Diseno Organizacional - Henry Mintzberg

LA ORGANIZACIN - FUNDAMENTOS

Fuente Bibliogrfica:

El Proceso Estratgico Henry Mintzberg 1era Edicin Pearson Education

PMBOK Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos 3ra Edicin

Administracion - Robbins Cap. 9, Estructura Organizacional Dcima Edicion

Consultor para Programa ROP BVN

Ing. Marco Antonio Luna

Docente y consultor PUCP, UPC

Mail: marco.luna@pucp.edu.pe

Telf: 99083-4295

pice Estratgico:Persona que vigila la totalidad del sistema

Tecnoestructura:Expertos dedicados a la

estandarizacin del trabajo. Personas que desarrollan

tareas administrativas,

planean y controlan de manera formal el trabajo de

Personal de Apoyo:Unidades administrativas

de diverso tipo para

proveer servicios internos

indirectos: asesora legal,

cafetera, aseo, relaciones

LAS SEIS PARTES BSICAS DE LA ORGANIZACINMintzberg El Proceso Estratgico

Ncleo de operaciones:Personas que desempean el trabajo bsico

de fabricar productos y proveer servicios

Lnea Intermedia:Es la jerarqua de

autoridad entre el pice

estratgico y el ncleo de

operaciones. (gerentes,

administradores)

manera formal el trabajo de

otros, con frecuencia se les

denomina Staff, estos

analistas se encuentran

fuera de la jerarqua de la

lnea de autoridad.

cafetera, aseo, relaciones

pblicas etc.

Ideologa:Cultura organizacional,

abarca las tradiciones y

creencias de una

organizacin.

Las personas y las unidades se tienen que comunicar unas con otras y tienen que

coordinar e integrar sus esfuerzos, se deben vincular entre s. Estos vnculos

deben ser en dos sentidos: vnculos verticales y vnculos horizontales.

Mecanismos de Coordinacin Vertical

1.-Referencia jerrquica: cuando los problemas se envan de un nivel de la

organizacin a otro ms alto, este mecanismo puede abrumar a las personas que

se encuentran en los niveles ms altos.

2.-Reglas y planes: para atacar los problemas recurrentes de coordinacin y

MECANISMOS DE COORDINACIN

2.-Reglas y planes: para atacar los problemas recurrentes de coordinacin y

disminuir los tiempos, sujetndose a los lineamientos establecidos o siguiendo los

planes para coordinar eficazmente actividades de grupos grandes.

3.-Sumar puestos o niveles a la jerarqua: si un gerente est abrumado por los

problemas de cincuenta subordinados, puede colocar a cinco personas en un

estrato ms bajo que el suyo en la jerarqua, con diez personas dependiendo de

cada uno de ellos, para controlar nicamente a cinco personas.

4.-Sistemas verticales de informacin: para mejorar la eficiencia de la

coordinacin para hacer llegar la informacin a las personas que toman las

decisiones.

Mecanismos de Coordinacin Horizontal

Las organizaciones tambin deben suprimir barreras y facilitar la comunicacin y

la coordinacin de diversas unidades dentro del mismo nivel jerrquico. La forma

de lograrlo es mediante:

1.-Papeleo: mediante memorandos e informes escritos.

2.-Contacto directo: reuniones personales de los elementos que deben

coordinar. Aunque el papeleo sea eficiente, es un mecanismo de comunicacin

bastante dbil; el contacto directo es ms efectivo, pero puede resultar ineficientebastante dbil; el contacto directo es ms efectivo, pero puede resultar ineficiente

si se debe realizar con muchas personas.

3.-Roles vinculantes: cuando deben coordinar dos unidades a lo largo del tiempo

pero en forma limitada.

4.-Equipo de trabajo: es decir un comit que slo existe durante un periodo de

tiempo especfico.

5.-Comit permanente: cuando los grupos necesitan una coordinacin ms o

menos permanente. Por ejemplo los equipos para proyectos.

pice Estratgico:Persona que vigila la

totalidad del sistema

Tecnoestructura:Personas que desarrollan tareas

administrativas, planean y

controlan de manera formal el

trabajo de otros, con frecuencia

se les denomina Staff.

Personal de Apoyo:Unidades administrativas de

diverso tipo para proveer

servicios internos (asesora

legal, relaciones pblicas etc)

Ncleo de operaciones:Personas que desempean el trabajo bsico

de fabricar productos y proveer servicios

Lnea Intermedia:Es la jerarqua de autoridad entre el pice

estratgico y el ncleo de operaciones. (gerentes,

administradores)

- Dividir el trabajo en realizarse en tareas especficas y

departamentos

Distribuir y estructurar el trabajo para conseguir los objetivos de la

organizacin.

ORGANIZAR

PROPSITO DE ORGANIZAR

departamentos

- Asignar tareas y responsabilidades asociadas con puestos

individuales

- Coordinar diversas tareas organizacionales

- Agrupar puestos en unidades

- Establecer relaciones entre individuos, grupos y departamentos

- Establecer lneas formales de autoridad

- Asignar y utilizar recursos de la organizacin

Fuente: Administracion - Robbins, Coulter Captulo 9, Dcima Edicion

DISEO ORGANIZACIONAL

Cuando los gerentes crean o cambian la estructura, se involucran en el diseo

organizacional, proceso que implica decisiones con respecto a seis elementos

clave: especializacin del trabajo, departamentalizacin, cadena de mando,

tramo de control, centralizacin y descentralizacin y formalizacin.

1.- ESPECIALIZACIN DEL TRABAJO

Consiste en dividir las actividades laborales en tareas separadas, cada

empleado se especializa en hacer una parte de una actividad en lugar deempleado se especializa en hacer una parte de una actividad en lugar de

hacerla toda, para aumentar los resultados, tambin se le conoce como divisin

del trabajo.

La mayora de los gerentes considera la especializacin del trabajo como un

mecanismo importante para la funcin de organizar para mejorar la eficiencia.

Cuando se lleva al extremo esta especializacin puede ocasionar problemas

como aburrimiento, fatiga, estrs, mala calidad, ausentismo, reduccin del

desempeo y aumento de la rotacin.

2.- DEPARTAMENTALIZACIN

Es la forma en que se agrupan los puestos. Una vez definidos que tareas se

llevarn a cabo y quienes las realizarn, es necesario agrupar las actividades

laborales comunes para que el trabajo se realice de manera coordinada e

integrada.

Existen cinco formas tradicionales de departamentalizacin, aunque las

organizaciones pueden definir su forma particular,usualmente combinan estas

formas tradicionales.formas tradicionales.

Una tendencia es a generar departamentalizacin por clientes para

gestionarlos de forma eficaz, para obtener y mantener ms clientes, enfatiza el

seguimiento y la respuesta a los cambios de las necesidades de nuestros

clientes.

3.- CADENA DE MANDO

Es la lnea de autoridad que se extiende desde los niveles ms altos a los ms

bajos, lo cual especifica quien le reporta a quien. Los conceptos relacionados

son Autoridad (derechos inherentes a una posicin para decirle a la gente que

hacer y esperar que lo haga), Responsabilidad (es la obligacin o expectativa

de desempeo) y Unidad de Mando (establece que una persona debe

reportarle slo a un gerente). La tendencia es cambiar estos conceptos, los

gerentes se hacen ms facilitadores del cambio y las relaciones se tornan ms

horizontales.

4.- TRAMO DE CONTROL

Consiste en cuntas personas puede un gerente dirigir de forma eficiente y

eficaz, se dice que deberan ser cinco o seis personas como mximo.

No existe un nmero establecido, la tendencia es manejar un nmero mayo de

personas debido a que conocen ms los procesos y sus funciones.

5.- CENTRALIZACIN Y DESCENTRALIZACIN

Centralizacin: Grado en el que la toma de decisiones se concentra en los

niveles superiores de la organizacin.

Descentralizacin: Grado en el que los empleados de niveles inferiores

proporcionan informacin o, de hecho, toman decisiones.

Conforme las organizaciones se adaptan a los cambios, se van haciendo cada

vez ms descentralizadas.

6.- FORMALIZACIN

Se refiere a qu tan estandarizados estn los trabajos de una organizacin y

hasta que grado las reglas y procedimientos guan el comportamiento de los

empleados. Considerando que existen diversas situaciones en la que las reglas

resultan restrictivas, muchas organizaciones han dado a sus empleados cierta

libertad, dejndoles la autonoma suficiente.

Departamentalizacin Funcional - Agrupamiento los puestos deacuerdo con las funciones

Gerente

de Planta

Gerente

Ingeniera

Gerente

Recursos Humanos

Gerente

Manufactura

Gerente

Contabilidad

Gerente

Compras

VENTAJASVENTAJAS

Eficiencia a partir de agrupar especialidades similares y personas con

habilidades conocimientos y orientaciones comunes.

Coordinacin dentro del rea funcional

Alta especializacin

DESVENTAJAS

Mala comunicacin entre reas funcionales

Visin limitada de los objetivos organizacionales

Departamentalizacin Geogrfica - Agrupamiento los puestos deacuerdo con la regin geogrfica

Vicepresidente

de Ventas

Direccin de Ventas

Regin Occidental

Director de Ventas

Regin Oriental

Director de Ventas

Regin Central

Director de Ventas

Regin Sur

VENTAJAS

Mayor eficiencia y