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1 Página1 e-Nota NFS-e Nota Legal Porto Alegre Solução de Geração e Emissão de Nota Fiscal de Serviço eletrônica Manual do Usuário Versão 1.0 Produzido por: Informática Educativa

e-Nota NFS-e Nota Legal Porto Alegre - Safeweb Virtual · a 3 a 3 A Nota Fiscal de Serviço eletrônica – NFS-e é um documento de existência digital, emitido pelo contribuinte,

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e-Nota NFS-e

Nota Legal Porto

Alegre

Solução de Geração e Emissão de

Nota Fiscal de Serviço eletrônica

Manual do Usuário – Versão 1.0

Produzido por: Informática Educativa

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1. O que é Nota Fiscal de Serviço eletrônica? .................................................................... 03

2. Safeweb e-Nota NFS-e .................................................................................................... 04

3. Acesso ............................................................................................................................. 05

4. Cadastros ........................................................................................................................ 09

5. Nota Fiscal ....................................................................................................................... 14

6. Configurações .................................................................................................................. 27

7. Relatórios ......................................................................................................................... 29

Índice

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A Nota Fiscal de Serviço eletrônica – NFS-e é um documento de existência digital, emitido pelo

contribuinte, gerado e armazenado eletronicamente pela Prefeitura, com o objetivo de

concretizar operações de prestação de serviços de empresas contribuintes de ISSQN (Imposto

Sobre Serviços de Qualquer Natureza), que atuam em Porto Alegre.

XML: Formato do arquivo eletrônico da NFS-e.

Impressão: Recibo Provisório de Serviço. É a representação gráfica do XML.

XML IMPRESSÃO

1. O que é NFS-e?

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O eNota NFS-e é um sistema de emissão de Nota Fiscal de Serviço eletrônica, totalmente

desenvolvido pela Safeweb. Foi criado com o objetivo de gerenciar os Recibos Provisórios de

Serviço (RPS) do contribuinte, que são gerados previamente com as informações do prestador,

do tomador e do serviço. Além disso, o sistema permite que o contribuinte envie seus recibos

para a Prefeitura do seu município, gerando as notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e).

O acesso é através da web, sua base de dados é criptografada e mantida na Safeweb. Pelo

Certificado Digital do emitente, os dados ficam acessíveis somente à empresa, mantendo a

exigência de autenticação forte no acesso ao sistema.

Neste manual mostraremos o passo a passo de acesso do prestador do serviço, no Safeweb e-

Nota NFS-e, até a transmissão do RPS.

Antes de começar, certifique-se de que o programa do Token, para acesso ao sistema Safeweb

e-Nota NFS-e, está instalado no computador. Se preferir, acesse o link abaixo para consultar o

material de instalação entregue no momento da validação:

A Safeweb recomenda a utilização de Certificados Digitais apenas do modelo A1 para

computadores MAC. Não nos responsabilizamos pelo funcionamento de Certificados Digitais

modelo A3 nesses computadores.

2. Safeweb e-Nota NFS-e

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Para entrar no ambiente de emissão de NFS-e, siga os passos indicados abaixo:

Abra o navegador padrão do computador e digite o site da Safeweb na barra de endereços:

www.safeweb.com.br

Em seguida, selecione o atalho no menu, identificado pela “nuvem” e clique em “Portal eNota”.

Selecione o Certificado Digital da empresa emissora e digite a senha.

Ao abrir, aparecerá o Portal eNota, onde o usuário tem acesso às soluções para emissão de

documentos fiscais eletrônicos disponibilizadas pela Safeweb, além de um link de acesso ao

“Histórico Financeiro” da empresa.

O histórico financeiro é o local em que você encontra a sua lista de boletos pagos, e os que

3. Acesso

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estão em abertos. Neste espaço, é possível retirar uma segunda via do seu boleto, para

pagamento da mensalidade e retirada da segunda via da sua nota fiscal.

Abaixo, imagem que ilustra o acesso ao ambiente:

Ao clicar, você será direcionado diretamente para uma nova tela, com a relação dos pagamentos

em aberto e fechados.

Para imprimir a segunda via do boleto, clique na imagem da impressora, localizada no canto

superior direito da tela, como mostra a figura acima.

O novo boleto será gerado automaticamente, com prorrogação de cinco dias, com nova data de

vencimento. O juro será recorrente até a data que ocorreu a emissão do boleto prorrogado.

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E ainda, na outra extremidade da tela, você encontra a opção “Visualizar NFS-e”, ou seja, o

arquivo eletrônico (XML) correspondente à prestação do serviço da Safeweb para a sua

empresa.

Clique em “Voltar”, para retornar ao Portal eNota.

Novamente na tela principal de emissão de documentos fiscais eletrônico, observe que cada

módulo é ilustrado por uma pasta:

Clique na pasta que identifica o e-Nota NFS-e.

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Então acesse o ambiente Safeweb Virtual.

Lá, você encontra material, como tutoriais e manuais que podem contribuir no entendimento do

funcionamento dos sistemas Safeweb.

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Agora estamos no e-Nota NFS-e. Esta é a tela principal do sistema. Não se

esqueça de ler os quadros coloridos da página sempre que acessar, pois

são informações importantes para o emissor. Com a página aberta, clique

em “Home” e verifique se as informações contidas nos campos “Usuário” e

“Prestador” condizem com as cadastradas no seu certificado digital.

Para alterar o modo do ambiente de emissão, Versão de Testes (sem valor fiscal) ou Versão de

Produção (com valor jurídico), entre em contato com o suporte da Safeweb pelo telefone: (51)

3018.0300 ou pelo email: [email protected] e solicite.

Seguindo sobre o sistema, este dispõe de algumas vantagens interessantes e importantes no

processo de emissão da NFS-e, como é o caso dos cadastros.

A principal funcionalidade é auxiliar e facilitar o usuário no momento de preenchimento da nota.

Os cadastros disponíveis no sistema: Prestador e Clientes.

4. Cadastros

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Prestador: Ao acessar esta opção pela primeira vez, os campos estarão todos em branco.

Para inserir os dados da empresa, clique no botão “Editar”, no canto inferior direito da página.

Comece informando o CNPJ e clicando em “Consultar na SEFAZ”. O sistema busca

automaticamente e completa os campos.

Verifique se todos os campos obrigatórios foram preenchidos. Se não, complete com as

informações necessárias.

Este cadastro é feito uma única vez e o sistema mantém salvo. Só deverá ser alterado, quando

alguma informação da empresa mudar.

Para finalizar clique em “Salvar”.

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Clientes: Ao abrir esta opção de cadastro, uma tela inicial irá mostrar todos os cadastros de

clientes (tomadores de serviço) feitos até então ou em branco, se estiver iniciando.

Para localizar alguma informação, preencha um dos campos do “Filtro de Pesquisa” e clique em

“Pesquisar”.

Observe que a visualização deste exemplo corresponde a 15 clientes por página. Pode ser

alterado para até 1000 cadastros na tela.

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Ícones de edição e botões estão disponíveis à esquerda da tela, que são:

Lupa: Visualizar os dados do cadastro.

Lápis: Editar dados no cadastro selecionado.

Lixeira: Excluir um cadastro por vez. Para mais de uma exclusão ao mesmo tempo, marque

no checkbox e clique no botão “Excluir”, nos botões na parte inferior da tela.

Há ainda, quatro botões que ficam expostos na parte inferior da tela, que são:

Importar: Possibilita que o usuário importe dados de um cliente referenciado em uma nota

fiscal eletrônica e que deseja cadastrar. Selecione as notas e o sistema filtrará os dados

correspondentes.

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Novo: Incluir um novo cadastro. Ao preencher o CNPJ e clicar no botão “Consultar na

SEFAZ”, os campos serão preenchidos automaticamente, conforme cadastro da empresa na

SEFAZ. Esta consulta não funciona para Pessoa Física, desta forma, os campos obrigatórios

deverão ser preenchidos manualmente. Para finalizar, clique em “Salvar”.

Estas foram as especificações dos cadastros do prestador e dos clientes para a emissão de uma

NFS-e.

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No menu de navegação, este item é a opção para emissão do Recibo Provisório de Serviço

(RPS) e gerenciamento das NFS-es no sistema.

Emitir Nova NFS-e: Aqui se dá o começo do processo de criação da nota fiscal de serviço

eletrônica. Como a Prefeitura é que gera a NFS-e, o que será feito é um RPS, com todas as

informações da nota, que serão enviadas à Prefeitura. Para isso, siga as telas na sequência.

Informações do RPS: As primeiras informações sobre o RPS são atualizadas

automaticamente, como a data da emissão e a situação. Note que os campos não podem ser

editados e o restante será preenchido conforme andamento do processo de emissão.

5. Nota Fiscal

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Prestador do(s) Serviço(s): Aba para identificação da empresa emissora do NFS-e. Se a

empresa já possuir cadastro no sistema, como mostrado no item 4.Cadastros, os dados já

aparecerão nesta tela. Se a emissão for realizada sem o cadastro ter sido feito, os campos

obrigatórios deverão ser preenchidos, antes de prosseguir.

Tomador do(s) Serviço(s): Insira os dados do beneficiário do recibo em questão, ou seja,

do cliente. Com os dados salvos anteriormente no cadastro, ao digitar os números do

documento, os campos são preenchidos automaticamente.

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Clique nos dados que aparecerem conforme o número do documento digitado:

Sem cadastro prévio é necessário preencher manualmente, pelo menos os campos obrigatórios.

E se desejar que o cliente que está sendo incluído faça parte do banco de cadastro, marque a

opção “Cadastrar cliente automaticamente” (este item também pode ser encontrado na aba

“Opções Predefinidas”, nas configurações).

Identificação do(s) Serviço(s): Aqui devemos descrever o serviço que está sendo

prestado e incluir informações tributárias do serviço. Vejamos os campos desta tela:

1. Discriminação - campo alfanumérico no qual se deve informar o serviço prestado. É de

preenchimento descritivo, ou seja, precisa discriminar a natureza da nota a ser emitida.

2. CNAE - o prestador do serviço deve informar a Classificação Nacional de Atividades

Econômicas - CNAE, relativa à atividade principal. Ao inserir, o sistema sugere as

opções para seleção. Lembrando que, se o cadastro do prestador foi feito anteriormente,

este campo já vem preenchido.

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3. Item da Lista de Serviço - determina o serviço de acordo com a legislação vigente na

Prefeitura. Este item pode já ser preenchido nas configurações, que será mostrada no

título 6.Configurações.

4. Cód de Trib do Município – código disponibilizado pela Prefeitura, para emissão da

nota fiscal. Em Porto Alegre, ele define a alíquota para serviços prestados no município.

Defina este código nas opções predefinidas, nas configurações da nota. Veremos no

título 6.Configurações.

5. Natureza da Operação – tributação municipal do emitente, ou seja, código utilizado para

classificar legalmente os itens da nota, em relação ao tipo de operação que está sendo

realizada.

6. ISS Retido – deverá ser indicado se haverá ou não retenção de ISS no serviço prestado,

conforme Lei do Município.

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Valores: Aba para inclusão do valor do serviço e cálculos de ISS e valor líquido. Preencha

o campo obrigatório: “Valor do(s) Serviço(s)”, que é o valor bruto total da prestação do serviço.

Campos em cinza (Base de Cálculo, Valor Líquido e Valor do ISS) são calculados

automaticamente pelo sistema.

Alguns campos podem estar preenchidos, conforme indicação de tributos do serviço.

Outra situação desta tela é o item “Retenções Federais”, que inicialmente são incluídos nas

configurações, mas que podem ser informados manualmente durante a emissão. Os cálculos

das retenções federais são realizados de acordo com a situação da sua empresa, caso tenha

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dúvida sobre estes valores, consulte a contabilidade da sua empresa.

Clique em “Calcular”.

Intermediário do(s) Serviço(s): Identificação de um mediador do serviço, nos casos em

que ocorrer. Não é obrigatório preencher, quando não houver um intermediário.

Para os casos em que houver, indique o “Tipo de Documento”, se CNPJ ou CPF.

Razão Social/Nome - informar a razão social ou nome do mediador do serviço.

Inscrição Municipal - informar o número da inscrição municipal do intermediário do serviço.

Construção Civil: Identificação da obra nos casos em que ocorrer prestação de serviço na

área da construção civil.

Código da Obra - informar o número da matrícula CEI da obra.

Código ART - informar o número da ART da obra. (Anotação de Responsabilidade Técnica).

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Envio de E-mail: (TELA ATUALIZADA, INSERIR TEXTO)

Cobrança: (TELA ATUALIZADA, MODIFICAR TEXTO) Identifica a forma de pagamento da

nota e pode criar duplicatas (títulos de créditos). Opção utilizada apenas para controle interno da

empresa, pois os dados aqui lançados não aparecem na nota e não são enviados à Prefeitura.

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Com o preenchimento de todas as abas feito, devem-se seguir os passos para emissão da nota

fiscal, através dos botões...

Salvar: Este botão salva e valida o RPS e o mantém no sistema. Seu status passará para

“Validada”, o que permite a edição das informações. Em seguida, o próximo botão ficará

habilitado.

Observe que ao salvar o sistema gera o número do RPS. Isto ainda não é o número da nota.

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Transmitir: A transmissão é o processo de envio do RPS com todos os dados preenchidos

no sistema, para a Prefeitura correspondente, que autoriza o uso da nota.

Aguarde alguns instantes até receber resposta da transmissão. Ao receber a mensagem abaixo,

significa que a nota foi recebida pela Prefeitura e esta fará a geração da nota.

Se todos os campos foram preenchidos de forma correta, o retorno da Prefeitura será de nota

“Autorizada”, como na figura abaixo:

Neste processo, foi gerado o número da nota e o código de verificação, duas informações que

deverão estar de posse do tomador do serviço, para consulta do XML no site da Prefeitura.

Imprimir RPS: Possibilita a visualização do RPS, que representa graficamente a NFS-e.

O RPS é gerado no formato “PDF”, ou seja, para ser visualizado é necessário ter instalado o

programa da leitura de arquivos com este formato, como o Adobe Reader.

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Cancelar NFS-e: Este botão permite o cancelamento no sistema de uma nota autorizada

pela Prefeitura. Informe o motivo para o cancelamento, dentro do prazo estipulado pela

Prefeitura.

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A única opção que não pode ser feito o cancelamento da nota no sistema é “Erro na Emissão”.

Para este caso, deve ser aberto processo administrativo diretamente na Prefeitura.

Exportar XML: O botão exportar realiza o download das nota fiscal autorizada e canceladas

para uma pasta no computador ou dispositivo móvel do prestador do serviço.

Ao clicar, indique o local onde o arquivo será salvo.

Para abrir a NFS-e acesse a pasta onde o arquivo foi salvo.

Voltar – Retorna à tela “Gerenciar NFS-e”.

Na tela de gerenciamento das NFS-es, vejamos as opções disponíveis para as notas fiscais:

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Gerenciar NFS-e: Ambiente que permite que o usuário gerencie todos os arquivos

eletrônicos (XML) emitidos no sistema.

As notas fiscais são organizadas conforme a ordem em que são criadas no sistema.

A primeira opção no gerenciamento é o filtro de pesquisa. Pesquise pelo status do RPS,

Tomador, Números, dentre outras formas.

Note que estamos visualizando o gerenciador com 15 NFS-es por página. Esta opção pode ser

de visualização de até 1000 itens.

Há outras funcionalidades para as notas: copiar, visualizar, editar e excluir.

Copiar: copia todos os dados da NFS-e atual e cria uma nova, mantendo os mesmos dados da

anterior. O status dessa nota passa a ser digitação.

Visualizar: permite somente a visualização dos dados da NFS-e.

Editar: libera os campos, para edição dos dados da nota.

Excluir: exclusão da NFS-e selecionada.

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Ainda no gerenciador, o estado atual da NFS-e está diretamente relacionado às funcionalidades

de edição ou exclusão.

É possível ainda ter acesso direto a impressão e ao arquivo XML, sem precisar abrir a nota.

Estão posicionadas ao lado de cada situação.

Vejamos agora a coluna “Situação”. É extremamente importante entender o significado de cada

uma delas, para interpretá-las no momento em que ocorrerem.

Validada: a nota foi criada, validada e salva no sistema, podendo ainda ser editada ou

excluída antes de transmitida.

Processamento: a nota foi transmitida à Prefeitura, porém ainda não obteve retorno. Nesse

caso, clique no botão “Consultar Situação” e aguarde se o status altera para “Autorizada”.

Autorizada: transmitida e autorizada pela Prefeitura, o que permite a prestação do serviço.

É possível imprimir o PDF e exportar o arquivo digital (XML) da nota fiscal. As notas não podem

mais ser alteradas, somente canceladas dentro do prazo legal estipulado pela Prefeitura.

Cancelada: empresa prestadora cancela no próprio sistema, o uso da nota por motivo

justificado. O prazo para esta ação segue legislação de cada Prefeitura.

Problema: esta situação indica que ocorreu algum problema na transmissão do RPS,

porém a nota pode ser retransmitida ou consultada a sua situação junto à prefeitura, mas não

editada.

Rejeitada: a nota foi transmitida, porém, a Prefeitura retornou com rejeição por parte de

alguns campos preenchidos incorretamente. Identifique e interprete a resposta da Prefeitura,

edite a nota e retransmita. Repita este processo até conseguir ter a nota autorizada.

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Vejamos os botões disponíveis na parte de baixo da tela do gerenciador:

Novo – emitir uma nova NFS-e.

Consultar Situação – consulta se há um novo status para a(s) nota(s) selecionada(s). É

utilizado nos casos de situação de NFS-e em “Processamento” e “Problema”. Neste caso

selecione os registros que deseja consultar.

Transmitir RPS – envia para a Prefeitura a(s) nota(s) selecionada(s). Utilizado nos casos

de situação de NFS-e “Validada”.

Exportar RPS – permite backup das notas selecionadas para o computador ou outra mídia

externa.

Voltar – Retorna para a tela “Home” do sistema e-Nota NFS-e.

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O sistema pode ser configurado para manter atualizadas informações relevantes no

preenchimento da nota fiscal.

Na barra de menu, clique em “Configurações”.

Opções Predefinidas: (TELA MODIFICADA. ALTERAR TEXTO)

São campos que deverão necessariamente ser preenchidos durante a emissão da nota e que

possa já ficar completa uma única vez, como se fosse um cadastro.

Item da Lista de Serviço – tabela com a lista de serviços que podem ser prestados,

identificados por código, pela Prefeitura. O Contador é a pessoa indicada para auxiliar a empresa

a saber em qual item se enquadra.

Natureza da Operação – classifica os tributos dos itens da nota fiscal, quanto ao tipo de

operação realizada, incluindo origem e destino. Sabendo o local em que será feito o serviço,

deve-se indicar na natureza da operação.

6. Configurações

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ISS Retido – indicar se o serviço a ser prestado terá retenção ou não de imposto sobre o serviço

(ISS).

Regime Especial – identificar nesta modalidade de tributação, se a empresa se enquadra em

algum regime de tributação diferenciado.

Alíquota – este campo é preenchido automaticamente ao ser escolhido o Código de Tributação

do Município. Os valores adotados são conforme Lei Municipal, porém, o campo é editável,

podendo alterar o valor da alíquota, se preciso.

Cód. De Trib. Do Município – código proprietário de cada município utilizado pela Prefeitura. Na

prefeitura ele é usado como um subitem do item da lista de serviço, especializando o tipo de

serviço prestado. O Contador é a pessoa indicada para auxiliar a empresa a saber em qual

código de tributação se enquadra.

Retenções Federais – são os cálculos de IR, CSLL, PIS e COFINS mostrados em porcentagem

e que serão calculados na nota. Se o prestador quiser que o cálculo seja realizado em todas as

notas, deve selecionar a opção “Calcular sempre”. Caso prefira que as retenções sejam

calculadas somente após atingir um valor determinado de serviços para o mesmo tomador

dentro do mesmo mês, selecione a opção “Apenas quando a soma dos valores dos serviços

para o Tomador for maior que R$XX”.

A alíquota de cada imposto pode ser alterada e será utilizada para os cálculos das retenções nas

notas. Caso haja dúvida quanto a opção mais indicada para cada retenção, verificar junto a

contabilidade da empresa, pois estas informações variam de acordo com a situação de cada

uma.

Cadastros Automáticos: Indique nesta aba, se deseja que o cadastro de um novo cliente

seja guardado automaticamente no momento da emissão da nota.

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(NO SISTEMA ANTIGO, AS ABAS “DADOS EM CACHE e “PRAZOS PARA PAGAMENTO, NÃO

EXISTIAM. MODIFICAR TEXTO).

O e-Nota NFS-e permite que o usuário gere relatórios de notas por período.

Para acessar, na tela inicial, vá em “Relatórios”:

7. Relatórios

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Relatório de NFS-e por data de Emissão: Neste relatório será possível visualizar

informações de NFS-es conforme escolha. Informe o período no campo “Data de Emissão”, para

gerar o relatório. Selecione a ordenação das notas fiscais e a situação que deseja visualizar.

Clique em “Imprimir” para abrir e/ou salvar uma cópia da relação das situações impressas no

computador.

Chegamos ao final deste manual.

Clique no link “Voltar para o Portal” e você estará retornando ao Portal e-Nota, onde terá acesso

aos demais módulos da Safeweb.

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Sistema de Geração e Emissão de

Nota Fiscal de Serviço eletrônica

Manual do Usuário