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Introdução
02 Conceituando o evento
03 Encontrando o espaço correto
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05 Escolhendo os canais de divulgação
06 Contratação de serviços profissionais (fornacedores)
Comercializando os patrocínios
07 Inscrição dos atletas
08 Produção de chips, números personalizados e kits promocionais para os atletas
09 Check-in dos atletas e entrega dos kits
10 Cerimonial & Hinos
11 Dicas de segurança
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13 Espírito Fair Play
14 Finalização do evento
Premiação dos participantes
15 Conclusão
16 Sobre a Sympla
(Pág. 3)
(Pág. 4)
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(Pág. 32)
INTRODUÇÃO
O bom produtor sabe que a excelência na organização dos eventos vem em
primeiro lugar. Somente através dessa premissa é possível garantir o decor-
rer de um evento de alto nível, com todos os itens que o público merece.
Porém, sua organização depende do tipo de evento a ser executado.
E quando o foco são os eventos esportivos, como o produtor deve se orien-
tar? O primeiro passo antes da organização é ler nossas dicas valiosas, nas
quais detalhamos os itens necessários para que você produza um evento
esportivo de sucesso! Pensando em ajudar o produtor, este guia oferece
dicas de como organizar um evento esportivo, independentemente do es-
porte e do tamanho do evento, mas com enfoque profissional e criterioso.
Siga o passo-a-passo e garanta uma experiência esportiva incrível para to-
dos os envolvidos!
Conceituando o evento
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Guia Sympla: OrGanizaçãO de eventOS eSpOrtivOS
Um evento de sucesso envolve sempre boas ideias, planejamento impecável e
implementação seguidos à risca. Antes de tudo, é necessário articular os moti-
vos pelos quais ele está sendo realizado. E lembre-se que qualquer evento preci-
sa ser uma experiência intensa para o público e envolver criatividade, inovação e
emoção. O evento esportivo não é diferente: elaboração, planejamento e delim-
itação de objetivos são indispensáveis.
Ao criar um evento, faz-se necessário delimitar um conceito. Mas, o que é con-
ceito? É a ordenação de como será efetivamente o evento, o objetivo de sua
criação. Pense no conceito como a combinação de 4 elementos: planejamen-
to, organização, liderança e controle, caminhando em sintonia para a realização
dos objetivos. Vamos lá:
Planejamento
O planejamento identifica a motivação primordial do evento e deixa claro o
caminho a ser seguido e o propósito a ser alcançado, diminuindo dúvidas e im-
previstos.
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Elaboração, planejamento e delimitação de objetivos são indispensáveis.
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Guia Sympla: OrGanizaçãO de eventOS eSpOrtivOS
Busque as informações certas e faça perguntas ilustrativas como:
- Qual a quantidade de atletas que participarão do evento?
- O público poderá ser composto de, no máximo, quantas pessoas?
- Quais informações são essenciais para os atletas e para o público?
O número de perguntas é grande e varia de acordo com os caminhos trilhados pela
organização do evento. Esta, aliás, deve ir além da mera divisão de trabalho, mas
buscar recursos para diminuir custos fazendo um orçamento detalhado, coordenar
etapas com criatividade e apontar estratégias de organização e atuação.
Organização
A organização é o esqueleto do evento e deve ser realizada amplificando-se com-
petências para a estruturação prática do projeto. Todo o desenvolvimento organi-
zacional do evento com certeza fluirá bem, sem grandes problemas, se o planeja-
mento for bem feito e a equipe for competente e realizar os trabalhos com garra.
Durante a organização do evento, é hora de botar no papel os check-lists, procurar
fornecedores e buscar maneiras de se aplicar o que ficou definido no planejamen-
to.
Liderança
Quanto à liderança, o foco está na montagem de um bom time - coordenação e
equipe técnica - e mantê-los sempre motivados: o estímulo certo na hora desejada
incentiva o melhor resultado possível. Delimitados estes três requisitos, chegou a
hora de prevenir possíveis problemas e verificar se o planejamento está sendo se-
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guido à risca, por intermédio de mecanismos de controle.
Controle
Controle é a avaliação contínua de todos os processos que envolvem o evento e
deve ser capaz de estabelecer previsões, verificar desvios e conservar os meios
para atingir os objetivos fixados.
São estes os elementos que determinarão o conceito do evento.
Determinado este conjunto de elementos, um evento pode ter como conceito, por
exemplo, “Saúde para todas as idades” e incluir diferentes jogos para todas as fai-
xas etárias com o intuito de celebrar a inauguração de um novo parque na cidade.
Ou ainda, apontando outro exemplo, um evento chamado “Revelação do Muay Thai
Juvenil” e incluir disputas e torneios de muay thai, com premiação para os atletas
vencedores.
Em resumo, reveja suas necessidades e expectativas, planeje e organize com pre-
cisão, indique a liderança e o controle para, a partir daí, delimitar um tema ade-
quado para o evento. Esse passo é importantíssimo e irá definir todas as outras
etapas de realização do projeto.
#DicaSympla: Todas as etapas
são facilitadas se o produtor
for organizado e utilizar plani-
lhas específicas para cada
uma das atividades e proces-
sos.
Veja aqui: Planilhas para um
produtor de eventos bem orga-
nizado!
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Guia Sympla: OrGanizaçãO de eventOS eSpOrtivOS
Encontrando o espaço correto
Um evento começa a ganhar vida quando escolhemos o local de sua realização. An-
tes de definir onde será realizado o evento, reserve tempo para pesquisar, converse
com patrocinadores sobre locais disponíveis, considere as necessidades do público
e formule todas as características indispensáveis que o espaço precisa possuir. Na
escolha do local, é preciso levar em conta uma grande quantidade de fatores como:
- Certifique-se sobre o acesso à região e se o fluxo para a localidade é de trânsito
sem congestionamentos;
- Evite proximidade com locais barulhentos ou ainda, regiões com igrejas, hospitais
e outras instituições cuja ordem não possa ser perturbada;
- A acessibilidade do espaço para pessoas com deficiência ou dificuldade de loco-
moção;
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VERifiQUE A SEgURANçA DA REgiãO E SE O lOCAl PODE SER UTilizADO PARA DETERMiNADO fiM
- Verifique a segurança da região e se o local pode ser utilizado para determinado
fim;
- Em eventos de grande porte, é comum atletas virem de outras cidades. Procure
hotéis ou alojamentos seguros, assim como meios de transporte para levar as
estrelas do evento até o local determinado.
A lista é extensa, mas há um caminho prático para prever os itens obrigatórios
em um evento esportivo: conheça o(s) esporte(s), os atletas e o público. Cami-
nhe pelo espaço em potencial e visualize a experiência que você está oferecen-
do. investigue pontos críticos, confira a iluminação, repare nos banheiros e sin-
ta-se como um convidado. Se o espaço for aberto, você não gostaria que uma
chuva estragasse seus esforços, não é mesmo? Ainda lembre-se de que eventos
esportivos sempre atraem crianças. Você já pensou em cuidados com a alimen-
tação, pontos de entrada, saídas de emergência, segurança das arquibancadas
e outros elementos que possam oferecer riscos ao público.
faça as perguntas difíceis, compare, examine e use essas recomendações para
eliminar locais que não atendam às suas necessidades. O sucesso de sua em-
preitada depende, em particular, da escolha impecável da localidade.
#DicaSympla: Como escolher corretamente o local para seu evento
Quem trabalha com organização de eventos sabe que o assunto dinheiro é
sempre um ponto crítico. Pior se a quantia não for suficiente para cobrir tudo o
que você quer colocar em prática. Uma solução para driblar esse problema é a
comercialização de patrocínios. Conseguir patrocínio para eventos esportivos
pode ser uma tarefa com bons resultados se você tiver um bom projeto que
mostre ao possível patrocinador as reais vantagens que ele receberá ao apoiar
a sua produção. iremos apresentar 4 passos para que você monte uma proposta
de patrocínio assertiva. Veja a seguir:
Encontre os possíveis patrocinadores
Antes de iniciar a montagem da proposta, faça uma relação de possíveis pa-
trocinadores para o seu evento. Em primeiro lugar, busque empresas e orga-
nizações que se relacionem ao seu evento e a esportes em geral, como lojas
de materiais esportivos e a Secretaria de Esporte e lazer do município. Depois,
liste aquelas que serão beneficiadas com a exposição da marca em seu evento,
como os grandes comerciantes da região, supermercados, restaurantes, dentre
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Guia Sympla: OrGanizaçãO de eventOS eSpOrtivOS
Comercializando os patrocínios
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outros. Você pode incluir também figuras públicas, políticos como possíveis for-
necedores do seu evento. Com a lista em mãos, levante todas as informações de
contato, e-mail e telefone.
Benefícios para os patrocinadores
Quais serão os benefícios para os patrocinadores que apoiarem o seu evento?
Monte uma apresentação com todas as informações relativas ao seu evento: data,
local, modalidade esportiva, expectativa de atletas participantes, público estima-
do, mídias onde serão veiculadas informações do evento e toda a informação que
seja relevante para o patrocinador. Apresente as informações de forma a mostrar
a visibilidade que a marca do patrocinador poderá alcançar e as vantagens de vin-
cular aquela empresa ou pessoa a um evento esportivo.
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Guia Sympla: OrGanizaçãO de eventOS eSpOrtivOS
Cotas de Patrocínio
faça um levantamento de todos os custos de seu evento, para identificar qual o
valor será necessário arrecadar com os patrocínios. Divida esse valor em cotas,
que são os tipos de patrocínio, com valores e benefícios diferenciados. Quanto
maior o valor da cota, mais benefícios o patrocinador terá. Crie cotas que se
adequem ao perfil dos possíveis patrocinadores, desde os que têm maior po-
tencial de investimento até os menores.
Envio das Propostas
Monte uma espécie de Press Kit (material para imprensa) para envio aos futuros
patrocinadores. Ele deverá conter a proposta de patrocínio com uma sugestão
de escolha de cota, a apresentação do evento e caso possua, um brinde. Sempre
que possível entregue o Press Kit em mãos, para garantir que o mesmo chegue
ao destinatário. Depois entre em contato com todos os possíveis patrocinadores
de sua listagem e verifique o retorno de cada um.
Comercializar patrocínios é uma etapa trabalhosa, porém de grande importân-
cia na organização de um evento. Portanto, dedique tempo e atenção para con-
seguir resultados satisfatórios.
#DicaSympla: Como vender patrocínios para seu evento
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Em primeiro lugar, busque empresas e or-ganizações que se relacionem ao seu evento e a esportes em geral.
Escolhendo os canais de divulgação
Você já programou todos os aspectos do evento, já definiu data e local. O próximo
passo é informar as pessoas sobre sua realização. Reserve tempo e dinheiro para di-
vulgação do evento e, antes de tudo, encontre seu público. Para eventos de luta, por
exemplo, será fácil encontrar interessados em academias e clubes que ofereçam a
modalidade. E você pode procurar as equipes listadas nos sites da federações de ar-
tes marciais, distribuir folders, flyers, cartazes e deixar ingressos para venda nestes
locais. Não há uma estratégia única para a escolha dos canais de divulgação, mas
a máxima é válida para todos os tipos de evento: marque presença nos ambientes
frequentados pelo seu público-alvo.
Para um evento de tênis, por exemplo, procure a mídia especializada no esporte
como revistas, blogs e fóruns, entre outros. Aliás, uma estratégia de inserção on-
line sempre é interessante e, hoje em dia, indispensável. Busque grupos, fanpages
nas redes sociais, sites. inserir-se no meio digital e conhecer as peculiaridades do
esporte é uma mão na roda na hora de promover. Sugerimos alguns canais de divul-
gação do evento que podem alavancar sua estratégia de promoção.
- Academias e clubes, utilizando cartazes, banners e venda de ingressos;
- Entre em contato com os formadores de opinião. informar professores e mestres
é uma forma excelente de propagar sua mensagem entre alunos e apreciadores do
esporte;
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Guia Sympla: OrGanizaçãO de eventOS eSpOrtivOS
- Procure a mídia local e avalie a possibilidade de anunciar nesses canais;
- Entre em contato com blogueiros. Os blogs são altamente específicos e comuni-
cam categoricamente às pessoas que você quer informar;
- Já pensou em anunciar na rádio ou canal de tv locais? Anunciar em um programa
esportivo de grande audiência poder gerar um alcance exponencial para seu evento.
- E não deixe de anunciar seu evento na internet! A divulgação online é capaz de
chegar a diversas pessoas, basta escolher os canais certos, como blogs e sites com
temas relacionados ao evento e nas redes sociais.
Alguns canais atingem mais, e outros, menos pessoas. Mais importante do que a
quantidade, é comunicar ao nicho correto. Avalie os custos e o prazo de retorno an-
tes de negociar. A divulgação é o auge de seu esforço. Não tenha medo de ousar!
#DicaSympla: Divulgação - a chave para o sucesso do seu evento
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Guia Sympla: OrGanizaçãO de eventOS eSpOrtivOS
Contratação de serviços profissionais (fornecedores)
Trabalhar com bons fornecedores de eventos esportivos é essencial para obter
sucesso em seu evento. Portanto, seja criterioso na escolha. Procure empresas que
já trabalharam com eventos esportivos, busque referências de serviços já realiza-
dos e formalize todas as contratações.
faça um check-list com todos os fornecedores contratados. Ele será um documento
com os dados de cada um deles e poderá ser recorrido caso necessário. listamos
abaixo os principais serviços que você deverá contratar para seu evento:
- Estrutura: sonorização, fotografia e filmagem, arquibancadas, montagem de palco/
pódio, banheiros, limpeza, telões, montagem da estrutura da modalidade esportiva,
locutor;
- Atendimento aos atletas: credenciamento de atletas, equipe médica móvel, ali-
mentação, água, hotéis, transporte;
- Atendimento ao público: recepção, alimentação, água, banheiros, limpeza;
- Segurança: elementos e equipe de seguranças
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lembre-se de incluir nessa lista os serviços relativos à modalidade esportiva do seu
evento, como cronometragem, juízes, material para prática, dentre outros. Se o seu
evento atrair atletas de localidades distantes, é preciso encontrar hotéis onde os
mesmos possam se hospedar de forma confortável, além de organizar o transporte
até o local da competição.
faça reuniões com cada fornecedor antes do evento, para garantir que tudo ocorra
conforme planejado. Deixe o fornecedor a par de toda a dinâmica do evento, a fim
de evitar imprevistos. Entregue para todos fornecedores o cronograma e uma lista
de orientações e lembre-se de programar a chegada de todos com antecedência no
dia do evento.
#DicaSympla: Como encontrar bons fornecedores para o seu evento esportivo
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Guia Sympla: OrGanizaçãO de eventOS eSpOrtivOS
Inscrição dos atletas
A inscrição dos atletas é umas das etapas mais importantes dos eventos esportivos,
afinal o que seria da sua produção sem eles? Neste momento você coletará os dados
de todos os participantes, como nome, idade, email, tamanho da camisa, etc.
De acordo com a modalidade de esporte, as inscrições podem ser realizadas ante-
cipadamente ou não. O mais comum é realizá-las com antecedência. Dessa forma
você poderá dimensionar corretamente a quantidade de materiais necessários a
serem direcionados para os atletas. Há duas formas de realizar as inscrições, de
forma online ou presencial:
Inscrições Online
As inscrições online podem ser realizadas através de preenchimento do formulário
de inscrição no site do evento ou de envio do mesmo para um endereço de e-mail
pré-determinado. Em todos os casos é necessário possuir um formulário com todas
as informações do atleta ou equipe. Após a realização da inscrição, o participante
deve receber o regulamento da competição.
Utilizar uma plataforma online para as inscrições dos participantes facilita diver-
sos processos. Com esta ferramenta você otimiza a experiência de cadastro, que
passará a ser mais fácil e prática.
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Utilizar uma plataforma online para as inscrições dos participantes facilita muitos processos.
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Guia Sympla: OrGanizaçãO de eventOS eSpOrtivOS
Por que? Pois hoje em dia todo mundo está na internet e todos aproveitam as fa-
cilidades de resolver suas coisas online. Você poderá criar a página do evento e
integrá-la ao Facebook, o que engaja as pessoas e faz com que elas compartilhem
o seu evento. Caso seu evento seja pago, o participante pode escolher dentre várias
formas de pagamento. E o produtor também ganha: ele terá uma visão de como
andam as inscrições em tempo real e ainda contará com os e-mails dos inscritos
(mailing) que poderão ser usados na divulgação dos próximos eventos.
#DicaSympla: Venda de ingressos pela internet: Conheça os truques dos me-
lhores produtores para lotar seu evento
Inscrições presenciais
Essa modalidade de inscrição também não exclui a necessidade de preenchimento
de formulário, uma vez que este documento é o registro do atleta e da equipe. Es-
colha pontos estratégicos para colocar os locais de inscrição, lugares de fácil aces-
so e que já são frequentados pelo público de atletas desejado, como academias por
exemplo.
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importante! É importante estabelecer um prazo razoável para a realização das ins-
crições presenciais e online. faça a divulgação do evento para o público de atletas
com bastante antecedência, para que os mesmos possam se programar. leve em
consideração o prazo de preparação física dos atletas, portanto, a divulgação para
este público deve ser realizada antes da divulgação para o público geral. Quanto
maior o intervalo entre a divulgação e a realização do evento, maior será o número
de participantes aptos e inscritos.
Encerre as inscrições dentro de um prazo hábil para que você organize os materiais
dos atletas. No caso de eventos como corridas, há necessidade de entrega de mate-
rial individual e realização de sorteio das chaves e divisões (para eventos que exijam
essa classificação). Ambas as situações anteriores não podem ser feitas no dia do
evento, portanto tenha data de início e fechamento das inscrições.
Caso o número de equipes e atletas seja grande, você pode utilizar um sistema de
gestão, que administre as inscrições realizadas. O sistema também irá tornar mais
rápido e fácil o processo de credenciamento dos atletas e equipes no dia da reali-
zação do evento. faça a confirmação das inscrições e envie aos atletas e equipes
juntamente com todas as informações relativas ao evento, programação e orien-
tação.
Agora que as inscrições para participação no seu evento já estão abertas, é hora de
partir para a próxima etapa!
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Guia Sympla: OrGanizaçãO de eventOS eSpOrtivOS
Produção de chips, números personalizados
e kits promocionais para
os atletas
Definidos os processos de inscrição, é hora de começar os preparativos do even-
to. independentemente das modalidades que serão praticadas nas competições,
você deve ter em mente que a produção de chips, números personalizados e kits
são essenciais para que tudo ocorra de forma organizada e não haja problemas de
cronometragem ou apuração.
imagine que, em uma corrida, existam atletas concorrentes que estejam trajando
uniformes muito similares ou uma prova de natação na qual não se pode identificar
os competidores embaixo d’água. Todo o fundamento do evento, a ideias da com-
petição, iria acabar. Mas, felizmente, tudo isso é solucionado com a distribuição de
chips, números ou kits promocionais para os participantes de seus eventos. E como
conseguir produzir esses itens para as práticas esportivas que está promovendo?
É simples. Atualmente, existem empresas específicas que produzem estes artigos
e auxiliam na produção de eventos esportivos. E, baseado nas informações de seus
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MUiTO UTilizADOS PARA MODAliDADES QUE ExigEM VElOCiDADE, OS CHiPS CONSEgUEM iDENTifiCAR OS ATlETAS QUE PASSAREM PElA liNHA QUE MARCA A CHEgADA.
atletas que você colheu durante as inscrições, você consegue administrar a pro-
dução destes itens que colaborarão para a cronometragem ou apuração do resul-
tado das competições. Por isso, não se esqueça de perguntar no formulário de ins-
crição qual é a numeração de camiseta que eles vestem, número de integrantes
na equipe, nome do grupo se houver, dentre outros. Elas o ajudarão na hora de
demandar estes produtos.
E se, agora, você ficou curioso para saber qual destes itens se encaixa perfeita-
mente nos moldes da competição que você está organizando, confira esta lista
para saber como funciona cada um deles e para que tipo de evento eles são mais
indicados.
Chips
Muito utilizados para modalidades que exigem velocidade, os chips conseguem
identificar os atletas que passarem pela linha que marca a chegada. Eles funcio-
nam a partir de uma tecnologia de rádiofrequência. Ao atingir o ponto final da par-
tida ou competição, o chip - que está alocado no corpo do participante - emite um
código único que será captado e identificado por um aparelho receptor localizado
em pontos estratégicos do evento. Atualmente, você pode encontrar estes produ-
tos em diversas formas e com variada tecnologia em empresas especializadas em
cronometragem.
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Guia Sympla: OrGanizaçãO de eventOS eSpOrtivOS
Números personalizados
Os números personalizados são indicados para diversas modalidades esporti-
vas. Com eles é possível identificar os atletas em competições de velocidade
e também de equipe. É importante ter em mente que, antes de demandá-los,
você precisa saber exatamente o design e como eles serão usados pelos com-
petidores. Você pode pedir um número de peito, por exemplo, ou ainda inves-
tir na tecnologia de pulseiras. Além disso, você pode escolher o material que
será utilizado para confeccionar estes itens. Eles são produzidos, comumente,
em Tyvek (polietileno resistente a rasgos e não destrutivo quando molhado) ou
Polyart (uma combinação de lâminas de papel e plástico que resistem às ações
da chuva e do suor).
Kits promocionais
Os kits promocionais são importantes para qualquer tipo de evento. Neles,
podem ser inclusos itens que auxiliarão os atletas a competirem ou, simples-
mente, brindes que cativam a participação dos inscritos. É importante que
você pense bem nas necessidades dos competidores para que possa planejar
bem o que virá dentro destes kits. Se, por exemplo, você está organizando uma
maratona ou uma partida de futebol, é imprescindível que os atletas recebam
um suporte - como camisetas e squeezes - por meio destes pacotes. Converse
com os seus patrocinadores pois eles também poderão ajudar a montar os kits
promocionais.
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Existem empre-sas específicas que produzem estes artigos e auxiliam na pro-dução de eventos esportivos.
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Guia Sympla: OrGanizaçãO de eventOS eSpOrtivOS
Check-in dos atletas e entrega dos kits promocionais
Após realizar todas as tarefas preparatórias para o evento, está na hora de se pro-
gramar e definir como recepcionar os atletas. É importante pensar que você precisa
de um controle e registro do número e da quantidade de seus competidores para
que possa administrar o andamento da competição. Nesses momentos, a ação mais
indicada é realizar o credenciamento (check-in) dos participantes.
O check-in dos atletas é um item imprescindível pois além de fornecer informações
sobre a participação dos competidores, ele também servirá para que você controle
a entrega de kits promocionais. Por isso, nunca deixe de associar este registro com
a distribuição dos pacotes com os kits promocionais. Dessa forma, você não terá
problemas com falta de material ou participantes que não tenha recebido o seu kit.
Outra dica importante para organizar o check-in é distribuir bem os pontos onde os
atletas poderão fazer o seu registro. independentemente do tamanho do circuito ou
do espaço utilizado para realizar a competição, você tem que promover um sistema
bem difuso para que todos tenham acesso ao check-in. Além disso, espalhando os
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pontos de recepção pelo local do evento, não há riscos de longas filas e de demora
para realizar o processo.
Utilize ferramentas que facilitarão o registro destes atletas. Atualmente, você pode
utilizar plataformas online de gerência de eventos. isso deixa tudo mais fácil para
as inscrições, pagamento e confirmação de presença dos participantes e ainda des-
complica o seu controle de entrada no dia do evento. Assim, você terá mais facili-
dades para controlar e terá um bom serviço de recepção dos competidores.
E nunca esqueça: um bom evento esportivo apresenta excelência em organização
desde os processos iniciais, como inscrição e check-in, até o seu encerramento.
Cerimonial e Hinos
Os atletas e espectadores estão presentes no local, a competição está prestes a
começar e todos esperam um grande evento. Mas, surgiu aquela dúvida: como
iniciar as atividades?
Seguir um protocolo é essencial. Em grandes eventos esportivos, eles servem
para dar um tom oficial e ainda garantir uma perfeita sincronia e organização
das ações. Naqueles em que não há um grande número de participantes, eles
podem aproximar o público e oferecer a ele a mensagem que se quer transmitir
com aquela reunião. Mas, existe uma diferença entre os cerimoniais de outros
eventos com os de caráter esportivo?
Sim! Algumas medidas são necessárias na elaboração desses protocolos para dife-
renciar um tipo do outro. Segun-
do especialistas, o cerimonial de
competições deve sempre ter a
função de relembrar a todos os
valores do esporte e garantir que
todas as ações sejam efetivadas
na mais perfeita ordem. Além
disso, os organizadores devem
utilizar o momento para incen-
tivar os atletas e comemorar a
participação deles no evento.
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Guia Sympla: OrGanizaçãO de eventOS eSpOrtivOS
É papel do cerimonial verificar a correta localização do pódio e providenciar luga-
res reservados para autoridades e convidados. Podem ser mesa diretiva, palanque
ou primeira fila de cadeiras. Deve ainda separar um local específico para ficar a
imprensa.
Na hora do discurso inicial, o organizador anfitrião deve estar preparado para im-
provisos e mudanças em seu discurso. Por isso, é importante que você saiba iden-
tificar bem o público que estará presente no evento para poder passar uma men-
sagem com o seu cerimonial. É necessário pensar em como agradar os diversos
tipos de público - tanto atletas profissionais ou amadores e espectadores - que
estarão presentes na competição.
Na cerimonônia de premiação é preciso estar atento ao hasteamento de bandei-
ras, à ordem dos hinos, às autoridades que irão entregar os prêmios aos primeiros
colocados, etc.
E, não podemos esquecer também dos hinos! Eles serão parte importante para
o seu cerimonial e irão conseguir expressar em palavras os valores de identifi-
cação e de união entre os presentes na competição. Assim, você precisa lançar
mão de recursos com hinos e canções de torcida que incentivem os participantes
e ofereçam a eles a sensação de pertencimento à equipe pela qual jogam.
Hinos podem vir nos finais das atividades ou na abertura. Em eventos de grande
porte, a cerimônia de premiação sempre é sucedida por hinos. E isso tem um mo-
tivo: ao passar por toda a competição, a mensagem de que todo o esforço dado,
no final, serviu para enaltecer a nação. Oficialismos, ou não, sempre é importante
você conseguir utilizar esses recursos para solidificar o valor do seu evento.
#DicaSympla: 6 ações importantes definidas pelo protocolo de evento esporti-
vos
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Guia Sympla: OrGanizaçãO de eventOS eSpOrtivOS
Dicas de segurança
Talvez este seja um dos itens que mais necessitem da atenção do produtor. A se-
gurança do evento é primordial para que tudo transcorra com tranquilidade e para
que você não seja responsabilizado por quaisquer problemas decorrentes da falta
de organização desse aspecto. Antes de planejar a segurança do seu evento, você
vai precisar definir e listar, separadamente, as áreas utilizáveis, seja para a prática
esportiva, seja para circulação de público. Veja como você pode fazer isso com um
check-list simplificado:
- Área para recepção e entrada do público;
- Área para entrada dos jogadores e equipe técnica;
- Área para circulação durante o evento;
- Área dos jogos (quadras, campos, pista ou outros);
- Área das arquibancadas.
Depois destas definições, você precisa estimar o público. Dependendo da quanti-
dade de pessoas envolvidas no evento (jogadores, equipes, organizadores, público)
será possível prever o quanto você terá que gastar para que seu evento esportivo
esteja a salvo de incêndios, acidentes, penetras, confusões e outro problemas.
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É normal pensar que segurança está ligada exclusivamente àqueles homens de ter-
no preto na entrada ou àquelas pessoas que ficam responsáveis por detectar me-
tais ou itens perigosos que não são permitidos. Mas esse conceito abrange outros
cuidados como: ter à disposição cones para sinalização de áreas escorregadias e
para interditar passagens proibidas, faixas e placas apropriadas, e a preocupação
com a acessibilidade para portadores de necessidades especiais.
Dependendo do tipo e do porte do evento, alguns itens de segurança poderão ser
dispensados ou não. Mas deve ficar claro para o organizador que prever problemas
ajuda a não ter que lidar com eles no futuro. Assim, prepare-se para equipar as áreas
de uso comum com o seguinte:
- Placas de orientação;
- Seguranças;
- Extintores de incêndio (verifique recomendação profissional);
- Equipe de primeiros socorros.
Se o evento for ao ar livre, principalmente, ter água potável à disposição e áreas co-
bertas é bastante relevante. Pode ser que alguém se sinta mal com a exposição ao
calor e precise de um lugar mais fresco para sentar e se recuperar. Além disso, pro-
teger entradas e saídas com seguranças treinados ajuda a controlar o fluxo de pes-
soas e a dissipar brigas ou conflitos, caso existam torcidas diferentes, sem maiores
prejuízos à ordem.
#DicaSympla: Quais são as medidas de segurança essenciais para um evento
acontecer?
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Guia Sympla: OrGanizaçãO de eventOS eSpOrtivOS
Premiaçãodos participantes
O desejo de ser recompensado depois de uma boa ação, uma vitória, uma conquis-
ta, faz parte do comportamento e da psicologia humana. De certa maneira, todos
buscamos um reconhecimento quando executamos bem uma tarefa ou vencemos
um desafio. Desde a grécia Antiga, os jogos vêm sendo organizados de forma que
não são fonte apenas de entretenimento, eles acabaram se tornando motores
que ajudam a construir na população valores morais, éticos e sociais. Portanto, o
reconhecimento do vencedor simbolizado pela cerimônia de premiação e entrega
de troféus sinaliza para todos os presentes que por trás de uma ação bem desem-
penhada existe sempre um retorno positivo.
Seja qual for o porte do evento, lembre-se de incluir no planejamento a forma de
premiação dos participantes do esporte. Se não for possível premiar com troféus e
medalhas por causa da orçamento, você pode pensar em outras alternativas para
valorizar o desempenho dos atletas. Se existir pódio, lembre-se de entregar os prê-
mios aos participantes corretamente, seguindo as regras do protocolo.
Troféus e medalhas, são as opções mais comuns em premiação. Mas você pode
usar a criatividade e inovar um pouco. Uma boa alternativa é recorrer aos patro-
cinadores e oferecer brindes diversos. No lugar de ganhar uma medalha de ouro,
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por exemplo, o competidor que vencesse em 1º lugar, poderia ganhar um patrocínio
que custeasse os uniformes e roupas de treino no caso do patrocinador ser da área
de vestuário. Esse tipo de premiação ajuda o atleta a manter a motivação e a regu-
laridade nos treinos.
Não se esqueça de que não só os vencedores de cada modalidade devem subir ao
pódio. Os demais competidores merecem reconhecimento adequado ao grau da
conquista. Os participantes que ficarem em 2º e 3º lugar também devem ser recom-
pensados. Voltando ao formato grego de ensinar, o prêmio concedido ao segundo e
ao terceiro colocado mostra que, nem sempre o esforço garante a vitória absoluta,
mas a recompensa que existe em todas as medidas deve ser entendida com mola
de estímulo para persistir em futuros desafios. E em caso de eventos maiores com
várias equipes ou competidores isolados, como nas grandes corridas, é possível
premiar com uma medalha simbólica, lembrança da participação.
Espírito Fair Play
Bastante difícil de definir com exatidão, o conceito de Espírito Esportivo - fair Play,
é fonte de discussão até hoje. Afinal, como definir em palavras um sentimento? Mas
é importante compreender o sentido geral do termo, para que seu evento cause nas
pessoas exatamente a emoção, alegria e intensidade que elas esperam. Em termos
gerais, fair Play é o resultado da soma de alguns valores e normas que norteiam a
prática e o comportamento esportivo ideais. Estes valores são comportamento mor-
al, respeito às normas e ao código de ética, atitude positiva frente ao esporte.
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Guia Sympla: OrGanizaçãO de eventOS eSpOrtivOS
Para ficar fácil de entender, o Espírito Esportivo é como se fosse um conjunto de re-
gras para a boa convivência de todos os envolvidos nas competições (jogadores, ár-
bitros, treinadores, etc.). As pessoas desejam participar, ver e se entusiasmam com
jogos onde se verifica o espírito competitivo, mas não a falta de cooperação ou vio-
lência. Portanto, é preciso que esse sentido de trabalho em conjunto, honestidade,
respeito à hierarquia e ao líder, lealdade à equipe e respeito ao adversário estejam
fixados nas atitudes de todos os envolvidos. É claro que o objetivo do competidor é
sempre vencer, mas não deve ser perseguido a qualquer preço.
infelizmente, é comum hoje em dia verificar o desrespeito a esses valores. Expecta-
dores nervosos, jogadores ansiosos e violentos, atitudes desrespeitosas para com
os juízes, são cenas que se repetem e afastam o esporte do espírito de união que o
ajudou a ser consolidado na sociedade.
Transmitir para todos os envolvidos no evento esportivo essa noção de colaboração
mútua e comportamento ideal é fundamental para o sucesso da competição. Certa-
mente, as pessoas se sentirão mais seguras, alegres e torcerão com mais garra se
souberem que o esporte só pode ser considerado como atividade positiva se a ética
implícita em tudo que os envolve for devidamente compreendida por todos. Dessa
forma, está garantida a preservação da essência esportiva.
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Finalização do evento
No final do evento, além de providenciar a limpeza do local, é hora de colocar as
coisas no papel. Veja se o evento saiu como o esperado, tenha uma reunião com
sua equipe e passe este feedback.
E faça um borderô para que todos os gastos e arrecadações sejam contabilizados.
isso ajudará você a comparar o orçamento com a arrecadação final e ver se o even-
to deu lucro.
#DicaSympla: Baixe aqui uma planilha gratuita de borderô para eventos
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Guia Sympla: OrGanizaçãO de eventOS eSpOrtivOS
Conclusão
Conhecer as características dos diferentes tipos de eventos é essencial para
delimitar os itens necessários e adequar o seu check-list às especifidades da
produção. No caso dos eventos esportivos é preciso pensar em uma estrutura
diferenciada para os atletas, sejam estes amadores ou não. Entram em cena
locais específicos, fornecedores diferentes, outros materiais e outras formas
de organizar. Quando o evento é um jogo oficial, por exemplo, além de pensar
no conforto do público, o foco também se direciona aos atletas. Em eventos abe-
rtos aos amadores, como competições locais e corridas, é importante pensar
na equipe de apoio e nas formas de instruir essas pessoas a terem uma boa
experiência.
A experiência proporcionada por um bom evento esportivo para o público e para
os atletas está nas mãos do produtor. Mesmo sendo uma grande responsabi-
lidade, sabemos que um trabalho executado com paixão, dedicação e profis-
sionalismo rende bons frutos, que vão além dos lucros. E isso é uma enorme
recompensa! Ter a credibilidade dos patrocinadores, da equipe de trabalho, ver
um público realizado, atletas se empenhando conta muitos pontos para você.
Acreditamos que não importa quanto tempo o produtor tenha de estrada, ele
precisa sempre se informar, conhecer as tendências na área de eventos e inovar
em suas produções. E nosso guia sobre organização de eventos esportivos faz
justamente isso: ajuda o produtor a aumentar a qualidade dos eventos, focando
em tudo aquilo que é importante.
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Guia Sympla: OrGanizaçãO de eventOS eSpOrtivOS
Sobre a Sympla
A Sympla é a plataforma online feita para o produtor que quer a melhor divulgação
e a melhor experiência do público ao criar qualquer tipo de evento. Nossa intenção
é descomplicar, deixando tudo mais simples, prático e rápido para o organizador
e para o público.
Através de nosso sistema você consegue criar uma página personalizada para o
evento, vender os ingressos e saber exatamente quantas pessoas comparecerão.
Além disso, o público tem toda a comodidade possível, escolhe a forma de paga-
mento e ainda repassa o link de compra para os amigos. Para o produtor, há a fa-
cilidade de acompanhar as vendas pela internet, atrair público pela integração do
link do evento no facebook, fazer o controle de entrada e ainda obter o mailing de
quem se interessa por suas produções!
Utilizar uma ferramenta online com tantos benefícios garante ao produtor um
evento excelente, organizado com verdadeiro afinco e profissionalismo. A plata-
forma Sympla é o segredo para atrair o público, não importando tamanho, con-
ceito e tipo de produção!
