Documentos EletrônicosDocumentos Eletrônicos

Profª Zélia FreibergerProfª Zélia Freiberger

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GERENCIAMENTO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE ELETRÔNICO DE

DOCUMENTOSDOCUMENTOSEm um sistema de GED usa-se a Em um sistema de GED usa-se a

tecnologia da informática para captar, tecnologia da informática para captar, armazenar, localizar e gerenciar versões armazenar, localizar e gerenciar versões digitais das informações. digitais das informações.

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O GED tem como finalidade converter O GED tem como finalidade converter informações, normalmente encontradas em informações, normalmente encontradas em suportes convencionais (papel, fita), para a suportes convencionais (papel, fita), para a forma digital. forma digital.

No GED os documentos em papel são No GED os documentos em papel são preparados para serem digitalizados em preparados para serem digitalizados em scannersscanners especiais. Após a digitalização, os especiais. Após a digitalização, os documentos passam por uma conferência e documentos passam por uma conferência e depois são gravados emdepois são gravados emmeios magnéticos ou ópticos.meios magnéticos ou ópticos.

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Gerenciamento Eletrônico de Gerenciamento Eletrônico de DocumentosDocumentos

Segundo o CONARQ um GED é o conjunto Segundo o CONARQ um GED é o conjunto de tecnologias utilizadas para a organização de tecnologias utilizadas para a organização da informação não estruturada de um órgão da informação não estruturada de um órgão que pode ser dividido nas seguintes que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades:funcionalidades:

Captura (entrada) gerenciamento, Captura (entrada) gerenciamento, armazenamento e distribuição (saída).armazenamento e distribuição (saída).

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Particularidades do GEDParticularidades do GED Informação não estruturada é aquela que não Informação não estruturada é aquela que não

está armazenada em banco de dados, tal está armazenada em banco de dados, tal como mensagem de correio eletrônico (e-mail) como mensagem de correio eletrônico (e-mail) arquivo de texto, imagem ou som, planilhas arquivo de texto, imagem ou som, planilhas etc.etc.

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Particularidades do GEDParticularidades do GED O GED O GED pode pode englobar tecnologias de englobar tecnologias de

digitalização, automação de fluxos de trabalho digitalização, automação de fluxos de trabalho ((workflowworkflow), processamento de formulários, ), processamento de formulários, indexação, como possibilidades indexação, como possibilidades e não como e não como componentes obrigatórios.componentes obrigatórios.Fonte: CONARQFonte: CONARQ

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Sistema Integrado de Gestão de Sistema Integrado de Gestão de Documentos Arquivísticos (SIGAD)Documentos Arquivísticos (SIGAD)

É um sistema informatizado de gestão É um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos arquivísticos arquivística de documentos arquivísticos digitais e não digitais.digitais e não digitais.

É o conjunto de operações técnicas, É o conjunto de operações técnicas, característico da gestão de documentos, característico da gestão de documentos, processado por computador.processado por computador.

O SIGAD tem aplicação em O SIGAD tem aplicação em sistemas sistemas híbridos, documentos digitais e híbridos, documentos digitais e convencionaisconvencionais..

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Um SIGAD tem: captura de documentos, Um SIGAD tem: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle dos prazos de guarda e de versões, controle dos prazos de guarda e destinação, armazenamento e procedimentos destinação, armazenamento e procedimentos de acesso aos documentos.de acesso aos documentos.

Os 10 mandamentos Os 10 mandamentos da Preservação Digitalda Preservação Digital

1010

IntroduçãoIntrodução O tema O tema Preservação DigitalPreservação Digital tem muita tem muita

importância na atualidade devido ao fato de importância na atualidade devido ao fato de que o homem está cada vez dependente das que o homem está cada vez dependente das tecnologias de informação e comunicação.tecnologias de informação e comunicação.Fonte: SANTOS Vanderlei Batista dos. Fonte: SANTOS Vanderlei Batista dos. Arquivística: temas Arquivística: temas contemporâneos, contemporâneos, Distrito Federal: SENAC, 2008.Distrito Federal: SENAC, 2008.

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Suporte de documentos digitaisSuporte de documentos digitais

Suporte magnético:Suporte magnético: formado por cargas formado por cargas positivas e negativas que representam os positivas e negativas que representam os dígitos binários;dígitos binários;

Disco rígido:Disco rígido: grande capacidade de grande capacidade de armazenagem, presente nos computadores;armazenagem, presente nos computadores;

Disquete:Disquete: este suporte é lido através de um este suporte é lido através de um hardware hardware chamado chamado drive;drive;

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Suporte de documentos digitaisSuporte de documentos digitais

CD-ROM:CD-ROM: composto por composto por policarbonate, policarbonate, aluminun aluminun e e lacquer;lacquer;

CD-RW:CD-RW: basicamente a mesma composição, basicamente a mesma composição, porém permite regravações.porém permite regravações.

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Fragilidades dos suportesFragilidades dos suportes

A variável poluição atmosférica;A variável poluição atmosférica; O tempo de uso da mídia;O tempo de uso da mídia; A qualidade da mídia;A qualidade da mídia; Manipulação da mídia;Manipulação da mídia; Temperatura e umidade relativa do ar afetam o Temperatura e umidade relativa do ar afetam o

tempo de vida útil dos documentos digitais. tempo de vida útil dos documentos digitais. ((Vanderlei, 2008 pág. 37Vanderlei, 2008 pág. 37))

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1º – Política de Preservação1º – Política de Preservação Recomendações:Recomendações: Formação de equipe multidisciplinar;Formação de equipe multidisciplinar; Elaboração de normas, implantação e Elaboração de normas, implantação e

adaptação periódica para política de adaptação periódica para política de preservação;preservação;

Sem estas ações não há como implantar uma Sem estas ações não há como implantar uma correta política de preservação dos correta política de preservação dos documentos digitais.documentos digitais.

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2º - Não dependerás de 2º - Não dependerás de hardware hardware específicoespecífico

O hardware utilizado para a produção, gestão e O hardware utilizado para a produção, gestão e preservação deve ser escolhido preservação deve ser escolhido criteriosamente, pois a partir do momento em criteriosamente, pois a partir do momento em que definimos como que definimos como hardware hardware de produção de produção algum tipo muito específico e raro, estamos de algum tipo muito específico e raro, estamos de certa forma nos acorrentando a esta tecnologia certa forma nos acorrentando a esta tecnologia e consequentemente ao fabricante. e consequentemente ao fabricante.

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2º - Não dependerás de 2º - Não dependerás de hardware hardware específicoespecífico

Se não considerarmos o Se não considerarmos o hardware hardware como como elemento de preservação, estaremos elemento de preservação, estaremos colocando em risco todo o acervo digital.colocando em risco todo o acervo digital.

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3º - Não dependerás de 3º - Não dependerás de software software específicoespecífico

O software também pode causar dependência O software também pode causar dependência tecnológica de tipo e de fabricante. tecnológica de tipo e de fabricante.

Essa dependência torna-se perigosa a medida em Essa dependência torna-se perigosa a medida em que torna impossível manter e migrar documentos que torna impossível manter e migrar documentos digitais sem a interferência dos fabricantes, pois o digitais sem a interferência dos fabricantes, pois o detentor do documento digital não tem toda a detentor do documento digital não tem toda a autonomia para realizar os procedimentos autonomia para realizar os procedimentos fundamentais.fundamentais.

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4º - Não confiarás em sistemas gerenciadores 4º - Não confiarás em sistemas gerenciadores como única forma de acesso ao documento como única forma de acesso ao documento

digitaldigital

Qualquer sistema está sujeito a falhas, Qualquer sistema está sujeito a falhas, portanto não poderá ser a única forma de portanto não poderá ser a única forma de acesso aos documentos arquivísticos;acesso aos documentos arquivísticos;

A captura consiste em ações de: registro, A captura consiste em ações de: registro, classificação, indexação, atribuição de classificação, indexação, atribuição de outros metadados e arquivamento dos outros metadados e arquivamento dos documentos.documentos.

1919

5º - Migrarás os documentos de suporte e 5º - Migrarás os documentos de suporte e formato periodicamenteformato periodicamente

Na atualidade a documentação digital faz parte Na atualidade a documentação digital faz parte dos acervos documentais podendo ser dos acervos documentais podendo ser produzida, manipulada e visualizada de produzida, manipulada e visualizada de maneiras distintas, sofrendo modificações no maneiras distintas, sofrendo modificações no seu formato e suporte ao longo do tempo. seu formato e suporte ao longo do tempo.

2020

5º - Migrarás os documentos de suporte e 5º - Migrarás os documentos de suporte e formato periodicamenteformato periodicamente

É importante que isso aconteça de forma É importante que isso aconteça de forma periódica, pois os suportes e os formatos não periódica, pois os suportes e os formatos não duram para sempre, ficando assim suscetíveis duram para sempre, ficando assim suscetíveis à obsolescência tecnológica, à fragilidade e à à obsolescência tecnológica, à fragilidade e à perda de confiabilidade.perda de confiabilidade.

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6º - Replicarás os documentos em 6º - Replicarás os documentos em locais fisicamente separadoslocais fisicamente separados

O fato de manter uma política de O fato de manter uma política de backup backup não não necessariamente garante a recuperação da necessariamente garante a recuperação da documentação digital, pois em caso de documentação digital, pois em caso de alagamento ou incêndio, tudo pode ser alagamento ou incêndio, tudo pode ser perdido.perdido.

Manter réplicas dos depósitos digitais em Manter réplicas dos depósitos digitais em locais fisicamente separados.locais fisicamente separados.

2222

7º - Não confiarás cegamente no 7º - Não confiarás cegamente no suporte de armazenamentosuporte de armazenamento

Qualquer perda no suporte de Qualquer perda no suporte de armazenamento, pode significar a perda do armazenamento, pode significar a perda do acervo como um todo, portanto deve ser acervo como um todo, portanto deve ser observado inclusive as condições ambientais. observado inclusive as condições ambientais.

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7º - Não confiarás cegamente no 7º - Não confiarás cegamente no suporte de armazenamentosuporte de armazenamento

Segundo alguns estudos foi possível definir Segundo alguns estudos foi possível definir que as mídias digitais apresentam maior que as mídias digitais apresentam maior confiabilidade em ambiente com temperatura confiabilidade em ambiente com temperatura baixa e pouca unidade relativa do ar.baixa e pouca unidade relativa do ar.

Uma temperatura considerada ideal seria em Uma temperatura considerada ideal seria em torno de 10°C e 20°C e umidade relativa entre torno de 10°C e 20°C e umidade relativa entre 20% e 40%.20% e 40%.

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8º - Não deixarás de fazer backup 8º - Não deixarás de fazer backup e cópias de segurançae cópias de segurança

A política de A política de backup backup é o primeiro passo para a é o primeiro passo para a preservação dos documentos digitais, pois preservação dos documentos digitais, pois garante de forma íntegra e confiável a garante de forma íntegra e confiável a restauração de documentos digitais e sistemas restauração de documentos digitais e sistemas informatizados.informatizados.

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9º - Não preservarás lixo digital9º - Não preservarás lixo digital

Muito lixo digital está sendo armazenado em Muito lixo digital está sendo armazenado em servidores, microcomputadores e mídias em servidores, microcomputadores e mídias em geral.geral.

Essa sobrecarga na maioria das vezes pode Essa sobrecarga na maioria das vezes pode ser eliminada facilitando a capacidade de ser eliminada facilitando a capacidade de armazenamento de documentos que realmente armazenamento de documentos que realmente necessitamos.necessitamos.

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10º - Garantirás a autenticidade 10º - Garantirás a autenticidade dos documentos digitaisdos documentos digitais

A garantia da autenticidade dos documentos A garantia da autenticidade dos documentos digitais é fundamental para a qualidade da digitais é fundamental para a qualidade da documentação digital a ser preservada. documentação digital a ser preservada.

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10º - Garantirás a autenticidade 10º - Garantirás a autenticidade dos documentos digitaisdos documentos digitais

Um dos momentos críticos para a garantia da Um dos momentos críticos para a garantia da autenticidade no documento digital é o autenticidade no documento digital é o momento da migração, que expõe o momento da migração, que expõe o documento digital para possíveis adulterações documento digital para possíveis adulterações e perda de garantia da fidedignidade e da e perda de garantia da fidedignidade e da autenticidade.autenticidade.

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BibliografiaBibliografia

SANTOS, Vanderlei Batista dos. SANTOS, Vanderlei Batista dos. INNARELLI Humberto Celeste, SOUZA, INNARELLI Humberto Celeste, SOUZA, Renato Tarciso Barbosa de. Renato Tarciso Barbosa de. Arquivística Arquivística Temas Contemporâneos. Temas Contemporâneos. Distrito Distrito Federal: SENAC 2008.Federal: SENAC 2008.