até mesmo coquetéis. Em algumas situações, são necessários 1000 convites para garantir a presença de 200 pessoas. Como já comentamos em outra aula, são muitos os motivos que levam os convidados a deixarem de ir a um evento. A falta de público faz com que o evento perca seu objetivo. Caso haja a possibilidade de uma maior abrangência do evento, como celebrações em parques, ruas, praças ou casas de espetáculo com grande capacidade, a divulgação deve contar com outros instrumentos além de convites: mídia impressa e televisiva, rádio, outdoors, internet, dentro de instituições (associações, ong´s, sindicatos etc.). A maioria das empresas utiliza divulgação aberta quando a participação é cobrada: shows, cursos ou palestras.

Quando ocorre divulgação aberta, porém, deve-se redobrar o cuidado com a confirmação de presenças e adequação do local do evento, bem como com a infraestrutura necessária para atender a todos os participantes (sonorização com potência, serviço de água, toilets etc.).

Divulgação para a imprensa

Quando um evento tem o potencial para repercussão local, regional ou internacional, ele pode ser também divulgado para a imprensa, desde que seja de interesse público, isto é, que impacte, de alguma forma, a sociedade. Se o evento tiver essas características, deve-se divulgar, via e-mail ou por meio de entrega nas redações dos jornais, revistas, rádios e televisões, um press-release, que é um texto jornalístico contendo todas as informações sobre o evento e os contatos do responsável para esclarecimento de informações sobre o acontecimento. Em uma de nossas próximas aulas, aprenderemos a redigir este e outros tipos de textos usados em eventos, certo? É um grande esforço levar a imprensa ao evento e tentar abrir espaço nos meios de comunicação para sua divulgação. Alguns pontos devem ser considerados:

• quando o evento ocorre fora do local onde reside o jornalista, deve-se avaliar o fornecimento de todas as condições para a sua locomoção até o evento. Cada redação de canal ou veículo de comunicação tem suas normas e restrições quanto ao oferecimento de condições para o jornalista cobrir o evento. • kit imprensa ou press-kit: preparar todo o material necessário para os jornalistas desenvolverem as matérias: press-release, bloco, caneta e materiais informativos e ilustrativos como folder da empresa, fotos dos executivos e da própria empresa, e fornecer, mesmo que seja após o evento, todas as informações requisitadas pelo jornalista e liberadas para divulgação pela empresa, em tempo hábil para publicação da matéria. • brinde ou promoção especial para o jornalista: devem ser considerados com cautela. Algumas redações de veículos de comunicação proíbem essa prática de recebimento de brindes aos seus jornalistas, ou pelo menos a restringem a um objeto bem simples, como caneta, bloco, caderno ou caneca. Nunca deve ser objetivo da organização de um evento entregar brindes ou favorecer um jornalista ou um determinado veículo para que ele escreva bem de seu evento ou de sua empresa. O jornalista tem compromisso com a verdade e com o fato, da maneira como ele ocorrer. • dependendo do tipo do evento, não é interessante ter a presença de jornalistas. Ex: eventos que tenham discussão de problemas operacionais e de produtos, objetivando o seu aprimoramento, ou eventos de definição de estratégias empresariais. Esses eventos não devem ter a presença de jornalistas, pois neles circulam informações de interesse exclusivo da organização. Somente depois de liberadas as notícias a respeito desses eventos serão divulgadas, se forem de interesse da sociedade ou se nela forem provocar impacto.

Preparação do livro de presença

O Livro de Presença é um livro normalmente pautado e pode também ser personalizado para o evento. Nesse livro os participantes registram sua presença no evento por meio de assinatura. Nem todo evento tem necessidade de ter um Livro de Presença. Eventos sociais, normalmente, não possuem esse livro. Seu uso é mais comum em eventos como inauguração ou lançamento de pedra fundamental, em que é interessante registrar o nome das pessoas que participaram daquele evento. É decisão do organizador de eventos, em consonância com a empresa, adotar ou não o Livro de Presença no evento.

Contatos com órgãos controladores de trânsito

Dependendo do impacto do evento, é necessário entrar em contato com o órgão controlador do trânsito naquela localidade, para ajudar na organização do tráfego e do estacionamento dos participantes. Estamos, neste caso, falando de grandes eventos, caro aluno, como festivais, shows, vestibulares, dentre outros.

Seleção do vídeo institucional/ apresentação eletrônica

No pré-evento também é muito importante lembrar-se de atualizar ou até mesmo produzir o vídeo institucional da empresa ou a apresentação eletrônica que será utilizada. Essas tarefas normalmente não são rápidas e, por demandarem esforço de mais pessoas da equipe ou de outras áreas da organização, é bom que tenham antecedência em sua preparação. No dia do evento, não se esqueça de testar previamente esse material no equipamento e levar mais de uma cópia de cada apresentação ou vídeo, como exemplar de segurança.

Elaboração dos textos para o evento

É hora, também, no pré-evento, de elaborar os discursos das autoridades que estarão no evento (presidente, diretor ou outra autoridade). Existem algumas autoridades que preparam seus próprios discursos, mas a maioria deixa essa atividade a cargo da organização do evento ou da assessoria de comunicação social. Outros textos são necessários, como a pauta do mestre de cerimônias, que é o roteiro-base do evento, com todas as falas do mestre de cerimônias (ou orador) conduzindo as atividades do evento. Ainda é preciso elaborar o questionário de avaliação, em eventos que permitem essa atividade e se for de interesse do organizador de eventos ou da própria empresa avaliar o evento. Assim como o Livro de Presenças, o questionário de avaliação não é indicado para aplicação em eventos sociais, pois não “cabe”, nesse momento, pedir para os convidados avaliarem o resultado do evento. Se, para todo mundo, “o melhor da festa é esperar por ela”, para o organizador de evento essa é a parte mais trabalhosa, a etapa em que ele tem que deixar tudo pronto para o grande dia. Na hora do evento, contudo, é que ele vai ser colocado à prova!

Terminamos o Pré-evento e, na próxima aula, estudaremos o Evento. Vamos ver?

Resumo

Nesta aula aprendemos um pouco mais sobre contratação de fornecedores, distribuição de convites, divulgação do evento, assessoria de imprensa, preparação do livro de presença, contatos com órgãos controladores de trânsito, seleção do vídeo institucional/apresentação eletrônica e elaboração dos textos para o evento, tópicos importantes na produção de um evento organizacional. O pré-evento, para o organizador de eventos, é uma das etapas mais pesadas e tormentosas, que demanda atenção redobrada em todas as ações.

Atividades

1. Você foi contratado pela EMBRAER para organizar a palestra “O Evento Empresarial e o Turismo”, que acontecerá em dezembro deste ano, em São Paulo. Defina o que deve ser observado e os cuidados necessários com relação à:

• escolha do local da palestra • data • distribuição dos convites • divulgação do evento

Referências : BRITTO, Janaina; FONTES, Nena. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo. São Paulo: Aleph, 2002. CESCA, Cleusa G. Gimenes. Organização de eventos: manual para planejamento e execução. São Paulo: Summus Editorial, 1997.

Documents

Disciplina.Organizacao de eventos.pdf