Document Management - 09

DOCUMENTmanagement

L A T I N A M E R I C A N

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EDITORIAL

3Document Management

O mundo do papel

E tudo começa com a origem dos do-cumentos... Sim, claro e não poderia ser diferente! A Gestão Documental

é uma área tão antiga quanto a própria produção escrita, especialmente, entre as corporações. Produzir documentos é ineren-te à atividade corporativa sejam relatórios, plantas, contratos, acordos de comércio, notas fiscais, uma infinidade de tipos di-ferentes de documentos que necessitam de organização desde sempre para que o dia-a-dia das empresas transcorra normal-mente. Assim nasceu a Arquivologia, ciência que estuda esta organização cientificamen-te sistematizada para que nada se perca e toda esta informação se transforme em conhecimento.

O ciclo de vida destes documentos é lon-go, seja para cumprir obrigações impostas pela legislação, seja por auditorias internas às empresas, ou, simplesmente pelo resgate das informações e assim formar a cultura da-quela atividade.

Há quem cuide dessa “papelada” dentro de casa, há quem entregue esta tarefa para que outros o façam, sempre de acordo com regulamentações até o fim da “vida” destes papéis. Mas como morre este documento? Na verdade não morre. A bem da verdade, ou ele se transforma num novo documento, vira um documento digital, ou é descartado.

Esta história é o que os leitores vão acompanhar nesta edição da revista Docu-ment Management. Quem cuida dos docu-mentos enquanto estão vivos e ativos, numa mídia tradicional como é o papel; como isso acontece; quais as regras a que estão su-

jeitos; e o que fazer com estas verdadeiras montanhas de papel.

Espero que o leitor consiga identificar o seu próprio mundo de papel nestas matérias e mais que isso que os profissionais que con-tribuíram para esta edição possam de algu-ma forma aclarar quais os principais meios e ferramentas para que esta gestão seja o mais precisa e eficiente, possível, para melhorar a vida cada um.

Boa Leitura!

Susana Batimarchi Editora

Joseti Capusso

El mundo del papel

Todo comienza con el origen de los documentos... ¡Si, claro y no

podría ser diferente! La gestión de documentos es tan antigua

cuanto la propia producción escrita, especialmente, entre las

grandes empresas. La actividad de producir documentos es

inherente a la actividad corporativa, sean informes, plantas,

contratos, acuerdos de comercio, cupones fi scales, una infi nidad

de tipos distintos de documentos que necesitan de organización

desde siempre para que el día-a-día de las empresas transcurra

normalmente. Así ha nacido la Archivología, ciencia que

estudia esta organización científi camente sistematizada para

que nada se pierda y toda esta información se transforme en

conocimiento.

El ciclo de vida de estos documentos es largo, sea para

cumplir obligaciones legales, sea por auditorias internas de las

empresas, o aún, simplemente por el rescate de informaciones

para formar la cultura de aquella actividad.

Hay quién cuide de esa “papelada” adentro de casa; y hay

quién entregue esta tarea para que otros la hagan, siempre de

acuerdo con reglamentaciones, hasta el fi nal de la “vida” de

estos papeles. ¿Pero, como muere un documento? En realidad,

no muere. O se transforma en un nuevo documento, o en un

documento digital o es descartado.

Es esta historia que los lectores acompañaran en esta edición

de la revista Document Management. Quién es que cuida de

documentos mientras que están vivos y activos, en un medio

tradicional como es el papel, como eso ocurre, cuales son las

reglas a que están sujetos y lo que se puede hacer con estas

verdaderas montañas de papel.

Espero que el lector pueda identifi car su propio mundo de

papel en estas materias y, más que eso, que los profesionales

que contribuyeron para esta edición puedan de alguna forma

aclarar cuales son los principales medios y herramientas para

que esta gestión sea lo más precisa y efi cientemente posible,

para mejorar la vida de cada uno.

Buena Lectura

Susana BatimarchiEditora

!

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4 Document Management

PUBLISHEREduardo David

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DIRETOR ADMINISTRATIVOArnaldo David

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EDITORASusana Batimarchi

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REDAÇÃO - Colaboradores desta ediçãoAna Lúcia Moura FéVanderlei CamposGERENTE COMERCIALSandra Mletchol

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ASSISTENTE COMERCIALRosemeire Cássia Virginelli

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ARTE E DIAGRAMAÇÃOFlávio Della Torre

fl [email protected]

ILUSTRAÇÃOSpacca

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FOTOGRAFIAJosetti Capusso

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ADMINISTRAÇÃOFlavia dos Santos Gama

fl [email protected]

TRADUÇÃOMaria Carolina Morell Gonzalez

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CONSELHO EDITORIALJosé Guilherme Junqueira Dias de Souza , Wilton Tamane , Walter Koch , Marcelo Thallenberg , Luis Augusto Bellucci , Eduardo Lopes , Rosália Paraíso , Tadeu Cruz , Luiz Alfredo

Santoyo , José Roberto de Lazari , Ricardo Monteiro, Roberto Brant, Roberto Prado, Mauricio Alfonso, Paulo Sérgio Carneiro, Paulo R. de Alencastro Jr., Sérgio Fortuna, Ângelo Volpi, Ronei

Martins Ferrigolo, Valber Azevedo e Fábio Fischer

CONTATOSAdministração: [email protected]

Redação: [email protected]: [email protected]

IMPRESSÃOCopy Press

www.docmanagement.com.br

EDITORA GUIA DE FORNECEDORES LTDARua Anhanguera, 62701135-000 - São Paulo/SP - BrasilTel/Fax: 5511 3392-4111www.editoraguia.com.br

DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedo-res Ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamen-tos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação,Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Ju-rídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México.Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Docu-mentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profi ssionais.DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refl etem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista.Todo o conteúdo da DOCUMENT MANAGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados.Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informa-ções: [email protected] ou Tel: 55-11-3392.4111

NESTA EDIÇÃO

6 EntrevistaWhitney Tidmarsh, vice-presidente de marketing da EMC, comenta a inovação tecnológica e o amadurecimento do mercado de gerenciamento de conteúdo empresarial, assim como as estratégias dos fornecedores líderes.

16 Gestão de documentos físicosAs normas e recomendações do Conselho Nacional de Arquivos podem ser um poderoso instrumento para orientar a organização, guarda e recuperação de informações registradas em mídias legadas. Mesmo as empresas e instituições não sujeitas a regulamentações se benefi ciam com as práticas de gestão.

26 Records ManagementMais do que liberar espaço físico e não precisar mobilizar recursos próprios para lidar com seus documentos, as companhias têm nos parceiros especializados uma forma de racionalizar essa gestão, de forma a evitar tanto os gastos espúrios quanto as lacunas que podem vir a causar grandes problemas.

38 Case Rodoviário SchioDevido à dependência de apresentação de comprovantes para prosseguir no processo de faturamento, o tempo e a estrutura necessários para circular papel por todo território nacional era um gargalo no fl uxo de caixa da transportadora. A transmissão eletrônica resolveu essa inefi ciência e permitiu novos serviços aos clientes.

46 Case Lojas MarisaNa acirrada competição no varejo, liberar rapidamente o crédito é fundamental para aproveitar a oportunidade com o consumidor, ao mesmo tempo em que se devem evitar os riscos. A digitalização dos dados do comprador também dá condições de proteger melhor essas informações.

64 Canal ExecutivoLíder mundial e com o acúmulo de várias experiências internacionais de digitalização e transmissão eletrônica de imagens de cheques, a Banc Tec desenvolveu uma parceria com a Recognition para o mercado brasileiro. Jerry Brown, vice-presidente de Alianças Globais, compara e analisa a realidade dos mercados mundiais.

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ENTREVISTA

Mercado AquecidoWhitney Tidmarsh é vice-

presidente de Marketing de CMA (Content Management

and Archiving) da EMC². Nesta função, é responsável por

todos os aspectos de marketing relacionados aos mercados de

gerenciamento e arquivamento de conteúdo, bem como aos

sub-mercados associados. Estas responsabilidades incluem,

entre outras, conscientização, geração de demanda, liderança

de pensamento, capacitação em campo, marketing competitivo,

marketing vertical e marketing de soluções.

A executiva participou do EMC Fórum 2008 como Keynote, e

conta nesta entrevista sobre as principais metas de sua empresa para o Brasil e América Latina e

sua visão sobre o ECM no mundo.

Joseti Capusso

Whitney Tidmarsh - vice-presidente de Marketing de CMA (Content Management and Archiving) da EMC²

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7Document Management 7

DM - Como o ECM é entendido no mundo corporativo como uma ferramen-ta para uma missão crítica ou ferramenta que complementar?

WT- Penso que houve uma grande mu-dança nos últimos 5 anos. Antes não víamos o Content Management entre as 10 priorida-des de investimentos na área de TI, mas, nos últimos anos, com certeza tem figurado em as prioridades Top10. Isso demonstra uma gran-de mudança e uma nova percepção por aquilo que o Content Managment pode fazer pelos negócios e um entendimento maior como uma área estratégica.

Isso indica uma maior maturidade do mer-cado, o que é muito saudável. Precisamos de mais educação para os mercados emergentes como o Brasil e precisamos gastar mais tempo vendendo soluções, além de proporcionar uma vitrine de como solucionar os negócios por meio destas soluções.

O quanto as empresas investem e per-cebem como vital o uso de ferramentas de ECM?

Um percepção interessante é que as em-presas estão se guiando por três caminhos de negócios. Numa primeira etapa, assim que surgiu a internet, as empresas passaram a comprar muitos sistemas diferentes. Cada departamento adiquiriria sistemas especí-ficos para suas áreas inclusive sistemas di-ferentes para gestão de documentos. O que muitas empresas estão fazendo hoje, por necessidade de redução de custos, é uma pa-dronização com este fim, o que leva também a uma economia com treinamentos e visando uma também a uma uniformização para o seu Content Management em várias de suas apli-cações usuais.

Um outro caminho onde colocamos um foco maior é naqueles foco de mercado que são regidos por atributos legais que não eram tão fortes há tempos atrás. Hoje há muitas em-presas que vários motivos precisam estar ade-rentes a estas regras legais. O compliance, é o segundo caminho, é uma grande preocupação e todos os segmentos de negócios precisam estar aderentes a isso. E essa conformidade exige documentação. Portanto é necessária uma gestão de documentos, pois segundo as regras de negócios há necessidade de se pro-

var o que se fez e como se fez. Este é uma área que envolve automação e auditorias

O terceiro caminho é solucionar pro-blemas muito específicos de negócios, seja na área jurídica em contratos, na área de engenharia para suas plantas, seja na admi-nistração de web sites, enfim o CM tem apli-cações muito interessantes, pois o Content management e o BPM podem proporcionar oportunidades de mudanças nos negócios. Então temos três vertentes principais: con-solidação, compliance e processos específi-cos de negócios.

Quanto as empresas estão investindo em soluções de Content Management na sua opinião?

Posso assegurar que o mercado como um todo está investindo cerca de 110 milhões de dólares nos próximos 4 a 5 anos em todo o mundo. Este é um mercado muito saudável e tem crescido entre 13% e 14% ao ano. Este é um mercado cuja concentração dos investi-mentos reflete um aumento da capacidade de investimento tanto por grandes quanto peque-nas empresas.

E sabido que a EMC tem ferramentas

poderosas de Content Management utili-zadas por grandes empresas, tanto fora quanto aqui no Brasil. Quais os planos da EMC para o mercado SMB?

Com certeza, na verdade este é um merca-do ao qual estamos sabendo dessa necessidade deste mercado. A empresa está preparada para atender ao mercado em suas três camadas: as empresas muito grandes, as intermediárias, aqueles que têm um faturamento de menos de US$ 1 milhão, e o mercado de SMB, que é muito menor.

Ao mesmo tempo existem departamentos dentro das grandes empresas que têm foco mui-to particular, como se fossem uma pequena ou média empresa. Então sempre estivemos muito atentos a todos estes setores mas tivemos muito sucesso no low-end do mercado. A EMC como um todo tem produtos específi cos, como dispo-sitivos de armazenamento que são muito mais acessíveis, dispositivos menores de armazena-mento (storages) para home offi ces ou pequenos escritórios e produtos de content management, back ups e aplicações específi cas para o SMB.

Alem disso, estamos pensando no futuro e iremos disponibilizar serviços on line para aqueles empresas que não dispõe de um depar-tamento de TI, por exemplo.

Como a senhora analisa o crescimen-to do mercado de ECm no mundo?

As empresas estão usando nas últimas dé-cadas sistemas para guardar as informações de negócios e estabeleceram políticas de armaze-nagem e segurança para isto. Cada vez mais os dados não estruturados ganham importância, especialmente aquelas informações que nas-cem em fontes alternativas, como banco de da-dos, ou as que vêm do e-mail e da internet, por exemplo. Cerca de 80% dos dados nas empre-sas hoje são não estruturados. Por isso, o uso de software de gestão de dados se torna essen-cial para que eles sejam armazenados de forma mais eficiente, se evite a duplicação e sejam categorizados de acordo com sua importância para o negócio - os mais importantes ficam em máquinas mais seguras e podem ser recupera-dos mais rapidamente. Novas regulações são grande incentivadoras de investimentos, mas a busca por crescimento da receita e economia de custos é maior ainda.

Há um interesse da EMC em incre-

O Mercado de ECM amadureceu nos últimos anos,

o que é muito saudável

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ENTREVISTA

mentar a atuação no mercado de Content Management no Brasil? Da mesma for-ma? Como a empresa pensa o mercado sul-americano?

Sim. Com certeza temos um grande in-teresse no mercado brasileiro. Nos países conhecidos como BRIC (Brasil, Rússia, Ín-dia e China) e outros países com economias emergentes, logo no começo de 2005 criamos iniciativas próprias para estes países. Temos presença grande na América Latina com escri-tórios de vendas com uma atuação menor. O Brasil é o maior mercado na América Latina e outro mercado é o México, cujas atuações são muito parecidas. Nosso objetivo é expandir nosso mercado nestas regiões da América do Sul, Brasil, México e Nola (North Latin Ameri-ca). O Brasil tem se destacado como líder em crescimento entre os países da AL. Um dos pontos que gostaria de destacar é que todos os anos temos uma conferencia mundial para clientes, clientes em potencial e parceiros, que ocorre nos Estados Unidos, mas é aberta para participantes do mundo todo. Agora estamos começando a apresentar clientes e produtos específicos para outros mercados e portanto queremos uma participação maior de clientes desta parte do mundo nestas conferências, principalmente para que encontrem outros clientes de outras partes do mundo, para sa-berem o que está acontecendo em outros mer-cados numa forma de integrar todos os países onde temos atuação.

Quanto a questão da interoperabi-lidade de documentos, anunciada pela EMC, IBM e Microsoft. Este é um projeto de curto prazo ou extenso?

Com certeza é um projeto em que iremos trabalhar ainda pelos próximos anos. Estas tecnologias não estão completamente desen-volvidas. No entanto, é fato que as grandes empresas hoje pensam no futuro e para isso estão trabalhando para que os documentos tenham um ciclo de vida maior. Todos os sis-temas de Content Management precisam pre-ver o que virá no futuro. A escolha será por aqueles que ofereçam mais vantagens para os usuários. Não haverá restrição para as infor-mações dentro das empresas e sim uma gran-de utilização

Entrevista

Mercado en alta

Whitney Tidmarsh es vice - presidente de Marketing de CMA (Content Management and Archiving) de EMC². En esta función, es responsable por todos los aspectos de marketing relaciona-dos a mercados de gestión y archivamiento de contenido, así como a sub-mercados asociados. Ella cuenta en esta entrevista sobre las principales metas de su empresa para Brasil y América Latina y su visión sobre ECM en el mundo.

DM - ¿Como ECM es entendido en el mundo corporativo? ¿Como una herramienta para una misión crítica o como una herramienta complementar?

WT- Pienso que hubo un gran cambio en los últimos 5 años. Antes, no veíamos el Content Management entre las 10 prioridades de inversión del área de TI, pero en los últimos años con certeza paso a figurar entre las prioridades Top10. Eso demuestra un gran cambio y una nueva percepción por aquello que Content Ma-nagement puede hacer por los negocios y también demuestra un entendimiento mayor de considerar esa área como es-tratégica.

Eso indica más madurez del mercado, lo que es muy sano.

¿En su opinión, cuanto las em-presas están invirtiendo en solucio-nes de Content Management?

Puedo asegurar que el mercado, como un todo, estará invirtiendo cerca de 110 millones de dólares en los próximos 4 a 5 años en todo el mundo. Este es un mercado muy sano y ha crecido entre 13 y 14% al año. Este es un mercado, en el cual la concentración de las inversiones refleja el aumento de la capacidad de inversión, tanto por grandes, cuanto por pequeñas empresas.

¿Como analiza el crecimiento del mercado de ECM en el mundo?

Las empresas utilizaron, en las últi-mas décadas, sistemas para guardar in-formaciones de negocios y establecieron políticas de almacenaje y seguridad para

eso. Cada vez más los datos no-estructu-rados ganan importancia, especialmente aquellas informaciones que nacen en fuentes alternativas, como banco de datos, o las que vienen de e-mails y de internet, por ejemplo. Cerca de 80% de los datos de las empresas, en los días de hoy, son datos no-estructurados. Por eso, el uso de software de gestión de datos pasa a ser esencial para que sean almace-nados de forma más eficiente, para evitar la duplicación y para que sean categoriza-dos de acuerdo con su importancia para el negocio - los más importantes quedan en máquinas más seguras y pueden ser recuperados más rápidamente.

¿Existe interés de EMC en am-pliar la actuación en el mercado de Content Management en Brasil? ¿Como es que la empresa piensa el mercado sur-americano?

Si, con certeza tenemos un gran interés en el mercado brasilero, en los países conocidos como BRIC (Brasil, Ru-sia, India y China) y en otros países con economías emergentes. En el comienzo de 2005 creamos iniciativas propias para estos países. Tenemos gran presen-cia en América Latina con escritorios de ventas con una actuación menor. Brasil es el mayor mercado en América Latina y otro mercado en que las actuaciones son muy parecidas es México. Nuestros objetivos son expandir nuestro merca-do en estas regiones de América del Sur, Brasil, México y Nola (North Latín América). Brasil se ha destacado como líder en crecimiento entre los países de Latino-América

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DocumentManagement

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Readsoft fi rmaparceria com HP

A mundialmente reconhecida empresa de soluções para imagem e impressão, HP, e a Readsoft, fornecedora em nível mundial de soluções para automação de documentos, fi rmaram uma par-ceria inédita para apresentação ao mercado brasileiro da Solução de Automatização do Processo de Notas Fiscais HP para Empresas. Por meio desta solução é possível automatizar todo o processo de entrada das notas fi scais, desde a captura dos documentos (com HP MFPs) até a distribuição para organização com integração ao SAP das empresas usuárias. O processamento deve-se ao software ReadSoft, Document for Invoices e seus mó-dulos, o que permitiu o desenvolvimento da nova ferramenta. Segundo Thomaz Ancieta, diretor da Readsoft está é mais um exemplo da fl exibilidade e tecnologia dos produtos Readsoft

Técnica realizaprojeto na Nextel

Recentemente, a Técni-ca, empresa expert na gestão de documentos e sistemas de racionalização de arquivos, fi -nalizou um projeto de gestão documental no departamento jurídico da Nextel, empresa de telecomunicações com soluções corporativas. Com início em fe-vereiro de 2008, o trabalho en-globou o treinamento da equipe operacional que envia e solicita documentos ao arquivo, realiza-do nas unidades da Nextel em São Paulo e no Rio de Janeiro, e a racionalização das centrais de arquivos nos dois escritórios. Neste projeto, foram mapeadas aproximada-mente 1500 pastas em São Paulo, com cerca de 10% dos volumes enviados para guarda externa. Já no Rio de Janeiro, foram mapeadas cerca de 1400 pastas, com 8% do volume enviado para guarda. “Estamos muito satisfeitos com o trabalho realizado pela Técnica e esperamos adequar ainda mais a nossa central de documentação com a atualização do software Tecstar Plus+”, conta Guilherme. A Nextel armazena documentos inativos junto a uma empresa de guarda de documentos, e as duas unidades optaram por não descartar nada no momento. Com esta racionalização, tanto São Paulo como Rio de Janeiro ganharam espaço interno na empresa.

Para Suely Dias dos Santos, diretora executiva da Técnica, este foi um projeto muito importante, principalmente por se tratar da área crítica para a empresa contratante.

South Consulting fornece solução para Bebidas Ipiranga

A Companhia Ipiranga, produtora e comercializadora de diferentes tipos de bebidas, como cervejas, águas, sucos e chás e toda a linha de produtos Coca-Cola, passou a integrar o roll de usuários dos produtos da South Consulting, com a solução sign@ture NF-e . Atualmente a Bebidas Ipiranga atende mais de 300 cidades do Estado de São Paulo e do Sul de Minas Gerais, e tem um faturamento na casa dos R$ 700 milhões ao ano. Para atender as exigências legais, passou a emitir a NF-e através do solução que foi implantada na modalidade In-House, ou seja, todo o software foi instalado nos servidores do cliente, adquirindo as licenças de uso e os serviços anuais de manutenção e suporte. Para efetuar a implementação e integração da solução, as equipes de ambas as companhias que trabalharam em conjunto envolvendo à área Fiscal e Tecnológica, alem do staff técnico da South Consulting,

Third cria nova unidade Seguindo uma tendência mundial, a Third IT Solutions acaba de implemen-

tar uma nova célula voltada para a prestação de serviços de PMO (Projetc Offi ce Management). Neste contexto, as principais atribuições serão disciplinar o geren-ciamento de projetos nos departamentos de TI das corporações e ajudar os CIOs, fornecendo a estrutura necessária para padronizar as práticas de elaboração de projetos, bem como determinar as metodologias de processos repetitivos. Em síntese, o PMO é uma unidade organizacional que tem por objetivo conduzir, planejar, organizar, controlar e fi nalizar todas atividades relacionadas a projeto.

Calendário Cenadem 2009“A programação técnica básica dos eventos do Cenadem para o próximo

ano procurou contemplar diferentes assuntos e novas disciplinas ao lado dos programas ministrados normalmente com as necessárias atualizações”, anunciou Antonio Paulo de Andrade e Silva, diretor da entidade, sobre a grade de eventos para o próximo ano. Dando continuidade a sua extensa programação de cursos e eventos, o Cenadem destaca seus congressos regionais como: GED Brasília que acontece entre os dias 27 e 28 de Maio, no Distrito Federal; o GED Nordeste de 28 a 29 de julho, em Salvador e a INFOIMAGEM 2009 - Congresso e Feira sobre ECM – Enterprise Content Management e GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos que acontecerá de 7 a 8 outubro, em São Paulo. Para os interessados a programação completa e detalhada dos cursos e congressos estará disponível no site www.cenadem.com.br e para mais informações através dos telefones (11) 3081-9829 / 3081-1612 e pelo e-mail: [email protected]

Celso Comissoli da HP e Thomaz Ancieta da readsoft

Suely Santos da Técnica

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Joseti Capusso

Há 18 anos no mercado nacional, o Grupo Tecmach, composto pelas em-presas, Tecmach, GedPrint e Supricoph, especializadas em outsourcing de impres-são e gestão de documentos corporativos, acaba de realizar a fusão das companhias numa única marca: Tecmach.

A história do grupo começou no setor de cópias e impressão onde foi pioneira na introdução do conceito de “ outsourcing de impressão” para o mer-cado corporativo, sendo responsável pela implantação de grandes projetos em clientes como Honda Motors, Hos-pital HCor, Grupo Júlio Simões, Medial Saúde, entre outros, utilizando tecnolo-gia de seus parceiros: Lexmark, Samsung e Gestetner.

Com o rápido crescimento do setor de TI e a conseqüen-te transformação dos processos de trabalho nas empresas, o grupo vem se reestruturando e ampliando sua oferta de ser-viços, seguindo a tendência da união dos setores de impres-são e de gestão de documentos e processos de negócios.

Conforme explica Álvaro Silva, Gerente Geral do Gru-po, “ As empresas hoje, estão em busca de parceiros com alto nível de especialização e bastante capacitados para assumir a gestão dos processos que são suporte a seus negócios e, que sejam capazes de gerar soluções com uma visão mais integrada de todo o contexto de suas atividades, seja na implantação apenas de serviços de outsourcing de impressão ou seja ofertando soluções mais complexas de ECM. Neste contexto, estamos preparando o grupo Tecma-ch para esta atual demanda do mercado”.

Para Anderson Conesa, que com seu irmão Wilson Conesa, passou a assumir a função de Sócio Conselheiro do Grupo, a fase atual teve início com a aquisição da em-presa Certant, especializada na implantação de projetos de IAM - Identity & Acess Management e ECM - Enter-prise Content Management, com soluções Oracle, SUN e

SAP, que culminou com a contratação de Àlvaro Silva para assumir a Gerencia Geral das empresas.

“Trouxemos também o Edson Torres, ex-IBM e Oracle, que assume a Direção Comercial, com a responsabilidade de implementar os planos de expansão do grupo e Rogério Barbezan, ex-BSP, Siciliano e Díveo Telecom, que passa a responder pelo departamento financeiro do Grupo”, co-menta Anderson Conessa.

“ Vamos continuar com foco no aprimoramento dos processos de governança de nossas empresas, agora sob a marca Tecmach, visando atingir uma gestão mais eficiente e que se traduza em benefícios claros para nos-sos clientes”, ressalta. Segundo Wilson Conesa, “ Estas eram decisões necessárias para o crescimento de nosso grupo, que tem atuação nacional e conta com cerca de 300 colaboradores e mais de 500 clientes em todo o Brasil”, e acrescenta, “para continuar competitivo no mercado de hoje, é necessário a permanente atualização nas tecnologias e ferramentas de gestão e no preparo constante das equipes”.

Uma nova identidade visual da marca Tecmach, regis-tra e consolida está nova etapa do grupo.

Grupo Tecmach desenvolve planejamento estratégico com união de marcas.

Nova empresa especializada em BPMOs reconhecidos especialistas Mauricio Ferreira e

Tadeu Cruz são os responsáveis pela mais recente em-presa do mercado especializada em BPM. A AMOP já nasce com uma vasta experiência em análise, mapea-mento, modelagem, organização, implantação, geren-

ciamento e melhoria de processos de negócio, incluindo preparação para certificações de qualquer natureza. Outro produto diferenciado da AMOP é a Gestão Docu-mental, realizada com base na reconhecida e largamen-te adotada metodologia DOMP.

Edson Torres, Wilson Conessa, Anderson Conessa e Alvaro Silva da Tecmach.

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GuSTAVo roXo vice-presidente de Meios de Pagamento do Banco

Real, assume a função de diretor setorial de Tecnologia da Federação Brasi-

leira de Bancos (Febraban). O executivo também passa a dar continuidade ao

processo de organização do Ciab Febraban.

BriAn FoSTEr foi anunciado como vice-presidente sênior de Geren-

ciamento Global de Produto McAfeAe, sendo responsável por coordenar

as funções do gerenciamento global de produto da companhia. Foster

responde diretamente ao CTO e vice-presidente executivo da McAfee,

CHriSToPHEr Bolin

VASni dE oliVEirA Junior assume a

função gestor para área de serviços da RM Siste-

mas Campinas, unidade regional da TOTVS - maior

empresa latino-americana de desenvolvimento e

comercialização de software de gestão empresarial

e CArloS SHiMizu assume na companhia

como novo gerente de projetos.

SérGio dArCY, economista, acaba de

assumir a presidência do Conselho de Administração da ATP. Dessa forma,

o Conselho de Administração passou a ter independência e condição de dar

ênfase aos aspectos de consolidação e diversifi cação das atividades prin-

cipais da empresa. FErnAndo FAGundES assume como Diretor o

executivo da área de Operações e Expansão, da empresa.

WAGnEr TAdEu assume o cargo de diretor geral da Symantec no Brasil.

O executivo, que atuava como diretor comercial da empresa no país desde

2003 assume a posição anteriormente

ocupada por SérGio BASílio.

JoSé CArloS duArTE assu-

me o cargo de CTO (Chief Technolo-

gist Officer) e FáBio GAndour

foi nomeado Cientista Chefe da IBM

Brasil. As mudanças fazem parte da

estratégia da IBM de proporcionar

crescimento dos negócios em um

ambiente globalmente integrado,

disseminando a tecnologia e a pesquisa científica, elementos essen-

ciais para a criação de novas oportunidades baseadas em inovação.

rodriGo oTEro reforça a equipe de Delivery da CPM Braxis. O

executivo atuará como líder da área de Talent Management, que cuidará do

desenvolvimento de carreira dentro da companhia

EdélCio SAMBrAno GArCiA foi contratado pela Benner Sistemas

para conduzir a reestruturação da Unidade de Comércio e Serviços

Divu

lgaç

ão

Docpath fi rma-se como provedora de softwarede documentos

Em atividade desde 1992, a DocPath é uma multinacional espanhola especializada no desenvolvimento de software para documentos eletrônicos e impressos, que possui fi liais no Bra-sil e nos Estados Unidos e projeta para este ano um faturamento de 6 milhões de euros. Suas so-luções atualmente cobrem o ciclo de vida com-pleto de um documento, como seu desenho e geração a partir de dados variáveis até a sua dis-tribuição, apresentação, arquivamento, gestão e recuperação em banco de dados. Também possui ferramentas de captura, identifi cação e digitali-zação de documentos em papel.

A organização de origem espanhola é presi-dida por Julio Olivares, e está presente em mais de 50 mil instações em todo o mundo. Entre seus mais de 400 clientes, estão grandes marcas

como Grupo Santander, Danone, Carrefour, HSBC, Danone, entre outros.“A América do Sul possui um grande mercado, com clientes em potencial.

Nada melhor que atuarmos no Brasil para alcançarmos nossos objetivos no conti-nente”, enfatiza o presidente. O gerente de negócios da DocPath no país, Rubens de Souza, completa: “Estamos em crescimento contínuo, pois as empresas preci-sam de um serviço rápido e efi ciente para a produção de seus documentos, e as soluções eletrônicas são muito mais viáveis”.

A empresa tem produzido softwares que possibilitam aos clientes, inclusive, se adequarem às mudanças legislativas, oferecendo soluções como o DocPath Designer, capaz de tornar mais simples e rápida a adaptação às mudanças esta-belecidas na Lei 11.785/08 -Código de Defesa do Consumidor, que redefi niu para 12 o tamanho mínimo da fonte em contratos de adesão e demandará grande mobilização de esforços e recursos das organizações que tiverem de refazer boa parte de seus documentos.

Entre os planos da organização, está a expansão de seus negócios no Brasil, através da concretização de novas parcerias em todos os estados do país, que representa um quarto dos 20% de crescimento que a empresa teve este ano, em relação a 2007.

Acesso Digital ampliamercado no Nordeste

A Acesso Digital participou do 21º EESCON, evento na área contábil, no realizado na região Nordeste do Brasil, apresentou o SAFE-DOC. Na avaliação de Diego Martins, Diretor Comercial da Acesso Digital, a participação da empresa é essencial para difundir a solução que está alinhada com o impacto do Sped e da Nota Fiscal Eletrônica na rotina das empresas.

Julio olivares da docupath

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MárCio VidAl é o novo diretor

comercial para Canais de Distribuição e

Varejo da Xerox do Brasil. O executivo

irá responder a YorAM lEVA-non, diretor executivo das unidades

de produção de alto volume e produtos

para escritório (PSG e Office). Com 20

anos de experiência em Vendas e Ma-

rketing, o executivo atuou nos últimos

10 anos em empresas multinacionais

de tecnologia, como LG e Lexmark.

FrAnCiSCo MolTEdo é o novo

diretor de Canais e Alianças da Sun

Microsystems, Na mesma empresa MAr-CoS Arino assume a diretoria da

Prática de Serviços no Brasil, MAuríCio MArToS responderá pela gerência de

Parcerias para a Prática de Serviços na

América Latina da e MAuríCio lEAl

irá gerenciar os Programas Sun Developer

Network na região e Bruno SouzA é

o novo diretor mundial para Comunidades

OpenSource.

FrAnçoiS dESlAndES passou a exercer o cargo de diretor finan-

ceiro da SAGE XRT, desenvolvedora de software para gestão de tesouraria

franco-britância. Deslandes trabalhou na rede de livrarias FNAC, por

quatro anos, e na Sermo do Brasil, entre outras.

rEinAldo PErEirA assumiu o cargo de Analista Programador

Júnior da Automidia e passa a atuar no Desenvolvimento da versão 5.0

do software de Service Desk Automidia e dar suporte nas versões já

existentes. Para oferecer Treinamento de Usuário no Cliente e Suporte

iInterno, assume luiz FErnAndo GonçAlVES, que chega

como Analista de Suporte. Já FrAnCiSCo dE ASSiS MAr-CElino, que foi contratado como Analista de Suporte Pleno, terá o

objetivo de dar assistência técnica sobre as ferramentas da Automidia

aos clientes da empresa.

roGério BArBEzAn

é o novo CFO da Tecmach.

Formado pelo Mackenzie e

pós-graduado pela USP em

Administração Financeira,

passou por importantes em-

presas como: BSP; Siciliano e

Diveo entre outras.

Divulgação

Interfile fecha parceria com o Portal de Documentos

A Interfile, empresa guarda de docuemntos e BPO – Business Pro-cess Outsourcing , firmou parceria estratégica com o Portal de Documentos, empresa especializada na gestão integral da informação e processos de cobrança, para oferecer um sistema de gestão integrada de serviços de recuperação de crédito, com a geração da notificação de cobrança e forma-ção de kits de ajuizamento, a partir de documentos eletrônicos, com valor probante e eficácia jurídica. Esta ferramenta atende todas as demandas de publicações dos documentos e informações de cobranças, integrando diversos canais como Call Center, web, e-mail, SMS, telegramas, mobile solutions, entre outros, reduzindo significativamente o tempo dos procedi-mentos de cobrança. Atualmente o prazo de formação do dossiê de ajuiza-mento (juntada da Certidão da notificação extrajudicial, contrato e demais documentos necessários), leva em média, 150 dias e com esta parceria e solução do Portal de Documentos, acontecerá em até cinco dias, reduzindo os custos dos clientes em até 70%.

Outra grande inovação que o Portal traz também para o mercado é a Notificação Extrajudicial enviada por e-mail registrado, produzindo um recibo de entrega e abertura da mensagem, utilizado para o ajuizamento, caso seja necessário, que reduzirá ainda mais o prazo e principalmente o custo do processo.

Fast Scan recebe certificação da Microtek

A Microtek, um dos maio-res fabricantes de scanners do mundo, organizou em sua fábrica em Shanghai na Chi-na a Conferência Global de Distribuidores 2008, entre 16 e 18 de Outubro. Nesta opor-tunidade, foram apresenta-dos novos produtos para as áreas de Document Imaging e a maior novidade para a área Médica, o produto Medi6000, um sistema que permite a digitalização de radiografias e tomografias nas dimensões até 305 x 406 mm, com precisão e rapidez, a ser lançado comer-cialmente no Brasil no 1o. semestre de 2009, além de discussões técnicas, cases e workshops. O Brasil foi representado pela Fast Scan, Distribuidor Oficial no Brasil, que nesta oportunidade recebeu o título de “Best Part-ner” para a América do Sul. O título foi recebido das mãos do Sr. Philip Hsiao, Account Manager para América Latina, pelo Diretor Executivo da Fast Scan, Rodrigo Rossoni Ribeiro, durante o evento.

rodrigo ribeiro da Fast Scan

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DOCUMENTOS FÍSICOS

O Conarq supre o mercado com as orientações necessárias e as universidades com arquivistas capacitados. Cabe agora às empresas

arregaçar as mangas e adotar as boas práticas da gestão arquivística.

Parece paradoxal, mas nestes tempos de in-ternet de alto desempenho a gestão de do-cumentos físicos tem demandado atenção

redobrada no âmbito de muitas empresas públicas e privadas. Isso porque, longe de reduzir o consumo de papel nos escritórios, o advento da Web e de novas tecnologias multiplicou signifi cativamente o volume de textos impressos nas empresas – em-bora o armazenamento eletrônico também tenha crescido de forma exponencial.

De fato, já nos primeiros anos de sua existência a versão amigável da rede mundial e a populariza-ção do e-mail aumentaram em 40% o consumo de papel nas organizações, segundo pesquisa norte-americana que resultou no livro The Myth of the Paperless Offi ce (O Mito do Escritório Sem Papel),

publicado em 2002. Inúmeros outros levantamen-tos ao redor do mundo indicam que os registros impressos crescem na mesma proporção do au-mento do volume de informações disponibilizadas pela tecnologia.

No Brasil, não há muitas estatísticas específi -cas, mas os dados anuais da Associação Brasileira de Celulose e Papel (Bracelpa) dão uma pista de que, por aqui, o consumo nas empresas manterá a curva de crescimento que vem experimentando nos últimos anos. De acordo com a Bracelpa, o consu-mo aparente de papel para imprimir e escrever au-mentou de 1,7 milhão de toneladas em 2003 para 2,1 milhões de toneladas em 2007, com projeção de crescimento em 2008, acompanhando o cres-cimento esperado para a produção total de papel

no País. O consumo per capita desse tipo de papel passou de 9,6 quilos por ano em 2003 para 11,5 quilos por ano em 2007, um salto de quase 20% em quatro anos.

Mas no âmbito das empresas, nem é preciso se valer de pesquisas para constatar o aumento expressivo de documentos físicos produzidos dia-riamente, exigindo esforço substancial em termos de armazenamento e gestão arquivística. No Poder Judiciário do Rio de Janeiro, por exemplo, há 150 quilômetros de papel distribuídos em seus três depósitos estaduais, enquanto que no Judiciário Federal, que contém todos os arquivos produzidos pelos Tribunais Superiores, a papelada já deve ter superado um milhão de quilômetros, segundo o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).

É tempo de profi ssionalizar

a gestão da papelada

Por Ana Lúcia Moura Fé

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“O Poder Judiciário é o responsável pelo maior volume de produção documental do Brasil, e um dos nossos grandes desafios hoje é elaborar dire-trizes agressivas voltadas para boa gestão e preser-vação desse acervo”, diz o diretor-geral do Arquivo Nacional e presidente do Conarq, Jaime Antunes.

Vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República, o Conarq é a entida-de máxima de arquivos no País e a referência para qualquer empresa, pública ou privada, que deseja avançar na gestão de documentos, desde o nasce-douro até a sua destinação final, que poderá ser o arquivamento, a digitalização, a microfilmagem ou a destruição.

Criado pela Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991 – também conhecida como Lei de Arquivos – e ins-

talado em 1994, o Conarq define toda a política nacional de arquivos públicos e privados e provê orientação normativa para gestão ou proteção de documentos de arquivo. “Antes, os documentos eram avaliados ao sabor dos interesses e da cabeça de cada administrador. Não havia uma regra, em-bora a Constituição de 1988 já trouxesse princípios fundamentais, relacionados com direito do cida-dão à informação, à importância da preservação, ao resguardo da intimidade das pessoas etc”, diz Antunes, que assumiu a diretoria-geral do Arquivo Nacional em 1992 – cargo que, por lei, acumula a presidência do Conarq.

Antunes explica que, no seu início, o órgão pôde se valer de uma série de estudos desenvol-vidos na década de 80 pelo Arquivo Nacional,

que tinham gerado diagnósticos sobre situação e funcionamento dos arquivos públicos do país. “De 1994 para cá, o Conarq aprovou um volume expressivo de normas para orientação da adminis-tração pública, centrando suas baterias na gestão documental”, diz o presidente, ressaltando que toda a produção emanada da entidade é colocada em seu site, à disposição das empresas públicas e privadas, como o manual e-ARQ Brasil, um modelo de produção, tramitação e arquivamento de docu-mentos digitais.

Outros instrumentos disponibilizados pelo órgão, considerados essenciais para a gestão de documentos, são o “Código de classificação de do-cumentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio” e a “Tabela básica de temporali-

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DOCUMENTOS FÍSICOS

dade e destinação de documentos de arquivo rela-tivos às atividades-meio da administração pública”, além de normas e procedimentos para segurança de arquivos e para orientar a construção e adequa-ção de prédios de arquivos, entre outros.

“Uma quantidade grande de textos vem sendo discutida nas câmaras técnicas e setoriais focadas em documentos temáticos, sejam jurídicos, mé-dicos, municipais, e estaduais, entre outros. Isso tem enriquecido o Brasil de normas que estão em sintonia quase online com o desenvolvimento de normas internacionais”, diz Antunes, que destaca ainda a intensa relação do Brasil com outras na-ções com o objetivo de estreitar laços de coope-ração e se modernizar nessa área. “O Brasil tem uma articulação muito forte com a associação que congrega arquivos da América Latina e do Caribe de língua espanhola. Também apoiamos países afri-canos de língua portuguesa e participamos do pro-grama de apoio ao desenvolvimento de arquivos ibero-americanos desenvolvido pela Agência Es-panhola de Cooperação Internacional, entre outras parcerias”, diz, informando, ainda, que o Conarq prepara para breve o lançamento de uma grande rede online de cooperação que deverá aproximar, via Internet, acervos históricos do país e de várias nações vizinhas.

Apesar dos avanços na modernização dos arquivos públicos – principalmente no âmbito do

Poder Executivo Federal – o Conarq ainda enfrenta grandes desafi os, sobretudo no terreno dos muni-cípios brasileiros, uma vez que a maioria deles nem sequer dispõe de arquivo público. “Esses municípios estão em franco desrespeito à lei geral de arquivos, que diz que o arquivo público só pode ser eliminado com autorização da instituição arquivística pública do seu âmbito. Se não há essa instituição, quem está autorizando a eliminação dos documentos?”, indaga o presidente.

O órgão deverá defl agrar campanha junto aos prefeitos que assumem o cargo em janeiro de 2009, para que os mesmos encaminhem ao Poder Legislativo propostas de criação de sistemas mu-nicipais de arquivo. “A gestão documental deve ser fruto de uma visão moderna. Deve levar a uma racionalização da produção que diminua a massa documental. A gestão de documentos arquivísticos deve inclusive ser colocada na pauta de quem dis-cute meio-ambiente, ecologia, porque se há racio-nalização da produção documental, há menos uso de papel e menos corte de árvores”, diz.

SEGUINDO A TRILHA PÚBLICAA legislação sobre arquivos não precisa obrigato-riamente ser seguida pelas empresas privadas – a menos que os documentos sejam declarados de in-teresse público e social. “Mas a parte privada pode utilizar as diretrizes do Conarq como referencial para organizar e administrar os seus documentos arquivísticos”, diz Anna Carla Mariz, diretora da Escola de Arquivologia da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (Unirio).

Anna ressalta a peculiaridade do documento arquivístico, que se diferencia daquele que é guar-dado em museus ou bibliotecas. O documento de arquivo é criado, produzido e inserido em função das atividades de uma determinada instituição, fa-mília ou mesmo pessoa física. “Como foi criado em função das atividades daquela instituição, esse do-cumento, embora eventualmente possa ter cópia, não é como um livro, que pode ter várias cópias em locais diferentes”, diz. A atividade arquivística, portanto, se aplica a arquivos de toda natureza, sejam médicos ou contábeis, sejam audiovisuais ou sonoros. “Não é o suporte que determina se o documento é de arquivo ou não, e sim a atividade”, diz Anna.

A gestão desses documentos é essencial, se-gundo especialistas como Anna, porque eles são instrumentos que auxiliam na tomada de decisão e na prestação de contas. Podem servir como garan-tia de direitos e até como fonte de provas e teste-munhos de ação. A sua gestão cobre um ciclo que vai da produção, tramitação, uso e avaliação para efeito de arquivamento ou eliminação.

Etapa essencial no processo de gestão, a ava-liação do documento é que irá defi nir, com base na teoria das idades, quanto tempo ele permane-cerá em um dos três seguintes arquivos: o corrente (onde fi cam os documentos que estão em trami-tação ou são objeto de consultas freqüentes), o arquivo intermediário (onde estão os documentos que não são mais de uso corrente, mas cumprem um prazo previsto de arquivamento antes de serem eliminados ou transferidos), e o arquivo permanen-

Divulgação

Ana Carla Mariz, do Unirio

7 PRINCIPAIS INSTRUMENTOS USADOS NA GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS1 Plano de classifi cação, codifi cado ou não,

baseado nas funções e atividades do órgão ou entidade

2 Tabela de temporalidade e destinação3 Manual de gestão arquivística de documentos4 Esquema de classifi cação referente à

segurança e ao acesso aos documentos5 Glossário6 Vocabulário controlado7 Tesouro

Fonte: e-ARQ Brasil/Conarq

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DOCUMENTOS FÍSICOS

te (destino fi nal dos documentos que não devem ser eliminados, seja por razão histórica, probatória ou informativa).

“Muitas vezes o documento nunca mais será utilizado, mas precisa fi car no arquivo intermediário apenas para cumprir um prazo legal, como é o caso do Imposto de Renda, que tem de fi car guardado por cinco anos. Depois disso, ele pode ser eliminado, sem passar pelo permanente”, exemplifi ca Anna.

A boa prática de gestão de documentos reza que esse processo deve ser orientado pela tabela de temporalidade e destinação dos documentos da empresa. É esse instrumento que defi ne tudo o que vai acontecer com um documento, antes mesmo de ele ser produzido. “Com base nessa tabela, sabe-se quanto tempo o documento vai fi car em cada arqui-vo, e se será microfi lmado, digitalizado ou eliminado. É como se fosse um mapa da produção documental de uma determinada instituição”, diz Anna.

O Conarq orienta que a tabela de temporali-dade e destinação deve contemplar as atividades-meio e as atividades-fi m de uma empresa, e que

tenha uma estrutura básica composta basicamente por: código de classifi cação identifi cador de classe (código de classifi cação de documentos), prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, desti-nação fi nal (eliminação ou guarda permanente) e observações necessárias à sua aplicação.

O código de classifi cação de documentos de arquivo serve tanto para agrupar documentos sob um mesmo tema quanto para facilitar tarefas de recuperação, avaliação seleção, eliminação, trans-ferência, recolhimento e acesso a esses documen-tos. Na sua tabela para atividades-meio da admi-nistração pública, o Conarq adotou o modelo de código de classifi cação decimal, ou seja, um código numérico com dez classes, divididas em subclasses, grupos e subgrupos. Mas há inúmeros métodos de ordenação e combinações diversas – letras, núme-ros ou até mesmo cores. “As empresas estão livres para escolher o método que lhes é mais adequado, pois cada arquivo tem suas necessidades específi -cas”, diz Anna.

Apesar do farto material de apoio do Conarq,

tabelas de temporalidade ainda são elementos re-lativamente raros nas empresas privadas. De acor-do com Anna, a tabela básica criada pelo Conselho para atividades-meio da administração pública tem impulsionado as mais diversas entidades as mais diversas, de universidades a órgãos gover-

namentais de defesa, a avançar e de-senvolver suas próprias tabelas para atividades-fi m. “Mas na área privada, a prática não é muito comum”. O que ocorre, segundo a especialista, é que as empresas acabam buscando algu-ma solução de última hora apenas quando se vêem diante de problemas ou prejuízos gerados pela não locali-zação de documentos. “Até chegarem a esse ponto crítico, elas acreditavam que sabiam lidar com arquivos”, diz a professora da Unirio.

Almir Veras, principal executivo da Mycroarq, empresa especializada em organização e racionalização de ar-quivos e gestão documental, e Daniel Beltran, vice-presidente da Associação dos Arquivistas do Estado Rio de Ja-neiro (AAERJ), compartilham a opinião de Anna. Mas destacam que cresce o número de empresas particulares que identifi cam na arquivologia um forte diferencial competitivo, a exemplo da Vale e da Fundação Getúlio Vargas, esta última uma das pioneiras na ges-tão documental no Brasil.

Segundo Veras, que tem entre os seus clientes corporações como Petro-bras, Banco Santander e Universidade

Divulgação

Daniel Beltran, da Enara

Item Documental Legislação Prazo de GuardaAcordo de horas trabalhadas CF de 05.10.88 art. 7°, & XXIX 05 anos

Ata de Assembléia Geral Ordinária e Extraordinária - Permanente

Auxilio Natalidade Reg. Previd. Social art. 225, $ 5° 10 anos

Balancete Lei 5172 art. 173 CTN 05 anos

Cartão de Ponto CF de 05.10.88 art. 7°, & XXIX 05 anos

Comprovante de Vale Transporte CF de 05.10.88 art. 7°, & XXIX 5 anos

Comunicado de Acidente do Trabalho NR – 7 de 29.12.1994 20 anos

Contrato Social e alterações - Permanente

Contrato de Trabalho Dec. Lei 5452 de 01.05.1942, art. 445 e 451/CLT 20 anos

DARF / Cofi ns Lei 8212 de 24.08.1991 art. 33 10 anos

DARF / IRPJ Lei 8212 de 24.08.1991 art. 46 10 anos

Extrato bancário Lei 5172 art. 173 CTN 05 anos

Livro Registro de Entrada Lei 5172 art. 173 CTN 05 anos

Livro Registro de Saída Lei 8212 de 24.08.1991 art. 46 10 anos

Movimento Contábil Lei 5172 art. 173 CTN 05 anos

Nota Fiscal de Saída Lei 8212 de 24.08.1991 art. 46 10 anos

PCMSO NR – 7 de 29.12.1994 20 anos

Prontuário Médico NR – 7 de 29.12.1994 20 anos

RAIS Reg. Previd. Social art. 225, $ 5° 10 anos

RPA – Recibo de Pagamento a Autônomo Lei 8212 de 24.08.1991 art. 45 30 anos

Taxa de fi scalização para funcionamento Lei 5172 art. 173 CTN 05 anos

Exemplo de Tabela de Temporalidade

Veja no site www.docmanagement.com.br outros exemplos de tabelas e a legislação completa.

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DOCUMENTOS FÍSICOS

Federal Fluminense, as empresas de uma forma geral estão mais interessadas no assunto, embora muitas esbarrem em obstáculos desanimadores. “Somos muito procurados por hospitais particula-res. É um segmento com documentação mal con-servada, e sem pessoal capacitado, e que tem de guardar papéis por até 20 anos, sem autorização para digitalização ou microfi lmagem, porque uma Resolução do Conselho Federal de Medicina não permite”, conta o executivo. “É uma situação que requer uma atitude das empresas, independen-temente de mudança na Resolução, porque não adianta organizar a papelada se ela continua sujei-ta a sinistros, sem backup”, diz ele.

Em sua experiência de mais de 30 anos na área, o executivo da Mycroarq aponta como falha comum nas empresas que iniciam a organização de sua documentação uma tendência a buscar a digitalização de tudo o que for possível. “Isso é um erro, porque ela pode estar pagando para digitali-zar lixo”, alerta Veras, assinalando a importância do planejamento e da tabela de temporalidade.

Segundo Veras, a empresa deve montar uma equipe que ele denomina Comissão de Avaliação, ou Comissão de Seleção de Documento. “A composição desse time é crucial. Deve contar com arquivista, gente da área jurídica e do setor que está sendo analisado. Porque a maioria dos documentos de uma empresa particular é gerada por ela mesma, ou seja,

e-mails, relatórios etc. Não existe legislação para orientar sobre a guarda desse tipo de documento, então ela terá de tomar decisões sozinha, com base no seu negócio e nos seus processos ”, diz Veras.

Apesar do grande número de tecnologias que podem ser usadas individualmente e em conjunto na gestão de documentos, o executivo da Mycroarq acredita que a grande sigla nessa área ainda é o GED (Gerenciamento Eletrôni-co de Documentos). Como dica às empresas, ele sugere que se utilize a microfi lmagem para guardar os documentos em arquivo permanen-te, e os digitalize para consultá-los no dia-a-dia. “Sai um pouco mais dispendioso, mas aumenta a segurança e atende aos requisitos legais, uma vez que há legislação para a microfi lmagem, mas não para a digitalização”, explica.

Beltran, vice-presidente da AAERJ, destaca o fato de que o avanço das metodologias de gestão em documentos nas empresas públicas, garantindo mais agilidade, efi ciência e transparência aos servi-ços prestados, tem ampliado fortemente o mercado de trabalho para arquivistas, um profi ssional ainda escasso, mas que tem aumentando em progressão geométrica no País. “De 97 para cá, os cursos de graduação em arquivologia quadruplicaram, de 4 para 16”, informa o executivo.

Essas universidades colocam em média 600 profissionais por ano no mercado, um número considerado insuficiente para a demanda. In-formações da Unirio revelam a dificuldade das empresas conseguirem a indicação de estagi-ários disponíveis, uma vez que praticamente todos os alunos conseguem rápida colocação com bolsas que variam de R$500 a R$1.8 mil. Segundo os especialistas, a demanda por pro-fissionais formados ainda se origina mais no setor público, que tem feito inúmeros concur-sos, mas tem crescido nas empresas privadas a consciência de que é importante contar com profissionais especialistas em arquivos na equi-pe multidisciplinar encarregada de projetos de gestão documental. “A velocidade da geração de informações e de documentos aumentou ex-pressivamente a complexidade dessa atividade, tornando praticamente impossível a sua reali-zação por leigos”, diz Beltran.

São os arquivistas que inserem nas empresas o estado-da-arte da arquivologia e os conceitos e princípios básicos que embasam as atividades de organização de documentos, como, por exem-plo, o conceito da classifi cação, a teoria das três

idades e o princípio da proveniência (princípio básico da arquivologia segundo o qual um ar-quivo de uma entidade não deve ser misturado aos de outras entidades), entre outros. Com uma formação de caráter originalmente mais técnico, o arquivista que sai hoje dos principais cursos da área traz uma capacitação mais crítica e volta-da para a pesquisa, fruto de uma reformulação curricular encetada há alguns anos com vistas a adequar a profi ssão às demandas da atualidade. De acordo com Beltran, é fator crítico de sucesso para esse profi ssional buscar se atualizar sobre novas tecnologias que auxiliam a gestão docu-mental. “Independentemente de o documento ser eletrônico ou não, o mercado não busca soluções que não passem por tecnologia. Cabe ao arquivista buscar capacitação e permanecer antenado com as melhores práticas, para não ser substituído por quem se adapta melhor ao con-texto”, alerta

Ano ProduçãoConsumo aparente

1999 2.067 1.510

2001 2.152 1.691

2003 2.319 1.703

2005 2.481 1.782

2007 2.575 2.113

Produção econsumo de papel

para imprimir eescrever no Brasil

(Em 1000 toneladas)

Fonte: Bracelpa

Divu

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Jaime Antunes, do Conarq

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Empresas profi ssionalizam a guarda de informaçõese gestão de documentos em papel

Tão importante quanto o gerenciamento de arquivos digitais, a necessidade de ges-tão de documentos físicos em papel cresce

na mesma medida em que se desfaz a aspiração futurista de um sem número de executivos, que ainda sonham com o predomínio dos escritórios do tipo paperless (sem papel). A realidade, no en-tanto, mostra que o consumo de papel no mundo corporativo ainda é expressivo e sem sinal de que irá desaparecer algum dia, ou mesmo decrescer em um futuro próximo. Com efeito, o consumo mundial de papel cresceu mais de seis vezes desde a metade do século XX, segundo dados do Worldwatch Ins-titute. A entidade também estima que, em alguns países como nos Estados Unidos, o consumo per capita de papel pode chegar a mais de 300 kg por ano, contra 40 kg/per capita no Brasil.

Diante desse fato, o que fazer com as mon-tanhas de papel que se multiplicam a cada dia tornou-se um dos principais dilemas no ambiente empresarial, em todo o mundo. O arquivamento de tudo, sem planejamento, ou o expurgo indiscrimi-nado não confi guram solução, uma vez que esses papéis carregam importância em graus variados para a empresa. Mas a verdade é que, embora seja

expressiva a quantidade de documentos que de-vem ser guardados – por exigência dos processos internos do negócio ou por determinação legal –, um volume também expressivo de papelada inútil tem consumido recursos fi nanceiros e humanos das companhias, por inexistência de uma boa estraté-gia de gestão.

Uma saída encontrada por muitas empresas tem sido o outsourcing de gerenciamento e guar-da documental. Em geral, a companhia que aposta nesta tendência o faz após perceber que se encon-tra em uma encruzilhada: ou investe na terceiriza-ção ou permanece destinando um número sempre maior de funcionários dedicados a essa atividade, sendo, por vezes, forçada a contratar especialistas, e desviar o foco do seu negócio principal, além de reservar espaços físicos sempre mais extensos para armazenamento em suas próprias instalações – o que pode signifi car despesas eventualmente inviá-veis, dependendo do preço do metro quadrado da região em que o negócio está localizado.

No Brasil, as empresas contam com um bom número de grandes players nativos e globalizados, referenciados internacionalmente na terceirização de gestão de documentos, segundo informa o

presidente da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), Luiz Alfredo Santoyo. Para o executivo, a “era dos guar-dadores de papel” já acabou. “Hoje, esses gestores possuem uma visão mais atual do mercado, suas necessidades e sua real fi nalidade, que é cuidar do gerenciamento dos documentos desde sua criação até sua destinação fi nal”, conceitua.

Segundo Santoyo, foi essa mudança de postu-ra, ocorrida nos últimos anos, que permitiu a forma-ção da própria associação, que consiste de um fó-rum permanente de debates de idéias e tendências do setor, na mesma linha da Prism International (Professional Records & Information Services Ma-nagement), entidade internacional à qual a ABGD é associada. A meta da ABGD é, posteriormente, seguir a mesma trilha da entidade americana, que está um passo à frente, acumulando funções de regulamentação do setor nos Estados Unidos. “Es-peramos em breve também poder contribuir neste sentido”, diz Santoyo.

O presidente da ABGD acredita que as empre-sas prestadoras de serviços estão presentes no coti-diano corporativo de forma permanente, desenhan-do soluções documentais específi cas, talhadas para

Guarda dedocumentos:

um universoem expansão

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as necessidades e requisições de cada negócio. “O cliente descreve a necessidade e as empresas espe-cializadas fornecem o que elas precisam”, resume, acrescentando que o Brasil se tornou referência mundial em processos de DMS – Document Ma-nagement Systems – ou BPO – Business Process Outsourcing. “Estamos lado a lado com países que são referência no mundo, como Austrália, Índia e Vietnã, que se destacam pelas boas práticas imple-mentadas e pela tecnologia desenvolvida para os clientes”, ressalta.

Uma barreira às boas práticas de gestão, na análise de Santoyo, ocorre no âmbito da legislação. “Ainda há no Brasil uma dificuldade em se definir uma política para esta área, uma vez que o Co-narq regulamenta apenas os documentos legais, e não as empresas privadas”, afirma. Nessa área, a ABGD estaria assumindo a finalidade de suprir a lacuna e prestar orientações aos empresários no que concerne a gestão documental. “Um exemplo

disso seria a criação, pela ABGD, de uma tabela de temporalidade que pudesse servir de base para uso do mercado’, diz.

A associação também se empenha em divulgar boas práticas para o setor envolvendo, inclusive, atividades relativas a expurgo seguro de documen-tos. “Nos Estados Unidos, há caminhões fragmen-tadores que já funcionam durante o transporte do material para as empresas especializadas. Aqui, há necessidade de investimentos tecnológicos nessa área, que deverá crescer nos próximos anos, diante da necessidade crescente de eliminação não ape-nas do papel, mas também de destruição das in-formações nele contidas.”, diz Santoyo, lembrando que HDs, DVDs, CDs, fitas e microfilmes também são meios físicos e, como tal, contêm informações estratégicas das empresas. “No momento de sua destruição, essas mídias devem ser tratadas com os mesmos sistemas criteriosos usados no período em que estiveram custodiados”, ensina o presidente

da ABGD. Além de orientações e informações, a entidade provê Selo de Qualidade para empre-sas fornecedoras de serviços, e também capacita mão-de-obra para o segmento.

O desafiO dO fluxOaceleradO de infOrmaçõesO crescimento explosivo do fluxo de informações é um grande desafio para o setor, segundo André Alckmin, diretor-presidente do Grupo Store. “O volume incontrolável de informações demanda atividades precisas para a gestão dos volumes e, principalmente, para a busca destas informações”, diz o executivo, para quem o grande modelo da gestão de informações da atualidade é o site de buscas Google. “Há ali um universo de informa-ções sem forma e sem estrutura. Organizar esta massa de informação é o grande desafio de todos os prestadores de serviço”, argumenta Alckimim.

Outro grande desafio das empresas, segun-do o diretor da Store, diz respeito à automação

do processo de classificação dos documentos, estruturados ou não estruturados, independente-mente do suporte utilizado, de forma a maximizar o processo de entrega da informação desejada pelo cliente. “Trata-se de desafio maior do que simples-mente aplicar a tecnologia disponível no mercado mundial”, diz ele, lembrando que hoje as empresas utilizam, para arquivamento e localização imediata de papéis, recursos como códigos de barras bidi-mensionais ou tridimensionais, cartões Smart ID e RFID, entre outros. “As empresas querem a in-formação, não importa se digital ou analógica. A classificação de todos os documentos, interferindo o mínimo possível na dinâmica de seus processos, garante a agilidade requerida pelo seu time de ne-gócios,” interpreta o diretor da Store.

Todos esses desafios de gestão documental integram a rotina de empresas de guarda que tra-balham com volumes gigantescos de documentos, e é o que as empurram atualmente para patamares

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maiores de automatização de processos de busca, por meio do uso de softwares desenvolvidos es-pecifi camente para o setor, inteligência artifi cial e muitos outros recursos tecnológicos sofi sticados, que incrementam a expertise no gerenciamento de massas críticas de informações.

Para João Carmona, diretor presidente da sub-sidiária brasileira da Recall International, o RFID, por exemplo, representou um avanço signifi cativo no uso de dispositivos tecnológicos, permitindo às empresas uma auditoria de grandes volumes com um nível de exatidão impossível de ocorrer em pro-cessos manuais. “Caixas ou documentos podem ser acessados entre grandes volumes, com ganhos de tempo antes não previsíveis”, ressalta, informando que a própria Recall no Brasil usa o RFID para busca de documentos custodiados.

“O grande apelo do RFID é a agilidade e a rastreabilidade não somente dentro da empresa de guarda, mas desde sua retirada no cliente até seu destino fi nal, seja ele a guarda defi nitiva ou dinâmica, sua conversão em documento digital ou sua destruição”, pondera Carmona. Ele explica que esta tecnologia permite o acompanhamento online de todo o trajeto do documento, o que aumenta a confi abilidade oferecida ao cliente. “A confi abilida-de, juntamente com a rastreabilidade e a agilidade, formam o tripé essencial para a guarda segura de documentos”, diz.

O presidente a Recall Brasil ressalta que são várias as tecnologias – disponíveis ou prestes a serem lançadas – capazes de incrementar a rastre-abilidade de papéis. “Uma das tendências para o futuro, que já podemos identifi car, é o uso de tecno-logia celular, o que certamente irá tornar o acesso à informação mais seguro, rápido e preciso”, aposta.

mOdelOs, caracTerÍsTicas e TendÊncias dO mercadO de Guarda Identifi ca-se no mercado dois modelos principais de serviços de guarda de documentos: a guarda de cai-xas e a de documentos individuais. De acordo com Eduardo Coppola Gutierrez, diretor da Keepers, a tendência mais forte é a guarda de documentos. “A preparação é muito importante neste processo, requerendo o desenvolvimento de sistemas que garantam a gestão e a entrega dos serviços com segurança”, diz Gutierrez.

O diretor da Keepers lembra que o crescimen-to vertiginoso do setor impôs uma grande ênfase à qualidade e à adoção de tecnologias de ponta, com vistas a melhorias de gestão combinadas com redução de custos. “As empresas querem se livrar da montanha de papéis, mas não podem se dar ao luxo de ter gastos desnecessários. A regra agora é trocar custos por receitas”, diz ele. O benefício com a terceirização da guarda do acervo estaria, portan-to, na transformação do espaço antes ocupado por caixas de arquivo em centros geradores de receitas. “Além de ganhar novas áreas produtivas, a empre-

sa também ganha tempo para cuidar da atividade fi nal, e não do arquivo”, reforça Rodrigo Gutierrez.

O ciclo de vida dos documentos segue a te-oria das três idades, conceito de arquivologia, segundo o qual os documentos passam por três fases: corrente, intermediária e permanente. Para avaliar e encaixar cada papel em uma dessas fa-ses, as empresas contam com tabelas de tempora-lidade, que seguem normas legais, além de outras determinadas pelos próprios clientes que seguem tal teoria.

Para a especialista em organização de arquivos, Suely Dias dos Santos, diretora Técnica, empresa especializada na organização de arquivos corpora-tivos, a tabela de temporalidade é um item a parte. Segundo ela, as muitas empresas desconhecem os prazos indicados pela legislação e não descartam nada, ou simplesmente, nem aplicam a tabela ao seu legado documental.

“Os usuários devem estar atentos às tabelas que são atualizadas freqüentemente pelas entida-des governamentais e pelos institutos ligados as áreas fi scal, tributária entre outras”, reitera Suely Santos.

Mas ela credita ao desconhecimento e à re-sistência dos usuários à aplicação, deixando às empresas de custódia um grande problema. “ O usuário paga para guardar documentos que po-deriam ser descartados ou descartam o que deve-ria estar custodiado, difi cultando a efi ciência das empresas de guarda”, diz. Nesse 8 ou 80, quem

rodrigo e eduardo Gutierrez, da Keepers

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acaba perdendo é o usuário que não utiliza o conceito de gestão documental como estratégia de negócios e nem da aplicação da qualidade de informação que seus documentos detém.

Enquadrados em sua respectiva fase, os docu-mentos são gerenciados de acordo com o modelo de serviços de guarda adotado. “As empresas de guar-da possuem dois sistemas, um de gerenciamento das caixas e outro mais complexo de gerenciamento de documentos, utilizados para permitir a localização e resgate das informações. No meu entendimento, com este sistema as empresas conseguem atender as exigências dos clientes quanto aos prazos de guarda e determinação do expurgo dos documentos ou sua manutenção na custodia terceirizada”, expli-ca Sérgio Souza, diretor geral da Interfile.

De acordo com Souza, mesmo em se tratando de documento “vivo”, ou seja, muito requisitado dentro de uma companhia, a tendência no âmbi-to das empresas de guarda é reduzir ao máximo o manuseio do papel físico. “Por isso, estudam-se meios tecnológicos que permitem, simultaneamen- andré alckmin, do Grupostore

Joseti Capusso

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te, disponibilidade do documento com o mínimo de movimento do mesmo”, diz o executivo. Outra tendência no setor, segundo o diretor, consiste na

agregação de valor aos serviços e aos seus mo-delos de negócio das empresas de guarda, para não perder mercado. “Porque é preciso fi delizar os clientes mostrando as vantagens da guarda que o auxiliam no seu próprio negócio”, diz.

Souza está entre os que não acreditam que o documento físico irá desaparecer. “Mas o mundo dos documentos digitais tende a crescer, desde que tenham no Brasil o devido respaldo legal, fi cando para custódia somente o legado documental já existente nas empresas,” prevê.

Tendo em vista que a guarda e gestão de docu-mentos é uma atividade meio, caberia às empresas de guarda provar que a gestão terceirizada é mais efetiva, agrega valor à gestão da informação e traz inúmeras vantagens competitivas nas diversas ver-ticais de negócios. A opinião é de Geraldo Marques, diretor geral da Metrofi le. Segundo Marques, a ges-tão documental é atividade relativamente recente no mercado brasileiro, razão pela qual ainda não penetrou no segmento de pequenas e médias em-presas. “Muitas das estratégias de negócios hoje estão voltadas para este novo fi lão do mercado”, diz o executivo. Ele defende que, independente-mente da abertura de frentes de negócios ou do porte da empresa ou da clientela, é preciso garantir a redução dos riscos operacionais, seja no ambien-te que receberá os documentos físicos, seja no que se refere à distribuição estratégica dos pontos de

guarda. “Isso é fundamental para garantir a maior segurança possível aquele tipo de mídia”, diz.

Vale ressaltar que não são somente os docu-mentos em papel são considerados mídias analó-gicas, mas também diversas outras mídias físicas, como as fi tas Dat, microfi chas e microfi lmes. “Elas compõem todo um tipo de acervo a ser guardado, gerenciado e preservado, e que contêm informa-ções tão vitais quanto o papel”, lembra Paulo Sér-gio Carneiro, da P3 Image.

Carneiro informa que hoje as empresas inves-tem pesado na construção de salas-cofre seguras e com climatização especial para a custódia desse tipo de mídia. “Esta é outra área especial dentro dos serviços de guarda e gerenciamento de docu-mentos. Assim como o papel, essa mídia também pode ser transformada em documento digital para fácil resgate da informação”, explica.

Já para Antonio Carlos Freitas Spínola, diretor da Prado Chaves, uma característica do mercado que merece ser citada é a de rápido crescimento de empresas que atuam no setor, com destaque para as de pequeno porte. “As pequenas e médias pres-tadoras de serviços de guarda diferenciam-se das demais pela fl exibilidade e também pela costumiza-ção de serviços que oferecem”, argumenta. “Mas, independentemente de porte, as boas práticas são fundamentais para que os serviços sejam prestados com qualidade e segurança. Caso contrário, haverá

• Arquivos tipicamente ativos crescem 25% ao ano;

• Gestores gastam em média 4 semanas por ano buscando informações. O problema decorre de problemas de armazenamento ou desorganização dos arquivos;

• Funcionários perdem até 2 horas diárias procurando por documentos extraviados;

• 90% das informações, uma vez arquivadas, nunca são referenciadas novamente;

• 95% das referências relacionam-se a informações com menos de três anos de idade;

• No mínimo 60% das informações em empresas com gestão de dados podem ser removidos de seus setores, ou destruídos ao serem considerados obsoletos, ou transferidos para outros estabelecimentos de menor custo;

• A qualquer momento, entre 3% e 5% dos arquivos de uma organização são perdidos ou extraviados;

• O montante do custo de recriação de um documento é de u$ 180;

• Empresas comumente desarquivam de 2% a 7% de seus papéis e de seus dados eletrônicos;

• Usuários de computadores gastam 7,5% de seu tempo em um PC procurando por arquivos;

• 67% dos dados perdidos são diretamente relacionados com erros dos usuários, o que os torna 30 vezes mais vulneráveis a vírus, fator que lidera a causa da perda de dados;

• 30% de toda a papelada é inútil e poderia ser eliminada;

• 37% das fotocópias são desnecessários;

• Grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos.

O mundo do papel

a manutenção e o controle de arquivos representam um dos maiores gastos nas organizações. confi ra algumas estatísticas que refl etem o problema:

Geraldo marques, da metrofi le

Joseti Capusso

Fonte: ABGD/PRISM

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uma desvirtualização de tudo para o que vem sen-do trabalhado pelo mercado”, recomenda.

demanda crescenTeA demanda por terceirização, ou outsourcing, de serviços de guarda documental tem aumentado, segundo especialistas. Esta tem sido a solução encontrada por empresas de vários portes, que procuram parceiros que atendem a suas necessi-dades específi cas.

Paulo Pereira, diretor da PA arquivos, argu-menta que nesta época crise fanceira a ação do governo e das empresas é sempre em função de se rever os custos.

“Estas são ótimas oportunidades para as empresas de guarda, pois podemos oferecer serviços com preços competitivos”. Já para An-tonio Carlos Freitas Spínola, diretor da Prado Chaves, uma característica do mercado que merece ser citada é a de rápido crescimento de empresas que atuam no setor, com desta-que para as de pequeno porte. “As pequenas

e médias prestadoras de serviços de guarda diferenciam-se das demais pela flexibilidade e também pela costomização de serviços que ofe-recem”, argumenta. “Mas, independentemente de porte, as boas práticas são fundamentais para que os serviços sejam prestados com qua-lidade e segurança. Caso contrário, haverá uma desvirtualização de tudo para o que vem sendo trabalhado pelo mercado”, recomenda.

Opinião com a qual concorda também, Maurí-cio Gil, diretor da Archivum, empresa localizada no interior de São Paulo, na cidade de Campinas.

“O grande diferencial das empresas forne-cedores de serviços de guarda de pequeno e médio porte é exatamente poder atender aos clientes no que chamamos de serviços “taylor-made”, ou seja, podemos realizar serviços de acordo com a necessidade de cada cliente e é isso que o mercado está demandando hoje”, acrescenta Gil, que para proporcionar este ser-viço diferenciado sua empresa já alcançou a certificação ISO 9000/2001 sérgio souza, da interfi le

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É engraçado (ou trágico) que depois de tantos anos continue havendo tanta con-fusão sobre ferramentas de RM - Records

Management. Quando começamos a apresentar as funcionalidades típicas de uma solução deste tipo, normalmente a primeira observação é: “...então é um apontador de arquivos...”. Sim, não deixa de ser também um apontador de arquivos. Porém existe bem mais do que só aviões de car-reira no ar! Apontadores de arquivos já existiam na década de 80. Por exemplo, o PROFS – Siste-ma de automação de escritórios da IBM já tinha a capacidade de indexação de documentos físicos. Só que a complexidade é muito maior hoje. Uma das razões é a possibilidade de ter múltiplas re-presentações de um mesmo objeto. Por exemplo, um desenho de engenharia pode estar em um ar-quivo CAD e plotado em papel com a assinatura do projetista. E precisamos ser capazes de recupe-rar ambos. Achar um documento em uma caixa, indexada com código de barras ou com RFID é totalmente diferente do que achar um contrato em uma sequência de caixas escrito “Contratos 1995-2005”.

Outro grande diferencial de uma boa ferra-menta de RM é a implementação da gestão da temporalidade documental. Para tanto, preci-samos ser capazes de criar uma tabela de tipos documentais e uma tabela com a temporalidade de cada um destes. O sistema irá conferir perio-dicamente se a temporalidade de cada um dos documentos já expirou e neste caso gerará um relatório indicando ao gestor do arquivo quais po-dem ser migrados e/ou expurgados. O gestor do arquivo decidirá então o que pode e o que não pode ser migrado ou expurgado. Lembre-se que um documento pode ser associado a um processo judicial e com isto sua temporalidade muda.

Nesta questão da temporalidade podemos ter ainda uma segunda dimensão que é a temporali-dade ativa, intermediária e permanente. Cada vez mais são privilegiados os sistemas híbridos com uma conjugação de mídias onde se procura obter a melhor relação custo/benefício por megabyte

armazenado versus a usabilidade do documento. Utilidade menor = mídia mais barata, sem esque-cer o aspecto legal. E existe software que pode ajudar neste contexto – HSM – Hierarchical Stora-ge Management (vide Glossário).

O controle do empréstimo de documentos é outra funcionalidade desejada, já que normal-mente as áreas responsáveis pela gestão de in-formações não estruturadas acabam “emprestan-do” documentos físicos e, para não se perder o controle do acervo, precisam ter mecanismos de cobrança para assegurar a sua volta.

As trilhas de auditoria também são merece-doras de destaque, pois é através destas que se poder ter uma rastreabilidade total do que acon-teceu com uma informação não estruturada du-rante o seu ciclo de vida.

Para uma implementação de sucesso deverá existir uma TTD – Tabela de Temporalidade Docu-mental – consolidada e com os prazos de reten-ção validados pela área jurídica e pela auditoria. Normalmente a temporalidade prescricional refl e-te a legislação e a precaucional as melhores práti-cas da empresa e/ou exigências de “compliance”, como a SOX – Sarbanes-Oxley.

Neste ponto começa a fi car clara a importân-cia de um profi ssional com formação em Ciência da Informação – Biblioteconomia ou Arquivística, que normalmente é o responsável pela construção das TTDs e das políticas de gestão documental indicando as mídias mais adequadas ao ciclo de vida do documento.

Se levarmos em conta que o e-mail é um do-cumento, começamos a entender uma parte das funcionalidades de “E-mail management” em que deveríamos ter as preocupações acima aplicadas também.

Ou seja, gerenciar um arquivo corporativo hoje em dia pode ser feito de forma extrema-mente profi ssional, com suporte sistêmico. Aquele “apontador de arquivos” bípede que se tornava o “dono” do arquivo, pois somente ele sabia onde estava o documento (ou se ele já tinha sido ex-purgado), está com os dias contados. Bem como

aquelas “aventuras” de se achar um documento requerido pela Receita Federal em curto prazo para evitar uma multa expressiva, quando meia empresa fi cava semanas vasculhando caixas. Lem-bro com gáudio quando apareceu no Fantástico, da TV Globo, a senhora que cuida do templo de São Longuinho no interior de São Paulo, contando o dia em que apareceu um carrão importado com três senhores bem vestidos, dando muitos puli-nhos cada um... Garanto que a implementação de uma boa solução de RM é menos exaustiva!

É só um apontador de arquivos...

* Walter W. Koch é diretor da ImageWare.

Consultor internacional em gestão documental

e TI. Professor dos cursos de pós-gradução

da FESP e UNIP. Implementou alguns dos

maiores projetos do País. Ministra cursos em

diversos países da Europa, África e Oriente

Médio. Autor do livro Electronic Document

Management - Concepts and Technologies

publicado em Dubai em 2001.

[email protected]

Walter W. Koch, CDIA+, MIT, LIT, MsC*

Joseti Capusso

GESTÃO DO PAPEL

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Você já deve ter visto por aí o código ao lado no qual não se consegue ler ou ver nenhuma informação a olho nu. (Nesse

caso copiado da página principal da Wikipédia). Estes pequenos quadrados são conhecidos por QR Codes., que são tipos de codifi cações que retratam uma matriz-código ou um código de barras de duas dimensões. Foram criados pela empresa japonesa Denso-Wave em 1994. E talvez você esteja se per-guntando, como ainda não viu ou precisou utilizar um destes códigos?

Eles já estão presentes em algumas apli-cações como anúncios, cartazes promocionais, guias de turismo, campanhas publicitárias, revistas e jornais. A idéia principal deste tipo de codificação é permitir uma resposta rápida numa busca de conteúdo. Por isso são chama-dos de QR, correspondente a “Quick Respon-se”. Esta codificação foi criada inicialmente para rastrear peças de carros manufaturados mas já está ao alcance de todos que possuem um celular com câmera. Isto mesmo! A câmera do celular pode ser utilizada como um leitor do código. O usuário somente necessita possuir um software para realizar a leitura e decodifi-cação do QR Code em questão. Num exemplo prático, pode-se copiar de um cartaz afixado na rua, informações referentes àquele evento para serem usadas mais tarde.

As diferenças dos QRs para os códigos de barras comuns é que nestes guardam-se poucas informações e não possuem nenhum mecanis-mo de correção a não ser o dígito verificador. Os códigos QR possuem inúmeros níveis de cor-reção, pois apresentam elevada capacidade de gravação de códigos binários. Por esse motivo permitem também aos usuários acessar rapi-damente um site que apresenta conteúdo ex-clusivo, uma mensagem ou, por exemplo, suas informações para contato.

Os QR Codes podem ser usados também em documentos de papel. Esta codificação pode levar os usuários ao site que contém infor-mações detalhadas sobre uma caixa de docu-mentos etiquetada com um QR Code. Assim, as empresas que armazenam documentos podem, usando essa tecnologia possibilitar uma rápida consulta ao conteúdo desejado, utilizando um leitor ou simplesmente um celular para “visua-lizar” as informações relacionadas a cada caixa ou documento propriamente dito. As etiquetas geradas com este conceito criam o que é deno-minado de “mobile tagging”. Deste modo, tem-se o que é conhecido por “object hyperlinking”, “hardlink” ou “physical world hyperlink” que é a referência através da Internet a um objeto ou mercadoria.

Outra aplicação é a geração de um flayer de um vídeo disponibilizado na internet. Nesse flayer aparecerá um print do vídeo, que ao ser fotografado direciona o aparelho ao vídeo em questão. Na Europa já existem guias de cida-de ilustrados que direcionam os celulares para as “landing pages” ou “jamp pages”, que são páginas às quais os usuários são remetidos ao clicar em um link direcionado..

O mercado publicitário já vem fazendo al-gumas experiências com QRs no Brasil desde o ano passado, quando o Jornal Estado de São Paulo veiculou um anúncio com o código no canto direito. Ao fazer a leitura com o celular o código conduzia a um link com mais detalhes e ofertas de produtos.

No Japão, país onde essa tecnologia já é bem conhecida, surgem as mais curiosas aplicações, como de um fabricante japonês de papel higiênico. Basta o usuário aproximar o celular do papel (antes de usá-lo) para conectá-lo ao site do fabricante, e também a um fabri-cante de lápides para cemitério com a “ficha” do falecido.

Selecionar ou encontrar rapidamente uma informação dentro de um conjunto delas tem sido um grande desafio. Principalmente, quan-do essa informação não é digital, combinar o arquivamento e organização de documentos ou objetos com bancos de dados é algo que possi-bilita uma grande otimização de processos com importantes ganhos em produtividade.

Essa tecnologia pode ser considerada como um ensaio à chamada “internet das coisas”. Juntamente com os RFID (identificação por rá-dio freqüência), promete realizar o “diálogo” entre objetos e seres humanos... E, ao que pa-rece, inclusive vivos ou mortos...

QR Codes

Ângelo Volpi e Cínthia Freitas*

Divulgação

*Angelo Volpi. Tabelião em Curitiba, escritor,

articulista e consultor.

[email protected]

CODIFICAÇÃO

* Cinthia O. de A. Freitas. Doutora em Informática

com ênfase em Análise e Reconhecimento de

Documentos Manuscritos

[email protected]

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specializada no trans-porte de cargas com temperatura controlada, a Rodoviário Schio tem em sua carteira de clien-tes as maiores indústrias do ramo de Alimentos – como Nestlé, Kraft, Unilever, Kibon e Sa-dia – e Farmacêutico. O

operador logístico tem 15 filiais no país, unidades na Argentina, Uruguai e Chile, e atuação em todo o con-tinente. Pela capilaridade das operações, a circulação dos canhotos e comprovantes de entrega acabavam postergando o processo de faturamento bem como eventuais extravios. “Se um cliente com matriz em Curitiba mandasse uma carga para Recife, o compro-

vante ia para a filial da Schio em Pernambuco, seguia por malote para São Paulo e era encaminhado ao cliente junto à fatura. Hoje, o documento digitaliza-do chega a São Paulo em 30 segundos e pode ser imediatamente enviado ao cliente”, compara Alceu Ossemer, diretor financeiro do Rodoviário Schio.

O projeto de digitalização distribuída dos canho-tos e conhecimentos conta com o suporte da Tecmach, que provê as multifuncionais e scanners usados para a entrada dos documentos. Inicialmente, a implemen-tação foi feita na matriz em São Paulo, filiais de Con-tagem (MG), Cabo (PE), Rio de Janeiro e Salvador. O contrato com a Tecmach, segundo Ossemer prevê a expansão a 22 filiais. Além da instalação do Gedflow e dos scanners, é necessário algum treinamento.”Isso é feito bem rápido”, menciona.

No modelo do contrato com a Tecmach, que in-

Parceria Schio e Tecmach traz melhoria e controle

em processos.

Digitalização e transmissão eletrônica de comprovantes facilita relacionamento fi nanceiro entre operador

logístico, embarcadores e clientes, além de reduzir em até 10 dias os prazos de faturamento.

EPor Vanderlei Campos

Document Management 37

CASE

André Nyilas da Tecmach

Joseti Capusso

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clui o hardware no serviço, não há um investimento direto na aquisição de equipamentos. “O projeto já se paga no primeiro mês. O faturamento é antecipado em até 10 dias”, descreve Ossemer. Ele explica que, além do tempo de viagem do documento, as filiais deixavam acumular algum volume de comprovantes para colocar no malote, o que estendia ainda mais os prazos e riscos com extravio.

Conforme estimativas do diretor financeiro, o volume de comprovantes chega a 4 mil por dia. Esse volume de documentos é indexado através de forms processing e inserido no sistema permitindo a gera-ção de relatórios gerenciais e informação on line aos embarcadores.

Para montar a solução da Schio, a Tecmach utili-za os scanners Fujitsu, modelos Fi6140C; Fi6240C e Fi6130C e os multifuncionais Lexamark X644e que além do uso com cópia e impressão, as multifuncio-nais Lexmark X644 são utilizadas para digitalização dos canhotos que são processados pelo Gedflow, sen-do indexados de forma individual.

“A escolha é feita conforme o dimensionamento de volume de cada filial”, explica André Nyilas, con-sultor de soluções da Tecmach.

VANTAGENS PARA OS CLIENTESCom uma carteira predominada por fabricantes de pro-dutos perecíveis e críticos, como alimentos e fármacos, a Schio mantém um portal de extranet, que permite aos clientes o acompanhamento de suas cargas, como buscas por destino, número da nota fi scal ou do CTR, e outros critérios. Agora, os comprovantes de entrega também estão disponíveis a esses usuários.

“Anteriormente, se um cliente solicitava uma cópia

do comprovante, procurávamos e enviávamos por fax”, lembra Ossemer. Internamente, a digitalização ajudou a organizar a guarda dos documentos, feita na fi lial local até que haja uma solicitação do original. “Na grande maioria dos casos, a imagem e arquivo digital resolvem. Os clientes reconhecem outras vantagens, como a facili-dade de acesso a qualquer momento”, informa.

Ao mesmo tempo em que acelerou o ciclo de fa-turamento da Schio, a agilidade foi recebida como um facilitador da gestão das indústrias atendidas. “Nos-sos clientes não têm problemas com fluxo de caixa. Não há, portanto, impacto em antecipar os pagamen-tos. O que eles têm como prioridade é um controle rígido da documentação”, constata o diretor.

André Nyilas adianta que um dos desdobramen-tos da parceria será desenvolver customizações para os clientes e como última etapa o sistema Gedflow está preparado para atender a obrigatoriedade do CT-e. Ele observa que, além da agilidade, o projeto agregou segurança à operação. “Por razões óbvias, a Schio tem um excelente controle de endereçamento e entrega. Ainda assim, havia algum risco de atraso ou extravio de malotes, o que impedia a confirmação da entrega em alguns momentos”, pondera.

Embora a implementação da gestão eletrônica de documentos no caso da Schio tenha efeitos ime-diatos e muito visíveis no fluxo de caixa, Ossemer conta que há poucas referências no mercado. “Somos um dos pioneiros, até porque queremos ver como o sistema (de circulação digital de documentos) fun-ciona e como podemos agregar diferenciais”, diz. “Em um futuro próximo, acreditamos que isso será um serviço comum em nosso ramo. É ágil, rápido e confiável”, resume

Divulgação

Alceu Ossemer, diretor da Schio

Agilidad en el fl ujo de cajacon reducción de costos

Especializada en el transporte de cargas con temperatura controlada, la empresa Rodo-viário Schio tiene en su cartera de clientes las mayores industrias de los ramos Farmacéutico y de Alimentos, como Nestlé, Kraft, Unilever, Ki-bon y Sadia. La transportadora tiene 15 filiales en el país, unidades en Argentina, Uruguay e Chile, y actúa en todo el continente. Debido a la gran cuantidad de operaciones, la circulación de tickets y comprobantes de entrega postergaban el proceso de factura. “Si un cliente con matriz en Curitiba mandaba una carga para Recife, el comprobante iba para la filial de Schio en Pernambuco, seguía por envío postal para São Paulo y era encaminado al cliente junto con la factura. Hoy, el documento digitalizado llega a São Paulo en 30 segundos y puede ser inme-diatamente enviado al cliente”, compara Alceu Ossemer, director financiero de Schio.

El proyecto de digitalización distribuida de comprobantes y conocimientos cuenta con el soporte de la empresa Tecmach. Inicialmente, la implementación fue realizada en las filiales de São Paulo, Contagem (Minas Gerais), Cabo (Pernambuco), Rio de Janeiro y Salvador. El con-trato con Tecmach, según Ossemer, prevé la ex-pansión a 22 filiales. “Además de la instalación del scanner, es necesario algún entrenamiento. Eso es realizado bien rápido”, menciona.

En el modelo de contrato con Tecmach, que incluye el hardware en su servicio, no hay una inversión directa con la adquisición de equipamientos. “El proyecto ya se paga en el primer mes. La factura es anticipada hasta en 10 días, describe Ossemer. El explica que, además del tiempo de viaje del documento, las filiales dejaban acumular algún volumen de comprobantes para enviar, lo que extendía más todavía los plazos.

Schio mantiene un portal de extranet, que permite a los clientes el acompañamiento de sus cargas, como buscas por destino, número de cupón fiscal o del pedido, y otros criterios. Ahora, los comprobantes de entrega también están disponibles a esos usuarios

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Em um artigo publicado em setembro de 1999 sob o título Digital Assets Manage-ment – The Art of Archiving, sua autora, Teri

Ross menciona: “...documentos de texto e mesmo mensagens

de e-mail têm-se provado valiosos ativos, tanto em termos de produtividade quanto de valor para a companhia. Todavia, um ativo só é um ativo quan-do você pode achá-lo, ou lembra onde colocou da primeira vez.”

Ou seja, uma informação só pode ser uma in-formação se podemos ter acesso de forma segura e precisa ou que pelo menos saibamos que esta infor-mação existe.

Informações estão contidas em documentos em papel, e-mails, banco de dados, ou arquivos digitais. Aliás este termo “arquivo’ geralmente nos remete a um ambiente que não lembra em nada tecnologia de ponta, muito menos um patrimônio importante para o negócio das empresas, porém de extrema impor-tância no dia a dia de qualquer atividade.

Em minhas palestras, costumo fazer uma analo-gia de acervo de documentos, sejam analógicas ou digitais, com a saúde de nosso corpo. Documentos que contêm informação são como o sangue que cir-cula em nosso corpo transportando principalmente nutrientes e oxigênio. Na medida em que o fl uxo de sangue sofre algum tipo de diminuição, imediata-mente o órgão irrigado poderá ter seu funcionamen-to comprometido. Ou seja, os documentos precisam chegar ao seu usuário, para dar continuidade aos processos de negócios.

Todas as empresas - quer sejam pequenas, mé-dias ou corporações, públicas ou privadas - têm seu funcionamento baseado em informações contidas em documentos, que por sua devem ser gerenciadas para garantir seu fl uxo e estar disponível aos usuários com rapidez e segurança. É possível imaginar uma empre-sa operando seus processos de negócio sem o uso de informações contidas em documentos? E informa-ções são geradas para dar suporte e sustentar todas as atividades da empresa e em algum momento de-

vem ser acessadas novamente para dar continuidade em outros processos ou para consulta.

Felizmente, o que se observa é que cada vez mais as empresas buscam de alguma forma se prevenir de “enfartes” em seu sistema de gerenciamento de do-cumentos, buscando a prevenção e não a correção de problemas em seu acervo documental.

Como forma de prevenção, existem alguns procedimentos que devem ser seguidos, de forma a garantir o fl uxo contínuo de documentos e principal-mente que as informações cheguem ao seu destino no tempo e com conteúdos adequados ao processo em que se inserem.

Em primeiro lugar, é necessária uma estimativa inicial do acervo documental, para que se possa mi-nimamente ter uma idéia do dimensionamento dos recursos que serão alocados nas etapas seguintes.

Uma vez dimensionados e alocados os recur-sos necessários, todo o acervo documental deve-rá auditado, inventariado e analisado. Esta etapa deve sempre envolver todos os responsáveis pelo repositório de documentos e conteúdos, além dos usuários responsáveis pelo acesso e uso das infor-mações. Neste processo, embora possa ser utiliza-do formas de automação via uso de softwares, é recomendado se fazer em paralelo uma análise de forma manual, para garantir uma avaliação que atenda às normas internas e toda a legislação per-tinente para cada tipo de documento.

Após a análise, deve ser então contabilizado o que deve permanecer e o que pode ser descartado por não ser mais necessário, em função de normas e leis a que estão submetidos, por redundância ou por não terem mais valor para a organização. Estatísticas americanas apontam que, em média, 50% do total do acervo digital pode ser descartado.

O acervo que contém documentos que de fato devemos preservar deve ser enriquecido com o uso de metadados, taxonomia, ontologia, etc., de forma a reorganizar adequadamente seu conteúdo e buscan-do a “encontrabilidade” das informações. E por fi m, a migração para um gerenciador de conteúdos que

atenda às necessidades dos usuários.No quesito acesso, tenho observado uma tendên-

cia ainda não muito clara e defi nida, do uso de ferra-mentas muito utilizadas em sites de e-commerce.

Normalmente estes sites buscam facilitar ao usu-ário encontrar produtos por suas características, que basicamente são classifi cadas e categorizadas, utili-zando, de certa forma, taxonomia e ontologia.

Adicione-se uma interface gráfi ca amigável e teremos uma forma bastante atraente e efi ciente na localização de um produto.

Esta mesma metodologia pode ser aplicada na forma de acesso às informações e mostra uma ten-dência de uso de métodos comumente utilizados em bibliotecas. Ao que tudo indica, muitos profi ssionais da informação com formação em biblioteconomia têm atuado na organização de arquivos e com isso aplicando estas metodologias em sua gestão.

Com o acúmulo cada vez maior de informa-ções, temos que nos conscientizar de que não basta somente produzir informações. Precisamos acima de tudo nos preocupar com que esta informação seja localizada e recuperada de forma correta e pre-cisa por quem de fato necessita, de forma segura para dar continuidade aos processos de negócios de qualquer empresa.

Organização da Informação e AcessoWilton Tamane*

Wilton Tamane* é Administrador de Empresas

especializado em sistemas e técnico em

Eletrônica Industrial. Consultor na área de

Scanners e gerenciamento de documentos

[email protected]

Joseti Capusso

IOA


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Estava falando/palestrando recentemente em um evento em Chicago quando o desenvolve-dor de um projeto de ECM para uma grande

empresa do ramo da saúde falou: “Nós somos base-ados em papel, exceto os documentos Word que os usuários criam para depois imprimir.” Esta afirmação nos fez rir, porém sabemos que é verdade.

Com sua experiência como gestor de documen-tos, acabou retratando uma realidade percebida pela maioria de nós.

Usamos sistemas de gerenciamento de docu-mentos (GED /ECM) para automatizar processos base-ados em papel ou para capturar e converter formatos físicos em versões digitais. A lógica dessas atividades é reduzir a quantidade de papel em nossas empresas e, talvez, nos levar a um sistema sem o uso do papel. A experiência dos últimos 20 anos mostrou que esta lógica não é tão lógica como esperávamos. O papel não parece estar desaparecendo e, em muitos casos, parece estar sendo mais usado hoje do que era no passado. Na verdade, o uso de papel duplicou nos últimos 20 anos.

O dilema é que o menor custo e o uso mais acessível das impressoras, além da facilidade que se tem para criar novos arquivos através da Internet e de softwares, nos dá mais razões para imprimir. Além disso, muitas pessoas gostam de usar papel, e não vêem motivo para deixar de usá-lo, não importando o quanto os vendedores de software queiram mudar esta situação. O papel funciona, e muito bem.

ConsidErE a sEguintE situação:Um serviço global de logística e envio opera centenas de birôs pelo mundo. Adicionalmente, eles dão suporte a uma grande rede de agentes. Para cada pedaço de frete embarcado, seja um envelope, um pacote ou um pallet de suprimentos, empregados e clientes precisam completar a papelada localmente. Esta papelada con-siste em logística, preparação, fatura, nota fiscal e ou-tros documentos exigidos por clientes e autoridades. Estes documentos, comumente preenchidos a mão, são escaneados para um sistema centralizado. A pro-dução de documentos no sistema de gerenciamento pode ser maior que 300 mil por hora, no pico. Segu-

rança é essencial, pois os documentos contêm nomes e endereços, juntamente com informações de cartão de crédito. A documentação é então processada à moda antiga, e enviada para o pessoal autorizado das respectivas companhias pelo mundo em tempo real.

Nessas situações, você estará procurando por for-necedores especializados em altos volumes de captu-ra e produção de conteúdo fixo, geralmente chamado “Gerenciamento de Documentos Transacionais”. A tecnologia deve ser capaz de gerenciar scanners dis-tribuídos geograficamente e listar automaticamente grandes volumes de documentos recebidos. Tais pro-dutos também vão se encarregar automaticamente do controle de qualidade das imagens capturadas, verifi-cando se é preciso algum tipo de correção. Produtos mais avançados oferecem a possibilidade de reconhe-cer automaticamente o tipo de imagem contida no documento, com base em sofisticadas regras e inte-ligência artificial. Por exemplo: num nível simplificado, é possível distinguir um texto de uma fatur e rotear de acordo com o esperado, e, em níveis mais elevados de sofisticação, pode ler e extrair números e informa-ção textual de uma imagem antes de enviá-la para processamento. Sustentar volumes mais elevados de distribuição de imagens é uma funcionalidade pode-rosa do Business Process Management, que pode ro-tear documentos baseado em regras complexamente configuradas. O documento capturado é movido para um repositório ECM mas potencialmente também mi-gra para outro host ou sistema legado, como parte do processo. Atuando como uma camada/processo inter-mediária, as ferramentas de BPM desenham o ciclo de vida do processamento do documento.

Comprando tal sistema, você vai, certamente, precisar de funcionalidades avançadas de captura e imaging (geralmente provida como cortesia de uma terceira parte, como por exemplo a Kofax). Mas, igual-mente importante, o sistema ECM deve estar apto a gerenciar a sua rede de documentos distribuídos e roteá-los pelo workflow ou sistema de BPM, rigoro-samente de acordo com as suas necessidades. Nem todos sistemas BPM e workflow são iguais; muitos oferecem simplesmente roteamento dentro das pa-redes do próprio sistema, enquanto outros oferecem

ferramentas completas (leia-se: complexas e dispen-diosas) que fazem a integração intermediária e su-portam processos que envolvam uma vasta gama de sistemas a parte do produto de ECM. Existem muitos produtos de Imaging consolidados no mercado, o que é positivo. Porém, como o Imaging já existe há muito tempo, alguns destes produtos já parecem obsoletos, tanto em funcionalidades quanto em arquitetura tec-nológica. Um bom entendimento das suas necessida-des – picos e médias – e da distribuição da carga de trabalho durante o processo, além do nível de captura na sua organização, são informações essenciais para se iniciar uma conversa com um vendedor. Caso con-trário, você corre o risco de comprar um conjunto de ferramentas completamente inadequado para as suas necessidades.

Para finalizar, a despeito do fato de que o papel ainda vai continuar por muito tempo, existe uma mu-dança no ar. Apesar do uso dele ter duplicado nos últi-mos 20 anos, desde 2001 há um declínio como nunca visto antes. Não me entenda mal, pois o uso do papel permanecerá por algum tempo e este será um “gar-galo/ponto crucial” para o GED/ECM. Entretanto, sua importância nos próximos 10 a 20 anos está prestes a começar a diminuir.

O Dilema dos documentos em papel

* alan Pelz-sharpe é analista-chefe do CMs

Watch, autor e avaliador de produtos para o

CMs Watch E-mail archiving report e para o

CMs Watch ECM suites report.

[email protected]

Alan Pelz-Sharpe*

Divulgação

doCuMEntos EM PaPEL

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CASE

om uma rede de 42 lojas e um mix de mais de 8 mil produtos, as unidades da PBKids Brinquedos movimentam diariamente cente-nas de documentos fi scais. Além da guarda obrigatória dessa pa-pelada, há ainda os comprovan-

tes de pagamentos em cartão de crédito, cuja via assinada tem que ser mantida. Para resolver os gar-galos nos processos relacionados a documentos do dia-a-dia da operação, a empresa executou, neste ano, um abrangente e rápido projeto de melhoria. A partir do segundo trimestre, todas as lojas, sem exceção, receberam material padronizado (plásti-cos, etiquetas e caixas), com um detalhado manual de procedimentos de arquivamento e encaminha-mento de cada tipo de documento. O projeto teve o suporte da Keepers Brasil, que passou a cuidar do armazenamento e dos serviços relacionados aos documentos fi scais.

“O volume de papel estava transformando o escritório em um armazém e era necessário mobi-lizar cada vez mais funcionários para administrar caixas que chegavam de mais de 40 lojas”, lembra Alexsander Martins dos Santos, gerente de sistemas da PBKids Brinquedos. “Os profi ssionais das áreas Contábil, Fiscal e Financeira também demandavam mais organização e agilidade no acesso aos docu-mentos”, acrescenta.

O gestor observa que os novos procedimentos de armazenamento e organização de documentos padronizaram a logística seguida pelos departamen-tos Comercial, Estoque, Financeiro, Fiscal e Contábil. Durante o primeiro trimestre, a partir de um levanta-mento de prioridades, consultores da Keepers aplica-

ram treinamentos de digitalização e armazenamento de documentos. O plano de longo prazo prevê a ma-nutenção de treinamentos anuais, pelo menos para os gerentes. “Agora, as lojas são responsáveis pelo arquivamento”, resume Santos.

“No último dia útil dos meses pares, as cai-xas (documentos de entrada e documentos de saída) decorrentes do mês deverão ser fechadas, lacradas e enviadas para a empresa Keepers, res-ponsável pelo armazenamento de documentos”, descreve o gerente.

SOLUÇÕES À MÃOA partir da contratação da Keepers como provedora de BPO para o serviço de arquivamento, guarda e recupe-ração de documentos, deixou de haver o fl uxo entre as lojas e o escritório central. “Hoje, se um cliente paga com o cartão de crédito, o comprovante assinado vai da loja para a Keepers. Caso haja algum questionamento, a Keepers retorna uma cópia digitalizada do comprovan-te, aceita pelas operadoras”, exemplifi ca Santos.

Além das notas fi scais de entrada de mercado-rias de fornecedores e das emitidas aos clientes, as transferências entre lojas também geram esse docu-mento, assim como as transferências com a Transup (armazém de produtos importados).

No fi nal das atividades do dia na loja é obriga-tória a emissão da Redução Z (Mapa Resumo) de cada ECF (Emissor de Cupom Fiscal). A Redução Z impressa é um documento fi scal, que deve ser emi-tido todos os dias, sem exceção. Após a impressão em todas as ECFs, os extratos gerados deverão ser alocados em sua devida área de armazenamento.

Em termos operacionais, todas as atividades dos diversos departamentos da PBKids Brinquedos são suportadas pelo sistema de ERP (gestão empresarial integrada) Microsiga, da Totvs. As demandas internas por acesso aos documentos podem, na maioria dos casos, ser resolvidas com cópias digitalizadas. “Uma nota fi scal gera um título no Financeiro e o processo segue para o Contas a pagar. Se no vencimento há alguma dúvida, é solicitada uma visualização do do-cumento”, exemplifi ca.

O gerente observa que a parceria com o prove-dor de BPO resolveu o desgaste de tentar escalonar os recursos internos. “No setor de varejo, é difícil or-ganizar os documentos fi scais”, reconhece

Demandas simultâneasSistematização do arquivamento de documentos fi scais e dos

comprovantes de pagamentos, com a entrega do serviço a um parceiro especializado, atende a demandas de vários departamentos

e simplifi ca o trabalho nas lojas da PBKids Brinquedos.

CAlexsander dos Santos da PBKids

Joseti Capusso

Por Vanderlei Campos

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uando a Cargill Nutrição Animal decidiu adotar um sistema profi ssional de CRM (gestão de relacionamento com clientes), os objetivos defi nidos foram bem abran-gentes. O projeto de CRM

em si incluía rígidos parâmetros de tempo e qualida-de das respostas ao cliente. Simultaneamente, foram estabelecidos procedimentos para que as manifes-tações dos clientes sejam usadas como instrumen-tos para tornar a operação da companhia melhor e mais efi ciente. “O tempo de resposta foi reduzido em pelo menos 60%. Outro benefício é a quantidade de ações corretivas disparadas a partir desse canal de comunicação”, afi rma Gonzalo Rodrigues Garcia, diretor de marketing da Evialis.

O software CRM-SAC da i-Partner Consulting & Web Solutions foi inicialmente adotado pela Cargill Nutrição Animal, fabricante da marca Puri-na de insumos veterinários (bovinos, equinos etc.). Neste ano, a Evialis, um dos líderes mundiais no setor, adquiriu essa operação da Cargill. O grupo conta com 9 unidades no Brasil, em Paulínia, Des-calvado (SP), Canoas (RS), Inhumas (GO), Conta-gem (MG), Primavera do Leste (MT), Barra Mansa (RJ) e duas em São Lourenço da Mata (PE). “Com a incorporação, o sistema foi estendido ao resto de grupo. Nas nove localidades, há pessoas da área de Qualidade. Eles têm as amostragens de cada batida (lote de produção), e, se necessário, podem verifi car exatamente o produto que che-gou a determinado cliente”, descreve Garcia.

Mesmo antes da implementação do sistema da i-Partner, a prioridade no atendimento a parceiros e consumidores já tinha sido determinada, inclusive como ferramenta de efi ciência operacional.

Diretrizes corretas e comprometimento das pessoas na companhia são fundamentais em um projeto sério de CRM. Todavia, em qualquer organi-zação complexa, é preciso evitar o risco de que oti-mizações locais comprometam a otimização global (Se todos os guardas da cidade chegarem a uma vazão ótima em seus cruzamentos, o resultado seria um caos ainda maior no trânsito.) “Antes (da imple-mentação do sistema), a relevância das questões a serem priorizadas dependia em grande parte da po-sição ou da veemência de quem as gerava”, lembra Garcia. “Agora, há pontos centrais de entrada das

informações e tudo é analisado com critérios mais objetivos”, compara.

Sem o apoio de uma ferramenta corporativa, anteriormente os profi ssionais, criavam planilhas pessoais, com várias formas de tentar registrar e controlar o fl uxo de eventos para chegar à resposta satisfatória ao cliente. “Faltava agilidade e consis-tência na circulação das informações, o que tor-nava mais difícil adotar ações com base em dados reais”, diz Garcia.

Atualmente, todo o histórico relacionado a in-terações com determinado cliente ou revendedor é registrado de forma padronizada. “Temos hoje condições de extrair relatórios bons para as deci-sões gerenciais. Se conseguimos agrupar reclama-ções por determinados perfi s de clientes, regiões ou produtos, temos como identifi car tendências”, exemplifi ca Garcia. Durante a implementação, o software da i-Partner foi integrado ao sistema de cadastro. A maioria das funcionalidades já é incluída no produto, mas a Evialis ainda realiza algumas parametrizações, principalmente para extensões a outras plantas.

Os recursos de integração e organização do sistema de CRM, no caso da Evialis, tiveram efeitos percebidos de foram mais rápida e intensa do que na média dos projetos.

O desafi o foi garantir a integridade do projeto com a plataforma e o sistema de gestão da Evialis, automatizar os processos de atendimento e work-fl ow, através de uma ferramenta fácil para utilização dos usuários”, conclui Moacir Wesley, diretor comer-cial da i-Partner

Clientes na gestãoAlém de acelerar e melhorar o atendimento, a adoção de um

sistema de CRM na Evialis serviu de base à políticas de controle de qualidade, gerenciamento de operações industriais e de

logística, e apoio a decisões estratégicas com precisão.

QGonzalo Rodrigues Garcia, da Evialis

Por Vanderlei Campos

Divulgação

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CASE

om 207 unidades em todo o país, a rede de vestuário Lojas Mari-sa prepara agora um novo esquema de cap-tura distribuída e cen-tralização dos docu-mentos relacionados a Recursos Humanos e

Contas a Pagar. A iniciativa é um desdobramento do projeto inciado em meados de 2007, quando foram instalados scanners Kodak nas lojas, para captura dos documentos necessários à abertura de crédito ao consumidor e fi nanciamentos. Mais do que reduzir os prazos e custos da postagem desses documentos, a tecnologia agregou efi ci-ência e segurança aos processos. “Não bastaria só a captura distribuída. É preciso ter certeza de que os documentos entrem de forma correta. Na aplicação de entrada dos documentos, só são aceitas as operações feitas dentro dos pa-râmetros”, descreve José Antônio Galves Junior, coordenador de projetos. “Na Região Norte, os documentos levavam até 8 dias para chegar por malote à central, em São Paulo, e caso houvesse erros, gastava-se mais tempo ainda”, menciona.

Através da emissão do seu próprio cartão (private label), a Marisa oferece crédito direto ao consumidor (CDC) e outros serviços fi nanceiros. Ao mesmo tempo em que a competição no mer-cado de produtos ao consumidor impõe a necessi-dade de aumentar o tempo de resposta, a análise de crédito torna-se um fator mais crítico. Nesse sentido, a transmissão eletrônica de documentos facilita a entrada de informações nos sistemas de aprovação de crédito. Mais importante ainda é a otimização da produtividade e da precisão dos profi ssionais de análise de risco, um recurso que passa a ser consolidado e compartilhado por toda a rede de lojas.”Na aplicação de captura, há me-canismos que dão certeza de que se pegaram as informações corretas. Se os parâmetros não forem respeitados, o processo é corrigido exatamente no ponto em que ocorre o erro e essa falha não se-gue adiante”, descreve Galves.

Segundo Cássio Vaquero, gerente comercial de Document Imaging da Kodak, a combinação de competitividade na venda a crédito com as exigências de controle de risco é um desafi o não apenas para o setor de Varejo, mas também a in-dústrias, operadoras de telecomunicações e outras companhias. “Quanto mais rápida for a análise,

Crédito seguro e ágilsem complicação

Digitalização de documentos do consumidor agregou velocidade e permitiu a centralização da análise de crédito, otimizando os recursos e reduzindo riscos.

CPor Vanderlei Campos

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maior a chance de conceder ou negar o crédito na hora em que surge a oportunidade de negó-cio”, resume. Ele acrescenta que o projeto das Lojas Marisa ensina procedimentos que reduzem signifi cativamente os riscos de fraude. “A digitali-zação é feita com o documento original e segue parâmetros de qualidade e fi delidade”. Há ainda mecanismos que impedem que se altere a con-fi guração dos scanners distribuidos”, acrescenta Galves. “Mais do que a agilidade, tivemos um im-pacto positivo na produtividade com o processo certo”, avalia.

OBJETIVIDADEApesar do impacto operacional e fi nanceiro da adoção da tecnologia, Galves enfatiza que a or-ganização buscou uma solução simples, que não aumentasse a carga sobre a infra-estrutura de telecomunicações e TI. “Logo no início, procura-mos evitar criar uma Caixa de Pandora. É duro comprar uma ferramenta, gastar tempo, envolver pessoas e não obter os resultados”, constata. “Um sistema completo de GED ou ECM não nos seria interessante. Se agregássemos muitos pro-cessos, perderíamos a objetividade. Nossa abor-dagem, junto aos parceiros, permitiu um resulta-do rápido, criou um padrão e agora se estende a outras áreas da empresa”, descreve.

Nas lojas, as novas unidades já começam a operar com um kit montado pela Marisa junto à Kodak. Atualmente, a facilidade de captura de documentos está sendo disponibilizada ao setor de Recursos Humanos, pois as entrevistas, sele-ção e admissão de funcionários são feitas em várias localidades do país.

A confi guração da rede de captura de do-cumentos, assim como o software e os procedi-mentos, foi depurada em um projeto-piloto com 170 lojas. Hoje, as Lojas Marisa trabalham com scanners I1220 e o sistema é operado por cerca de 400 usuários em todo o país. “Para que nos-sas soluções atendam as expectativas na medida certa, nossa oferta é precedida de teste e ho-mologação em condições reais. Ainda assim, a atenção pós-venda é fundamental para tornar o projeto uma referência”, diz Vaquero, da Kodak.

Galves explica que, além de controlar a captura, o software faz uma fragmentação dos arquivos. Assim não foi necessário nenhum in-vestimento extra na infra-estrutura de telecomu-nicações. Por enquanto, as imagens são guarda-das nos próprios servidores do data center da Marisa. Em cerca de dois anos, deverão ser ins-taladas unidades dedicadas de armazenamento, pelo aumento de volume de dados. “Em 2009, esperamos processar cerca de 10 milhões de imagens”, estima.

A estratégia de investir na melhoria de pro-cessos nas áreas em que o retorno é mais visível e relevante – no caso as operações de crédito – contribui para a adesão pelas áreas de negócios. Com o sucesso da iniciativa, todavia, setores de back offi ce, também altamente dependentes de fl uxo de documentos, viram uma solução prática e efi caz para seus gargalos, como ocorreu com o setor de RH. O passo seguinte é estender ao Jurí-dico, para centralizar as notifi cações que chegam às lojas. “Já vimos como é possível fazer a captu-ra distribuída, de forma correta e com crítica em tempo real”, afi rma Galves


Joseti Capusso

José Antônio Galves Jr. da Lojas Marisa

Crédito seguroy ágil sin complicaciones

Con 207 unidades en todo el país, la red de vestuario Lojas Marisa prepara ahora un nuevo esquema de captura distribuida y centraliza-ción de documentos relacionados a Recursos Humanos y Cuentas a Pagar. La iniciativa se presentó a partir del proyecto que fue iniciado en meados de 2007, en el cual fueron instala-dos scanners Kodak en las tiendas, para captu-rar los documentos necesarios a la apertura de crédito al consumidor y financiamientos. Más que reducir plazos y costos con envío postal de esos documentos, la tecnología agrego efi-ciencia y seguridad a esos procesos. “No basta tener solo la captura distribuida. Precisamos tener certeza de que los documentos entren de forma correcta. Al aplicar la entrada de los do-cumentos, solo son aceptas las operaciones he-chas dentro de los parámetros”, describe José Antonio Galves Junior, coordinador de soporte. “En la región Norte, los documentos demora-ban hasta 8 días para llegar a la central en São Paulo, y en el caso de que hubiera algún error, se gastaba más tiempo todavía”, menciona.

A pesar del impacto operacional y finan-ciero de la adopción de la tecnología, Galves enfatiza que la empresa buscó una solución simple, que no aumentara la carga sobre la infra-estructura de telecomunicaciones y TI. “Desde el comienzo, evitamos crear una Caja de Pandora. Es muy duro comprar una herra-mienta, gastar tiempo, movilizar personas y no obtener los resultados deseados”, constata Galves. “Un sistema completo de GED o ECM, para nosotros, no seria interesante. Si agregá-ramos muchos procesos, perderíamos la obje-tividad. Nuestro abordaje, junto a los terceros, permitió un resultado rápido, creó un padrón y ahora se extiende a otras áreas de la empre-sa”, describe.

En las tiendas, las nuevas unidades ya co-mienzan a operar con un kit montado por las Lojas Marisa con Kodak. Actualmente, la facili-dad de captura de documentos está disponible para el sector de Recursos Humanos, pues, en-trevistas, selección y admisión de funcionarios son realizadas en varias localidades del país. Galves informa que el próximo paso es exten-der el proceso al sector Jurídico, para centrali-zar las notificaciones que llegan a las tiendas. “Ya vimos como es posible hacer la captura distribuida, de forma correcta y con crítica en tiempo real”, afirma el gerente

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EVENTOS

CERTFORUM 2008Brasília recebeu mais uma vez o CertForum –

Fórum Nacional de Certifi cação Digital, em sua sexta edição, com mais de 2000 inscritos, que estiveram presentes a palestras, mesas de debate e assisti-ram a discussão das melhores práticas da certifi ca-ção digital. Na cerimônia de abertura do evento, o diretor-presidente do ITI, Renato Martini, lembrou que o Certforum nasceu em 2003 com o objetivo de mostrar que a certifi cação digital é um criptos-sistema civil de uso da sociedade. Ele explicou que esse criptossistema deveria ser calcado na expressão máxima da confi ança. ¨Para que houvesse a confi an-ça necessária na certifi cação digital era preciso abrir um diálogo consistente com a sociedade e com os outros poderes da administração pública. Esse foi o motivador da iniciativa¨.

Martini destacou que, no último biênio, o país

viu uma massifi cação de aplicações e de usos efe-tivos da certifi cação e que isso produziu um apren-dizado e uma massa crítica gigantesca. Ö resulta-do é a segurança que o país tem hoje no Sistema Nacional de Certifi cação Digital com a ICP-Brasil. A certifi cação digital é sobretudo essencial para o que gostamos de chamar de desmaterializacão da vida, de procedimentos¨. Ele acrescentou que o CertForum é um espaço de debates, de encontro com a socie-dade, de aprendizado, de trocas de experiências. Äs organizações públicas e privadas vêm aqui para dizer o que fi zeram, como o fi zeram, que difi culdades en-contraram, o que ganharam com esse processo, de-mostrando, assim, com essa plataforma tecnológica tem impacto no PIB Brasileiro¨.

A vice-presidente de Tecnologia da Informação da Caixa Econômica Federal, Clarice Copetti, afi rmou,

durante a abertura, que a Caixa tem como compro-misso continuar sendo um agente da certifi cação digital no país. Ä Caixa, como banco, tem inúme-ras operações não só no segmento fi nanceiro, mas também nas políticas do Governo Federal. Temos a obrigação de ter os nossos processos com segurança e legitimidade¨. Copetti afi rmou que todo o relacio-namento com as cerca de três milhões de empresas se dá por meio da certifi cação digital, com mais de cinco milhões de certifi cados emitidos. Os próximos planos da empresa incluem implementar um proces-so mais rápido no crédito imobiliário. No ano passa-do foram mais de R$ 21 bilhões investidos no crédito imobiliário e temos ainda um processo lento. Além disso, para 2009 tem o desafi o do uso da certifi cação digital pelos clientes no Internet Banking.

Já o secretário adjunto da Receita Federal do

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UMA PEQUENA GIGANTE EMPRESA

A FILEBOX criou uma das mais inovadoras e atuais soluções na

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CertForum reúne especialistas para debater a expansão da certifi cação digital no Brasil

Brasil, Odilon Neves Junior, lembra que a certifi cação digital personifi ca o cidadão, confere privacidade, agilidade e segurança às transações realizadas pela internet. ¨Tenho na minha pauta demandas para le-var a certifi cação digital a todos os contribuintes, não apenas para o cumprimento de obrigações tributá-rias, mas para processos a serviço de governo¨. Para ele, o uso intensivo dos certifi cados signifi ca redução de custo e comodidade aos contribuintes por meio da racionalização dos procedimentos e otimização dos recursos da administração pública. O acesso à rede mundial de computadores continua mudando a forma de relacionamento entre as pessoas e as organizações. Por isso é tão importante um evento como esse para socializar as experiências, aprofundar discussões em torno de temas mais polêmicos para os quais ainda não existem consenso.

Para o presidente da Câmara Brasileira de Comér-cio Eletrônico (camara-e.net), Manuel Matos, o Brasil caminha a passos largos para o domínio do ciclo de vida do documento eletrônico. A cada dia crescem nas universidades brasileiras o interesse por temas relati-vos à preservação do documento a longo prazo, ao certifi cado digital, ao carimbo do tempo, e todos os insumos que compõem uma infra-estrutura de chaves públicas. O interesse tem sido traduzido em pesqui-sas importantes para o avanço da infra-estrutura¨. Ele concluiu dizendo que o Certforum, acima de tudo, tem como objetivo encontrar pessoas que compartilham dos mesmos ideais.

REGISTRO DE IDENTIDADE CIVILE CARTÃO CIDADÃOEntre painéis, palestras e cursos que ocorreram du-rante o último dia do 6º CertForum, tiveram desta-que a palestra “O Governo Electrónico e o Portugal Tecnológico”, apresenta por Alexandre Caldas – CEGER e também o painel “Cidadania e Adoção do

Registro de Identidade Civil”, apresentado por Mar-cos Elias - INI, Rafael Azevedo - TSE, Célio Ribeiro – ABRID, Alan do Nascimento Santos – INSS, e Denise Direito – ITI, como moderadora. A implementação da Infra-Estrutura de Chaves Públicas do Estado Português, segundo Caldas, permitiu ao governo a concretização de objetivos estratégicos e funda-mentais, entre os quais se destacam o Passaporte Eletrônico Português e o Cartão Cidadão. Também foi exposta a desmaterialização dos procedimentos legislativos e de processos da administração públi-ca portuguesa. “Todos os titulares de certifi cado do Sistema de Certifi cação Eletrônica do Estado recebem no seu cartão inteligente um certifi cado de assinatura eletrônica qualifi cada, ou seja, com força probatória legal, valendo como uma assina-tura do próprio punho”, como afi rmou Caldas. A utilização de assinaturas eletrônicas foi destacada como agente indutor da redução nos prazos e nos custos dos processos administrativos, proporcionan-do desta forma um aumento de produtividade na administração pública portuguesa.

Já o painel “Cidadania e Adoção do Registro de Identidade Civil” abordou sobre a inclusão da Certifi -cação Digital no Projeto do Registro de Identidade Civil (RIC), com o intuito de avaliar os diferentes aspectos que envolvem a adoção dos certifi cados digitais no cartão RIC. O objetivo dessa modernização é trazer para a identifi cação civil do país um fortalecendo para o sistema, com investimentos em tecnologia, infra-estrutura e capacitação de todos os Institutos de Iden-tifi cação dos Estados e do Distrito Federal, conforme afi rma o INI. Esse projeto trará diversos benefícios ao Estado e à sociedade brasileira, visto que garantirá a unicidade para os documentos de identifi cação dos cidadãos, por meio da biometria da impressão digital e sua vinculação ao número único de Registro de Identi-dade Civil – RIC

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Uma pessoa não deve orgulhar-se por admi-tir que recebe ou envia mais de 200 e-mails por dia, especialmente quando a ação prin-

cipal é excluir 90% deles. Ou seja, muita informa-ção atrapalha a criação num ambiente de trabalho de grande desempenho. Por isso, um tema atual e que a Xerox está atenta é a sobrecarga de infor-mações ou “information overload”. Desde julho de 2008, a companhia participa do IORG (Information Overload Research Group – Grupo de Pesquisa de Sobrecarga de Informações), como membro funda-dor junto ao Google, IBM, Microsoft e Intel. Unindo esforços com essas empresas, buscamos soluções para organizar e hierarquizar o enorme fl uxo de informação eletrônica gerada a cada dia por celula-res, e-mails, mensagens instantâneas e os milhões de páginas impressas em todo o mundo. Segundo pesquisa do Basex (2008), são perdidos 650 bi-lhões de dólares anualmente por causa da falta de produtividade com a sobrecarga de informações.

Para apoiar a missão principal do IORG – cons-cientização da população sobre práticas que melho-ram a produtividade –, uma das nossas primeiras ações foi criar o site http://www.xerox.com/informa-tion-overload/enus.html. No endereço, os internau-tas encontram vídeos com depoimentos sobre como o acúmulo de dados impacta no dia-a-dia, espaço para dividir suas experiências e ainda há dicas de locais de pesquisa e blogs sobre o tema.

Um dado preocupante para nós é que ape-nas 3% da receita das empresas são destinados ao gerenciamento de documentos. Nossa função foi sempre a de facilitar o trabalho. Hoje, isso sig-nifi ca ajudar a diminuir o espaço entre o papel e o conteúdo digital, abrindo caminho através da organização pela cor e a personalização, e fazen-do com que nossas tecnologias e nossas meto-dologias mais inteligentes façam mais por menos dinheiro e em menos tempo. De acordo com um estudo interno, concluímos que a impressão co-lorida aumenta a percepção e a memorização da informação dos leitores em até 70%.

A imobiliária norte-americana Watson Realty sabia que o emprego da cor em suas campanhas de marketing iria atrair mais a atenção de seus clientes, mas o custo sempre foi muito alto. Com a tecnologia de cera sólida – presente em algumas de nossas impressoras a laser –, a empresa conse-guiu diminuir em 80% os gastos com impressão colorida. A cera serve como cartucho e é feita a base de resina (como lápis de desenho), não po-luindo o meio ambiente. O material é aquecido e transferido para o papel, o que produz impressões com alta qualidade.

Já com o software DocuShare, disponível no Brasil desde outubro, pequenas e médias empre-sas podem administrar os documentos críticos para seus negócios. Trata-se de sistema de arqui-vamento eletrônico que oferece uma maneira fácil de armazenar, recuperar e compartilhar a informa-ção. Suas pastas – com base na Web – podem acomodar papéis e conteúdo digital que vão des-de documentos digitalizados, planilhas de cálculo e documentos de Word até e-mails, blogs e wikis.

A biblioteca do Congresso dos Estados Uni-dos, por exemplo, utiliza o nosso categorizador de imagens para preservar e arquivar mais de um mi-lhão de fotos e documentos que pertencem a uma coleção de 200 anos. Outro caso interesseante foi a matrícula digital de cerca de sete mil estudantes no distrito da Pensilvânia, onde o processo de ins-crição de cada aluno diminuiu de duas semanas, quando era realizado pelo método tradicional, para apenas 30 minutos. Já no Canadá, a editora Reader’s Digest conseguiu aumentar as vendas em cerca de 74% através do uso efi ciente de pe-ças de marketing direto – a tecnologia de impres-são digital da Xerox permitiu a personalização do material, o que gerou maior atenção e assimilação das informações por parte dos seus clientes.

No caso da gestão dos equipamentos utili-zados em um ambiente de trabalho, conseguimos gerar uma economia de até 30% para empresas de qualquer porte. Anualmente, a Dow Chemical,

líder mundial no fornecimento de soluções inova-doras em plásticos, economiza mais de quatro mi-lhões de dólares pelo simples fato de trocar 16 mil impressoras por seis mil multifuncionais Xerox.

Com todos esses exemplos, acreditamos que a trajetória, a inovação e as idéias da Xerox pos-sam fazer com que a informação volte a ser o foco de empresas ao longo dos próximos anos.

DADOS INTERESSANTES53% das pessoas acreditam que menos da me-tade das informações recebidas são utilizadas (estudo Xerox);42% das pessoas usam acidentalmente informa-ções erradas ao menos uma vez por semana (Ac-centure, 2007);15,2 trilhões de páginas são impressas no mundo inteiro – e esse número irá crescer em 30% nos próximos 10 anos (LYRA Research);281 exabytes de informações foram geradas em 2007 (IDC, 2007);100,9 milhões de peças de marketing direto são distribuídas nos EUA todos os dias (USPS, 2007).

Como evitar sobrecargade informação?

Cristiana Lannes*

Divulgação

*Cristiana Lannes é diretora de Marketing para

a unidade de Serviços (Xerox Global Services)

da Xerox do Brasil. A executiva está há 14 anos

na empresa e é formada em Engenharia de

Computação pela PUC-Rio, com pós-graduação

em Marketing pelo IBMEC-RJ.

[email protected]

INFORMATION OVERLOAD

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Document Management

MERCADO

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Divu

lgaç

ão

Konica Minolta e Kitanicomemoram parceria

A Konica Minolta Business Solutions e sua autorizada Kitani celebraram uma parceria de 20 anos. A Konica Minolta comemora também 20 anos de presença no Brasil e a Kitani, 26 anos. Para os executivos da Konica Minolta, o mercado das multifuncionais bizhub C252, bizhub C451, bizhub 600 e bizhub 350, impressoras de grande sucesso de vendas da companhia japonesa, está crescendo 14% ao ano. O foco da marca é no atendimento aos clientes e tem na Kitani sua parceira na prestação serviços nas áreas de outsourcing de impressão, cópia, gerenciamento e transferência eletrônica de documentos. A Kitani conta com uma equipe de atendimento especializado e persona-lizado, oferecendo aos clientes soluções técnicas diferenciadas. A empresa tam-bém é umas das únicas do mercado que possui um Sistema de Gestão de Qualidade adequado às normas ISO 9001:2000, garantindo excelência em seus processos internos e externos. www.konica.minolta.com.br

Documentar lança produto Solução inédita no mercado, i4BS Information for

Business Solution da Documentar é uma ferramenta que possibilita de forma simples a organização automática dos arquivos eletrônicos das empresas, garantindo maior pre-cisão na recuperação e facilidade no compartilhamento de documentos e informações.

O I4BS foi planejado com foco no mercado de pequenas e médias empresas. Entretanto, ao longo do seu desenvol-vimento, foram incorporadas funcionalidades que amplia-ram esta visão inicial tornando-o adequado também para as empresas de grande porte, o que favoreceu a todos os segmentos. Segundo Rosália Paraíso, Diretora de Negócios da Documentar, “a ferramenta permite às empresas inserir as boas práticas de Gestão de Informação sem alterar o co-tidiano dos usuários finais. A solução assume grande parte do esforço de gerir a informação em razão de templates e padrões inseridos na tecnologia e podem ser customizados de acordo com as necessidades da empresa, liberando cada vez mais o usuário para suas tarefas de negócio”, diz a em-presária. www.documentar.com.br

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MERCADO

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Novos modelos de mulfuncionais A Canon apresentou os novos mode-los iR C2550, C3080 e C3480, que integram a linha de multifuncionais coloridos imageRunner.

As principais características da nova série são a arquitetura de sistema imageCHIP, duplo pro-cessador e memória de até 1.5 GB RAM e HD de 80 GB. Esses novos recursos permitem que o proces-samento dos documentos seja simultâneo e de maneira rápida

e fácil. Outra novidade é o conjunto de funções de digitalização para área de

trabalho de PC, servidor FTP e e-mail com autenticação LDAP (catálogo de endereços interno).

As impressoras apresentam também funcionalidades como digitalização, autenticação em rede, fi ltro de endereço IP, impressão segura, fax confi dencial, controle de cópia por ID. Os equipamentos têm grande capacidade de papel - até 4.950 folhas - e troca automática de bandeja e de carga durante a execução, mantendo seu funcionamento com máximo desempenho . www.cannon.com

RFID para gerenciamentode fi tas de backup

A Imation anunciou o lançamento do sistema de rastreamento Imation Data-

Guard rf, que oferece maior alcance, confi abilidade e precisão no gerenciamento de fi tas através do uso de etiquetas com RFID (radio frequency identifi cation). Com as novas etiquetas RFID, a Imation combina a robustez e segurança da tecnologia, com a identifi cação volser (volumes e números de série), além do suporte de alta-freqüência (UHF) com um sistema aberto que opera em qualquer plataforma de gerenciamento de mídias.

Cerca de 20 vezes mais rápido do que os sistemas tradicionais de código de barras, o sistema Imation DataGuard rf ajuda a aumentar a efi ciência e a confi abilidade em auditorias de fi totecas, assim como o processo de verifi cação

de cartuchos. Cada etiqueta possui uma pequena antena que

permite a sua leitura num raio de até 1,8 metros individualmente, ou de até 0,6 metros quando são lidas num case de 20 cartuchos. Produzidas em conformidade com o EPC (eletronic product code), as novas etiquetas obedecem aos padrões

requisitados pelos principais robôs do mercado e podem

ser utilizadas em qual-quer parte do mundo. www.imation.com/dataguard.

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A IBM lança softwares e serviços para dispositivos móveis, que oferecem novas funcionalidades em mobili-dade, tanto para negócios como para uso pessoal.

Os novos softwares incluem produtos com recursos de inteligência comercial, colaboração, rede de comuni-cação social, desempenho de negócios e reconhecimen-to de voz. Os softwares da IBM são criados com base em padrões abertos para que possam ser usados com a maioria das plataformas móveis, incluindo Blackberry®, iPhone®, Windows Mobile® e Symbian.

Conhecido como Mobility@Work, os serviços de con-sultoria e implementação podem ajudar os empregadores a aumentar a produtividade em até 30% e cortar custos com espaço físico - a segunda maior despesa corpora-tiva depois de salários e benefícios. O Mobility@Work ajuda a aumentar a flexibilidade, eficiência, resiliência e satisfação dos funcionários ao oferecer um ambiente de trabalho remoto livre de barreiras geográficas, ao mesmo tempo em que fornece acesso seguro a aplicativos e co-

nexões com outras pessoas. O Lotus Quickr™ - software de colaboração que

ajuda os usuários a compartilhar conteúdo, colaborar e trabalhar com mais rapidez através de equipes dentro ou fora da empresa – e o Rational Business Developer - software que ajuda desenvolvedores de mainframe a criar novos aplicativos que possam ser executados em um dispositivo móvel ou no servidor – e o IBM Rational Host Access Transformation Services - software que ajuda os desenvolvedores a transformar o visual dos aplicativos, tornando suas interfaces adequadas de usuário remoto, permitindo que os usuários finais acessem um aplicativo de mainframe por um telefone celular, PDA ou outro dis-positivo móvel.

Além desse a IBM também disponibiliza o WebSphe-re Business Monitor - software que permite aos usuários medir o desempenho de processos de negócio, monitorar os processos em andamento e concluídos e relatar as operações. www.ibm.com/br

IBM apresenta novos softwares e serviços

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MERCADO

InfoPrint Solutions traz equipamento de alta produção

A InfoPrint Solutions Company, uma joint venture entre IBM e Ricoh, divulgou sua mais recente solução em folha solta de alta velocidade digital a cores para o mercado de média produção, a InfoPrint ProC900. Os pedidos de compra e disponibilidade serão no início do primeiro trimestre de 2009, e as vendas se-rão acompanhadas pelo time de suporte ao cliente da equipe de suporte e serviços globais da InfoPrint. Este equipamento destina-se ao direcionamento do contínuo crescimento de cor no mercado de impres-são e também irá permitir uma ampla variedade de soluções de saída, incluindo a impressão por demanda (POD), técnicas inovadoras de marketing como TransPromo e Mala Direta. O produto foi idea-lizado para clientes com volumes mensais de 50000 a 240000 páginas, que exigem alta qualidade de cores. www.infoprint.com

HP renova linha de impressoras e multifuncionaisA HP Brasil anunciou a renovação de sua linha de impressoras e multifuncionais laser da linha LaserJet com

impressoras e multifuncionais monocromáticos e coloridos. Entre elas está a série HP Color Laserjet CM1312. São dois modelos de multifuncionais - com impressora,

copiadora, scanner - e fax no modelo HP Color Laserjet CM1312nfi . Imprimem brochuras com qualidade profi s-sional e têm função Print View, que permite alterar as confi gurações da impressão e ver imediatamen-te como essas alterações afetam um documento antes de imprimir. O ajuste de Seleção Automá-tica determina se o original é de texto, imagem ou ambos. A série de multifuncionais a laser coloridas HP Color Laserjet CM 2320 também conta com dois modelos que detém recursos avançados de impressão, cópia, fax (somente no modelo Color Laserjet CM 2320nf) e digitaliza-ção, tanto em preto e branco quando em cores, com velocidade de até 21 ppm. Os equipamentos oferecem recursos de produtividade e capacidade para até 550 folhas, além de alimentador automáti-co de documentos para até 50 páginas.

Por fi m, multifuncional HP LaserJet M1319f, monocromática laser, possui fax, executa trabalhos de impres-são, reprodução, telefone e digitalização, tudo no mesmo aparelho. www.hp.com.br

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Nova linha de Scanner Contex HDA nova linha HD de scanners coloridos Contex é o mais recente lançamento

da AKAD para o mercado brasileiro de digitalização de imagens e documentos técnicos de grandes formatos. Com resolução ótica de até 600 dpi os scanners da linha HD estáão disponível em dois modelos HD3630 e HD4230.

Com mais de 20 anos de experiência, a AKAD, disponibiliza aos clientes assessoria e orientação na escolha do produto, financiamento e suporte técnico especializado. www.akad.com.br

Serasa lança o novo e-CPF / e-CNPJ da Receita Federal

A Serasa Experian, maior autoridade certificadora da ICP-Brasil, colocou no mercado desde o início de novembro, o Novo e-CPF e o Novo e-CNPJ da Receita Federal. Estes novos certificados digitais incorporam modernizações em relação aos modelos anteriores e passam a ser o novo padrão de mercado.

Os Novos e-CPF e e-CNPJ beneficiam os usuários da certificação digital ao incorporar características que propiciam a alta um aumento de disponibi-lidade para verificação da validade do certificado e uma redução nos custos de desenvolvimento de novas aplicações ao mercado. Adicionalmente, o Novo e-CPF e Novo e-CNPJ trarão mais facilidade de uso e na visualização dos dados de seu titular.

Segundo Dorival Dourado Jr., presidente da Unidade de Negócios de Ser-viços de Certificação Digital da Serasa, “o Novo e-CPF e o Novo e-CNPJ darão uma grande contribuição ao processo de massificação da certificação digital no Brasil pela sua maior versatilidade, e a Serasa tem a satisfação de, mais uma vez, ser a primeira empresa a oferecer esses novos produtos a seus clientes”.

Os clientes que adquirirem o Novo e-CPF e e-CNPJ Serasa A3, de 3 anos, receberão gratuitamente um Certificado Promocional com validade de 6 meses, para uso naquelas aplicações que ainda não tenham se integrado ao novo pa-drão da Receita. www.serasa.com.br

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Em algum momento de nossas vidas tive-mos que aprender como lavrar e auten-ticar assinaturas em suporte papel. Hoje

precisamos saber como gerar, validar, certificar, aceitar, armazenar, gerenciar e preservar assi-naturas digitais de documentos eletrônicos. Mi-grar documentos em suporte papel para eletrô-nicos, onde a caneta utilizada para assinatura é substituída pela Certificação Digital, produz mudanças de grande impacto, não só em re-lação aos aspectos tecnológicos e legais, mas principalmente à mudança cultural que precisa ser encarada como fator crítico de sucesso por qualquer abordagem para viabilização.

A assinatura digital ICP-Brasil é atualmente a única que tem presunção de veracidade e, por isso, garante equivalência em relação à assina-tura manuscrita porque oferece maior eficácia probatória, e assim, permite de forma induvido-sa a substituição dos documentos em papel por eletrônicos. É o principal motivo da exigência legal no Brasil para uso desse tipo de assinatu-ra em documentos de Notas Fiscais eletrônicas, escrituração contábil digital, processos judiciais informatizados, prontuários médicos eletrôni-cos e muitos outros.

É fundamental garantir maior eficácia pro-batória de documentos eletrônicos em todo projeto que envolva migração de documentos analógicos para digitais, mas isso não é sufi-ciente. Um documento digital também precisa ter garantia de acessibilidade, ou seja, estar disponível em tempo oportuno a quem de di-reito. Para tanto, é necessário prover soluções para que o documento eletrônico seja captado, indexado, armazenado, gerenciado, preservado e disponibilizado com segurança. Isso hoje não é problema, porque temos disponíveis o nosso

velho e bom GED e ECM com excelentes opções no mercado, para os mais diversos segmentos, tipos e volumes de documentos.

As soluções de GED/ECM precisam evo-luir integrando a Certificação Digital, o que irá viabilizar a certificação da autoria e da integri-dade, a garantia de sigilo e a certificação da tempestividade digital. Alguns fornecedores já estão atualizando suas aplicações, inicialmen-te com funcionalidades básicas da Certificação Digital, mas espera-se que em breve, recursos avançados também estejam contemplados. Tem-se notícia que diversas empresas públi-cas estão elaborando objetos técnicos para licitações incluindo a exigência da assinatura digital ICP-Brasil para aquisição de soluções GED/ECM. É importante também que os futuros usuários desse novo GED/ECM sejam treinados sobre a Certificação Digital, porque em função dos riscos e responsabilidades na utilização da assinatura eletrônica a empresa não pode cair na ilegalidade, o que tem acontecido, não por má-fé, mas por falta de conhecimento.

Viabilizar o GED/ECM com Certificação Di-gital em uma organização não é tarefa trivial. Os aspectos tecnológicos, jurídicos e culturais precisam ser considerados. Tem-se observado diversas implantações que resultaram em casos de sucesso, mas também muitas iniciativas com resultados abaixo do esperado. Considerando essas observações, recomenda-se que projetos para migração de documentos analógicos para digitais utilizem abordagens para viabilização apropriadas, contemplando pelo menos os seguintes aspectos: Gestão documental, ma-peamento dos processos, gestão da mudança, internalização de conhecimentos sobre GED/ECM e Certificação Digital, segurança jurídica

adequada e equivalência funcional entre docu-mentos analógicos e digitais considerando as tecnologias de GED, ECM, BPM, Certificação Digital, Certificação da Tempestividade Digital.

Uma solução de Certificação Digital para documentos eletrônicos certamente resultará em caso de sucesso quando viabilizada através do GED/ECM com utilização de abordagem ade-quada. Assim, será possível obter a tão sonhada confiança e credibilidade no ambiente eletrôni-co, onde hoje a internet sem Certificação Digital é considerada insegura, mas indispensável para realização de operações envolvendo documen-tos digitais.

Certifi cação Digital para Documentos Eletrônicos

Stefano Kubiça: Mestre pela PUC-PR com

concentração em Análise e Reconhecimento de

Documentos Eletrônicos. Atua como consultor

e instrutor de Certifi cação Digital desde 2002.

Conferencista nos mais importantes eventos

sobre o tema no Brasil. Em 2007 recebeu

o prêmio “Profi ssional do ano de GED”

outorgado pelo CENADEM. Realiza estudos

e pesquisas para integração da Certifi cação

Digital em soluções de GED/ECM, com artigos

publicados.

[email protected]

Stefano Kubiça*

Divulgação

CERTIFICAÇÃO

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inspirit_21x28.indd 1 27.05.08 02:00:47


PROCESSOS DE NEGÓCIO

*Tadeu Cruz - Prof. M.Sc. - Formado em

Administração de Empresas; especialização

em Engenharia de Sistemas e em Análise &

Modelagem de Processos de Negócio. Mestre em

Engenharia de Produção. Membro-pesquisador

do GEACTE-FEA-USP e do SAGE-COPPE-UFRJ.

[email protected]

Em projetos de análise, mapeamento & mo-delagem de processos de negócio há várias situações, acontecimentos e fatores que nos

induzem a erros, tanto de percepção como, conse-qüentemente, de julgamento e, pior, nos levam a con-cluir erroneamente. Essas situações, acontecimentos e fatores vão da ignorância sobre o que sejam processos a coisas mais graves, como má fé dos gestores de tais projetos e, em alguns casos, a corrupção, tanto por parte de quem é responsável por tais projetos quanto por parte de quem não quer a consecução e o sucesso deles. Todas estas situações, acontecimentos e fatores são prejudiciais ao nosso trabalho de analistas de processos e todas elas impactam negativamente os projetos de análise, mapeamento & modelagem de processos de negócio.

O FATOR IGNORÂNCIA.Dia destes um aluno que co-oriento via Internet num trabalho de graduação sobre Workfl ow me escreveu o seguinte e-mail:

- Caro Tadeu, você teria a possibilidade de enviar algum material aprofundado sobre Workfl ow, pois para especifi car o processo que o senhor me pediu gostaria de ter um embasamento mais aprofundado sobre o assunto.

E a minha resposta foi:- Como orientação, penso que antes de se apro-

fundar em Workfl ow você devia fazê-lo em processos. Ou seja, o problema talvez não seja pouco conheci-mento sobre Workfl ow, mas sim sobre processos. Por isso pedi que você fi zesse estas tarefas de casa para sentir o “drama” de implantar Workfl ow sem dominar processos.

Eu havia pedido para este aluno que fi zesse as seguintes tarefas:

Especifi que o produto, ou produtos, do processo;

Especifi que o processo que você quer automati-zar. Se houver mais de um, faça um por vez;

Crie um fl uxo dos processos (um por vez);Defi na os elementos básicos (3Rs) de cada pro-

cesso para o Workfl ow:papéis funcionais,regras de negócio,rotas.- Faça isso e me mande, que eu lhe ajudo a refi -

nar o resultado.Foram pedidas por mim tarefas básicas, mas

como o meu (aluno) amigo não conhecia o básico sobre processos, nem essas tarefas ele pôde fazer. Su-geri a ele que pegasse na biblioteca da escola o livro Sistemas, Métodos & Processos e que o lesse antes de continuarmos o trabalho.

Tempos depois ele me escreveu:- O livro indicado é muito bom, e realmente não

é nem um pouco fácil modelar processos (sic).Não conhecer ou desconhecer não deve ser

motivo de vergonha para ninguém. Afi nal “a vida é bela” justamente porque tudo que existe no universo está sempre, todos os dias, aprendendo. Mas vamos deixar a fi losofi a e as novas teorias cognitivas de lado, por enquanto, e voltemos para o lado prático dos processos de negócio. O que aconteceu com este meu aluno é o que a rigor acontece com a maioria das pessoas que começam a trabalhar com softwa-res que estejam diretamente ligados a processos, como por exemplo, BPMS, Workfl ow, GED, ERP, CRM e KM, entre outros. Elas pensam que conhecer bem o software em questão é garantia para sua boa utili-zação quando na verdade signifi ca apenas conhecer bem o próprio software e só. A ignorância sobre processos está presente até mesmo em lugares in-suspeitos, como na Academia, mas, repito, isto não deve ser motivo de vergonha e sim de preocupação.

Por exemplo: ouvi, certa vez, um professor dizer para seus alunos que eles deveriam:

- Mapear somente os processos produtivos.Ao ouvir isto, de pronto assaltaram-me algumas

dúvidas, tais como:Existem processos não-produtivos, ou improdu-

tivos?Se existem o que é que eles “não produzem”?Se existirem processos não-produtivos, ou impro-

dutivos, por que mantê-los?Se não existem, seriam todos os processos pro-

dutivos e portanto não haveria razão para tal solicita-ção ter sido feita pelo professor?

O que seriam processos produtivos?E os outros processos seriam o quê?O que exatamente o professor quis dizer ao man-

dar os alunos documentarem somente os processos produtivos?

Será que ele se referia aos processos primários?

(continua na próxima edição)

FATORES E SITUAÇÕES QUE NOS INDUZEM AO ERRO – Parte 1

Tadeu Cruz*

Joseti Capusso

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MUNDO ECM

59Document Management59 Document Management

Nesta seção, os leitores da Revista Document Management poderão encontrar defi nições de termos comumente utilizados tanto por técnicos quanto por especialistas, no seu dia-a-dia de trabalho, em conversas e apresentações, ou ainda, encontrados em livros, sites, blogs etc. Para ampliar conhecimentos, o consultor e professor Walter Koch escolheu alguns termos para proporcionar a formação e aumentar o conhecimento dos profi ssionais que fazem parte do mercado.

Fonte: www.imageware.com.br

Fonte: ww

w.im

ageware.com

.br

HSM - HIERARCHICAL STORAGE MANAGEMENTGerenciamento hierárquico de armazenamento. Surgiu na década de 70 quando o custo do disco magnético de mainframe era demasiadamente caro para o armazenamento de longo prazo. Migrava os dados de disco para fita e de volta quando necessário. Hoje em dia visa à migração entre diferentes tipos de mídias (magnético, óptico, fita) baseada em regras, entre as quais a temporalidade. Por exemplo, deixe o documento ativo em disco magnético, o intermediário em disco óptico (DVD) e o inativo em fita magnética. Pode também migrar com outras regras como a usabilidade (migre se ninguém usou por 6 meses).

TEORIA DAS TRÊS IDADESTeoria baseada no ciclo de vida dos documentos, segundo a qual os arquivos podem ser correntes, intermediários e permanentes.

TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinação fi nal dos documentos (eliminação ou guarda permanente), defi ne prazos para sua guarda temporária (vigência, prescrição, precaução), em função de seus valores legais, fi scais, administrativos, etc. e determina prazos para sua transferência, recolhimento e eliminação.

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PERSONALIDADES

roBerto Carlos de Almeida Prado Ju-nior, 55 anos é natural

de São Paulo e formado em Administração de Empresas. Iniciou sua carreira na empresa Microservice em 1974, isto é, desde sua fundação, onde perma-

neceu por 30 anos atuando na área Comercial de GII, CD-ROM e outras. No início da carreira, Junior dedicou-se à introdução de equipamentos de microfil-magem de papel comum da marca Canon, Sistema de arma-zenamento em Discos Ópticos da Canon no Brasil, Digitaliza-dor de Microfilmes também da Canon. Há seis anos atua como Diretor Comercial da empresa Brascomp onde trabalha com softwares para o gerenciamen-

to eletrônico de documentos da como DocuWare e Sistema COLD. Nestes muitos anos de atuação na área, uma de suas grandes contribuições tem sido a difusão da microfilmagem, enquanto mídia de preservação no segmento de gestão documental. [email protected]

rosÁlia paraÍso Matta de Paula nasceu em Barbacena, Minas

Gerais, e desenvolveu-se profi ssionalmente em Belo Horizonte. Formou-se na UFMG em Biblioteconomia, com especialização em Informática pela SEI/CPGA – MG e for-mação em negócios pela FDC-Fundação Dom Cabral – PAEX de Minas Gerais. Ela iniciou sua carreira em 1980 na antiga Telemig como bibliotecária responsável pela organização do Arquivo do setor de Gerenciamento de Contratos, passando depois para a Santa Bárbara Engenharia S/A também como bibliotecária-arquivista, chefe do Centro de Informações Técnicas e Arquivo Central e depois para Fundação das Pioneiras Sociais - Hospital Sarah Kubitschek – no cargo de bibliotecária chefe do Departamento de Documentação e Informação, constituído de Biblioteca, Arquivo

Médico e Estatística e Setor de Foto e Imagem até iniciar sua pró-pria empresa, Documentar, grupo de reúne empresas de Consultoria em Documentação, Informação, Tecnologia e Conhecimento cor-porativo. O fato mais marcante de sua carreira foi a criação e conso-lidação do segmento de empresa de consultoria em gestão de do-cumentos, informação e conhe-cimento corporativo com a mon-tagem da Documentar, que hoje é uma referência nacional. Outra

contribuição importante foi o desenvolvimento da metodologia GERIR – Gestão Integrada de Recursos Informacionais Corporativos, que hoje vem sendo aplicada em grandes empresas brasileiras e agora será embarcada em tecnologias de ECM dos maiores players mundiais. [email protected]

C om o intuito estar atentos ás modernidades e novidades tecnológicas que o segmento de gestão documental tem a nos oferecer é im-

prescindível falar daqueles que fazem desse mercado o que ele é hoje. Por isso, a Seção Personalidades trará aqui os profissionais que estão contribuindo para o desenvolvimento do mercado de ECM no Brasil, mos-trando sua trajetória e seus principais feitos.

Se você quiser participar ou indicar algum nome para fazer parte desta Seção envie-nos um contato para o email: [email protected], pois tere-mos imenso prazer em tê-los em nossas páginas.

Maria lUiZa reis é presidente da Lab245 e natural do Rio de Ja-

neiro. Sua atividade profissional começou com a sua formação acadêmica como Engenheira Mecânica, na Escola de Engenharia atual Politécnica UFRJ, em 1989. Em 1990, se tornou Mestre em En-genharia Mecânica pela COPPE/UFRJ. Em 1994, obteve o grau de Doutorado em Engenharia Nuclear pela COPPE/UFRJ, onde coordenou pesquisas na área de reconstrução de imagens e visão artificial. Fez também um trabalho de pesquisa sobre Visão Artificial, na França, no Clermont Ferrand. Em 1997, obteve o grau de CDIA Certified Document Imaging Architect nos Estados Unidos. Trabalhou em sistemas de GED e Workflow desde 1994 até 1996 quando foi consultora e implantou sistemas de GED em 3 grandes empresas. Em 1996, fundou a Lab245, onde é Diretora Executiva.

Atua desde então na implantação de sistemas de imagem e workflow em todo o Brasil, tendo também aplicações no Peru, Angola e Estados Unidos. Já implementou soluções em milhares de ambientes de produção, de empresas de variados portes e segmentos do mercado. As soluções por ela criadas, estão entre as mais premiadas do mercado e os softwares estão auxiliando a milhares de usuários em todas as regiões do Brasil.

Durante toda a carreira, modernizou sua empresa, criando e aplican-do novas metodologias, muitas delas obtidas em eventos internacionais dos quais expôs e participou, como a AIIM, nos Estados Unidos.

É palestrante na Infoimagem desde 1997 e membro da Comissão Técnica do Cenadem desde 2001. Publicou diversos artigos em revistas e congressos no Brasil, Estados Unidos e Inglaterra. [email protected]

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Bernardino Gonçalves Costa Neto é bacharel em Administração de Empresas com pós-graduação em Organização, Sistemas e Métodos e MBA em “Tecnologia da Informação

Aplicada à Gestão Estratégica de Negócios”, pela Fundação Getu-lio Vargas. Foi certificado como: CDIA+ - Certified Document Imaging Architect, pela compTIA e reconhecido como MIT - Master of Information Technology pela AIIM - Association for Information and Image Management Inter-national. Atuou em organizações de grande porte e multinacionais, tais como: Febraban, Banco Safra, BankBoston e BCP Telecomunica-ções. Como reconhecimento pelo

pioneirismo e trabalhos voltados ao mercado de gerenciamento da imagem e informação, recebeu diversos prêmios. Há anos vem atuando como professor, tendo proferido diversas palestras e ministrado cursos nas áreas de Administra-ção e GED/ECM. É diretor de Tecnologia e Segurança da Informação e Facilities da Iron Mountain do Brasil. [email protected]

sônia stropa desenvolveu sua carreira na cidade de São Paulo. É admi-

nistradora de empresas e Web Design, e possui as certificações CDIA+ pela Comptia e MIT e Laureate EDIM pela AIIM. Iniciou sua trajetória profissional em 1980 no Banco Noroeste ainda com microfilma-gem e passou por várias empresas renoma-das como a TV Bandeirantes, Rede Globo, Brink’s e Banco BMC sempre ligada ao se-tor de análise e desenvolvimento de tecno-logias para informação não-estruturada.

Hoje atua como gerente nacional de Gestão Documental & GED/ECM na Claro Telecomunicações, onde implantou o sis-tema de digitalização distribuída em terri-tório nacional com número de pontos de venda superior a 4.000. Em seus projetos de gestão 80 milhões de páginas foram digitalizadas e disponibilizadas para recuperação na Web, além de 15,5 milhões de páginas de escrituração con-tábil e fiscal foram processadas em tecnologia COM e COLD, deixando de ser impressas. Sua contribuição vem de seu conhecimento profundo tanto nas tecnologias quanto dos desafios que uma grande organização lhe tem proporcionado. [email protected]

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CANAL EXECUTIVO

Como a Konica se posiciona entre os fornecedores do mercado global?

Presente em 34 países e com mais de 140 subsidiárias em todo o mundo, a Konica Minol-ta é uma das empresas japonesas que oferecem, além de produtos voltados para impressão, cópia e digitalização de imagens, serviços e soluções com softwares específi cos para vários segmentos. Em produtos, o foco da companhia é na comer-cialização de impressoras e multifuncionais. Em serviços, o fornecimento de mecanismos que en-volvam gerenciamento de processos, controle e inovações em impressões, cópias e digitalização é o destaque. Hoje, a marca disponibiliza mais de 15 equipamentos preto-e-branco e coloridos a laser e conta com cerca de 80 autorizadas pelo Brasil, onde atua há 20 anos.

Quais os principais produtos distribuí-das pela empresa? Quais os mais conheci-dos e os principais produtos da companhia no Brasil?

Hoje, a Konica Minolta oferece equipamentos de impressão, cópia e digitalização para os seg-mentos P&B e cor, com funções específi cas para solucionar as necessidades de diversas empresas.

Os principais produtos fabricados pela empre-sa são os multifuncionais coloridos voltados para o mercado corporativo e equipamentos para produ-ção de impressão sob demanda, com a exclusiva tecnologia de impressão com toner polimerizado Simitri HD e controlador de impressão Emperon, que trata-se de uma plataforma aberta compatível com os vários sistemas de mercado.

Os produtos mais conhecidos são da linha bizhub, como a BH163/211 – monocromáticas de 16 e 21 ppm, BH 250/350 – monocromáticas de 25/35 ppm com capacidade de digitalizar 70 originais por minuto, BH 600 – monocromática de 60 ppm, BH C252 e BH C451 de 25ppm e 45 ppm, respectivamente coloridas, bem como a BH Pro 1050e/eP e BH Pro C6500e/eP, voltadas para

impressão de produção monocromática e colori-da, respectivamente, com 105 ppm e 65 ppm.

Como está planejada a estratégia da empresa para o mercado brasileiro e lati-no-americano?

A Konica Minolta Business Solutions do Brasil completou em 2008 uma presença de 20 anos no Brasil, com fábrica em Manaus e dois centros de distribuição, Manaus e Vitória. A empresa planeja seguir fortalecendo e ampliando suas parcerias com revendas autorizadas que, hoje, atuam nos diversos segmentos do mercado brasileiro. Por exemplo, a mais recente nomeação foi a Guten-berg, que representa no país líderes de mercado no segmento de equipamentos gráfi cos da mais alta qualidade. Uma maior penetração no merca-do corporativo também é outro foco da empresa, com novos parceiros como Brasif, DMapas, Copys-tar, Copymar, Digital World, TecSupri, Conection, SF Sistemas, Maq Ton, Print Daty, Plantech, MC Copiadoras, Offi ce Ploter, Riso Fortaleza e Workco-

py. A Konica Minolta Business Solutions do Brasil também possui uma operação direta em Manaus e em Brasília.

Como o senhor analisa o consumo de seus produtos no mercado corporativo?

Os equipamentos da Konica Minolta são vol-tados para as necessidades de usuários que ne-cessitam imprimir, copiar e digitalizar documentos. Além das funções principais, esses produtos aten-dem plenamente o mercado corporativo no que tange a controle, rastreabilidade, centralização e segurança de dados. Por esse motivo, temos veri-fi cado um aumento de demanda por nossos pro-dutos nesse mercado, principalmente em projetos de outsourcing, bem como nossos equipamentos coloridos como a BH C252, que possui todas as funções já descritas e tem sido muito bem aceita.

Quais as principais metas da empresa para o próximo ano?

No Brasil, a meta é continuar crescendo 14% em 2008, como em 2007. Para 2009, nossa pre-visão de crescimento gira em torno de 15%, já que o volume de negócios é variável de acordo com o segmento dos equipamentos que comer-cializamos

Novos projetos no Brasilda Konica Minolta

* Fuzio Ymayo - gerente nacional de Marketing e Novos Projetos da Konica Minolta

Fuzio Ymayo, da Konica Minolta

Joseti Capusso

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O SUCESSO NOS NEGÓCIOS DEPENDEDE BONS RELACIONAMENTOS

A i-Partner é uma empresa especializada em soluções de alta tecnologia para gestão de negócios, com foco em portais B2B, B2C, e-commerce, e-Learning, CRM-Customer Relationship Management, BI, Workfl ow e ITIL, sempre baseados na Plataforma Web e Mobile.

Com know-how adquirido ao longo de vários anos, a i-Partner atua também como Consultoria para o Desen-volvimento de Sistemas, agregando sua experiência de desenvolvedor de soluções específi cas, possibilitando assim uma implementação rápida e segura através de nossa fábrica de software.

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CANAL EXECUTIVO

Como a Banc Tec se posiciona entre os fornecedores do mercado norte-americano? Quais as principais soluções distribuídas pela empresa? Quais os mais conhecidos e os prin-cipais produtos da companhia?

A Banc Tec é uma provedora de alto volume, especialmente em missões críticas nos processos de pagamento, processo de documentos e informações e serviços de TI. Sediada em Dallas, Texas, possui em-presas em 14 países, servindo clientes em aproxima-damente mais de 50 países em todo o mundo.

Nós ajudamos as empresas a implementar sua efi ciência proporcionando automação e soluções de outsourcing para seus negócios, altos-volumes e processos de uso intensivo de informação. Nossas soluções e serviços podem ser divididas em quatro categorias que incluem o BPO, soluções de negócios, produtos e infra-estrutura. Entre nossos produtos mais conhecidos no mercado estão IntelliScan, har-dware de processamento de documentos e AP Mas-terTM e eFIRSTTM que são soluções de softwares.

Como os produtos estão posicionados entre as verticais de atuação? Quais as so-luções mais utilizadas pelos consumidores americanos?

As principais verticais de atuação da empresa são as áreas: fi nanceira, saúde, seguros, Telecomu-nicações, atividades globalizadas, manufatura, ser-viços públicos e governo. Na América do Norte, os mercados mais importantes atendidos pela empresa são: pagamentos e processos de remessa de fundos (incluindo o processamento de cheques, faturamento e recebíveis); processos de documentação e conteú-do (incluindo transações de conteúdos, processos de saúde e de documentos em geral) e serviços de TI (incluindo desenvolvimento, manutenção e suporte).

Como podemos situar a Banc Tec em ter-mos de desenvolvimento tecnológico. Quais são os principais incrementos tecnológicos utilizados pelas ferramentas disponibilizadas pela empresa?

Temos uma história plena de suprimento de produtos baseados em alta tecnologia. Isto inclui o eFirtst capture, eFIRST Process, eFIRST Archive e nosso IntelliScan, família de scanners de alta perfor-mance para área de processamento de documentos,

além do PayCourier e o X-Series e E-Series transports para remessa de fundos em cheque.

O que signifi ca em termos de mercado esta parceiria com a Recognition ?

A Recognition tem sido uma parceria estratégica por muitos anos. A maior necessidade da captura de imagens é seu arquivamento e a Recognition instalou e mantém a maior solução de arquivamento de ima-gens para a BancTec na América Latina. Nos também temos também trabalhado muito próximos à Recog-nition na maioria dos serviços de processamento de cheques para os maiores bancos brasileiros.

Qual é a participação da empresa no mer-cado mundial? Quais os mercados mais ativos e representativos para a empresa hoje?

Com empregados em 14 países e servindo a mais de 50 outros países em todo o mundo, a Banc-Tec tem realmente presença mundial. Nossa concen-tração, geografi camente falando, está nas Américas, na Europa, África, na Asia (Japão, Coréia e Taiwan) e nos mercado emergentes, que incluem a China e a Índia. Temos 14 centros de processamento e serviços, 7 nos EUA e 7 na Europa.

Qual a estratégia de mercado da empre-sa para a América Latina? Especialmente para com o mercado brasileiro, quais as ações pen-sadas para expansão do mercado e como a empresa vê o crescimento e o interesse pelas

ferramentas de ECM no Brasil?Tradicionalmente o crescimento da Banc Tec no

mercado latino-americano veio com a venda de har-dware. O ECM e o os processos de Imaging estão sen-do levados por dois principais fatores. O mais impor-tante é a necessidade do reconhecimento automático e a distribuição de informações dentro das empresas, e como elemento secundário, aponto que apesar de ser uma área crítica, há a necessidade de redução de custos, e as mais sofi sticadas plataformas de hardware permitem uma rápida coleção de imagens e dados. A BancTec trabalha com a Recognition para suprir am-bas as necessidades, de hardware e software.

Como a experiência da Banc Tec com o Sistema de truncagem de cheques (Check 21) e suas soluções podem contribuir com os no-vos processos do mercado brasileiro?

A BancTec tem muitos anos de experiências em proporcionar soluções para demandas de truncagem de cheques no mercado americano. Nossas solu-ções de imaging em alta velocidade, arquivamento e processamento de cheques já foram testadas e comprovadas e esperamos que estas soluções tornem-se cada vez mais populares no mercado brasileiro enquanto as soluções tradicionais de paga-mentos e transações com cheques decrescem.

Como o senhor acredita que as soluções

da BancTec e a Recognition ajudarão a imple-mentar o processo de truncagem no sistema bancário brasileiro?

A truncagem de imagens em todo o mundo foi levada pela necessidade das soluções de captura descentralizada. A Recognition está bem posicio-nada para distribuição destas soluções no mercado brasileiro. Entretanto, alguns tipos de hardware cen-tralizados ainda permanecerão e serão necessários para as instituições fi nanceiras, bem como soluções de arquivamento centralizado. A Banc Tec sente for-temente que esta parceria com a Recognition tor-nará possível prover as instituições fi nanceiras de soluções integrais, necessárias às atuais demandas da truncagem de cheques.

Próximo à truncagem no Brasil

* Jerry Brown, vice-presidente de Alianças Globais da BancTec

Jerry Brown, da BancTec

Divulgação

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ficará excelente.

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CRÔNICAREFLEXÕES

A ERA INFORMATOZÓICANo shopping, de mãos

dadas com meu fi lho, aden-tro a exposição sobre os dinossauros. Assistimos um fi lme didático antes de per-correr as réplicas de todos os “Sauros” que podemos ima-ginar com seus grunhidos e movimentos robóticos. Nas explicações, as indefectíveis épocas em que viveram... Era mesozóica, paleozóica, proterozóica, e assim por diante.

Na hora do sorvete, veio a pergunta: papai, em que era vivemos? Respondo de pronto.;a da informação. Respiro aliviado; essa foi fácil! Aí vem a outra. Por quê? Falo dos computa-dores da televisão, das mídias... Então por que não chama informatozóica? Essa eu passei batido, e de pronto veio outra....Quer dizer que antes eles não tinham informação?

Crianças com seus porquês sempre nos levam a curiosas refl exões... É claro que a informação sempre foi crucial. Os homens primitivos com cer-teza dividiam seus conhecimentos acerca de onde se encontravam as melhores manadas, qual arma funcionava melhor e assim por diante.

O que dizer então da era industrial? Henry Ford fez o quê, senão coordenar sistemas proprietários de informações e controle hierárquico, para criar a sinergia de produção? Pensando bem, nunca houve qualquer atividade produtiva na vida do homem sem a acumulação de informação, geração após geração.

Por que então só agora é que chegamos à era “infor-matozóica”?

Na minha profi ssão de tabelião, cujas origens re-montam os escribas, fomos os que tiveram o privilégio de saber escrever e ler antes de todos. Naquele tempo, a escrita ainda não era meio de divulgação de informação; servia apenas como prova de um fato. A mídia era a tábua - daí a origem do termo tabe-lião-, a pedra, o pergaminho. A mídia, então, superava o produto informação.

Quero crer que a razão da denominação da atual Era é porque hoje a economia da informação é muito mais relevante que os meios de divulgação. Vivemos a ruptura do tradicional vínculo entre meio e informa-ção, em que a economia dos objetos se funde com a da informação. Essa passou a ser o elo no comércio de bens, desde a produção até o consumidor fi nal. Nunca na história do homem a informação fez tanta diferença na vantagem competitiva. A marca, e sua exposição valem mais que o próprio negócio!

Nas outras Eras, o homem é que ia ao encon-tro da informação, e na atual com a explosão da conectividade, ela é que vem ao nosso encontro.

Vou correndo pra casa tentar convencer o Lorenzo...

Ângelo Volpi

“Os arquivos são templos modernos – templos da memória”

Terry Cook – arquivologista australiano e autor de vários livros

sobre Arquivologia.

“A mentalidade dos CIO´s a respeito da gestão de documentos mudou nos últimos 5 anos. Hoje eles consideram seus investimentos em ECM entre os TOP 10 entre as grandes companhias”

Whitney Tidmark – VP global de marketing da EMC²

“O Poder Judiciário é o responsável pelo maior volume de produção documental do Brasil, e um dos nossos grandes desafios hoje é

elaborar diretrizes agressivas voltadas para boa gestão e preservação desse

acervo”,

Jaime Antunes presidente do Conarq e diretor-geral do Arquivo Nacional

“Não existe legislação para orientar sobre a guarda desse tipo de documento (corporativo), então as empresas tem de tomar decisões sozinha, com base no seu negócio e nos seus processos”

Almir Veras – diretor da Mycroarq

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Há 18 anos TECMACH trabalha para disponibilizar as melhores soluções em impressão e gerenciamento de conteúdos, objetivando a contextualização e a tradução da estrutura e cultura organizacional. Com processos colaborativos atendemos às características e demandas dos diversos públicos de interesse da sua organização.

Três empresas do mercado uniram suas forças para melhor solucionar o que você via como problema.

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