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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
AVM – FACULDADE INTEGRADA
PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO EM GERENCIAMENTO
DE PROJETOS
Juliana Motta Marques
ORIENTADOR: Prof. Nelsom Magalhães
Rio de Janeiro 2016
DOCUMENTO PROTEGID
O PELA
LEI D
E DIR
EITO AUTORAL
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
AVM – FACULDADE INTEGRADA
PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Gestão de Projetos. Por: Juliana Motta Marques
A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO EM GERENCIAMENTO
DE PROJETOS
Rio de Janeiro 2016
3
AGRADECIMENTOS
Agradeço aos amigos e parentes pelo apoio e
incentivo pela conquista.
4
DEDICATÓRIA
Dedico esse trabalho ao meu filho Caio, meus
pais e irmãos, que me apoiaram nesse desafio.
5
RESUMO
Esse trabalho de pesquisa tem como objeto de estudo a importância
do Gerenciamento das Comunicações em projetos e seus processos,
apresentando os conceitos de projetos, Comunicação, além das relações entre
esses conceitos.
Faz parte desse estudo apresentar as principais técnicas, práticas e
metodologias capazes de maximizar o grau da comunicação na gestão de
projetos.
O objetivo desse trabalho acadêmico é demonstrar que um plano de
gerenciamento de comunicação adequado, claro e objetivo será necessário
para o sucesso do projeto.
6
METODOLOGIA
O desenvolvimento desse trabalho de pesquisa se deu através de
leitura de livros voltados para o Gerenciamento de Projetos e Comunicação,
além de pesquisas na Internet, publicações e artigos de acesso público, cujos
assuntos estão voltados para o tema desse trabalho além do material didático
abordados ao longo do curso de Gestão de Projetos da AVM.
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7
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I
A Comunicação - Conceito 09
CAPÍTULO II
A Comunicação em Gestão de Projetos 22
CAPÍTULO III
A importância da Comunicação em Gestão de Projetos 42
CONCLUSÃO 47
BIBLIOGRAFIA 49
WEBGRAFIA 52
ÍNDICE 53
ÍNDICE DE FIGURAS 54
ANEXOS 56
8
INTRODUÇÃO
Segundo Kotler (2006), a maioria dos projetos não atingem seus
objetivos por falta de planejamento e acompanhamento eficaz. Uma das
ferramentas mais presentes no acompanhamento dos projetos é a
Comunicação.
A comunicação é uma das áreas de conhecimento mais importantes,
de acordo com o PMI (Project Management Institute), para o Gerenciamento de
Projetos. Ela representa cerca de 90% do tempo do Gerente de Projeto e é o
elo de ligação entre as pessoas, as ideias e as informações.
Além disso, a maioria dos problemas dos projetos são oriundos de
falha de comunicação e existe uma forte correlação entre o desempenho do
projeto e a habilidade do Gerente de Projetos em administrar as comunicações.
Segundo o Guia PMBOK® (Project Management Body of Knowledge
- Quinta edição, 2013, p. 287), o gerenciamento das comunicações do projeto
inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto
sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas,
gerenciadas, controladas, monitoradas e organizadas de maneira oportuna e
apropriada.
Atualmente encontra-se uma demanda grande de estudiosos e
conhecedores da boa administração a fim de discutirem e analisarem as
melhores práticas em gerenciamento de projetos.
Concordando com a importância do tema Comunicação e sua
aplicabilidade na prática em relação à atividade empresarial, às necessidades
do mercado e principalmente em se tratando da Tecnologia da informação
(área específica) veio a inspiração para a realização de um estudo mais
aprofundado que poderá contribuir para os profissionais da área e entender sua
contribuição para o sucesso dos projetos.
9
CAPÍTULO I
A COMUNICAÇÃO - CONCEITO
Para melhor entendimento do que se trata a importância do
Gerenciamento da Comunicação, se faz necessário a apresentação dos seus
conceitos e os elementos que podem influenciar positivamente ou
negativamente o entendimento da informação que se pretende transmitir.
“A comunicação pode ser definida como o processo que envolve a transmissão e a recepção de mensagens entre uma fonte emissora e um destinatário receptor, onde as informações são codificadas na fonte e decodificadas no destino com o uso de sistemas convencionais de signos ou símbolos sonoros, escritos, iconográficos, gestuais, etc. (Chaves, 2006, p. 18). ”
Ainda sobre a definição de comunicação o autor aponta,
“Uma comunicação simbólica que usa textos e documentos é, muitas vezes, apenas uma aproximação do que se quer realmente se comunicar, pois pode conter falhas que dificultam ou mesmo inviabilizam a compreensão pretendida com os mesmos. (Chaves, 2006, p. 22)
A utilização da Comunicação está presente no cotidiano do homem
e se bem expressada e administrada oferece a qualquer empresa agilidade e
clareza, sendo ela responsável pelo desenvolvimento humano e da
organização. Tudo que é construído ou destruído, é pela comunicação ou falta
dela. Desta forma, comunicar-se é um desafio, pois embora o seu conceito seja
simples, na prática é um processo complexo.
Dentro deste contexto, a área de Comunicação atua como um fator
relevante que proporciona a diferença entre projetos bem sucedidos e mal
sucedidos, tornando-se um aspecto diferencial capaz de justificar a
sobrevivência de uma organização.
O objetivo é de apresentar os modelos e práticas existentes no
mercado e analisar as formas de atuação que podem contribuir para um bom
desenvolvimento e gerenciamento de projetos.
10
1.1. Origem da Comunicação
Comunicação sempre existiu e é um marco histórico que
revolucionou o mundo. Foi ela quem permitiu que se formassem os grupos, que
se integram em forma de famílias e criaram as sociedades. É a ciência que
cuida das interações entre as pessoas e os animais por meio do
compartilhamento de informações. A palavra é uma derivação do latim
“communicare”, dando ideia de comunidade. Comunicar significa
“conferenciar”, “partilhar”, “tornar comum”. É por meio da comunicação que é
possível haver a compreensão dos humanos entre si e os demais seres, e fez
com que o ser humano procurasse sair da solidão e viver em sociedade. Como
o ser humano é um ser social, a comunicação é essencial para a vida humana
e ferramenta responsável por transmitir conhecimento e desencadear
desenvolvimento. Segundo Matos (2009, p.2), “comunicação significa o mesmo
que tornar comum, partilhar, repartir, trocar opiniões (...)”. O autor ainda
enfatizou de forma assertiva:
“Comunicar bem não é só transmitir ou só receber bem uma informação. Comunicação é troca de entendimento e sentimento, e ninguém entende outra pessoa sem considerar além das palavras, as emoções e a situação em que fazemos a tentativa de tornar comuns conhecimentos, ideias, instruções ou qualquer outra mensagem, seja ela verbal, escrita ou corporal. ” (MATOS, 2009, p. 2)
“Através de gestos, gritos, pulos o homem bem primitivo, usou essas artimanhas para formar uma coletividade, visto que ele jamais poderia viver na solidão. Também com frequência usavam meios alternativos como falar, balbuciar, gritar, e até pular. O pulo foi uma das maneiras mais plausíveis que os primatas encontraram, para se comunicar uns com os outros. “Se comunicar entre si, se por gritos ou grunhidos, como fazem os animais, ou se por gestos, ou ainda por combinações de gritos, grunhidos e gestos” (RODRIGUES, ANTONIO PAIVA, 2007, Código do texto: T624715 - http://www.recantodasletras.com.br/artigos/624715). ”
Já na Antiguidade surgiram as pinturas rupestres, desenhos feitos
pelos homens em cavernas, utilizados para se expressar onde os mesmos
11
encontraram uma forma de deixar mensagens afim de se comunicar. Essas
figuras retratavam o cotidiano e guardavam informações importantes.
Esses vestígios são tratados como fontes históricas que serviu de
fontes de estudos desses seres humanos que viveram há milhares de anos.
Concluindo-se que o início da comunicação se deu na Pré-História que foi
dividida em dois períodos, de acordo principalmente com os tipos de
ferramentas utilizados pelas pessoas da época: o período Paleolítico (até
10000 a.C.) e o período Neolítico (10000-4000 a.C.).
Ao longo da história, a transmissão de informações já foi vista como
forma de sobrevivência, como legado ou liberdade de expressão. Onde o
homem pré-histórico narrava suas histórias e assim estabelecia a comunicação
entre os grupos.
“A comunicação é um marco histórico que revolucionou o mundo. Desde os primatas, até os dias atuais. A tecnologia avançou a passos largos. A comunicação teve seu contributo na medida em que o tempo passava, ela estava sempre presente. Foi e continua sendo o viés mais importante da evolução humana, fez o grande diferencial entre o ontem e o hoje. Será a mola propulsora entre o hoje e o amanhã. Será uma grande força contributiva de um futuro bem próximo (RODRIGUES, ANTONIO PAIVA, 2007, Código do texto: T624715 - http://www.recantodasletras.com.br/artigos/624715). ”
Portanto, a comunicação é indispensável para a nossas vidas, pois é
uma fonte de conhecimento, trabalho e diversão. Precisamos cada vez mais
acompanhar as novas tecnologias para se manter atualizado.
1.2. Tipos de Comunicação
Segundo CLELAND e IRELAND (2000), “conceituam a comunicação
como um processo de permuta de pensamentos ou opiniões através de
sistemas, símbolos, sinais, comportamento, palavras. A Comunicação em que
duas ou mais pessoas praticam a troca de entendimento sobre algo podendo
ser realizado através da comunicação verbal ou não verbal”.
12
A Comunicação em projetos é muito dinâmica. Exige-se muito da
comunicação em todo o tempo de execução do projeto, principalmente durante
as fases de concepção, planejamento e acompanhamento. Durante a fase de
encerramento o objetivo é formalizar, documentar, obter as aceitações, realizar
as entregas, e ainda levantar as lições aprendidas que ficarão para os
próximos projetos como experiência.
Percebe-se então a importância da Comunicação corporativa na
organização, especificamente na gestão de projetos. Possui importância
estratégica para o sucesso do projeto, considerando que os processos
interagem uns com os outros e com as demais áreas de conhecimento.
As Comunicações podem ser expressas de várias instâncias
podendo ser conforme os tipos a seguir:
• Verbal: esta é composta por palavras, a comunicação verbal
é todo o tipo de troca ou passagem de informação através da
linguagem escrita ou oral.
1. Escrita: A comunicação escrita deve ser utilizada quando se
busca algum tipo de formalização, uma vez que é permitida a
revisão da mensagem, como por exemplo: e-mails, Cartas,
Memorandos, Ofícios, Decretos, Protocolos, Livros, cartazes,
etc.
2. Oral: A comunicação falada é fundamental durante os
processos de negociação em gerenciamento de projetos, uma
vez que auxilia no desenvolvimento do processo de
entendimento do problema, amenizando conflitos, como por
exemplo: diálogos através de Reuniões, Teleconferências,
Telefones, etc.
• Não Verbal: esta não é composta por palavras, excluindo
também os sinais vocais ou paralinguísticos (corresponde à
altura e o tom da voz e revela a situação em que o falante se
13
encontra). Ela é conhecida também como a comunicação
corporal. Sendo ela expressada por gestos, posturas,
expressões faciais, vestuário, visual, toque, etc.
Conforme Rita Mulcahy (2013), em projetos esta pode-se aplicar
conforme a tabela a seguir:
Tipos de Comunicação Quando são utilizados
Verbal Formal Apresentações, palestras
Verbal informal Reuniões, conversas.
Escrita formal Problemas complexos, Planos de
gerenciamento do projeto, termo de
abertura do projeto, comunicação a
grandes distâncias
Escrita informal E-mails, bilhetes manuscritos,
mensagens de texto, mensagens
instantâneas.
Figura 1: Tipos de Comunicação
Fonte: Rita Mulcahy – Preparatório para o exame PMP – 8° edição (2013, p. 386)
1.3. Elementos da Comunicação
Segundo CLELAND, através do PMBOK (2013), “Comunicação é um
processo onde informações são trocadas entre pessoas (fonte e receptor), por
meio de um sistema comum de símbolos, sinais ou comportamentos”. Tal
processo pode ser observado no modelo apresentado a seguir:
14
Figura 2 – Processo de Comunicação
Fonte: Kotler (2000, p. 571)
Para que aconteça a Comunicação, é necessário que envolva elementos
básicos, a saber:
§ Emissor: É quem transmite a mensagem. Também chamado de
remetente.
§ Codificação: São os símbolos orais ou escritos, usados para
transmitir a mensagem.
§ Meio ou Canal: Resumidamente, é o suporte material que veicula
uma mensagem de um receptor para um emissor, através do espaço
e do tempo.
§ Decodificação: É a interpretação da mensagem pelo receptor.
§ Receptor: É aquele que recebe a mensagem. Também chamado de
destinatário.
§ Feedback: É a reação do receptor para o emissor, esclarecendo sua
captação da mensagem, ou seja, o receptor da sua mensagem
responde com outra mensagem. Palavra oriunda língua inglesa, que
significa “alimentar de volta”, onde o retorno é fundamental para se
conseguir avaliar o que o receptor entendeu da mensagem, criando
uma interação entre os dois. Além de funcionar como uma ótima
ferramenta para eliminação de dúvidas, ruídos, entre outros.
§ Redundância: Sem confundir com pleonasmo ou repetição em
excesso da mesma informação, a redundância é uma ferramenta
para tratar os males dos ruídos.
15
§ Avaliação: Ao avaliar, poderemos detectar possíveis erros ou
fracassos.
§ Contexto: É a situação a que a mensagem se refere.
§ Código: Formado por elementos linguísticos, podendo ser verbal ou
não verbal, como palavras, gestos, desenhos, sinais, entre outros, de
conhecimento entre as partes.
§ Paralinguística: Corresponde à altura e o tom da voz.
Figura 3 – Modelo básico de comunicação
Fonte: Guia PMBOK – 5° edição (2013, p.294)
Na Comunicação podem ocorrer diversos tipos de barreiras e ruídos
comprometendo sua execução, interferindo na transmissão ou entendimento da
mensagem. Alguns ruídos podem ser:
§ Nível de conhecimento da mesma realidade entre emissor e receptor;
§ Mensagem ou informação mal formulada;
§ Problemas de codificação ou decodificação;
§ Conflitos de padrões;
§ Má interpretação entre as partes;
§ Omissão da informação;
§ Deficiências no procedimento, no processamento, manipulação e
transmissão da mensagem;
§ Idiomas diversos;
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§ Traduções mal elaboradas;
§ Barulhos e ambientes;
§ Configuração ou equipamentos inadequados;
§ Fisiológica;
§ Semântica;
§ Psicológica.
Através dos elementos básicos, a linguagem se adequará a várias
formas de funções, formado por:
§ Emoção;
§ Persuasão;
§ Informação;
§ Reflexão; Entre outras.
A Comunicação obterá apelos denotativos e conotativos, sendo:
§ Conotação: Aborda o sentido figurado, simbólico.
§ Denotação: Aborda o sentido real.
Durante o trabalho, é de extrema importância a prática do feedback,
conforme descrito acima, sinalizar entendimentos, considerar O QUE será
falado e COMO será falado, visando o melhor entendimento do receptor,
evitando assim, mal entendidos que possam comprometer o andamento do
projeto. Comunicação eficaz resulta em comprometimento e boas relações.
Essas barreiras ocorrem em quaisquer circunstâncias, no dia a dia, e
nas empresas essas barreiras ocorrem da seguinte forma:
§ Administrativas/burocrática: Decorrência da cultura que a
organização assume frente à comunicação, e de como processam
suas informações. Distância física entre as áreas, ou até grupos
fechados, segredos, competições, poder, autoridade e status, são
barreiras normais nas organizações.
§ Excesso de informações: Como o próprio nome diz se resume a
uma sobrecarga de informações de toda ordem e na mais variada
forma. O acúmulo de tarefas e cargos para um mesmo funcionário se
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transforma em uma neurose no que diz respeito a distribuir
informações. Excesso de e-mails, telefonemas, reuniões
desnecessárias, longas e constantes.
§ Comunicações incompletas e parciais: Informações fragmentadas,
distorcidas, sonegadas, sujeitas a dúvidas. Costumes de linguagem,
semântica, uso excessivo de código ou siglas, onde se imagina que o
receptor tenha todos os conhecimentos e pense igualmente ao
receptor.
§ Audição seletiva: Ato de bloquear informações que não
correspondem às nossas expectativas, e contrariam aquilo que
acreditamos.
§ Credibilidade da fonte: Credibilidade que o receptor atribui ao
emissor, influência diretamente na atenção e importância que damos
ao receber uma mensagem.
§ Filtragem: Informações recebidas de maneira ascendente. Ou seja,
informações passadas pelo seu superior.
§ Pressão de tempo: O excesso de tarefas e a limitação de tempo
para efetuá-las de forma proveitosa, nos força a reduzir os encontros
pessoais, tornando a comunicação mais espaçada entre chefes e
subordinados, podendo gerar problemas gravíssimos,
comprometendo assim, a eficiência e eficácia da comunicação.
1.4. Métodos de Comunicação
Diversos eventos em projetos acontecem e nem sempre a equipe
saberá agir de forma adequada para comunicar um fato, um problema,
convocar um participante, e neste momento o gerente de um projeto deverá, ao
planejar as comunicações, identificar e definir os métodos mais adequados
para a execução do projeto, inclusive, informar quando da necessidade de
retorno de feedback ou se será somente de fornecer as informações.
Há vários métodos de comunicação usados para compartilhar
informações entre as partes interessadas do projeto. O PMI (Project
18
Management Institute), através do PMBOK, identificou três (3) métodos
eficazes para a Comunicação, sendo estes:
§ Comunicação Interativa: Este método é recíproco e pode envolver
duas ou muitas pessoas. Ocorre quando uma pessoa fornece as
informações, as outras as recebem e, em seguida, respondem a
essas informações. Como exemplos para este método incluem
conversas, reuniões, mensagens instantâneas e teleconferências.
§ Comunicação ativa (push): Neste método o fluxo de informações
possui um sentido único, ou seja, o emissor não aguardará um
feedback dos receptores. Como exemplos para este método são os
Relatórios de desempenho e acompanhamento para a equipe do
projeto enviadas por meio de e-mail, blogs e memorandos da
empresa.
§ Comunicação passiva (pull): Neste método, ocorre quando o
gerente de projetos ou o responsável disponibiliza as informações
em um local central. Em seguida, os receptores são responsáveis por
“puxar” ou recuperar, as informações por conta própria desse local.
Geralmente este método é utilizado para distribuir grande volume de
documentos ou enviar informações a várias pessoas. Exemplos:
quadro de avisos onde constará Escala de Trabalho, Estatísticas de
andamento, sites de intranet, e-learning, bancos de dados de lições
aprendidas, repositórios de conhecimentos, etc.
O gerente de projetos deverá definir qual o melhor método e adequá-los
aos canais mais acessíveis à equipe do projeto. As escolhas dos métodos de
comunicação usados em um projeto podem precisar ser discutidas e acordadas
entre as partes interessadas do projeto.
1.5. Canais de Comunicação
A comunicação percorre caminhos entre os envolvidos, na
horizontal, vertical e na diagonal e para isso é necessário que haja canais para
esta chegar ao destinatário. Esses canais denominam-se formais e informais,
19
ou seja, através de reuniões de projetos, vídeos conferência, até a um simples
“cafezinho” ou “rádio corredor”.
Diante disto, podemos ter as famosas barreiras nesses caminhos.
Resumindo, podem existir falhas entre esses canais. Que podem ser elencadas
como distância entre os envolvidos, dificuldades com a linguagem, seja
idiomática ou simplesmente por jargões técnicos, entre outras coisas mais.
Depois de definirmos todos os requisitos de comunicação em um
projeto, como identificar as partes interessadas, criação de documentação de
matriz de requisitos, onde analisaremos quem é responsável por cada tarefa, o
que e com que frequência enviar para cada envolvido, através de um plano de
comunicação, temos enfim, a distribuição das comunicações, conforme definido
na figura abaixo:
2 pessoas = 1 canal de comunicação
3 pessoas = 3 canais de comunicação
4 pessoas = 6 canais de comunicação n pessoas = n (n-1)/2 = canais de comunicação Figura 4 – Distribuição das Comunicações
Fonte: Elaborado pelo por Juliana Motta Marques
§ Encontros informais;
§ Reuniões;
§ Apresentações;
§ Relatórios formais e Comunicações informais;
§ Gráficos (dashboard);
§ Internet/Intranet;
§ Sistema de comunicações organizacionais.
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1.6. Relatório de Desempenho
Uma grande parte do gerenciamento das comunicações se
concentra no relatório de desempenho. Desta forma, atrelado à distribuição das
comunicações, o gerente de projeto, faz-se onipresente no momento dos seus
reports às partes interessadas envolvidas. Os relatórios de desempenho, que
envolvem toda uma coleta e disseminação de dados, sobre performance,
prazos custo, entre outros, relacionados ao projeto, projetam informações às
partes interessadas de forma com que, como os recursos estão sendo
utilizados para que o objetivo do projeto seja alcançado. Como exemplo, temos
informações sobre o desempenho do trabalho realizado, medições de
desempenho, previsão de término, medições de controle de qualidade, o
próprio Plano de Gerenciamento do Projeto (Linha de base), solicitações de
mudanças aprovadas, produtos, entre outros mais.
1.6.1. Tipos de Relatórios
§ Relatório de situação – Este relatório descreve o status atual
mostrando o estágio do projeto em relação à linha de base (cronograma,
custos e trabalho realizado) da medição de desempenho.
§ Relatório de progresso: Este relatório descreve o que já foi realizado
até o momento presente, atividades concluídas e em andamento.
§ Relatório de tendências: Este relatório analisa os resultados do projeto
durante o seu ciclo de vida para verificar se o desempenho está
melhorando ou piorando.
§ Relatório de previsão: Este relatório prevê a situação e o desempenho
futuros do projeto.
§ Relatório de variações: Um relatório de variações compara os
resultados reais com as linhas de base.
§ Relatório de valor agregado: Um relatório de valor agregado integra
medições do escopo, custos e cronograma para avaliar o desempenho
do projeto, usando os termos do Gerenciamento de custos (como Valor
Planejado – VP, Valor Agregado – VA, Custo Real – CR etc).
21
§ Documentação das lições aprendidas: Relatórios sobre o
desempenho são usados como lições aprendidas para futuros projetos.
§ Solicitações de Mudança: Análise de desempenho do projeto muitas
vezes gera solicitações de mudanças. Essas solicitações de mudanças
são processadas por meio do processo “realizar o controle integrado de
mudanças”.
Desta forma, o processo Gerenciar das comunicações (que será explicado no
item 2.3.2) resultará, então, nesses diversos relatórios de projeto, assim como
em outras formas de comunicação. Pode haver também atualizações nos
documentos do projeto, no plano de gerenciamento do projeto e nos ativos de
processos organizacionais, tais como relatórios de projeto e lições aprendidas.
Reportar o desempenho é importante para entender e comunicar o andamento
e o desempenho do projeto, corrigir os desvios em relação a linha de base,
prever os resultados do projeto bem como verificar como os recursos estão
sendo usados.
22
CAPÍTULO II
A COMUNICAÇÃO EM GESTÃO DE PROJETOS
O PMI (Project Management Institute) é uma grande associação
mundial, sem fins lucrativos, fundada em 1969, dedicada ao avanço da prática,
do conhecimento e da profissão de gerenciamento de Projetos no mundo todo.
Entre várias de suas publicações, encontramos no Guia PMBOK®
(Quinta edição, 2013), que se trata de um guia de boas práticas no
gerenciamento de projetos. Este guia do conhecimento fornece aos gerentes
de projetos as práticas fundamentais necessárias para alcançar os resultados
organizacionais e excelência na prática do gerenciamento de projetos.
“Enquanto o projeto estiver sendo executado, muitas partes interessadas precisarão receber informações sobre ele. O processo de gerenciamento das comunicações envolve reunir e fornecer essas informações e garantir que elas fluam em todas as direções necessárias para o projeto, conforme planejado – utilizando a tecnologia, modelos e métodos estabelecidos no plano para satisfazer as necessidades de comunicação em cada fase do projeto. (Rita Mulcahy, 2013, p. 391) ”.
2.1 Conceitos de Projeto
Empresas e organizações possuem como objetivos e metas atender
a sociedade através de produtos e serviços. Esses trabalhos são resultado de
um esforço contínuo ou único e temporário. Os esforços contínuos são
considerados “Processos” e os esforços únicos e temporários podem ser
chamados de “Projetos”.
De acordo com Xavier (2005), e com a norma ISO 10.006 (diretrizes
de qualidade de gerenciamento de projetos, 1997), projeto é um processo
único, composto de atividades coordenadas e controladas com determinação
de início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme
requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos. Por
23
isso, um projeto surge em resposta a um problema e/ou uma necessidade
concreta ou uma oportunidade de melhoria.
Segundo o Guia PMBOK® (Quinta edição 2013, p. 3), Projeto é um
esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado
exclusivo.
O termo temporário não se restringe ao fato do Projeto ser curto,
mas sim ao engajamento do Projeto e à sua longevidade (Guia PMBOK® -
Quinta edição 2013, p. 3). Quando todos os objetivos do Projeto são atingidos,
podemos entender que o Projeto está terminado. Este também pode se dar por
encerrado quando seus objetivos não podem mais ser alcançados, ou a
necessidade do Projeto não existe mais.
Temporário – com início e termino previamente definidos;
Progressivo – desenvolvido através de etapas de maneira
incremental até que por fim seja atingido o objetivo planejado;
Exclusivo – possui particularidades que o diferencia de outros
projetos realizados outrora.
Um Projeto também pode ser integrante de um Programa e de um
Portfólio. Entende-se por Programa, segundo o Guia PMBOK® (Quinta edição
2013, p. 9): “um grupo de projetos, subprogramas e atividades de programa
relacionados, gerenciados de modo coordenado visando a obtenção de
benefícios que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados
individualmente”. Ainda segundo o Guia PMBOK® (Quinta edição 2013, p. 9),
um Portfólio “refere-se a projetos, programas, subpotfólios e operações
gerenciados como um grupo para atingir objetivos estratégicos. Os projetos ou
programas do portfólio podem não ser necessariamente interdependentes ou
diretamente relacionados”.
A figura abaixo ilustra bem a relação entre esses conceitos
apresentados.
24
Figura 5 – Interações de gerenciamento de portfólios, programas e projetos
Fonte: Guia PMBOK® - Quinta edição (2013, p. 5)
2.2 Gerenciamento de Projeto
Entende-se por Gerenciamento de Projetos, segundo o Guia
PMBOK® (Quinta edição 2013, p. 5), “é a aplicação do conhecimento,
habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos
seus requisitos”. As principais habilidades da gerência de projetos são
baseadas nos conceitos da administração. Existem três habilidades essenciais
para realização de um projeto: Técnicas, Interpessoais e Administrativas. Estas
devem resultar em um equilíbrio para melhor execução do projeto.
Segundo Rita Mulcahy (Preparatório para o exame PMP – 8° edição
2013, p.23), Gerenciamento de Projetos “é uma ciência e uma arte, que segue
um processo sistemático”. Pode envolver termos e processos técnicos, mas
também inclui funções, responsabilidades, nível de autoridade e maturidade
empresarial.
25
O Guia PMBOK® (Quinta edição 2013, p. 5), estabelece boas
práticas no gerenciamento de Projetos e é realizado através da aplicação e
integração apropriada dos 47 processos de gerenciamento de projetos,
distribuídos por 5 grupos de processos (Iniciação, Planejamento, Execução,
Monitoramento e Controle e Encerramento).
O grupo de processos de Iniciação caracteriza-se por possuir os
processos voltados para a definição de um novo projeto ou nova fase de um
projeto já existente, e a principal saída desse grupo de processos é a
autorização formal para o início do projeto ou fase. Desta forma, determina a
viabilidade, autoriza formalmente e provê uma descrição de alto nível do
projeto.
O grupo de processos de Planejamento estão os processos
necessários para definir o escopo do projeto, traçando as ações necessárias
para se obter o produto desejado com o projeto. Desta forma, define todas as
atividades e recursos e estabelece cronogramas e outros planos enquanto
produz o Plano de Gerenciamento do Projeto.
O grupo de processos de Execução estão voltados para executar o
trabalho necessário para se obter o produto do Projeto, satisfazendo as
especificações contidas no escopo, ou seja, executa o plano de Gerenciamento
do Projeto.
O Monitoramento e Controle tem como característica monitorar
todas as atividades e processos do projeto. Controla todas as mudanças e
aspectos que causam mudanças.
Finalizando, no grupo de processos Encerramento estão todos os
processos voltados para finalizar formalmente o projeto. A principal saída é a
obtenção do aceite formal da entrega do produto e consequentemente a do
Projeto.
Desta forma, para cada área de conhecimento é aplicado “um
conjunto de ações e atividades inter-relacionadas, que são executadas para
26
criar um produto, serviço ou resultado pré-especificado no projeto”. Guia
PMBOK® (Quinta edição 2013, p. 47). Este conjunto de ações é chamado de
Processo. Cada processo é caracterizado por entradas e saídas, gerando um
resultado específico, ou seja, os grupos de processos descritos acima estão
vinculados pelas saídas que produzem, onde a saída de um processo torna-se
entrada para outro processo, ou torna-se uma entrega do Projeto ou fase do
Projeto. O processo de Monitoramento e Controle é descrito pelo Guia
PMBOK® (Quinta edição, 2013) com um grupo de processos “de fundo” para
os outros quatro grupos de processos, conforme mostrado na figura abaixo.
Figura 6: – Grupos de processos de gerenciamento de projetos
Fonte: Guia PMBOK® - Quinta edição (2013, p. 50)
Como apresentado anteriormente os 5 grupos de processos
apresentados acima são compostos por 47 processos de gerenciamento, que
são agrupados em 10 áreas de conhecimento distintas. Segundo Guia
PMBOK® (Quinta edição, 2013), uma área de conhecimento é composta por
um conjunto completo de conceitos, termos e atividades que compõem um
campo profissional, campo de gerenciamento de projetos, ou uma área de
especialização. As áreas de conhecimento estão apresentadas na figura abaixo
bem como uma breve apresentação.
27
Figura 7 – Áreas de Conhecimento segundo o PMI
Fonte: http://www.diegomacedo.com.br/gerenciamento-da-integracao-pmbok-5a-ed/
Gerenciamento da Integração: A integração foi adicionada ao
conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos como a nona área
de conhecimento na edição de 2000 do Guia PMBOK® (2000). Esta edição
validou as experiências que muitos gerentes de projetos tiveram durante suas
carreiras e ressaltou a importância do papel do gerenciamento de projetos na
coordenação e ligação entre vários tipos de conhecimentos, atividades e
processos – integrar todos os processos do projeto para que efetivamente
atenda seu objetivo. Segundo Rita Mulcahy (2013) define como objetivo dos
processos que pertencem ao Gerenciamento da Integração realizar a coesão
de todas as partes do Projeto em uma única unidade, para que o Projeto seja
executado de maneira mais rápida, mais barata e com menos recurso, mas
atingindo seus objetivos.
28
Gerenciamento do Escopo: Os processos que pertencem a essa
área de conhecimento são necessários para garantir que o Projeto contempla
todo o trabalho necessário para que o Projeto seja finalizado com sucesso.
Gerenciamento do Tempo: Inclui os processos cuja função
principal é gerenciar o Projeto para que este seja entregue dentro do prazo
acordado, sem atraso.
Gerenciamento dos Custos: É precedido por atividades que visam
definir e alocar recursos para as atividades do Projeto. Segundo o Guia
PMBOK® (Quinta edição, 2013), ele inclui os processos envolvidos em
planejamento, estimativas, orçamentos, financiamentos, gerenciamento e
controle dos custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do
orçamento aprovado.
Gerenciamento da Qualidade: Esta área possui os processos cuja
finalidade é gerenciar a qualidade com o qual o Projeto deve ser executado,
além de gerenciar as entregas, de modo que sejam cumpridas e validadas de
acordo com os requisitos definidos no escopo. O objetivo é atender às
necessidades que motivaram a realização do projeto.
Gerenciamento dos Recursos Humanos: Os processos estão
voltados para a gestão das pessoas envolvidas no Projeto. Os membros da
equipe do projeto podem ter vários conjuntos de habilidades, atuar em regime
de tempo integral ou parcial, e podem ser acrescentados ou removidos da
equipe à medida que o projeto progride.
Gerenciamento das Comunicações: Na edição anterior (Guia
PMBOK® (Quarta edição, 2010), o gerenciamento das comunicações
englobava o gerenciamento dos stakeholders (Partes Interessadas). Na atual,
quinta edição, em vigor a partir de 2013, o Guia PMBOK® apresenta uma nova
área de conhecimento, Gerenciamento das Partes Interessadas (apresentada
abaixo).
29
Como citado anteriormente, 90% do tempo do Gerente de Projeto é
gasto com algum tipo de comunicação. Os processos que compõem essa área
de conhecimento são necessários para garantir que as informações acerca do
Projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas,
recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e dispostas de maneira
apropriada e oportuna, segundo o Guia PMBOK® (Quinta edição, 2013).
Gerenciamento dos Riscos: Os processos estão voltados para a
realização da identificação, análise, respostas, monitoramento e controle de
eventos potenciais que possam impactar o projeto. Nesse caso, o Gerente de
Projetos trabalha para aumentar a probabilidade e o impacto das oportunidades
do Projeto (eventos positivos), ao mesmo tempo em que diminui a
probabilidade e o impacto das ameaças do projeto (eventos negativos) (Rita
Mulcahy, 2013).
Gerenciamento das Aquisições: São inclusos os processos
responsáveis por compras e/ou aquisições de produtos, serviços ou resultados
necessários fora da equipe do projeto para realizar o trabalho.
Gerenciamento das Partes Interessadas: As Partes Interessadas
foi adicionada ao conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos
como a décima terceira área de conhecimento na edição de 2013 do Guia
PMBOK® (Quinta edição, 2013). São inclusos os processos que identificam
todas as pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem
impactadas pelo Projeto e, dessa forma, desenvolver estratégias para
gerenciar cada parte interessada de forma apropriada, garantindo assim o
efetivo engajamento das partes nas decisões e execução do Projeto.
A figura abaixo mostra a relação dos 47 processos de
gerenciamento de Projetos nos 5 grupos de processos de gerenciamento de
Projetos e as 10 áreas de conhecimento.
30
Figura 8 – Grupo de processos de gerenciamento de projetos e mapeamento das áreas de
conhecimento
Fonte: Guia PMBOK® - Quinta edição (2013, p. 61)
31
2.3 Gerenciamento das Comunicações
No item anterior foram apresentados os Grupos de processos de
gerenciamento de projetos e a relação com as áreas de conhecimento,
conforme o Guia PMBOK® - Quinta edição (2013). Nessa seção vamos tratar
do Gerenciamento das Comunicações, foco do nosso trabalho.
Segundo o Guia PMBOK® - Quinta edição (2013), o gerenciamento
das comunicações do projeto possui 3 processos que interagem entre si e com
os processos das demais áreas de conhecimento, incluindo os processos
necessários para assegurar que as informações do projeto sejam planejadas,
coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas,
controladas, monitoradas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.
A seguir iremos detalhar os processos do gerenciamento das
comunicações, segundo o Guia PMBOK® - Quinta edição (2013).
Figura 9 - Processos de gerenciamento das comunicações
Fonte: Trentim, 2014 (http://blog.mundopm.com.br/2014/02/11/processos-de-gerenciamento-
das-comunicacoes/)
Com a saída das Partes Interessadas (que fazia parte do
gerenciamento das comunicações), o gerenciamento das comunicações
passou a ter foco no fluxo de informações do projeto, adotando como modelo a
pirâmide do conhecimento (Awad e Ghaziri, 2004; Choo, 2006; Rowley, 2007).
32
Figura 10 – Pirâmide do conhecimento (adaptado de Zeleny, 1987; Awad e Ghaziri, 2004)
Fonte:http://blog.mundopm.com.br/2014/02/11/processos-de-gerenciamento-das-
comunicacoes/
Fazendo analogia com a pirâmide do conhecimento, temos:
• Dados (data) – medições e observações das variáveis,
critérios de sucesso e outros fatores do projeto
• Informação (information) – estruturação e análise dos dados
em indicadores, tendências e variações nos aspectos
relevantes do projeto
• Conhecimento (knowledge) – compilação e consolidação dos
dados e informações em relatórios para a tomada de decisão
no projeto (actionable information)
• Sabedoria (wisdom) – plano de gerenciamento do projeto,
documentos do projeto e lições aprendidas reforçam o
repositório de ativos de processos organizacionais.
33
“Entregar um sólido plano de gerenciamento de comunicação para todos os membros da equipe, patrocinadores e participantes (incluindo o cliente) é a chave para o sucesso de um projeto. A distribuição de informação do projeto é fundamental para garantir que toda a informação seja dada no devido tempo ao longo de todas as fases do projeto. (Renné Mepyans-Robinson (AMA – Manual de Gerenciamento de Projetos, 2009, p. 170). ”
Visão geral do gerenciamento das comunicações do projeto:
Figura 11 – Visão geral do processo do Gerenciamento das comunicações do projeto
Fonte: Guia PMBOK® - Quinta edição (2013, p. 288)
O Gerente de Projetos, é a pessoa escolhida e designada pela
organização executora para atingir os objetivos do projeto. Sendo o mesmo
responsável pela organização e gerenciamento do projeto, pela liderança e
orientação da equipe do projeto, e pela obtenção das aprovações necessárias
à continuidade do projeto. A escolha do gerente do projeto é fator crítico para o
sucesso do projeto. Dentre as características que definem um perfil para um
bom gerente de projetos, destacam-se: proativo, perseverante, orientador,
possuir espírito de liderança e de equipe, motivador, facilitador, autoconfiante,
34
criativo entre outros, mas vale destacar que uma das principais características
do perfil de um Gerente de Projetos é o de Comunicador.
“O gerente de projeto é responsável pela divulgação de datas importantes, pelo agendamento de reuniões para discutir questões e pela identificação precoce dos riscos na fase de planejamento, a fim de eliminar os problemas que podem ocorrer na fase de implementação. (Renné Mepyans-Robinson (AMA – Manual de Gerenciamento de Projetos, 2009, p. 170). ”
Figura 12 - Competências do Gerente de Projeto
Fonte: Apostila Universidade Cândido Mendes - ACGP_C3_integração-slide 18
2.3.1 Planejar o Gerenciamento das Comunicações
Segundo o Guia PMBOK® (Quinta edição, 2013), é o processo de
desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicações do
projeto com base nas necessidades de informações e requisitos das partes
interessadas e nos ativos organizacionais disponíveis.
A maior parte desse processo ocorre na fase inicial do projeto, mas
deve ser revisto periodicamente durante todo o ciclo de vida do projeto e
atualizado conforme necessidade afim de garantir eficiência e eficácia do
plano. A figura abaixo mostra essa relação:
35
Figura 13 – Plano de Gerenciamento das Comunicações – Planejar as Comunicações
Fonte: Apostila Universidade Cândido Mendes - ACGP_C9_Comunicações-slide 14
O foco é dado às necessidades de informação e comunicação das
partes interessadas. Deve ser definido de forma estruturada como serão
tratadas as comunicações do projeto bem como determinada as necessidades
de informações das partes interessadas no projeto. O principal resultado deste
processo é o Plano de Gerenciamento das Cominações, que segundo Rita
Mulcahy (2013), documenta as expectativas de comunicação e guiará o
gerente de projetos e as partes interessadas na criação de comunicações de
projeto para garantir que as informações cheguem às pessoas que necessitam
delas, que sejam claras e compreensíveis, além de permitir às partes
interessadas que ajam conforme for necessário.
Para planejar as comunicações de um projeto e determinar as
necessidades de informação das partes interessadas (quem precisa saber de
quê?) e definir os procedimentos e tecnologias de comunicação a serem
utilizados no projeto (como e quando as informações são distribuídas?)
utilizamos as fermentas e técnicas a seguir:
Análise dos Requisitos da Comunicação, está dividida em duas
partes, sendo elas:
• A soma das necessidades de informações das partes
interessadas, como: tipo da informação, formato da
informação e análise do valor da informação.
36
• Delimitar e limitar as comunicações, como: quem se
comunicará com quem e quem receberá quais informações.
Lembrando que diferentes partes interessadas precisam
receber diferentes informações em vários formatos.
• Principais informações que devem ser levantadas:
o Organogramas
o Organização do projeto
o Departamento e área de especialização dos
envolvidos
o Quantas pessoas e em que locais
o Necessidades internas e externas de informações
o As partes interessadas
Tecnologia de Comunicações, são as metodologias utilizadas para
transferir informação entre as partes interessadas do projeto, e que podem
variar, sendo desde conversas breves até reuniões formais. Desta forma, é a
definição de COMO será feita a comunicação. Para isso, é preciso saber quais
os fatores da tecnologia das comunicações que podem afetar o projeto. São
eles:
o Urgência (rapidez) da necessidade de informações
o Disponibilidade de tecnologia
o Facilidade de uso
o Ambiente do Projeto
o Sensibilidade e confidencialidade das informações
o Equipe do projeto esperada
37
o Duração do projeto
Modelos de Comunicações, principais componentes usados para
facilitar as comunicações e a troca de informações já apresentados
anteriormente ao longo desse trabalho, conforme demostrado na figura 3 –
Modelo Básico de comunicação: Codificação, mensagem e feedback, Meio,
Ruído e Decodificação.
Métodos de Comunicação, são métodos usados para compartilhar
informações entre as partes interessadas do projeto, são eles:
Comunicação interativa, Comunicação ativa (push) e Comunicação passiva
(pull), já apresentadas anteriormente no item 1.4.
Reuniões, fornecem discussões e diálogos com a equipe de projeto
afim de determinar a maneira mais apropriada de atualizar e comunicar as
informações do projeto e para responder às solicitações das partes
interessadas. As reuniões mal planejadas desmotivam e comprometem a
produtividade da equipe, além de consumir tempo dos interessados e
reduzir a credibilidade do gerente de projeto. Portanto, as reuniões devem
ser bem planejadas com horário de início e fim, pauta, recursos
necessários e participantes corretos. Durante a reunião, o horário deverá
ser respeitado, a pauta cumprida, as discussões deverão ser lideradas e
organizadas bem como documentada.
Abaixo segue o mapa de comunicação, onde se aplica todo o
processo de informações envolvidas no projeto, onde se determina quais
documentos serão evidenciados na comunicação, para quais stakeholders
(Partes Interessadas), em que frequência e para qual meio. O mapa deverá
estar presente dentro do plano de comunicação do projeto.
38
Figura 14 – Mapa de Comunicação
Fonte: Revista PM – Ed. 37 (http://pmkb.com.br/uploads/14029/comunicacao.jpg)
Uma das reuniões mais importantes é a reunião de Kick-off, ela é
realizada após a aprovação do Plano do Projeto e é o primeiro grande
evento de comunicação, com os objetivos principais de:
• Alinhar com todos as metas e objetivos do projeto
• Obter um entendimento geral do Plano do Projeto
• Esclarecer dúvidas sobre o que deverá ser feito
• Alinhar procedimentos (mudanças e comunicação)
• Elevar a moral da equipe e motivar
• Comprometer equipe e as partes interessadas.
2.3.2 Gerenciar as Comunicações
Segundo o Guia PMBOK® (Quinta edição, 2013), é o processo de
criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e de disposição final das
informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das
comunicações.
Esse processo é contínuo e mais atenuante durante a execução do
projeto, conforme figura abaixo. E enquanto o projeto estiver sendo executado,
muitas partes interessadas deverão receber informações sobre ele.
39
Figura 15 – Plano de Gerenciamento das Comunicações – Gerenciar as Comunicações
Fonte: Apostila Universidade Cândido Mendes - ACGP_C9_Comunicações-slide 26
Nesse processo, é onde o plano para gerenciamento das
comunicações deverá ser implementado, utilizando a tecnologia, modelos e
métodos estabelecidos no plano para satisfazer as necessidades de
comunicação em cada fase do projeto. Além de enviar a comunicação, precisa
certificar que a mesma seja recebida de forma eficiente, eficaz e compreensível
bem como permitir que as partes interessadas solicitem informações e
esclarecimentos adicionais, caso necessário. Ou seja, como deverá ser
gerenciada e controlada a comunicação no projeto. Nessa etapa temos alguns
exemplos de informações:
• Comunicações do Projeto
o Relatórios de desempenho apresentados anteriormente no
item 1.6)
o Situações das entregas
o Progresso do cronograma
o Custos incorridos
• Atualização nos Ativos de Processos Organizacionais
o Notificações e feedback das partes interessadas
o Relatórios, apresentações e registros do projeto
o Documentação das lições aprendidas
40
Abaixo segue o diagrama contendo o fluxo de dados do processo
Gerenciar as Comunicações:
Figura 16 – Diagrama do fluxo de dados do processo Gerenciar as Comunicações
Fonte: Guia PMBOK® - Quinta edição (2013, p. 298)
As informações são gerenciadas e distribuídas de várias formas:
• Gerenciamento de documentações impressas
• Gerenciamento de documentações eletrônicas
• Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos.
2.3.3 Controlar as Comunicações
Segundo o Guia PMBOK® (Quinta edição, 2013), é o processo de
monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo ciclo de vida do
41
projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes
interessadas do projeto sejam atendidas. Conforme exibido na figura abaixo:
Figura 17 – Plano de Gerenciamento das Comunicações – Controlar as Comunicações
Fonte: Apostila Universidade Cândido Mendes - ACGP_C9_Comunicações-slide 49
Nesse processo temos as informações sobre o desempenho do
trabalho, identificando a necessidade de ações preventivas, corretivas e
melhorias, com o objetivo de agir de forma pró-ativa ao problema e às
oportunidades.
• Informações sobre o desempenho do trabalho: Organizam e sumarizam
as informações obtidas e apresentam os resultados de quaisquer
análises de maneira adequada e devem fornecer os tipos de
informações e nível de detalhe requerido pelos vários interessados.
o Informações sobre a situação e o progresso do projeto
• Atualizações nos documentos do projeto
o Previsões (custo e Cronograma)
o Relatórios de Desempenho
o Registro das Questões
Desta forma, nesse processo em Controlar as comunicações, o gerente do
projeto avalia o andamento das comunicações no seu projeto para garantir que
as informações fluam da maneira planejada, na direção certa e na hora certa.
42
CAPÍTULO III
A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO EM GESTÃO DE
PROJETO
3.1 Pesquisa
Organizações dos mais diversos segmentos, setores e ramos de
atuação, já identificaram que a gestão de projetos é muito mais do que apenas
uma prática de trabalho e adotaram metodologias eficazes para o melhor
gerenciamento dos projetos, de forma a garantir que suas metas e objetivos
sejam bem-sucedidos. As particularidades da Comunicação são de extrema
importância para a condução e desenvolvimento de projetos.
O PMSURVEY.ORG é uma pesquisa anual, organizada
voluntariamente pelos Chapters do PMI – Project Management Institute de
diversos países, e conta com a participação de centenas de organizações no
mundo. Na edição de 2014, participaram 400 organizações, provenientes da
Argentina, Brasil, Canadá, Chile, Colômbia, França, México, EUA e Paraguai.
Conforme a pesquisa do PMSURVEY.ORG, os quatro principais
benefícios destacados pelas organizações com a utilização da prática de
Gerenciamento de Projetos são: Aumento do comprometimento com os
objetivos e resultados, disponibilidade de informação na tomada de decisão,
minimização dos riscos e problemas em projetos e aumento da integração
entre as áreas (conforme exibido na Figura 18).
43
Figura: 18 – Benefícios que as organizações têm obtido com o Gerenciamento de Projetos
Fonte: PMSURVEY.ORG 2014 Edition. Project Management Institute – Chapters Mundiais
Ainda segundo este recente estudo de benchmarking, aponta a
comunicação como um dos problemas mais frequentes em projetos com 64,2%
(conforme exibido na figura 19), ou seja, um dos principais fatores de fracassos
em projetos. Tratar as comunicações de forma planejada, é um caminho para
diminuir a probabilidade de dificuldades no gerenciamento do projeto.
Figura: 19 – Problemas mais frequentes em projetos
Fonte: PMSURVEY.ORG 2014 Edition. Project Management Institute – Chapters Mundiais
44
A Comunicação Corporativa passou a ser estratégia nas empresas e
em projetos objetivando alinhar todas as informações pertinentes ao projeto,
considerando as fases de Planejamento, Execução, Controle e Encerramento
do projeto. Nos aspectos considerados importantes pelas organizações, na
Metodologia de Gerenciamento de Projetos, a Comunicação aparece com
60,9%. O estudo ainda aponta a Comunicação como uma das principais
habilidades mais deficientes dos gerentes de projetos com 44% (conforme
exibido na figura 20).
Figura: 20 – Principais deficiências dos gerentes de projetos nas Organizações
Fonte: PMSURVEY.ORG 2014 Edition. Project Management Institute – Chapters Mundiais
Se tratando das principais habilidades necessárias e valorizadas,
pelas empresas que participaram da pesquisa, ao gerenciar projetos nas
organizações a Comunicação está com 61,6% (conforme exibido na figura 21).
45
Figura: 21 – Principais habilidades necessárias e valorizadas ao gerenciar projetos nas
Organizações
Fonte: PMSURVEY.ORG 2014 Edition. Project Management Institute – Chapters Mundiais.
Nos capítulos anteriores apresentamos a importância e contribuição
do Gerenciamento das Comunicações para o sucesso do projeto. A falta da
comunicação ou seu não entendimento podem ocasionar um não entendimento
com a equipe e as partes interessadas, um resultado não esperado ou até
mesmo a não conclusão do projeto.
São várias as formas utilizadas para se comunicar no ambiente de
Gerenciamento de Projetos, para conseguir que as comunicações sejam claras
e concisas, o Gerente de Projetos precisa lidar com elas de maneira
estruturada e escolher o melhor tipo de comunicação para cada situação. Ainda
de acordo com a pesquisa PMSURVEY.ORG (2014) o canal de comunicação
mais utilizados pelas equipes de projetos é o e-mail com 94,5% e em seguida
as conversas presenciais com 84,3%, conforme exibido na figura 22 abaixo.
46
Figura: 22 – Canais de Comunicação mais utilizados pelas equipes de projetos
Fonte: PMSURVEY.ORG 2014 Edition. Project Management Institute – Chapters Mundiais
Em muitas empresas o e-mail ainda é a principal forma de
comunicação, por ser simples, funcional e uma maneira de oficializar as
informações recebidas e enviadas. Este canal facilita a comunicação à
distância, diminui custos e é utilizado por todas as partes interessadas no
projeto. Lembrando que o canal de comunicação a ser utilizado para a
comunicação do projeto deve ser diferente e adaptado para cada fase do
projeto, tipos de comunicação que se deseja transmitir levando em
consideração também o perfil de cada parte interessada, conforme descrito ao
longo do capítulo I.
47
CONCLUSÃO
Ao final deste trabalho de pesquisa, cujo enfoque se baseou no
estudo do gerenciamento das Comunicações, foi possível constatar a
importância da utilização desta prática nas organizações.
Como falado ao longo deste trabalho, os projetos surgem por vários
motivos, desde necessidades ou problemas diversos de diferentes
áreas/setores das organizações, seja para resolver problemas ou aproveitar
uma oportunidade. A execução desses projetos precisa ser de forma
organizada e alinhada aos objetivos estratégicos da empresa bem como
conduzido conforme as melhores práticas de gerenciamento de projetos, que
visa o sucesso do seu empreendimento e obter retorno desejado.
A aplicação dos processos de gerenciamento das comunicações
apresentadas neste trabalho permitirá às empresas a conduzir os projetos de
forma planejada, ou seja, um caminho para diminuir a probabilidade de
dificuldades no gerenciamento de projetos.
As necessidades e requisitos levantados, precisam ser transmitidos,
comunicados, a quem será encarregado de realizá-lo. Desta forma, a
comunicação é elemento chave neste relacionamento que deverá identificar os
objetivos e definir o escopo do projeto.
Conforme demostrado, os gerentes de projetos passam 90% do seu
tempo se comunicando, sendo assim afirmamos que a comunicação é uma das
áreas mais importante para o gerente de projetos. Esse profissional, além de
conhecimentos técnicos sobre o gerenciamento de projetos, deverá possuir
habilidades comportamentais para lidar com diferentes personalidades e
públicos.
Em resumo, a responsabilidade pela qualidade, eficácia, da
comunicação é do emissor. Ou seja, quem transmite a mensagem. Ele deve
cuidar para que eventuais desvios, diferenças, ruídos barreiras ou lacunas na
48
comunicação não ocorram. E se ocorrerem dar o melhor tratamento. O Plano
de Gerenciamento das Comunicações deve ser elaborado, planejado e
acompanhado/controlado para se obter o sucesso do projeto.
49
BIBLIOGRAFIA
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53
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 02 AGRADECIMENTOS 03 DEDICATÓRIA 04 RESUMO 05 METODOLOGIA 06 SUMÁRIO 07 INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I A Comunicação - Conceito 09 1.1. Origem da Comunicação 10 1.2 Tipos de Comunicação 11 1.3 Elementos da Comunicação 13 1.4 Métodos de Comunicação 17 1.5 Canais de Comunicação 18 1.6 Relatório de Desempenho 20 1.6.1 Tipos de Relatórios 20 CAPÍTULO II A Comunicação em Gestão de Projetos 22 2.1. Conceitos de Projetos 22 2.2. Gerenciamento de Projeto 24 2.3. Gerenciamento das Comunicações 31 2.3.1. Planejar o Gerenciamento das Comunicações 34 2.3.2 Gerenciar as Comunicações 38 2.3.3 Controlar as Comunicações 40 CAPÍTULO III A Importância da Comunicação em Gestão de Projeto 42 3.1. Pesquisa 42 CONCLUSÃO 47 BIBLIOGRAFIA 49 WEBGRAFIA 52 ÍNDICE 53 ÍNDICE DE FIGURAS 54 ANEXOS 56
54
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 – Tipos de Comunicação 13
Figura 2 – Processo de Comunicação 14
Figura 3 - Modelo Básico de Comunicação 15
Figura 4 – Distribuição das Comunicações 19
Figura 5 – Interações de gerenciamento de portfólios, programas e projetos 24
Figura 6 – Grupos de processos de gerenciamento de projetos 26
Figura 7 – Áreas de Conhecimento segundo o PMI 27
Figura 8 – Grupo de processos de gerenciamento de projetos e mapeamento das
áreas de conhecimento 30
Figura 9 – Processos de gerenciamento das comunicações 31
Figura 10 - Pirâmide do conhecimento 32
Figura 11 - Visão geral do processo do Gerenciamento das comunicações do projeto
33
Figura 12 - Competências do Gerente de Projeto 34
Figura 13 - Plano de Gerenciamento das Comunicações – Planejar as Comunicações
35
Figura 14 - Mapa de Comunicação 38
Figura 15- Plano de Gerenciamento das Comunicações – Gerenciar as Comunicações
39
Figura 16 - Diagrama do fluxo de dados do processo Gerenciar as Comunicações
40
Figura 17 - Plano de Gerenciamento das Comunicações – Controlar as Comunicações
41
55
Figura 18 - Benefícios que as organizações têm obtido com o Gerenciamento de
Projetos 43
Figura 19 – Problemas mais frequentes em projetos 43
Figura 20 - Principais deficiências dos gerentes de projetos nas Organizações 44
Figura 21 - Principais habilidades necessárias e valorizadas ao gerenciar projetos nas
Organizações 45
Figura 22 - Canais de Comunicação mais utilizados pelas equipes de projetos 46
Figura 23 - Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas dos processos de
gerenciamento das comunicações 56
56
ANEXOS
Figura 23 - Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas dos processos de gerenciamento das
comunicações
Fonte: Trentim, 2014 - http://blog.mundopm.com.br/wp-content/uploads/2014/02/mundopm-
comunicacao.jpg
Índice de anexos
Anexo 1 >> Processo detalhado do Gerenciamento das
Comunicações
