eBook Eb015 eBook Como Organizar Seu Escritorio Housekeeping 20

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Como organizar seu escritrio

Guia OZ!

www.organizesuavida.com.br

Organizando o Dia da Limpeza......................... . 031234567

Arquivando em 6 passos.................................. . 08

Prazo de guarda de documentos....................... . 11

Organizando sua mesa ................................... . 16

Dicas Gerais de Manuteno .............................. 18

Ideas de Produtos Organizadores .................... . 19

Check list de material de escritrio ................... . 20

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ndicendice

www.organizesuavida.com.br Pg.02

Organizando oDia da Limpeza

1Organize um Dia de Limpeza dos Arquivos

H itens em seu escritrio que voc eliminaria se tivesse tempo para faz-lo? Claro que h. E, sem dvida, isto uma verdade para todas as pessoas de seu escritrio.

Um Dia de Limpeza de Arquivo, endossado pela gerncia manda a mensagem que o gerenciamento de papis uma parte essencial do dia-a-dia do negcio, e no deve ser banido para algum sbado. Dependendo da natureza de seu negcio, voc pode precisar agendar o Dia de Limpeza de Arquivos para todos os departamentos na mesma data ou para departamento diferentes em dias diferentes.

Um presidente de uma companhia de 80 funcionrios resumiu o imperativo muito bem: Depois de passar um dia limpando seu prprio escritrio, o presidente chamou todos para meu seminrio Domando o Paper Tiger. Ele apresentou dizendo Aqui est uma lista de coisas cruciais que vocs precisam guardar. Do resto vocs no precisam. Vocs no vo ter cubculos maiores, ento comecem a descartar.

Se sua organizao no tem limpado os arquivos sistematicamente por vrios anos, dedicar apenas um dia tarefa provavelmente no ser suficiente, mas um bom comeo.

Aqui est como organizar seu grande dia:

Selecione cuidadosamente o dia.

Escolha uma poca em que as demandas do negcio sejam menores. Muitas organizaes acham prtico usar o mesmo dia todos os anos. Uma companhia tem um Dia de Limpeza Anual de So Patrick enquanto outra chama de Dia de Esvaziamento. Um ex-cliente tem dois dias por ano, em abril e em outubro: Dia da Mentira e Halloween.

Dica: O que est perdido encontradoO dia de limpeza dos Arquivos tambm uma boa oportunidade para encontrar documentos desaparecidos ou outros itens importantes. Por exemplo, uma organizao estava querendo encontrar algumas edies antigas de sua newsletter para guardar para posteridade. Avisando os membros da equipe da necessidade, a organizao recuperou todas as cpias que estavam faltando durante o dia de Limpeza dos Arquivos.

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Anuncie o dia com bastante antecedncia.

E designe horas especficas para o incio e trmino dele. Certifique-se que todos entendam que esperado que participem; ningum importante demais ou pouco importante demais, ou ocupado demais. essencial que membros da gerncia participem ativamente e demonstrem seu apoio ao projeto. Com alguns clientes eu fiz um projeto piloto com o chefe de um departamento para determinar se os resultados valeriam o investimento. Nesses casos, o cliente serviu como um modelo para o resto da equipe.

Planeje um dia de limpeza separado para seus arquivos de computador.

Os arquivos do computador tambm precisam ser purificados mas no no mesmo dia dos arquivos de papel. Voc no apenas no ter tempo para as duas tarefas, mas tambm difcil trabalhas com os dois meios simultaneamente. Entretanto, o processo pode ser o mesmo que eu descrevi para arquivos de papel.

Como faz uma companhia que eu conheo, voc pode agendar simultaneamente uma manuteno de rotina nos computadores no dia de Limpeza dos Arquivos. J que o sistema estar em manuteno, ningum pode se enterrar no trabalho ao invs de nos arquivos de papel.

Selecione uma pessoa como coordenadora do Dia de Limpeza dos Arquivos.

Escolha algum que tenha bom relacionamento com a equipe, seja bom em detalhes, e que leia este livro. Idealmente, tambm deveria ser a pessoa que tem sido ou ser designada como gerente de recursos de informao ou gerente de sistema de arquivos.

Trabalhe com o coordenador para desenvolver ou prover materiais para o dia.

Estes podem incluir: - Uma cpia de quaisquer Diretrizes de Reteno. - Uma folha de dicas sobre O que fazer se... - Diretrizes para um Dia de Limpeza de Arquivos efetivo.

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Contrate empregados temporrios para atender aos telefones.

Se h ligaes especficas que membros da equipe tm que atender, instrua-os a notificar os temporrios para passar ligaes.

Disponibilize grandes receptculos de lixo, caixas de reciclagem extras, sacolas de lixo, canetas marcadores e etiquetas.

Uma companhia tinha etiquetas laranja fluorescente impressas com Basura lixo em espanhol pode a equipe de limpeza no lia em Ingls. Identifique um lugar especfico onde os membros da equipe possam deixar equipamentos e materiais reutilizveis para serem reciclados por outros que precisem deles.

Notifique a equipe de manuteno que haver lixo extra naquele dia.

Aproveite sua cooperao, quando necessria, para mover caixas pesadas, tonis de lixo etc. Pode ser til oferecer um bnus em dinheiro.

Encoraje todos a maximizarem sua energia.

Limpar arquivos fisicamente e mentalmente cansativo. Os membros da equipe devem estar to fisicamente confortveis quanto possvel. D o exemplo seguido os passos: - Use sapatos confortveis. - Sente em uma cadeira em frente s gavetas do arquivo, ou traga grupos de pastas para sua mesa. - Use boas tcnicas de levantamento para evitar problemas nas costas. - Jogue o lixo em uma lixeira pequena e depois a esvazie em um cesto maior ou em uma caixa de reciclagem para evitar ter que levantar muito peso.

Encoraje sua equipe a etiquetar os arquivos ou grupos de pastas.

Utilize recados adesivos que indiquem qual a prxima ao requerida. Os recados podem ser diretos, por exemplo, discutir com..., Levar para..., Imprimir etiquetas, etc. Durante a reunio do grupo ao final do dia, um registro dos recados pode dar pistas para a deciso de como seguir adiante com o projeto. O prximo passo pode incluir agendar outro dia de limpeza para que todos continuem o processo individualmente.

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Seja criativo. Traga uma cmera para fotos de antes e depois que possam ser postadas em quadros de avisos ou impressas na newsletter da companhia. Considere prmios para os tipos de itens mais velhos, mais estranhos, mais engraados, entre outros. (Aqui um exemplo verdadeiro: um escritrio encontrou a parte das costas de uma piada em forma de macaco. Para que eles estariam guardando aquilo?). Alguns de meus clientes encomendaram camisetas com um tema apropriado para a ocasio mais uma forma de aumentar o conforto dos participantes.

Deixem os membros da equipe manterem coisas de sua escolha que de outra forma seriam jogadas fora, como cadernos e materiais de referncia.

Sirva um almoo simples, mas de qualidade para todos. Isto encorajar a comunicao entre os membros da equipe sobre decises que tomaram e o que resta para ser feito e os possibilita voltarem para suas tarefas o mais rpido possvel. Isto tambm promove camaradagem todos eles tero histrias para contar sobre suas experincias.

Junte todos os membros da equipe 30 minutos antes da hora marcada para o trmino.Agradea a todos pela contribuio neste esforo importante. Pea que eles respondam as seguintes perguntas no formulrio de avaliao: - Que questes surgiram com a limpeza dos arquivos? - Quanto mais tempo voc precisa para terminar esse trabalho? - Como poderamos melhorar o nosso prximo Dia de Limpeza de Arquivos?

Membros da gerncia devem se encontra com o coordenador do evento depois do Dia de Limpeza dos Arquivos. Eles devem discutir os formulrios de avaliao e determinar quais passos seguir e quando. Estes podem incluir: - Agenda rum novo Dia de Limpeza de Arquivos. - Identificar quem vai responder as perguntas que surgem durante o processo. - Levar pastas de um departamento a outro. - Pedir novos equipamentos. - Atualizar as Diretrizes de Reteno de arquivos.

Rena as estatsticas para documentar a quantidade de materiais removidos dos arquivos. Torne pblicos seus resultados e seu sucesso!

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Ferramenta: A Folha de Dicas O que fazer se

Este folheto deve descrever os procedimentos para o Dia de Limpeza de Arquivos, como onde conseguir materiais e quem contatar se houver problemas. Por exemplo:

Se voc precisa:Pastas de arquivo, etiquetas, fita adesiva etc., pegue com____________________

Caixas de arquivo e etiquetas para caixas de arquivos (para enviar materiais para outro lugar), pegue com ______________________________________________

Ajuda fsica para mover caixas, contate ___________________________________

E se voc:Tem materiais que precisam ser levados para a sala de depsito de arquivos? Apenas materiais que tenham sido completamente inventariados e claramente etiquetados podem ser levados para o depsito. Para que sejam buscados, ligue para_____________________________________________________________

Tem materiais que precisam ser guardados mas so raramente acessados? Estes materiais podem ser mandados para armazenamento em outro local. Materiais precisam ser completamente inventariados e claramente etiquetados. O pagamento do armazenamento em outro local ser pago por____________________________Para mais informaes ligue para________________________________________

Encontrar materiais que so de outra rea? Coloque os itens em uma caixa e etiquete claramente escrevendo o contedo e o destino desejado. Tenha cuidado para no misturar caixas que so para serem guardadas com caixas de lixo.

Encontrar materiais que no esto listados nas Diretrizes de Reteno, mas que voe acha que devem ser mantidos? Mencione o item no Formulrio de Identificao de Problema. Deixe os itens em suas pastas at que a questo seja resolvida. Se tiver dvidas, pergunte a ___________________________________

Sobre cobertura telefnicaA mesa da recepo responder aos telefonemas. Se precisar atender a alguma chamada deixe um aviso na recepo.

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Arquivandoem 6 passos

2Arquivando seus documentos em 6 passos

Se voc tiver espao de sobra, voc no precisa de arquivos. Arquivos so criados quando voc precisa de espao para guardar pastas que voc no necessariamente use, mas que precise manter.

Dica: Seis passos para um Dia de Limpeza de Arquivos Efetivo

Aqui est um lembrete rpido de como usar o Dia de Limpeza de Arquivo mais efetivamente.

Passo 1 O que eu preciso guardar?

Antes de escolher guardar qualquer pasta ou papel, faa as seguintes perguntas: - Esta informao requer minha ao? - Isto existe em algum outro lugar? - Esta informao recente o suficiente para ser til? - Posso identificar como usar isso/ - H implicaes legais ou de impostos quanto a guardar ou jogar isso fora? - Qual a pior coisa possvel de acontecer se eu no tivesse esse papel?

Passo 2 Onde guardo isso?

Se voc escolher guardar o papel ou pasta, coloque-os em uma das seguintes grandes categorias: - Pastas de ao, que voc deve guardar em sua mesa ou em um armrio ou prateleira prximos a sua mesa. - Pastas de Referncia Atuais, que so usadas ou podem ser usadas para projetos correntes e devem estar facilmente acessveis de sua mesa. - Pastas de Referencia Antigas (histrico ou arquivo), que no so necessrias para projetos atuais, mas so necessrias de serem mantidas por razes histricas ou legais. Estas no precisam estar prontamente acessveis.

Primeiro se eu quisesse ou precisasse recuperar esta informao? - Se voc no tem um ndice de Arquivo, crie um agora. Crie um ndice a medida que faz as coisas, ao invs de come-lo depois. Isso ser mais rpido e evitar fazer uma pasta Automvel quando j tem ma chamada carro.

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Passo 3 Como eu guardo?

- Use pastas suspensas sempre que possvel. Se voc espera remover apenas uma folha de papel por vez da pasta, voc no vai precisar de sub-pastas para serem colocadas dentro da suspensa. Se voc espera tirar todo o contedo de uma pasta suspensa, utilize sub-pastas. - se as sub-pastas so utilizadas como subdivises, etiquete cada uma delas com sua categoria e subttulo. Quando a pasta ficar muito grossa, use pastas de caixas de arquivo. - Use cores apenas se elas fizerem sentido (por exemplo, todas as pastas administrativas so vermelhas e as pastas de programas so verdes). - Grampeie ao invs de usar clipes de papel. - Timbre ou escreva Pasta Cpias No mexa em qualquer item quando aplicvel. Anexe a cpia de um formulrio ou qualquer coisa usada para fazer cpias adicionais em um protetor plstico de folhas. - Certifique-se que todos os papeis tenha data, e arquive-os em ordem cronolgica com o item mais recente frente da pasta. - Quando usar visores plsticos escolha os transparentes ou os de cor clara para fcil leitura. Coloque os visores na frente das pastas suspensas. - Quando estiver etiquetando as sub-pastas, coloque o nome da pasta o mais prximo possvel do topo do visor. Se estiver usando etiquetas coloridas, voc pode minimizar a possibilidade de papeis arquivados esconderem o ttulo da pasta posicionando a etiqueta com a cor na borda inferior e o nome da pasta na superior. - Se voc criar um novo ttulo de pasta, certifique-se de adicion-lo em seu ndice de pastas. - Deixe pelo menos oito centmetros de espao em cada gaveta para pastas adicionais. - Etiquete o lado de fora dos armrios de arquivo com seu contedo.

Passo 4 Do que devo chamar?

- Cheque o ndice do Arquivo para ver se j existe alguma pasta apropriada aos papeis que quer arquivar. Se no existe, estabelea uma nova pasta se perguntando: Em que palavra eu pensaria primeiro se eu quisesse ou precisasse recuperar esta informao? - Se voc no tem um ndice de Arquivo, crie um agora. Crie um ndice a medida que faz as coisas, ao invs de come-lo depois. Isso ser mais rpido e evitar fazer uma pasta Automvel quando j tem ma chamada carro.

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Passo 5 Como devemos avaliar as realizaes deste dia?

- Deixe 30 minutos ao fim do dia para verificar seu progresso: Quanto mais tempo voc precisa para finalizar o projeto? Quando far isso? Que questes surgiram e como voc pode respond-las? - Etiquete todas as pilhas e pastas para que possa acessar a informao dentro delas facilmente at que possa terminar de arquivar tudo.

Passo 6 Como devemos manter nossas realizaes?

Faa o ndice de Arquivo o mais fcil de ser utilizado possvel. J que voc provavelmente no ter tempo de completar sua reviso do ndice no dia da limpeza, voc deve agendar um tempo para faz-lo o mais rpido possvel para conseguir o mximo de retorno do tempo que passou limpando.

Tambm:

- Deixe espaamento simples no ndice, exceto no comeo de cada seo alfabtica, para minimizar o nmero de pginas quando for imprimi-lo. - Anote a Diretriz de Reteno requerida ao lado de cada categoria do ndice quando possvel. Isto tornar a limpeza mais fcil da prxima vez. - Use o ndice para controlar os materiais grandes, livros ou outros materiais, anotando suas localizaes. - Tenha uma cpia do ndice prximo ao armrio de arquivos ou a mesa de cada pessoa que utiliza o arquivo. - Atualize o ndice regularmente.

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Prazos para guarda dos documentosJuan Cacio Peixoto *

O que fazer com grande quantidade de papis acumulada na empresa durante o ano? Trinta anos atrs, quando a revoluo informtica ainda estava engatinhando, os visionrios previam que os computadores iriam limpar as mesas dos escritrios. A se acreditar neles, o desenvolvimento de arquivos magnticos e planilhas eletrnicas acabaria com as pilhas de papel. Mais recentemente a exploso do e-mail e da internet deu a alguns a iluso de que o papel se tornaria um artigo quase invisvel no escritrio.

Nos ltimos cinqenta anos, o consumo de papel, cresceu seis vezes. Na prxima dcada, vai aumentar mais 32%, alimentado principalmente pelo apetite das mquinas de fax, impressoras e copiadoras que se multiplicaram nos escritrios do mundo todo. Mquinas mais baratas e mais rpidas incentivam o uso do papel.

Assim como eu, nenhuma outra pessoa vive sem papel. A tantas vezes prevista sociedade sem papel no aconteceu e nunca vai acontecer.

O que fazer com a grande quantidade de papis acumulada durante o ano? Antes de tomar deciso procure a orientao especializada para saber o que deve ser arquivado e o que pode ser eliminado. Um procedimento incorreto pode resultar em multas e na perda de informaes estratgicas.

A quantidade de declaraes e obrigaes fiscais, muitas vezes levam as empresas a deixar de guardar esses documentos, com isso, o empresrio corre riscos, tendo que pagar novamente o que j pagou, mas, no encontra a comprovao.

No Brasil, ao contrrio da maioria dos pases, a boa f do contribuinte no presumida e a responsabilidade de provar o pagamento dele.

Se o contribuinte no tem como comprovar um pagamento para o Fisco, obrigado a recolher novamente o tributo, acrescido de multa de 20% do valor devido e juros pela taxa Selic.

A mesma lei que cria um mar de burocracia, tambm "brinda" com possibilidades de, em determinado perodo, se ver livre de uma pilha de documentos que, ento, nada mais serve do que ocupar preciosos espaos.

Portanto, de fundamental importncia, que as empresas implantem a Tabela de Temporalidade Documental / TTD, que uma relao de itens documentais, separada por Departamento, com a definio do tempo de arquivamento, avaliando para cada item documental, o seu valor administrativo, tcnico, legal e histrico.

Prazo de Guardade documentos

3 Housekeeping Housekeeping Como organizar seu escritrio


Com o acompanhamento do vai-e-vem da legislao brasileira, esta Tabela representa para cada departamento da empresa, uma ordenao de sua produo documental, com a identificao de documentos que devem ter tempo de guarda especficos, possibilitando a distino entre os documentos de guarda temporria dos de guarda permanente, originando-se a eliminao da papelada intil com a conseqente liberao de espaos.

A TTD possibilita um armazenamento disciplinado, possibilitando um critrio na seleo de documentos, evitando o desconhecimento das potencialidades que um acervo arquivstico apresenta enquanto fonte de informao gerencial e fonte de informao sobre a histria da organizao.

Este importante instrumento, a TTD, para que continuamente gere maior agilidade nas empresas, deve ser sistematicamente atualizada.

Desta maneira, para uma melhor anlise, relacionamos alguns itens documentais, com os respectivos prazos, de acordo com a legislao:

Pelo exposto, alertamos que, uma boa poltica de organizao de arquivos, observar os prazos de guarda dos documentos, mas tambm a necessidade de guarda em cada organizao, nem sempre, o que determina a legislao o prazo que ser cumprido.

importante, analisar cada item documental, devido ao incio do prazo da contagem, que varia muito, o prazo de dez anos para guardar o IRPJ, por exemplo, deve ser contado a partir da entrega da declarao ao Fisco, documentos pendentes de deciso judicial, no devem ser eliminados

O avano da tecnologia e da legislao, j permite em algumas situaes, substituir o papel por documento eletrnico, o que facilita a localizao, elimina problemas de espao fsico, muito comum nas empresas, onde o Arquivo deixado em ltimo lugar na listra de prioridades, porm, as autoridades ainda no acreditam ou no aceitam em algumas situaes o documento eletrnico, o papel ainda sobreviver por muitos anos. Para saber mais, acesse www.acervo.com.br

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Tabela de Temporalidade Documental

Item Documental Legislao Prazo de Guarda

Acordo de horas trabalhadas CF de 05.10.88 art. 7, & XXIX 05 anosAta de Assemblia Geral Ordinria e Extraordinria PermanenteAuxilio Natalidade Reg. Previd. Social art. 225, $ 5 10 anos

Balancete Lei 5172 art. 173 CTN 05 anos

Carto de Ponto CF de 05.10.88 art. 7, & XXIX 05 anosComprovante de Vale Transporte CF de 05.10.88 art. 7, & XXIX 5 anosComunicado de Acidente do Trabalho NR 7 de 29.12.1994 20 anosContrato Social e alteraes PermanenteContrato de Trabalho Dec. Lei 5452 de 01.05.1942, art. 445 e 451/CLT 20 anos

DARF / Cofins Lei 8212 de 24.08.1991 art. 33 10 anosDARF / IRPJ Lei 8212 de 24.08.1991 art. 46 10 anos

Extrato bancrio Lei 5172 art. 173 CTN 05 anos

Livro Registro de Entrada Lei 5172 art. 173 CTN 05 anosLivro Registro de Sada Lei 8212 de 24.08.1991 art. 46 10 anos

Movimento Contbil Lei 5172 art. 173 CTN 05 anos

Nota Fiscal de Sada Lei 8212 de 24.08.1991 art. 46 10 anos

PCMSO NR 7 de 29.12.1994 20 anosPronturio Mdico NR 7 de 29.12.1994 20 anos

RAIS Reg. Previd. Social art. 225, $ 5 10 anosRPA Recibo de Pagamento a Autnomo Lei 8212 de 24.08.1991 art. 45 30 anos

Taxa de fiscalizao para funcionamento Lei 5172 art. 173 CTN 05 anos

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Lei do consumidor

Saiba por que importante no se desfazer de recibos e notas fiscais

Para se proteger de cobranas indevidas e de correr o risco de ter o nome em listas negras, o consumidor deve guardar alguns documentos. Em geral, segundo determina o Cdigo Civil, o prazo mais comum de prescrio de dvidas de cinco anos. Por outro lado, h comprovantes que devem ser mantidos por mais tempo como os da compra de um imvel financiado por prazo superior a esse. Para no abarrotar as gavetas com papis antigos, o Idec (Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor) d as orientaes para o consumidor manter somente o necessrio.

Segundo o Cdigo Civil, cada obrigao contratual tem um prazo especfico para o credor exigir o seu cumprimento. Passado esse perodo, a dvida prescrever, ou seja, no poder ser mais cobrada, mesmo que no tenha sido paga. Antes da prescrio, portanto, importante no jogar fora os documentos que comprovam a quitao.

Cada comprovante de pagamento tem um prazo especfico. Tributos (IPTU, imposto de renda e outros) devem ser guardados por cinco anos, contados do primeiro dia til do ano seguinte ao do pagamento. Inclusive os comprovantes utilizados na declarao do imposto de renda. Este o prazo final para a Unio, os estados, o Distrito Federal e os municpios cobrarem seus contribuintes em dbito. O mesmo deve ser observado para contas de gua, luz, telefone e gs muito embora, hoje, muitos desses servios sejam prestados pela iniciativa privada, sob concesso.

Guarde os recibos de pagamento de aluguel por trs anos e de condomnio por cinco anos. Vale a pena solicitar administradora do condomnio, em intervalos de tempo, uma declarao de que voc no possui nenhum dbito assim voc fica com apenas um papel. Se voc for locatrio, a manuteno dos comprovantes de pagamento do condomnio (art. 23, XII, Lei de Locao) tambm essencial, a fim de comprovar ao locador o cumprimento dessa obrigao contratual.

Para os imveis, conserve os recibos de pagamento das parcelas at que seja feito o registro da escritura no Cartrio de Registro de Imveis. Depois disso, o comprador adquire a propriedade plena sobre o imvel. J os recibos de consrcio, devem ser mantidos at que a administradora oficialize a quitao do pagamento do bem e este seja liberado.

Quais documentos posso jogar fora?

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Guarde por cinco anos os recibos de assistncia mdica. Quem tem contrato de seguro-sade deve guardar os documentos por um ano. No jogue no lixo os comprovantes de mensalidade escolar por cinco anos. Em caso de aumento, ser possvel discutir o ltimo reajuste praticado pela escola, que tem por base o valor da ltima prestao do ano anterior.

Tambm guarde os pagamentos do carto de crdito por cinco anos. Para a discusso dos juros aplicados, o prazo apenas de trs anos. Seguros em geral e despesas realizadas em hotis (hospedagem e alimentao), devem ter seus recibos ou notas mantidos por um ano. Comprovantes de pagamento de honorrios de profissionais liberais (mdicos, advogados, peritos) devem ser guardados por cinco anos.

A nota fiscal uma prova de que o consumidor adquiriu determinado produto ou servio num estabelecimento comercial especfico. Com ela, o consumidor poder exigir seus direitos, em caso de problemas, aos fabricantes da mercadoria e tambm ao comerciante. A responsabilidade solidria, prevista pelo Cdigo de Defesa do Consumidor (CDC), diz que todos os envolvidos na venda do produto devem se responsabilizar por possveis defeitos apresentados.

Quando adquire um bem durvel (eletrodomsticos, eletroeletrnicos ou veculos automotores), o consumidor deve guardar a nota fiscal durante toda a vida til do produto. Assim, poder garantir-se contra o chamado vcio oculto, um defeito que pode aparecer aps a garantia dada pelo fabricante que no surge pelo desgaste natural do bem. Preserve o documento pelo menos durante o prazo da garantia legal de 30 dias para produtos e servios no-durveis (alimentos, por exemplo).

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Organizandoa sua mesa

4Organizando a mesa do escritrio em um dia

Se j faz um bom tempo que voc no v sua mesa, prepare-se para reencontr-la debaixo das pilhas de papel. O tempo dispensado vai depender do tamanho de sua mesa, da quantidade de papis e de h quanto tempo voc no v sua superfcie.

Prepare sua misso

Agende pelo menos quatro horas para a primeira metade da misso. Quando o dia chegar vista roupas confortveis, coloque sua msica favorita para tocar e respire fundo.

Comece pela limpeza

Tire tudo de cima e de dentro de sua mesa e empilhe no cho. Limpe a mesa com desinfetante e passe um lustra-mveis at que ela parea nova. Pegue um saco de lixo bem grande, sente-se no cho e comece a dispensar. Mais do que 80% dos papis podem provavelmente ir para o lixo. As nicas coisas que voc deve manter so papis a respeito de seu atual projeto, o de referncia legal futura. Separe os papis dessas duas categorias em duas pilhas atrs de voc. Jogue fora tambm catlogos, revistas e jornais velhos.

Estabelea um intervalo antes de continuar

Saia para espairecer por pelo menos uma hora, aproveite para comprar suprimentos como um bloco de papel, um porta-lpis e caneta, um arquivo vertical a no ser que tenha uma gaveta de arquivo para arquivar papis que utiliza todos os dias. No se esquea das etiquetas e de um porta-disquete e CD-ROM se voc ainda no os tiver.

Ao voltar comece a reorganizar as coisas que voc manteve

Categorize e organize os arquivos dirios nas novas pastas. Etiquete tudo de forma que fique claro para voc o contedo de cada pasta. Para os documentos e papis que no so usados com freqncia, coloque em seu gabinete de arquivos, se j tiver um. Se no tiver, guarde-os em uma cesta e aprenda a organizar um sistema de arquivos em matrias disponveis no nosso portal.

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Organize sua mesa de trabalho

Coloque o telefone de volta sobre a mesa. Se voc canhoto deixe o telefone do lado direito de sua mesa e vice-versa, assim voc pode falar ao telefone e escrever ao mesmo tempo. O bloco de papel que acabou de comprar deve ficar prximo ao telefone.

Coloque suprimentos dentro de seu porta-lpis e caneta. Lembre-se de eliminar canetas que no funcionam e toquinhos de lpis.

Separadores para serem colocados dentro de gavetas mantm seus itens em ordem e no lugar certo.

Se voc tiver espao para os materiais de escritrio em sua mesa, separe uma gaveta para eles, se no os coloque em um armrio especfico. Sua agenda agora tem espao em sua mesa.

Apenas os papis relacionados ao seu projeto atual podem ficar em sua mesa.

Deixe uma lixeira para papis prxima a sua mesa. Assim voc no comea a acumular papis inteis novamente.

Encontre o local adequado para guardar o que restou

Os manuais do computador devem ficar em uma prateleira de seu escritrio.

Os disquetes e CD-ROM nos compartimentos que acabou de comprar e prximos a seu computador.

Quanto a fotografias, enquadre-as e as pendure na parede.

Dica:Separe pelo menos 15 minutos do seu dia para limpar sua mesa.

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Organizandoa sua mesa

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Dicas para aumentara sua produtividade

5Veja algumas sugestes para voc no perder o seu foco durante a redao da matria e aproveitar melhor o seu tempo em tarefas importantes e produtivas.

1. Tenha sempre um bloco de notas mo.

Anote os seus pensamentos assim que eles ocorrerem. Uma grande idia merece um registro imediato para no correr o risco de ser esquecida no turbilho das tarefas cotidianas.

2. Planeje o dia seguinte na noite anterior.

E seja criterioso com horrios e prioridades. Comece o dia sabendo exatamente o que vai fazer.

3. Planeje as tarefas que precisam de retorno de terceiros para as primeiras horas do dia.

As ligaes feitas mais cedo podem ser retornadas antes do almoo. Delegando tarefas mais cedo, seus assistentes tero mais tempo para fazer um trabalho de qualidade e sem estresse.

4. Escolha pelo menos uma hora por semana para estar no escritrio quando existam poucas pessoas volta.

Use esse tempo para se organizar, clarear as idias, limpar a mesa, planejar a prxima semana ou ms. Voc se sentir mais limpo e ser mais organizado.

5. Estabelea deadlines (prazos finais) internos.Se alguma coisa tem que estar pronta na quarta-feira s 17 horas, marque para terminar s 14 horas. Voc se sentir melhor e parecer estar mais sob controle.

6. Saiba quando pressionar e quando desistir. Eles no do medalhas para quem trabalha 60 horas por semana, e se dessem voc no ia querer uma. Trabalhe mais e durante mais horas quando o trabalho exigir, mas procure saber porque seu planejamento saiu do controle. No se sinta mal por sair mais cedo quando puder ou at por estar relaxando um pouco.

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Idias de produtosorganizadores

6Utilize prateleiras verticais

caso falte espao. Esta pode ser fixada parede sem poluir o ambiente.

Mas tenha cuidado redobrado com a

organizao de objetos expostos.

Artigos de escritrio podem tornar suas gavetas uma verdadeira baguna. A soluo so

recipientes modulares como estes que podem ser combinados de acordo com o material a ser

organizado e o tamanho de sua gaveta ou mesa.

Pastas coloridas facilitam a identificao de categorias,

permitindo ainda mais agilidade na hora de

encontrar seus documentos.

Livros e pastas podem ser divididos e amparados em prateleiras por

estes suportes. Voc tambmpode uilizar modelos com etiquetas para classificar os objetos por assunto.

Documentos de entrada podem ser divididos por

assunto para facilitar sua manipulao.

O modelo de porta-arquivos acima uma sugesto prtica e de

bom gosto para aqueles papeis de uso mais constante, estarem

sempre mo.

Fios entrelaados podem causar acidentes alm de transmitirem uma pssima impresso. Organize

facilmente todos os fios dos seus equipamentos

com estes charmosos acessrios.

Caixas so essenciais pararganizar qualquer ambiente. Utilize modelos que permitam a identificao por etiqueta, como os modelos abaixo, que tambm possuem alas para facilitar o

transporte.

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agendaalfinetesapontadorarquivo de trs aros (larguras variadas)arquivo-morto

bloco de anotaesbloco de mensagens telefnicasbloco p/ fichriobobina p/ faxborracha

caderneta de bolsocaderno espiralcaixa de entrada / sadacalculadoracarimbocanetascanetas p/ CDcartucho p/ impressora - coloridocartucho p/ impressora - pretoCD-ROMclipes de papelcolacorretivoscrachs

divisoresdisquetesdurex

elsticosenvelopes acolchoadosenvelopes ofcioenvelopes para cartaenvelopes plsticosestileteetiqueta p/ cdetiquetas circulares coloridasetiquetas de endereamentoetiquetas p/ arquivoextrator de grampos

fichas pautadas - ndicefichriosfita selante

grafite p/ lapiseiragrampo p/ grampeadorguilhotina

ndice telefnico / endereos

lpislapiseira marcador de textomouse pad

papel coloridopapel de cartapapel para embrulhopapel sulfite A4pastas de arquivo em caixapastas de arquivo suspensopastas plsticaspastas sanfonadaspercevejospincel atmicopost-itprendedores

reforadoresrguarisque-rabisque

suprimentos p/ arquivo

tachinhas

tinta p/ tinteiro de carimbotinteiro p/ carimbo

organizador de mesa

perfurador de papelporta-carto de visitaprendedor de papel

quadro de recados

suporte p/ durex

tesoura

Checklist de Material de Escritrio

7 Housekeeping Housekeeping Como organizar seu escritrio

Arquivos eletrnicos

No faz muito tempo, tnhamos de nos preocupar apenas com papel (como se isso no fosse o suficiente!). Hoje a maioria de ns depende tanto de um computador quanto dos papis na mesa para trabalhar. Muitas vezes os documentos esto na forma digital. Esses documentos incluem cartas, e-mail, pginas da Internet que voc pode baixar e salvar, planilhas e assim por diante.

Como muito mais fcil criar documentos digitais e na maior partes eles so invisveis, eles tendem a proliferar mais do que papel.

Como o espao de armazenamento eletrnico relativamente barato, fcil guardar documentos. Mas o problema no armazenar e guardar documentos; encontr-los novamente.

Felizmente, os avanos da tecnologia esto tornando mais fcil encontrar arquivos. Mas nem sempre foi assim. Aqueles de ns que comearam usando computadores com MS-DOS lembram-se de como era difcil organizar os documentos no disco rgido.

A maior barreira era provavelmente a conveno de nomes do DOS, que s permitia nomes com oito letras. Como resultado da limitao do nmero de arquivos com nome, por exemplo, fcx4T99.wk3 (que na vida real significava planilha do fluxo de caixa do quarto trimestre de 1999) difcil de decifrar e mais difcil ainda de lembrar.

A tecnologia tornou mais fcil encontrar documentos, oferecendo mais de um lugar para arquivar facilmente (ou copiar) o mesmo documento e mais de uma maneira de localizar documentos.

Quando voc organiza os documentos do seu computador tendo em mente os itens a seguir, perde pouco tempo procurando o que precisa para fazer o seu trabalho.

O computador como um armrio de arquivos vazios Voc pode colocar nele seus aplicativos e arquivos de dados em uma pilha ou pode agrupar aplicativos e arquivos, estabelecer categorias gerais, dividi-las em gavetas e subcategorizar os arquivos dessas gavetas, da mesma forma que faria com, os arquivos de papel.

possvel, e desejvel, organizar o disco rgido, a rea de trabalho, menus e arquivos.

O processo recomendado pra organizar o computador e seus arquivos eletrnicos :

1. Criar um sistema de arquivos para os arquivos de documentos no computador.2. Criar um sistema de arquivos para fax e mensagens de e-mail guardados.3. Fazer com que o sistema espelhe a organizao do resto das suas informaes (em papel e

eletrnicas).4. Transferir os documentos que voc deseja conservar para pastas eletrnicas apropriadas.5. Criar no computador uma rea de trabalho que facilite o acesso aos arquivos e aplicativos.

Dicas de Como OrganizarArquivos Eletrnicos

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Por onde comear O sistema Operacional do Computador

por meio do sistema operacional do computador (seja ele DOS, qualquer verso do Windows, Mac ou qualquer outro) que os arquivos de aplicativos e de documentos podem ser encontrados. Cada sistema operacional tem seu prprio conjunto de comandos ou cones que permite manipular e organiza-los para fcil utilizao. O primeiro passo para organizar as informaes do seu computador adquirir um conhecimento prtico do protocolo de gerenciamento de arquivos do seu sistema operacional. Estude o tutorial. Procure gerenciamento de arquivos na seo de ajuda e estude-a. Se voc como eu perdido, lento para aprender e possuidor de modestas habilidades em apenas uma lngua (portugus, no tcnico!) poder procurar um tcnico em informtica (algum tecnicamente habilitado com conhecimento prtico do seu sistema operacional) para acompanh-lo no processo de aprendizagem. Em grandes organizaes, procure ajuda no departamento de informtica, centro de processamento de dados ou de uma pessoa de apoio administrativo que conhea o assunto. A regra esta: antes de comear a bagunar os arquivos do seu computador, saiba o que est fazendo ou encontre algum que saiba.

Faa cpia de segurana do seu disco rgido

Qualquer que seja a sua habilidade com o gerenciamento de arquivos, sempre aconselhvel fazer uma cpia completa (backup) do seu disco rgido antes de comear a excluir e reorganizar seus arquivos. Nas verses mais recentes do Windows muito simples; basta ir para Ferramentas de Sistema no menu Iniciar/Programas/Acessrios, selecionar Backup e seguir as instrues. Sem dvida voc tem um mtodo para fazer o backup dos seus arquivos de computador. Se voc o faz com regularidade, ponto positivo. Se no faz nunca, cesta se preparando para ter grandes problemas no futuro. De qualquer forma, certifique-se de fazer cpia de segurana dos seus arquivos antes de continuar com o que vem a seguir.

Dando nomes aos arquivos eletrnicos

A organizao do seu sistema de arquivos computadorizado deve espelhar o seu sistema de arquivos de papel.

Um tpico usurio de computador poderia ter os seguintes aplicativos de software, cujos documentos requerem organizao:

1. Aplicativo processador de texto e os respectivos documentos criados e salvos.2. Aplicativos de planilha eletrnica e as respectivas planilhas criadas e salvas.3. Software de navegao na Internet, mensagens de e-mail salvas e documentos baixados

da World Wide Web.4. Aplicativo de fax e mensagens salvas.5. Aplicativo de calendrio com tarefas a fazer e lembretes.6. Aplicativo groupware e seus bancos de dados.7. Aplicativo de finanas pessoais e seus arquivos.8. Aplicativo de planejamento de projetos e os planos de projeto.9. Fotografias eletrnicas.10.Aplicativo grfico com imagens salvas, transparncias e assim por diante.


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Cada um desses aplicativos gera documentos eletrnicos que, com toda probabilidade, tem categorias correspondentes nos seus sistemas baseados em papel. Use os nomes dos arquivos do seu sistema em papel para ajudar a criar as categorias de arquivos de documentos eletrnicos.

A maneira mais simples seria fazer uma lista dos nomes dos arquivos em papel de trabalho, de referncia e armrios/gavetas de arquivos. A maneira de criar nomes de arquivos no seu computador e manipular os arquivos (mov-los de um local para outro) depende do sistema operacional que voc utiliza.

Empregando os comandos apropriados do sistema operacional, faa o seguinte:

1. Crie a pasta Meus Documentos (se j no tiver no seu disco C:). Crie trs subpastas (diretrios) em Meus Documentos. D a elas os nomes 1Trabalho, 2Referncia e 3Morto. As categorias de arquivos eletrnicos trabalho, referncia e morto permitem que voc armazene os arquivos de documentos em um sistema idntico ao dos arquivos de papel. O numeral 1 antes do nome do diretrio de arquivos mais importante (de trabalho) o posiciona no topo da rvore Meus Documentos. O numeral 2 coloca os arquivos de referncia abaixo do diretrio de trabalho e o 3 coloca os arquivos mortas abaixo do diretrio de referncia.

2. Usando a lista de arquivos em papel que foi preparada, crie um conjunto correspondente de subpastas (subdiretrios) nos diretrios eletrnicos 1Trabalho, 2Referncia e 3Morto. Veja a figura 2.9. O resultado final da criao desses diretrios e subdiretrios deve ser parecido com a figura 2.10.

3. Agora que voc deu nomes aos diretrios de arquivos eletrnicos, pode acessar todos os arquivos de documentos eletrnicos de cada um dos seus aplicativos e transferir os documentos para as pastas (diretrios) apropriadas. Voc deve ter trs objetivos principais ao acessar os arquivos de documentos do seu computador, que so os seguintes:

a. Eliminar arquivos desnecessrios (se no tiver certeza se deve eliminar o documento, copie-o em um disco para guardar).

b. Renomear, conforme seja necessrio, qualquer arquivo de documento que guardar.

c. Colocar os arquivos de documentos nos diretrios 1Trabalho, 2Referncia e 3Morto.


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Dicas de Como Evitar STRESS

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1 Permita-se tempo extra.Se d mais tempo do que pensa precisar para chegar a qualquer compromisso ou encontro. Uma ligao para a companhia area antes de sair de casa para ver se o seu vo est no horrio pode evitar o estresse criado ao se apressar e tentar vencer o trnsito.

2 Acorde mais cedo.Ligue o alarme para se dar mais tempo de se aprontar para o dia. Ao evitar a correria diria para fazer as coisas, voc pode comear o seu dia num ritmo mais calmo, o que ser menos estressante.

3 Carregue nmeros de telefones importantes com voc.Mantenha uma lista atualizada com nmeros importantes e leve ela sempre com voc para que no tenha o estresse adicional de ter que procur-los quando precisar deles.

4 Pegue instrues claras.Repita os direcionamentos para a pessoa que os deu a voc. Certifique-se de entender antes de comear. Evite o estresse de ir a algum lugar ou fazer algo sem ter a certeza de onde vai ou de como tem que fazer.

5 Copie suas chaves.Tenha cpias das chaves da casa ou do carro em algum lugar escondido ou com algum de confiana. Ser mais fcil resolver o problema se algum dia voc se trancar para fora do carro, de casa ou do escritrio.

6 Faa hoje.No deixe a procrastinao te causar estresse. Tome a deciso de tirar o tempo necessrio para fazer o trabalho. Se for um projeto grande, divida-o em partes razoveis. Estabelea um objetivo para voc mesmo. Uma vez que tenha comeado, voc ser capaz de terminar.

7 Conserte ou reponha itens dos quais depende.Se algo no funciona, e voc precisa disto regularmente, cuide do conserto ou reposio do item. No se deixe aberto ao estresse de depender de algo que est quebrado.

8 Faa o trabalho mais difcil na primeira parte do dia. Assim voc ter tempo depois para os trabalhos mais prazerosos. Evite o estresse de adiar este trabalho, e pensar que tem que faz-lo durante o dia inteiro.

9 Tenha um dirio.Coloque seus sentimentos e pensamentos no papel. Volte a eles alguns dias depois e note que novas solues e pontos de vistas vieram a voc. Sinta-se livre para rasgar as pginas e jog-las fora depois que resolver a situao.

10 Viva um dia de cada vez.Mantenha seu foco no hoje. O sol nasce no leste e se pe no oeste sem sua ajuda h milnios. Ontem e amanh no esto sob o seu controle.

11 Mantenha uma agenda.Mantenha todos os seus compromissos - de negcios e sociais centralizados em um s lugar para evitar ter que consultar sua outra agenda.


12 Faa uma programao realista.Permita que haja intervalos razoveis entre os seus compromissos. Tire um tempo para rever o que aconteceu. Estar muito apressado durante todo o dia vai induzir seu corpo ao estresse.

13 Faa planos alternativos.Pense antecipadamente no que voc far caso seus planos originais no funcionem. Comunique-se com as outras pessoas envolvidas. Evite o estresse de ter que adivinhar o que as outras pessoas faro nestas situaes.

14 Prepare-se na noite anterior.Antes de ir para a cama, separe suas roupas, faa o seu almoo e junte as coisas que precisar para a manh seguinte. Mexer em tudo para procurar as coisas e tentar preparar o que precisa de manh pode fazer com que voc inicie seu dia sob estresse.

15 Leia enquanto espera.Um livro, jornal, revista ou outro material de leitura podem te proporcionar uma atividade agradvel enquanto espera. Por outro lado, ficar impaciente pode ser estressante.

16 Ensaie visualizando.Se voc tem uma situao pela qual vai passar e que traz ansiedade, ensaie. Veja-se fazendo o que precisa obtendo os resultados positivos que espera. Na hora de realmente passar por ela, tudo parecer mais familiar e menos assustador.

17 Retire-se a solido.Passar um tempo com voc mesmo, fazendo que precisa fazer, uma defesa contra o estresse.

18 Programe um tempo calmo dirio.D-se bastante tempo para auto-reflexo e restabelecimento. Mesmo que sejam apenas 20 minutos lendo o jornal, se fizer o que gosta e esperar ansioso por esse momento, isto pode contribuir para sua tranqilidade mental.

19 Durma antes de decidir.Antes de tomar qualquer deciso apressada, escreva o que quer fazer, coloque em algum lugar onde voc no veja e espere at o dia seguinte, depois de uma noite de sono, antes de seguir em frente. Quando ler o que escreveu na manh seguinte, veja se ainda quer aquilo.

20 Estoque as coisas que voc precisa diariamente.No coloque 10 reais de gasolina: encha o tanque. No gaste a ltima moeda de 25 centavos: troque uma nota de 1 real, para que tenha trocado suficiente quando precisar. Ficar sem estas coisas que so regularmente necessrias pode causar estresse.

21 Escreva as coisas.Faa anotaes das coisas que precisa fazer. Tenha um livro ou uma lista de compromissos em um local que voc possa achar quando precisar. Evite o estresse de ter que se lembrar das coisas que esqueceu.

Dicas de Como Evitar STRESS

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